JP2000035959A - ワードプロセッサの文書管理方法とその装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ワープロの分野にデータベース管理の概念を
採り入れて、ワープロ作業を簡素化すると共に、書式構
成特性を強化する。 【解決手段】 データバッファ領域と入力部と出力部と
を備えたコンピュータシステムのための固定書式文書作
成装置を、制御手段と、この制御手段とコンピュータシ
ステムのデータバッファ領域とに接続したテンプレート
編集管理手段と、前記制御手段と前記データバッファ領
域とに接続したデータ検索手段とで構成する。前記制御
手段は、文書フォルダーの内の一つに文書データとレイ
アウトと項目リストのそれぞれの対応するものを組み合
わせることで特定の完全な文書を形成して出力部を介し
て出力する手段を備えている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ワードプロセッサ
による文書作成方法とその装置とに関する。詳述すれ
ば、本発明は、ワードプロセッサでの文書作成の分野に
データベース管理の概念を採り入れたものであって、同
一種のドキュメントを一緒に保存することで検索と管理
とを容易にする管理ツールをユーザーに対して提供で
き、同一書式のドキュメントを再編する必要がない固定
書式文書作成の方法とその装置とに関する。

【０００２】

【従来の技術】同一種のドキュメントを管理すすために
ファイルフォルダーを利用するアイデアはコンピュータ
時代の到来以前から知られていた。つまり、特定の書式
を有するドキュメントに何か記載したい場合、先ず書類
キャビネットへ行って空白の所要書類を取り出す。この
空白の所要書類に所定事項を記載した後に、その書類と
同一種の書類が含まれているファイルフォルダーに記載
したばかりの書類を入れる。コンピュータ時代のファイ
ルフォルダーによる書類管理システムは、このような手
順を電子化したものである。

【０００３】マイクロソフト社から頒布されている「ワ
ード」の如くの従来のワードプロセッサ（「ワープロ」
と略称）プログラムでは、一つの書類を幾分、無制限に
編集できるようになっているようではあるが、同一種の
書類の再使用管理機能がないようである。他方、例えば
ファックス送状、議事録、裁決書類、手紙、報告書、メ
モなどの如くの固定書式文書については、日常生活で頻
繁に使われているところである。前掲の「ワード」のバ
ージョン７.０には、使用頻度の比較的多い幾つかの文
書書式を定型化した「テンプレート」（一般には「フォ
ーム」とも言う）機能が備わっていて、ユーザーはよく
使う文書の書式をテンプレートから選択して使うことも
できるようになっている。

【０００４】今ここで公文書を作成する場合を想定して
みる。一般に公文書にはフォーム、ボーダー（飾り
線）、見出し項目などが必要である。このように書式が
定型化されていると、後は内容を入力するだけで公文書
が完成する。新たに文書を作成するに当たって前掲のバ
ージョン７.０の「ワード」に備わっているテンプレー
ト機能を利用すると、書式を作成する時間が節約でき、
従って必要とする文書を速やかに完成させることができ
る。

【０００５】「ワード」に備わっているテンプレート機
能を利用すれば、例えばファックス送信文にはファック
ス送状としての書式のあるもの、手紙には手紙としての
書式のあるもの、メモにはメモとしての書式のあるもの
と言ったようにページ仕様が全く同一の同一種の文書を
作成するのが容易になるが、検索、管理に好都合な同一
書式の文書を一括管理する機能は備わっていない。ま
た、ユーザーが一々テンプレートを作成しなければなら
ないとなると、それほど不便なことはない。

【０００６】図１０は、前掲のバージョン７.０の「ワ
ード」をインストールしたコンピューターが構築するワ
ープロ装置のシステムブロック図を示している。ここで
ユーザーが「ワード」で文書を編集しようとする場合、
入力部８１に情報を入力するが、この情報は文書・テン
プレート編集手段８３に送られて、そこで実行すべき処
理は文書作成編集か、テンプレート作成編集かどうかが
判定される。

【０００７】ところが、文書・テンプレート編集手段８
３における処理部は何れにしても全く同一なので、文書
作成もしくはテンプレート作成に必要な処理、グラフィ
ックツール、設定パラメーターの変更などの指示が文書
・テンプレート編集手段８３からユーザーに与えられ
る。文書８８は文書アクセス手段８５を介して保存され
るが、テンプレート８９は、種類に従ってテンプレート
を分類するテンプレート分類管理手段８６とテンプレー
トアクセス手段８７とを介して保存される。また、入力
部８１により、全テキスト索引手段８４が文書アクセス
手段８５又はテンプレートアクセス手段８７と協働して
ユーザーに対して文書ないしテンプレート索引機能を提
示する。

【０００８】図１１は、文書の編集に「ワード」を利用
したワープロを使う場合にユーザーが行う操作をフロー
チャートに示したものである。図示のように、バージョ
ン７.０の「ワード」で文書を編集しようとする場合、
ユーザーには二つのオプションが与えられている。既存
の文書に変更を加えたい場合では、「ファイルを開く」
のオプションをステップS917にて選び、次のステップS9
18で開くべきファイルが文書か、それともテンプレート
かを指定する。その後ステップS919で文書ないしテンプ
レートに対する編集ないし変更が施される。他方、新た
に文書を作る場合では、ステップS910で「新規作成」の
オプションを選び、次のステップS911にて新規作成する
のが文書か、それともテンプレートかを指定する。何れ
かを指定するにしても、ステップS913で文書又はテンプ
レートに対して編集ないし変更が施されることになる
が、特にステップS911でテンプレートを指定した場合で
は、それに先立つステップS912で、既存のテンプレート
をベースとして新規テンプレートを作成するか、又は、
ブランクフォームを利用して新規テンプレートを作成す
るかを選択する。

【０００９】前記したステップS919又はS913の後では、
変更を加えた文書又はテンプレート或いは新規作成の文
書又はテンプレートをステップS914にて保存して一連の
操作をステップS916にて終わるが、保存後直ちに終了し
ないで、ステップS915のように印刷用紙を選択指定でき
るようにもなっている。

【００１０】

【発明が解消しようとする課題】図１０に示したシステ
ムブロック図と図１１に示した操作フローチャートとか
ら、従来では文書又はテンプレートの処理が別々のルー
チンで行われるようにはなっていない。また、同一テン
プレートを利用して作成した複数の文書を管理する管理
手段もない。このような訳で、全ての関係のある文書の
データを探すことは不可能である。データを処理保存す
る場合でのバージョン７.０の「ワード」の問題点は下
記の通りである。尚、以後の説明で言及する「ワード」
なるワープロソフトは、特に断りがない限りバージョン
７.０の「ワード」を指すものとする。

