JP2009181212A - 営業システムおよび営業システムプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】互いに関連する情報を利用する異なるシステムでの情報入力作業を軽減するとともに、共通に用いる情報の整合性を確保して使い勝手のよい営業システムを提供する。
【解決手段】見積書を作成する見積システム１０にアクセス可能とする営業システム１であって、営業案件情報を登録するとともに、見積システムに見積作成依頼情報を送信する見積作成依頼部３１を備え、見積作成依頼情報として、見積作成依頼部３１で登録された情報のうち、見積システム１０で用いる情報を送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、既存の見積システムにアクセスして、当該見積システムを管理する営業システムに関する。

現在、コンピュータを使って見積書を作成する見積システムや、同じくコンピュータを使って営業業務を管理・支援する営業システムや営業支援システムと称するものが種々提案されている。
見積システムでは、予め見積書の作成に必要なデータテーブルを作成しておき、当該データテーブルに必要な情報を入力し、入力した情報を用いて見積書の内容をモニタなどの表示装置に表示し、必要に応じてプリンターなどの出力装置を用いてプリントアウトして見積書を作成している。

営業システムでは、顧客を特定する情報、報告・連絡・相談の内容、日々の営業活動内容、案件の進捗情報など営業業務の基本となる営業案件情報の事項をデータテーブルとして作成しておき、当該項目に対応する情報を入力し、入力した情報を用いて案件毎の営業プロセス内容を表示装置に表示し、必要に応じて出力装置を用いてプリントアウト可能としている。これら見積システムや営業システムとしては、たとえば特許文献１、２が挙げられる。

特開２００７−２１９６７９号公報 特開２００８−１５６５４号公報

従来の見積システムや営業システムは、それぞれが独自のシステムとして稼動するように構成されていたので、たとえば、両システムで共通の情報となる顧客に関する情報なども、それぞれのシステムで個別に入力しなければならず効率的でなかった。また、営業システムから入力される営業案件情報には、顧客を特定するための固定的な情報と、営業の進捗状況や金額などの変動的な情報がある。一方、見積システムでは、営業システム側で作成されてプリントアウトされた営業案件情報から、見積作成に必要な情報を拾い出してオペレータが入力して作成しているので、営業システム側で入力される情報が変更されるたびに、その変更内容を見積システムに反映させるための入力作業をしなければならず、煩雑であるとともに、営業システムの変更内容が反映されずに見積システムで見積書を作成するケースも想定される。
本発明は、互いに関連する情報を利用する異なるシステムでの情報入力作業を軽減するとともに、共通に用いる情報の整合性を確保して使い勝手のよい営業システムを提案することを、その目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明は、見積書を作成する見積システムにアクセス可能とする営業システムであって、営業案件情報を登録するとともに、見積システムに見積作成依頼情報を送信する見積作成依頼部を備え、見積作成依頼情報が、見積作成依頼部で登録された情報のうち、見積システムで用いる情報であることを特徴としている。

請求項２の発明は、請求項１記載の営業システムにおいて、各種情報を記憶する営業データベースと、送信された見積作成依頼情報に基づいて作成されて、見積システムが有する、見積情報を見積ファイルとして記憶する見積データベースに登録される及び／または登録された見積ファイルを、営業データベースに取込む見積取込部とを有することを特徴としている。

請求項３の発明は、請求項２記載の営業システムにおいて、各種情報を表示する表示手段と、見積データベースに登録されている見積ファイルを指定するとともに、指定した見積ファイルに関連する見積総括情報を、表示手段に表示させる見積総括部を有することを特徴としている。

請求項４の発明は、請求項３記載の営業システムにおいて、見積データベースに登録されている特定の見積情報を指定するとともに、指定した見積情報を表示手段で表示させる見積明細部を有することを特徴としている。

請求項５の発明は、請求項２，３または４記載の機能を営業システムにおいて、見積データベースに登録されている見積ファイルから指定された見積ファイルの見積情報を見積システムの機能を利用し営業システム側で発行させる見積発行部を有することを特徴としている。

請求項６の発明は、請求項１ないし５のいずれかに記載の営業システムの機能をコンピュータにインストールすることで実現させることを特徴としている。

本発明によれば、営業案件情報を登録するとともに、見積システムに見積作成依頼情報を送信する見積作成依頼部を備え、見積作成依頼情報が見積作成依頼部で登録された情報のうち見積システムで用いる情報としているので、営業システムで登録された情報を見積システムで使用することができ、見積システム側での入力作業を低減できるとともに、変更内容が見積システムに反映するため、情報の整合性を確保できて使い勝手が向上する。

