JP2002245035A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】本発明はイベント情報に関連づけて文書ファイ
ルを管理し、文書ファイルの利用性の良好な文書管理装
置を提供する。 【解決手段】文書管理装置１は、スキャナ部１１等で取
得した文書データを、文書登録機能部１０が、文書ファ
イルとして文書蓄積部１２に登録し、カレンダ表示機能
部４が表示部に表示するカレンダ情報に関連づけてイベ
ント登録機能部６で各種イベントをスケジュール管理機
能部２に登録すると、イベント表示機能部５が、各種イ
ベント情報を表示し、また、文書一覧表示機能部９が文
書蓄積部１２の蓄積・管理する文書ファイルの一覧を表
示する際に、スケジュール管理機能部２が、文書蓄積部
１２に蓄積されている文書ファイルをイベントと関連づ
けて管理して、イベント表示機能部５がイベント情報を
表示している状態で、操作部３でイベントが指定されて
文書ファイルの取り出しが指示されると、文書蓄積部１
２から当該指定されたイベントに関連する文書ファイル
を取り出す。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理装置に関
し、詳細には、イベント情報に関連づけて文書ファイル
を管理し、文書ファイルの利用性の良好な文書管理装置
に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、コピー機能、プリンタ機能及びフ
ァクシミリ機能等の複数の機能を備えた複合装置は、原
稿の画像を読み取る読取部と、相手ファクシミリ装置と
の間でファクシミリ制御信号と画像データをファクシミ
リ通信するファクシミリ通信部と、受信した画像データ
や読取部で読み取った原稿の画像を記録紙に記録出力す
る記録部と、各種動作の指示操作を行う操作部と、を備
え、１つの独立した機器として機能している。

【０００３】ところが、近時、高度情報化社会にあっ
て、ネットワークインターフェイスを備え、パーソナル
コンピュータ等とともに、通信ネットワークに接続され
て、通信ネットワークで利用可能として、資源の有効利
用と情報の高速処理が図られている。

【０００４】このような複合装置においては、スキャナ
機能やコピー機能、または、通信機能で取得した画像情
報を画像ファイルとしてハードディスク等の画像メモリ
に蓄積し、必要に応じて読み出して使用できるようにし
ている。

【０００５】そして、従来の複合装置では、画像メモリ
内の画像ファイルを、例えば、ユーザ名毎にフォルダに
仕分けして格納し、ユーザ名、ファイル名、取り込み年
月日、設定入力されたキーワード等で管理して、当該ユ
ーザ名、ファイル名、取り込み年月日、キーワード等で
検索して取り出せるようになっている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の技術にあっては、複合装置の画像メモリに格
納されている多数の画像ファイルを取り出すには、ファ
イル名、取り込み年月日、キーワード等で検索して取り
出す必要があり、例えば、会議等に必要な配付資料の作
成、打ち合わせやプレゼンテーション資料の作成に利用
するのに、画像ファイルを取り出そうとする場合、フォ
ルダ名やファイル名等を知っている必要があり、これら
の情報は画像ファイルを複合装置に取り込んだユーザの
記憶であったり、使用目的とは異なった情報として記録
されていたりして、画像メモリ内の多数の画像ファイル
を効率的に取り出して、利用性を向上させる上で改良の
必要があった。