【００１１】１．テンプレートの作成や文書の編集が、
別々のルーチンで行われるようにはなっていないので、
ユーザーにとっては容易に把握できない。第一に、ユー
ザーはテンプレートと文書とはどう違うかを知っていな
ければならない。例えば書類キャビネットからファック
ス送信用フォームを取り出したとしたら、その送信用フ
ォームがファックス送信用テンプレートになる。他方、
文書の内容は、そのファックス送信用フォームないしテ
ンプレートのブランク箇所を満たすべく入力したデータ
である。ところが、データ処理に「ワード」を使用して
いる場合では、文書の内容の入力と書式（テンプレー
ト）の作成とが混同していて、それぞれ別のルーチンで
行われるようにはなっていない。

【００１２】２．一つの文書を無制限に編集していると
ストレスがかかる。同一書式の複数文書はそれぞれ独立
したファイルであり、従って、互いにつながりはない。
要するに、同一テンプレートを利用して作成した文書は
別々に保存されるから、その管理は容易ではない。

【００１３】３．前項２でも説明したように、文書の集
中管理機能がないから、検索を行う場合に不便極まりな
い。例えば、沢山あるファックス送信文の中から「特許
庁」宛のファックス送信文だけを検索したい場合、ユー
ザーは検索の際に各ファイルの中身をみなければならな
い有り様である。これでは多大な労力が要るし、しか
も、時間の浪費になる。

【００１４】４．文書の内容を異なったカテゴリーごと
に分類することができない。検索はテキスト全体の索引
に基づいて行われるから、時間の浪費であるばかりでは
なくて、不正確だし、また、プロセス条件で検索を行う
ことも不可能である。例えば、日付が１月２５日のファ
ックス文書を検索したい場合、「ワード」は当該日付に
該当する情報を見つけるべく、全てのファックス文書に
内容を検索する。ところが、これは必ずしも実際に見つ
かったファックス文書が１月２５日の日付の付いたもの
であることを意味しない。また、１月２５日以前の日付
のファックス文書について検索を行うこともできない。

【００１５】５．データはテキスト形式（フォーマッ
ト）で保存されるから、異なった書式で書かれた同一デ
ータを区別することはできない。例えば「０１／２５／
９７」、「中華民国８６年１月２５日」、「１９９７年
１月２５日」などは暦の同じ日時について語っているの
ではあるが、「ワード」でデータ検索を行うと、同じ日
時であると認識することはできない。

【００１６】６．一旦入力したデータを再使用すること
はできない。つまり、一人のユーザーが複数のファック
ス文書を特定の会社や商業組織体に送信することはよく
ある。他方、受信者氏名、住所、電話番号、ファックス
番号などは全て会社の名義に関連付けられている。とこ
ろが、「ワード」では、以前にファックス文書を送信し
たとしても、別のファックス文書を送信しようとすれ
ば、当該会社ないし商業組織体の上記情報を再度入力し
なければならない。

【００１７】従って、本発明は、検索管理を容易にする
ために同一種の文書を保存できる管理ツールをユーザー
に対して提供でき、しかも、同一書式の文書を再編する
必要性をなくした固定書式文書作成の方法とその装置と
を提供するのを目的としたものである。

【００１８】

【課題を解決するための手段】本発明の一実施の形態に
よる固定書式文書作成方法は、データバッファ領域と入
力部と出力部とを備えたコンピュータシステムにおいて
実施するものであって、それぞれが同一書式(format)の
文書データを有する異なった種の文書フォルダーを記憶
する文書ベースと、文書書式を記憶するレイアウトベー
スと、文書項目(document item)を記憶する項目リスト
メニューとにデータバッファ領域をパーティションする
ステップと、テンプレート作成と検索処理の何れかの実
行を選択する命令を入力するステップと、テンプレート
作成を実行するものと選択した場合に、変更を施すため
にレイアウトベースからの複数の文書項目をすでに含む
複数のレイアウトの中からどれか一つを選択するサブス
テップと、レイアウトの何れか一つを再編するために項
目リストメニューからの複数の項目リストの内の予め定
義づけられた一つを選択するサブステップと、項目リス
トメニューに記憶されている新規文書項目を定義付けし
て、レイアウトベースに記憶されている、文書項目を含
む新規レイアウトを再編するサブステップとを含む複数
のサブステップの内の少なくとも一つを実行するステッ
プと、検索処理を実行するものと選択した場合に、入力
部を介して検索条件を特定し、文書ベース全体について
か、又は、文書フォルダーの内の特定の一つだけについ
て検索を行うに当たって検索条件を利用すべきかどうか
を判定し、特定の一つの文書フォルダーについて検索す
べきと判定した場合では、文書ベースから複数の文書フ
ォルダーの内の特定の一つを比較のためにデータバッフ
ァ領域へ選択的に取り出すが、文書ベース全体について
検索すべきと判定した場合では、検索条件を文書ベース
の内容と比較して、検索条件に該当する文書ベースにお
ける全ての文書を選択的に取り出すステップと、文書ベ
ースの文書フォルダーの内の一つに文書データとレイア
ウトと項目リストのそれぞれの対応するものを組み合わ
せることで文書の内の特定の完全な文書を形成して、出
力部を介して当該完全な文書を出力するステップとから
なるのを特徴としている。

