JPH10275222A - 文書情報管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 コンピューター等のデジタルの世界と紙の文
書との間に情報の連続性・関連性を構築し，紙の文書を
用いたハイパーテキスト（紙ハイパーテキスト）を実現
することに加えて，そのシステムで使用する媒体用紙の
作成・更新を容易に行え，かつ，媒体用紙の更新時の利
便性の向上を図った文書情報管理システムを提供するこ
と。 【解決手段】 ファイル手段としてのファイルサーバー
１０１と，読取手段としてのスキャナー１０３と，出力
手段および媒体用紙を出力する媒体用紙出力手段として
のプリンター１０４と，検索手段，記憶手段，検索・表
示手段，記載情報指定手段，関連情報ファイル指定手
段，連結情報生成手段，媒体用紙情報作成手段，媒体用
紙出力手段，アクセス権限設定手段および選択手段とし
てのパソコン１０５とから構成される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は，文書が記録された
紙（媒体用紙）を媒体として，人間とコンピューター環
境との関わり合い（ＨＣＩ：Human-Computer-Interacti
on）の向上を図った文書情報管理システムに関し，より
詳細には，そのシステムで使用する媒体用紙の作成・更
新を容易に行え，かつ，媒体用紙の更新時の利便性の向
上を図った文書情報管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年，コンピューター関連技術・マンマ
シンインタフェースの発達や，ネットワーク環境の整備
によって文書の電子化が進み，これによってオフィスの
ペーパーレス化が促進されている。

【０００３】具体的には，各種書類や文書等をパソコン
・ワークステーションの画面上で作成（電子化）し，電
子化した文書の編集，コピー，転送，共有，ファイリン
グ，校正，検索等がコンピューターの中（デジタルの世
界または仮想現実）で行えるようになっている。特に，
ネットワークの発展によって，電子化した文書をプリン
ター等で出力することなく，そのまま個人宛に配布（転
送）することができるため，さらにオフィスのペーパー
レス化が進みつつある。

【０００４】また，電子化された文書は，コンピュータ
ー中に構築された文書情報管理システムによって自動的
・体系的に管理することが可能であるため，保存文書の
分類作業や，参照したい文書の検索作業が容易となり，
さらに文書の共有化による全体の文書量の低減，パスワ
ード等の設定による機密文書のセキュリティの向上，各
文書間の情報の関連付け等を図れるという利点を有して
いる。

【０００５】ところが，電子化された文書には多くの利
点があるものの，実際の紙に出力された文書（以下，紙
の文書と記載する）と比較した場合に，読みやすさ，持
ち運びの利便性，扱いやすさ，利用可能な環境条件，実
務作業との連続性等において種々の制限が存在するた
め，電子化した文書を現実作業において使用する場合に
は，一旦，プリンター等で記録紙に出力した後，紙の文
書として使用した方が効率の良いことも多い。したがっ
て，これからのオフィス環境では，作業の目的に応じて
紙の文書と電子化した文書が共存する状況になる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら，上記従
来の技術によれば，コンピューター等のデジタルの世界
と紙の文書との間には，デジタル情報としての情報の連
続性・関連性がないため，以下の問題点があった。

【０００７】第１に，デジタルの世界に構築された文書
情報管理システムで電子化した文書の管理を行っている
場合でも，一旦，電子化した文書を紙の文書として出力
すると，電子化した文書の有する関連情報，例えば，文
書情報管理システム内におけるアドレス情報，パスワー
ド等のセキュリティ情報，他の文書との連結情報等が消
失するため，紙の文書は文書情報管理システムから出力
された単なるアウトプットとしての価値しか持たないと
いう問題点があった。

【０００８】第２に，紙の文書を媒体として，デジタル
の世界に直接アクセスすることができないため，ユーザ
ーがキーボード等を操作してデジタルの世界にアクセス
する必要があり，利便性が悪いという問題点があった。
なお，従来の技術として，マークシートのように紙を媒
体として，直接デジタルの世界へアクセスする方法があ
るが，あらかじめ定型化された専用のマークシートを用
いるため，種々の制約があり，一般的な文書として使用
可能なものではなかった。

【０００９】第３に，デジタルの世界において，電子化
した文書の先進概念としてハイパーテキストの文書が存
在するが，このハイパーテキストの文書を紙の文書とし
て出力した場合，平面的な情報（視覚化された２次元の
情報）のみが出力されて，本来のハイパーテキストとし
ての情報が失われるため，情報の損失および利便性の低
下を招来するという問題点があった。

【００１０】具体的には，ハイパーテキストとは，リン
ク（関連づけ）されたテキスト（電子化した文書）の集
まりであり，リンク構造を通じて，階層的・多元的に関
連づけされた各テキストを任意の順序で参照できるよう
にしたマルチメディアソフトの基本概念である。したが
って，このハイパーテキストの文書には，ユーザーに対
して視覚的に提供される情報の他に，リンク構造を形成
するための情報（すなわち，ハイパーテキストとしての
情報）が含まれている。ところが，一旦，ハイパーテキ
ストの文書を紙の文書として出力すると，このハイパー
テキストとしての情報が失われるため，出力された紙の
文書は，もはやハイパーテキストの文書ではなくなる。

【００１１】なお，従来の技術において，ハイパーテキ
ストの文書は電子化した文書としてのみ存在可能である
ため，ハイパーテキストの概念そのものが，電子化した
文書を扱うデジタルの世界（仮想現実）の中のみで利用
されていた。したがって，紙の文書をハイパーテキスト
の文書として扱い，現実世界において紙の文書を用いて
ハイパーテキストを実現するという概念（この概念を紙
ハイパーテキストと定義し，以下，紙ハイパーテキスト
と記載する）はこれまで存在していなかった。

【００１２】そこで，本出願人は，特願平７−２４２７
４７号において，コンピューター等のデジタルの世界と
紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築して，紙
の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組
み込むと共に，紙の文書を媒体としてデジタルの世界に
直接アクセス可能とし，さらに紙の文書を用いたハイパ
ーテキスト（紙ハイパーテキスト）を実現することを目
的とした文書情報管理システムおよび文書情報管理方法
を提案した。

【００１３】この文書情報管理システムは，あらかじめ
特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関連
する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手
段と，単語，文章，シンボル，グラフィックの何れかか
らなる少なくとも一つの記載情報，記載情報とファイル
手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報
および記載情報の中から特定の記載情報を選択するため
の選択情報が記録された媒体用紙と，選択情報および連
結情報を媒体用紙から読み取る読取手段と，読取手段で
読み取った選択情報および連結情報に基づいて，ファイ
ル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手
段と，検索手段によって検索した関連情報ファイルを出
力する出力手段とから構成されており，読取手段で媒体
用紙から選択情報および連結情報を読み取り，読み取っ
た選択情報および連結情報に基づいて，ファイル手段に
記憶してある関連情報ファイルの中から該当する関連情
報ファイルを検索し，検索した関連情報ファイルを記録
紙またはディスプレイ画面等に出力するものである。

【００１４】換言すれば，媒体用紙上の任意の位置に記
録した記載情報に選択情報を付与することにより，ファ
イル手段から所望の関連情報ファイル（電子化した文
書）を検索し，出力することができるようにしたもので
ある。

【００１５】ところが，上記特願平７−２４２７４７号
の文書情報管理システムでは，媒体用紙上の所望の記載
情報に，例えば，マーカーを用いてマーク（選択情報）
を付与して，読取手段で読み取ることにより，マーク
（選択情報）を付与した記載情報に対応した関連情報フ
ァイルを取り出すことができるものの，そのシステムで
使用する媒体用紙の作成・更新について特に言及してい
なかった。

【００１６】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て，コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との
間に情報の連続性・関連性を構築することにより，紙の
文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み
込むと共に，紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直
接アクセス可能とし，紙の文書を用いたハイパーテキス
ト（紙ハイパーテキスト）を実現することに加えて，そ
のシステムで使用する媒体用紙の作成・更新を容易に行
え，かつ，媒体用紙の更新時の利便性の向上を図った文
書情報管理システムを提供することを目的とする。

【００１７】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに，請求項１に係る文書情報管理システムは，あらか
じめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに
関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイ
ル手段と，単語，文章，シンボル，グラフィックの何れ
かからなる少なくとも一つの記載情報，前記記載情報と
前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるた
めの連結情報および前記記載情報の中から特定の記載情
報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と，
前記選択情報および連結情報を前記媒体用紙から読み取
る読取手段と，前記読取手段で読み取った選択情報およ
び連結情報に基づいて，前記ファイル手段から該当する
関連情報ファイルを検索する検索手段と，前記検索手段
によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段
と，を備えた文書情報管理システムであって，さらに，
あらかじめ特定の単語，文章，シンボル，グラフィック
の少なくとも一つを用いて作成した文書情報および前記
媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報が記憶さ
れている記憶手段と，前記記憶手段に記憶されている文
書情報の中から所望の文書情報を検索して表示する検索
・表示手段と，前記検索・表示手段に表示された文書情
報中の単語，文章，シンボル，グラフィックの少なくと
も一つを記載情報として指定するための記載情報指定手
段と，前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファ
イルの中から前記記載情報指定手段で指定された記載情
報と連結させる関連情報ファイルを指定するための関連
情報ファイル指定手段と，前記記載情報指定手段または
関連情報ファイル指定手段で指定された記載情報と関連
情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成する
連結情報生成手段と，前記検索・表示手段に表示された
文書情報，前記記載情報指定手段で指定された記載情報
および前記連結情報生成手段で生成した連結情報に基づ
いて，前記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情
報を作成する媒体用紙情報作成手段と，前記媒体用紙情
報作成手段で作成した媒体用紙情報を記録紙に出力し，
前記選択情報が記載されていない媒体用紙として出力す
る媒体用紙出力手段と，を備えたものである。

【００１８】また，請求項２に係る文書情報管理システ
ムは，請求項１記載の文書情報管理システムにおいて，
さらに，前記媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙
情報を前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段を備えた
ものである。

【００１９】また，請求項３に係る文書情報管理システ
ムは，請求項１または２記載の文書情報管理システムに
おいて，前記検索・表示手段が，前記記憶手段に記憶さ
れている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情報を検
索して表示可能であり，前記記載情報指定手段が，前記
媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更の選択が
可能であり，かつ，前記記載情報の削除を選択後に指定
された記載情報を削除対象の記載情報とし，前記連結情
報作成手段が，前記媒体用紙情報中の連結情報から前記
削除対象の記載情報に関連する全ての情報を削除した連
結情報を作成し，前記媒体用紙情報作成手段が，前記連
結情報作成手段で作成された連結情報を用いて，前記媒
体用紙情報を変更するものである。

