JPH0991284A - 文書作成装置及び定型文書作成方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】定型フォーマットを用いた文書作成の効率を向
上させる。 【解決手段】ＣＰＵ１１は、キーボード１４からの定型
フォーマットを用いた文書の作成が指示されると、ＲＯ
Ｍ１２から定型フォーマットを用いた文書を作成する際
に表示する項目表示入力画面に関する情報（項目情報）
１２ｂを読み出し、時計３３が計時している現在の時に
基づいて、特定の項目に対して予め初期内容が入力され
た項目表示入力画面を表示させる。また、ＣＰＵ１１
は、項目表示入力画面中の各項目に対して入力を行なう
際にも、項目情報１２ｂを用いて入力対象とする項目に
応じた例文の一覧表示による文字入力や、時計３３が計
時している時を用いた「日時」の項目に対する自動入力
を行なう。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、定型フォーマット
を使用した定型文書を作成する文書作成装置及び定型文
書作成方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、ワードプロセッサ等の文書作成
装置においては、案内文や報告書など、一定の形式の文
書を作成することが多い。一定の形式の文書の場合、そ
の文書に必要な項目や文書中のレイアウトは一定であ
る。従って、必要な項目やレイアウトが予め決まったフ
ォーマット（定型フォーマット）を複数用意しておき、
使用者がその中の一つを選択し、その定型フォーマット
の各項目に必要な内容を入力するようにすれば、文書中
の各項目の内容をレイアウトする手間や、必要項目を考
える手間が省けるので、文書作成の効率が向上する。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】このように従来の文書
作成装置においては、定型フォーマットを用意しておく
ことにより、一定の形式の文書を作成する効率を向上さ
せることができる。しかしながら従来では、定型フォー
マットを文書中の各項目のレイアウト、または必要項目
の種類を設定する手間を省略するために使用されている
だけで、項目の内容自体については従来と同様にして逐
次入力していかなければならなかった。すなわち、各項
目の内容自体の入力を効率化して、定型フォーマットに
よる文書を作成するものではなかった。

【０００４】本発明は前記のような事情を考慮してなさ
れたもので、定型フォーマットを用いた文書作成の効率
を向上させることが可能な文書作成装置及び定型文書作
成方法に関する。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は、複数の項目か
らなる文書のフォーマットを複数個用意し、その中から
任意に選択されたフォーマットの項目に対して入力する
ことで文書を作成する文書作成装置において、フォーマ
ットの項目に対して入力する際に、項目に対する入力内
容を表示するための項目表示入力画面を表示するもので
あって、選択されたフォーマットに応じた特定の項目の
初期内容を予め表示する初期内容表示手段を具備するの
で、本来入力すべきであった内容が予め入力されている
ことになり、使用者による入力操作の作業量を低減する
ことができる。

【０００６】また、前記特定の項目が月日についての内
容を入力する項目である場合に、フォーマットの項目に
対して入力を行なう現在の日が一定値より前ならば現在
の月、後ならば次の月を初期内容とすることにより、月
日についての項目に対する入力操作を省略できる可能性
が高くなり、使用者による入力操作の作業量を低減する
ことができる。

【０００７】また、前記初期内容表示手段は、表示させ
る特定の項目の初期内容を、フォーマットの項目に対し
て入力を行なう現在の時を反映させるので、現在の日時
に関連して内容が変更される項目であっても、入力操作
を省略できる可能性が高くなり、使用者による入力操作
の作業量を低減することができる。

【０００８】また、前記初期内容表示手段は、選択され
たフォーマットに基づいて、現在の時を、特定の項目の
初期内容に反映させるので、現在の日時に関連して内容
が変更されるフォーマットを用いた文書を作成する場合
であっても、入力操作を省略できる可能性が高くなり、
使用者による入力操作の作業量を低減することができ
る。

【０００９】また本発明は、フォーマットの項目に対し
て入力する際に、入力対象として選択された項目に対応
する複数の文例の一覧を表示し、この一覧中から選択さ
れた文例を項目に対する入力内容とする項目入力手段を
具備するので、使用者による入力操作の作業量を低減す
ることができる。

【００１０】また、前記項目入力手段は、特定の時間的
な分類毎、例えば１月から１２月までの各月毎、あるい
は季節毎に文例の一覧を切り替えて表示するにより、よ
り適切な内容を容易に項目に対して入力することができ
る。

【００１１】また、前記項目入力手段は、フォーマット
の項目に対して入力を行なう現在の時に対応する時間的
な分類に含まれる文例の一覧を表示し、指示に応じて他
の時間的な分類に含まれる文例に変更して一覧を表示す
ることにより、はじめに表示された一覧表示中に適切な
例文が含まれていなくても、任意に一覧の内容を切り替
えられるので、より適切な内容を容易に項目に対して入
力することができる。

