JPH10275222A - 文書情報管理システム - Google Patents

文書情報管理システム

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JPH10275222A
JPH10275222A JP8174497A JP8174497A JPH10275222A JP H10275222 A JPH10275222 A JP H10275222A JP 8174497 A JP8174497 A JP 8174497A JP 8174497 A JP8174497 A JP 8174497A JP H10275222 A JPH10275222 A JP H10275222A
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Takashi Ishijima
Yasuhiro Tabata
Takashi Yano
泰広 田端
隆志 矢野
尚 石島
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Ricoh Co Ltd
株式会社リコー
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 コンピューター等のデジタルの世界と紙の文
書との間に情報の連続性・関連性を構築し,紙の文書を
用いたハイパーテキスト(紙ハイパーテキスト)を実現
することに加えて,そのシステムで使用する媒体用紙の
作成・更新を容易に行え,かつ,媒体用紙の更新時の利
便性の向上を図った文書情報管理システムを提供するこ
と。 【解決手段】 ファイル手段としてのファイルサーバー
101と,読取手段としてのスキャナー103と,出力
手段および媒体用紙を出力する媒体用紙出力手段として
のプリンター104と,検索手段,記憶手段,検索・表
示手段,記載情報指定手段,関連情報ファイル指定手
段,連結情報生成手段,媒体用紙情報作成手段,媒体用
紙出力手段,アクセス権限設定手段および選択手段とし
てのパソコン105とから構成される。

Description

【発明の詳細な説明】

【0001】

【発明の属する技術分野】本発明は,文書が記録された
紙(媒体用紙)を媒体として,人間とコンピューター環
境との関わり合い(HCI:Human-Computer-Interacti
on)の向上を図った文書情報管理システムに関し,より
詳細には,そのシステムで使用する媒体用紙の作成・更
新を容易に行え,かつ,媒体用紙の更新時の利便性の向
上を図った文書情報管理システムに関する。

【0002】

【従来の技術】近年,コンピューター関連技術・マンマ
シンインタフェースの発達や,ネットワーク環境の整備
によって文書の電子化が進み,これによってオフィスの
ペーパーレス化が促進されている。

【0003】具体的には,各種書類や文書等をパソコン
・ワークステーションの画面上で作成(電子化)し,電
子化した文書の編集,コピー,転送,共有,ファイリン
グ,校正,検索等がコンピューターの中(デジタルの世
界または仮想現実)で行えるようになっている。特に,
ネットワークの発展によって,電子化した文書をプリン
ター等で出力することなく,そのまま個人宛に配布(転
送)することができるため,さらにオフィスのペーパー
レス化が進みつつある。

【0004】また,電子化された文書は,コンピュータ
ー中に構築された文書情報管理システムによって自動的
・体系的に管理することが可能であるため,保存文書の
分類作業や,参照したい文書の検索作業が容易となり,
さらに文書の共有化による全体の文書量の低減,パスワ
ード等の設定による機密文書のセキュリティの向上,各
文書間の情報の関連付け等を図れるという利点を有して
いる。

【0005】ところが,電子化された文書には多くの利
点があるものの,実際の紙に出力された文書(以下,紙
の文書と記載する)と比較した場合に,読みやすさ,持
ち運びの利便性,扱いやすさ,利用可能な環境条件,実
務作業との連続性等において種々の制限が存在するた
め,電子化した文書を現実作業において使用する場合に
は,一旦,プリンター等で記録紙に出力した後,紙の文
書として使用した方が効率の良いことも多い。したがっ
て,これからのオフィス環境では,作業の目的に応じて
紙の文書と電子化した文書が共存する状況になる。

【0006】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら,上記従
来の技術によれば,コンピューター等のデジタルの世界
と紙の文書との間には,デジタル情報としての情報の連
続性・関連性がないため,以下の問題点があった。

【0007】第1に,デジタルの世界に構築された文書
情報管理システムで電子化した文書の管理を行っている
場合でも,一旦,電子化した文書を紙の文書として出力
すると,電子化した文書の有する関連情報,例えば,文
書情報管理システム内におけるアドレス情報,パスワー
ド等のセキュリティ情報,他の文書との連結情報等が消
失するため,紙の文書は文書情報管理システムから出力
された単なるアウトプットとしての価値しか持たないと
いう問題点があった。

【0008】第2に,紙の文書を媒体として,デジタル
の世界に直接アクセスすることができないため,ユーザ
ーがキーボード等を操作してデジタルの世界にアクセス
する必要があり,利便性が悪いという問題点があった。
なお,従来の技術として,マークシートのように紙を媒
体として,直接デジタルの世界へアクセスする方法があ
るが,あらかじめ定型化された専用のマークシートを用
いるため,種々の制約があり,一般的な文書として使用
可能なものではなかった。

【0009】第3に,デジタルの世界において,電子化
した文書の先進概念としてハイパーテキストの文書が存
在するが,このハイパーテキストの文書を紙の文書とし
て出力した場合,平面的な情報(視覚化された2次元の
情報)のみが出力されて,本来のハイパーテキストとし
ての情報が失われるため,情報の損失および利便性の低
下を招来するという問題点があった。

【0010】具体的には,ハイパーテキストとは,リン
ク(関連づけ)されたテキスト(電子化した文書)の集
まりであり,リンク構造を通じて,階層的・多元的に関
連づけされた各テキストを任意の順序で参照できるよう
にしたマルチメディアソフトの基本概念である。したが
って,このハイパーテキストの文書には,ユーザーに対
して視覚的に提供される情報の他に,リンク構造を形成
するための情報(すなわち,ハイパーテキストとしての
情報)が含まれている。ところが,一旦,ハイパーテキ
ストの文書を紙の文書として出力すると,このハイパー
テキストとしての情報が失われるため,出力された紙の
文書は,もはやハイパーテキストの文書ではなくなる。

【0011】なお,従来の技術において,ハイパーテキ
ストの文書は電子化した文書としてのみ存在可能である
ため,ハイパーテキストの概念そのものが,電子化した
文書を扱うデジタルの世界(仮想現実)の中のみで利用
されていた。したがって,紙の文書をハイパーテキスト
の文書として扱い,現実世界において紙の文書を用いて
ハイパーテキストを実現するという概念(この概念を紙
ハイパーテキストと定義し,以下,紙ハイパーテキスト
と記載する)はこれまで存在していなかった。

【0012】そこで,本出願人は,特願平7−2427
47号において,コンピューター等のデジタルの世界と
紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築して,紙
の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組
み込むと共に,紙の文書を媒体としてデジタルの世界に
直接アクセス可能とし,さらに紙の文書を用いたハイパ
ーテキスト(紙ハイパーテキスト)を実現することを目
的とした文書情報管理システムおよび文書情報管理方法
を提案した。

【0013】この文書情報管理システムは,あらかじめ
特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連
する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手
段と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかか
らなる少なくとも一つの記載情報,記載情報とファイル
手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報
および記載情報の中から特定の記載情報を選択するため
の選択情報が記録された媒体用紙と,選択情報および連
結情報を媒体用紙から読み取る読取手段と,読取手段で
読み取った選択情報および連結情報に基づいて,ファイ
ル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手
段と,検索手段によって検索した関連情報ファイルを出
力する出力手段とから構成されており,読取手段で媒体
用紙から選択情報および連結情報を読み取り,読み取っ
た選択情報および連結情報に基づいて,ファイル手段に
記憶してある関連情報ファイルの中から該当する関連情
報ファイルを検索し,検索した関連情報ファイルを記録
紙またはディスプレイ画面等に出力するものである。

【0014】換言すれば,媒体用紙上の任意の位置に記
録した記載情報に選択情報を付与することにより,ファ
イル手段から所望の関連情報ファイル(電子化した文
書)を検索し,出力することができるようにしたもので
ある。

【0015】ところが,上記特願平7−242747号
の文書情報管理システムでは,媒体用紙上の所望の記載
情報に,例えば,マーカーを用いてマーク(選択情報)
を付与して,読取手段で読み取ることにより,マーク
(選択情報)を付与した記載情報に対応した関連情報フ
ァイルを取り出すことができるものの,そのシステムで
使用する媒体用紙の作成・更新について特に言及してい
なかった。

【0016】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て,コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との
間に情報の連続性・関連性を構築することにより,紙の
文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み
込むと共に,紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直
接アクセス可能とし,紙の文書を用いたハイパーテキス
ト(紙ハイパーテキスト)を実現することに加えて,そ
のシステムで使用する媒体用紙の作成・更新を容易に行
え,かつ,媒体用紙の更新時の利便性の向上を図った文
書情報管理システムを提供することを目的とする。

【0017】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに,請求項1に係る文書情報管理システムは,あらか
じめ特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに
関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイ
ル手段と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れ
かからなる少なくとも一つの記載情報,前記記載情報と
前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるた
めの連結情報および前記記載情報の中から特定の記載情
報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と,
前記選択情報および連結情報を前記媒体用紙から読み取
る読取手段と,前記読取手段で読み取った選択情報およ
び連結情報に基づいて,前記ファイル手段から該当する
関連情報ファイルを検索する検索手段と,前記検索手段
によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段
と,を備えた文書情報管理システムであって,さらに,
あらかじめ特定の単語,文章,シンボル,グラフィック
の少なくとも一つを用いて作成した文書情報および前記
媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報が記憶さ
れている記憶手段と,前記記憶手段に記憶されている文
書情報の中から所望の文書情報を検索して表示する検索
・表示手段と,前記検索・表示手段に表示された文書情
報中の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくと
も一つを記載情報として指定するための記載情報指定手
段と,前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファ
イルの中から前記記載情報指定手段で指定された記載情
報と連結させる関連情報ファイルを指定するための関連
情報ファイル指定手段と,前記記載情報指定手段または
関連情報ファイル指定手段で指定された記載情報と関連
情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成する
連結情報生成手段と,前記検索・表示手段に表示された
文書情報,前記記載情報指定手段で指定された記載情報
および前記連結情報生成手段で生成した連結情報に基づ
いて,前記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情
報を作成する媒体用紙情報作成手段と,前記媒体用紙情
報作成手段で作成した媒体用紙情報を記録紙に出力し,
前記選択情報が記載されていない媒体用紙として出力す
る媒体用紙出力手段と,を備えたものである。

