JP2003316629A - 文書管理プログラム及び文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 属性情報を付与した文書をフォルダ下に管理
する文書管理システムにおいて、属性情報を有用性が想
定される範囲に拡張して文書に付与し、管理文書を利用
するユーザの多様なニーズに応える。 【解決手段】 指定したフォルダへの文書登録を指示す
るアクションにより、登録する文書へフォルダに関連付
けたテンプレート（属性）情報を付与する処理を始動す
る。テンプレートが複数あっても、全てを文書に付与す
るテンプレートとして扱う。手順は、フォルダ・テンプ
レート関連テーブルより得たテンプレートＩＤによっ
て、さらにテンプレート情報テーブルの情報を読出し、
この中の属性情報を対象の文書に付与する。他フォルダ
の文書をコピーしてフォルダ下に入れる場合（図６と異
なる動作）に、元の文書に付与されていたテンプレート
情報をフォルダに関連付け、付与する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、フォルダを用いて
文書を管理するシステムに関し、より詳細には、フォル
ダの下に管理される文書へのテンプレート情報（属性情
報）の付与を自動的に行うための手順を備えた文書管理
プログラム、該文書管理プログラムを記録した媒体及び
該文書管理プログラムを搭載した文書管理システムに関
する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、多数の文書を取り扱うパーソ
ナルコンピュータ、文書ファイリングシステム等の文書
処理システムにおいて、取り扱った文書を再利用するた
めに記憶部に保存し、管理する。記憶部に保存される文
書は、アクセスを容易にするために分類され、分類に対
応して作成したディレクトリ（フォルダ）構造により管
理するという方法が通常用いられている。

【０００３】この方法による文書ファイルの管理の際
に、予めユーザがディレクトリを作成し、文書をディレ
クトリに格納する際に、文書ごとにディレクトリの分類
原理に適う分類を決定し、決定した分類に相当するディ
レクトリへ文書ファイルを移動又はコピーして登録して
いる。また、一旦登録した文書ファイルを他の分類へ移
動したり、コピーするときにも、ユーザはその移動先の
ディレクトリを決定してから、その文書ファイルの移動
等を行うという方法によっている。

【０００４】上記のような方法によると、文書ファイル
の登録時にユーザに負担がかかるところから、これを解
決する手段として、ファイルを分類するための分類情報
をファイルまたはディレクトリに設定し、分類情報によ
ってファイルを自動的に分類し保管する手段が提案され
ている。この提案された手段によると、ユーザが分類分
けを意識することなく、ユーザのファイル管理作業に掛
かる負担の軽減を図ることが可能になる。（例えば、特
許文献１参照。）また、文書ファイルをフォルダに登録
する場合、文書ファイルの管理項目等の属性情報をファ
イルに付与し、データベースに登録して管理し、文書の
管理情報として用いたり、文書を利用するときの設定情
報などとして用いたりする。このように用いられる文書
ファイルの属性情報の入力についても従来、文書ファイ
ルごとに入力操作を行い、ユーザの手間を掛けているた
め、文書管理システムの効率化にとって望ましくない。

【０００５】このため、フォルダの属性情報を各フォル
ダに対応するようにデータベースに登録し、入力された
文書ファイルを入れるフォルダに対応する属性情報をデ
ータベースから検索し、得られたフォルダの属性情報を
当該文書ファイルの属性情報として文書登録を行うよう
にする提案がなされている。この提案によると、フォル
ダに登録される文書ファイルの管理を効率よく行うこと
ができる。（例えば、特許文献２参照。）

【０００６】しかしながら、上記特許文献１に示される
方式では、文書ファイルを分類するときには、その文書
ファイルの内容やファイルの拡張子を調べることによっ
て、ファイルの種類を決め、この種類に対して予め対応
関係を定めておいた分類テーブル（ファイルの種類とデ
ィレクトリとの対応表）を検索して、分類先のディレク
トリを決定している。このように方式によると、一旦分
類された文書ファイルを他の分類へ移動したり、コピー
したりするときは、ファイル内容を変更したり、拡張子
等を変更する必要があり、こうした指示なしに分類を変
更することはできない。

【０００７】また、特許文献２に示される方式は、新規
の文書をフォルダに登録する際に、文書に関する属性情
報を効率よく設定するという場合を想定したものであっ
て、既に属性情報を持つ文書ファイルをフォルダへ再登
録する場合や、一旦、フォルダに入れた後に、他のフォ
ルダへ移動したり、コピーする場合を想定したものでは
なく、こうした場合に適用できないという問題点が残
る。さらに、上記の技術では、登録の対象となる文書の
違いを考慮しないでフォルダが持つ所定の属性情報を付
与し、つまり、文書ごとに属性情報のパターン（表現形
式）を変えて、自由な設定をすることもできない、とい
う問題点もある。

【０００８】そこで、こうした問題点を解決するための
手段を備えた文書管理システムが先行例としてすでに提
案されている。（例えば、特許文献３参照。）この先行
例は、文書ファイルをフォルダ下に分類してデータベー
スで登録・管理する文書管理システムにあって、文書フ
ァイルに付与する属性情報の表現形式や属性の内容を登
録の対象となる文書の違いを考慮し、かつ効率よく登録
できるようにし、また一旦、登録された文書ファイルを
再分類して登録したり、他の分類へ移動もしくはコピー
して登録するときにも、ユーザの操作の介入を極力少な
くし、効率よく処理することができるようにして、ユー
ザの負担を軽減できる文書管理システムを提供すること
をその目的とするものである。

【０００９】この目的に対応する構成としては、文書を
格納するフォルダが属性情報を数種の異なるパターン
（表現形式）で持ち、そこから登録対象の文書に対する
パターンとして適当なパターンを選択して文書に付与
し、登録できるようにする機能を基本的な構成要素とし
て備えるようにしている。

【００１０】

【特許文献１】特開平７−１３８２８号公報

【００１１】

【特許文献２】特開平１０−２５４７４５号公報

【００１２】

【特許文献３】特開２００２−２３００１０号公報

【００１３】

【発明が解決しようとする課題】上記のように、先行例
では、フォルダが属性情報を数種の異なるパターン（表
現形式）で持ち、その中から登録対象の文書に付与する
パターンとして適当なパターンを選択する“選択性”を
発明の基本的な要素としており、選択されたパターンの
みを登録する文書に付与するようにしている（特に、先
行例では登録するパターンを一つにすることを意識して
いる）。

【００１４】しかしながら、先行例のように適当として
選択したパターンだけを登録した場合に、フォルダに格
納された文書を管理し、利用する環境の変化につれて、
ユーザのニーズも多様化しつつあり、こうした状況に十
分に応えることができない場合が生じる。

