JP2002230010A - 文書管理システム、文書管理方法および記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課題】 文書ファイルを分類してデータベースで登録
・管理する文書管理システムにあって、その文書ファイ
ルの属性情報形式やその属性内容を効率よく登録できよ
うにし、一旦、登録された文書ファイルを他の分類へ移
動もしくはコピーするときにもユーザの労力を低減でき
る文書管理システムを提供する。 【解決手段】 文書指定部１００で指定されたフォルダ
が持つフォルダタイプからそのフォルダに属する文書の
文書タイプを抽出するタイプ抽出部２００と、タイプ抽
出部２００で抽出された文書タイプに文書指定部１００
で指定された文書の情報を設定する文書タイプ設定部４
００と、文書指定部１００で指定された文書に文書タイ
プ設定部４００で設定された文書タイプを属性情報とし
て付加して文書記憶部５１０に登録する文書登録部５０
０とを備え、新たに登録する文書に属性情報を付加する
ようにした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理システ
ム、文書管理方法および記録媒体に係り、詳細には、分
類された文書を管理する文書管理システムに関し、自動
振り分けや配信されたファクシミリ文書や電子メール等
を自動振り分けする技術に応用して好適である。

【０００２】

【従来の技術】従来、ディレクトリ構造を用いて文書フ
ァイルを管理するときには、分類するためのディレクト
リをあらかじめユーザが作成し、ユーザが文書ごとに内
容を把握して分類を決定して、その決定した分類に相当
するディレクトリへ文書ファイルへ移動または複写して
登録している。また、一旦登録した文書ファイルを他の
分類へ移動したりまたはコピーするときにも、ユーザは
その移動先の分類を決定してからその文書ファイルを移
動等していた。この問題点を解決する技術として、例え
ば、特開平７−１３８２８号公報には、ファイルを分類
するための分類情報をファイルまたはディレクトリに設
定し、分類情報によってファイルを自動的に分類し保管
する技術が示されている。この技術によると、ユーザが
分類分けを意識することなく、ユーザのファイル管理作
業が軽減されるという効果がある。また、文書ファイル
をフォルダに登録する場合、文書ファイルの管理項目等
の属性情報を文書ファイルごとにユーザが入力し、デー
タベースに登録して管理しているため、文書ファイルの
属性情報を入力するのに手間がかかるため、文書ファイ
ルの属性情報を効率よくデータベースに登録することが
できず、文書ファイルの管理を効率よく行えないという
問題がでてくる。このため、例えば、特開平１０−２５
４７４５号公報の技術では、フォルダの属性情報を各フ
ォルダに対応するようにデータベースに登録し、入力さ
れた文書ファイルに該当するフォルダをデータベースか
ら検索し、そのフォルダの属性情報を文書ファイルの属
性情報として文書をデータベースに登録している。この
技術によると、フォルダに登録される文書ファイルの管
理を効率よく行うことができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
特開平７−１３８２８号公報の技術では、文書ファイル
を分類するときには、その文書ファイルの内容またはフ
ァイルの拡張子を調べることによって、ファイルの種類
を決め、この種類に対してあらかじめ決めておいた分類
構造情報（ファイルの種類とディレクトリとの対応表）
を検索して、分類先のディレクトリを決定している。こ
のように構成すると、一旦分類された文書ファイルを他
の分類へ移動したり、コピーしたりするときは、内容を
変更したり、拡張子等を変更しなければできない。少な
くとも内容を変えずに分類を変更することはできないこ
とになる。また、特開平１０−２５４７４５号公報の技
術は、新規の文書をフォルダに登録する際に、文書に関
する属性情報を効率よく設定するときに使うものであっ
て、一旦、フォルダに入れた後に、他のフォルダへ移動
したり、コピーするには、一つ一つ文書ファイルを指定
しなければならないので、効率は一向に向上しないとい
う問題点がある。また、上記の技術では、文書やフォル
ダごとに属性情報の形式を変えて、自由に設定すること
もできないという問題点もある。本発明は、上記問題点
を解決するためになされたものであって、文書ファイル
を分類してデータベースで登録・管理する文書管理シス
テムにあって、その文書ファイルの属性情報形式やその
属性内容を効率よく登録できようにし、一旦、登録され
た文書ファイルを他の分類へ移動もしくはコピーすると
きにも効率よくユーザの介入を極力減らすことができる
ようにして、ユーザの労力を低減できる文書管理システ
ム、文書管理方法および記録媒体を提供することを目的
とする。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記の問題を解決するた
めに、請求項１の発明の文書管理システムは、フォルダ
によって階層化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記
憶された文書を管理する文書管理システムにおいて、前
記文書記憶部へ登録する文書を選択すると共に、その文
書を格納する前記文書記憶部のフォルダを指定する文書
指定部と、前記各フォルダおよび前記各文書の属性情報
の形式をそれぞれフォルダタイプおよび文書タイプとし
て保持して、前記文書指定部で指定されたフォルダが持
つフォルダタイプからそのフォルダに属する文書の文書
タイプを抽出するタイプ抽出部と、前記タイプ抽出部で
抽出された文書タイプに前記文書指定部で指定された文
書の情報を設定する文書タイプ設定部と、前記文書指定
部で指定された文書に前記文書タイプ設定部で設定され
た文書タイプを属性情報として付加して文書記憶部へ登
録する文書登録部とを備え、新たに登録する文書に属性
情報を付加するようにしたことを特徴とする。また、請
求項２の発明の文書管理システムは、フォルダによって
階層化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された
文書を管理する文書管理システムにおいて、前記文書記
憶部に登録された文書のうち再分類する文書を指定する
文書指定部と、前記各フォルダおよび前記各文書の属性
情報の形式をそれぞれフォルダタイプおよび文書タイプ
として保持し、各フォルダが持つフォルダタイプとその
フォルダに属する文書タイプとを対応させておき、前記
文書指定部で指定された文書が持つ文書タイプからその
文書の属すべきフォルダを検索するフォルダタイプ検索
部と、前記フォルダタイプ検索部で検索されたフォルダ
に前記文書指定部で指定された文書を移動して文書記憶
部へ登録する文書登録部とを備え、文書タイプとフォル
ダタイプの対応関係に基づいて、文書をフォルダに自動
的に分類するようにしたことを特徴とする。また、請求
項３の発明の文書管理システムは、フォルダによって階
層化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された文
書を管理する文書管理システムにおいて、前記文書記憶
部に登録された文書を選択すると共に、その文書を移動
またはコピーする前記文書記憶部のフォルダを指定する
文書指定部と、前記各フォルダおよび前記各文書の属性
情報の形式をそれぞれフォルダタイプおよび文書タイプ
として保持して、前記文書指定部で指定されたフォルダ
が持つフォルダタイプからそのフォルダに属する文書の
文書タイプを抽出するタイプ抽出部と、前記タイプ抽出
部で抽出された文書タイプと前記文書指定部で指定され
た文書の文書タイプとを変換するルールによって文書タ
イプの実現値を変換する文書タイプ変換部と、前記文書
指定部で指定された文書に前記文書タイプ変換部で変換
された文書タイプを属性情報として置き換えて文書記憶
部へ移動またはコピーして登録する文書登録部とを備
え、文書を他のフォルダへ自動化して移動またはコピー
するようにしたことを特徴とする。