【００１９】本発明の別の実施の形態による固定書式文
書作成方法は、データバッファ領域と入力部と出力部と
を備えたコンピュータシステムにおいて実施するもので
あって、それぞれが同一書式の文書データを有する異な
った種の文書フォルダーを記憶する文書ベースと、文書
書式を記憶するレイアウトベースと、文書の連携関係項
目データ(bridging relationship item data)を記憶す
る連携関係項目データベースと、文書書式を記憶するレ
イアウトベースと、文書項目を記憶する項目リストメニ
ューとにデータバッファ領域をパーティションするステ
ップと、文書編集管理とテンプレート作成と検索処理の
何れかの実行を選択する第１命令を入力するステップ
と、文書編集管理を実行するものと選択した場合に、処
理済みデータを得るために、文書ベースにおける文書フ
ォルダーの内の特定の一つについて、データーのコピ
ー、切り取り、ペースト、保存、項目データ入力の内の
少なくとも一つを含む文書編集作業と、文書の変更、削
除、保存、印刷に内の少なくとも一つを含む文書管理作
業の内の少なくとも一方を行う第２命令を入力して、異
なった項目種類に従って処理済みデータを決定(resolvi
ng)し、文書ベースに決定処理済みデータを保存するス
テップと、文書における連携関係データを生成するため
に、何れかの文書の編集時に入力主キー値に対応する連
携関係データの連携関係データベースの検索を行うよう
に、また、連携関係データベースに相互連携関係データ
を記録するように、項目リストメニューにおける連携関
係データ項目の管理を確立するステップと、テンプレー
ト作成を実行するものと選択した場合に、変更を施すた
めにレイアウトベースからの複数の文書項目をすでに含
む複数のレイアウトの中からどれか一つを選択するサブ
ステップと、レイアウトの何れか一つを再編するために
項目リストメニューからの複数の項目リストの内の予め
定義づけられた一つを選択するサブステップと、項目リ
ストメニューに記憶されている新規文書項目を定義付け
して、レイアウトベースに記憶されている、文書項目を
含む新規レイアウトを再編するサブステップとを含む複
数のサブステップの内の少なくとも一つを実行するステ
ップと、検索処理を実行するものと選択した場合に、入
力部を介して検索条件を特定し、文書ベース全体につい
てか、又は、文書フォルダーの内の特定の一つだけにつ
いて検索を行うに当たって検索条件を利用すべきかどう
かを判定し、特定の一つの文書フォルダーについて検索
すべきと判定した場合では、文書ベースから複数の文書
フォルダーの内の特定の一つを比較のためにデータバッ
ファ領域へ選択的に取り出すが、文書ベース全体につい
て検索すべきと判定した場合では、検索条件を文書ベー
スの内容と比較して、検索条件に該当する文書ベースに
おける全ての文書を選択的に取り出すステップと、文書
ベースの文書フォルダーの内の一つに文書データとレイ
アウトと項目リストのそれぞれの対応するものを組み合
わせることで文書の内の特定の完全な文書を形成して、
出力部を介して当該完全な文書を出力するステップとか
らなるのを特徴としている。

【００２０】本発明のもう一つの実施の形態による固定
書式文書作成装置は、データバッファ領域と入力部と出
力部とを備えたコンピュータシステムにおいて実施する
ものであって、異なった文書フォルダーのデータを記憶
する文書ベースと、レイアウトを記憶するレイアウトベ
ースと、項目リストを記憶する項目リストメニューとに
パーティションされた前記データバッファ領域と、前記
入力部と前記出力部とに接続されて、前記入力部から供
給される入力命令に基づいてテンプレート作成と検索処
理の何れかの実行を選択する制御手段と、前記制御手段
とデータバッファ領域とに接続されて、複数の文書項目
を含む項目リストと、項目リストメニューからすでにあ
るレイアウトと、変更を施すためのレイアウトベースと
の間からの選択と、項目リストメニューに保存されてい
る新規文書項目の再編と、レイアウトベースに保存され
ている、文書項目を含む新規レイアウトの構築の何れか
一つを実行するテンプレート編集管理手段と、前記制御
手段と前記データバッファ領域とに接続されていて、入
力部を介して指定された検索条件が制御手段から供給さ
れるようになっていると共に、この検索条件を文書ベー
スから選択した文書フォルダーの内の少なくとも一つの
特定文書フォルダーと比較し、検索条件に該当する文書
ベースから選択された文書フォルダーの内の少なくとも
一つの文書フォルダーにある全ての文書を取り出すデー
タ検索手段とからなり、前記制御手段が、文書ベースの
文書フォルダーの内の一つに文書データとレイアウトと
項目リストのそれぞれの対応するものを組み合わせるこ
とで文書の内の特定の完全な文書を形成して、出力部を
介して当該完全な文書を出力する手段を備えてなるのを
特徴としている。

【００２１】本発明の更にもう一つの実施の形態による
固定書式文書作成装置は、データバッファ領域と入力部
と出力部とを備えたコンピュータシステムにおいて実施
するものであって、異なった文書フォルダーのデータを
記憶する文書ベースと、文書の連携関係項目データを記
憶する連携関係項目データベースと、レイアウトを記憶
するレイアウトベースと、項目リストを記憶する項目リ
ストメニューとにパーティションされたデータバッファ
領域と、前記入力部と前記出力部とに接続されて、前記
入力部から供給される入力命令に基づいて文書編集管理
とテンプレート作成と検索処理の何れかの実行を選択す
る制御手段と、前記制御手段とデータバッファ領域とに
接続されて、処理済みデータを得るために、文書ベース
における文書フォルダーの内の特定の一つについて、デ
ーターのコピー、切り取り、ペースト、保存、文字入力
(character inputting)の内の少なくとも一つを含む文
書編集作業と、文書の変更、削除、保存、印刷に内の少
なくとも一つを含む文書管理作業の内の少なくとも一方
を行うものであって、異なった項目種類に従って処理済
みデータを決定し、文書ベースに決定処理済みデータを
保存する文書編集管理手段と、前記文書管理手段と前記
バッファ領域とに接続されて、文書における連携関係デ
ータを生成するために、連携関係データの連携関係デー
タベースの検索を行うように、また、連携関係データベ
ースに相互連携関係データを記録するように、項目リス
トメニューにおける連携関係データ項目の管理を確立す
る連携関係管理手段と、前記制御手段と前記データバッ
ファ領域とに接続されて、変更を施すために、複数の文
書項目を含む項目リストと、項目リストメニューにすで
にあるレイアウトと、レイアウトベースとの間から選択
して、新規文書項目を定義付けし、文書項目を含む新規
レイアウトを再編する一方、当該新規文書項目と新規レ
イアウトとを項目リストメニューとレイアウトベースと
に保存するテンプレート編集管理手段と、前記制御手段
と前記データバッファ領域との接続されて、入力部を介
して指定された検索条件が制御手段から供給されるよう
になっていると共に、この検索条件を文書ベースから選
択した文書フォルダーの内の少なくとも一つの特定文書
フォルダーと比較し、検索条件に該当する文書ベースか
ら選択された文書フォルダーの内の少なくとも一つの文
書フォルダーにある全ての文書を取り出すデータ検索手
段とからなり、前記制御手段が、文書ベースの文書フォ
ルダーの内の一つに文書データとレイアウトと項目リス
トのそれぞれの対応するものを組み合わせることで文書
の内の特定の完全な文書を形成して、出力部を介して当
該完全な文書を出力する手段を備えてなるのを特徴とし
ている。

