JPH08320819A

JPH08320819A - 文書管理装置

Info

Publication number: JPH08320819A
Application number: JP7126781A
Authority: JP
Inventors: Makoto Yamada; 信山田
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1995-05-25
Filing date: 1995-05-25
Publication date: 1996-12-03

Abstract

(57)【要約】【目的】文書を保存期限で管理し、保存期限の過ぎた
文書の整理を簡便に行なえるようにする。【構成】画像データ入力部４によって読み取った文書
の画像データを文書情報と共に画像データ記憶部６に記
録し、コマンド入力部３によって入力されたその文書の
保存期限を保存期限格納部７に格納して、電源立ち上げ
時に制御部１によって、電源をオフしても動作し続ける
カレンダ情報発生手段が発生するカレンダ情報と保存期
限格納部７に格納されている保存期限との比較結果に基
づいて、画像データ記憶部６から保存期限が過ぎた文書
を削除する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、複数の文書の画像デ
ータを検索出力可能に格納する電子ファイリング装置等
の文書管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】複数の文書の画像データを検索出力可能
に格納する電子ファイリング装置等の文書管理装置が多
用されている。従来、それぞれの文書に保存期限を設定
し、保存期限が過ぎた文書の検索を可能にした文書管理
装置（例えば、特開平５−４６４５１号公報参照）があ
った。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
文書管理装置では、操作者が保存期限の過ぎた文書を削
除するためには、保存期限を検索条件としていちいち入
力して検索しなければならないので、保存期限の過ぎた
文書を整理する作業に非常に手間がかかるという問題が
あった。この発明は上記の点に鑑みてなされたものであ
り、文書を保存期限で管理し、保存期限の過ぎた文書の
整理を簡便に行なえるようにすることを目的とする。

【０００４】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため、文書の画像を読み取る文書読取手段と、
その手段によって読み取った文書の画像データを文書情
報と共に記録する文書記録手段と、その手段に記録され
た文書の保存期限を入力する保存期限入力手段と、その
手段によって入力された文書の保存期限を格納する保存
期限格納手段と、電源をオフしても動作し続けるカレン
ダ情報発生手段と、電源立ち上げ時に、上記カレンダ情
報発生手段が発生するカレンダ情報と上記保存期限格納
手段に格納されている保存期限との比較結果に基づい
て、上記文書記録手段から保存期限が過ぎた文書を削除
する文書削除手段を備えた文書管理装置を提供する。

【０００５】また、上記の文書読取手段と文書記録手段
と保存期限入力手段と保存期限格納手段とカレンダ情報
発生手段を備えた文書管理装置に、電源立ち上げ時に、
上記カレンダ情報発生手段が発生するカレンダ情報と上
記保存期限格納手段に格納されている保存期限との比較
結果に基づいて、上記文書記録手段に記録されている保
存期限が過ぎた文書の文書情報を一覧表示する手段と、
その手段によって一覧表示された文書情報に基づいて削
除する文書を指示する手段と、その手段によって指示さ
れた文書を上記文書記録手段から削除する文書削除手段
を設けると良い。

【０００６】さらに、上記の文書読取手段と文書記録手
段と保存期限入力手段と保存期限格納手段を備えた文書
管理装置に、上記文書記録手段に記録されている文書の
配布先を記録する配布先記録手段と、電源をオフしても
動作し続けるカレンダ情報発生手段と、電源立ち上げ時
に、上記カレンダ情報発生手段が発生するカレンダ情報
と上記保存期限格納手段に格納されている保存期限とに
基づいて、上記文書記録手段から保存期限が過ぎた文書
を削除する文書削除手段と、その保存期限が過ぎる前に
その文書の配布先に対してその文書の保存期限切れが近
いことを知らせる通知を印刷する手段を設けると良い。

【０００７】さらにまた、上記の文書読取手段と文書記
録手段と保存期限入力手段と保存期限格納手段と配布先
記録手段とカレンダ情報発生手段と文書削除手段を備え
た文書管理装置に、文書の保存期限が過ぎる前にその文
書の配布先に対してその文書の保存期限切れが近いこと
を知らせる通知を送信する手段を設けると良い。

