JP2002279236A

JP2002279236A - 購買品調達システム及び購買品調達方法

Info

Publication number: JP2002279236A
Application number: JP2001075424A
Authority: JP
Inventors: Susumu Arai; 進新井; Junichi Matsumoto; 純一松本; Yoshiyuki Nishino; 義幸西野
Original assignee: Mitsubishi Materials Corp
Current assignee: Mitsubishi Materials Corp
Priority date: 2001-03-16
Filing date: 2001-03-16
Publication date: 2002-09-27

Abstract

(57)【要約】【課題】各購買品に適した方法で購買品の調達を行うと
共に購買品調達の一元的な管理を行うことができる購買
品調達システム及び購買品調達方法の提供。【解決手段】本社２ａのホストコンピュータ２と、拠点
３ａの端末３と、指定商社４ａの端末４とが専用線で接
続され、ホストコンピュータ２には、注文品データを登
録する登録手段１２と、注文品のデータを分析する注文
データ分析手段１３と、購買の履歴情報を記憶する記憶
手段１９と、注文データと履歴情報の購買品データとを
比較して、注文品を予め定めた複数の購買パターンのい
ずれかに振り分ける振り分け手段１４とを少なくとも有
し、複数の購買パターンを、本社でソーシング・調達す
るパターンと、本社でソーシングし、拠点で調達するパ
ターンと、拠点でソーシング・調達するパターンと、指
定商社でソーシング・調達するパターンとに分類するこ
とにより、全ての購買品を最適な購買パターンで調達す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、購買品調達システ
ム及び購買品調達方法に関し、特に、多種多様な購買品
を適切な手順で調達し、かつ一元的に管理することがで
きる購買品調達システム及び購買品調達方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】昨今の厳しい競争社会の中で企業が生き
抜いていくためには製品コストの削減が重要であり、そ
のために製造方法の改良や代替材料の検討等が進められ
ている。しかしながら、生産部門のコスト削減はほぼ限
界に達しており、更なるコスト削減のために、近年では
トータルコストに占める比率の高い原料や購買品の調達
に目が向けられている。

【０００３】従来、企業で資材や部品等の購買品を調達
するには、企業内の本社、工場等の拠点単位で独自に購
買システムを導入し、拠点毎にサプライヤ（発注先）の
選択、ネゴシエーション等のソーシング処理と、発注、
納期管理、検収・受入、支払管理等の調達処理とを行っ
ていた。このように拠点単位で購買品を調達するのは、
例えば、研究開発を主体とする部門では、少量、多品種
の購買品を迅速に調達することが求められ、また、同一
の製品を大量に生産する工場等では、繰り返し品を大量
かつ安定して購入することが求められる等、拠点毎に調
達する購買品の種類や特質などが異なっているという理
由による。

【０００４】上記分散型の調達方法では、経営の多角化
により、組織全体で取り扱う購買品の種類や量が多くな
り、購買品の調達のために発生する工数が膨大になり、
又、拠点の分散化により購買品の調達や管理に要する作
業が拠点毎で重複してしまい、組織全体としては大きな
損失となってしまう。また、同一の購買品や同一のサプ
ライヤに発注する購買品が拠点毎で独立して発注される
と単価の高騰を招き、流通コストを増加させる原因とも
なる。更に、サプライヤの調査や選定に関する情報が拠
点毎に保有されてしまい、組織全体でその情報を有効に
活用することができないという問題もある。

【０００５】そこで、規模の大きい組織では、購買品の
調達を集中的に管理するシステムを導入し、組織内の一
管理部門で組織全体の購買品を管理する方法が採用され
ている。ここで、従来の購買品調達システム及び購買品
調達方法の概略について、簡単に説明する。従来の購買
品調達システムは、一般に、本社等の購買を総括する管
理部門に設置されるホストコンピュータと、工場、営業
所等の各拠点に設置される端末とが相互に接続され、ホ
ストコンピュータには、端末で入力された注文をチェッ
ク、登録する手段と、注文に基づいてサプライヤを選
択、発注を行う手段と、受入、検収等の調達状況を管理
する手段と、表示手段と、データの入出力手段とが設け
られている。

【０００６】そして、上記構成の購買品調達システムを
用いて購買品を注文する場合には、まず、需要課が各拠
点に設けられた端末を用いて注文票に入力し、注文票を
受信したホストコンピュータではその内容を表示し、本
社等の管理部門で内容のチェックを行った後、注文の登
録を行う。次に、入力された内容に基づいて、ホストコ
ンピュータが予め記憶された情報を参照してサプライヤ
を選択し、選択されたサプライヤに対して本社の管理部
門がネゴシエーション、契約の締結等のソーシングを行
い、購買品を発注する。その後、ホストコンピュータが
注文品の調達状況を監視し、入荷、検収、受入の各処理
が行われる。

【０００７】このような従来の購買品調達システム及び
購買品調達方法では、需要課は各拠点に設けられた端末
に注文を入力するだけで、注文がホストコンピュータに
送信されてソーシングが実行され、本社管理部門で一括
して発注が行われるために、煩雑な伝票処理を行う必要
がなく、ペーパーレス化を図ることができる。また、本
社管理部門では、購買品の調達状況を一元的に管理する
ことができるため、購買品調達の効率化を図ることがで
きる。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た従来の購買品調達システム及び購買品調達方法では、
以下に示す問題がある。

【０００９】まず、第１の問題は、上述したように拠点
毎で必要とされる購買品の種類、特質が異なり、研究開
発を主体とする拠点では、少量、多品種の購買品を迅速
に調達することが求められるのに対し、生産工場では、
同一の種類の購買品を安定して安価に調達することが求
められる等、購買品の調達手順も適宜変更する必要があ
るが、これらの購買品を上述した従来の購買品調達シス
テムを用いて同じ手続で調達しようとすると、研究開発
部門では購買品の調達が遅れたり、生産工場では購買品
の調達が不安定になるといった問題が生じる。特に、組
織の拠点が海外にも存在する場合や海外のサプライヤか
ら購買品を購入する場合には、取引にあたってその国特
有の慣習に従う必要もあり、同じ手続で調達を行うこと
は困難である。

