JP5389040B2 - 自動化されたコール分散のためのシステムと方法 - Google Patents
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Description
本発明は、アメリカ合衆国仮特許出願第60/987,744号、Jay等、発明の名称「Global Automatic Call Distribution」、2007年11月13日出願、および、アメリカ合衆国仮特許出願第61/037,678号、Jay等、発明の名称「Global Automatic Call Distribution」、2008年3月18日出願の優先権を主張するものである。これら仮特許出願の内容は全て参照により本明細書に組み込まれている。
顧客、発呼者または他のユーザからのコールまたは他のタイプのコンタクト、例えば電子メールメッセージ、テキストメッセージ、ワークアイテムリクエストなどをカスタマーサービスエージェント(CSA)に自動的に分散するための方法およびシステムを説明する。幾つかの実施形態により、標準的な閉じられた電話システムおよび高価なプロプライエタリな電話機よりも適した、オープンセッション開始プロトコル(SIP;Session Initiation Protocol)標準および廉価な「オフ・ザ・シェルフ」な機器を取り巻くコール分散機能を確立することができる。そのような実施形態は、(企業内の従業員のために頻繁に使用されるような廉価なSIP電話交換機を含む)あらゆる電話システムによってサポートされ、カスタマーサービスエージェントに直接的にダイアルすることができる機能を超えるものはコール分散システムに要求しない。したがってそれらの実施形態により、コールセンター(本明細書においては「エージェントノード」とも称する)に比較的廉価な電話機ハードウェアを備えさせることができる。さらにそのような実施形態では、アウトソーサーズと電話を軸にした商業パートナとを、それらの既存の電話システムに依存せずに容易に統合させることができる。またそのような実施形態は、新たなカスタマーサービスの作業シナリオ、例えば自宅からのCSA業務、また非常に高価で本格的なPBXまたは他の構内交換機システムを用いることのない廉価な期間「ショッピングモール」エージェントノードの準備もサポートすることができる。
図1は、顧客からCSAへのコールを自動的に分散させるための例示的なコール分散システム100を示す。さらに図2は、殊にコールキューイングおよびコールルーティングに関するシステム100の例示的な付加的な構成要素を示す。以下において説明する構成要素の内の多くは任意のものであると解され、システムのその実施形態は複数の構成要素を組み合わせることができるが、複数の構成要素を組み合わせなくてもよい。複数の構成要素が異なるもの、または別個のものである必要はない。構成要素をシステム内で再編することができる。システムは、以下において説明する全てのサブシステムを含む単一の物理的なサーバにおいて表すことができるか、システムを複数の物理的なサーバに分割することができる。
1つの実施形態によるシステム100と顧客とCSAとの間のインタラクションの概観を説明する。CSAには自身のコンピューティングマシン107においてCRM101とのユーザインタフェース111を提供することができる。リンクは直接的なものでよい。もしくは、リンクをコールコントローラサービス102によって媒介させてもよい。利用可能性をシステムにシグナリングするために、CSAはキーを押すか、コンピューティングマシン107におけるCRMユーザインタフェースからユーザインタフェースコントロールを選択することができる。続いてコールコントローラサービス102は、コネクティビティコントローラ103を介してCSAの電話システム106を用いたCSAとのコールを開始することができる。CSAはこのコールに応答し、顧客からのコールに対し準備が整っており、受け入れ可能であることをシステムにシグナリングする。
幾つかの実施形態においては、CSAが顧客からの電話コンタクトを取ることを認可されている場合(またはCRM101に既知であるようなCSAのプロフィールが作成されている場合)、「コールコントロールパネル」300をコンピューティングマシン107におけるCSAのユーザインタフェース111に表すことができる(図3A〜3Iを参照されたい)。このユーザインタフェースは当業者には周知の手段、例えばHTTP、HTTPS、リモートデスクトップなどによって確立することができる。コールコントロールパネル300はCSAの今現在の状態301を指示することができる。幾つかの実施形態においては、たとえ他の状態、例えば「利用可能」から始動できる場合であっても、CSAはデフォルトで「オフライン」状態から出発する。