【0018】また,請求項2に係る文書情報管理システ
ムは,請求項1記載の文書情報管理システムにおいて,
さらに,前記媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙
情報を前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段を備えた
ものである。

【0019】また,請求項3に係る文書情報管理システ
ムは,請求項1または2記載の文書情報管理システムに
おいて,前記検索・表示手段が,前記記憶手段に記憶さ
れている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情報を検
索して表示可能であり,前記記載情報指定手段が,前記
媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更の選択が
可能であり,かつ,前記記載情報の削除を選択後に指定
された記載情報を削除対象の記載情報とし,前記連結情
報作成手段が,前記媒体用紙情報中の連結情報から前記
削除対象の記載情報に関連する全ての情報を削除した連
結情報を作成し,前記媒体用紙情報作成手段が,前記連
結情報作成手段で作成された連結情報を用いて,前記媒
体用紙情報を変更するものである。

【0020】また,請求項4に係る文書情報管理システ
ムは,請求項1〜3記載のいずれか一つの文書情報管理
システムにおいて,前記検索・表示手段が,前記記憶手
段に記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用
紙情報を検索して表示可能であり,前記記載情報指定手
段が,前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変
更の選択が可能であり,かつ,前記記載情報の追加を選
択後に,新たに指定された記載情報を追加対象の記載情
報とし,前記関連情報ファイル指定手段が,前記追加対
象の記載情報が指定された後に指定された関連情報ファ
イルを追加対処の関連情報ファイルとし,前記連結情報
作成手段が,前記追加対象の記載情報と前記追加対象の
関連情報ファイルをと連結させるための追加対象の連結
情報を作成し,前記媒体用紙情報作成手段が,前記連結
情報作成手段で作成された追加対象の連結情報を,前記
媒体用紙情報中に追加するものである。

【0021】また,請求項5に係る文書情報管理システ
ムは,請求項1〜4記載のいずれか一つの文書情報管理
システムにおいて,前記検索・表示手段が,前記記憶手
段に記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用
紙情報を検索して表示可能であり,前記記載情報指定手
段が,前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変
更の選択が可能であり,かつ,前記記載情報の変更を選
択後に指定された記載情報を変更対象の記載情報とし,
前記関連情報ファイル指定手段が,前記媒体用紙情報中
の連結情報で前記変更対象の記載情報に連結されている
関連情報ファイルの中から不要な関連情報ファイルを削
除対象の関連情報ファイルとして指定可能であり,さら
に前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファイル
の中から所望の関連情報ファイルを追加対象の関連情報
ファイルとして指定可能であり,前記連結情報作成手段
が,前記変更対象の記載情報,前記媒体用紙情報中の連
結情報,前記削除対象の関連情報ファイルおよび前記追
加対象の関連情報ファイルを用いて,変更用連結情報を
作成し,前記媒体用紙情報作成手段が,前記連結情報生
成手段で作成された前記変更用連結情報で前記媒体用紙
情報中の連結情報を置き換えて,あらなた媒体用紙情報
を作成するものである。

【0022】また,請求項6に係る文書情報管理システ
ムは,請求項1〜5記載のいずれか一つの文書情報管理
システムにおいて,さらに,前記記載情報指定手段で指
定された記載情報毎に,前記記載情報と連結された関連
情報ファイルにアクセスする権限を個別に設定するアク
セス権限設定手段を備えたものである。

【0023】また,請求項7に係る文書情報管理システ
ムは,請求項1〜6記載のいずれか一つの文書情報管理
システムにおいて,前記媒体用紙情報作成手段が,前記
媒体用紙情報を作成する際に,各媒体用紙情報を特定す
るための媒体用紙番号を付与するものである。

【0024】また,請求項8に係る文書情報管理システ
ムは,請求項7記載の文書情報管理システムにおいて,
前記媒体用紙情報作成手段が,前記媒体用紙番号を付与
する際に,前記媒体用紙情報が既に作成されている媒体
用紙情報の変更によって作成された場合,元の媒体用紙
情報の媒体用紙番号の末尾にバージョン情報を付加して
新規の媒体用紙番号として付与するものである。

【0025】また,請求項9に係る文書情報管理システ
ムは,請求項7記載の文書情報管理システムにおいて,
前記媒体用紙情報作成手段が,前記媒体用紙番号を付与
する際に,前記媒体用紙情報が既に作成されている媒体
用紙情報の変更によって作成された場合,元の媒体用紙
情報の媒体用紙番号をそのまま付与するものである。

【0026】また,請求項10に係る文書情報管理シス
テムは,請求項7記載の文書情報管理システムにおい
て,さらに,前記媒体用紙情報が既に作成されている媒
体用紙情報の変更によって作成された場合,新規の媒体
用紙番号を付与するか,変更前の元の媒体用紙番号を付
与するかを選択する選択手段を備え,前記媒体用紙情報
作成手段が,前記選択手段で新規の媒体用紙番号が選択
された場合,あらたに媒体用紙番号を採番して付与し,
前記選択手段で変更前の元の媒体用紙番号が選択された
場合,変更前の元の媒体用紙情報の媒体用紙番号を付与
するものである。

【0027】また,請求項11に係る文書情報管理シス
テムは,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたは
グラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして
記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラ
フィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,
前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルと
を連結させるための連結情報および前記記載情報の中か
ら特定の記載情報を選択するための選択情報が記録され
た媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体
用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取っ
た選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手
段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段
と,前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを
出力する出力手段と,を備えた文書情報管理システムで
あって,さらに,あらかじめ特定の単語,文章,シンボ
ル,グラフィックの少なくとも一つを用いて作成した文
書情報および前記媒体用紙の電子データに相当する媒体
用紙情報が記憶されている記憶手段と,前記記憶手段に
記憶されている文書情報の中から所望の文書情報を検索
して表示する検索・表示手段と,前記検索・表示手段に
表示された文書情報中の単語,文章,シンボル,グラフ
ィックの少なくとも一つを記載情報として指定するため
の記載情報指定手段と,前記ファイル手段に記憶されて
いる関連情報ファイルの中から前記記載情報指定手段で
指定された記載情報と連結させる関連情報ファイルを指
定するための関連情報ファイル指定手段と,前記検索・
表示手段に表示された文書情報,前記記載情報指定手段
で指定された記載情報および前記関連情報ファイル指定
手段で指定された関連情報ファイルを用いて,前記媒体
用紙の電子データに相当する媒体用紙情報として作成す
る媒体用紙情報作成手段と,前記媒体用紙情報作成手段
または記憶手段から媒体用紙情報を入力し,前記記載情
報および関連情報ファイルに基づいて,前記記載情報と
関連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成
し,前記媒体用紙情報および連結情報を記録紙に出力
し,前記選択情報が記載されていない媒体用紙として出
力する媒体用紙出力手段と,を備えたものである。

【0028】また,請求項12に係る文書情報管理シス
テムは,請求項1〜11記載のいずれか一つの文書情報
管理システムにおいて,前記検索・表示手段,記載情報
指定手段,関連情報ファイル指定手段,連結情報生成手
段および媒体用紙情報作成手段が,パーソナルコンピュ
ータ,ワークステーションまたは情報処理端末装置であ
るものである。

【0029】また,請求項13に係る文書情報管理シス
テムは,請求項1〜12記載のいずれか一つの文書情報
管理システムにおいて,前記連結情報が,前記媒体用紙
上において2次元バーコードとして記録されているもの
である。

【0030】

【発明の実施の形態】以下,本発明の文書情報管理シス
テムの一実施の形態について,添付の図面を参照して詳
細に説明する。

【0031】本実施の形態の文書情報管理システムつい
て,以下の順序で説明する。 本実施の形態のシステム構成および基本動作(関連情
報出力処理) PUIの概念の提唱 Inper(媒体用紙)の基本構成 Dicon(記載情報)の役割 選択情報の具体例 連結情報の構成 媒体用紙情報の作成・更新処理

【0032】本実施の形態のシステム構成および基本
動作 図1は,本実施の形態の文書情報管理システムのシステ
ム構成図を示し,あらかじめ特定の単語,文章,シンボ
ルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイ
ルとして記憶したファイル手段としてのファイルサーバ
ー101と,本発明の媒体用紙102を読み取る読取手
段としてのスキャナー103と,本発明の関連情報ファ
イルを出力する出力手段および媒体用紙を出力する媒体
用紙出力手段としてのプリンター104と,本発明の検
索手段,記憶手段,検索・表示手段,記載情報指定手
段,関連情報ファイル指定手段,連結情報生成手段,媒
体用紙情報作成手段,媒体用紙出力手段,アクセス権限
設定手段および選択手段としてのパーナルコンピュータ
(パソコン)105とから構成され,LAN等のネット
ワークNetに各装置が接続されている。なお,図示を
省略するが,ネットワークNetには,他の出力手段と
してプリンター,ファクシミリ装置,複写装置が接続さ
れており,また,他の読取手段としてスキャナー,ファ
クシミリ装置,複写装置が接続されているものとする。

【0033】なお,ファイルサーバー(ファイル手段)
に記憶する関連情報ファイルは,特定の単語,文章,シ
ンボルまたはグラフィックに関連する情報であるが,こ
のときの特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィッ
クが,媒体用紙102の記載情報として使用可能な単
語,文章,シンボルまたはグラフィックとなる。換言す
れば,媒体用紙102の記載情報として使用可能な単
語,文章,シンボルまたはグラフィックは,あらかじめ
ファイルサーバー101に関連情報ファイルとして記憶
されていることになる。