【００１０】すなわち、従来の購買品調達システムは、
作業の画一化を図り、重複した作業を削減することによ
り組織全体の購買品調達の効率化を図るものであり、拠
点毎の特質をある程度犠牲にして作業の標準化を推進す
る必要があるため、上記のような拠点特有の要求を満足
することができなくなってしまう。

【００１１】また、第２の問題は、上記購買品調達シス
テムを全ての購買品に適用すると、例えば、工場で大量
に必要とされる高価な購買品も、事務で必要とする少額
の購買品も同じ次元で処理されるために、安価な事務用
品を購入するために複雑な処理を経由しなければなら
ず、入荷に時間がかかってしまったり、安価な購買品に
対して多大な作業工数をかけてしまうということであ
る。

【００１２】このように、購買品の調達にはいくつかの
パターンがあり、拠点特有の購買品や事務用品等、拠点
毎に購買品の調達を行った方が便利な場合や、長期的な
購買品や戦略的な購買品等、本社で一括管理した方が好
ましい場合もある。また、汎用品のように秘匿性のない
購買品もあれば、戦略品等の秘匿性の高い購買品もあ
り、このような多種多様な購買品を画一化された同じ手
続で処理しようとすると上記弊害が生じる。

【００１３】また、ホストコンピュータや端末とサプラ
イヤとの接続に関しても、ＣＵＧ（クローズド・ユーザ
・グループ）のように、全てのサプライヤとの間をＶＡ
Ｎ等の専用線で接続する方法では、サプライヤが増える
たびに専用線を開設しなければならず、システムの維持
や運用にコストがかかってしまい、また、インターネッ
ト網を介してホストコンピュータや端末とサプライヤと
が接続される方法では、取引の秘匿性やバイヤの優位性
を保つことができず、各企業の特質を生かすことができ
ないという問題もある。

【００１４】本発明は、上記問題点に鑑みてなされたも
のであって、その主たる目的は、多種多様な購買品の特
徴を考慮して、各購買品に適した方法で購買品の調達を
行うと共に購買品調達の一元的な管理を可能とし、か
つ、調達履歴を活用することによって戦略的な購買品調
達を提案することができる購買品調達システム及び購買
品調達方法を提供することにある。

【００１５】

【問題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明は、購買品の調達を管理する購買品調達シス
テムにおいて、購入を希望する注文品のデータを登録す
る手段と、以前に行われた購買の履歴情報を記憶する手
段と、前記注文品のデータと前記履歴情報の購買品デー
タとを比較して、前記注文品を予め定めた複数の購買パ
ターンのいずれかに振り分ける振り分け手段とを備えた
ものである。

【００１６】本発明においては、前記複数の購買パター
ンが、前記注文品の発注先を選択して契約を締結するソ
ーシング処理、又は、該発注先に対して発注及び納品管
理を行う調達処理の各々が行われる場所を基準として設
定される構成とすることができ、前記購買品調達システ
ムが、購買品の調達を集中管理する中央拠点に設置され
たホストコンピュータと、購買品を必要とする１以上の
地方拠点に設置された端末と、選定された仲介業者に設
置された端末とを含み、前記複数の購買パターンが、前
記中央拠点で前記ソーシング処理及び前記調達処理が行
われるパターンと、前記中央拠点で前記ソーシング処理
が行われ、前記地方拠点で前記調達処理が行われるパタ
ーンと、前記地方拠点で前記ソーシング処理及び前記調
達処理が行われるパターンと、前記仲介業者で前記ソー
シング処理及び前記調達処理が行われるパターンとに分
類される構成とすることもできる。

【００１７】また、本発明においては、前記振り分け手
段において、前記注文品データ及び前記購買品データの
所定の項目が順次比較され、前記所定の項目が合致、又
は類似する場合に、前記注文品の振り分け先を前記購買
品の属する購買パターンに設定する構成とすることがで
き、前記所定の項目が、品名、用途、価格、数量、発注
先のいずれかを含むことが好ましい。

【００１８】また、本発明においては、前記履歴情報を
元に、購買品に関する所定の項目が演算され、該演算結
果と予め定めた数値とを比較して、前記購買品の属する
購買パターンが変更される構成とすることができ、前記
所定の項目が、前記購買品の販売個数、金額又は購買頻
度のいずれかを含み、該所定の項目の加算結果が予め定
めた値以上となったときに、前記購買品の属する購買パ
ターンが変更される構成とすることもできる。

【００１９】また、本発明においては、前記注文品デー
タに品目ごとの発注先を含み、該発注先ごとに振り分け
発注が行われる構成や、前記発注先が一品目ごとに複数
設定され、購買品の管理部門により複数の発注先の中か
ら一の発注先が選択される構成とすることができ、前記
発注先の選択に際し、前記履歴情報から前記発注先ごと
又は前記品目ごとのデータが抽出、表示され、該表示を
参照して前記発注先が選択されることが好ましい。

【００２０】また、本発明においては、前記購買品調達
システムに、前記履歴情報を所定の条件で処理する演算
手段を備え、前記所定の条件で処理された購買の実績を
参照して、前記購買品の購買計画が立案される構成とす
ることができ、前記所定の条件で処理された購買の実績
が、品名別の購買の実績、部門別の購買の実績、購入金
額別の購買の実績、予算金額及び実績金額の対比実績、
のいずれかを含むことが好ましい。

【００２１】また、本発明の方法は、購買品の調達を管
理する購買品調達方法において、購入を希望する注文品
のデータを入力するステップと、前記注文品のデータを
登録するステップと、前記注文品のデータと記憶された
購買履歴情報の購買品データとを比較して、前記注文品
を予め定めた複数の購買パターンのいずれかに振り分け
るステップとを備えたものである。

【００２２】このように、本発明は上記構成により、購
入する購買品を複数の購買パターンに分類し、注文され
た購買品を購買履歴情報を参照して自動的に振り分け、
各々の購買パターンに対して最適な処理を施すことによ
って、各購買品の特質を生かしつつ調達を行うことがで
き、かつ、購買品を本社で一元的に管理することが可能
となる。