【００１２】また、前記項目入力手段は、時間的な分類
に含まれる文例の一覧を表示する際に、時間的な分類に
含まれない文例の一覧を同時に表示し、指示に応じて他
の時間的な分類に含まれる文例の変更と関係なく常に表
示するので、候補の選択が容易となる。

【００１３】また本発明は、フォーマットに含まれる複
数の項目に対して予め設定された優先度に応じて、項目
に対して入力された入力内容を、作成した文書を保存す
る際の文書名称として文書保存を行なう文書保存手段を
具備するので、文書保存の際に改めて文書名称を入力す
る必要がなく、入力操作の作業量を低減することができ
る。

【００１４】また本発明は、月、日、曜日についての内
容を入力する項目に対して、現在の月日よりも前の月と
日の内容が入力された場合、現在の次の年の月と日の曜
日を求めて、曜日についての入力内容とする項目入力手
段を具備するので、曜日についての入力を省略すること
ができ、入力操作の作業量を低減することができる。

【００１５】また本発明は、年、月、日、曜日について
の内容を入力する項目に対して、年と月と日の内容が入
力された場合には、その年のその月、日の曜日を求めて
曜日についての入力内容とし、月と日の内容のみが入力
された場合には、現在の月と日よりも前の月と日である
場合は次の年の月と日の曜日を求めて曜日についての入
力内容とし、現在の月と日よりも後の月と日である場合
はその年の月と日の曜日を求めて曜日についての入力内
容とする項目入力手段を具備するので、曜日についての
入力を省略することができ、入力操作の作業量を低減す
ることができる。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態について説明する。図１は本実施形態に係わる
文書作成装置の構成を示すブロック図である。図１にお
いて、１１はマイクロプロセッサ（以下、ＣＰＵと称
す）、１２および１３はＣＰＵ１１によりアクセスされ
るメモリ（ＲＯＭ（Read Only Memory），ＲＡＭ（Rand
am Access Memory））である。

【００１７】ＣＰＵ１１は、装置全体の制御を行なうも
ので、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３をアクセスして入力指示
に従うプログラムの起動で文書作成機能等を制御する。
文書作成機能には、複数の入力項目からなる定型フォー
マットを用いた文書を作成する機能を含んでいる。

【００１８】ＲＯＭ１２には、ＣＰＵ１１の動作を決定
する各種処理プログラムが格納されたプログラム領域を
はじめ、フォントデータが格納された文字パターン領
域、仮名あるいはローマ字で入力された読み情報を漢字
情報に変換するための標準辞書が格納された辞書領域等
が設けられている。

【００１９】また、ＲＯＭ１２には、定型フォーマット
を用いた文書を作成する機能を実現するための定型文書
作成プログラム１２ａ、定型フォーマットを用いた文書
を作成する際に表示する項目表示入力画面（詳細につい
ては後述する）に関する情報１２ｂ（以下、項目情報１
２ｂと略称する）が含まれている。項目情報には、作成
文書の種類毎に、必要な項目の種類の情報、各項目の初
期内容（初期文）の情報、各項目のレイアウトの情報、
文書中に挿入されるイラストの情報等が含まれている。
各項目の初期内容（初期文）の情報は、本来、文書作成
の際に入力すべき項目の内容を、予め項目表示入力画面
において表示し、設定入力するための文字（文字列）で
ある。また、各項目の初期内容（初期文）の情報は、定
型フォーマットの種類毎、各定型フォーマット中に含ま
れる項目毎に用意されており、任意に選択され表示入力
に供される。

【００２０】ＲＡＭ１３には、作成された文書情報を格
納するための文書バッファ等が設けられている。また、
１４はキーボード（ＫＢ）、１５はキーボードコントロ
ーラ（ＫＢ−ＣＮＴ）、１６はフロッピーディスク装置
（ＦＤＤ）、１７はＦＤＤコントローラ（ＦＤＤ−ＣＮ
Ｔ）、１８はプリンタ装置（ＰＲＴ）、１９はプリンタ
コントローラ（ＰＲＴ−ＣＮＴ）、２０は印刷バッファ
である。

【００２１】キーボード１４は、データの入力や特定の
指示を行なうための入力装置である。キーボード１４に
は、「文字」キー、「数値」キーをはじめ、「カーソ
ル」キー、「選択／実行」キー、「取消」キーの他、各
種機能に対する指示を入力するための各種キーが設定さ
れている。

【００２２】フロッピーディスク装置１６は、例えば
３．５インチ型高密度記録用であり、作成文書等の保存
／呼出しを行なう。ＦＤＤコントローラ１７は、ＣＰＵ
１１とフロッピーディスク装置１６との間のデータの入
出力制御を行なう。

