JP3691628B2 - 文書情報管理システム - Google Patents

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Description

【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は,文書が記録された紙(媒体用紙)を媒体として,人間とコンピューター環境との関わり合い(HCI:Human-Computer-Interaction)の向上を図った文書情報管理システムに関し,より詳細には,そのシステムで使用する媒体用紙の作成・更新を容易に行え,かつ,媒体用紙の更新時の利便性の向上を図った文書情報管理システムに関する。
【0002】
【従来の技術】
近年,コンピューター関連技術・マンマシンインタフェースの発達や,ネットワーク環境の整備によって文書の電子化が進み,これによってオフィスのペーパーレス化が促進されている。
【0003】
具体的には,各種書類や文書等をパソコン・ワークステーションの画面上で作成(電子化)し,電子化した文書の編集,コピー,転送,共有,ファイリング,校正,検索等がコンピューターの中(デジタルの世界または仮想現実)で行えるようになっている。特に,ネットワークの発展によって,電子化した文書をプリンター等で出力することなく,そのまま個人宛に配布(転送)することができるため,さらにオフィスのペーパーレス化が進みつつある。
【0004】
また,電子化された文書は,コンピューター中に構築された文書情報管理システムによって自動的・体系的に管理することが可能であるため,保存文書の分類作業や,参照したい文書の検索作業が容易となり,さらに文書の共有化による全体の文書量の低減,パスワード等の設定による機密文書のセキュリティの向上,各文書間の情報の関連付け等を図れるという利点を有している。
【0005】
ところが,電子化された文書には多くの利点があるものの,実際の紙に出力された文書(以下,紙の文書と記載する)と比較した場合に,読みやすさ,持ち運びの利便性,扱いやすさ,利用可能な環境条件,実務作業との連続性等において種々の制限が存在するため,電子化した文書を現実作業において使用する場合には,一旦,プリンター等で記録紙に出力した後,紙の文書として使用した方が効率の良いことも多い。したがって,これからのオフィス環境では,作業の目的に応じて紙の文書と電子化した文書が共存する状況になる。
【0006】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら,上記従来の技術によれば,コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との間には,デジタル情報としての情報の連続性・関連性がないため,以下の問題点があった。
【0007】
第1に,デジタルの世界に構築された文書情報管理システムで電子化した文書の管理を行っている場合でも,一旦,電子化した文書を紙の文書として出力すると,電子化した文書の有する関連情報,例えば,文書情報管理システム内におけるアドレス情報,パスワード等のセキュリティ情報,他の文書との連結情報等が消失するため,紙の文書は文書情報管理システムから出力された単なるアウトプットとしての価値しか持たないという問題点があった。
【0008】
第2に,紙の文書を媒体として,デジタルの世界に直接アクセスすることができないため,ユーザーがキーボード等を操作してデジタルの世界にアクセスする必要があり,利便性が悪いという問題点があった。
なお,従来の技術として,マークシートのように紙を媒体として,直接デジタルの世界へアクセスする方法があるが,あらかじめ定型化された専用のマークシートを用いるため,種々の制約があり,一般的な文書として使用可能なものではなかった。
【0009】
第3に,デジタルの世界において,電子化した文書の先進概念としてハイパーテキストの文書が存在するが,このハイパーテキストの文書を紙の文書として出力した場合,平面的な情報(視覚化された2次元の情報)のみが出力されて,本来のハイパーテキストとしての情報が失われるため,情報の損失および利便性の低下を招来するという問題点があった。
【0010】
具体的には,ハイパーテキストとは,リンク(関連づけ)されたテキスト(電子化した文書)の集まりであり,リンク構造を通じて,階層的・多元的に関連づけされた各テキストを任意の順序で参照できるようにしたマルチメディアソフトの基本概念である。したがって,このハイパーテキストの文書には,ユーザーに対して視覚的に提供される情報の他に,リンク構造を形成するための情報(すなわち,ハイパーテキストとしての情報)が含まれている。ところが,一旦,ハイパーテキストの文書を紙の文書として出力すると,このハイパーテキストとしての情報が失われるため,出力された紙の文書は,もはやハイパーテキストの文書ではなくなる。
【0011】
なお,従来の技術において,ハイパーテキストの文書は電子化した文書としてのみ存在可能であるため,ハイパーテキストの概念そのものが,電子化した文書を扱うデジタルの世界(仮想現実)の中のみで利用されていた。したがって,紙の文書をハイパーテキストの文書として扱い,現実世界において紙の文書を用いてハイパーテキストを実現するという概念(この概念を紙ハイパーテキストと定義し,以下,紙ハイパーテキストと記載する)はこれまで存在していなかった。
【0012】
そこで,本出願人は,特願平7−242747号において,コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築して,紙の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込むと共に,紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能とし,さらに紙の文書を用いたハイパーテキスト(紙ハイパーテキスト)を実現することを目的とした文書情報管理システムおよび文書情報管理方法を提案した。
【0013】
この文書情報管理システムは,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,記載情報とファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と,選択情報および連結情報を媒体用紙から読み取る読取手段と,読取手段で読み取った選択情報および連結情報に基づいて,ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段とから構成されており,読取手段で媒体用紙から選択情報および連結情報を読み取り,読み取った選択情報および連結情報に基づいて,ファイル手段に記憶してある関連情報ファイルの中から該当する関連情報ファイルを検索し,検索した関連情報ファイルを記録紙またはディスプレイ画面等に出力するものである。
【0014】
換言すれば,媒体用紙上の任意の位置に記録した記載情報に選択情報を付与することにより,ファイル手段から所望の関連情報ファイル(電子化した文書)を検索し,出力することができるようにしたものである。
【0015】
ところが,上記特願平7−242747号の文書情報管理システムでは,媒体用紙上の所望の記載情報に,例えば,マーカーを用いてマーク(選択情報)を付与して,読取手段で読み取ることにより,マーク(選択情報)を付与した記載情報に対応した関連情報ファイルを取り出すことができるものの,そのシステムで使用する媒体用紙の作成・更新について特に言及していなかった。
【0016】
本発明は上記に鑑みてなされたものであって,コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築することにより,紙の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込むと共に,紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能とし,紙の文書を用いたハイパーテキスト(紙ハイパーテキスト)を実現することに加えて,そのシステムで使用する媒体用紙の作成・更新を容易に行え,かつ,媒体用紙の更新時の利便性の向上を図った文書情報管理システムを提供することを目的とする。
【0017】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するために,請求項1に係る文書情報管理システムは,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および前記記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理システムであって,さらに,あらかじめ特定の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを用いて作成した文書情報および前記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報が記憶されている記憶手段と,前記記憶手段に記憶されている文書情報の中から所望の文書情報を検索して表示する検索・表示手段と,前記検索・表示手段に表示された文書情報中の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを記載情報として指定するための記載情報指定手段と,前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの中から前記記載情報指定手段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイルを指定するための関連情報ファイル指定手段と,前記記載情報指定手段または関連情報ファイル指定手段で指定された記載情報と関連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成する連結情報生成手段と,前記検索・表示手段に表示された文書情報,前記記載情報指定手段で指定された記載情報および前記連結情報生成手段で生成した連結情報に基づいて,前記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報を作成する媒体用紙情報作成手段と,前記媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙情報を記録紙に出力し,前記選択情報が記載されていない媒体用紙として出力する媒体用紙出力手段と,を備えたものである。