【０００８】

【作用】この発明による文書管理装置は、文書の画像デ
ータを読み取ると、その画像データを文書情報と共に記
録し、その記録された文書に対して入力された保存期限
を格納して、電源立ち上げ時に、電源をオフしても動作
し続けるカレンダ情報発生手段によって発生したカレン
ダ情報と文書の保存期限との比較結果に基づいて、記録
されている文書のうち、保存期限が過ぎた文書を削除す
るので、操作者は煩雑な操作を行なうことなく保存期限
に基づいて記録された文書を逐次自動的に削除すること
ができる。したがって、保存期限の過ぎた文書の整理を
簡便に行なえる。

【０００９】また、記録されている保存期限が過ぎた文
書の文書情報を一覧表示して、その一覧表示された文書
情報に基づいて指示された文書を削除するようにすれ
ば、操作者は削除対象の文書を削除前に確認して削除し
ても良い文書のみを削除させることができ、保存期限が
過ぎても削除すべきでない文書が削除されずに済む。し
たがって、保存期限の過ぎた文書の整理を簡便且つ安全
に行なえる。

【００１０】さらに、記録されている文書の配布先を記
録して、保存期限が過ぎる前にその文書の配布先に対し
てその文書の保存期限切れが近いことを知らせる通知を
印刷するようにすれば、保存期限が近い文書を利用者に
知らせる通知を自動的に作成することができる。したが
って、保存期限を過ぎた文書が自動的に削除されてしま
い、その文書の配布先ではその文書が削除されたことが
分からず、配布された文書を廃止してしまった後に再び
その文書を利用しようとしても参照できなくなるような
ことがなくなる。

【００１１】さらにまた、保存期限が過ぎる前にその文
書の配布先に対してその文書の保存期限切れが近いこと
を知らせる通知を送信するようにすれば、保存期限が近
い文書を利用者に自動的に知らせることができる。

【００１２】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図１は、この発明の一実施例である文
書管理装置の構成を示すブロック図である。この文書管
理装置は、制御部１，表示部２，コマンド入力部３，画
像データ入力部４，印刷部５，画像データ記憶部６，保
存期限格納部７，配布先記憶部８，及びＦＡＸ通信部９
からなる。

【００１３】制御部１は、ＣＰＵ，ＲＯＭ，及びＲＡＭ
等からなるマイクロコンピュータを内蔵し、この文書管
理装置の全体の制御を司ると共に、この発明に係る保存
期限による文書の削除処理や文書の保存切れ通知の処理
等を行なう。また、この制御部１は内部に電源をオフし
ても動作し続けて日付及び時刻をカウントするタイマを
備えている。

【００１４】表示部２は、文書及び文書情報の表示、文
書登録，文書削除，文書の保存期限設定，文書の保存期
限切れ通知の配布先登録時等の作業画面、各種のメッセ
ージ等を表示するＣＲＴ，ＬＣＤ等のディスプレイ装置
である。コマンド入力部３は、文書登録，文書削除，文
書の保存期限設定，文書の期限切れ通知の配布先登録時
等の各種作業のコマンド及びデータ入力を行なうキーボ
ード又はマウス等の入力装置である。

【００１５】画像データ入力部４は、文書の画像を読み
取るスキャナ等の画像読取装置である。印刷部５は、文
書及び文書の保存期限切れ通知等のデータを格納するペ
ージバッファを有し、そのページバッファに展開又は作
成されたデータを紙に印刷するインクジェット方式，及
びレーザ方式等のプリンタである。

【００１６】画像データ記憶部６は、文書の画像データ
を文書番号，文書名，各種検索項目等の文書情報と共に
記録するハードディスク装置（ＨＤＤ），フロッピディ
スク装置（ＦＤＤ），光ディスク装置（ＯＤＤ）等の記
録装置である。保存期限格納部７は、文書の保存期限を
記録するメモリである。配布先記憶部８は、文書の期限
切れ通知の配布先の情報を記録するメモリである。ＦＡ
Ｘ通信部９は、文書及び文書の保存期限切れ通知等の情
報をファクシミリ送信する。