【００２０】また，請求項４に係る文書情報管理システ
ムは，請求項１〜３記載のいずれか一つの文書情報管理
システムにおいて，前記検索・表示手段が，前記記憶手
段に記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用
紙情報を検索して表示可能であり，前記記載情報指定手
段が，前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変
更の選択が可能であり，かつ，前記記載情報の追加を選
択後に，新たに指定された記載情報を追加対象の記載情
報とし，前記関連情報ファイル指定手段が，前記追加対
象の記載情報が指定された後に指定された関連情報ファ
イルを追加対処の関連情報ファイルとし，前記連結情報
作成手段が，前記追加対象の記載情報と前記追加対象の
関連情報ファイルをと連結させるための追加対象の連結
情報を作成し，前記媒体用紙情報作成手段が，前記連結
情報作成手段で作成された追加対象の連結情報を，前記
媒体用紙情報中に追加するものである。

【００２１】また，請求項５に係る文書情報管理システ
ムは，請求項１〜４記載のいずれか一つの文書情報管理
システムにおいて，前記検索・表示手段が，前記記憶手
段に記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用
紙情報を検索して表示可能であり，前記記載情報指定手
段が，前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変
更の選択が可能であり，かつ，前記記載情報の変更を選
択後に指定された記載情報を変更対象の記載情報とし，
前記関連情報ファイル指定手段が，前記媒体用紙情報中
の連結情報で前記変更対象の記載情報に連結されている
関連情報ファイルの中から不要な関連情報ファイルを削
除対象の関連情報ファイルとして指定可能であり，さら
に前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファイル
の中から所望の関連情報ファイルを追加対象の関連情報
ファイルとして指定可能であり，前記連結情報作成手段
が，前記変更対象の記載情報，前記媒体用紙情報中の連
結情報，前記削除対象の関連情報ファイルおよび前記追
加対象の関連情報ファイルを用いて，変更用連結情報を
作成し，前記媒体用紙情報作成手段が，前記連結情報生
成手段で作成された前記変更用連結情報で前記媒体用紙
情報中の連結情報を置き換えて，あらなた媒体用紙情報
を作成するものである。

【００２２】また，請求項６に係る文書情報管理システ
ムは，請求項１〜５記載のいずれか一つの文書情報管理
システムにおいて，さらに，前記記載情報指定手段で指
定された記載情報毎に，前記記載情報と連結された関連
情報ファイルにアクセスする権限を個別に設定するアク
セス権限設定手段を備えたものである。

【００２３】また，請求項７に係る文書情報管理システ
ムは，請求項１〜６記載のいずれか一つの文書情報管理
システムにおいて，前記媒体用紙情報作成手段が，前記
媒体用紙情報を作成する際に，各媒体用紙情報を特定す
るための媒体用紙番号を付与するものである。

【００２４】また，請求項８に係る文書情報管理システ
ムは，請求項７記載の文書情報管理システムにおいて，
前記媒体用紙情報作成手段が，前記媒体用紙番号を付与
する際に，前記媒体用紙情報が既に作成されている媒体
用紙情報の変更によって作成された場合，元の媒体用紙
情報の媒体用紙番号の末尾にバージョン情報を付加して
新規の媒体用紙番号として付与するものである。

【００２５】また，請求項９に係る文書情報管理システ
ムは，請求項７記載の文書情報管理システムにおいて，
前記媒体用紙情報作成手段が，前記媒体用紙番号を付与
する際に，前記媒体用紙情報が既に作成されている媒体
用紙情報の変更によって作成された場合，元の媒体用紙
情報の媒体用紙番号をそのまま付与するものである。

【００２６】また，請求項１０に係る文書情報管理シス
テムは，請求項７記載の文書情報管理システムにおい
て，さらに，前記媒体用紙情報が既に作成されている媒
体用紙情報の変更によって作成された場合，新規の媒体
用紙番号を付与するか，変更前の元の媒体用紙番号を付
与するかを選択する選択手段を備え，前記媒体用紙情報
作成手段が，前記選択手段で新規の媒体用紙番号が選択
された場合，あらたに媒体用紙番号を採番して付与し，
前記選択手段で変更前の元の媒体用紙番号が選択された
場合，変更前の元の媒体用紙情報の媒体用紙番号を付与
するものである。

【００２７】また，請求項１１に係る文書情報管理シス
テムは，あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたは
グラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして
記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラ
フィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報，
前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルと
を連結させるための連結情報および前記記載情報の中か
ら特定の記載情報を選択するための選択情報が記録され
た媒体用紙と，前記選択情報および連結情報を前記媒体
用紙から読み取る読取手段と，前記読取手段で読み取っ
た選択情報および連結情報に基づいて，前記ファイル手
段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段
と，前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを
出力する出力手段と，を備えた文書情報管理システムで
あって，さらに，あらかじめ特定の単語，文章，シンボ
ル，グラフィックの少なくとも一つを用いて作成した文
書情報および前記媒体用紙の電子データに相当する媒体
用紙情報が記憶されている記憶手段と，前記記憶手段に
記憶されている文書情報の中から所望の文書情報を検索
して表示する検索・表示手段と，前記検索・表示手段に
表示された文書情報中の単語，文章，シンボル，グラフ
ィックの少なくとも一つを記載情報として指定するため
の記載情報指定手段と，前記ファイル手段に記憶されて
いる関連情報ファイルの中から前記記載情報指定手段で
指定された記載情報と連結させる関連情報ファイルを指
定するための関連情報ファイル指定手段と，前記検索・
表示手段に表示された文書情報，前記記載情報指定手段
で指定された記載情報および前記関連情報ファイル指定
手段で指定された関連情報ファイルを用いて，前記媒体
用紙の電子データに相当する媒体用紙情報として作成す
る媒体用紙情報作成手段と，前記媒体用紙情報作成手段
または記憶手段から媒体用紙情報を入力し，前記記載情
報および関連情報ファイルに基づいて，前記記載情報と
関連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成
し，前記媒体用紙情報および連結情報を記録紙に出力
し，前記選択情報が記載されていない媒体用紙として出
力する媒体用紙出力手段と，を備えたものである。

【００２８】また，請求項１２に係る文書情報管理シス
テムは，請求項１〜１１記載のいずれか一つの文書情報
管理システムにおいて，前記検索・表示手段，記載情報
指定手段，関連情報ファイル指定手段，連結情報生成手
段および媒体用紙情報作成手段が，パーソナルコンピュ
ータ，ワークステーションまたは情報処理端末装置であ
るものである。

【００２９】また，請求項１３に係る文書情報管理シス
テムは，請求項１〜１２記載のいずれか一つの文書情報
管理システムにおいて，前記連結情報が，前記媒体用紙
上において２次元バーコードとして記録されているもの
である。

【００３０】

【発明の実施の形態】以下，本発明の文書情報管理シス
テムの一実施の形態について，添付の図面を参照して詳
細に説明する。

【００３１】本実施の形態の文書情報管理システムつい
て，以下の順序で説明する。 本実施の形態のシステム構成および基本動作（関連情
報出力処理） ＰＵＩの概念の提唱 Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙）の基本構成 Ｄｉｃｏｎ（記載情報）の役割 選択情報の具体例 連結情報の構成 媒体用紙情報の作成・更新処理

【００３２】本実施の形態のシステム構成および基本
動作 図１は，本実施の形態の文書情報管理システムのシステ
ム構成図を示し，あらかじめ特定の単語，文章，シンボ
ルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイ
ルとして記憶したファイル手段としてのファイルサーバ
ー１０１と，本発明の媒体用紙１０２を読み取る読取手
段としてのスキャナー１０３と，本発明の関連情報ファ
イルを出力する出力手段および媒体用紙を出力する媒体
用紙出力手段としてのプリンター１０４と，本発明の検
索手段，記憶手段，検索・表示手段，記載情報指定手
段，関連情報ファイル指定手段，連結情報生成手段，媒
体用紙情報作成手段，媒体用紙出力手段，アクセス権限
設定手段および選択手段としてのパーナルコンピュータ
（パソコン）１０５とから構成され，ＬＡＮ等のネット
ワークＮｅｔに各装置が接続されている。なお，図示を
省略するが，ネットワークＮｅｔには，他の出力手段と
してプリンター，ファクシミリ装置，複写装置が接続さ
れており，また，他の読取手段としてスキャナー，ファ
クシミリ装置，複写装置が接続されているものとする。

【００３３】なお，ファイルサーバー（ファイル手段）
に記憶する関連情報ファイルは，特定の単語，文章，シ
ンボルまたはグラフィックに関連する情報であるが，こ
のときの特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィッ
クが，媒体用紙１０２の記載情報として使用可能な単
語，文章，シンボルまたはグラフィックとなる。換言す
れば，媒体用紙１０２の記載情報として使用可能な単
語，文章，シンボルまたはグラフィックは，あらかじめ
ファイルサーバー１０１に関連情報ファイルとして記憶
されていることになる。

【００３４】また，媒体用紙１０２には，単語，文章，
シンボル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一
つの記載情報，記載情報とファイル手段の関連情報ファ
イルとを連結させるための連結情報および記載情報の中
から特定の記載情報を選択するための選択情報が少なく
とも記録されている。さらに媒体用紙（および媒体用紙
情報）を特定するための媒体用紙番号が記録されている
ものとする。また，詳細は後述するが，前述した選択情
報はユーザーが必要に応じて媒体用紙１０２上に記入す
るものである。

【００３５】スキャナー（読取手段）１０３は，媒体用
紙１０２から選択情報，連結情報等を読み取るものであ
り，既存のスキャナーを用いることができる。一般的に
はネットワークＮｅｔへの接続のためにパソコン１０５
と接続して用いられる。また，読取手段としてはデジタ
ルコピア等を用いることもできる。

【００３６】プリンター１０４は，ここでは関連情報フ
ァイルを出力する出力手段および媒体用紙を出力する媒
体用紙出力手段としての役割を果たし，出力手段とし
て，パソコン１０５で検索した関連情報ファイルを記録
紙に印刷・出力する。また媒体用紙出力手段として，後
述するパソコン１０５の各機能を用いて作成した媒体用
紙情報を記録紙に出力し，選択情報が記載されていない
媒体用紙１０２として出力する。なお，プリンター１０
４は，パソコン１０５を介してネットワークＮｅｔに接
続されているが，出力手段のみとして使用する場合に
は，直接パソコン１０５に接続する構成でも良い。

【００３７】パソコン１０５は，ディスプレイ装置と，
キーボード・マウス等の操作入力部と，ハードディスク
・フロッピーディスク等の記憶装置と，パソコン本体
（制御装置）とから構成され，一般的なパソコンを使用
できる。また，パソコン１０５は，以下の（１）〜
（９）の機能を有している。