【0018】
また,請求項2に係る文書情報管理システムは,請求項1記載の文書情報管理システムにおいて,さらに,前記媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙情報を前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段を備えたものである。
【0019】
また,請求項3に係る文書情報管理システムは,請求項1または2記載の文書情報管理システムにおいて,前記検索・表示手段が,前記記憶手段に記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情報を検索して表示可能であり,前記記載情報指定手段が,前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更の選択が可能であり,かつ,前記記載情報の削除を選択後に指定された記載情報を削除対象の記載情報とし,前記連結情報作成手段が,前記媒体用紙情報中の連結情報から前記削除対象の記載情報に関連する全ての情報を削除した連結情報を作成し,前記媒体用紙情報作成手段が,前記連結情報作成手段で作成された連結情報を用いて,前記媒体用紙情報を変更するものである。
【0020】
また,請求項4に係る文書情報管理システムは,請求項1〜3記載のいずれか一つの文書情報管理システムにおいて,前記検索・表示手段が,前記記憶手段に記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情報を検索して表示可能であり,前記記載情報指定手段が,前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更の選択が可能であり,かつ,前記記載情報の追加を選択後に,新たに指定された記載情報を追加対象の記載情報とし,前記関連情報ファイル指定手段が,前記追加対象の記載情報が指定された後に指定された関連情報ファイルを追加対象の関連情報ファイルとし,前記連結情報作成手段が,前記追加対象の記載情報と前記追加対象の関連情報ファイルとを連結させるための追加対象の連結情報を作成し,前記媒体用紙情報作成手段が,前記連結情報作成手段で作成された追加対象の連結情報を,前記媒体用紙情報中に追加するものである。
【0021】
また,請求項5に係る文書情報管理システムは,請求項1〜4記載のいずれか一つの文書情報管理システムにおいて,前記検索・表示手段が,前記記憶手段に記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情報を検索して表示可能であり,前記記載情報指定手段が,前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更の選択が可能であり,かつ,前記記載情報の変更を選択後に指定された記載情報を変更対象の記載情報とし,前記関連情報ファイル指定手段が,前記媒体用紙情報中の連結情報で前記変更対象の記載情報に連結されている関連情報ファイルの中から不要な関連情報ファイルを削除対象の関連情報ファイルとして指定可能であり,さらに前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの中から所望の関連情報ファイルを追加対象の関連情報ファイルとして指定可能であり,前記連結情報作成手段が,前記変更対象の記載情報,前記媒体用紙情報中の連結情報,前記削除対象の関連情報ファイルおよび前記追加対象の関連情報ファイルを用いて,変更用連結情報を作成し,前記媒体用紙情報作成手段が,前記連結情報生成手段で作成された前記変更用連結情報で前記媒体用紙情報中の連結情報を置き換えて,あらなた媒体用紙情報を作成するものである。
【0022】
また,請求項6に係る文書情報管理システムは,請求項1〜5記載のいずれか一つの文書情報管理システムにおいて,さらに,前記記載情報指定手段で指定された記載情報毎に,前記記載情報と連結された関連情報ファイルにアクセスする権限を個別に設定するアクセス権限設定手段を備えたものである。
【0023】
また,請求項7に係る文書情報管理システムは,請求項1〜6記載のいずれか一つの文書情報管理システムにおいて,前記媒体用紙情報作成手段が,前記媒体用紙情報を作成する際に,各媒体用紙情報を特定するための媒体用紙番号を付与するものである。
【0024】
また,請求項8に係る文書情報管理システムは,請求項7記載の文書情報管理システムにおいて,前記媒体用紙情報作成手段が,前記媒体用紙番号を付与する際に,前記媒体用紙情報が既に作成されている媒体用紙情報の変更によって作成された場合,元の媒体用紙情報の媒体用紙番号の末尾にバージョン情報を付加して新規の媒体用紙番号として付与するものである。
【0025】
また,請求項9に係る文書情報管理システムは,請求項7記載の文書情報管理システムにおいて,前記媒体用紙情報作成手段が,前記媒体用紙番号を付与する際に,前記媒体用紙情報が既に作成されている媒体用紙情報の変更によって作成された場合,元の媒体用紙情報の媒体用紙番号をそのまま付与するものである。
【0026】
また,請求項10に係る文書情報管理システムは,請求項7記載の文書情報管理システムにおいて,さらに,前記媒体用紙情報が既に作成されている媒体用紙情報の変更によって作成された場合,新規の媒体用紙番号を付与するか,変更前の元の媒体用紙番号を付与するかを選択する選択手段を備え,前記媒体用紙情報作成手段が,前記選択手段で新規の媒体用紙番号が選択された場合,あらたに媒体用紙番号を採番して付与し,前記選択手段で変更前の元の媒体用紙番号が選択された場合,変更前の元の媒体用紙情報の媒体用紙番号を付与するものである。
【0027】
また,請求項11に係る文書情報管理システムは,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および前記記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理システムであって,さらに,あらかじめ特定の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを用いて作成した文書情報および前記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報が記憶されている記憶手段と,前記記憶手段に記憶されている文書情報の中から所望の文書情報を検索して表示する検索・表示手段と,前記検索・表示手段に表示された文書情報中の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを記載情報として指定するための記載情報指定手段と,前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの中から前記記載情報指定手段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイルを指定するための関連情報ファイル指定手段と,前記検索・表示手段に表示された文書情報,前記記載情報指定手段で指定された記載情報および前記関連情報ファイル指定手段で指定された関連情報ファイルを用いて,前記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報として作成する媒体用紙情報作成手段と,前記媒体用紙情報作成手段または記憶手段から媒体用紙情報を入力し,前記記載情報および関連情報ファイルに基づいて,前記記載情報と関連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成し,前記媒体用紙情報および連結情報を記録紙に出力し,前記選択情報が記載されていない媒体用紙として出力する媒体用紙出力手段と,を備えたものである。
【0028】
また,請求項12に係る文書情報管理システムは,請求項1〜11記載のいずれか一つの文書情報管理システムにおいて,前記検索・表示手段,記載情報指定手段,関連情報ファイル指定手段,連結情報生成手段および媒体用紙情報作成手段が,パーソナルコンピュータ,ワークステーションまたは情報処理端末装置であるものである。
【0029】
また,請求項13に係る文書情報管理システムは,請求項1〜12記載のいずれか一つの文書情報管理システムにおいて,前記連結情報が,前記媒体用紙上において2次元バーコードとして記録されているものである。
【0030】
【発明の実施の形態】
以下,本発明の文書情報管理システムの一実施の形態について,添付の図面を参照して詳細に説明する。
【0031】
本実施の形態の文書情報管理システムついて,以下の順序で説明する。
▲1▼本実施の形態のシステム構成および基本動作(関連情報出力処理)
▲2▼PUIの概念の提唱
▲3▼Inper(媒体用紙)の基本構成
▲4▼Dicon(記載情報)の役割
▲5▼選択情報の具体例
▲6▼連結情報の構成
▲7▼媒体用紙情報の作成・更新処理
【0032】
▲1▼本実施の形態のシステム構成および基本動作
図1は,本実施の形態の文書情報管理システムのシステム構成図を示し,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段としてのファイルサーバー101と,本発明の媒体用紙102を読み取る読取手段としてのスキャナー103と,本発明の関連情報ファイルを出力する出力手段および媒体用紙を出力する媒体用紙出力手段としてのプリンター104と,本発明の検索手段,記憶手段,検索・表示手段,記載情報指定手段,関連情報ファイル指定手段,連結情報生成手段,媒体用紙情報作成手段,媒体用紙出力手段,アクセス権限設定手段および選択手段としてのパーナルコンピュータ(パソコン)105とから構成され,LAN等のネットワークNetに各装置が接続されている。なお,図示を省略するが,ネットワークNetには,他の出力手段としてプリンター,ファクシミリ装置,複写装置が接続されており,また,他の読取手段としてスキャナー,ファクシミリ装置,複写装置が接続されているものとする。
【0033】
なお,ファイルサーバー(ファイル手段)に記憶する関連情報ファイルは,特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情報であるが,このときの特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックが,媒体用紙102の記載情報として使用可能な単語,文章,シンボルまたはグラフィックとなる。換言すれば,媒体用紙102の記載情報として使用可能な単語,文章,シンボルまたはグラフィックは,あらかじめファイルサーバー101に関連情報ファイルとして記憶されていることになる。
