KR20020070997A - 종업원 급여지급대장의 관리방법 및 장치 - Google Patents

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Abstract

본 발명은 종업원의 급여지급대장을 관리하기 위한 방법 및 장치를 제공한다. 상기 방법은, 근무자 등록부를 작성하는 단계와, 처리수단에 상기 근무자 등록부를 저장하는 단계와, 하나 또는 다수의 근로자에 관한 출근정보를 상기 처리수단에서 수신하는 단계와, 그리고 상기 처리수단을 통해서 상기 근무자 등록부와 상기 출근정보를 비교하여 종업원 급여지급대장을 작성하는 단계를 포함하여 이루어진다. 일 실시예에 따르면, 각각의 근로자에 대한 상기 출근 정보가 하나 또는 다수의 소정의 기준에 부합된다면, 상기 각각의 근로자에 관하여 상기 급여지급대장을 결재하는 단계를 포함한다.

Description

종업원 급여지급대장의 관리방법 및 장치{PAYROLL MANAGEMENT METHOD AND APPARATUS}
이러한 유형의 종업원 급여명부를 관리하기 위한 기존의 시스템은 통상적으로 근무자 등록부(명부)와 같은 것의 사전준비를 필요로 하고, 실질적으로 근로한 시간을 피고용자(종업원)가 시계 또는 타임시트 등에 의해 입력하는 방식으로 되어 있다. 실질적으로 근로한 시간은 통상적으로 피고용자의 질병, 지각, 연장근무, 조퇴 등 때문에 상기한 근무자 등록부에 등록된 시간과는 정확하게 일치하지는 않을 것이다.
타임시트에 기록되거나 기타 다른 방법으로 축적된 근로시간의 세부사항은 감독자에게 전달되어 결재된 다음에 소정의 급여처리를 위하여 종업원 급여관리대장 관리부서(예를 들면, 총무/경리부)에 제공된다. 실질적으로 근로한 누적 근로시간은 상기한 근무자 등록대장 또는 이와 유사한 것과 비교되어 근로자들의 습관적인 근면성 또는 태만함, 질병 등으로 인한 결근, 또는 기타 다른 중요한 문제들이감독 및 기록될 수 있고 그에 따른 적절한 조치들이 필요시 수행될 수 있도록 한다.
상기한 종업원 명부 관리부서는 모든 임금 금액을 급여원장 상의 특정한 계정에 그리고 또한 향후의 지급을 위한 증식계정에 게시한다. 그 다음, 법규상의 각종 보고서 및 전자자금이체(Electronic Fund Transfer: EFT)에 따른 전송이 수행되고 그에 관련된 적절한 총금액이 관련 당국 또는 금융기관에 전달된다. 종업원 명부 관리부서는 또한 급여명세를 준비해야 하는데, 이것은 전자 자금(급여)이체가 사용되지 않는다면 해당 급여와 함께 각각의 종업원에게 배포된다.
주기적으로 연간 수입 및 소득세 공제금액 등에 대한 명세서(어떤 다른 관련기관에서는 "그룹 증명서(Group Certificate:세금환급을 위한 일종의 '세금납부증명서'임)"라고 칭하기도 함)가 작성되고 배포될 수도 있다.
그러한 종래의 시스템의 일례의 흐름도가 도1에 도시되는데, 이것은 종업원을 새로 채용하는 단계에서부터 전술한 "그룹 증명서"의 최종적인 발행에 이르기까지의 과정을 나타내고 있다.
그러나, 그러한 종래의 시스템은 타임시트 및 급여지급 관리 시스템에 대한 또는 처음의 근무자 등록부에 대한 많은 양의 데이터 입력을 필요로 한다.
본 발명은 근로자들이 실제적으로 출근한 또는 근로한 시간에 따라 임금이 지급되는 유형의 종업원 급여지급대장 또는 급여명부(payroll) 관리를 위한 방법 및 장치에 관한 것이다.
도 1은 종래의 급여지급 명부 관리 시스템의 흐름도; 그리고
도 2는 본 발명의 바람직한 일 실시예에 따른 급여지급 명부 관리 시스템의 흐름도이다.