【００１７】すなわち、画像データ入力部４が文書の画
像を読み取る文書読取手段の機能を、画像データ記憶部
６が画像データ入力部４によって読み取った文書の画像
データを文書情報と共に記録する文書記録手段の機能
を、コマンド入力部３が画像データ記憶部６に記録され
た文書の保存期限を入力する保存期限入力手段の機能を
それぞれ果たす。

【００１８】また、保存期限格納部７がコマンド入力部
３によって入力された文書の保存期限を格納する保存期
限格納手段の機能を果たす。さらに、制御部１が、電源
をオフしても動作し続けるカレンダ情報発生手段と、電
源立ち上げ時に、そのカレンダ情報発生手段が発生する
カレンダ情報と保存期限格納部７に格納されている保存
期限との比較結果に基づいて、画像データ記憶部６から
保存期限が過ぎた文書を削除する文書削除手段の機能を
果たす。

【００１９】また、制御部１は、電源立ち上げ時に、カ
レンダ情報発生手段が発生するカレンダ情報と保存期限
格納部７に格納されている保存期限との比較結果に基づ
いて、画像データ記憶部６に記録されている保存期限が
過ぎた文書の文書情報を表示部２に一覧表示する手段の
機能をも果たす。さらに、コマンド入力部３はその一覧
表示された文書情報に基づいて削除する文書を指示する
手段の機能をも果たす。さらにまた、制御部１はコマン
ド入力部３によって指示された文書を画像データ記憶部
６から削除する文書削除手段の機能をも果たす。

【００２０】また、配布先記憶部８が画像データ記憶部
６に記録されている文書の配布先を記録する配布先記録
手段の機能を果たす。さらに、制御部１は、電源立ち上
げ時に、カレンダ情報発生手段が発生するカレンダ情報
と保存期限格納部７に格納されている保存期限とに基づ
いて、画像データ記憶部６から保存期限が過ぎた文書を
削除する文書削除手段と、その保存期限が過ぎる前にそ
の文書の配布先に対してその文書の保存期限切れが近い
ことを知らせる通知を印刷部５によって印刷する手段の
機能をも果たす。

【００２１】また、制御部１は、電源立ち上げ時に、カ
レンダ情報発生手段が発生するカレンダ情報と保存期限
格納部７に格納されている保存期限とに基づいて、画像
データ記憶部６から保存期限が過ぎた文書を削除する文
書削除手段と、その保存期限が過ぎる前にその文書の配
布先に対してその文書の保存期限切れが近いことを知ら
せる通知をＦＡＸ通信部９によって送信する手段の機能
をも果たす。

【００２２】図２は、保存期限格納部７内のデータフォ
ーマットの一例を示す図である。この保存期限格納部７
には、画像データ記憶部６に記録した各文書毎に入力さ
れた保存期限を一覧表形式で記録する。例えば、文書番
号（文書Ｎｏ．）１の文書名「△▼▽□」の文書につい
ては、その保存期限「１９９４．０９．０４」が登録さ
れており、この文書については利用者に対する保存期限
切れ通知を発送済みである事を示すマーク「☆」も登録
されている。

【００２３】図３は、配布先記憶部８内のデータフォー
マットの一例を示す図である。この配布先記憶部８に
は、画像データ記憶部６に記録した各文書毎にその文書
の利用者の配布先の部署名，ファクシミリ番号（ＦＡＸ
Ｎｏ．）等の情報を一覧表形式で記録する。

【００２４】例えば、文書番号１の文書については、Ｆ
ＡＸＮｏ．「０３−１２３−４５６７」の配布先部署
名「○○部××課」，ＦＡＸＮｏ．「０３−９８７−
６５４３」の配布先部署名「×○部○△課」，・・・，
ＦＡＸＮｏ．「０６−２２２−２２２２」の配布先部
署名「▽■部◇●課」の各利用者の配布先の情報が登録
されている。

【００２５】次に、この文書管理装置の処理について説
明する。図４は、文書を保存期限によって削除するとき
の文書管理処理を示すフローチャートである。この処理
は、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１で現在の日付（Ｄ
１）を取得し、ステップ２で文書番号：Ｎの初期設定と
してＮ＝１とし、ステップ３でＮの数が登録されている
文書数を越えるか否かを判断して、越えればステップ８
に進む。