【0034】
また,媒体用紙102には,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,記載情報とファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が少なくとも記録されている。さらに媒体用紙(および媒体用紙情報)を特定するための媒体用紙番号が記録されているものとする。また,詳細は後述するが,前述した選択情報はユーザーが必要に応じて媒体用紙102上に記入するものである。
【0035】
スキャナー(読取手段)103は,媒体用紙102から選択情報,連結情報等を読み取るものであり,既存のスキャナーを用いることができる。一般的にはネットワークNetへの接続のためにパソコン105と接続して用いられる。また,読取手段としてはデジタルコピア等を用いることもできる。
【0036】
プリンター104は,ここでは関連情報ファイルを出力する出力手段および媒体用紙を出力する媒体用紙出力手段としての役割を果たし,出力手段として,パソコン105で検索した関連情報ファイルを記録紙に印刷・出力する。また媒体用紙出力手段として,後述するパソコン105の各機能を用いて作成した媒体用紙情報を記録紙に出力し,選択情報が記載されていない媒体用紙102として出力する。なお,プリンター104は,パソコン105を介してネットワークNetに接続されているが,出力手段のみとして使用する場合には,直接パソコン105に接続する構成でも良い。
【0037】
パソコン105は,ディスプレイ装置と,キーボード・マウス等の操作入力部と,ハードディスク・フロッピーディスク等の記憶装置と,パソコン本体(制御装置)とから構成され,一般的なパソコンを使用できる。また,パソコン105は,以下の(1)〜(9)の機能を有している。
【0038】
(1)検索機能(検索手段)
スキャナー103で読み取った選択情報および連結情報に基づいて,ファイルサーバー101から該当する関連情報ファイルを検索する機能
【0039】
(2)データ記憶機能(記憶手段)
あらかじめ特定の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを用いて作成した文書情報および媒体用紙102の電子データに相当する媒体用紙情報を記憶する機能。なお,本実施の形態では,パソコン105の記憶装置を記憶手段として使用するが,記憶手段は特にこれに限定するものではなく,例えば,ファイルサーバー101を記憶手段として用いても良い。
【0040】
(3)検索・表示機能(検索・表示手段)
パソコン105内の記憶装置に記憶されている文書情報または媒体用紙情報の中から所望の文書情報または媒体用紙情報を検索して表示する機能。具体的には,パソコン105の操作入力部を用いて検索する文書情報または媒体用紙情報を特定するための文書番号を入力し,該文書番号に基づいて検索した文書情報または媒体用紙情報をディスプレイ装置に画面表示する。
【0041】
(4)記載情報指定機能(記載情報指定手段)
パソコン105のディスプレイ装置に表示された文書情報中の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを記載情報として指定する機能。この記載情報指定機能は,記載情報の新規指定や,媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更の選択が可能である。
【0042】
(5)関連情報ファイル指定機能(関連情報ファイル指定手段)
ファイルサーバー101に記憶されている関連情報ファイルの中から記載情報指定機能を用いて指定した記載情報と連結させる関連情報ファイルを指定するための機能。
【0043】
(6)連結情報生成機能(連結情報生成手段)
記載情報指定機能または関連情報ファイル指定機能を用いて指定した記載情報と関連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成する機能。
【0044】
(7)媒体用紙情報作成機能(媒体用紙情報作成手段)
検索・表示機能で表示された文書情報,記載情報指定機能で指定した記載情報および連結情報生成機能で生成した連結情報に基づいて,媒体用紙102の電子データに相当する媒体用紙情報を作成する機能。
【0045】
(8)アクセス権限設定機能(アクセス権限設定手段)
記載情報指定機能で指定された記載情報毎に,記載情報と連結された関連情報ファイルにアクセスする権限を個別に設定する機能。なお,設定されたアクセス権限に関する情報(アクセス権限情報)は,後述する媒体用紙102のコードエリア206内またはファイルサーバー101内に記憶される。
【0046】
(9)選択機能(選択手段)
媒体用紙情報が既に作成されている媒体用紙情報の変更によって作成された場合,新規の媒体用紙番号を付与するか,変更前の元の媒体用紙番号を付与するかを選択する選択機能。
【0047】
なお,パソコン105のディスプレイ装置を媒体用紙102を出力する出力手段として用いることも可能であり,この場合には,媒体用紙102がディスプレイ装置に画面表示されることになる。
【0048】
以上の構成において,その基本動作を説明する。なお,本実施の形態の文書情報管理システムの処理は,大別して,媒体用紙102から関連情報ファイルを検索して出力する関連情報出力処理と,媒体用紙102の電子データである媒体用紙情報の作成および更新を行う媒体用紙情報の作成・更新処理とがあるが,ここでは本システムの理解を容易にするために,先ず,基本動作として関連情報出力処理のみについて説明する。
【0049】
先ず,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとしてファイルサーバー101に記憶させておく。
【0050】
次に,スキャナー(読取手段)103で媒体用紙102から各種情報(選択情報,連結情報,媒体用紙番号,アクセス権限情報等)を読み取る。
【0051】
続いて,パソコン(検索手段)104が,スキャナー103で読み取った選択情報および連結情報に基づいて,ファイルサーバー101に記憶してある関連情報ファイルの中から該当する関連情報ファイルを検索する。なお,選択情報および連結情報を用いて関連情報ファイルを検索する方法の詳細についは『▲6▼連結情報の構成』で後述する。
【0052】
最後に,パソコン105に接続されたプリンター(出力手段)104を介して検索した関連情報ファイル記録紙に出力するか,またはパソコン105のディスプレイ装置に画面表示する。
【0053】
前述したように本実施の形態の文書情報管理システムでは,媒体用紙102上の任意の位置に記録した記載情報からファイル手段に記憶してある関連情報ファイルを検索し,出力することができるので,コンピューター等のデジタルの世界(ファイル手段中の関連情報ファイル)と紙の文書(媒体用紙102)との間に情報の連続性・関連性を構築することができ,媒体用紙102をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込むことができる。
【0054】
また,ディスプレイ装置,マウス,キーボード等を用いることなく,媒体用紙102を媒体としてデジタルの世界に直接アクセスすることができ,さらに紙の文書(媒体用紙102)を用いたハイパーテキスト(紙ハイパーテキスト)を実現することができる。
【0055】
なお,ここで紙ハイパーテキストとは,紙の文書をハイパーテキストの文書として扱い,現実世界において紙の文書を用いてハイパーテキストを実現する概念として定義する。
【0056】
▲2▼PUIの概念の提唱
本実施の形態の文書情報管理システムでは,前述したようにコンピューター等のデジタルの世界(ファイルサーバー101中の関連情報ファイル)と紙の文書(媒体用紙102)との間に情報の連続性・関連性を構築することができ,媒体用紙102をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込むことができると共に,媒体用紙102を媒体としてデジタルの世界に直接アクセスすることができ,さらに媒体用紙102を用いた紙ハイパーテキストを実現することができる。
【0057】
したがって,Paper(紙:媒体用紙102)を用いたUser(人)とコンピューターとのIntaraction(情報伝達,相互インターフェース)を実現するシステム方法として,以下,本実施の形態の文書情報管理システムをPUI(Paper User Intaraction)として提唱する。
【0058】
また,PUIにおいて,媒体用紙102をInper(Interact Paper)と定義し,Inper内に記録されている記載情報をDicon(Document icon)と定義する。
【0059】
さらに,前述したように,紙の文書をハイパーテキストの文書として扱い,現実世界において紙の文書を用いてハイパーテキストを実現する概念を,紙ハイパーテキストとして定義した。したがって,PUIのInperは紙ハイパーテキストの概念におけるハイパーテキストの文書そのものであり,Inper内のDiconは紙に印刷されたスイッチ(一般的なハイパーテキストのボタンやアイコン等に相当する)である。
【0060】
▲3▼Inper(媒体用紙)の基本構成
次に,PUIのInper(媒体用紙102)の基本構成について具体的に説明する。Inperは,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報であるDiconと,Diconとファイルサーバー101の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報と,Diconの中から特定のDiconを選択するための選択情報とが記録された紙(用紙)である。ただし,Diconおよび連結情報はあらかじめInperに記録されているが,選択情報はユーザーが任意に書き込む(マークする)ことにより,Inper上に記録されるものとする。
【0061】
また,Inperには,媒体用紙(換言すれば,媒体用紙情報)を特定するための媒体用紙番号が記録されている。
【0062】