【００２２】前述した構成の本発明による固定書式文書
作成装置においては、入力部を介して命令が入力された
後に、制御手段は、ユーザーが行おうとしている作業が
文書編集管理とテンプレート作成と検索処理の何れかで
あることを判定する。文書編集管理を行いたがっている
場合では、ユーザーはデーターのコピー、切り取り、ペ
ースト、保存、文字入力の内の少なくとも一つを含む文
書編集作業か、又は、文書の変更、削除、保存、印刷に
内の少なくとも一つを含む文書管理作業の何れかを、文
書編集管理手段を利用して文書ベースにおける複数の文
書フォルダーの内の特定の文書フォルダーについての既
存文書ないし新規文書に対して行うことになる。この処
理が済むと、異なった項目毎に処理済みデータが決定さ
れ、その後当該決定された処理済みデータが文書ベース
に保存される。

【００２３】また、文書の異なった項目メニューとは別
に、連携関係データ項目も項目リストメニューに保存さ
れる。従って、ユーザーがデータを編集しているときに
連携関係データ管理手段が、ユーザーの入力する項目デ
ータに従って連携関係データベースにおけるデータを参
照するか、又は、保存する。他方、テンプレート作成を
行っている場合では、ユーザーはテンプレート編集管理
手段を利用して変更を施すために、すでに複数の文書項
目を含むレイアウトをレイアウトベースから選択する
か、又は、何れか一つのレイアウトを再編するために項
目リストメニューから予め定義付けされた項目リストを
選択するか、又は、新規文書項目を定義付けして、文書
項目を含む新規レイアウトを編成するか、何れかを行う
ことになるが、新規文書項目と新規レイアウトとは項目
リストメニューとレイアウトベースとに別々に保存され
ることになる。

【００２４】データ検索手段は、入力部を介してユーザ
ーが検索条件を指定したかどうかを判定して、それを文
書ベースの特定の文書フォルダー又は文書ベース全体と
比較し、かくて、指定された検索条件に該当する文書ベ
ースにおける全ての文書、又は、文書ベースを取り出
す。この検索ないしデータ編集管理の結果は、対応する
レイアウトと項目リストと組み合わされて完全な文書が
形成され、かくて出力部を介して出力される。

【００２５】

【発明の実施の形態】本発明の好ましい実施の形態のシ
ステムブロック図を図１に示す。この図において、１７
は、異なった文書フォルダーの文書ベースと、連携関係
データを記憶する連携関係データベースと、ユーザーが
記録したレイアウトと異なった項目リストとをそれぞれ
記憶するレイアウトベースと項目リストメニューとを記
憶するデータバッファ領域を表す。

【００２６】１０は、主としてキーボードとコンピュー
タ用マウスとからなる入力部であり、１１は出力部であ
る。尚、出力部１１としては表示装置とプリンターとの
何れか一方、又は両方であっても良い。１２は、文書編
集と文書フォルダーのブラウザ又は管理を司る文書編集
管理部を示す。１３は、データバッファ領域１７の連携
関係データベースから相互連携関係のあるデータ項目値
にアクセスする連携関係データ管理部を示す。

【００２７】１４は、レイアウト編集装置と、レイアウ
トブラウザ装置と、項目管理手段と、テンプレート管理
手段とを提供する一方、項目リストとレイアウトのブラ
ウザ、編集、管理を司るテンプレート編集管理部を示し
ている。１５は、検索条件に該当する文書を見つけるた
めにデータバッファ領域１７における文書ベースにアク
セスするデータ検索手段を含むデータ検索部を示してい
る。１６は、ユーザーが入力部１０を介して入力する命
令を受けて、文書編集とテンプレート作成と検索処理の
内の何れかを実行すべきかを選択する制御部を示してい
る。ユーザーにより編集された、又はブラウザされた、
又は検索されたデータは、この制御部１６により出力部
１１に表示もしくは印刷するに適したレイアウトと共に
組み合わされる。

【００２８】先ず、ユーザーが入力部１０を介して入力
した命令が制御部１６に供給され、それに伴って制御部
１６は適当な操作モード、即ち、文書編集管理、テンプ
レート編集管理、データ検索の何れかを選択する。文書
編集管理が選ばれた場合では、制御部１６は文書編集管
理部１２の文書フォルダーブラウザ装置を介してデータ
バッファ領域１７から文書フォルダーを取り出し、取り
出した文書フォルダーを、ユーザーが書式ブラウザでき
るように出力部１１へ供給する。ユーザーが特定の書式
の文書フォルダーを見つけると、文書編集管理部１２が
文書の管理と編集とを行うことになる。

【００２９】編集処理を済ませた文書の場合、文書編集
管理部１２は決定後にその種類(class)に基づいて文書
をファイルし、かつ、それをその項目の異なった種類(t
ype)毎にデータバッファ領域１７の文書ベースに記憶す
る。特定書式の文書フォルダーが文書ベースから取り出
せなかった場合では、制御部１６が処理をテンプレート
編集管理部１４に引き継がせる。すると、テンプレート
編集管理部１４は、データバッファ領域１７におけるレ
イアウトメニューから特定書式のレイアウトを選択する
一方、制御部１６を介してデータ編集管理部１２を呼び
出すことで文書編集処理を開始する。

【００３０】他方、データバッファ領域１７のレイアウ
トメニューに適当なレイアウトが見つからない場合で
は、新規レイアウトを作成するためにテンプレート編集
管理部１４を利用することができる。このテンプレート
編集管理部１４は、レイアウト編集装置を介してテンプ
レート編集の目的を達成する一方、項目管理手段の助け
を借りて、データバッファ領域１７における項目リスト
メニューから利用できる項目リストを検索するか、又
は、レイアウト編集装置で利用する新規項目を定義付け
する。テンプレート編集管理部１４は、新たに編集した
レイアウトを、この汎用性と使用頻度とからしてデータ
バッファ領域１７のレイアウトメニューに記憶する。

【００３１】また、通常の項目分類管理を行うか、又
は、データバッファ領域１７の項目リストメニューの一
つの項目リストに同一文字を有する項目を記録するのに
項目管理手段を利用することもできる。相互連携関係を
有する項目の場合、これも項目管理手段の助けを借りて
項目リストメニューに記録することもできる。連携関係
項目データを保存するためにデータバッファ領域１７の
連携関係データベースに保存領域を形成している。デー
タバッファ領域１７における項目リストメニューとレイ
アウトメニューの管理で、将来のテンプレート作成の際
に参考になる広範囲のテンプレートが得られる。

