JPH04319743A - 整理対象文書の管理機能を有する電子ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、光磁気ディスク装置
を装備し、文書登録・検索機能を有する電子ファイル装
置に係り、特に、保管文書の整理に際して、登録後の経
過期間や参照頻度などによって不要文書を検索し、整対
理象の文書をファイルから簡単かつ迅速に除去できるよ
うに制御することにより、光磁気ディスクの記憶領域の
有効利用を可能にした整理対象文書の管理機能を有する
電子ファイル装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子ファイル装置は、どちらかと
いえば、大容量外部記憶装置として追記型の光ディスク
装置を用いて、永久保存的な文書を登録・保存する、と
いう使用方法が主流を占めていた。この追記型の光ディ
スク（ライトワンス型）の記憶媒体では、その特性上の
制約から、登録した文書を（物理的に）削除して、その
空き領域を再利用する、という機能は存在し得なかった
。

【０００３】そのため、登録文書が１枚の光ディスク（
メディア）の許容値まで到達してしまうと、その後の文
書の登録には、新規のメディアを使用しなければならず
、不要な文書を含む何枚ものメディアが、存在すること
になる。このように、何枚もの追記型メディアにまたが
る一連の文書群が作成されてしまうと、その利用に際し
て、参照時間や検索時間が著しく長くなると共に、コス
ト面でも高くなる、等の問題があった。

【０００４】ところが、近年、大容量外部記憶装置とし
て書き換え型の光ディスク装置が普及して、永久保存的
な文書から一時的に必要とする文書まで対象範囲が広が
り、気軽るに登録し、不要になれば消去（廃棄）する、
という使用方法が多くなりつつある。

【０００５】永久保存が不要な文書としては、■　　有
効期間のある文書■　　例えば、会議開催通知のように
、特定の日に必要な文書■　　ある日付けで確認し、そ
の応答があったとき不要となる文書■　　利用価値が不
明の時点で登録し、そのまま放置されている文書などが
考えられる。

【０００６】そして、このような文書が含まれたまま保
存し、追記型メディアが満杯になると、その都度、新規
のメディアを使用して登録する方法では、第１に、同系
列の文書群が複数枚のメディアにまたがって存在し、検
索効率が低下する。通常、ディスクドライブは、２台程
度しか装備されていない。

【０００７】第２に、追記型メディアが満杯になると、
新規のメディアを使用しなければならないので、コスト
がアップする。第３に、文書情報の物理的な抹消手段が
ないので、登録後に不要となった機密文書等のセキュリ
ティー上の問題が生じる。

【０００８】以上のように、従来の電子ファイル装置で
は、不要になった文書を含む一旦登録した文書が膨大に
なると、検索効率が低下したり、新規メディアを余分に
使用する分だけコストアップになり、また、不要になっ
た機密文書等のセキュリティー上の問題が生じたり、不
要文書の整理に手間がかかってしまう、等の多くの不都
合があった。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】この発明では、従来の
電子ファイル装置において生じるこれらの不都合、すな
わち、登録文書が膨大になると、検索効率の低下や、多
くの新規メディアを使用する必要からコストの上昇、機
密文書等のセキュリティーの問題、などが生じるという
不都合を解決し、登録後の経過期間や参照頻度などによ
って不要文書を検索し、整理対象の文書をファイルから
簡単かつ迅速に除去できるように制御することによって
、光磁気ディスクの記憶領域の有効利用を可能にした整
理対象文書の管理機能を有する電子ファイル装置を提供
することを目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】この発明では、第１に、
スキャナ等の光学的読み取り装置と、イメージ情報を記
憶する光磁気ディスク装置と、イメージ情報に関連した
文書の検索情報を設定しこれを記憶する検索情報設定・
記憶手段と、前記光磁気ディスクに記憶されたイメージ
情報を所望の検索条件によつて検索する検索制御部と、
該検索制御部によつて検索されたイメージ情報を表示す
る表示手段と、前記検索制御部によつて検索されたイメ
ージ情報を印刷する印刷手段とを具備し、文書の登録・
検索機能を有する電子ファイリングシステムにおいて、
イメージ情報に関連した文書の検索情報の中に、文書の
登録日や文書が参照された日などの日付けの情報を付加
する日付け情報付加手段と、該登録日付け情報と、予め
設定された期限とを比較して、期限が経過した文書を検
索する経過文書検索手段、とを備え、期限が経過した文
書を検索して整理対象の文書を管理する構成である。

