CN1815435A - 文档处理装置和文档处理方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种文档处理装置和文档处理方法。该文档处理装置当将文档转换为其自己的格式后，基于由变量打印系统创建的模板文件获取该文档时，能够以引入了记录的概念的格式构造文档，并且优选对源记录的概念的单位进行操作。在将用于打印文档数据的打印作业发送到打印机(107)的计算机(100)中，基于记录来导入能被合并可变数据的模板数据，其中在该文档数据中，指定的可变数据被放置在指定区域中；对于每个所导入的记录，对模板数据临时性地设置分段；并且基于为其临时性地创建了分段的记录，来获取在预定区域合并了预定可变数据的模板数据。

Description

文档处理装置和文档处理方法

技术领域

本发明涉及一种用于编辑从信息处理装置例如个人计算机、扫描仪、打印机等生成的电子数据的文档处理装置、文档处理方法以及程序。

背景技术

近来，为了在计算机上创建用于各种用途的文档，提出了许多应用程序。根据用途，用户使用不同的应用程序，例如，适合创建文档的应用程序、适合创建图形的应用程序以及适合编辑图像数据的应用程序。然而，可能存在如下情况：用户所要求的文档包括具有许多文本的页面、具有许多用于演示的图形的页面、或者具有被处理的图像数据例如图片的页面，利用不同应用程序可以更有效率地创建这种页面。

因此，为了创建所希望的包括各种数据的文档，用户必须使各应用程序利用为该应用程序提供的打印功能来打印数据，并以所期望的顺序组合打印物以获得所期望的文档。这存在的问题是，将操作负担强加给用户，并且执行浪费的打印。

因此，在专利文献1(日本特开2003-91384号公报)公开的机制中，提供了一种用于在计算机上将由不同应用程序生成的多个文档转换为通用中间格式、以将其作为一个文档进行处理的技术。利用该机制，仅通过在计算机上执行处理，即可获得所希望的包括多种数据的文档作为电子文档。

在专利文献1的系统中，通常还可以将由PC上的应用程序软件所创建的文档数据转换为与创建该文档数据的应用程序无关的电子数据，并在添加处理指令例如双面打印、装订和冲孔指令后，将其从打印装置输出。此外，在传统文档处理系统中，还可以将通过使用扫描仪进行读取而生成的图像数据的页面与所输入的电子数据的页面组合起来，将该组合存储为电子文档，添加处理指令例如双面打印、装订和冲孔指令，并从打印装置输出该电子文档。

同时，在打印行业，可以执行根据打印客户来替换数据的变量打印(variable printing)。变量打印是一种通常用于地址打印等的打印方法，在该打印方法中，通过根据客户替换来自数据库(数据库记录)的地址数据来进行打印。在这种变量打印中，通过组合(覆盖)布局模板和来自数据库的数据，可以获得输出物(打印物)。

在专利文献2(日本特开2000-122837号公报)中也公开了一种用于执行这种变量打印的应用程序。根据专利文献2中的机制，可以利用表单(form)创建应用程序来创建表单模板，通过将该表单模板的每个字段与数据库中的数据相关联，可以从数据库中的多个记录的相应数据字段读取数据，并生成对应于所需记录的打印数据。

然而，尽管专利文献2的表单应用程序提供变量打印功能，但是当进行打印时，与常规应用程序相同，仅将每页的绘制(render)数据输出到打印机驱动器。因此，当生成打印数据时，变量打印的记录的概念已丢失。例如，如果在表单模板(也称为变量模板)由3页构成时进行3个记录的打印，则对每个记录打印3页，因此，总共生成对应于9页的打印数据。通过利用打印装置打印该打印数据，作为结果，可以获得对应于3个记录的打印物。然而，在打印数据中不存在指出记录在哪页结束的属性。

因此，在接收由任意应用程序创建的文档作为来自应用程序的打印输出、并象专利文献1的打印设置应用程序(也称为装订成册(bookinding)应用程序)那样以其本身的格式将其转换为文件的系统(例如，Adobe公司的PDF Writer与该系统类似)的情况下，因为在输出数据中不存在记录的概念，因而在该系统中将接收到的输出数据作为一个文档进行管理。例如，在上述情况中，获取文档作为一个具有9页的文档。因此，如果利用打印装置从该系统进行打印，则该文档被打印为一个具有9页的文档。当试图从打印设置应用程序来执行由表单创建应用程序所创建的第二个记录的文档的打印处理时，用户必须从视觉上识别对应于第二个记录的页部分，并手动指示打印所识别的页范围。

此外，如上所述，在假定一次从应用程序获取的文档单位是一章时管理由多章构成的文档的情况下，操作将更复杂，而且可以想像，利用允许对每章进行打印而不允许仅打印一章中的特定页的专利文献1的机制无法进行打印。例如，存在的问题是，如果所获得的由表单创建应用程序所创建的文档是第二章，而由另一应用程序获得了对应于第一和第三章的文档，则不能指示以第一章、对应于第二章的第二个记录的页、以及第三章的顺序来打印上述内容。

即使试图对上述传统文档处理系统应用变量打印，并对在变量打印中使用的模板文件进行处理，也不能执行引入变量打印概念的编辑处理，这是因为在传统文档处理系统中不存在数据库记录的概念。

此外，当在传统文档处理系统中进行打印设置后执行打印时，因为在该文档处理系统中不存在数据库记录的概念，因而不能对每个记录获得打印物。

发明内容

本发明的目的在于提供一种能够当在将文档转换为其自己的格式后根据由变量打印系统创建的模板文件获取文档时，以引入了记录的概念的格式构造文档，并且优选地能够对源记录的概念单位进行操作的文档处理系统、文档处理方法以及程序。

