JP4188567B2 - 文書管理システム、文書管理方法および記録媒体 - Google Patents
文書管理システム、文書管理方法および記録媒体 Download PDFInfo
- Publication number
- JP4188567B2 JP4188567B2 JP2001026066A JP2001026066A JP4188567B2 JP 4188567 B2 JP4188567 B2 JP 4188567B2 JP 2001026066 A JP2001026066 A JP 2001026066A JP 2001026066 A JP2001026066 A JP 2001026066A JP 4188567 B2 JP4188567 B2 JP 4188567B2
- Authority
- JP
- Japan
- Prior art keywords
- document
- type
- folder
- unit
- storage unit
- Prior art date
- Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
- Expired - Fee Related
Links
Images
Landscapes
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理システム、文書管理方法および記録媒体に係り、詳細には、分類された文書を管理する文書管理システムに関し、自動振り分けや配信されたファクシミリ文書や電子メール等を自動振り分けする技術に応用して好適である。
【０００２】
【従来の技術】
従来、ディレクトリ構造を用いて文書ファイルを管理するときには、分類するためのディレクトリをあらかじめユーザが作成し、ユーザが文書ごとに内容を把握して分類を決定して、その決定した分類に相当するディレクトリへ文書ファイルへ移動または複写して登録している。
また、一旦登録した文書ファイルを他の分類へ移動したりまたはコピーするときにも、ユーザはその移動先の分類を決定してからその文書ファイルを移動等していた。
この問題点を解決する技術として、例えば、特開平７−１３８２８号公報には、ファイルを分類するための分類情報をファイルまたはディレクトリに設定し、分類情報によってファイルを自動的に分類し保管する技術が示されている。この技術によると、ユーザが分類分けを意識することなく、ユーザのファイル管理作業が軽減されるという効果がある。
また、文書ファイルをフォルダに登録する場合、文書ファイルの管理項目等の属性情報を文書ファイルごとにユーザが入力し、データベースに登録して管理しているため、文書ファイルの属性情報を入力するのに手間がかかるため、文書ファイルの属性情報を効率よくデータベースに登録することができず、文書ファイルの管理を効率よく行えないという問題がでてくる。
このため、例えば、特開平１０−２５４７４５号公報の技術では、フォルダの属性情報を各フォルダに対応するようにデータベースに登録し、入力された文書ファイルに該当するフォルダをデータベースから検索し、そのフォルダの属性情報を文書ファイルの属性情報として文書をデータベースに登録している。この技術によると、フォルダに登録される文書ファイルの管理を効率よく行うことができる。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記の特開平７−１３８２８号公報の技術では、文書ファイルを分類するときには、その文書ファイルの内容またはファイルの拡張子を調べることによって、ファイルの種類を決め、この種類に対してあらかじめ決めておいた分類構造情報（ファイルの種類とディレクトリとの対応表）を検索して、分類先のディレクトリを決定している。このように構成すると、一旦分類された文書ファイルを他の分類へ移動したり、コピーしたりするときは、内容を変更したり、拡張子等を変更しなければできない。少なくとも内容を変えずに分類を変更することはできないことになる。
また、特開平１０−２５４７４５号公報の技術は、新規の文書をフォルダに登録する際に、文書に関する属性情報を効率よく設定するときに使うものであって、一旦、フォルダに入れた後に、他のフォルダへ移動したり、コピーするには、一つ一つ文書ファイルを指定しなければならないので、効率は一向に向上しないという問題点がある。
また、上記の技術では、文書やフォルダごとに属性情報の形式を変えて、自由に設定することもできないという問題点もある。
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであって、文書ファイルを分類してデータベースで登録・管理する文書管理システムにあって、その文書ファイルの属性情報形式やその属性内容を効率よく登録できようにし、一旦、登録された文書ファイルを他の分類へ移動もしくはコピーするときにも効率よくユーザの介入を極力減らすことができるようにして、ユーザの労力を低減できる文書管理システム、文書管理方法および記録媒体を提供することを目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
上記の問題を解決するために、請求項１の発明の文書管理システムは、フォルダによって階層化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管理システムであって、前記文書記憶部に登録する登録用文書及び、該文書を登録する登録用フォルダをユーザに指定させる文書指定部と、フォルダタイプＩＤと文書タイプＩＤを関連付けて記憶したタイプ対応記憶部と、前記文書指定部で指定された登録用フォルダのフォルダタイプＩＤを前記文書記憶部から取得し、取得されたフォルダタイプＩＤに対応する文書タイプＩＤを前記タイプ対応記憶部から抽出するタイプ抽出部と、文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目を文書タイプＩＤに関連付けて記憶した文書タイプ記憶部と、文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目をフォルダタイプＩＤに関連付けて記憶したフォルダタイプ記憶部と、前記タイプ抽出部で、対応する文書タイプＩＤが抽出されたときは、前記文書タイプ記憶部から、抽出された文書タイプＩＤに対応する文書タイプのデータ項目を取得し、対応する文書タイプＩＤが抽出されないときは、前記フォルダタイプ記憶部から、前記登録用フォルダのフォルダタイプＩＤに対応するデータ項目を取得し、取得されたデータ項目を、項目名が類似する前記登録用文書のデータ項目に複写して、前記登録用文書の文書タイプとして設定する文書タイプ設定部と、前記文書タイプ設定部で設定された文書タイプを前記登録用文書の属性情報として付加して前記文書記憶部へ登録する文書登録部とを備え、新たに登録する文書に前記文書の属性情報を付加して前記文書指定部により指定されたフォルダに登録することを特徴とする。
また、請求項２の発明の文書管理システムは、各フォルダが持つフォルダタイプＩＤと該フォルダに属する文書タイプＩＤとを対応させて前記タイプ対応記憶部に記憶して、前記文書指定部で指定される登録用文書が持つ文書タイプＩＤから対応するフォルダタイプＩＤを検索し、該文書指定部で指定される登録用文書の属性情報に類似度が大きいフォルダの属性情報を有するフォルダを検索するフォルダタイプ検索部を備え、前記文書指定部で前記文書記憶部に登録された文書のうち再分類する文書が指定されると、前記フォルダタイプ検索部で検索されたフォルダに前記文書指定部で指定された文書を移動して、前記文書登録部により前記文書記憶部へ登録することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システムを特徴とする。
また、請求項３の発明の文書管理システムは、前記文書指定部で指定された文書の文書タイプＩＤと、前記タイプ抽出部が抽出した文書タイプＩＤとの間の変換ルールが、前記文書タイプ記憶部にあるときに、移動またはコピーする文書の文書タイプ間の対応するデータ項目を入れ替える文書タイプ変換部を備え、
前記文書指定部で前記文書記憶部に登録された文書を選択すると共に、該選択された文書を移動またはコピーするフォルダが指定されると、
指定された文書に前記文書タイプ変換部で変換された文書タイプを属性情報として変換して指定のフォルダへ移動またはコピーするようにした請求項１に記載の文書管理システムを特徴とする。
【０００５】
また、請求項４の発明の文書管理方法は、文書指定部と、タイプ抽出部と、文書登録部と、を備え、フォルダによって階層化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管理システムの文書管理方法であって、前記文書指定部が、前記文書記憶部に登録する登録用文書及び、該文書を登録する登録用フォルダをユーザに指定させるステップと、前記タイプ抽出部が、前記文書指定部で指定された登録用フォルダのフォルダタイプＩＤを前記文書記憶部から取得し、取得されたフォルダタイプＩＤに対応する文書タイプＩＤを、フォルダタイプＩＤと文書タイプＩＤを関連付けて記憶したタイプ対応記憶部から抽出するステップと、前記文書タイプ設定部が、前記タイプ抽出部で、対応する文書タイプＩＤが抽出されたときは、文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目を文書タイプＩＤに関連付けて記憶した文書タイプ記憶部から、抽出された文書タイプＩＤに対応する文書タイプのデータ項目を取得し、対応する文書タイプＩＤが抽出されないときは、文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目をフォルダタイプＩＤに関連付けて記憶したフォルダタイプ記憶部から、前記登録用フォルダのフォルダタイプＩＤに対応するデータ項目を取得し、取得されたデータ項目を、項目名が類似する前記登録用文書のデータ項目に複写して、前記登録用文書の文書タイプとして設定するステップと、前記文書登録部が、前記文書タイプ設定部で設定された文書タイプを前記登録用文書の属性情報として付加して前記文書記憶部へ登録するステップと、を備え、新たに登録する文書に前記文書の属性情報を付加して前記文書指定部により指定されたフォルダに登録する文書管理方法を特徴とする。
また、請求項５の発明の文書管理方法は、フォルダタイプ検索部が、各フォルダが持つフォルダタイプＩＤと該フォルダに属する文書タイプＩＤとを対応させて前記タイプ対応記憶部に記憶して、前記文書指定部で指定される登録用文書が持つ文書タイプＩＤから対応するフォルダタイプＩＤを検索し、該文書指定部で指定される登録用文書の属性情報に類似度が大きいフォルダの属性情報を有するフォルダを検索するステップを含み、前記文書指定部で前記文書記憶部に登録された文書のうち再分類する文書が指定されると、前記フォルダタイプ検索部で検索されたフォルダに前記文書指定部で指定された文書を移動して、前記文書登録部により前記文書記憶部へ登録する請求項４に記載の文書管理方法を特徴とする。
また、請求項６の発明の文書管理方法は、文書タイプ変換部が、前記文書指定部で指定された文書の文書タイプＩＤと、前記タイプ抽出部が抽出した文書タイプＩＤとの間の変換ルールが、前記文書タイプ記憶部にあるときに、移動またはコピーする文書の文書タイプ間の対応するデータ項目を入れ替えるステップを含み、前記文書指定部で前記文書記憶部に登録された文書を選択すると共に、該選択された文書を移動またはコピーするフォルダが指定されると、指定された文書に前記文書タイプ変換部で変換された文書タイプを属性情報として変換して指定のフォルダへ移動またはコピーする請求項４に記載の文書管理方法を特徴とする。
