JP2000003298A - 電子ファイル格納方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】電子ファイル格納装置や電子データ編集装置に
おいて、ファイルがユーザの直観に近いディレクトリも
しくはフォルダに格納されている確率を高くし、ファイ
ルの検索にかける時間を短縮する。 【解決手段】ユーザが目的のファイルを検索する際に、
そのファイルを見つけるためにユーザがどのフォルダも
しくはディレクトリを検索したのかについて記憶し、フ
ォルダもしくはディレクトリの階層情報にもとづいてユ
ーザが最初に探したフォルダもしくはディレクトリを判
断し、目的とするファイルが見つかった後に、ユーザが
はじめに探したフォルダもしくはディレクトリへそのフ
ァイルを自動的に格納する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子的なファイル
を格納する電子ファイル格納装置に関し、特に、ユーザ
が目的のファイルを効率よく検索するのに好適な電子フ
ァイル格納方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、光ファイリングシステムなどの電
子ファイル格納装置やパソコンなどの電子データ編集装
置において、外部記憶装置に格納された電子ファイル
を、階層化されたフォルダあるいはディレクトリと呼ば
れる電子的な見出しの下に保管する方法が広く普及して
いる。

【０００３】このような装置においてユーザが目的のフ
ァイルを検索する場合には、まず、ユーザが特定のフォ
ルダもしくはディレクトリを指定し、その直下の階層の
フォルダもしくはディレクトリを表示させる。表示され
たフォルダもしくはディレクトリの中から、ユーザが目
的のファイルが保管されていると考えられるフォルダも
しくはディレクトリを選択し、次に選択したフォルダも
しくはディレクトリの直下のフォルダもしくはディレク
トリを表示させる。

【０００４】このような動作を繰り返した後、フォルダ
もしくはディレクトリに保管されているファイルが表示
されると、それらのなかに目的のファイルがあるかどう
かをユーザが探す。もし、目的のファイルがなければ、
他のフォルダもしくはディレクトリについて、同様の動
作を繰り返す。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】従来の電子ファイル格
納方法では、格納するファイルが増加するにつれてフォ
ルダもしくはディレクトリの数も増加し、かつ階層が深
くなるため、ユーザがファイルを探す際に、目的のファ
イルがどのフォルダもしくはディレクトリに格納されて
いるのかについて記憶が定かでないと、多くのフォルダ
もしくはディレクトリの中を確認する必要が発生し、目
的のファイルを検索するのに時間と手間がかかるという
問題があった。

【０００６】本発明の目的は、ファイルをユーザがもっ
とも自然だと考えるフォルダもしくはディレクトリに自
動的に格納することにより、数多くのフォルダもしくは
ディレクトリの中を捜す手間をかけることなく、目的の
ファイルを見つける方法を提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明では、ユーザのファイル検索経路を記憶し、
目的とするファイルが見つかった後にそのファイルを格
納するファイルの格納先を自動的に指定するファイル格
納先管理部と、電子ファイルを保存する外部記憶装置
と、各部へのデータの読み出し・書き込み・書き換えを
コントロールする制御部と、データの入力手段および表
示手段を備える。

【０００８】ファイル格納先管理部には、ユーザがファ
イルを検索するときに指定したフォルダもしくはディレ
クトリを記憶する検索先記憶領域と、指定された格納先
を保持するファイル格納先保持領域と、ファイル格納先
保持領域が書き換え可能かどうかを示すデータを保持す
る書き換え許可フラグ保持領域とを備える。

【０００９】また、上記のほかに、外部記憶装置へアク
セスする回数を減らすために、一時記憶領域を備えると
よい。

【００１０】ユーザがファイルを検索する際には、ま
ず、ユーザが制御部に、ファイルの検索を行う指示を出
す。

【００１１】制御部は、外部記憶装置から、保存されて
いるファイルについての管理情報（保存されているファ
イルの名称、ファイルが格納されているフォルダもしく
はディレクトリ名、フォルダもしくはディレクトリの階
層関係など）を読み出し、予め指定されたフォルダもし
くはディレクトリについて、そのフォルダもしくはディ
レクトリに格納されているフォルダもしくはディレクト
リを表示する。

【００１２】ユーザが表示手段に表示されたフォルダも
しくはディレクトリの中から、検索したいフォルダもし
くはディレクトリを一つ選択すると、制御部は、選択さ
れたフォルダもしくはディレクトリに格納されているフ
ォルダもしくはディレクトリを表示するとともに、選択
されたフォルダもしくはディレクトリを格納先管理部内
の検索先記憶領域に保持する。

