JP2003518298A - ペイロール管理方法および装置 - Google Patents

ペイロール管理方法および装置

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Abstract

(57)【要約】 本発明はペイロールを維持する方法および装置を提供し、その方法は、名簿を準備し、名簿を処理手段に記憶し、処理手段で１人以上の従業者に関する勤務情報を受信し、名簿と勤務情報を処理手段により比較し、それによってペイロールを処理することを含んでいる。１実施形態では、方法はそれぞれの従業者に関する勤務情報が予め定められた基準を満たすならばそれぞれの従業者に関するペイロールを認可することを含んでいる。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、実際に勤務または労働した時間にしたがって従業員に支払われるタ
イプのペイロールを管理する方法および装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
このタイプのペイロールを管理する既存のシステムでは、典型的に名簿の準備
と、（タイムクロックまたはタイムシート等による）従業員による入力を必要と
する。実際に労働した時間は通常従業員の病気、遅刻、残業、早退等により名簿
に載せられた時間に正確に対応しない。
【０００３】 労働する累積時間の詳細（タイムシートまたはその他に記録されるとき）は
管理者に通過され、許可され、その後処理のためにペイロール管理部局へ送られ
る。実際に労働した時間および累積時間は名簿と比較され、それによって、習慣
的な勤勉または遅刻、病気等による欠勤、または任意の他の重要な事項が監視さ
れ、記録され、適切な措置が取られる。
【０００４】 ペイロール管理局は全ての賃金額を後に支払うための通常の台帳の特別のア
カウントおよび実際のアカウントを通知する。法定の報告およびＥＦＴ（電子的
な資金転送）の委託が行われ、適切な合計額は関係当局または財務機関へ転送さ
れる。ペイロール管理局はまた給与明細スリップを処理しなければならず、これ
はＥＦＴが使用されないならば、各従業員へ給与明細スリップに賃金を付けて配
布される。
【０００５】 周期的に、年間の収入および所得税等の排除の計算書（幾つかの管轄区では
“グループ証明書”と呼ばれる）が処理され分配されてもよい。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】 このような従来技術のシステムの１例についてのフローチャートが従業員を補
充するステップから最終的にグループ証明書を発行するステップまでについて図
１に示されている。
【０００７】 しかしながら、このような従来技術のシステムは、最初の名簿、タイムシー
ト、およびペイロール管理局システムへの多量のデータの入力を必要とする。
【０００８】 本発明の目的は、複数のこれらのステップを組合わせることによって、必要
とされるデータ入力量を減少させるペイロール方法および装置を提供することで
ある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明によれば、ペイロールを維持する方法が提供され、その方法は、 名簿を準備し、 前記名簿を処理手段に記憶し、 前記処理手段で、１人以上の従業者に関する勤務情報を受信し、 前記名簿と前記勤務情報を前記処理手段により比較し、それによってペイロー
ルを処理するステップを含んでいる。
【００１０】 したがって、名簿のメンテナンスおよび勤務情報の入力の一体化は別々のペ
イロールデータ入力またはタイムシートの必要性をなくす。実際のタイムシート
が依然として所望されるならば（例えば従業員の記録用、または法的な要求にし
たがうため）、各従業員のタイムシートは勤務情報から容易に生成される。しか
しながらタイムシートはペイロールを処理するためには必要とされない。
【００１１】 用語“勤務情報”は従業者が労働する時間の任意の尺度を表すために使用さ
れる。幾つかのケースでは、従業者は１つの職場で複数の異なる部署で雇用され
るてもよく、各部署は異なる支払い率を有する。このようなケースでは、勤務情
報は好ましくは各異なる立場で従業者の勤務に関する情報を含む。
