JPS62202259A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〈産業上の利用分野〉 本発明は日本語文書や英語文書等の文章例を記憶装置か
ら引き出して用い、効率良く新規な文書を作成可能な文
書作成装置に関する。

〈従来技術〉 従来、文書作成装置である日本語ワードプロセッサや欧
文ワードプロセッサを用いてビジネス文書等の比較的定
型の文書を作成する場合において、過去に作成し登録し
ておいた比較的形式的な文章をほとんどそのまま使った
り、あるいは一部を修正するだけで新しい文書を効率良
く作成できることが往々あった。又それがワードプロセ
ッサの大きな利点でもあった。

第２図に従来の文書作成装置のブロック構成図を示す。

同図で１はキーボード等からなる文字入力部、２は文章
の内容に従って分類さねたコード等を文字入力部１から
入力することで求める登録文章（形式的な内容の短文）
を磁気ディスク、光ディスク等の文章記憶部４より引き
出す文章検索部、３は上記文章記憶部４から引き出され
た文章を修正したり、あるいは全く新規な文章を作成す
るための文書作成・修正部、５は利用者が形式的な内容
の短文を作成した時、それを上記文章記憶部４に後刻使
用し易い形式で登録する文章登録部、６は上記各処理を
行なう際に必要とする情報１文章等をＣＲＴ画面等にお
いて表示等する文書出力部である。

以上の構成の従来文書作成装置において、利用者は短文
を文章記憶部４に登録する際に識別コード等を付随させ
ることで、後での引出しを容易化していた。

例えばビジネス文書における冒頭の挨拶文として、 ■　貴社にはご隆盛の由お喜び申し−Ｆげ捷す■　押杆
ますますご繁栄のご様子側よりと存じます を識別コードａｉｓａｔｕを付隋テせて登録しておけば
、必要な時に識別コードを入力することで順次呼び出し
て用いることができた。

しかし、この様な挨拶文は宛先が会社の場合に限って有
効であり、宛先が学校の先生の場合には、■　先生日増
しにご活躍の趣慶賀の至りに存じます。

■　貴殿ますますご健勝の御事と拝察いたします。

等の挨拶文が適当である。しかるに従来の文書処理装置
においては利用者の希望に関係なく挨拶文を呼び出す際
はほぼ同じ順番（前回使った文章が最初に提示さｈ、る
ように順番を紐み変えるものが一般的。）に提示さ゛れ
る為、利用者の意図した文章がなかなか提示されないと
いう不便さがあった。

〈目　的〉 本発明は土述の従来問題点を解決するものであり、文章
をその要素に分解して記憶装置に蓄積し、利用者の要求
に合致した文章の種々の要素をメニュー形式で提示する
ことで利用者が最も適切な文章を要素の組み合わせによ
って得ることができるようになした文書作成装置を提供
することを目的とするものである。

〈実施例〉 以下、本発明に係る文書作成装置の一実施例を図面を用
いて詳細に説明を行なう。

第１図は本実施例の文書作成装置の基本構成を示す。文
書処理装置１１は、キーボード１２により入力さね５た
文書データを表示装置１３において表示せしめるよう制
御するとともに、入力された文書データを編集作成して
第１補助記憶装置１４に格納する。又、第２補助記憶装
置１５には、使用頻度が高く有用な文章を格納する。

第１記憶装置１６には、単語と、その同じ意味をもつ類
義語（キーワードとなるもので文章データの見出し語と
もなる。）の対応表であるキーワード辞書が設定登録さ
れである。キーワード抽出手段１７は、入力された文書
データに含まれる類義語（キーワード）を第１記憶装置
１６のキーワード＃書を用いて既に格納済の文章データ
のＪｌｌＩＩ」し語に変換し抽出する。第２記憶装置１
８には、キーワード辞書の見出し語と見出し語に対応し
た文章が格納された第２補助記憶装置１５上のアドレス
との関係表であるインデックスが蓄積されである。

表示制御手段１９は、キーワード抽出手段１７により抽
出された見出し語に関連した文章を第２記憶装置１８の
インデックスを用いて第２補助記憶装置１５から読み出
し、表示装置１３に表示する。インデックス作成手段２
ｏは、新らしく第２補助記憶装置１５に格納する文章に
ついてインデックスを作成し、作成したインデックスを
第２記憶装置１Ｂに格納する。以上の構成は利用者が入
力した単語からそれに関連した有用な文章を適確に引き
出す為のものである。

