JP4826211B2 - 商談・注文システム、商談・注文方法、および商談・注文処理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、カタログ製品ではなく、商談単位の受注生産方式をとる製品についての商談、仕様設定、注文の各段階における情報を、顧客である発注者と製造者である受注者との間で共有化・同期化し、かつ、商談、仕様設定、注文の各段階のおける情報データを連携して、効率よく注文契約を行う商談・注文システムなどに関するものである。

製鉄業は基本的に受注生産方式を採用しており、薄板製品から厚板、鋼管、形鋼、線材等の多品種にわたり規格・サイズ・用途等に応じて製品一品単位の、個別の仕様に基づき製造している。受注の事前プロセスとしては、まず顧客からの商談や引合に関する情報に対し、製造が可能であるかの回答、可能な場合には価格・納期の回答等を迅速かつ正確に行う必要がある。従来は、顧客からは電話・ＦＡＸ、または直接面談による商談引き合いに限定されており、迅速かつ正確に回答することが難しい状況にあった。その上、社内での検討にあたっても、製造部門に対し、電話・ＦＡＸでの依頼に頼っていた。

これを解決する方法として、特許文献１に開示された商談引き合い検討・回答システムと、特許文献２に介されたペーパーレスオンライン商談検討システムがある。
特開２０００―１１３０３９号公報 特開２０００―１２３０８１号公報

特許文献１や特許文献２に開示される技術では、単に発注者側と受注者側（製造者側）との引合・商談の情報を電子データとして扱い、顧客から入力された引き合い情報を電子データとして受取り、所定のフォーマットでデータベース化して管理する技術にすぎず、商談や引合の情報は以降の処理段階（たとえば、仕様設定処理や受注処理）にまで連携されていなかった。

よって、商談や引合の段階で決定している情報（たとえば、価格情報や顧客情報等）を電子情報として引用することができなかった。このため、製造者側の受注検討者は、顧客から注文を受けた段階で、商談や引合段階で一旦決まった内容であるが再度検討して、その情報を入力する作業を行なわざるを得ない状況となって、受注処理の作業効率が悪いという不具合があった。

一方、顧客や商社側の発注担当者においても、それ以前に決定した商談や引合情報にもとづいて注文検討を行なうのが好ましいが、同様に商談や引合の情報はデータ的に連携しておらず、そのデータ参照も容易でなく、注文担当者にとっても効率的な業務運用でなかったため、入力ミスやデータ不整合が発生していた。
さらには、仕様を同じとし、繰り返し受注する製品（リピート品、リピートアイテム）に関しては、その製造仕様が事前に検討、決定されているものの、その製造仕様情報の連携がなされず、引用も可能とされていなかったので、同じ情報を受注時に何度も再検討・再入力することになっていた。

また、従来技術における電子データを介しての相互の情報授受では、発注者側・受注者側とも個別にこれらの情報を管理する方式をとっていたため、双方とも膨大なシステム開発投資が必要としていた。
また、受注者側での受注検討や製造状況を注文者にデータを公開していなかったので、発注者が発注した製品の受注検討や製造状況の進捗を確認する際には、顧客からの度々の問合せを行い、電話・ＦＡＸ・メール等で頻繁に回答することが多く、やはり効率的でなかった。
さらに、進捗状況の確認は注文番号（あるいは受注番号）に基づき、情報検索を行うようにしていたので、関連する製品（たとえば、製造仕様の一部が同じ）を検索する場合には、すべての注文番号を入力する必要があり、効率的ではなかった。

このように、従来は商談や引合の情報は電子データ化する技術はあったものの、商談から受注処理まで一貫して情報連携がされていないので、商談から注文処理の各段階での担当者にわたっての情報共有（商談から引合、引合から注文・受注の異なる時間軸での情報共有）や、同じ処理段階（商談、引合、受注処理の各段階）における受注者と発注者での間での情報共有が電子データで効率よくできていないのが現実であった。つまり、ＦＡＸや電話等での相互確認程度であった。
そこで、本発明の目的は、上記の点に鑑み、受注生産方式を採用する製品の商談から注文処理までを行う際に、情報の共有化を図るようにし、それらの処理の効率化を図るようにした商談・注文システムなどを提供することにある。

上記の課題を解決し本発明の目的を達成するために、各発明は、以下のような構成からなる。
請求項１に係る発明は、発注者側に設置された需要家入力端末との間で情報の授受を行う商談・注文システムであって、前記需要家入力端末に入力された有効時期、商談内容、契約条件、商談経過のうちの少なくとも１つを含む商談情報を電子データとして受け取り商談番号と商談行番を付与して表示装置に表示させ、受注者側入力端末から受け付け指示がある場合に、前記受け付けた商談情報を商談番号と商談行番とともに商談引合データベースに記憶させる商談引合検討部と、前記需要家入力端末に入力された仕様設定内容、製造項目、顧客要求仕様のうちの少なくとも１つを含む仕様情報を電子データとして受け取り仕様設定番号を付与して表示装置に表示させ、受注者側入力端末から受け付け指示がある場合に、前記受け付けた仕様情報を仕様設定番号とともに仕様設定データベースに記憶させる仕様設定部と、前記需要家入力端末から、商談情報の検索要求があった場合に、当該検索要求に対応する商談情報を前記商談引合データベースから検索し、当該検索した商談情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供した商談情報に付されている商談番号と商談行番を前記需要家入力端末から受け取り、当該受け取った商談番号と商談行番に関係する商談情報を前記商談引合データベースから引用し、前記需要家入力端末から、仕様設定情報の検索要求があった場合に、当該検索要求に対応する仕様設定情報を前記仕様設定データベースから検索し、当該検索した仕様設定情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供した仕様設定情報に付されている仕様設定番号を前記需要家入力端末から受け取り、当該受け取った仕様設定番号に関係する仕様設定情報を前記仕様設定データベースから引用し、前記商談引合データベースから引用した商談情報および前記仕様設定データベースから引用した仕様設定情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供に基づいて前記需要家入力端末から注文固有情報を電子データとして受け取った場合には、当該受け取った注文固有情報に、前記商談引合データベースから引用した商談情報および前記仕様設定データベースから引用した仕様設定情報を付加して注文情報を作成し、当該作成した注文情報を注文データベースに記憶させる受注処理部と、を備える。