【０００５】また、請求項４の発明の文書管理方法は、
フォルダによって階層化されたデータ構造を持つ文書記
憶部に記憶された文書を管理する文書管理方法におい
て、前記文書記憶部へ登録する文書を選択すると共に、
その文書を格納する前記文書記憶部のフォルダを指定
し、前記各フォルダおよび前記各文書の属性情報の形式
をそれぞれフォルダタイプおよび文書タイプとして保持
して、指定された前記フォルダが持つフォルダタイプか
らそのフォルダに属する文書の文書タイプを抽出し、こ
の抽出された文書タイプに指定された前記文書の情報を
設定し、指定された前記文書にここで設定した文書タイ
プを属性情報として付加して文書記憶部へ登録するよう
にしたことを特徴とする。また、請求項５の発明の文書
管理方法は、フォルダによって階層化されたデータ構造
を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管理
方法において、前記文書記憶部に登録された文書のうち
再分類する文書を指定し、前記各フォルダおよび前記各
文書の属性情報の形式をそれぞれフォルダタイプおよび
文書タイプとして保持し、各フォルダが持つフォルダタ
イプとそのフォルダに属する文書タイプとを対応させて
おき、指定された前記文書が持つ文書タイプからその文
書の属すべきフォルダを検索し、この検索されたフォル
ダに指定された前記文書を移動して文書記憶部へ登録す
ることによって文書を自動的に分類するようにしたこと
を特徴とする。また、請求項６の発明の文書管理方法
は、フォルダによって階層化されたデータ構造を持つ文
書記憶部に記憶された文書を管理する文書管理方法にお
いて、前記文書記憶部に登録された文書を選択すると共
に、その文書を移動またはコピーする前記文書記憶部の
フォルダを指定し、前記各フォルダおよび前記各文書の
属性情報の形式をそれぞれフォルダタイプおよび文書タ
イプとして保持して、前記文書指定部で指定されたフォ
ルダが持つフォルダタイプからそのフォルダに属する文
書の文書タイプを抽出し、この抽出された文書タイプと
指定された前記文書の文書タイプとを変換するルールに
よって文書タイプを変換し、指定された前記文書にこの
変換された文書タイプを属性情報として置き換えて文書
記憶部へ移動またはコピーして登録することによって、
文書を他のフォルダへ自動化して移動またはコピーする
ようにしたことを特徴とする。

【０００６】また、請求項７の発明の記録媒体は、コン
ピュータを、フォルダによって階層化されたデータ構造
を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管理
システムとして機能させるためのプログラムを記録した
記録媒体であって、前記文書記憶部へ登録する文書を選
択すると共に、その文書を格納する前記文書記憶部のフ
ォルダを指定する文書指定部と、前記各フォルダおよび
前記各文書の属性情報の形式をそれぞれフォルダタイプ
および文書タイプとして保持して、前記文書指定部で指
定されたフォルダが持つフォルダタイプからそのフォル
ダに属する文書の文書タイプを抽出するタイプ抽出部
と、前記タイプ抽出部で抽出された文書タイプに前記文
書指定部で指定された文書の情報を設定する文書タイプ
設定部と、前記文書指定部で指定された文書に前記文書
タイプ設定部で設定された文書タイプを属性情報として
付加して文書記憶部へ登録する文書登録部とを備え、新
たに登録する文書に属性情報を付加する機能を実現する
ためのプログラムを記録した。また、請求項８の発明の
記録媒体は、コンピュータを、フォルダによって階層化
されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された文書を
管理する文書管理システムとして機能させるためのプロ
グラムを記録した記録媒体であって、前記文書記憶部に
登録された文書のうち再分類する文書を指定する文書指
定部と、前記各フォルダおよび前記各文書の属性情報の
形式をそれぞれフォルダタイプおよび文書タイプとして
保持し、各フォルダが持つフォルダタイプとそのフォル
ダに属する文書タイプとを対応させておき、前記文書指
定部で指定された文書が持つ文書タイプからその文書の
属すべきフォルダを検索するフォルダタイプ検索部と、
前記フォルダタイプ検索部で検索されたフォルダに前記
文書指定部で指定された文書を移動して文書記憶部へ登
録する文書登録部とを備え、文書タイプとフォルダタイ
プの対応関係に基づいて、文書をフォルダに自動的に分
類する機能を実現するためのプログラムを記録した。