CSAは「状態セット」ドロップダウン302を選択することによって状態を変更することができる。ドロップダウン302を用いて状態メニューオプション302aを表すことができる(図3Bを参照されたい)。状態セットドロップダウン302は、CSAがコールを受け取ると消すことができる(つまり、その場合CSAは状態を変更することはできない)。コールコントロールパネル300を、図3Cに示されているようにCSAのその時点における状態に依存して種々に描写することができる。状態インディケータ303は種々の状態に関して種々のコード、例えば、コールの待機に関しては色無し、コール中には緑色、または利用不可能状態に関しては黄色を示すことができる。タイマ304は状態または他のイベントの時間を計ることができる。発呼者のID305を表示することができる。他の詳細306も表示することができる。CSAの状態が変化すると、例えば顧客またはCSAが受話器を置くと、コールコントロールパネル300を非同期で再描写することができる。
コールコントロールパネル300に状態の多数の選択肢を表示することができる。状態のサンプルセットを以下において説明する。この列記は排他的なものではなく、他の多くの状態、またそれらの状態の組合せも本願発明の範囲に含まれる。さらには、本発明の実施形態を実施するためにそれらの全ての状態、または幾つかの状態を満たしている必要はない。
上述のように、システム100の幾つかの実施形態は、通常のコールセンター外に配置されている複数のCSAを提供する。幾つかの実施形態はそのようなCSAを認可および許可するためのメカニズムを提供する。特別なメカニズムはエージェントノードまたは個々のCSAに固有のものである。択一的に、メカニズムを全てのタイプのCSAに対して有効にすることもできる。
図2は、図1のシステム100の幾つかの実施形態による、コールのキューイングおよびルーティングに関する詳細を示す。図示されているシステム100はコールコントローラサービス102、集中型のコールキュー202およびデータ記憶装置203を有する。システム100の外部には到来するコールボリューム206(種々のネットワーク上にいることが考えられる顧客105からの複数のコールから成る)と、単純に単一のオブジェクト205として表されている、個々のCSAマシン107および/または電話106の集合体が示されている。1つまたは複数のエージェントノード204内に幾つかのCSA、全てのCSAを配置することができるが、エージェントノード204内にCSAが配置されていなくてもよい。上述のように、エージェントノード204は1つまたは複数のCSAを含むことができる。さらに、エージェントノード204に相互に近接するCSAまたは相互に離れたCSAを含ませることができる。1つの実施形態において、CSAは共通のプロフィールに基づき1つのエージェントノードに物理的または論理的にグループ分けされる。したがって、ノード内のCSAのプロフィールに少なくとも部分的に基づき特定のエージェントノードにコールをルーティングすることができる。図2は、完全なシステム100に含まれていることが考えられる構成要素の内の一部のみが示されていると解するべきである。図2は、説明を簡単にするために簡単なものに留められている。したがって、付加的な構造上の詳細については図1およびそれに付随する説明を参照すべきである。前述のように、また図面に示されているように、複数のCSA205を共通のエージェントノード内に配置することができるが、それらのCSAは独立して機能することができる。CSAは通常の場合、上記のようなシステム100とのユーザインタフェースリンク(図示せず)を維持管理する。集中型のコールキュー202は物理的、論理的および/または他のキューに付加的に、コネクティビティコントローラ103によって管理される。
本明細書においては、スキルとはコールタイプまたはコール区分、例えばUSPrimary800番、シューズ(Shoes)、優先顧客などを参照することができる。種々のスキルを別個の無料番号に対応付けることができる。択一的に、種々の無料番号を同じスキルに対応付けることができ、また同一番号に対するコールをその後に得られた知識に基づき割り当てることができる。システムは種々の電話番号(PBXによってしか提供されない番号も含む)から全てのコールをルーティングすることができる。
DNIS名:顧客によってダイアルされた番号の表現。
記述:このDNISの記述。
スキル:このDNISに関連付けられたスキル。
メディア/IVRホームページ:このDNISへのコールに使用されるべきメディアファイルまたはIVRホームページの名称/URI。このセッティングは対応するスキルのセッティングを無効にすることができる。
