JP2000128315A - 保管物の管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 スペース的に効率のよい書類等の保管物の管
理、重要な書類等の保管物の管理等を行うのに好適な、
保管物の管理システムを提供する。 【解決手段】 書類１のファイル２に、ＲＦＩＤデータ
キャリア４を取り付け、ファイル２の保管場所であるキ
ャビネット５に、ＲＦＩＤアンテナ６を配置する。ＲＦ
ＩＤデータキャリア４は、書類１の管理データを書き換
え可能に記憶し、ＲＦＩＤアンテナ６に接続されている
ＲＦＩＤコントローラ９は、キャビネット５からのファ
イル２出入時に、該ＲＦＩＤアンテナ６を介して、ファ
イル２に取り付けられているＲＦＩＤデータキャリア４
に対して管理データの読出しと書込みを行うものとす
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、書類等の保管物の
管理システムに関し、特に、スペース的に効率のよい書
類等の保管物の管理、重要な書類等の保管物の管理等を
行うのに好適としたものである。

【０００２】

【従来の技術】従来より、図４に示すように事務処理関
係等の書類１は、その内容ごとに分類してキャビネット
５の引出し５００に収納管理している。この際、書類検
索の便宜のため、キャビネット５の各引出し５００、５
００…には、それぞれ書類１の内容をラベル１０等で表
示している。したがって、キャビネット５の中の書類１
を調べるときは、まず、各引出しのラベル１０等を見
て、該当する書類１が入っていると思われる引出し５０
０を引っ張り出し、その引出し５００の中から目的の書
類１を検索している。

【０００３】また、書類１の収納については、キャビネ
ット５の代りに棚９を用いる場合もあり、この場合は、
棚９の側板の見やすい位置に、書類１の内容をラベル１
０等で表示している。したがって、棚９の中の書類１を
調べるときは、まず、棚９のラベル１０等を見て、該当
する書類１が入っていると思われる棚９を捜し、その棚
９の中から目的の書類１を検索している。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
ようなキャビネット５または棚９とラベル１０等による
書類１の管理では、棚９やキャビネット５の引出し５０
０にラベル１０等で書類１の内容表示を行うものである
ため、ラベル１０等の表示内容と書類１の不一致による
混乱を避ける観点より、そのラベル１０等を付した棚９
や引出し５００には、そのラベル１０等の表示内容以外
の書類を入れることができず、特に当該ラベル１０等の
表示内容と同種の書類の数が少ないときは、棚９や引出
し５００に無駄なスペースが生じる。

【０００５】上記のような従来の書類１の管理にあって
は、棚９やキャビネット５の引出し５００にラベル１０
等で書類１の内容表示を行うだけのものであるため、書
類１の持ち出された記録を自動的に取ることができず、
その書類１の所在が曖昧となり、特に重要な書類１の管
理に問題がある。

【０００６】また、従来の書類１の管理によると、新規
に作成した書類１を保管しようとする場合、すべてのラ
ベル１０等の表示内容を確認してどの棚９またはキャビ
ネット５の引出し５００に保管するか否かを検討しなけ
ればならず、保管場所を検討する手間がかかる。また、
一度持ち出した書類１を返却する場合には、ラベル１０
等の表示内容と書類の不一致による混乱を避けるため、
その書類１を元の位置に正しく戻す必要があり、この点
でも手間がかかる。

【０００７】本発明は上述の事情に鑑みてなされたもの
で、その目的とするところは、スペース的に効率のよい
書類等の保管物の管理、重要な書類等の保管物の管理等
を行うのに好適な、保管物の管理システムを提供するこ
とにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、請求項１記載の発明は、書類等の保管物を整理保管
するための整理用品に、ＲＦＩＤデータキャリアを取り
付け、上記整理用品の保管場所に、ＲＦＩＤアンテナを
配置し、上記ＲＦＩＤデータキャリアは、上記保管物の
管理データを書き換え可能に記憶し、上記ＲＦＩＤアン
テナに接続されているＲＦＩＤコントローラが、上記保
管場所からの整理用品の出入時に、上記ＲＦＩＤアンテ
ナを介して、該整理用品に取り付けられているＲＦＩＤ
データキャリアに対しての管理データの読出しと書込み
を行うことを特徴とするものである。