【００２６】ステップ３の判断でＮの数が登録されてい
る文書数を越えなければ、ステップ４へ進んでＮ番目の
文書の保存期限の日付：Ｄ２を取得し、ステップ５で日
付：Ｄ１と日付：Ｄ２を比較してＤ２とＤが等しい又は
Ｄ１がＤ２を過ぎているか否かを判断して、Ｄ１がＤ２
を過ぎていなければステップ７へ進み、Ｄ１とＤ２が等
しい又はＤ１がＤ２を過ぎているならステップ６へ進ん
でＮ番目の文書の文書情報をメモリＭ１にコピーして、
ステップ７へ進んでＮに１を加算してステップ３へ戻
る。

【００２７】すなわち、このステップ３〜７によって登
録された各文書のうち保存期限が過ぎた文書を検索し、
その保存期限が過ぎた文書の文書情報を抽出してメモリ
に記録する。そして、ステップ３で全ての文書の保存期
限の日付：Ｄ２と現在の日付：Ｄ１の比較が終了した
ら、ステップ８へ進んでメモリＭ１に記録された文書の
文書情報を一覧表示し、ステップ９でその一覧表示の内
容に基づいて削除する文書が指示されると、ステップ１
０でその指示された文書を削除して、この処理を終了す
る。

【００２８】さらに、この文書管理装置の処理について
説明する。まず、文書の登録処理は、画像データ入力部
４によって文書の画像を読み取り、コマンド入力部３に
よってその文書の文書名及び各種検索項目等の文書情報
が入力されると、制御部１は画像データ記憶部６に文書
の画像データと共に文書情報を対応させて記録する。

【００２９】さらに、コマンド入力部３によって画像デ
ータ記憶部６に記録された文書の保存期限の日付が入力
されると、制御部１はその保存期限を文書情報と対応さ
せて保存期限格納部７に格納する。この文書の保存期限
の設定作業は、文書登録時に連続して行なうことも、文
書登録後の任意の時に行なうこともできる。また、コマ
ンド入力部３からコマンド入力に基づいて制御部１が保
存期限格納部７の記録内容を更新することにより、文書
の保存期限の変更及び削除も行なえる。なお、上述の処
理では同じ月における電源立ち上げ時の日付と保存期限
の日付を比較する場合について示したが、それぞれの年
月日を比較しても良い。

【００３０】次に、文書を保存期限によって削除すると
きの文書管理処理は、電源立ち上げ時、制御部１はカレ
ンダ情報発生手段であるカウンタから現在の日付：Ｄ１
を取得し、保存期限格納部７に登録された各文書の保存
期限の日付：Ｄ２を１つづつ取得し、Ｄ１と各文書のＤ
２をそれぞれ比較して保存期限過ぎ（Ｄ２がＤ１と等し
いか以前の日付）の文書の文書情報を抽出して制御部１
内のメモリＭ１（ＲＡＭ等）に一覧表形式で記録し、全
ての文書について保存期限切れか否かを判断したら、メ
モリＭ１の内容を表示部２に表示する。

【００３１】そして、その表示部２に表示された保存期
限切れの文書の文書情報に基づいて、コマンド入力部３
によって削除する文書が指定されたら、制御部１は画像
データ記憶部６からその指定された保存期限が過ぎた文
書の画像データ及び文書情報を消去し、保存期限格納部
７に登録されているその文書の保存期限を消去する。

【００３２】このようにして、電源を立ち上げたとき、
登録されている各文書の内、保存期限が過ぎた文書の一
覧表が自動的に表示され、削除してもよい文書を確認し
た後に削除することができるので、登録文書の整理を安
全に且つ簡便に行なうことができる。

【００３３】なお、上述の処理では保存期限が過ぎた文
書を一覧表示し、操作者から指定された文書のみを削除
するようにしたが、電源立ち上げ時、制御部１によって
登録文書のなかから保存期限が過ぎた文書を自動的に削
除するようにすることもできる。このようにすれば、保
存期限が過ぎた登録文書を自動的に削除するので、文書
の整理を手間無く行なうことができ、不要な文書を登録
したままにしておくことなく、文書を記録する記憶装置
のメモリ容量を有効に活用することができる。