【００２３】プリンタ装置１８は、例えば感熱・熱転写
方式のドットプリンタからなり、作成文書等の印刷を行
なう。プリンタコントローラ１９は、ＣＰＵ１１の制御
の下で印刷バッファ２０に印刷データを展開し、これを
プリンタ装置１８に出力する。

【００２４】また、２１は表示器、２２は表示コントロ
ーラ（表示−ＣＮＴ）、２３はＶＲＡＭ（Video RAM
）、２４は表示信号合成器である。表示器２１は、例
えばバックライト付きカラー液晶ディスプレイ（カラー
ＬＣＤ）やＣＲＴ等によって構成され、表示画面中の最
下行を文書作成機能用のガイド表示専用の領域（ガイド
行）に設定している。表示コントローラ２２は、ＣＰＵ
１１の制御の下でＶＲＡＭ２３に表示データを展開し、
表示信号合成器２４を介して表示器１８に出力する。

【００２５】また、２５は映像信号変換器、２６は映像
入力インタフェース（映像入力Ｉ／Ｆ）、２７はＴＶチ
ューナ、２８はフレームメモリである。映像信号変換器
２５は、動画イメージ（映像）を入力するためのもの
で、映像入力Ｉ／Ｆ２６、あるいはＴＶチューナ２７を
介して入力される映像信号を入力してＡ／Ｄ変換し、表
示信号合成器２４を介した表示器２１における表示に供
される所定のフォーマットのデータに変換する。映像信
号変換器２５は、映像信号を変換して得られた表示時用
のデータを、フレームメモリ２８に展開する。フレーム
メモリ２８に格納された表示データは、表示信号合成器
２４を介して表示器２１における表示に供される。

【００２６】映像入力Ｉ／Ｆ２６は、各種、映像機器か
らの映像信号を文書作成装置内に入力して、フレームメ
モリ２８を介して映像信号変換器２５に出力する。ＴＶ
チューナ２７は、テレビ放送用の電波を受信し、所定の
チャンネルの映像信号を映像信号変換器２５に出力す
る。

【００２７】表示信号合成器２４は、フレームメモリ２
８に展開された映像表示用の表示データと、ＶＲＡＭ２
３の文書等（テキスト、図形等）を表示するための文書
用の表示データとを合成処理して表示器２１に出力す
る。表示信号合成器２４は、ＣＰＵ１１からの通知に応
じて、表示−ＣＮＴ２２の制御のもとに、表示器２１の
表示画面を制御する機能を有する。

【００２８】また、２９はモニタ装置（モニタ）、３０
は映像出力インタフェース（映像Ｉ／Ｆ）、３１はカラ
ースキャナ装置（スキャナ）である。本実施形態の文書
作成装置は、文書情報等の各種情報をモニタ２９に表示
することができる。モニタ２９は、装置本体に設けられ
た専用コネクタに接続される。映像出力Ｉ／Ｆ３０は、
モニタ２９に対する画像情報の出力制御を行なう。

【００２９】さらに、本装置では、カラースキャナ３１
にて読み取った画像情報を文書情報の中に取り込むこと
ができる。このカラースキャナ３１は、装置本体に設け
られた専用コネクタに接続される。スキャナＩ／Ｆ３２
は、カラースキャナ３１による画像情報の入力制御を行
なう。

【００３０】また、本実施形態における文書作成装置に
は、時計３３が設けられている。時計３３は、現在の
年、月、日、時刻を計時しており、ＣＰＵ１１によって
必要に応じて参照される。例えば、定型フォーマットを
用いた文書を作成する際に、定型フォーマットに応じた
入力項目、及び初期内容を表示する際に参照される。

【００３１】次に、本実施形態における動作について、
フローチャートを参照しながら説明する。図２は定型フ
ォーマットを用いた文書作成の際の全体の処理の流れを
示すフローチャートである。

【００３２】まず、キーボード１４の所定のキーが押下
され、例えばメニューから定型フォーマットを用いた文
書を作成する機能の実行が指示されると、ＣＰＵ１１
は、定型文書作成プログラム１２ａを起動し、同機能を
実行する。

【００３３】はじめに、ＣＰＵ１１は、複数用意されて
いる定型フォーマットから、キーボード１４から入力さ
れた指示に応じて、作成すべき定型フォーマットの種類
を選択する（ステップＡ１）。本実施形態の文書作成装
置には、例えば「パーティ・会合」「スポーツ・行楽」
「ビジネス文書」「慶弔の手紙」等の分野が設けられ、
各分野において複数の作成文書の種類（定型フォーマッ
ト）が用意されている。これらは例えばメニュー表示さ
れ、その中で指示された作成文書に対応する定型フォー
マットが選択される。