【００３２】ユーザーが入力した文書データを処理する
のに文書編集管理部１２を利用する場合、連携関係デー
タ管理部１３が、データの一律性を確保し、データ入力
に要する時間を減少させるために、データバッファ領域
１７の連携関係データ記憶ベースに記憶されている関係
データを参照しながら当該関係データの項目値を生成す
るようになっている。連携関係データ記憶ベースに対応
する関係データが含まれていないと、対応する関係デー
タの項目データ値が連携関係データ管理部１３により、
後での同一データの入力時に参考となるようにデータバ
ッファ領域１７の連携関係データ記憶ベースに記憶され
ることがある。

【００３３】ユーザーはデータ検索部１５を介してデー
タバッファ領域１７の文書ベースから特定の検索条件に
該当する文書フォルダーないし文書データにアクセスす
ることができる。異なった検索機能に基づいて区別が可
能であるから、ユーザーはより簡単でより好都合な索引
機能を享受することができる。

【００３４】本発明は、書式とデータの複製を簡単にす
る文書作成方法と装置とを提供するものである。同一書
式の文書データを管理するために、本発明ではワープロ
の分野でデータベース管理の概念を採り入れている。換
言すれば、文書データの管理をデータベースの「レコー
ド」と「フィールド」とを介して行っている。前述の文
書ベースにおける文書フォルダーの場合では、各文書が
レコードであり、各文書の異なった項目データがフィー
ルドデータである。従って、文書項目は異なった種類に
分類できる。例えば、ファックス送信の「送信データ」
と意志決定(decision)の「量」とは、「データ」と「数
値」の如くの二つの異なった種類のデータとして分類で
きる。データ種類の設定に基づいて、本発明の装置は異
なった書式に書かれたデータを都合よく分類して、項目
条件を利用して検索を行うことができるようになってい
る。

【００３５】図２と図３は、ユーザーが文書を編集する
に当たり、本発明の固定書式文書作成装置を如何に利用
するかを示した動作フローチャートである。このフロー
チャートにおいて、ステップS201でのスタート後、文書
編集管理下、検索ないしテンプレート編集の如くのユー
ザー操作モードをステップS202にて判定する。操作モー
ドが文書編集管理であれば、ステップS203にて特定の文
書フォルダーがあるかどうかを判断するために文書ベー
スに現に記憶されている全ての文書フォルダーをユーザ
ーがブラウザできる。ステップS203の判定の結果特定文
書フォルダーがあると判定されると、ステップS204に行
って、特定書式の文書フォルダーが取り出されて、デー
タバッファ領域に記憶される。次のステップS205では、
新規文書の編集、又は文書管理を行うべきかどうかの判
定が行われる。

【００３６】ステップS205の判定結果、新規文書を編集
すると判定されると、ステップS206で新規文書が追加さ
れ、ステップS207で新規文書の書き込みが行われる。他
方、ステップS205の判定で例えば保存、変更、削除、印
刷などの文書管理を行うものと判定された場合では、ス
テップS208にスキップする。そして、ステップS109にお
いて、それまでのプロセスフローを続行すべきかどうか
が判定される。続行すべきでないと判定されると、ステ
ップS210にてフローは終了するが、そうでない場合で
は、文書編集管理処理を続行すべきであればステップS2
05へ戻るが、ユーザー操作モードを変更すべきならすテ
ッぷS202に戻る。

【００３７】ステップS202において操作モードが検索モ
ードと判定されると、ステップS223に進んでデータ検索
処理が行われる。その後ステップS224において、検索が
終了すると、ステップS208に進んでデータ管理が行われ
るか、又は、ステップS210に進んで処理を終了するか、
ユーザー処理モードを変更すべきならステップS202へ進
む。

【００３８】ステップS202では、テンプレート編集モー
ドも選択できるようになっている。このテンプレート編
集モードが選択された場合では、ステップS211にてユー
ザーはレイアウトメニューにあるレイアウトをブラウザ
することができる。ブラウザしてみたところ使用すべき
書式がなかった場合では、ステップS212にてユーザーは
ブランクフォームを選んでその大きさ（用紙サイズ）を
設定できるようになっている。ステップS213では、ユー
ザーは項目リストメニューの項目リストを閲覧できる。
閲覧の結果適当な項目リストがあれば、ステップS214で
その項目リストを選択する。ステップS215では、ユーザ
ーにテンプレート構築手段が与えられる。ステップS216
では、ユーザーに項目リストメニューの項目リスト又は
レイアウトメニューのレイアウトを記録するかどうかの
選択が与えられる。

【００３９】このレイアウト又は項目リストの記録はス
テップS217で行われる。ステップS218においては、新規
文書フォルダーを作成すべきかどうかの判定がなされ
る。新規文書フォルダーを作成すべき(YES)と判定され
ると、ステップS206に進んで新規文書を編集する。そう
でない(NO)と判定された場合では、ステップS219を介し
てステップS210においてフローが終了するか、又は、ス
テップS202へ戻ってユーザー操作モードを変更すべきか
どうかの判定がなされる。

【００４０】ステップS211でレイアウトメニューに利用
可能なレイアウトがあると判定されると、ステップS220
にて記録されている異なった書式から選択される。そし
てステップS221において書式を変更すべきかどうかの判
定がなされる。変更すべきと判定された場合では、ステ
ップS222で変更され、その後ステップS216に進み、かく
てユーザーには項目リストメニュー又はレイアウトメニ
ューに項目リスト又はレイアウトを記録するオプション
が与えられる。その後フローは自動的にステップS218へ
進む。

【００４１】図４は、本発明の固定書式文書作成装置の
データ検索部の検索処理を示したフローチャートであ
る。この図は、図２と図３に示したデータ検索ステップ
（ステップS223）に対する追加部分(supplement)として
役立つものである。図示のように、入力部から送られた
検索命令がステップS301で入力される。次のステップS3
02においては、検索は項目条件検索か、それとも全テキ
スト検索かどうかの判定がなされる。項目条件検索であ
れば、ステップS303に進み、そこでデータアクセス手段
が全ての文書フォルダーのデータを読み出して文書フォ
ルダーの特定の項目のデータ検索を開始するように制御
される。用いられているデータ比較方法については、図
９を参照しながら後述する。

【００４２】ステップS304において、まだ検索の済んで
いない他の文書があるかどうかの判定がなされる。検索
処理は、文書フォルダーの処理が完了するとステップS3
05にて終了する。まだ検索していない文書がある場合で
は、ステップS306に進んで、文書の内容が読み出され
る。その後、ステップS307にて特定項目のデータがキャ
プチャされ、ステップS308で項目データと検索条件とが
比較される。ステップS309では、項目データが検索条件
に一致しているかどうかの判定がなされ、一致している
のであれば、ステップS310にて出力部へ出力される。そ
うでないと判定された場合ではステップS304へ戻って検
索処理を続行する。