1.コールがシステム100に到来すると、それらのコールをダイアルされた番号に依存するデフォルトスキルに割り当てることができる。例えば、特定の800番への各コールを(キューに関連付けられた)USPrimaryスキルに割り当てることができる。
2.コールのスキル割り当てをウィザードによって変更することができる。この変更をコールがいずれかのキューに置かれる前に行うことができる。択一的に、コールをキューに置いた後に、スキル割り当てを変更することができる。これにより異なるキューへの再分類を行うこともできる。コールがキューに置かれると、(1)応答が行われるまで;(2)コールが切断されるまで;または、(3)(オプション)再割り当てが行われるまで、コールはそのキュー内に留まることができる。
3.一般的に、キュー内の最も古いコールが最初に応答される。システムの複数の実施形態は優先順位または好み、すなわち贔屓の顧客に関して区別されたサービスレベル(SL)をサポートすることができる。これは「重み」係数を介して達成することができ、キューにおける総時間は例えば(キュー内の#秒)×(コールに対する重み係数)とみなすことができる。2の重みを有する好みの顧客に相対的に、デフォルトコールの重みを1とすることができる。この場合、好みの顧客のコールは一般的に、同じキュー内の好みでない顧客のコールに比べて2倍早く応答されることになる。
4.上述のように、到来するコールにキューを再割り当てするためにウィザードを使用することができる。これらのウィザードはIVR113または他のメカニズムを使用する発呼者によって提供された情報、もしくはそこから導出できる何らかの情報を使用することができる。これらのウィザードはコンタクトを分析する多くのシステムに依存することが考えられるので、全てのコールが単純に(有利にはいずれのウィザードアクションも要求しない)そのデフォルトキューに置かれる場合には、ウィザードは失敗することも考えられる。
5.幾つかの実施形態においては、無制限の数のキューを生成することができ、またそれらのキューをコールボリューム、コールタイプまたはCSAスキルなどの条件が変更された際に、コールコントローラサービス102によって動的に生成することができる。
1.キューのリスト。このリストに基づきCSAは作業を行うことができる。融合タイプに依存して、あるキューはそれよりも後にリストに記載された別のキューよりも高い優先順位を取得することができる。
2.複数のキューからどのようにして1つのCSAを選ぶかを決定する融合タイプ。融合タイプはCSAが単一のキューにしか割り当てられない場合には重要ではない。融合タイプは以下のものを含む(ただし、それらに制限されるものではない)。
1.CSAプロフィール(融合タイプを用いる、スキルの順序付けられたリスト)の作成
2.特定のCSAに関するプロフィールの割り当て/編集
割当テーブルは、各エージェントノードが適切なコールボリュームを受け取ること、すなわち自身の割り当てまたは稼働目標に合わせることの保証の助けとするために使用することができる。割当テーブルは、人員過剰のエージェントノード(すなわち、コールに関して利用可能なCSAを過度に多く保有しているエージェントノード)が適切な人員数のエージェントノードから大量のコールを引き抜く(したがってペナルティを科す)ことを阻止するメカニズムを提供する。そのようなペナルティの阻止は予算管理または事業計画の一部である。
1.選択が行われるグループ(例えばキュー);
2.選択の履歴(例えば過去の測定指標);および、
3.考慮中の各グループに関する理想的な選択分散を指示するテーブル(例えば割当テーブル)。
1.CSAへのコールの考えられる各選択に関して、各グループに関するものであろう仮想分散はその選択に基づくものであろうことを計算する。
2.その選択に関して生じた包括的なエラーを、理想的な分散とその選択の結果である分散との差を合計することによって計算する。つまり、選択に関する包括的なエラーが計算され、これは以下のように表すことができる:
選択に関する包括的なエラー=
合計(ABS(グループに関する実際の%−グループに関する理想的な%))、ただし合計は全てのグループについて行われる。
3.実際の分散が理想的な分散に最も良く整合する選択肢を選ぶ。択一的には、包括的なエラーを増加させない第1選択肢が選ばれる。