【０００７】また、請求項９の発明の記録媒体は、コン
ピュータを、フォルダによって階層化されたデータ構造
を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管理
システムとして機能させるためのプログラムを記録した
記録媒体であって、前記文書記憶部に登録された文書を
選択すると共に、その文書を移動またはコピーする前記
文書記憶部のフォルダを指定する文書指定部と、前記各
フォルダおよび前記各文書の属性情報の形式をそれぞれ
フォルダタイプおよび文書タイプとして保持して、前記
文書指定部で指定されたフォルダが持つフォルダタイプ
からそのフォルダに属する文書の文書タイプを抽出する
タイプ抽出部と、前記タイプ抽出部で抽出された文書タ
イプと前記文書指定部で指定された文書の文書タイプと
を変換するルールによって文書タイプの実現値を変換す
る文書タイプ変換部と、前記文書指定部で指定された文
書に前記文書タイプ変換部で変換された文書タイプを属
性情報として置き換えて文書記憶部へ移動またはコピー
して登録する文書登録部とを備え、文書を他のフォルダ
へ自動化して移動またはコピーする機能を実現するため
のプログラムを記録した。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下に、図面を用いて本発明の実
施の形態の構成および動作を詳細に述べる。 ＜第１の実施の形態＞第１の実施の形態の文書管理シス
テムは、ファクシミリによる受信文書、複合機で複写さ
れて電子メール等で配信した文書、電子メールで受信し
た文書等を蓄積している文書ファイル１１０中の所望の
文書を選択し、この選択した文書をフォルダで階層化さ
れた構造を持つデータベースである文書記憶部５１０の
指定したフォルダへ登録する際に、選択したフォルダの
属性情報（フォルダタイプの実現値）を選択された文書
の属性情報（文書タイプの実現値）として付加して、ユ
ーザの文書登録の手間を軽減させるシステムである。

【０００９】（１） 第１の実施の形態の構成 図１は、第１の実施の形態の機能構成を示すブロック図
である。図示するように、第１の実施の形態の文書管理
システムは、文書指定部１００、タイプ抽出部２００、
タイプ対応登録部３００、文書タイプ設定部４００、文
書登録部５００、フォルダタイプ記憶部２１０、文書タ
イプ記憶部２２０、文書記憶部５１０、タイプ対応記憶
部３１０および文書ファイル１１０から構成されてい
る。文書指定部１００は、ユーザに文書記憶部５１０へ
蓄積する文書と、その指定された文書を蓄積するフォル
ダ（文書を一まとめにグループ化して記憶させ、フォル
ダは階層的に作成されてもよい）をディスプレイ等の表
示装置へ表示して、その中からユーザに指定してもら
う。この文書は、１つ以上のセクションファイル（テキ
スト、イメージ、グラフィックスや音声等からなる内容
を持つファイル）から構成され、これらの文書を文書フ
ァイル１１０に格納しているものとする。ユーザは、こ
の中から１つ乃至２つ以上を選択して、文書記憶部５１
０へ蓄積するものとする。

【００１０】タイプ抽出部２００は、次のように動作し
て文書指定部１００で指定された文書へ付加する属性情
報である文書タイプを決定する。 ・文書指定部１００で指定されたフォルダのフォルダタ
イプＩＤを文書記憶部５１０のフォルダ管理ファイルか
ら取り出す。 ・そのフォルダタイプＩＤによってタイプ対応記憶部３
１０から継承を受ける文書タイプがあるかどうかを検査
する。 ・文書タイプが１つあれば、その文書タイプを登録する
文書の文書タイプとする。 ・文書タイプが複数個あれば、それらをディスプレイ等
の表示装置へ表示してユーザに選択させる。このとき適
当な文書タイプがなければ、登録する文書の文書タイプ
はないものとする。 ・継承する文書タイプがないときには、そのフォルダタ
イプＩＤで示されるフォルダタイプを文書タイプに複写
し、この文書タイプを文書タイプ記憶部２２０へ登録す
る。このときフォルダにフォルダタイプＩＤが登録され
ていないときには、文書タイプもないものとする。タイ
プ対応登録部３００は、タイプ抽出部２００でフォルダ
タイプを文書タイプへ流用したときに動作し、フォルダ
タイプＩＤと文書タイプ記憶部２２０へ登録したときの
文書タイプＩＤとを対応させてタイプ対応記憶部３１０
へ登録する。文書タイプ設定部４００は、タイプ抽出部
２００で決定された文書タイプの文書タイプＩＤを用い
て、文書タイプ記憶部２２０からデータ項目（データ項
目名、データ型、長さ／形式）を取り出し、この文書タ
イプの各データ項目名とフォルダタイプのデータ項目名
とをマッチングさせ、類似しているデータ項目名のデー
タ項目へフォルダの実現値を複写する。このあと、指定
された文書が持つ書誌事項等のデータを持つ場合には、
類似したデータ項目にその文書の書誌事項を上書きす
る。これを指定された文書の文書タイプの実現値とす
る。ここで指定された文書が持つ書誌事項とは、例え
ば、ここで指定された文書がファクシミリ装置によって
受信したときには、文書番号、発信者、発信日時、受信
者、付箋、ファクシミリの機種、容量等の情報であっ
て、これを文書タイプで定義したデータ項目へ設定す
る。また、電子メールで受信した文書や、複合機で複写
した文書をメール等で配信したときの文書等には付属し
ているものなので、それらの文書を登録するときに利用
することができる。

【００１１】文書登録部５００は、文書タイプ設定部４
００で設定された文書タイプを文書指定部１００で指定
された文書の属性情報として付加し、この属性情報とも
との文書ファイルとを文書記憶部５１０へ登録する。ま
た、タイプ抽出部２００で文書タイプがないとされた文
書については、この属性情報はないものとして文書記憶
部５１０へ登録される。フォルダタイプ記憶部２１０
は、各フォルダの書誌事項等の実現値を格納するための
データ項目のリストを定義するものであって、フォルダ
タイプＩＤによって識別される。すなわち、各フォルダ
タイプは可変個数のデータ項目をもち、このデータ項目
はフォルダ管理ファイルのそれに対応している。この１
つのデータ項目は、このデータ項目の名前とデータ型
（文字型、文字列型、日付型、数値型、論理型等）およ
びデータ型で決まる長さ／形式の３つ組から構成される
（図４参照）。このフォルダタイプは、文書に文書タイ
プが定義されていないときや、定義されていても設定さ
れていないデータ項目に対する継承値として使われる。
文書タイプ記憶部２２０は、各文書の書誌事項等の実現
値を格納するためのデータ項目のリストを定義するもの
であって、文書タイプＩＤによって識別される。すなわ
ち、各文書タイプは可変個数のデータ項目をもち、この
データ項目は文書管理ファイルのそれに対応している。
この１つのデータ項目は、このデータ項目の名前とデー
タ型（文字型、文字列型、日付型、数値型、論理型等）
およびデータ型で決まる長さ／形式の３つ組から構成さ
れる（図５参照）。