【００２３】

【発明の実施の形態】本発明に係る購買品調達システム
は、その好ましい一実施の形態において、購買品の調達
を集中管理する本社に設置されたホストコンピュータ
と、購買品を必要とする１以上の拠点に設置された端末
と、選定された指定商社に設置された端末とを含み、ホ
ストコンピュータには、購入を希望する注文品のデータ
を登録する登録手段と、注文品のデータを分析し品名等
の項目を抽出する注文データ分析手段と、以前に行われ
た購買の履歴情報を記憶する記憶手段と、注文データと
履歴情報の購買品データとを比較して、注文品を予め定
めた複数の購買パターンのいずれかに振り分ける振り分
け手段と、サプライヤの選択・契約の締結等のソーシン
グを行うソーシング手段と、発注・納期管理等の調達を
行う調達手段と、履歴情報を所定の条件の基に更新する
履歴情報更新手段と、履歴情報を所定の条件の基で処理
して表示する演算手段とを含み、複数の購買パターン
を、本社でソーシング・調達が行われるパターンと、本
社でソーシングが行われ、拠点で調達が行われるパター
ンと、拠点でソーシング・調達が行われるパターンと、
指定商社でソーシング・調達が行われるパターンとに分
類し、注文品の品名等のデータと履歴情報の購買品のデ
ータとが一致又は類似する場合に、注文品の振り分け先
を購買品の属する購買パターンに設定することにより、
全ての購買品を最適な購買パターンで調達することがで
きる。

【００２４】

【実施例】上記した本発明の実施の形態についてさらに
詳細に説明すべく、本発明の実施例について、図１乃至
図６を参照して説明する。図１は、本発明の一実施例に
係る購買品調達システムの概念を示す図であり、図２
は、ホストコンピュータの構成を模式的に示す図であ
る。また、図３は、本発明の特徴である購買パターンの
基本的な考え方を示す図であり、図４及び図５は、本実
施例の購買品調達システムで購買品を発注する手順を示
すフローチャート図である。また、図６は、簡易購買の
手順を示すフローチャート図である。

【００２５】まず、図１及び図２を参照して、本実施例
の購買品調達システムの構成について説明する。図１に
示すように、本実施例の購買品調達システム１は、ホス
トコンピュータ２が設置されている組織内の購買品総括
管理部門（以下、本社２ａと称する）と、端末３が設置
されている工場、営業所、海外拠点等（以下、拠点３ａ
と称する）と、端末４が設置されている簡易購買を担当
する商社等の３ｒｄ．ＰＡＲＴＹ（以下、指定商社４ａ
と称する）とが専用線８で接続されており、また、本社
２ａと購買品の調達元であるサプライヤ５ａ、５ｂ、５
ｃ…との間は公衆回線９で接続され、電話、ｆａｘ等で
注文のやりとりが行われる。また、指定商社４ａとサプ
ライヤ６ａ、６ｂ、６ｃ…とはインターネット網７を介
して接続されている。

【００２６】また、図２に示すように、ホストコンピュ
ータ２には、拠点３ａの各端末３で入力された購買品の
注文データを登録する登録手段１２と、注文データから
品名、発注先等の所定の項目を抽出する注文データ分析
手段１３と、注文データの各抽出項目と購買履歴情報と
を比較して、注文を予め定めた購買パターンのいずれか
に振り分ける振り分け手段１４と、振り分けられた購買
パターン毎に発注すべきサプライヤ５ａ…の選択等を行
うソーシング手段１５と、入荷、検収、受入の各処理を
管理する調達手段１６と、登録手段１２、ソーシング手
段１５及び調達手段１６のデータを関連づけて履歴情報
として記憶する記憶手段１９と、該履歴情報データを更
新する履歴情報更新手段１８と、該履歴情報を集計、演
算して出力する演算手段１７と、表示手段１０と、入出
力手段１１と、を含み構成されている。

【００２７】ここで、本発明の特徴部分の一つである購
買パターンの設定について、図３を参照して説明する。
従来例で記載したように、購買品には迅速な対応が要求
されるものや長期的に購買が継続されるもの、拠点特有
のものや汎用的なもの、海外から購入するものや国内で
調達するもの、高価なものや安価なもの、グリーン商品
（エコ商品）であるか否か等、多種多様な購買品があ
る。この多種多様な購買品を購買パターンに分類するに
あたって、購買パターンの数が多すぎると購買品調達シ
ステム１で一元的に管理することが困難になり、また、
購買パターンの数が少なすぎると各購買品に適した調達
手段を設定することができない。

【００２８】そこで、過去の購買品調達記録を整理、分
析した結果、例えば、４つの購買パターンに分類すると
全ての購買品を適切な方法で調達可能となることが判明
した。すなわち、迅速な対応を要する国際市況商品、海
外直取引物件や起業用途に用いる購買品（Ａパターン）
は、本社２ａで集中的にソーシング（ポテンシャルサプ
ライヤの調査、サプライヤの選択、価格・仕様等のネゴ
シエーション、基本契約の締結）と調達（発注、納期管
理、検収・受入、買掛金計上、支払管理）を行い、仕様
が確定しており長期に渡って購入する期間契約対象品や
全社的に共通して使用される購買品（Ｂパターン）は、
本社２ａで集中的にソーシングし、各拠点３ａで調達を
行い、特定設備の治具類や各拠点３ａ特有の場所開発購
買対象品のような購買品（Ｃパターン）は、各拠点３ａ
でソーシングから調達までを行い、更に、事務用品や汎
用工具等の簡易購買品のような購買品（Ｄパターン）
は、本社２ａが選定した指定商社４ａ等の３ｒｄ．ＰＡ
ＲＴＹで行うことが好ましいことを見出した。

【００２９】上記４つのパターンには各々特徴があり、
例えば、Ａパターンでは、幅広いサプライヤを選択する
ことができ、集約による交渉力の向上や価格メリットが
期待でき、Ｂパターンでは、Ａパターンの特徴に加え、
場所の機動性を確保することができるというメリットが
期待できる。また、Ｃパターンでは、緊急対応や仕様変
更などの現場のニーズに迅速に対応することができ、Ｄ
パターンでは、伝票処理の削減や要員の抑制を図り、ト
ータルコストの削減というメリットが期待できる。そし
て、注文された購買品を上記４つのパターンの内、最適
なパターンに振り分けることで多種多様な購買品に対し
て適した手順で調達を行うことが可能となる。