【００３８】（１）検索機能（検索手段） スキャナー１０３で読み取った選択情報および連結情報
に基づいて，ファイルサーバー１０１から該当する関連
情報ファイルを検索する機能

【００３９】（２）データ記憶機能（記憶手段） あらかじめ特定の単語，文章，シンボル，グラフィック
の少なくとも一つを用いて作成した文書情報および媒体
用紙１０２の電子データに相当する媒体用紙情報を記憶
する機能。なお，本実施の形態では，パソコン１０５の
記憶装置を記憶手段として使用するが，記憶手段は特に
これに限定するものではなく，例えば，ファイルサーバ
ー１０１を記憶手段として用いても良い。

【００４０】（３）検索・表示機能（検索・表示手段） パソコン１０５内の記憶装置に記憶されている文書情報
または媒体用紙情報の中から所望の文書情報または媒体
用紙情報を検索して表示する機能。具体的には，パソコ
ン１０５の操作入力部を用いて検索する文書情報または
媒体用紙情報を特定するための文書番号を入力し，該文
書番号に基づいて検索した文書情報または媒体用紙情報
をディスプレイ装置に画面表示する。

【００４１】（４）記載情報指定機能（記載情報指定手
段） パソコン１０５のディスプレイ装置に表示された文書情
報中の単語，文章，シンボル，グラフィックの少なくと
も一つを記載情報として指定する機能。この記載情報指
定機能は，記載情報の新規指定や，媒体用紙情報中の記
載情報の削除・追加・変更の選択が可能である。

【００４２】（５）関連情報ファイル指定機能（関連情
報ファイル指定手段） ファイルサーバー１０１に記憶されている関連情報ファ
イルの中から記載情報指定機能を用いて指定した記載情
報と連結させる関連情報ファイルを指定するための機
能。

【００４３】（６）連結情報生成機能（連結情報生成手
段） 記載情報指定機能または関連情報ファイル指定機能を用
いて指定した記載情報と関連情報ファイルとを連結させ
るための連結情報を生成する機能。

【００４４】（７）媒体用紙情報作成機能（媒体用紙情
報作成手段） 検索・表示機能で表示された文書情報，記載情報指定機
能で指定した記載情報および連結情報生成機能で生成し
た連結情報に基づいて，媒体用紙１０２の電子データに
相当する媒体用紙情報を作成する機能。

【００４５】（８）アクセス権限設定機能（アクセス権
限設定手段） 記載情報指定機能で指定された記載情報毎に，記載情報
と連結された関連情報ファイルにアクセスする権限を個
別に設定する機能。なお，設定されたアクセス権限に関
する情報（アクセス権限情報）は，後述する媒体用紙１
０２のコードエリア２０６内またはファイルサーバー１
０１内に記憶される。

【００４６】（９）選択機能（選択手段） 媒体用紙情報が既に作成されている媒体用紙情報の変更
によって作成された場合，新規の媒体用紙番号を付与す
るか，変更前の元の媒体用紙番号を付与するかを選択す
る選択機能。

【００４７】なお，パソコン１０５のディスプレイ装置
を媒体用紙１０２を出力する出力手段として用いること
も可能であり，この場合には，媒体用紙１０２がディス
プレイ装置に画面表示されることになる。

【００４８】以上の構成において，その基本動作を説明
する。なお，本実施の形態の文書情報管理システムの処
理は，大別して，媒体用紙１０２から関連情報ファイル
を検索して出力する関連情報出力処理と，媒体用紙１０
２の電子データである媒体用紙情報の作成および更新を
行う媒体用紙情報の作成・更新処理とがあるが，ここで
は本システムの理解を容易にするために，先ず，基本動
作として関連情報出力処理のみについて説明する。

【００４９】先ず，あらかじめ特定の単語，文章，シン
ボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファ
イルとしてファイルサーバー１０１に記憶させておく。

【００５０】次に，スキャナー（読取手段）１０３で媒
体用紙１０２から各種情報（選択情報，連結情報，媒体
用紙番号，アクセス権限情報等）を読み取る。

【００５１】続いて，パソコン（検索手段）１０４が，
スキャナー１０３で読み取った選択情報および連結情報
に基づいて，ファイルサーバー１０１に記憶してある関
連情報ファイルの中から該当する関連情報ファイルを検
索する。なお，選択情報および連結情報を用いて関連情
報ファイルを検索する方法の詳細についは『連結情報
の構成』で後述する。

【００５２】最後に，パソコン１０５に接続されたプリ
ンター（出力手段）１０４を介して検索した関連情報フ
ァイル記録紙に出力するか，またはパソコン１０５のデ
ィスプレイ装置に画面表示する。

【００５３】前述したように本実施の形態の文書情報管
理システムでは，媒体用紙１０２上の任意の位置に記録
した記載情報からファイル手段に記憶してある関連情報
ファイルを検索し，出力することができるので，コンピ
ューター等のデジタルの世界（ファイル手段中の関連情
報ファイル）と紙の文書（媒体用紙１０２）との間に情
報の連続性・関連性を構築することができ，媒体用紙１
０２をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み
込むことができる。

【００５４】また，ディスプレイ装置，マウス，キーボ
ード等を用いることなく，媒体用紙１０２を媒体として
デジタルの世界に直接アクセスすることができ，さらに
紙の文書（媒体用紙１０２）を用いたハイパーテキスト
（紙ハイパーテキスト）を実現することができる。

【００５５】なお，ここで紙ハイパーテキストとは，紙
の文書をハイパーテキストの文書として扱い，現実世界
において紙の文書を用いてハイパーテキストを実現する
概念として定義する。

【００５６】ＰＵＩの概念の提唱 本実施の形態の文書情報管理システムでは，前述したよ
うにコンピューター等のデジタルの世界（ファイルサー
バー１０１中の関連情報ファイル）と紙の文書（媒体用
紙１０２）との間に情報の連続性・関連性を構築するこ
とができ，媒体用紙１０２をデジタルの世界の文書情報
管理システム内に組み込むことができると共に，媒体用
紙１０２を媒体としてデジタルの世界に直接アクセスす
ることができ，さらに媒体用紙１０２を用いた紙ハイパ
ーテキストを実現することができる。

【００５７】したがって，Ｐａｐｅｒ（紙：媒体用紙１
０２）を用いたＵｓｅｒ（人）とコンピューターとのＩ
ｎｔａｒａｃｔｉｏｎ（情報伝達，相互インターフェー
ス）を実現するシステム方法として，以下，本実施の形
態の文書情報管理システムをＰＵＩ（Ｐａｐｅｒ Ｕｓ
ｅｒ Ｉｎｔａｒａｃｔｉｏｎ）として提唱する。

【００５８】また，ＰＵＩにおいて，媒体用紙１０２を
Ｉｎｐｅｒ（Ｉｎｔｅｒａｃｔ Ｐａｐｅｒ）と定義
し，Ｉｎｐｅｒ内に記録されている記載情報をＤｉｃｏ
ｎ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ ｉｃｏｎ）と定義する。

【００５９】さらに，前述したように，紙の文書をハイ
パーテキストの文書として扱い，現実世界において紙の
文書を用いてハイパーテキストを実現する概念を，紙ハ
イパーテキストとして定義した。したがって，ＰＵＩの
Ｉｎｐｅｒは紙ハイパーテキストの概念におけるハイパ
ーテキストの文書そのものであり，Ｉｎｐｅｒ内のＤｉ
ｃｏｎは紙に印刷されたスイッチ（一般的なハイパーテ
キストのボタンやアイコン等に相当する）である。

【００６０】Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙）の基本構成 次に，ＰＵＩのＩｎｐｅｒ（媒体用紙１０２）の基本構
成について具体的に説明する。Ｉｎｐｅｒは，単語，文
章，シンボル，グラフィックの何れかからなる少なくと
も一つの記載情報であるＤｉｃｏｎと，Ｄｉｃｏｎとフ
ァイルサーバー１０１の関連情報ファイルとを連結させ
るための連結情報と，Ｄｉｃｏｎの中から特定のＤｉｃ
ｏｎを選択するための選択情報とが記録された紙（用
紙）である。ただし，Ｄｉｃｏｎおよび連結情報はあら
かじめＩｎｐｅｒに記録されているが，選択情報はユー
ザーが任意に書き込む（マークする）ことにより，Ｉｎ
ｐｅｒ上に記録されるものとする。

【００６１】また，Ｉｎｐｅｒには，媒体用紙（換言す
れば，媒体用紙情報）を特定するための媒体用紙番号が
記録されている。

【００６２】図２および図３はＩｎｐｅｒの具体例を示
し，図２はＤｉｃｏｎを通常の文書の構成要素として文
書中に配置した文書形式のＩｎｐｅｒ２０１を示し，図
３はＤｉｃｏｎをタイトルとして使用したリスト・ディ
レクトリー形式のＩｎｐｅｒ３０１を示す。

【００６３】図２に示すように，文書形式のＩｎｐｅｒ
２０１には，単語および文章がテキストＤｉｃｏｎ２０
２として記録されており，書類を示すアイコン（シンボ
ル）がシンボルＤｉｃｏｎ２０３として記録されてお
り，コンピューター図形がグラフィックＤｉｃｏｎ２０
４として記録されており，単語および短い文章がタイト
ルＤｉｃｏｎ２０５として記録されている。また，連結
情報，媒体用紙番号およびアクセス権限情報は，２次元
バーコードのように光学的に読み取り可能な形式でコー
ドエリア２０６内に記録されている。なお，２０７は媒
体用紙を特定するための媒体用紙番号をユーザーが視覚
的に認識できるように可視化した媒体用紙番号であり，
２０８はユーザーがＩｎｐｅｒ２０１の所有者（Ｏｗｎ
ｅｒ）を確認できるように文字で示したＯｗｎｅｒ Ｉ
Ｄである。

【００６４】このように文書形式のＩｎｐｅｒ２０１
は，見かけ上において，記録紙に出力された通常の文書
と同一である。したがって，Ｉｎｐｅｒ２０１を通常の
書類として利用できるのは勿論である。

【００６５】また，図３に示すように，リスト・ディレ
クトリー形式のＩｎｐｅｒ３０１には，単語および文章
がタイトルＤｉｃｏｎ２０５として記録されている。ま
た，連結情報，媒体用紙番号およびアクセス権限情報
は，２次元バーコードのように光学的に読み取り可能な
形式でコードエリア２０６内に記録されている。なお，
その他の符号は図２と共通につき説明を省略する。

【００６６】このようなリスト・ディレクトリー形式の
Ｉｎｐｅｒ３０１は，必要最小限（ここでは，タイトル
Ｄｉｃｏｎ）の情報を記載したインデックスカードとし
て使用することができ，さらにタイトルＤｉｃｏｎに対
応するファイルサーバー１０１の関連情報ファイルへの
アクセス用カードとして使用することができる。