【００１２】文書記憶部５１０は、上述したように多数
の文書を階層構造を持ったフォルダによってグループ分
けして管理する。この文書記憶部５１０は、フォルダ管
理ファイルと文書管理ファイルとセクションファイル格
納部に分けられる。フォルダ管理ファイル（図２参照）
は、各フォルダごとに次の項目を管理する。 ・フォルダＩＤ ・フォルダ名 ・親フォルダＩＤ ・フォルダタイプＩＤ ・フォルダタイプＩＤに対応するデータ項目の実現値 フォルダＩＤは、フォルダ名（フォルダの名前を表す文
字列）を識別するための唯一識別子であり、他の管理項
目から参照されるときに使われる。親フォルダＩＤは、
このフォルダ名のフォルダが階層構造上の親フォルダ名
を識別するために使われる。フォルダタイプＩＤは、こ
のフォルダに対して（書誌事項やキーワード等の）属性
情報を与えるときのデータ項目群を定義し、このデータ
項目群のまとまりを参照するための唯一識別子である。
フォルダタイプＩＤに対応するデータ項目の実現値は、
フォルダタイプＩＤで参照されるフォルダタイプに定義
されたデータ項目群に対応している実現値を表す。

【００１３】また、文書管理ファイル（図３参照）は、
文書ごとに次の項目を管理する。 ・文書ＩＤ ・文書名 ・フォルダＩＤ ・文書タイプＩＤ ・文書タイプＩＤに対応するデータ項目の実現値 ・セクションファイルリスト 文書ＩＤは、文書名（文書の名前を表す文字列）を識別
するための唯一識別子であり、他の管理項目から参照さ
れるときに使われる。フォルダＩＤは、この文書の属す
るグループであるフォルダを参照するために使われる。
文書タイプＩＤは、この文書に対して（書誌事項やキー
ワード等の）属性情報を与えるときのデータ項目群を定
義し、このデータ項目群のまとまりを参照するための唯
一識別子である。文書タイプＩＤに対応するデータ項目
の実現値は、文書タイプＩＤで参照される文書タイプに
定義されたデータ項目群に対応している実現値を表す。
セクションファイルリストは、この文書を構成するセク
ションファイルのファイル識別子のリストである。ま
た、セクションファイル格納部は、各文書ＩＤによって
識別された文書の内容（テキスト、イメージ、グラフィ
ックス、音声等のデータ）を示す実際のセクションファ
イルを保持する。タイプ対応記憶部３１０は、各フォル
ダのもつフォルダタイプの実現値を継承する文書タイプ
にはどのようなものがあるかを、フォルダタイプと文書
タイプとを対応付けて記憶している。例えば、図６で
は、フォルダタイプＩＤが「ＦＴ０１」に対して、その
データ項目値を継承する文書タイプに「ＤＴ０１」と
「ＤＴ０２」とがあり、フォルダタイプＩＤが「ＦＴ０
２」に対して、そのデータ項目値を継承する文書タイプ
に「ＤＴ０３」があることを示している。

【００１４】（２）第１の実施の形態の動作 図７は、第１の実施の形態における処理手順を説明する
ためのフローチャートである。ユーザは、ディスプレイ
等の表示装置に表示された文書ファイル１１０の中から
文書記憶部５１０へ登録したい文書を選択し、その文書
を登録するフォルダを文書記憶部５１０から選択する
（ステップＳ１００）。指定されたフォルダのフォルダ
タイプを継承すべき文書タイプの個数を調べる（ステッ
プＳ１１０）。この個数が１つあれば、その文書タイプ
を登録する文書の文書タイプとして、ステップＳ１７０
へ進む。文書タイプの個数が複数個あれば、それらをデ
ィスプレイ等の表示装置へ表示してユーザに選択させ
（ステップＳ１６０）、ステップＳ１７０へ進む。この
とき適当な文書タイプがなければ、登録する文書の文書
タイプはないものとする。継承する文書タイプがないと
きには、その指定したフォルダがフォルダタイプを持つ
かを検査し（ステップＳ１２０）、もたない場合には文
書タイプもないものとしてステップＳ１７０へ進む。フ
ォルダタイプを持つ場合には、そのフォルダタイプを文
書タイプに複写し（ステップＳ１３０）、この文書タイ
プを文書タイプ記憶部２２０へ登録し（ステップＳ１４
０）、このフォルダタイプＩＤと文書タイプＩＤとを対
応させてタイプ対応記憶部３１０へ登録する（ステップ
Ｓ１５０）。

【００１５】上記のステップまでに決定された文書タイ
プのデータ項目名とフォルダタイプのデータ項目名とを
マッチングさせ、類似しているデータ項目名があるとき
には、文書タイプのデータ項目へ対応するフォルダのデ
ータ項目の実現値を複写する（ステップＳ１７０）。指
定された文書が持つ書誌事項等のデータを持つ場合に
は、類似したデータ項目を検索して、そのデータ項目に
その文書の書誌事項を上書きする。これを指定された文
書の文書タイプの実現値とする。この設定された文書タ
イプを指定された文書の属性情報として付加し、この属
性情報ともとの文書ファイルとを文書記憶部５１０へ登
録する（ステップＳ１９０）。このとき、文書タイプが
ないとされた文書については、この属性情報はないもの
として文書記憶部５１０へ登録する。ユーザによって指
定された文書のうち処理していない文書があれば、その
処理していない文書を選んで以上の処理を行うためにス
テップＳ１７０へ戻り、すでに指定された文書をすべて
処理していれば、本処理の実行を終了する（ステップＳ
２００）。このように本実施例１を構成することによっ
て、その文書ファイルの属性情報形式やその属性内容を
効率よく登録できようにし、効率よく文書を登録するこ
とができる。