本发明提供一种文档处理装置，用于生成电子文档数据，在该电子文档数据中，指定的可变数据被放置在指定区域中；该文档处理装置包括：

判断装置，用于当指示导入文档文件以将该文档文件转换为电子文档数据时，判断该被指示导入的文档文件是否是指定的可变数据的各记录被输入到指定区域中的可变输出数据；

暂时性设置装置，用于当该判断装置判断为该被指示导入的文档文件是可变输出数据时，暂时性地为各记录创建分段，以将要导入的该可变输出数据分割为各记录；以及

获取装置，用于通过将该可变输出数据分割为由该暂时性设置装置为其暂时性地创建了该分段的记录来获取该可变输出数据，以生成为其设置了该分段的电子文档数据。

为了解决上述问题，本发明提供一种文档处理方法，用于生成电子文档数据，在该电子文档数据中，指定的可变数据被放置在指定区域中；该文档处理方法包括：

判断步骤，用于当指示导入文档文件以将该文档文件转换为电子文档数据时，判断该被指示导入的文档文件是否是指定的可变数据的各记录被输入到指定区域中的可变输出数据；

暂时性设置步骤，用于当该判断步骤判断为该被指示导入的文档文件是可变输出数据时，暂时性地为各记录创建分段，以将要导入的该可变输出数据分割为各记录；以及

获取步骤，用于通过将该可变输出数据分割为由该暂时性设置步骤为其暂时性地创建了该分段的记录来获取该可变输出数据，以生成为其设置了该分段的电子文档数据。

通过以下结合附图的说明，本发明的其它特征和优点是显而易见的，在本发明的全部附图中，相同的附图标记表示相同或相似的部分。

附图说明

包含在说明书中并构成说明书的一部分的附图示出了本发明的实施例，并与说明书一起用于解释本发明的原理。

图1是根据本发明实施例的独立型文档处理系统的软件方框图；

图2是根据本发明实施例的文档处理系统中的计算机100的硬件方框图；

图3A和3B示出本发明实施例中的书文件(book file)103的结构的例子；

图4A和4B示出书属性的列表；

图5示出章属性的列表；

图6示出页属性的列表；

图7是示出根据本发明实施例利用装订应用程序104打开书文件的过程的流程图；

图8是示出将电子文档文件导入书文件的过程的流程图；

图9是示出图8所示的利用电子文档记录器(writer)102生成电子文档文件(步骤S801)的处理的详细过程的流程图；

图10示出显示有从现有书文件中指定的书文件的装订应用程序104的UI屏幕的例子；

图11示出当新创建书文件时显示的装订应用程序104的UI屏幕的例子；

图12是根据本发明实施例的服务器/客户机型文档处理系统的软件方框图；

图13是示出根据本发明实施例具有计算机100和打印机107且执行装订控制的文档处理系统的结构的方框图；

图14是示出打印可变数据文档的变量打印系统100的结构的方框图；

图15是图14所示的变量打印系统100的硬件方框图；

图16是示出打印可变数据文档的另一变量打印系统100的结构的方框图；

图17示出变量打印系统中的典型应用程序主窗口，该主窗口包括菜单栏、工具栏、工作区、以及浮动板(floating pallet)；

图18示出具有屏幕、工具和图标的变量打印系统中的典型容器的一面；

图19是示出根据本发明实施例使用文档处理系统执行的整个过程的流程图；

图20是示出根据本发明实施例在文档处理系统中的导入变量模板文件(步骤S1902)的详细处理的流程图；

图21是作为执行图19所示流程图中的变量模板导入处理(步骤S1902)的结果而获得的文档处理系统的UI屏幕的例子；

图22是示出根据本发明实施例的文档处理系统的装订应用程序104中的详细虚拟记录预览处理(步骤S1905)的流程图；

图23A、23B和23C示出当执行图19所示流程图中的虚拟记录预览处理(步骤S1905)时显示的文档处理系统的UI屏幕的例子；

图24是在本发明实施例的文档处理系统中利用所应用的虚拟记录进行打印处理(步骤S1907)的细节的流程图；

图25A和25B是示出根据本发明实施例在文档处理系统中的变量模板文件导入处理(步骤S1902)的另一例子的细节的流程图；

图26A和26B示出作为执行变量模板导入处理的结果而获得的文档处理系统的UI屏幕的例子；

图27示出根据本发明实施例用于指定在文档处理系统的装订应用程序104中组合虚拟记录和固定章的顺序的设置对话框的UI屏幕的例子；

图28示出根据本发明实施例用于指定文档处理系统的装订应用程序中的虚拟记录打印处理的打印对话框的UI屏幕的例子；

图29是示出根据本发明实施例对在文档处理系统的装订应用程序104中组合虚拟记录和固定章进行预览处理的流程图；

图30示出由图29所示的流程图示出的用于预览虚拟记录和固定章的组合的UI屏幕的例子；

图31是示出根据本发明实施例在文档处理系统中对虚拟记录和固定章的组合进行打印处理的流程图；

图32示出UI屏幕的例子，用于示出根据本发明实施例的文档处理系统中的虚拟记录的手动设置；以及

图33示出本发明的电子文档记录器102的缺省窗口的UI屏幕的例子。

具体实施方式

下面参考附图来详细说明根据本发明实施例的文档处理系统。

文档处理系统的结构

首先，说明根据本实施例的文档处理系统的系统结构。

系统结构

图1是根据本发明实施例的独立型文档处理系统的软件方框图。如图1所示，由作为信息处理装置的优选实施例的计算机(主计算机)100和与该计算机100相连的打印机实现根据本实施例的文档处理系统。这里，主计算机100具有：通用应用程序101；电子文档记录器102，用于将由通用应用程序101创建的数据文件转换为电子文档文件103；以及装订应用程序104，其提供编辑电子文档文件103的功能。因此，主计算机100可以创建和编辑结合了所创建的数据文件的文档，而且可以改善可操作性，因而可以高效率地进行文档编辑。根据本发明实施例的打印设置应用程序包括电子文档记录器102和装订应用程序104，其特征在于当需要变量模板文档时，利用记录的概念来创建电子文档的机制。

图1所示的通用应用程序101是具有操作系统(OS)的打印功能、且具有如下功能的应用程序：字处理，薄片处理，照片修饰，绘图，绘画，演示或文本编辑，以及创建表单模板(也称为变量模板)、从数据库的每个记录的数据字段获取所需的与表单模板有关的数据并将其组合起来(也称为覆盖或合并)的应用程序。当打印所创建的应用数据例如文档数据和图像数据时，这些应用程序使用OS所提供的预定接口(例如GDI)。即，通用应用程序101将基于OS的格式的预定输出命令(例如，GDI函数)发送到OS的输出模块，该输出模块具有用于打印所创建的数据的上述接口。与其它应用程序相同，表单创建应用程序也具有用于将表单模板与所需的数据字段数据进行合并的输出打印输出的功能(GDI)。

接收到输出命令后，输出模块将该输出命令转换为输出装置例如打印机可以处理的格式，并输出转换后的命令(例如，DDI函数)。由于输出装置可以处理的格式取决于该装置的类型、制造商或型号，因此对每个装置提供装置驱动器。OS使用装置驱动器来转换命令，生成打印数据，并将其封装在JL(Job Language，作业语言)中以生成打印作业。例如，当使用Microsoft公司的Windows作为OS时，称为GDI(图形设备接口)的模块对应于上述输出模块。

在图1中，电子文档记录器102是上述装置驱动器的改进，它是为了实现本文档处理系统而设置的软件模块。然而，电子文档记录器102不针对特定输出装置，其将输出命令转换为将在下面说明的装订应用程序104或打印机驱动器可处理的格式的命令。电子文档记录器102转换后的格式(下面称为“电子文档格式”)可以是任意格式，只要能以详细形式来表示文档页即可。在实际的标准格式中，例如，可以采用Adobe System公司的PDF格式或SVG格式作为电子文档格式。