【００６７】したがって，Ｉｎｐｅｒ２０１，３０１か
ら明らかなように，Ｉｎｐｅｒ（本実施の形態の媒体用
紙１０２）は，人間（ユーザー）とコンピューター（デ
ジタルの世界）の双方で読み取り可能な特殊な紙の文書
であると定義することができる。

【００６８】Ｄｉｃｏｎ（記載情報）の役割 ここで，Ｉｎｐｅｒ２０１，３０１に記録されたＤｉｃ
ｏｎの役割について詳細に説明する。

【００６９】図４に示すように，Ｉｎｐｅｒ２０１，３
０１に記録されているＤｉｃｏｎ（２０２〜２０５）
は，コードエリア２０６内の連結情報を介してファイル
サーバー１０１の関連情報ファイルとリンク（連結）さ
れている。したがって，Ｉｎｐｅｒ２０１，３０１上に
記録されている複数のＤｉｃｏｎの中から所望のＤｉｃ
ｏｎを選択すると，選択されたＤｉｃｏｎにリンクされ
ている関連情報ファイルを特定することができる。

【００７０】すなわち，Ｄｉｃｏｎは，Ｉｎｐｅｒ２０
１，３０１上に記録された視覚的な情報としての役割と
共に，関連情報ファイルを選択するためのスイッチの役
割を果たすものである。換言すれば，概念的に，ハイパ
ーテキスト上のボタンやアイコンと同様にスイッチの役
割を果たすものであると定義できる。

【００７１】次に，Ｄｉｃｏｎの種類について説明す
る。Ｄｉｃｏｎは，図２に示したようにテキストＤｉｃ
ｏｎ２０２，シンボルＤｉｃｏｎ２０３，グラフィック
Ｄｉｃｏｎ２０４，タイトルＤｉｃｏｎ２０５の４種類
からなり，それぞれのＤｉｃｏｎを以下のように定義す
る。

【００７２】テキストＤｉｃｏｎ ：ハイパーテキスト
形式の文章の中の単語や短い文章の形式で書かれたＤｉ
ｃｏｎである。 シンボルＤｉｃｏｎ ：長い文章の最後に付加したり，
Ｉｎｐｅｒの内容全体に対して付加するアイコン形式の
Ｄｉｃｏｎである。 グラフィックＤｉｃｏｎ ：詳細なイラスト・写真・図
面（関連情報ファイル）にリンクしてある大まかなイラ
スト・写真形式のＤｉｃｏｎである。 タイトルＤｉｃｏｎ ：該当するＤｉｃｏｎのリンクし
ている関連情報ファイルのタイトルが目次・リスト等の
形式で書かれたＤｉｃｏｎである。

【００７３】次に，図５を参照して，これらのＤｉｃｏ
ｎの表示内容と，対応する関連情報ファイルのデータ内
容との関係について説明する。これらのＤｉｃｏｎは，
図示の如く，テキストＤｉｃｏｎ２０２およびタイトル
Ｄｉｃｏｎ２０５のデータ形式がテキスト形式で，シン
ボルＤｉｃｏｎ２０３およびグラフィックＤｉｃｏｎ２
０４のデータ形式がグラフィック／イメージ形式であ
る。

【００７４】また，これらのＤｉｃｏｎの表示内容がタ
イトルの場合，関連情報ファイルのデータ内容を書類と
し，リファレンスの場合には書類，抄録の場合には全
文，単語の場合には解説，人名の場合にはパーソナル・
レポート，モノクロの場合にはフルカラー，ディザの場
合にはグレースケール，縮小レイアウトの場合には等
倍，シンボルマークの場合には書類等のように対応づけ
ることができる。

【００７５】ただし，これは一つの目安であって特に限
定するものではなく，例えば，Ｄｉｃｏｎの表示内容が
タイトルの場合，関連情報ファイルのデータ内容を書類
とフルカラーのグラフィックの２つで構成しても良い。

【００７６】また，関連情報ファイルのデータ内容を出
力する出力手段として，ディスプレイ装置や音声合成装
置を備えた構成では，Ｄｉｃｏｎの表示内容が人名やシ
ンボルマークの場合に，対応する関連情報ファイルのデ
ータ内容として動画や音声等を記憶しておき，ディスプ
レイ装置・音声合成装置を用いて出力することもでき
る。

【００７７】図６は，Ｄｉｃｏｎの標記方法を示す説明
図である。ユーザーがＩｎｐｅｒ上のＤｉｃｏｎを確実
かつ容易に認識するためには，ＤｉｃｏｎとＤｉｃｏｎ
以外の情報とが視覚的に区別できる必要がある。したが
って，本実施の形態では，Ｄｉｃｏｎを以下のように，
Ｉｎｐｅｒ上に記録されているＤｉｃｏｎ以外の単語，
文章，シンボルまたはグラフィックとは異なる特徴的な
書体，色彩，背景または周辺記号を付与して装飾するこ
とにより可視化する。

【００７８】テキストＤｉｃｏｎ２０２の装飾は，図示
の如く，背景色を付ける方法や，フォントの字体を換え
る方法（例えば，明朝体→ゴシック体等），書体を換え
る方法（例えば，イタリック体，ボルト体，アンダーラ
インの付加等），文字の色を換える方法（例えば，黒色
→青色），枠で囲む方法が適用できる。

【００７９】また，タイトルＤｉｃｏｎ２０５，グラフ
ィックＤｉｃｏｎ２０４の装飾は，図示の如く，枠で囲
む方法，背景色を付ける方法が適用できる。

【００８０】また，シンボルＤｉｃｏｎ２０３は，それ
自体でＤｉｃｏｎであることが明確であるので，装飾不
要である。ただし，装飾を施しても良いのは勿論であ
る。

【００８１】選択情報の具体例 選択情報は，Ｉｎｐｅｒ上に記載されたＤｉｃｏｎの中
から特定のＤｉｃｏｎを選択するための情報である。例
えば，加筆（マーキング）されたマークを選択情報とし
て用いることができる。加筆（マーキング）は，スキャ
ナー（読取手段）１０３で光学的に読み取れるものであ
ればどのような用具を使っても良く，一般的には，サイ
ンペン等のマーカーが使用される。

【００８２】このとき，マーカーの色をあらかじめ特定
し，読取手段としてカラースキャナーを使用すると高い
認識率が得られる。

【００８３】図７（ａ），（ｂ）は選択情報の加筆（マ
ーキング）の例を示し，文書形式のＩｎｐｅｒ２０１の
場合には，同図（ａ）に示すような加筆が適している。
また，リスト・ディレクトリー形式のＩｎｐｅｒ３０１
の場合には，同図（ｂ）に示すような加筆が適してい
る。

【００８４】連結情報の構成 連結情報は，前述したようにコードエリア２０６に２次
元バーコードとして記載されており，Ｄｉｃｏｎとファ
イルサーバー１０１の関連情報ファイルとを連結させる
ための情報である。

【００８５】また，連結情報は，例えば，Ｉｎｐｅｒ上
におけるそれぞれのＤｉｃｏｎの記載位置情報と，該記
載位置情報と関連情報ファイルとを対応させるためのア
ドレス情報とから構成されているか，または，Ｉｎｐｅ
ｒ上におけるそれぞれのＤｉｃｏｎの記載位置情報と，
該記載位置情報の位置に記載された記載情報を認識する
ための記載認識情報とから構成されている。

【００８６】ここで，図８を参照して，連結情報の一部
である記載位置情報について説明する。記載位置情報は
Ｉｎｐｅｒ上におけるそれぞれのＤｉｃｏｎの位置を特
定するための情報であり，例えば，図示の如く，Ｉｎｐ
ｅｒの座標と対応させたマップを用いて，マップ上にお
けるＤｉｃｏｎの位置および範囲と，各Ｄｉｃｏｎがマ
ップに出現する順番で番号を付したＤｉｃｏｎ番号とか
らなる情報で構成することができる。

【００８７】図９は，この記載位置情報とアドレス情報
とで連結情報（連結情報テーブル）を構成した例を示
す。該連結情報テーブルから明らかなように，記載位置
情報が特定されると，対応する関連情報ファイルのアド
レスが特定される。すなわち，図７で示したように選択
情報でＤｉｃｏｎを選択すると，該選択情報の座標位置
から図８のマップ上の座標位置が特定され，特定された
座標位置の記載位置情報（Ｄｉｃｏｎ番号）によって，
Ｄｉｃｏｎと対応する関連情報ファイルの検索が可能と
する。したがって，連結情報でＤｉｃｏｎと関連情報フ
ァイルの連結を行うことができる。

【００８８】図１０（ａ）は，記載位置情報と記載認識
情報とで連結情報（連結情報テーブル）を構成した例を
示す。ここで，記載認識情報は，各記載位置情報の位置
に記載されたＤｉｃｏｎを認識するための情報であり，
例えば，あらかじめ各Ｄｉｃｏｎ毎にＤｉｃｏｎ ＩＤ
を付して，このＤｉｃｏｎ ＩＤを用いることができ
る。該連結情報テーブルから明らかなように，記載位置
情報が特定されると，対応する記載位置情報（Ｄｉｃｏ
ｎ ＩＤ）が特定される。すなわち，図７で示したよう
に選択情報でＤｉｃｏｎを選択すると，該選択情報の座
標位置から図８のマップ上の座標位置が特定され，特定
された座標位置の記載位置情報（Ｄｉｃｏｎ番号）によ
って，対応するＤｉｃｏｎ ＩＤを特定することができ
る。

【００８９】この場合には，パソコン（検索手段）１０
５側に図１０（ｂ）に示すようなアドレス変換テーブル
を設けておくことにより，Ｄｉｃｏｎ ＩＤから対応す
る関連情報ファイルを検索することができる。換言すれ
ば，連結情報でＤｉｃｏｎと関連情報ファイルの連結を
行うことができる。

【００９０】上記図９および図１０の連結情報テーブル
から明らかなように，図９の連結情報（連結情報テーブ
ル）は，記載位置情報（換言すれば，Ｄｉｃｏｎ）とア
ドレス情報（換言すれば，関連情報ファイル）が１対１
でリンクされており，連結情報テーブル自体がアドレス
変換テーブルの役割を果しているので，Ｉｎｐｅｒ上に
Ｄｉｃｏｎを作成してから関連情報ファイルを作成する
場合に適している。ただし，この場合には，Ｉｎｐｅｒ
を作成後に，関連情報ファイルのアドレスを変更するこ
とが困難であるので，小規模システムに採用することが
望ましい。