【００１５】本発明は、文書管理における上記した従来
技術の問題点に鑑みてなされたもので、その目的は、設
定したフォルダ下に属性情報を付与した文書ファイルを
登録・管理する文書管理システムにおいて、文書ファイ
ルに付与する属性情報を選択せずに有用性が想定される
範囲に拡げることにより、フォルダに格納された文書を
利用するユーザの多様なニーズに応えることを可能にす
る処理手順を備えた文書管理プログラム、該文書管理プ
ログラムを記録した媒体及び該文書管理プログラムを搭
載した文書管理システム提供することにある。

【００１６】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明は、階層
構造をなし、且つ文書属性情報と関連付けられたフォル
ダの下で文書を管理するための文書管理プログラムであ
って、前記フォルダの下に下位フォルダ或いは文書を置
くときに、該下位フォルダ或いは文書に、前記フォルダ
に関連付けられていた全ての文書属性情報に基づく文書
属性情報を関連付けて保持可能とする処理処理ステップ
を有する文書管理プログラムである。

【００１７】請求項２の発明は、階層構造をなし、且つ
文書属性情報と関連付けられたフォルダの下で文書を管
理するための文書管理プログラムであって、前記フォル
ダの下に下位フォルダ或いは文書を置くときに、前記フ
ォルダに、前記下位フォルダ或いは文書に関連付けられ
ていた全ての文書属性情報に基づく文書属性情報を関連
付けて保持可能とする処理ステップを有する文書管理プ
ログラムである。

【００１８】請求項３の発明は、階層構造をなし、且つ
文書属性情報と関連付けられたフォルダの下で文書を管
理するための文書管理プログラムであって、前記フォル
ダの下に下位フォルダ或いは文書を置くときに、該下位
フォルダ或いは文書及び前記フォルダに、前記下位フォ
ルダ或いは文書に関連付けられていた全ての文書属性情
報及び前記フォルダに関連付けられていた全ての文書属
性情報に基づく文書属性情報を関連付けて保持可能する
処理ステップを有する文書管理プログラムである。

【００１９】請求項４の発明は、階層構造をなし、且つ
文書属性情報と関連付けられたフォルダの下で文書を管
理するための文書管理プログラムであって、前記フォル
ダの下に下位フォルダ或いは文書を置くときに、該下位
フォルダ或いは文書及び前記フォルダに、該文書のデー
タ種別に対応して用意された全ての文書属性情報を、関
連付けて保持可能とする処理ステップを有する文書管理
プログラムである。

【００２０】請求項５の発明は、請求項１乃至４のいず
れかに記載された文書管理プログラムにおいて、前記フ
ォルダに関連付けられていた文書属性情報を該フォルダ
の下位フォルダへコピーする処理ステップを有するプロ
グラムである。

【００２１】請求項６の発明は、請求項１乃至５のいず
れかに記載され文書管理プログラムにおいて、前記フォ
ルダ、下位フォルダ及び文書に関連付けて保持された文
書属性情報を変更する処理ステップを有するプログラム
である。

【００２２】請求項７の発明は、請求項１乃至６のいず
れかに記載され文書管理プログラムにおいて、前記フォ
ルダ、下位フォルダ及び文書に関連付けて保持された文
書属性情報を保持状態が示されるように出力する処理ス
テップを有するプログラムである。

【００２３】請求項８の発明は、請求項１乃至７のいず
れかに記載され文書管理プログラムにおいて、ユーザの
入力操作による指示に従い前記各処理ステップの実行を
可能とする処理ステップを有するプログラムである。

【００２４】請求項９の発明は、請求項１乃至８のいず
れかに記載された文書管理プログラムを記録したコンピ
ュータ読み取り可能な記録媒体である。

【００２５】請求項１０の発明は、請求項１乃至８のい
ずれかに記載された文書管理プログラムを搭載したこと
を特徴とする文書管理システムである。

【００２６】

【発明の実施の形態】本発明を添付する図面とともに示
す以下の実施形態に基づき説明する。

【００２７】以下に示す実施形態は、フォルダの下に管
理される文書へテンプレート情報（属性情報）を付与す
る機能を備えた文書管理システムの構成とその動作に係
わるものである。なお、実施形態として例示する文書管
理システムは、自身で作成した文書を処理可能なパーソ
ナルコンピュータ（ＰＣ）や通信Ｉ／Ｆを備えて外部か
ら受信した文書を処理可能なＰＣシステム、及びこれら
と同等の機能を装備した文書処理装置（システム）が通
常、装備するハードウェア構成において、構成要素をな
すＣＰＵを動作させるプログラムとして、以下に示す文
書管理に係わる機能を実行するためのプログラムを搭載
させることにより実現可能である。

【００２８】図１は、本実施形態に係わる文書管理シス
テムの概略構成を示すブロック図である。なお、図１は
下記に説明する各実施形態に共通に用いるものであり、
全ての実施形態に必要な構成要素を記載している。従っ
て、実施形態によっては不要な要素も含まれている。

【００２９】図１を参照すると、本実施形態に係わる文
書管理システムは、テンプレート情報処理部１０１、制
御部１０２、文書格納領域１０３、テンプレート格納領
域１０４、管理フォルダ・テンプレート関連付けテーブ
ル１０５、テンプレート情報出力手段（表示装置）１０
６、テンプレート情報出力手段（印刷装置／配信装置な
ど）１０７、入力手段１０８、フォルダテンプレート設
定手段１０９、テンプレート情報書き替え手段１１０、
テンプレート選別部１１１、テンプレート−データ種別
対応付けテーブル１１２、フォルダ機能判定手段１１
３、文書情報読み出し手段１１４、を構成要素として有
する。

【００３０】テンプレート情報処理部１０１は、テンプ
レート格納領域１０４からテンプレート情報を読み出す
手段と、テンプレート格納領域１０４への書き込みによ
りテンプレート情報を設定する手段と、管理フォルダ・
テンプレート関連付けテーブル１０５、或いは文書格納
領域１０３の管理情報、を読み出して参照すべきテンプ
レートを決める手段と、読み出したテンプレート情報を
フォルダ或いは文書に付与する手段を備える。

【００３１】制御部１０２は、システム内の各部及び各
手段を制御し、文書を管理するために必要なシステムの
動作を実行する。

【００３２】文書格納領域１０３は、情報記憶手段に設
けた領域で、ここにフォルダ下に管理される文書を取り
出し可能に格納する。なお、各文書にテンプレートが付
与されるので、この領域には、テンプレートを関連付け
て付加した形式で文書を保持するか、或いは管理情報と
して各文書とテンプレートとの関連付けを示す情報を保
持するための領域を用意する。