本発明によれば、営業システムから送信された見積作成依頼情報に基づいて作成され、見積データベースに登録される及び／または登録された見積情報の見積ファイルを、営業システムの営業データベースに取込むので、営業システムと見積システムの情報の整合性をより確保できて使い勝手が向上する。

本発明に係る営業システムは、見積書を作成する見積システムにアクセスして、当該見積システムを営業システム側から管理して連携・連動を可能にしたものである。営業システム側で見積システムを管理しようとしたのは、営業システム側に登録される各種情報が営業の進捗状況によって変化する、すなわち時間軸において変化する情報であり、見積システムではこれら変化する情報を用いて見積書を作成するためである。よって本願発明者は、見積書を作成する情報の基準として最新情報が入力される営業システムの情報を用いる方が、同一情報を見積システムで入力しなくて済むとともに、営業システムと見積システム共通のマスタ情報も含め、両システムにおいて共有で用いる情報の整合性が保ち易いと考えた。

以下、図面を用いて本発明の実施の形態について説明する。
図１に符号１で示す本発明にかかる営業システム１は、複数の見積システム１０に対してアクセス可能とされていて、各種営業案件情報やデータテーブルが記録される記憶手段となる営業データベース２と、営業システムプログラムがインストールされるアプリケーションサーバー３と、アプリケーションサーバー３にアクセス可能な複数のクライアント端末４から構成されている。営業データベース２とアプリケーションサーバー３とはネットワークの１つであるＬＡＮを介して双方向通信可能に接続されていて、アプリケーションサーバー３とクライアント端末４とはＬＡＮや公衆回線の１つであるインターネットを介して双方向通信可能に接続されている。

本形態において、クライアント端末４は、情報処理部を備えた本体、表示手段となるモニタ４０、キーボードなどの入力手段を備えた周知の構成であり、営業案件情報の入力、営業システムプログラムの起動、見積システム１０に対してアクセスする見積作成依頼部として機能する。図１ではクライアント端末４が複数ある形態を示しているが、端末台数は複数台ではなく１つであってもよい。営業システム１には図示しない出力手段としてプリンターも接続されている。

見積システム１０は、見積システムプログラムがインストールされる端末１１と、見積に必要な情報のデータテーブルが記録される記憶手段となる見積データベース１２とを備えている。端末１１は、情報処理する本体とモニタと入力装置から構成されている。図１の形態では、それぞれ独立した見積システム１０が複数配置されているが、１つの見積システムであっても無論構わない。端末１１と見積データベース１２は端末１１のローカル内に存在する又はＬＡＮを介して双方向通信可能に接続されていている。見積システム１０には図示しない出力手段としてプリンターも接続されている。

次に、図２を用いて見積システム１０と営業システム１の機能について説明する。
見積システム１０は、見積システムプログラムが端末１１にインストールされることで、端末１１からの操作によって単独で起動する通常起動機能部２１、見積データベース１２に登録されている見積書ファイルを指定して起動するファイル起動機能部２２、起動されている見積書ファイルの内容を変更と登録をする見積編集機能部２３、見積システムプログラムを終了する終了機能部２４、見積編集機能部２３で編集した見積書ファイル、あるいは新規で作成した見積書ファイルの一覧を端末１１のモニタに表示する見積一覧機能部２５が、端末１１と見積データベース１２によって実行可能とされる。これら機能２１〜機能２５は、見積システム１０が単独で操作される場合に機能する周知のものである。

通常起動機能部２１は、端末１１からプログラムが起動されると新規作成状態となる情報が未入力の見積編集画面をモニタに表示する。

ファイル起動機能部２２は、端末１１から指定されたファイルを営業データベース１２から呼び出して開いた状態で見積編集画面に表示する。

見積編集機能部２３は、見積の作成、編集を行うもので、通常起動機能部２１で入力された情報を新規の見積書ファイルとして見積データベース１２に登録する新規作成機能と、ファイル起動機能部２２で見積データベース１２から呼び出されて変更された見積書ファイルを見積データベース１２に上書きする変更機能を有する。新規作成機能および変更機能においては、端末１１のモニタに各ファイルの内容が表示されるとともに、新規に登録するための「名前をつけて保存」タグと「上書き保存」タグが表示され、これら何れかのタグが端末１１の入力手段がオペレータに操作されることで、各ファイルがそれぞれに見積データベース１２に登録される。