【0034】また,媒体用紙102には,単語,文章,
シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一
つの記載情報,記載情報とファイル手段の関連情報ファ
イルとを連結させるための連結情報および記載情報の中
から特定の記載情報を選択するための選択情報が少なく
とも記録されている。さらに媒体用紙(および媒体用紙
情報)を特定するための媒体用紙番号が記録されている
ものとする。また,詳細は後述するが,前述した選択情
報はユーザーが必要に応じて媒体用紙102上に記入す
るものである。

【0035】スキャナー(読取手段)103は,媒体用
紙102から選択情報,連結情報等を読み取るものであ
り,既存のスキャナーを用いることができる。一般的に
はネットワークNetへの接続のためにパソコン105
と接続して用いられる。また,読取手段としてはデジタ
ルコピア等を用いることもできる。

【0036】プリンター104は,ここでは関連情報フ
ァイルを出力する出力手段および媒体用紙を出力する媒
体用紙出力手段としての役割を果たし,出力手段とし
て,パソコン105で検索した関連情報ファイルを記録
紙に印刷・出力する。また媒体用紙出力手段として,後
述するパソコン105の各機能を用いて作成した媒体用
紙情報を記録紙に出力し,選択情報が記載されていない
媒体用紙102として出力する。なお,プリンター10
4は,パソコン105を介してネットワークNetに接
続されているが,出力手段のみとして使用する場合に
は,直接パソコン105に接続する構成でも良い。

【0037】パソコン105は,ディスプレイ装置と,
キーボード・マウス等の操作入力部と,ハードディスク
・フロッピーディスク等の記憶装置と,パソコン本体
(制御装置)とから構成され,一般的なパソコンを使用
できる。また,パソコン105は,以下の(1)〜
(9)の機能を有している。

【0038】(1)検索機能(検索手段) スキャナー103で読み取った選択情報および連結情報
に基づいて,ファイルサーバー101から該当する関連
情報ファイルを検索する機能

【0039】(2)データ記憶機能(記憶手段) あらかじめ特定の単語,文章,シンボル,グラフィック
の少なくとも一つを用いて作成した文書情報および媒体
用紙102の電子データに相当する媒体用紙情報を記憶
する機能。なお,本実施の形態では,パソコン105の
記憶装置を記憶手段として使用するが,記憶手段は特に
これに限定するものではなく,例えば,ファイルサーバ
ー101を記憶手段として用いても良い。

【0040】(3)検索・表示機能(検索・表示手段) パソコン105内の記憶装置に記憶されている文書情報
または媒体用紙情報の中から所望の文書情報または媒体
用紙情報を検索して表示する機能。具体的には,パソコ
ン105の操作入力部を用いて検索する文書情報または
媒体用紙情報を特定するための文書番号を入力し,該文
書番号に基づいて検索した文書情報または媒体用紙情報
をディスプレイ装置に画面表示する。

【0041】(4)記載情報指定機能(記載情報指定手
段) パソコン105のディスプレイ装置に表示された文書情
報中の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくと
も一つを記載情報として指定する機能。この記載情報指
定機能は,記載情報の新規指定や,媒体用紙情報中の記
載情報の削除・追加・変更の選択が可能である。

【0042】(5)関連情報ファイル指定機能(関連情
報ファイル指定手段) ファイルサーバー101に記憶されている関連情報ファ
イルの中から記載情報指定機能を用いて指定した記載情
報と連結させる関連情報ファイルを指定するための機
能。

【0043】(6)連結情報生成機能(連結情報生成手
段) 記載情報指定機能または関連情報ファイル指定機能を用
いて指定した記載情報と関連情報ファイルとを連結させ
るための連結情報を生成する機能。

【0044】(7)媒体用紙情報作成機能(媒体用紙情
報作成手段) 検索・表示機能で表示された文書情報,記載情報指定機
能で指定した記載情報および連結情報生成機能で生成し
た連結情報に基づいて,媒体用紙102の電子データに
相当する媒体用紙情報を作成する機能。

【0045】(8)アクセス権限設定機能(アクセス権
限設定手段) 記載情報指定機能で指定された記載情報毎に,記載情報
と連結された関連情報ファイルにアクセスする権限を個
別に設定する機能。なお,設定されたアクセス権限に関
する情報(アクセス権限情報)は,後述する媒体用紙1
02のコードエリア206内またはファイルサーバー1
01内に記憶される。

【0046】(9)選択機能(選択手段) 媒体用紙情報が既に作成されている媒体用紙情報の変更
によって作成された場合,新規の媒体用紙番号を付与す
るか,変更前の元の媒体用紙番号を付与するかを選択す
る選択機能。

【0047】なお,パソコン105のディスプレイ装置
を媒体用紙102を出力する出力手段として用いること
も可能であり,この場合には,媒体用紙102がディス
プレイ装置に画面表示されることになる。

【0048】以上の構成において,その基本動作を説明
する。なお,本実施の形態の文書情報管理システムの処
理は,大別して,媒体用紙102から関連情報ファイル
を検索して出力する関連情報出力処理と,媒体用紙10
2の電子データである媒体用紙情報の作成および更新を
行う媒体用紙情報の作成・更新処理とがあるが,ここで
は本システムの理解を容易にするために,先ず,基本動
作として関連情報出力処理のみについて説明する。

【0049】先ず,あらかじめ特定の単語,文章,シン
ボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファ
イルとしてファイルサーバー101に記憶させておく。

【0050】次に,スキャナー(読取手段)103で媒
体用紙102から各種情報(選択情報,連結情報,媒体
用紙番号,アクセス権限情報等)を読み取る。

【0051】続いて,パソコン(検索手段)104が,
スキャナー103で読み取った選択情報および連結情報
に基づいて,ファイルサーバー101に記憶してある関
連情報ファイルの中から該当する関連情報ファイルを検
索する。なお,選択情報および連結情報を用いて関連情
報ファイルを検索する方法の詳細についは『連結情報
の構成』で後述する。

【0052】最後に,パソコン105に接続されたプリ
ンター(出力手段)104を介して検索した関連情報フ
ァイル記録紙に出力するか,またはパソコン105のデ
ィスプレイ装置に画面表示する。

【0053】前述したように本実施の形態の文書情報管
理システムでは,媒体用紙102上の任意の位置に記録
した記載情報からファイル手段に記憶してある関連情報
ファイルを検索し,出力することができるので,コンピ
ューター等のデジタルの世界(ファイル手段中の関連情
報ファイル)と紙の文書(媒体用紙102)との間に情
報の連続性・関連性を構築することができ,媒体用紙1
02をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み
込むことができる。

【0054】また,ディスプレイ装置,マウス,キーボ
ード等を用いることなく,媒体用紙102を媒体として
デジタルの世界に直接アクセスすることができ,さらに
紙の文書(媒体用紙102)を用いたハイパーテキスト
(紙ハイパーテキスト)を実現することができる。

【0055】なお,ここで紙ハイパーテキストとは,紙
の文書をハイパーテキストの文書として扱い,現実世界
において紙の文書を用いてハイパーテキストを実現する
概念として定義する。

【0056】PUIの概念の提唱 本実施の形態の文書情報管理システムでは,前述したよ
うにコンピューター等のデジタルの世界(ファイルサー
バー101中の関連情報ファイル)と紙の文書(媒体用
紙102)との間に情報の連続性・関連性を構築するこ
とができ,媒体用紙102をデジタルの世界の文書情報
管理システム内に組み込むことができると共に,媒体用
紙102を媒体としてデジタルの世界に直接アクセスす
ることができ,さらに媒体用紙102を用いた紙ハイパ
ーテキストを実現することができる。

【0057】したがって,Paper(紙:媒体用紙1
02)を用いたUser(人)とコンピューターとのI
ntaraction(情報伝達,相互インターフェー
ス)を実現するシステム方法として,以下,本実施の形
態の文書情報管理システムをPUI(Paper Us
er Intaraction)として提唱する。

【0058】また,PUIにおいて,媒体用紙102を
Inper(Interact Paper)と定義
し,Inper内に記録されている記載情報をDico
n(Document icon)と定義する。

【0059】さらに,前述したように,紙の文書をハイ
パーテキストの文書として扱い,現実世界において紙の
文書を用いてハイパーテキストを実現する概念を,紙ハ
イパーテキストとして定義した。したがって,PUIの
Inperは紙ハイパーテキストの概念におけるハイパ
ーテキストの文書そのものであり,Inper内のDi
conは紙に印刷されたスイッチ(一般的なハイパーテ
キストのボタンやアイコン等に相当する)である。

【0060】Inper(媒体用紙)の基本構成 次に,PUIのInper(媒体用紙102)の基本構
成について具体的に説明する。Inperは,単語,文
章,シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくと
も一つの記載情報であるDiconと,Diconとフ
ァイルサーバー101の関連情報ファイルとを連結させ
るための連結情報と,Diconの中から特定のDic
onを選択するための選択情報とが記録された紙(用
紙)である。ただし,Diconおよび連結情報はあら
かじめInperに記録されているが,選択情報はユー
ザーが任意に書き込む(マークする)ことにより,In
per上に記録されるものとする。

【0061】また,Inperには,媒体用紙(換言す
れば,媒体用紙情報)を特定するための媒体用紙番号が
記録されている。

【0062】図2および図3はInperの具体例を示
し,図2はDiconを通常の文書の構成要素として文
書中に配置した文書形式のInper201を示し,図
3はDiconをタイトルとして使用したリスト・ディ
レクトリー形式のInper301を示す。