【００１６】＜第２の実施の形態＞本発明の第２の実施
の形態の文書管理システムは、文書記憶部５１０に登録
された文書を指定して、この文書に適当なフォルダへ分
類を行うシステムである。この分類は、指定された文書
の属性情報（文書タイプの実現値）にマッチするフォル
ダの属性情報（フォルダタイプの実現値）を検索するこ
とによって実行される。この文書管理システムを有効的
に使用するために、先ず、再分類したい文書の文書タイ
プの形式や実現値を編集し、さらに、分類先にあたるフ
ォルダが持つフォルダタイプと、文書の文書タイプとを
対応させてタイプ対応記憶部３１０を編集しておく。こ
の準備をした後に、再分類したい文書群を指定して再分
類の実行を行う。

【００１７】（１）第２の実施の形態 図８は、第２の実施の形態の機能構成を示すブロック図
である。図示するように、第２の実施の形態の文書管理
システムは、文書指定部１００、フォルダタイプ検索部
６００、タイプ対応登録部３００、文書登録部５００、
フォルダタイプ記憶部２１０、文書タイプ記憶部２２
０、文書記憶部５１０、タイプ対応記憶部３１０とから
構成されている。上記の構成要素のうち第１の実施の形
態と同符号のものは、同じ機能をもつので、ここでは第
１の実施の形態と相違する部分の機能について説明す
る。文書指定部１００は、ユーザに文書記憶部５１０に
登録されている文書のうち、再度、分類を実行したい文
書を選択させる。フォルダタイプ検索部６００は、選択
された文書の属性情報（文書タイプの実現値）に適合す
るフォルダを次のような手順で検索し、適合するフォル
ダ見つける。 ・指定された文書の文書タイプＩＤと文書タイプの実現
値とを文書記憶部５１０の文書管理ファイルから取り出
す。 ・タイプ対応記憶部３１０の中でこの文書タイプＩＤに
対応するフォルダタイプＩＤを検索する。 ・ここで見つけたフォルダタイプＩＤを持つフォルダを
文書記憶部５１０のフォルダ管理ファイルを検索して、
見つける。 ・この見つけられたフォルダのフォルダタイプの実現値
と指定された文書の文書タイプの実現値の類似度が一定
の閾値より大きければ、指定された文書の分類先のフォ
ルダ候補とする。 ・上記のフォルダ候補をすべて見つけ出したとき、複数
のフォルダ候補があるときには、ユーザへディスプレイ
等の表示装置へ提示し、選択してもらう。ここで適当な
候補がなければ、分類先のフォルダがないとする。ま
た、候補が１つであれば、その候補を分類先のフォルダ
と決定する。 ・タイプ対応記憶部３１０に指定された文書の文書タイ
プＩＤが登録されていない場合には、文書記憶部５１０
のフォルダ管理ファイルに登録されているすべてのフォ
ルダのフォルダタイプの実現値と指定された文書の文書
タイプの実現値の類似度によって適合するフォルダを見
つける。

【００１８】タイプ対応登録部３００は、フォルダタイ
プ検索部６００で指定された文書タイプＩＤが登録され
ていない場合で、適合フォルダが見つかったときに起動
し、この適合フォルダのフォルダタイプＩＤと指定され
た文書の文書タイプＩＤとを対応させて登録する。文書
登録部５００は、フォルダタイプ検索部６００で見つけ
たフォルダに文書指定部１００で指定した文書を移動し
て登録する。ここでフォルダタイプ検索部６００で適当
なフォルダが見つからなかった文書に対しては、分類を
実行しない。

【００１９】（２） 第２の実施の形態の動作 図９は、第２の実施の形態における処理手順を説明する
ためのフローチャートである。ユーザは、ディスプレイ
等の表示装置に表示された文書記憶部５１０の中から分
類をやり直したい文書（群）を選択する（ステップＳ３
００）。再分類する文書の残りがあるか調べ（ステップ
Ｓ３１０）、なければ処理を終了する。まだ残りがあれ
ば、その残りの文書から１つを選択して以下の処理を行
う。選択された文書の属性情報（文書タイプの実現値）
に適合するフォルダを検索し、適合するフォルダ見つけ
る（ステップＳ３２０）。対象文書の文書タイプＩＤに
対応するフォルダタイプＩＤを持つフォルダのうち、フ
ォルダタイプの実現値と対象文書の文書タイプの実現値
の類似度が一定の閾値より大きければ、指定された文書
の分類先のフォルダ候補とする。タイプ対応記憶部３１
０に対象文書の文書タイプＩＤが登録されていない場合
には、すべてのフォルダのフォルダタイプの実現値と対
象文書の文書タイプの実現値の類似度によって適合する
フォルダを見つける。フォルダ候補の個数を見て（ステ
ップＳ３３０）、複数あるときには、ユーザへディスプ
レイ等の表示装置へ提示し、選択してもらう（ステップ
Ｓ３４０）。ユーザの選択したフォルダがあればステッ
プＳ３５０へ進み、適当な候補がなければ分類先のフォ
ルダがないとしてステップＳ３１０へ戻る。また、フォ
ルダ候補の個数を見て（ステップＳ３３０）、１つであ
ればステップＳ３５０へ進む。また、フォルダ候補の個
数を見て（ステップＳ３３０）、なければ分類先のフォ
ルダがないとしてステップＳ３１０へ戻る。対象文書の
文書タイプＩＤと再振り分け先のフォルダのフォルダタ
イプＩＤとを対応させて登録する（ステップＳ３５
０）。このときすでに登録されていれば、再度の登録は
しない。最分類先フォルダに対象文書を移動して登録し
（ステップＳ３６０）、ステップＳ３１０へ戻る。この
実施の形態のようにシステムを構成すると、フォルダ内
にさまざまな属性の文書が集まっているとき、それらの
文書を適当なフォルダに分類することが要求された場合
に、それぞれの文書に予め属性情報（文書タイプの形式
およびその実現値）を設定しておくことで、フォルダタ
イプと文書タイプの対応関係を用いて、文書をフォルダ
に分類する作業を自動的に行うことができる。

【００２０】＜第３の実施の形態＞本発明の第３の実施
の形態の文書管理システムは、ユーザが選択した文書
を、現在あるフォルダから別のフォルダへ移動（または
コピー）するシステムである。この移動（またはコピ
ー）するときに、指定された文書の文書タイプを移動
（またはコピー）先のフォルダに属する文書タイプへ文
書タイプ間の変換ルールを用いて変換する。