請求項２に係る発明は、請求項１に記載の商談・注文システムが、前記需要家入力端末とインターネットを介して接続され、前記需要家入力端末はＷＥＢ画面を用いて情報を入力するようにした。
請求項３に係る発明は、請求項１に記載の商談・注文システムが、前記需要家入力端末から入力された注文データのフォーマット及びデータ項目の整合性をチェックし、入力された注文データの整合性問題の可否を前記需要家入力端末に出力するデータ・チェック手段を有するようにした。

請求項４に係る発明は、発注者側に設置された需要家入力端末との間で情報の授受を行うコンピュータが、受注生産における製品の商談から注文までの処理を行う商談・注文方法であって、前記コンピュータが、前記需要家入力端末に入力された有効時期、商談内容、契約条件、商談経過のうちの少なくとも１つを含む商談情報を電子データとして受け取り商談番号と商談行番を付与して表示装置に表示させ、受注者側入力端末から受け付け指示がある場合に、前記受け付けた商談情報を商談番号と商談行番とともに商談引合データベースに記憶させる第１ステップと、前記需要家入力端末に入力された仕様設定内容、製造項目、顧客要求仕様のうちの少なくとも１つを含む仕様情報を電子データとして受け取り仕様設定番号を付与して表示装置に表示させ、受注者側入力端末から受け付け指示がある場合に、前記受け付けた仕様情報を仕様設定番号とともに仕様設定データベースに記憶させる第２ステップと、前記需要家入力端末から、商談情報の検索要求があった場合に、当該検索要求に対応する商談情報を前記商談引合データベースから検索し、当該検索した商談情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供した商談情報に付されている商談番号と商談行番を前記需要家入力端末から受け取り、当該受け取った商談番号と商談行番に関係する商談情報を前記商談引合データベースから引用し、前記需要家入力端末から、仕様設定情報の検索要求があった場合に、当該検索要求に対応する仕様設定情報を前記仕様設定データベースから検索し、当該検索した仕様設定情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供した仕様設定情報に付されている仕様設定番号を前記需要家入力端末から受け取り、当該受け取った仕様設定番号に関係する仕様設定情報を前記仕様設定データベースから引用し、前記商談引合データベースから引用した商談情報および前記仕様設定データベースから引用した仕様設定情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供に基づいて前記需要家入力端末から注文固有情報を電子データとして受け取った場合には、当該受け取った注文固有情報に、前記商談引合データベースから引用した商談情報および前記仕様設定データベースから引用した仕様設定情報を付加して注文情報を作成し、当該作成した注文情報を注文データベースに記憶させる第３ステップと、を実行することを特徴とする。

請求項５に係る発明は、請求項４に記載の商談・注文方法における各ステップをコンピュータに実行させるようにした。

本発明によれば、商談から注文に至るまでの過程における情報の性格を分類して、その過程を商談、仕様設定、および注文に分けて、情報授受を実施することにより、必要な情報を必要なメッシュと必要なタイミングで、受け取れるビジネスモデルを確立できる。
また、本発明では、商談・仕様設定の情報を電子データとして扱い、商談情報データ、仕様設定情報データを事前に確定し、注文処理の段階で、その事前確定した情報データを引用して、注文データを作成するようにしたので、入力業務を効率よく行なうことを可能となる。

さらに、本発明では、注文情報データは、商談情報と仕様設定情報とを引用して作成するデータ構造とし、仕様設定番号をキーにして行うことで、注文管理のみならず、柔軟な製造所（製鉄所）での対応（例えば、ミル運用）や利益管理まで、製品で分類して行なうことが可能となる。
また、本発明では、インターネットを利用したＷＥＢベースのシステムとしたことで、商談データ、仕様設定データ、注文処理の進捗状況データを受注者（製造者）のみならず、発注者（顧客や商社）にも開示するようにしたので、発注者から発注者が注文したものの受注処理状況や製造状況を迅速に入手することができる。

さらに、本発明では、発注者側で発注管理システムを保有する必要がなく、大幅なシステム投資費用の削減が可能である。一方、発注者側で固有管理システムを保有したい場合にも、例えば注文項目の単体チェックや項目間の相互チェック等の機能など受注者側システムが保有するシステム機能をＷＥＢサービスで提供することにより、顧客のシステム開発の対応への柔軟に応じることもできる。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態について説明する。
〔本発明の概要〕
本発明は、以下のような知見に基づいて完成されたものであるので、実施形態の説明に先立って、その知見と本発明の概要について説明する。
すなわち、発明者らは、製鉄業に代表される受注生産を主体とする商談から受注に至るまでの各段階での処理に関して検討した。

その結果、本発明は、各段階の処理内容や情報について下記のような性格を有していることに着眼して分類し、その分類に基づいて完成されたものである。
（１）「商談（引合も含む）」：経営者や役員レベル等の管理者層で判断検討され、３ヶ月や６ヶ月にまたがる契約情報であり、３ヶ月や６ヶ月単位で検討更新される情報である。

（２）「仕様設定（仕様検討）」：資材部や製造部責任者レベルの実務者層で判断検討され、顧客（発注者）の要求する製品仕様（スペック）の製造可否や製造条件を検討した情報であり、発注者側の製品仕様が変更（たとえば、自動車のモデルチェンジ）とならない期間（たとえば、自動車では3 年間や５年間など）は一旦確定すれば変更されない情報である。なお、近年の製鉄業においては、製品種の構成状況が、一品一様的なものに比べて、自動車向けを主とするリピート品の比率が多くなって、仕様設定変更サイクルが長いケースが増える傾向にある。

