JPH0762840B2 - 文書作成装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〈産業上の利用分野〉 本発明は日本語文書や英語文書等の文章例を記憶装置か
ら引き出して用い、効率良く新規な文書を作成可能な文
書作成装置に関する。

〈従来技術〉 従来、文書作成装置である日本語ワードプロセッサや欧
文ワードプロセッサを用いてビジネス文書等の比較的定
型の文書を作成する場合において、過去に作成し登録し
ておいた比較的形式的な文章をほとんどそのまま使った
り、あるいは一部を修正するだけで新しい文章を効率良
く作成できることが往々あった。又それがワードプロセ
ッサの大きな利点でもあった。

第２図に従来の文書作成装置のブロック構成図を示す。
同図で１はキーボード等からなる文字入力部、２は文章
の内容に従って分類されたコード等を文字入力部１から
入力することで求める登録文章（形式的な内容の短文）
を磁気ディスク、光ディスク等の文章記憶部４より引き
出す文章検索部、３は上記文章記憶部４から引き出され
た文章を修正したり、あるいは全く新規な文章を作成す
るための文書作成・修正部、５は利用者が形式的な内容
の短文を作成した時、それを上記文章記憶部４に後刻使
用し易い形式で登録する文章登録部、６は上記各処理を
行う際に必要とする情報、文章等をCRT画面等において
表示等する文書出力部である。

以上の構成の従来文書作成装置において、利用者は短文
を文章記憶部４に登録する際に識別コード等を付随させ
ることで、後での引出しを容易化していた。

例えば、ビジネス文書における冒頭の挨拶文として、 貴社にはご隆盛の由お喜び申し上げます。

御社ますますご繁栄のご様子何よりと存じます。

を識別コードaisatuを付随させて登録しておけば、必要
な時に識別コードを入力することで順次呼び出して用い
ることができた。

しかし、この様な挨拶文は宛先が会社の場合に限って有
効であり、宛先が学校の先生の場合には、 先生日増しにご活躍の趣慶賀の至りに存じます。

貴殿ますますご健勝の御時と拝察したします。

等の挨拶文が適当である。しかるに従来の文書作成装置
においては利用者の希望に関係なく挨拶文を呼び出す際
はほぼ同じ順番（前回使った文章が最初に提示されるよ
うに順番を組み替えるものが一般的。）に提示されるた
め、利用者の意図した文章がなかなか提示されないとい
う不便さがあった。

〈目的〉 本発明は、上述の従来問題点を解決するものであり、文
章がその構成要素に分解されて記憶装置に蓄積され、利
用者の要求に合致した文章の種々の構成要素をメニュー
形式で提示することで利用者が最も適切な文章を構成要
素の組み合わせによって得ることができるようになした
文書作成装置を提供することを目的とするものである。

〈実施例〉 以下、本発明に係る文書作成装置の一実施例を図面を用
いて詳細に説明を行う。

第１図は本実施例の文書作成装置の基本構成を示す。こ
の文書作成装置は、キーボード12と、表示装置13と、記
憶処理装置100とから構成され、本発明の特徴である記
憶処理装置100は、キーワード抽出手段17と、表示制御
手段19と、インデックス作成手段20と、メニュー作成手
段21と、これらを制御する処理装置11と、第１補助記憶
装置14と、第２補助記憶装置15と、第１記憶装置16と、
第２記憶装置18とから構成されている。

処理装置11は、キーボード12により入力された文書デー
タを表示装置13において表示せしめるよう制御するとと
もに、入力された文書データを編集作成して第１補助記
憶装置14に格納する。

第２補助記憶装置15には、使用頻度が高く有用な文書デ
ータを格納し、具体的には、文書データの見出し語と、
対応するキーワードと、文書データの構成要素とを格納
する。

第１記憶装置16には、文書データ中の構成要素を上位概
念のキーワードに変換するキーワード辞書が登録されて
いる。つまり、文書データ中の構成要素の単語の同義
語、類義語は同一のキーワードに変換される。また、第
１記憶装置16は、後述する、表示のためのメニュー形式
と、構成要素の使用頻度を示す関係表とを格納してい
る。