【００１１】第２に、上記の第１の文書の登録・検索機
能を有する電子ファイリングシステムにおいて、登録さ
れた文書の参照頻度の情報を記憶する手段を備え、該参
照頻度の情報により文書を検索して整理対象の文書を管
理するように構成している。

【００１２】第３に、上記の第１と第２の文書の登録・
検索機能を有する電子ファイリングシステムにおいて、
整理対象の文書について、破棄，退避などの整理方法を
指示する整理方法指示手段を備え、検索された整理対象
の文書を指示された整理方法に従って処理するように構
成している。

【００１３】

【作用】この発明の整理対象文書の管理機能を有する電
子ファイル装置では、次のような手順によって、保管文
書の整理、および整理対象となった文書の処理が実行さ
れるようにしている。

【００１４】基本的には、登録後、所定の期限が経過し
た文書を検索して整理対象の文書を選別する処理、すな
わち、■保管期限による保管文書の整理を行う。

【００１５】次に、所定の期限が経過しない文書につい
て、参照頻度の情報によって有用性を判断し、該当する
文書を検索して整理対象の文書を選別する処理、すなわ
ち、■参照頻度による保管文書の整理を行う。

【００１６】最後に、これら■と■の処理により整理対
象とされる文書に対して、予め設定された整理方法に従
った処理、すなわち、■文書処分の処理を行う。

【００１７】まず、■の保管文書の整理では、当該電子
ファイル装置の電源投入と同時に、既存登録済み文書の
チェック処理のルーチンが走行し、保管文書中の保管期
限切れに該当する文書の有無をチェックする（請求項１
の発明）。なお、この保管期限は、文書毎に、あるいは
システム固定値として予め設定することができる。

【００１８】次に、■の参照頻度による保管文書の整理
を行う（請求項２の発明）。この保管文書の整理では、
■で保管期限をチェックした結果、保管期限内と判断さ
れた文書について、最後に検索（参照等の再利用）され
てから現在までの期間が、別に定めた規定期間を過ぎて
いないかどうかチェックする。

【００１９】この規定期間のチェックは、文書が長い間
参照（再利用）されていない文書を削除するために行う
。この規定期間も、先の保管期限と同様に、文書毎に、
あるいはシステム固定値として予め設定することができ
る。

【００２０】以上の２種類のチェックによって、保管期
限が切れた文書、および規定期間が過ぎた文書が、整理
の対象とされる。

【００２１】最後に、■の文書処分の処理を行う（請求
項３の発明）。この整理対象と判断された文書の処理方
法、すなわち、■の文書処分の処理について説明する。

【００２２】この処理方法としては種々の方法が可能で
あるが、例えば、（１）廃棄文書、（２）通常文書、（
３）退避文書、（４）倉庫文書、のような４種類とする
。まず、（１）の「廃棄文書」は、不要な文書であり、
電子ファイル装置内から抹消する。この抹消処理によっ
て、メディアから削除し、空き領域を新規登録文書用の
領域として解放する。なお、この処理によって抹消され
た文書は、復旧手段がない。

【００２３】次に、（２）の「通常文書」は、現在新規
に登録した文書と同等レベルに復旧する。すなわち、保
管期間や検索期間等が再初期設定される。また、（３）
の「退避文書」は、使用頻度がそれ程多くない文書であ
り、文書検索対象から除外する。この退避文書について
は、削除処理を実施しないので、文書情報は保管される
が、検索対象とはならない。また、通常文書として復旧
したい場合には、検索対象文書として復活させればよい
。

