JP2006285581A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 ユーザがわざわざキーワードなどを入力して検索しなくても、関連する電子文書の存在を容易に知ることができる使い勝手のよい文書管理装置を提供する。
【解決手段】 取得した電子文書に対して文字認識を行って（Ｓ１０４）、その原稿の内容を特徴付ける要約文を作成し（Ｓ１０５）、当該電子文書とその要約文を関連付けて記憶すると共に（Ｓ１０６）、すでに記憶している電子文書の要約文と比較して関連する電子文書を検索し（Ｓ１０７）、関連する電子文書が検索された場合に（Ｓ１０８：ＹＥＳ）、今取得した電子文書に検索された電子文書を関連付けて記憶する（Ｓ１０９）。操作パネル部の表示部に当該検索された電子文書に関する情報が表示される（Ｓ１１０）。
【選択図】 図２

Description

本発明は、文字を含む原稿の画像データを管理する文書管理装置に関する。

近年、書類をペーパーで管理するのではなく、画像読取装置で当該書類の画像を読み込んで、その書類を画像データ（イメージデータ）として管理する装置（以下、「文書管理装置」という。）が普及しつつある。このような文書管理装置によれば、ペーパー上で書類を管理する必要がないので、収納スペースの低減や省資源化に資する（以下、このように画像データとして保存され管理されている文書を「電子文書」という。）。

このような文書管理装置は、大量の文書を管理するために利用される場合が多く、格納されている電子文書のうち、自己が入力した電子文書に関連するものを参照したいと思っても、該当する電子文書を見つけ出すことが大変困難であった。
もし、このような関連する電子文書を探そうとすれば、例えば、電子文書に対して文字認識を行ってテキストデータを取得し、このテキストデータからキーワードを抽出して当該電子文書に関連付けて格納しておき、ユーザが自分の参考にしたい電子文書に含まれていると考えるキーワードを入力して検索することが考えられる。
特開平１１−５５４４８号公報 特開平１１−１８４９２４号公報

しかしながら、上述のようにキーワードを電子文書に関連付ける構成を採ったとしても、関連する電子文書を検索するため、ユーザがわざわざ適当なキーワードを考えて入力しなければならず、大変手間である。また、そのように適当に考えたキーワードが目的の電子文書に必ず関連付けられている保障もないので、検索効率が良いとは言えない。
本発明は、係る事情に鑑みてなされたものであって、ユーザがわざわざキーワードなどを入力しなくても関連する電子文書の存在を容易に知ることができ、使い勝手のよい文書管理装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明に係る文書管理装置は、文字を含む原稿の画像データを管理する文書管理装置であって、原稿の画像データを取得する画像データ取得手段と、取得した原稿の画像データに対して文字認識を行ってテキストデータを取得し、このテキストデータに基づき当該原稿の内容を特徴付ける文書情報を作成する文書情報作成手段と、原稿の画像データとその文書情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、原稿の画像データを新たに取得した場合に、その画像データの文書情報と、前記記憶手段に記憶されている画像データの文書情報とから、当該新たに取得された画像データと関連する画像データを検索する検索手段と、前記新たに取得された画像データと、前記検索された画像データを関連付ける関連付け手段と、前記新たに取得された画像データに関連付けされた画像データに関する情報を表示する表示手段とを備えたことを特徴とする。

ここで、画像データは、原稿をスキャンして得られた画像データのみならず、当該文書管理装置に接続された外部端末から送信されてきた画像データも含まれるものである。
また、ここで、前記文書情報作成手段は、取得したテキストデータの意味を解析して、その要約文を作成する要約文作成手段を有し、前記文書情報は、当該要約文作成手段により作成された要約文であることが望ましい。

また、本発明は、前記検索手段が、新たに取得された画像データの文書情報と、記憶手段に記憶されている画像データの文書情報とを比較して、一致する単語が所定数ある場合に、双方の画像データが関連していると判断することを特徴とする。
ここで、前記関連付けられた画像データに関する情報とは、当該画像データのファイル名もしくは格納場所の情報を含む。ここで格納場所とは、フォルダーやディレクトリ、もしくは後述する「ボックス」を意味する。

また、本発明は、原稿の画像データの入力者に関する情報を取得する入力者特定情報取得手段と、第１と第２の原稿の画像データが関連付けられている場合において、前記第１の原稿の画像データが消去された場合に、当該第１の原稿の画像データが消去された旨とその原稿の画像データの入力者に関する情報を原稿消去情報として、前記第２の原稿の画像データに関連付ける消去情報関連付手段とを備え、
前記表示手段は、前記第２の原稿の画像データに関する情報を表示する際に、前記第１の原稿の画像データの原稿消去情報も表示することを特徴とする。