第２記憶装置18には、キーワード列ごとの見出し語と、
見出し語に対応した文書データが格納された第２補助記
憶装置15上のアドレス関係を記述するインデックスが蓄
積されている。

公知手段であるキーワード抽出手段17は、処理装置11と
共に、入力された文書データの構成要素を単語を最小単
位として抽出し、第１記憶装置16のキーワード辞書を用
いて、文書データの構成要素をキーワードと見出し語と
に対応変換させて、文書データに対して見出し語として
抽出し、第２記憶装置18に、見出し語と、対応する文書
データのアドレス関係を記述するインデックスを記憶す
る。

表示制御手段19は、処理装置11と共に、キーワード抽出
手段17により抽出された見出し語に対応する文書データ
を第２記憶装置18のインデックスを用いて第２補助記憶
装置15から読み出し、後述するメニューを表示装置13に
表示する。

インデックス作成手段20は、処理装置11と共に、入力さ
れた文書データの第２補助記憶装置15上の見出し語と、
その文書データのアドレス関係を記述するインデックス
を作成し、第２記憶装置18に記憶する。以上の構成は利
用者が入力した文書データからそれに関連した有用な文
章を適確に引き出す為のものである。

又、本発明において特に重要なメニュー作成手段21は、
処理装置11と共に、利用者が入力した新規な文書データ
を、単語を最小単位とした構成要素に分解し、各構成要
素に対応したキーワードをキーワード辞書より求め、格
納済の文書データの構成要素と共に同一キーワード毎に
製造化を行って、後述するメニュー形式と関係表とを作
成して、第１記憶装置16に記憶する。

即ち、利用者が定型的な文章の例文を後に必要としたと
きに、見出し語ごとに、対応する構成要素に分解したメ
ニューを表示装置13に表示し、利用者が任意に構成要素
を組み合わせて好みの文章を作成することができるよう
に、メニューを読み出すための見出し語や利用者の状態
（宛先が会社か大学か等）などと、様々な表現の文書デ
ータの構成要素とをそのキーワードごとに対応させて表
示するメニュー形式と、その構成要素と実際に利用者に
よって使われた使用頻度との関係表とで対応付けた対応
表をメニュー作成手段21によって第１記憶装置16内に作
成する。

この対応表の一部を第３図に示す。同図でＫはメニュー
を選択する為の見出し語（利用者が見出し語を決定し、
入力することで登録された文書データの各構成要素がメ
ニュー形式で表示される。）、22は前述した利用者の状
態データの列、23は使用頻度データへのポインタ列、24
はメニュー形式で表示する為の各種データへのポインタ
列（同図の例はポインタ列の２箇所のポインタは同一の
見出し語であることから同一のメニュー形式を選択す
る。）、25は文書データの構成要素a,b,c…の列データ
である。この構成要素a,b,c…とは、第１表に示す如
き、文書データの構成要素に含まれる単語等の例を並べ
てなる列をいう。

26は構成要素のインデックス番号列27と使用頻度データ
列28から構成されるテーブルに対するポインタ列であ
る。29は構成要素a,b,c,…の列データである。30は構成
要素a,b,c,…の行数データ列、31は構成要素a,b,c,…の
最大文字数データ列、32は構成要素a,b,c,…に夫々表示
する文字情報へのポインタ列、33は構成要素a,b,c,…毎
に存在する文字情報のインデックス番号列（インデック
ス番号列27と同一）、34はその文字情報である。ここ
で、上記使用頻度データ列28のデータはその構成要素の
使用頻度が変わることによって増え、この使用頻度デー
タ列28は大きい順に並び替えられる。この際勿論インデ
ックス番号列27（インデックス番号列33）もそれに従っ
て並び替えられる。

以上のメニュー形式と、関係表とは第１記憶装置16内に
前述のキーワード辞書とは別に設けられる。第３図の例
では、例えば利用者の状態が「会社」（即ち他社に対す
る文書作成時）で、見出し語「安否」を選択すればメニ
ューのａ列（第１表参照）にはインデックス番号２の
「御社」が最も使われている（使用頻度＝５）ので表示
されるメニューのａ列の最上段には「御社」が表示され
る。