当电子文档记录器102被任意通用应用程序101使用时，在执行打印之前，将电子文档记录器102指定为用于输出的装置驱动器。然而，由电子文档记录器102刚创建的电子文档文件不具有电子文档文件的完整格式。因此，装订应用程序指定电子文档记录器102作为装置驱动器，并在装订应用程序的控制下执行从应用数据到电子文档文件的转换。装订应用程序104完成由电子文档记录器102生成的新的、不完整的电子文档文件，作为具有后述格式的电子文档文件。

下面，当需要清楚地区分这点时，将由电子文档记录器102创建的文件称为“电子文档文件”，将已由装订应用程序104给出结构的电子文档文件称为“书文件”。当无需特别互相区分时，可以将由应用程序生成的文档文件、电子文档文件以及书文件中的任一个称为文档文件(或文档数据)。

这样，在本实施例中，通过指定电子文档记录器102作为装置驱动器，并使任意通用应用程序101打印数据，以由通用应用程序101定义的页(下面称为“逻辑页”或“文档页”)为单位将应用数据转换为电子文档格式，并将其存储在存储介质例如硬盘中作为电子文档文件103。硬盘可以是为用于实现根据本实施例的文档处理系统的计算机而提供的本机硬盘驱动器，或者如果连接到网络上，可以是在网络上所提供的网络驱动器。

在图1中，装订应用程序104向用户提供读取电子文档文件(或书文件)103并进行编辑的功能。然而，装订应用程序104未提供编辑每页的内容的功能，而是提供将在后面说明的、编辑以页为最小单位的章或书的结构的功能。

当打印由装订应用程序104编辑的书文件103时，装订应用程序104启动电子文档假脱机析取程序(despooler)105。电子文档假脱机析取程序105是与装订应用程序104一起安装在计算机100中的程序模块。它是当打印装订应用程序104所使用的文档(书文件)时，用于将绘制数据输出到打印机驱动器106的模块。

电子文档假脱机析取程序105从硬盘读取指定的书文件(电子文档文件)103，生成适合于OS的输出模块的上述输出命令，并将其输出到未示出的输出模块，从而以在书文件103中描述的格式打印每页。在这种情况下，用作输出装置的打印机107的打印机驱动器106被指定为装置驱动器。这里，输出模块将接收到的输出命令转换为装置命令，并将其输出到为打印机107指定的打印机驱动器106。然后，打印机驱动器106将其转换为打印机107能解释和执行的命令，例如页面描述语言中的命令。然后，通过未示出的系统假脱机程序，将转换过的命令从打印机驱动器106发送到打印机107，打印机107打印基于该命令的图像。

图2是根据本发明实施例的文档处理系统中的计算机100的硬件方框图。在图2中，CPU 201是用于执行存储在ROM 203的程序ROM中的程序或例如从硬盘211加载到RAM 202中的OS的程序、通用应用程序101、以及装订应用程序104，从而实现图1所示的软件结构或后述流程图的过程的装置。

在图2中，RAM 202用作主存储器或CPU 201的工作区。键盘控制器(KBC)205控制从键盘209或未示出的指示(pointing)装置输入的键。CRT控制器(CRTC)206控制CRT显示器210的显示。盘控制器(DKC)207控制访问：硬盘(HD)211，其上存储有启动程序、各种应用程序、字体数据、用户文件、将在后面说明的编辑文件等；以及软(floppy)盘(FD)等。PRTC 208控制与连接到计算机100的打印机进行信号交换。NC 212连接到网络，执行用于控制与连接到网络的其它装置的通信的处理。

电子文档数据的格式

在详细说明装订应用程序104之前，说明本实施例中的书文件(电子文件)103的数据格式。书文件103具有分层结构，该分层结构具有用于模拟书、纸介质的3层。顶层称为“书”，其模拟一个书，且对其定义整个书的属性。顶层下面的中间层对应于书中的章，称为“章”。可以对每章定义属性。底层称为“页”，其对应于由应用程序定义的每个页。也可以对每页定义属性。一个书可以包括多章，一章可以包括多页。

图3A和3B示出本发明实施例中的书文件103的结构的例子。这里，图3A示意性示出书文件103的格式的例子。如图3A所示，在本实施例中，书文件中的书、章和页中的每个由对应于它们中的每个的节点示出。假定一个书文件包括一个书。书和章是用于将结构定义为书的概念。因此，书和章保持所定义的属性值，并链接到作为实体(substance)的下层。作为实体，页具有由应用程序输出的每页的数据。因此，页不仅包括其属性值，还包括文档页(文档页数据)的实体以及到每个文档页数据的链接信息。

要输出到纸介质等上的打印页可以包括多个文档页。该结构没有通过链接示出，而是作为书、章和页的每层的属性示出。

在图3A中，对书301定义书属性，两个章302A和302B链接到书301。这些链接表示章302A和302B包括在书301中。此外，页303A和303B链接到章302A，因此表示这些页包括在章302A中。此外，对页303A和303B中的每个定义属性，分别包括与作为页的实体的文档数据(1)和文档数据(2)的链接。如图3B所示，这些链接表示与文档数据304中的文档数据(1)和文档数据(2)的链接，可以看出，页303A和303B的实体分别是文档数据(1)和(2)。

图4A和4B示出书属性的列表。对于可以在书属性、章属性以及页属性中与下层冗余定义的各项目，优先采用下层的属性值。因此，对于仅包括在书属性中的项目，被定义为书属性的值在整个书中有效。然而，对于与下层重叠的项目，仅当在下层未定义值时，所指定的值才有效。图4A和4B示出的每个项目不特别对应于一个项目，而是可以包括一些有关项目。

图5示出章属性的列表。图6示出页属性的列表。章属性和页属性之间的关系与上述书属性和下层的属性之间的关系相同。

从图4A、4B、5和6所示的列表中可以看出，书属性特有的项目是以下6个项目：打印方法、装订详细信息、封面/封底、索引纸(index paper)、滑动纸(slip paper)、以及章分段(segment)。这些是在整个书中定义的项目。

首先，作为打印方法属性，可以指定下面3个值中的任一个：单面打印、双面打印以及装订打印。这里，装订打印是通过将一束单独指定的数量的纸折对并装订该束纸，从而以能装订的格式进行打印的方法。作为装订详细属性，当指定装订打印时，可以指定两页排列的方向、要成束的纸的数量等。此外，封面/封底属性包括当打印被合并为书的电子文档文件时，对作为封面和封底的纸的添加的规定、以及对在所添加的纸上打印的内容的规定。