【０００９】請求項２記載の発明は、管理データが、整
理用品の所在情報、および保管物の内容情報であること
を特徴とするものである。

【００１０】請求項３記載の発明は、保管物が書類であ
り、整理用品が上記書類の整理用ファイルであり、整理
用品の保管場所には、上記整理用ファイルを収納するキ
ャビネットが設けられ、このキャビネットの引出しの出
入口に、ＲＦＩＤアンテナを配置したことを特徴とする
ものである。

【００１１】請求項４記載の発明は、整理用品を一括管
理する管理室の出入口に、ＲＦＩＤアンテナを設置した
ことを特徴とするものである。

【００１２】請求項５記載の発明は、保管物が事務用の
備品または完成品の部品であり、整理用品が当該備品ま
たは部品を収納整理するための整理ボックスであること
を特徴とするものである。

【００１３】本発明では、保管場所からの整理用品の出
入時に、ＲＦＩＤアンテナが反応し、かつこのＲＦＩＤ
アンテナに接続されているＲＦＩＤコントローラが、整
理用品のＲＦＩＤデータキャリアから管理データを読み
出す。このため、例えば、整理用品の所在情報や保管物
の内容情報を管理データとして用いることにより、読み
出した管理データで検索するだけで、どこにどのような
内容の保管物が保管されているかを簡単に手間なく確認
することが可能となる。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、本発明に係る保管物の管理
システムについて図１乃至図３を基に詳細に説明する。

【００１５】図１に示した管理システムは、事務処理関
係の書類１を保管物とし、該書類１を整理保管するため
の整理用品として市販の整理用ファイル２を適用した例
であり、そのシステム構成はファイル管理コンピュータ
３を書類の統括管理手段として成り立っている。

【００１６】図１の管理システムにおいて、書類１の整
理用品としてのファイル２には、ＲＦＩＤデータキャリ
ア４が取り付けられている。また、このファイル２の保
管場所は図２に示すようなキャビネット５であるが、キ
ャビネット５にはＲＦＩＤアンテナ６が複数設置されて
おり、これらのＲＦＩＤアンテナ６、６…は図２に示す
如くキャビネット５の引出し５００の出入口に一つずつ
配置されている。また、これらのＲＦＩＤアンテナ６、
６はＲＦＩＤコントローラ８に接続されている。

【００１７】ＲＦＩＤデータキャリア４は、書類１の管
理データを書き換え可能に記憶することができ、また、
ＲＦＩＤコントローラ８は、ＲＦＩＤアンテナ６を介し
て管理データの読み出しと書き込みを行うことができ、
この管理データの読み出しと書き込みは、ファイル２に
取り付けられているＲＦＩＤデータキャリア４に対して
行われる。さらに、上記のようなＲＦＩＤアンテナ６と
ＲＦＩＤコントローラ８による管理データの読み出しと
書き込みは、ＲＦＩＤデータキャリア４がＲＦＩＤアン
テナ６の周囲に接近したときに、或いは任意に設定した
タイミングで行われる。

【００１８】すなわち、図１の管理システムは、システ
ム構成として、ＲＦＩＤデータキャリア４、ＲＦＩＤア
ンテナ６、およびＲＦＩＤコントローラ８を備えるＲＦ
ＩＤシステムを採用したものである。ＲＦＩＤシステム
とは、データキャリアにＩＣ回路を内蔵し、データ交信
の手段として電波を利用し、離れた位置からデータの書
き込み・読み出しを可能とした非接触コミュニケーショ
ンシステムである。

【００１９】この種のＲＦＩＤシステムとしては各種方
式があるが、例えば現在市場で多く使用されている電磁
誘導方式のものを図１の管理システムに適用する場合、
同図のＲＦＩＤアンテナ６は、ループコイルアンテナか
らなるものとして、またファイル２に取り付けられてい
るＲＦＩＤデータキャリア４も、ループコイルアンテナ
を内部に備えるものとして構成される。

【００２０】ここで、ＲＦＩＤアンテナ６としてのルー
プコイルアンテナは、ＲＦＩＤデータキャリア４の電力
源となる誘導電磁界を生成する機能、およびＲＦＩＤデ
ータキャリア４との信号授受の機能を有し、ＲＦＩＤデ
ータキャリア４側のループコイルアンテナは、ＲＦＩＤ
アンテナ６が生成した誘導電磁界内に進入した際に誘導
起電力を発生する機能、およびＲＦＩＤアンテナ６との
信号授受の機能を有する。

【００２１】ＲＦＩＤデータキャリア４に対する管理デ
ータの書き込みや読み出しは、ＲＦＩＤアンテナ６を介
してＲＦＩＤコントローラ８において行われるが、この
ようなＲＦＩＤコントローラ８での書き込みと読み出し
は、ＲＦＩＤデータキャリア４のループコイルアンテナ
とＲＦＩＤアンテナ６（ループコイルアンテナ）を介す
る通信機能を基に行われる。

