JPH01214463A - データ処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 １麦立夏 この発明は、ワードプロセッサやパーソナルコンピュー
タ、オフィスコンピュータ、ＤＰＳ　（デ−タ・プロセ
ッシング・システム）、その他各種の住所録データやデ
ータベース等のデータプロセッシング機能を有するデー
タ処理装置に係り、特に、例えば住所録データやデータ
ベース等のように、予め設定されたフォーマットによっ
て作成された項目毎のデータにつき、その任意の項目を
選択して異なるフォーマットで一覧表を印刷する際、オ
ペレータが、その文字ピッチや用紙サイズ等のフォーマ
ットを指定できるようにすると共に、指定された文字ピ
ッチに対応する用紙サイズ、用紙サイズに対応する文字
ピッチ等の情報を画面上に表示することにより、特定項
目のデータの文字数が多い場合でも、その文字数等に対
応する見易いフォーマットで、−覧表の印刷が得られる
ようにして、作成済みの各種データの有効利用を可能に
したデータ処理装置に関する。

従来技術 近年、ワードプロセッサやパーソナルコンピュータ等の
データ処理装置では、ワードプロセッシング機能だけで
なく、住所録データやデータベース等のデータプロセッ
シング機能が付加されている。

このようなデータプロセッシング機能は、ワードプロセ
ッシング機能によって実現される文字入力機能を使用し
て、住所録のデータやメモ、電話番号、その他のデータ
を入力し、入力されたデータについて、その検索やソー
ト、抽出等を可能にしている。

例えば、住所録データを作成するデータプロセッシング
機能は、一般に、住所録機能と呼ばれ、従来のワードプ
ロセッサ等のデータ処理装置で、その利用範囲を多様化
する機能の一つである。

ここでは、−例として、この住所録機能について、その
−覧表を印刷する場合について説明する。

第９図（１）〜（３）は、従来のデータ処理装置におい
て、住所録データを作成する場合の表示画面の一例を示
す図である。図面において、四角枠で囲まれた項目は反
転表示の項目を示す。

住所録メニューの表示画面で、新規作成を選択すると、
この第９図（１）のような画面が表示される。

この第９図（１）の表示画面では、「名前」の項目が反
転表示されており、「名前」の入力が可能である。

この表示状態で、「名前」の項目から、順次、該当する
データを入力し、カーソルで次の項目を選択して、その
下の「会社ｌ」、「会社２」のようにデータを入力する
と、第９図（２）のようなデータが入力される。

ｒＦＡＸ番号」の入力が終り、次頁を指示するカーソル
キーの操作によって、第９図（３）の表示画面となり、
「郵便番号」の項目が反転表示されて、入力可能となる
。

以下、同様に、所望の項目へデータを入力すると、所望
の住所録データが作成される。

作成された住所録データは、必要に応じて一覧表を印刷
するだけでなく、ソート、抽出などに使用したり、また
、ハガキの宛名印刷や、封筒用のシール印刷等に使用す
ることもできる。

さらに、このデータプロセッシング機能によつ＝４＝ て作成済みのデータについては、必要に応じて、その内
容を知ることができるように、−覧表を印刷することも
可能である。

第１０図は、住所録データの一覧表の印刷例を示す図で
ある。

先の第９図（１）〜（３）に関連して説明した操作によ
って、この第１０図のような住所録データの一覧表を印
刷することができる。この第１０図の住所録データは、
予め設定されたフォーマットで編集処理された状態の一
覧表である。

従来のデータ処理装置の一覧表印刷機能では、この第１
０図のような住所録データから、所望の項目を選択して
、別のフォーマットによる一覧表を印刷することも可能
である。

第１１図は、第１Ｏ図の住所録データから、所望の項目
を選択して作成した住所録データの一例を示す図である
。

この第１１図では、「氏名Ｊ、ｒ住所」、「置Ｊの各項
目について、図示のようなフォーマットによる一覧表を
印刷したい場合を示している。

この場合に、従来のデーター覧表の印刷では、１行分に
印刷可能な文字数の制限があり、印刷対象のデーター覧
表において、各項目の大きさや項目の数等によって、１
行を超える文字が存在しているときは、超過した文字を
次行へ折り返えして印刷することで、用紙上に印刷でき
るようにして、文字数の制限に対処している。