また、本発明は、各画像データに関連付けられた文書情報の論理的な構成にしたがって、当該原稿の画像データを仮想的なボックスに分類する分類手段を備え、 前記表示手段は、当該分類されたボックスを表示することを特徴とする。
ここで、前記表示手段は、前記分類された画像データの物理的な格納場所に関する情報を表示するようにしてもよい。

また、本発明は、画像データの取得形態の指定を受け付ける受付手段を備え、前記分類手段は、受け付けた取得形態の画像データについてのみ分類を実行することを特徴とする。
さらに、本発明は、原稿の画像を読み取る画像読取手段と、接続された外部端末から受信した印刷データに基づき画像を形成する画像形成手段とを備え、前記画像データの取得形態は、前記画像読取手段により原稿を読み取って得た画像データであるか、外部端末から受信した印刷データであるか、あるいはその双方のデータであるかを意味する。

このように原稿の画像データに対して文字認識を行って、その原稿の内容を特徴付ける文字情報を作成し、当該画像データとその文書情報を関連付けて記憶していくと共に、新たに原稿の画像データを取得したときに当該新たな画像データについて作成された文書情報と、すでに保存している画像データの文書情報を比較して関連する画像データを検索し、関連する画像データが検索された場合にその画像データと関連付け、当該検索された画像データに関する情報が表示手段に表示されるので、入力者は、わざわざキーワードなどを入力して検索操作を行うことなしに自己の入力した画像データに関連する画像データの存在を知ることができ、大変使い勝手がよくなる。

以下、本発明に係る文書管理装置が、ネットワーク接続可能であって、コピー機能のほかネットワーク上の端末のプリンターとしても機能することができる多機能複写機（以下、「ＭＦＰ」という。）に適用されている場合について、図面を参照しながら説明する。

（１）文書管理装置（ＭＦＰ）及びネットワークシステムの構成
図１は、本発明の実施の形態に係るＭＦＰ１００、及び当該ＭＦＰ１００を含むネットワークシステムの一例を示すブロック図である。
ＭＦＰ１００は、通信制御部１１０、中央制御部１２０、記憶部１３０、画像形成部１４０、画像読取部１５０、操作パネル部１６０を備えている。

通信制御部１１０は、ＬＡＮ５００を介してＰＣ端末２００、３００およびファイルサーバ４００と接続されており、これらの端末との通信を制御する。具体的にはネットワークＩＦ（インタフェース）カード等を用いることができる。
ＬＡＮ５００には、不図示のインターネットを介してメールサーバ（不図示）が接続されており、各ＰＣ端末２００、３００とＭＦＰ１００から電子メールの送受信が可能となっている。

中央制御部１２０は、ＣＰＵやＲＡＭ、ＲＯＭなどにより構成され、各部の制御を担当すると共に、記憶部１３０に格納される電子文書を管理する。
記憶部１３０は、ハードディスク記憶装置からなり、取得された原稿の画像データは、この記憶部１３０内の所定の記憶領域（以下、「ボックス」という。）に分けて格納される（以下では、取得した原稿の画像データを電子文書として所定のボックスに分けて格納する処理を「ファイリング処理」という。）。

ここで画像データとしては、画像読取部１５０で原稿画像を読み取って得た画像データのみならず、外部のＰＣ端末等から送信されたプリントデータを展開したものも含む。
画像形成部１４０としては、画像形成を行う一般的な各種プリントエンジンを用いることができ、また、画像読取部１５０としては、例えばイメージスキャナを備えることができる。これらについては公知の技術であるから詳細な説明は省略する。

また、操作パネル部１６０には、コピー枚数などを入力するためのテンキーやコピー開始を指示するためのスタートボタンのほか、液晶パネルからなり各種の入力画面が表示できる表示部があり、その画面の表面にはタッチパネルが実装され、入力画面に表示された所定のボタンにタッチすることにより、当該ボタンに関係付けられた入力が可能なように構成されている。

以下、中央制御部１２０で実行されるファイリング処理の内容について説明する。
（２）ファイリング処理の内容
図２は、本実施例に係るファイリング処理について説明するためのフローチャートである。この処理は、例えばユーザが操作パネル部１６０からファイリング処理を始めるための所定の操作をしたときに実行されるものである。