【００４３】ステップS302において入力部から送られた
命令が全テキスト検索命令であれば、ステップS311にお
いてデータアクセス手段が特定文書データを読み出すよ
うに制御される。ステップS312では、文書の終わりに達
したかどうかが判定され、そうであれば検索処理がステ
ップS313にて終了する。他方、ステップS312で文書の終
わりに達してないと判定されると、データセグメントが
キャプチャされ、ステップS315にてこのデータセグメン
トが検索条件と比較される。そして、ステップS316でデ
ータセグメントが検索条件と一致するかどうかの判定が
なされるが、一致するのであればステップS317にて出力
部へ出力される。他方、一致していないとステップS316
で判定されると、ステップS312に戻って検索処理を続行
する。

【００４４】図５は、本発明の固定書式文書作成装置の
テンプレート編集管理の項目管理手段の連携関係項目記
録操作を示したフローチャートである。この項目管理手
段において、本発明は、図５に示した如くの「連携関係
データ項目」を記録する方法を提供している。ステップ
S401において、一つかそれ以上のキー項目が指定され、
ステップS402でその他の連携関係項目が指定される。ス
テップS403においては、これらが項目リストに記録され
て記録手段が完了する。その後のステップS404におい
て、データバッファ領域の連携関係データベースの記憶
領域が確立して、指定された連携関係データに対するア
クセスがなされるようになる。

【００４５】図６は、本発明の固定書式文書作成装置の
連携関係データ管理部のプロセスフローチャートであ
る。文書編集の際に、「連携関係データ管理」がデータ
生成方法を支援している。このフローの最初のステップ
S410では、他の項目が入力されていないかどうかが判定
され、入力されているのであれば、ステップＳ４１１ｎ
ｉｔｅ現に入力されている項目が連携関係項目の主たる
キーであるかどうかが判定される。そうでないと判定さ
れると、ステップS410に戻って他の項目の入力について
処理を続行する。逆にそうであると判定されると、ステ
ップS412に進んで、連携関係データベースにおける各デ
ータが主たるキーの値と比較される。

【００４６】入力された主たるキーの値が連携関係デー
タベースからのそれと等しければ、ステップS413におい
て連携関係管理手段が他の連携関係項目の値を取り出し
て、それをステップS414において出力部へ出力した後に
ステップS410へ戻る。それとは反対に入力された主たる
キーの値が連携関係データベースからのそれと等しくな
いとステップS312で判定されると、ステップS415にて次
の項目データの入力に対する処理が行われる。

【００４７】ステップS416においては、全ての連携関係
項目値が入力されたかどうかが判定される。項目値がま
だ入力されていないと判定されるとステップS415に戻る
が、入力されているのであればステップS417へ進んで、
連携関係データ管理部が、全ての連携関係データ値を次
の関連データに利用されるように連携関係データベース
に記録する。このようであるから、データ入力に要する
時間を減少させることができ、また、データの一律性を
確保することができるのである。

【００４８】図７（ａ）は、本発明の固定書式文書作成
装置のデータバッファ領域の文書ベースの文書フォルダ
ーにおける各文書のデータが如何にして保存されるかを
示した概略図である。同一文書フォルダーにおける全て
の文書には同一項目リストが含まれているから、同一文
書フォルダーに文書のデータを保存する方法も同一であ
る。図７（ａ）に示したように、文書のデータは全ての
項目データから形成されており、各項目のデータの取出
し(retrieving)を容易にするために各項目データのスタ
ート位置Ｎ１、Ｎ２、・・・・Ｎｍからなる。図７（ｂ）
は、各データ項目のデータが如何に保存されるかを示し
た概略図である。データは、項目データの全長を表すDL
EN・・・・と、項目書式の長さを表すFLEN・・・・と、項目デー
タの入力書式を表すFORMAT・・・・と、実際のデータを表す
DATAとの四つの異なった信号からなる。

【００４９】前述の保存法方は、各項目のデータのアク
セスを容易にするばかりではなくて、異なった書式で書
かれたデータの識別も容易にしている。即ち、データの
保存には、ユーザーが入力したデータ値の直接保存を伴
うものではなくて、スタート位置と入力書式とを別々に
する分離を行っている。例えば、第２項目のデータを得
る場合、文書の第２及び第３フラッグから値Ｎ２、Ｎ３
が得られる。このようになっているから、第２項目デー
タの位置はＮ２から始まり、その全長はＮ３−Ｎ２であ
ると判断することができる。

【００５０】各項目のデータは図７（ｂ）に示した態様
で保存されるから、前述の二つの数がデータ長と書式長
としてそれぞれ記録される。データの実際の位置はＮ２
＋２ｘsizeof(int)＋FLENとなる。即ち、ｋ番目のデー
タ項目に対応するデータの位置は下記の式で表される。 Ｎｋ＋２ｘsizeof(int)＋FLEN ・・・・ 式１ DLENは項目データの長さを表す。

【００５１】図８は、本発明の固定書式文書作成装置の
データバッファ領域の文書ベースの文書フォルダーにお
ける各文書のデータの異なった項目種類についてのデー
タ保存操作のフローチャートを示している。データを保
存したい場合、ステップS601にて項目の種類を判定す
る。ステップS602で項目がテキスト形式であれば、ステ
ップS606へ進んで異なったフォントによるテキストデー
タが純テキストデータに、また、テキストの表示書式に
変換される。ステップS603で項目が数値形式であれば、
ステップS607へ進んでテキスト形式の数値データが浮動
十進数値に、数値の入力書式に変換される。

【００５２】他方、ステップS604で項目が日付形式であ
れば、ステップS608へ進んでテキスト形式のデータが、
西暦第１年の１月１日から開始する全日数に、日付の入
力書式に変換される。ステップS605で項目が時間形式で
あれば、ステップS609に進んでテキスト形式の時間デー
タがゼロ時ゼロ分ゼロ秒から始まる全秒数に、時間の入
力書式に変換される。ステップS606、S607、S608又はS6
09の後では、データ長とフォマット長とがステップS610
で算出され、その次のステップS611で項目データが図７
（ｂ）に示した保存態様で完了する。

【００５３】図９は、図４のステップS308における項目
データと検索条件の比較動作を補うフローチャートを示
している。図示のように、項目の種類がステップS701で
判定される。その後、項目がテキスト形式であればステ
ップS702に、項目が数値形式であればステップS703に、
項目が日付形式であればステップS704に、また、項目が
時間形式であればステップS705へとそれぞれ進む。