【００２４】最後に、（４）の「倉庫文書」は、使用頻
度が極めて低い文書、または将来参照するかどうかも明
確でない文書である。この種類の文書は、予め設定され
た一定量に達したとき等に、専用の倉庫文書用メディア
（別のメディアとして用意されている）にコピーする。

【００２５】そして、オリジナルメディアから当該文書
を削除し、空き領域を新規登録文書用の領域として解放
する。なお、この処理によって抹消された文書の情報も
、検索不可となる。また、通常文書として復旧するため
には、倉庫メディアから運用メディアに対して、検索情
報と共に文書情報をコピーすれば、検索対象文書として
復旧される。

【００２６】

【実施例】この発明の整理対象文書の管理機能を有する
電子ファイル装置について、図面を参照しながら、その
実施例を詳細に説明する。

【００２７】図１は、この発明の電子ファイル装置につ
いて、その要部構成の一実施例を示す機能ブロック図で
ある。図において、１はスキャナ、２はスキャナＩ／Ｆ
部、３はＣＲＴ等からなるディスプレイ装置、４はディ
スプレイＩ／Ｆ部、５はプリンタ、６はプリンタＩ／Ｆ
部、７は光ディスクデッキ装置、８は光ディスクデッキ
Ｉ／Ｆ部、９はキーボード、１０は制御部、１１は画像
メモリ、１２は画像処理部、１３はディスプレイメモリ
、１４は圧縮・伸長処理部、１５は圧縮・伸長メモリ、
１６はシステムバスを示す。

【００２８】この図１に示したこの発明の電子ファイル
装置は、基本的な構成は、従来の装置と共通であるが、
制御部１０が、後述の図２と図３のフローに示す処理を
行う機能を有し、また、光ディスクデッキ装置７に、書
き換え可能な光磁気ディスクを装備している点で、従来
の装置と異なっている。

【００２９】まず、従来の装置と共通する機能について
説明する。スキャナ１は、文字や図面等の原稿をイメー
ジ情報として読み取る光学的読み取り手段であり、スキ
ャナＩ／Ｆ部２は、そのインターフェース回路である。 ディスプレイ装置３は、ＣＲＴやＬＣＤ等からなり、イ
メージ情報を可視画像で画面上に表示する表示手段であ
り、ディスプレイＩ／Ｆ部４は、そのインターフェース
回路である。

【００３０】プリンタ５は、イメージ情報の印刷も可能
な高印字品質の印刷手段であり、プリンタＩ／Ｆ部６は
、そのインターフェース回路である。光ディスクデッキ
装置７は、イメージ情報を記憶する記憶媒体としての光
ディスクに情報の記憶または読み出しを行うデッキ装置
で、光ディスクデッキＩ／Ｆ部８は、そのインターフェ
ース回路である。

【００３１】キーボード９は、ユーザが文字の情報や制
御情報、指示などをキー情報として入力する入力手段で
ある。制御部１０は、マイクロコンピュータやメモリ等
から構成され、文書の登録・検索のための制御を含むシ
ステム全体の制御を司る機能を有する中央処理装置であ
り、システムバス１６を介して、各部と接続されている
。

【００３２】画像メモリ１１は、イメージ情報を一時的
に格納するメモリ手段である。画像処理部１２は、画素
やライン間引きなどの処理によって、イメージ情報を縮
小する機能を有している。ディスプレイメモリ１３は、
ディスプレイ装置３の画面上に表示する情報を格納する
表示用のメモリ手段である。

【００３３】圧縮・伸長処理部１４は、イメージ情報の
圧縮または伸長を行う機能を有している。圧縮・伸長メ
モリ１５は、圧縮されたイメージ情報や、伸長されたイ
メージ情報を格納するメモリ手段である。