また、請求項７に記載の発明は、請求項４乃至６の何れか一項に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を特徴とする。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下に、図面を用いて本発明の実施の形態の構成および動作を詳細に述べる。
＜第１の実施の形態＞
第１の実施の形態の文書管理システムは、ファクシミリによる受信文書、複合機で複写されて電子メール等で配信した文書、電子メールで受信した文書等を蓄積している文書ファイル１１０中の所望の文書を選択し、この選択した文書をフォルダで階層化された構造を持つデータベースである文書記憶部５１０の指定したフォルダへ登録する際に、選択したフォルダの属性情報（フォルダタイプの実現値）を選択された文書の属性情報（文書タイプの実現値）として付加して、ユーザの文書登録の手間を軽減させるシステムである。
【０００９】
（１） 第１の実施の形態の構成
図１は、第１の実施の形態の機能構成を示すブロック図である。図示するように、第１の実施の形態の文書管理システムは、文書指定部１００、タイプ抽出部２００、タイプ対応登録部３００、文書タイプ設定部４００、文書登録部５００、フォルダタイプ記憶部２１０、文書タイプ記憶部２２０、文書記憶部５１０、タイプ対応記憶部３１０および文書ファイル１１０から構成されている。
文書指定部１００は、ユーザに文書記憶部５１０へ蓄積する文書と、その指定された文書を蓄積するフォルダ（文書を一まとめにグループ化して記憶させ、フォルダは階層的に作成されてもよい）をディスプレイ等の表示装置へ表示して、その中からユーザに指定してもらう。
この文書は、１つ以上のセクションファイル（テキスト、イメージ、グラフィックスや音声等からなる内容を持つファイル）から構成され、これらの文書を文書ファイル１１０に格納しているものとする。ユーザは、この中から１つ乃至２つ以上を選択して、文書記憶部５１０へ蓄積するものとする。
【００１０】
タイプ抽出部２００は、次のように動作して文書指定部１００で指定された文書へ付加する属性情報である文書タイプを決定する。
・文書指定部１００で指定されたフォルダのフォルダタイプＩＤを文書記憶部５１０のフォルダ管理ファイルから取り出す。
・そのフォルダタイプＩＤによってタイプ対応記憶部３１０から継承を受ける文書タイプがあるかどうかを検査する。
・文書タイプが１つあれば、その文書タイプを登録する文書の文書タイプとする。
・文書タイプが複数個あれば、それらをディスプレイ等の表示装置へ表示してユーザに選択させる。このとき適当な文書タイプがなければ、登録する文書の文書タイプはないものとする。
・継承する文書タイプがないときには、そのフォルダタイプＩＤで示されるフォルダタイプを文書タイプに複写し、この文書タイプを文書タイプ記憶部２２０へ登録する。このときフォルダにフォルダタイプＩＤが登録されていないときには、文書タイプもないものとする。
タイプ対応登録部３００は、タイプ抽出部２００でフォルダタイプを文書タイプへ流用したときに動作し、フォルダタイプＩＤと文書タイプ記憶部２２０へ登録したときの文書タイプＩＤとを対応させてタイプ対応記憶部３１０へ登録する。
文書タイプ設定部４００は、タイプ抽出部２００で決定された文書タイプの文書タイプＩＤを用いて、文書タイプ記憶部２２０からデータ項目（データ項目名、データ型、長さ／形式）を取り出し、この文書タイプの各データ項目名とフォルダタイプのデータ項目名とをマッチングさせ、類似しているデータ項目名のデータ項目へフォルダの実現値を複写する。
このあと、指定された文書が持つ書誌事項等のデータを持つ場合には、類似したデータ項目にその文書の書誌事項を上書きする。これを指定された文書の文書タイプの実現値とする。
ここで指定された文書が持つ書誌事項とは、例えば、ここで指定された文書がファクシミリ装置によって受信したときには、文書番号、発信者、発信日時、受信者、付箋、ファクシミリの機種、容量等の情報であって、これを文書タイプで定義したデータ項目へ設定する。また、電子メールで受信した文書や、複合機で複写した文書をメール等で配信したときの文書等には付属しているものなので、それらの文書を登録するときに利用することができる。
【００１１】
文書登録部５００は、文書タイプ設定部４００で設定された文書タイプを文書指定部１００で指定された文書の属性情報として付加し、この属性情報ともとの文書ファイルとを文書記憶部５１０へ登録する。
また、タイプ抽出部２００で文書タイプがないとされた文書については、この属性情報はないものとして文書記憶部５１０へ登録される。
フォルダタイプ記憶部２１０は、各フォルダの書誌事項等の実現値を格納するためのデータ項目のリストを定義するものであって、フォルダタイプＩＤによって識別される。
すなわち、各フォルダタイプは可変個数のデータ項目をもち、このデータ項目はフォルダ管理ファイルのそれに対応している。この１つのデータ項目は、このデータ項目の名前とデータ型（文字型、文字列型、日付型、数値型、論理型等）およびデータ型で決まる長さ／形式の３つ組から構成される（図４参照）。
このフォルダタイプは、文書に文書タイプが定義されていないときや、定義されていても設定されていないデータ項目に対する継承値として使われる。
文書タイプ記憶部２２０は、各文書の書誌事項等の実現値を格納するためのデータ項目のリストを定義するものであって、文書タイプＩＤによって識別される。
すなわち、各文書タイプは可変個数のデータ項目をもち、このデータ項目は文書管理ファイルのそれに対応している。この１つのデータ項目は、このデータ項目の名前とデータ型（文字型、文字列型、日付型、数値型、論理型等）およびデータ型で決まる長さ／形式の３つ組から構成される（図５参照）。
【００１２】
文書記憶部５１０は、上述したように多数の文書を階層構造を持ったフォルダによってグループ分けして管理する。
この文書記憶部５１０は、フォルダ管理ファイルと文書管理ファイルとセクションファイル格納部に分けられる。
フォルダ管理ファイル（図２参照）は、各フォルダごとに次の項目を管理する。
・フォルダＩＤ
・フォルダ名
・親フォルダＩＤ
・フォルダタイプＩＤ
・フォルダタイプＩＤに対応するデータ項目の実現値
フォルダＩＤは、フォルダ名（フォルダの名前を表す文字列）を識別するための唯一識別子であり、他の管理項目から参照されるときに使われる。
親フォルダＩＤは、このフォルダ名のフォルダが階層構造上の親フォルダ名を識別するために使われる。
フォルダタイプＩＤは、このフォルダに対して（書誌事項やキーワード等の）属性情報を与えるときのデータ項目群を定義し、このデータ項目群のまとまりを参照するための唯一識別子である。
フォルダタイプＩＤに対応するデータ項目の実現値は、フォルダタイプＩＤで参照されるフォルダタイプに定義されたデータ項目群に対応している実現値を表す。
【００１３】
また、文書管理ファイル（図３参照）は、文書ごとに次の項目を管理する。
・文書ＩＤ
・文書名
・フォルダＩＤ
・文書タイプＩＤ
・文書タイプＩＤに対応するデータ項目の実現値
・セクションファイルリスト
文書ＩＤは、文書名（文書の名前を表す文字列）を識別するための唯一識別子であり、他の管理項目から参照されるときに使われる。
フォルダＩＤは、この文書の属するグループであるフォルダを参照するために使われる。
文書タイプＩＤは、この文書に対して（書誌事項やキーワード等の）属性情報を与えるときのデータ項目群を定義し、このデータ項目群のまとまりを参照するための唯一識別子である。
文書タイプＩＤに対応するデータ項目の実現値は、文書タイプＩＤで参照される文書タイプに定義されたデータ項目群に対応している実現値を表す。
セクションファイルリストは、この文書を構成するセクションファイルのファイル識別子のリストである。
また、セクションファイル格納部は、各文書ＩＤによって識別された文書の内容（テキスト、イメージ、グラフィックス、音声等のデータ）を示す実際のセクションファイルを保持する。
タイプ対応記憶部３１０は、各フォルダのもつフォルダタイプの実現値を継承する文書タイプにはどのようなものがあるかを、フォルダタイプと文書タイプとを対応付けて記憶している。
例えば、図６では、フォルダタイプＩＤが「ＦＴ０１」に対して、そのデータ項目値を継承する文書タイプに「ＤＴ０１」と「ＤＴ０２」とがあり、フォルダタイプＩＤが「ＦＴ０２」に対して、そのデータ項目値を継承する文書タイプに「ＤＴ０３」があることを示している。
【００１４】
（２）第１の実施の形態の動作
図７は、第１の実施の形態における処理手順を説明するためのフローチャートである。
ユーザは、ディスプレイ等の表示装置に表示された文書ファイル１１０の中から文書記憶部５１０へ登録したい文書を選択し、その文書を登録するフォルダを文書記憶部５１０から選択する（ステップＳ１００）。
指定されたフォルダのフォルダタイプを継承すべき文書タイプの個数を調べる（ステップＳ１１０）。
この個数が１つあれば、その文書タイプを登録する文書の文書タイプとして、ステップＳ１７０へ進む。
文書タイプの個数が複数個あれば、それらをディスプレイ等の表示装置へ表示してユーザに選択させ（ステップＳ１６０）、ステップＳ１７０へ進む。このとき適当な文書タイプがなければ、登録する文書の文書タイプはないものとする。継承する文書タイプがないときには、その指定したフォルダがフォルダタイプを持つかを検査し（ステップＳ１２０）、もたない場合には文書タイプもないものとしてステップＳ１７０へ進む。フォルダタイプを持つ場合には、そのフォルダタイプを文書タイプに複写し（ステップＳ１３０）、この文書タイプを文書タイプ記憶部２２０へ登録し（ステップＳ１４０）、このフォルダタイプＩＤと文書タイプＩＤとを対応させてタイプ対応記憶部３１０へ登録する（ステップＳ１５０）。
【００１５】
上記のステップまでに決定された文書タイプのデータ項目名とフォルダタイプのデータ項目名とをマッチングさせ、類似しているデータ項目名があるときには、文書タイプのデータ項目へ対応するフォルダのデータ項目の実現値を複写する（ステップＳ１７０）。
指定された文書が持つ書誌事項等のデータを持つ場合には、類似したデータ項目を検索して、そのデータ項目にその文書の書誌事項を上書きする。これを指定された文書の文書タイプの実現値とする。
この設定された文書タイプを指定された文書の属性情報として付加し、この属性情報ともとの文書ファイルとを文書記憶部５１０へ登録する（ステップＳ１９０）。このとき、文書タイプがないとされた文書については、この属性情報はないものとして文書記憶部５１０へ登録する。
ユーザによって指定された文書のうち処理していない文書があれば、その処理していない文書を選んで以上の処理を行うためにステップＳ１７０へ戻り、すでに指定された文書をすべて処理していれば、本処理の実行を終了する（ステップＳ２００）。
このように本実施例１を構成することによって、その文書ファイルの属性情報形式やその属性内容を効率よく登録できようにし、効率よく文書を登録することができる。
【００１６】
＜第２の実施の形態＞
本発明の第２の実施の形態の文書管理システムは、文書記憶部５１０に登録された文書を指定して、この文書に適当なフォルダへ分類を行うシステムである。
この分類は、指定された文書の属性情報（文書タイプの実現値）にマッチするフォルダの属性情報（フォルダタイプの実現値）を検索することによって実行される。
この文書管理システムを有効的に使用するために、先ず、再分類したい文書の文書タイプの形式や実現値を編集し、さらに、分類先にあたるフォルダが持つフォルダタイプと、文書の文書タイプとを対応させてタイプ対応記憶部３１０を編集しておく。この準備をした後に、再分類したい文書群を指定して再分類の実行を行う。
【００１７】
（１）第２の実施の形態
図８は、第２の実施の形態の機能構成を示すブロック図である。図示するように、第２の実施の形態の文書管理システムは、文書指定部１００、フォルダタイプ検索部６００、タイプ対応登録部３００、文書登録部５００、フォルダタイプ記憶部２１０、文書タイプ記憶部２２０、文書記憶部５１０、タイプ対応記憶部３１０とから構成されている。