次に、この文書作成装置の動作について説明する。

まず、文書作成装置を登録モードに設定すると、キーワ
ード抽出手段17により、入力された文書データは、その
構成要素を抽出し、第１記憶装置16のキーワード辞書を
参照して、その構成要素からキーワードと見出し語とに
対応変換して、対応の見出し語とキーワードとその構成
要素とを第２補助記憶装置15に更新記憶する。同時に、
インデックス作成手段20により、見出し語に対応する構
成要素のアドレス関係を記述するインデックスが作成さ
れ、第２記憶装置18に更新記憶する。さらに、同時に、
メニュー作成手段21により、入力された文書データを構
成要素に分解して、見出し語ごとのメニュー形式と関係
表とを作成し、第１記憶装置16に更新記憶する。

次に、文書作成装置を検索モードに設定し、キーボード
12から見出し語が入力されると、表示制御手段19は、第
２記憶装置18のインデックスから見出し語に対応するキ
ーワードと文書データの構成要素を第２補助記憶装置15
から読み出して第１記憶装置16のメニュー形式と、関係
表とからメニューを表示装置13に表示する。そして、使
用者の承認が得られないときには、表示制御手段19は次
候補、すなわち次に入力された見出し語に対応した文書
データを上述と同様の手順により第２補助記憶装置15か
ら読み出して表示する。

第４図はこの文書作成装置により文章を作成する手順を
示す。まず、登録モードで、キーボード12から文書デー
タを入力し（ステップ＃１）、次に、検索モードで、第
２補助記憶装置15に格納されている関連した文書データ
の構成要素を表示装置13にメニュー表示し（ステップ＃
２）、使用者の意図に一致する時は提示された文章を修
正し（ステップ＃４）、文章の作成を終了すると、第１
補助記憶装置14に作成した文書データを格納する（ステ
ップ＃８）。使用者の意図に一致しないときは、次候補
があるとステップ＃２に戻り、次候補がないと提示され
た文章を参考にして文章を作成し（ステップ＃６）、ス
テップ＃７へ進む。

更に、文書作成時のメニューの表示は次のようにして行
う。

利用者が見出し語「安否」と状態「大学」（大学の先生
宛の文章を要求していることを示す。）を入力したと
き、表示制御手段19は第１記憶装置16に格納されている
第３図に示す如き対応表とを基に、最も使用頻度の高い
文書データの構成要素を組み合わせて第１候補の文章と
して表示装置13に表示せしめる。

例えば、 「先生にはご活躍のご様子何よりと存じます。」と表示
される。更に他の構成要素については使用頻度の高い順
にメニューに表示される。

例えば、次表 の様に表示がなされ、利用者はこのメニューを基に夫々
の構成要素列から望む構成要素を選択し、それらを組み
合わせることで文章を作成する。例えば、利用者がa1,b
2,c1,e2を選択し、そのコードを入力すると「先生ます
ますご活躍のご様子お喜び申し上げます。」が作成され
る。構成要素は上から順に使用頻度の高いものから並ん
でいるので、利用者が使いこなすにつれその順序が利用
者の文章表現の傾向にマッチしたものとなり便利にな
る。

ここで上記第２表の内容は利用者の状態が「大学」の時
のものであるが、利用者が状態を指定しない時、即ち見
出し語「安否」に係るメニューの全てを見たい時は次表 の様に表示がなされる。利用者はこのメニューによって
も夫々の構成要素列から望む構成要素を選択し、それら
を組み合わせることで文章を作成することができる。

なお、上記実施例では、キーワード抽出手段17、表示制
御手段19、インデックス作成手段20、メニュー作成手段
21を処理装置11とは別のハードウェアとして構成した
が、第５図に示すようにこれらを文書作成装置における
１つのプロセッサ40として構成することも可能である。