【００２１】（１）第３の実施の形態の構成 図１０は、第３の実施の形態の機能構成を示すブロック
図である。図示するように、第３の実施の形態の文書管
理システムは、文書指定部１００、タイプ抽出部２０
０、タイプ対応登録部３００、文書タイプ変換部７０
０、文書登録部５００、フォルダタイプ記憶部２１０、
文書タイプ記憶部２２０および文書記憶部５１０、タイ
プ対応記憶部３１０から構成されている。上記の構成要
素のうち第１の実施の形態と同符号のものは、同じ機能
をもつので、ここでは実施例１と相違する部分の機能に
ついて説明する。文書指定部１００は、ユーザに文書記
憶部５１０に登録されている文書のうち、移動（または
コピー）したい文書（群）を選択させ、移動（またはコ
ピー）先のフォルダを選択させる。文書タイプ変換部７
００は、指定された文書の持っている文書タイプとタイ
プ抽出部２００で決定された移動（またはコピー）先の
文書タイプとの間の変換ルールがあるかどうかを文書タ
イプ記憶部２２０の文書タイプ間変換ルールファイルで
調べる。変換ルールがあれば、文書タイプ間の対応する
データ項目同士の実現値を入れ替える。文書タイプ記憶
部２２０の文書タイプ間変換ルールファイルは、変換対
象となる文書タイプ同士の文書タイプＩＤとその変換対
象となるデータ項目の対応を定義したものである。例え
ば、図１１の例では、文書タイプＩＤ１と文書タイプＩ
Ｄ５との間で変換が行われる。このとき文書タイプＩＤ
１のデータ項目１は文書タイプＩＤ５のデータ項目３と
入れ替わり、文書タイプＩＤ１のデータ項目２は文書タ
イプＩＤ５のデータ項目５と入れ替わり、・・・・・、
という変換ルールを表している。また、この逆、文書タ
イプＩＤ５から文書タイプＩＤ１への変換ルールでもあ
る。このデータ項目は、文書タイプ記憶部２２０の文書
タイプの定義のデータ項目順と対応しており、この実現
値は文書記憶部５１０の文書管理ファイルの文書タイプ
の実現値とも対応している。文書登録部５００は、文書
タイプ変換部７００で変換して設定された文書タイプを
指定された文書の現在の属性情報と置き換えて、文書記
憶部５１０へ移動（またはコピー）して登録する。ま
た、タイプ抽出部２００で適当な文書タイプがない文
書、または、文書タイプ変換部７００で変換ルールがな
い文書の場合には、文書タイプを変換せずに、そのまま
移動（またはコピー）して登録する。

【００２２】（２）第３の実施の形態の動作 図１２は、第３の実施の形態における処理手順を説明す
るためのフローチャートである。ユーザは、ディスプレ
イ等の表示装置に表示された文書記憶部５１０の中から
他のフォルダへ移動（またはコピー）したい文書を選択
し、その文書の移動（コピー）先のフォルダを選択する
（ステップＳ４００）。指定されたフォルダのフォルダ
タイプを継承する文書タイプの個数を調べる（ステップ
Ｓ４１０）。この個数が１つあれば、その文書タイプを
登録する文書の文書タイプとして、ステップＳ４７０へ
進む。文書タイプの個数が複数個あれば、それらをディ
スプレイ等の表示装置へ表示してユーザに選択させ（ス
テップＳ４６０）、ステップＳ４７０へ進む。このとき
適当な文書タイプがなければ、指定された文書の文書タ
イプは変換しないものとする。継承する文書タイプがな
いときには、その指定したフォルダがフォルダタイプを
持つかを検査し（ステップＳ４２０）、もたない場合に
は文書タイプを変換しないものとしてステップＳ４７０
へ進む。フォルダタイプを持つ場合には、そのフォルダ
タイプを文書タイプに複写し（ステップＳ４３０）、こ
の文書タイプを文書タイプ記憶部２２０へ登録し（ステ
ップＳ４４０）、このフォルダタイプＩＤと文書タイプ
ＩＤとを対応させてタイプ対応記憶部３１０へ登録する
（ステップＳ４５０）。上記のステップまでに決定され
た文書タイプと指定された文書の文書タイプの間に変換
ルールがあるかどうかを調べ、変換ルールがある場合に
は指定された文書の文書タイプの実現値を決定された文
書タイプへ変換する（ステップＳ４７０）。この変換さ
れた文書タイプを指定された文書の文書タイプと置き換
えて、指定された文書を文書記憶部５１０へ移動（また
はコピー）して登録する（ステップＳ４８０）。このと
き、該当する文書タイプがない場合には、この指定され
た文書とその属性情報をそのまま文書記憶部５１０へ移
動（またはコピー）して登録する。ユーザによって指定
された文書のうち処理していない文書があれば、その処
理していない文書を選んで以上の処理を行うためにステ
ップＳ４７０へ戻り、すでに指定された文書をすべて処
理していれば、本処理の実行を終了する（ステップＳ４
９０）。この実施の形態のようにシステムを構成するこ
とにより、文書タイプ間の変換ルールを保持するので、
フォルダ間をまたいだ文書の移動（またはコピー）の際
に、文書タイプの変更を自動的に行うことができ、ユー
ザによる変更作業を省くことができる。