【００２２】ファイル管理コンピュータ３には、ノート
型パソコン等からなる端末７がＬＡＮで接続され、さら
に端末７には、Ａ／Ｄ・Ｄ／Ａ変換器等を内蔵してなる
ＲＦＩＤコントローラ８を介してＲＦＩＤアンテナ６が
接続されている。そして、書類１を新規に作成したとき
等に、その書類１に関する管理データを端末７に入力し
かつ書き込み開始を指示すると、入力の管理データがＲ
ＦＩＤコントローラ８を介してＲＦＩＤアンテナ６に送
出されるとともに、このＲＦＩＤアンテナ６を通じて、
ファイル２のＲＦＩＤデータキャリア４に対して管理デ
ータの書き込みが行われる。

【００２３】ＲＦＩＤデータキャリア４への管理データ
の書き込みが完了したファイル２はキャビネット５内に
保管される。この保管の際には、キャビネット５の引出
し５００を引っ張り出し、その引出し５００内部にファ
イル２を置いた後、引出し５００を元の位置まで押し戻
すが、この押し戻しの時または引出し５００内部にファ
イル２を置いた時に、当該ファイル２が引出し５００の
出入口を通過すると、出入口に設置されているＲＦＩＤ
アンテナ６が反応し、かつ該ＲＦＩＤアンテナ６を介し
て、ファイル２のＲＦＩＤデータキャリア４からＲＦＩ
Ｄコントローラ８側に管理データが読み出される。この
ようにして読み出された管理データは、ＲＦＩＤコント
ローラ８を介してファイル管理コンピュータ３に送出さ
れる。

【００２４】また、上記のようにファイル管理コンピュ
ータ３に入力される管理データ、つまりＲＦＩＤデータ
キャリア４に記憶される管理データは、例えば、ファイ
ル２に綴じられている書類１の内容の概略等からなる内
容情報、およびその書類１のファイル２が保管されてい
るキャビネット５の引出し番号等からなるファイル２の
所在情報である。したがって、どのキャビネット５の引
出し５００にどのような内容の書類１が保管さているか
は、ファイル管理コンピュータ３内の管理データ（書類
１の内容情報、そのファイル２の所在情報）を検索すれ
ば直ちに確認できる。

【００２５】なお、上記のような書類１の内容情報は、
書類１の新規作成時に、端末７を利用して、当該書類１
のファイル２のＲＦＩＤデータキャリア４に書き込まれ
たものである。

【００２６】一方、上記のようなファイル２の所在情報
については、書類１の新規作成時にも書込み可能である
が、書類１のファイル２を上記の如くキャビネット５に
保管する際に更新される。すなわち、ファイル２を元の
キャビネット５の引出し５００とは別の引出しに返却す
ると、その別の引出しの出入口に設置されているＲＦＩ
Ｄアンテナ６を通じて、当該別の引出し番号がファイル
２のＲＦＩＤデータキャリア４に新引出し番号として書
き込まれ、これにより前に書き込まれていた旧引出し番
号が更新される。また、新旧両方の引出し番号が同一の
場合は、持ち出された書類は元のキャビネット５の引出
し５００に正しく返却されたことを示すものとなる。

【００２７】次に、上記の如く構成された保管物の管理
システムによる管理方法について説明する。

【００２８】この管理システムでは、キャビネット５の
引出し５００からファイル２を取り出すと、これをＲＦ
ＩＤアンテナ６が感知する。すなわち、キャビネット５
からファイル２を取り出すとき、ＲＦＩＤコントローラ
８が、ＲＦＩＤアンテナ６を介して、ファイル２のＲＦ
ＩＤデータキャリア４から管理データ（書類１の内容情
報、そのファイル２の所在情報）を読み出す。そして、
この管理データはファイル管理コンピュータ３に送出さ
れる。また、このようなファイル取出し時に読み出され
た管理データについては、キャビネット５から持ち出さ
れたファイル２の管理データとして定義付けられる。し
たがって、ファイル管理コンピュータ３の管理データを
みれば、現在どのキャビネットの引出しからどのような
書類内容のファイルが持ち出されたかを直ちに確認する
ことができる。