終了機能部２４は、見積システムプログラムを終了させるもので、端末１１のモニタに表示されている「終了」タグを端末１１の入力手段により操作されることで、プログラムを終了する機能と、見積編集機能部２３によって入力あるいは変更された情報が未保存の場合には、見積データベース１２に保存した後に終了する。

見積一覧機能部２５は、見積データベース１２を参照し、端末１１から入力された指定条件、営業システム１から入力された指定条件に一致した見積ファイルの一覧を端末１１又はクライアント端末４のモニタ４０に表示する。

見積システム１０は、営業システム１から指示されることで機能する見積総括機能部２６と、見積書を発行する帳票発行機能部２７を備えている。見積総括機能部２６は、営業システム１から選択指示された見積ファイルに関連する見積総括情報をクライアント端末４のモニタ４０に表示するもので、クライアント端末４からは変更あるいは登録できないようにクライアント端末４のモニタ４０に表示する。

帳票発行機能部２７は、見積書の印刷処理を行うもので、営業システム１からの見積発行依頼情報が入力されることで、見積発行依頼に対応した見積ファイルの内容を見積書の帳票形態とし、プリンターを駆動して印刷するものである。

営業システム１は、営業システムプログラムがアプリケーションサーバー３にインストールされることで、顧客を特定する情報と、報告・連絡・相談の内容、日々の営業活動内容、案件の進捗情報など営業業務の基本となる営業案件情報の事項を営業データベース２にデータテーブルとして作成し、当該項目に対応する情報をクライアント端末４から入力し、入力した情報を用いて案件毎の営業プロセス内容をクライアント端末４にモニタに表示し、必要に応じて出力装置を用いてプリントアウトする営業支援機能と、見積システム１０にアクセスして、当該見積システム１０と連携・連動する機能を備えている。本形態に係る営業システム１の特徴は、見積システム１０と連携・連動する機能にあり、営業支援機能については既存システムと同様であるので、以下見積システムとの連携・連動を中心に説明する。

営業システム１は、営業システムプログラムがアプリケーションサーバー３にインストールされることで、営業案件情報を登録、変更する処理と、営業案件プロセス管理処理が実行可能とされる。

営業案件情報を登録、変更する処理は、見積作成依頼部３１によって達成されるものであり、営業支援機能と連携・連動機能で用いられる。営業案件プロセス管理処理は、見積取込部３２、見積総括部３３、見積明細部３４、見積発行部３５によって機能する。

見積作成依頼部３１で入力される営業案件情報には、顧客を特定するための固定的な情報となる引合情報と、営業の進捗状況や金額などの変動的な情報がある。引合情報としては、引合日、契約先、契約先住所、案件名、案件内容、営業担当部署、担当者名等の情報である。この引合情報は見積システム１と見積システム１０の双方で用いる固定的な情報とである。営業の進捗状況情報は、案件毎の見積の内容や、報告・連絡・相談などの変更される情報である。

見積作成依頼部３１は、営業案件情報を営業データベース２に登録するとともに、見積システム１に見積作成依頼情報を送信して見積システム１０を起動させるものである。

見積取込部３２は、見積データベース１２の見積一覧機能部２５にアクセスして起動し見積データベース１２に登録される及び／または登録された見積ファイルを、営業データベース２に取込む機能を備えている。

見積総括部３３は、見積システム１０の見積総括機能部２６にアクセスする総括モードを起動して見積データベース１２に登録されている見積ファイルを指定するとともに、指定した見積ファイルに関連する見積総括情報をクライアント端末４のモニタ４０上で表示させる機能を備えている。

見積明細部３４は、見積システム１０の見積編集機能部２３にアクセスして見積データベース１２に登録されている特定の見積情報を指定するとともに、指定した見積情報をクライアント端末４のモニタ４０上で表示させる機能を備えている。

見積発行部３５は、見積システム１０の帳票発行機能部２７に対して見積書発行指示情報を送信して見積データベース１２に登録されている見積ファイルから指定された見積ファイルの見積情報を営業システム１上で見積システム１０の機能を利用して発行させる機能を備えている。