コールコントローラサービス102の幾つかの実施形態は細密なルーティング決定を行うために必須のフレキシビリティを有することになる。この節では、以下の3つの代表的なルーティング判定基準、すなわち:(1)携帯電話機を最近購入した特別扱いの発呼者;(2)標準的でない支払い方式を利用している発呼者に対する特別な扱い;および(3)CSAを型にはめたままにする(上記を参照されたい)、を提供するためにそのようなシステムをどのように構成できるかを説明する。これらは、システムの変動性を強調するために選択された3つの代表的な判定基準に過ぎず、これら3つの判定基準の代わりにより多くの判定基準、より少ない判定基準および異なる判定基準を使用することも考えられる。
上述のように、需要を所定のコンタクトのサービスに合わせるために、そのコンタクト(ここでコンタクトとして通信、タスク、サービスまたはワークアイテム、例えばコール、電子メッセージ、ジョブなどが考えられる)を処理することができるエージェントの供給を調整することは容易なタスクではない。電子メッセージはEメールメッセージ、テキストメッセージ、ファックス、音声メール、チャットメッセージ、ツイッターメッセージなどを含むことができる。
図1に示されているように、コールコントローラサービス102(およびシステム100の他の構成要素)は、コール、顧客、CSAなどに関する測定指標の記憶も検索も行う測定指標サービス104を使用することができる。そのような統計量を収集し、分析し、および/または、表示することができ、正当な許可が与えられている人間はそれらをビューすることができる。
CSAログイン:CSAのログインまたはID。
CSA名:CSAの姓名。
CSA内線:CSAの内線番号または電話番号。
目下の状態:CSAの目下の状態、必要に応じてキューも含まれる。
状態継続時間:CSAがその状態にある合計時間。
融合タイプ:CSAの融合タイプ。以下のタイプの内の1つでよい:(1)最も古いコール;(2)順番通りのキューの選択;または(3)ハイブリッド。
スキル:CSAが処理できる全てのスキルのリスト。
幾つかの実施形態を、特定のシステムコンポーネントが利用不可能な状況に直面した際にロバストであるよう設計することができる。例えば、幾つかの実施形態は、システム100内の障害およびシステム100の障害(またCSA利用可能性情報に関して、情報システムが依存している基礎をなすサービス、例えばネットワーキングおよびプロキシサーバの障害)に耐性があるよう設計することができる。CRMアクセスを妨げるネットワーキングの問題が存在する場合、耐性のないシステムはコールを受け取るためにどのCSAが利用可能であるかを知ることはできない。したがって幾つかの実施形態は、CSAが顧客からのコールを受け取るために利用可能であることをシステムに知らせるためにCRMシステムを使用することができない場合には、CSAがコールすることができるIVRアプリケーションを含むことができる。CSAの電話システムがコールを行うことができるときは何時でも、IVRアプリケーションを利用することができる。
幾つかのケースにおいては、システム100が到来するいずれのコールも処理しないことを選択することができる。例えば、キーサービスにアクセスすることができず、またシステムが顧客はCSAのヘルプを受けられないことを知る場合、サービス機能が復帰するまでの期間は、単純に、到来する顧客コールを処理しないことは有利である。
幾つかの実施形態は、エージェントノード204を停止させるオプションを提供し、このオプションではコールがエージェントノードにルーティングされない。このアクションが実施されると、(1つまたは全ての)スキルもエージェントノードも特定することができる。択一的に、1つのエージェントノードにおいて問題が発生している場合、CSAには単純にコールを要求しないことを指示することができ、続いてシステムはそれらのCSAにコールをルーティングしなくなる。
条件を表す記述、例えば、とりわけ「可能である」、「可能性がある」、「であろう」または「できる」は、別個の記載が無い限り、もしくは使用されているコンテキスト内で理解される限り、一般的に特定の実施形態は特定の特徴、構成要素および/またはステップを含むが、他の実施形態はそれらの特定の特徴、構成要素および/またはステップを含まないことを意味する。したがってそのような条件を表す言葉は、特徴、構成要素および/またはステップが1つまたは複数の実施形態にいずれにせよ必要とされること、または1つまたは複数の実施形態が、ユーザ入力またはプロンプトの使用の有無に拘らず、それらの特徴、構成要素および/またはステップがいずれかの特定の実施形態に含まれるか否か、またはいずれかの特定の実施形態において実施されるべきか否かを決定するためのロジックを含んでいなければならないことを意味しているのではない。
Claims (23)
- コールを自動的に分散させるシステムにおいて、
コネクティビティコントローラと、該コネクティビティコントローラと通信するコールコントローラとを有し、