【０００７】そこで、請求項１記載の発明は、スキャナ
機能と通信機能のうち少なくとも１つの機能で取得した
文書データを、文書登録機能部が、文書ファイルとして
文書蓄積機能部に登録し、カレンダ表示機能部が表示部
に表示するカレンダ情報に関連づけて、イベント登録機
能部で各種イベントが各種スケジュールを管理するスケ
ジュール管理機能部に登録されると、スケジュール管理
機能部と連携して、イベント表示機能部が、各種イベン
ト情報を表示部に表示し、また、文書一覧表示機能部が
文書蓄積機能部の蓄積・管理する文書ファイルの一覧を
表示部に表示する際に、スケジュール管理機能部が、少
なくとも文書蓄積機能部に蓄積されている文書ファイル
をイベント登録機能部で登録されたイベントと関連づけ
て管理して、イベント表示機能部で表示部にイベント情
報が表示されている状態で、指示部でイベントが指定さ
れて文書ファイルの取り出しが指示されると、文書蓄積
機能部から当該指定されたイベントに関連する文書ファ
イルを取り出すことにより、カレンダに登録されたイベ
ントをもとに文書ファイルを保存・管理して、イベント
による文書ファイルの保存、検索、印刷等の取り出しを
可能にし、文書ファイルを業務やスケジュールに関連さ
せて、ファイルの管理や取り出しを簡単かつ効率的に行
うことのできる文書管理装置を提供することを目的とし
ている。

【０００８】請求項２記載の発明は、ユーザ管理機能部
で、文書蓄積機能部に蓄積されている文書ファイル毎に
当該文書ファイルの取り出しを許可するユーザを管理
し、指示部から文書ファイルの取り出しが指示される
と、ユーザチェック機能部が、当該文書ファイルの取出
要求を行ったユーザがユーザ管理機能部の管理する当該
文書ファイルの取り出しを許可するユーザであるかを確
認して当該文書ファイルの取り出しの許可・不許可を決
定することにより、必要なユーザのみ文書ファイルの印
刷等の取り出しを行えるようにし、機密性を確保するこ
とのできる文書管理装置を提供することを目的としてい
る。

【０００９】請求項３記載の発明は、イベント登録機能
部に登録されている各種イベントのうち予め指示部でイ
ベントが指定されると、イベント通知機能部が、当該イ
ベントの日時等のイベントに関する情報及び文書蓄積機
能部に蓄積されている文書ファイルのうち当該イベント
に関連する文書ファイルをユーザ管理機能部で当該文書
ファイルの取り出しの許可されているユーザに対して通
信機能を利用して電子メール等の通知方法で送信するこ
とにより、イベント情報とともに、文書ファイルが登録
されたことや文書ファイルそのものを参照可能なユーザ
に電子メールとして送信し、文書ファイルが登録されて
も登録の確認に行かなくても、登録を確認することがで
きるとともに、イベントの際に必要な文書ファイルを取
得できるようにして、利用性の良好な文書管理装置を提
供することを目的としている。

【００１０】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明の文
書管理装置は、文書データを文書ファイルとして蓄積・
管理する文書蓄積機能部と、スキャナ機能と通信機能の
うち少なくとも１つの機能で取得した文書データを前記
文書ファイルとして前記文書蓄積機能部に登録させる文
書登録機能部と、前記各種スケジュールを管理するスケ
ジュール管理機能部と、前記スケジュール管理機能部と
連携して表示部にカレンダ情報を表示するカレンダ表示
機能部と、当該表示されているカレンダ情報に関連づけ
て各種イベントを登録するイベント登録機能部と、前記
スケジュール管理機能部と連携して各種イベント情報を
前記表示部に表示するイベント表示機能部と、前記文書
蓄積機能部の蓄積・管理する前記文書ファイルの一覧を
前記表示部に表示する文書一覧表示機能部と、各種指示
操作を行う指示部と、を備え、前記スケジュール管理機
能部が、少なくとも前記文書蓄積機能部に蓄積されてい
る文書ファイルを前記イベント登録機能部で登録された
前記イベントと関連づけて管理し、前記イベント表示機
能部で前記表示部に前記イベント情報が表示されている
状態で、前記指示部でイベントが指定されて文書ファイ
ルの取り出しが指示されると、前記文書蓄積機能部から
当該指定されたイベントに関連する文書ファイルを取り
出すことことにより、上記目的を達成している。