【0063】図2に示すように,文書形式のInper
201には,単語および文章がテキストDicon20
2として記録されており,書類を示すアイコン(シンボ
ル)がシンボルDicon203として記録されてお
り,コンピューター図形がグラフィックDicon20
4として記録されており,単語および短い文章がタイト
ルDicon205として記録されている。また,連結
情報,媒体用紙番号およびアクセス権限情報は,2次元
バーコードのように光学的に読み取り可能な形式でコー
ドエリア206内に記録されている。なお,207は媒
体用紙を特定するための媒体用紙番号をユーザーが視覚
的に認識できるように可視化した媒体用紙番号であり,
208はユーザーがInper201の所有者(Own
er)を確認できるように文字で示したOwner I
Dである。

【0064】このように文書形式のInper201
は,見かけ上において,記録紙に出力された通常の文書
と同一である。したがって,Inper201を通常の
書類として利用できるのは勿論である。

【0065】また,図3に示すように,リスト・ディレ
クトリー形式のInper301には,単語および文章
がタイトルDicon205として記録されている。ま
た,連結情報,媒体用紙番号およびアクセス権限情報
は,2次元バーコードのように光学的に読み取り可能な
形式でコードエリア206内に記録されている。なお,
その他の符号は図2と共通につき説明を省略する。

【0066】このようなリスト・ディレクトリー形式の
Inper301は,必要最小限(ここでは,タイトル
Dicon)の情報を記載したインデックスカードとし
て使用することができ,さらにタイトルDiconに対
応するファイルサーバー101の関連情報ファイルへの
アクセス用カードとして使用することができる。

【0067】したがって,Inper201,301か
ら明らかなように,Inper(本実施の形態の媒体用
紙102)は,人間(ユーザー)とコンピューター(デ
ジタルの世界)の双方で読み取り可能な特殊な紙の文書
であると定義することができる。

【0068】Dicon(記載情報)の役割 ここで,Inper201,301に記録されたDic
onの役割について詳細に説明する。

【0069】図4に示すように,Inper201,3
01に記録されているDicon(202〜205)
は,コードエリア206内の連結情報を介してファイル
サーバー101の関連情報ファイルとリンク(連結)さ
れている。したがって,Inper201,301上に
記録されている複数のDiconの中から所望のDic
onを選択すると,選択されたDiconにリンクされ
ている関連情報ファイルを特定することができる。

【0070】すなわち,Diconは,Inper20
1,301上に記録された視覚的な情報としての役割と
共に,関連情報ファイルを選択するためのスイッチの役
割を果たすものである。換言すれば,概念的に,ハイパ
ーテキスト上のボタンやアイコンと同様にスイッチの役
割を果たすものであると定義できる。

【0071】次に,Diconの種類について説明す
る。Diconは,図2に示したようにテキストDic
on202,シンボルDicon203,グラフィック
Dicon204,タイトルDicon205の4種類
からなり,それぞれのDiconを以下のように定義す
る。

【0072】テキストDicon :ハイパーテキスト
形式の文章の中の単語や短い文章の形式で書かれたDi
conである。 シンボルDicon :長い文章の最後に付加したり,
Inperの内容全体に対して付加するアイコン形式の
Diconである。 グラフィックDicon :詳細なイラスト・写真・図
面(関連情報ファイル)にリンクしてある大まかなイラ
スト・写真形式のDiconである。 タイトルDicon :該当するDiconのリンクし
ている関連情報ファイルのタイトルが目次・リスト等の
形式で書かれたDiconである。

【0073】次に,図5を参照して,これらのDico
nの表示内容と,対応する関連情報ファイルのデータ内
容との関係について説明する。これらのDiconは,
図示の如く,テキストDicon202およびタイトル
Dicon205のデータ形式がテキスト形式で,シン
ボルDicon203およびグラフィックDicon2
04のデータ形式がグラフィック/イメージ形式であ
る。

【0074】また,これらのDiconの表示内容がタ
イトルの場合,関連情報ファイルのデータ内容を書類と
し,リファレンスの場合には書類,抄録の場合には全
文,単語の場合には解説,人名の場合にはパーソナル・
レポート,モノクロの場合にはフルカラー,ディザの場
合にはグレースケール,縮小レイアウトの場合には等
倍,シンボルマークの場合には書類等のように対応づけ
ることができる。

【0075】ただし,これは一つの目安であって特に限
定するものではなく,例えば,Diconの表示内容が
タイトルの場合,関連情報ファイルのデータ内容を書類
とフルカラーのグラフィックの2つで構成しても良い。

【0076】また,関連情報ファイルのデータ内容を出
力する出力手段として,ディスプレイ装置や音声合成装
置を備えた構成では,Diconの表示内容が人名やシ
ンボルマークの場合に,対応する関連情報ファイルのデ
ータ内容として動画や音声等を記憶しておき,ディスプ
レイ装置・音声合成装置を用いて出力することもでき
る。

【0077】図6は,Diconの標記方法を示す説明
図である。ユーザーがInper上のDiconを確実
かつ容易に認識するためには,DiconとDicon
以外の情報とが視覚的に区別できる必要がある。したが
って,本実施の形態では,Diconを以下のように,
Inper上に記録されているDicon以外の単語,
文章,シンボルまたはグラフィックとは異なる特徴的な
書体,色彩,背景または周辺記号を付与して装飾するこ
とにより可視化する。

【0078】テキストDicon202の装飾は,図示
の如く,背景色を付ける方法や,フォントの字体を換え
る方法(例えば,明朝体→ゴシック体等),書体を換え
る方法(例えば,イタリック体,ボルト体,アンダーラ
インの付加等),文字の色を換える方法(例えば,黒色
→青色),枠で囲む方法が適用できる。

【0079】また,タイトルDicon205,グラフ
ィックDicon204の装飾は,図示の如く,枠で囲
む方法,背景色を付ける方法が適用できる。

【0080】また,シンボルDicon203は,それ
自体でDiconであることが明確であるので,装飾不
要である。ただし,装飾を施しても良いのは勿論であ
る。

【0081】選択情報の具体例 選択情報は,Inper上に記載されたDiconの中
から特定のDiconを選択するための情報である。例
えば,加筆(マーキング)されたマークを選択情報とし
て用いることができる。加筆(マーキング)は,スキャ
ナー(読取手段)103で光学的に読み取れるものであ
ればどのような用具を使っても良く,一般的には,サイ
ンペン等のマーカーが使用される。

【0082】このとき,マーカーの色をあらかじめ特定
し,読取手段としてカラースキャナーを使用すると高い
認識率が得られる。

【0083】図7(a),(b)は選択情報の加筆(マ
ーキング)の例を示し,文書形式のInper201の
場合には,同図(a)に示すような加筆が適している。
また,リスト・ディレクトリー形式のInper301
の場合には,同図(b)に示すような加筆が適してい
る。

【0084】連結情報の構成 連結情報は,前述したようにコードエリア206に2次
元バーコードとして記載されており,Diconとファ
イルサーバー101の関連情報ファイルとを連結させる
ための情報である。

【0085】また,連結情報は,例えば,Inper上
におけるそれぞれのDiconの記載位置情報と,該記
載位置情報と関連情報ファイルとを対応させるためのア
ドレス情報とから構成されているか,または,Inpe
r上におけるそれぞれのDiconの記載位置情報と,
該記載位置情報の位置に記載された記載情報を認識する
ための記載認識情報とから構成されている。

【0086】ここで,図8を参照して,連結情報の一部
である記載位置情報について説明する。記載位置情報は
Inper上におけるそれぞれのDiconの位置を特
定するための情報であり,例えば,図示の如く,Inp
erの座標と対応させたマップを用いて,マップ上にお
けるDiconの位置および範囲と,各Diconがマ
ップに出現する順番で番号を付したDicon番号とか
らなる情報で構成することができる。

【0087】図9は,この記載位置情報とアドレス情報
とで連結情報(連結情報テーブル)を構成した例を示
す。該連結情報テーブルから明らかなように,記載位置
情報が特定されると,対応する関連情報ファイルのアド
レスが特定される。すなわち,図7で示したように選択
情報でDiconを選択すると,該選択情報の座標位置
から図8のマップ上の座標位置が特定され,特定された
座標位置の記載位置情報(Dicon番号)によって,
Diconと対応する関連情報ファイルの検索が可能と
する。したがって,連結情報でDiconと関連情報フ
ァイルの連結を行うことができる。

【0088】図10(a)は,記載位置情報と記載認識
情報とで連結情報(連結情報テーブル)を構成した例を
示す。ここで,記載認識情報は,各記載位置情報の位置
に記載されたDiconを認識するための情報であり,
例えば,あらかじめ各Dicon毎にDicon ID
を付して,このDicon IDを用いることができ
る。該連結情報テーブルから明らかなように,記載位置
情報が特定されると,対応する記載位置情報(Dico
n ID)が特定される。すなわち,図7で示したよう
に選択情報でDiconを選択すると,該選択情報の座
標位置から図8のマップ上の座標位置が特定され,特定
された座標位置の記載位置情報(Dicon番号)によ
って,対応するDicon IDを特定することができ
る。

【0089】この場合には,パソコン(検索手段)10
5側に図10(b)に示すようなアドレス変換テーブル
を設けておくことにより,Dicon IDから対応す
る関連情報ファイルを検索することができる。換言すれ
ば,連結情報でDiconと関連情報ファイルの連結を
行うことができる。

【0090】上記図9および図10の連結情報テーブル
から明らかなように,図9の連結情報(連結情報テーブ
ル)は,記載位置情報(換言すれば,Dicon)とア
ドレス情報(換言すれば,関連情報ファイル)が1対1
でリンクされており,連結情報テーブル自体がアドレス
変換テーブルの役割を果しているので,Inper上に
Diconを作成してから関連情報ファイルを作成する
場合に適している。ただし,この場合には,Inper
を作成後に,関連情報ファイルのアドレスを変更するこ
とが困難であるので,小規模システムに採用することが
望ましい。