上記の構成要素のうち第１の実施の形態と同符号のものは、同じ機能をもつので、ここでは第１の実施の形態と相違する部分の機能について説明する。
文書指定部１００は、ユーザに文書記憶部５１０に登録されている文書のうち、再度、分類を実行したい文書を選択させる。
フォルダタイプ検索部６００は、選択された文書の属性情報（文書タイプの実現値）に適合するフォルダを次のような手順で検索し、適合するフォルダ見つける。
・指定された文書の文書タイプＩＤと文書タイプの実現値とを文書記憶部５１０の文書管理ファイルから取り出す。
・タイプ対応記憶部３１０の中でこの文書タイプＩＤに対応するフォルダタイプＩＤを検索する。
・ここで見つけたフォルダタイプＩＤを持つフォルダを文書記憶部５１０のフォルダ管理ファイルを検索して、見つける。
・この見つけられたフォルダのフォルダタイプの実現値と指定された文書の文書タイプの実現値の類似度が一定の閾値より大きければ、指定された文書の分類先のフォルダ候補とする。
・上記のフォルダ候補をすべて見つけ出したとき、複数のフォルダ候補があるときには、ユーザへディスプレイ等の表示装置へ提示し、選択してもらう。ここで適当な候補がなければ、分類先のフォルダがないとする。また、候補が１つであれば、その候補を分類先のフォルダと決定する。
・タイプ対応記憶部３１０に指定された文書の文書タイプＩＤが登録されていない場合には、文書記憶部５１０のフォルダ管理ファイルに登録されているすべてのフォルダのフォルダタイプの実現値と指定された文書の文書タイプの実現値の類似度によって適合するフォルダを見つける。
【００１８】
タイプ対応登録部３００は、フォルダタイプ検索部６００で指定された文書タイプＩＤが登録されていない場合で、適合フォルダが見つかったときに起動し、この適合フォルダのフォルダタイプＩＤと指定された文書の文書タイプＩＤとを対応させて登録する。
文書登録部５００は、フォルダタイプ検索部６００で見つけたフォルダに文書指定部１００で指定した文書を移動して登録する。ここでフォルダタイプ検索部６００で適当なフォルダが見つからなかった文書に対しては、分類を実行しない。
【００１９】
（２） 第２の実施の形態の動作
図９は、第２の実施の形態における処理手順を説明するためのフローチャートである。
ユーザは、ディスプレイ等の表示装置に表示された文書記憶部５１０の中から分類をやり直したい文書（群）を選択する（ステップＳ３００）。
再分類する文書の残りがあるか調べ（ステップＳ３１０）、なければ処理を終了する。まだ残りがあれば、その残りの文書から１つを選択して以下の処理を行う。
選択された文書の属性情報（文書タイプの実現値）に適合するフォルダを検索し、適合するフォルダ見つける（ステップＳ３２０）。
対象文書の文書タイプＩＤに対応するフォルダタイプＩＤを持つフォルダのうち、フォルダタイプの実現値と対象文書の文書タイプの実現値の類似度が一定の閾値より大きければ、指定された文書の分類先のフォルダ候補とする。
タイプ対応記憶部３１０に対象文書の文書タイプＩＤが登録されていない場合には、すべてのフォルダのフォルダタイプの実現値と対象文書の文書タイプの実現値の類似度によって適合するフォルダを見つける。
フォルダ候補の個数を見て（ステップＳ３３０）、複数あるときには、ユーザへディスプレイ等の表示装置へ提示し、選択してもらう（ステップＳ３４０）。ユーザの選択したフォルダがあればステップＳ３５０へ進み、適当な候補がなければ分類先のフォルダがないとしてステップＳ３１０へ戻る。
また、フォルダ候補の個数を見て（ステップＳ３３０）、１つであればステップＳ３５０へ進む。
また、フォルダ候補の個数を見て（ステップＳ３３０）、なければ分類先のフォルダがないとしてステップＳ３１０へ戻る。
対象文書の文書タイプＩＤと再振り分け先のフォルダのフォルダタイプＩＤとを対応させて登録する（ステップＳ３５０）。このときすでに登録されていれば、再度の登録はしない。
最分類先フォルダに対象文書を移動して登録し（ステップＳ３６０）、ステップＳ３１０へ戻る。
この実施の形態のようにシステムを構成すると、フォルダ内にさまざまな属性の文書が集まっているとき、それらの文書を適当なフォルダに分類することが要求された場合に、それぞれの文書に予め属性情報（文書タイプの形式およびその実現値）を設定しておくことで、フォルダタイプと文書タイプの対応関係を用いて、文書をフォルダに分類する作業を自動的に行うことができる。
【００２０】
＜第３の実施の形態＞
本発明の第３の実施の形態の文書管理システムは、ユーザが選択した文書を、現在あるフォルダから別のフォルダへ移動（またはコピー）するシステムである。
この移動（またはコピー）するときに、指定された文書の文書タイプを移動（またはコピー）先のフォルダに属する文書タイプへ文書タイプ間の変換ルールを用いて変換する。
【００２１】
（１）第３の実施の形態の構成
図１０は、第３の実施の形態の機能構成を示すブロック図である。図示するように、第３の実施の形態の文書管理システムは、文書指定部１００、タイプ抽出部２００、タイプ対応登録部３００、文書タイプ変換部７００、文書登録部５００、フォルダタイプ記憶部２１０、文書タイプ記憶部２２０および文書記憶部５１０、タイプ対応記憶部３１０から構成されている。
上記の構成要素のうち第１の実施の形態と同符号のものは、同じ機能をもつので、ここでは実施例１と相違する部分の機能について説明する。
文書指定部１００は、ユーザに文書記憶部５１０に登録されている文書のうち、移動（またはコピー）したい文書（群）を選択させ、移動（またはコピー）先のフォルダを選択させる。
文書タイプ変換部７００は、指定された文書の持っている文書タイプとタイプ抽出部２００で決定された移動（またはコピー）先の文書タイプとの間の変換ルールがあるかどうかを文書タイプ記憶部２２０の文書タイプ間変換ルールファイルで調べる。変換ルールがあれば、文書タイプ間の対応するデータ項目同士の実現値を入れ替える。
文書タイプ記憶部２２０の文書タイプ間変換ルールファイルは、変換対象となる文書タイプ同士の文書タイプＩＤとその変換対象となるデータ項目の対応を定義したものである。
例えば、図１１の例では、文書タイプＩＤ１と文書タイプＩＤ５との間で変換が行われる。このとき文書タイプＩＤ１のデータ項目１は文書タイプＩＤ５のデータ項目３と入れ替わり、文書タイプＩＤ１のデータ項目２は文書タイプＩＤ５のデータ項目５と入れ替わり、・・・・・、という変換ルールを表している。また、この逆、文書タイプＩＤ５から文書タイプＩＤ１への変換ルールでもある。
このデータ項目は、文書タイプ記憶部２２０の文書タイプの定義のデータ項目順と対応しており、この実現値は文書記憶部５１０の文書管理ファイルの文書タイプの実現値とも対応している。
文書登録部５００は、文書タイプ変換部７００で変換して設定された文書タイプを指定された文書の現在の属性情報と置き換えて、文書記憶部５１０へ移動（またはコピー）して登録する。
また、タイプ抽出部２００で適当な文書タイプがない文書、または、文書タイプ変換部７００で変換ルールがない文書の場合には、文書タイプを変換せずに、そのまま移動（またはコピー）して登録する。
【００２２】
（２）第３の実施の形態の動作
図１２は、第３の実施の形態における処理手順を説明するためのフローチャートである。
ユーザは、ディスプレイ等の表示装置に表示された文書記憶部５１０の中から他のフォルダへ移動（またはコピー）したい文書を選択し、その文書の移動（コピー）先のフォルダを選択する（ステップＳ４００）。
指定されたフォルダのフォルダタイプを継承する文書タイプの個数を調べる（ステップＳ４１０）。
この個数が１つあれば、その文書タイプを登録する文書の文書タイプとして、ステップＳ４７０へ進む。
文書タイプの個数が複数個あれば、それらをディスプレイ等の表示装置へ表示してユーザに選択させ（ステップＳ４６０）、ステップＳ４７０へ進む。このとき適当な文書タイプがなければ、指定された文書の文書タイプは変換しないものとする。
継承する文書タイプがないときには、その指定したフォルダがフォルダタイプを持つかを検査し（ステップＳ４２０）、もたない場合には文書タイプを変換しないものとしてステップＳ４７０へ進む。フォルダタイプを持つ場合には、そのフォルダタイプを文書タイプに複写し（ステップＳ４３０）、この文書タイプを文書タイプ記憶部２２０へ登録し（ステップＳ４４０）、このフォルダタイプＩＤと文書タイプＩＤとを対応させてタイプ対応記憶部３１０へ登録する（ステップＳ４５０）。
上記のステップまでに決定された文書タイプと指定された文書の文書タイプの間に変換ルールがあるかどうかを調べ、変換ルールがある場合には指定された文書の文書タイプの実現値を決定された文書タイプへ変換する（ステップＳ４７０）。
この変換された文書タイプを指定された文書の文書タイプと置き換えて、指定された文書を文書記憶部５１０へ移動（またはコピー）して登録する（ステップＳ４８０）。このとき、該当する文書タイプがない場合には、この指定された文書とその属性情報をそのまま文書記憶部５１０へ移動（またはコピー）して登録する。
ユーザによって指定された文書のうち処理していない文書があれば、その処理していない文書を選んで以上の処理を行うためにステップＳ４７０へ戻り、すでに指定された文書をすべて処理していれば、本処理の実行を終了する（ステップＳ４９０）。
この実施の形態のようにシステムを構成することにより、文書タイプ間の変換ルールを保持するので、フォルダ間をまたいだ文書の移動（またはコピー）の際に、文書タイプの変更を自動的に行うことができ、ユーザによる変更作業を省くことができる。
【００２３】
＜その他の実施の形態＞
図１３は、本発明の文書管理システムを実現するためのコンピュータ装置のハードウェアの構成を示している。
入力装置１はキーボード、マウス、タッチパネル、スキャナ等により構成され、情報や指示の入力に使用される。
出力装置２は、種々の出力情報や入力装置１からの入力された情報などを出力させるディスプレイやプリンタで構成される。
ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ；中央処理ユニット）３は、種々のプログラムを動作させる。
メモリ４は、プログラム自身を保持し、またそのプログラムがＣＰＵ３によって実行されるときに一時的に作成される情報等を保持する。
記憶装置５は、データ、プログラムやプログラム実行時の一時的な情報等を保持する。
媒体駆動装置６は、プログラムやデータ等を記憶した記録媒体を装着してそれらを読み込み、メモリ４または記憶装置５へ格納するのに用いられる。また、直接データの入出力やプログラム実行するのに使ってもよい。
ネットワーク接続装置７は、コンピュータ装置をネットワーク９へ接続するためのインタフェースである。
バス８は、上記各部を接続する。
ネットワーク９は、これらのユーザの端末や文書管理システムを稼動させるためのコンピュータ装置を結合するための伝送路であって、一般には、ケーブルで実現され、通信プロトコルにはＴＣＰ／ＩＰが使われる。但し、伝送路としてはケーブルだけではなく、それらの間の通信プロトコルが一致するものであれば無線ＬＡＮや放送波を使ったものであってもよい。
このようなコンピュータ装置において、図１、図８および図１０に示した文書管理システムを構成する各機能をそれぞれまたは組み合わせてプログラム化し、予めＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、このＣＤ−ＲＯＭをＣＤ−ＲＯＭドライブのような媒体駆動装置６を搭載したコンピュータに装着して、プログラムをメモリ４あるいは記憶装置５に格納し、それを実行することによって、上記の各実施例の機能を実現することができる。
【００２４】