【００２３】＜その他の実施の形態＞図１３は、本発明
の文書管理システムを実現するためのコンピュータ装置
のハードウェアの構成を示している。入力装置１はキー
ボード、マウス、タッチパネル、スキャナ等により構成
され、情報や指示の入力に使用される。出力装置２は、
種々の出力情報や入力装置１からの入力された情報など
を出力させるディスプレイやプリンタで構成される。Ｃ
ＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉ
ｔ；中央処理ユニット）３は、種々のプログラムを動作
させる。メモリ４は、プログラム自身を保持し、またそ
のプログラムがＣＰＵ３によって実行されるときに一時
的に作成される情報等を保持する。記憶装置５は、デー
タ、プログラムやプログラム実行時の一時的な情報等を
保持する。媒体駆動装置６は、プログラムやデータ等を
記憶した記録媒体を装着してそれらを読み込み、メモリ
４または記憶装置５へ格納するのに用いられる。また、
直接データの入出力やプログラム実行するのに使っても
よい。ネットワーク接続装置７は、コンピュータ装置を
ネットワーク９へ接続するためのインタフェースであ
る。バス８は、上記各部を接続する。ネットワーク９
は、これらのユーザの端末や文書管理システムを稼動さ
せるためのコンピュータ装置を結合するための伝送路で
あって、一般には、ケーブルで実現され、通信プロトコ
ルにはＴＣＰ／ＩＰが使われる。但し、伝送路としては
ケーブルだけではなく、それらの間の通信プロトコルが
一致するものであれば無線ＬＡＮや放送波を使ったもの
であってもよい。このようなコンピュータ装置におい
て、図１、図８および図１０に示した文書管理システム
を構成する各機能をそれぞれまたは組み合わせてプログ
ラム化し、予めＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んで
おき、このＣＤ−ＲＯＭをＣＤ−ＲＯＭドライブのよう
な媒体駆動装置６を搭載したコンピュータに装着して、
プログラムをメモリ４あるいは記憶装置５に格納し、そ
れを実行することによって、上記の各実施例の機能を実
現することができる。

【００２４】なお、記録媒体としては半導体媒体（例え
ば、ＲＯＭ、ＩＣメモリカード等）、光媒体（例えば、
ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＭＤ，ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体
（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のい
ずれであってもよい。また、本発明の文書管理システム
の機能を実現するプログラムは、媒体の形で頒布するこ
とができる。また、本発明の文書管理システムの機能を
実現するプログラムを磁気ディスク等の記憶装置に格納
しておき、有線、無線または放送波の通信ネットワーク
によりダウンロード等の形式で頒布することも可能であ
る。

【００２５】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
文書ファイルを分類してデータベースで登録・管理する
文書管理システムにあって、その文書ファイルの属性情
報形式やその属性内容を効率よく登録できようにし、一
旦、登録された文書ファイルを他の分類へ移動もしくは
コピーするときにも効率よくユーザの介入を極力減らす
ことができ、ユーザの労力を低減することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態の機能構成を説明す
るブロック図である。

【図２】文書記憶部のフォルダ管理ファイルのデータ構
造を示す図である。

【図３】文書記憶部の文書管理ファイルのデータ構造を
示す図である。

【図４】フォルダタイプ記憶部のデータ構造を示す図で
ある。

【図５】文書タイプ記憶部のデータ構造を示す図であ
る。

【図６】タイプ対応記憶部のデータ構造を示す図であ
る。

【図７】第１の実施の形態における処理の流れを説明す
るためのフローチャートである。

【図８】本発明の第２の実施の形態の機能構成を説明す
るブロック図である。

【図９】第２の実施の形態における処理の流れを説明す
るためのフローチャートである。

【図１０】本発明の第３の実施の形態の機能構成を説明
するブロック図である。

【図１１】文書タイプ変換ルールの例を示す図である。

【図１２】本発明の第３の実施の形態の処理の流れを説
明するためのフローチャートである。

【図１３】本発明の文書管理システムを実現するための
コンピュータハードウェアの構成図である。

【符号の説明】

１ …… 入力装置 ２ …… 出力装置 ３ …… ＣＰＵ ４ …… メモリ ５ …… 記憶装置 ６ …… 媒体駆動装置 ７ …… ネットワーク接続装置 ８ …… バス ９ …… ネットワーク １００…… 文書指定部 １１０…… 文書ファイル ２００…… タイプ抽出部 ２１０…… フォルダタイプ記憶部 ２２０…… 文書タイプ記憶部 ３００…… タイプ対応登録部 ３１０…… タイプ対応記憶部 ４００…… 文書タイプ設定部 ５００…… 文書登録部 ５１０…… 文書記憶部 ６００…… フォルダタイプ検索部 ７００…… 文書タイプ変換部