[실시예
도 2를 참조하면, 본 발명의 바람직한 일 실시예에 따른 급여지급대장 관리 시스템의 흐름도가 도시된다. 상기 시스템은 후술하는 기능들(사람의 개입을 필요로 하는 것들과는 다른) 각각을 수행하는 하나의 프로그램을 운용하는 컴퓨터를 포함한다.
잠재적인 피고용자(근로자)들은 정상적인 경로를 통해 채용되고 그에 따른 합격된 근로자들은 시스템의 데이터베이스에 입력된다.
근무자 등록부 또는 명부(roster)가 하나의 조직내의 각 업무에 대해 가급적이면 상기 시스템 상에서 직접적으로 개발되어 그 시스템에 저장된다. 각각의 근무자 등록부는 상기 시스템에 의해 비용이 매겨진다. 각 근무자 등록부는 그 조직 내에서의 각 부서의 모든 근로자들에 대한 계획된 또는 필요한 출근횟수를 통합한다. 이러한 근무자 등록부를 통해서, 지정된 시간주기에 대해 그들의 필요한 출근횟수에 대하여 근로자들에게 안내한다.
근로자들은 시스템에 연결되어 키패드로써 동작되는 전자시계를 이용해 그들의 실제적인 출근상황을 기록한다. 각 근로자는 개인별 인식번호(Personal Identification Number: PIN)가 할당되고, 이것은 사무실에 도착시 및 퇴근시에 입력된다. 상기 시스템은 PIN을 기초로 하여 근로자들을 인식하고, 해당 근로자의 도착 및 퇴근을 기록한다.
본 발명의 다른 바람직한 실시예에 따르면, 키패드 및 PIN 대신에 지문인식 식별패드가 제공되는데, 근로자가 패드 상에 요구되는 대로 손가락 또는 엄지손가락을 대면, 상기 시스템은 그 근로자를 인식하여 해당하는 도착 및 퇴근 시각을 기록할 수 있다.
각 근로자에 대한 출근상황은 시스템에 의해 해당 근로자의 근무자 등록부와 자동적으로 비교되고, 그들이 서로 일치하면 적절한 임금이 계산된다. 이 때 어떤 추가적인 입력도 필요가 없다. 그 다음, 임금 데이터는 시스템으로부터 총계정 원장, 급여원장으로 또는 종업원의 임금 및 기타 급부금의 지불을 위하여 은행으로 직접 전자적 방법으로 전송될 수 있다.
시간 및 출근 기능에 의해 해당 근로자의 근무 시간과 근무자 등록부 간의 불일치가 인식된다면, 시스템은 그러한 불일치를 나타내주고 관리자의 개입을 요구함으로써 해당 근로자가 어떤 근거로 적절한 실근무시간에 대해 임금이 지불되어야 할지를 결정하도록 한다. 이 경우 적절히 감축된 임금이 지급되어야함이 마땅할 것이며, 또는 관리자가 합법적인 사유(예를 들면, 병가 또는 특별휴가와 같은)에 대하여 보고 받는다면 적절한 질병급여 등이 계산될 것이다. 이러한 기능은 급여결재 또는 급여지급명세서 작성시점에서 착수될 수 있다.
상기 시스템은 급여율 데이터(어떤 분야에서는 "보수(awards)"라 칭하여짐)를 포함하는 하나의 데이터베이스를 포함하는데, 이것은 전술한 적절한 급여의 계산을 가능하게 한다. 이러한 데이터는 또한 각 종업원의 고용과 관련된 법규상의 과세금을 계산하기 위해 사용된다. 상기 시스템은 또한 특정한 근무기록부 상의 급여지급대장 비용을 어림잡아서 예측하기 위하여 이러한 데이터를 사용한다.
일단 급여지급대장 상의 각 항목이 승인되고 나면(출근/근무기록부 불일치가 허용되는 수준 내에 있는 경우에는 시스템에 의해서, 아니면 반대의 경우에는 수동적으로), 소정의 급여가 적절한 계좌에 전자적으로 이체될 수 있다.
다음으로 상기 시스템은 근로자를 위해 필요한 급여명세서(pay slip)와 관리자를 위해 필요한 급여지급 보고서(임금경비 예상치 뿐만 아니라 근무기록부와의 불일치, 임금, 연금, 세금공제 등의 세부사항을 포함하는)를 생성한다.