【００３０】なお、以下では、上記４つの購買パターン
に振り分ける場合について説明するが、購買パターンの
数は４つに限定されるものではなく、組織の特徴や規
模、取り扱う購買品の種類等を勘案して適宜設定するこ
とができ、例えば、組織の規模が大きく、取扱品目が多
い場合には、更に購買パターンの数を増やしてもよい。
その場合、購買パターンの数が多くなりすぎると、一元
的な管理が困難になることに注意する必要がある。

【００３１】次に、上記構成の購買品調達システム１を
用いた購買品調達手順について、図４及び図５を参照し
て説明する。

【００３２】まず、購買品の購入に先立ち、需要課は見
積依頼を行う。具体的には、需要課が各拠点３ａに設置
された端末３上で見積依頼の入力を行い（Ｓ１００）、
依頼を受けた各拠点３ａの管理部門はその内容を確認し
て見積依頼処理を行った後（Ｓ１０１）、見積依頼書を
希望するサプライヤ５に自動でＦＡＸ送信を行う（Ｓ１
０２）。そして、サプライヤ５では見積書を作成し（Ｓ
１０３）、各拠点３ａの管理部門に送信する。見積りを
受信した管理部門では、見積結果を端末３に入力し（Ｓ
１０４）、その結果が表示される（Ｓ１０５）。

【００３３】ここで、Ｓ１００で見積依頼の際に入力す
る項目は、少なくとも、購入を希望する購買品の品名と
仕様と数量とを含み、そのほかに、用途、希望発注先、
荷渡し条件、グリーン商品であるか否か等が記載される
ことが好ましい。その際、品名を入力するとホストコン
ピュータ２の記憶手段１９に記憶された履歴情報を参照
して詳細な項目が自動的に表示されたり、端末３の画面
をＣＤ−ＲＯＭ、ＨＰカタログ等とリンクさせ、購入品
を選択した後、見積依頼画面にジャンプするようにすれ
ば、購入品の選択が容易となり好ましい。また、ＨＰカ
タログ等に記載されている品名等の項目が見積依頼画面
の入力欄に自動的に挿入される構成とすることもでき
る。

【００３４】また、端末３の画面に検索機能を設け、購
入品の品名、メーカ等を入力すると、詳細なデータが表
示される機能を備えることにより、購入品の選択が容易
となって便利である。また、データ入力の際に、購入品
がグリーン商品であるか否かを識別できるように、依頼
者が入力するか、又は品名等から自動的に判別されると
好ましい。更に、入力方法としては、キーボードで直接
入力する方法に限らず、アイコンをクリックして入力す
る方法や、音声認識機能により音声入力する方法や、バ
ーコード・ＩＤタグを用いて入力する方法等、任意の方
法を用いることができる。直接入力に変えて、見積依頼
者が定型フォーマットに所定の項目を入力してホストコ
ンピュータ２に電子メールで送信すると、ホストコンピ
ュータ２が自動的に見積依頼書を作成する構成とするこ
ともできる。

【００３５】なお、Ｓ１０４で入力された見積結果は、
購買品調達システム１のホストコンピュータ２に自動的
に送信されて記憶手段１９に記憶され、その後の購入伺
い入力や購買パターン振り分けの際のデータとして用い
られる。

【００３６】次に、需要課はＳ１０５の見積表示を閲覧
して購入するか否かを決定し、購入する場合には、図５
の処理に移行する。まず、需要課は各拠点３ａに設けた
端末３上で購入伺いを入力する（Ｓ２００）。ここで、
購入伺いに入力する項目は、前記した見積依頼と同様
に、少なくとも購入する購買品の品名と仕様と数量とが
含まれ、更に、用途、希望発注先、値段荷渡し条件等を
入力することが好ましい。なお、入力する項目に発注先
を複数設定できるようにして、本社２ａ又は各拠点３ａ
の管理部門の担当者が発注先を選択できる構成であれば
好ましい。また、見積依頼で入力した項目はホストコン
ピュータ２の記憶手段１９に記憶されているため、例え
ば、品名や見積依頼番号等を入力すると、自動的に詳細
な項目が呼び出され、書き込まれるようにすれば、入力
作業が容易となる。

【００３７】次に、購入伺いがホストコンピュータに送
信され、本社２ａの管理部門で購入するか否かの決裁が
行われる（Ｓ２０１）。その際、決裁者に購入伺いが回
覧されてきたことを電子メール等で告知する機能を設け
ることにより、決裁処理が滞ることがなくなり便利であ
る。。そして、購入伺いで入力した品名、その他の項目
を参照して購入品が簡易購買品であるか否かを判断し、
簡易購買品（Ｄパターン）の場合はＳ２２２に、それ以
外（Ａ〜Ｃパターン）の場合にはＳ２０２に移行する。

【００３８】Ｄパターンの場合は、購買品調達システム
１で自動的に指定商社４ａに対して発注処理が行われ
（Ｓ２２２）、その後、図６に示すように、指定商社４
ａでは購入品が新規品であるか否かを判断し（Ｓ３０
０）、新規品である場合には品名マスター登録を行った
後（Ｓ３０１）、受注処理を行う（Ｓ３０２）。そし
て、インターネット網７を介して接続されているサプラ
イヤ６ａ…の中から適宜発注先を選択して発注処理を行
い（Ｓ３０３）、出荷情報を入手して出荷データを作成
して（Ｓ３０５）購買品調達システム１に返送し、シス
テム１では、受入データを自動的に作成する（Ｓ２２
４）。

【００３９】このように、本発明の購買品調達システム
１では、文房具や汎用工具のような簡易購買品は、複雑
な処理を行うことなく自動的に予め本社２ａが選定した
指定商社４ａに発注され、実際の発注作業は指定商社４
ａ側で行われるため、作業の簡略化、効率化を図ること
ができ、従来のように簡易購買品に対して重要な購買品
と同等の複雑な処理を行うことがないため、簡便かつ迅
速に簡易購買品を購入することができる。