【００３４】図３には「パーティ・会合」の分野の作成
文書の一覧が表示された作成文書選択画面の一例を示し
ている。この作成文書選択画面からキーボード１４の
「数字」キー、あるいはカーソルキーの操作によって特
定の作成文書が指示されると、ＣＰＵ１１は、対応する
定型フォーマットを選択する。ここでは、「新年会」の
作成文書（定型フォーマット）が選択されたものとして
説明する。

【００３５】次に、ＣＰＵ１１は、選択した定型フォー
マットに応じた入力項目、初期内容を表示させる（ステ
ップＡ２）。以下、定型フォーマットに応じた入力項
目、初期内容を表示する処理について、図４及び図５に
示すフローチャートを参照しながら説明する。なお、こ
の処理によって結果的に図６に示すような項目表示入力
画面が表示される。

【００３６】まず、ＣＰＵ１１は、選択された定型フォ
ーマットに応じた項目情報１２ｂをＲＯＭ１２から読出
し、同定型フォーマットの項目を表示させるための処理
を開始する（ステップＢ１）。以下、対象とする定型フ
ォーマットに含まれる複数の項目について、１つずつ逐
次処理していく。項目の種類は、定型フォーマットによ
って異なっており、例えば「新年会」の定型フォーマッ
トには「タイトル」「日時」「場所」「交通」「会費」
「あいさつ」「備考」「イラスト」の項目がある。

【００３７】表示しようとする項目が「日時」である場
合、以下のようにして初期内容の設定を行なう。項目の
種類「日時」には、その属性として「現時点タイプ」で
あるものとそうでないものがある。ＣＰＵ１１は、「日
時」の属性から「現時点タイプ」であるか否かを判別
し、その結果に応じた処理（「日時」の項目に表示すべ
き初期文の設定）を行なう（ステップＢ３）。

【００３８】「現時点タイプ」でないものは、その定型
フォーマットによる文書を用いる機会、すなわち「パー
ティ・会合」を実施する時期がほぼ決まっているもので
ある。例えば「新年会」の場合は、一般に、１月に行な
われるので、その定型フォーマットの「日時」の属性が
「現時点タイプ」でないものとなる。

【００３９】この場合、ＣＰＵ１１は、時計３３から現
在の年、月を読出し、またＲＯＭ１２の項目情報１２ｂ
からその項目の月の初期値（例えば、初期文「＊＊＊＊
年１月＊＊日」）を読み出す（ステップＢ４）。そし
て、ＣＰＵ１１は、時計３３が示す月と、項目の月（初
期値）とを比較する。その結果、時計の月が項目の月以
下であった場合には、項目表示入力画面の「項目」に表
示する年を時計の年（現在の月）とし（ステップＢ
６）、時計の月が項目の月を越える場合には、「項目」
に表示する年を時計の年に「１」加えた値にする（ステ
ップＢ７）。

【００４０】すなわち、現在の月（例えば１２月）が、
実施する時期（１月）より大きいならば、来年の「新年
会」の案内の文書を作成するものとしてみなして、文書
中の「項目」の年の値を、現在の年に「１」加えた来年
の値とする。また、現在の月（例えば１月）が、実施す
る時期より小さいか、同じならば今年の案内の文書を作
成するものとしてみなして、文書中の「項目」の年の値
を、現在の年の値とする。

【００４１】ＣＰＵ１１は、こうして求めた年の値を、
ＲＯＭ１２から読出した項目情報１２ｂの文にセットし
て初期文として表示させる（ステップＢ８）。例えば、
項目情報１２ｂ中の「日時」の項目の文「＊＊＊＊年１
月＊＊日」から「１９９６年１月＊＊日」（現在の年、
月を１９９５年１２月とする）という初期文が生成され
表示される。

【００４２】一方、ステップＢ３において、「日時」の
項目について「現時点タイプ」と判別された場合には、
以下のようにして「日時」の項目に表示すべき初期文が
設定される。

【００４３】「現時点タイプ」であるものは、例えば
「送別会」のように実施する時期が決まっていないもの
であることを示す。従って、「日時」は文書作成を行な
っている時点から近いものと判別される。

【００４４】ＣＰＵ１１は、時計３３から現在の年、
月、日（文書作成時点の日）を読み出し、１５日より以
前（例えば９月４日）ならば、実施時期がその月（９
月）であると判別し、１５日以後（例えば９月２０日）
であれば、実施時期が次の月（１０月）であると判別す
る。なお、次の月であると判別した際、その月が１月で
あれば当然、年は現在の年に「１」加えた値となる。