【0091】一方,図10の連結情報(連結情報テーブ
ル)は,記載位置情報(換言すれば,Dicon)と記
載認識情報(Dicon ID)が1対1でリンクされ
ているだけであり,記載認識情報と関連情報ファイルと
のリンクは,パソコン(検索手段)105側に設けられ
たアドレス変換テーブルで行っているので,例えば,記
載認識情報をシステム全体で普遍(共通)の情報として
定義した場合には,パソコン105側に1つのアドレス
変換テーブルを設定するだけで,Diconと関連情報
ファイルとを連結することが可能である。したがって,
システムの拡張性および管理性が高く,大規模システム
の構築に適している。

【0092】また,例えば,記載位置情報を各Inpe
r毎の固有の情報として定義した場合には,パソコン1
05側に各Inper毎のアドレス変換テーブルを設定
することで,Diconと関連情報ファイルとを連結す
ることができる。

【0093】さらに必要に応じて,図8に示すように,
Inper上にDicon設定可能領域を指定すること
により,コードエリア206内の連結情報のデータ量を
少なくすることができる。特に,Inper上における
Diconの配置に片寄りがある場合には有効である。

【0094】なお,前述した連結情報(図9および図1
0)では,最終的にDiconと関連情報ファイルが1
対1(1:1)で対応する場合を示したが,特にこれに
限定するものではなく,例えば,Diconと関連情報
ファイルとの対応関係は,1対多数(1:n)や,多数
対1(n:1)が存在するのは勿論である。

【0095】媒体用紙情報の作成・更新処理 次に,図11〜図15を参照して,パソコン105によ
る媒体用紙情報の作成・更新処理について説明する。図
11はパソコン105の媒体用紙情報の作成・更新処理
におけるInper作成・更新画面を示し,図12はI
nper作成・更新画面に文書情報を表示した例を示
し,図13は関連情報ファイルの検索・指定を行うため
の関連情報検索画面を示し,図14および図15は媒体
用紙情報の作成・更新処理の概略フローチャートを示
す。

【0096】先ず,Inper(媒体用紙102)を作
成または更新する場合,パソコン105のメニュー画面
(図示せず)から媒体用紙情報の作成・更新処理を選択
し,図11に示すInper作成・更新画面を表示させ
る。ここで,Inperの作成とは,すなわち,パソコ
ン105の記憶装置に記憶されている通常の文書情報か
ら媒体用紙情報を作成することであり,この作成した媒
体用紙情報を記録紙に出力すると,Inper(媒体用
紙102)が得られる。また,Inperの更新とは,
パソコン105の記憶装置に記憶されている媒体用紙情
報に追加・削除等の処理を行って,媒体用紙情報を更新
することである。

【0097】図11のInper作成・更新画面に,作
成または更新の対象となる文書情報または媒体用紙情報
(以下,この2つをまとめて対象文書と記載する)を呼
び出すには次に2つの方法がある。第1は,パソコン1
05を操作して対象文書の文書番号(文書情報の場合に
はその文書番号,媒体用紙情報の場合には媒体用紙番号
に相当する)を入力し,該当する文書番号を検索して呼
び出す。なお,この際の検索方法は通常の文書検索方法
を適用できることは明らかである。

【0098】第2は,Inper(媒体用紙102)を
スキャナー103で読み取らせ,Inperのコードエ
リア206に記載されている媒体用紙番号を認識し,該
当する媒体用紙番号の媒体用紙情報を検索して呼び出
す。

【0099】このようにしてパソコン105のディスプ
レイ画面に文書情報が表示された例を図12に示す。こ
の文書情報1201は,図2のInper201の文書
情報と同一である。ただし,ここでは,記載情報が作成
されていないので,Inper201上のDicon
(記載情報)に相当する表示(装飾)が施されていな
い。

【0100】ここで,図11の画面について具体的に説
明する。1101は,アクションメニューや,アイコン
(何れも不図示)等が表示される領域であり,例えば,
通常のウインドウズ(マイクロソフト社製のOS)の画
面等で表示されているようなものである。

【0101】1102は,作成または更新の対象となる
対象文書(文書情報または媒体用紙情報)を表示する対
象文書表示領域を示す。

【0102】1103は,対象文書表示領域1102に
表示された対象文書を垂直方法にスクロールするスクロ
ールバーである。バーを下方に移動させると対象文書が
スクロールされて,現在表示されている以降の文章や頁
が画面に表示される。

【0103】1104は,対象文書の文書番号(文書情
報の場合にはその文書番号,媒体用紙情報の場合には媒
体用紙番号)を表示する文書番号表示欄である。

【0104】1105は,対象文書から作成した媒体用
紙情報(すなわち,Inper)の媒体用紙番号を表示
する新規文書番号表示欄であり,この媒体用紙番号は,
パソコン105によって自動的に採番される。

【0105】1106は,作成者ID入力欄を示し,今
編集しようとしている本人のID番号を入力する。この
とき,Inperのアクセス権限があるか否かをチェッ
クし,権限があれば以降の処理を行うことができる。も
し,権限がなければ『権限がありません。』というメッ
セージを表示して,それ以降の処理を受け付けないよう
にする。

【0106】1107〜1113は,それぞれInpe
r作成・更新時に使用する機能を指定するための入力項
目を示す。

【0107】記載情報指定アイコン1107は,対象文
書中の字句・図形等を領域指定して記載情報化(Dic
on化)するためのアイコンである。また,媒体用紙情
報中のDicon(記載情報)の削除・追加・変更の選
択が可能である。マウスを用いてこのボタンをクリック
すると,記載情報領域を指定するモードに切り替わり,
新規指定・削除・追加・変更を選択した後,所定の字句
・図形等の記載情報化したい部分を領域指定したり,既
にあるDicon(記載情報)を指定することができ
る。記載情報化されると,その指定された領域は,対象
文書中の単語,文章,シンボルまたはグラフィックとは
異なる特徴的な書体,色彩,背景または周辺記号を付与
して装飾表示される。また,削除・追加・変更で指定さ
れた記載情報は,他の記載情報と異なる装飾で表示され
る。

【0108】関連情報検索アイコン1108は,上記記
載情報と関連付ける関連情報ファイルをファイルサーバ
ー101から検索するための支援ツールとしてのアイコ
ンである。このボタンがクリックされると,関連情報検
索モードに切り替わり,図13に示すように関連情報検
索画面が部分的に表示される。本実施の形態では,図1
3に示すように,検索の入力条件の例として4つの入力
条件(媒体用紙番号,キーワード,作成者,作成日)を
示すが,これに限定されるものでなく,文書の書誌的項
目を表す項目であれば他の入力条件を適用しても良い。

【0109】図13において,関連情報の文書番号入力
欄1301は,あらかじめ関連情報ファイルとして利用
したい文書情報または媒体用紙情報が明らかであるか,
または一覧表等で事前に判明している場合に,該当する
文書情報または媒体用紙情報の文書番号またはの媒体用
紙番号を記入する欄である。文書番号入力欄1301に
番号を記入後,検索ボタン1305を押下すると,該当
する文書番号(または媒体用紙番号)を用いて,該当す
る文書情報または媒体用紙情報が検索される。

【0110】また,文書番号入力欄1301に記入する
文書番号または媒体用紙番号が不明である場合には,そ
の他の入力項目(キーワード入力欄1302,作成者入
力欄1303,作成日入力欄1304)のアンド条件で
検索を行うことができる。ただし,4つの入力項目全て
に入力を行う必要はない。

【0111】キーワード入力欄1302には,4つのキ
ーワードが入力可能であり,目的とするファイル中の文
書がキーワード検索可能なキャラクタモードで保管され
ていれば,検索の対象となる。キーワードは,単語の後
にアンドかオアかを示す記号を付けることで条件を決め
るようにすることもできる。

【0112】作成者入力欄1303は,文書(関連情報
ファイルに指定したい文書)の作成者を指定する項目で
ある。例えば,企業であれば,社員番号を利用して検索
することができる。また,社員番号を知らない場合に
は,名前を入力することで検索できるようにする。

【0113】作成日入力欄1304は,文書(関連情報
ファイルに指定したい文書)の作成された日付で検索す
るものである。ただし,作成日があらかじめ分かってい
ることは,通常少ないので,期間を指定することができ
るように,開始日(FROM)と終了日(TO)を入力
できるようになっている。特定の日にちで検索したい場
合には開始日と終了日に同じ日付を入力すれば,その日
付の作成日を持つ文書を検索する。

【0114】4つの入力項目の少なくとも一つに入力し
た後,検索ボタン1305を押下すると,検索が開始さ
れる。検索が終了すると,検索結果が検索結果欄130
6に表示され,検索件数が検索件数欄1307に表示さ
れる。詳細な説明は省略するが,検索結果としては,例
えば,文書名(タイトル),文書番号(または媒体用紙
番号),作成者等が表示される。ただし,検索件数が多
い場合には,さらに条件を追加して,または範囲を絞る
等して再度検索を行う。

【0115】検索結果欄1306に表示された文書の中
から一つまたは複数の文書を選択し,完了ボタン130
8を押下すると選択された文書が,記載情報指定アイコ
ン1107で指定した記載情報と関連付ける関連情報フ
ァイルとして指定される。

【0116】ここで,図11に戻って,記載情報指定ア
イコン1107で記載情報を指定し,さらに,関連情報
検索アイコン1108で関連情報ファイルを検索・指定
した後,連結情報生成アイコン1109を押下すると,
指定された記載情報と関連情報ファイルとを連結させる
ための連結情報が生成される。連結情報は,『連結情
報の構成』で説明した構成であり,図9で示した連結情
報テーブルのように簡単に作成できるため,詳細な説明
は省略する。