第１２図は、指定したフォーマットによって住所録デー
タの一覧表を印刷した場合の一例を示す図である。

この第１２図では、右端の項目であるｒ置Ｊ欄のデータ
が、入力可能な文字数を超えている場合である。

この場合には、１行目の「氏名」欄に・印で示す文字、
および２行目の「氏名」欄の下段にＸ印で示す文字が、
ｒ置Ｊ欄に入りきらず、この項目の残りの文字が、次行
の最初へ入力される。

このように、従来の住所録データ等の一覧表の印刷では
、用紙サイズと文字ピッチとが、共に固定値で制御され
るため、該当する項目に割当てられた文字数を超えたと
きは、次行へ折り返えして処理する以外に、対応策がな
がった。

ところが、オペレータは、このデーター覧表が、どのよ
うな状態で印刷されるかについては、表示画面上から判
断することはできず、その都度、実際に印刷して確かめ
なければならない。

以上のように、従来のデータ処理装置の住所録機能等で
は、住所録データの一覧表を印刷するとき、フォーマッ
トと、所望の項目についての選択は可能であるが、用紙
サイズと文字ピッチとが、共に固定値で制御されるので
、その項目に割当てられた文字数を超えたときは、見難
い一覧表が印刷され、しかも、オペレータは、印刷前に
は、このような−覧表となることが判断できない、とい
う不都合があった。

目　　　　　的 そこで、この発明のデータ処理装置では、従来のデータ
処理装置において、住所録機能やデータベース作成機能
によって作成済みのデータの一覧表を印刷するとき、文
字数の多い項目のデータが＝７− 所定欄に入らず、予期しないフォーマットで印刷される
、という不都合を解決し、用紙サイズや文字ピッチ、行
ピッチが指定できるようにして、文字ピッチを固定して
印刷するための用紙サイズ、あるいは、用紙サイズを固
定して印刷するための文字ピッチ、さらに、行ピッチを
指定した際の印刷データの頁数等を可変制御すると共に
、印刷開始前に対応する用紙サイズ、文字ピッチ、頁数
等を算出して表示することにより、オペレータが、事前
にデータの一覧表の印刷状態を知ることができるように
して、データー覧表の印刷が能率の良く行える操作性の
高いデータ処理装置を提供することを目的としている。

構　　　成 そのために、この発明では、第１に、入力装置と、表示
装置と、印刷装置と、項目データ格納メモリと、項目フ
ォーマット情報格納メモリと、これらの各部を制御する
中央処理装置とを具備し、前記入力装置からの項目毎の
データを予め指定されたフォーマットで編集処理すると
共に、選択した項目のデータを前記フォーマットと異な
るフォーマットで前記印刷装置へ出力して印刷する機能
を備えた従来のデータ処理装置において、前記印刷装置
へ出力する際の用紙サイズを指定する用紙サイズ指定手
段と、該用紙サイズ指定手段により指定された用紙サイ
ズの情報と選択された各項目の大きさの情報とによって
使用可能な文字ピッチを算出する使用可能文字ピッチ算
出手段とを備え、前記用紙サイズ指定手段によって用紙
サイズが指定されたとき、前記使用可能文字ピッチ算出
手段によって算出された使用可能な文字ピッチの情報を
前記表示装置へ出力して画面上に表示している。

また、第２に、印刷装置へ出力する際の文字ピッチを指
定する文字ピッチ指定手段と、該文字ピッチ指定手段に
より指定された文字ピッチの情報と選択された項目の大
きさの情報とによって使用可能な用紙サイズを算出する
使用可能用紙サイズ算出手段とを備え、前記文字ピッチ
指定手段によって文字ピッチが指定されたとき、前記使
用可能用紙サイズ算出手段によって算出された使用可能
な用紙サイズの情報を前記表示装置へ出力して画面上に
表示している。