〈発明の効果〉 以上の本発明によれば利用価値の高い定形の文章の登録
時に自動的に見出し語を付けることで、容易に定型の文
章を呼び出せるようになる以外に、文章を構成要素に分
解し、各構成要素毎に複数の表現例を選択しやすいメニ
ュー形式で、しかも使用頻度順に利用者に提示できるの
で、利用者はそれらを組み合わせて表現力に富んだ種々
の文章を容易に作成できる。

更に使用者の作成しようとする文書の宛て先等の状態を
設定することによって、提示する表現を絞ることもでき
るので、文書の作成を迅速かつ効率的に実行することが
できる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明に係る文書作成装置の一実施例のブロッ
ク構成図、第２図は従来の文書作成装置のブロック構成
図。第３図は第１記憶装置内に記憶される対応表の説明
図、第４図は処理手順を示すフローチャート、第５図は
他の実施例のブロック構成図を示す。 図中、11:処理装置、12:キーボード、13:表示装置、14:
第１補助記憶装置、15:第２補助記憶装置、16:第１記憶
装置、17:キーワード抽出手段、18:第２記憶装置、19:
表示制御手段、20:インデックス作成手段、21:メニュー
作成手段

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 9288−5Ｌ ５１４ Ａ (72)発明者 藤本 好司 大阪府大阪市阿倍野区長池町22番22号 シ ヤープ株式会社内 (56)参考文献 特開 昭60−245065（ＪＰ，Ａ)

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】記憶処理装置（100）と、キーボード（1
   2）と、表示装置（13）とを有する文書作成装置であっ
   て、 記憶処理装置（100）は、第１補助記憶装置（14）と、
   第２補助記憶装置（15）と、第１記憶装置（16）と、第
   ２記憶装置（18）と、処理装置（11）と、キーワード抽
   出手段（17）と、表示制御手段（19）と、インデックス
   作成手段（20）と、メニュー作成手段（21）とを有し、 第１補助記憶装置（14）は、入力された文書データ（1
   2）を記憶し、 第２補助記憶装置（15）は、文書データの見出し語と、
   対応するキーワードと、文書データの構成要素とを記憶
   し、 第１記憶装置（16）は、単語とキーワードとを各々対応
   づけたキーワード辞書と、文書データを構成要素を単位
   として区切り、対応するキーワードと構成要素とを見出
   し語ごとに所定の形式で羅列するメニュー形式と、構成
   要素とその使用頻度とを見出し語ごとに表にした関係表
   とを記憶し、 第２記憶装置（18）は、見出し語と、対応する文書デー
   タのアドレス関係を記述するインデックスを記憶し、 キーワード抽出手段（17）は、処理装置（11）と共に、
   入力された文書データ（12）から単語を最小単位とする
   文章データの構成要素を抽出し、第１記憶装置（16）の
   キーワード辞書を用いて、文書データの構成要素をキー
   ワードと見出し語とに対応変換させて、第２補助記憶装
   置（15）に更新記憶し、 インデックス作成手段（20）は、処理装置（11）と共
   に、入力された文書データ（12）の第２補助記憶装置
   （15）上の対応する見出し語と、その文書データのアド
   レス関係を記述するインデックスを作成し、第２記憶装
   置（18）に更新記憶し、 メニュー作成手段（21）は、処理装置（11）と共に、入
   力された文書データ（12）をその構成要素に分解して、
   第１記憶装置（16）のキーワード辞書を用いて、文書デ
   ータの構成要素をそのキーワードごとに対応させて羅列
   し、見出し語ごとに、メニュー形式と関係表とを作成し
   て、第１記憶装置（16）に更新記憶し、 表示制御手段（19）は、入力された見出し語（12）によ
   り、処理装置（11）と共に、第２記憶装置（18）のイン
   デックスから見出し語に対応するキーワードと文書デー
   タの構成要素を第２補助記憶装置（15）から読出し、第
   １記憶装置（16）のメニュー形式と、関係表とに基づい
   て、読出した文書データの構成要素を使用頻度順に羅列
   してメニューを作成して表示装置（13）に表示せしめ、
   表示されたメニューから文書データの構成要素を任意選
   択して新たな文書が作成可能である 分書作成装置。