JP2014238795A - コンテンツデータ管理システムおよびコンテンツデータ管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】複数種類のコンテンツデータを一元管理することが可能なコンテンツデータ管理システムおよびコンテンツデータ管理方法を提供する。
【解決手段】データ入力部２０とデータ出力部３０と、コンテンツデータの格納先となるフォルダ４２Ｘが形成され、フォルダ４２Ｘに関する登録要求属性情報４４Ｘが記憶されている記憶部４０と、コンテンツデータの格納フォルダ４２Ｘが指定された際、フォルダ４２Ｘに関する登録要求属性情報４４Ｘをコンテンツデータの登録属性情報４６Ｘの入力画面として表示し、コンテンツデータの登録属性情報４６Ｘの入力を促し、入力されたコンテンツデータの登録属性情報４６Ｘをコンテンツデータと登録要求属性情報４４Ｘとに対応させた状態で記憶部４０に記憶させる処理を実行するデータ管理部５０と、を有することを特徴とするコンテンツデータ管理システム１０である。
【選択図】図１

Description

本発明は、コンテンツデータ管理システムおよびコンテンツデータ管理方法に関する。

文書ファイルや画像ファイルなどの電子ファイルを管理するためのコンテンツデータ管理システムは、電子ファイルそのものを登録するだけではなく、ファイル名や登録日、登録者などの属性を入力して登録することが多い。
しかしながら、電子ファイルの管理方法が異なると、登録すべき属性も異なるため、コンテンツデータ管理システムごとに管理することができる電子ファイルが限定されてしまうことになる。

このような従来型のコンテンツデータ管理システムとしては、例えば、特許文献１において開示されている構成が知られている。

特開２０１２−２４９２３０号公報

特許文献１において開示されているコンテンツデータ管理システムは、放送中又は過去に放送された複数のコンテンツデータを一意に識別することが可能な構成を有しているため、放送中や過去に放送されたいわゆる放送コンテンツデータを管理する際においては、好適に用いることができる。

特許文献１に開示されているコンテンツデータ管理システムをはじめとする、公知のコンテンツデータ管理システムのほとんどが、特定のコンテンツデータの管理に特化した構成が採用されているため、属性が異なる複数種類のコンテンツデータを一元管理することができない。このため、コンテンツデータの種類に応じた複数のコンテンツデータ管理システムを手配しなければならず、導入コストや運営コストが高騰してしまうという課題がある。

そこで本発明は、属性が異なる複数種類のコンテンツデータを一元管理することが可能なコンテンツデータ管理システムおよびコンテンツデータ管理方法を提供することを目的としている。

上記課題を解決するために本発明者は鋭意研究を行った結果、以下の構成に想到した。
すなわち、文書・図画を含むコンテンツデータの入力および出力が可能なデータ入力部およびデータ出力部と、前記コンテンツデータの格納先となるフォルダが形成されていると共に、当該フォルダに関する登録要求属性情報が記憶されている記憶部と、前記データ入力部により前記コンテンツデータを格納するフォルダが指定された際に、当該フォルダに関する前記登録要求属性情報を前記コンテンツデータの登録属性情報の入力画面として前記データ出力部に表示すると共に前記データ入力部による前記コンテンツデータの登録属性情報の入力を促し、前記データ入力部により入力された前記コンテンツデータの登録属性情報を前記コンテンツデータと前記登録要求属性情報とに対応させた状態で前記記憶部に記憶させる処理を実行するデータ管理部と、を有することを特徴とするコンテンツデータ管理システムである。
これにより、単一のコンテンツデータ管理システムでありながら登録属性情報が異なる複数種類のコンテンツデータの管理を行うことができる。

また、前記フォルダに関する登録要求属性情報は、前記記憶部に前記フォルダを作成する際に設定可能に設けられていることが好ましい。
これによりすべてのコンテンツデータの登録属性情報を事前に設定する必要がなく、管理対象となるコンテンツデータの登録属性情報に応じて任意に設定することができる。

また、前記登録要求属性情報および前記登録属性情報は、変更可能であることが好ましい。
これによりコンテンツデータを管理する際の基準となる登録属性情報を適宜変更することができ、コンテンツデータ管理システムの使い勝手がさらに向上する。

また、前記データ管理部は、前記フォルダに関する登録要求属性情報と、前記フォルダ内に保存されている前記コンテンツデータの登録属性情報との一致・不一致状態を検出し、不一致状態を検出した場合のみ、属性情報不一致通知を前記データ出力部から出力させることが好ましい。
これにより、フォルダとフォルダに記憶されているコンテンツデータとの間で登録要求属性情報と登録属性情報の整合性が維持され、誤動作などによりフォルダの登録要求属性情報やコンテンツデータの登録属性情報を変更してしまっても、可及的速やかに適正な状態に戻すことができ、信頼性の高いコンテンツデータ管理システムにすることができる。

さらには、前記データ管理部は、前記フォルダに関する登録要求属性情報と、前記フォルダ内に保存されている前記コンテンツデータの登録属性情報との一致・不一致状態を検出し、不一致状態を検出した場合には、不一致状態が検出された前記コンテンツデータを、不一致状態が解消されるまで非公開にすることが好ましい。
これにより、フォルダに格納されているコンテンツデータに不備が生じている場合、コンテンツデータの外部への公開が制限されるため、コンテンツデータ管理システムに不具合が生じた状態でのデータの流出を抑えることができる。

また、前記データ管理部は、前記フォルダに関する登録要求属性情報と、前記フォルダ内に保存されている前記コンテンツデータの登録属性情報との一致・不一致状態を検出し、不一致状態を検出した場合には、不一致状態が検出された前記コンテンツデータを、不一致状態が解消されるまで特定ユーザを除いて非公開にすることが好ましい。
これにより、フォルダに格納されているコンテンツデータに不備が生じている場合、管理者などの特定ユーザを除いてコンテンツデータの外部への公開が制限されるため、コンテンツデータ管理システムに不具合が生じた状態でのデータの流出を抑えることができ、データの不備の修復作業を迅速に行うことができる。