なお、記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、ＩＣメモリカード等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＭＤ，ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のいずれであってもよい。
また、本発明の文書管理システムの機能を実現するプログラムは、媒体の形で頒布することができる。
また、本発明の文書管理システムの機能を実現するプログラムを磁気ディスク等の記憶装置に格納しておき、有線、無線または放送波の通信ネットワークによりダウンロード等の形式で頒布することも可能である。
【００２５】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、文書ファイルを分類してデータベースで登録・管理する文書管理システムにあって、その文書ファイルの属性情報形式やその属性内容を効率よく登録できようにし、一旦、登録された文書ファイルを他の分類へ移動もしくはコピーするときにも効率よくユーザの介入を極力減らすことができ、ユーザの労力を低減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態の機能構成を説明するブロック図である。
【図２】文書記憶部のフォルダ管理ファイルのデータ構造を示す図である。
【図３】文書記憶部の文書管理ファイルのデータ構造を示す図である。
【図４】フォルダタイプ記憶部のデータ構造を示す図である。
【図５】文書タイプ記憶部のデータ構造を示す図である。
【図６】タイプ対応記憶部のデータ構造を示す図である。
【図７】第１の実施の形態における処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図８】本発明の第２の実施の形態の機能構成を説明するブロック図である。
【図９】第２の実施の形態における処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図１０】本発明の第３の実施の形態の機能構成を説明するブロック図である。
【図１１】文書タイプ変換ルールの例を示す図である。
【図１２】本発明の第３の実施の形態の処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図１３】本発明の文書管理システムを実現するためのコンピュータハードウェアの構成図である。
【符号の説明】
１ …… 入力装置
２ …… 出力装置
３ …… ＣＰＵ
４ …… メモリ
５ …… 記憶装置
６ …… 媒体駆動装置
７ …… ネットワーク接続装置
８ …… バス
９ …… ネットワーク
１００…… 文書指定部
１１０…… 文書ファイル
２００…… タイプ抽出部
２１０…… フォルダタイプ記憶部
２２０…… 文書タイプ記憶部
３００…… タイプ対応登録部
３１０…… タイプ対応記憶部
４００…… 文書タイプ設定部
５００…… 文書登録部
５１０…… 文書記憶部
６００…… フォルダタイプ検索部
７００…… 文書タイプ変換部
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理システム、文書管理方法および記録媒体に係り、詳細には、分類された文書を管理する文書管理システムに関し、自動振り分けや配信されたファクシミリ文書や電子メール等を自動振り分けする技術に応用して好適である。
【０００２】
【従来の技術】
従来、ディレクトリ構造を用いて文書ファイルを管理するときには、分類するためのディレクトリをあらかじめユーザが作成し、ユーザが文書ごとに内容を把握して分類を決定して、その決定した分類に相当するディレクトリへ文書ファイルへ移動または複写して登録している。
また、一旦登録した文書ファイルを他の分類へ移動したりまたはコピーするときにも、ユーザはその移動先の分類を決定してからその文書ファイルを移動等していた。
この問題点を解決する技術として、例えば、特開平７−１３８２８号公報には、ファイルを分類するための分類情報をファイルまたはディレクトリに設定し、分類情報によってファイルを自動的に分類し保管する技術が示されている。この技術によると、ユーザが分類分けを意識することなく、ユーザのファイル管理作業が軽減されるという効果がある。
また、文書ファイルをフォルダに登録する場合、文書ファイルの管理項目等の属性情報を文書ファイルごとにユーザが入力し、データベースに登録して管理しているため、文書ファイルの属性情報を入力するのに手間がかかるため、文書ファイルの属性情報を効率よくデータベースに登録することができず、文書ファイルの管理を効率よく行えないという問題がでてくる。
このため、例えば、特開平１０−２５４７４５号公報の技術では、フォルダの属性情報を各フォルダに対応するようにデータベースに登録し、入力された文書ファイルに該当するフォルダをデータベースから検索し、そのフォルダの属性情報を文書ファイルの属性情報として文書をデータベースに登録している。この技術によると、フォルダに登録される文書ファイルの管理を効率よく行うことができる。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記の特開平７−１３８２８号公報の技術では、文書ファイルを分類するときには、その文書ファイルの内容またはファイルの拡張子を調べることによって、ファイルの種類を決め、この種類に対してあらかじめ決めておいた分類構造情報（ファイルの種類とディレクトリとの対応表）を検索して、分類先のディレクトリを決定している。このように構成すると、一旦分類された文書ファイルを他の分類へ移動したり、コピーしたりするときは、内容を変更したり、拡張子等を変更しなければできない。少なくとも内容を変えずに分類を変更することはできないことになる。
また、特開平１０−２５４７４５号公報の技術は、新規の文書をフォルダに登録する際に、文書に関する属性情報を効率よく設定するときに使うものであって、一旦、フォルダに入れた後に、他のフォルダへ移動したり、コピーするには、一つ一つ文書ファイルを指定しなければならないので、効率は一向に向上しないという問題点がある。
また、上記の技術では、文書やフォルダごとに属性情報の形式を変えて、自由に設定することもできないという問題点もある。
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであって、文書ファイルを分類してデータベースで登録・管理する文書管理システムにあって、その文書ファイルの属性情報形式やその属性内容を効率よく登録できようにし、一旦、登録された文書ファイルを他の分類へ移動もしくはコピーするときにも効率よくユーザの介入を極力減らすことができるようにして、ユーザの労力を低減できる文書管理システム、文書管理方法および記録媒体を提供することを目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
上記の問題を解決するために、請求項１の発明の文書管理システムは、フォルダによって階層化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管理システムであって、前記文書記憶部に登録する登録用文書及び、該文書を登録する登録用フォルダをユーザに指定させる文書指定部と、フォルダタイプＩＤと文書タイプＩＤを関連付けて記憶したタイプ対応記憶部と、前記文書指定部で指定された登録用フォルダのフォルダタイプＩＤを前記文書記憶部から取得し、取得されたフォルダタイプＩＤに対応する文書タイプＩＤを前記タイプ対応記憶部から抽出するタイプ抽出部と、文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目を文書タイプＩＤに関連付けて記憶した文書タイプ記憶部と、文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目をフォルダタイプＩＤに関連付けて記憶したフォルダタイプ記憶部と、前記タイプ抽出部で、対応する文書タイプＩＤが抽出されたときは、前記文書タイプ記憶部から、抽出された文書タイプＩＤに対応する文書タイプのデータ項目を取得し、対応する文書タイプＩＤが抽出されないときは、前記フォルダタイプ記憶部から、前記登録用フォルダのフォルダタイプＩＤに対応するデータ項目を取得し、取得されたデータ項目を、項目名が類似する前記登録用文書のデータ項目に複写して、前記登録用文書の文書タイプとして設定する文書タイプ設定部と、前記文書タイプ設定部で設定された文書タイプを前記登録用文書の属性情報として付加して前記文書記憶部へ登録する文書登録部とを備え、新たに登録する文書に前記文書の属性情報を付加して前記文書指定部により指定されたフォルダに登録することを特徴とする。
また、請求項２の発明の文書管理システムは、各フォルダが持つフォルダタイプＩＤと該フォルダに属する文書タイプＩＤとを対応させて前記タイプ対応記憶部に記憶して、前記文書指定部で指定される登録用文書が持つ文書タイプＩＤから対応するフォルダタイプＩＤを検索し、該文書指定部で指定される登録用文書の属性情報に類似度が大きいフォルダの属性情報を有するフォルダを検索するフォルダタイプ検索部を備え、前記文書指定部で前記文書記憶部に登録された文書のうち再分類する文書が指定されると、前記フォルダタイプ検索部で検索されたフォルダに前記文書指定部で指定された文書を移動して、前記文書登録部により前記文書記憶部へ登録することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システムを特徴とする。
また、請求項３の発明の文書管理システムは、前記文書指定部で指定された文書の文書タイプＩＤと、前記タイプ抽出部が抽出した文書タイプＩＤとの間の変換ルールが、前記文書タイプ記憶部にあるときに、移動またはコピーする文書の文書タイプ間の対応するデータ項目を入れ替える文書タイプ変換部を備え、
前記文書指定部で前記文書記憶部に登録された文書を選択すると共に、該選択された文書を移動またはコピーするフォルダが指定されると、
指定された文書に前記文書タイプ変換部で変換された文書タイプを属性情報として変換して指定のフォルダへ移動またはコピーするようにした請求項１に記載の文書管理システムを特徴とする。
【０００５】
また、請求項４の発明の文書管理方法は、文書指定部と、タイプ抽出部と、文書登録部と、を備え、フォルダによって階層化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管理システムの文書管理方法であって、前記文書指定部が、前記文書記憶部に登録する登録用文書及び、該文書を登録する登録用フォルダをユーザに指定させるステップと、前記タイプ抽出部が、前記文書指定部で指定された登録用フォルダのフォルダタイプＩＤを前記文書記憶部から取得し、取得されたフォルダタイプＩＤに対応する文書タイプＩＤを、フォルダタイプＩＤと文書タイプＩＤを関連付けて記憶したタイプ対応記憶部から抽出するステップと、前記文書タイプ設定部が、前記タイプ抽出部で、対応する文書タイプＩＤが抽出されたときは、文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目を文書タイプＩＤに関連付けて記憶した文書タイプ記憶部から、抽出された文書タイプＩＤに対応する文書タイプのデータ項目を取得し、対応する文書タイプＩＤが抽出されないときは、文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目をフォルダタイプＩＤに関連付けて記憶したフォルダタイプ記憶部から、前記登録用フォルダのフォルダタイプＩＤに対応するデータ項目を取得し、取得されたデータ項目を、項目名が類似する前記登録用文書のデータ項目に複写して、前記登録用文書の文書タイプとして設定するステップと、前記文書登録部が、前記文書タイプ設定部で設定された文書タイプを前記登録用文書の属性情報として付加して前記文書記憶部へ登録するステップと、を備え、新たに登録する文書に前記文書の属性情報を付加して前記文書指定部により指定されたフォルダに登録する文書管理方法を特徴とする。