まず、ファイリングされる文書の作成者に関する情報（作成者特定情報）を取得する（ステップＳ１０１）。これは、主に操作パネル部１６０からユーザが入力することにより達成される。この作成者に関する情報は、当該ユーザの氏名に限らず、その電子メールのアドレスや電話番号なども含んでよい。会社などにおいて、各ユーザに識別子が割り当てられているような場合には、この識別子などを操作パネル部から入力してもよいし、当該識別子の情報やＩＣカードや磁気カードに記憶している場合には、カードリーダにより当該情報を読み取るようにしてもよい。この場合、識別子自体が作成者に関する情報となり得るが、さらに詳しい情報を得るため、例えば、中央制御部１２０内に当該識別子とユーザの氏名などの情報を対応させたテーブルを格納しておけば、容易に作成者の氏名などの情報が取得できる。

次に、当該電子文書の保存先のボックス番号を取得する（ステップＳ１０２）。操作パネル部１６０の表示部１６１の左側の部分に（図４参照）、００１から０１０のボックス番号を付したボタンが表示され、ユーザが自分に割り当てられたボックス番号のボタンを押すとそのボタンの文字表示の色が白黒反転表示されると共に（図４の表示画面参照）、当該ボックス番号が中央制御部１２０内のＲＡＭ内に格納されるので、この格納されたボックス番号の情報を読み出して取得する。

ファイルリングの対象となる原稿の画像データを原稿読取部１６０でスキャンして取得し（ステップＳ１０３）、これを一旦ＲＡＭに保存する（以下、この取得された原稿の画像データを「電子文書」という。）。そしてこの保存された電子文書に対して文字認識を実行する（ステップＳ１０４）。
この文字認識は、公知の手法が用いられる。例えば、電子文書である原稿の画像データ（ビットマップデータ）の濃度ヒストグラムを生成して、この濃度ヒストグラムの分布状態から文字画像を一文字ずつ切り出し、当該切り出した文字画像のパターンと、予め辞書データとして内部ＲＯＭなどに格納している文字のパターンとを照合して文字認識が実行される（例えば、特開平０９−２５９２２０号公報、特開平０９−２５１５１４号公報など参照）。

そして、これらの文字認識により得られたテキストデータについて意味を解析し、要約文を作成する（ステップＳ１０５）。
この意味解析は、自然言語処理の手法によってなされる。本実施の形態では、より具体的に、Ｌｅｘｉｃａｌ Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ Ｇｒａｍｍａｒ（「語彙機能文法」、以下「ＬＦＧ」という。）と呼ばれる言語理論に基づいて、テキストデータの意味を解析する。このＬＦＧによる意味解析は、日本語文法特有の言語現象、例えば、接続助詞、接続詞、受動文、使役文、固有名詞、関係詞などを手がかりとして文章の構文を解析し、解析された各単語について内部の辞書を参照して意味解析を行うものであり、機械翻訳のプログラムなどにも採用されているものである。

そして、その意味解析結果に基づき、当該テキストデータの要約文を作成するが、これについても様々な提案がされている。例えば、特開２００４−９４９４６号公報には、構文解析されたテキストデータについてあまり重要でないと考えられる構造表現を除去して構造的に要約し、さらに等位関係（内容が等しいと考えられる関係）にある構造表現を一般化して要約文を作成する方法が詳細に開示されている。

もっとも、本発明における意味解析や要約文作成の手法は、公知のどのような手法を用いてもよく、上記のものに限定されない。
当該電子文書は、例えばＪＰＥＧなどの適当なフォーマットに変換され、上記作成された要約文と関連付けされた状態で、ステップＳ１０２で取得した番号のボックス内に保存される（ステップＳ１０６）。このＪＰＥＧへの変換は、文字認識を実行する前に実行しても構わない。

そして、上記記憶部１３０内の全てのボックスにすでに格納されている電子文書の要約文を参照して、今取得した電子文書と関連しているものを検索する（ステップＳ１０７）。
具体的には、上記意味解析の際に、構造解析されているので、要約文中の構造の単位となる単語で、要約文同士を比較して一致する単語が所定数以上、例えば２つ以上ある場合に関連文書であると判断する。この検索用の単語は、助詞や接続詞などではなく、できるだけ要約の内容を示す意味のある単語が望ましく、例えば「名詞」と解析された単語が用いられる。