また、他の発明としては、記憶部に形成され、登録要求属性情報を有するフォルダに、コンテンツデータを登録属性情報と共に関連付けして格納することにより、データ管理部による前記コンテンツデータの管理を可能にするためのコンテンツデータ管理方法であって、ユーザが、データ入力部を用いて前記記憶部から前記コンテンツデータを格納すべきフォルダを指定するステップと、前記データ管理部が、ユーザにより指定されたフォルダに対応する登録要求属性情報に基づいてデータ出力部に前記コンテンツデータの登録属性情報の入力画面を表示されるステップと、ユーザが、前記入力画面に沿って前記コンテンツデータの登録属性情報を前記データ入力部を用いて入力するステップと、前記データ管理部が、前記コンテンツデータの登録属性情報を前記フォルダの登録要求属性情報に対応させた状態で前記コンテンツデータを前記記憶部に記憶させるステップを有していることを特徴とする。
これにより、単一のコンテンツデータ管理システムでありながら登録属性情報が異なる複数種類のコンテンツデータの管理を行うことができる。

また、前記データ管理部は、前記フォルダの登録要求属性情報と、当該フォルダに格納されている前記コンテンツデータの登録属性情報との一致・不一致状態を検出し、不一致状態を検出した場合のみ、前記データ出力部から登録属性データ不一致通知をユーザに対して出力するステップをさらに有することが好ましい。
これにより、フォルダとフォルダに記憶されているコンテンツデータとの間で登録要求属性情報と登録属性情報の整合性が維持され、誤動作などによりフォルダの登録要求属性情報やコンテンツデータの登録属性情報を変更してしまっても、可及的速やかに適正な状態に戻すことができ、信頼性の高いコンテンツデータ管理システムにすることができる。

また、前記データ管理部は、前記不一致状態を検出した前記コンテンツデータのみを非公開設定するステップをさらに有することが好ましく、さらに、前記データ管理部は、前記不一致状態を検出した前記コンテンツデータのみを非公開設定したことを特定ユーザに通知するステップと、前記特定ユーザに対してのみ公開設定するステップをさらに有することが好ましい。
これらにより、フォルダに格納されているコンテンツデータに不備が生じている場合、管理者などの特定ユーザを除いてコンテンツデータの外部への公開が制限されるため、コンテンツデータ管理システムに不具合が生じた状態におけるコンテンツデータの外部への流出を抑えることができ、コンテンツデータの不備の修復作業を迅速に行うことができる。

本発明にかかるコンテンツデータ管理システムおよびコンテンツデータ管理方法の構成によれば、例えば、規定類用の文書データと非規定類用の文書データなどのように属性の異なる複数種類のコンテンツデータを単一の管理システムで取り扱うことができる。これによりコンテンツデータ管理システムの導入コストや運営コストを低減させることが可能になる。
また、複数種類のコンテンツデータを単一の管理システムにより一元管理することができるため、コンテンツデータの管理をする上での事務手続きの効率を向上させることが可能になる。

本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムの概略構成図である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の初期画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。 本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムにおける操作画面の一例である。

以下、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムの実施形態について図面に基づいて具体的に説明する。本実施形態においては、説明を簡単にするため、管理対象のコンテンツデータの一例として、一般コンテンツデータと、規定系コンテンツデータとを扱うコンテンツデータ管理システム１０に基づいて発明の詳細な説明を行うことにする。
本実施形態において一般コンテンツデータとは、単なる文書データや画像（図画）データからなるコンテンツデータのことを指すものとする。同じく、規定系コンテンツデータとは、ＩＳＯ関連書類データに代表されるような文書データや画像（図画）データのように、各データが有している登録属性情報に基づいて各データの詳細な管理を行う必要があるコンテンツデータのことを指すものとする。

図１は、本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システムの概略構成図である。
コンテンツデータ管理システム１０は、図１に示すように、データ入力部２０と、データ出力部３０と、コンテンツデータや、コンテンツデータ管理用動作制御プログラムが記憶されている記憶部４０と、コンテンツデータ管理用動作制御プログラムに基づいて動作するＣＰＵに代表されるデータ管理部５０とを有している。
このように、本実施形態におけるコンテンツデータ管理システム１０は、いわゆるコンピュータ（サーバコンピュータやパソナルコンピュータ）のハードディスクドライブにコンテンツデータ管理用動作制御プログラムをインストールし、ＣＰＵにコンテンツデータ管理用動作制御プログラムに基づいた処理を実行させることにより構成することができる。他の形態例としては、コンテンツデータ管理用動作制御プログラムが記憶されたＲＯＭをコンピュータのＣＰＵに読み取りおよび実行させる構成を採用することもできる。

本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システム１０は、ネットワークに接続されていない、いわゆるスタンドアロン型のシステムとして説明を行うが、コンテンツデータ管理システム１０をネットワーク型のシステムに構成することも可能である。この場合、上記構成例にあるようなコンピュータを複数台ネットワーク接続することにより構成することができる。例えば、記憶部４０とデータ管理部５０を主に担うサーバコンピュータに対し、データ入力部２０とデータ出力部３０を主に担うクライアントコンピュータがネットワークを介して接続されたクライアントサーバ方式、または、Ｗｅｂアプリケーション方式などにより構成することができる。
なお、ネットワークはＬＡＮであってもＷＡＮであってもよく、通信方式や通信形態は特に限定されるものではない。