【0117】また,図11において,記載情報指定アイ
コン1107で記載情報を指定した後に,アクセス権限
指定アイコン1110を押下すると,その記載情報固有
のアクセス権限を設定することができる。もし,連結情
報生成アイコン1109を押下する前にアクセス権限指
定アイコン1110が押されなかったら,今までの媒体
用紙情報のアクセス権限と同じ条件がプリセットさせ
る。ただし,新規の媒体用紙情報(文書情報から作成し
た媒体用紙情報)の場合には,『アクセス権限を設定し
て下さい。』等のメッセージを表示し,アクセス権限の
設定を促す。

【0118】従来と違う条件にしたい場合またはアクセ
ス権限を新規に設定する場合に,アクセス権限設定アイ
コン1110を押すと,例えば,ファイルサーバー10
1またはパソコン105に登録されているユーザー名の
一覧表が表示される。この一覧表からユーザーを選択す
ると,記載情報毎にアクセスできるユーザーIDが登録
される。なお,この登録された記載情報毎のユーザーI
Dは,後述する媒体用紙情報作成アイコン1111の押
下時に新しい媒体用紙情報中に格納される。

【0119】媒体用紙情報作成アイコン1111は,媒
体用紙情報の作成を行うアイコンである。全ての記載情
報の指定および連結情報の生成を終了した後,媒体用紙
情報作成アイコン1111を押下すると,対象文書表示
領域1102に表示されている対象文書,指定された記
載情報および生成した連結情報に基づいて,Inper
(媒体用紙)の電子データに相当する媒体用紙情報が作
成される。

【0120】最後に,新規番号指定アイコン1112お
よび旧番号指定アイコン1113の何れかを押下する
と,作成した媒体用紙情報の媒体用紙番号が確定し,確
定した媒体用紙番号が媒体用紙情報中に組み込まれて,
パソコン105の記憶装置に登録される。この状態で処
理の終了が可能となる。

【0121】なお,新規番号指定アイコン1112が押
下された場合には,自動的に新しい媒体用紙番号が採番
されると共に,図11の新規文書番号表示欄1105に
表示される。また,旧番号指定アイコン1113が押下
された場合には,図11の文書番号表示欄1104に表
示されている媒体用紙番号が採用される。ただし,新た
に文書情報から作成した媒体用紙情報の場合には,新規
番号指定アイコン1112のみしか受け付けないように
する。

【0122】次に,図14および図15の媒体用紙情報
の作成・更新処理の概略フローチャートを参照して,そ
の動作を説明する。あらかじめパソコン105に,図1
1のInper作成・更新画面を表示させておく。

【0123】先ず,Inper作成・更新画面で,パソ
コン105のキーボードを用いて,文書番号表示欄11
04に,対象文書の文書番号(文書情報の場合にはその
文書番号,媒体用紙情報の場合には媒体用紙番号)を入
力し,作成者ID入力欄1106に作成者のIDを入力
すると(S1401),パソコン105の検索・表示機
能によって,入力された対象文書の文書番号から対象文
書が文書情報であるか媒体用紙情報であるかが判定され
る(S1402)。

【0124】ステップS1402において,媒体用紙情
報であると判定された場合には,該当する媒体用紙番号
の媒体用紙情報を検索して表示し(S1403A),ス
テップS1404へ進む。一方,文書情報であると判定
された場合には,該当する文書番号の文書情報を検索し
て表示し(S1403B),ステップS1406へ進
む。

【0125】次に,作成者のIDに基づいて,作成者が
該当する媒体用紙情報に対してアクセス権限を有してい
るか否かを判定する(S1404)。ここで,アクセス
権限がない場合には,『権限がありません。』というメ
ッセージを表示して(S1405),処理を終了する。

【0126】アクセス権限を有している場合には,各種
アイコン1107〜1113の操作が許可される(S1
406)。

【0127】次に,記載情報指定アイコン1107が押
下されると(S1407),新規指定・削除・追加・変
更の選択を行った後(S1408),新規指定の場合,
記載情報領域の指定を入力し,削除・追加・変更の場
合,記載情報を指定する(S1409)。

【0128】続いて,記載情報の削除であるかを判定し
(S1410),削除であれば,該当する記載情報を削
除して(S1411),ステップS1415へ進む。

【0129】削除でなければ,関連情報検索アイコン1
108が押下されるのを待って(S1412),押下さ
れると,関連情報検索モードに切り替わり,図13に示
すように関連情報検索画面が表示され,関連情報検索処
理を実行される(S1413)。なお,詳細な説明は省
略するが,記載情報の変更が指定されている場合には,
媒体用紙情報中の連結情報で変更対象の記載情報に連結
されている関連情報ファイルを一覧表示し,該一覧表示
した関連情報ファイルの中から不要な関連情報ファイル
を削除対象の関連情報ファイルとして指定させる。ま
た,ファイルサーバー101に記憶されている関連情報
ファイルの中から所望の関連情報ファイルを追加対象の
関連情報ファイルとして検索・指定させる。

【0130】続いて,連結情報生成アイコン1109が
押下されると(S1414),指定された記載情報と関
連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成す
る(S1415)。このとき,パソコン105の連結情
報作成機能は,記載情報の削除が選択されている場合,
媒体用紙情報中の連結情報から削除対象の記載情報に関
連する全ての情報を削除した連結情報を作成する。ま
た,記載情報の追加が選択されている場合,追加対象の
記載情報と該追加対象の関連情報ファイルをと連結させ
るための連結情報(追加対象の連結情報)を作成する。
また,記載情報の変更が選択されている場合,変更対象
の記載情報と,媒体用紙情報中の元の連結情報,変更対
象の関連情報ファイル(換言すれば,削除対象の関連情
報ファイルおよび追加対象の関連情報ファイル)とを用
いて,連結情報(変更用連結情報9を作成する。

【0131】その後,媒体用紙情報作成アイコン111
1が押下されたか否か判定し(S1416),押下され
ていなければ,ステップS1407以降の処理を繰り返
す。一方,押下されたなれば,対象文書表示領域110
2(図11参照)に表示されている対象文書,指定され
た記載情報および生成した連結情報に基づいて,Inp
er(媒体用紙)の電子データに相当する媒体用紙情報
を作成する(S1417)。

【0132】続いて,新規番号指定アイコン1112お
よび旧番号指定アイコン1113の何れかが押下される
と,作成した媒体用紙情報の媒体用紙番号が確定し,確
定した媒体用紙番号が媒体用紙情報中に組み込まれて,
パソコン105の記憶装置に登録され(S1418),
処理を終了する。

【0133】なお,上記の概略フローチャートでは,特
にステップを記載しないが,ステップS1410の後
に,アクセス権限指定アイコン1110が押下される
と,ステップS1408で指定した記載情報固有のアク
セス権限の設定処理を実行する。アクセス権限の設定処
理については,図11の連結情報生成アイコン1109
の詳細と共に説明したのでここでは省略する。

【0134】また,ステップS1418で登録した媒体
用紙情報は,プリンター104で記録紙に出力すること
により,Inper(媒体用紙102)を得ることがで
きる。この際に,コードエリア206に含まれる情報
(連結情報,媒体用紙番号およびアクセス権限情報)が
2次元バーコード化されて,出力される。

【0135】ここで,新規番号指定アイコン1112ま
たは旧番号指定アイコン1113が押下されたときの,
新規番号(新媒体用紙番号)の体系について,以下のタ
イプ1〜タイプ3を例に説明する。 旧媒体用紙番号 新媒体用紙番号 タイプ1 JP96−5001 JP97−0012 タイプ2 JP96−5001 JP96−5001A タイプ3 JP96−5001 JP96−5001

【0136】タイプ1は,新規番号指定アイコン111
2が押下されて,新しく媒体用紙番号を採番する例であ
る。タイプ2は,新規番号指定アイコン1112が押下
された場合の他の例で,新しく媒体用紙番号を採番する
が,旧媒体用紙番号を利用し,その末尾にサフィックス
(バージョン情報)を付与して,同じ系列の媒体用紙情
報であることを視覚的に確認できるようにしたものであ
る。この方法は,バージョン管理に好都合である。タイ
プ3は,旧番号指定アイコン1113が押下された場合
の例で,更新された媒体用紙情報も,以前の媒体用紙情
報も同じ番号を使用するものである。

【0137】図16は,旧Inper(すなわち,旧媒
体用紙情報)と新Inper(すなわち,新媒体用紙情
報)との間で,Dicon(記載情報)と関連情報ファ
イルとの関係を模式的に示したものである。

【0138】旧Inper1601には,媒体用紙番号
1601aとして『IP96−5001』が記録されて
おる。この旧Inper1601の中には,2つのDi
con1601b,1601cが存在する。Dicon
1601bは関連情報A(関連情報ファイル)1603
と連結されている。また,Dicon1601cは関連
情報B(関連情報ファイル)1604と連結されてい
る。

【0139】この状態の旧Inper1601に対し
て,記載情報を変更する処理を行い,新たに新Inpe
r1602を作成した。すなわち,Dicon1602
dを追加し,新規の関連情報C(関連情報ファイル)1
605と連結した。その他のDicon1601b,1
601cは全く変更しなかった。この変更したInpe
r1602に媒体用紙番号を採番し,新しく媒体用紙番
号1602aとして『IP97−0012』を記録し
た。Inper中の文章の表現は,旧Inper160
1と新Inper1602は全く同様であるが,Dic
on1602dが異なっている。すなわち,旧Inpe
r1601の所有者は,Dicon1602dに相当す
る部分から関連情報Cを取り出すことはできない。一
方,新Inper1602を配布された人は,所定ほマ
ークを付与して,スキャナー103で読み取り,これを
検索して,Dicon1602dに相当する部分から関
連情報Cを取り出すことができる。