【００５４】ステップS703からはステップS706に進ん
で、テキスト形式の数値データが浮動十進数に変換され
る。また、ステップS704からはステップS707に進んで、
テキスト形式の日付データが西暦第１年の１月１日から
開始する全日数に変換され、ステップS705からはステッ
プS708に進んでテキスト形式の時間データがゼロ時ゼロ
分ゼロ秒から始まる全秒数に変換される。

【００５５】次のステップS709では、ステップS702、S7
06、S707、S708からのそれぞれ異なった項目種の検索デ
ータが実際のデータに再編され、ステップS710において
文書における項目の実際のデータが上記式（１）を用い
て得られることになる。その後ステップS711において項
目データとの比較が行われる。この判定ステップS711で
一致するところがないと判定されると、ステップS712へ
進んでフォール値(failure value)がフィードバックさ
れるが、一致するところがあると判定されると、サクセ
ス値(success value)がフィードバックされる。

【００５６】本発明の利点は下記の通りである。 １．本発明によれば、同一種の文書の編集、ブラウザ、
検索に利用する文書編集管理のためのツールがユーサー
に提供される。 ２．本発明は、類似書式についてユーザーが参照、再使
用に利用する項目リストメニューとレイアウトリストメ
ニューを提供している。 ３．異なった種類の項目の場合では、異なった書式で書
かれたデータの比較とブール代数条件検索とを利用する
ことにより、本発明ではデータの内容とその入力書式に
従って別々に保存できる。 ４．連携関係のあるデータの場合では、本発明のシステ
ムにより、繰返しデータの入力に要する入力時間と減少
させると共に、データの均一性を確保するために、ユー
ザーに対する支援ツールとしての、連携関係データを記
憶する連携関係データ管理手段が得られる。

【００５７】ここまで実用的であり、かつ、好ましい実
施の形態と思われるものについて本発明を詳述したが、
本発明は九日維持した実施の形態に限定されるべきもの
ではなく、本発明の範囲内においてなされる変形や改変
なども包括するものである。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明による固定書式文書作成装置の好まし
い実施の形態のシステムブロック図。