図2および図3はInperの具体例を示し,図2はDiconを通常の文書の構成要素として文書中に配置した文書形式のInper201を示し,図3はDiconをタイトルとして使用したリスト・ディレクトリー形式のInper301を示す。
【0063】
図2に示すように,文書形式のInper201には,単語および文章がテキストDicon202として記録されており,書類を示すアイコン(シンボル)がシンボルDicon203として記録されており,コンピューター図形がグラフィックDicon204として記録されており,単語および短い文章がタイトルDicon205として記録されている。また,連結情報,媒体用紙番号およびアクセス権限情報は,2次元バーコードのように光学的に読み取り可能な形式でコードエリア206内に記録されている。なお,207は媒体用紙を特定するための媒体用紙番号をユーザーが視覚的に認識できるように可視化した媒体用紙番号であり,208はユーザーがInper201の所有者(Owner)を確認できるように文字で示したOwner IDである。
【0064】
このように文書形式のInper201は,見かけ上において,記録紙に出力された通常の文書と同一である。したがって,Inper201を通常の書類として利用できるのは勿論である。
【0065】
また,図3に示すように,リスト・ディレクトリー形式のInper301には,単語および文章がタイトルDicon205として記録されている。また,連結情報,媒体用紙番号およびアクセス権限情報は,2次元バーコードのように光学的に読み取り可能な形式でコードエリア206内に記録されている。なお,その他の符号は図2と共通につき説明を省略する。
【0066】
このようなリスト・ディレクトリー形式のInper301は,必要最小限(ここでは,タイトルDicon)の情報を記載したインデックスカードとして使用することができ,さらにタイトルDiconに対応するファイルサーバー101の関連情報ファイルへのアクセス用カードとして使用することができる。
【0067】
したがって,Inper201,301から明らかなように,Inper(本実施の形態の媒体用紙102)は,人間(ユーザー)とコンピューター(デジタルの世界)の双方で読み取り可能な特殊な紙の文書であると定義することができる。
【0068】
▲4▼Dicon(記載情報)の役割
ここで,Inper201,301に記録されたDiconの役割について詳細に説明する。
【0069】
図4に示すように,Inper201,301に記録されているDicon(202〜205)は,コードエリア206内の連結情報を介してファイルサーバー101の関連情報ファイルとリンク(連結)されている。したがって,Inper201,301上に記録されている複数のDiconの中から所望のDiconを選択すると,選択されたDiconにリンクされている関連情報ファイルを特定することができる。
【0070】
すなわち,Diconは,Inper201,301上に記録された視覚的な情報としての役割と共に,関連情報ファイルを選択するためのスイッチの役割を果たすものである。換言すれば,概念的に,ハイパーテキスト上のボタンやアイコンと同様にスイッチの役割を果たすものであると定義できる。
【0071】
次に,Diconの種類について説明する。Diconは,図2に示したようにテキストDicon202,シンボルDicon203,グラフィックDicon204,タイトルDicon205の4種類からなり,それぞれのDiconを以下のように定義する。
【0072】
テキストDicon :
ハイパーテキスト形式の文章の中の単語や短い文章の形式で書かれたDiconである。
シンボルDicon :
長い文章の最後に付加したり,Inperの内容全体に対して付加するアイコン形式のDiconである。
グラフィックDicon :
詳細なイラスト・写真・図面(関連情報ファイル)にリンクしてある大まかなイラスト・写真形式のDiconである。
タイトルDicon :
該当するDiconのリンクしている関連情報ファイルのタイトルが目次・リスト等の形式で書かれたDiconである。
【0073】
次に,図5を参照して,これらのDiconの表示内容と,対応する関連情報ファイルのデータ内容との関係について説明する。これらのDiconは,図示の如く,テキストDicon202およびタイトルDicon205のデータ形式がテキスト形式で,シンボルDicon203およびグラフィックDicon204のデータ形式がグラフィック/イメージ形式である。
【0074】
また,これらのDiconの表示内容がタイトルの場合,関連情報ファイルのデータ内容を書類とし,リファレンスの場合には書類,抄録の場合には全文,単語の場合には解説,人名の場合にはパーソナル・レポート,モノクロの場合にはフルカラー,ディザの場合にはグレースケール,縮小レイアウトの場合には等倍,シンボルマークの場合には書類等のように対応づけることができる。
【0075】
ただし,これは一つの目安であって特に限定するものではなく,例えば,Diconの表示内容がタイトルの場合,関連情報ファイルのデータ内容を書類とフルカラーのグラフィックの2つで構成しても良い。
【0076】
また,関連情報ファイルのデータ内容を出力する出力手段として,ディスプレイ装置や音声合成装置を備えた構成では,Diconの表示内容が人名やシンボルマークの場合に,対応する関連情報ファイルのデータ内容として動画や音声等を記憶しておき,ディスプレイ装置・音声合成装置を用いて出力することもできる。
【0077】
図6は,Diconの標記方法を示す説明図である。ユーザーがInper上のDiconを確実かつ容易に認識するためには,DiconとDicon以外の情報とが視覚的に区別できる必要がある。したがって,本実施の形態では,Diconを以下のように,Inper上に記録されているDicon以外の単語,文章,シンボルまたはグラフィックとは異なる特徴的な書体,色彩,背景または周辺記号を付与して装飾することにより可視化する。
【0078】
テキストDicon202の装飾は,図示の如く,背景色を付ける方法や,フォントの字体を換える方法(例えば,明朝体→ゴシック体等),書体を換える方法(例えば,イタリック体,ボルト体,アンダーラインの付加等),文字の色を換える方法(例えば,黒色→青色),枠で囲む方法が適用できる。
【0079】
また,タイトルDicon205,グラフィックDicon204の装飾は,図示の如く,枠で囲む方法,背景色を付ける方法が適用できる。
【0080】
また,シンボルDicon203は,それ自体でDiconであることが明確であるので,装飾不要である。ただし,装飾を施しても良いのは勿論である。
【0081】
▲5▼選択情報の具体例
選択情報は,Inper上に記載されたDiconの中から特定のDiconを選択するための情報である。例えば,加筆(マーキング)されたマークを選択情報として用いることができる。加筆(マーキング)は,スキャナー(読取手段)103で光学的に読み取れるものであればどのような用具を使っても良く,一般的には,サインペン等のマーカーが使用される。
【0082】
このとき,マーカーの色をあらかじめ特定し,読取手段としてカラースキャナーを使用すると高い認識率が得られる。
【0083】
図7(a),(b)は選択情報の加筆(マーキング)の例を示し,文書形式のInper201の場合には,同図(a)に示すような加筆が適している。また,リスト・ディレクトリー形式のInper301の場合には,同図(b)に示すような加筆が適している。
【0084】
▲6▼連結情報の構成
連結情報は,前述したようにコードエリア206に2次元バーコードとして記載されており,Diconとファイルサーバー101の関連情報ファイルとを連結させるための情報である。
【0085】
また,連結情報は,例えば,Inper上におけるそれぞれのDiconの記載位置情報と,該記載位置情報と関連情報ファイルとを対応させるためのアドレス情報とから構成されているか,または,Inper上におけるそれぞれのDiconの記載位置情報と,該記載位置情報の位置に記載された記載情報を認識するための記載認識情報とから構成されている。
【0086】
ここで,図8を参照して,連結情報の一部である記載位置情報について説明する。記載位置情報はInper上におけるそれぞれのDiconの位置を特定するための情報であり,例えば,図示の如く,Inperの座標と対応させたマップを用いて,マップ上におけるDiconの位置および範囲と,各Diconがマップに出現する順番で番号を付したDicon番号とからなる情報で構成することができる。
【0087】
図9は,この記載位置情報とアドレス情報とで連結情報(連結情報テーブル)を構成した例を示す。該連結情報テーブルから明らかなように,記載位置情報が特定されると,対応する関連情報ファイルのアドレスが特定される。すなわち,図7で示したように選択情報でDiconを選択すると,該選択情報の座標位置から図8のマップ上の座標位置が特定され,特定された座標位置の記載位置情報(Dicon番号)によって,Diconと対応する関連情報ファイルの検索が可能とする。したがって,連結情報でDiconと関連情報ファイルの連結を行うことができる。
【0088】
図10(a)は,記載位置情報と記載認識情報とで連結情報(連結情報テーブル)を構成した例を示す。ここで,記載認識情報は,各記載位置情報の位置に記載されたDiconを認識するための情報であり,例えば,あらかじめ各Dicon毎にDicon IDを付して,このDicon IDを用いることができる。該連結情報テーブルから明らかなように,記載位置情報が特定されると,対応する記載位置情報(Dicon ID)が特定される。すなわち,図7で示したように選択情報でDiconを選択すると,該選択情報の座標位置から図8のマップ上の座標位置が特定され,特定された座標位置の記載位置情報(Dicon番号)によって,対応するDicon IDを特定することができる。
【0089】
この場合には,パソコン(検索手段)105側に図10(b)に示すようなアドレス変換テーブルを設けておくことにより,Dicon IDから対応する関連情報ファイルを検索することができる。換言すれば,連結情報でDiconと関連情報ファイルの連結を行うことができる。
【0090】
上記図9および図10の連結情報テーブルから明らかなように,図9の連結情報(連結情報テーブル)は,記載位置情報(換言すれば,Dicon)とアドレス情報(換言すれば,関連情報ファイル)が1対1でリンクされており,連結情報テーブル自体がアドレス変換テーブルの役割を果しているので,Inper上にDiconを作成してから関連情報ファイルを作成する場合に適している。ただし,この場合には,Inperを作成後に,関連情報ファイルのアドレスを変更することが困難であるので,小規模システムに採用することが望ましい。