データ入力部２０はユーザにより操作され、コンテンツデータ管理システム１０に対するデータ入力のために用いられる構成であり、本実施形態においてはマウスやキーボードを想定している。
データ出力部３０は、コンテンツデータ管理システム１０においてユーザに情報表示を行うための構成であり、具体的にはモニタや記録媒体接続装置などが例示でき、本実施形態においてはモニタを想定している。

記憶部４０についてより詳細に説明する。
本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システム１０の記憶部４０としては、コンピュータによりアクセス可能な記録媒体が好適であり、具体的にはハードディスクドライブを用いることができる。このような記憶部４０には、データの格納先であるフォルダ４２Ｘ（Ｘ＝Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，…）が形成（作成）されている。フォルダ４２Ｘは予め記憶部４０に形成しておくこともできるし、ユーザがデータ入力部２０を用いて任意のタイミングで記憶部４０にフォルダ４２Ｘを形成することもできる。

記憶部４０内の各フォルダ４２Ｘに対しては、登録要求属性情報４４Ｘ（Ｘ＝Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，…）がそれぞれ紐付けされた状態で記憶部４０に記憶されている。登録要求属性情報４４Ｘは、登録要求属性情報４４Ｘが紐付けされているフォルダ４２Ｘにコンテンツデータを格納する際に、コンテンツデータが備えるべき登録属性情報４６Ｘ（Ｘ＝Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，…）の内訳（登録すべき属性情報の項目）を指定するためのデータである。このようなコンテンツデータが備えるべき登録属性情報４６Ｘとしては、いわゆるコンテンツデータのプロパティ情報を用いることができる。

登録要求属性情報４４Ｘの内訳は、記憶部４０にフォルダ４２Ｘを形成する際に同時に設定してもよいし、フォルダ４２Ｘにコンテンツデータを格納する際に設定することもできる。また、フォルダ４２Ｘにコンテンツデータを一旦格納させた後の適宜のタイミングで、ユーザが登録要求属性情報４４Ｘを設定または変更することも可能である。

本コンテンツデータ管理システム１０では、前述のとおり、一般コンテンツデータと規定系コンテンツデータの一元管理が行われる。通常、一般コンテンツデータにおける登録属性情報４６Ｘの情報量に対して、規定系コンテンツデータにおける登録属性情報４６Ｘの情報量の方が多いといったように、コンテンツデータの種類に応じて登録属性情報４６Ｘの情報量はそれぞれ異なっている。

より詳細には、一般コンテンツデータにおける登録属性情報４６Ｘは、登録データ名称のみがあればよい。したがって、一般コンテンツデータを格納する予定のフォルダ４２Ｘに紐付された登録要求属性情報４４Ｘには登録データ名称のみが指定されていれば、コンテンツデータ管理システム１０において一般コンテンツデータを管理可能な状態で記憶させる（格納させる）ことができる。
これに対して規定系コンテンツデータにおける登録属性情報４６Ｘは、ＩＳＯ書類であれば、登録データ名称に加え、登録番号、版数、承認者情報、公開日に関する情報が必要である。よって、規定系コンテンツデータを格納するフォルダ４２Ｘに紐付された登録要求属性情報４４Ｘには、少なくとも、登録データ名称、登録番号、版数、承認者情報、公開日に関する情報が指定されていれば、コンテンツデータ管理システム１０において規定系コンテンツデータを管理可能な状態で記憶させる（格納させる）ことができる。

このように、複数種類のフォルダ４２Ｘと、これらフォルダ４２Ｘに紐付けされた登録要求属性情報４４Ｘを記憶部４０に記憶させることが可能になっているため、本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システム１０によれば、管理対象となるコンテンツデータの種類に応じたフォルダ４２Ｘにコンテンツデータを格納することができる。
なお、ここでは説明を簡単にするため、コンテンツデータ管理システム１０が取り扱うコンテンツデータとして、一般コンテンツデータおよび規定系コンテンツデータの２種類としているが、コンテンツデータの種類を３種類以上に増やすこともできる。

また、本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システム１０においては、一般コンテンツデータや規定系コンテンツデータのそれぞれにおいて、さらにコンテンツデータの種類を細分化した状態で記憶部４０に記憶させるようにしてもよい。
具体的には、一般コンテンツデータに対応する案件管理フォルダ４２Ａと、規定系コンテンツデータに対応する規定管理フォルダ４２Ｂをそれぞれ記憶部４０内に配設し、案件管理フォルダ４２Ａと規定管理フォルダ４２Ｂに対して単数または複数の下層フォルダ（図示せず）と、それぞれの下層フォルダに紐付けした下層フォルダ用登録要求属性情報をさらに設けた構成を採用することにより実現可能である。

このような下層フォルダを適宜作成することにより、管理対象となるコンテンツデータを一般コンテンツデータまたは規定系コンテンツデータ内において細分化した状態で管理することが可能になる。このような構成によれば、コンテンツデータ管理システム１０に登録されているコンテンツデータの検索など細かい条件設定により行うことができる点でコンテンツデータの運用面で特に好都合である。
下層フォルダに紐付けされる下層フォルダ用登録要求属性情報は、そのフォルダの上層のフォルダ（ここでは案件管理フォルダ４２Ａと規定管理フォルダ４２Ｂ）に紐付けされている登録要求属性情報（ここでは４４Ａ，４４Ｂ）と同一の構成となるように一括設定すること、そのフォルダのさらに下層のフォルダに紐付けされる登録要求属性情報を同一の構成となるように一括設定すること、さらにはユーザにより任意の登録要求属性情報に設定することも可能である。

次にテータ管理部５０について詳細な説明をする。
データ管理部５０は、記憶部４０に予め記憶されているコンテンツデータ管理用動作制御プログラムおよびユーザによるデータ入力部２０からの入力データに基づいてデータ出力部３０や記憶部４０に対する処理動作を実行させるための構成である。以下に使用状況に基づきながらデータ管理部５０が行う処理動作について詳細に説明する。