次に、この発明のデータ処理装置について、図面を参照
しながら、その実施例を詳細に説明する。

第１図は、この発明のデータ処理装置について、その要
部構成の一実施例を示す機能ブロック図である。図面に
おいて、１は入力装置、２は入力制御部、３は文字編集
処理部、４はテキスト格納エリア、５は表示データ制御
部、６はＣＧ（キャラクタジェネレータ）、７は表示デ
ータバッファ、８は表示制御部、９は表示装置、１０は
メニュー選択制御部、１１は項目データ制御部、１２は
項目編集部、１３は表示データ変換部、１４は項目デー
タ格納エリア、１５は項目データフォーマット格納エリ
ア、１６は項目印刷制御部、１７は印刷フォーマット制
御部、１８は印刷フォーマット格納エリア、１９は印刷
データ生成部、２０は印刷制御部、２１は印刷装置を示
す。

この第１図に示したこの発明のデータ処理装置は、印刷
フォーマット制御部１７が新たに付加されている点を除
けば、基本的な構成は、従来のデータ処理装置と同様で
ある。

理解を容易にするために、まず、従来のデータ処理装置
と共通する部分から説明する。

システムがワードプロセッサ機能で動作している場合、
入力装置１から入力された文字データは、入力制御部２
を介して、文字編集処理部３へ入力される。

そして、この文字編集処理部３で編集処理され、テキス
ト格納エリア４へ格納される。

同時に、表示データ制御部５によって、テキスト格納エ
リア４の文字コードが呼出され、ＣＧ６の対応するパタ
ーンデータに変換される。

表示データ制御部５は、変換したパターンデータを、表
示データバッファ７に順次並べると共に、表示制御部８
に対して表示装置９への表示指令を行う。

ここで、住所録の処理、いわゆる住所録機能が起動され
ると、入力制御部２から項目データ制御部１１ヘコント
ロールが移る。そして、先の第９図（１）〜（３）に示
したような、各項目毎のデータ入力が、項目編集部１２
で編集処理される。

項目編集部１２で編集処理された項目データは、項目デ
ータ格納エリア１４と項目データフォーマツｌ−格納エ
リア１５に、それぞれ格納される。

項目データ格納エリア１４では、データが、項目類に区
切られて格納されており、その各項目の長さの情報等は
、項目データフォーマット格納エリア１５に格納される
。

これらの項目データは、表示データ変換部１３によって
、所定のフォーマットに変換され、表示データ制御部５
を介して、ワードプロセッサ機能で処理された文字デー
タと同様に、表示装置９へ表示される。

以上の処理は、従来のデータ処理装置における住所録機
能の処理と同じである。

ここで、この住所録機能によって作成された住所録デー
タについて、その−覧表の印刷指令が与えられたとする
。

この発明のデータ処理装置では、−覧表の印刷指令によ
って、項目印刷制御部１６が起動され、印刷フォーマッ
ト制御部１７へ指令して、印刷フォーマットを設定させ
る。

設定された印刷フォーマットのデータは、印刷フォーマ
ット格納エリア１８に格納される。

この際、印刷フォーマット制御部１７は、メニュー選択
制御部１ｏを介して、表示装置９の画面上に選択画面を
表示する。

この選択画面で、−覧表の印刷が選択されると、再度、
メニュー選択制御部１ｏに対して選択画面の表示を指令
し、項目順序の入力を促す。

第２図は、この発明のデータ処理装置において、住所録
−覧の印刷時における処理の流れを示すフローチャート
である。図面において、＃１〜＃１８はステップを示す
。

住所録−覧の印刷が指示されると、第２図のフローがス
タートする。

そして、ステップ＃１で、印刷データ項目の順序指定の
処理が行われる。

第３図は、印刷項目選択画面の一例を示す図である。図
面において、四角枠で囲まれた項目は反転表示の項目を
示す。

第１図の表示装置９には、この第３図に示すような印刷
項目の選択画面が表示される。

この項目順の入力は、住所録データの一覧表に印刷する
項目について、項目の指定と、その順序とを指定する操
作である。

項目順は、第３図の表示画面で、その下部エリアに表示
され、また、選択可能な項目は、その中央に２段に表示
される。

この第３図の場合には、「１：名前」、「２：」、・・
・・・・、「６：　　」の、計６項目まで指定すること
が可能である。

この状態では１反転表示されている「名前」の項目が選
択可能であり、ここで実行キーを押下すると、「１：名
前」と入力される。

例えば、先の第１１図のような印刷順であれば、「２：
住所ＩＪ、ｒ３：郵便番号」、ｒ４：置番号」の項目が
入力されるように、この順序で、カーソルキーを操作し
て、画面中央部の所望項目を反転表示させながら、項目
を指定する。