【0091】
一方,図10の連結情報(連結情報テーブル)は,記載位置情報(換言すれば,Dicon)と記載認識情報(Dicon ID)が1対1でリンクされているだけであり,記載認識情報と関連情報ファイルとのリンクは,パソコン(検索手段)105側に設けられたアドレス変換テーブルで行っているので,例えば,記載認識情報をシステム全体で普遍(共通)の情報として定義した場合には,パソコン105側に1つのアドレス変換テーブルを設定するだけで,Diconと関連情報ファイルとを連結することが可能である。したがって,システムの拡張性および管理性が高く,大規模システムの構築に適している。
【0092】
また,例えば,記載位置情報を各Inper毎の固有の情報として定義した場合には,パソコン105側に各Inper毎のアドレス変換テーブルを設定することで,Diconと関連情報ファイルとを連結することができる。
【0093】
さらに必要に応じて,図8に示すように,Inper上にDicon設定可能領域を指定することにより,コードエリア206内の連結情報のデータ量を少なくすることができる。特に,Inper上におけるDiconの配置に片寄りがある場合には有効である。
【0094】
なお,前述した連結情報(図9および図10)では,最終的にDiconと関連情報ファイルが1対1(1:1)で対応する場合を示したが,特にこれに限定するものではなく,例えば,Diconと関連情報ファイルとの対応関係は,1対多数(1:n)や,多数対1(n:1)が存在するのは勿論である。
【0095】
▲7▼媒体用紙情報の作成・更新処理
次に,図11〜図15を参照して,パソコン105による媒体用紙情報の作成・更新処理について説明する。図11はパソコン105の媒体用紙情報の作成・更新処理におけるInper作成・更新画面を示し,図12はInper作成・更新画面に文書情報を表示した例を示し,図13は関連情報ファイルの検索・指定を行うための関連情報検索画面を示し,図14および図15は媒体用紙情報の作成・更新処理の概略フローチャートを示す。
【0096】
先ず,Inper(媒体用紙102)を作成または更新する場合,パソコン105のメニュー画面(図示せず)から媒体用紙情報の作成・更新処理を選択し,図11に示すInper作成・更新画面を表示させる。ここで,Inperの作成とは,すなわち,パソコン105の記憶装置に記憶されている通常の文書情報から媒体用紙情報を作成することであり,この作成した媒体用紙情報を記録紙に出力すると,Inper(媒体用紙102)が得られる。また,Inperの更新とは,パソコン105の記憶装置に記憶されている媒体用紙情報に追加・削除等の処理を行って,媒体用紙情報を更新することである。
【0097】
図11のInper作成・更新画面に,作成または更新の対象となる文書情報または媒体用紙情報(以下,この2つをまとめて対象文書と記載する)を呼び出すには次に2つの方法がある。第1は,パソコン105を操作して対象文書の文書番号(文書情報の場合にはその文書番号,媒体用紙情報の場合には媒体用紙番号に相当する)を入力し,該当する文書番号を検索して呼び出す。なお,この際の検索方法は通常の文書検索方法を適用できることは明らかである。
【0098】
第2は,Inper(媒体用紙102)をスキャナー103で読み取らせ,Inperのコードエリア206に記載されている媒体用紙番号を認識し,該当する媒体用紙番号の媒体用紙情報を検索して呼び出す。
【0099】
このようにしてパソコン105のディスプレイ画面に文書情報が表示された例を図12に示す。この文書情報1201は,図2のInper201の文書情報と同一である。ただし,ここでは,記載情報が作成されていないので,Inper201上のDicon(記載情報)に相当する表示(装飾)が施されていない。
【0100】
ここで,図11の画面について具体的に説明する。
1101は,アクションメニューや,アイコン(何れも不図示)等が表示される領域であり,例えば,通常のウインドウズ(マイクロソフト社製のOS)の画面等で表示されているようなものである。
【0101】
1102は,作成または更新の対象となる対象文書(文書情報または媒体用紙情報)を表示する対象文書表示領域を示す。
【0102】
1103は,対象文書表示領域1102に表示された対象文書を垂直方法にスクロールするスクロールバーである。バーを下方に移動させると対象文書がスクロールされて,現在表示されている以降の文章や頁が画面に表示される。
【0103】
1104は,対象文書の文書番号(文書情報の場合にはその文書番号,媒体用紙情報の場合には媒体用紙番号)を表示する文書番号表示欄である。
【0104】
1105は,対象文書から作成した媒体用紙情報(すなわち,Inper)の媒体用紙番号を表示する新規文書番号表示欄であり,この媒体用紙番号は,パソコン105によって自動的に採番される。
【0105】
1106は,作成者ID入力欄を示し,今編集しようとしている本人のID番号を入力する。このとき,Inperのアクセス権限があるか否かをチェックし,権限があれば以降の処理を行うことができる。もし,権限がなければ『権限がありません。』というメッセージを表示して,それ以降の処理を受け付けないようにする。
【0106】
1107〜1113は,それぞれInper作成・更新時に使用する機能を指定するための入力項目を示す。
【0107】
記載情報指定アイコン1107は,対象文書中の字句・図形等を領域指定して記載情報化(Dicon化)するためのアイコンである。また,媒体用紙情報中のDicon(記載情報)の削除・追加・変更の選択が可能である。マウスを用いてこのボタンをクリックすると,記載情報領域を指定するモードに切り替わり,新規指定・削除・追加・変更を選択した後,所定の字句・図形等の記載情報化したい部分を領域指定したり,既にあるDicon(記載情報)を指定することができる。記載情報化されると,その指定された領域は,対象文書中の単語,文章,シンボルまたはグラフィックとは異なる特徴的な書体,色彩,背景または周辺記号を付与して装飾表示される。また,削除・追加・変更で指定された記載情報は,他の記載情報と異なる装飾で表示される。
【0108】
関連情報検索アイコン1108は,上記記載情報と関連付ける関連情報ファイルをファイルサーバー101から検索するための支援ツールとしてのアイコンである。このボタンがクリックされると,関連情報検索モードに切り替わり,図13に示すように関連情報検索画面が部分的に表示される。本実施の形態では,図13に示すように,検索の入力条件の例として4つの入力条件(媒体用紙番号,キーワード,作成者,作成日)を示すが,これに限定されるものでなく,文書の書誌的項目を表す項目であれば他の入力条件を適用しても良い。
【0109】
図13において,関連情報の文書番号入力欄1301は,あらかじめ関連情報ファイルとして利用したい文書情報または媒体用紙情報が明らかであるか,または一覧表等で事前に判明している場合に,該当する文書情報または媒体用紙情報の文書番号またはの媒体用紙番号を記入する欄である。文書番号入力欄1301に番号を記入後,検索ボタン1305を押下すると,該当する文書番号(または媒体用紙番号)を用いて,該当する文書情報または媒体用紙情報が検索される。
【0110】
また,文書番号入力欄1301に記入する文書番号または媒体用紙番号が不明である場合には,その他の入力項目(キーワード入力欄1302,作成者入力欄1303,作成日入力欄1304)のアンド条件で検索を行うことができる。ただし,4つの入力項目全てに入力を行う必要はない。
【0111】
キーワード入力欄1302には,4つのキーワードが入力可能であり,目的とするファイル中の文書がキーワード検索可能なキャラクタモードで保管されていれば,検索の対象となる。キーワードは,単語の後にアンドかオアかを示す記号を付けることで条件を決めるようにすることもできる。
【0112】
作成者入力欄1303は,文書(関連情報ファイルに指定したい文書)の作成者を指定する項目である。例えば,企業であれば,社員番号を利用して検索することができる。また,社員番号を知らない場合には,名前を入力することで検索できるようにする。
【0113】
作成日入力欄1304は,文書(関連情報ファイルに指定したい文書)の作成された日付で検索するものである。ただし,作成日があらかじめ分かっていることは,通常少ないので,期間を指定することができるように,開始日(FROM)と終了日(TO)を入力できるようになっている。特定の日にちで検索したい場合には開始日と終了日に同じ日付を入力すれば,その日付の作成日を持つ文書を検索する。
【0114】
4つの入力項目の少なくとも一つに入力した後,検索ボタン1305を押下すると,検索が開始される。検索が終了すると,検索結果が検索結果欄1306に表示され,検索件数が検索件数欄1307に表示される。詳細な説明は省略するが,検索結果としては,例えば,文書名(タイトル),文書番号(または媒体用紙番号),作成者等が表示される。ただし,検索件数が多い場合には,さらに条件を追加して,または範囲を絞る等して再度検索を行う。
【0115】
検索結果欄1306に表示された文書の中から一つまたは複数の文書を選択し,完了ボタン1308を押下すると選択された文書が,記載情報指定アイコン1107で指定した記載情報と関連付ける関連情報ファイルとして指定される。
【0116】
ここで,図11に戻って,記載情報指定アイコン1107で記載情報を指定し,さらに,関連情報検索アイコン1108で関連情報ファイルを検索・指定した後,連結情報生成アイコン1109を押下すると,指定された記載情報と関連情報ファイルとを連結させるための連結情報が生成される。連結情報は,『▲6▼連結情報の構成』で説明した構成であり,図9で示した連結情報テーブルのように簡単に作成できるため,詳細な説明は省略する。
【0117】
また,図11において,記載情報指定アイコン1107で記載情報を指定した後に,アクセス権限指定アイコン1110を押下すると,その記載情報固有のアクセス権限を設定することができる。もし,連結情報生成アイコン1109を押下する前にアクセス権限指定アイコン1110が押されなかったら,今までの媒体用紙情報のアクセス権限と同じ条件がプリセットさせる。ただし,新規の媒体用紙情報(文書情報から作成した媒体用紙情報)の場合には,『アクセス権限を設定して下さい。』等のメッセージを表示し,アクセス権限の設定を促す。