【００１１】上記構成によれば、スキャナ機能と通信機
能のうち少なくとも１つの機能で取得した文書データ
を、文書登録機能部が、文書ファイルとして文書蓄積機
能部に登録し、カレンダ表示機能部が表示部に表示する
カレンダ情報に関連づけて、イベント登録機能部で各種
イベントが各種スケジュールを管理するスケジュール管
理機能部に登録されると、スケジュール管理機能部と連
携して、イベント表示機能部が、各種イベント情報を表
示部に表示し、また、文書一覧表示機能部が文書蓄積機
能部の蓄積・管理する文書ファイルの一覧を表示部に表
示する際に、スケジュール管理機能部が、少なくとも文
書蓄積機能部に蓄積されている文書ファイルをイベント
登録機能部で登録されたイベントと関連づけて管理し
て、イベント表示機能部で表示部にイベント情報が表示
されている状態で、指示部でイベントが指定されて文書
ファイルの取り出しが指示されると、文書蓄積機能部か
ら当該指定されたイベントに関連する文書ファイルを取
り出すので、カレンダに登録されたイベントをもとに文
書ファイルを保存・管理して、イベントによる文書ファ
イルの保存、検索、印刷等の取り出しを可能にすること
ができ、文書ファイルを業務やスケジュールに関連させ
て、ファイルの管理や取り出しを簡単かつ効率的に行う
ことができる。

【００１２】この場合、例えば、請求項２に記載するよ
うに、前記文書管理装置は、文書蓄積機能部に蓄積され
ている前記文書ファイル毎に当該文書ファイルの取り出
しを許可するユーザを管理するユーザ管理機能部と、前
記指示部から文書ファイルの取り出しが指示されると、
当該文書ファイルの取出要求を行ったユーザが前記ユー
ザ管理機能部の管理する当該文書ファイルの取り出しを
許可するユーザであるかを確認して当該文書ファイルの
取り出しの許可・不許可を決定するユーザチェック機能
部と、をさらに備えていてもよい。

【００１３】上記構成によれば、ユーザ管理機能部で、
文書蓄積機能部に蓄積されている文書ファイル毎に当該
文書ファイルの取り出しを許可するユーザを管理し、指
示部から文書ファイルの取り出しが指示されると、ユー
ザチェック機能部が、当該文書ファイルの取出要求を行
ったユーザがユーザ管理機能部の管理する当該文書ファ
イルの取り出しを許可するユーザであるかを確認して当
該文書ファイルの取り出しの許可・不許可を決定するの
で、必要なユーザのみ文書ファイルの印刷等の取り出し
を行えるようにすることができ、機密性を確保すること
ができる。

【００１４】また、例えば、請求項３に記載するよう
に、前記文書管理装置は、前記イベント登録機能部に登
録されている前記各種イベントのうち予め前記指示部で
イベントが指定されると、当該イベントの日時等のイベ
ントに関する情報及び前記文書蓄積機能部に蓄積されて
いる文書ファイルのうち当該イベントに関連する文書フ
ァイルを前記ユーザ管理機能部で当該文書ファイルの取
り出しの許可されているユーザに対して前記通信機能を
利用して電子メール等の通知方法で送信するイベント通
知機能部をさらに備えていてもよい。

【００１５】上記構成によれば、イベント登録機能部に
登録されている各種イベントのうち予め指示部でイベン
トが指定されると、イベント通知機能部が、当該イベン
トの日時等のイベントに関する情報及び文書蓄積機能部
に蓄積されている文書ファイルのうち当該イベントに関
連する文書ファイルをユーザ管理機能部で当該文書ファ
イルの取り出しの許可されているユーザに対して通信機
能を利用して電子メール等の通知方法で送信するので、
イベント情報とともに、文書ファイルが登録されたこと
や文書ファイルそのものを参照可能なユーザに電子メー
ルとして送信することができ、文書ファイルが登録され
ても登録の確認に行かなくても、登録を確認することが
できるとともに、イベントの際に必要な文書ファイルを
取得できるようにして、利用性を向上させることができ
る。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の好適な実施の形態
を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述
べる実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であるか
ら、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本
発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定す
る旨の記載がない限り、これらの態様に限られるもので
はない。