【図２】 本発明の好ましい実施の形態による固定書式
文書作成装置の動作の一部を示すフローチャート。

【図３】 本発明の好ましい実施の形態による固定書式
文書作成装置の動作の残部を示すフローチャート。

【図４】 本発明の好ましい実施の形態のデータ検索部
の動作フローチャート。

【図５】 本発明の好ましい実施の形態の項目管理手段
による連携関係データ項目記録動作を表すフローチャー
ト。

【図６】 本発明の好ましい実施の形態の連携関係デー
タ管理手段の動作フローチャート。

【図７】 本発明の好ましい実施の形態の文書管理手段
により記憶された文書と項目データのデータ構造を示す
概略図。

【図８】 本発明の好ましい実施の形態の文書管理手段
によるデータ記憶動作を示すフローチャート。

【図９】 本発明の好ましい実施の形態のデータ検索部
とデータアクセス手段の動作フローチャート。

【図１０】 従来の文書作成装置の実施の形態のシステ
ムブロック図。

【図１１】 従来の文書作成装置の実施の形態の文書編
集動作を示すフローチャート。

【符号の説明】

１０ 入力部 １１ 出力部 １３ 連携関係データ管理部 １４ テンプレート編
集管理部 １５ データ検索部 １６ 制御部 １７ データバッファ領域

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 データバッファ領域と入力部と出力部と
   を備えたコンピュータシステムのためのものであって、 それぞれが同一書式の文書データを有する異なった種の
   文書フォルダーを記憶する文書ベースと、文書書式を記
   憶するレイアウトベースと、文書項目を記憶する項目リ
   ストメニューとにデータバッファ領域をパーティション
   するステップと、 テンプレート作成と検索処理の何れかの実行を選択する
   命令を入力するステップと、 テンプレート作成を実行するものと選択した場合に、変
   更を施すためにレイアウトベースからの複数の文書項目
   をすでに含む複数のレイアウトの中からどれか一つを選
   択するサブステップと、レイアウトの何れか一つを再編
   するために項目リストメニューからの複数の項目リスト
   の内の予め定義づけられた一つを選択するサブステップ
   と、項目リストメニューに記憶されている新規文書項目
   を定義付けして、レイアウトベースに記憶されている、
   文書項目を含む新規レイアウトを再編するサブステップ
   とを含む複数のサブステップの内の少なくとも一つのサ
   ブステップを実行するステップと、 検索処理を実行するものと選択した場合に、入力部を介
   して検索条件を特定し、文書ベース全体についてか、又
   は、文書フォルダーの内の特定の一つだけについて検索
   を行うに当たって検索条件を利用すべきかどうかを判定
   し、特定の一つの文書フォルダーについて検索すべきと
   判定した場合では、文書ベースから複数の文書フォルダ
   ーの内の特定の一つを比較のためにデータバッファ領域
   へ選択的に取り出すが、文書ベース全体について検索す
   べきと判定した場合では、検索条件を文書ベースの内容
   と比較して、検索条件に該当する文書ベースにおける全
   ての文書を選択的に取り出すステップと、 文書ベースの文書フォルダーの内の一つに文書データと
   レイアウトと項目リストのそれぞれの対応するものを組
   み合わせることで文書の内の特定の完全な文書を形成し
   て、出力部を介して当該完全な文書を出力するステップ
   とからなるのを特徴とする固定書式文書作成方法。
2. 【請求項２】 データバッファ領域と入力部と出力部と
   を備えたコンピュータシステムのためのものであって、 それぞれが同一書式の文書データを有する異なった種の
   文書フォルダーを記憶する文書ベースと、文書書式を記
   憶するレイアウトベースと、文書の連携関係項目データ
   を記憶する連携関係項目データベースと、文書書式を記
   憶するレイアウトベースと、文書項目を記憶する項目リ
   ストメニューとにデータバッファ領域をパーティション
   するステップと、 文書編集管理とテンプレート作成と検索処理の何れかの
   実行を選択する第１命令を入力するステップと、 文書編集管理を実行するものと選択した場合に、処理済
   みデータを得るために、文書ベースにおける文書フォル
   ダーの内の特定の一つについて、データーのコピー、切
   り取り、ペースト、保存、項目データ入力の内の少なく
   とも一つを含む文書編集作業と、文書の変更、削除、保
   存、印刷に内の少なくとも一つを含む文書管理作業の内
   の少なくとも一方を行う第２命令を入力して、異なった
   項目種類に従って処理済みデータを決定し、文書ベース
   に決定処理済みデータを保存するステップと、 文書における連携関係データを生成するために、何れか
   の文書の編集時に入力主キー値に対応する連携関係デー
   タの連携関係データベースの検索を行うように、また、
   連携関係データベースに相互連携関係データを記録する
   ように、項目リストメニューにおける連携関係データ項
   目の管理を確立するステップと、 テンプレート作成を実行するものと選択した場合に、変
   更を施すためにレイアウトベースからの複数の文書項目
   をすでに含む複数のレイアウトの中からどれか一つを選
   択するサブステップと、レイアウトの何れか一つを再編
   するために項目リストメニューからの複数の項目リスト
   の内の予め定義づけられた一つを選択するサブステップ
   と、項目リストメニューに記憶されている新規文書項目
   を定義付けして、レイアウトベースに記憶されている、
   文書項目を含む新規レイアウトを再編するサブステップ
   とを含む複数のサブステップの内の少なくとも一つのサ
   ブステップを実行するステップと、 検索処理を実行するものと選択した場合に、入力部を介
   して検索条件を特定し、文書ベース全体についてか、又
   は、文書フォルダーの内の特定の一つだけについて検索
   を行うに当たって検索条件を利用すべきかどうかを判定
   し、特定の一つの文書フォルダーについて検索すべきと
   判定した場合では、文書ベースから複数の文書フォルダ
   ーの内の特定の一つを比較のためにデータバッファ領域
   へ選択的に取り出すが、文書ベース全体について検索す
   べきと判定した場合では、検索条件を文書ベースの内容
   と比較して、検索条件に該当する文書ベースにおける全
   ての文書を選択的に取り出すステップと、 文書ベースの文書フォルダーの内の一つに文書データと
   レイアウトと項目リストのそれぞれの対応するものを組
   み合わせることで文書の内の特定の完全な文書を形成し
   て、出力部を介して当該完全な文書を出力するステップ
   とからなるのを特徴とする固定書式文書作成方法。
3. 【請求項３】 データバッファ領域と入力部と出力部と
   を備えたコンピュータシステムのためのものであって、 異なった文書フォルダーのデータを記憶する文書ベース
   と、レイアウトを記憶するレイアウトベースと、項目リ
   ストを記憶する項目リストメニューとにパーティション
   された前記データバッファ領域と、 前記入力部と前記出力部とに接続されて、前記入力部か
   ら供給される入力命令に基づいてテンプレート作成と検
   索処理の何れかの実行を選択する制御手段と、前記制御
   手段とデータバッファ領域とに接続されて、複数の文書
   項目を含む項目リストと、項目リストメニューからすで
   にあるレイアウトと、変更を施すためのレイアウトベー
   スとの間からの選択と、項目リストメニューに保存され
   ている新規文書項目の再編と、レイアウトベースに保存
   されている、文書項目を含む新規レイアウトの構築の何
   れか一つを実行するテンプレート編集管理手段と、 前記制御手段と前記データバッファ領域とに接続されて
   いて、入力部を介して指定された検索条件が制御手段か
   ら供給されるようになっていると共に、この検索条件を
   文書ベースから選択した文書フォルダーの内の少なくと
   も一つの特定文書フォルダーと比較し、検索条件に該当
   する文書ベースから選択された文書フォルダーの内の少
   なくとも一つの文書フォルダーにある全ての文書を取り
   出すデータ検索手段とからなり、 前記制御手段が、文書ベースの文書フォルダーの内の一
   つに文書データとレイアウトと項目リストのそれぞれの
   対応するものを組み合わせることで文書の内の特定の完
   全な文書を形成して、出力部を介して当該完全な文書を
   出力する手段を備えてなるのを特徴とする固定書式文書
   作成装置。
4. 【請求項４】 データバッファ領域と入力部と出力部と
   を備えたコンピュータシステムのためのものであって、 異なった文書フォルダーのデータを記憶する文書ベース
   と、文書の連携関係項目データを記憶する連携関係項目
   データベースと、レイアウトを記憶するレイアウトベー
   スと、項目リストを記憶する項目リストメニューとにパ
   ーティションされたデータバッファ領域と、 前記入力部と前記出力部とに接続されて、前記入力部か
   ら供給される入力命令に基づいて文書編集管理とテンプ
   レート作成と検索処理の何れかの実行を選択する制御手
   段と、 前記制御手段とデータバッファ領域とに接続されて、処
   理済みデータを得るために、文書ベースにおける文書フ
   ォルダーの内の特定の一つについて、データーのコピ
   ー、切り取り、ペースト、保存、文字入力の内の少なく
   とも一つを含む文書編集作業と、文書の変更、削除、保
   存、印刷に内の少なくとも一つを含む文書管理作業の内
   の少なくとも一方を行うものであって、異なった項目種
   類に従って処理済みデータを決定し、文書ベースに決定
   処理済みデータを保存する文書編集管理手段と、 前記文書編集管理手段と前記バッファ領域とに接続され
   て、文書における連携関係データを生成するために、連
   携関係データの連携関係データベースの検索を行うよう
   に、また、連携関係データベースに相互連携関係データ
   を記録するように、項目リストメニューにおける連携関
   係データ項目の管理を確立する連携関係管理手段と、 前記制御手段と前記データバッファ領域とに接続され
   て、変更を施すために、複数の文書項目を含む項目リス
   トと、項目リストメニューにすでにあるレイアウトと、
   レイアウトベースとの間から選択して、新規文書項目を
   定義付けし、文書項目を含む新規レイアウトを再編する
   一方、当該新規文書項目と新規レイアウトとを項目リス
   トメニューとレイアウトベースとに保存するテンプレー
   ト編集管理手段と、 前記制御手段と前記データバッファ領域との接続され
   て、入力部を介して指定された検索条件が制御手段から
   供給されるようになっていると共に、この検索条件を文
   書ベースから選択した文書フォルダーの内の少なくとも
   一つの特定文書フォルダーと比較し、検索条件に該当す
   る文書ベースから選択された文書フォルダーの内の少な
   くとも一つの文書フォルダーにある全ての文書を取り出
   すデータ検索手段とからなり、 前記制御手段が、文書ベースの文書フォルダーの内の一
   つに文書データとレイアウトと項目リストのそれぞれの
   対応するものを組み合わせることで文書の内の特定の完
   全な文書を形成して、出力部を介して当該完全な文書を
   出力する手段を備えてなるのを特徴とする固定書式文書
   作成装置。