前記コネクティビティコントローラは1人または複数のユーザからの着呼を受信し、
前記コールコントローラは前記コネクティビティコントローラによって受信された前記着呼を集中キューに記憶し、前記コネクティビティコントローラに、前記集中キュー内に記憶されている前記着呼をエージェントノード内のエージェントに直接的に接続することを指示し、
前記着呼を処理する権限が与えられているエージェントのグループは、システムのオペレーションに関連する状態測定指標およびそれぞれのエージェントの能力に関連する情報に関する第1の情報の内の少なくとも1つに基づいて選択され、
前記システムのオペレーションに関連する状態測定に関する第1の情報は、1つまたは複数のエージェントがどれ程の間「利用可能」状態で待機し続けているか、エージェントが所定の状態であるか否か、リアルタイム統計量、および履歴統計量を含み、
前記着呼と接続される前記エージェントは、コールを開始するユーザ、前記エージェントの能力および前記着呼の内の少なくとも1つに関する第2の情報に少なくとも部分的に基づいて、前記着呼を処理する権限が与えられているエージェントの前記グループから選択される、
ことを特徴とする、コールを自動的に分散させるシステム。 - 前記所定の状態は、
エージェントが顧客と通話中であるか、または顧客を保留状態にしているかを指示する1つまたは複数のアクティブなコール状態と、
エージェントがコールに応答できるか否かを指示する利用可能状態と、
最近の完了したコールに関連してエージェントが目下のワークを実行中であるか否かを指示するアフター・コール・ワーク状態と、
を含む、請求項1記載のシステム。 - 前記コネクティビティコントローラと通信するコールコントローラは、前記コネクティビティコントローラに、前記集中キューに記憶された着呼をエージェントノードのエージェントに直接的に接続せよと指示し、前記エージェントはコールセンターの外に配置されている、請求項1記載のシステム。
- 前記コネクティビティコントローラは、前記エージェントを前記着呼に接続するための指示を受信する前に、所定の期間にわたり前記エージェントとのオープンコネクションを維持する、請求項1記載のシステム。
- 前記集中キューは優先キューである、請求項1記載のシステム。
- 前記着呼は構内電話交換を必要とせずに前記エージェントに接続される、請求項1記載のシステム。
- 前記着呼に関連する前記第2の情報は前記着呼に関連付けられたスキルを含む、請求項1記載のシステム。
- エージェントの能力に関連する前記第2の情報は前記エージェントに関連付けられたプロフィールおよびエージェントタイプの内の少なくとも1つを含む、請求項1記載のシステム。
- コールを自動的に分散させる方法において、
1人または複数のユーザからの着呼を受信するステップを有し、
前記着呼を集中キューに記憶するステップを有し、
前記着呼を処理する権限が与えられているエージェントのグループを、前記着呼の分散に関連する状態測定指標およびそれぞれのエージェントの能力に関連する情報に関する第1の情報の内の少なくとも1つに基づいて管理するステップを有し、
ここで前記システムのオペレーションに関連する状態測定に関する第1の情報は、1つまたは複数のエージェントがどれ程の間「利用可能」状態で待機し続けているか、エージェントが所定の状態であるか否か、リアルタイム統計量、および履歴統計量を含み、
前記集中キューに記憶されている、ユーザからの着呼を処理するために、エージェントノード内のエージェントを、ユーザ、エージェントの能力および着呼の内の少なくとも1つに関連する第2の情報に少なくとも部分的に基づいて、前記着呼を処理する権限が与えられているエージェントの前記グループから選択するステップを有し、
選択されたエージェントに前記着呼をルーティングするステップを有する、
ことを特徴とする、コールを自動的に分散させる方法。 - 前記所定の状態は、
エージェントが顧客と通話中であるか、または顧客を保留状態にしているかを指示する1つまたは複数のアクティブなコール状態と、
エージェントがコールに応答できるか否かを指示する利用可能状態と、
最近の完了したコールに関連してエージェントが目下のワークを実行中であるか否かを指示するアフター・コール・ワーク状態と、
を含む、請求項9記載の方法。 - 前記着呼を選択されたエージェントに直接的にルーティングすることは、前記着呼をコールセンターの外に配置されたエージェントに接続することを含む、請求項9記載の方法。
- ユーザからの着呼が自動的に分散されるエージェントを識別するシステムにおいて、
データ記憶装置と、該データ記憶装置と通信するコンピューティングデバイスとを有し、