また、請求項５の発明の文書管理方法は、フォルダタイプ検索部が、各フォルダが持つフォルダタイプＩＤと該フォルダに属する文書タイプＩＤとを対応させて前記タイプ対応記憶部に記憶して、前記文書指定部で指定される登録用文書が持つ文書タイプＩＤから対応するフォルダタイプＩＤを検索し、該文書指定部で指定される登録用文書の属性情報に類似度が大きいフォルダの属性情報を有するフォルダを検索するステップを含み、前記文書指定部で前記文書記憶部に登録された文書のうち再分類する文書が指定されると、前記フォルダタイプ検索部で検索されたフォルダに前記文書指定部で指定された文書を移動して、前記文書登録部により前記文書記憶部へ登録する請求項４に記載の文書管理方法を特徴とする。
また、請求項６の発明の文書管理方法は、文書タイプ変換部が、前記文書指定部で指定された文書の文書タイプＩＤと、前記タイプ抽出部が抽出した文書タイプＩＤとの間の変換ルールが、前記文書タイプ記憶部にあるときに、移動またはコピーする文書の文書タイプ間の対応するデータ項目を入れ替えるステップを含み、前記文書指定部で前記文書記憶部に登録された文書を選択すると共に、該選択された文書を移動またはコピーするフォルダが指定されると、指定された文書に前記文書タイプ変換部で変換された文書タイプを属性情報として変換して指定のフォルダへ移動またはコピーする請求項４に記載の文書管理方法を特徴とする。
また、請求項７に記載の発明は、請求項４乃至６の何れか一項に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を特徴とする。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下に、図面を用いて本発明の実施の形態の構成および動作を詳細に述べる。
＜第１の実施の形態＞
第１の実施の形態の文書管理システムは、ファクシミリによる受信文書、複合機で複写されて電子メール等で配信した文書、電子メールで受信した文書等を蓄積している文書ファイル１１０中の所望の文書を選択し、この選択した文書をフォルダで階層化された構造を持つデータベースである文書記憶部５１０の指定したフォルダへ登録する際に、選択したフォルダの属性情報（フォルダタイプの実現値）を選択された文書の属性情報（文書タイプの実現値）として付加して、ユーザの文書登録の手間を軽減させるシステムである。
【０００９】
（１） 第１の実施の形態の構成
図１は、第１の実施の形態の機能構成を示すブロック図である。図示するように、第１の実施の形態の文書管理システムは、文書指定部１００、タイプ抽出部２００、タイプ対応登録部３００、文書タイプ設定部４００、文書登録部５００、フォルダタイプ記憶部２１０、文書タイプ記憶部２２０、文書記憶部５１０、タイプ対応記憶部３１０および文書ファイル１１０から構成されている。
文書指定部１００は、ユーザに文書記憶部５１０へ蓄積する文書と、その指定された文書を蓄積するフォルダ（文書を一まとめにグループ化して記憶させ、フォルダは階層的に作成されてもよい）をディスプレイ等の表示装置へ表示して、その中からユーザに指定してもらう。
この文書は、１つ以上のセクションファイル（テキスト、イメージ、グラフィックスや音声等からなる内容を持つファイル）から構成され、これらの文書を文書ファイル１１０に格納しているものとする。ユーザは、この中から１つ乃至２つ以上を選択して、文書記憶部５１０へ蓄積するものとする。
【００１０】
タイプ抽出部２００は、次のように動作して文書指定部１００で指定された文書へ付加する属性情報である文書タイプを決定する。
・文書指定部１００で指定されたフォルダのフォルダタイプＩＤを文書記憶部５１０のフォルダ管理ファイルから取り出す。
・そのフォルダタイプＩＤによってタイプ対応記憶部３１０から継承を受ける文書タイプがあるかどうかを検査する。
・文書タイプが１つあれば、その文書タイプを登録する文書の文書タイプとする。
・文書タイプが複数個あれば、それらをディスプレイ等の表示装置へ表示してユーザに選択させる。このとき適当な文書タイプがなければ、登録する文書の文書タイプはないものとする。
・継承する文書タイプがないときには、そのフォルダタイプＩＤで示されるフォルダタイプを文書タイプに複写し、この文書タイプを文書タイプ記憶部２２０へ登録する。このときフォルダにフォルダタイプＩＤが登録されていないときには、文書タイプもないものとする。
タイプ対応登録部３００は、タイプ抽出部２００でフォルダタイプを文書タイプへ流用したときに動作し、フォルダタイプＩＤと文書タイプ記憶部２２０へ登録したときの文書タイプＩＤとを対応させてタイプ対応記憶部３１０へ登録する。
文書タイプ設定部４００は、タイプ抽出部２００で決定された文書タイプの文書タイプＩＤを用いて、文書タイプ記憶部２２０からデータ項目（データ項目名、データ型、長さ／形式）を取り出し、この文書タイプの各データ項目名とフォルダタイプのデータ項目名とをマッチングさせ、類似しているデータ項目名のデータ項目へフォルダの実現値を複写する。
このあと、指定された文書が持つ書誌事項等のデータを持つ場合には、類似したデータ項目にその文書の書誌事項を上書きする。これを指定された文書の文書タイプの実現値とする。
ここで指定された文書が持つ書誌事項とは、例えば、ここで指定された文書がファクシミリ装置によって受信したときには、文書番号、発信者、発信日時、受信者、付箋、ファクシミリの機種、容量等の情報であって、これを文書タイプで定義したデータ項目へ設定する。また、電子メールで受信した文書や、複合機で複写した文書をメール等で配信したときの文書等には付属しているものなので、それらの文書を登録するときに利用することができる。
【００１１】
文書登録部５００は、文書タイプ設定部４００で設定された文書タイプを文書指定部１００で指定された文書の属性情報として付加し、この属性情報ともとの文書ファイルとを文書記憶部５１０へ登録する。
また、タイプ抽出部２００で文書タイプがないとされた文書については、この属性情報はないものとして文書記憶部５１０へ登録される。
フォルダタイプ記憶部２１０は、各フォルダの書誌事項等の実現値を格納するためのデータ項目のリストを定義するものであって、フォルダタイプＩＤによって識別される。
すなわち、各フォルダタイプは可変個数のデータ項目をもち、このデータ項目はフォルダ管理ファイルのそれに対応している。この１つのデータ項目は、このデータ項目の名前とデータ型（文字型、文字列型、日付型、数値型、論理型等）およびデータ型で決まる長さ／形式の３つ組から構成される（図４参照）。
このフォルダタイプは、文書に文書タイプが定義されていないときや、定義されていても設定されていないデータ項目に対する継承値として使われる。
文書タイプ記憶部２２０は、各文書の書誌事項等の実現値を格納するためのデータ項目のリストを定義するものであって、文書タイプＩＤによって識別される。
すなわち、各文書タイプは可変個数のデータ項目をもち、このデータ項目は文書管理ファイルのそれに対応している。この１つのデータ項目は、このデータ項目の名前とデータ型（文字型、文字列型、日付型、数値型、論理型等）およびデータ型で決まる長さ／形式の３つ組から構成される（図５参照）。
【００１２】
文書記憶部５１０は、上述したように多数の文書を階層構造を持ったフォルダによってグループ分けして管理する。
この文書記憶部５１０は、フォルダ管理ファイルと文書管理ファイルとセクションファイル格納部に分けられる。
フォルダ管理ファイル（図２参照）は、各フォルダごとに次の項目を管理する。
・フォルダＩＤ
・フォルダ名
・親フォルダＩＤ
・フォルダタイプＩＤ
・フォルダタイプＩＤに対応するデータ項目の実現値
フォルダＩＤは、フォルダ名（フォルダの名前を表す文字列）を識別するための唯一識別子であり、他の管理項目から参照されるときに使われる。
親フォルダＩＤは、このフォルダ名のフォルダが階層構造上の親フォルダ名を識別するために使われる。
フォルダタイプＩＤは、このフォルダに対して（書誌事項やキーワード等の）属性情報を与えるときのデータ項目群を定義し、このデータ項目群のまとまりを参照するための唯一識別子である。
フォルダタイプＩＤに対応するデータ項目の実現値は、フォルダタイプＩＤで参照されるフォルダタイプに定義されたデータ項目群に対応している実現値を表す。
【００１３】
また、文書管理ファイル（図３参照）は、文書ごとに次の項目を管理する。
・文書ＩＤ
・文書名
・フォルダＩＤ
・文書タイプＩＤ
・文書タイプＩＤに対応するデータ項目の実現値
・セクションファイルリスト
文書ＩＤは、文書名（文書の名前を表す文字列）を識別するための唯一識別子であり、他の管理項目から参照されるときに使われる。
フォルダＩＤは、この文書の属するグループであるフォルダを参照するために使われる。
文書タイプＩＤは、この文書に対して（書誌事項やキーワード等の）属性情報を与えるときのデータ項目群を定義し、このデータ項目群のまとまりを参照するための唯一識別子である。
文書タイプＩＤに対応するデータ項目の実現値は、文書タイプＩＤで参照される文書タイプに定義されたデータ項目群に対応している実現値を表す。
セクションファイルリストは、この文書を構成するセクションファイルのファイル識別子のリストである。
また、セクションファイル格納部は、各文書ＩＤによって識別された文書の内容（テキスト、イメージ、グラフィックス、音声等のデータ）を示す実際のセクションファイルを保持する。
タイプ対応記憶部３１０は、各フォルダのもつフォルダタイプの実現値を継承する文書タイプにはどのようなものがあるかを、フォルダタイプと文書タイプとを対応付けて記憶している。
例えば、図６では、フォルダタイプＩＤが「ＦＴ０１」に対して、そのデータ項目値を継承する文書タイプに「ＤＴ０１」と「ＤＴ０２」とがあり、フォルダタイプＩＤが「ＦＴ０２」に対して、そのデータ項目値を継承する文書タイプに「ＤＴ０３」があることを示している。
【００１４】
（２）第１の実施の形態の動作
図７は、第１の実施の形態における処理手順を説明するためのフローチャートである。
ユーザは、ディスプレイ等の表示装置に表示された文書ファイル１１０の中から文書記憶部５１０へ登録したい文書を選択し、その文書を登録するフォルダを文書記憶部５１０から選択する（ステップＳ１００）。
指定されたフォルダのフォルダタイプを継承すべき文書タイプの個数を調べる（ステップＳ１１０）。
この個数が１つあれば、その文書タイプを登録する文書の文書タイプとして、ステップＳ１７０へ進む。
文書タイプの個数が複数個あれば、それらをディスプレイ等の表示装置へ表示してユーザに選択させ（ステップＳ１６０）、ステップＳ１７０へ進む。このとき適当な文書タイプがなければ、登録する文書の文書タイプはないものとする。継承する文書タイプがないときには、その指定したフォルダがフォルダタイプを持つかを検査し（ステップＳ１２０）、もたない場合には文書タイプもないものとしてステップＳ１７０へ進む。フォルダタイプを持つ場合には、そのフォルダタイプを文書タイプに複写し（ステップＳ１３０）、この文書タイプを文書タイプ記憶部２２０へ登録し（ステップＳ１４０）、このフォルダタイプＩＤと文書タイプＩＤとを対応させてタイプ対応記憶部３１０へ登録する（ステップＳ１５０）。
【００１５】
上記のステップまでに決定された文書タイプのデータ項目名とフォルダタイプのデータ項目名とをマッチングさせ、類似しているデータ項目名があるときには、文書タイプのデータ項目へ対応するフォルダのデータ項目の実現値を複写する（ステップＳ１７０）。
指定された文書が持つ書誌事項等のデータを持つ場合には、類似したデータ項目を検索して、そのデータ項目にその文書の書誌事項を上書きする。これを指定された文書の文書タイプの実現値とする。
この設定された文書タイプを指定された文書の属性情報として付加し、この属性情報ともとの文書ファイルとを文書記憶部５１０へ登録する（ステップＳ１９０）。このとき、文書タイプがないとされた文書については、この属性情報はないものとして文書記憶部５１０へ登録する。