【００１３】一方、制御部は、書き換え許可フラグ保持
領域を確認し、書き換えが許可されている場合は以下の
操作を行い、書き換えが許可されていない場合は何も行
わない。

【００１４】検索先記憶領域に保持されているフォルダ
もしくはディレクトリとファイル格納先保持領域に保持
されているフォルダもしくはディレクトリを比較し、外
部記憶装置に保持されているファイル管理情報を参照し
て、ファイル格納先保持領域に保持されているフォルダ
もしくはディレクトリが検索先記憶領域に保持されてい
るフォルダもしくはディレクトリの親（一階層上）に当
たる場合、もしくはファイル格納先保持領域が空である
場合に、検索先記憶領域に保持されているデータをファ
イル格納先保持領域にコピーする。上記以外の場合は、
書き換え許可フラグ保持領域の内容を「書き換え不許
可」に書き換える。

【００１５】ユーザが目的のファイルを見つけ、制御部
にそのファイルの読み出しを指示すると、制御部は外部
記憶装置からそのファイルの読み出しを行うとともに、
ファイルの管理情報を書き換える。

【００１６】ユーザがファイルを検索するために一階層
ずつ順に深い階層のフォルダもしくはディレクトリを指
定していくと、ファイル格納先保持領域にはユーザが現
在検索しているフォルダもしくはディレクトリが保持さ
れるが、一度、現在検索しているフォルダもしくはディ
レクトリよりも上または同じ階層のほかのフォルダもし
くはディレクトリを探したりすると、ファイル格納先保
持領域には、その直前に指定されたフォルダもしくはデ
ィレクトリが保持されたまま書き換えられなくなるた
め、ファイル格納先保持領域には、ユーザが最初に探し
たフォルダもしくはディレクトリが保持されることにな
り、目的のファイルが見つかったときに、そのファイル
が自動的にユーザが最初に探したフォルダもしくはディ
レクトリに格納することができる。

【００１７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て図面により詳細に説明する。

【００１８】図１は本発明を適用した電子ファイル格納
装置の実施形態のブロック図を示したものである。１０
はデータの表示手段、２０はデータの入力手段、３０は
各部へのデータの読み出し・書き込み・書き換えをコン
トロールする制御部、４０はユーザのファイル検索経路
を記憶し、目的とするファイルが見つかった後にそのフ
ァイルを格納するファイルの格納先を自動的に指定する
ファイル格納先管理部、５０は電子ファイルを保存する
外部記憶装置である。

【００１９】ファイル格納先管理部４０は、ユーザがフ
ァイルを検索するときに指定したフォルダもしくはディ
レクトリを記憶する検索先記憶領域４１、指定された格
納先を保持するファイル格納先保持領域４２、ファイル
格納先保持領域が書き換え可能かどうかを示すデータを
保持する書き換え許可フラグ保持領域４３を有してい
る。また外部記憶装置５０には、電子ファイルを格納す
るファイル格納領域５１、ファイル名、格納場所、ディ
レクトリ階層などファイル管理のための情報を格納する
ファイル管理情報格納領域５２を有している。図１では
ファイル管理のための情報のうちディレクトリ階層管理
テーブル６０のみを図示している。

【００２０】外部記憶装置５０の実現形態は、ハードデ
ィスク、フロッピーディスク、光ディスクなど何であっ
てもかまわない。また、１０から５０の各部はＬＡＮな
どの通信回線を通じて結ばれていてもよい。

【００２１】図２は、ファイル管理情報格納領域５２内
に格納されているディレクトリ階層管理テーブル６０の
具体例である。領域６１には格納されているファイル名
とディレクトリ名、領域６２には、それぞれのファイル
およびディレクトリの親ディレクトリ名が記録されてい
る。

【００２２】次に、本電子ファイル格納装置による電子
ファイルの格納方法について図３のフローチャートに従
って説明する。図３は、ユーザが、外部記憶装置５０内
のファイル格納領域５１に格納されている電子ファイル
を検索する場合を示したものである。本実施形態では、
図４に示すように、２０４に示した１０個の電子ファイ
ルが２０１から２０３に示した３階層のディレクトリに
分類されて格納されているものとする。もちろん、実際
においては、電子ファイルの数は１０個に限る必要はな
く、ディレクトリの階層数も３に限る必要はない。