【００３３】テンプレート格納領域１０４は、情報記憶
手段に設けた領域で、ここにフォルダの属性情報をテン
プレートという形式により表現し、取り出し可能に格納
する。図２は、テンプレート格納領域１０４に格納され
たテンプレート情報を例示するものである。同図に示す
ように、格納領域１０４では、テーブルとしてテンプレ
ート毎にＩＤ（識別情報）を付けて、その下にテンプレ
ート名称と文書の種類に応じて類型化された属性（プロ
パティ）情報を登録する。

【００３４】管理フォルダ・テンプレート関連付けテー
ブル１０５は、文書を管理するために登録した管理フォ
ルダの管理下にある文書に付与するテンプレートと管理
フォルダの関連付けを示すテーブルである。図３は、こ
のテーブルを例示するもので、フォルダ毎にＩＤ（識別
情報）を付け、フォルダＩＤと関連するテンプレートＩ
Ｄの組み合わせを全て記録している。同図に示すよう
に、一つのフォルダに複数のテンプレートが、又一つの
テンプレートに複数のフォルダが係属する場合がある。

【００３５】テンプレート情報出力手段（表示装置）１
０６は、テンプレート格納領域１０４にあるテンプレー
ト情報テーブルから指示に従って所望のテンプレート情
報を取り出してユーザにディスプレイする出力手段であ
る。

【００３６】テンプレート情報出力手段（印刷装置／配
信装置など）１０７は、テンプレート格納領域１０４に
あるテンプレート情報テーブルから指示に従って所望の
テンプレート情報を取り出してユーザに印刷出力或いは
外部に配信するための出力手段である。

【００３７】入力手段１０８は、ユーザによりシステム
に対し指示を与えたり、設定を行うための入力操作手段
である。

【００３８】フォルダテンプレート設定手段１０９は、
文書からフォルダへ、或いはフォルダ間で継承するテン
プレート情報を設定するための手段で、フォルダが階層
構造を持つ場合、親子フォルダ相互に継承するテンプレ
ート情報を設定する。

【００３９】テンプレート情報書き替え手段１１０は、
文書へのテンプレート付与時等にユーザ入力によりテン
プレート情報の書き替えを行うための手段である。

【００４０】テンプレート選別部１１１は、対象となる
文書に付与するテンプレートを自動で決めるための手段
で、文書のデータ種別を判別する手段と、テンプレート
−データ種別対応付けテーブル１１２（後記）の読み出
し手段とからなる。

【００４１】テンプレート−データ種別対応付けテーブ
ル１１２は、文書に付与するテンプレートと文書のデー
タ種別の関連付けを示すテーブルである。図４及び図５
は、このテーブルを例示するもので、図４はデータ種別
をファイルに付けた拡張子とした場合に、データ種別で
ある拡張子毎に関連するテンプレートＩＤの組み合わせ
を記録し、図５はデータ種別をデータ入力ソース（手
段）とした場合に、データ種別である入力ソース毎に関
連するテンプレートＩＤの組み合わせを記録している。
ここでは、データ種別とテンプレートＩＤの関係は１：
１対応となっている。

【００４２】フォルダ機能判定手段１１３は、文書登録
時或いはフォルダのコピー時などに、コピー先或いはコ
ピー元に用意されているフォルダ機能、例えばテンプレ
ート対応可能な環境か否か等を判定する手段である。

【００４３】文書情報読み出し手段１１４は、属性情報
のコピー時に、コピー元の文書の属性情報等を読み出す
手段である。

【００４４】上記文書管理システム（図１）が持つ機能
を以下の「実施形態１」〜「実施形態１０」により詳細
に説明する。

【００４５】「実施形態１」本実施形態は、既に登録さ
れているフォルダ下に文書ファイルを入れるときに、該
登録フォルダに関連付けられているテンプレート情報の
全てを文書ファイルに付与可能とし（即ち複数のテンプ
レートがある場合に、選択したテンプレートのみを登録
するということをしないで）、テンプレート情報の利用
の多様性に応えることができるようにすることを意図す
るものである。

【００４６】図６は、本例のテンプレート情報を付与し
た文書の登録処理のフローチャートを示す。

【００４７】図６を参照すると、ユーザによる文書の作
成機能、電子メール等のファイルの配信機能といったよ
うな、文書の登録処理を伴う処理機能に生じる何らかの
アクションにより、制御部１０２に対して、文書ファイ
ルの格納と格納する文書ファイルへのテンプレート情報
の付与処理を伴う文書登録動作の開始要求が発生すると
きに、この処理が開始される（Ｓ１１）。制御部１０２
は、この要求を受けてテンプレート情報処理部１０１を
動作させて以下の手順を実行する。

【００４８】この要求には、対象となる文書ファイルを
入れる格納先フォルダが指示されているので、テンプレ
ート情報を付与するための手順として、先ず管理フォル
ダ・テンプレート関連付けテーブル１０５（図３）を参
照して、指示されたフォルダに関連付けられているテン
プレートＩＤを読み出し、これを付与するテンプレート
とする（Ｓ１２）。このとき、フォルダに関連付けられ
ているテンプレートが複数あっても、全てを文書に付与
するテンプレートとして扱う。

【００４９】次に、得たテンプレートＩＤによりテンプ
レート格納領域１０４にあるテンプレート情報テーブル
（図２）を参照して、該当するテンプレート情報を読み
出し（Ｓ１３）、この中のプロパティ情報を対象となる
文書ファイルに付与する（Ｓ１４）。例えば、フォルダ
ＩＤが00002の場合、付与するテンプレートIDは00002で
あるから、テンプレート情報（図２）の『会議議事録』
テンプレートの情報を読み出し、付与することになる。

【００５０】この後、プロパティ情報を付与した文書フ
ァイルを文書格納領域１０３へ格納し（Ｓ１５）、この
処理を終了する。

【００５１】上記のようにして文書にテンプレート情報
を付与するようにしたので、文書を利用する際にユーザ
が求める多様な要求に応えることが可能になる。

【００５２】「実施形態２」本実施形態は、親フォルダ
下に新たに下位（子）フォルダを作成したり、或いは他
からフォルダをコピー（移動）して入れるときに、該親
フォルダ及び子フォルダに関連付けられているテンプレ
ート情報の全てをフォルダ同士で継承して相互に付与可
能とし、文書に付与するテンプレート情報の多様性に対
応できる環境を用意することを意図するものである。

【００５３】図７は、本例のテンプレート継承処理のフ
ローチャートを示す。本例では、フォルダテンプレート
設定手段１０９の動作を必要とする。

【００５４】図７を参照すると、先ず、新たなフォルダ
の作成、他フォルダ下からのフォルダのコピーなどのア
クションにより、制御部１０２に対して、テンプレート
継承処理が発生する（Ｓ２１）。