시스템에 의해 근무자 등록부가 저장되므로, 상기한 근무자 등록부는 특정한 상업적 조건들에 적합하도록 맞춰진 특정한 후속 근무자 등록부의 개발을 촉진하도록 이전의 기간으로부터 복사될 수도 있다.
따라서 본 발명의 목적은 이러한 여러 단계의 처리과정을 결합함으로써 필요로 하는 데이터입력의 양을 감축할 수 있는 종업원명부(payroll: 또는 급여지급대장)의 관리 방법 및 장치를 제공함에 있다.
본 발명에 따르면, 종업원 급여지급대장의 관리방법이 제공되는데, 상기 방법은:
근무자 등록부(명단)를 작성하는 과정;
처리수단에 상기 근무자 등록부를 저장하는 단계;
하나 또는 다수의 근로자에 관한 출근정보를 상기 처리수단에서 수신하는 단계; 및
상기 처리수단을 통해서 상기 근무자 등록부와 상기 출근정보를 비교하여 종업원 급여지급대장을 작성하는 단계를 포함하여 이루어진다.
따라서 근무자 등록부의 관리와 출근정보 입력의 통합 덕분에 별도의 종업원 명부 데이터 입력 또는 타임시트에 대한 필요가 제거된다. 만일 실제적인 타임시트가 여전히 바람직하다면(예를 들면, 종업원의 기록을 위해서나 또는 법규상의 요구에 부응하기 위하여), 상기한 출근정보로부터 각 종업원을 위한 타임시트가 용이하게 생성될 수 있다. 그러나, 타임시트들은 상기한 종업원 급여지급 대장을 작성함에 있어서는 불필요하다.
상기한 용어 "출근정보(attendance information)"는 하나의 근로자에 의한 근로시간의 측정에 관련되는 것으로 사용된다. 어떤 경우에는 하나의 근로자가 하나의 작업장 내에서 다수의 상이한 능력으로써 고용될 수도 있는데, 그 각각의 능력은 상이한 임금 지급률을 가질 수 있다. 그러한 경우에 출근정보는 각각의 분리된 능력에 있어서의 근로자의 출근(업무수행)에 관한 정보를 포함하는 것이 바람직하다.
바람직하게는, 상기 출근정보는 도착 또는 시작 시간 및 출발 또는 종료 시간을 포함한다.
바람직하게는, 상기 방법은 각각의 근로자로부터 상기 출근정보를 수신하는 단계를 포함한다.
바람직하게는, 상기 방법은 각각의 근로자에 의해 동작이 가능한 데이터 입력수단을 통해서 상기 출근정보를 입력하는 단계를 포함한다.
바람직하게는, 상기 데이터 입력수단은 신분카드와 신분카드 리더(reader)를 포함한다. 상기 카드는 스마트카드이어도 좋다. 대안으로서는, 상기 데이터 입력수단은 키패드(keypad), 지문 인식기, 또는 눈의 홍채 인식기(iris reader)를 포함할 수도 있다.
따라서, 상기 데이터 입력수단은 각각의 근로자를 인식하여 상기 처리수단에 해당 근로자의 식별과 함께 도착 또는 출발시각에 관한 정보를 제공할 수가 있다.
상기한 종업원 급여지급대장을 작성하는 단계는 보통 그 급여지급대장을 결재하거나 그에 대해 지급하는 것을 포함하지는 않을 것이다; 그러한 급여지급 명부를 결재하는 것은 통상적으로 사람에 의해 수행되는 독립된 동작으로 간주될 것이다. 그러나, 어떤 특정한 근로자에 대한 출근 정보가 소정의 기준에 부합된다면(즉, 소정의 허용범위 내에서 원래의 근무자 등록부에 일치하는 것과 같은), 상기한 방법은 그 특정한 근로자에게 관계되는 급여지급대장을 결재하는 단계를 포함하여도 좋다. 예를 들어, 어느 근로자가 근무 기록된 매 시작시간 및 종료시간의 5분 범위 내에서 일을 시작 및 종료함과 아울러 그 근로자의 총 출근회수가 그 근로자에 대해 등록된 총 시간의 1% 이내라면, 상기 방법은 그 근로자의 급여를 자동으로 결재하는 단계를 포함할 수도 있다.