【００２３】ユーザは、外部記憶装置５０内の電子ファ
イルを検索する必要が生じると、入力手段２０より制御
部３０にに対して検索開始の指示を出す。制御部３０
は、検索開始の指示を受けて、外部記憶装置５０内のフ
ァイル管理情報格納領域５１からファイル管理情報（保
存されているファイルの名称、ファイルが格納されてい
るディレクトリの名称、ディレクトリの階層関係などに
関する情報）を読み出す（ステップ１０１）。

【００２４】制御部３０は、読み出されたファイル管理
情報の中から、あらかじめ指定されたディレクトリにつ
いて、そのディレクトリに格納されているディレクトリ
を表示手段１０に表示する（ステップ１０２）。図５
は、表示手段１０に表示された画面を示す図である。表
示の形式としては、図５のほかに、図６に示すようなフ
ォルダ形式も公知であり、いずれの形式でもかまわな
い。本実施形態では、ステップ１０２において表示手段
に表示するディレクトリとして予めルートディレクトリ
が指定されているものとする。また、図７はステップ１
０２の時点でのファイル格納先管理部４０の状態を表し
た図である。

【００２５】ユーザが表示手段１０に表示されたディレ
クトリの中から、検索したいディレクトリを一つ選択す
る（ステップ１０３）と、制御部３０は、ディレクトリ
階層管理テーブル６０を参照し、選択されたディレクト
リに格納されているディレクトリを表示手段１０に表示
する（ステップ１０４）とともに、選択されたディレク
トリを検索先記憶領域４１に保持し(ステップ１０
５）、書き換え許可フラグ保持領域４３を確認する（ス
テップ１０６）。図８は、ステップ１０４によって表示
手段１０に表示された画面の例を示す図である。図８で
は、ユーザが検索したいディレクトリとして「アジア」
を選択したものとする。図９は、ステップ１０５の時点
でのファイル格納先管理部４０の状態の例を表した図で
ある。

【００２６】書き換え許可フラグが「書き換え許可」の
場合、制御部３０は、検索先記憶領域４１の内容とファ
イル格納先保持領域４２の内容をディレクトリ階層管理
テーブル６０に基づいて比較し（ステップ１０７）、フ
ァイル格納先保持領域に保持されているディレクトリが
検索先記憶領域に保持されているディレクトリの親ディ
レクトリであるか、もしくはファイル格納先保持領域が
空である場合は、検索先記憶領域に保持されているデー
タをファイル格納先保持領域にコピーする（ステップ１
０８）。どちらでもない場合は、制御部３０は、書き換
え許可フラグ保持領域４３を「書き換え不許可」に書き
換える（ステップ１０９）。

【００２７】図１０は、ファイル格納先管理部が図９に
示した状態からステップ１０６、１０７を経てステップ
１０８に至った状態を示した図である。図９に示したよ
うに、書き換え許可フラグが「書き換え許可」であり、
また、ファイル格納先保持領域が空であったため、ステ
ップ１０８で検索先記憶領域４１の内容がファイル格納
先保持領域にコピーされている。

【００２８】書き換え許可フラグが「書き換え不許可」
の場合はステップ１０７〜１０９を行わない。

【００２９】ユーザは、表示手段１０に表示された画面
から検索したディレクトリに目的のファイルがあるかど
うかを確認し（ステップ１１０）、目的のファイルがな
かった場合にはステップ１０３〜１０９を繰り返す。図
１１〜図１３は、ステップ１０３〜１０９が繰り返され
るとともに表示手段１０に表示される画面およびファイ
ル格納先管理部４０がどのように変化するのかを示した
図であり、いずれもステップ１１０直前の状態を表して
いる。図１１は、図１０に示した状態を経て、ステップ
１０３においてユーザが更に一階層下のディレクトリ
「東アジア」を指定した場合の、画面とファイル格納先
管理部の状態を示す図である。図１２は、図１１に示し
た状態を経て、ユーザがステップ１０３において一階層
上のディレクトリ「アジア」を指定した場合の、画面と
ファイル格納先管理部の状態を示す図である。図１３
は、図１２に示した状態を経て、ユーザがステップ１０
３において図１０とは異なったディレクトリ「南アジ
ア」を指定した場合の、画面とファイル格納先管理部の
状態を示す図である。