ユーザがデータ入力部２０を介してコンテンツデータ管理システム１０を起動させると、データ管理部５０は、データ出力部３０であるモニタにコンテンツデータ管理システム１０の操作画面（以下、単に操作画面という）を表示させる。データ管理部５０は、データ出力部３０に表示した操作画面に沿ってユーザが操作するマウスやキーボードなどのデータ入力部２０によるコンテンツデータ管理システム１０（記憶部４０）へのデータ入力の補助を行う（データ入力を促す）。ここで、図２は、データ出力部に表示された操作画面の初期画面の一例を示すものである。

データ管理部５０は、データ出力部３０に操作画面の表示を行う際と同時、または、ユーザが操作画面に配設されたフォルダ表示ボタン（図示せず）をデータ入力部２０により選択（以下、単にクリックという）した際に、記憶部４０内にある各フォルダ４２Ｘを参照し、データ出力部３０に記憶部４０内のフォルダ４２Ｘの一覧（図２においては、案件管理フォルダ４２Ａ、規定管理フォルダ４２Ｂ、一般文書フォルダ４２Ｃ，監査資料４２Ｄの４つ）を表示させる。このときデータ出力部３０に表示されるフォルダ４２Ｘはいわゆるルートフォルダのみである。先述にあるように下位フォルダを有する案件管理フォルダ４２Ａと規定管理フォルダ４２Ｂには、フォルダ名表示部分の近傍位置にその旨を表示する識別子（ここでは＋マーク）が表示される。

また、ユーザが、操作画面に表示されているフォルダ４２Ｘのうちの特定のフォルダ（ここでは一般文書フォルダ４２Ｃ）をデータ入力部２０により選択し、右クリックなどの動作を実行すると、図示しない編集メニューが表示される。続いてユーザがデータ入力部２０で編集メニューをクリックすると、データ管理部５０は、ユーザに選択された一般文書フォルダ４２Ｃに紐付けされている登録要求属性情報４４Ｃを参照する。続いてデータ管理部５０は、一般文書フォルダ４２Ｃに紐付けされた登録要求属性情報４４Ｃにて特定されている詳細情報画面をデータ出力部３０に表示させる（図３参照）。

図３に示すように、詳細情報画面では、最上部から上位フォルダ、フォルダ名、説明欄が一群の状態で表示され、その下にプロパティ欄およびタスク欄がそれぞれ一群の状態で表示されている。ここで、一般文書フォルダ４２Ｃはルートフォルダであるため、上位フォルダの欄はブランク（データ入力ができない状態）に表示されている。フォルダ名および説明の欄には、ユーザがデータ入力部２０を用いて必要情報の入力および編集が可能になっている。すなわち、図３に示す画面は、コンテンツデータの登録属性情報の入力画面ということになる。

現時点においては一般文書フォルダ４２Ｃに登録要求属性情報４４Ｃが設定されていないため、プロパティ欄の部分には、上位フォルダと同一の設定をするチェックボックスと、すべての下位フォルダに同一の設定をするチェックボックスと、ドキュメントのプロパティ変更を許可しないチェックボックスと、選択ボタンおよびすべて削除ボタンのみからなる基本メニューのみが表示されている。
基本メニューのチェックボックスを選択した際におけるデータ管理部５０の動作は、それぞれのチェックボックスに記載されたとおりの動作を行うため、ここでの詳細な説明は省略する。

タスク欄の部分においても、一般文書フォルダ４２Ｃに登録要求属性情報４４Ｃが設定されていないため、上位フォルダと同一の設定をするチェックボックスと、すべての下位フォルダに同一の設定をするチェックボックスとからなる基本メニューのみが表示されている。ここでも基本メニューが選択された場合のデータ管理部５０の動作もそれぞれのチェックボックスの記載内容とおりであるためここでの詳細な説明は省略する。

ユーザがデータ入力部２０によりプロパティ欄の選択ボタンをクリックすると、データ管理部５０は、一般文書フォルダ４２Ｃに紐付けされる登録要求属性情報４４Ｃの選択画面をデータ出力部３０内に別画面表示させる（図４参照）。続いてユーザが図４に示す登録要求属性情報４４Ｃの選択画面の左側画面に表示されているプロパティ項目の一覧から一般文書フォルダ４２Ｃに紐付けすべきプロパティ項目を選択し、追加ボタンをクリックすると右側画面にそのプロパティ項目を追加することができる。登録要求属性情報４４Ｃに必要なすべてのプロパティ項目が右側画面に追加された後、ユーザがデータ入力部２０により決定ボタンをクリックする。これに続いてデータ管理部５０は、図４に示す登録要求属性情報４４Ｃの選択画面を消すと共に、登録要求属性情報４４Ｃの内容に関する詳細情報画面をデータ出力部３０に表示させる（図５参照）。ここでは、ユーザが図４に示した選択画面に表示されているプロパティ項目から公開日・通知設定の項目と、登録番号管理の項目を選択したものとして説明する。

図５に示す登録要求属性情報４４Ｃの内容に関する詳細情報画面は、図３に示す一般文書フォルダ４２Ｃに紐付けされている登録要求属性情報４４Ｃの内容に関する詳細情報画面のプロパティ欄に、登録要求属性情報４４Ｃの選択画面からユーザにより選択されたプロパティ項目が追加された表示になっていることがわかる。追加した各プロパティ項目のうち、登録要求属性情報４４Ｃにおいて必須項目にすべきプロパティ項目の場合、必須チェックボックスにチェックを入れることにより必須項目に指定することができる。