【００２９】一方、持ち出したファイル２をキャビネッ
ト５の引出し５００に返却するときも、ＲＦＩＤコント
ローラ８が、ＲＦＩＤアンテナ６を介して、ファイル２
のＲＦＩＤデータキャリア４から管理データ（書類１の
内容情報、そのファイル２の所在情報）を読み出す。そ
して、この管理データもファイル管理コンピュータ３に
送出される。また、このようなファイル返却時に読み出
された管理データについては、キャビネット５に返却さ
れたファイル２の管理データとして定義付けられる。

【００３０】ところで、持ち出したファイル２を元のキ
ャビネット５の引出し５００とは別のキャビネットの引
出しに返却した場合は、ＲＦＩＤコントローラ８が、そ
の別の引出しの出入口に設置されているＲＦＩＤアンテ
ナ６を介して、当該別の引出し番号を新引出し番号とし
てファイル２のＲＦＩＤデータキャリア４に書き込む。
そして、この新引出し番号を含む管理データがファイル
管理コンピュータ３に送出され、また、ファイル管理コ
ンピュータ３側では、その新引出し番号を含む管理デー
タを、当該ファイル２の管理データとして認識し登録す
る。したがって、持ち出したファイル２をどのキャビネ
ット５の引出し５００に返却したかは、ファイル管理コ
ンピュータ３の管理データをみれば直ちに確認すること
ができる。

【００３１】以上のように、本実施形態のファイル管理
システムにあっては、キャビネット５の引出し５００か
らのファイル２の出入時に、ＲＦＩＤアンテナ６が反応
し、そのＲＦＩＤアンテナ６に接続されているＲＦＩＤ
コントローラ８が、該ＲＦＩＤアンテナ６を介して、フ
ァイル２のＲＦＩＤデータキャリア４から管理データ
（書類１の内容情報、そのファイル２の所在情報）を読
み出すように構成したものである。このため、読み出さ
れた管理データで検索するだけで、どこにどのような内
容の書類１が保管さているかを簡単に手間なく確認する
ことができる。したがって、一つのキャビネット５の引
出し５００に異なる内容の書類を複数保管しても混乱が
生ぜず、この種のキャビネット５の引出し５００を隅ま
で有効に利用することができ、スペース的に効率のよい
書類１の管理を行える。また、持ち出した書類１を別の
キャビネットの引出しに保管しても、その所在を管理デ
ータから把握することができ、書類１を元のキャビネッ
ト５の引出し５００に戻すという面倒で手間のかかる作
業を行う必要がなくなる。

【００３２】また、本実施形態のファイル管理システム
は、管理データを基にキャビネット５からのファイル
２、書類１の出入もチェックでき、ファイル２、書類１
の所在が明確となり、特に重要な書類の管理に好適であ
る。

【００３３】なお、上記実施形態ではファイル２の保管
場所をキャビネット５としたが、その保管場所は、例え
ば図３に示すような棚９としてもよく、この場合、ＲＦ
ＩＤアンテナ６は棚側板９００の棚開口９ａ側に配置す
る。このようにＲＦＩＤアンテナ６を配置した棚９から
ファイル２を持ち出すときや、棚９にファイル２を戻す
とき、ＲＦＩＤアンテナ６とＲＦＩＤコントローラ８に
よって、ファイル２のＲＦＩＤデータキャリア４に対し
管理データの書き込みと読み込みが行われること等は、
上記実施形態と同様である。

【００３４】上記実施形態では、保管物として書類１を
適用した例について説明したが、本発明はこれに限定さ
れることはなく、例えば、事務用の備品または完成品の
部品を保管物とすることができ、この場合、保管物を整
理保管するための整理用品としては、ファイル２に代え
て、備品または部品を収納整理するための整理ボックス
を採用し、この整理ボックスにＲＦＩＤデータキャリア
４を取り付けるものとする。この他に、本発明はネガフ
ィルム、図面、レントゲンフィルム、カルテ等の保管に
も利用できる。

【００３５】また、上記実施形態では、キャビネット５
の引出し５００の出入口にＲＦＩＤアンテナ６を配置す
ることで、引出し５００からファイル２が持ち出された
ことを確認できるものとしたが、この種のＲＦＩＤアン
テナ６は、引出しの出入口のみならず、ファイル２や整
理ボックス等の整理用品を一括管理する管理室の出入口
にも設置することができ、この場合には、引出し５００
からファイル２が持ち出された事実のみならず、管理室
の外部にファイル２や備品または部品が持ち出された事
実をも確認することができる。