【0140】また,Inperの変更内容として,Di
con(記載情報)部分の変更はないが,Diconと
連結されている関連情報ファイルの内容が異なることが
ある。例えば,図16において,新Inper1602
において,Dicon1601cと連結させる関連情報
ファイルとして,関連情報Bの他に,関連情報B1(1
604a)を追加したような場合が想定される。

【0141】このような場合,関連情報B1(1604
a)の文書アドレスを新規に設定しているような場合に
は,変更作業でいくら記載情報(Dicon)と関連情
報ファイル(関連情報B)とを連結させても,旧Inp
er1601の所有者は,関連情報B1を引き出すこと
はできない。新Inper1602の所有者は取り出す
ことができる。

【0142】ただし,関連情報B1(1604a)の文
書アドレスを関連情報Bと同じ文書アドレスとして別途
設定していると,両文書(関連情報B,B1)はい一体
として処理されるので,旧Inper1601の所有者
および新Inper1602の所有者とも,関連情報B
1を取り出すことができる。

【0143】上記の説明では,主に記載情報を新規に追
加する場合について説明したが,記載情報を削除,ある
いは記載情報として連結されていた関連情報ファイルの
全部または一部を削除することも変更の類型に入る。記
載情報を削除する場合には,先ず,記載情報化している
表示方法を通常の表示方法に戻すと共に,関連情報ファ
イルとの連結を解除する作業を行う。関連情報ファイル
そのものが削除されていない限り,該当する連結情報の
みを削除すれば良い。

【0144】また,記載情報には変更はないが,それに
連結されている関連情報ファイルが存在しなくなった場
合は,作成者がそれを知らないこともあり得る。すなわ
ち,旧媒体用紙情報の作成時には存在していた他人が作
成した文書(関連情報ファイル)を連結させていたが,
他人が何らかの理由で関連情報ファイルを削除すること
がある。後で,このような変更を知らずに,媒体用紙情
報の更新を行うことがあり得る。このような場合には,
パソコン105の機能として内部処理で,関連情報ファ
イルが存在しないような記載情報は,記載情報化を解除
するようにできる。また,記載情報が連結されている関
連情報ファイルの一部が削除される場合もある。このよ
うにときには,関連情報ファイルの全体がなくなってい
るわけではないので,記載情報および連結情報を解除す
る必要はない。

【0145】なお,前述した実施の形態では,記載情報
と関連情報ファイルから連結情報を作成し,連結情報を
含めて媒体用紙情報を作成したが,連結情報の作成・更
新を行わずに,記載情報および関連情報関連情報ファイ
ルを用いて媒体用紙情報を作成し,媒体用紙情報とし
て,これを記憶(登録)するようにしても良い。この場
合には,媒体用紙を出力する際に,パソコン105側ま
たはプリンター(媒体用紙出力手段)側が,媒体用紙情
報中の記載情報と関連情報ファイルとから連結情報を生
成し,媒体用紙情報および連結情報を記録紙に出力し,
選択情報が記載されていない媒体用紙として出力する。

【0146】

【発明の効果】以上説明したように,本発明の文書情報
管理システム(請求項1〜10)は,あらかじめ特定の
単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情
報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と,
単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかからなる
少なくとも一つの記載情報,記載情報とファイル手段の
関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および
記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択
情報が記録された媒体用紙と,選択情報および連結情報
を媒体用紙から読み取る読取手段と,読取手段で読み取
った選択情報および連結情報に基づいて,ファイル手段
から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,
検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力する
出力手段と,を備えた文書情報管理システムであって,
さらに,あらかじめ特定の単語,文章,シンボル,グラ
フィックの少なくとも一つを用いて作成した文書情報お
よび媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報が記
憶されている記憶手段と,記憶手段に記憶されている文
書情報の中から所望の文書情報を検索して表示する検索
・表示手段と,検索・表示手段に表示された文書情報中
の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一
つを記載情報として指定するための記載情報指定手段
と,ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの
中から記載情報指定手段で指定された記載情報と連結さ
せる関連情報ファイルを指定するための関連情報ファイ
ル指定手段と,記載情報指定手段または関連情報ファイ
ル指定手段で指定された記載情報と関連情報ファイルと
を連結させるための連結情報を生成する連結情報生成手
段と,検索・表示手段に表示された文書情報,記載情報
指定手段で指定された記載情報および連結情報生成手段
で生成した連結情報に基づいて,媒体用紙の電子データ
に相当する媒体用紙情報を作成する媒体用紙情報作成手
段と,媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙情報を
記録紙に出力し,選択情報が記載されていない媒体用紙
として出力する媒体用紙出力手段と,を備えたため,コ
ンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との間に情
報の連続性・関連性を構築することにより,紙の文書を
デジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込むと
共に,紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直接アク
セス可能とし,紙の文書を用いたハイパーテキスト(紙
ハイパーテキスト)を実現することに加えて,そのシス
テムで使用する媒体用紙の作成・更新を容易に行え,か
つ,媒体用紙の更新時の利便性の向上を図った文書情報
管理システムを提供することができる。

【0147】また,本発明の文書情報管理システム(請
求項11)は,あらかじめ特定の単語,文章,シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボ
ル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報,記載情報とファイル手段の関連情報ファイルと
を連結させるための連結情報および記載情報の中から特
定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒
体用紙と,選択情報および連結情報を媒体用紙から読み
取る読取手段と,読取手段で読み取った選択情報および
連結情報に基づいて,ファイル手段から該当する関連情
報ファイルを検索する検索手段と,検索手段によって検
索した関連情報ファイルを出力する出力手段と,を備え
た文書情報管理システムであって,さらに,あらかじめ
特定の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくと
も一つを用いて作成した文書情報および媒体用紙の電子
データに相当する媒体用紙情報が記憶されている記憶手
段と,記憶手段に記憶されている文書情報の中から所望
の文書情報を検索して表示する検索・表示手段と,検索
・表示手段に表示された文書情報中の単語,文章,シン
ボル,グラフィックの少なくとも一つを記載情報として
指定するための記載情報指定手段と,ファイル手段に記
憶されている関連情報ファイルの中から記載情報指定手
段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイル
を指定するための関連情報ファイル指定手段と,検索・
表示手段に表示された文書情報,記載情報指定手段で指
定された記載情報および関連情報ファイル指定手段で指
定された関連情報ファイルを用いて,媒体用紙の電子デ
ータに相当する媒体用紙情報として作成する媒体用紙情
報作成手段と,媒体用紙情報作成手段または記憶手段か
ら媒体用紙情報を入力し,記載情報および関連情報ファ
イルに基づいて,記載情報と関連情報ファイルとを連結
させるための連結情報を生成し,媒体用紙情報および連
結情報を記録紙に出力し,選択情報が記載されていない
媒体用紙として出力する媒体用紙出力手段と,を備えた
ため,コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書と
の間に情報の連続性・関連性を構築することにより,紙
の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組
み込むと共に,紙の文書を媒体としてデジタルの世界に
直接アクセス可能とし,紙の文書を用いたハイパーテキ
スト(紙ハイパーテキスト)を実現することに加えて,
そのシステムで使用する媒体用紙の作成・更新を容易に
行え,かつ,媒体用紙の更新時の利便性の向上を図った
文書情報管理システムを提供することができる。

【0148】また,本発明の文書情報管理システム(請
求項12)は,検索・表示手段,記載情報指定手段,関
連情報ファイル指定手段,連結情報生成手段および媒体
用紙情報作成手段が,パーソナルコンピュータ,ワーク
ステーションまたは情報処理端末装置であるため,シス
テムを簡単・安価な構成で実現できる。

【0149】また,本発明の文書情報管理システム(請
求項13)は,請求項1〜12記載のいずれか一つの文
書情報管理システムにおいて,連結情報が,媒体用紙上
において2次元バーコードとして記録されているため,
ユーザーに不要な情報を効率良く,見栄え良く記録でき
る。また,読取手段による読み取りを確実かつ容易に行
える。

【図面の簡単な説明】

【図1】本実施の形態の文書情報管理システムのブロッ
ク構成図である。

【図2】文書形式のInper(媒体用紙)を示す説明
図である。

【図3】リスト・ディレクトリー形式のInper(媒
体用紙)を示す説明図である。

【図4】Diconとファイル手段の関連情報ファイル
とのリンク関係を示す説明図である。

【図5】Diconの表示内容と対応する関連情報ファ
イルのデータ内容の関係例を示す説明図である。

【図6】Diconの標記方法を示す説明図である。

【図7】選択情報の加筆(マーキング)の例を示す説明
図である。

【図8】連結情報の一部である記載位置情報を示す説明
図である。

【図9】記載位置情報とアドレス情報とで連結情報(連
結情報テーブル)を構成した例を示す説明図である。

【図10】記載位置情報と記載認識情報とで連結情報
(連結情報テーブル)を構成した例を示す説明図であ
る。

【図11】本実施の形態の媒体用紙情報の作成・更新処
理におけるInper作成・更新画面を示す説明図であ
る。

【図12】本実施の形態のInper作成・更新画面に
文書情報を表示した例を示す説明図である。

【図13】本実施の形態の関連情報ファイルの検索・指
定を行うための関連情報検索画面を示す説明図である。

【図14】本実施の形態の媒体用紙情報の作成・更新処
理の概略フローチャートである。

【図15】本実施の形態の媒体用紙情報の作成・更新処
理の概略フローチャートである。

【図16】本実施の形態において,旧媒体用紙情報と新
媒体用紙情報との間で,記載情報(Dicon)と関連
情報ファイルとの関係を模式的に示した説明図である。

【符号の説明】

101 ファイルサーバー(ファイル手段) 102 Inper(媒体用紙) 103 スキャナー(読取手段) 104 プリンター(出力手段および媒体用紙出力手
段) 105 パーナルコンピュータ(検索手段,記憶手
段,検索・表示手段,記載情報指定手段,関連情報ファ
イル指定手段,連結情報生成手段,媒体用紙情報作成手
段および媒体用紙出力手段) 201,301 Inper(媒体用紙) 1102 対象文書表示領域 1104 文書番号表示欄 1105 新規文書番号表示欄 1106 作成者のID入力欄 1107 記載情報指定アイコン 1108 関連情報検索アイコン 1109 連結情報生成アイコン1 1110 アクセス権限指定アイコン 1111 媒体用紙情報作成アイコン 1112 新規番号指定アイコン 1113 旧番号指定アイコン 1301 文書番号入力欄 1302 キーワード入力欄 1303 作成者入力欄 1304 作成日入力欄 1305 検索ボタン 1306 検索結果欄 1307 検索件数欄 1308 完了ボタン

