JPH0264858A - 文書作成支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野］ 本発明は、手紙などの文書をパラグラフ（あるいは適当
に区切った単位に分割した情報（パラグラフ・リスト）
を利用して、簡単な操作で文書を作成できるようにした
、文書作成支援装置において、パラグラフ・リストに格
納されている個々のバラフグラフの、第一の候補を選択
することで、文書を作成できるようにした文書作成支援
装置に関するものである。

［従来技術］ 従来、この種の文書作成支援装置では、パラグラフ・リ
ストに格納されている情報を順次表示し、ユーザに表示
しているパラグラフのどれかを選択（文書中に組み込む
）操作させることで、文書作成を支援する構成となって
いた。

［発明が解決しようとしている８Ｍコ しかしながら、前者のような技術では、ユーザが、パラ
グラフ選択のための操作を行わなければ、例えば、出願
明細書、手紙、フオームの定まった書類等の文書が作成
できなかった。　このため、パラグラフ・リスト中に複
数のパラグラフ（例えば、数百のパラグラフ）が格納さ
れている場合などは、数多くの選択操作を行わねばなら
ないなど、処理（文書作成業務）に時間を要するといっ
た問題点があった。

本発明は、これらの問題点に鑑み、パラグラフ・リスト
に格納された各パラグラフを選択する作成手段を提供す
ることにより、処理時間の短縮と、ユーザ（文書作成者
）の負担する作業の簡略化を図ることを目的とする。

［課題を解決するための手段（及び作用）］このような
機能を実現するために、本発明は以下のような構成から
成る。

例えば、文字情報を入力する人力手段と、文字情報を表
示する表示手段と、文字情報からなる文書情報を記憶す
る記憶手段と、文書を、パラグラフ単位に分割した情報
を記憶するパラグラフ・リスト記憶手段と、該パラグラ
フ・リスト記憶手段に格納されたパテグラフの第一の候
補を選択して前記記憶手段に出力し、前記表示手段に表
示された文書情報と合成して合成文書を作成する作成手
段とを設けたことにより実現するものである。

［実施例コ 以下、添付図面に従って本発明にかかる実施例を詳細に
説明する。

第１図は、本発明による文字処理装置の構成の一実施例
を示すブロック図である。

図中１はキーボードであり、文書作成に必要な情報の入
力、あるいは制御・指示等を与えるためのキーが配列さ
れている。　　このキーボード１には文字処理装置のキ
ーボードとして必要な、仮名漢字変換キー、パラグラフ
選択キー　カーソルキ、パラグラフ・リスト・キーなど
が備えられている。　２は読み出し専用の固定メモリ（
ＲＯＭ）であり、ＣＰＵ４による制御手順、例えば第２
図、第３図に示すような制御手順等を記憶する。

３は辞書部であり、仮名（漢字の読み情報）入力された
単語を、漢字に変換するために必要な情報、例えば、仮
名漢字のテーブルの形で漢字を格納する。　また斯かる
辞書部３は第４図に示すごとくパラグラフを複数記憶し
ている。　なお各パラグラフごとに前回どのパラグラフ
を選択したかを記憶する様にするか、あるいはパラグラ
フの選択によりパラグラフの順番を書き換える様にして
も良い。　また辞書部に入れないで、外部記憶媒体に格
納して、そこから読み出すようにしても良い。

ＣＰＵ４は本発明装置による全体の制御を司るマイクロ
プロセッサ−であり、メモリ２に記憶された手順に従っ
て文字処理のための演算・論理判断等を行う。

６は表示装置で、ＣＲＴ（陰極線管）、ＬＣＤ（液晶）
、プラズマ等により文字・イメージの表示を行なう。

バッファ７は、キーボードから人力された文字情報ある
いは辞書部から読み出したパラグラフかた成る文書情報
などを格納するためのテキストメモリ７ａを含み、ここ
に格納された文書情報をＶＲＡＭ５に与えることにより
、表示装置６に表示させる。　斯かるバッファ７はさら
にパラグラフ処理番号メモリ７ｂ、辞書部３から選択し
て読み出したパラグラフを格納するパラグラフメモリ７
ｃ１モードキーの操作状態を記憶するフラッグ７ｄなど
を有する。