索引纸属性包括对索引纸的插入的规定，以及在索引(标签(tab))部分上打印的内容的规定，该索引纸具有在打印装置中单独准备的作为章分段的标签。当要使用的打印装置具有插入器，该插入器具有将单独准备的纸插入打印纸所期望的位置中的功能时，或者当使用多个供纸盒时，该索引纸属性有效。这同样适用于将在下面说明的滑动纸。滑动纸属性包括对从插入器或供纸盒提供的、作为章分段的纸的插入的规定，以及如果插入滑动纸，对供纸源的规定。

章分段属性包括对在章之间的分隔位置是应该使用一个新纸、应该使用新打印页、还是不应该特别进行任何操作的规定。在单面打印的情况下，使用一个新纸和使用新打印页具有同样的意义。在双面打印的情况下，如果指定“使用一个新纸”，则不能在一个纸上打印相邻的章。然而，如果指定“使用新打印页”，则可以在一个纸的正面和背面打印相邻的章。

关于章属性，不存在其特有的项目，全部项目与书属性重叠，如图4A、4B和5所示。因此，如果在章属性中和书属性中项目的定义不同，则在章属性中定义的值被赋予优先权。这里，仅书属性和章属性公用的项目是下面的5个项目：纸张大小、纸张方向、N合1(N-up)打印的指定、放大/缩小、以及排纸方法。

N合1打印指定属性是用于指定要包括在1个打印页中的文档页的数量的项目。作为可由N合1打印指定属性指定的布置，包括1×1、1×2、2×2、3×3、4×4等。接下来，排纸方法属性是用于指定是否对所排出的纸进行装订的项目，该属性的有效性取决于要使用的打印装置是否具有装订功能。

作为页属性特有的项目，包括页旋转属性、缩放、布置指定、注释、可变项目、页划分等。页旋转属性是用于指定旋转角度，使用该旋转角度在打印页上布置文档页的项目。缩放属性是用于指定文档页的可变倍率的项目。在假定虚拟逻辑页区域的大小是100％的情况下，指定可变倍率。虚拟逻辑页区域是当根据N合1等的指定布置文档页时一个文档页所占据的区域。例如，如果对N合1打印指定属性指定了1×1，则虚拟逻辑页区域是对应于一个打印页的区域。如果对N合1打印指定属性指定了1×2，则虚拟逻辑页区域是通过将一个打印页的每个边缘减小到70％而获得的区域。

对于电子文档文件的每页，可以设置称为可变区域(字段区域)的、在其中合并可变数据的区域。如果设置了可变区域，则在页属性中的可变项目(图6中的项目7)下描述可变区域的位置和大小、以及与数据库中的数据字段的链接。当进行变量打印时，在该位置处以在可变项目下所描述的大小生成可变区域，从与该链接相关的数据库中的字段区域中读取可变数据作为各记录，并对每页将其合并和输出。对于每个记录，输出打印物。

此外，书、章以及页公用的属性包括水印属性和页眉/页脚属性。水印是单独指定的、且被冗余地打印在由应用程序所创建的数据上的图像、字符等。页眉和页脚分别是要打印在每页的上空白处和下空白处上的水印。然而，对于页眉和页脚，备有可由变量指定的项目，例如页码以及时间和日期。

可以对水印属性和页眉/页脚属性指定的内容对章和页来说是公用的，但是对书指定的内容不同。在书中，不仅可以设置水印或页眉/页脚的内容，还可以指定在整个书中应该如何打印水印或页眉/页脚。同时，在章或页中，可以指定是否打印对书设置的水印或页眉/页脚。

生成书文件的过程

接着，将说明利用装订应用程序104和电子文档记录器102来创建具有上述结构的书文件的过程。通过装订应用程序104来实现书文件创建过程，作为书文件编辑操作的一部分。

图7是示出根据本发明实施例利用装订应用程序104打开书文件的过程的流程图。首先，装订应用程序104判断要打开的书文件是要新创建的书文件还是现有书文件(步骤S701)。其结果是，如果是要新创建的书文件(“是”)，则新创建没有章的书文件(步骤S702)。如果利用图3所示的例子示出新创建的书文件，则其仅具有书节点301，该书节点301是书的节点，而没有与对应于章或更下面的节点的链接。作为该书的书属性，应用和设置为新创建而事先准备的属性值。

然后，显示用于编辑新书文件的用户界面(UI)屏幕(步骤S704)。图11示出当新创建书文件时要显示的装订应用程序104的UI屏幕的例子。在这种情况下，由于书文件没有实质内容，因此在UI屏幕1100上没有显示内容，如图11所示。

另一方面，如果在步骤S701判断为存在现有书文件(“否”)，则打开指定的书文件(电子文档文件)(步骤S703)。然后，该处理进入步骤S704，在步骤S704，根据书文件的结构、属性和内容显示用户界面(UI)屏幕。图10示出显示有从现有书文件中指定的书文件的装订应用程序104的UI屏幕的例子。如图10所示，在该情况下的UI屏幕1100包括：树部分1101，其示出书的结构；以及预览部分1102，其示出打印条件。

如图10所示，在树部分1101中，利用图3A所示的树结构，显示包括在书中的章以及包括在每章中的页。在树部分1101中显示的页是文档页。在预览部分1102中，缩小并显示打印页的内容。根据打印页的显示顺序来反映书的结构。

这里，可以将由电子文档记录器102转换为电子文档文件的新文档应用数据添加到在上述过程中打开的书文件中。该功能被称为“电子文档文件导入功能”。通过将电子文档文件导入到在图7所示的过程中新创建的书文件中，对书文件赋予实体。通过将应用数据拖放到图10所示的屏幕上的操作来启动该功能。

图8是示出将电子文档文件导入到书文件中的过程的流程图。首先，启动生成指定应用数据的应用程序；指定电子文档记录器102作为装置驱动器；输出应用数据，以将其转换为电子文档数据(步骤S801)。然后，在转换为电子文档数据的操作结束后，判断转换后的数据是否是图像数据(步骤S802)。

例如，在Windows OS下，根据应用数据的文件扩展名来进行在步骤S802的判断。例如，如果扩展名是“bmp”，则可以判断为该数据是Windows位图数据。在是“jpg”的情况下，可以判断为该数据是压缩图像数据。在是“tiff”的情况下，可以判断为该数据是tiff格式的图像数据。此外，在是这种图像数据的情况下，由于可以从图像数据直接生成电子文档文件而无需启动应用程序，因此可以省略步骤S801的处理。

其结果是，如果在步骤S802的判断中判断为该数据不是图像数据(“否”)，则可以将在步骤S801生成的电子文档文件作为新章添加到当前打开的书文件的书中(步骤S803)。对于章属性，在是与书属性公用的章属性的情况下，复制书属性的值，在是不与书属性公用的章属性的情况下，设置事先准备的指定值。