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.6 識別記号 FI G06K 7/00 G06F 15/20 570N H04N 1/21 15/40 370B 15/403 310C 15/419 320

Claims (13)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 あらかじめ特定の単語,文章,シンボル
    またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
    として記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボ
    ル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
    載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
    ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
    報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
    記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を
    前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で
    読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記フ
    ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
    索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファ
    イルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理シス
    テムであって,さらに,あらかじめ特定の単語,文章,
    シンボル,グラフィックの少なくとも一つを用いて作成
    した文書情報および前記媒体用紙の電子データに相当す
    る媒体用紙情報が記憶されている記憶手段と,前記記憶
    手段に記憶されている文書情報の中から所望の文書情報
    を検索して表示する検索・表示手段と,前記検索・表示
    手段に表示された文書情報中の単語,文章,シンボル,
    グラフィックの少なくとも一つを記載情報として指定す
    るための記載情報指定手段と,前記ファイル手段に記憶
    されている関連情報ファイルの中から前記記載情報指定
    手段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイ
    ルを指定するための関連情報ファイル指定手段と,前記
    記載情報指定手段または関連情報ファイル指定手段で指
    定された記載情報と関連情報ファイルとを連結させるた
    めの連結情報を生成する連結情報生成手段と,前記検索
    ・表示手段に表示された文書情報,前記記載情報指定手
    段で指定された記載情報および前記連結情報生成手段で
    生成した連結情報に基づいて,前記媒体用紙の電子デー
    タに相当する媒体用紙情報を作成する媒体用紙情報作成
    手段と,前記媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙
    情報を記録紙に出力し,前記選択情報が記載されていな
    い媒体用紙として出力する媒体用紙出力手段と,を備え
    たことを特徴とする文書情報管理システム。
  2. 【請求項2】 さらに,前記媒体用紙情報作成手段で作
    成した媒体用紙情報を前記記憶手段に記憶させる記憶制
    御手段を備えたことを特徴とする請求項1記載の文書情
    報管理システム。
  3. 【請求項3】 前記検索・表示手段は,前記記憶手段に
    記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情
    報を検索して表示可能であり,前記記載情報指定手段
    は,前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更
    の選択が可能であり,かつ,前記記載情報の削除を選択
    後に指定された記載情報を削除対象の記載情報とし,前
    記連結情報作成手段は,前記媒体用紙情報中の連結情報
    から前記削除対象の記載情報に関連する全ての情報を削
    除した連結情報を作成し,前記媒体用紙情報作成手段
    は,前記連結情報作成手段で作成された連結情報を用い
    て,前記媒体用紙情報を変更することを特徴とする請求
    項1または2記載の文書情報管理システム。
  4. 【請求項4】 前記検索・表示手段は,前記記憶手段に
    記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情
    報を検索して表示可能であり,前記記載情報指定手段
    は,前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更
    の選択が可能であり,かつ,前記記載情報の追加を選択
    後に,新たに指定された記載情報を追加対象の記載情報
    とし,前記関連情報ファイル指定手段は,前記追加対象
    の記載情報が指定された後に指定された関連情報ファイ
    ルを追加対処の関連情報ファイルとし,前記連結情報作
    成手段は,前記追加対象の記載情報と前記追加対象の関
    連情報ファイルをと連結させるための追加対象の連結情
    報を作成し,前記媒体用紙情報作成手段は,前記連結情
    報作成手段で作成された追加対象の連結情報を,前記媒
    体用紙情報中に追加することを特徴とする請求項1〜3
    記載のいずれか一つの文書情報管理システム。
  5. 【請求項5】 前記検索・表示手段は,前記記憶手段に
    記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情
    報を検索して表示可能であり,前記記載情報指定手段
    は,前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更
    の選択が可能であり,かつ,前記記載情報の変更を選択
    後に指定された記載情報を変更対象の記載情報とし,前
    記関連情報ファイル指定手段は,前記媒体用紙情報中の
    連結情報で前記変更対象の記載情報に連結されている関
    連情報ファイルの中から不要な関連情報ファイルを削除
    対象の関連情報ファイルとして指定可能であり,さらに
    前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの
    中から所望の関連情報ファイルを追加対象の関連情報フ
    ァイルとして指定可能であり,前記連結情報作成手段
    は,前記変更対象の記載情報,前記媒体用紙情報中の連
    結情報,前記削除対象の関連情報ファイルおよび前記追
    加対象の関連情報ファイルとを用いて,変更用連結情報
    を作成し,前記媒体用紙情報作成手段は,前記連結情報
    生成手段で作成された前記変更用連結情報で前記媒体用
    紙情報中の連結情報を置き換えて,あらなた媒体用紙情
    報を作成することを特徴とする請求項1〜4記載のいず
    れか一つの文書情報管理システム。
  6. 【請求項6】 さらに,前記記載情報指定手段で指定さ
    れた記載情報毎に,前記記載情報と連結された関連情報
    ファイルにアクセスする権限を個別に設定するアクセス
    権限設定手段を備えたことを特徴とする請求項1〜5記
    載のいずれか一つの文書情報管理システム。
  7. 【請求項7】 前記媒体用紙情報作成手段は,前記媒体
    用紙情報を作成する際に,各媒体用紙情報を特定するた
    めの媒体用紙番号を付与することを特徴とする請求項1
    〜6記載のいずれか一つの文書情報管理システム。
  8. 【請求項8】 前記媒体用紙情報作成手段は,前記媒体
    用紙番号を付与する際に,前記媒体用紙情報が既に作成
    されている媒体用紙情報の変更によって作成された場
    合,元の媒体用紙情報の媒体用紙番号の末尾にバージョ
    ン情報を付加して新規の媒体用紙番号として付与するこ
    とを特徴とする請求項7記載の文書情報管理システム。
  9. 【請求項9】 前記媒体用紙情報作成手段は,前記媒体
    用紙番号を付与する際に,前記媒体用紙情報が既に作成
    されている媒体用紙情報の変更によって作成された場
    合,元の媒体用紙情報の媒体用紙番号をそのまま付与す
    ることを特徴とする請求項7記載の文書情報管理システ
    ム。
  10. 【請求項10】 さらに,前記媒体用紙情報が既に作成
    されている媒体用紙情報の変更によって作成された場
    合,新規の媒体用紙番号を付与するか,変更前の元の媒
    体用紙番号を付与するかを選択する選択手段を備え,前
    記媒体用紙情報作成手段は,前記選択手段で新規の媒体
    用紙番号が選択された場合,あらたに媒体用紙番号を採
    番して付与し,前記選択手段で変更前の元の媒体用紙番
    号が選択された場合,変更前の元の媒体用紙情報の媒体
    用紙番号を付与することを特徴とする請求項7記載の文
    書情報管理システム。
  11. 【請求項11】 あらかじめ特定の単語,文章,シンボ
    ルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイ
    ルとして記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボ
    ル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
    載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
    ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
    報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
    記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を
    前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で
    読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記フ
    ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
    索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファ
    イルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理シス
    テムであって,さらに,あらかじめ特定の単語,文章,
    シンボル,グラフィックの少なくとも一つを用いて作成
    した文書情報および前記媒体用紙の電子データに相当す
    る媒体用紙情報が記憶されている記憶手段と,前記記憶
    手段に記憶されている文書情報の中から所望の文書情報
    を検索して表示する検索・表示手段と,前記検索・表示
    手段に表示された文書情報中の単語,文章,シンボル,
    グラフィックの少なくとも一つを記載情報として指定す
    るための記載情報指定手段と,前記ファイル手段に記憶
    されている関連情報ファイルの中から前記記載情報指定
    手段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイ
    ルを指定するための関連情報ファイル指定手段と,前記
    検索・表示手段に表示された文書情報,前記記載情報指
    定手段で指定された記載情報および前記関連情報ファイ
    ル指定手段で指定された関連情報ファイルを用いて,前
    記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報として
    作成する媒体用紙情報作成手段と,前記媒体用紙情報作
    成手段または記憶手段から媒体用紙情報を入力し,前記
    記載情報および関連情報ファイルに基づいて,前記記載
    情報と関連情報ファイルとを連結させるための連結情報
    を生成し,前記媒体用紙情報および連結情報を記録紙に
    出力し,前記選択情報が記載されていない媒体用紙とし
    て出力する媒体用紙出力手段と,を備えたことを特徴と
    する文書情報管理システム。
  12. 【請求項12】 前記検索・表示手段,記載情報指定手
    段,関連情報ファイル指定手段,連結情報生成手段およ
    び媒体用紙情報作成手段は,パーソナルコンピュータ,
    ワークステーションまたは情報処理端末装置であること
    を特徴とする請求項1〜11記載のいずれか一つの文書
    情報管理システム。
  13. 【請求項13】 前記連結情報は,前記媒体用紙上にお
    いて2次元バーコードとして記録されていることを特徴
    とする請求項1〜12記載のいずれか一つの文書情報管
    理システム。
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