次の第４図は、印刷項目選択画面において、項目の選択
とその順序とが入力された状態の一例を示す図である。

この第４図のように指定すると、先の第１１図のような
項目が選択されて、住所録データの一覧表を印刷するこ
とができる。

フローは、次のステップ＃２へ進み、印刷書式の設定画
面が表示される。

第５図から第８図は、印刷書式の設定画面の一例を示す
図である。図面において、四角枠で囲まれた項目は反転
表示の項目、アンダーラインは設定可能の設定値を示す
。

印刷項目の指定が終了すると、第５図のような書式画面
が表示され、用紙サイズ、用紙方向、文字ピッチ、行ピ
ッチの設定が可能となる。

この第５図の表示画面は、各項目の初期設定値が表示さ
れた状態である。

この表示画面で、カーソルの上下移動操作で、画面左側
の反転表示の項目を上下に移動させて設＼　　−１５− 定項目を選択し、その項目に対応する画面右側の反転項
目を、カーソルの左右移動操作で、選択しながら、各項
目の設定値を決定する。

例えば、第５図の表示画面で、最初の用紙サイズを「Ａ
４」から「Ｂ４」に変更すると、第６図のように、文字
ピッチは、「太」と「中」とが可能となる。

また、第５図の表示画面で、文字ピッチを「中」から「
無」に変更すると、第７図のように、用紙サイズ「Ａ４
」も可能となる。

このような設定値の移動があれば、印刷フォーマット制
御部１７は、用紙サイズ、用紙方向、文字ピッチ、行ピ
ッチのデータを取込み、頁内に印刷可能な文字数１行数
の値を求め、現在、指定された項目印刷順に基き、項目
データフォーマット格納エリア１５から項目長さの情報
を取出して加算し、格納可能な用紙サイズ、用紙方向、
文字ピッチにアンダーラインを表示させる。