ＦＤＤＢは、作成した文書等のをタイトルを付けて外部
記憶媒体への記憶、および外部記憶媒体に格納された文
書情報等の読み込みを行う記憶制御装置である。

ＰＲ９は、作成した文書等の印字出力を行うプリンタで
ある。

以上の構成より成る本実施例の動作を第２図、第３図の
フローチャートを参照して説明する。

まず、ステップＳ１では、ユーザが、使用するパラグラ
フ・リストを指示するパラグラフ・リスト・キーの操作
を待つ。　かかるキー操作が行なわれると、用途別（分
野別例えば、手紙、出願明細書、フオームの定まった文
書或は、手紙の中でも苦情の手紙、慶びの手紙、紹介の
手紙等）のパラグラフ・リストがメニュー形式で表示さ
れ、ここでは、例えば、ユーザがｒ新規取引の断り」と
いった内容の手紙を作成したい場合に、パラグラフ・リ
スト中のどのパラグラフにあるかを考え確認したうえで
、ｒ新規取引の断り」の文書を作成するためのパラグラ
フが格納されているパラグラフを選択するためにカーソ
ルキーによりカーソルを当該位置に８勤させて、斯かる
状態で選択キーの操作によりパラグラフの選択が行われ
る。　ステップＳ２では、ステップＳ１にて指定された
パラグラフの読込みを辞書部３からパラグラフメモリ７
ｃに行うと共に、複数のパラグラフの中から最初に選択
すべきパラグラフ処理が出来るようにするために、ＣＰ
Ｕはパラグラフ処理番号メモリ７ｂの初期化（例えば、
記憶内容の処理番号を０にする。　或はある値にする。

）をする。　パラグラフメモリ７ｃにはパラグラフ・リ
ストが第４図に示すような形式で格納されており、その
格納形式は、左端に処理順序（手順）を表わす番号がそ
の番号に続いてパラグラフが並べられている個々のパラ
グラフの候補は、”／”で句切られ、かかる記号で区切
られた個々のパラグラフは処理番号１から順に処理番号
毎に処理・表示・選択（処理番号順にメニュ形式で表示
され、カーソルで当該パラグラフを指定して選択キーの
操作で選択する。　パラグラフメモリ７Ｃからテキスト
メモリ７ａに順次転送記憶される。　Ｓ３では、パラグ
ラフが自動選択か否かのモードキーの操作状態をフラッ
グ７ｄを調べてることにより、パラグラフを選択して文
書の作成を行う選択作成か、自動釣に文書の作成を行わ
せる自動作成かを決定されるのを待つ。

ここで、選択作成がキーにより指示されたのであれば、
Ｓ４に進み、選択作成処理を行った後、光処理を終了す
る。　詳細は第３図を用いて後述する。

モード・キーの操作により自動作成が指示された場合、
Ｓ５に進み、Ｓ２またはＳ８でパラグラフ処理番号メモ
リ７にセットされる処理番号の指すパラグラフを抽出し
、表示する。　例えば、処理番号が１５であれば、抽出
するパラグラフは、「とり急ぎ御返事と致します６／先
ずは御挨拶と致します」である。　Ｓ６では、Ｓ３にて
取り出したパラグラフの”／”を検索し、そのパラグラ
フの最初のパラグラフを第一の候補を抽出する。

ここでは、「とり急ぎ御返事と致します。」が取り出さ
れる。

Ｓ７では、Ｓ６にて取り出されたパラグラフを、テキス
トメモリ７ａの編集中文書への組み込みを行う。　　Ｓ
８では、次パラグラフの処理を行えるようにするため、
パラグラフ処理番号メモリ７ｄに１を加算する。　例え
ば、処理番号が１５であった場合、次のパラグラフ「貴
社のますますの御発展をお祈り申し上げます。　　ｒ貴
社の御繁盛をお祈り申し上げます。１を処理できるよう
にするため、処理番号に１を加算し、パラグラフ処理番
号メモリ内を１６にする。　Ｓ９では、Ｓ２にて読み込
んだパラグラフ・リストに格納されている最終処理番号
と、Ｓ８にて加算された処理番号を比較することで、情
報の終了か否かを調べる。　終了したのであれば、当文
書作成支援処理を終了させる。

パラグラフ・リスト中に、他の情報がまだ、存在するの
であれば、つまりパラグラフ処理番号メモリ１６の内容
とパラグラフリスト内の番号が不一致の場合、次の情報
を処理するためＳ５へ戻る。