【００９１】一方，図１０の連結情報（連結情報テーブ
ル）は，記載位置情報（換言すれば，Ｄｉｃｏｎ）と記
載認識情報（Ｄｉｃｏｎ ＩＤ）が１対１でリンクされ
ているだけであり，記載認識情報と関連情報ファイルと
のリンクは，パソコン（検索手段）１０５側に設けられ
たアドレス変換テーブルで行っているので，例えば，記
載認識情報をシステム全体で普遍（共通）の情報として
定義した場合には，パソコン１０５側に１つのアドレス
変換テーブルを設定するだけで，Ｄｉｃｏｎと関連情報
ファイルとを連結することが可能である。したがって，
システムの拡張性および管理性が高く，大規模システム
の構築に適している。

【００９２】また，例えば，記載位置情報を各Ｉｎｐｅ
ｒ毎の固有の情報として定義した場合には，パソコン１
０５側に各Ｉｎｐｅｒ毎のアドレス変換テーブルを設定
することで，Ｄｉｃｏｎと関連情報ファイルとを連結す
ることができる。

【００９３】さらに必要に応じて，図８に示すように，
Ｉｎｐｅｒ上にＤｉｃｏｎ設定可能領域を指定すること
により，コードエリア２０６内の連結情報のデータ量を
少なくすることができる。特に，Ｉｎｐｅｒ上における
Ｄｉｃｏｎの配置に片寄りがある場合には有効である。

【００９４】なお，前述した連結情報（図９および図１
０）では，最終的にＤｉｃｏｎと関連情報ファイルが１
対１（１：１）で対応する場合を示したが，特にこれに
限定するものではなく，例えば，Ｄｉｃｏｎと関連情報
ファイルとの対応関係は，１対多数（１：ｎ）や，多数
対１（ｎ：１）が存在するのは勿論である。

【００９５】媒体用紙情報の作成・更新処理 次に，図１１〜図１５を参照して，パソコン１０５によ
る媒体用紙情報の作成・更新処理について説明する。図
１１はパソコン１０５の媒体用紙情報の作成・更新処理
におけるＩｎｐｅｒ作成・更新画面を示し，図１２はＩ
ｎｐｅｒ作成・更新画面に文書情報を表示した例を示
し，図１３は関連情報ファイルの検索・指定を行うため
の関連情報検索画面を示し，図１４および図１５は媒体
用紙情報の作成・更新処理の概略フローチャートを示
す。

【００９６】先ず，Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙１０２）を作
成または更新する場合，パソコン１０５のメニュー画面
（図示せず）から媒体用紙情報の作成・更新処理を選択
し，図１１に示すＩｎｐｅｒ作成・更新画面を表示させ
る。ここで，Ｉｎｐｅｒの作成とは，すなわち，パソコ
ン１０５の記憶装置に記憶されている通常の文書情報か
ら媒体用紙情報を作成することであり，この作成した媒
体用紙情報を記録紙に出力すると，Ｉｎｐｅｒ（媒体用
紙１０２）が得られる。また，Ｉｎｐｅｒの更新とは，
パソコン１０５の記憶装置に記憶されている媒体用紙情
報に追加・削除等の処理を行って，媒体用紙情報を更新
することである。

【００９７】図１１のＩｎｐｅｒ作成・更新画面に，作
成または更新の対象となる文書情報または媒体用紙情報
（以下，この２つをまとめて対象文書と記載する）を呼
び出すには次に２つの方法がある。第１は，パソコン１
０５を操作して対象文書の文書番号（文書情報の場合に
はその文書番号，媒体用紙情報の場合には媒体用紙番号
に相当する）を入力し，該当する文書番号を検索して呼
び出す。なお，この際の検索方法は通常の文書検索方法
を適用できることは明らかである。

【００９８】第２は，Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙１０２）を
スキャナー１０３で読み取らせ，Ｉｎｐｅｒのコードエ
リア２０６に記載されている媒体用紙番号を認識し，該
当する媒体用紙番号の媒体用紙情報を検索して呼び出
す。

【００９９】このようにしてパソコン１０５のディスプ
レイ画面に文書情報が表示された例を図１２に示す。こ
の文書情報１２０１は，図２のＩｎｐｅｒ２０１の文書
情報と同一である。ただし，ここでは，記載情報が作成
されていないので，Ｉｎｐｅｒ２０１上のＤｉｃｏｎ
（記載情報）に相当する表示（装飾）が施されていな
い。

【０１００】ここで，図１１の画面について具体的に説
明する。１１０１は，アクションメニューや，アイコン
（何れも不図示）等が表示される領域であり，例えば，
通常のウインドウズ（マイクロソフト社製のＯＳ）の画
面等で表示されているようなものである。

【０１０１】１１０２は，作成または更新の対象となる
対象文書（文書情報または媒体用紙情報）を表示する対
象文書表示領域を示す。

【０１０２】１１０３は，対象文書表示領域１１０２に
表示された対象文書を垂直方法にスクロールするスクロ
ールバーである。バーを下方に移動させると対象文書が
スクロールされて，現在表示されている以降の文章や頁
が画面に表示される。

【０１０３】１１０４は，対象文書の文書番号（文書情
報の場合にはその文書番号，媒体用紙情報の場合には媒
体用紙番号）を表示する文書番号表示欄である。

【０１０４】１１０５は，対象文書から作成した媒体用
紙情報（すなわち，Ｉｎｐｅｒ）の媒体用紙番号を表示
する新規文書番号表示欄であり，この媒体用紙番号は，
パソコン１０５によって自動的に採番される。

【０１０５】１１０６は，作成者ＩＤ入力欄を示し，今
編集しようとしている本人のＩＤ番号を入力する。この
とき，Ｉｎｐｅｒのアクセス権限があるか否かをチェッ
クし，権限があれば以降の処理を行うことができる。も
し，権限がなければ『権限がありません。』というメッ
セージを表示して，それ以降の処理を受け付けないよう
にする。

【０１０６】１１０７〜１１１３は，それぞれＩｎｐｅ
ｒ作成・更新時に使用する機能を指定するための入力項
目を示す。

【０１０７】記載情報指定アイコン１１０７は，対象文
書中の字句・図形等を領域指定して記載情報化（Ｄｉｃ
ｏｎ化）するためのアイコンである。また，媒体用紙情
報中のＤｉｃｏｎ（記載情報）の削除・追加・変更の選
択が可能である。マウスを用いてこのボタンをクリック
すると，記載情報領域を指定するモードに切り替わり，
新規指定・削除・追加・変更を選択した後，所定の字句
・図形等の記載情報化したい部分を領域指定したり，既
にあるＤｉｃｏｎ（記載情報）を指定することができ
る。記載情報化されると，その指定された領域は，対象
文書中の単語，文章，シンボルまたはグラフィックとは
異なる特徴的な書体，色彩，背景または周辺記号を付与
して装飾表示される。また，削除・追加・変更で指定さ
れた記載情報は，他の記載情報と異なる装飾で表示され
る。

【０１０８】関連情報検索アイコン１１０８は，上記記
載情報と関連付ける関連情報ファイルをファイルサーバ
ー１０１から検索するための支援ツールとしてのアイコ
ンである。このボタンがクリックされると，関連情報検
索モードに切り替わり，図１３に示すように関連情報検
索画面が部分的に表示される。本実施の形態では，図１
３に示すように，検索の入力条件の例として４つの入力
条件（媒体用紙番号，キーワード，作成者，作成日）を
示すが，これに限定されるものでなく，文書の書誌的項
目を表す項目であれば他の入力条件を適用しても良い。

【０１０９】図１３において，関連情報の文書番号入力
欄１３０１は，あらかじめ関連情報ファイルとして利用
したい文書情報または媒体用紙情報が明らかであるか，
または一覧表等で事前に判明している場合に，該当する
文書情報または媒体用紙情報の文書番号またはの媒体用
紙番号を記入する欄である。文書番号入力欄１３０１に
番号を記入後，検索ボタン１３０５を押下すると，該当
する文書番号（または媒体用紙番号）を用いて，該当す
る文書情報または媒体用紙情報が検索される。

【０１１０】また，文書番号入力欄１３０１に記入する
文書番号または媒体用紙番号が不明である場合には，そ
の他の入力項目（キーワード入力欄１３０２，作成者入
力欄１３０３，作成日入力欄１３０４）のアンド条件で
検索を行うことができる。ただし，４つの入力項目全て
に入力を行う必要はない。

【０１１１】キーワード入力欄１３０２には，４つのキ
ーワードが入力可能であり，目的とするファイル中の文
書がキーワード検索可能なキャラクタモードで保管され
ていれば，検索の対象となる。キーワードは，単語の後
にアンドかオアかを示す記号を付けることで条件を決め
るようにすることもできる。

【０１１２】作成者入力欄１３０３は，文書（関連情報
ファイルに指定したい文書）の作成者を指定する項目で
ある。例えば，企業であれば，社員番号を利用して検索
することができる。また，社員番号を知らない場合に
は，名前を入力することで検索できるようにする。

【０１１３】作成日入力欄１３０４は，文書（関連情報
ファイルに指定したい文書）の作成された日付で検索す
るものである。ただし，作成日があらかじめ分かってい
ることは，通常少ないので，期間を指定することができ
るように，開始日（ＦＲＯＭ）と終了日（ＴＯ）を入力
できるようになっている。特定の日にちで検索したい場
合には開始日と終了日に同じ日付を入力すれば，その日
付の作成日を持つ文書を検索する。

【０１１４】４つの入力項目の少なくとも一つに入力し
た後，検索ボタン１３０５を押下すると，検索が開始さ
れる。検索が終了すると，検索結果が検索結果欄１３０
６に表示され，検索件数が検索件数欄１３０７に表示さ
れる。詳細な説明は省略するが，検索結果としては，例
えば，文書名（タイトル），文書番号（または媒体用紙
番号），作成者等が表示される。ただし，検索件数が多
い場合には，さらに条件を追加して，または範囲を絞る
等して再度検索を行う。

【０１１５】検索結果欄１３０６に表示された文書の中
から一つまたは複数の文書を選択し，完了ボタン１３０
８を押下すると選択された文書が，記載情報指定アイコ
ン１１０７で指定した記載情報と関連付ける関連情報フ
ァイルとして指定される。

【０１１６】ここで，図１１に戻って，記載情報指定ア
イコン１１０７で記載情報を指定し，さらに，関連情報
検索アイコン１１０８で関連情報ファイルを検索・指定
した後，連結情報生成アイコン１１０９を押下すると，
指定された記載情報と関連情報ファイルとを連結させる
ための連結情報が生成される。連結情報は，『連結情
報の構成』で説明した構成であり，図９で示した連結情
報テーブルのように簡単に作成できるため，詳細な説明
は省略する。