（３）「注文（注文・受注）」：購買部、営業部等の各担当者レベルで判断検討され、注文一件ごとに、注文が投入される（たとえば、一日に数回）ごとに検討される情報である。
このように、上記（１）（２）（３）の情報としての性格は、検討者階層、検討周期・有効期間（時間軸）、検討内容が異なるものである。そして、（３）「注文」処理の段階では、（１）「商談」処理および（２）「仕様設定」処理の情報は事前に確定しているので、（３）「注文・受注」処理においては、（１）「商談」処理および（２）「仕様設定」処理の情報を引用してデータを作成することが可能となる。

そこで、本発明は、（１）価格・決済方法・受渡条件、場所・期間等のいわゆる契約条件を決める「商談」と、
（２）受注者側で製造すべき個々の製品の仕様を規定する仕様設定とこの仕様で受注者での製造が可能であるかの製造可否検討を迅速かつ正確に行う「仕様設定」と、
（３）（１）の「商談」と（２）の「仕様設定」で用いた両情報を引用し、かつ注文納期や重量等の注文固有情報を追加して行う「 注文」 とに分けるようにした。

これによって、本発明は、受注者と発注者との間で情報授受の齟齬をなくし、かつ情報共有を行うため、受注者のシステムで情報の一元保有を可能とする。
そして、本発明は、「商談」、「仕様設定」 、「注文」の各処理を行うシステムを受注者側で開発し、それを発注者が利用し、インターネットのＷＥＢブラウザ画面等を用いて、商談、引き合い、注文に係る各情報を入力できるようにした。また、各情報入力用にテンプレートを準備し、必須情報と任意情報に分けて、入力を容易にした。

また、本発明は、発注者からも、商談、引合、使用の各情報を閲覧可能とし、発注者である需要家と受注者である製造者側で各情報を共有する機能を備えたので、注文時にその情報を参照して、効率よく入力することを可能とした。
また、本発明は、前述のように、近年（将来の予測も含む）の製鉄業における受注する製品種の構成状況（自動車向けを主とするリピート品の比率が多い）に照らして、より注文管理を容易に可能とするものであり、商談情報に限らず仕様設定の情報も事前情報としてデータ化するとともに、以降の処理においてそれらを連携、引用して、注文データを作成するようにした。

さらに、本発明では、その仕様設定の情報を商談から注文にわたって連携するようにしたので、仕様設定情報（仕様設定番号）をキー（「リピートアイテム管理キー」：リピート品検索用キー番号）として利用することによって、受注検討や製造状況の情報検索や管理に加えて、採算管理、品質管理、需給管理をおこなうことを可能とした。

〔本発明の実施形態を含む全体構成〕
図１は、発注者（商社や需要家など）の需要家入力端末（需要家発注システムも含む）と、本発明の実施形態に係る受注者の商談・注文システムとを含む、受注生産方式における商談処理システムの全体構成を示す図である。
この実施形態に係る受注者側の商談・注文システム１は、図１に示すように、商談引合検討部１１と、仕様設定部１２と、受注処理部１３と、商談引合データベース１４と、仕様設定データベース１５と、注文データベース１６と、を備えている。

ここで、商談引合検討部１１、仕様設定部１２、受注処理部１３や他のデータベース等を含むこの商談・注文システム１は、１つ又は複数のコンピュータからなり、それぞれ、演算処理部（ＣＰＵ、作業用ＲＡＭ、ＲＯＭ等から構成）、各種プログラム（例えば、後述の各種のデータ処理手順等）及び各種データ等を記憶する記憶部（例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等）、ユーザからの操作指示を入力する操作部（例えば、キーボード、マウス等）、画像や文字等の情報を表示する表示部（例えば、液晶ディスプレイ等）、およびネットワークを介して装置間の通信状態を制御する通信部などを備えている。
そして、この実施形態に係る商談・注文処理システム１は、発注者側に設置された需要家入力端末２や需要家発注システム３と、インターネット（公衆通信回線）４や専用回線５などで接続されて、受発注データの送受信ができるようになっている。

また、この実施形態に係る商談・注文システム１は、需要家入力端末２や需要家発注システム３が１台のみでなく、複数台数接続されて、複数の発注者（需要家、顧客）と商談、引き合い、注文などの情報の送受信が可能となっている。
ここで、需要家入力端末２とは、インターネット４に接続可能で、商談・注文システム１が提供するＷＥＢ画面にアクセス可能な計算機であれば良く、一般的には入力装置や表示装置を含むパーソナルコンピュータで十分である。

また、需要家発注システム３とは、需要家が注文情報等を管理するために構築されたシステムであり、需要家入力端末２と同様にインターネット４に接続でき、商談・注文システム１が提供するＷＥＢ画面にアクセス可能な入力端末３１と、注文情報を管理するための注文管理部３３および注文データベース３２と、を備えている。
需要家発注システム３と商談・注文システム１との間には、データ通信を行うための専用回線５を設け、その専用回線５を用いて注文等に関する情報データを入力し、注文データベース３２に記憶し、需要家側でもそれらの情報を管理することができる。
以下の説明では、需要家入力端末２と需要家発注システム３とはほぼ同じ機能を有するので、原則として需要家入力端末２について説明し、需要家発注システム３に限定される機能については、必要に応じてその都度、説明する。

次に、図１に示す需要家入力端末２や商談・注文システム１で扱われる商談情報や仕様情報について説明する。
まず、商談情報とは、需要家が所定の期間（たとえば６ヶ月間や１年間）に、所定の製品量（重量）を、ベース単価（基本単価）で納入可能かを、打診し、受注者側と検討した内容に関する情報であり、この商談情報には個別製品に関する重量、仕様、価格、納期等の情報は含まれていない。
そして、この商談は、製鉄業においては特に大口の需要家に対しては、受注者は役員レベルの判断により決定されることが多く、その検討サイクルも３ヶ月や６ヶ月に一回程度である。