この必須要件にするか否かのチェックボックスがユーザにより有効になるよう設定された場合、データ管理部５０は、必須要件として選択されているプロパティ項目がユーザによりデータ入力されていなければ、一般文書フォルダ４２Ｃにコンテンツデータの登録を許可しないようにすることができる。また、削除ボタンをクリックすると、登録要求属性情報４４から削除対象の項目を削除することができる。

ユーザが操作画面上にて戻るボタンをクリックするなどの編集メニューを終了させる操作をおこなうと、データ管理部５０は、データ出力部３０の表示画面を図２に示した画面表示状態に戻す。
続いてユーザがデータ入力部２０により一般文書フォルダ４２Ｃを選択すると共に、データ入力部２０にて所定の操作（例えば、右クリック）を実行すると、データ出力部３０に図６に示すようにメニュー一覧が表示される。ユーザが登録コンテンツ編集メニューを選択すると、図示しないサブメニューが展開表示される。ユーザが展開表示されたサブメニューの中からドキュメント登録メニューをデータ入力部２０により選択すると、データ管理部５０は、データ出力部３０に図７に示すようなドキュメント登録用画面を表示させる。

このときデータ管理部５０は、一般文書フォルダ４２Ｃに紐付けされている登録要求属性情報４４Ｃに設定されている情報を、登録属性情報４６Ｃとしてデータ出力部３０に表示させる。これを具体的に説明すると、データ管理部５０は、登録要求属性情報４４に設定されている情報のうち、図５で示した項目設定メニューを必須条件にするか否かについてのチェックボックスが選択された設定項目に対しては、図７に示す画面においてプロパティ欄の設定項目名の脇にアスタリスクを表示させている。なお、ユーザが表示画面上で確認することが可能であれば、本実施形態のように必須設定項目名の脇にアスタリスクを表示する方法以外の方法であってもよい。

ユーザがデータ入力部２０を用いて図７に示すドキュメント登録用画面内のドキュメント名の入力部にテキストを入力し、コンテンツ欄のファイル登録ボタンをクリックすると、データ管理部５０はファイル登録ボタンと削除ボタンをドキュメント登録用画面に表示させる。ユーザは、これらのボタンをデータ入力部２０でクリックして登録または削除すべきコンテンツデータを選択または削除する編集を行うことができる。

このようにドキュメント登録用画面に沿ってユーザによるデータ入力操作が行われると、データ管理部５０は、入力されたデータに基づいて登録属性情報４６Ｃを作成または編集し、コンテンツデータと共に記憶部４０に記憶させる。このとき、コンテンツ欄において登録されるコンテンツデータは、１つのファイルを登録する他に、同一または異なる種類の複数のファイルを登録することもできる。

図７では、コンテンツ欄においてファイル登録ボタンが選択されているため、ファイル登録ボタンの下側位置にファイル追加ボタンと削除ボタンが表示されているが、ファイル登録ボタンではなく、ファイル登録ボタンの右隣にあるテキスト入力ボタンを選択すると、ファイル追加ボタンと削除ボタンではなく、テキスト入力画面が表示される（ここでは図示しない）。
コンテンツ欄において、ファイル登録ボタンまたはテキスト入力ボタンを適宜選択し、ファイルまたはユーザがデータ入力部２０を用いて入力したテキストデータのうちの少なくとも一つのコンテンツデータを登録した後、プロパティ小画面の各入力項目についてのデータ入力を行う。このプロパティ小画面の入力項目は、図７に示す画面の最上位に入力したドキュメント名に紐付けされることになる。

ユーザにより、図７に示すドキュメント名の入力部、コンテンツデータの選択および／またはテキスト入力、プロパティ小画面の各項目のデータ入力がなされると、データ管理部５０は、データ出力部３０に図８に示す画面を表示させる。図８に示すように、コンテンツ欄の登録済コンテンツ表示部に、ユーザにより追加されたコンテンツデータが表示されていることがわかる。
フォルダ欄の選択ボタンをユーザがクリックすると、現在選択されているフォルダ（ここでは、一般文書フォルダ４２Ｃ）とは別のフォルダにデータを登録させることもできる。そして、タスク欄の選択ボタンをユーザがクリックすると、タスク進捗状況確認機能についての設定を行うことができる。タスクの進捗状況確認機能の詳細については後述する。

以上のようにユーザにより選択された一般文書フォルダ４２Ｃに対するデータ入力画面に沿ってデータの入力がなされると、データ管理部５０は、一般文書フォルダ４２Ｃに紐付けされている登録要求属性情報４４Ｃと、一般文書フォルダ４２Ｃに格納したコンテンツデータに紐付けさせた登録属性情報４６Ｃ（図８内のプロパティ欄に入力されたデータ）との比較を行う。

データ管理部５０は、図８に示すプロパティ欄の設定項目名の脇にアスタリスクマークが表示されている箇所のデータが未入力であることを検出した場合、データ管理部５０はデータ出力部３０に図示しない警告画面を表示させて、一般文書フォルダ４２Ｃに対して必須要件とされているにもかかわらず、データ入力がなされていない設定項目の表示を行い、ユーザによる該当部分のデータの追加入力を促す。必須要件とされている設定項目のすべてにデータ入力がなされると、データ管理部５０は一般文書フォルダ４２Ｃ（記憶部４０）に登録属性情報４６が紐付けされたコンテンツデータを記憶させ、一般文書フォルダ４２Ｃへのコンテンツデータの登録を完了させる。