【０１１７】また，図１１において，記載情報指定アイ
コン１１０７で記載情報を指定した後に，アクセス権限
指定アイコン１１１０を押下すると，その記載情報固有
のアクセス権限を設定することができる。もし，連結情
報生成アイコン１１０９を押下する前にアクセス権限指
定アイコン１１１０が押されなかったら，今までの媒体
用紙情報のアクセス権限と同じ条件がプリセットさせ
る。ただし，新規の媒体用紙情報（文書情報から作成し
た媒体用紙情報）の場合には，『アクセス権限を設定し
て下さい。』等のメッセージを表示し，アクセス権限の
設定を促す。

【０１１８】従来と違う条件にしたい場合またはアクセ
ス権限を新規に設定する場合に，アクセス権限設定アイ
コン１１１０を押すと，例えば，ファイルサーバー１０
１またはパソコン１０５に登録されているユーザー名の
一覧表が表示される。この一覧表からユーザーを選択す
ると，記載情報毎にアクセスできるユーザーＩＤが登録
される。なお，この登録された記載情報毎のユーザーＩ
Ｄは，後述する媒体用紙情報作成アイコン１１１１の押
下時に新しい媒体用紙情報中に格納される。

【０１１９】媒体用紙情報作成アイコン１１１１は，媒
体用紙情報の作成を行うアイコンである。全ての記載情
報の指定および連結情報の生成を終了した後，媒体用紙
情報作成アイコン１１１１を押下すると，対象文書表示
領域１１０２に表示されている対象文書，指定された記
載情報および生成した連結情報に基づいて，Ｉｎｐｅｒ
（媒体用紙）の電子データに相当する媒体用紙情報が作
成される。

【０１２０】最後に，新規番号指定アイコン１１１２お
よび旧番号指定アイコン１１１３の何れかを押下する
と，作成した媒体用紙情報の媒体用紙番号が確定し，確
定した媒体用紙番号が媒体用紙情報中に組み込まれて，
パソコン１０５の記憶装置に登録される。この状態で処
理の終了が可能となる。

【０１２１】なお，新規番号指定アイコン１１１２が押
下された場合には，自動的に新しい媒体用紙番号が採番
されると共に，図１１の新規文書番号表示欄１１０５に
表示される。また，旧番号指定アイコン１１１３が押下
された場合には，図１１の文書番号表示欄１１０４に表
示されている媒体用紙番号が採用される。ただし，新た
に文書情報から作成した媒体用紙情報の場合には，新規
番号指定アイコン１１１２のみしか受け付けないように
する。

【０１２２】次に，図１４および図１５の媒体用紙情報
の作成・更新処理の概略フローチャートを参照して，そ
の動作を説明する。あらかじめパソコン１０５に，図１
１のＩｎｐｅｒ作成・更新画面を表示させておく。

【０１２３】先ず，Ｉｎｐｅｒ作成・更新画面で，パソ
コン１０５のキーボードを用いて，文書番号表示欄１１
０４に，対象文書の文書番号（文書情報の場合にはその
文書番号，媒体用紙情報の場合には媒体用紙番号）を入
力し，作成者ＩＤ入力欄１１０６に作成者のＩＤを入力
すると（Ｓ１４０１），パソコン１０５の検索・表示機
能によって，入力された対象文書の文書番号から対象文
書が文書情報であるか媒体用紙情報であるかが判定され
る（Ｓ１４０２）。

【０１２４】ステップＳ１４０２において，媒体用紙情
報であると判定された場合には，該当する媒体用紙番号
の媒体用紙情報を検索して表示し（Ｓ１４０３Ａ），ス
テップＳ１４０４へ進む。一方，文書情報であると判定
された場合には，該当する文書番号の文書情報を検索し
て表示し（Ｓ１４０３Ｂ），ステップＳ１４０６へ進
む。

【０１２５】次に，作成者のＩＤに基づいて，作成者が
該当する媒体用紙情報に対してアクセス権限を有してい
るか否かを判定する（Ｓ１４０４）。ここで，アクセス
権限がない場合には，『権限がありません。』というメ
ッセージを表示して（Ｓ１４０５），処理を終了する。

【０１２６】アクセス権限を有している場合には，各種
アイコン１１０７〜１１１３の操作が許可される（Ｓ１
４０６）。

【０１２７】次に，記載情報指定アイコン１１０７が押
下されると（Ｓ１４０７），新規指定・削除・追加・変
更の選択を行った後（Ｓ１４０８），新規指定の場合，
記載情報領域の指定を入力し，削除・追加・変更の場
合，記載情報を指定する（Ｓ１４０９）。

【０１２８】続いて，記載情報の削除であるかを判定し
（Ｓ１４１０），削除であれば，該当する記載情報を削
除して（Ｓ１４１１），ステップＳ１４１５へ進む。

【０１２９】削除でなければ，関連情報検索アイコン１
１０８が押下されるのを待って（Ｓ１４１２），押下さ
れると，関連情報検索モードに切り替わり，図１３に示
すように関連情報検索画面が表示され，関連情報検索処
理を実行される（Ｓ１４１３）。なお，詳細な説明は省
略するが，記載情報の変更が指定されている場合には，
媒体用紙情報中の連結情報で変更対象の記載情報に連結
されている関連情報ファイルを一覧表示し，該一覧表示
した関連情報ファイルの中から不要な関連情報ファイル
を削除対象の関連情報ファイルとして指定させる。ま
た，ファイルサーバー１０１に記憶されている関連情報
ファイルの中から所望の関連情報ファイルを追加対象の
関連情報ファイルとして検索・指定させる。

【０１３０】続いて，連結情報生成アイコン１１０９が
押下されると（Ｓ１４１４），指定された記載情報と関
連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成す
る（Ｓ１４１５）。このとき，パソコン１０５の連結情
報作成機能は，記載情報の削除が選択されている場合，
媒体用紙情報中の連結情報から削除対象の記載情報に関
連する全ての情報を削除した連結情報を作成する。ま
た，記載情報の追加が選択されている場合，追加対象の
記載情報と該追加対象の関連情報ファイルをと連結させ
るための連結情報（追加対象の連結情報）を作成する。
また，記載情報の変更が選択されている場合，変更対象
の記載情報と，媒体用紙情報中の元の連結情報，変更対
象の関連情報ファイル（換言すれば，削除対象の関連情
報ファイルおよび追加対象の関連情報ファイル）とを用
いて，連結情報（変更用連結情報９を作成する。

【０１３１】その後，媒体用紙情報作成アイコン１１１
１が押下されたか否か判定し（Ｓ１４１６），押下され
ていなければ，ステップＳ１４０７以降の処理を繰り返
す。一方，押下されたなれば，対象文書表示領域１１０
２（図１１参照）に表示されている対象文書，指定され
た記載情報および生成した連結情報に基づいて，Ｉｎｐ
ｅｒ（媒体用紙）の電子データに相当する媒体用紙情報
を作成する（Ｓ１４１７）。

【０１３２】続いて，新規番号指定アイコン１１１２お
よび旧番号指定アイコン１１１３の何れかが押下される
と，作成した媒体用紙情報の媒体用紙番号が確定し，確
定した媒体用紙番号が媒体用紙情報中に組み込まれて，
パソコン１０５の記憶装置に登録され（Ｓ１４１８），
処理を終了する。

【０１３３】なお，上記の概略フローチャートでは，特
にステップを記載しないが，ステップＳ１４１０の後
に，アクセス権限指定アイコン１１１０が押下される
と，ステップＳ１４０８で指定した記載情報固有のアク
セス権限の設定処理を実行する。アクセス権限の設定処
理については，図１１の連結情報生成アイコン１１０９
の詳細と共に説明したのでここでは省略する。

【０１３４】また，ステップＳ１４１８で登録した媒体
用紙情報は，プリンター１０４で記録紙に出力すること
により，Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙１０２）を得ることがで
きる。この際に，コードエリア２０６に含まれる情報
（連結情報，媒体用紙番号およびアクセス権限情報）が
２次元バーコード化されて，出力される。

【０１３５】ここで，新規番号指定アイコン１１１２ま
たは旧番号指定アイコン１１１３が押下されたときの，
新規番号（新媒体用紙番号）の体系について，以下のタ
イプ１〜タイプ３を例に説明する。 旧媒体用紙番号 新媒体用紙番号 タイプ１ ＪＰ９６−５００１ ＪＰ９７−００１２ タイプ２ ＪＰ９６−５００１ ＪＰ９６−５００１Ａ タイプ３ ＪＰ９６−５００１ ＪＰ９６−５００１

【０１３６】タイプ１は，新規番号指定アイコン１１１
２が押下されて，新しく媒体用紙番号を採番する例であ
る。タイプ２は，新規番号指定アイコン１１１２が押下
された場合の他の例で，新しく媒体用紙番号を採番する
が，旧媒体用紙番号を利用し，その末尾にサフィックス
（バージョン情報）を付与して，同じ系列の媒体用紙情
報であることを視覚的に確認できるようにしたものであ
る。この方法は，バージョン管理に好都合である。タイ
プ３は，旧番号指定アイコン１１１３が押下された場合
の例で，更新された媒体用紙情報も，以前の媒体用紙情
報も同じ番号を使用するものである。

【０１３７】図１６は，旧Ｉｎｐｅｒ（すなわち，旧媒
体用紙情報）と新Ｉｎｐｅｒ（すなわち，新媒体用紙情
報）との間で，Ｄｉｃｏｎ（記載情報）と関連情報ファ
イルとの関係を模式的に示したものである。

【０１３８】旧Ｉｎｐｅｒ１６０１には，媒体用紙番号
１６０１ａとして『ＩＰ９６−５００１』が記録されて
おる。この旧Ｉｎｐｅｒ１６０１の中には，２つのＤｉ
ｃｏｎ１６０１ｂ，１６０１ｃが存在する。Ｄｉｃｏｎ
１６０１ｂは関連情報Ａ（関連情報ファイル）１６０３
と連結されている。また，Ｄｉｃｏｎ１６０１ｃは関連
情報Ｂ（関連情報ファイル）１６０４と連結されてい
る。

【０１３９】この状態の旧Ｉｎｐｅｒ１６０１に対し
て，記載情報を変更する処理を行い，新たに新Ｉｎｐｅ
ｒ１６０２を作成した。すなわち，Ｄｉｃｏｎ１６０２
ｄを追加し，新規の関連情報Ｃ（関連情報ファイル）１
６０５と連結した。その他のＤｉｃｏｎ１６０１ｂ，１
６０１ｃは全く変更しなかった。この変更したＩｎｐｅ
ｒ１６０２に媒体用紙番号を採番し，新しく媒体用紙番
号１６０２ａとして『ＩＰ９７−００１２』を記録し
た。Ｉｎｐｅｒ中の文章の表現は，旧Ｉｎｐｅｒ１６０
１と新Ｉｎｐｅｒ１６０２は全く同様であるが，Ｄｉｃ
ｏｎ１６０２ｄが異なっている。すなわち，旧Ｉｎｐｅ
ｒ１６０１の所有者は，Ｄｉｃｏｎ１６０２ｄに相当す
る部分から関連情報Ｃを取り出すことはできない。一
方，新Ｉｎｐｅｒ１６０２を配布された人は，所定ほマ
ークを付与して，スキャナー１０３で読み取り，これを
検索して，Ｄｉｃｏｎ１６０２ｄに相当する部分から関
連情報Ｃを取り出すことができる。