また、引合情報とは、商談情報に比べて、具体的な注文に近いイメージにあり、注文に際して、所定の仕様を備えた製品を、需要家が要求する重量、納期が可能であるかについての問い合わせの情報である。これを、受注者側が検討し、可能であれば、具体的な注文が行われることになる。
なお、本明細書の中では、商談情報と引合情報とを含めた一つの情報である商談引合情報として管理すると説明するが、別々にしてそれぞれを管理するようにしても構わない。

次に、仕様情報とは、需要家が要求する製品の機能、性能等の情報に相当するものである。逆に、受注者にとっては、それをどのように製造するかという製造条件に関する情報となる。たとえば、商談引合や注文があったときには、製品の仕様をどうするかが重要であり、受注者側にとっては、需要家からの引合に対して、納期、価格等を検討する際に重要な要素である。また、需要家から新規製品の要望があった場合には、受注者側は主に生産管理部署である工場等において、製造可否や製造コスト等の検討が行われて、仕様情報が作成される。

なお、前述の商談検討に係る階層とは一つ下の階層レベルである、この仕様設定の検討は需要家の購買部や受注者の資材部や製造部における責任者レベルで検討し、決定されることが多い。また、その検討サイクルは、需要家によって異なるが、自動車向けの製品であれば、自動車のモデルチェンジに併せて顧客要求仕様が変更となるため、モデルチェンジのタイミングに併せて、たとえば３年や５年に一回である。一方、造船向けの製品の場合には、要求仕様は一隻ごとの設計が異なることが多く、その要求仕様は受注タイミングで検討されることが多い。

なお、近年の製鉄業の受注比率は自動車向けが多い傾向であり、仕様設定は一旦決定されれば、その情報は数年は継続して使用されるものである。また、商談情報や仕様設定情報は注文段階より以前に確定している情報でもあり、その情報にもとづいて注文データが作成されることが多い。
よって、本発明の実施形態では、以下に示すように商談や仕様設定の情報を電子データとして記憶し、そのデータを注文・注文処理の段階で参照や引用できる構成とした。

〔実施形態の詳細な構成〕
次に、実施形態に係る商談・注文システムの詳細な構成について、図２および図３を参照して説明する。
図２は、実施形態に係る商談・注文システム１が需要家入力端末２とインターネット４を介して接続される場合の構成である。
この商談・注文システム１は、図２に示すように、上述した商談引合検討部１１、仕様設定部１２、受注処理部１３、商談引合データベース１４、仕様設定データベース１５、および注文データベース１６の他に、注文情報入力サーバ１７と、受注担当者が各種の入力などを行う端末（図示せず）と、各種の表示を行う表示装置（図示せず）と、を備えている。

需要家の注文担当者は、需要家入力用端末２からインターネット４を介して、商談・注文システム１の注文情報入力サーバ１７にアクセスし、商談・注文システム１が用意する入力用ＷＥＢ画面を使用して、商談引合情報を入力できるようになっている。その入力された情報は、商談引合検討部１１に電子データとして入力され、受注者側の担当者の端末装置の表示装置等（図示せず）を用いて表示される。

商談引合検討部１１は、受注者側の担当者が表示装置に表示された情報（データ）を確認し、不足の情報を追加入力したり、その内容に関して、受注者側として受け入れることが可能であるかなどを検討するための処理を行う。さらに、商談引合検討部１１は、担当者による内容確認や入力作業が完了したことを端末等から受け付けて、その最終的な商談引合情報を商談引合データベース１４に記憶する。

また、需要家に関わる商談引合データベース１４に記憶された情報は、需要家からインターネットを介して、閲覧できるようになっている。
商談引合検討部１１は受入可能か否かの判断を行うが、この判断は、入力された情報と、商談引合データベース１４や注文データベース１６に記憶された過去の販売実績の製品との同一性や類似性等に基づいて行われる。

過去の販売実績と同一、あるいは類似である場合には、生産管理部署である工場等の工場システム６内の仕様データベース６１、コストデータベース６２、および納期データベース６３に記憶された各データを参照し、その商談引合に対する納期日や価格等を算出して、商談引合データベース１４にそのデータを記憶する。逆に、引合に関する製品の製造実績が無い、まったく新たな仕様になる製品である場合は、受注者側の販売担当者や製造担当者が検討を行い、その検討結果の情報を端末等を介して、商談引合検討部１１に入力し、商談引合データベース１４に記憶する。

仕様設定部１２は、需要家入力端末２から仕様情報が入力されると、インターネット４を介して、その仕様情報を電子データとして受け取る。また、仕様設定部１２は、その受け取った仕様情報に基づき、需要家の要望する仕様を満足する製品が製造できるかを否かを受注者側で検討するための処理を行う。さらに、仕様設定部１２は、必要な場合には検討された仕様情報を仕様設定データベース１５に記憶する。

なお、需要家入力端末２から入力される仕様情報は、実績のない製品である。仕様設定データベース１５に記憶された需要家に関する情報は、需要家が需要家入力端末２を用いることにより、インターネット４を介して閲覧できるようになっている。
受注処理部１３は、需要家入力端末２から注文情報（注文に係る情報）が入力されると、インターネット４を介して、その注文情報を電子データとして受け取る。また、受注処理部１３は、その受け取った注文情報に対応（該当）する商談引合データベース１４、仕様設定データベース１５の情報をそれぞれ参照（引用）して、これらに基づいて注文情報を作成する。