また、項目データ格納エリア１４内のデータを計数して
、頁内骨の値で除算し、頁数を求めて表示する。

これらの処理は、第２図のフローでは、ステップ＃３〜
＃１６によって行われる。

まず、ステップ＃３で、指定されたフォーマット（設定
値）を反転表示し、ステップ＃４へ進んで、キー人力が
行われる。

次のステップ＃５で、キー人力の内容を判断する。

ステップ＃５の判断で、用紙サイズの変更があると、ス
テップ＃６へ進んで、その寸法の情報を取出す。

ステップ＃１０で、新たに設定された寸法の情報、それ
に対応する用紙方向の寸法、現在の文字間・行間のピッ
チの各情報から、文字数、１頁の行数を計算する。

ステップ＃１１で、この文字数、１頁の行数が格納可能
な用紙サイズを算出する。

ステップ＃１２で、この文字数、１頁の行数が格納可能
な用紙方向を算出する。

ステップ＃１３で、この文字数、１頁の行数が格納可能
な文字ピッチを算出する。

ステップ＃１４で、データ量から行数を計算する。

ステップ＃１５では、ステップ＃１４で得られた行数か
ら、頁数を算出する。この場合に、端数が生じたときは
切上げる。

ステップ＃１６で、頁数の情報を表示する。

また、ステップ＃５の判断で、用紙方向の変更があると
、ステップ＃７へ進み、その寸法の情報を取出し、先の
ステップ＃１０〜＃１６の処理を繰返えす。

同様に、文字ピッチの変更があると、ステップ＃８へ進
んで、それに対応する文字ピッチの情報を取出し、先の
ステップ＃１０〜＃１６の処理を繰返えす。

行ピッチの変更があると、ステップ＃９へ進み、それに
対応する行ピッチの情報を取出し、先のステップ＃１０
〜＃１６の処理を繰返えす。

このように、設定値の移動があったときは、用紙サイズ
、用紙方向、文字ピッチ、行ピッチのデータを取込み、
頁内に印刷可能な文字数、行数の値を求め、現在指定さ
れている項目印刷順に、項目データフォーマット格納エ
リア１５から各項目の長さの情報を取出して加算し、格
納可能な用紙サイズ、用紙方向、文字ピッチ、行ピッチ
等を算出して、その算出結果を表示する。

なお、格納可能な用紙サイズ、用紙方向、文字ピッチに
は、アンダーラインを表示して、オペレータに対して、
選択が可能である旨を知らせる。

さらに、項目データ格納エリア１４内のデータを計数し
て、頁内行の値で除算し、頁数を求めて表示する。

先の第６図や第７図の表示画面では、格納可能な用紙サ
イズ、用紙方向、文字ピッチ、行の変更に伴って、その
頁数の値も変化されている。

また、第８図に示した書式設定の画面は、第５図の表示
状態で、行ピッチを変更した場合の表示例である。

この第８図から明らかなように、画面上で、頁数の値が
「３」から「２」に減少される。

そして、例えば、この第８図の画面で書式設定の操作が
終了し、その後に、印刷が指令されると、印刷データ生
成部１９は、各情報を取込んで印刷データを編集し、印
刷制御部２０を介して、印刷装置２１へ印刷データを出
力する。

第２図のフローでは、ステップ＃４で、印刷指令のキー
人力があり、次のステップ＃５の判断で、印刷指令であ
れば、ステップ＃１７へ進み、用紙をセットするメツセ
ージを表示し、ステップ＃１８で、設定された書式情報
に従って印刷を行う。

以上のように、この発明のデータ処理装置で１よ、住所
録データその他のデータベースにつｂ）て、その−覧表
を印刷する際、その項目−覧の用紙サイズを変更するこ
とも、また、文字ピッチや行ピッチを変更することもで
きる。

例えば、用紙サイズを変更して、「Ａ４」用紙に印刷し
たいときは、文字ピッチを変更し、また、文字ピッチを
固定したいときは、用紙の条件を変更する。

このように、印刷条件が設定できるよう番こする＝２０
− ことによって、どのような状況にも充分に対応すること
が可能となる。

また、どちらの条件を選択しても、印刷範囲に収まらず
、折り返えしが生じるときは、表示画面上で、設定値に
アンダーライン表示が１つもなくなる。

したがって、オペレータは、この表示画面から、印刷前
に、少なくとも、−覧印刷に不都合が生じるということ
が判断できるので、事前に対策を立てることが可能とな
り、操作性が向上される。

なお、以上の実施例では、住所録機能について述べたが
、この発明のデータ処理装置は、このような住所録機能
の場合に限らず、その他のデータベース、すなわち、項
目の一覧印刷を行う全てのデータに応用することができ
る、ことはいうまでもなく明らかである。

以上に詳細に説明したとおり、この発明では、第１に、
入力装置と、表示装置と、印刷装置と、項目データ格納
メモリと、項目フォーマット情報格納メモリと、これら
の各部を制御する中央処理装置とを具備し、前記入力装
置からの項目毎のデータを予め指定されたフォーマット
で編集処理すると共に、選択した項目のデータを前記フ
ォーマットと異なるフォーマットで前記印刷装置へ出力
して印刷する機能を備えたデータ処理装置において、前
記印刷装置へ出力する際の用紙サイズを指定する用紙サ
イズ指定手段と、該用紙サイズ指定手段により指定され
た用紙サイズの情報と選択された各項目の大きさの情報
とによって使用可能な文字ピッチを算出する使用可能文
字ピッチ算出手段とを備え、前記用紙サイズ指定手段に
よって用紙サイズが指定されたとき、前記使用可能文字
ピッチ算出手段によって算出された使用可能な文字ピッ
チの情報を前記表示装置へ出力して画面上に表示してい
る。