【００１７】図１は、本発明の文書管理装置の一実施の
形態を適用した文書管理装置１の機能ブロック構成図で
あり、文書管理装置１は、スケジュール管理機能部２、
操作部３、カレンダ表示機能部４、イベント表示機能部
５、イベント登録機能部６、ユーザチェック機能部７、
ユーザ管理機能部８、文書一覧表示機能部９、文書登録
機能部１０、スキャン部１１、文書蓄積部１２、文書印
刷機能部１３及びイベント通知機能部１４等を備えてい
る。また、文書管理装置１は、図示しないが、上記以外
に、表示部を備え、また、通信部を備えていてもよい。

【００１８】文書管理装置１は、操作部（指示部）３の
操作で、カレンダ表示機能部４に対して、カレンダ表示
が指示されると、カレンダ表示機能部４が、カレンダを
表示部に表示させる。操作部３からカレンダ表示機能部
４で表示部に表示されているカレンダに対してイベント
を登録したい日時が指定されると、イベント表示機能部
５が、スケジュール管理機能部２から日時に対するイベ
ント情報を受け取り、その日時のイベントの一覧を表示
部に表示する。

【００１９】表示部に表示されたイベント一覧の中に、
文書を保存したいイベントが存在しない場合は、ユーザ
は、操作部３からイベントの登録を指示する。イベント
登録機能部６は、イベントの登録指示が行われると、表
示部にイベント名の入力要求を表示し、操作部３からイ
ベントが入力されると、入力されたイベントをスケジュ
ール管理機能部２に登録する。スケジュール管理機能部
２に新たなイベントが登録されると、イベント表示機能
部５は、当該新規のイベントを表示部に表示しているイ
ベント一覧の中に加えて表示する。

【００２０】文書を画像ファイルとして、文書蓄積部
（文書蓄積機能部）１２に蓄積する場合には、イベント
表示機能部５により表示部に表示されているイベント一
覧の中から文書を蓄積したいイベントをユーザが操作部
３で選択する。イベントが選択されると、文書一覧表示
機能部９が、文書登録機能部１０を介して当該イベント
に対して、文書蓄積部１２に蓄積されている画像ファイ
ルのファイル名等を取得して、表示部に表示する。

【００２１】この段階で、操作部３のスタートキーが押
下されると、文書登録機能部１０が、スキャン部（スキ
ャナ機能）１１によりコンタクトガラスやＡＤＦ（自動
原稿送り装置）に載置されている文書を読み込ませ、さ
らに、文書蓄積部１２に文書を画像ファイルとして蓄積
するとともに、この画像ファイルのファイル名をイベン
ト名や日時とともにスケジュール管理機能部２に登録す
る。なお、登録する文書は、スキャン部１１で読み取っ
た文書だけでなく、通信機能で受信した文書等をも含
む。

【００２２】このようにして文書蓄積部１２に蓄積され
た文書の画像ファイルを印刷する場合には、ユーザが、
文書一覧表示機能部９の処理で表示部に文書一覧が表示
されている状態で、文書を選択し、スタートキーを押
す。文書一覧で文書が選択されてスタートキーが押され
ると、文書印刷機能部１３が当該選択された文書を印刷
する。

【００２３】また、文書管理装置１は、イベント登録機
能で、新規のイベントを登録するとき、当該イベントを
参照できるユーザをユーザ管理機能部８に登録されてい
るユーザの中から指定する。この場合、全てのユーザを
参照可能にすることもできる。イベント登録機能部６
は、操作部３で入力されたイベントとユーザをスケジュ
ール管理機能部２に登録する。

