JP2015207030A

JP2015207030A - 在席管理システムと連携した訪問者受付管理システム

Info

Publication number: JP2015207030A
Application number: JP2014085111A
Authority: JP
Inventors: 沙代子松尾; Sayoko Matsuo
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2014-04-17
Filing date: 2014-04-17
Publication date: 2015-11-19

Abstract

【課題】応対側の在席状況を把握し、在席・不在によって通知、連絡先を動的に変更する在席管理システムを提供する。
【解決手段】在席であれば応対者に、不在であれば代理応対者に通知するように制御する。応対者や代理応対者および来訪者を特定する情報を含むスケジュール情報を記憶しておき、訪問者に関する情報をキーに検索を行い、応答者、代理応答者を特定する。特定された応対者および代理応対者をキーに、在席情報を検索して在席状況を把握可能にする。応答者、代理応答者の特定においては、訪問所定の時間帯分のスケジュール情報を検索対象として他の情報から区別しておき、これらを優先的に検索する。
【選択図】図１

Description

本発明は、企業などの組織で利用される訪問者管理システムやそのための方法に関する。

現在、企業などでは、訪問者が来訪した際に利用するシステムを入口などに設置されていることがある。本システムでは、訪問先担当者（応対者）の座席位置を表示したり、内線電話が付属され応対者に電話が可能とし、応対者にアクセスが可能になっている。ここで、訪問者が来訪した際、応対者が不在（席をはずしている）ことがあり得る。この不在への対応として、特許文献１が提案されている。

特許文献１では、訪問者の重要度に応じた代理応対者への通知を行うことを目的としている。このために、特許文献１では、取得された来訪者名に基づいて、来訪者に応対すべき担当者と担当者を代理して来訪者に応対すべき代理応対者とを予め関連付けた応対者データベース１５２０へアクセスし、設定された通知重要度に応じて、対応する担当者及び代理応対者への通知処理を決定し、この決定した通知処理に基づき、担当者又は代理応対者に対応した通知先へ通知する。

特開２０１０−２３１４９２号公報

しかしながら、特許文献１では、まず応対者に通知を行い、不在と判明した場合に代理応対者に通知する構成となっている。このため、応対者の在席、不在に関わらず、応対者に通知が入るため、不在の場合に無駄な時間、手間が掛かってしまうとの課題が生じる。

上記の課題を解決するために、本発明では、応対側の在席状況を把握し、在席・不在によって通知、連絡先を動的に変更するものである。つまり、在席であれば応対者に、不在であれば代理応対者に通知するように制御する。ここで、本発明では、応対者や代理応対者および来訪者を特定する情報を含むスケジュール情報を記憶しておき、訪問者に関する情報をキーに検索を行い、応答者、代理応答者を特定する。そして、特定された応対者および代理応対者をキーに、在席情報を検索して在席状況を把握可能にする。

本発明での応答者、代理応答者の特定については、訪問における所定の時間帯分のスケジュール情報を検索対象として他の情報から区別しておき、これらを優先的に検索することで特定してもよい。これは、在席状況の把握、つまり、在席情報の検索でも同様にしてもよい。また、他の情報と区別する方法として、キャッシュを利用することが含まれる。

本発明によれば、より効率的に応対者や代理応答者の特定、およびこれに伴う通知が可能になる。

本発明の一実施形態における訪問者受付管理システムの構成を示す図である。本発明の一実施形態で用いられるスケジュール情報テーブル３、人員情報テーブル４および在席情報テーブル５を示す図である。本発明の一実施形態の処理を示すフローチャートである。

以下、本発明の一実施形態を、図面を用いて説明する。まず、図１が、本実施形態における来訪者受付管理システムと在席管理システム１１の構成を示すブロック図である。ここで、来訪者受付管理システムと在席管理システム１１はネットワークを介して接続されており、互いに情報のやり取りを可能としている。また、これらは、いわゆる企業に設置され、企業への来訪者の管理や社員の在席状況を管理する。

また、来訪者受付システムは、応対者端末６，７や代理応対者端末８,９、応対者周辺Ｘ席内線で構成される。これらは、いわゆるコンピュータで実現され、プログラムに従って演算装置（CPU)が各種処理を実行する。なお、これらはいわゆるシンクライアントで実現されてもよい。

次に、図３のフローチャートを用いて、上記システムの処理内容を説明する。

まず、訪問者受付入力端末１は、初期状態であるＳ１０１において、その表示画面であるタッチパネルに訪問者自身の名前を入力するための名前入力用のキーボードと入力完了ボタンを表示している。なお、キーボードは物理的なものを別途用意してもよい。

次に、訪問者受付入力端末１は、Ｓ１０２において、入力完了ボタンが押下されたかを判断する。押下された場合、Ｓ１０３に進む。

訪問者受付入力端末１は、Ｓ１０３において「しばらくお待ちください」とのメッセージを表示装置に表示し、また、入力された訪問者の氏名を含む検索要求を、訪問者受付装置２に送信する。