【００４０】次に、Ａ〜Ｃパターンの場合について説明
すると、Ｓ２０１で決裁された注文は、各拠点３ａの管
理部門で受付された後、ホストコンピュータ２に送信さ
れる（Ｓ２０２）。ホストコンピュータ２では、まず注
文品が新規品か否かの判断を行う（Ｓ２０３）。この判
断は、購入伺いに入力された購入品の品名等のデータと
記憶手段１９に記憶された履歴情報データとを比較する
ことによって行われ、新規品の場合には登録手段１２に
よってホストコンピュータ２内に購入品の品名等のデー
タを登録する（Ｓ２０４）。ここで、登録された購入品
の品名等のデータは、記憶手段１９に記憶されるため、
次回以降の注文ではこの処理はスキップされる。

【００４１】次に、Ｓ２０５において、本発明の特徴部
分である購買パターンの振り分けを行う。具体的には、
注文品がどの部門でソーシング、調達処理が行われるの
が最適かを判断することになるが、その判断に際して、
登録手段１２に記録された品名等のデータと記憶手段１
９に記憶されている履歴情報データとを比較して行う。
例えば、比較すべきデータとしては、大分類の品名（例
えば、金属材料）、中分類の品名（例えば、Ａｌ地
金）、小分類の品名（商品名）、希望発注先、製造メー
カ、価格、用途、仕様、数量等が挙げられ、これらが比
較されて最適なパターンに振り分けられる。

【００４２】例えば、ある購入品の品名と、履歴情報デ
ータ内の品名とが一致する場合には、新規購入品を履歴
情報データ内の購入品と同じ購買パターンに振り分ける
ことができる。また、品名等が完全に一致しない場合で
あっても、所定の類似範囲内である場合には、同じ購買
パターンに振り分けることができる。

【００４３】また、他の方法として、例えば、新規購入
品の品名の大分類が「金属材料」である場合、記憶され
た履歴情報データから品名の大分類が「金属材料」に該
当する購買品を抽出し、その購買品の全てが一つの購買
パターン（例えば、本社２ａでソーシング、調達を行う
Ａパターン）である場合は新規購入品をＡパターンに振
り分け、「金属材料」に該当する購買品が複数の購買パ
ターンに振り分けられているときは、次の項目を比較す
る。例えば、新規購入品の中分類が「Ａｌ地金」である
場合、同様の手法で履歴情報データから品名の中分類が
「Ａｌ地金」に該当する購買品を抽出し、その購買品の
全てが一つの購買パターンに分類されているときは、新
規購入品をその購買パターンに振り分け、複数の購買パ
ターンに振り分けられている場合は、次の項目の比較を
行う。そして、購買パターンが決定されるまで順次項目
を比較することにより、自動的に購買パターンの振り分
けを行うことができる。

【００４４】その際、ホストコンピュータ２で最適な購
買パターンを選択して自動的に振り分けを実行しても良
く、表示手段１０によって画面上にシステム１が推奨す
る購買パターンを表示し、管理部門の担当者が確認した
後に振り分けを実行するような形態とすることもでき
る。そして、システム１の推奨する購買パターンと担当
者の希望する購買パターンとが異なる場合には、次回の
注文の際には担当者が希望する購買パターンに振り分け
られるように新規購入品のデータの更新を行う。

【００４５】また、履歴情報の中に類似品がない場合の
ように、全ての項目について比較しても購買パターンの
振り分けができない場合には、同様に表示手段１０によ
って振り分け不可能の表示を行い、入出力手段１１によ
って管理部門の担当者が好ましい購買パターンを判断し
て入力する。

【００４６】この購買パターン振り分けの基礎となる履
歴情報は定期的又は管理部門の指示により適宜更新され
ることが好ましい。例えば、Ｂパターンに振り分けられ
ている品目であっても、購買が繰り返されることによっ
て取引金額が大きくなり、本社２ａで一括管理するＡパ
ターンに分類する方が好ましくなる場合等もあり、状況
の変化に応じてデータの更新が必要となる場合もあるか
らである。この場合、参照する項目としては、販売個
数、金額又は購買頻度等が挙げられる。なお、履歴情報
データの中には勝手に更新されることが好ましくない項
目もあり、所定の項目に関しては変更ができないように
設定することが好ましい。

【００４７】そして、振り分けられた各パターンに従っ
てその後のソーシング、発注処理が行われる。まず、Ａ
パターンについて説明すると、本社２ａの管理部門でポ
テンシャルサプライヤの調査、すなわち、購買品の供給
が可能なサプライヤ５をリストアップし、該当するサプ
ライヤ５の中で最も評価の高いサプライヤ５の選別を行
う。その際、選定の条件としては、価格、納期の他に、
以前の取り引きの頻度、サプライヤ５の企業規模、将来
性、取り扱い品目の種類等を総合的に勘案した信用度を
考慮することが好ましい。そして、サプライヤ５の選定
後、価格、仕様等のネゴシエーション、基本契約の締結
等の一連のソーシング作業を行う（Ｓ２０６）。

【００４８】その後、品名、価格、仕様、発注先、納期
等の購入品に関する項目を登録手段１２に登録し（Ｓ２
０７）、本社２ａの管理部門において決裁を行い（Ｓ２
０８）、購買品の発注を行う（Ｓ２０９）。ここで、決
裁に際して、電子メール等で決裁者に購入伺いが回覧さ
れてきたことを通知する機能を有することが好ましい。
その後、システム１内に記憶された発注伝票のフォーマ
ットに品名、価格、納期、発注先等の項目が自動的に記
入されて発注伝票が作成され、ＦＡＸ等の手段を用いて
自動的に注文書がサプライヤ５に送信される（Ｓ２１
０）。

【００４９】次に、購買パターンの振り分けでＢパター
ンが選択された場合について説明すると、Ｂパターンは
各拠点３ａで長期にわたって継続して購入される購買品
等であることから、ソーシングのみをシステム１上で行
い、その後の決裁、発注作業は各拠点３ａで独自に行
う。具体的には、Ｓ２０６と同様にポテンシャルサプラ
イヤの調査、サプライヤの選択、ネゴシエーション、基
本契約の締結等、一連のソーシング作業をシステム１上
で行い（Ｓ２１１）、品名、価格、仕様、発注先、納期
等の購入品の諸項目を登録した後（Ｓ２１２）、各拠点
３ａの管理部門で決裁し（Ｓ２１３）、発注作業を行う
（Ｓ２１４）。