【００１２】 勤務情報は好ましくは出勤または勤務開始時間と、退勤または勤務終了時間
を含む。
【００１３】 好ましくは、前記方法はそれぞれの従業者から前記勤務情報を受信すること
を含んでいる。
【００１４】 好ましくは、前記方法はそれぞれの従業者により動作可能なデータ入力手段
により前記勤務情報を受信するステップを含んでいる。
【００１５】 好ましくは、前記データ入力手段は識別カードおよび識別カード読取り装置
を具備する。カードはスマートカードであってもよい。その代わりに、データ入
力手段はキーパッド、指紋読取り装置または虹彩読取り装置を具備してもよい。
【００１６】 したがって、データ入力手段は各従業者を識別し、処理手段へ出勤または退
勤時間と共にその従業者の識別子を送信することができる。
【００１７】 ペイロールを処理するステップは通常ペイロールを許可するかその支払いを
することを含んでおらず、ペイロールの許可は通常人が行う別個の動作として考
慮される。しかしながら、任意の特定の従業者に対する勤務情報が予め定められ
た基準を満たすならば（例えばある許容度内でもとの名簿に一致する等）、この
方法は特定の従業者に関するペイロールを許可する付加的なステップを含んでも
よい。例えば従業者が名簿に載せられた開始および終了時間の５分以内で仕事を
開始し終了したならば、従業者の総勤務時間はその従業者に関して名簿に載せら
れた総時間の１％内であり、方法は自動的に従業者の支払いを許可することを含
んでいる。 このような実施形態では、方法は好ましくは従業者の銀行口座への電子資金転
送により支払いを転送し、必要な所得税を計算し、適切な法的当局へ転送し、給
与明細スリップを生成することを含んでいる。 本発明の方法は、好ましくは従業者と名簿のコンプライアンスを測定し、予め
定められたレベルよりも大きいコンプライアンスの違反を示す出力を与えること
を含んでいる。
【００１８】 本発明は、またペイロールを維持する装置を提供し、この装置は、 名簿を処理する手段と、 前記名簿を記憶し、１人以上の従業者に関する勤務情報を受信し、前記名簿と
前記勤務情報を比較する処理手段とを具備し、 それによって前記処理手段はペイロールを処理するように構成されまたは動作
可能である。
【００１９】 勤務情報は好ましくは出勤または勤務開始時間と、退勤または勤務終了時間
を含む。
【００２０】 好ましくは、前記装置はそれぞれの勤務情報を入力するために各従業者によ
り動作可能なデータ入力手段を含んでいる。
【００２１】 好ましくは、前記データ入力手段は識別カードおよび識別カード読取り装置
を具備する。カードはスマートカードであってもよい。代わりに、データ入力手
段はキーパッド、指紋読取り装置または虹彩読取り装置を具備してもよい。
【００２２】 好ましくは、装置は前記ペイロールまたはその部分が予め定められた基準を
満たすか否かを決定し、予め定められた許容度が満たされるならばそれぞれの前
記ペイロールまたはその部分を許可する許可手段を含んでいる。好ましくは、前
記装置は前記許可にしたがって資金を転送する資金転送手段を含んでいる。好ま
しくは前記装置は給与明細スリップを処理する給与明細スリップ処理手段を含ん
でいる。 好ましくは、前記装置は従業者の前記名簿に対するコンプライアンスを監視し
、予め定められたレベルよりも大きいコンプライアンスの違反を出力または指示
するコンプライアンス監視手段を含んでいる。
【００２３】 本発明はコンピュータの内部メモリに直接ロードすることが可能なコンピュ
ータプログラムプロダクトを提供し、これはプロダクトがコンピュータで動作し
ているときに前述の方法のステップを実行するためのソフトウェアコード部分を
含んでいる。
【００２４】 本発明はさらにコンピュータの使用可能な媒体に記憶されるコンピュータプ
ログラムプロダクトを提供し、これはコンピュータに前述の方法のステップを実
行させるコンピュータの読取り可能なプログラム手段を含んでいる。
【００２５】 本発明はさらにプログラムが記録されているコンピュータの読取り可能な媒
体を提供し、ここで前記プログラムはコンピュータに前述の方法を実行させるも
のである。
【００２６】
【発明の実施の形態】
本発明の好ましい実施形態を添付図面を参照して例示により説明する。 本発明の好ましい実施形態にしたがったペイロール管理システムのフローチャ