【００３４】次に、この文書管理装置における保存期限
切れ通知の処理について説明する。まず、文書の保存期
限切れが近いことを利用者に通知する書面を自動的に作
成する処理について説明する。図５はその処理を示すフ
ローチャートである。この処理は、ステップ（図中
「Ｓ」で示す）１１で現在の日付：Ｄ１を取得し、ステ
ップ１２で文書番号：Ｎの初期設定としてＮ＝１とし、
ステップ１３で保存期限切れが近い文書をカウントする
ための変数：Ｃの初期設定としてＣ＝０とし、ステップ
１４でＮの数が登録されている文書数を越えるか否かを
判断して、越えればステップ２２に進む。

【００３５】ステップ１４の判断でＮの数が登録されて
いる文書数を越えなければ、ステップ１５へ進んでＮ番
目の文書の保存期限の日付：Ｄ２を取得し、ステップ１
６で日付：Ｄ１＋１０日と日付：Ｄ２を比較して、Ｄ２
とＤ１＋１０日が等しい又はＤ１がＤ２を過ぎずＤ１＋
１０日がＤ２を過ぎているか否かを判断して、Ｄ１＋１
０日がＤ２を過ぎていないならばステップ２１へ進み、
Ｄ２とＤ１＋１０日が等しい又はＤ１がＤ２を過ぎずＤ
１＋１０日がＤ２を過ぎているならステップ１７へ進ん
でＮ番目の文書の保存期限切れ通知配布済み情報：Ｔを
取得し、ステップ１８でＴに基づいて配布済みか否かを
判断する。

【００３６】ステップ１８の判断で保存期限切れ通知が
配布済みなら、ステップ２１へ進み、配布済みでなけれ
ばステップ１９でＮ番目の文書の文書情報をメモリＭ１
にコピーして、ステップ２０へ進んでＣに１を加算して
ステップ２１でＮに１を加算してステップ１４へ戻る。

【００３７】すなわち、このステップ１４〜２１によっ
て、登録された各文書のうち保存期限が過ぎた文書を検
索し、その保存期限が過ぎた文書の保存期限切れ通知を
配布済みか否かを判断して、未配布の文書の文書情報を
抽出してメモリに記録する。そして、ステップ１４で全
ての文書の保存期限の日付：Ｄ２と現在の日付：Ｄ１の
比較が終了したら、ステップ２２へ進んで通知の配布対
象の文書をカウントする為の変数：Ｍの初期設定として
Ｍ＝１とする。

【００３８】その後、ステップ２３でＣ＝０か否かを判
断して、Ｃ＝０ならこの処理を終了するが、Ｃ＝０でな
ければステップ２４でメモリＭ１からＭ番目の文書の文
書情報を取得し、ページバッファＰＢにその文書情報に
基づいて保存期限切れ通知を作成し、ステップ２５でメ
モリＭ１のＭ番目の文書の文書情報に基づいて配布先記
憶部の該当する配布先の情報を取得し、ステップ２６で
ページバッファＰＢの内容をその配布先で紙に印刷す
る。

【００３９】そして、ステップ２７で保存期限格納部の
該当する文書情報のレコードに保存期限切れ通知配布済
みマークを記録して、ステップ２８でＭに１を加算し、
ステップ２９でＣから１を減算して、ステップ２３へ戻
る。すなわち、このステップ２３〜２９によって、保存
期限切れ通知を未配布の文書について、その文書の各利
用者に対する保存期限切れ通知を印刷する。そして、ス
テップ２３でＣ＝０と判断して、保存期限切れ通知を未
配布の全文書の各利用者に対する保存期限切れ通知を印
刷したら、この処理を終了する。

【００４０】さらに、この文書管理装置における処理に
ついて説明する。まず、文書の保存期限切れ通知の配布
先の登録処理は、コマンド入力部３から各文書毎の利用
者の配布先情報が入力されると、制御部１によって配布
先記憶部８にその配布先情報が登録文書毎に登録する。