要約文自身がその文書の要点を示す短い文章であるので、そのうち、２つの単語が一致すれば、内容的にかなり関連性がある文書とみなすことができる。もっとも、さらに内容の類似する電子文書を検索したい場合には、３つ以上の適当な数の単語が一致するように設定しても構わない。
また、主な単語について評価値を設定したテーブルを予め作成しておき、一番評価値の高い単語から比較していくようにしても構わない。この場合、例えば、会社においては、「稟議書」、「仕様書」、「計画書」、「契約書」、「報告書」など通常の業務で使用される文書の種類を示す単語について評価値を高く設定しておけば、より一層関連性の高い電子文書を検索できる。

上記検索処理により関連する電子文書が検索された場合には、当該電子文書と検索された電子文書とを関連付ける処理を行う（ステップＳ１０８：ＹＥＳ、ステップＳ１０９）。
図３は、電子文書のボックスへの格納状態を示すデータ構造の一例である。電子文書たる原稿の画像データにはヘッダー情報が付されており、このヘッダー情報には、そのファイル名、保存日時、作成者名、ファイル形式、原稿サイズとその枚数、およびその要約文のデータほかに、上記ステップＳ１０９の関連付け処理において、関連電子文書のファイル名の情報が記入されるようになっている。この際、関連先の電子文書のヘッダー情報にも、本件の電子文書のファイル名が追加され、相互に関連電子文書の存在が分かるように構成される。

そして、図４に示すように、当該ユーザが入力した原稿画像に関する情報とその関連電子文書に関する情報が、操作パネル１６０の表示部１６１に表示される（ステップＳ１１０）。なお、ここで表示される情報は、文書のファイル名、保存日時、原稿サイズとそのページ数などであるが、その他、要約文の内容や作者名なども表示させても構わない。特に、要約文の表示により、本当に参考にしたい電子文書か否かについて直ぐに知ることができるので、無駄にプリントアウトさせることがなくなる。

ここで、ユーザが関連する電子文書の内容を参照したい場合、図４の表示部１６１における当該電子文書のアイコンを押下してこれを選択してから印刷ボタンを押せば、その内容がプリントアウトされるようになっている。また、選択した電子文書を他のＰＣ端末に送信したい場合には、送信ボタンを操作することにより指定された送信先のＰＣ端末に送信することもできる（次の図５のステップＳ２０８〜Ｓ２１２の説明参照）。

なお、本例では、ファイル名は、保存した日時とその日の保存の順番などにより自動的に作成されるが、その他の情報、例えば、作成者名を特定する情報を含む名称としてもよいし、ユーザが適当に変更できる構成としてもよい。
ステップＳ１０８において関連する電子文書がなかった場合には、ユーザの入力した電子文書に関する情報のみ表示し（ステップＳ１１１）、ファイリング処理を終了する。

以上のように本実施例によれば、自己の原稿をスキャンさせて電子文書としてファイルする際に、自動的に関連する電子文書を知ることができるので、大変便利である。
（３）電子文書出力処理の内容
次にファイリングされた電子文書を出力する際における中央制御部１２０の処理内容の一例について説明する。

まず、ユーザによるボックスの指定を受付け（ステップＳ２０１）、そのボックスにファイルされている電子文書の一覧を、図６（ａ）に示すように操作パネル部１６０の表示部１６１に表示させる（ステップＳ２０２）。
その中から特定の一の電子文書の指定を受付け（ステップＳ２０３）、その指定された電子文書に関連する電子文書がある場合には、図６（ｂ）に示すように双方の電子文書に関する情報を操作パネル部１２０に表示し（ステップＳ２０４：ＹＥＳ、ステップＳ２０５）、そのうちのどちらかの電子文書の選択を受け付けた後、印刷ボタンが押下されて印刷指示があれば、当該指定された電子文書の画像データを記憶部１３０から読み出して画像形成部１４０に印刷処理を実行させる（ステップＳ２０６、Ｓ２０８：ＹＥＳ、Ｓ２０９）。

印刷ボタンではなく送信ボタンが押下されて送信が指示されれば（ステップＳ２０８：ＮＯ、Ｓ２１０：ＹＥＳ）、操作パネル部１６０の表示部１６１に送信先指定画面（不図示）を表示してユーザによる送信先の入力を受け付け（ステップＳ２１１）、ネットワークを介して当該送信先に電子文書を送信する（ステップＳ２１２）。この送信先はＩＰアドレスであってもよいし、電子メールのアドレスであっても構わない。指定された送信先に応じて、ＦＴＰによるファイル送信もしくは、電子メールの添付ファイルとして送信が実行される。また、ＭＦＰ１００がファクシミリ機能を有し、電話の公衆回線に接続されている場合には、当該電子文書をファクシミリデータに変換して相手方のファクシミリ装置に送信するようにしてもよい。