ートが図２に示されている。このシステムは以下説明する（人間の介入を必要と
する機能以外の）各機能を実行するプログラムを動作するコンピュータを含んで
いる。
【００２７】 可能性のある従業員は通常のチャンネルを通じて補充され、適切な従業員が
システムのデータベースに入力される。
【００２８】 名簿は組織内の各動作において（好ましくは直接システムで）展開され、記
憶される。各名簿はシステムによるコストを必要とする。各名簿はその組織内の
それぞれの部署の各従業員についての計画されたまたは必要とされる勤務を含ん
でいる。管理はこのような名簿により特定の長さの時間にわたる必要な勤務につ
いて従業員に助言する。
【００２９】 従業員はシステムに連結され、キーパッドにより動作される電子的なタイム
クロックにより実際の勤務を記録する。各従業員には個人識別番号（ＰＩＮ）を
割当てられ、これは出勤と退勤のときに入力される。システムはＰＩＮをベース
にして従業員を識別し、その従業員の出勤と退勤を記録する。
【００３０】 別の好ましい実施形態では、指紋識別パッドがキーパッドとＰＩＮの代わり
に設けられ、従業員は必要なときにパッド上に親指等の指を置き、それによって
システムは従業員を識別し、対応する出勤と退勤時間を記録する。
【００３１】 各従業員の勤務はその後、システムによりその従業員の名簿と自動的に比較
され、これらが一致するならば、適切な報酬額が計算され、さらに入力は必要と
されない。支払いデータはその後、従業員の賃金または他の利益の支払いのため
に、システムから通常の台帳、会計部長または直接銀行へ電子的に転送されるこ
とができる。
【００３２】 時間および勤務機能が名簿とその従業員の勤務時間との間の差を識別するな
らば、その差をフラグで示し、何をベースにして関係する期間に従業員に対して
支払いが行われるかを決定するため人間による管理の介入を必要とする。支払い
の減少は適切であるように見え、または、合法の弁明（病気または特別休暇によ
る等）が管理に対して通知されたならば、適切な病休に対する支払い等が計算さ
れる。この機能は支払いの許可またはペイロールが行われる点で行われる。
【００３３】 システムは前述の適切な支払いの計算を可能にするために（幾つかの管轄区
では“アワード”と呼ぶ）賃金率のデータを含むデータベースを備えている。こ
のデータは各従業員の雇用に関連する法定税を計算することにも使用される。こ
のシステムはまた特定の名簿の見積もられたペイロール価格を予測するためにこ
のデータを使用する。
【００３４】 ペイロールの各部分が（勤務／名簿の変化が許容可能なレベル内である場合
はシステムにより、またはそれが許容可能なレベル内ではない場合にはマニュア
ルにより）一度承認されると、支払いは適切な口座へ電子的に転送されることが
できる。
【００３５】 システムはその後従業員に対して必要な給与明細スリップを生成し、ペイロ
ールは管理するために報告する（名簿からの変化の詳細、賃金、老年退職手当て
、減税額等および賃金価格予想を含む）。
【００３６】 名簿がシステムにより記憶されるので、名簿は特定の交換条件において調整
される特定の結果的な名簿の開発を促進するために以前の期間からコピーされる
。
【００３７】 システムは、また支払い名簿機能の使用により支払いを承認することによっ
て勤務プロセスの正式な時間を必要とせずに支払いを処理するのにも使用される
ことができる。これは従業員が全てまたは幾人からの従業員の勤務を証明するこ
とを望まない場合に使用されることができる。
【００３８】 システムはまた従業員が彼等固有の名簿と勤務の詳細と支払いの詳細をアク
セスすることを可能にし、それによってこのようなデータおよびマテリアルを分
配する価格を減少する。銀行の詳細以外の支払いの正式な文書等を受信を要望し
たがらない従業員がそれらを受信しないようにすることも可能にする。この機能
はペイロール処理の価格を下げる。
【００３９】 さらに、従業員は特別な将来の期間に利用可能ではないことを通知するため
にシステムにアクセスでき、それによって管理によりその後処理される名簿が利
用可能な従業員だけを含むことを確実にする。
【図面の簡単な説明】