【0118】
従来と違う条件にしたい場合またはアクセス権限を新規に設定する場合に,アクセス権限設定アイコン1110を押すと,例えば,ファイルサーバー101またはパソコン105に登録されているユーザー名の一覧表が表示される。この一覧表からユーザーを選択すると,記載情報毎にアクセスできるユーザーIDが登録される。なお,この登録された記載情報毎のユーザーIDは,後述する媒体用紙情報作成アイコン1111の押下時に新しい媒体用紙情報中に格納される。
【0119】
媒体用紙情報作成アイコン1111は,媒体用紙情報の作成を行うアイコンである。全ての記載情報の指定および連結情報の生成を終了した後,媒体用紙情報作成アイコン1111を押下すると,対象文書表示領域1102に表示されている対象文書,指定された記載情報および生成した連結情報に基づいて,Inper(媒体用紙)の電子データに相当する媒体用紙情報が作成される。
【0120】
最後に,新規番号指定アイコン1112および旧番号指定アイコン1113の何れかを押下すると,作成した媒体用紙情報の媒体用紙番号が確定し,確定した媒体用紙番号が媒体用紙情報中に組み込まれて,パソコン105の記憶装置に登録される。この状態で処理の終了が可能となる。
【0121】
なお,新規番号指定アイコン1112が押下された場合には,自動的に新しい媒体用紙番号が採番されると共に,図11の新規文書番号表示欄1105に表示される。また,旧番号指定アイコン1113が押下された場合には,図11の文書番号表示欄1104に表示されている媒体用紙番号が採用される。ただし,新たに文書情報から作成した媒体用紙情報の場合には,新規番号指定アイコン1112のみしか受け付けないようにする。
【0122】
次に,図14および図15の媒体用紙情報の作成・更新処理の概略フローチャートを参照して,その動作を説明する。あらかじめパソコン105に,図11のInper作成・更新画面を表示させておく。
【0123】
先ず,Inper作成・更新画面で,パソコン105のキーボードを用いて,文書番号表示欄1104に,対象文書の文書番号(文書情報の場合にはその文書番号,媒体用紙情報の場合には媒体用紙番号)を入力し,作成者ID入力欄1106に作成者のIDを入力すると(S1401),パソコン105の検索・表示機能によって,入力された対象文書の文書番号から対象文書が文書情報であるか媒体用紙情報であるかが判定される(S1402)。
【0124】
ステップS1402において,媒体用紙情報であると判定された場合には,該当する媒体用紙番号の媒体用紙情報を検索して表示し(S1403A),ステップS1404へ進む。一方,文書情報であると判定された場合には,該当する文書番号の文書情報を検索して表示し(S1403B),ステップS1406へ進む。
【0125】
次に,作成者のIDに基づいて,作成者が該当する媒体用紙情報に対してアクセス権限を有しているか否かを判定する(S1404)。ここで,アクセス権限がない場合には,『権限がありません。』というメッセージを表示して(S1405),処理を終了する。
【0126】
アクセス権限を有している場合には,各種アイコン1107〜1113の操作が許可される(S1406)。
【0127】
次に,記載情報指定アイコン1107が押下されると(S1407),新規指定・削除・追加・変更の選択を行った後(S1408),新規指定の場合,記載情報領域の指定を入力し,削除・追加・変更の場合,記載情報を指定する(S1409)。
【0128】
続いて,記載情報の削除であるかを判定し(S1410),削除であれば,該当する記載情報を削除して(S1411),ステップS1415へ進む。
【0129】
削除でなければ,関連情報検索アイコン1108が押下されるのを待って(S1412),押下されると,関連情報検索モードに切り替わり,図13に示すように関連情報検索画面が表示され,関連情報検索処理を実行される(S1413)。なお,詳細な説明は省略するが,記載情報の変更が指定されている場合には,媒体用紙情報中の連結情報で変更対象の記載情報に連結されている関連情報ファイルを一覧表示し,該一覧表示した関連情報ファイルの中から不要な関連情報ファイルを削除対象の関連情報ファイルとして指定させる。また,ファイルサーバー101に記憶されている関連情報ファイルの中から所望の関連情報ファイルを追加対象の関連情報ファイルとして検索・指定させる。
【0130】
続いて,連結情報生成アイコン1109が押下されると(S1414),指定された記載情報と関連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成する(S1415)。このとき,パソコン105の連結情報作成機能は,記載情報の削除が選択されている場合,媒体用紙情報中の連結情報から削除対象の記載情報に関連する全ての情報を削除した連結情報を作成する。また,記載情報の追加が選択されている場合,追加対象の記載情報と該追加対象の関連情報ファイルをと連結させるための連結情報(追加対象の連結情報)を作成する。また,記載情報の変更が選択されている場合,変更対象の記載情報と,媒体用紙情報中の元の連結情報,変更対象の関連情報ファイル(換言すれば,削除対象の関連情報ファイルおよび追加対象の関連情報ファイル)とを用いて,連結情報(変更用連結情報9を作成する。
【0131】
その後,媒体用紙情報作成アイコン1111が押下されたか否か判定し(S1416),押下されていなければ,ステップS1407以降の処理を繰り返す。
一方,押下されたなれば,対象文書表示領域1102(図11参照)に表示されている対象文書,指定された記載情報および生成した連結情報に基づいて,Inper(媒体用紙)の電子データに相当する媒体用紙情報を作成する(S1417)。
【0132】
続いて,新規番号指定アイコン1112および旧番号指定アイコン1113の何れかが押下されると,作成した媒体用紙情報の媒体用紙番号が確定し,確定した媒体用紙番号が媒体用紙情報中に組み込まれて,パソコン105の記憶装置に登録され(S1418),処理を終了する。
【0133】
なお,上記の概略フローチャートでは,特にステップを記載しないが,ステップS1410の後に,アクセス権限指定アイコン1110が押下されると,ステップS1408で指定した記載情報固有のアクセス権限の設定処理を実行する。
アクセス権限の設定処理については,図11の連結情報生成アイコン1109の詳細と共に説明したのでここでは省略する。
【0134】
また,ステップS1418で登録した媒体用紙情報は,プリンター104で記録紙に出力することにより,Inper(媒体用紙102)を得ることができる。この際に,コードエリア206に含まれる情報(連結情報,媒体用紙番号およびアクセス権限情報)が2次元バーコード化されて,出力される。
【0135】
ここで,新規番号指定アイコン1112または旧番号指定アイコン1113が押下されたときの,新規番号(新媒体用紙番号)の体系について,以下のタイプ1〜タイプ3を例に説明する。
Figure 0003691628
【0136】
タイプ1は,新規番号指定アイコン1112が押下されて,新しく媒体用紙番号を採番する例である。タイプ2は,新規番号指定アイコン1112が押下された場合の他の例で,新しく媒体用紙番号を採番するが,旧媒体用紙番号を利用し,その末尾にサフィックス(バージョン情報)を付与して,同じ系列の媒体用紙情報であることを視覚的に確認できるようにしたものである。この方法は,バージョン管理に好都合である。タイプ3は,旧番号指定アイコン1113が押下された場合の例で,更新された媒体用紙情報も,以前の媒体用紙情報も同じ番号を使用するものである。
【0137】
図16は,旧Inper(すなわち,旧媒体用紙情報)と新Inper(すなわち,新媒体用紙情報)との間で,Dicon(記載情報)と関連情報ファイルとの関係を模式的に示したものである。
【0138】
旧Inper1601には,媒体用紙番号1601aとして『IP96−5001』が記録されておる。この旧Inper1601の中には,2つのDicon1601b,1601cが存在する。Dicon1601bは関連情報A(関連情報ファイル)1603と連結されている。また,Dicon1601cは関連情報B(関連情報ファイル)1604と連結されている。
【0139】
この状態の旧Inper1601に対して,記載情報を変更する処理を行い,新たに新Inper1602を作成した。すなわち,Dicon1602dを追加し,新規の関連情報C(関連情報ファイル)1605と連結した。その他のDicon1601b,1601cは全く変更しなかった。この変更したInper1602に媒体用紙番号を採番し,新しく媒体用紙番号1602aとして『IP97−0012』を記録した。Inper中の文章の表現は,旧Inper1601と新Inper1602は全く同様であるが,Dicon1602dが異なっている。すなわち,旧Inper1601の所有者は,Dicon1602dに相当する部分から関連情報Cを取り出すことはできない。一方,新Inper1602を配布された人は,所定ほマークを付与して,スキャナー103で読み取り,これを検索して,Dicon1602dに相当する部分から関連情報Cを取り出すことができる。
【0140】
また,Inperの変更内容として,Dicon(記載情報)部分の変更はないが,Diconと連結されている関連情報ファイルの内容が異なることがある。例えば,図16において,新Inper1602において,Dicon1601cと連結させる関連情報ファイルとして,関連情報Bの他に,関連情報B1(1604a)を追加したような場合が想定される。
【0141】
このような場合,関連情報B1(1604a)の文書アドレスを新規に設定しているような場合には,変更作業でいくら記載情報(Dicon)と関連情報ファイル(関連情報B)とを連結させても,旧Inper1601の所有者は,関連情報B1を引き出すことはできない。新Inper1602の所有者は取り出すことができる。
【0142】
ただし,関連情報B1(1604a)の文書アドレスを関連情報Bと同じ文書アドレスとして別途設定していると,両文書(関連情報B,B1)はい一体として処理されるので,旧Inper1601の所有者および新Inper1602の所有者とも,関連情報B1を取り出すことができる。
【0143】