【００５０】更に、Ｃパターンの場合は、各拠点固有の
購買品等であるために、緊急対応や仕様変更に対して迅
速に対応できるように速やかに納入されることが重要で
あると共に、新規購入品が多く、その数量も少量である
ことが多いため、本社２ａで一括して管理するよりも各
拠点３ａで作業の進捗状況に合わせて納期管理等を行う
ことが好ましい。そこで、このような購買品の場合には
ソーシングから発注に至るまでの一連の作業を各拠点３
ａで行う。

【００５１】具体的には、迅速な対応が望まれることを
考慮してポテンシャルサプライヤの調査やサプライヤの
選択を行うことが重要であり、その選択基準は、Ａパタ
ーンやＢパターンの場合と異なり、納期や価格等が重視
され、特注品の場合には、サプライヤ５の技術力も評価
の対象となる。その後、価格、納期等のネゴシエーショ
ンを行い、基本契約を締結してソーシングを終了する
（Ｓ２１５）。そして、各拠点３ａで購入品の品名、仕
様、価格等の登録を行い（Ｓ２１６）、決裁した後（Ｓ
２１７）、発注処理を行う（Ｓ２１８）。

【００５２】その後、Ａ〜Ｃの各パターンで発注された
購買品は、各拠点３ａの管理部門に入荷された時点で入
荷入力され（Ｓ２１９）、検収、受入作業が完了すると
その都度、検収入力（Ｓ２２０）、受入入力（Ｓ２２
１）がされて一連の購買品調達作業が完了し、サプライ
ヤに対して支払明細書が自動的にＦＡＸ送信される。そ
の際、システム１上で各工程の進捗状況を管理し、契約
納期を経過して未入荷となっている購買品や納期が近い
購買品に関しては、管理部門の発注担当者に画面上で警
告したり、電子メール等で通知したり、また、納期が数
ヶ月に渡るような長期の場合、納期の数週間前（数日
前）から警告したり、納期が近いもののリストを出力す
ることが好ましい。

【００５３】なお、端末３の画面とホストコンピュータ
２とをリンクさせて、図面、仕様書等を購入伺いに添付
することも可能であり、また、ホストコンピュータ２
側、端末３側の画面で写真などのビジュアルな情報が表
示されるようにすることにより、購買品の検索等を容易
に行うことができる。

【００５４】このように、本実施例の購買品調達システ
ム及び購買品調達方法によれば、購入する購買品を、例
えば、本社２ａでソーシングから発注まで行うものと、
本社２ａでソーシングのみを行い、発注作業を各拠点３
ａで行うものと、ソーシングから発注までを一貫して各
拠点３ａで行うものと、事務用品、汎用工具等の簡易購
買品の４つの購買パターンに分類し、注文された購買品
が上記購買パターンのいずれに該当するかを購買履歴情
報を参照して判断して自動的に振り分け、各々の購買パ
ターンに対して最適な処理を施すことによって、各購買
品の特質を生かしつつ調達を行うことができ、かつ、購
買品を本社２ａで一元的に管理することが可能となる。

【００５５】また、事務用品、汎用工具等の簡易購買品
に関しては、システム上で複雑な処理を行わず、本社２
ａが選定した指定商社４ａ等に自動的に発注し、指定商
社４ａがインターネット網７を介して条件のよいサプラ
イヤ６ａ…を適宜選別するため、システムの負荷を軽減
することができ、かつ、指定商社４ａで迅速な処理が行
われるため、簡便かつ迅速に購買品を購入することがで
きる。

【００５６】更に、登録手段１２に登録された購入品の
品名等の情報や、振り分け結果、管理部門の担当者が入
力した情報、入荷、検収、受入等の入力情報等が全て関
連づけられて記憶手段１９に記憶され、その履歴情報が
購入品の個数、金額又は頻度に応じて適宜更新されてい
くため、購買パターン振り分けの精度を高めていくこと
が可能となる。

【００５７】また、需要課や管理部門で詳細な履歴情報
を閲覧することが可能であり、他の拠点３ａの購入品等
のデータを参照することにより、効果的な購買を行うこ
とができる。更に、上記履歴情報を演算手段１７によっ
て演算、加工することにより、例えば、品名別の購入実
績、部門別の購入実績、地域、メーカ、品物別のサプラ
イヤ情報やサプライヤの取扱品目、得意分野、価格・納
期対応、拡販地域、信用度の評価値等の種々の情報を入
手することができ、特に、購入実績をグラフ化して表示
する機能を設けて、購入金額を大きい順に表示させた
り、予算金額と実績金額とを同時に表示させたり、金額
や期間を指定して表示させることにより、戦略的な購買
が可能となる。そして、これらの情報を考慮し、設計に
フィードバックすることによって、より適切な購入品の
選定、サプライヤの選定を行うことができ、トータルコ
ストの削減を図ることができる。

【００５８】また、本社２ａに設置されたホストコンピ
ュータ２と拠点３ａに設置された端末３と指定商社４ａ
に設置された端末４とは、相互に専用線を介して接続さ
れているため、秘匿性のある情報や、戦略的な購買品に
関する情報が外部に漏洩することを防止することがで
き、外部からの進入にも強い安全なシステムを構築する
ことができる。

【００５９】なお、上記実施例では、購買品調達システ
ムの一例について説明したが、詳細な手順、判断方法等
については、適宜変更することは可能である。また、例
えば、在庫量を示すレベル計にセンサを取り付けて、シ
ステムと連結し、残量が一定レベル以下となったら自動
的に発注される機能等を付加することもできる。また、
上記実施例では、自動振り分け機能を備えた購買品調達
システムについて説明したが、本発明は上記実施例に限
定されるものではなく、複数の項目を履歴情報を基に予
め定めたパターンに自動的に振り分ける機能を備えた任
意の生産管理システムに適用することができる。

【００６０】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の購買品調
達システム及び購買品調達方法によれば下記記載の効果
を奏する。

【００６１】本発明の第１の効果は、購入する購買品を
複数の購買パターンに分類し、注文された購買品を購買
履歴情報を参照して自動的に振り分け、各々の購買パタ
ーンに対して最適な処理を施すことによって、各購買品
の特質を生かしつつ調達を行うことができ、かつ、購買
品を本社で一元的に管理することが可能となるというこ
とである。