【００４１】次に、この文書の保存期限切れが近いこと
を利用者に通知する書面の自動印刷処理は、電源立ち上
げ時、制御部１はカレンダ情報発生手段であるカウンタ
から現在の日付：Ｄ１を取得し、その日付：Ｄ１に予め
設定された一定期間：１０日を加算して、保存期限格納
部７に登録された各文書の保存期限の日付：Ｄ２を１つ
づつ取得する。

【００４２】その後、日付：Ｄ１＋１０と各文書の日
付：Ｄ２をそれぞれ比較して保存期限が過ぎるまで１０
日以内の文書の文書情報の保存期限切れ通知配布済み情
報：Ｔを取得し、配布済みか否かを判断して、未配布な
らその文書情報を制御部１内のメモリＭ１（ＲＡＭ等）
に一覧表形式で記録し、全ての文書について保存期限過
ぎまで１０日以内で保存期限切れ通知を未配布の文書か
否かを判断したら、保存期限切れ通知の作成処理に移行
する。

【００４３】その保存期限切れ通知の作成処理では、制
御部１はメモリＭ１から文書情報を１つづつ取得し、そ
の文書情報に基づいてページバッファに保存期限切れか
近づいた文書についての保存期限切れ通知を作成する。
さらに、その文書情報に基づいて配布先記憶部８から配
布先の部署名，ＦＡＸＮｏ．等の情報を取得し、この
文書の各利用者に対する保存期限切れ通知を印刷部５に
よって順次印刷する。

【００４４】なお、上述の処理では、文書の保存期限が
近いことを判断するために、電源立ち上げ時の日付に予
め設定した日数として１０日を加算したカレンダ情報を
用いたが、この加算する日数は任意に設定することがで
き、登録した文書に応じて異ならせても良い。また、上
述の処理では同じ月における電源立ち上げ時の日付と保
存期限の日付を比較する場合について示したが、それぞ
れの年月日を比較しても良い。

【００４５】このようにして、電源立ち上げ時に、登録
文書の内で保存期限まで所定の期間内にある文書を検索
し、その文書の各利用者に対する文書の保存期限切れが
近いことを知らせる保存期限切れ通知を自動的に作成す
るので、文書の利用者に対する通知の書面を手間無く作
成することができ、それを各利用者に配布することによ
って文書の利用者への便宜を図ることができる。したが
って、各利用者は文書の保存期限を逐次知ることがで
き、文書が削除された後に利用しようとしても参照でき
なくなるようなことがなくなる。

【００４６】次に、文書の保存期限切れが近いことを利
用者に自動的に通知するときの処理について説明する。
図６はその処理を示すフローチャートである。この処理
は、ステップ（図中「Ｓ」で示す）３１で現在の日付：
Ｄ１を取得し、ステップ３２で文書番号：Ｎの初期設定
としてＮ＝１とし、ステップ３３で保存期限切れが近い
文書をカウントするための変数：Ｃの初期設定としてＣ
＝０とし、ステップ３４でＮの数が登録されている文書
数を越えるか否かを判断して、越えればステップ４２に
進む。

【００４７】ステップ３４の判断でＮの数が登録されて
いる文書数を越えなければ、ステップ３５へ進んでＮ番
目の文書の保存期限の日付：Ｄ２を取得し、ステップ３
６で日付：Ｄ１＋１０日と日付：Ｄ２を比較して、Ｄ２
とＤ１＋１０日が等しい又はＤ１がＤ２を過ぎずＤ１＋
１０日がＤ２を過ぎているか否かを判断して、Ｄ１＋１
０日がＤ２を過ぎていないならばステップ４１へ進み、
Ｄ２とＤ１＋１０日が等しい又はＤ１がＤ２を過ぎずＤ
１＋１０日がＤ２を過ぎているならステップ３７へ進ん
でＮ番目の文書の保存期限切れ通知配布済み情報：Ｔを
取得し、ステップ３８でＴに基づいて配布済みか否かを
判断する。

【００４８】ステップ３８の判断で保存期限切れ通知が
配布済みなら、ステップ４１へ進み、配布済みでなけれ
ばステップ３９でＮ番目の文書の文書情報をメモリＭ１
にコピーして、ステップ４０へ進んでＣに１を加算して
ステップ４１でＮに１を加算してステップ３４へ戻る。