訪問者受付管理装置２は、Ｓ１０４において、送信された訪問者の氏名を受信し、これと受信した際の日時をキーとして、スケジュール情報テーブル３より応対者IDと代理応対者IDと社員名を取得する。これは、まず、受信した訪問者の氏名に対応する氏名をスケジュール情報テーブル３の「来訪者名」から検索する。そして、検索された「来訪者名」と同じレコードの「訪問予定日時」を比較し、それが一致ないし一定の範囲内の差であれば、これと同じレコードの応対者IDと代理応対者IDと社員名を検索結果として特定する。本ステップにおいては、以下のとおり処理してもよい。予め一定時間帯分のスケジュール情報をキャッシュし、該当の時間帯ではまずは本キャッシュの内容を検索対象とする。これは、周期的に（例えば、00分の定時毎）キャッシュし、その1時間に訪問者があった場合には当該キャッシュの内容を検索対象とし、検索されなかった場合元データを検索する。また、この場合、周期的にキャッシュの内容を上書き保存する。さらに、後述するＳ１０８での在席情報テーブルの検索においても同様に処理してもよい。つまり、在席情報テーブルのうち、該当時間帯に応対者となっている在席情報を個別にキャッシュして別途記録しておき、こちらの内容を優先的に検索するものである。なお、いずれの処理においてもキャッシュではなく、これらを検索対象として限定する制御をおこなってもよい。

なお、スケジュール情報については、訪問者からの訪問希望を受付け、これに従って応対者等が入力することで登録することが可能である。

次に、訪問者受付管理装置２は、Ｓ１０５において、検索結果として、検索キーと一致するデータが存在するかを判断する。一致するデータが存在する場合、Ｓ１０６に進む。一致しない場合、訪問者受付入力端末１は「該当するスケジュールが存在しません。もう一度入力してください」とのメッセージを表示装置に表示する。

訪問者受付管理装置２は、Ｓ１０６において、応対者IDと代理応対者IDをキーとして、人員情報テーブル４より「ID」、「社員名」、「会社名」、「部署名」、「電話番号」、「メールアドレス」を取得する。これは、まず、スケジュール情報テーブル３より取得した応対者IDと代理応対者IDを人員情報テーブル４の「ID」から検索する。そして、検索された「ID」と同じレコードを比較し、一致があれば、これと同じレコードの「ID」、「社員名」、「会社名」、「部署名」、「電話番号」、「メールアドレス」を検索結果として特定する。

次に、訪問者受付管理装置２は、Ｓ１０７において、検索結果として、検索キーと一致するデータが存在するかを判断する。一致するデータが存在する場合、Ｓ１０８に進む。一致しない場合、訪問者受付入力端末１は「該当するスケジュールが存在しません。もう一度入力してください」とのメッセージを表示装置に表示する。

訪問者受付管理装置２は、Ｓ１０８において、応対者IDと代理応対者IDをキーとして、在席情報テーブル５より応対者、代理応対者の「ID」、「社員名」、「会社名」、「部署名」、「在席フロア」、「在席場所」、「在席情報」を取得する。これは、まず、スケジュール情報テーブル３より取得した応対者IDと代理応対者IDを在席情報テーブル５の「ID」から検索する。そして、検索された「ID」と同じレコードを比較し、一致があれば、これと同じレコードの「ID」、「社員名」、「会社名」、「部署名」、「在席フロア」、「在席場所」、「在席情報」を検索結果として特定する。

次に、訪問者受付管理装置２は、Ｓ１０９において、検索結果として、応対者の「ID」と同じレコードの「在席情報」が在席かどうかを判断する。「在席情報」が在席の場合、Ｓ１１０に進む。一致しない場合、Ｓ１１３に進む。

訪問者受付管理装置２は、Ｓ１１０において、人員情報テーブル４で取得した応対者の「電話番号」に通知処理を実行する。

応対者内線電話７は、Ｓ１１０において、「××様がいらっしゃっています。受付までおこしください。」と音声メッセージを流す。

次に、訪問者受付管理装置２は、Ｓ１１１において、応対者が電話に応答したかを判断する。電話に応答を確認した場合、Ｓ１１２に進む。電話の応答が確認できなかった場合、Ｓ１１５に進む。

訪問者受付入力端末１は、Ｓ１１２において「担当者が迎えにまいります。少々お待ちください」とのメッセージを表示装置に表示する。

訪問者受付入力端末１は、Ｓ１１３において「ただいま担当者が在席しておりません。代わりの者に連絡しています。少々お待ちください」とのメッセージを表示装置に表示する。