【００３０】ユーザは、ステップ１１０において目的の
ファイルを見つけると、制御部３０に対して目的のファ
イルの読み出しを指示する（ステップ１１１）。制御部
３０は、ファイル格納先保持領域４２を参照し、ディレ
クトリ階層管理テーブル６０の領域６２を書き換えたう
えで（ステップ１１２）、ファイル格納領域５１から目
的のファイルを読み出す（ステップ１１３）。

【００３１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
一度検索したファイルが、ユーザが最初に探したフォル
ダもしくはディレクトリに自動的に格納されるため、フ
ァイルがユーザの直観に近いディレクトリもしくはフォ
ルダに格納されている確率が高くなり、ユーザがファイ
ルの検索にかける時間を短縮することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態を示すブロック図。

【図２】ディレクトリ階層管理テーブル６０の具体例を
示す図。

【図３】図１におけるファイル格納の手順を示すフロー
チャート。

【図４】本発明の実施の形態で扱うファイルの具体例を
示す図。

【図５】本発明の実施の形態で、格納されたファイルが
表示される画面の形式を表す図。

【図６】図５で説明されている形式のほかに、画面の形
式として可能な形式を表す図。

【図７】図３で説明されている手順のうちステップ１０
２の時点でのファイル格納先管理部４０の状態を表す
図。

【図８】図３で説明されている手順のうちステップ１０
４によって表示手段１０に表示された画面の例を示す
図。

【図９】図３で説明されている手順のうちステップ１０
５の時点でのファイル格納先管理部４０の状態の例を表
す図。

【図１０】ファイル格納先管理部が、図９に示した状態
から図２で説明されている手順のうちステップ１０６、
１０７を経てステップ１０８に至った状態を示す図。

【図１１】図３で説明されている手順のうちステップ１
１０の直前の画面とファイル格納先管理部の状態の一例
を示す図。

【図１２】図３で説明されている手順のうちステップ１
１０の直前の画面とファイル格納先管理部の状態の一例
を示す図。

【図１３】図３で説明されている手順のうちステップ１
１０の直前の画面とファイル格納先管理部の状態の一例
を示す図。

【符号の説明】 １０…表示手段、 ２０…入力手段、 ３０…
制御部、４０…ファイル格納先管理部、
４１…検索先記憶領域、４２…ファイル格納先保持領
域、 ４３…書き換え許可フラグ保持領域、５０…外
部記憶装置、 ５１…ファイル格納領域、５２…ファ
イル管理情報格納領域、 ６０…ディレクトリ階層管理
テーブル、６１…ディレクトリ階層管理テーブル内のフ
ァイル名もしくはディレクトリ名を格納する領域、６２
…領域。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B075 KK45 KK54 KK66 KK70 MM01 MM11 ND20 ND23 ND35 NK10 NK13 NK54 PP30 PQ02 PQ05 UU40 5B082 EA01 GA20 GC02 GC04

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】電子的なフォルダもしくはディレクトリを
   用いた電子ファイル格納装置において、ユーザが目的の
   ファイルを検索する際に、そのファイルが見つかる前に
   ユーザがどのフォルダもしくはディレクトリを検索した
   のかを記憶し、フォルダもしくはディレクトリの階層情
   報にもとづいてユーザが最初に探したフォルダもしくは
   ディレクトリを判断し、目的とするファイルが見つかっ
   た後に、ユーザがはじめに探したフォルダもしくはディ
   レクトリへそのファイルを自動的に格納することを特徴
   とした電子ファイル格納方法。
2. 【請求項２】請求項１記載の電子ファイル格納装置にお
   いて、ユーザのファイル検索経路を記憶し、目的とする
   ファイルが見つかった後にそのファイルを格納するファ
   イルの格納先を自動的に指定するファイル格納先管理部
   と、電子ファイルを保存する外部記憶装置と、データの
   読み出し・書き込み・表示をコントロールする制御部
   と、データの入力手段および表示手段を備えることを特
   徴とした電子ファイル格納方法。
3. 【請求項３】請求項１または２記載の電子ファイル格納
   装置において、ユーザがファイルを検索するときに指定
   したフォルダもしくはディレクトリを記憶する検索先記
   憶領域と、検索先記憶領域で指定されたフォルダもしく
   はディレクトリと外部記憶装置に保持されているファイ
   ル管理情報にもとづいて、ファイル格納先を指定するフ
   ァイル格納先指定手段と、ファイル格納先指定手段で指
   定された格納先を保持するファイル格納先保持領域と、
   ファイル格納先保持領域の書き換え許可を示す書き換え
   許可フラグ保持領域とを備えることを特徴とした電子フ
   ァイル格納方法。