前記データ記憶装置は、ユーザ履歴情報、ユーザ識別情報、エージェント能力情報および着呼情報の内の少なくとも1つに関連する情報を保存し、
前記コンピューティングデバイスは、
システムのオペレーションに関連する状態測定指標、および、前記データ記憶装置に保存されている、それぞれのエージェントの能力に関連する情報に関する第1の情報の内の少なくとも1つに基づいて、前記着呼を処理する権限が与えられているエージェントのグループのユーザによる選択を実行し、
ここで前記システムのオペレーションに関連する状態測定に関する第1の情報は、1つまたは複数のエージェントがどれ程の間「利用可能」状態で待機し続けているか、エージェントが所定の状態であるか否か、リアルタイム統計量、および履歴統計量を含み、
前記着呼を処理する権限が与えられているエージェントの前記グループから、前記着呼が分散されるべきエージェントを識別し、該識別を、前記データ記憶装置に保存されているユーザ履歴情報、ユーザ識別情報、エージェント能力情報および着呼情報の内の少なくとも1つに関連する第2の情報に少なくとも部分的に基づいて行う、
ことを特徴とする、ユーザからの着呼が自動的に分散されるエージェントを識別するシステム。 - 前記所定の状態は、
エージェントが顧客と通話中であるか、または顧客を保留状態にしているかを指示する1つまたは複数のアクティブなコール状態と、
エージェントがコールに応答できるか否かを指示する利用可能状態と、
最近の完了したコールに関連してエージェントが目下のワークを実行中であるか否かを指示するアフター・コール・ワーク状態と、
を含む、請求項12記載のシステム。 - 前記コンピューティングデバイスは、前記着呼をコールセンターの外に配置されたエージェントに接続する、請求項12記載のシステム。
- さらに前記コンピューティングデバイスは、前記ユーザ履歴情報、前記ユーザ識別情報、前記エージェント能力情報および前記着呼情報の内の少なくとも1つに関する前記第2の情報を、前記着呼が分散されるべき前記エージェントに提供する、請求項12記載のシステム。
- 前記第2の情報は前記エージェントが前記着呼を処理している間に該エージェントに提供される、請求項15記載のシステム。
- さらに前記コンピューティングデバイスは、エージェントに該エージェントの着呼を処理できる能力を示す許可を与える、請求項12記載のシステム。
- ユーザからの着呼がルーティングされるべきエージェントを識別するコンピュータ実施方法において、
ユーザからの着呼に関連する情報を受信するステップを有し、
前記着呼を処理する権限が与えられているエージェントのグループを、前記着呼の分散に関連する状態測定指標およびそれぞれのエージェントの能力に関連する情報に関する第1の情報の内の少なくとも1つに基づいて管理するステップを有し、
ここで前記システムのオペレーションに関連する状態測定に関する第1の情報は、1つまたは複数のエージェントがどれ程の間「利用可能」状態で待機し続けているか、エージェントが所定の状態であるか否か、リアルタイム統計量、および履歴統計量を含み、
前記着呼を処理するために、前記ユーザ、前記エージェントの能力および前記着呼の内の少なくとも1つに関連する第2の情報に少なくとも部分的に基づいて、前記着呼を処理する権限が与えられているエージェントノード内のエージェントのグループから利用可能なエージェントを選択するステップを有し、
選択されたエージェントに前記着呼をルーティングする指示を提供するステップを有する、
ことを特徴とする、ユーザからの着呼がルーティングされるべきエージェントを識別するコンピュータ実施方法。 - 前記所定の状態は、
エージェントが顧客と通話中であるか、または顧客を保留状態にしているかを指示する1つまたは複数のアクティブなコール状態と、
エージェントがコールに応答できるか否かを指示する利用可能状態と、
最近の完了したコールに関連してエージェントが目下のワークを実行中であるか否かを指示するアフター・コール・ワーク状態と、
を含む、請求項18記載のコンピュータ実施方法。 - 前記選択されたエージェントは、コールセンターの外に配置されている、請求項18記載のコンピュータ実施方法。
- 前記エージェントの能力に関連する前記第2の情報は前記エージェントノードに関するプロフィールを含む、請求項18記載のコンピュータ実施方法。
- 前記着呼に関連する前記第2の情報は前記着呼に関連付けられたスキルを含む、請求項18記載のコンピュータ実施方法。
- 着呼を処理するエージェントの能力を表すことを制御する選択可能なインタフェースをエージェントに提供するステップをさらに有する、請求項18記載のコンピュータ実施方法。
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