【図１】 従来技術のペイロール管理システムのフローチャート。
【図２】 本発明の好ましい実施形態にしたがったペイロール管理システムのフローチャ
ート。
【手続補正書】特許協力条約第３４条補正の翻訳文提出書
【提出日】平成１４年２月１１日（２００２．２．１１）
【手続補正１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】特許請求の範囲
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (81)指定国 ＥＰ(ＡＴ，ＢＥ，ＣＨ，ＣＹ， ＤＥ，ＤＫ，ＥＳ，ＦＩ，ＦＲ，ＧＢ，ＧＲ，ＩＥ，Ｉ Ｔ，ＬＵ，ＭＣ，ＮＬ，ＰＴ，ＳＥ，ＴＲ)，ＯＡ(ＢＦ ，ＢＪ，ＣＦ，ＣＧ，ＣＩ，ＣＭ，ＧＡ，ＧＮ，ＧＷ， ＭＬ，ＭＲ，ＮＥ，ＳＮ，ＴＤ，ＴＧ)，ＡＰ(ＧＨ，Ｇ Ｍ，ＫＥ，ＬＳ，ＭＷ，ＭＺ，ＳＤ，ＳＬ，ＳＺ，ＴＺ ，ＵＧ，ＺＷ)，ＥＡ(ＡＭ，ＡＺ，ＢＹ，ＫＧ，ＫＺ， ＭＤ，ＲＵ，ＴＪ，ＴＭ)，ＡＥ，ＡＧ，ＡＬ，ＡＭ， ＡＴ，ＡＵ，ＡＺ，ＢＡ，ＢＢ，ＢＧ，ＢＲ，ＢＹ，Ｂ Ｚ，ＣＡ，ＣＨ，ＣＮ，ＣＲ，ＣＵ，ＣＺ，ＤＥ，ＤＫ ，ＤＭ，ＤＺ，ＥＥ，ＥＳ，ＦＩ，ＧＢ，ＧＤ，ＧＥ， ＧＨ，ＧＭ，ＨＲ，ＨＵ，ＩＤ，ＩＬ，ＩＮ，ＩＳ，Ｊ Ｐ，ＫＥ，ＫＧ，ＫＰ，ＫＲ，ＫＺ，ＬＣ，ＬＫ，ＬＲ ，ＬＳ，ＬＴ，ＬＵ，ＬＶ，ＭＡ，ＭＤ，ＭＧ，ＭＫ， ＭＮ，ＭＷ，ＭＸ，ＭＺ，ＮＯ，ＮＺ，ＰＬ，ＰＴ，Ｒ Ｏ，ＲＵ，ＳＤ，ＳＥ，ＳＧ，ＳＩ，ＳＫ，ＳＬ，ＴＪ ，ＴＭ，ＴＲ，ＴＴ，ＴＺ，ＵＡ，ＵＧ，ＵＺ，ＶＮ， ＹＵ，ＺＡ，ＺＷ

Claims (23)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 ペイロールを維持する方法において、 名簿を準備し、 前記名簿を処理手段に記憶し、 前記処理手段で、１人以上の従業者に関する勤務情報を受信し、 前記名簿と前記勤務情報を前記処理手段により比較し、それによってペイロー
    ルを処理するステップを含んでいる方法。
  2. 【請求項２】 前記勤務情報は出勤または勤務開始時間と、退勤または勤務
    終了時間を含んでいる請求項１記載の方法。
  3. 【請求項３】 それぞれの従業者から前記勤務情報を受信することを含んで
    いる請求項１または２記載の方法。
  4. 【請求項４】 それぞれの従業者により動作可能なデータ入力手段により前
    記勤務情報を受信するステップを含んでいる請求項１乃至３のいずれか１項記載
    の方法。
  5. 【請求項５】 前記データ入力手段は識別カードおよび識別カード読取り装
    置を具備している請求項１乃至４のいずれか１項記載の方法。
  6. 【請求項６】 前記カードはスマートカードである請求項５記載の方法。
  7. 【請求項７】 それぞれの従業者に関する前記勤務情報が予め定められた基
    準を満たすならば、それぞれの従業者に関する前記ペイロールを許可するステッ
    プをさらに含んでいる請求項１乃至６のいずれか１項記載の方法。
  8. 【請求項８】 前記予め定められた基準は、前記名簿とそれぞれの前記従業
    者に関する前記勤務情報との予め定められた許容度に対する一致を含んでいる請
    求項７記載の方法。
  9. 【請求項９】 前記予め定められた基準は、それぞれの前記従業者について
    名簿に載せられた開始時間と実際の開始時間、名簿に載せられた終了時間と実際
    の終了時間、またはその両者の間の予め定められた時間内における一致を含んで
    いる請求項７記載の方法。
  10. 【請求項１０】 前記予め定められた基準は、それぞれの前記従業者に対し
    て名簿に載せられた総勤務時間と実際の総勤務時間との間の予め定められた時間
    期間またはファクター内に対する一致を含んでいる請求項７または９記載の方法
    。
  11. 【請求項１１】 前記各従業者の支払いを自動的に行いまたは支払いを開始
    するステップを含んでいる請求項７乃至１０のいずれか１項記載の方法。
  12. 【請求項１２】 従業者の名簿に対するコンプライアンスを測定し、予め定
    められたレベルよりも大きいコンプライアンスの違反を示す出力を与えるステッ
    プを含んでいる請求項１乃至１１のいずれか１項記載の方法。