如果在步骤S802的判断中判断为该数据是图像数据(“是”)，则原则上不添加新章，将包含在步骤S801所生成的电子文档文件中的每个文档页添加到指定章(步骤S804)。然而，如果书文件是新创建的文件，则创建新章，并添加电子文档文件的每页作为属于该章的页。

在这种情况下，对于页属性，在是与更高层的属性公用的页属性的情况下，赋予更高层属性的值，在是为应用数据定义的、接管电子文档文件的页属性的情况下，赋予该属性。例如，如果对应用数据定义了N合1，则属性值被接管过该方式，创建新的书文件或添加新章。

图9是示出图8所示的利用电子文档记录器102生成电子文档文件的处理(步骤S801)的详细过程的流程图。首先，创建并打开新电子文档文件(步骤S901)。启动对应于指定应用数据的应用程序，并在电子文档记录器作为装置驱动器的情况下，使应用程序将输出命令发送到OS的输出模块。利用电子文档记录器102，输出模块将接收到的输出命令转换为电子文档格式的数据，并将其输出(步骤S902)。在这种情况下，输出目的地是在步骤S901打开的电子文档文件。

然后，判断步骤S902的转换处理是否对于全部指定数据已结束(S903)。其结果是，如果判断为该转换处理尚未结束(“否”)，则该处理返回步骤S902以执行转换处理。另一方面，如果判断为全部转换处理已结束(“是”)，则关闭所生成的电子文档文件(步骤S904)。由电子文档记录器102生成的电子文档文件是包括图3B所示的文档数据的实体的文件。

书文件的编辑

如上所述，可以从应用数据来创建书文件。可以对所生成的书文件的章和页执行下面的编辑操作：

(1)新添加

(2)删除

(3)复制

(4)剪切

(5)粘贴

(6)移动

(7)改变章名称

(8)重新指定页码/名称

(9)插入封面

(10)插入滑动纸

(11)插入索引纸

(12)每个文档页的页布局

除了上述编辑操作之外，还包括取消曾执行过的编辑操作的操作、以及重新执行曾取消过的操作的操作。这些编辑功能可以执行编辑操作，例如合并多个书文件、重新排列书文件中的章和页、删除书文件中的章和页、改变文档页的布局、以及插入滑动纸或索引纸。

通过执行上述编辑操作，编辑操作的结果反映在图4或图5所示的属性上，或者反映在书文件的结构上。例如，如果执行新添加空白页的操作，则在指定的位置插入空白页。然后，将该空白页作为文档页处理。如果文档页的布局被改变，则改变的内容反映在打印方法、N合1打印、封面/封底、索引纸、滑动纸、或章分段的属性中。

书文件的输出

如上所述创建并编辑的书文件最终要打印输出。如果用户从图10所示的装订应用程序104的UI屏幕1100中选择文件菜单，然后从该菜单选择“打印”，则由指定的输出装置执行打印输出。

在这种情况下，装订应用程序104首先根据当前打开的书文件创建作业传票(job ticket)，并将该作业传票送到电子文档假脱机析取程序105。电子文档假脱机析取程序105将该作业传票转换为OS的输出命令(例如，Windows的GDI函数)，并将其发送到输出模块(例如，GDI)。利用打印机驱动器106，输出模块生成适合装置的命令，并将命令发送到该装置。

这里，作业传票是具有以文档页为最小单位的结构的数据。作业传票的结构定义纸上的文档页的布局。对一个作业发出一个作业传票。因此，在顶层存在作为文档的节点，对其定义整个文档的属性(例如，双面打印/单面打印等)。纸节点属于文档节点，因此，包括例如指定要使用的纸的标识符和打印机的供纸口的属性。要在纸上打印的薄片(sheet)的节点属于每个纸节点。

这里，一个薄片对应于一个纸。打印页(物理页)属于每个薄片。例如，在单面打印的情况下，一个物理页属于一个薄片；在双面打印的情况下，两个物理页属于一个薄片。布置在上面的文档页属于每个物理页。作为物理页的属性，包括文档页的布局。

电子文档假脱机析取程序105将上述作业传票转换为输出到输出模块的输出命令。

另一系统结构

上面说明了本实施例的文档处理系统的概要。尽管该系统具有如图1所示的独立型系统结构，但是从该独立型系统扩展的服务器/客户机系统也能以几乎相同的结构和过程创建并编辑书文件。然而，由服务器来管理书文件和打印处理。

图12是根据本发明实施例的服务器/客户机型文档处理系统的软件方框图。图12所示的服务器/客户机型文档处理系统具有通过将作为客户机模块的DOMS(文档输出管理服务)驱动器109、DOMS打印服务模块110、以及DS(文档服务)客户机模块108添加到图1所示的独立型文档处理系统而获得的结构。

如图12所示，文档管理服务器1201、集中打印管理服务器1202和打印服务器1203连接到服务器/客户机型文档处理系统1200。这些服务器通常通过网络连接到服务器/客户机型文档处理系统1200。然而，在服务器还同时用作客户机的情况下，通过模拟网络间通信的进程间(inter-process)通信来连接服务器。

在图12所示的例子中，文档管理服务器1201和集中打印管理服务器1202两者连接到客户机。然而，也有在网络上仅存在它们中的一个的情况。例如，如果所连接的服务器是文档管理服务器1201，则将包括文档管理服务器1201的DS客户机模块108的服务器/客户机系统1201SC添加到上述独立型文档处理系统。如果所连接的服务器是集中打印管理服务器1202，则将包括集中打印管理服务器1202的客户机模块的打印管理服务器/客户机系统1202SC添加到上述独立型文档处理系统。

图12所示的文档管理服务器1201是用于存储由装订应用程序104创建和编辑的书文件(电子文档文件)103的服务器。当由文档管理服务器1201管理书文件103时，代替客户机PC的本地HD或除了该本地HD之外，将书文件103存储在文档管理服务器1201的数据库1211中。通过DS客户机模块108和DS核心1212，在装订应用程序104与文档管理服务器1201之间存储和读取书文件103。

在图12中，集中打印管理服务器1202是用于对打印存储在服务器/客户机型文档处理系统1200或文档管理服务器1201中的书文件103进行管理的服务器。通过DOMS驱动器109和DOMS打印服务模块110，将客户机的打印请求发送到集中打印管理服务器1202的DOMSWG服务器模块1221。

当由客户机的打印机进行打印时，通过客户机的DOMS打印服务模块110，集中打印管理服务器1202将电子文档数据送到电子文档假脱机析取程序105。当由打印服务器1203进行打印时，集中打印管理服务器1202将电子文档数据送到打印服务器1203的DOMS打印服务模块1231。例如，集中打印管理服务器1202进行安全校验以对发出打印所存储的书文件103的请求的用户进行认证，或者存储打印处理日志。