【０１４０】また，Ｉｎｐｅｒの変更内容として，Ｄｉ
ｃｏｎ（記載情報）部分の変更はないが，Ｄｉｃｏｎと
連結されている関連情報ファイルの内容が異なることが
ある。例えば，図１６において，新Ｉｎｐｅｒ１６０２
において，Ｄｉｃｏｎ１６０１ｃと連結させる関連情報
ファイルとして，関連情報Ｂの他に，関連情報Ｂ１（１
６０４ａ）を追加したような場合が想定される。

【０１４１】このような場合，関連情報Ｂ１（１６０４
ａ）の文書アドレスを新規に設定しているような場合に
は，変更作業でいくら記載情報（Ｄｉｃｏｎ）と関連情
報ファイル（関連情報Ｂ）とを連結させても，旧Ｉｎｐ
ｅｒ１６０１の所有者は，関連情報Ｂ１を引き出すこと
はできない。新Ｉｎｐｅｒ１６０２の所有者は取り出す
ことができる。

【０１４２】ただし，関連情報Ｂ１（１６０４ａ）の文
書アドレスを関連情報Ｂと同じ文書アドレスとして別途
設定していると，両文書（関連情報Ｂ，Ｂ１）はい一体
として処理されるので，旧Ｉｎｐｅｒ１６０１の所有者
および新Ｉｎｐｅｒ１６０２の所有者とも，関連情報Ｂ
１を取り出すことができる。

【０１４３】上記の説明では，主に記載情報を新規に追
加する場合について説明したが，記載情報を削除，ある
いは記載情報として連結されていた関連情報ファイルの
全部または一部を削除することも変更の類型に入る。記
載情報を削除する場合には，先ず，記載情報化している
表示方法を通常の表示方法に戻すと共に，関連情報ファ
イルとの連結を解除する作業を行う。関連情報ファイル
そのものが削除されていない限り，該当する連結情報の
みを削除すれば良い。

【０１４４】また，記載情報には変更はないが，それに
連結されている関連情報ファイルが存在しなくなった場
合は，作成者がそれを知らないこともあり得る。すなわ
ち，旧媒体用紙情報の作成時には存在していた他人が作
成した文書（関連情報ファイル）を連結させていたが，
他人が何らかの理由で関連情報ファイルを削除すること
がある。後で，このような変更を知らずに，媒体用紙情
報の更新を行うことがあり得る。このような場合には，
パソコン１０５の機能として内部処理で，関連情報ファ
イルが存在しないような記載情報は，記載情報化を解除
するようにできる。また，記載情報が連結されている関
連情報ファイルの一部が削除される場合もある。このよ
うにときには，関連情報ファイルの全体がなくなってい
るわけではないので，記載情報および連結情報を解除す
る必要はない。

【０１４５】なお，前述した実施の形態では，記載情報
と関連情報ファイルから連結情報を作成し，連結情報を
含めて媒体用紙情報を作成したが，連結情報の作成・更
新を行わずに，記載情報および関連情報関連情報ファイ
ルを用いて媒体用紙情報を作成し，媒体用紙情報とし
て，これを記憶（登録）するようにしても良い。この場
合には，媒体用紙を出力する際に，パソコン１０５側ま
たはプリンター（媒体用紙出力手段）側が，媒体用紙情
報中の記載情報と関連情報ファイルとから連結情報を生
成し，媒体用紙情報および連結情報を記録紙に出力し，
選択情報が記載されていない媒体用紙として出力する。

【０１４６】

【発明の効果】以上説明したように，本発明の文書情報
管理システム（請求項１〜１０）は，あらかじめ特定の
単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関連する情
報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と，
単語，文章，シンボル，グラフィックの何れかからなる
少なくとも一つの記載情報，記載情報とファイル手段の
関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および
記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択
情報が記録された媒体用紙と，選択情報および連結情報
を媒体用紙から読み取る読取手段と，読取手段で読み取
った選択情報および連結情報に基づいて，ファイル手段
から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と，
検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力する
出力手段と，を備えた文書情報管理システムであって，
さらに，あらかじめ特定の単語，文章，シンボル，グラ
フィックの少なくとも一つを用いて作成した文書情報お
よび媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報が記
憶されている記憶手段と，記憶手段に記憶されている文
書情報の中から所望の文書情報を検索して表示する検索
・表示手段と，検索・表示手段に表示された文書情報中
の単語，文章，シンボル，グラフィックの少なくとも一
つを記載情報として指定するための記載情報指定手段
と，ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの
中から記載情報指定手段で指定された記載情報と連結さ
せる関連情報ファイルを指定するための関連情報ファイ
ル指定手段と，記載情報指定手段または関連情報ファイ
ル指定手段で指定された記載情報と関連情報ファイルと
を連結させるための連結情報を生成する連結情報生成手
段と，検索・表示手段に表示された文書情報，記載情報
指定手段で指定された記載情報および連結情報生成手段
で生成した連結情報に基づいて，媒体用紙の電子データ
に相当する媒体用紙情報を作成する媒体用紙情報作成手
段と，媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙情報を
記録紙に出力し，選択情報が記載されていない媒体用紙
として出力する媒体用紙出力手段と，を備えたため，コ
ンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との間に情
報の連続性・関連性を構築することにより，紙の文書を
デジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込むと
共に，紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直接アク
セス可能とし，紙の文書を用いたハイパーテキスト（紙
ハイパーテキスト）を実現することに加えて，そのシス
テムで使用する媒体用紙の作成・更新を容易に行え，か
つ，媒体用紙の更新時の利便性の向上を図った文書情報
管理システムを提供することができる。

【０１４７】また，本発明の文書情報管理システム（請
求項１１）は，あらかじめ特定の単語，文章，シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボ
ル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報，記載情報とファイル手段の関連情報ファイルと
を連結させるための連結情報および記載情報の中から特
定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒
体用紙と，選択情報および連結情報を媒体用紙から読み
取る読取手段と，読取手段で読み取った選択情報および
連結情報に基づいて，ファイル手段から該当する関連情
報ファイルを検索する検索手段と，検索手段によって検
索した関連情報ファイルを出力する出力手段と，を備え
た文書情報管理システムであって，さらに，あらかじめ
特定の単語，文章，シンボル，グラフィックの少なくと
も一つを用いて作成した文書情報および媒体用紙の電子
データに相当する媒体用紙情報が記憶されている記憶手
段と，記憶手段に記憶されている文書情報の中から所望
の文書情報を検索して表示する検索・表示手段と，検索
・表示手段に表示された文書情報中の単語，文章，シン
ボル，グラフィックの少なくとも一つを記載情報として
指定するための記載情報指定手段と，ファイル手段に記
憶されている関連情報ファイルの中から記載情報指定手
段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイル
を指定するための関連情報ファイル指定手段と，検索・
表示手段に表示された文書情報，記載情報指定手段で指
定された記載情報および関連情報ファイル指定手段で指
定された関連情報ファイルを用いて，媒体用紙の電子デ
ータに相当する媒体用紙情報として作成する媒体用紙情
報作成手段と，媒体用紙情報作成手段または記憶手段か
ら媒体用紙情報を入力し，記載情報および関連情報ファ
イルに基づいて，記載情報と関連情報ファイルとを連結
させるための連結情報を生成し，媒体用紙情報および連
結情報を記録紙に出力し，選択情報が記載されていない
媒体用紙として出力する媒体用紙出力手段と，を備えた
ため，コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書と
の間に情報の連続性・関連性を構築することにより，紙
の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組
み込むと共に，紙の文書を媒体としてデジタルの世界に
直接アクセス可能とし，紙の文書を用いたハイパーテキ
スト（紙ハイパーテキスト）を実現することに加えて，
そのシステムで使用する媒体用紙の作成・更新を容易に
行え，かつ，媒体用紙の更新時の利便性の向上を図った
文書情報管理システムを提供することができる。

【０１４８】また，本発明の文書情報管理システム（請
求項１２）は，検索・表示手段，記載情報指定手段，関
連情報ファイル指定手段，連結情報生成手段および媒体
用紙情報作成手段が，パーソナルコンピュータ，ワーク
ステーションまたは情報処理端末装置であるため，シス
テムを簡単・安価な構成で実現できる。

【０１４９】また，本発明の文書情報管理システム（請
求項１３）は，請求項１〜１２記載のいずれか一つの文
書情報管理システムにおいて，連結情報が，媒体用紙上
において２次元バーコードとして記録されているため，
ユーザーに不要な情報を効率良く，見栄え良く記録でき
る。また，読取手段による読み取りを確実かつ容易に行
える。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施の形態の文書情報管理システムのブロッ
ク構成図である。

【図２】文書形式のＩｎｐｅｒ（媒体用紙）を示す説明
図である。

【図３】リスト・ディレクトリー形式のＩｎｐｅｒ（媒
体用紙）を示す説明図である。

【図４】Ｄｉｃｏｎとファイル手段の関連情報ファイル
とのリンク関係を示す説明図である。

【図５】Ｄｉｃｏｎの表示内容と対応する関連情報ファ
イルのデータ内容の関係例を示す説明図である。

【図６】Ｄｉｃｏｎの標記方法を示す説明図である。

【図７】選択情報の加筆（マーキング）の例を示す説明
図である。

【図８】連結情報の一部である記載位置情報を示す説明
図である。

【図９】記載位置情報とアドレス情報とで連結情報（連
結情報テーブル）を構成した例を示す説明図である。

【図１０】記載位置情報と記載認識情報とで連結情報
（連結情報テーブル）を構成した例を示す説明図であ
る。

【図１１】本実施の形態の媒体用紙情報の作成・更新処
理におけるＩｎｐｅｒ作成・更新画面を示す説明図であ
る。

【図１２】本実施の形態のＩｎｐｅｒ作成・更新画面に
文書情報を表示した例を示す説明図である。

【図１３】本実施の形態の関連情報ファイルの検索・指
定を行うための関連情報検索画面を示す説明図である。

【図１４】本実施の形態の媒体用紙情報の作成・更新処
理の概略フローチャートである。

【図１５】本実施の形態の媒体用紙情報の作成・更新処
理の概略フローチャートである。

【図１６】本実施の形態において，旧媒体用紙情報と新
媒体用紙情報との間で，記載情報（Ｄｉｃｏｎ）と関連
情報ファイルとの関係を模式的に示した説明図である。

【符号の説明】

１０１ ファイルサーバー（ファイル手段） １０２ Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙） １０３ スキャナー（読取手段） １０４ プリンター（出力手段および媒体用紙出力手
段） １０５ パーナルコンピュータ（検索手段，記憶手
段，検索・表示手段，記載情報指定手段，関連情報ファ
イル指定手段，連結情報生成手段，媒体用紙情報作成手
段および媒体用紙出力手段） ２０１，３０１ Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙） １１０２ 対象文書表示領域 １１０４ 文書番号表示欄 １１０５ 新規文書番号表示欄 １１０６ 作成者のＩＤ入力欄 １１０７ 記載情報指定アイコン １１０８ 関連情報検索アイコン １１０９ 連結情報生成アイコン１ １１１０ アクセス権限指定アイコン １１１１ 媒体用紙情報作成アイコン １１１２ 新規番号指定アイコン １１１３ 旧番号指定アイコン １３０１ 文書番号入力欄 １３０２ キーワード入力欄 １３０３ 作成者入力欄 １３０４ 作成日入力欄 １３０５ 検索ボタン １３０６ 検索結果欄 １３０７ 検索件数欄 １３０８ 完了ボタン