【００４９】すなわち、このステップ３４〜４１によっ
て、登録された各文書のうち保存期限が過ぎた文書を検
索し、その保存期限が過ぎた文書の保存期限切れ通知を
配布済みか否かを判断して、未配布の文書の文書情報を
抽出してメモリに記録する。そして、ステップ３４で全
ての文書の保存期限の日付：Ｄ２と現在の日付：Ｄ１の
比較が終了したら、ステップ４２へ進んで通知の配布対
象の文書をカウントする為の変数：Ｍの初期設定として
Ｍ＝１とする。

【００５０】その後、ステップ４３でＣ＝０か否かを判
断して、Ｃ＝０ならこの処理を終了するが、Ｃ＝０でな
ければステップ４４でメモリＭ１からＭ番目の文書の文
書情報を取得し、ページバッファＰＢにその文書情報に
基づいて保存期限切れ通知を作成し、ステップ４５でメ
モリＭ１のＭ番目の文書の文書情報に基づいて配布先記
憶部の該当する配布先のファクシミリ番号（ＦＡＸ番
号）の情報を取得し、ステップ４６でページバッファＰ
Ｂの内容を配布先にファクシミリ送信する。

【００５１】そして、ステップ４７で保存期限格納部の
該当する文書情報のレコードに保存期限切れ通知配布済
みマークを記録して、ステップ４８でＭに１を加算し、
ステップ４９でＣから１を減算して、ステップ４３へ戻
る。すなわち、このステップ４３〜４９によって、保存
期限切れ通知を未配布の文書について、その文書の各利
用者に対する保存期限切れ通知をそれぞれの利用者にフ
ァクシミリ送信する。そして、ステップ４３でＣ＝０と
判断して、保存期限切れ通知を未配布の全文書の各利用
者に対する保存期限切れ通知のファクシミリ送信を終え
たら、この処理を終了する。

【００５２】さらに、この文書の保存期限切れ通知の自
動送信処理は、コマンド入力部３から各文書毎の利用者
の配布先情報が入力されると、制御部１によって配布先
記憶部８にその配布先情報が登録文書毎に登録する。

【００５３】次に、この文書の保存期限切れが近いこと
を利用者に通知する書面の自動印刷処理は、電源立ち上
げ時、制御部１はカレンダ情報発生手段であるカウンタ
から現在の日付：Ｄ１を取得し、その日付：Ｄ１に予め
設定された一定期間：１０日を加算して、保存期限格納
部７に登録された各文書の保存期限の日付：Ｄ２を１つ
づつ取得する。

【００５４】その後、日付：Ｄ１＋１０日と各文書の日
付：Ｄ２をそれぞれ比較して保存期限が過ぎるまで１０
日以内の文書の文書情報の保存期限切れ通知配布済み情
報：Ｔを取得し、配布済みか否かを判断して、未配布な
らその文書情報を制御部１内のメモリＭ１（ＲＡＭ等）
に一覧表形式で記録し、全ての文書について保存期限過
ぎまで１０日以内で保存期限切れ通知を未配布の文書か
否かを判断したら、保存期限切れ通知の送信処理に移行
する。

【００５５】その保存期限切れ通知の送信処理では、制
御部１はメモリＭ１から文書情報を１つづつ取得し、そ
の文書情報に基づいてページバッファに保存期限切れか
近づいた文書についての保存期限切れ通知を作成する。
さらに、その文書情報に基づいて配布先記憶部８から配
布先の部署名，ＦＡＸＮｏ．等の情報を取得し、この
文書の各利用者に対する保存期限切れ通知作成し、その
各利用者にＦＡＸ通信部９によって順次ファクシミリ送
信する。

【００５６】このようにして、電源立ち上げ時に、登録
文書の内で保存期限まで所定の期間内にある文書を検索
し、その文書の各利用者に対して文書の保存期限切れが
近いことを知らせる保存期限切れ通知を自動的にファク
シミリ送信するので、文書の利用者に対して保存期限切
れ通知を手間無く送付することができ、それを各利用者
に配布することによって文書の利用者への便宜を図るこ
とができる。

【００５７】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
る文書管理装置によれば、文書を保存期限で管理し、保
存期限の過ぎた文書の整理を簡便に行なうことができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例である文書管理装置の構成
を示すブロック図である。