さらに、受注処理部１３は、その作成された注文情報を注文データベース１６に記憶するとともに、生産管理部署の工場システム６に製造オーダおよびその製造に関する仕様情報を出力する。これにより、受注した製品の製造が開始される。
注文情報（例えば、注文確認書とよばれ、注文を受けたことを示す情報）は、需要家担当者が需要家入力端末を用いて、インターネットによりＷＥＢで閲覧確認することができるようになっている。

商談引合データベース１４、仕様設定データベース１５、および注文データベース１６は、例えば図７、図８、および図９のようなデータ構造からなる。
図３は、実施形態に係る商談・注文システム１が需要家発注システム３とインターネット４および専用回線により接続される場合の構成である。
この図３に示す商談・注文システム１は、図２に示す商談・注文システム１とその構成（機能）が基本的に同様であり、専用回線で接続されている点が異なるので、同一の構成要素には同一符号を付してその説明は省略する。そして、専用回線で接続されている点の機能について、図３を参照して以下に説明する。

まず、商談引合データベース１４に記憶された商談情報は、専用回線を介して需要家側に返信され、需要家発注システム３ではその商談情報を受信し、データベースに記憶して、管理を行うことができるようになっている。
また、仕様設定データベース１５に記憶された仕様情報は専用回線を介して需要家側に返信され、需要家発注システム３ではその仕様情報を受信し、データベースに記憶して、管理を行うことができるようになっている。さらに、注文確認書は、専用回線を介して需要家側に返信できるようになっている。

次に、図２に示す実施形態の商談引合検討部１１、仕様設定部１２、および受注処理部１３のそれぞれのデータ処理の詳細な内容について、図面を参照して順に説明する。
〔商談引合検討部のデータ処理〕
まず、商談引合検討部１１のデータ処理の内容について、図４および図７を参照して説明する。
いま、需要家の担当者が、インターネット４に接続された需要家入力端末２において、図１１に示すような受注者の商談・注文システム１のＷＥＢ画面を立ち上げ、そのＷＥＢ画面において商談情報を入力すると、その商談情報はインターネット４などを経由して商談引合検討部１１に電子データとして入力される（ステップＳ１）。

図１１は、商談引合検討部１１に接続された端末（図示せず）および需要家入力端末２にて商談引合情報を入力する際に、その端末表示画面に表示される画面例である。この画面は、商談データが確定した段階で、その商談情報を入力するものであり、ここで入力される情報は、図７に示した商談引合データベース１４の記憶内容のうちの、一行分に該当する。需要家は、商談情報として有効時期、商談内容、契約条件、商談経緯を入力する。

なお、商談引合検討部１１にそれらの商談情報が入力されると、自動的に商談番号、商談行番が自動的に発番されて、その入力商談情報が付加される（図７参照）。
次に、商談引合検討部１１は、その入力された情報を、受注者側の商談・注文システム１の表示装置（図示せず）に出力、表示する（ステップＳ２）。
受注者側の担当者は、この表示結果の内容を表示画面上で確認し、追加内容およびその商談を受け付けることができるか否かを判断し、その追加内容および受け付け可否データを商談・注文システム１の端末から入力する（ステップＳ３）。その受け付け可否のデータは、図７に示す商談引合データベース１４の営業回答の欄に入力される。

引き続き、商談引合検討部１１は、その入力された受け付け可否のデータについて、受け付け可のデータか、受け付け否のデータかの判定を行う（ステップＳ４）。
この判定の結果、入力された受け付け可否データが受け付け可のデータであると判定された場合には（ステップＳ４：受け付け可）、商談引合検討部１１はその確認内容に係るデータ、追加内容に係るデータ、および受け付け可否データを商談引合データベース１４に記憶する（ステップＳ５）。
一方、入力された受け付け可否データが受け付け否のデータであると判定された場合には（ステップＳ４：受け付け否）、商談引合検討部１１は、需要家入力端末２に対して営業回答に受付否の情報が書き込まれた商談情報データ、あるいは単に受付辞退の情報のみを持った受付辞退データを出力する（ステップＳ６）。

〔仕様設定部のデータ処理〕
次に、仕様設定部１２のデータ処理の内容について、図５および図８を参照して説明する。
いま、需要家が、実績の無い仕様をもつ製品を要望する場合には、需要家の担当者は、インターネット４に接続された需要家入力端末２において、図１２に示すような受注家の商談・注文システムのＷＥＢ画面を立ち上げ、そのＷＥＢ画面において、仕様情報を入力すると、その仕様情報はインターネット４などを経由して仕様設定部１２に電子データとして入力される（ステップＳ１１）。

図１２は、仕様設定部１２に接続された端末（図示せず）および需要家入力端末２にて仕様情報を入力する際に、その端末表示画面に表示される画面例である。この画面は、基本的には需要家が新規な製品を要望する際に、その要求仕様情報を入力するものであり、これを受注者側担当者が確認して、その要求仕様を受入可能か検討し、確定されるものである。ここで入力される情報は、図８に示した仕様設定データベース１５のうちの、一行分に該当する。需要家は、仕様情報として仕様設定内容、製造項目、顧客要求仕様を入力する。

なお、商談設定部１２にそれらの仕様情報が入力されると、自動的に仕様設定番号、仕様設定行番が自動的に発番されて、その入力仕様情報が付加される（図８参照）。
次に、仕様設定部１２は、その入力された情報を、受注者側の商談・注文システム１に接続された表示装置に出力、表示する（ステップＳ１２）。
受注者側の担当者は、この表示結果の内容を表示画面上で確認し、追加内容およびその仕様の製品の設計検討を行った後、その仕様を受け付けることができるか否かを判断し、その追加内容および受付可否データを商談・注文システム１の端末から入力する（ステップＳ１３）。その受付可否データは、図８に示す仕様設定データベース１５の回答の欄に入力される。