【００６２】また、本発明の第２の効果は、事務用品、
汎用工具等の簡易購買品に関しては、システム上で複雑
な処理を行わず、本社が選定した指定商社等に自動的に
発注し、指定商社がインターネット網を介して条件のよ
いサプライヤを適宜選別するため、システムの負荷を軽
減することができ、かつ、指定商社で迅速な処理が行わ
れるため、簡便かつ迅速に購買品を購入することができ
るということである。

【００６３】また、本発明の第３の効果は、登録手段に
登録された購入品の品名等の情報や、振り分け結果、管
理部門の担当者が入力した情報、入荷、検収、受入等の
入力情報等が全て関連づけられて記憶手段に記憶され、
その履歴情報が購入品の個数、金額又は頻度に応じて適
宜更新されていくため、購買パターン振り分けの精度を
高めていくことが可能となるということである。

【００６４】また、本発明の第４の効果は、需要課や管
理部門で詳細な履歴情報を閲覧することが可能であり、
他の拠点の購入品等のデータを参照することにより、効
果的な購買を行うことができ、更に、上記履歴情報を演
算手段によって演算、加工することにより、種々の情報
を入手することができ、特に、購入実績をグラフ化して
表示する機能を設けて、購入金額を大きい順に表示させ
たり、予算金額と実績金額とを同時に表示させたり、金
額や期間を指定して表示させることにより、戦略的な購
買が可能となる。そして、これらの情報を考慮し、設計
にフィードバックすることによって、より適切な購入品
の選定、サプライヤの選定を行うことができ、トータル
コストの削減を図ることができるということである。

【００６５】また、本発明の第５の効果は、本社に設置
されたホストコンピュータと拠点に設置された端末と指
定商社に設置された端末とは、相互に専用線を介して接
続されているため、秘匿性のある情報や、戦略的な購買
品に関する情報が外部に漏洩することを防止することが
でき、外部からの進入にも強い安全なシステムを構築す
ることができるということである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の購買品調達システムの概念を示す図で
ある。

【図２】本発明の一実施例に係る購買品調達システムの
構成を模式的に示す図である。

【図３】本発明の一実施例に係る購買品調達システムの
購買パターンを示す図である。

【図４】本発明の一実施例に係る購買品調達システムの
見積もり作業を示すフローチャート図である。

【図５】本発明の一実施例に係る購買品調達システムの
購入作業を示すフローチャート図である。

【図６】本発明の一実施例に係る購買品調達システムの
簡易購買品の購入作業を示すフローチャート図である。

【符号の説明】

１購買品調達システム２ホストコンピュータ３端末３ａ拠点４端末４ａ指定商社５ａ、５ｂ、５ｃサプライヤ６ａ、６ｂ、６ｃサプライヤ７インターネット網８専用線９公衆回線１０表示手段１１入出力手段１２登録手段１３注文データ分析手段１４振り分け手段１５ソーシング手段１６調達手段１７演算手段１８履歴情報更新手段１９記憶手段

フロントページの続き (72)発明者西野義幸東京都千代田区大手町一丁目５番１号三菱マテリアル株式会社内Ｆターム(参考） 5B075 ND04 NK02 NK43 PP10 PP22 PQ02 PQ36 PQ46 PR03 QM08 UU40