【００４５】ＣＰＵ１１は、こうして判別した年と月の
値を、ＲＯＭ１２から読み出した項目情報１２ｂの文、
すなわち「日時」の項目の文「＊＊＊＊年＊＊月＊＊
日」の年と月の部分にセットして（例えば「１９９５年
９月＊＊日」）、初期文として表示させる（ステップＢ
９）。

【００４６】また、表示しようとする項目が「日時」で
ない場合、すなわち項目の種類が文章を入力するもの
（「イラスト」を含む）である場合には、以下のように
して初期内容の設定を行なう。この項目には、その属性
として「現時点タイプ」であるものとそうでないものが
ある。ＣＰＵ１１は、項目の属性から「現時点タイプ」
であるか否かを判別し、その結果に応じた処理（その項
目に表示すべき初期文の設定）を行なう（ステップＢ１
０）。

【００４７】この判別の結果、「現時点タイプ」である
と判別された場合には、「送別会」などのように、何れ
の時期に実施するかが決まっていないものであるため、
実施時期が文書作成時点から近いものとみなし、現在の
月にふさわしい文章（挨拶文なら、その時候のあいさ
つ）やイラスト（その月に相応しいイラストの図柄）を
初期値とする。

【００４８】ＲＯＭ１２の項目情報１２ｂには、「現時
点タイプ」の文章を入力する項目用に、各月毎に、複数
の初期文が用意されている。また、初期文にはイラスト
の情報（イラスト名）が含まれている。その中から必要
に応じて対象とする月が選択されて、初期文が読み出さ
れる。なお、複数の初期文及びイラストの中から初期値
として読み出されるものは、作成文書（定型フォーマッ
ト）毎、項目毎に予め決められている。

【００４９】すなわち、ＣＰＵ１１は、時計３３から現
在の月、日を読み出し、ＲＯＭ１２の項目情報１２ｂか
ら、その月に対応する初期文を読み出して、対象とする
項目に初期文（あいさつ文、イラスト名等）を表示させ
る（ステップＢ１１）。

【００５０】一方、「現時点タイプ」でないと判別され
た場合には、「新年会」などのように、何れの時期に実
施するかが決まっているものである（「新年会」ならば
１月）。従って、ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２の項目情報
１２ｂから、現在、対象としている定型フォーマットに
よる文書を用いる月に対応する初期文を読み出して、対
象とする項目に初期文（あいさつ文、イラスト名等）を
表示させる（ステップＢ１２）。一般に、ビジネス文書
においては、挨拶文に季節のあいさつが必ずしも必要で
はないので、対応する定型フォーマットにおける文章を
入力する項目の属性が「現時点タイプ」でないものとな
る。

【００５１】こうして、対象とする項目を順次変更しな
がら（ステップＢ１４）、全ての項目についての初期文
の表示が完了すると、図６に示すような項目表示入力画
面が表示される。図６に示すように、初期画面において
は、本来、逐次入力すべきであった項目の内容が、各項
目毎に予め初期文として表示（入力）されているので、
入力の手間がそれだけ軽減されることになる。

【００５２】次に、ＣＰＵ１１は、図６のように表示さ
れた項目表示入力画面に対する、各項目の初期文の修正
を含む、項目の内容を入力する（図２、ステップＡ
３）。以下、各項目の内容を入力する処理について、図
７及び図８に示すフローチャートを参照しながら説明す
る。

【００５３】まず、ＣＰＵ１１は、項目表示入力画面に
表示されている複数の項目から、キーボード１４から入
力された指示に応じて、入力対象する項目を選択する
（ステップＣ２）。項目の属性には「例文のない項
目」、「例文のある項目」、「月ごとの例文のある項
目」がある。

【００５４】ここで選択された項目の属性が「例文のな
い項目」である場合、ＣＰＵ１１は、通常の文字入力、
すなわちキーボード１４からの指示に従って、その項目
に対する文字列を編集する（ステップＣ１８）。その項
目に対する入力が終了し（ステップＣ１９）、全ての項
目への入力が終了していなければ（ステップＣ１）、他
の項目が次の入力対象として選択される（ステップＣ
２）。

【００５５】ここで選択された項目の属性が「例文のあ
る項目」である場合、ＣＰＵ１１は、キーボード１４か
ら例文選択の指示が入力されると（ステップＣ３）、そ
の項目に対応する例文の一覧を表示させる（ステップＣ
４，Ｃ５）。ＲＯＭ１２の項目情報１２ｂには、項目毎
に複数の例文が用意されており、その中から必要に応じ
て対象とする項目の例文群が読み出され、一覧表示に供
される。

【００５６】キーボード１４からの入力によって一覧表
示中の複数の例文群から特定の例文が指示されると、Ｃ
ＰＵ１１は、指示に応じて文を選択し、現在、対象とし
ている項目に入力する（ステップＣ６）。