引き続き、仕様設定部１２は、その入力された受け付け可否のデータについて、受け付け可のデータか、受け付け否のデータかの判定を行う（ステップＳ１４）。
この判定の結果、入力された受け付け可否データが受け付け可のデータであると判定された場合には（ステップＳ１４：受け付け可）、仕様設定部１２はその確認内容に係るデータ、追加内容に係るデータ、および受け付け可否データを仕様設定データベース１５に記憶する（ステップＳ１５）。

一方、入力された受け付け可否データが受け付け否のデータであると判定された場合には（ステップＳ１４：受け付け否）、仕様設定部１２は、需要家入力端末２に対してその回答として受付否の情報が書き込まれた仕様設定情報データ、あるいは単に受付辞退の情報のみをもった受付辞退データを出力する（ステップＳ１６）。

〔受注処理部のデータ処理〕
次に、受注処理部１３のデータ処理の内容について、図６、図９、および図１０を参照して説明する。
商談引合検討部１１、および仕様設定部１２での処理と同様に、まず需要家の担当者が、インターネット４に接続された需要家入力端末２において、図１３に示すような受注者の商談・注文システム１のＷＥＢ画面を立ち上げる（ステップＳ２１）。なお、画面の立ち上げ時は、画面の上側のみが表示されている。
次に、需要家の担当者が、そのＷＥＢ画面を使用して発注者情報やこれから注文したい製品に関連する情報を入力すると、それらの情報は受注処理部１３に電子データとして入力される（ステップＳ２２）。

この場合に、関連すると思われる商談番号を直接入力しても良いし、注文者、需要家等を入力するだけでも良く、項目を入力後に、「商談検索」ボタンをマウス等の入力装置で押下する。
このように「商談検索」ボタンが押下されると、その旨が受注処理部１３に入力される。これにより、受注処理部１３は、その入力情報に対応する商談情報を商談引合データベース１４から検索し、この検索した商談情報を需要家入力端末２に提供する（ステップＳ２３）。

この結果、その検索された関連する商談情報が画面の下側に表示される（例えば、図１３の下側の表示）。その関連する商談情報は、画面の下側に表示されるので、端末入力者（操作者）は、表示された商談番号（画面の最左欄の番号）の何れかを選択可能となるので、受注処理部１３はその商談番号の選択入力待ちとなる（ステップＳ２４）。
その後、商談番号が選択されると、その選択された商談番号に関係する商談行番情報が図１４に示すように表示されるので、受注処理部１３は該当する商談番号、商談行番の選択入力待ちの状態になる（ステップＳ２５）。

そして、受注処理部１３は、該当する商談番号、商談行番の選択入力があると、これによって商談番号、商談行番を確定させ、その商談番号、商談行番に関連する商談情報を商談引合データベース１４から引用する（ステップＳ２６）。
具体的には、受注処理部１３は、その入力決定された商談番号に基づき、商談引合データベース１４を検索して、その商談番号に対応する商談内容および、単価、受渡条件等の情報である契約条件データが記憶された記憶領域から、商談内容データおよび契約条件データを読み出す（図１０参照）。

次に、図１５に示すような入力画面に切り替わり、需要家の担当者が注文寸法等の情報を入力するので、その入力待ちとなる（ステップＳ２７）。
その後、その入力がされて、図１５に示す入力画面の「仕様検索」ボタンが押下されると、受注処理部１３は、ステップＳ２２、Ｓ２５、Ｓ２７で入力された情報に基づき、それらの情報に対応する仕様設定情報（規格、寸法等）を仕様設定データベース１５から検索し、この検索した仕様設定情報を需要家入力端末２に提供する（ステップＳ２８）。

この結果、その検索された仕様設定情報は入力画面の下側に表示される（例えば、図１５の下側の表示）。そこで、需要家の担当者は、入力画面の下側に表示されたリストから１つを選択することが可能となる。そこで、受注処理部１３は、仕様設定番号の選択入力待ちとなる（ステップＳ２９）。その選択は、リストの最左欄の□をマウス等の入力装置でチェックし、「選択完了」ボタンを押下することによって、その選択が確定する。

その後、仕様設定番号の選択入力があると、受注処理部１３は、その選択入力された仕様設定番号に関係する仕様設定情報を仕様設定データベース１５から引用する（ステップＳ３０）。
具体的には、受注処理部１３は、入力決定された仕様設定番号に基づき、仕様設定データベース１５を検索して、その仕様設定番号に対応する規格、寸法等の製造条件データ（製造項目データ）が記憶された記憶領域から、その製造条件データを読み出す（図１０参照）。

次に、受注処理部１３は、ステップＳ２６で商談引合データベース１４から引用した商談情報、およびステップＳ３０で仕様設定データベース１５から引用した仕様設定情報を需要家入力端末２に提供する。
このため、その引用された商談情報および仕様設定情報が入力画面に表示可能となり、その入力画面は図１６に示すような注文情報の最終入力画面に切り替わる。この入力画面では、すでに商談情報と仕様設定情報が引用されて確定しているので、注文固有情報のみを入力すれば良い。そこで、受注処理部１３は、注文固有情報の入力待ちとなる（ステップＳ３１）。

その後、注文固有情報の入力が完了して、図１６に示す入力画面の「登録完了」ボタンが押下されると、受注処理部１３は、その入力された注文固有情報、上記のように引用された商談情報や商談設定情報などに基づいて、注文情報を作成する（図１０参照）。そして、この作成された注文情報は注文データベース１６に記憶する（ステップＳ３２）。
具体的には、需要家が入力した注文固有情報に加えて、図９に示す商談内容、契約条件、製造項目のデータ領域に、引用した（読み出した）商談情報、仕様設定情報をそれぞれ書き込む。

その後、受注処理部１３は、受注担当者への内容確認、承認処理を促すために、商談・注文システム１の表示装置（図示せず）にその作成した注文情報の表示を行い、受注者側担当者からの承認完了の入力を受けると、発注者側に注文を受け付けたことを知らせる注文確認書を送信する（ステップＳ３３）。また、注文情報は、生産管理部署である、工場の生産管理システムにも, 製造指示として送信される。