これに対してデータ管理部５０は、図８に示すプロパティ欄の設定項目名の脇にアスタリスクマークが表示されていない箇所（ここでは登録番号の欄）のデータが未入力である場合には、一般文書フォルダ４２Ｃ（記憶部４０）へのコンテンツデータおよびコンテンツデータに紐付けされた登録属性情報４６Ｃの登録処理を実行し、一般文書フォルダ４２Ｃへのコンテンツデータの登録を一旦完了させる。
一般文書フォルダ４２Ｃに登録（格納）したコンテンツデータに紐付けされた登録属性情報４６Ｃは、編集可能であるため、一般文書フォルダ４２Ｃにコンテンツデータを登録させた後に、ユーザによる登録属性情報４６Ｃの設定項目の入力処理や変更処理を行うことが可能である。

以上に説明した一般文書フォルダ４２Ｃ以外においても、一般文書フォルダ４２Ｃへのコンテンツデータの登録方法と同様にしてコンテンツデータの登録を行うことができる。なお、あるフォルダ４２Ｘに対してコンテンツデータを登録する際においては、あるフォルダ４２Ｘに紐付けされた登録要求属性情報４４Ｘが未設定であれば、そのフォルダ４２Ｘにコンテンツデータを自由に登録することができる。このときデータ管理部５０は、コンテンツデータに紐付けされている登録属性情報４６Ｘをユーザに設定させたうえでコンテンツデータと共にフォルダ４２Ｘ（記憶部４０）に記憶させることも可能であり、さらには登録属性情報４６Ｘも未設定にした状態でフォルダ４２Ｘにコンテンツデータと共に記憶（格納）させる処理を実行することも可能である。

以上のようにブランク状態でコンテンツデータと共にフォルダ４２Ｘ（記憶部４０）に記憶された登録要求属性情報４４Ｘおよび／または登録属性情報４６Ｘは、いずれも編集可能であるため、必要に応じて、ユーザにより適宜データの設定および変更などのデータ編集を行うことができる。また、特定のフォルダ４２Ｘにコンテンツデータを格納させた場合には、コンテンツデータをフォルダ４２Ｘに登録処理をしたユーザに関する情報（フォルダ管理者情報）を登録属性情報４６Ｘの一部として登録させることも可能である。

また、このフォルダ管理者情報はフォルダ４２Ｘに対応させた状態で記憶部４０に記憶させておくこともできる。このような構成を採用することにより、フォルダ管理者情報に登録されているユーザやシステム管理者のみに、そのフォルダ４２Ｘの閲覧権限や閲覧権限および編集権限を付与させることができ、コンテンツデータに対する不用意な処理から保護することもできる。

つづいて、本実施形態にかかるコンテンツデータ管理システム１０におけるコンテンツデータの登録状態の確認方法について説明する。
ユーザがデータ入力部２０を用いて図示しないメニュー画面において登録内容確認ボタンをクリックすると、データ管理部５０は、記憶部４０に記憶されているフォルダ管理者情報に基づいて、ユーザがフォルダ管理者として登録されているフォルダ４２Ｘを抽出する。続いてデータ管理部５０は、抽出したフォルダ４２Ｘに紐付けされている登録要求属性情報４４Ｘおよび登録属性情報４６Ｘの登録情報の内容についての比較を行い、登録要求属性情報４４Ｘにおいて指定されている情報と登録属性情報４６Ｘにて登録されている情報とが一致しているか否かの確認処理を行う。

ここで、データ管理部５０が、登録要求属性情報４４Ｘの内容と登録属性情報４６Ｘの内容とが一致していないことを検出した場合には、これらの登録要求属性情報４４と登録属性情報４６が紐付けされているフォルダ４２Ｘに対し、図９に示すようにフォルダ表示部に表示されているフォルダ名の脇に警告表示を表示させる。本実施形態においては、警告表示を図９に示すように三角マークとエクスクラメーションマークを合成した表示を採用しているが、この警告表示方法に限定されるものではない。なお、フォルダ４２Ｘに紐付けされている登録要求属性情報４４Ｘと登録属性情報４６Ｘの内容が一致した後はフォルダ４２Ｘに対する警告表示は非表示になる。

また、データ管理部５０は、登録要求属性情報４４Ｘの内容と登録属性情報４６Ｘの内容とが一致している場合においてのみ、そのフォルダ４２Ｘを他のユーザに対して公開可能に設定することもできる。さらにデータ管理部５０は、システム管理者に対してのみは、登録要求属性情報４４Ｘの内容と登録属性情報４６Ｘの内容とが一致していない場合であってもそのフォルダ４２Ｘを公開可能に設定することも可能である。
また、データ管理部５０は、登録要求属性情報４４Ｘの内容と登録属性情報４６Ｘの内容とが不一致であることを検出した後に、ユーザ（システム管理者）により登録属性情報４６Ｘのデータ補充がなされ、登録要求属性情報４４Ｘの内容と登録属性情報４６Ｘの内容とが不一致状態が解消されたことを検出した場合には、その時点からフォルダ４２Ｘを公開可能に設定してもよい。

このように登録要求属性情報４４Ｘと登録属性情報４６Ｘの内容の一致・不一致状態によってユーザに対するコンテンツデータの公開・非公開処理を行う条件設定は、予め記憶部４０に公開条件データとして予め記憶させておくことが好ましい。管理者権限を有するユーザ（システム管理者）であれば、公開条件データを編集することも可能である。このような設定を行うことによって、公開に不十分な状態のコンテンツデータをむやみに公開することによるデータ漏えいなどの不具合の発生を防止することができる。

管理者モードでの画面表示においては、表示画面右上に一般モードへのボタンが表示される。ユーザが一般モードボタンをデータ入力部２０によりクリックすると、図９に示した画面表示は図１０に示した画面表示に切り替わる。図１０は、一般モードの表示画面であり、ログインしたユーザにより登録されたコンテンツデータまたは閲覧が許可されたコンテンツデータのみが表示されている。ここでは、表示画面の右上に管理者モードボタンが表示されることになる。