【００２４】そして、イベント表示機能部５が表示部に
イベント一覧を表示している状態で、ユーザが当該イベ
ント一覧からイベントを選択すると、イベント表示機能
部５が、ユーザチェック機能部７にユーザチェックを依
頼する。ユーザチェック機能部７は、スケジュール管理
機能部２に、そのイベントのユーザが限定されているか
を問合せ、ユーザが限定されていると、ユーザ名とパス
ワードの入力を要求する表示を表示部に行う。このユー
ザ名とパスワードの入力要求に応じてユーザが操作部３
からユーザ名とパスワードが入力されると、ユーザチェ
ック機能部７は、当該入力されたユーザ名とパスワード
が正しいかどうかをユーザ管理機能部８にチェックさ
せ、正しいと、文書一覧表示機能部９が文書一覧を表示
部に表示させる。入力されたユーザ名とパスワードが正
しくないときには、ユーザチェック機能部７は、文書の
一覧を文書一覧表示機能部９に表示させず、エラーメッ
セージを表示部に表示させる。

【００２５】さらに、文書管理装置１は、通信機能を備
え、電子メール機能を有しているときには、ユーザ管理
機能部８に予めイベントのユーザに対して電子メールア
ドレスが登録されている。

【００２６】そして、文書管理装置１は、文書一覧表示
機能部９の処理で表示部に文書一覧が表示されている状
態で、操作部３でイベント通知操作が行われると、イベ
ント通知機能部１４が、そのイベント名とイベントの日
時と文書のファイル名の情報の記述された電子メール
を、当該イベントを参照可能なユーザに送信する。この
とき、イベント通知操作で、画像ファイル送信が指定さ
れると、イベント通知機能部１４は、イベント名とイベ
ントの日時と文書のファイル名の情報の記述された電子
メールに当該ファイル名の画像ファイルを添付して送信
する。

【００２７】以上、本発明者によってなされた発明を好
適な実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は
上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱
しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもな
い。

【００２８】

【発明の効果】請求項１記載の発明の文書管理装置によ
れば、スキャナ機能と通信機能のうち少なくとも１つの
機能で取得した文書データを、文書登録機能部が、文書
ファイルとして文書蓄積機能部に登録し、カレンダ表示
機能部が表示部に表示するカレンダ情報に関連づけて、
イベント登録機能部で各種イベントが各種スケジュール
を管理するスケジュール管理機能部に登録されると、ス
ケジュール管理機能部と連携して、イベント表示機能部
が、各種イベント情報を表示部に表示し、また、文書一
覧表示機能部が文書蓄積機能部の蓄積・管理する文書フ
ァイルの一覧を表示部に表示する際に、スケジュール管
理機能部が、少なくとも文書蓄積機能部に蓄積されてい
る文書ファイルをイベント登録機能部で登録されたイベ
ントと関連づけて管理して、イベント表示機能部で表示
部にイベント情報が表示されている状態で、指示部でイ
ベントが指定されて文書ファイルの取り出しが指示され
ると、文書蓄積機能部から当該指定されたイベントに関
連する文書ファイルを取り出すので、カレンダに登録さ
れたイベントをもとに文書ファイルを保存・管理して、
イベントによる文書ファイルの保存、検索、印刷等の取
り出しを可能にすることができ、文書ファイルを業務や
スケジュールに関連させて、ファイルの管理や取り出し
を簡単かつ効率的に行うことができる。

【００２９】請求項２記載の発明の文書管理装置によれ
ば、ユーザ管理機能部で、文書蓄積機能部に蓄積されて
いる文書ファイル毎に当該文書ファイルの取り出しを許
可するユーザを管理し、指示部から文書ファイルの取り
出しが指示されると、ユーザチェック機能部が、当該文
書ファイルの取出要求を行ったユーザがユーザ管理機能
部の管理する当該文書ファイルの取り出しを許可するユ
ーザであるかを確認して当該文書ファイルの取り出しの
許可・不許可を決定するので、必要なユーザのみ文書フ
ァイルの印刷等の取り出しを行えるようにすることがで
き、機密性を確保することができる。