なお、以上の処理に関連して入力される情報（データ）は、図９に示す注文データベース１６のうちの、一行分に該当する。このように、需要家は、少なくとも、注文番号、注文行番、商談番号、商談行番、仕様設定番号、仕様設定行番を入力する必要がある。
以上説明したように、この実施形態では、注文入力の際に、上述したように図１３〜図１５に示すような各入力画面を用いて各種の情報を順次入力し、この入力情報によって関連する情報をデータベースから引用するようにした。この際に、商談番号や仕様設定番号を用いることによって、商談情報および仕様設定情報を商談引合データベース１４および仕様設定データベース１５から検索し、注文情報に引用し、注文情報を確定することを実現するようにした。このため、従来は担当者（端末操作者）が手作業で、必要な商談情報及び仕様設定情報を検討、入力する必要があったが、この実施形態では自動的に引用して注文情報を作成することができる。

なお、発注担当者が発注する際には、商談番号や仕様設定番号の入力は、関連するキーワード検索や一覧リスト表示で参照・確認しながら選択決定するようにすれば、再度自分で商談内容、仕様設定情報を検討し、その内容を入力する手間もなくすことができる。
また、この実施形態に係る商談・注文システムでは、インターネットを介して、需要家入力端末２や需要家発注システム３と双方向通信を行うようにしているため、商談の進捗もＷＥＢ画面を通じて確認が可能である。

例えば、需要家側から、入力端末にてＷＥＢ画面で、商談番号を入力することで、その需要家に関する商談の受注者での検討進捗状況を確認する機能も有している。また、需要家は、仕様設定番号を入力することにより、仕様設定情報が同じ注文全てに関して、その注文状況や製造状況等の情報を検索することも可能となる。さらに受注者側においては、仕様設定番号をキーにして受注した製品の利益採算等も管理することを可能とし、製品種ごとの利益管理や生産計画を管理することができる。

さらに、この実施形態に係る商談・注文システムでは、上記のように受注者側で開発したものを利用し、それに対して発注者が、情報を入力するようにした。具体的には、インターネットのＷＥＢブラウザ画面上で行うようにしたので、需要家側は端末のみを用意するだけでよく、注文システムへの投資は不要である。

〔データ整合チェック機能〕
次に、本発明の実施形態におけるデータ整合チェック機能について説明する。
図３に示すように、この実施形態に係る商談・注文システム１が需要家発注システム３と接続され、発注者側にも注文管理機能を有する場合には、インターネット４を介して注文がされるのでなく、発注者側の注文管理部３３から複数の注文データが送信されて、商談・注文システム１に入力されることがある。
この場合に、商談・注文システム１で発注者側から送信されるデータが取り扱われるためには、両システムの間でデータフォーマットおよびデータ項目について整合性が取られている必要がある。

しかしながら、この整合性チェック機能を需要家発注システム３側に持たせるのは、発注者側の負担になり、同じ処理を両者で行うのは効率的ではない。
そこで、本発明の実施形態では、図１７に示すように、需要家発注システム３で注文入力する際に、受注者側の商談・注文システム１が有するデータの整合性チェック機能（注文データの単体での整合性、および、関連データとの整合性の判断）を利用するようにした。

このために、商談・注文システム１の注文情報入力サーバ１７にデータ・チェック部１７１を設け、このデータ・チェック部１７１によりその機能を実現するようにした。
図１７において、需要家発注システム３の入力画面から入力されるデータは、チェック依頼コマンド（データの整合性をチェックを行うための指令入力コマンド）の送信で受注者側の商談・注文システム１に送信される。
商談・注文システム１では、そのコマンドとデータを入力することによって、データ・チェック部１７１による整合性チェック機能の処理が開始されて、全データに関して整合性チェックを行ったのち、その結果の是非と、非（エラー）の場合にはそのエラー内容とを、需要家発注システム３に返信する。

需要家発注システム３は、その結果を受けて、需要家側の担当者にはその結果を表示画面にて表示させて、エラーがあればデータを修正し、入力することを促す表示を行う。この作業を、エラーが無くなるまで繰り返す。需要家側の担当者には、全てのデータについてエラーが無いことを確認させる表示画面にして、注文を確立して、需要家発注システム３に記憶するとともに、その注文データは、専用回線を通して、商談・注文システム１に入力される。商談・注文システム１は、そのデータを受け取って受注処理の検討を行うようになっている。

〔その他の実施形態〕
上記の実施形態では、例えば図２に示すように、商談・注文システム１が商談引合検討部１１、仕様設定部１２、および受注処理部１３を含み、これらのデータ処理の手順の一例を図４、図５、および図６のフローチャートを参照して説明した。
しかし、他の実施形態としては、商談・注文システム１の商談引合検討部１１、仕様設定部１２、および受注処理部１３の機能をコンピュータで実現するようにしても良い。
このためには、図４、図５、および図６に示すデータ処理手順（プログラム）を、コンピュータの有する記憶媒体（例えばＲＯＭやハードディスク）に予め記憶しておくようにする。そして、その図４、図５、および図６に示す各データ処理は、コンピュータが有するＣＰＵがそのデータ処理手順（プログラム）を読み取ってデータ処理を順次行うことにより実現できる。