【００５７】一方、入力対象として選択された項目の属
性が「月ごとの例文のある項目」である場合、ＣＰＵ１
１は、キーボード１４から例文選択の指示が入力される
と（ステップＣ３，Ｃ４）、現在の月に応じた、その項
目に対応する例文の一覧を表示させる（ステップＣ
７）。

【００５８】ＲＯＭ１２の項目情報１２ｂには、項目毎
に、１年を通して利用できる複数の例文と、さらに月毎
の複数の例文が用意されており、その中から必要に応じ
て対象とする項目の例文群が読み出され、一覧表示に供
される。

【００５９】すなわち、ＣＰＵ１１は、現在の月を時計
３３から読み出し、その月に応じた例文と、１年を通し
た例文を候補として、例えば図９に示すように、例文選
択画面として表示させる（ステップＣ７）。例文選択画
面には、図９に示すように、各月で共通して候補として
用いられる複数の例文の他に、現在の月によって内容が
変更される複数の例文が含まれている。

【００６０】ここで、キーボード１４から別の月に対応
する例文の表示が指示されると、ＣＰＵ１１は、指示に
従って、月を切り替えて、その月に応じた例文と、１年
を通して共通の例文を候補として選択し、例文選択画面
の表示内容を変更する。

【００６１】また、キーボード１４からの入力によって
例文選択画面に表示された複数の例文の候補の中から特
定の例文が指示されると、ＣＰＵ１１は、指示に応じて
例文を選択し、現在、対象としている項目に入力する
（ステップＣ１０）。さらに、キーボード１４からの入
力に従って通常の文字入力を行ない、選択した文字列を
編集することもできる（ステップＣ１８）。

【００６２】ところで、選択された項目が「日時」であ
る場合、ＣＰＵ１１は、月と日、さらには年の値を、キ
ーボード１４からの通常の文字入力によって入力する
（ステップＣ１１，１８）。ＣＰＵ１１は、年と月と日
に対する入力があると（ステップＣ１２，Ｃ１３）、入
力された年、月、日の曜日を計算して求め、「日時」の
項目に自動入力する（ステップＣ１４）。

【００６３】また、例えば図１０に示すように、年の入
力がない「日時」の項目に対する入力の場合は、ＣＰＵ
１１は、月と日に対する入力があると（ステップＣ１
２，Ｃ１３）、時計３３から現在の月、日を読み出し、
入力された月、日と比較する（ステップＣ１５）。

【００６４】入力された月、日が現在の月、日より前で
ある場合、ＣＰＵ１１は、現在の年の１年前の年と、そ
の年、月、日の曜日を自動入力する（ステップＣ１
６）。また、入力された月、日が現在の月、日より前で
ない場合、ＣＰＵ１１は、現在の年と、その年、月、日
を自動入力する（ステップＣ１７）。

【００６５】例えば、入力された月、日（１２月３日）
よりも、現在の月、日（１１月１０日）が前の場合は、
現在の年のその日の曜日を自動入力し、入力された月、
日（１月１０日）よりも、現在の月、日（１２日２０
日）が後の場合は、現在の次の年のその日の曜日を自動
入力する。

【００６６】こうして、対象とする項目を順次変更しな
がら、全ての項目についての内容の入力が完了すると、
次に、ＣＰＵ１１は、入力内容、レイアウトを確認する
ための確認画面を表示させる（図２、ステップＡ４）。
図１１には確認画面の一例を示している。

【００６７】ＣＰＵ１１は、各項目に対して入力された
内容を、ＲＯＭ１２の項目情報１２ｂに含まれる、現
在、対象としている定型フォーマットの各項目のレイア
ウトの情報に基づいて展開する。この際、ＣＰＵ１１
は、項目によって文字修飾等を施し（タイトルの文字列
に対する拡大等）し、また項目「イラスト」に入力され
た文字列（イラスト名）に対応するイラストのパターン
を展開する。従って、確認画面においては、最終的に得
られる実際の文書のイメージが提示される。

【００６８】この確認画面において確定の指示がキーボ
ード１４から入力されると、ＣＰＵ１１は、作成した定
型フォーマットの文書を保存する。通常、文書の保存を
行なう際には、ファイル名の指定が必要となるが、定型
フォーマットの文書の保存の際、ＣＰＵ１１は、図１２
に示すような保存画面を表示させる。すなわち、ファイ
ル名の初期値として、定型フォーマットに含まれる項目
の何れかに入力された内容を入力する。図１１は項目
「タイトル」に入力された文字列「新年会のご案内」が
ファイル名として入力されている。