【００５５】ここでは、親フォルダと新たに設ける子フ
ォルダに関連付けられているテンプレート情報を相互に
付与するので、そのための手順として、管理フォルダ・
テンプレート関連付けテーブル１０５（図３）を参照し
て、指示された親フォルダ及び子フォルダに関連付けら
れているテンプレートＩＤを読み出し、これを対象テン
プレートとする（Ｓ２２）。なお、新規作成フォルダは
テンプレートを持っていないので、この処理を必要とし
ない。

【００５６】次に、得たテンプレートＩＤにより親と子
それぞれがこれまでに保持していなかったテンプレート
を新たに関連付けるテンプレートとして決定する（Ｓ２
３）。

【００５７】決定したテンプレートＩＤを親と子それぞ
れのフォルダと関連付けるための管理フォルダ・テンプ
レート関連付けテーブル１０５へ格納し（Ｓ２４）、こ
の処理を終了する。

【００５８】「実施形態３」本実施形態は、フォルダ下
に文書をコピー（移動）して入れるときに、フォルダ及
び文書に関連付けられているテンプレート情報の全てを
フォルダと文書同士で継承して相互に付与可能とし、テ
ンプレート情報の利用の多様性に応えることができ、ま
たそのための環境を用意することを意図するものであ
る。

【００５９】図８は、本例のテンプレート継承処理のフ
ローチャートを示す。本例では、フォルダテンプレート
設定手段１０９の動作を必要とする。

【００６０】図８を参照すると、先ず、指定したフォル
ダへの文書のコピーを指示するアクションにより、制御
部１０２に対して、テンプレート継承処理が発生する
（Ｓ３１）。

【００６１】ここでは、フォルダとその下に新たにコピ
ーして入れる文書それぞれに関連付けられているテンプ
レート情報を相互に付与するので、そのための手順とし
て、フォルダの方は、管理フォルダ・テンプレート関連
付けテーブル１０５（図３）を参照して、指定されたフ
ォルダに関連付けられているテンプレートＩＤを読み出
し、文書の方は、文書格納領域１０３の管理領域に格納
されている該当文書に関連付けられているテンプレート
ＩＤを読み出し、これを対象テンプレートとする（Ｓ３
２）。

【００６２】次に、得たテンプレートＩＤによりフォル
ダと文書それぞれがこれまでに保持していなかったテン
プレートを新たに関連付けるテンプレートとして決定す
る（Ｓ３３）。

【００６３】決定したテンプレートＩＤをフォルダ側は
管理フォルダ・テンプレート関連付けテーブル１０５
へ、文書側は文書格納領域１０３へ格納し（Ｓ３４）、
この処理を終了する。

【００６４】「実施形態４」本実施形態は、既に登録さ
れているフォルダ下に文書ファイルを入れるときに、対
象とする文書のデータ種別（例えば、拡張子やデータ入
力ソースなど）に関連付けて用意されたテンプレート情
報を文書ファイルに付与可能とし、テンプレート情報の
利用の多様性に応えることができるようにすることを意
図するものである。

【００６５】図９は、本例のテンプレート情報を付与し
た文書の登録処理のフローチャートを示す。なお、本例
では、登録フォルダに関連付けられているテンプレート
情報も文書ファイルに付与する例を示す。

【００６６】図９を参照すると、先ず、ユーザによる文
書の登録、電子メール等のファイルの配信といったよう
な、機能に生じる何らかのアクションにより、制御部１
０２に対して、文書ファイルの格納及び格納する文書フ
ァイルへのテンプレート情報の付与処理を伴う文書登録
動作の開始要求が発生する（Ｓ９１）。

【００６７】この要求には、対象となる文書ファイルを
入れる格納先フォルダが指示されているので、テンプレ
ート情報を付与するための手順として、管理フォルダ・
テンプレート関連付けテーブル１０５（図３）を参照し
て、指示されたフォルダに関連付けられているテンプレ
ートＩＤを読み出し、これを付与するテンプレートとす
る（Ｓ９２）。

【００６８】次に、対象となる文書のデータ種別を判定
する（Ｓ９３）。データ種別は、例えば、図４に示した
ようにファイル拡張子による種別、或いは図５に示した
ように情報ソース（データ入力ソース）による種別を採
用する。トリガーとなった文書がこれらのデータ種別の
どれに属するかをこのステップで判定する。この後、テ
ンプレート選別部１１１は判定したデータ種別に対応す
るテンプレートＩＤをテンプレート−データ種別対応付
けテーブル１１２を参照して読み出す（Ｓ９４）。例え
ば、ファイル拡張子の場合、TXT（テキストデータ）は0
0001（テンプレートＩＤ）を読み出し、FAX Received
（ファクシミリ受信）は00003（テンプレートＩＤ）を
読み出す。

【００６９】次いで、得たテンプレートＩＤによりテン
プレート格納領域１０４にあるテンプレート情報テーブ
ル（図２）を参照して、該当するテンプレート情報を読
み出し（Ｓ９５）、この中のプロパティ情報を対象とな
る文書ファイルに付与する（Ｓ９６）。例えば、フォル
ダＩＤが00002の場合、付与するテンプレートIDは00002
であるから、テンプレート情報（図２）の『会議議事
録』テンプレートの情報を読み出し、付与することにな
る。

【００７０】この後、プロパティ情報を付与した文書フ
ァイルを文書格納領域１０３へ格納し（Ｓ９７）、この
処理を終了する。

【００７１】なお、本例（図９）では、データ種別に関
連付けて付与されたテンプレートがフォルダに関連付け
されたテンプレートとして登録されていない場合に、フ
ォルダへの継承を行うことが考えられる。これを実行す
る場合には、テンプレート継承処理のフロー（図８参
照）の追加が必要となる。

【００７２】「実施形態５」本実施形態は、上記実施形
態に示した文書の登録処理やテンプレート継承処理の指
示等を行う際に、ユーザがフォルダ及び文書へどの様な
設定情報が付与されているか、テンプレートの付与状態
を知り、確認するためのテンプレート情報の出力処理の
手順を用意したものである。ここでは、表示／印刷／配
布という３形態で出力を行う例を示す。

【００７３】図１０乃至１２は、本例のテンプレート情
報の出力処理のフローチャートを示し、出力形態を図１
０では“表示”とし、図１１では“配布”とし、図１２
では“印刷”とした例を示す。

【００７４】図１０を参照すると、先ず、フォルダを指
定し、そのフォルダに付与されたテンプレート情報の表
示を指示するアクションにより、制御部１０２に対し
て、テンプレート情報の表示要求が発生する（Ｓ４
１）。

