JPH04130860A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は電子ファイリングシステムに関し、特に文書や
図面から読み取ったイメージデータを蓄積する電子ファ
イリングシステムに関する。

〔従来の技術〕

従来の電子ファイリングシステムは、文書や図面などの
イメージデータを蓄積し、操作者からの要求により、記
憶装置から読み出したイメージデータをディスプレイ装
置に表示またはプリンタ装置で印字を行なうシステムで
ある。また、文書。

図面の登録量が多いときは複数の記録媒体を記憶装置に
自動装填する集合型記憶装置を接続する事により対応が
可能である。第２図は登録された文書の利用状態を説明
するための図であり、文書の検索頻度Ｐ１は登録後の経
過年月ｔ１に対して指数関数的に低下する傾向がある。

従来の電子ファイリングシステムは、記録媒体が追記式
であり書き換えができないという特性から利用対象分野
が主に文書の保管を目的とした運用が中心であり、第２
図に示すように文書はすべて保管文書として一元管理さ
れている。−元管理方式では、運用期間が長期間で登録
量が増大するのにしたがい、検索頻度の多い文書と少い
文書が混在したまま媒体に記録されるため、利用頻度の
多い文書が複数の記録媒体に分割されて管理される。

〔発明が解決しようとする課題〕

上述した従来の電子ファイリングシステムは、文書の管
理体系が一元的であり、利用頻度の多い文書が複数の記
録媒体に分散されて記憶されているため表示または印字
要求に対して複数の記録媒体を記憶装置に、装填しなけ
ればならないので運用効率が低下するという欠点がある
。

〔課題を解決するための手段〕

本発明の電子ファイリングシステムは、文書や図面から
読み取ったイメージデータを記憶装置に蓄積し、操作入
力により指定された前記文書や図面のイメージデータを
前記記憶装置から読み出してディスプレイ装置及びプリ
ンタ装置に出力表示する電子ファイリングシステムにお
いて、前記記憶装置に蓄積されている文書や図面の検索
頻度と保管期間とを監視し保存文書または廃棄文書に分
類する手段と、前記記憶装置の記録媒体に対して前記廃
棄文書のイメージデータの削除と前記保存文書のイメー
ジデータの転送とを行う手段とを有する。

〔実施例〕

次に、本発明について図面を参照して説明する。第１図
は本発明の一実施例のブロック図である。

本実施例は、文書や図面から読み取ったイメージデータ
を記憶する追記式記憶装置４と書換可能型記憶装置５と
複数の記録媒体を制御する媒体装置制御機構６から構成
される集合型記憶装置１と、集合型記憶装置１に記録さ
れた文書の属性情報を記憶する文書情報記憶機構７と、
文書の検索頻度と保管期間とを監視制御する文書監視制
御機構８と記録媒体間でのイメージデータの複写や移動
を行なう文書分類制御機Ｗ９から構成される文書検索装
置２と、入出力装置３とを有して構成される。

入出力装置３はディスプレイ装置１０とプリンタ装置１
１とスキャナ装置１２とキーボード１３と入出力制御機
構１４とを有して構成される。

次に、本実施例の文書の自動分類方法について説明する
。

文書保管条件設定において、運用に先立ち文書分類の基
準となる文書保管条件は第３図に示すように、検索頻度
Ｐ１と保管期間ｔ１および廃棄・保存の３種類の設定条
件に分類される。検索頻度の設定では操作入力により検
索される回数に応じて文書の検索頻度Ｐ１を設定し、検
索頻度が最高時の５０％、２５％、１０％、１％の４種
類から設定値を選択する。

検索頻度は（１）式によって算出され、文書への表示要
求、印字要求時に計測・算出され文書情報記憶機構７に
記録される。

次に、文書保管期間ｔ１の設定方法は、登録から実経過
期間もしくは保管設定用検索頻度Ｐ３の２種類から選択
し、最高時の１０％、１％。

０．５％、０．１％の４種類から選択し設定する。

次に、文書廃棄・保存条件の設定は検索頻度が設定値以
下であり、かつ保管期間を超過した文書に対し、廃棄、
永久保存の２種類から選択し、廃棄設定のとき文書は物
理的に削除される。また、永久保存設定時は検索用媒体
から追記式記録媒体に文書イメージデータが転送され、
検索用媒体から削除される。

文書の保管条件の設定が終了すると文書の登録・検索始
業が開始される。

次に、文書の登録・検索処理における文書保管期間及び
検索頻度の記録方式について第１図により説明する０文
書の登録は、スキャナ装置１１から原稿が二値化された
イメージデータとして読み込まれ、集合型記憶装置１に
送出され、媒体制御機構６により記録媒体が書換可能型
記憶袋ｆ５に装填され、文書のイメージデータが記録媒
体に記録される。このとき、キーボード１３から入力さ
れた文書情報とともに文書の登録日時とあらかじめ設定
された文書保管期間ｔ１が文書単位に文書情報記憶機構
７に記録される。

操作者のキーボード１３からの入力指示により、文書イ
メージのディスプレイ装置１０への表示要求およびプリ
ンタ装置１２への印字要求が発行されると文書情報記憶
機構８から指定された文書情報が読み出され、文書情報
から媒体情報が識別され、集合型記憶装置１に送出され
、媒体制御機構６により記録媒体が書換可能型記憶装置
５に装填され、イメージデータが読み出され、入出力装
置３に送出される。入出力制御機構１４によりディスプ
レイ装置１０．もしくはプリンタ装置１２に出力され、
文書イメージの表示、印字処理が行なわれる。この時、
文書のアクセス回数とアクセス日時から（１）式によっ
て検索頻度Ｐ１が算出され、過去最高時の検索頻度と最
新の検索頻度が文書単位に文書情報記憶機構７に記録さ
れる。