また、第２に、印刷装置へ出力する際の文字ピッチを指
定する文字ピッチ指定手段と、該文字ピンチ指定手段に
より指定された文字ピンチの情報と選択された項目の大
きさの情報とによって使用可能な用紙サイズを算出する
使用可能用紙サイズ算出手段とを備え、前記文字ピッチ
指定手段によって文字ピッチが指定されたとき、前記使
用可能用紙サイズ算出手段によって算出された使用可能
な用紙サイズの情報を前記表示装置へ出力して画面上に
表示している。

効　　　果 したがって、この発明のデータ処理装置によれば、印刷
前に、用紙サイズと文字ピッチの２つの条件の内、所望
する方を固定にして、所望の一覧表を印刷することがで
きる。

また、画面表示から、印刷文字に折り返えしの有無を確
認することができるので、操作性も向上される、という
優れた効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、この発明のデータ処理装置について、その要
部構成の一実施例を示す機能ブロック図、第２図は、こ
の発明のデータ処理装置において、住所録−覧の印刷時
における処理の流れを示すフローチャート、 第３図は、印刷項目選択画面の一例を示す図、−２３＝ 第４図は、印刷項目選択画面において、項目の選択とそ
の順序とが入力された状態の一例を示す図、 第５図から第８図は、印刷書式の設定画面の一例を示す
図、 第９図（１）〜（３）は、従来のデータ処理装置におい
て、住所録データを作成する場合の表示画面の一例を示
す図、 第１０図は、住所録データの一覧表の印刷例を示す図、 第１１図は、第１０図の住所録データから、所望の項目
を選択して作成した住所録データの一例を示す図、 第１２図は、指定したフォーマットによって住所録デー
タの一覧表を印刷した場合の一例を示す図。 図面において、１は入力装置、２は入力制御部、３は文
字編集処理部、４はテキスト格納エリア、５は表示デー
タ制御部、６はＣＧ、７は表示データバッファ、８は表
示制御部、９は表示装置、１〇はメニュー選択制御部、
１１は項目データ制御部、１２は項目編集部、１３は表
示データ変換部、１４は項目データ格納エリア、１５は
項目データフォーマット格納エリア、１６は項目印刷制
御部、１７は印刷フォーマット制御部、１８は印刷フォ
ーマット格納エリア、１９は印刷データ生成部、２０は
印刷制御部、２１は印刷装置。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、入力装置と、表示装置と、印刷装置と、項目データ
   格納メモリと、項目フォーマット情報格納メモリと、こ
   れらの各部を制御する中央処理装置とを具備し、前記入
   力装置からの項目毎のデータを予め指定されたフォーマ
   ットで編集処理すると共に、選択した項目のデータを前
   記フォーマットと異なるフォーマットで前記印刷装置へ
   出力して印刷する機能を備えたデータ処理装置において
   、前記印刷装置へ出力する際の用紙サイズを指定する用
   紙サイズ指定手段と、該用紙サイズ指定手段により指定
   された用紙サイズの情報と選択された各項目の大きさの
   情報とによつて使用可能な文字ピッチを算出する使用可
   能文字ピッチ算出手段とを備え、前記用紙サイズ指定手
   段によつて用紙サイズが指定されたとき、前記使用可能
   文字ピッチ算出手段によつて算出された使用可能な文字
   ピッチの情報を前記表示装置へ出力して画面上に表示す
   ることを特徴とするデータ処理装置。 ２、特許請求の範囲第１項記載のデータ処理装置におい
   て、印刷装置へ出力する際の文字ピッチを指定する文字
   ピッチ指定手段と、該文字ピッチ指定手段により指定さ
   れた文字ピッチの情報と選択された項目の大きさの情報
   とによつて使用可能な用紙サイズを算出する使用可能用
   紙サイズ算出手段とを備え、前記文字ピッチ指定手段に
   よつて文字ピッチが指定されたとき、前記使用可能用紙
   サイズ算出手段によつて算出された使用可能な用紙サイ
   ズの情報を前記表示装置へ出力して画面上に表示するこ
   とを特徴とするデータ処理装置。