ユーザによって指定された文書のうち処理していない文書があれば、その処理していない文書を選んで以上の処理を行うためにステップＳ１７０へ戻り、すでに指定された文書をすべて処理していれば、本処理の実行を終了する（ステップＳ２００）。
このように本実施例１を構成することによって、その文書ファイルの属性情報形式やその属性内容を効率よく登録できようにし、効率よく文書を登録することができる。
【００１６】
＜第２の実施の形態＞
本発明の第２の実施の形態の文書管理システムは、文書記憶部５１０に登録された文書を指定して、この文書に適当なフォルダへ分類を行うシステムである。
この分類は、指定された文書の属性情報（文書タイプの実現値）にマッチするフォルダの属性情報（フォルダタイプの実現値）を検索することによって実行される。
この文書管理システムを有効的に使用するために、先ず、再分類したい文書の文書タイプの形式や実現値を編集し、さらに、分類先にあたるフォルダが持つフォルダタイプと、文書の文書タイプとを対応させてタイプ対応記憶部３１０を編集しておく。この準備をした後に、再分類したい文書群を指定して再分類の実行を行う。
【００１７】
（１）第２の実施の形態
図８は、第２の実施の形態の機能構成を示すブロック図である。図示するように、第２の実施の形態の文書管理システムは、文書指定部１００、フォルダタイプ検索部６００、タイプ対応登録部３００、文書登録部５００、フォルダタイプ記憶部２１０、文書タイプ記憶部２２０、文書記憶部５１０、タイプ対応記憶部３１０とから構成されている。
上記の構成要素のうち第１の実施の形態と同符号のものは、同じ機能をもつので、ここでは第１の実施の形態と相違する部分の機能について説明する。
文書指定部１００は、ユーザに文書記憶部５１０に登録されている文書のうち、再度、分類を実行したい文書を選択させる。
フォルダタイプ検索部６００は、選択された文書の属性情報（文書タイプの実現値）に適合するフォルダを次のような手順で検索し、適合するフォルダ見つける。
・指定された文書の文書タイプＩＤと文書タイプの実現値とを文書記憶部５１０の文書管理ファイルから取り出す。
・タイプ対応記憶部３１０の中でこの文書タイプＩＤに対応するフォルダタイプＩＤを検索する。
・ここで見つけたフォルダタイプＩＤを持つフォルダを文書記憶部５１０のフォルダ管理ファイルを検索して、見つける。
・この見つけられたフォルダのフォルダタイプの実現値と指定された文書の文書タイプの実現値の類似度が一定の閾値より大きければ、指定された文書の分類先のフォルダ候補とする。
・上記のフォルダ候補をすべて見つけ出したとき、複数のフォルダ候補があるときには、ユーザへディスプレイ等の表示装置へ提示し、選択してもらう。ここで適当な候補がなければ、分類先のフォルダがないとする。また、候補が１つであれば、その候補を分類先のフォルダと決定する。
・タイプ対応記憶部３１０に指定された文書の文書タイプＩＤが登録されていない場合には、文書記憶部５１０のフォルダ管理ファイルに登録されているすべてのフォルダのフォルダタイプの実現値と指定された文書の文書タイプの実現値の類似度によって適合するフォルダを見つける。
【００１８】
タイプ対応登録部３００は、フォルダタイプ検索部６００で指定された文書タイプＩＤが登録されていない場合で、適合フォルダが見つかったときに起動し、この適合フォルダのフォルダタイプＩＤと指定された文書の文書タイプＩＤとを対応させて登録する。
文書登録部５００は、フォルダタイプ検索部６００で見つけたフォルダに文書指定部１００で指定した文書を移動して登録する。ここでフォルダタイプ検索部６００で適当なフォルダが見つからなかった文書に対しては、分類を実行しない。
【００１９】
（２） 第２の実施の形態の動作
図９は、第２の実施の形態における処理手順を説明するためのフローチャートである。
ユーザは、ディスプレイ等の表示装置に表示された文書記憶部５１０の中から分類をやり直したい文書（群）を選択する（ステップＳ３００）。
再分類する文書の残りがあるか調べ（ステップＳ３１０）、なければ処理を終了する。まだ残りがあれば、その残りの文書から１つを選択して以下の処理を行う。
選択された文書の属性情報（文書タイプの実現値）に適合するフォルダを検索し、適合するフォルダ見つける（ステップＳ３２０）。
対象文書の文書タイプＩＤに対応するフォルダタイプＩＤを持つフォルダのうち、フォルダタイプの実現値と対象文書の文書タイプの実現値の類似度が一定の閾値より大きければ、指定された文書の分類先のフォルダ候補とする。
タイプ対応記憶部３１０に対象文書の文書タイプＩＤが登録されていない場合には、すべてのフォルダのフォルダタイプの実現値と対象文書の文書タイプの実現値の類似度によって適合するフォルダを見つける。
フォルダ候補の個数を見て（ステップＳ３３０）、複数あるときには、ユーザへディスプレイ等の表示装置へ提示し、選択してもらう（ステップＳ３４０）。ユーザの選択したフォルダがあればステップＳ３５０へ進み、適当な候補がなければ分類先のフォルダがないとしてステップＳ３１０へ戻る。
また、フォルダ候補の個数を見て（ステップＳ３３０）、１つであればステップＳ３５０へ進む。
また、フォルダ候補の個数を見て（ステップＳ３３０）、なければ分類先のフォルダがないとしてステップＳ３１０へ戻る。
対象文書の文書タイプＩＤと再振り分け先のフォルダのフォルダタイプＩＤとを対応させて登録する（ステップＳ３５０）。このときすでに登録されていれば、再度の登録はしない。
最分類先フォルダに対象文書を移動して登録し（ステップＳ３６０）、ステップＳ３１０へ戻る。
この実施の形態のようにシステムを構成すると、フォルダ内にさまざまな属性の文書が集まっているとき、それらの文書を適当なフォルダに分類することが要求された場合に、それぞれの文書に予め属性情報（文書タイプの形式およびその実現値）を設定しておくことで、フォルダタイプと文書タイプの対応関係を用いて、文書をフォルダに分類する作業を自動的に行うことができる。
【００２０】
＜第３の実施の形態＞
本発明の第３の実施の形態の文書管理システムは、ユーザが選択した文書を、現在あるフォルダから別のフォルダへ移動（またはコピー）するシステムである。
この移動（またはコピー）するときに、指定された文書の文書タイプを移動（またはコピー）先のフォルダに属する文書タイプへ文書タイプ間の変換ルールを用いて変換する。
【００２１】
（１）第３の実施の形態の構成
図１０は、第３の実施の形態の機能構成を示すブロック図である。図示するように、第３の実施の形態の文書管理システムは、文書指定部１００、タイプ抽出部２００、タイプ対応登録部３００、文書タイプ変換部７００、文書登録部５００、フォルダタイプ記憶部２１０、文書タイプ記憶部２２０および文書記憶部５１０、タイプ対応記憶部３１０から構成されている。
上記の構成要素のうち第１の実施の形態と同符号のものは、同じ機能をもつので、ここでは実施例１と相違する部分の機能について説明する。
文書指定部１００は、ユーザに文書記憶部５１０に登録されている文書のうち、移動（またはコピー）したい文書（群）を選択させ、移動（またはコピー）先のフォルダを選択させる。
文書タイプ変換部７００は、指定された文書の持っている文書タイプとタイプ抽出部２００で決定された移動（またはコピー）先の文書タイプとの間の変換ルールがあるかどうかを文書タイプ記憶部２２０の文書タイプ間変換ルールファイルで調べる。変換ルールがあれば、文書タイプ間の対応するデータ項目同士の実現値を入れ替える。
文書タイプ記憶部２２０の文書タイプ間変換ルールファイルは、変換対象となる文書タイプ同士の文書タイプＩＤとその変換対象となるデータ項目の対応を定義したものである。
例えば、図１１の例では、文書タイプＩＤ１と文書タイプＩＤ５との間で変換が行われる。このとき文書タイプＩＤ１のデータ項目１は文書タイプＩＤ５のデータ項目３と入れ替わり、文書タイプＩＤ１のデータ項目２は文書タイプＩＤ５のデータ項目５と入れ替わり、・・・・・、という変換ルールを表している。また、この逆、文書タイプＩＤ５から文書タイプＩＤ１への変換ルールでもある。
このデータ項目は、文書タイプ記憶部２２０の文書タイプの定義のデータ項目順と対応しており、この実現値は文書記憶部５１０の文書管理ファイルの文書タイプの実現値とも対応している。
文書登録部５００は、文書タイプ変換部７００で変換して設定された文書タイプを指定された文書の現在の属性情報と置き換えて、文書記憶部５１０へ移動（またはコピー）して登録する。
また、タイプ抽出部２００で適当な文書タイプがない文書、または、文書タイプ変換部７００で変換ルールがない文書の場合には、文書タイプを変換せずに、そのまま移動（またはコピー）して登録する。
【００２２】
（２）第３の実施の形態の動作
図１２は、第３の実施の形態における処理手順を説明するためのフローチャートである。
ユーザは、ディスプレイ等の表示装置に表示された文書記憶部５１０の中から他のフォルダへ移動（またはコピー）したい文書を選択し、その文書の移動（コピー）先のフォルダを選択する（ステップＳ４００）。
指定されたフォルダのフォルダタイプを継承する文書タイプの個数を調べる（ステップＳ４１０）。
この個数が１つあれば、その文書タイプを登録する文書の文書タイプとして、ステップＳ４７０へ進む。
文書タイプの個数が複数個あれば、それらをディスプレイ等の表示装置へ表示してユーザに選択させ（ステップＳ４６０）、ステップＳ４７０へ進む。このとき適当な文書タイプがなければ、指定された文書の文書タイプは変換しないものとする。
継承する文書タイプがないときには、その指定したフォルダがフォルダタイプを持つかを検査し（ステップＳ４２０）、もたない場合には文書タイプを変換しないものとしてステップＳ４７０へ進む。フォルダタイプを持つ場合には、そのフォルダタイプを文書タイプに複写し（ステップＳ４３０）、この文書タイプを文書タイプ記憶部２２０へ登録し（ステップＳ４４０）、このフォルダタイプＩＤと文書タイプＩＤとを対応させてタイプ対応記憶部３１０へ登録する（ステップＳ４５０）。
上記のステップまでに決定された文書タイプと指定された文書の文書タイプの間に変換ルールがあるかどうかを調べ、変換ルールがある場合には指定された文書の文書タイプの実現値を決定された文書タイプへ変換する（ステップＳ４７０）。
この変換された文書タイプを指定された文書の文書タイプと置き換えて、指定された文書を文書記憶部５１０へ移動（またはコピー）して登録する（ステップＳ４８０）。このとき、該当する文書タイプがない場合には、この指定された文書とその属性情報をそのまま文書記憶部５１０へ移動（またはコピー）して登録する。
ユーザによって指定された文書のうち処理していない文書があれば、その処理していない文書を選んで以上の処理を行うためにステップＳ４７０へ戻り、すでに指定された文書をすべて処理していれば、本処理の実行を終了する（ステップＳ４９０）。
この実施の形態のようにシステムを構成することにより、文書タイプ間の変換ルールを保持するので、フォルダ間をまたいだ文書の移動（またはコピー）の際に、文書タイプの変更を自動的に行うことができ、ユーザによる変更作業を省くことができる。
【００２３】
＜その他の実施の形態＞
図１３は、本発明の文書管理システムを実現するためのコンピュータ装置のハードウェアの構成を示している。
入力装置１はキーボード、マウス、タッチパネル、スキャナ等により構成され、情報や指示の入力に使用される。
出力装置２は、種々の出力情報や入力装置１からの入力された情報などを出力させるディスプレイやプリンタで構成される。
ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ；中央処理ユニット）３は、種々のプログラムを動作させる。
メモリ４は、プログラム自身を保持し、またそのプログラムがＣＰＵ３によって実行されるときに一時的に作成される情報等を保持する。