如上所述，在本实施例中，可以将文档处理系统实现为独立型文档处理系统或客户机/服务器型系统。

预览显示的内容

如上所述，当装订应用程序104打开书文件103时，显示如图10所示的用户界面屏幕1100。在图10中，在树部分1101显示表示当前打开的书(以下称为“目标书”)的结构的树。

在图10中，对预览部分1102备有3种根据用户的指定而选择的显示方法。第一显示方法是称为“文档视图”的模式，其中按原样显示文档页。在该文档视图模式下，在缩小的情况下显示属于目标书的文档页的内容。预览部分1102的显示中不反映布局。第二显示方法是打印视图模式。在该打印视图模式中，以反映文档页的布局的方式显示文档页。第三显示方法是简化打印视图模式。在该简化打印视图模式中，在预览部分的显示中不反映每个文档页的内容，而仅反映其布局。

装订控制

接着，说明连接到具有装订功能的打印机的计算机100的装订应用程序104所执行的装订控制。图13是示出根据本发明实施例具有计算机100和打印机107且执行装订控制的文档处理系统的结构的方框图。如图13所示，该文档处理系统由图2所示的主计算机100和具有装订功能的打印机107构成。

下面说明打印机107的结构。本发明可应用于单个装置、由多个装置构成的系统、以及通过网络例如LAN和WAN连接的用于执行处理的系统中的任一个，只要能实现根据本实施例的各种功能即可。

如图13所示，根据存储在ROM 1302的程序ROM中的控制程序等、或者存储在外部存储器1303中的控制程序等，通过连接到系统总线1304的打印部分I/F 1305，打印机107中的CPU 1301将图像信号作为输出信息输出到打印部分(打印机引擎)1306。

在ROM 1302中的程序ROM中，存储CPU 1301等的控制程序。此外，在ROM 1302的字体ROM中，存储当生成输出信息时所使用的字体数据等。此外，在ROM 1302中的数据ROM中，在没有外部存储器1303例如硬盘等的打印机的情况下，存储在计算机100上使用的信息。

CPU 1301可以通过输入部分1307执行与主计算机100的通信处理，而且可以将打印机107中的信息等通知主计算机100。RAM 1308是用作主存储器或CPU 1301的工作区的RAM，将其构成为可以通过连接到未示出的扩展端口的可选RAM来扩展存储容量。

RAM 1308用作显影输出信息的区域、存储环境数据的区域、NVRAM等。通过存储器控制器(MC)1309对上述硬盘(HD)或外部存储器1303例如IC卡进行访问控制。连接外部存储器1303作为可选的额外装置，将字体数据、模拟程序、表单数据等存储在其中。操作面板1311由用户操作的开关和LED指示器构成。

上述外部存储器1303的数量并不局限于1个，可以设置多个外部存储器。例如，也可以这样构成：除了内部字体之外，可以连接存储有用于解释不同语言系统的打印机控制语言的程序的多个可选卡和外部存储器。此外，可以提供NVRAM来存储来自操作面板1311的打印机模式设置信息。

变量打印系统的结构

下面说明用于实现变量打印的系统的结构。图14是示出打印可变数据文档的变量打印系统100的结构的方框图。图15是图14所示的变量打印系统100的硬件方框图。

图15所示的通用计算机模块101执行将在下面详细说明的可变数据文档的处理。在计算机模块101内执行利用图15说明的处理，由在系统100上执行的全部或部分软件例如布局编辑应用程序121来执行该处理。特别地，响应于指令，由通用计算机模块101执行的软件执行布局和编辑步骤以及必然导致的打印步骤。

例如，软件存储在包括如下存储装置的计算机可读存储介质内。将软件从计算机可读存储介质加载到计算机中，并由计算机101执行。具有这种软件或计算机程序的计算机可读存储介质是计算机程序产品。在计算机上使用该计算机程序产品产生在执行文档的布局/编辑或打印可变数据方面具有优点的装置。

计算机模块101连接到输入装置例如指示装置，例如键盘132和鼠标133，而且根据情况还连接到包括显示装置144和本地打印机145的输出装置。通过网络107，输入/输出(I/O)接口138可以将计算机模块101连接到与该变量打印系统100不同的另一计算机。例如，局域网(LAN)和广域网(WAN)是网络107的典型例子。

计算机模块101典型包括：至少一个处理器单元135；存储单元136，由例如半导体随机存取存储器(RAM)或只读存储器(ROM)构成；输入/输出(I/O)接口，包括视频接口137和用于键盘132和鼠标133的I/O接口143。存储装置139典型地包括硬盘驱动器(HDD)140和软(floppy)盘驱动器(FDD)141。尽管图15中未示出，但可以使用磁带驱动器。

此外，在图15中，设置CD-ROM驱动器142作为非易失性数据源。计算机模块101通过操作系统例如GNU/Linux和MicrosoftWindows，或者通过在通常根据操作系统或根据众所周知的有关技术形成的计算机系统的普通工作模式中的方法，来使用用于通过互连总线134进行通信的上述组件135～143中的每个。作为具有图15所示的配置的计算机的例子，可以使用IBM兼容PC、SUNMicrosystem公司的Sparcstation、以及包括它们的计算机系统。

图14所示的布局编辑应用程序121典型地驻留在图15所示的硬盘驱动器140中，并由控制器135执行、读取和控制。对于从布局编辑应用程序121的中间存储装置和网络提取的数据，响应于硬盘驱动器140，使用半导体存储器136。在某些情况下，布局编辑应用程序121在CD-ROM或软(floppy)盘上编码，通过相应的CD-ROM驱动器142或软(floppyI)盘驱动器141读取并提供给用户。

可选地，作为另一方法，用户可以从网络107读取布局编辑应用程序121。此外，可以将软件从具有适当大小的其它计算机可读存储介质加载到计算机模块101，该其它计算机可读存储介质包括磁带、ROM、集成电路、磁光盘、无线通信、计算机模块101与另一装置的红外通信、例如PCMCIA卡的计算机可读卡、电子邮件通信、以及在WEB站点具有所记录的信息的因特网或内部网。这些只是关于计算机可读介质的例子，还可以使用其它计算机可读存储介质。

布局编辑应用程序121指示执行可变数据打印(VDP)，其包括两个软件组件。这两个组件中的一个是布局引擎105。布局引擎105是根据矩形区域范围内的限制和尺寸来计算矩形(rectangle)和线的位置的软件组件。用户界面103是第二个组件，其向用户提供允许用户创建文档模板并关联文档模板内的数据源的机制。

用户界面103和布局引擎105通过通信信道123进行通信。用于生成文档的数据源通常是在由运行数据库应用程序的另一计算机构成的数据库服务器117上存在的典型数据库119。主计算机101通过网络107与数据库服务器117通信。