また、データ管理部５０による警告表示の実行と同時または別のタイミングで、データ管理部５０は、フォルダ名を特定したうえで、そのフォルダ４２Ｘに対応する登録要求属性情報４４Ｘの内容とそのフォルダ４２Ｘに保存されているコンテンツデータの登録属性情報４６Ｘの内容が不一致であることをユーザに通知するために、属性不一致通知をデータ出力部３０に出力させる処理を実行することもできる。

ユーザが図９で示すような警告表示がなされているフォルダ４２（ここでは規定管理フォルダ４２ＢのＩＳＯ９０００系フォルダ４２Ｂａ）をクリックすると、データ管理部５０がデータ出力部３０に図１１に示す画面を表示させる。ユーザが表示された画面内のメニューに従って連絡先や通知日、通知手段を選択または入力し、決定ボタンをクリックすると、データ管理部５０が属性不一致通知条件を記憶部４０に記憶させる。図９に示す画面内において選択された処理対象、通知内容についてはデータ管理部５０により自動入力される。通知内容については、ユーザがデータ入力部２０を用いて編集が可能である。データ管理部５０は、特定フォルダ４２Ｘに対応する登録要求属性情報４４Ｘと登録属性情報４６Ｘとの不一致を抽出した際は、記憶部４０に予め記憶させてある属性不一致通知条件の内容に従ってその旨の通知を行う。

次に、コンテンツデータ管理システム１０を用いたタスク進捗状況確認機能について説明する。
図１２に示すように、フォルダの一覧表示画面で特定のフォルダ（ここでは一般文書フォルダ４２Ｃ）でユーザが右クリックをして表示させたメニューから新規フォルダ作成メニューを選択すると、データ管理部５０は、一般文書フォルダ４２Ｃの下位フォルダとして取引書類フォルダ４２Ｃａを作成する（図１３参照）。続いてユーザが取引書類フォルダ４２Ｃａ上にて右クリックをして、登録コンテンツ編集メニューを選択すると図示しないサブメニューが表示される。表示されたサブメニューの中からユーザがタスク選択メニューを選択すると、データ管理部５０は、データ出力部３０に図１４に示すタスク選択画面を表示させる。

次にユーザは、データ入力部２０を用いて図１４に示すタスク選択画面内の左側画面からタスク項目を選択し追加ボタンをクリックして右側下面にタスク項目を追加する。ユーザが決定ボタンをクリックするとタスク項目が決定する。タスク項目が決定するとデータ管理部５０は、データ出力部３０に図１５に示す画面を表示させる。画面にはタスク項目と、各タスク項目が必須項目であるか否かを決定するチェックボックスが表示される。ここでは、図１５に示すように、ユーザがすべてのタスク項目が必須であるように指定したものとして説明する。

ユーザが図１５内の保存ボタンをクリックすると、図１５の画面表示内のタスク設定項目が決定され、データ管理部５０が記憶部４０にタスク管理設定項目データを保存させる。図１５に示す画面に示されている上位フォルダと同一の設定をするチェックボックスと、全ての下位フォルダに同一の設定をするチェックボックスにユーザがチェックを入れると、データ管理部５０は、タスク管理設定項目データの設定条件をチェックボックスに記載された内容に設定する。

また、図１５に示す表示画面内において、各タスク項目はリンクになっており、ユーザがあるタスク項目（ここでは納品書）をクリックすると、データ管理部５０は、図１６に示す設定登録画面をデータ出力部３０に表示させる。図１６に示す設定登録画面内のフォルダ欄とタスク欄には、ユーザにより選択されたタスク項目に関する情報がデータ管理部５０によって自動的に反映される。これらの情報はフォルダ欄とタスク欄に設けられている選択ボタンにより変更することもできる。

図１６のコンテンツ欄にはファイル登録ボタンと、テキスト入力ボタンが配設されている。ここではファイル登録ボタンをクリックした状態を示している。ファイル登録ボタンが選択されると、図１６に示すようにファイル追加ボタンと削除ボタンが表示される。ユーザがファイル選択ボタンをクリックすると、ファイル一覧が表示されるので、適宜のファイルを選択して追加することができる。ファイルは単数または複数登録することができる。これに対してテキスト入力ボタンをクリックすると、テキスト入力画面が表示され、任意のテキスト情報を入力し、テキストデータを登録することができる。テキストデータについても複数を登録することができる。このようにして登録されたデータは、登録済コンテンツ欄に表示されることになる。

また、ドキュメント名の入力部にはテキストが入力可能になっており、見積書のタスクに関するドキュメント名を命名することができる。最後にユーザが戻るボタンをクリックすると、データ管理部５０が図１６の設定登録画面に入力されたデータを見積書のタスク項目データとして記憶部４０させ、図１７に示す文書作成進捗確認機能のメイン画面をデータ出力部３０に表示させる。

図１７はタスク管理設定項目のうち、見積書、注文書、注文請書までの項目についての設定を終えた状態を示している。取引書類フォルダ４２Ｃａにおいて必須項目である納品書と請求書のドキュメントが未設定であるため、これらに対応するドキュメント名にはブランク表示がされると共に、必須項目部分には×マークが表示される。データ管理部５０が図１７に示すような画面表示を行うことにより、ユーザは、取引書類フォルダ４２Ｃａにおけるタスク進捗状況（文書作成の進捗状況）を把握することができる。

なお、図１３に示す状態で、ユーザがタスク進捗状況確認機能を起動させると、データ管理部５０は、記憶部４０に記憶されているタスク管理設定項目データとタスク項目データとの比較を行い、タスク項目データの内容がタスク管理設定項目データにおいて指定されている項目のすべてを含んでいないことを検出すると、図１８に示すような警告表示画面をデータ出力部３０に表示させるようにすることもできる。ユーザが図１８内の警告表示がなされている取引書類フォルダ４２Ｃａをクリックすると、データ管理部５０がデータ出力部３０に図１８に示す画面表示をさせるようにすることもできる。