記憶装置５は、データ、プログラムやプログラム実行時の一時的な情報等を保持する。
媒体駆動装置６は、プログラムやデータ等を記憶した記録媒体を装着してそれらを読み込み、メモリ４または記憶装置５へ格納するのに用いられる。また、直接データの入出力やプログラム実行するのに使ってもよい。
ネットワーク接続装置７は、コンピュータ装置をネットワーク９へ接続するためのインタフェースである。
バス８は、上記各部を接続する。
ネットワーク９は、これらのユーザの端末や文書管理システムを稼動させるためのコンピュータ装置を結合するための伝送路であって、一般には、ケーブルで実現され、通信プロトコルにはＴＣＰ／ＩＰが使われる。但し、伝送路としてはケーブルだけではなく、それらの間の通信プロトコルが一致するものであれば無線ＬＡＮや放送波を使ったものであってもよい。
このようなコンピュータ装置において、図１、図８および図１０に示した文書管理システムを構成する各機能をそれぞれまたは組み合わせてプログラム化し、予めＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、このＣＤ−ＲＯＭをＣＤ−ＲＯＭドライブのような媒体駆動装置６を搭載したコンピュータに装着して、プログラムをメモリ４あるいは記憶装置５に格納し、それを実行することによって、上記の各実施例の機能を実現することができる。
【００２４】
なお、記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、ＩＣメモリカード等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＭＤ，ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のいずれであってもよい。
また、本発明の文書管理システムの機能を実現するプログラムは、媒体の形で頒布することができる。
また、本発明の文書管理システムの機能を実現するプログラムを磁気ディスク等の記憶装置に格納しておき、有線、無線または放送波の通信ネットワークによりダウンロード等の形式で頒布することも可能である。
【００２５】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、文書ファイルを分類してデータベースで登録・管理する文書管理システムにあって、その文書ファイルの属性情報形式やその属性内容を効率よく登録できようにし、一旦、登録された文書ファイルを他の分類へ移動もしくはコピーするときにも効率よくユーザの介入を極力減らすことができ、ユーザの労力を低減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態の機能構成を説明するブロック図である。
【図２】文書記憶部のフォルダ管理ファイルのデータ構造を示す図である。
【図３】文書記憶部の文書管理ファイルのデータ構造を示す図である。
【図４】フォルダタイプ記憶部のデータ構造を示す図である。
【図５】文書タイプ記憶部のデータ構造を示す図である。
【図６】タイプ対応記憶部のデータ構造を示す図である。
【図７】第１の実施の形態における処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図８】本発明の第２の実施の形態の機能構成を説明するブロック図である。
【図９】第２の実施の形態における処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図１０】本発明の第３の実施の形態の機能構成を説明するブロック図である。
【図１１】文書タイプ変換ルールの例を示す図である。
【図１２】本発明の第３の実施の形態の処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図１３】本発明の文書管理システムを実現するためのコンピュータハードウェアの構成図である。
【符号の説明】
１ …… 入力装置
２ …… 出力装置
３ …… ＣＰＵ
４ …… メモリ
５ …… 記憶装置
６ …… 媒体駆動装置
７ …… ネットワーク接続装置
８ …… バス
９ …… ネットワーク
１００…… 文書指定部
１１０…… 文書ファイル
２００…… タイプ抽出部
２１０…… フォルダタイプ記憶部
２２０…… 文書タイプ記憶部
３００…… タイプ対応登録部
３１０…… タイプ対応記憶部
４００…… 文書タイプ設定部
５００…… 文書登録部
５１０…… 文書記憶部
６００…… フォルダタイプ検索部
７００…… 文書タイプ変換部
Claims (7)
- フォルダによって階層化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管理システムであって、
前記文書記憶部に登録する登録用文書及び、該文書を登録する登録用フォルダをユーザに指定させる文書指定部と、
フォルダタイプＩＤと文書タイプＩＤを関連付けて記憶したタイプ対応記憶部と、
前記文書指定部で指定された登録用フォルダのフォルダタイプＩＤを前記文書記憶部から取得し、取得されたフォルダタイプＩＤに対応する文書タイプＩＤを前記タイプ対応記憶部から抽出するタイプ抽出部と、
文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目を文書タイプＩＤに関連付けて記憶した文書タイプ記憶部と、
文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目をフォルダタイプＩＤに関連付けて記憶したフォルダタイプ記憶部と、
前記タイプ抽出部で、対応する文書タイプＩＤが抽出されたときは、前記文書タイプ記憶部から、抽出された文書タイプＩＤに対応する文書タイプのデータ項目を取得し、対応する文書タイプＩＤが抽出されないときは、前記フォルダタイプ記憶部から、前記登録用フォルダのフォルダタイプＩＤに対応するデータ項目を取得し、取得されたデータ項目を、項目名が類似する前記登録用文書のデータ項目に複写して、前記登録用文書の文書タイプとして設定する文書タイプ設定部と、
前記文書タイプ設定部で設定された文書タイプを前記登録用文書の属性情報として付加して前記文書記憶部へ登録する文書登録部とを備え、
新たに登録する文書に前記文書の属性情報を付加して前記文書指定部により指定されたフォルダに登録することを特徴とする文書管理システム。 - 各フォルダが持つフォルダタイプＩＤと該フォルダに属する文書タイプＩＤとを対応させて前記タイプ対応記憶部に記憶して、前記文書指定部で指定された登録用文書が持つ文書タイプＩＤから対応するフォルダタイプＩＤを検索し、前記登録用文書の属性情報に類似度が大きいフォルダの属性情報を有するフォルダを検索するフォルダタイプ検索部を備え、
前記文書指定部により前記文書記憶部に登録された文書のうち再分類する文書が指定されると、前記フォルダタイプ検索部で検索されたフォルダに前記文書指定部で指定された文書を移動して、前記文書登録部により前記文書記憶部へ登録することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。 - 前記登録用文書の文書タイプＩＤと、前記タイプ抽出部が抽出した文書タイプＩＤとの間の変換ルールが、前記文書タイプ記憶部にあるときに、移動またはコピーする文書の文書タイプ間の対応するデータ項目を入れ替える文書タイプ変換部を備え、
前記文書指定部により前記文書記憶部に登録された文書を選択すると共に、該選択された文書を移動またはコピーするフォルダが指定されると、
指定された文書に前記文書タイプ変換部で変換された文書タイプを属性情報として変換して指定のフォルダへ移動またはコピーするようにしたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。 - 文書指定部と、タイプ抽出部と、文書登録部と、を備え、フォルダによって階層化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管理システムの文書管理方法であって、
前記文書指定部が、前記文書記憶部に登録する登録用文書及び、該文書を登録する登録用フォルダをユーザに指定させるステップと、
前記タイプ抽出部が、前記文書指定部で指定された登録用フォルダのフォルダタイプＩＤを前記文書記憶部から取得し、取得されたフォルダタイプＩＤに対応する文書タイプＩＤを、フォルダタイプＩＤと文書タイプＩＤを関連付けて記憶したタイプ対応記憶部から抽出するステップと、
前記文書タイプ設定部が、前記タイプ抽出部で対応する文書タイプＩＤが抽出されたときは、文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目を文書タイプＩＤに関連付けて記憶した文書タイプ記憶部から、抽出された文書タイプＩＤに対応する文書タイプのデータ項目を取得し、
対応する文書タイプＩＤが抽出されないときは、文書に設定する項目名、データ型、長さ／形式からなるデータ項目から構成される文書タイプのデータ項目をフォルダタイプＩＤに関連付けて記憶したフォルダタイプ記憶部から、前記登録用フォルダのフォルダタイプＩＤに対応するデータ項目を取得し、取得されたデータ項目を、項目名が類似する前記登録用文書のデータ項目に複写して、前記登録用文書の文書タイプとして設定するステップと、
前記文書登録部が、前記文書タイプ設定部で設定された文書タイプを前記登録用文書の属性情報として付加して前記文書記憶部へ登録するステップと、を備え、
新たに登録する文書に前記文書の属性情報を付加して前記文書指定部により指定されたフォルダに登録することを特徴とする文書管理方法。 - フォルダタイプ検索部が、各フォルダが持つフォルダタイプＩＤと該フォルダに属する文書タイプＩＤとを対応させて前記タイプ対応記憶部に記憶して、前記文書指定部で指定される登録用文書が持つ文書タイプＩＤから対応するフォルダタイプＩＤを検索し、該文書指定部で指定される登録用文書の属性情報に類似度が大きいフォルダの属性情報を有するフォルダを検索するステップを含み、
前記文書指定部で前記文書記憶部に登録された文書のうち再分類する文書が指定されると、前記フォルダタイプ検索部で検索されたフォルダに前記文書指定部で指定された文書を移動して、前記文書登録部により前記文書記憶部へ登録することを特徴とする請求項４に記載の文書管理方法。 - 文書タイプ変換部が、前記文書指定部で指定された文書の文書タイプＩＤと、前記タイプ抽出部が抽出した文書タイプＩＤとの間の変換ルールが、前記文書タイプ記憶部にあるときに、移動またはコピーする文書の文書タイプ間の対応するデータ項目を入れ替えるステップを含み、
前記文書指定部で前記文書記憶部に登録された文書を選択すると共に、該選択された文書を移動またはコピーするフォルダが指定されると、
指定された文書に前記文書タイプ変換部で変換された文書タイプを属性情報として変換して指定のフォルダへ移動またはコピーするようにしたことを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。 - 請求項４乃至６の何れか一項に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムを記憶したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001026066A JP4188567B2 (ja) | 2001-02-01 | 2001-02-01 | 文書管理システム、文書管理方法および記録媒体 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001026066A JP4188567B2 (ja) | 2001-02-01 | 2001-02-01 | 文書管理システム、文書管理方法および記録媒体 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002230010A JP2002230010A (ja) | 2002-08-16 |