なお、図６（ｂ）の消去ボタンが押下された場合には、当該電子文書はファイルごと削除されるが、この際、ユーザの識別子やパスワードなどを入力させるようにしておき、許可された場合のみ削除できるようにすることが望ましいであろう。

上記実施例では、電子文書が削除される場合、そのファイル全体を削除するようにしたが、本実施例では、そのヘッダー情報を残しておいて、ユーザが削除された電子文書を参考にしたい場合にその作成者に何らかのアクセスができるようにした点に特徴がある。他の構成は実施例１と全く同じなので、以下では、本実施例特有の電子文書削除処理についてのみ説明する。

図７は、本実施例において中央制御部１２０で実行される電子文書削除処理の内容を示すフローチャートである。
まず、図５のステップＳ２０１〜２０３と同様にして目的の電子文書のファイル名を操作パネル部１６０の表示部１６１に表示させ、特定の電子文書の指定を受け付ける（ステップＳ３０１〜Ｓ３０３）。そして入力画面上の消去ボタン（図６（ｂ）参照）が押下されると、その電子文書のヘッダー情報に当該電子文書が削除された旨と、その削除日時を記録し（ステップＳ３０５）、当該ヘッダー情報を残して、画像データのみを削除する（ステップＳ３０６）。

図８は、例えば、ファイル名050105-１.jpgの電子文書と関連するファイル名040828-3.jpgの電子文書が削除された場合におけるデータ構造を示す図である。
同図に示すようにイメージデータは削除されており、ヘッダー情報におけるファイル状態を示す欄には、当該ファイルが削除された旨とその削除日が記入されている。
図９は、関連先の電子文書のファイル名050105-１を操作パネル部１６０に表示させたときの表示画面の例を示すものである。

同図に示すように参考文書が削除されたこととその日時および作成者名と連絡先が操作パネル部１６０に表示される。操作者はこれを見てどうしても当該参考電子文書を参考にしたければ、その作成者に連絡することができ、使い勝手がよい。
なお、連絡先は、電子メールのアドレスや電話番号、ファクシミリ番号などが直接表示されてもよいし、それらを表すアイコンを表示させるようにしてもよい。具体的には、電子メールの場合には、レターの形のアイコン、電話の場合には電話器の形状のアイコンで表示し、そのアイコンにタッチすることにより連絡先の番号を表示するようにプログラムしてもよい。

上記実施例では、記憶部内に物理的に設定された記憶領域にボックスを設定していき、ユーザが割り当てたボックス（ユーザボックス）に電子文書をファイリングしていくようにした。本実施例では、当該ユーザボックス以外に、関連する電子文書を格納する仮想的なボックスを設定してより利便性を向上した点に特徴がある。
以下、物理的に設定されたユーザボックスを「物理ボックス」といい、関連する電子文書同士を格納する仮想的なボックスを「論理ボックス」ということにする。

ハードウェアの構成は実施例１と全く同じなので、以下では、中央制御部１２０で実行される本実施例特有のファイリング処理およびボックス表示処理についてのみ説明する。なお、上記実施の形態においては、電子文書のソースとして、画像読取部１５０で読み取った原稿の画像データのみについて考えたが、本実施例では、ＰＣ端末から受信したプリントデータも電子文書として保存する場合における利便性についても合わせて考える。

図１０は、本実施例におけるファイリング処理の内容を示すフローチャートである。
まず、図２のステップＳ１０１〜Ｓ１０９に該当する処理、すなわち電子文書を取得し、その文書情報として要約文を作成し、当該電子文書に関連付けて保存する処理を実行する（ステップＳ４０１）。ここで、ＰＣ端末のプリントドライバは、プリント指示と同時にファイリングを指示し、あるいはファイリングのみをＭＦＰ１００に対して行えるようにプログラムされており、ファイリングを指示する際には、ボックス番号、作成者に関する情報などの入力画面が表示されるように構成される。もっともプリンタドライバではなくファイリング専用のアプリケーションをＰＣ端末にインストールしてファイリングの指示を行っても構わない。また、プリントデータは通常ページ記述言語（ＰＤＬ）の形式で送信されるが、本実施例ではＰＤＬをイメージ展開した後の画像データが電子文書として指定されたボックスに格納されるものとする。もっとも、イメージに展開する前にＰＤＬデータに含まれるテキストデータを利用すれば、文字認識を行う手間が省けて便利である。