【００３０】請求項３記載の発明の文書管理装置によれ
ば、イベント登録機能部に登録されている各種イベント
のうち予め指示部でイベントが指定されると、イベント
通知機能部が、当該イベントの日時等のイベントに関す
る情報及び文書蓄積機能部に蓄積されている文書ファイ
ルのうち当該イベントに関連する文書ファイルをユーザ
管理機能部で当該文書ファイルの取り出しの許可されて
いるユーザに対して通信機能を利用して電子メール等の
通知方法で送信するので、イベント情報とともに、文書
ファイルが登録されたことや文書ファイルそのものを参
照可能なユーザに電子メールとして送信することがで
き、文書ファイルが登録されても登録の確認に行かなく
ても、登録を確認することができるとともに、イベント
の際に必要な文書ファイルを取得できるようにして、利
用性を向上させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書管理装置の一実施の形態を適用し
た文書管理装置の機能ブロック構成図。

【符号の説明】

１ 文書管理装置 ２ スケジュール管理機能部 ３ 操作部 ４ カレンダ表示機能部 ５ イベント表示機能部 ６ イベント登録機能部 ７ ユーザチェック機能部 ８ ユーザ管理機能部 ９ 文書一覧表示機能部 １０ 文書登録機能部 １１ スキャン部 １２ 文書蓄積部 １３ 文書印刷機能部 １４ イベント通知機能部

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書データを文書ファイルとして蓄積・管
   理する文書蓄積機能部と、スキャナ機能と通信機能のう
   ち少なくとも１つの機能で取得した文書データを前記文
   書ファイルとして前記文書蓄積機能部に登録させる文書
   登録機能部と、前記各種スケジュールを管理するスケジ
   ュール管理機能部と、前記スケジュール管理機能部と連
   携して表示部にカレンダ情報を表示するカレンダ表示機
   能部と、当該表示されているカレンダ情報に関連づけて
   各種イベントを登録するイベント登録機能部と、前記ス
   ケジュール管理機能部と連携して各種イベント情報を前
   記表示部に表示するイベント表示機能部と、前記文書蓄
   積機能部の蓄積・管理する前記文書ファイルの一覧を前
   記表示部に表示する文書一覧表示機能部と、各種指示操
   作を行う指示部と、を備え、前記スケジュール管理機能
   部が、少なくとも前記文書蓄積機能部に蓄積されている
   文書ファイルを前記イベント登録機能部で登録された前
   記イベントと関連づけて管理し、前記イベント表示機能
   部で前記表示部に前記イベント情報が表示されている状
   態で、前記指示部でイベントが指定されて文書ファイル
   の取り出しが指示されると、前記文書蓄積機能部から当
   該指定されたイベントに関連する文書ファイルを取り出
   すことを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】前記文書管理装置は、文書蓄積機能部に蓄
   積されている前記文書ファイル毎に当該文書ファイルの
   取り出しを許可するユーザを管理するユーザ管理機能部
   と、前記指示部から文書ファイルの取り出しが指示され
   ると、当該文書ファイルの取出要求を行ったユーザが前
   記ユーザ管理機能部の管理する当該文書ファイルの取り
   出しを許可するユーザであるかを確認して当該文書ファ
   イルの取り出しの許可・不許可を決定するユーザチェッ
   ク機能部と、をさらに備えていることを特徴とする請求
   項１記載の文書管理装置
3. 【請求項３】前記文書管理装置は、前記イベント登録機
   能部に登録されている前記各種イベントのうち予め前記
   指示部でイベントが指定されると、当該イベントの日時
   等のイベントに関する情報及び前記文書蓄積機能部に蓄
   積されている文書ファイルのうち当該イベントに関連す
   る文書ファイルを前記ユーザ管理機能部で当該文書ファ
   イルの取り出しの許可されているユーザに対して前記通
   信機能を利用して電子メール等の通知方法で送信するイ
   ベント通知機能部をさらに備えていることを特徴とする
   請求項２記載の文書管理装置。