又、本発明において特に重要なメニュー作成手段２１は
、利用者が作成した新規な文章を要素に分割し、各要素
の言い換えの言葉を辞書より求め、入力した言葉と共に
構造化を行なってメニューのインデックスを作成する。

即ち、後述する様に、利用者が定型的な文章の例文を後
に必要としたときに、そわを要素に分解したメニュー形
式でＣＲＴに表示し、利用者が任意に組合せて好みの文
章を作成することができるように、メニューを読み出す
為のキーワード、利用者の状態（宛先が会社か大学か等
〕、メニュー形式で表示する言葉の内容、その言葉が実
際に利用者によって使われた使用頻度の関係表をメニュ
ー作成手段２１によって上記第１記憶装置１１６内に形
成する。

この関係表の一部を第３図に示す。同図でＫはメニュー
を選択する為のキーワード列（利用者がキーワードを決
定入力することで登録された文章の各要素がメニュー形
式で表示される。）、２２は前述した利用者の状態デー
タの列、２３は使用頻度データへのポインタ列、２４は
メニュー形式で表示する為の各種データへのポインタ列
（同図の例はポインタ列の２個所のポインタは同一のキ
ーワードであることから同一のメニュー形式を選択する
。）、２５は文章の要素列ａ　＋　ｂ　Ｈｃ・・・の列
データである。この要素列ａ＋　ｂ＋ｃ＋・・・とは次
第１表に示す如き、文章の基本的な構成要素に合剤れる
単語等の例を並べてなる列をいう。

ａ　　　　　ｂ　　　　　　ｃ　　　　　　ｄ　　　　
　　　　　　　ｅ第　　１　表 ２６は文章の要素のインデックス番号列２７と使用頻度
データ列２８から構成されるテーブルに対するポインタ
列である。２９は文章の要素列ａ。

ｂ＋ｃ＋　　・・の列データである。３０は各要素列ａ
。

ｂ、ｃ、　　・・の行数データ列、３１は各要素列ａ。

ｂ＋ｃ＋・・・の最大文字数データ列、３２は各要素列
ａ＋ｂ＋ｃ＋　・・に夫々表示する文字情報へのポイン
タ列、３３は各要素列ａ、、ｂ、ｃ、・・・毎に存在す
る文字情報のインデックス番号列、３４はその文字情報
である。ここで、」二足使用頻度データ列２８のデータ
はその要素の使用頻度が変わることによって増え、この
使用頻度データ列２８は大きい順に並び変えられる。そ
の際勿論インデックス番号列２７もそれに従って並び変
えられる。

以上の関係表は第１記憶装置１６内に前述のキーワード
辞書とは別に設けらねる。第３図の例では、例えば利用
者の状態が「会社」（即ち他社に対する文書作成時）で
、キーワード「安否」を選択すればメニューのａ列（第
１表参照）にはインデックス番号２の「御社」が最も使
われている（使用頻度−５）ので表示されるメニューの
ａ列の最上段には「御社」が表示される。

次にこの文書作成装置の作用について説明する。

まず、文書処理装置１１を検索モードに設定すると、入
力された文書データが単語単位に分割さ力１、キーワー
ド抽出手段１７に与えられる。キーワード抽出手段１７
は、第１記憶装置１６のキーワード辞書を参照し、入力
された単語に対応した類義語（キーワード）を見出し語
に変換して出力する。抽出された見出し語は、表示制御
手段１９に与えられる。

表示制御手段１９は、第２記憶装置１８のインデックス
を参照し、入力された見出し語を最も多く含む文章の第
２補助記憶装置１５上のアドレスを求め、当該文章を第
２補助記憶装置１５から読み出して表示装置１３に表示
する。そして、使用者の承認が得られないときには、表
示制御手段１９は次候補すなわち次に入力された見出し
語を多く含む文章を上述と同様□の手順により第２補助
記憶装置１５から読み出して表示する。