そして要約文の作成過程において行われたテキストデータに対する意味解析データに基づき、論理的な「木」（以下、「論理ツリー」という。）を作成する（ステップＳ４０３）。このような論理ツリーの作成自体は公知であり、例えば、特開２００４−５７１４号公報や特開平６−２６６７８０号公報などに詳しい。そして、ステップＳ４０３において当該論理ツリーに偏りがあるか否かを判断し、偏りがあれば、当該ツリーの構成を最適化する（ステップＳ４０４）。

例えば、ステップＳ４０２で作成された論理ツリーが図１１（ａ）のようになったとする。この場合、上位概念の数が多く、しかもその従属概念（枝）の数が１個から４個と偏っていて、全体としてバランスが悪いため、多量の電子文書をツリー構造により類型化して検索しやすくしようとした意味が薄れる。そこで、図１１（ｂ）のように上位概念の単語を若干入れ替えて論理ツリーを構成し直し、上位概念に従属する下位概念の数に偏りがないようにすることにより最適化される。ここで、最適化の判断は、例えば各上位概念に従属する枝の数の差が最小になる場合に最適化されたと判断するものとする。

そして、上記構成された論理ツリーの構造を記憶部１３０内に記憶する（ステップＳ４０５）。
なお、上記ツリーの最適化により、次に述べる論理ボックスの構成が円滑に行えるが、最適化自体は必須ではない。
次に、ボックス表示処理について図１２のフローチャートに基づき説明する。

まず、ユーザよりボックスの種類の指定を受け付ける（ステップＳ５０１）。そして論理ボックスが指定されてか否かを判定し（ステップＳ５０２）、もし、選択されたのが物理ボックスであれば（ステップＳ５０２：ＹＥＳ）、実施例１で述べたのと同様、物理ボックス（ユーザボックス）を表示する画面が表示され、当該画面でボックス番号が指定されると、図６（ａ）に示すように当該ボックス内にファイルされている電子文書に関する情報が表示される（ステップＳ５０８、Ｓ５０９）。

ステップＳ５０２において、論理ブロックが選択された場合には、次に電子文書のモードの選択を受け付ける（ステップＳ５０２：ＹＥＳ、Ｓ５０４）。ここで、電子文書のモードとは、ソースによって分類した電子文書のボックスを表示させるためのモードであって、ボックス表示させたい電子文書が、画像読取により得られた電子文書（以下、「スキャン文書」という。）か、端末から送信されてきたプリンタデータに係る電子文書（以下、「プリント文書」という。）か、もしくは双方を含む全体の電子文書（全てのモード）かの選択を受け付ける。

全てのモードが選択された場合には、図１０のステップＳ４０５で記憶した論理ツリーに基づきボックス表示を行う（ステップＳ５０５：ＹＥＳ、Ｓ５０６）。反対にスキャン文書もしくはプリント文書のどちらかに限定して選択された場合には、当該選択されたモードの電子文書のみから論理ツリーを構築しなおして最適化し、これに基づきボックス表示を行う（ステップＳ５０５：ＮＯ、Ｓ５０７）。当該ボックス表示画面から特定のボックスが指定されると、当該指定されたボックス内の電子文書が表示される（ステップＳ５０８、Ｓ５０９）。

図１３（ａ）（ｂ）は、図７のボックスツリーをＭＦＰ１００の操作パネル部１６０の表示部１６１で表示する場合の例を示す。表示部の左側における「プリント文書」「スキャン文書」「全ての文書」は、上記ステップＳ５０４でモードを選択するためのボタンである。また、また「論理ＢＯＸ」「物理ＢＯＸ」のボタン表示は、現在の表示形式が論理ボックスか物理ボックスのどちらの態様であるかを示し、選択された方が反転表示される。

図１３（ａ）では、論理ボックス表示が選択され、さらに電子文書の種類としてスキャン文書が選択された場合において、論理ツリーの「社内」が選択されている場合のボックス（スキャンボックス）の表示例を示す。
ここで、スキャン文書の論理ツリーが、図１１（ｂ）のように作成されたとすると、「社内」に属する論理ボックスは、「稟議書」、「議事録」、「レター」、「その他」の４個あり、操作パネル部には図１３（ａ）に示すようにそれらの論理ボックスを示す４個のボタンが表示される。

ここで、ユーザが、「議事録」のボタンにタッチして選択し、「中に移動」のボタンにタッチすると、図１３（ｂ）のように「議事録」のボックス内部の電子文書を示す画面に変わる。
仮に、ユーザが「社内会議における議事録文書」をスキャンしてユーザボックス００１に保存した場合、この電子文書には「社内」「議事録」と「会議」「社内」のそれぞれの用語を含んでいるため、図１１（ｂ）の破線で示すように論理ツリーの２箇所のボックスに仮想的に存在することになる。