【００３４】以上の機能は、従来の装置と同様である。 すでに述べたように、この発明の電子ファイル装置では
、制御部１０が、■の保管期限による管理の機能として
、所定の期限が経過した文書を検索して整理対象の文書
を選別し、次に、保管期限内と判断された文書について
、■の参照頻度による管理の機能として、最後に検索（
参照等の再利用）されてから現在までの期間が、別に定
めた規定期間を過ぎている文書を選別し、■と■の機能
により整理対象と判断された文書に対して、■の文書処
分の処理を行う。

【００３５】■の文書処分の機能では、例えば、（１）
廃棄文書、（２）通常文書、（３）退避文書、（４）倉
庫文書、のように、予め分類・設定された処分を行う。 なお、光ディスクデッキ装置７には、書き換え可能な光
磁気ディスクが装備される。

【００３６】次に、この発明の電子ファイル装置におい
て、制御部１０の制御によって実行される整理対象文書
の管理機能について、フローチャートを参照しながら説
明する。

【００３７】図２は、この発明の電子ファイル装置にお
いて、保管文書整理チェック時における主要な処理の流
れを示すフローチャートである。図面において、＃１〜
＃４はステップを示す。

【００３８】まず、ステップ＃１で、保管期限内である
かどうかチェックする（請求項１の発明）。もし、保管
期限内であれば、次のステップ＃２へ進み、検索規定期
限内であるかどうかチェックする（請求項２の発明）。

【００３９】また、ステップ＃１で保管期限が切れたと
判断したとき、あるいはステップ＃２で検索規定期限外
であると判断したときは、ステップ＃３へ進む。ステッ
プ＃３では、該当する文書の整理を行う（請求項３の発
明）。このステップ＃３の処理が終了したとき、あるい
は先のステップ＃２で、検索規定期限内であると判断し
たときは、ステップ＃４へ進み、通常のファイリング処
理を行う。

【００４０】以上のステップ＃１〜＃４の処理によつて
、光ディスク等の記憶媒体上に、メモ領域が確保される
。次に、メモ領域の除去処理について説明する。この処
理は、先の図２のステップ＃３の内容の具体例に相当す
る。

【００４１】図３は、この発明の電子ファイル装置にお
いて、文書の整理時における主要な処理の流れを示すフ
ローチャートである。図面において、＃１１〜＃１７は
ステップを示す。

【００４２】ステップ＃１１で、廃棄文書であるがどう
かチェックする。廃棄文書であれば、ステップ＃１２へ
進み、その文書情報をファイルから抹消する。もし、廃
棄文書でなければ、次のステップ＃１３で、文書の分類
処理を行う。

【００４３】まず、ステップ＃１４へ進み、その使用頻
度をチェックする。この使用頻度の値は、システムの利
用状態等に応じて予め３つのレベルが設定されている。 ステップ＃１４でチェックした結果、使用頻度が普通で
あれば、ステップ＃１５へ進み、通常文書の処理を行う
〔先に述べた（２）の処理が行われる〕。

【００４４】また、使用頻度が少ないときは、ステップ
＃１６へ進み、退避文書の処理を行う〔先に述べた（３
）の処理が行われる〕。さらに、使用頻度が極めて低い
ときは、ステップ＃１７で、「倉庫文書の処理を行う〔
先に述べた（４）の処理が行われる〕。

【００４５】以上のステップ＃１１〜＃１７の処理によ
つて、登録された文書に対する整理が実行される。以上
に説明したように、この発明の整理対象文書の管理機能
を有する電子ファイル装置では、保管文書について、保
管期間が経過したかどうか、その利用状態からなお保存
する必要があるかどうか、をチェックし、保管不要の文
書に対しては、破棄，退避，別のメディア（専用の倉庫
文書用メディア）での保管、等の処理を行い、必要な文
書のみが登録されるようにしている。

【００４６】なお、以上の実施例では、整理文書の分類
として、（１）〜（４）に分ける場合について説明した
。しかし、このような文書の分類は、必ずしも４種類で
あることは必要でなく、各システムの利用状態に応じて
、最適な種類を選択することが可能であり、この場合に
は、図３のフローで、使用頻度のチェックの段階が細か
くなる（ステップ＃１４）。この点は、文書を分類する
ための処理（ステップ＃１３）等についても、全く同様
である。