訪問者受付管理装置２は、Ｓ１１４において人員情報テーブル４で取得した応対者の「メールアドレス」に通知処理を実行する。

応対者端末６は、Ｓ１１４において「××様がいらっしゃっています。○○さんが不在のため、代理応対者に通知しました。」とのメッセージをメールで受信する。

訪問者受付管理装置２は、Ｓ１１５において、Ｓ１０８の処理で取得した代理応対者の「在席情報」が在席かどうかを判断する。「在席情報」が在席の場合、Ｓ１１６に進む。一致しない場合、Ｓ１１７に進む。

訪問者受付管理装置２は、Ｓ１１６において、人員情報テーブル４で取得した代理応対者の「電話番号」に通知処理を実行する。

代理応対者内線電話９は、Ｓ１１６において、「××様がいらっしゃっています。受付までおこしください。」と音声メッセージを流す。

訪問者受付管理装置２は、Ｓ１１７において、Ｓ１０８の処理で取得した応対者の在席場所から周囲の座席者の「在席情報」と在席者の「ID」を在席情報テーブル５より取得する。これは、まず、訪問者受付管理装置２が、在席管理システム１１が保持しているフロアマップを取得する。このフロアマップは配列情報であるので、この情報をもとに、訪問者受付管理装置２は応対者の在席場所([i,j]とする)から[i-1,j-1]〜[i+1,j+1]までの位置情報をフロアマップより特定する。このフロアマップとは、所員の位置を示すものであり、座標「i,ｊ」という情報と在席者のＩＤを保持している。[i-1,j-1]〜[i+1,j+1]までの位置情報を取得する理由は、在席者と近接する席の情報を取得し、応対者不在時には、通知処理を実行するためである。次に特定した在席場所を在席情報テーブル５の「在席場所」から検索する。そして、検索された「在席場所」を比較し、一致があれば、これと同じレコードの「在席情報」が在席である「ID」を検索結果として特定する。

訪問者受付管理装置２は、Ｓ１１８において、Ｓ１１７の処理で取得した在席者の[ID] をキーとして人員情報テーブル４より在席者の「電話番号」、「メールアドレス」を取得する。これは、まず、在席情報テーブル５より取得した「ID」を人員情報テーブル４の「ID」から検索する。そして、検索された「ID」と同じレコードを比較し、一致があれば、これと同じレコードの「電話番号」、「メールアドレス」を検索結果として特定する。

訪問者受付管理装置２は、Ｓ１１９において、人員情報テーブル４で取得した在席者の「電話番号」に通知処理を実行する。応対者周辺X席内線１０は、Ｓ１１９において、「○○さんのお客様がいらっしゃっています。○○さんに連絡をお願いします。」と音声メッセージを流す。在席管理システム１１はデータ更新が発生した場合、在席情報テーブル５の情報を更新する。以上で、本実施形態の説明を終わる。

１…訪問者受付入力端末、２…訪問者受付管理装置、３…スケジュール情報ＤＢ（テーブル）、４…人員情報ＤＢ（テーブル）、５…在席情報ＤＢ（テーブル）、６…応対者端末、７…応対者内線電話、８…代理応対者端末、９…代理応対者内線電話、１０…応対者周辺ｘ席内線電話、１１…在席管理システム

Claims

組織への訪問者の訪問の応対者を特定するために在席管理システムと連携した訪問者受付管理システムにおいて、
訪問者の訪問の際に、当該訪問者を識別可能な訪問者識別情報を受け付ける手段と、
前記訪問者識別情報および当該訪問の時間をキーに、予め記憶装置に格納された応対者や代理応対者および来訪者を特定する情報を含むスケジュール情報から、前記訪問者の訪問における応対者および代理応対者を特定する手段と、
前記在席管理システムで管理される前記組織の構成員の在席情報から特定された応対者の在席情報を特定する手段と、
前記応対者の在席情報が不在を示す場合、特定された前記代理応対者の在席情報を特定し、当該代理応対者に前記訪問を通知する手段と、
前記応対者の在席情報が在席を示す場合、特定された前記応対者に前記訪問を通知する手段とを有することを特徴とする在席管理システムと連携した訪問者受付管理システム。
請求項１に記載の在席管理システムと連携した訪問者受付管理システムにおいて、
前記応対者および代理応対者を特定する手段は、他のスケジュール情報から区別された、前記訪問に関する所定の時間帯分のスケジュール情報を優先的に検索することを特徴とする在席管理システムと連携した訪問者受付管理システム。
請求項２に記載の在席管理システムと連携した訪問者受付管理システムにおいて、
前記応対者の在席情報を特定する手段は、前記代理応答者の在席情報も特定し、前記応対者および前記代理応対者の特定は、前記組織の構成員の在席情報のうち、他の在席情報から区別された、前記訪問に関する所定の時間帯分のスケジュール情報に応対者もしくは代理応対者として含まれる構成員の在席情報を優先的に検索することを特徴とする在席管理システムと連携した訪問者受付管理システム。