  13. 【請求項１３】 ペイロールを維持する装置において、 名簿を処理する手段と、 前記名簿を記憶し、１人以上の従業者に関する勤務情報を受信し、前記名簿と
    前記勤務情報を比較する処理手段とを具備し、 それによって前記処理手段はペイロールを処理するように構成されまたは動作
    可能である装置。
  14. 【請求項１４】 それぞれの勤務情報を入力するように各従業者により動作
    可能であるデータ入力手段を含んでいる請求項１３記載の装置。
  15. 【請求項１５】 前記データ入力手段は識別カードおよび識別カード読取り
    装置を具備している請求項１４記載の方法。
  16. 【請求項１６】 前記ペイロールまたはその一部分が予め定められた基準を
    満たすか否かを決定し、前記予め定められた許容度が満たされるならばそれぞれ
    の前記ペイロールまたはその一部分を許可する許可手段を含んでいる請求項１３
    乃至１５のいずれか１項記載の装置。
  17. 【請求項１７】 それぞれの前記ペイロールまたはその一部分の前記許可に
    したがって資金を転送する資金転送手段を含んでいる請求項１６記載の装置。
  18. 【請求項１８】 従業者の前記名簿に対するコンプライアンスを監視し、予
    め定められたレベルよりも大きいコンプライアンスの違反を出力し、または指示
    するコンプライアンス監視手段を含んでいる請求項１３乃至１７のいずれか１項
    記載の装置。
  19. 【請求項１９】 ペイロールを維持する方法において、 名簿を準備し、 前記名簿を処理手段に記憶し、 前記処理手段で、１人以上の従業者に関する勤務情報を受信し、 前記名簿と前記勤務情報を前記処理手段により比較し、それによってペイロー
    ルを処理し、 それぞれの前記従業者に関する前記勤務情報が１以上の予め定められた基準を
    満たすならばそれぞれの従業者に関して前記ペイロールを許可するステップを含
    んでいる方法。
  20. 【請求項２０】 前記予め定められた基準は、前記名簿とそれぞれの前記従
    業者に関する前記勤務情報との間の予め定められた許容度に対する一致を含んで
    いる請求項１９記載の方法。
  21. 【請求項２１】 コンピュータの内部メモリに直接ロード可能なコンピュー
    タプログラムプロダクトにおいて、前記プロダクトがコンピュータで動作してい
    るときに請求項１乃至１２、１９および２０のいずれか１項記載の方法でペイロ
    ールを維持する方法のステップを実行するためのソフトウェアコード部分を具備
    しているコンピュータプログラムプロダクト。
  22. 【請求項２２】 請求項１乃至１２、１９および２０のいずれか１項記載の
    ペイロールを維持する方法のステップを実行させるコンピュータプログラムにお
    いて、コンピュータの使用可能な媒体に記憶されるコンピュータプログラムプロ
    ダクトをさらに与え、これはコンピュータにコンピュータの読取り可能なプログ
    ラム手段を含んでいるコンピュータプログラムプロダクト。
  23. 【請求項２３】 請求項１乃至１２、１９および２０のいずれか１項記載の
    方法でペイロールを維持する方法をコンピュータに実行させるためのプログラム
    を記憶しているコンピュータの読取り可能な媒体。
JP2001547319A 1999-12-21 2000-12-19 ペイロール管理方法および装置 Pending JP2003518298A (ja)

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Application Number Priority Date Filing Date Title
US17279599P 1999-12-21 1999-12-21
US60/172,795 1999-12-21
PCT/AU2000/001561 WO2001046875A1 (en) 1999-12-21 2000-12-19 Payroll management method and apparatus

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