【００７５】この要求を受けてテンプレート情報を取り
出すための手順として、管理フォルダ・テンプレート関
連付けテーブル１０５（図３）を参照して、指定された
フォルダに関連付けられているテンプレートＩＤを読み
出し、これを処理対象のテンプレートとする（Ｓ４
２）。

【００７６】次に、得たテンプレートＩＤによりテンプ
レート格納領域１０４にあるテンプレート情報テーブル
（図２）を参照して、テンプレートＩＤに対応するテン
プレート情報を読み出す（Ｓ４３）。

【００７７】読み出したテンプレート情報を指示された
フォルダに係わる情報としてテンプレート情報出力手段
（ディスプレイ）１０６に表示し、この処理を終了す
る。

【００７８】出力形態を“配布”とした例（図１１）、
及び“印刷”とした例（図１２）では、それぞれの要求
が発生する（Ｓ５１、Ｓ６１）と、上記した“表示”の
例と同様に、指定したフォルダに関連付けられているテ
ンプレートＩＤを得（Ｓ５２、Ｓ６２）、テンプレート
情報を読み出す処理を行う（Ｓ５３、Ｓ６３）。

【００７９】この後、配布の例では、読み出したテンプ
レートＩＤに対応するテンプレート情報を他のフォルダ
へ配信・コピーなどの配布を行なうために都合の良い形
式、例えばファイル、に加工する（Ｓ５４）。次いで、
この配布用データを基にコピーしたり、ネットワーク上
の他のコンピュータへ転送したり、といった配布処理を
テンプレート情報出力手段１０７により行い（Ｓ５
５）、この処理を終了する。

【００８０】また、印刷の例では、読み出したテンプレ
ートＩＤに対応するテンプレート情報を印刷を行なうた
めに都合の良い形式、例えばＰＤＦファイル、Ｐｏｓｔ
Ｓｃｒｉｐｔファイル、或いは印刷用イメージデータス
トリームなどの印刷用形式に加工する（Ｓ６４）。次い
で、この印刷データをテンプレート情報出力手段１０７
に渡し、そこで、印刷処理を行い（Ｓ６５）、この処理
を終了する。

【００８１】なお、上記したテンプレート情報の出力処
理の実施形態をフォルダの例で示し、文書について示し
ていないが、文書の場合テンプレートの関連付け情報の
格納場所が文書格納領域１０３であるという違いがある
だけで、基本的にフォルダにおけると同じ処理により実
施することが可能である。

【００８２】「実施形態６」本実施形態は、テンプレー
ト格納領域に保存されているテンプレートをカスタマイ
ズするためにユーザの操作によりテンプレート情報を変
更する処理を行うための手順を用意したものである。

【００８３】図１３は、本例のテンプレート情報の変更
処理のフローチャートを示す。本例は、ＧＵＩを介して
行うユーザの入力操作により処理が進行する。

【００８４】図１３を参照すると、先ず、フォルダを指
定し、そのフォルダに付与されたテンプレート情報の表
示を指示するアクションにより、制御部１０２に対し
て、テンプレート情報の表示要求が発生する（Ｓ７
１）。

【００８５】この要求を受けてテンプレート情報を取り
出すための手順として、管理フォルダ・テンプレート関
連付けテーブル１０５（図３）を参照して、指定された
フォルダに関連付けられているテンプレートＩＤを読み
出し、これを処理対象のテンプレートとする（Ｓ７
２）。

【００８６】次に、得たテンプレートＩＤによりテンプ
レート格納領域１０４にあるテンプレート情報テーブル
（図２）を参照して、テンプレートＩＤに対応するテン
プレート情報を読み出す（Ｓ７３）。

【００８７】読み出したテンプレート情報を指示された
フォルダに係わる情報としてテンプレート情報出力手段
（ディスプレイ）１０６に表示する。このディスプレイ
１０６に表示された、フォルダと関連付けされたテンプ
レートの画面の一例を図１４に示す。

【００８８】表示した画面からテンプレート情報の変更
を指示する操作が可能な構成を採用し、その操作画面に
対しテンプレート情報の内容の入力を受け付けるキーボ
ードなどの入力手段１０８を用いて、入力操作し、その
操作によりテンプレート情報の変更を指示する（Ｓ７
５）。このとき、予め用意されたテンプレート情報のみ
だけではなく、テンプレート情報の設定項目(文書名、
作成日時など)やテンプレート名称などを追加するよう
にすれば、テンプレート情報のカスタマイズを簡単に行
なうことが可能になる。このテンプレート情報の設定項
目をディスプレイ１０６に表示した画面の一例を図１５
に示す。

【００８９】この指示を受けてテンプレート情報処理部
１０１は入力内容を新たなテンプレート情報としてテン
プレート格納領域１０４へ書き込み保存し（Ｓ７６）、
この処理を終了する。

【００９０】「実施形態７」本実施形態は、文書登録時
に文書に付与するために取り出したテンプレートの情報
をユーザの操作により変更し文書毎にテンプレート情報
をカスタマイズすることを可能にして文書登録を行うこ
とを意図したものである。

【００９１】図１６は、本例の文書登録処理のフローチ
ャートを示す。本例は、ＧＵＩを介して行うユーザの入
力操作により処理が進行する。

【００９２】図１６を参照すると、ユーザによる文書の
作成機能、電子メール等のファイルの配信機能といった
ような、文書の登録処理を伴う処理機能に生じる何らか
のアクションにより、制御部１０２に対して、文書ファ
イルの格納と格納する文書ファイルへのテンプレート情
報の付与処理を伴う文書登録動作の開始要求が発生する
ときに、この処理が開始される（Ｓ８１）。制御部１０
２は、この要求を受けてテンプレート情報処理部１０１
を動作させてテンプレート情報の読み出しの手順を実行
する。

【００９３】この要求には、対象となる文書ファイルを
入れる格納先フォルダが指示されているので、この指示
フォルダをもとに先ず管理フォルダ・テンプレート関連
付けテーブル１０５（図３）を参照して、フォルダに関
連付けられているテンプレートＩＤを読み出し、これを
付与するテンプレートとする（Ｓ８２）。

【００９４】次に、得たテンプレートＩＤによりテンプ
レート格納領域１０４にあるテンプレート情報テーブル
（図２）を参照して、テンプレートＩＤに対応するテン
プレート情報を読み出す（Ｓ８３）。

【００９５】ここで、読み出したテンプレート情報が登
録する文書に付与する情報として適しているか否か、適
していなければ設定された情報の変更を受け入れること
ができるような処理を行うようにする。このために、読
み出したテンプレート情報をテンプレート情報出力手段
（ディスプレイ）１０６に表示する（Ｓ８４）。