이러한 실시예에 있어서, 상기 방법은 바람직하게는 해당 근로자의 은행계좌에 전자 자금이체에 의해 급여를 송금하는 단계와, 적절한 규정된 기관에 필요한 소득세를 계산하여 전송하는 단계와, 그리고 급여명세서를 제공하는 단계를 포함한다.
바람직하게는, 상기 방법은 근무기록부로써 근로자들의 근무태도를 측정하는 단계와 상기한 근무태도의 불이행이 소정의 요구수준을 넘어설 경우 이를 나타내는 출력을 제공하는 단계를 더 포함할 수도 있다.
본 발명에 따르면 또한 종업원 급여지급대장을 관리하는 장치가 제공되는데, 상기 장치는:
근무자 등록부 작성 수단; 및
상기 근무자 등록부를 저장하고, 하나 또는 다수의 근로자에 관한 출근정보를 수신하고, 상기 근무자 등록부와 상기 출근정보를 비교하기 위한 처리수단을 포함하도록 구성함으로써, 상기 처리수단이 종업원 급여지급대장을 작성하도록 구성되거나 또는 작성하도록 동작이 가능하다.
바람직하게는, 상기 출근정보는 도착 또는 시작시간 및 출발 또는 종료시간을 포함한다.
바람직하게는, 상기 장치는 각각의 근로자에 의해 동작가능한 각각의 출근정보를 입력하는 데이터 입력수단을 포함한다.
바람직하게는, 상기 데이터 입력수단은 신분카드와 신분카드 리더(reader)를 포함한다. 상기 카드는 스마트카드이어도 좋다. 대안으로서는, 상기 데이터 입력수단은 키패드(keypad), 지문 인식기(fingerprint reader), 또는 눈의 홍채 인식기(iris reader)를 포함할 수도 있다.
바람직하게는, 상기 장치는 상기한 종업원 급여지급대장 또는 그의 일부가 소정의 기준에 부합되는지 아닌지를 결정하고 소정의 허용범위에 부합되면 상기한 각각의 급여지급대장을 결재하기 위한 결재수단을 포함한다. 바람직하게는, 상기 장치는 상기한 결재에 따라 자금을 송금하기 위한 자금이체수단을 포함한다. 바람직하게는, 상기 장치는 또한 급여명세(또는 임금전표)를 작성하기 위한 급여명세 작성수단을 포함한다.
바람직하게는, 상기 장치는 근무자 등록부에 근로자들의 근무태도를 모니터하여, 상기한 근무태도의 불이행이 소정의 요구수준을 넘어설 경우 이를 나타내거나 그에 상당하는 출력을 제공하는 모니터 수단을 더 포함할 수도 있다.
본 발명은 또한 컴퓨터 상에서 운영될 때 전술한 방법의 단계들을 수행하기 위한 소프트웨어 코드 부분들을 포함하는, 컴퓨터의 내부 메모리에 직접적인 실장이 가능한 컴퓨터 프로그램 생산물을 제공한다.
본 발명은 또한 한편으로는 컴퓨터가 전술한 방법의 단계들을 수행하도록 하기 위한 컴퓨터 독출가능한 프로그램 수단을 포함하는, 컴퓨터로 사용이 가능한 매개체에 저장된 컴퓨터 프로그램 생산물을 제공한다.
본 발명은 또한 컴퓨터가 전술한 바와 같은 방법을 수행하도록 하기 위한 프로그램이 그 위에 기록된, 컴퓨터로 독출가능한 매개체를 제공한다.
이하 본 발명의 실시예를 첨부한 도면을 참조하여 단지 예시적인 방법으로써 더 상세하게 기술할 것이다.
본 발명에 따른 시스템은 또한 급여 근무자 등록부 기능을 사용하여 급여를 결재하는 방식을 통해 출근 처리과정의 공식적인 시간에 대한 필요가 없이 급여를 처리하는 데에 사용될 수 있다. 이것은 어느 한 근로자가 근로자들 모두 또는 일부의 출근상황을 검증하기를 원치 않을 경우에 사용될 수 있다.