【００３６】図２に示すファイル２では、ファイル２の
縁に突出形成されているインデックス部２ａに、ＲＦＩ
Ｄデータキャリア４を取り付けたが、その取付位置はイ
ンデックス部２ａに限定されることはなく、ファイル本
体２ｂとすることもできる。また、図３に示すファイル
２では、ファイル本体２ｂの見開きの内側面に、ＲＦＩ
Ｄデータキャリア４を取り付けたが、ＲＦＩＤデータキ
ャリア４は、ファイル本体２ｂの見開きの外側面に取り
付けることもできる。

【００３７】

【発明の効果】本発明に係る保管物の管理システムにあ
っては、保管場所からの整理用品の出入時に、ＲＦＩＤ
アンテナが反応し、これに接続されているＲＦＩＤコン
トローラが、該ＲＦＩＤアンテナを介して、整理用品の
ＲＦＩＤデータキャリアから管理データを読み出すよう
に構成したものである。このため、例えば、整理用品の
所在情報や保管物の内容情報を管理データとして用いる
ことにより、その読み出された管理データで検索するだ
けで、どこにどのような内容の保管物が保管されている
かを簡単に手間なく確認することができる。したがっ
て、一つの保管場所に異なる内容の保管物を保管しても
混乱が生ぜず、保管場所を隅まで有効に利用することが
でき、スペース的に効率のよい保管物の管理を行える。
また、持ち出した保管物を別の保管場所に保管しても、
その所在を管理データから把握することができ、保管物
を元の保管場所に戻すという面倒で手間のかかる作業の
省略を図れる。

【００３８】また、本発明によると、管理データを基に
保管場所からの保管物の出入もチェックでき、保管物の
所在が明確となり、特に重要な保管物としての書類の管
理に好適な管理システムを提供できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る保管物の管理システムの一実施形
態を示すシステム構成図。

【図２】図１に示す管理システムで管理される書類とそ
のファイル、並びに該ファイルの保管場所としてのキャ
ビネットの斜視図。

【図３】図１に示す管理システムで管理される書類とそ
のファイル、並びに該ファイルの保管場所としての棚の
斜視図。

【図４】従来のファイル管理の説明図。

【符号の説明】

１ 書類（保管物） ２ ファイル（整理用品） ２ａ インデックス部 ２ｂ ファイル本体 ３ ファイル管理コンピュータ ４ ＲＦＩＤデータキャリア ５ キャビネット（保管場所） ６ ＲＦＩＤアンテナ ７ 端末 ８ ＲＦＩＤコントローラ ９ 棚 ９ａ 棚開口 １０ ラベル ５００ 引出し ９００ 棚側板

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｈ０４Ｂ 5/02 Ｈ０４Ｂ 5/02 Ｆターム(参考） 2C017 VA04 VA05 3F022 CC02 FF10 MM01 MM08 MM17 MM35 PP04 QQ13 5B058 CA15 YA01 5K012 AA01 AB05 AC06

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 書類等の保管物を整理保管するための整
   理用品に、ＲＦＩＤデータキャリアを取り付け、 上記整理用品の保管場所に、ＲＦＩＤアンテナを配置
   し、 上記ＲＦＩＤデータキャリアは、上記保管物の管理デー
   タを書き換え可能に記憶し、 上記ＲＦＩＤアンテナに接続されているＲＦＩＤコント
   ローラが、上記保管場所からの整理用品の出入時に、上
   記ＲＦＩＤアンテナを介して、該整理用品に取り付けら
   れているＲＦＩＤデータキャリアに対しての管理データ
   の読出しと書込みを行うことを特徴とする保管物の管理
   システム。
2. 【請求項２】 管理データが、整理用品の所在情報、お
   よび保管物の内容情報であることを特徴とする請求項１
   記載の保管物の管理システム。
3. 【請求項３】 保管物が書類であり、 整理用品が上記書類の整理用ファイルであり、 整理用品の保管場所には、上記整理用ファイルを収納す
   るキャビネットが設けられ、このキャビネットの引出し
   の出入口に、ＲＦＩＤアンテナを配置したことを特徴と
   する請求項１記載の保管物の管理システム。
4. 【請求項４】 整理用品を一括管理する管理室の出入口
   に、ＲＦＩＤアンテナを設置したことを特徴とする請求
   項１記載のファイル管理システム。
5. 【請求項５】 保管物が事務用の備品または完成品の部
   品であり、整理用品が当該備品または部品を収納整理す
   るための整理ボックスであることを特徴とする請求項１
   記載の保管物の管理システム。