【００９６】表示した画面からテンプレート情報の変更
を指示する操作が可能な構成を採用し、その操作画面に
対しテンプレート情報の内容に対し入力を受け付けるキ
ーボードなどの入力手段１０８を用いて、入力操作し、
その操作によりテンプレート情報の変更を指示する（Ｓ
８５）。このとき、上記「実施形態６」と同様にテンプ
レート情報の設定項目の追加を可能にする。

【００９７】テンプレート情報書き替え手段１１０は、
この指示を受けてテンプレート情報を変更し、新たに設
定された内容のプロパティ情報を対象となる文書ファイ
ルに付与する（Ｓ８６）。この後、プロパティ情報を付
与した文書ファイルを文書格納領域１０３へ格納する
（Ｓ８７）。

【００９８】また、テンプレート情報の変更が指示され
ると、この指示を受けてテンプレート情報処理部１０１
は、ステップＳ８５で受け付けた入力内容により書き替
えられた新たなテンプレートとしてテンプレート格納領
域１０４へ書き込み、保存する（Ｓ８８）。

【００９９】この後、本例の文書登録処理を終了する。

【０１００】なお、新たなテンプレートを管理フォルダ
・テンプレート関連付けテーブル１０５に反映させる場
合には、テンプレート継承処理のフロー（図８参照）の
追加が必要となる。

【０１０１】「実施形態８」本実施形態は、設定されて
いるフォルダを他にコピー（移動）するときに、コピー
先においてフォルダに付与されているテンプレートに対
応可能な環境が用意されているか否かをチェックし、対
応できないときに処理を中止し、対応できるときに処理
を自動的に行う手順を備えて、更にフレキシブル且つ操
作性の高い仕組みを提供することを意図するものであ
る。

【０１０２】図１７は、本例のフォルダコピー処理のフ
ローチャートを示す。本例では、フォルダ機能判定手段
１１３の動作を必要とする。フォルダ機能判定手段１１
３は、環境の異なる管理領域が接続されている場合に、
その管理領域にフォルダに付与されているテンプレート
に対応可能な環境が用意されているか否かについての情
報を予め持っておくか、取ってくるかして、コピー先と
して指定されたときに対応の可否を判別できる機能を備
える。

【０１０３】図１７を参照すると、フォルダのコピーな
どのアクションにより、制御部１０２に対して、フォル
ダコピー処理が発生する（Ｓ１０１）と、先ず、指定さ
れたコピー先がテンプレートに対応可能な機能がある
か、即ちフォルダに付与されているテンプレートをサポ
ートできるか否かをフォルダ機能判定手段１１３により
判定する（Ｓ１０２）。

【０１０４】判定の結果、対応不可である場合、処理を
終了する。このように、処理を中止するので、コピー先
で情報を誤って操作するといったことは起きない。

【０１０５】判定の結果、対応可である場合、手順を進
め、管理フォルダ・テンプレート関連付けテーブル１０
５（図３）を参照して、指示されたフォルダに関連付け
られているテンプレートＩＤを読み出し、これを対象テ
ンプレートとする（Ｓ１０３）。ここで得たテンプレー
トＩＤによりテンプレート格納領域１０４よりそこに保
持されているテンプレート情報を読み出す（Ｓ１０
４）。

【０１０６】次に、上記のステップで取得した指定フォ
ルダ及び該フォルダに関連付けられたテンプレート情報
をコピー先に送り、そこにコピーしたフォルダを設け
（Ｓ１０５）、このフォルダにテンプレート情報を付与
し（Ｓ１０６）、この処理を終了する。

【０１０７】「実施形態９」本実施形態は、上記「実施
形態８」に示したフォルダコピー処理の指示等を行う際
に、ユーザがフォルダへどの様な設定情報が付与されて
いるか、テンプレートの付与状態を知り、確認するため
のテンプレート情報の出力処理の手順を用意したもの
で、コピー先においてフォルダに付与されているテンプ
レートに対応可能な環境が用意されているか否かをチェ
ックし、対応できないときに出力処理を中止する手順を
有する。ここでは、表示／印刷／配布という３つの形態
で出力を行う例を示す。

【０１０８】図１８乃至２０は、本例のテンプレート情
報の出力処理のフローチャートを示し、出力形態を図１
８では“表示”とし、図１９では“配布”とし、図２０
では“印刷”とした例を示す。

【０１０９】図１８を参照すると、先ず、フォルダコピ
ー処理要求時に、コピーすべきフォルダを指定し、その
フォルダに付与されたテンプレート情報の表示を指示す
るアクションにより、制御部１０２に対して、テンプレ
ート情報の表示要求が発生する（Ｓ１１１）。

【０１１０】ここで、フォルダコピー処理要求時に指定
されたコピー先がテンプレートに対応可能な機能がある
か、即ちフォルダに付与されているテンプレートをサポ
ートできるか否かをフォルダ機能判定手段１１３により
判定する（Ｓ１１２）。

【０１１１】判定の結果、対応不可である場合、処理を
終了する。このように、処理を中止するので、コピー先
で情報を誤って操作するといったことを未然に回避する
ことが可能になる。

【０１１２】他方、対応可である場合、テンプレート情
報の表示を行うが、このときの処理は、上記「実施形態
５」におけるテンプレート情報の表示処理（図１０のＳ
４２〜４４）と同様に実行される。従って、ここでは重
複した説明はせず、先の記載を参照する。

【０１１３】また、出力形態が異なる“配布”と“印
刷”による図１９及び図２０の例では、フォルダコピー
処理要求時に指定されたコピー先がテンプレートに対応
可能な機能があるか否かを判定するステップ（Ｓ１２
２，Ｓ１３２）は、本実施形態の“表示”の例（図１８
のＳ１１２）と同様であり、又出力処理を行うステップ
もそれぞれ先の「実施形態５」におけるテンプレート情
報の“配布”処理、“印刷”処理と同様に実施し得る。
従って、ここでは重複した説明はせず、先の記載を参照
する。

【０１１４】「実施形態１０」本実施形態は、登録を要
求したコピー元文書の対応環境を判断して、対応可能な
処理を選択して実行する手順を備えて、更にフレキシブ
ルなシステムを提供することを意図するものである。コ
ピー元文書の対応環境の判断は、フォルダ機能判定手段
１１３により行う。ここでは、コピー元文書における文
書情報の有／無、フォルダテンプレート対応／未対応の
環境への適合の可否を判断する。また、コピー元文書に
おける文書情報を採用した処理を行うために文書情報読
み出し手段１１４を必要とする。