そこで、図１３（ｂ）の表示画面では、当該電子文書に関する情報（ファイル名「社内会議の議事録」、保存日など）を表示すると共に、物理的な保存先である「ボックス００１」への移動ボタンと、もう一つの論理的な保存先のボックスである「会議＞社内＞」への移動ボタンを表示させ、それらボタンにタッチすると当該ボックスにジャンプするようになっている。

なお、図１３（ｂ）では、「社内＞議事録」の論理ボックス内には、便宜上１個の電子文書しか示されていないが、大量の文書を管理する場合には、一つの論理ボックス内に複数の電子文書があるのが一般的であり、これにより関連のある電子文書を極めて容易に見つけることができる。もし、この論理ボックス内に関連電子文書見つけることができなければ、ボックス００１にジャンプして、関連文書に関す情報を確認することもできるし（図６（ｂ）参照）、また、他の「会議＞社内＞」の論理ボックスにジャンプして探すこともできる。

このように電子文書の意味解析において実行される構造解析の解析結果に基づき、ボックスを論理的に分けることができるので、内容的に関連性のある電子文書の検索が極めて容易になる。また、この際、電子文書のモードを選択することにより選択された電子文書の種類について最適な論理ツリーを構築しなおして論理ボックスを作成しているので、より効率的な文書検索が行える。

なお、本発明に係る文書管理装置を実現するためのプログラムは、例えば磁気テープ、フレキシブルディスク等の磁気ディスク、ＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＭＯ、ＰＤなどの光記録媒体、Ｓｍａｒｔ Ｍｅｄｉａ（登録商標）、ＣＯＭＰＡＣＴＦＬＡＳＨ（登録商標）などのフラッシュメモリ系記録媒体等、コンピュータ読み取り可能な各種記録媒体に記録することが可能であり、当該記録媒体の形態で生産、譲渡等がなされる場合もあるし、プログラムの形態で、インターネットを含む有線、無線の各種ネットワーク、放送、電気通信回線、衛星通信等を介して伝送、供給される場合もある。

＜変形例＞
以上、本発明を実施例に基づいて説明してきたが、本発明の内容が、上記実施の形態に示された具体例に限定されないことは勿論であり、例えば、以下のような変形例を考えることができる。
（１）即ち、上記実施の形態では、文書管理装置の一例として本発明をＭＦＰ１００に適用した場合について詳細に説明したが、本発明に係る文書管理装置はＭＦＰ以外にも、スキャナー、プリンタ、ファクシミリ装置など原稿画像を処理する機器に適用する装置に適用することができる。

（２）さらに、ＭＦＰ１００でスキャンした電子文書をファイルサーバ４００に転送し、ファイルサーバ４００において上記ファイリング処理などを実行させるようにしても構わない。また、ＰＣ端末２００、３００のモニターに上記操作パネル部１６０の表示部１６１と同様な表示をさせて、ＰＣ端末からネットワーク５００を介して、ＭＦＰ１００内のファイリング文書を参照するように構成すれば、さらに使い勝手がよくなる。なお、これらの場合でもあってもシステム全体として「文書管理装置」として機能しうるものである。

図１４は、実施例１における図６（ｂ）に相当する表示をＷｅｂブラウザによるＰＣ端末２００のモニター２０１の画面表示例を示す図である。また、図１５は、実施例３における図１３（ｂ）に相当するモニター表示画面の例である。
それぞれカーソルを目的箇所に移動させてマウスをクリックすることにより目的の操作が実行されるように構成される。なお、本例では、表示ボタンをクリックすると当該ブラウザ画面に、参照したい電子文書を表示させて確認することができるようにプログラムされており、わざわざプリントアウトせずとも電子文書の内容を確認できるので便利である。

（３）上記実施の形態においては、電子文書の内容を特徴付けるため、その要約文を作成したが、必ずしも要約文でなくとも、文字認識して得られたテキストデータからいくつかのキーワードを抽出して、これを電子文書に関連付けるようにしても構わない。なお、このようなキーワードを具体的に抽出する方法は、例えば、特開２００４−１５２０４１号公報などに開示されている。