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 フォルダによって階層化されたデータ構
   造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管
   理システムにおいて、前記文書記憶部へ登録する文書を
   選択すると共に、その文書を格納する前記文書記憶部の
   フォルダを指定する文書指定部と、前記各フォルダおよ
   び前記各文書の属性情報の形式をそれぞれフォルダタイ
   プおよび文書タイプとして保持して、前記文書指定部で
   指定されたフォルダが持つフォルダタイプからそのフォ
   ルダに属する文書の文書タイプを抽出するタイプ抽出部
   と、前記タイプ抽出部で抽出された文書タイプに前記文
   書指定部で指定された文書の情報を設定する文書タイプ
   設定部と、前記文書指定部で指定された文書に前記文書
   タイプ設定部で設定された文書タイプを属性情報として
   付加して文書記憶部へ登録する文書登録部とを備え、新
   たに登録する文書に属性情報を付加するようにしたこと
   を特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 フォルダによって階層化されたデータ構
   造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管
   理システムにおいて、前記文書記憶部に登録された文書
   のうち再分類する文書を指定する文書指定部と、前記各
   フォルダおよび前記各文書の属性情報の形式をそれぞれ
   フォルダタイプおよび文書タイプとして保持し、各フォ
   ルダが持つフォルダタイプとそのフォルダに属する文書
   タイプとを対応させておき、前記文書指定部で指定され
   た文書が持つ文書タイプからその文書の属すべきフォル
   ダを検索するフォルダタイプ検索部と、前記フォルダタ
   イプ検索部で検索されたフォルダに前記文書指定部で指
   定された文書を移動して文書記憶部へ登録する文書登録
   部とを備え、文書タイプとフォルダタイプの対応関係に
   基づいて、文書をフォルダに自動的に分類するようにし
   たことを特徴とする文書管理システム。
3. 【請求項３】 フォルダによって階層化されたデータ構
   造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管
   理システムにおいて、前記文書記憶部に登録された文書
   を選択すると共に、その文書を移動またはコピーする前
   記文書記憶部のフォルダを指定する文書指定部と、前記
   各フォルダおよび前記各文書の属性情報の形式をそれぞ
   れフォルダタイプおよび文書タイプとして保持して、前
   記文書指定部で指定されたフォルダが持つフォルダタイ
   プからそのフォルダに属する文書の文書タイプを抽出す
   るタイプ抽出部と、前記タイプ抽出部で抽出された文書
   タイプと前記文書指定部で指定された文書の文書タイプ
   とを変換するルールによって文書タイプの実現値を変換
   する文書タイプ変換部と、前記文書指定部で指定された
   文書に前記文書タイプ変換部で変換された文書タイプを
   属性情報として置き換えて文書記憶部へ移動またはコピ
   ーして登録する文書登録部とを備え、文書を他のフォル
   ダへ自動化して移動またはコピーするようにしたことを
   特徴とする文書管理システム。
4. 【請求項４】 フォルダによって階層化されたデータ構
   造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管
   理方法において、前記文書記憶部へ登録する文書を選択
   すると共に、その文書を格納する前記文書記憶部のフォ
   ルダを指定し、前記各フォルダおよび前記各文書の属性
   情報の形式をそれぞれフォルダタイプおよび文書タイプ
   として保持して、指定された前記フォルダが持つフォル
   ダタイプからそのフォルダに属する文書の文書タイプを
   抽出し、この抽出された文書タイプに指定された前記文
   書の情報を設定し、指定された前記文書にここで設定し
   た文書タイプを属性情報として付加して文書記憶部へ登
   録するようにしたことを特徴とする文書管理方法。
5. 【請求項５】 フォルダによって階層化されたデータ構
   造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管
   理方法において、前記文書記憶部に登録された文書のう
   ち再分類する文書を指定し、前記各フォルダおよび前記
   各文書の属性情報の形式をそれぞれフォルダタイプおよ
   び文書タイプとして保持し、各フォルダが持つフォルダ
   タイプとそのフォルダに属する文書タイプとを対応させ
   ておき、指定された前記文書が持つ文書タイプからその
   文書の属すべきフォルダを検索し、この検索されたフォ
   ルダに指定された前記文書を移動して文書記憶部へ登録
   することによって文書を自動的に分類するようにしたこ
   とを特徴とする文書管理方法。
6. 【請求項６】 フォルダによって階層化されたデータ構
   造を持つ文書記憶部に記憶された文書を管理する文書管
   理方法において、前記文書記憶部に登録された文書を選
   択すると共に、その文書を移動またはコピーする前記文
   書記憶部のフォルダを指定し、前記各フォルダおよび前
   記各文書の属性情報の形式をそれぞれフォルダタイプお
   よび文書タイプとして保持して、前記文書指定部で指定
   されたフォルダが持つフォルダタイプからそのフォルダ
   に属する文書の文書タイプを抽出し、この抽出された文
   書タイプと指定された前記文書の文書タイプとを変換す
   るルールによって文書タイプを変換し、指定された前記
   文書にこの変換された文書タイプを属性情報として置き
   換えて文書記憶部へ移動またはコピーして登録すること
   によって、文書を他のフォルダへ自動化して移動または
   コピーするようにしたことを特徴とする文書管理方法。
7. 【請求項７】 コンピュータを、フォルダによって階層
   化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された文書
   を管理する文書管理システムとして機能させるためのプ
   ログラムを記録した記録媒体であって、前記文書記憶部
   へ登録する文書を選択すると共に、その文書を格納する
   前記文書記憶部のフォルダを指定する文書指定部と、前
   記各フォルダおよび前記各文書の属性情報の形式をそれ
   ぞれフォルダタイプおよび文書タイプとして保持して、
   前記文書指定部で指定されたフォルダが持つフォルダタ
   イプからそのフォルダに属する文書の文書タイプを抽出
   するタイプ抽出部と、前記タイプ抽出部で抽出された文
   書タイプに前記文書指定部で指定された文書の情報を設
   定する文書タイプ設定部と、前記文書指定部で指定され
   た文書に前記文書タイプ設定部で設定された文書タイプ
   を属性情報として付加して文書記憶部へ登録する文書登
   録部とを備え、新たに登録する文書に属性情報を付加す
   る機能を実現するためのプログラムを記録したことを特
   徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
8. 【請求項８】 コンピュータを、フォルダによって階層
   化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された文書
   を管理する文書管理システムとして機能させるためのプ
   ログラムを記録した記録媒体であって、前記文書記憶部
   に登録された文書のうち再分類する文書を指定する文書
   指定部と、前記各フォルダおよび前記各文書の属性情報
   の形式をそれぞれフォルダタイプおよび文書タイプとし
   て保持し、各フォルダが持つフォルダタイプとそのフォ
   ルダに属する文書タイプとを対応させておき、前記文書
   指定部で指定された文書が持つ文書タイプからその文書
   の属すべきフォルダを検索するフォルダタイプ検索部
   と、前記フォルダタイプ検索部で検索されたフォルダに
   前記文書指定部で指定された文書を移動して文書記憶部
   へ登録する文書登録部とを備え、文書タイプとフォルダ
   タイプの対応関係に基づいて、文書をフォルダに自動的
   に分類する機能を実現するためのプログラムを記録した
   ことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒
   体。
9. 【請求項９】 コンピュータを、フォルダによって階層
   化されたデータ構造を持つ文書記憶部に記憶された文書
   を管理する文書管理システムとして機能させるためのプ
   ログラムを記録した記録媒体であって、前記文書記憶部
   に登録された文書を選択すると共に、その文書を移動ま
   たはコピーする前記文書記憶部のフォルダを指定する文
   書指定部と、前記各フォルダおよび前記各文書の属性情
   報の形式をそれぞれフォルダタイプおよび文書タイプと
   して保持して、前記文書指定部で指定されたフォルダが
   持つフォルダタイプからそのフォルダに属する文書の文
   書タイプを抽出するタイプ抽出部と、前記タイプ抽出部
   で抽出された文書タイプと前記文書指定部で指定された
   文書の文書タイプとを変換するルールによって文書タイ
   プの実現値を変換する文書タイプ変換部と、前記文書指
   定部で指定された文書に前記文書タイプ変換部で変換さ
   れた文書タイプを属性情報として置き換えて文書記憶部
   へ移動またはコピーして登録する文書登録部とを備え、
   文書を他のフォルダへ自動化して移動またはコピーする
   機能を実現するためのプログラムを記録したことを特徴
   とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。