このような構成の営業システム１と見積システム１０の連携・連動動作について図３〜図６に示すフローチャートを中心にして説明する。
(見積作成)
図３は営業システム１から見積システム１０への見積作成に関するフローチャートである。ステップＳＴ１では営業システム１において案件登録が行われる。ここでは、営業システム１の見積作成依頼部３１で営業案件情報が入力されて営業データベース２に登録される。次にステップＳＴ２おいて見積作成依頼部３１のモニタ４０に表示される図示しない見積依頼タグが操作されて見積依頼が実行されると、ステップＳＴ３で案件情報ファイルが作成され、営業データベース２内の案件情報ファイルが見積データベース１２に送信される。すなわち、見積作成依頼情報が見積システム１に送信される。

見積作成依頼情報が送信されると、ステップＳＴ４において見積システム１０では、見積案件情報を取込、ステップＳＴ５で見積システム１０が起動し、ステップＳＴ６で見積編集機能部２３において営業システム１から送信された見積作成依頼情報に基づいて見積作成または編集が実行され、ステップＳＴ７において作成または編集された見積情報が案件情報ファイル(見積ファイル)として見積データベース１２に見積管理No.が付与されて登録される。
(見積情報新規取込)
図４は、営業システム１から見積システム１０への見積情報の新規取込に関するフローチャートである。図４のステップＳＴ１１において、営業システム１では、見積取込部３２により見積取込処理が実行される。ここでは、クライアント端末４のモニタ４０に表示される「取込」タグが操作されると、見積取込指令が見積システム１０に送信される。

ＳＴ１２において、見積システム１０では、この見積取込指令に基づいて見積一覧機能部２７を作動して見積一覧をクライアント端末４のモニタ４０に表示し、ステップＳＴ１３で表示された全ての見積を選択し、ステップＳＴ１４で営業システム１へ選択した見積情報ファイルを転送する。つまり、見積システム１０では、見積データベース１２に登録されている見積情報ファイルを呼び出して選択した見積情報ファイルを営業データベース２に送信する。

ステップＳＴ１５において、営業システム１では、見積システム１０から転送された見積情報ファイルを展開し、ステップＳＴ１６において見積情報を取り込んで営業データベース２に登録する。そして、ステップＳＴ１７において取り込んだ見積情報を営業データベース２に設定されているデータテーブルに管理項目とし書き込んで反映させる。
(見積情報更新取込)
図５は、見積情報の更新取込に関するフローチャートである。図５において、営業システム１では、ステップＳＴ２１において見積取込部３２により見積取込を実行すると、図４で説明したステップＳＴ１２〜ＳＴ１５の同様のＳＴ２２〜ＳＴ２５において、見積システム１０から転送された見積情報ファイルを展開する。そして、ＳＴ２６において、既に営業データベース２に登録されている既存見積情報ファイル内の見積情報を変更するか否かを判断する。ここでは、営業システム１のクライアント端末４のモニタ４０に表示される「変更」タグが操作されて変更指示があるか否かを判断し、変更指示がなされている場合にはステップＳＴ２７において、見積システム１０から転送された見積情報ファイルから変更された情報を取込、ステップＳＴ２８において取り込んだ見積情報を営業データベース２に設定されているデータテーブルに管理項目とし書き込んで反映させる。
(見積印刷、総括・明細参照)
図６は見積情報の印刷や総括・明細参照に関するフローチャートである。図６において、営業システム１では、ステップＳＴ３１で見積情報印刷、総括参照あるいは見積明細参照が、見積総括部３３、見積明細部３４、見積発行部３５が操作されることで実行する。

これら見積総括部３３、見積明細部３４、見積発行部３５の操作では、営業データベース２に登録されている見積情報ファイルの見積管理No.を取得し、クライアント端末４のモニタ４０に表示される図示しない実行ボタンを操作する。この操作により営業システム１ではステップＳＴ３２で見積管理No.よりファイルパスを取得し、ステップＳＴ３３において当該見積管理No.の見積情報ファイルを見積システム１０に転送する。