【０１１５】図２２は、本例の文書の登録処理のフロー
チャートを示す。本例では、ユーザによる文書の作成機
能、電子メール等のファイルの配信機能といったよう
な、文書の登録処理を伴う処理機能に生じる何らかのア
クションにより、制御部１０２に対して、文書ファイル
の格納と格納する文書ファイルへのテンプレート情報の
付与処理を伴う文書登録動作の開始要求が発生するとき
に、この処理が開始される（Ｓ１４１）。制御部１０２
は、この要求を受けて、先ず、フォルダ機能判定手段１
１３を動作させて、対象となる文書の文書情報の有／無
を判断し（Ｓ１４２）、それぞれの結果を得た後、フォ
ルダテンプレート対応／未対応を判断する（Ｓ１４３，
Ｓ１４５）。

【０１１６】この結果により処理を上記した登録すべき
コピー元文書の対応環境を判定し、その結果により、例
えば、図１９に示すように、(1)元文書を引き継ぐ、
（2）元文書を引き継ぐか又はフォルダテンプレートを
採用、(3)システムによる設定のサポート無し（ユーザ
ー設定）、(4)フォルダテンプレートを採用、のカテゴ
リーで処理を選択する。

【０１１７】図２２を参照すると、フォルダのコピーな
どのアクションにより、制御部１０２に対して、フォル
ダコピー処理が発生する（Ｓ１０１）と、先ず、指定さ
れたコピー先がテンプレートに対応可能な機能がある
か、即ちフォルダに付与されているテンプレートをサポ
ートできるか否かをフォルダ機能判定手段１１３により
判定する（Ｓ１０２）。

【０１１８】判定の結果により上記した(1)〜(4)に処理
を分岐する。

【０１１９】文書情報有りでフォルダテンプレート未対
応である場合（Ｓ１４３−未対応）、(1)元文書を引き
継ぐ、即ちそのまま文書を文書格納領域に保存し（Ｓ１
５１）、登録処理を終了する。

【０１２０】文書情報有りでフォルダテンプレート対応
可能である場合（Ｓ１４３−対応）、（2）元文書を引
き継ぐか又はフォルダテンプレートを採用する。従っ
て、処理を分岐するためにいずれを採るかを選択する
（Ｓ１４４）。元文書を引き継ぐ場合、文書情報読み出
し手段１１４により文書から文書情報を読み出す処理を
行う（Ｓ１４８）。この後、読み出した文書情報に含ま
れているプロパティ情報を文書に付与し（Ｓ１５０）、
付与後の文書ファイルを文書格納領域１０３へ格納し
（Ｓ１５１）、登録処理を終了する。他方、フォルダテ
ンプレートを採用する場合、管理フォルダ・テンプレー
ト関連付けテーブル１０５（図３）を参照して、指示さ
れたフォルダに関連付けられているテンプレートＩＤを
得（Ｓ１４６）、得たテンプレートＩＤによりテンプレ
ート格納領域１０４に格納されているテンプレート情報
を読み出す（Ｓ１４７）。この後、読み出したテンプレ
ート情報にあるプロパティ情報を文書に付与し（Ｓ１５
０）、付与後の文書ファイルを文書格納領域１０３へ格
納し（Ｓ１５１）、登録処理を終了する。

【０１２１】文書情報無しでフォルダテンプレート未対
応である場合（Ｓ１４５−未対応）、(3)システムによ
る設定のサポート無しであるから、本システムで対応す
るためにユーザーの入力操作を受け付け、即ち入力手段
１０８により文書情報の入力操作をユーザーが行う（Ｓ
１４９）。このようにして入力された文書情報に含まれ
ているプロパティ情報を文書に付与し（Ｓ１５０）、付
与後の文書ファイルを文書格納領域１０３へ格納し（Ｓ
１５１）、登録処理を終了する。

【０１２２】他方、文書情報無しでフォルダテンプレー
ト対応である場合（Ｓ１４５−対応）、(4)フォルダテ
ンプレートを採用、であるから、上記したと同様に、テ
ンプレート格納領域１０４に格納されているテンプレー
ト情報を読み出す処理を行う（ＳＳ１４６，Ｓ１４
７）。この後、読み出したテンプレート情報にあるプロ
パティ情報を文書に付与し（Ｓ１５０）、付与後の文書
ファイルを文書格納領域１０３へ格納し（Ｓ１５１）、
登録処理を終了する。

【０１２３】

【発明の効果】（１） 請求項１の発明に対応する効果 フォルダの下に下位フォルダ或いは文書を置くときに、
下位フォルダ或いは文書に、前記フォルダに関連付けら
れていた全ての文書属性情報に基づく文書属性情報を関
連付けて付与するようにしたので、従来一つを選択付与
していたために文書属性情報の付与時にユーザが付与を
し直すといった操作を要したが、その負担が軽減され、
また、文書を利用する際にユーザが求める多様な要求に
応えることができる環境を設定することが可能になる。

【０１２４】（２） 請求項２の発明に対応する効果 フォルダの下に下位フォルダ或いは文書を置くときに、
フォルダに対し下位フォルダ或いは文書に関連付けられ
ていた全ての文書属性情報に基づく文書属性情報を関連
付けて付与するようにしたので、フォルダに置かれる様
々な文書に対応して適切な文書属性情報の付与が可能に
なり、ユーザが付与をし直すといった操作による負担が
軽減され、また、文書を利用する際にユーザが求める多
様な要求に応えることができる環境を設定することが可
能になる。

【０１２５】（３） 請求項３の発明に対応する効果 上記（１）及び（２）記載の効果を総合した効果が得ら
れ、より有効化を図ることが可能になる。

【０１２６】（４） 請求項４の発明に対応する効果 フォルダの下に下位フォルダ或いは文書を置くときに、
下位フォルダ或いは文書及び前記フォルダに、文書のデ
ータ種別に対応して用意された全ての文書属性情報を、
関連付けて付与するようにしたので、文書を利用する際
にユーザが求める多様な要求に応えることができる環境
を設定することが可能になる。

【０１２７】（５） 請求項５の発明に対応する効果 フォルダに関連付けられていた文書属性情報を下位フォ
ルダへコピーできるようにしたので、さらに適切な環境
を容易に設定することが可能になる。

【０１２８】（６） 請求項６の発明に対応する効果 フォルダ、下位フォルダ及び文書に関連付けて保持され
た文書属性情報を変更できるようにしたので、利用環境
に適した設定が可能になる。

【０１２９】（７） 請求項７の発明に対応する効果 フォルダ、下位フォルダ及び文書に関連付けて付与され
た文書属性情報の付与状態を示す出力ができるようにし
たので、請求項１〜６の発明における処理の実行前後に
確認することにより、誤処理を防止することが可能にな
る。