上記の説明では,主に記載情報を新規に追加する場合について説明したが,記載情報を削除,あるいは記載情報として連結されていた関連情報ファイルの全部または一部を削除することも変更の類型に入る。記載情報を削除する場合には,先ず,記載情報化している表示方法を通常の表示方法に戻すと共に,関連情報ファイルとの連結を解除する作業を行う。関連情報ファイルそのものが削除されていない限り,該当する連結情報のみを削除すれば良い。
【0144】
また,記載情報には変更はないが,それに連結されている関連情報ファイルが存在しなくなった場合は,作成者がそれを知らないこともあり得る。すなわち,旧媒体用紙情報の作成時には存在していた他人が作成した文書(関連情報ファイル)を連結させていたが,他人が何らかの理由で関連情報ファイルを削除することがある。後で,このような変更を知らずに,媒体用紙情報の更新を行うことがあり得る。このような場合には,パソコン105の機能として内部処理で,関連情報ファイルが存在しないような記載情報は,記載情報化を解除するようにできる。また,記載情報が連結されている関連情報ファイルの一部が削除される場合もある。このようにときには,関連情報ファイルの全体がなくなっているわけではないので,記載情報および連結情報を解除する必要はない。
【0145】
なお,前述した実施の形態では,記載情報と関連情報ファイルから連結情報を作成し,連結情報を含めて媒体用紙情報を作成したが,連結情報の作成・更新を行わずに,記載情報および関連情報関連情報ファイルを用いて媒体用紙情報を作成し,媒体用紙情報として,これを記憶(登録)するようにしても良い。この場合には,媒体用紙を出力する際に,パソコン105側またはプリンター(媒体用紙出力手段)側が,媒体用紙情報中の記載情報と関連情報ファイルとから連結情報を生成し,媒体用紙情報および連結情報を記録紙に出力し,選択情報が記載されていない媒体用紙として出力する。
【0146】
【発明の効果】
以上説明したように,本発明の文書情報管理システム(請求項1〜10)は,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,記載情報とファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と,選択情報および連結情報を媒体用紙から読み取る読取手段と,読取手段で読み取った選択情報および連結情報に基づいて,ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理システムであって,さらに,あらかじめ特定の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを用いて作成した文書情報および媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報が記憶されている記憶手段と,記憶手段に記憶されている文書情報の中から所望の文書情報を検索して表示する検索・表示手段と,検索・表示手段に表示された文書情報中の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを記載情報として指定するための記載情報指定手段と,ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの中から記載情報指定手段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイルを指定するための関連情報ファイル指定手段と,記載情報指定手段または関連情報ファイル指定手段で指定された記載情報と関連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成する連結情報生成手段と,検索・表示手段に表示された文書情報,記載情報指定手段で指定された記載情報および連結情報生成手段で生成した連結情報に基づいて,媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報を作成する媒体用紙情報作成手段と,媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙情報を記録紙に出力し,選択情報が記載されていない媒体用紙として出力する媒体用紙出力手段と,を備えたため,コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築することにより,紙の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込むと共に,紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能とし,紙の文書を用いたハイパーテキスト(紙ハイパーテキスト)を実現することに加えて,そのシステムで使用する媒体用紙の作成・更新を容易に行え,かつ,媒体用紙の更新時の利便性の向上を図った文書情報管理システムを提供することができる。
【0147】
また,本発明の文書情報管理システム(請求項11)は,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,記載情報とファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と,選択情報および連結情報を媒体用紙から読み取る読取手段と,読取手段で読み取った選択情報および連結情報に基づいて,ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理システムであって,さらに,あらかじめ特定の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを用いて作成した文書情報および媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報が記憶されている記憶手段と,記憶手段に記憶されている文書情報の中から所望の文書情報を検索して表示する検索・表示手段と,検索・表示手段に表示された文書情報中の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを記載情報として指定するための記載情報指定手段と,ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの中から記載情報指定手段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイルを指定するための関連情報ファイル指定手段と,検索・表示手段に表示された文書情報,記載情報指定手段で指定された記載情報および関連情報ファイル指定手段で指定された関連情報ファイルを用いて,媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報として作成する媒体用紙情報作成手段と,媒体用紙情報作成手段または記憶手段から媒体用紙情報を入力し,記載情報および関連情報ファイルに基づいて,記載情報と関連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成し,媒体用紙情報および連結情報を記録紙に出力し,選択情報が記載されていない媒体用紙として出力する媒体用紙出力手段と,を備えたため,コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築することにより,紙の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込むと共に,紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能とし,紙の文書を用いたハイパーテキスト(紙ハイパーテキスト)を実現することに加えて,そのシステムで使用する媒体用紙の作成・更新を容易に行え,かつ,媒体用紙の更新時の利便性の向上を図った文書情報管理システムを提供することができる。
【0148】
また,本発明の文書情報管理システム(請求項12)は,検索・表示手段,記載情報指定手段,関連情報ファイル指定手段,連結情報生成手段および媒体用紙情報作成手段が,パーソナルコンピュータ,ワークステーションまたは情報処理端末装置であるため,システムを簡単・安価な構成で実現できる。
【0149】
また,本発明の文書情報管理システム(請求項13)は,請求項1〜12記載のいずれか一つの文書情報管理システムにおいて,連結情報が,媒体用紙上において2次元バーコードとして記録されているため,ユーザーに不要な情報を効率良く,見栄え良く記録できる。また,読取手段による読み取りを確実かつ容易に行える。
【図面の簡単な説明】
【図1】本実施の形態の文書情報管理システムのブロック構成図である。
【図2】文書形式のInper(媒体用紙)を示す説明図である。
【図3】リスト・ディレクトリー形式のInper(媒体用紙)を示す説明図である。
【図4】Diconとファイル手段の関連情報ファイルとのリンク関係を示す説明図である。
【図5】Diconの表示内容と対応する関連情報ファイルのデータ内容の関係例を示す説明図である。
【図6】Diconの標記方法を示す説明図である。
【図7】選択情報の加筆(マーキング)の例を示す説明図である。
【図8】連結情報の一部である記載位置情報を示す説明図である。
【図9】記載位置情報とアドレス情報とで連結情報(連結情報テーブル)を構成した例を示す説明図である。
【図10】記載位置情報と記載認識情報とで連結情報(連結情報テーブル)を構成した例を示す説明図である。
【図11】本実施の形態の媒体用紙情報の作成・更新処理におけるInper作成・更新画面を示す説明図である。
【図12】本実施の形態のInper作成・更新画面に文書情報を表示した例を示す説明図である。
【図13】本実施の形態の関連情報ファイルの検索・指定を行うための関連情報検索画面を示す説明図である。
【図14】本実施の形態の媒体用紙情報の作成・更新処理の概略フローチャートである。
【図15】本実施の形態の媒体用紙情報の作成・更新処理の概略フローチャートである。
【図16】本実施の形態において,旧媒体用紙情報と新媒体用紙情報との間で,記載情報(Dicon)と関連情報ファイルとの関係を模式的に示した説明図である。
【符号の説明】
101 ファイルサーバー(ファイル手段)
102 Inper(媒体用紙)
103 スキャナー(読取手段)
104 プリンター(出力手段および媒体用紙出力手段)
105 パーナルコンピュータ(検索手段,記憶手段,検索・表示手段,
記載情報指定手段,関連情報ファイル指定手段,連結情報生成手段,
媒体用紙情報作成手段および媒体用紙出力手段)