見積システム１０では、ステップＳＴ３４で営業システム１から送信された見積情報ファイルを取得し、ステップＳＴ３５において、取得した見積情報ファイルを展開し、見積データベース１２に登録するとともに、ステップＳＴ３６において、印刷・総括・明細参照処理を、それぞれ帳票発行機能部２７、見積総括機能部２６あるいは見積編集部２３により、各処理を実行する。帳票発行機能部２７により印刷処理が実行された場合には、見積情報が見積書の帳票形式とされて営業システム１側からの指示により見積システム１０の機能を利用しプリントアウトされる。見積総括機能部２６あるいは見積編集部２３が機能した場合には、クライアント端末４のモニタ４０に選択された見積情報の総括一覧あるいは見積情報の明細が表示される。

このような営業システム１の構成によると、営業案件情報を登録するとともに、見積システム１０に見積作成依頼情報を送信する見積作成依頼部３１を備え、見積作成依頼情報が見積作成依頼部３１で登録された情報のうち見積システムで用いる情報を送信するので営業システム１で登録された情報を見積システム１０で使用することができ、見積システム１０側での入力作業を低減できるとともに、変更内容が見積システム１０に反映するため、情報の整合性を確保できて使い勝手が向上する。

また、営業システム１から送信された見積作成依頼情報に基づいて作成され、見積データベース１０に登録される及び／または登録された見積情報の見積案件ファイルを、営業システム１の営業データベース２に取込むので、営業システム１と見積システム１０の情報の整合性をより確保できて使い勝手が向上する。

指定された見積案件ファイルの内容や明細は、見積総括部３３や見積明細部３４から指示情報が見積システム１０に送信された場合に、営業システム１では見積システム１０の見積情報は閲覧のみ可能となるので、データの改竄を防止することができる。

さらに、見積書の発行は、見積発行部３５から印刷指示情報が見積システム１０に送信された場合に、営業システム１上で見積システム１０の見積情報を利用した印刷が可能となるので、不用意な見積書の印刷を防止できる。

上記形態において、営業システムと見積システムは、個別な端末やサーバーにソフトウェアをそれぞれインストールすることで、機能するものとして説明したが、図７に示すように、営業システムと見積システムを達成するソフトウェアを同一のサーバーあるいは端末にインストールして用いる形態であってもよい。この場合には、端末またはサーバーが一台ですむので、システムの簡素化を図れてコスト低減を図ることができる。

本発明の一実施形態である営業システムと、これと連結する見積システムの概略構成図である。 営業システムと見積システムの機能と連携・連動部分を説明するためのブロック図である。 見積作成に関する工程内容を示すフローチャートである。 見積情報新規取込に関する工程内容を示すフローチャートである。 見積情報更新取込に関する工程内容を示すフローチャートである。 見積印刷、総括・明細参照に関する工程内容を示すフローチャートである。 図１に示した営業システムと、これと連結する見積システムの別な形態を示す概略構成図である。

符号の説明

１ 営業システム
２ 営業データベース
１０ 見積システム
１２ 見積データベース
３１ 見積作成依頼部
３２ 見積取込部
３３ 見積総括部
３４ 見積明細部
３５ 見積発行部
４０ 表示手段

Claims (6)

1. 見積書を作成する見積システムにアクセス可能とする営業システムであって、
   営業案件情報を登録するとともに、前記見積システムに見積作成依頼情報を送信する見積作成依頼部を備え、
   前記見積作成依頼情報は、前記見積作成依頼部で登録された情報のうち、前記見積システムで用いる情報であることを特徴とする営業システム。
2. 各種情報を記憶する営業データベースと、
   送信された見積作成依頼情報に基づいて作成されて、前記見積システムが有する、前記見積情報を見積ファイルとして記憶する見積データベースに登録される及び／または登録された見積ファイルを、前記営業データベースに取込む見積取込部とを有することを特徴とする請求項１記載の営業システム。
3. 各種情報を表示する表示手段と、
   前記見積データベースに登録されている見積ファイルを指定するとともに、指定した見積ファイルに関連する見積総括情報を、前記表示手段で表示させる見積総括部を有することを特徴とする請求項２記載の営業システム。
4. 前記見積データベースに登録されている特定の見積情報を指定するとともに、指定した見積情報を前記表示手段で表示させる見積明細部を有することを特徴とする請求項３記載の営業システム。
5. 前記見積データベースに登録されている見積ファイルから指定された見積ファイルの見積情報を前記見積システムの機能を利用し営業システム側で発行させる見積発行部を有することを特徴とする請求項２、３または４記載の営業システム。
6. 請求項１ないし５のいずれかに記載の営業システムの機能をコンピュータにインストールすることで実現させるための営業システムプログラム。

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