次に、文書処理装置１１を登録モードに設定すると、入
力された文書データが第２補助記憶装置１５に格納され
、そのアドレス及びキーワード抽出手段１７によシ文書
データから抽出さねた見出し語がインデックス作成手段
２０に与えらねる。

インデックス作成手段２０は、与えられたアドレスと見
出し語を基に第２記憶装置１８のインデックスを更新す
る。

第４図はこの文書作成装置により文書を作成する手順を
示す。まず、箇条書きで文書データを入力しくステップ
−＃１）、第２補助記憶装置１５に格納されている関連
した文章を提示しくステップ非２）、使用者の意図に一
致するときは提示さねた文章を修正しくステップ４１＝
４）、文書の作成を終了すると、第１補助記憶装置４に
作成した文書を格納する（ステップ−１４＝８）。使用
者の意図に一致しないときは、次候補があるとステップ
４＋−２に戻り、次候補がないと提示された文章を参考
にして文書を作成しくステップ＃６　）、ステップ亜７
へ進゛む。

更に、メニューの提示は次の様にして行なう。

利用者がキーワード「安否−１と状態「大学」（大学の
先生宛の文章を要求していることを示す。）を入力した
とき、表示制御手段１９は第１紀憶装置１６に格納され
ている第３図に示す如き関係表を基に文章の要素列毎に
最も使用頻度の高い言葉を組み合わせて第１候補の文章
として表示装置１３に表示せしめる。

例えば、 「先生にはご活躍のご様子側よりと存じます。」と表示
される。更に他候補については使用頻度の高い言葉から
順にメニュー形式で表示される。

例えば、次表 の様に表示がなされ、利用者はこのメニューを基に夫々
の要素列から望む言葉を選択し、それらを組み合わせる
ことで文章を作成する。例えば、利用者がａｌ＋　ｂ２
＋　ｃＬｄＬ　ｅ２を選択し、そのコードを入力すると
「先生ますますご活躍のご様子お喜び申し上げ才す。」
が作成される。上記要素列は上から順に使用頻度の高い
ものから並んでいるので、利用者が使いこなすにつれそ
の順序が利用者の文章表現の傾向にマツチしたものとな
り便利になる。

ここで上記第２表の内容は利用者の状態が「大学」の時
のものであるが、利用者が状態を指定し：ない時、即ち
キーワード「安否」に係るメニュー　：の全てを見たい
時は次表 の様に表示がなされる。利用者はこのメニューによって
も夫々の要素列から望む言葉を選択し、そねらを組み合
わせることで文章を作成することができる。

なお、上記実施例では、キーワード抽出手段１７゜表示
制御手段１９．インデックス作成手段２０゜メニュー作
成手段２１を文書処理装置１１とは別のハードウェアと
して構成したが、第５図に示すようにこれらを文書作成
装置における１つのプロセッサ４０として構成すること
も可能である。

〈発明の効果ン 以上の本発明によねば利用価値の高い定型の文章の登録
時にキーワードを付けることで容易に定型の文章を呼び
出す以外に、文章を構成要素に分解し、各構成要素毎に
複数の表現例をメニュー形式で利用者に提示し、利用者
はそれを組み合わせることで表現力に富んだ種々の文章
を作成できる。

更に利用者の状態を限定することで利用者の要求に応じ
た言葉をメニュー形式で提示できるので文章の作成を迅
速且つ効率的に実行することができる０

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明に係る文書作成装置の一実施例のブＯ−
）り構成図、第２図は従来の文書作成装置のブロック構
成図、第３図は第１記憶装置内に記憶される関係表の説
明図、第４図は処理手順を示すフローチャート、第５図
は他の実施例のブロック構成図を示す。 図中、１に文書処理装置　１２：キーボード１３：表示
装置　１４：第１補助記憶装置　］５：第２補助記憶装
置　１６：第１記憶装置　１７：キーワード抽出手段　
１８：第２記憶装置１９：表示制御手段　２０：インデ
ックス作成手段　２１：メニュー作成手段

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. １、入力された文章情報を要素に分割して、キーワード
   に対応させて記憶せしめるメニュー作成手段と、キーワ
   ードの入力に応じて使用頻度順に文章の要素を提示せし
   める表示制御手段とを具備したことを特徴とする文書作
   成装置。