【０１３０】（８） 請求項８の発明に対応する効果 ユーザの入力操作による指示に従い請求項１〜７の処理
を実行できるようにしたので、ユーザが求める環境を適
切に設定することが可能になる。

【０１３１】（９） 請求項９の発明に対応する効果 請求項１乃至８のいずれかに記載された文書管理プログ
ラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体として提供
することにより、上記（１）〜（８）記載の効果を容易
に実現可能とする。

【０１３２】（１０） 請求項１０の発明に対応する効
果 上記（１）〜（８）記載の効果を実現する文書管理シス
テムを提供できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の実施形態に係わる文書管理システム
の概略構成を示すブロック図である。

【図２】 テンプレート格納領域に格納されたテンプレ
ートの情報内容を例示する。

【図３】 テンプレートと管理フォルダの関連付けを示
すテーブルの一例を示す。

【図４】 テンプレートと文書のデータ種別（拡張子）
の関連付けを示すテーブルの一例を示す。

【図５】 テンプレートと文書のデータ種別（データ入
力ソース）の関連付けを示すテーブルの一例を示す。

【図６】 テンプレート情報を付与した文書の登録処理
のフローチャート（実施形態１）を示す。

【図７】 テンプレート継承処理のフローチャート（実
施形態２）を示す。

【図８】 テンプレート継承処理のフローチャート（実
施形態３）を示す。

【図９】 テンプレート情報を付与した文書の登録処理
のフローチャート（実施形態４）を示す。

【図１０】 テンプレート情報の出力処理（表示）のフ
ローチャート（実施形態５）を示す。

【図１１】 テンプレート情報の出力処理（配布）のフ
ローチャート（実施形態５）を示す。

【図１２】 テンプレート情報の出力処理（印刷）のフ
ローチャート（実施形態５）を示す。

【図１３】 テンプレート情報の変更処理のフローチャ
ート（実施形態６）を示す。

【図１４】 フォルダと関連付けされたテンプレートの
画面例を示す。

【図１５】 テンプレート情報の設定項目を表示した画
面例を示す。

【図１６】 テンプレート情報の変更処理を伴う文書登
録処理のフローチャート（実施形態７）を示す。

【図１７】 フォルダコピー処理のフローチャート（実
施形態８）を示す。

【図１８】 テンプレート情報の出力処理（表示）のフ
ローチャート（実施形態９）を示す。

【図１９】 テンプレート情報の出力処理（配布）のフ
ローチャート（実施形態９）を示す。

【図２０】 テンプレート情報の出力処理（印刷）のフ
ローチャート（実施形態９）を示す。

【図２１】 文書状態とテンプレート情報の付与処理の
対応関係を示す。

【図２２】 テンプレート情報を付与した文書の登録処
理のフローチャート（実施形態１０）を示す。

【符号の説明】

１０１…テンプレート情報処理部、 １０２…制御部、
１０３…文書格納領域、 １０４…テンプレ
ート格納領域、１０５…管理フォルダ・テンプレート関
連付けテーブル、１０６…テンプレート情報出力手段
（表示装置）、１０７…テンプレート情報出力手段（印
刷装置／配信装置など）、１０８…入力手段、
１０９…フォルダテンプレート設定手段、１１
０…テンプレート情報書き替え手段、１１１…テンプレ
ート選別部、 １１２…テンプレート−データ種別
対応付けテーブル、 １１３…フ
ォルダ機能判定手段、１１４…文書情報読み出し手段。

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 階層構造をなし、且つ文書属性情報と関
   連付けられたフォルダの下で文書を管理するための文書
   管理プログラムであって、前記フォルダの下に下位フォ
   ルダ或いは文書を置くときに、該下位フォルダ或いは文
   書に、前記フォルダに関連付けられていた全ての文書属
   性情報に基づく文書属性情報を関連付けて保持可能とす
   る処理ステップを有する文書管理プログラム。
2. 【請求項２】 階層構造をなし、且つ文書属性情報と関
   連付けられたフォルダの下で文書を管理するための文書
   管理プログラムであって、前記フォルダの下に下位フォ
   ルダ或いは文書を置くときに、前記フォルダに、前記下
   位フォルダ或いは文書に関連付けられていた全ての文書
   属性情報に基づく文書属性情報を関連付けて保持可能と
   する処理ステップを有する文書管理プログラム。
3. 【請求項３】 階層構造をなし、且つ文書属性情報と関
   連付けられたフォルダの下で文書を管理するための文書
   管理プログラムであって、前記フォルダの下に下位フォ
   ルダ或いは文書を置くときに、該下位フォルダ或いは文
   書及び前記フォルダに、前記下位フォルダ或いは文書に
   関連付けられていた全ての文書属性情報及び前記フォル
   ダに関連付けられていた全ての文書属性情報に基づく文
   書属性情報を関連付けて保持可能する処理ステップを有
   する文書管理プログラム。
4. 【請求項４】 階層構造をなし、且つ文書属性情報と関
   連付けられたフォルダの下で文書を管理するための文書
   管理プログラムであって、前記フォルダの下に下位フォ
   ルダ或いは文書を置くときに、該下位フォルダ或いは文
   書及び前記フォルダに、該文書のデータ種別に対応して
   用意された全ての文書属性情報を、関連付けて保持可能
   とする処理ステップを有する文書管理プログラム。
5. 【請求項５】 請求項１乃至４のいずれかに記載された
   文書管理プログラムにおいて、前記フォルダに関連付け
   られていた文書属性情報を該フォルダの下位フォルダへ
   コピーする処理ステップを有する文書管理プログラム。
6. 【請求項６】 請求項１乃至５のいずれかに記載され文
   書管理プログラムにおいて、前記フォルダ、下位フォル
   ダ及び文書に関連付けて保持された文書属性情報を変更
   する処理ステップを有する文書管理プログラム。
7. 【請求項７】 請求項１乃至６のいずれかに記載され文
   書管理プログラムにおいて、前記フォルダ、下位フォル
   ダ及び文書に関連付けて保持された文書属性情報を保持
   状態が示されるように出力する処理ステップを有する文
   書管理プログラム。
8. 【請求項８】 請求項１乃至７のいずれかに記載され文
   書管理プログラムにおいて、ユーザの入力操作による指
   示に従い前記各処理ステップの実行を可能とする処理ス
   テップを有する文書管理プログラム。
9. 【請求項９】 請求項１乃至８のいずれかに記載された
   文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可
   能な記録媒体。
10. 【請求項１０】 請求項１乃至８のいずれかに記載され
    た文書管理プログラムを搭載したことを特徴とする文書
    管理システム。