本発明の実施例１に係る文書管理装置（ＭＦＰ）、及び当該ＭＦＰを含むネットワークシステムの構成の一例を示す機能ブロック図である。 中央制御部１２０におけるファイリング処理の内容を説明するためのフローチャートである。 電子文書の保存時のデータ構造を示す図である。 操作パネル部の表示部に、関連する電子文書に関する情報を表示する場合の画面の一例を示す図である。 中央制御部１２０における電子文書出力処理の内容を説明するためのフローチャートである。 （ａ）（ｂ）は電子文書出力処理をする際に、操作パネル部の表示部に表示される画面の例を示す図である。 本発明に実施例２に係る文書管理装置における電子文書削除処理の内容を説明するためのフローチャートである。 削除された電子文書のヘッダー情報を示す図である。 関連する電子文書が削除された場合における操作パネル部の表示部の表示例を示す図である。 本発明の実施例３に係るファイリング処理の内容を示すフローチャートである。 （ａ）（ｂ）は、論理ツリーの例を示す図である。 実施例３におけるボックス表示処理の内容を示すフローチャートである。 （ａ）（ｂ）は上記ボックス表示処理をする際における、操作パネル部の表示部に表示される画面の例を示す図である。 ＰＣ端末のＷｅｂブラウザによるボックスの表示例である。 ＰＣ端末のＷｅｂブラウザによる別のボックスの表示例である。

符号の説明

１００ ＭＦＰ
１１０ 通信制御部
１２０ 中央制御部
１３０ 記憶部
１４０ 画像形成部
１５０ 画像読取部
１６０ 操作パネル部
２００、３００ ＰＣ端末
４００ ファイルサーバ
５００ ＬＡＮ

Claims (9)

1. 文字を含む原稿の画像データを管理する文書管理装置であって、
   原稿の画像データを取得する画像データ取得手段と、
   取得した原稿の画像データに対して文字認識を行ってテキストデータを取得し、このテキストデータに基づき当該原稿の内容を特徴付ける文書情報を作成する文書情報作成手段と、
   原稿の画像データとその文書情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、
   原稿の画像データを新たに取得した場合に、その画像データの文書情報と、前記記憶手段に記憶されている画像データの文書情報とから、当該新たに取得された画像データと関連する画像データを検索する検索手段と、
   前記新たに取得された画像データと、前記検索された画像データを関連付ける関連付け手段と、
   前記新たに取得された画像データに関連付けされた画像データに関する情報を表示する表示手段と
   を備えたことを特徴とする文書管理装置。
2. 前記文書情報作成手段は、取得したテキストデータの意味を解析して、その要約文を作成する要約文作成手段を有し、前記文書情報は、当該要約文作成手段により作成された要約文であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記検索手段は、新たに取得された画像データの文書情報と、記憶手段に記憶されている画像データの文書情報とを比較して、一致する単語が所定数ある場合に、双方の画像データが関連していると判断することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
4. 前記関連付けられた画像データに関する情報とは、当該画像データのファイル名もしくは格納場所の情報を含むことを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の文書管理装置。
5. 原稿の画像データの入力者に関する情報を取得する入力者特定情報取得手段と、
   第１と第２の原稿の画像データが関連付けられている場合において、前記第１の原稿の画像データが消去された場合に、当該第１の原稿の画像データが消去された旨とその原稿の画像データの入力者に関する情報を原稿消去情報として、前記第２の原稿の画像データに関連付ける消去情報関連付手段と
   を備え、
   前記表示手段は、
   前記第２の原稿の画像データに関する情報を表示する際に、前記第１の原稿の画像データの原稿消去情報も表示することを特徴とする請求項１から４のいずれかに記載の文書管理装置。
6. 各画像データに関連付けられた文書情報の論理的な構成にしたがって、当該原稿の画像データを仮想的なボックスに分類する分類手段を備え、
   前記表示手段は、当該分類されたボックスを表示することを特徴とする請求項１から５のいずれかに記載の文書管理装置。
7. 前記表示手段は、前記分類された画像データの物理的な格納場所に関する情報を表示することを特徴とする請求項６に記載の文書管理装置。
8. 画像データの取得形態の指定を受け付ける受付手段を備え、
   前記分類手段は、受け付けた取得形態の画像データについてのみ分類を実行することを特徴とする文書管理装置。
9. 原稿の画像を読み取る画像読取手段と、接続された外部端末から受信した印刷データに基づき画像を形成する画像形成手段とを備え、
   前記画像データの取得形態は、前記画像読取手段により原稿を読み取って得た画像データであるか、外部端末から受信した印刷データであるか、あるいはその双方のデータであるかを意味することを特徴とする請求項８に記載の文書管理装置。

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