【００４７】

【発明の効果】この発明によれば、随時、不要になった
文書を削除等によって整理することができるので、光磁
気ディスク等の記憶媒体上に空き領域が確保される。そ
の結果、その空き領域に新規の文書を登録して、再利用
することが可能になり、本当に必要な文書だけを保管す
ることができるため、必要最少限のメディアで済み、場
合によっては１枚の光磁気ディスクに文書を集結するこ
とも可能になる。

【００４８】したがって、光磁気ディスクが一杯になる
頻度が激減すると共に、複数枚にまたがる光磁気ディス
クの検索の頻度も激減するので、文書の検索性能が大幅
に増大し、同時に、文書の管理も容易になる（請求項１
から請求項３の発明に対応する効果）。

【００４９】また、削除した領域に新規文書を登録して
再利用することにより、必要文書だけが光磁気ディスク
内に登録されることになるので、従来のように、不要文
書を含む光磁気ディスク等のメディアが満杯になる度ご
とに新規のメディアを使用する必要がなくなり、結果的
に、コストダウンも可能になる（請求項１と請求項２の
発明に対応する効果）。

【００５０】さらに、物理的に、文書の削除が可能であ
るから、機密文書等についても完全に抹消することがで
き、セキュリティーの面でも、安全性が高まる（請求項
３の発明に対応する効果）、等の多くの優れた効果が奏
せられる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の電子ファイル装置について、その要
部構成の一実施例を示す機能ブロック図である。

【図２】この発明の電子ファイル装置において、保管文
書整理チェック時における主要な処理の流れを示すフロ
ーチャートである。

【図３】この発明の電子ファイル装置において、文書の
整理時における主要な処理の流れを示すフローチャート
である。

【符号の説明】

１　　スキャナ ２　　スキャナＩ／Ｆ部 ３　　ディスプレイ装置 ４　　ディスプレイＩ／Ｆ部 ５　　プリンタ ６　　プリンタＩ／Ｆ部 ７　　光ディスクデッキ装置 ８　　光ディスクデッキＩ／Ｆ部 ９　　キーボード １０　　制御部 １１　　画像メモリ １２　　画像処理部 １３　　ディスプレイメモリ １４　　圧縮・伸長処理部 １５　　圧縮・伸長メモリ

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　スキャナ等の光学的読み取り装置と、
   イメージ情報を記憶する光磁気ディスク装置と、イメー
   ジ情報に関連した文書の検索情報を設定しこれを記憶す
   る検索情報設定・記憶手段と、前記光磁気ディスクに記
   憶されたイメージ情報を所望の検索条件によつて検索す
   る検索制御部と、該検索制御部によつて検索されたイメ
   ージ情報を表示する表示手段と、前記検索制御部によつ
   て検索されたイメージ情報を印刷する印刷手段とを具備
   し、文書の登録・検索機能を有する電子ファイリングシ
   ステムにおいて、イメージ情報に関連した文書の検索情
   報の中に、文書の登録日や文書が参照された日などの日
   付けの情報を付加する日付け情報付加手段と、該日付け
   情報と、予め設定された期限とを比較して、期限が経過
   した文書を検索する経過文書検索手段、とを備え、期限
   が経過した文書を検索して整理対象の文書を管理するこ
   とを特徴とする電子ファイル装置。
2. 【請求項２】　　請求項１の文書の登録・検索機能を有
   する電子ファイリングシステムにおいて、登録された文
   書の参照頻度の情報を記憶する手段を備え、該参照頻度
   の情報により文書を検索して整理対象の文書を管理する
   ことを特徴とする電子ファイル装置。
3. 【請求項３】　　請求項１と請求項２の文書の登録・検
   索機能を有する電子ファイリングシステムにおいて、整
   理対象の文書について、破棄，退避などの整理方法を指
   示する整理方法指示手段を備え、検索された整理対象の
   文書を指示された整理方法に従って処理することを特徴
   とする電子ファイル装置。