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】購買品の調達を管理する購買品調達システ
ムにおいて、購入を希望する注文品のデータを登録する手段と、以前
に行われた購買の履歴情報を記憶する手段と、前記注文
品のデータと前記履歴情報の購買品データとを比較し
て、前記注文品を予め定めた複数の購買パターンのいず
れかに振り分ける振り分け手段とを備えたことを特徴と
する購買品調達システム。
【請求項２】前記複数の購買パターンが、前記注文品の
発注先を選択して契約を締結するソーシング処理、又
は、該発注先に対して発注及び納品管理を行う調達処理
の各々が行われる場所を基準として設定されることを特
徴とする請求項１記載の購買品調達システム。
【請求項３】前記購買品調達システムが、購買品の調達
を集中管理する中央拠点に設置されたホストコンピュー
タと、購買品を必要とする１以上の地方拠点に設置され
た端末と、選定された仲介業者に設置された端末とを含
み、前記複数の購買パターンが、前記中央拠点で前記ソーシ
ング処理及び前記調達処理が行われるパターンと、前記
中央拠点で前記ソーシング処理が行われ、前記地方拠点
で前記調達処理が行われるパターンと、前記地方拠点で
前記ソーシング処理及び前記調達処理が行われるパター
ンと、前記仲介業者で前記ソーシング処理及び前記調達
処理が行われるパターンとに分類されることを特徴とす
る請求項１又は２に記載の購買品調達システム。
【請求項４】前記振り分け手段において、前記注文品デ
ータ及び前記購買品データの所定の項目が順次比較さ
れ、前記所定の項目が合致、又は類似する場合に、前記
注文品の振り分け先を前記購買品の属する購買パターン
に設定することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか
一に記載の購買品調達システム。
【請求項５】前記所定の項目が、品名、用途、価格、数
量、発注先のいずれかを含むことを特徴とする請求項４
記載の購買品調達システム。
【請求項６】前記履歴情報を元に、購買品に関する所定
の項目が演算され、該演算結果と予め定めた数値とを比
較して、前記購買品の属する購買パターンが変更される
ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一に記載の
購買品調達システム。
【請求項７】前記所定の項目が、前記購買品の販売個
数、金額又は購買頻度のいずれかを含み、該所定の項目
の加算結果が予め定めた値以上となったときに、前記購
買品の属する購買パターンが変更されることを特徴とす
る請求項６記載の購買品調達システム。
【請求項８】前記注文品データに品目ごとの発注先を含
み、該発注先ごとに振り分け発注が行われることを特徴
とする請求項１乃至７のいずれか一に記載の購買品調達
システム。
【請求項９】前記発注先が一品目ごとに複数設定され、
購買品の管理部門により複数の発注先の中から一の発注
先が選択されることを特徴とする請求項８記載の購買品
調達システム。
【請求項１０】前記発注先の選択に際し、前記履歴情報
から前記発注先ごと又は前記品目ごとのデータが抽出、
表示され、該表示を参照して前記発注先が選択されるこ
とを特徴とする請求項９記載の購買品調達システム。
【請求項１１】前記購買品調達システムに、前記履歴情
報を所定の条件で処理する演算手段を備え、前記所定の
条件で処理された購買の実績を参照して、前記購買品の
購買計画が立案されることを特徴とする請求項１乃至１
０のいずれか一に記載の購買品調達システム。
【請求項１２】前記所定の条件で処理された購買の実績
が、品名別の購買の実績、部門別の購買の実績、購入金
額別の購買の実績、予算金額及び実績金額の対比実績、
のいずれかを含むことを特徴とする請求項１１記載の購
買品調達システム。
【請求項１３】更に、前記購買品の納品状況を監視する
手段を備え、納期を経過した場合又は該納期までの期間
が予め定めた期間より短くなった場合に、前記購買品調
達システムに警告画面が表示されると共に、管理部門の
担当者に電子メールで告知されることを特徴とする請求
項１乃至１２のいずれか一に記載の購買品調達システ
ム。
【請求項１４】前記監視手段に、納期が経過した購買品
又は納期が近い購買品のリストを出力する手段を備えた
ことを特徴とする請求項１３記載の購買品調達システ
ム。
【請求項１５】更に、前記履歴情報を参照して購買品を
検索する手段を備え、前記注文品のデータ入力に際し、
すでに登録された購買品データの中から前記注文品の名
称と合致又は類似する購買品が表示され、表示された前
記購買品を選択することにより、前記注文品の入力欄に
自動的に前記購買品のデータが入力されることを特徴と
する請求項１乃至１４のいずれか一に記載の購買品調達
システム。
【請求項１６】購買品の調達を管理する購買品調達方法
において、購入を希望する注文品のデータを入力するステップと、
前記注文品のデータを登録するステップと、前記注文品
のデータと記憶された購買履歴情報の購買品データとを
比較して、前記注文品を予め定めた複数の購買パターン
のいずれかに振り分けるステップとを備えたことを特徴
とする購買品調達方法。
【請求項１７】前記複数の購買パターンを、前記注文品
の発注先を選択して契約を締結するソーシング処理、又
は、該発注先に対して発注及び納品管理を行う調達処理
の各々が行われる場所を基準として設定することを特徴
とする請求項１６記載の購買品調達方法。
【請求項１８】前記購買品調達方法が、購買品の調達を
集中管理する中央拠点に設置されたホストコンピュータ
と、購買品を必要とする１以上の地方拠点に設置された
端末と、選定された仲介業者に設置された端末とを含む
システム上で実行され、前記複数の購買パターンを、前記中央拠点で前記ソーシ
ング処理及び前記調達処理が行われるパターンと、前記
中央拠点で前記ソーシング処理が行われ、前記地方拠点
で前記調達処理が行われるパターンと、前記地方拠点で
前記ソーシング処理及び前記調達処理が行われるパター
ンと、前記仲介業者で前記ソーシング処理及び前記調達
処理が行われるパターンとに分類することを特徴とする
請求項１６又は１７に記載の購買品調達方法。
【請求項１９】前記振り分けステップにおいて、前記注
文品データ及び前記購買品データの所定の項目を順次比
較し、前記所定の項目が合致、又は類似する場合に、前
記注文品を前記購買品の属する購買パターンに振り分け
ることを特徴とする請求項１６乃至１８のいずれか一に
記載の購買品調達方法。
【請求項２０】前記所定の項目が、品名、用途、価格、
数量、発注先のいずれかを含むことを特徴とする請求項
１９記載の購買品調達方法。
【請求項２１】前記履歴情報を元に、購買品に関する所
定の項目を演算し、該演算結果と予め定めた数値とを比
較して、前記購買品の属する購買パターンを変更するこ
とを特徴とする請求項１６乃至２０のいずれか一に記載
の購買品調達方法。
【請求項２２】前記所定の項目が、前記購買品の販売個
数、金額又は購買頻度のいずれかを含み、該所定の項目
の加算結果が予め定めた値以上となったときに、前記購
買品の属する購買パターンを変更することを特徴とする
請求項２１記載の購買品調達方法。
【請求項２３】前記注文品データに、品目ごとの発注先
を含み、該発注先ごとに振り分け発注を行うことを特徴
とする請求項１６乃至２２のいずれか一に記載の購買品
調達方法。
【請求項２４】前記発注先を一品目ごとに複数設定し、
購買品の管理部門が複数の発注先の中から一の発注先を
選択することを特徴とする請求項２３記載の購買品調達
方法。
【請求項２５】前記発注先の選択に際し、前記履歴情報
から前記発注先ごと又は前記品目ごとのデータを抽出、
表示し、該表示を参照して前記発注先を選択することを
特徴とする請求項２４記載の購買品調達方法。
【請求項２６】更に、前記履歴情報を所定の条件で処理
するステップを備え、前記所定の条件で処理した購買の
実績を参照して、前記購買品の購買計画が立案されるこ
とを特徴とする請求項１６乃至２５のいずれか一に記載
の購買品調達方法。
【請求項２７】前記所定の条件で処理した購買の実績
が、品名別の購買の実績、部門別の購買の実績、購入金
額別の購買の実績、予算金額及び実績金額の対比実績、
のいずれかを含むことを特徴とする請求項２６記載の購
買品調達方法。
【請求項２８】更に、前記購買品の納品状況を監視する
ステップを備え、納期を経過した場合又は該納期までの
期間が予め定めた期間より短くなった場合に、前記購買
品調達システムに警告画面の表示を行うと共に、管理部
門の担当者に電子メールで警告することを特徴とする請
求項１６乃至２７のいずれか一に記載の購買品調達方
法。
【請求項２９】前記警告を行う際に、納期が経過した購
買品又は納期が近い購買品のリストを出力することを特
徴とする請求項２８記載の購買品調達方法。
【請求項３０】更に、前記履歴情報を参照して購買品を
検索するステップを備え、前記注文品のデータを入力す
る際に、すでに登録された購買品データの中から前記注
文品の名称と合致又は類似する購買品を表示し、表示さ
れた前記購買品を選択することにより、前記注文品の入
力欄に自動的に前記購買品のデータが入力されることを
特徴とする請求項１６乃至２９のいずれか一に記載の購
買品調達方法。