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 ＦＩ Ｇ０６Ｋ 7/00 Ｇ０６Ｆ 15/20 ５７０Ｎ Ｈ０４Ｎ 1/21 15/40 ３７０Ｂ 15/403 ３１０Ｃ 15/419 ３２０

Claims (13)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 あらかじめ特定の単語，文章，シンボル
   またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
   として記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボ
   ル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
   載情報，前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
   ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
   報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
   記録された媒体用紙と，前記選択情報および連結情報を
   前記媒体用紙から読み取る読取手段と，前記読取手段で
   読み取った選択情報および連結情報に基づいて，前記フ
   ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
   索手段と，前記検索手段によって検索した関連情報ファ
   イルを出力する出力手段と，を備えた文書情報管理シス
   テムであって，さらに，あらかじめ特定の単語，文章，
   シンボル，グラフィックの少なくとも一つを用いて作成
   した文書情報および前記媒体用紙の電子データに相当す
   る媒体用紙情報が記憶されている記憶手段と，前記記憶
   手段に記憶されている文書情報の中から所望の文書情報
   を検索して表示する検索・表示手段と，前記検索・表示
   手段に表示された文書情報中の単語，文章，シンボル，
   グラフィックの少なくとも一つを記載情報として指定す
   るための記載情報指定手段と，前記ファイル手段に記憶
   されている関連情報ファイルの中から前記記載情報指定
   手段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイ
   ルを指定するための関連情報ファイル指定手段と，前記
   記載情報指定手段または関連情報ファイル指定手段で指
   定された記載情報と関連情報ファイルとを連結させるた
   めの連結情報を生成する連結情報生成手段と，前記検索
   ・表示手段に表示された文書情報，前記記載情報指定手
   段で指定された記載情報および前記連結情報生成手段で
   生成した連結情報に基づいて，前記媒体用紙の電子デー
   タに相当する媒体用紙情報を作成する媒体用紙情報作成
   手段と，前記媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙
   情報を記録紙に出力し，前記選択情報が記載されていな
   い媒体用紙として出力する媒体用紙出力手段と，を備え
   たことを特徴とする文書情報管理システム。
2. 【請求項２】 さらに，前記媒体用紙情報作成手段で作
   成した媒体用紙情報を前記記憶手段に記憶させる記憶制
   御手段を備えたことを特徴とする請求項１記載の文書情
   報管理システム。
3. 【請求項３】 前記検索・表示手段は，前記記憶手段に
   記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情
   報を検索して表示可能であり，前記記載情報指定手段
   は，前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更
   の選択が可能であり，かつ，前記記載情報の削除を選択
   後に指定された記載情報を削除対象の記載情報とし，前
   記連結情報作成手段は，前記媒体用紙情報中の連結情報
   から前記削除対象の記載情報に関連する全ての情報を削
   除した連結情報を作成し，前記媒体用紙情報作成手段
   は，前記連結情報作成手段で作成された連結情報を用い
   て，前記媒体用紙情報を変更することを特徴とする請求
   項１または２記載の文書情報管理システム。
4. 【請求項４】 前記検索・表示手段は，前記記憶手段に
   記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情
   報を検索して表示可能であり，前記記載情報指定手段
   は，前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更
   の選択が可能であり，かつ，前記記載情報の追加を選択
   後に，新たに指定された記載情報を追加対象の記載情報
   とし，前記関連情報ファイル指定手段は，前記追加対象
   の記載情報が指定された後に指定された関連情報ファイ
   ルを追加対処の関連情報ファイルとし，前記連結情報作
   成手段は，前記追加対象の記載情報と前記追加対象の関
   連情報ファイルをと連結させるための追加対象の連結情
   報を作成し，前記媒体用紙情報作成手段は，前記連結情
   報作成手段で作成された追加対象の連結情報を，前記媒
   体用紙情報中に追加することを特徴とする請求項１〜３
   記載のいずれか一つの文書情報管理システム。
5. 【請求項５】 前記検索・表示手段は，前記記憶手段に
   記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情
   報を検索して表示可能であり，前記記載情報指定手段
   は，前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更
   の選択が可能であり，かつ，前記記載情報の変更を選択
   後に指定された記載情報を変更対象の記載情報とし，前
   記関連情報ファイル指定手段は，前記媒体用紙情報中の
   連結情報で前記変更対象の記載情報に連結されている関
   連情報ファイルの中から不要な関連情報ファイルを削除
   対象の関連情報ファイルとして指定可能であり，さらに
   前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの
   中から所望の関連情報ファイルを追加対象の関連情報フ
   ァイルとして指定可能であり，前記連結情報作成手段
   は，前記変更対象の記載情報，前記媒体用紙情報中の連
   結情報，前記削除対象の関連情報ファイルおよび前記追
   加対象の関連情報ファイルとを用いて，変更用連結情報
   を作成し，前記媒体用紙情報作成手段は，前記連結情報
   生成手段で作成された前記変更用連結情報で前記媒体用
   紙情報中の連結情報を置き換えて，あらなた媒体用紙情
   報を作成することを特徴とする請求項１〜４記載のいず
   れか一つの文書情報管理システム。
6. 【請求項６】 さらに，前記記載情報指定手段で指定さ
   れた記載情報毎に，前記記載情報と連結された関連情報
   ファイルにアクセスする権限を個別に設定するアクセス
   権限設定手段を備えたことを特徴とする請求項１〜５記
   載のいずれか一つの文書情報管理システム。
7. 【請求項７】 前記媒体用紙情報作成手段は，前記媒体
   用紙情報を作成する際に，各媒体用紙情報を特定するた
   めの媒体用紙番号を付与することを特徴とする請求項１
   〜６記載のいずれか一つの文書情報管理システム。
8. 【請求項８】 前記媒体用紙情報作成手段は，前記媒体
   用紙番号を付与する際に，前記媒体用紙情報が既に作成
   されている媒体用紙情報の変更によって作成された場
   合，元の媒体用紙情報の媒体用紙番号の末尾にバージョ
   ン情報を付加して新規の媒体用紙番号として付与するこ
   とを特徴とする請求項７記載の文書情報管理システム。
9. 【請求項９】 前記媒体用紙情報作成手段は，前記媒体
   用紙番号を付与する際に，前記媒体用紙情報が既に作成
   されている媒体用紙情報の変更によって作成された場
   合，元の媒体用紙情報の媒体用紙番号をそのまま付与す
   ることを特徴とする請求項７記載の文書情報管理システ
   ム。
10. 【請求項１０】 さらに，前記媒体用紙情報が既に作成
    されている媒体用紙情報の変更によって作成された場
    合，新規の媒体用紙番号を付与するか，変更前の元の媒
    体用紙番号を付与するかを選択する選択手段を備え，前
    記媒体用紙情報作成手段は，前記選択手段で新規の媒体
    用紙番号が選択された場合，あらたに媒体用紙番号を採
    番して付与し，前記選択手段で変更前の元の媒体用紙番
    号が選択された場合，変更前の元の媒体用紙情報の媒体
    用紙番号を付与することを特徴とする請求項７記載の文
    書情報管理システム。
11. 【請求項１１】 あらかじめ特定の単語，文章，シンボ
    ルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイ
    ルとして記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボ
    ル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
    載情報，前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
    ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
    報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
    記録された媒体用紙と，前記選択情報および連結情報を
    前記媒体用紙から読み取る読取手段と，前記読取手段で
    読み取った選択情報および連結情報に基づいて，前記フ
    ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
    索手段と，前記検索手段によって検索した関連情報ファ
    イルを出力する出力手段と，を備えた文書情報管理シス
    テムであって，さらに，あらかじめ特定の単語，文章，
    シンボル，グラフィックの少なくとも一つを用いて作成
    した文書情報および前記媒体用紙の電子データに相当す
    る媒体用紙情報が記憶されている記憶手段と，前記記憶
    手段に記憶されている文書情報の中から所望の文書情報
    を検索して表示する検索・表示手段と，前記検索・表示
    手段に表示された文書情報中の単語，文章，シンボル，
    グラフィックの少なくとも一つを記載情報として指定す
    るための記載情報指定手段と，前記ファイル手段に記憶
    されている関連情報ファイルの中から前記記載情報指定
    手段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイ
    ルを指定するための関連情報ファイル指定手段と，前記
    検索・表示手段に表示された文書情報，前記記載情報指
    定手段で指定された記載情報および前記関連情報ファイ
    ル指定手段で指定された関連情報ファイルを用いて，前
    記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報として
    作成する媒体用紙情報作成手段と，前記媒体用紙情報作
    成手段または記憶手段から媒体用紙情報を入力し，前記
    記載情報および関連情報ファイルに基づいて，前記記載
    情報と関連情報ファイルとを連結させるための連結情報
    を生成し，前記媒体用紙情報および連結情報を記録紙に
    出力し，前記選択情報が記載されていない媒体用紙とし
    て出力する媒体用紙出力手段と，を備えたことを特徴と
    する文書情報管理システム。
12. 【請求項１２】 前記検索・表示手段，記載情報指定手
    段，関連情報ファイル指定手段，連結情報生成手段およ
    び媒体用紙情報作成手段は，パーソナルコンピュータ，
    ワークステーションまたは情報処理端末装置であること
    を特徴とする請求項１〜１１記載のいずれか一つの文書
    情報管理システム。
13. 【請求項１３】 前記連結情報は，前記媒体用紙上にお
    いて２次元バーコードとして記録されていることを特徴
    とする請求項１〜１２記載のいずれか一つの文書情報管
    理システム。