【図２】図１に示した文書管理装置の保存期限格納部７
内のデータフォーマットの一例を示す図である。

【図３】図１に示した文書管理装置の配布先記憶部８内
のデータフォーマットの一例を示す図である。

【図４】図１に示した文書管理装置の文書を保存期限に
よって削除するときの文書管理処理を示すフローチャー
トである。

【図５】図１に示した文書管理装置の文書の保存期限切
れが近いことを利用者に通知する書面を自動的に作成す
る処理を示すフローチャートである。

【図６】図１に示した文書管理装置の文書の保存期限切
れが近いことを利用者に自動的に通知する処理を示すフ
ローチャートである。

【符号の説明】

１：制御部２：表示部３：コマンド入力部４：画像データ入力部５：印刷部６：画像データ記憶部７：保存期限格納部８：配布先記憶部９：ＦＡＸ通信部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書の画像を読み取る文書読取手段と、
該手段によって読み取った文書の画像データを文書情報
と共に記録する文書記録手段と、該手段に記録された文
書の保存期限を入力する保存期限入力手段と、該手段に
よって入力された文書の保存期限を格納する保存期限格
納手段と、電源をオフしても動作し続けるカレンダ情報
発生手段と、電源立ち上げ時に、前記カレンダ情報発生
手段が発生するカレンダ情報と前記保存期限格納手段に
格納されている保存期限との比較結果に基づいて、前記
文書記録手段から保存期限が過ぎた文書を削除する文書
削除手段とを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】文書の画像を読み取る文書読取手段と、
該手段によって読み取った文書の画像データを文書情報
と共に記録する文書記録手段と、該手段に記録された文
書の保存期限を入力する保存期限入力手段と、該手段に
よって入力された文書の保存期限を格納する保存期限格
納手段と、電源をオフしても動作し続けるカレンダ情報
発生手段と、電源立ち上げ時に、前記カレンダ情報発生
手段が発生するカレンダ情報と前記保存期限格納手段に
格納されている保存期限との比較結果に基づいて、前記
文書記録手段に記録されている保存期限が過ぎた文書の
文書情報を一覧表示する手段と、該手段によって一覧表
示された文書情報に基づいて削除する文書を指示する手
段と、該手段によって指示された文書を前記文書記録手
段から削除する文書削除手段とを備えたことを特徴とす
る文書管理装置。
【請求項３】文書の画像を読み取る文書読取手段と、
該手段によって読み取った文書の画像データを文書情報
と共に記録する文書記録手段と、該手段に記録された文
書の保存期限を入力する保存期限入力手段と、該手段に
よって入力された文書の保存期限を格納する保存期限格
納手段と、前記文書記録手段に記録されている文書の配
布先を記録する配布先記録手段と、電源をオフしても動
作し続けるカレンダ情報発生手段と、電源立ち上げ時
に、前記カレンダ情報発生手段が発生するカレンダ情報
と前記保存期限格納手段に格納されている保存期限とに
基づいて、前記文書記録手段から保存期限が過ぎた文書
を削除する文書削除手段と、その保存期限が過ぎる前に
該文書の配布先に対して該文書の保存期限切れが近いこ
とを知らせる通知を印刷する手段とを備えたことを特徴
とする文書管理装置。
【請求項４】文書の画像を読み取る文書読取手段と、
該手段によって読み取った文書の画像データを文書情報
と共に記録する文書記録手段と、該手段に記録された文
書の保存期限を入力する保存期限入力手段と、該手段に
よって入力された文書の保存期限を格納する保存期限格
納手段と、前記文書記録手段に記録されている文書の配
布先を記録する配布先記録手段と、電源をオフしても動
作し続けるカレンダ情報発生手段と、電源立ち上げ時
に、前記カレンダ情報発生手段が発生するカレンダ情報
と前記保存期限格納手段に格納されている保存期限とに
基づいて、前記文書記録手段から保存期限が過ぎた文書
を削除する文書削除手段と、その保存期限が過ぎる前に
該文書の配布先に対して該文書の保存期限切れが近いこ
とを知らせる通知を送信する手段とを備えたことを特徴
とする文書管理装置。