布局编辑应用程序121是可变数据打印应用程序，其生成要存储在文件服务器115中的文档模板，该文件服务器115由主计算机101或另一通用计算机构成。布局编辑应用程序121还生成由与数据合并的文档模板构成的文档。这些文档存储在主计算机101的本机文件系统中或文件服务器115中，或者利用打印机113立即打印。

打印服务器109是用于对未直接连接到网络的打印机提供网络功能的计算机。通过典型通信信道111，打印服务器109和打印机113互相连接。

图16是示出打印可变数据文档的另一变量打印系统100的结构的方框图。图16所示的系统是与图14和15所示的系统类似的系统，其包括布局引擎105的独立形式225，不同之处仅在于对其添加有引擎服务器227。

引擎服务器227是典型计算机。为了进行打印或其它目的，利用布局引擎225可以将存储在文件服务器115内的文档模板与存储在数据库119内的数据进行组合以生成文档。响应于通过用户界面103的指令，对任意记录执行例如打印请求或预览请求的操作。

应用程序的方框图

图17示出变量打印系统中的典型应用程序主窗口，包括菜单栏、工具栏、工作区以及浮动板。如图17所示，用户界面103包括当进行操作时由要显示在图15所示的视频显示器144上的应用程序窗口1701形成的用户界面。窗口1701的特征在于：菜单栏1702，其用于隐藏窗口1701或将窗口1701移动到屏幕上的任何其它位置；工具栏1703；工作区1706，其可以根据鼠标133的位置和操作来移动；板1711，其是可选的；以及光标/指示装置1713。

作为众所周知的技术，菜单栏1702具有很多在菜单选项分层结构下展开的菜单项目1704。工具栏1703具有很多工具按钮和窗口小部件(widget)1705，其可由应用程序的指定模式隐藏或显示。此外，可选的标尺1708用于表示工作区中的指针、页、线、空白引导、容器或对象的位置。

在图17中，板1711用于访问附加功能，例如可变数据的库(library)。板1711具有窗口控件1712，用于在该窗口上对板1711进行移动、调整大小以及关闭。作为可选的额外组件，板1711可以显示在工作区的前面，或者隐藏在对象的后面。对板1711进行限制，以显示在窗口1701的范围内。可选地，可以在窗口1701的外部显示其一部分或全部。

图18示出具有屏幕、工具和图标的变量打印系统中的典型容器的一面。如图18所示，工具栏区1703至少具有下面示出的、可由用户选择的“按钮”。

选择工具按钮1801用于容器的容器、移动、改变尺寸、以及调整边缘的尺寸。通过拖动围绕(多个)容器的选择框，或者通过持续按下CTRL键并同时选择多个容器，可以选择多个容器。图像容器工具按钮1802用于创建具有静态图像或可变图像的容器。此外，文本容器工具按钮1803用于创建具有静态文本或可变文本的容器。

在图18中，附图标记1084表示用于布置文本的文本容器，附图标记1805表示用于布置图像的图像容器。此外，附图标记1806表示为了区别文本容器和图像容器而示出的线。然而，该区分不仅可以由线还可以由其它方式来表示。

下面将详细说明采用具有上述结构的文档处理系统的实施例。假定根据本发明实施例的文档处理系统包括图1所示的软件模块结构(电子文档记录器102、装订应用程序104、电子文档假脱机析取程序105以及打印机驱动器106)和图16所示的用于变量打印的模块结构(除布局编辑应用程序121外还可以包括数据库199)。

实施例

整个处理的概述

图19是示出由根据本发明实施例的文档处理系统执行的整个过程的流程图。

首先，在上述文档处理系统中，接受导入电子文档文件的指令(步骤S1900)。这里，要导入的电子文档文件可以是由应用程序创建的电子文件，或者是由读取装置数字化的电子文件。该电子文档文件可以是由变量打印系统创建的模板文件。在文档处理系统中，通过用户在装订应用程序104所提供的屏幕上对电子文档文件执行拖放操作，或者通过用户使用通用应用程序打开电子文档文件并从菜单选择电子文档记录器102作为输出目的地以发出输出指令，电子文档记录器102接受导入指令。

接着，在步骤S1900，作为判断装置的电子文档记录器102判断指示要导入的电子文档文件是否是变量模板文件(步骤S1901)。其结果是，如果判断为指示要导入的文件不是变量模板(“否”)，则该处理不进入根据本发明的处理流程，而进入常规处理流程(步骤S1904)。该常规处理流程是图8和9所示的文档处理系统特有的处理，因此省略其说明。

另一方面，如果判断为所导入的电子文档文件是变量模板文件(“是”)，则执行应用了根据本发明的虚拟记录的导入处理(步骤S1902)。下面将详细说明步骤S1902的导入处理。当在步骤S1902变量模板文件的导入处理结束时，开始由装订应用程序104进行的处理，装订应用程序104进入所导入的电子文档文件的处理。

首先，装订应用程序104判断是否对所导入的文件执行预览处理(步骤S1903)。其结果是，如果判断为执行该处理(“是”)，则装订应用程序104执行使用所应用的虚拟记录的预览处理(步骤S1905)。接着，装订应用程序104判断是否执行打印处理(步骤S1906)。如果执行打印处理(“是”)，则利用所应用的虚拟记录执行打印处理(步骤S1907)。这里，可以任意执行步骤S1905的预览处理或步骤S1907的打印处理，还可以任意决定执行顺序。下面将详细说明预览处理(步骤S1905)和打印处理(步骤S1907)。

另一方面，如果在步骤S1903不执行预览处理(“否”)，如果在步骤S1906不执行打印处理(“否”)，或者如果在步骤S1907执行虚拟记录的打印处理，则该处理结束。

判断可变数据的处理

图33示出本发明的电子文档记录器102的缺省窗口的UI屏幕的例子。通过从通用应用程序101中的任一个打开打印菜单、选择电子文档记录器102作为输出目的地的打印机驱动器、并且指示显示属性屏幕，电子文档记录器102提供该屏幕。通过从打印机文件夹选择电子文档记录器102的打印机图标并选择“属性”，也可以打开该屏幕。

在电子文档记录器102的缺省窗口3301中，可以设置当被获取到(导入)装订应用程序104中时，从通用应用程序输出的文档应该作为什么电子文档文件而被获取。复选框3302是用于指定从通用应用程序输出的文档是可变数据、并指示应该使用虚拟记录集获取该文档的项目。通过用户选择该项目、存储该设置、以及打印来自作为通用应用程序的表单创建应用程序(也称为可变输出应用程序)的输出，电子文档记录器可以判断为指示要导入的电子文档文件是变量模板文件。当输出该文档时，可变输出应用程序从作为输出目的地的打印机驱动器的电子文档记录器102获取输出设置。如果进行了变量获取设置(选择复选框3302)，则在开始输出作业之后，可变输出应用程序输出作为可变输出的API(可以是在未被OS处理的情况下发送的其自己的API或其自己的命令)以及每个记录的记录结束API(或命令)。