【００６９】また、定型フォーマットによって、ファイ
ル名として用いる項目に優先順位が決められており、例
えば「タイトル」に入力があれば、その内容をファイル
名とするが、入力がなかった場合に、次に優先度の高
い、例えば項目「イラスト」に入力されたイラスト名
（「雪景色」）がファイル名として用いられる。以下、
「日時」「場所」…のように優先順位が決められている
ものとする。また、ファイル名の初期値は、必要に応じ
てキーボード１４からの入力によって任意に変更可能で
ある。

【００７０】ファイル名が確定された後、キーボード１
４の「選択／実行」キーが押下されると、ＣＰＵ１１
は、定型フォーマットによる文書を、例えばフロッピー
ディスク装置１６において保存させる（図２、ステップ
Ａ６）。

【００７１】また、必要に応じて文書の印刷の実行が指
示されると、ＣＰＵ１１は、プリンタ装置１８におい
て、図１１に示す確認画面において表示したレイアウト
と同じ定型フォーマットによる文書を印刷させる（ステ
ップＡ７）。

【００７２】このようにして、項目表示入力画面におい
て表示される初期内容を、各項目の属性、すなわち「現
時点タイプ」であるか否かに応じて、日時や初期文（あ
いさつ文やイラスト名等）を決定し、予め表示、入力設
定しておくので、本来の項目に対する入力作業の負担を
軽減することができ文書作成の効率が向上される。

【００７３】また、項目表示入力画面において、各項目
に対して入力を行なう場合にも、入力対象とする項目の
属性、すなわち「例文のある項目」、「月ごとの例文の
ある項目」に応じて、入力候補とする例文の一覧表示か
ら文字入力することができるので、より適切な入力内容
を効率的に入力することができる。また、「日時」の項
目についても、月、日、さらには年の内容を入力するこ
とで、対応する曜日が求められ自動的に入力されるの
で、改めて入力を行なう必要がない。従って、定型フォ
ーマットを用いた、文書作成の効率を向上させることが
できる。

【００７４】なお、図７及び図８のフローチャートに示
す項目に対する入力処理おいて、月毎に例文の一覧を表
示させて選択できるものとして説明しているが、季節毎
など、他の時間的な分類毎に一覧表示できるようにして
も良い。

【００７５】

【発明の効果】以上詳述したように本発明によれば、本
来、逐次入力すべき内容を、予め初期値として自動的に
表示（設定入力）しておくので、定型フォーマットを用
いた文書作成の効率を向上させることが可能となるもの
である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態に係わる文書作成装置の構成
を示すブロック図。