| JP4188567B2 true JP4188567B2 (ja) | 2008-11-26 |
Family
ID=18890951
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2001026066A Expired - Fee Related JP4188567B2 (ja) | 2001-02-01 | 2001-02-01 | 文書管理システム、文書管理方法および記録媒体 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP4188567B2 (ja) |
Families Citing this family (8)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2003316629A (ja) | 2002-02-25 | 2003-11-07 | Ricoh Co Ltd | 文書管理プログラム及び文書管理システム |
| JP2006252001A (ja) * | 2005-03-09 | 2006-09-21 | Fuji Xerox Co Ltd | ドキュメント処理装置 |
| JP2006260242A (ja) * | 2005-03-17 | 2006-09-28 | Ricoh Co Ltd | 文書管理装置，プログラム，および記録媒体 |
| JP4713264B2 (ja) * | 2005-07-22 | 2011-06-29 | 株式会社リコー | 文書管理システム、プログラム、文書管理方法および記録媒体 |
| US20090049015A1 (en) * | 2005-10-18 | 2009-02-19 | Justsystems Corporation | Data management device and terminal device |
| CN102737057B (zh) * | 2011-04-14 | 2015-04-01 | 阿里巴巴集团控股有限公司 | 一种商品类目信息的确定方法及装置 |
| JP2019095850A (ja) * | 2017-11-17 | 2019-06-20 | 富士ゼロックス株式会社 | 文書処理装置およびプログラム |
| JP7545187B1 (ja) | 2023-04-11 | 2024-09-04 | 株式会社リセ | ラベル付与システム、ラベル生成システム、ラベル付与方法、ラベル生成方法、ラベル付与プログラム、及びラベル生成プログラム |
-
2001
- 2001-02-01 JP JP2001026066A patent/JP4188567B2/ja not_active Expired - Fee Related
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JP2002230010A (ja) | 2002-08-16 |
Similar Documents
| Publication | Publication Date | Title |
|---|---|---|
| JP4308587B2 (ja) | 文書群管理装置 | |
| US8307018B2 (en) | Method for managing file using network structure, operation object display limiting program and recording medium | |
| EP1074925B1 (en) | Document management system, information processing apparatus, document management method and computer-readable recording medium | |
| JP4422290B2 (ja) | 文書検索装置、コンピュータシステム、文書検索処理方法及び記憶媒体 | |
| US8521741B1 (en) | Systems and methods for performing integrated searches with actions | |
| US8037107B2 (en) | Document transfer assisting system, monitor apparatus, document transfer assisting apparatus, method and computer readable recording medium | |
| JP2006120125A (ja) | ドキュメント画像情報管理装置及びドキュメント画像情報管理プログラム | |
| JP2006338669A (ja) | ドキュメントの管理および検索システム、方法およびプログラム | |
| JP2008003847A (ja) | 文書利用管理システム、文書管理サーバ及びそのプログラム | |
| US20110131218A1 (en) | Dynamic Content Sorting Using Tags | |
| US20120005214A1 (en) | Ordered index | |
| US7650363B2 (en) | Document management system, document management program and recording medium | |
| JP4188567B2 (ja) | 文書管理システム、文書管理方法および記録媒体 | |
| US20060173755A1 (en) | Catalog management apparatus, catalog generation method and catalog retrieval method | |
| JP2002091813A (ja) | 統合文書管理システム、方法、及びプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 | |
| JP2006260197A (ja) | 電子ファイル保存システム | |
| JP2003173329A (ja) | 文書管理システム | |
| JP3238023B2 (ja) | 情報記憶検索装置および情報記憶検索方法 | |
| JP2008262449A (ja) | 文書管理装置及び文書処理プログラム | |
| JP4253134B2 (ja) | 文書処理装置、文書処理方法、プログラムおよび記録媒体 | |
| JP3871794B2 (ja) | 電子メールシステムおよびそのプログラム記憶媒体 | |
| JPH117445A (ja) | 統合化文書管理装置 | |
| JP2002269148A (ja) | 文書管理装置および文書管理方法ならびに情報記録媒体 | |
| JP4194305B2 (ja) | ファイル管理方法及び装置及びプログラム | |
| JPH07120355B2 (ja) | 画像情報記憶検索方法 |
Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| A621 | Written request for application examination |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A621 Effective date: 20050124 |
|
| RD02 | Notification of acceptance of power of attorney |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A7422 Effective date: 20050225 |
|
| A977 | Report on retrieval |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A971007 Effective date: 20080207 |
|
| A131 | Notification of reasons for refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131 Effective date: 20080219 |
|
| A521 | Written amendment |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A523 Effective date: 20080421 |
|
| A131 | Notification of reasons for refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131 Effective date: 20080527 |
|
| A521 | Written amendment |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A523 Effective date: 20080728 |
|
| TRDD | Decision of grant or rejection written | ||
| A01 | Written decision to grant a patent or to grant a registration (utility model) |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A01 Effective date: 20080826 |
|
| A01 | Written decision to grant a patent or to grant a registration (utility model) |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A01 |
|
| A61 | First payment of annual fees (during grant procedure) |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A61 Effective date: 20080911 |
|
| R150 | Certificate of patent or registration of utility model |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R150 |
|
| FPAY | Renewal fee payment (event date is renewal date of database) |
Free format text: PAYMENT UNTIL: 20110919 Year of fee payment: 3 |
|
| FPAY | Renewal fee payment (event date is renewal date of database) |
Free format text: PAYMENT UNTIL: 20120919 Year of fee payment: 4 |
|
| FPAY | Renewal fee payment (event date is renewal date of database) |
Free format text: PAYMENT UNTIL: 20130919 Year of fee payment: 5 |
|
| LAPS | Cancellation because of no payment of annual fees |