第５図に、当自動作成手段にて作成される文書の一例を
示す。

次に、第３図を用いて、光処理の選択作成手段について
記述する。　まずＳ４１にて、Ｓ５と同じように処理番
号の指すパラグラフの抽出を行った後、Ｓ４２に進む。

Ｓ４２では、Ｓ’４１にて抽出した、パラグラフの各候
補を編集した後、第６図に示すように画面表示する。

３４３では、表示パラグラフをユーザが選択するのを待
つ。　ここでパラグラフキーにより選択操作が行われた
場合Ｓ４５に進む。　選択操作以外の操作の場合にはＳ
４４に進み、選択操作以外の処理を行った後、Ｓ４３に
戻る。　選択操作以外の処理とは、例えば、パラグラフ
表示画面内の、各候補へのカーソル移動等の処理である
。

Ｓ４５では、Ｓ４３にてユーザが選択したパラグラフを
編集中の文書への組み込みを行う。

例えば、第６図に示すようなパラグラフの候補２（「先
ずは御挨拶と致します」）を選択した場合、第７図のよ
うにテキストメモリ７ａ中の文書中へ組み込まれる。　
３４６では、次パラグラフの処理を行うため、パラグラ
フ処理番号メモリ７に１を加算しＳ４７に進む。　　Ｓ
４７では、Ｓ２にて読み込んだパラグラフメモリに格納
されているリストのすべての処理が終ったか否かを調べ
る。　終了したのであれば、光選択作成処理を終了する
とともに、文書作成支援処理も終了する。

パラグラフメモリ中に、他の未選択のパラグラフ情報が
存在するのであれば、次の情報を処理するためＳ４１へ
戻る。

［他の実施例］ 本実施例では、パラグラフ・リストに格納されている個
々のパラグラフの候補は、”／”で区切られていたが、
特にこれにこだわる必要は無く、各パラグラフの候補が
どこからどこまでとフいたことが判別できれば良い。　
なお、本実施例での各パラグラフの表示順序は、パラグ
ラフ・リストに処理する順序を格納するような構成とし
たが、単に先頭から順々に処理しても良い。

また、本実施例では、自動作成の場合、パラグラフ・リ
ストに格納された各パラグラフの、パラグラフ中の最初
に配置されたパラグラフを第一の候補としてを自動的に
選択する構成としたが、前回選択されたパラグラフをメ
モリに学習（記憶）する手段を設けることにより、学習
したパラグラフをテキストメモリに選択出力するような
構成にしても良い。

また、本実施例ではパラグラフ毎にテキスト・メモリに
編集中の文書に組み込む構成としたが、特にこれにこだ
わることはなく、当文書作成支援処理の終了時に、文書
中への組み込みを行っても良い。　このとき、途中経過
をユーザーに分かるよう表示しても良い。

［発明の効果］ 以上のように本発明によれば、パラグラフの選択操作を
行わなくても文書の作成が行えるようになるため、処理
時間（文書作成業務）の短縮と、ユーザ（文書作成者）
が負担する作業の簡略化を図れるといった効果がある。

また、本発明にて実現したパラグラフ・リストを使用す
ることにより、順々に表示されるパラグラフを選択する
だけで、手紙等の文書が作成ようになるため、書き悩む
ことなく、簡単に手紙等の文書が作成できるといフた効
果も発生する。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例を示すブロック図、第２図は
、本実施例における自動作成手段の処理過程を示す図、 第３図は本実施例における選択作成手段の処理過程を示
す図、 第４図はパラグラフ・リストの例を示す図、第５図は自
動作成手段により作成される文書の一例を示す図、 第６図は第３図におけるＳ４２にて表示されるパラグラ
フ表示例を示す図である。 第７図はパラグラフ選択後の表示例を示す図である。 ３−一一辞書部 ４−−−ＣＰＵ ７−−−バツフア

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 文字情報を入力する入力手段と、 文字情報を表示する表示手段と、 文字情報からなる文書情報を記憶する記憶手段と、 文書を、パラグラフ単位に分割した情報を記憶するパラ
   グラフ・リスト記憶手段と、 該パラグラフ・リスト記憶手段に格納されたパラグラフ
   の第一の候補を選択して前記記憶手段に出力し、前記表
   示手段に表示された文書情報と合成して合成文書を作成
   する作成手段と を設けたことを特徴とする文書作成支援装置。