本発明の商談・注文システムの実施形態を含む、商談処理システムの全体構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態が需要家入力端末と接続される場合の詳細な構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態が需要家発注システムと接続される場合の詳細な構成を示すブロック図である。 商談引合検討部のデータ処理の手順を示すフローチャートである。 仕様設定部のデータ処理の手順を示すフローチャートである。 受注処理部のデータ処理の手順を示すフローチャートである。 商談引合データベースのデータ構造例を示す図である。 仕様設定データベースのデータ構造例を示す図である。 注文データベースのデータ構造例を示す図である。 受注処理のデータの引用方法を説明する図である。 商談引合入力画面（商談引合情報）の一例を示す図である。 仕様要求入力画面の一例を示す図である。 注文入力画面のうち第１番目の入力画面の一例を示す図である。 注文入力画面のうち第２番目の入力画面の一例を示す図である。 注文入力画面のうち第３番目の入力画面の一例を示す図である。 注文入力画面のうち第４番目の入力画面の一例を示す図である。 データ整合チェック機能を説明するための図である。

符号の説明

１ 商談・注文システム
２ 需要家入力端末
３ 需要家発注システム
４ インターネット
１１ 商談引合検討部
１２ 仕様設定部
１３ 受注処理部
１４ 商談引合データベース
１５ 仕様設定データベース
１６ 注文データベース
１７ 注文情報入力サーバ

Claims (5)

1. 発注者側に設置された需要家入力端末との間で情報の授受を行う商談・注文システムであって、
   前記需要家入力端末に入力された有効時期、商談内容、契約条件、商談経過のうちの少なくとも１つを含む商談情報を電子データとして受け取り商談番号と商談行番を付与して表示装置に表示させ、受注者側入力端末から受け付け指示がある場合に、前記受け付けた商談情報を商談番号と商談行番とともに商談引合データベースに記憶させる商談引合検討部と、
   前記需要家入力端末に入力された仕様設定内容、製造項目、顧客要求仕様のうちの少なくとも１つを含む仕様情報を電子データとして受け取り仕様設定番号を付与して表示装置に表示させ、受注者側入力端末から受け付け指示がある場合に、前記受け付けた仕様情報を仕様設定番号とともに仕様設定データベースに記憶させる仕様設定部と、
   前記需要家入力端末から、商談情報の検索要求があった場合に、当該検索要求に対応する商談情報を前記商談引合データベースから検索し、当該検索した商談情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供した商談情報に付されている商談番号と商談行番を前記需要家入力端末から受け取り、当該受け取った商談番号と商談行番に関係する商談情報を前記商談引合データベースから引用し、前記需要家入力端末から、仕様設定情報の検索要求があった場合に、当該検索要求に対応する仕様設定情報を前記仕様設定データベースから検索し、当該検索した仕様設定情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供した仕様設定情報に付されている仕様設定番号を前記需要家入力端末から受け取り、当該受け取った仕様設定番号に関係する仕様設定情報を前記仕様設定データベースから引用し、前記商談引合データベースから引用した商談情報および前記仕様設定データベースから引用した仕様設定情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供に基づいて前記需要家入力端末から注文固有情報を電子データとして受け取った場合には、当該受け取った注文固有情報に、前記商談引合データベースから引用した商談情報および前記仕様設定データベースから引用した仕様設定情報を付加して注文情報を作成し、当該作成した注文情報を注文データベースに記憶させる受注処理部と、
   を備えることを特徴とする商談・注文システム。
2. 請求項１に記載の商談・注文システムは、前記需要家入力端末とインターネットを介して接続され、前記需要家入力端末はＷＥＢ画面を用いて情報を入力することを特徴とする商談・注文システム。
3. 請求項１に記載の商談・注文システムは、前記需要家入力端末から入力された注文データのフォーマット及びデータ項目の整合性をチェックし、入力された注文データの整合性問題の可否を前記需要家入力端末に出力するデータ・チェック手段を有することを特徴とする商談・注文システム。
4. 発注者側に設置された需要家入力端末との間で情報の授受を行うコンピュータが、受注生産における製品の商談から注文までの処理を行う商談・注文方法であって、
   前記コンピュータが、
   前記需要家入力端末に入力された有効時期、商談内容、契約条件、商談経過のうちの少なくとも１つを含む商談情報を電子データとして受け取り商談番号と商談行番を付与して表示装置に表示させ、受注者側入力端末から受け付け指示がある場合に、前記受け付けた商談情報を商談番号と商談行番とともに商談引合データベースに記憶させる第１ステップと、
   前記需要家入力端末に入力された仕様設定内容、製造項目、顧客要求仕様のうちの少なくとも１つを含む仕様情報を電子データとして受け取り仕様設定番号を付与して表示装置に表示させ、受注者側入力端末から受け付け指示がある場合に、前記受け付けた仕様情報を仕様設定番号とともに仕様設定データベースに記憶させる第２ステップと、
   前記需要家入力端末から、商談情報の検索要求があった場合に、当該検索要求に対応する商談情報を前記商談引合データベースから検索し、当該検索した商談情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供した商談情報に付されている商談番号と商談行番を前記需要家入力端末から受け取り、当該受け取った商談番号と商談行番に関係する商談情報を前記商談引合データベースから引用し、前記需要家入力端末から、仕様設定情報の検索要求があった場合に、当該検索要求に対応する仕様設定情報を前記仕様設定データベースから検索し、当該検索した仕様設定情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供した仕様設定情報に付されている仕様設定番号を前記需要家入力端末から受け取り、当該受け取った仕様設定番号に関係する仕様設定情報を前記仕様設定データベースから引用し、前記商談引合データベースから引用した商談情報および前記仕様設定データベースから引用した仕様設定情報を前記需要家入力端末に提供し、当該提供に基づいて前記需要家入力端末から注文固有情報を電子データとして受け取った場合には、当該受け取った注文固有情報に、前記商談引合データベースから引用した商談情報および前記仕様設定データベースから引用した仕様設定情報を付加して注文情報を作成し、当該作成した注文情報を注文データベースに記憶させる第３ステップと、
   を実行することを特徴とする商談・注文方法。
5. 請求項４に記載の商談・注文方法における各ステップをコンピュータに実行させることを特徴とする商談・注文処理プログラム。

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