201,301 Inper(媒体用紙)
1102 対象文書表示領域
1104 文書番号表示欄
1105 新規文書番号表示欄
1106 作成者のID入力欄
1107 記載情報指定アイコン
1108 関連情報検索アイコン
1109 連結情報生成アイコン1
1110 アクセス権限指定アイコン
1111 媒体用紙情報作成アイコン
1112 新規番号指定アイコン
1113 旧番号指定アイコン
1301 文書番号入力欄
1302 キーワード入力欄
1303 作成者入力欄
1304 作成日入力欄
1305 検索ボタン
1306 検索結果欄
1307 検索件数欄
1308 完了ボタン

Claims (13)

  1. あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および前記記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理システムであって,
    さらに,あらかじめ特定の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを用いて作成した文書情報および前記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報が記憶されている記憶手段と,
    前記記憶手段に記憶されている文書情報の中から所望の文書情報を検索して表示する検索・表示手段と,
    前記検索・表示手段に表示された文書情報中の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを記載情報として指定するための記載情報指定手段と,
    前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの中から前記記載情報指定手段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイルを指定するための関連情報ファイル指定手段と,
    前記記載情報指定手段または関連情報ファイル指定手段で指定された記載情報と関連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成する連結情報生成手段と,
    前記検索・表示手段に表示された文書情報,前記記載情報指定手段で指定された記載情報および前記連結情報生成手段で生成した連結情報に基づいて,前記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報を作成する媒体用紙情報作成手段と,
    前記媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙情報を記録紙に出力し,前記選択情報が記載されていない媒体用紙として出力する媒体用紙出力手段と,
    を備えたことを特徴とする文書情報管理システム。
  2. さらに,前記媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙情報を前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段を備えたことを特徴とする請求項1記載の文書情報管理システム。
  3. 前記検索・表示手段は,前記記憶手段に記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情報を検索して表示可能であり,
    前記記載情報指定手段は,前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更の選択が可能であり,かつ,前記記載情報の削除を選択後に指定された記載情報を削除対象の記載情報とし,
    前記連結情報作成手段は,前記媒体用紙情報中の連結情報から前記削除対象の記載情報に関連する全ての情報を削除した連結情報を作成し,
    前記媒体用紙情報作成手段は,前記連結情報作成手段で作成された連結情報を用いて,前記媒体用紙情報を変更することを特徴とする請求項1または2記載の文書情報管理システム。
  4. 前記検索・表示手段は,前記記憶手段に記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情報を検索して表示可能であり,
    前記記載情報指定手段は,前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更の選択が可能であり,かつ,前記記載情報の追加を選択後に,新たに指定された記載情報を追加対象の記載情報とし,
    前記関連情報ファイル指定手段は,前記追加対象の記載情報が指定された後に指定された関連情報ファイルを追加対象の関連情報ファイルとし,
    前記連結情報作成手段は,前記追加対象の記載情報と前記追加対象の関連情報ファイルとを連結させるための追加対象の連結情報を作成し,
    前記媒体用紙情報作成手段は,前記連結情報作成手段で作成された追加対象の連結情報を,前記媒体用紙情報中に追加することを特徴とする請求項1〜3記載のいずれか一つの文書情報管理システム。
  5. 前記検索・表示手段は,前記記憶手段に記憶されている媒体用紙情報の中から所望の媒体用紙情報を検索して表示可能であり,
    前記記載情報指定手段は,前記媒体用紙情報中の記載情報の削除・追加・変更の選択が可能であり,かつ,前記記載情報の変更を選択後に指定された記載情報を変更対象の記載情報とし,
    前記関連情報ファイル指定手段は,前記媒体用紙情報中の連結情報で前記変更対象の記載情報に連結されている関連情報ファイルの中から不要な関連情報ファイルを削除対象の関連情報ファイルとして指定可能であり,さらに前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの中から所望の関連情報ファイルを追加対象の関連情報ファイルとして指定可能であり,
    前記連結情報作成手段は,前記変更対象の記載情報,前記媒体用紙情報中の連結情報,前記削除対象の関連情報ファイルおよび前記追加対象の関連情報ファイルとを用いて,変更用連結情報を作成し,
    前記媒体用紙情報作成手段は,前記連結情報生成手段で作成された前記変更用連結情報で前記媒体用紙情報中の連結情報を置き換えて,あらなた媒体用紙情報を作成することを特徴とする請求項1〜4記載のいずれか一つの文書情報管理システム。
  6. さらに,前記記載情報指定手段で指定された記載情報毎に,前記記載情報と連結された関連情報ファイルにアクセスする権限を個別に設定するアクセス権限設定手段を備えたことを特徴とする請求項1〜5記載のいずれか一つの文書情報管理システム。
  7. 前記媒体用紙情報作成手段は,前記媒体用紙情報を作成する際に,各媒体用紙情報を特定するための媒体用紙番号を付与することを特徴とする請求項1〜6記載のいずれか一つの文書情報管理システム。
  8. 前記媒体用紙情報作成手段は,前記媒体用紙番号を付与する際に,前記媒体用紙情報が既に作成されている媒体用紙情報の変更によって作成された場合,元の媒体用紙情報の媒体用紙番号の末尾にバージョン情報を付加して新規の媒体用紙番号として付与することを特徴とする請求項7記載の文書情報管理システム。
  9. 前記媒体用紙情報作成手段は,前記媒体用紙番号を付与する際に,前記媒体用紙情報が既に作成されている媒体用紙情報の変更によって作成された場合,元の媒体用紙情報の媒体用紙番号をそのまま付与することを特徴とする請求項7記載の文書情報管理システム。
  10. さらに,前記媒体用紙情報が既に作成されている媒体用紙情報の変更によって作成された場合,新規の媒体用紙番号を付与するか,変更前の元の媒体用紙番号を付与するかを選択する選択手段を備え,
    前記媒体用紙情報作成手段は,前記選択手段で新規の媒体用紙番号が選択された場合,あらたに媒体用紙番号を採番して付与し,前記選択手段で変更前の元の媒体用紙番号が選択された場合,変更前の元の媒体用紙情報の媒体用紙番号を付与することを特徴とする請求項7記載の文書情報管理システム。
  11. あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および前記記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理システムであって,
    さらに,あらかじめ特定の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを用いて作成した文書情報および前記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報が記憶されている記憶手段と,
    前記記憶手段に記憶されている文書情報の中から所望の文書情報を検索して表示する検索・表示手段と,
    前記検索・表示手段に表示された文書情報中の単語,文章,シンボル,グラフィックの少なくとも一つを記載情報として指定するための記載情報指定手段と,
    前記ファイル手段に記憶されている関連情報ファイルの中から前記記載情報指定手段で指定された記載情報と連結させる関連情報ファイルを指定するための関連情報ファイル指定手段と,
    前記検索・表示手段に表示された文書情報,前記記載情報指定手段で指定された記載情報および前記関連情報ファイル指定手段で指定された関連情報ファイルを用いて,前記媒体用紙の電子データに相当する媒体用紙情報として作成する媒体用紙情報作成手段と,
    前記媒体用紙情報作成手段または記憶手段から媒体用紙情報を入力し,前記記載情報および関連情報ファイルに基づいて,前記記載情報と関連情報ファイルとを連結させるための連結情報を生成し,前記媒体用紙情報および連結情報を記録紙に出力し,前記選択情報が記載されていない媒体用紙として出力する媒体用紙出力手段と,
    を備えたことを特徴とする文書情報管理システム。
  12. 前記検索・表示手段,記載情報指定手段,関連情報ファイル指定手段,連結情報生成手段および媒体用紙情報作成手段は,パーソナルコンピュータ,ワークステーションまたは情報処理端末装置であることを特徴とする請求項1〜11記載のいずれか一つの文書情報管理システム。
  13. 前記連結情報は,前記媒体用紙上において2次元バーコードとして記録されていることを特徴とする請求項1〜12記載のいずれか一つの文書情報管理システム。
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