このようなタスク進捗状況確認機能によれば、記憶部４０に形成されている各フォルダ４２Ｘにおける文書データの作成状況を把握することができるため、文書データ（コンテンツデータ）のタスク進捗状況の管理に要する手間を大幅に軽減させることができる。
また、タスク進捗状況確認機能は、記憶部４０に形成されているすべてのフォルダ４２Ｘに対して適用される機能ではなく、記憶部４０にタスク管理設定項目データとタスク項目データが記憶されているフォルダ４２Ｘのみに限定させることもできる。

以上に実施形態に基づいて、本願発明にかかるコンテンツデータ管理システム１０およびコンテンツデータ管理方法について説明をしたが、本願発明は、以上の実施形態に限定されるものではない。
例えば、以上の実施形態においては、取り扱うコンテンツデータを一般コンテンツデータと規定系コンテンツデータとしているが、取り扱うコンテンツデータの種類は、一般コンテンツデータのみまたは規定系コンテンツデータのみであってもよい。
また、以上の実施形態にかかるコンテンツデータ管理システム１０においては、タスク進捗状況確認機能を有する構成について説明しているが、タスク進捗状況確認機能は必須ではなく省略可能である。

１０ コンテンツデータ管理システム
２０ データ入力部
３０ データ出力部
４０ 記憶部
４２Ｘ フォルダ
４４Ｘ 登録要求属性情報
４６Ｘ 登録属性情報
５０ データ管理部

Claims (10)

1. 文書・図画を含むコンテンツデータの入力および出力が可能なデータ入力部およびデータ出力部と、
   前記コンテンツデータの格納先となるフォルダが形成されていると共に、当該フォルダに関する登録要求属性情報が記憶されている記憶部と、
   前記データ入力部により前記コンテンツデータを格納するフォルダが指定された際に、当該フォルダに関する前記登録要求属性情報を前記コンテンツデータの登録属性情報の入力画面として前記データ出力部に表示すると共に前記データ入力部による前記コンテンツデータの登録属性情報の入力を促し、前記データ入力部により入力された前記コンテンツデータの登録属性情報を前記コンテンツデータと前記登録要求属性情報とに対応させた状態で前記記憶部に記憶させる処理を実行するデータ管理部と、
   を有することを特徴とするコンテンツデータ管理システム。
2. 前記フォルダに関する登録要求属性情報は、前記記憶部に前記フォルダを作成する際に設定可能に設けられていることを特徴とする請求項１記載のコンテンツデータ管理システム。
3. 前記登録要求属性情報および前記登録属性情報は、変更可能であることを特徴とする請求項１または２記載のコンテンツデータ管理システム。
4. 前記データ管理部は、前記フォルダに関する登録要求属性情報と、前記フォルダ内に保存されている前記コンテンツデータの登録属性情報との一致・不一致状態を検出し、不一致状態を検出した場合のみ、属性情報不一致通知を前記データ出力部から出力させることを特徴とする請求項１〜３のうちのいずれか一項に記載のコンテンツデータ管理システム。
5. 前記データ管理部は、前記フォルダに関する登録要求属性情報と、前記フォルダ内に保存されている前記コンテンツデータの登録属性情報との一致・不一致状態を検出し、不一致状態を検出した場合には、
   不一致状態が検出された前記コンテンツデータを、不一致状態が解消されるまで非公開にすることを特徴とする請求項４記載のコンテンツデータ管理システム。
6. 前記データ管理部は、前記フォルダに関する登録要求属性情報と、前記フォルダ内に保存されている前記コンテンツデータの登録属性情報との一致・不一致状態を検出し、不一致状態を検出した場合には、
   不一致状態が検出された前記コンテンツデータを、不一致状態が解消されるまで特定ユーザを除いて非公開にすることを特徴とする請求項４記載のコンテンツデータ管理システム。
7. 記憶部に形成され、登録要求属性情報を有するフォルダに、コンテンツデータを登録属性情報と共に関連付けして格納することにより、データ管理部による前記コンテンツデータの管理を可能にするためのコンテンツデータ管理方法であって、
   ユーザが、データ入力部を用いて前記記憶部から前記コンテンツデータを格納すべきフォルダを指定するステップと、
   前記データ管理部が、ユーザにより指定されたフォルダに対応する登録要求属性情報に基づいてデータ出力部に前記コンテンツデータの登録属性情報の入力画面を表示されるステップと、
   ユーザが、前記入力画面に沿って前記コンテンツデータの登録属性情報を前記データ入力部を用いて入力するステップと、
   前記データ管理部が、前記コンテンツデータの登録属性情報を前記フォルダの登録要求属性情報に対応させた状態で前記コンテンツデータを前記記憶部に記憶させるステップを有していることを特徴とするコンテンツデータ管理方法。
8. 前記データ管理部は、前記フォルダの登録要求属性情報と、当該フォルダに格納されている前記コンテンツデータの登録属性情報との一致・不一致状態を検出し、不一致状態を検出した場合のみ、前記データ出力部から登録属性データ不一致通知をユーザに対して出力するステップをさらに有することを特徴とする請求項７記載のコンテンツデータ管理方法。
9. 前記データ管理部は、前記不一致状態を検出した前記コンテンツデータのみを非公開設定するステップをさらに有することを特徴とする請求項８記載のコンテンツデータ管理方法。
10. 前記データ管理部は、前記不一致状態を検出した前記コンテンツデータのみを非公開設定したことを特定ユーザに通知するステップと、前記特定ユーザに対してのみ公開設定するステップをさらに有することを特徴とする請求項９記載のコンテンツデータ管理方法。

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