본 발명에 따른 시스템은 또한 근로자들에게 그들 자신의 근무자 등록부, 출근현황 및 급여세부사항 등을 알아보는 것을 가능하게 함으로써 그러한 데이터 및 자료를 배포하는 경비를 감소시킨다. 상기 시스템은 또한 그들의 은행관련 사항 외에는 공식적인 급여관련 서류를 수령하기를 원치 않는 근로자들에게 그러한 것들을 수령하지 않도록 해준다. 이러한 기능은 급여지급대장의 처리경비를 감소시킨다.
더욱이, 종업원은 상기 시스템에 접속하여 특정한 장래의 기간에 대한 근무 불가능성을 통지함으로써 회사(관리부서)에 의해 나중에 작성된 근무자 등록부가 근무가능한 근로자만을 포함하도록 할 수가 있다.
전술한 실시예는 발명의 더 양호한 이해를 위하여 단지 예를 들어 설명한 것이며, 당해 기술분야의 전문가라면 본 발명의 정신을 이탈함이 없이 어떠한 변경도 가능할 것임을 이해하여야 할 것이다. 따라서 그러한 모든 변경 및 변화들은 본 발명의 영역 내에서 해석되어져야할 것이며, 그것의 성질은 상술한 설명으로부터 결정되어야만 할 것이다. 본 발명의 범위는 아래에 첨부한 청구범위에 의해서만 정해질 것이다.

Claims (23)

  1. 종업원 급여지급대장 관리방법에 있어서:
    근무자 등록부(명부)를 작성하는 과정;
    처리수단에 상기 근무자 등록부를 저장하는 단계;
    하나 또는 다수의 근로자에 관한 출근정보를 상기 처리수단에서 수신하는 단계; 및
    상기 처리수단을 통해서 상기 근무자 등록부와 상기 출근정보를 비교하여 종업원 급여지급대장을 작성하는 단계를 포함하여 이루어짐을 특징으로 하는 방법.
  2. 제1항에 있어서, 상기 출근정보는 도착 또는 시작 시간, 및 출발 또는 종료 시간을 포함함을 특징으로 하는 방법.
  3. 제1항 또는 제2항에 있어서, 각각의 근로자로부터 상기 출근정보를 수신하는 단계를 포함함을 특징으로 하는 방법.
  4. 전기한 항들 중의 어느 한 항에 있어서, 각각의 근로자에 의해 동작이 가능한 데이터 입력수단을 통해서 상기 출근정보를 수신하는 단계를 포함함을 특징으로 하는 방법.
  5. 전기한 항들 중의 어느 한 항에 있어서, 상기 데이터 입력수단은 신분카드와 신분카드 리더(reader)를 포함함을 특징으로 하는 방법.
  6. 제5항에 있어서, 상기 카드는 스마트카드임을 특징으로 하는 방법.
  7. 전기한 항들 중의 어느 한 항에 있어서, 각각의 근로자에 대한 상기 출근 정보가 소정의 기준에 부합된다면, 상기 각각의 근로자에 관하여 급여지급대장을 결재하는 단계를 포함함을 특징으로 하는 방법.
  8. 제7항에 있어서, 상기 소정의 기준은 상기 각각의 근로자에 관하여 상기 근무자 등록부와 상기 출근정보 간의 미리 정한 소정의 허용오차에 대한 약정을 포함함을 특징으로 하는 방법.
  9. 제7항에 있어서, 상기 소정의 기준은 상기 각각의 근로자에 관하여 상기 근무자 등록부에 기록된 시작시간과 실제 업무시작시간 간의, 또는 상기 근무자 등록부에 기록된 종료시간과 실제 업무종료시간 간의, 또는 양자의, 소정의 시간기간 내에서 허용오차에 대한 약정을 포함함을 특징으로 하는 방법.
  10. 제7항 또는 제9항에 있어서, 상기 소정의 기준은 상기 각각의 근로자에 관하여 상기 근무자 등록부에 기록된 출근상황과 실제적인 총 출근현황 간의 소정의 시간기간 또는 요인의 범위 내에서 허용오차에 대한 약정을 포함함을 특징으로 하는 방법.
  11. 제7항 내지 제10항 중의 하나에 있어서, 상기 각각의 근로자에게 자동적으로 급여지급을 하거나 또는 그의 지급을 개시하는 단계를 포함함을 특징으로 하는 방법.