検索頻度が１回／１日より多い場合は１日毎に検索頻度
が計測記録される。１回／１日より少い場合はアクセス
毎に検索頻度が計測記録される。

次に第４図を参照し、文書監視制御機構の処理手順を説
明する。文書監視制御は通常の検索・登録処理と独立し
たプロセスとする事により通常の運用を中断する事なく
動作が可能である。文書監視制御機構はシステム起動と
ともに起動される。

ステップ４１では文書監視制御機構８が文書情報記憶機
構７から文書情報を読み出す、ステップ４２では、検索
頻度を設定値と比較を行なう。ステップ４３では設定値
より多い場合は文書分類属性を検索文書とし、設定値よ
り少い場合は文書分類属性を保管文書に変更する。ステ
ップ４４では保管文書に変更された文書は次に保管期間
が確認される。ステップ４５では保管期間に未達の場合
は文書分類属性を保管文書とする。ステップ４６では保
管期間を超過している場合は文書分類属性を廃棄保存文
書に変更する。廃棄保存文書は廃棄保存設定条件の確認
が行なわれる。ステップ４７では保存設定であれば文書
分類属性を保存文書に変更する。ステップ４８では廃棄
設定であれば文書分類属性を廃棄文書に変更する。

次に第５図を参照し、文書分類制御機構の処理手順を説
明する。文書分類制御機構９は文書監視制御機構８によ
り検索利用文書、保管文書、保存文書、および廃棄文書
に分類された文書情報をもとに文書の削除および記録媒
体間の文書の移動をおこない、文書監視制御機構８で起
動される０文書分類制御機構９は文書監視制御機構８と
同様に検索登録処理を独立したプロセスとする事により
、通常の運用を中断する事なく動作が可能である。

ステップ５１では文書分類制御機構９は文書情報記憶機
構７から文書情報を読み出す、ステップ５２では文書分
類属性の確認を行なう、ステップ５３では文書分類属性
が保管文書であれば文書の記録された検索用媒体情報と
転送先の保管用媒体情報を文書情報記憶機構７から読み
込む。ステップ５４では媒体装填制御機構６により検索
用媒体と保管用媒体を書換可能型記憶装置５に装填する
。ステップ５５では検索用媒体から保管用媒体へ文書イ
メージデータの転送を行なう。ステップ５６では文書の
転送後、検索用媒体から文書削除を行い、ステップ５７
では文書情報を更新し、文書情報記憶機構に記録する。

ステップ５８では文書分類属性が保存文書であれば文書
の記録された保管用媒体情報と転送先の保存用媒体情報
を文書情報記憶機構７から読み込む。ステップ９では媒
体装填制御機構６により保管用媒体を書換可能型記憶装
置５に装填し、保存用媒体を追記式記憶装置４に装填す
る。ステップ６０では保管用媒体から保存用媒体へ文書
イメージデータの転送を行なう、ステップ６１では文書
の転送後、保管用媒体から文書削除を行い、ステップ５
７では文書情報を更新し、文書情報記憶装置７に記録す
る。

ステップ６２では文書分類属性が廃棄文書であれば文書
に記録された保管用媒体情報を文書情報記憶機構７に読
み込む、ステップ６３では媒体装填制御機構６により保
管用媒体を書き換え可能型記憶装置に装填する。ステッ
プ６４では保管用媒体から文書の削除を行う。ステップ
５７で文書情報を更新し文書情報記憶装置に記録する。

このようにすると、集合型記憶袋Ｎ１の書換可能記憶装
置５の記録媒体を検索頻度の高い文書用として、また追
記式記憶装置４の記録媒体を保存文書用に設定する事に
より、記録媒体の特性に適した文書管理方法が構築でき
、第３図に示すように文書の検索頻度Ｐ２と保管期間ｔ
２を監視制御することにより、保管文書、廃棄文書及び
保存文書への自動分類を行うことができる。

〔発明の効果〕

以上説明したように本発明は、記憶装置の記録媒体に記
憶されたイメージデータの文書をあらかじめ設定した基
準で保存文書と廃棄文書とに分類し、記録媒体のイメー
ジデータの削除または転送を行うことにより、迅速な検
索とシステムの効率的な運用ができるという効果がある
。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例のブロック図、第２図及び第
３図は保存文書の検索頻度を説明するための図、第４図
及び第５図は本実施例の動作設定のための流れ図である
。 １・・・集合型記憶装置、２・・・文書検索装置、３・
・・入出力装置、４・・・追記式記憶装置、５・・・書
換可能型記憶装置、６・・・媒体装填制御機構、７・・
・文書情報記憶機構、８・・・文書監視制御機構、９・
・・文書分類制御機構、１０・・・ディスプレイ、１１
・・・スキャナ装置、１２・・・プリンタ装置、１２・
・・スキャナ装置、１３・・・キーボード。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、文書や図面から読み取ったイメージデータを記憶装
   置に蓄積し、操作入力により指定された前記文書や図面
   のイメージデータを前記記憶装置から読み出してディス
   プレイ装置及びプリンタ装置に出力表示する電子ファイ
   リングシステムにおいて、前記記憶装置に蓄積されてい
   る文書や図面の検索頻度と保管期間とを監視し保存文書
   または廃棄文書に分類する手段と、前記記憶装置の記録
   媒体に対して前記廃棄文書のイメージデータの削除と前
   記保存文書のイメージデータの転送とを行う手段とを有
   することを特徴とする電子ファイリングシステム。 ２、前記保存文書と廃棄文書との分類をあらかじめ設定
   した期間により行うことを特徴とする請求項１記載の電
   子ファイリングシステム。