【図２】本実施形態における定型フォーマットを用いた
文書作成の際の全体の処理の流れを示すフローチャー
ト。

【図３】本実施形態における作成文書の一覧が表示され
た作成文書選択画面の一例を示す図。

【図４】本実施形態における定型フォーマットに応じた
入力項目、初期内容を表示する処理の流れの一部を示す
フローチャート。

【図５】本実施形態における定型フォーマットに応じた
入力項目、初期内容を表示する処理の流れの一部を示す
フローチャート。

【図６】本実施形態における項目表示入力画面の一例を
示す図。

【図７】本実施形態における各項目の内容を入力する処
理の流れの一部を示すフローチャート。

【図８】本実施形態における各項目の内容を入力する処
理の流れの一部を示すフローチャート。

【図９】本実施形態における例文選択画面の一例を示す
図。

【図１０】図６の項目表示入力画面中の項目「日時」の
他の形態を示す図。

【図１１】本実施形態における確認画面の一例を示す
図。

【図１２】本実施形態における保存画面の一例を示す
図。

【符号の説明】

１１…ＣＰＵ １２…ＲＯＭ １３…ＲＡＭ １４…キーボード（ＫＢ） １８…プリンタ装置（ＰＲＴ） ２１…表示器

Claims (13)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の項目からなる文書のフォーマット
   を複数個用意し、その中から任意に選択されたフォーマ
   ットの項目に対して入力することで文書を作成する文書
   作成装置において、 フォーマットの項目に対して入力する際に、項目に対す
   る入力内容を表示するための項目表示入力画面を表示す
   るものであって、選択されたフォーマットに応じた特定
   の項目の初期内容を予め表示する初期内容表示手段を具
   備したことを特徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】 前記特定の項目が月日についての内容を
   入力する項目である場合に、フォーマットの項目に対し
   て入力を行なう現在の日が一定値より前ならば現在の
   月、後ならば次の月を初期内容とすることを特徴とする
   請求項１記載の文書作成装置。
3. 【請求項３】 前記初期内容表示手段は、表示させる特
   定の項目の初期内容を、フォーマットの項目に対して入
   力を行なう現在の時を反映させることを特徴とする請求
   項１記載の文書作成装置。
4. 【請求項４】 前記初期内容表示手段は、選択されたフ
   ォーマットに基づいて、現在の時を、特定の項目の初期
   内容に反映させることを特徴とする請求項３記載の文書
   作成装置。
5. 【請求項５】 複数の項目からなる文書のフォーマット
   を複数個用意し、その中から任意に選択されたフォーマ
   ットの項目に対して入力することで文書を作成する文書
   作成装置において、 フォーマットの項目に対して入力する際に、入力対象と
   して選択された項目に対応する複数の文例の一覧を表示
   し、この一覧中から選択された文例を項目に対する入力
   内容とする項目入力手段を具備したことを特徴とする文
   書作成装置。
6. 【請求項６】 前記項目入力手段は、特定の時間的な分
   類毎に、文例の一覧を表示することを特徴とする請求項
   ５記載の文書作成装置。
7. 【請求項７】 前記項目入力手段は、フォーマットの項
   目に対して入力を行なう現在の時に対応する時間的な分
   類に含まれる文例の一覧を表示し、 指示に応じて他の時間的な分類に含まれる文例に変更し
   て一覧を表示することを特徴とする請求項６記載の文書
   作成装置。
8. 【請求項８】 前記項目入力手段は、時間的な分類に含
   まれる文例の一覧を表示する際に、時間的な分類に含ま
   れない文例の一覧を同時に表示し、 指示に応じて他の時間的な分類に含まれる文例の変更と
   関係なく常に表示することを特徴とする請求項７記載の
   文書作成装置。
9. 【請求項９】 複数の項目からなる文書のフォーマット
   を複数個用意し、その中から任意に選択されたフォーマ
   ットの項目に対して入力することで文書を作成する文書
   作成装置において、 フォーマットに含まれる複数の項目に対して予め設定さ
   れた優先度に応じて、項目に対して入力された入力内容
   を、作成した文書を保存する際の文書名称として文書保
   存を行なう文書保存手段を具備したことを特徴とする文
   書作成装置。
10. 【請求項１０】 複数の項目からなる文書のフォーマッ
    トを複数個用意し、その中から任意に選択されたフォー
    マットの項目に対して入力することで文書を作成する文
    書作成装置において、 月、日、曜日についての内容を入力する項目に対して、
    現在の月日よりも前の月と日の内容が入力された場合、
    現在の次の年の月と日の曜日を求めて、曜日についての
    入力内容とする項目入力手段を具備したことを特徴とす
    る文書作成装置。
11. 【請求項１１】 複数の項目からなる文書のフォーマッ
    トを複数個用意し、その中から任意に選択されたフォー
    マットの項目に対して入力することで文書を作成する文
    書作成装置において、 年、月、日、曜日についての内容を入力する項目に対し
    て、年と月と日の内容が入力された場合には、その年の
    その月、日の曜日を求めて曜日についての入力内容と
    し、 月と日の内容のみが入力された場合には、現在の月と日
    よりも前の月と日である場合は次の年の月と日の曜日を
    求めて曜日についての入力内容とし、現在の月と日より
    も後の月と日である場合はその年の月と日の曜日を求め
    て曜日についての入力内容とする項目入力手段を具備し
    たことを特徴とする文書作成装置。
12. 【請求項１２】 複数の項目からなる文書のフォーマッ
    トを複数個用意し、その中から任意に選択されたフォー
    マットの項目に対して入力することで文書を作成する定
    型文書作成方法において、 フォーマットの項目に対して入力する際に、項目に対す
    る入力内容を表示するための項目表示入力画面を表示す
    るものであって、 選択されたフォーマットの入力対象とする項目が、入力
    すべき内容が現時点に基づくものであるか否かを判別
    し、 この判別の結果、現時点に基づく項目である場合に、項
    目に対して入力を行なう現在の時に応じて入力内容を求
    めて、初期内容として表示し、現時点に基づく項目でな
    い場合に、項目に対して予め用意されている入力内容を
    初期内容として表示することを特徴する定型文書作成方
    法。
13. 【請求項１３】 複数の項目からなる文書のフォーマッ
    トを複数個用意し、その中から任意に選択されたフォー
    マットの項目に対して入力することで文書を作成する定
    型文書作成方法において、 選択されたフォーマットの入力対象とする項目が、予め
    入力内容の候補とする例文のある項目であるか、特定の
    時間的な分類毎に例文のある項目であるかを判別し、 この判別の結果、特定の時間的な分類毎に例文のある項
    目である場合に、項目に対して入力を行なう現在の時に
    応じて入力内容を求めて入力し、例文のある項目である
    場合に、項目に対して予め用意されている入力内容を求
    めて入力することを特徴とする定型文書作成方法。