  12. 전기한 항들 중의 어느 한 항에 있어서, 근무자 등록부로써 근로자들의 근무태도를 측정하는 단계와 상기한 근무태도의 불이행이 소정의 규정수준을 초과할 경우 이를 나타내는 출력을 제공하는 단계를 포함함을 특징으로 하는 방법.
  13. 종업원 급여지급대장을 관리하는 장치에 있어서, 상기 장치는:
    근무자 등록부 작성 수단; 및
    상기 근무자 등록부를 저장하고, 하나 또는 다수의 근로자에 관한 출근정보를 수신하고, 상기 근무자 등록부와 상기 출근정보를 비교하기 위한 처리수단을 포함함으로써, 상기 처리수단이 종업원 급여지급대장을 작성하도록 구성되거나 또는 작성하도록 동작이 가능함을 특징으로 하는 장치.
  14. 제13항에 있어서, 상기 장치는 각각의 근로자에 의해 동작가능한 각각의 출근정보를 입력하는 데이터 입력수단을 포함함을 특징으로 하는 장치.
  15. 제14항에 있어서, 상기 데이터 입력수단은 신분카드와 신분카드 리더(reader)를 포함함을 특징으로 하는 장치.
  16. 제13항 내지 제15항 중의 어느 하나에 있어서, 상기 장치는 상기한 종업원 급여지급대장 또는 그의 일부가 소정의 기준에 부합되는지 아닌지를 결정하고, 소정의 허용범위에 부합되면 상기한 각각의 급여지급대장 또는 그 일부를 결재하기 위한 결재수단을 포함함을 특징으로 하는 장치.
  17. 제16항에 있어서, 상기 장치는 상기 각각의 급여지급대장 또는 그의 일부에 대한 결재에 따라 자금을 송금하기 위한 자금이체수단을 포함함을 특징으로 하는 장치.
  18. 제13항 내지 제17항 중의 어느 하나에 있어서, 상기 장치는 근무자 등록부에 근로자들의 근무태도를 모니터하여, 상기한 근무태도의 불이행의 정도가 소정의 규정수준을 넘어설 경우 이를 나타내거나 그에 상당하는 출력을 제공하는 근무태도 모니터 수단을 더 포함함을 특징으로 하는 장치.
  19. 종업원 급여지급대장 관리방법에 있어서:
    근무자 등록부를 작성하는 과정;
    처리수단에 상기 근무자 등록부를 저장하는 단계;
    하나 또는 다수의 근로자에 관한 출근정보를 상기 처리수단에서 수신하는 단계;
    상기 처리수단을 통해서 상기 근무자 등록부와 상기 출근정보를 비교하여 종업원 급여지급대장을 작성하는 단계; 그리고
    각각의 근로자에 대한 상기 출근 정보가 하나 또는 다수의 소정의 기준에 부합된다면, 상기 각각의 근로자에 관하여 상기 급여지급대장을 결재하는 단계를 포함함을 특징으로 하는 방법.
  20. 제19항에 있어서, 상기 소정의 기준은 상기 각각의 근로자에 관하여 상기 근무자 등록부 상의 정보와 상기 출근정보 간의 미리 정한 소정의 허용오차에 대한 약정을 포함함을 특징으로 하는 방법.
  21. 제1항 내지 제12항, 제19항 및 제20항에 중의 어느 하나에 따른, 컴퓨터 상에서 운영될 때 전술한 급여지급대장을 관리하기 위한 방법의 단계들을 수행하기 위한 소프트웨어 코드 요소들을 포함하는, 컴퓨터의 내부 메모리에 직접적인 실장이 가능한 컴퓨터 프로그램 생산물.
  22. 제1항 내지 제12항, 제19항 및 제20항 중의 어느 하나에 따른, 컴퓨터가 전술한 급여지급대장을 관리하기 위한 방법의 단계들을 수행하도록 하기 위한 컴퓨터 독출가능한 프로그램 수단을 포함하는, 컴퓨터로 사용이 가능한 매개체에 저장된 컴퓨터 프로그램 생산물.
  23. 제1항 내지 제12항, 제19항 및 제20항 중의 어느 하나에 따른, 컴퓨터가 전술한 바와 같은 급여지급대장을 관리하기 위한 방법을 수행하도록 하기 위한 프로그램이 그 위에 기록된, 컴퓨터로 독출가능한 매개체.
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