因此，电子文档记录器102可以容易地识别出该输出是可变输出以及每个记录结束的位置。然后，电子文档记录器102将从可变输出应用程序输出的每个记录的文档假脱机为暂时性(tentative)文件，计算直到接收到作业结束为止被假脱机的记录的数量，并设置计算出的、被假脱机为暂时性文件的文档的打印记录的数量。电子文档记录器102还可以不计算记录的数量，而是当输出文档时从可变输出应用程序接收记录的总数量。在这种情况下，电子文档记录器102不必将文档假脱机为暂时性文件，因此可以加速导入处理。

当导入变量模板本身时，在记录的数量被设置为0的情况下、或者在打印记录的数量被可变输出应用程序设置为0的情况下，电子文档记录器102进行计算。

导入处理

图20是示出用于在根据本发明实施例的文档处理系统中导入变量模板(步骤S1902)的详细处理的流程图。

首先，开始导入变量模板文件(步骤S2000)。实际上，在步骤S2000开始导入处理，当图20所示的处理流程序列结束时，该导入处理完全结束。接着，电子文档记录器102将基于要导入的变量模板文件而为文档设置的打印记录的总数代入常数N(步骤S2001)。打印记录的总数由电子文档记录器102计算，或者由之前所述的可变输出应用程序来指定。然后，判断该常数N是否为0(步骤S2002)。

其结果是，如果判断为常数N是0(“是”)，即，如果要打印的数据库记录的数量是0，则电子文档记录器102仅导入变量模板文件(步骤S2008)，结束步骤S1902的处理。在这种情况下，不合并记录。

当导入变量模板文件时，与常规导入处理相同，电子文档记录器102将变量模板中的固定绘制信息(对于每个记录来说不改变的信息)转换为其自己的格式；对于电子文档文件的可变属性(图6中的可变项目7)，在假定要合并的可变数据的字段区是可变区时，写入可变区的大小和位置以及关于与数据库中的数据字段数据的链接的信息。然后，终止该处理。假定在从可变输出应用程序输出的文档中描述了关于与数据库中的字段数据的链接的信息。

另一方面，如果判断为常数N不是0(“否”)，则将初始值1代入用于管理打印记录的变量n(步骤S2003)。然后，对每个记录执行该处理。

首先，对于第n个记录，作为暂时性(tentative)设置装置的电子文档记录器102创建第n个虚拟记录的“虚拟记录n”分段(步骤S2004)。“分段”是指文档中与章类似的内容，在本文档处理系统中其可以分隔文档结构。以下，将通过步骤S2004的分隔处理而被分隔为数据库记录单位的单位称为“虚拟记录单位”。

接着，根据从可变输出应用程序输出的文档中所描述的链接信息，作为获取装置的电子文档记录器102从数据库获取与第n个记录的链接信息有关的数据字段中的数据，将其转换为其自身格式的绘制数据(例如，PDF格式或SVG格式的绘制数据)，并以可将其插入在步骤S2004创建的第n个虚拟记录的分段中的方式，将其导入装订应用程序104(步骤S2005)。因此，将数据与变量模板文件的合并结果导入文档处理系统的装订应用程序104中。

与变量模板文件的合并可以在该阶段(由电子文档记录器102)执行，或者在导入结束后由装订应用程序104执行。在导入后，因为转换成文档处理系统的文件格式，因而不相互区分数据库数据与模板文件。如果可变输出应用程序输出变量模板文件的文档和可变数据(对应于数据库中的每个记录的数据字段的数据)作为合并后的数据，则无需合并处理，以电子文档记录器102所决定的记录为单位，电子文档记录器102将合并后的电子文档文件导入装订应用程序104中。

在步骤S2005第n个记录的导入结束后，变量n递增(步骤S2006)。然后，在全部记录被互相分离的情况下，电子文档记录器102将表示打印记录的总数的常数N与变量n进行比较，以判断导入是否已结束(步骤S2007)。其结果是，如果全部记录的导入尚未结束(“否”)，则处理返回步骤S2004并重复上述处理。另一方面，如果判断为全部记录的导入处理已结束(“是”)，则以该流程图描述的S1902的处理结束。

图21是作为执行图19所示的流程图中的变量模板导入处理(步骤S1902，在图20中详细示出)的结果而获得的文档处理系统(还用作操作装置的装订应用程序104)的UI屏幕的例子。在图21中，屏幕2100示出文档处理系统的主窗口。在图21中，附图标记2101表示菜单栏，附图标记2102表示工具按钮。菜单栏2101和工具按钮2102是通用应用程序所具有的、或者是文档处理系统所特有的用于操作传统功能的菜单栏和按钮，因此在此省略其详细说明。

在图21中，附图标记2103表示示出要被文档处理系统处理的文档页的文档结构的列表(树视图)。附图标记2104表示指出文档页的分段的标识符，其对应于由电子文档记录器102分隔的虚拟记录。附图标记2105表示文档页的页码。在图21所示的例子中，在分段名“虚拟记录1”下面布置页1-1、1-2和1-3。此外，附图标记2106表示页预览屏幕，其示出显示有文档页的窗口。附图标记2107表示滚动条，用于当在窗口内不能显示全部文档页时显示全部文档页。

此外，在图21中，附图标记2108表示文档页的绘制内容。附图标记2109表示文档页的页码。附图标记2110表示内容根据各记录而变化的可变图像数据。附图标记2111和2112表示内容根据各记录而变化的可变文本数据。在图21中，如标识符2104和页码2105所示，“虚拟记录1”由3页1-1～1-3构成，已将数据库的第一个记录与导入源变量模板文件的合并结果导入其中。

此外，在图21中，“虚拟记录2”的页2-1～2-3是合并数据库的第二个记录的结果。因此，根据数据库记录的内容，已对图21中的可变数据2110至2112进行了替换。因此，创建了对应于为变量模板所设置的数据库记录的数量的分段2104的数量，并且在该分段内构成合并记录数据的结果。在已执行了导入的文档处理系统(装订应用程序104)上，可以对每章(这里是对每个虚拟记录)改变打印设置，例如纸张大小、打印布局(N合1)、放大/缩小、以及水印，这是因为如上所述对每章保持属性信息(图5)，因此，通过操作分段2104，能以数据库记录为单位操作文档页。

预览处理

图22是示出根据本发明实施例的文档处理系统的装订应用程序104中的详细虚拟记录预览处理(步骤S1905)的流程图。

如果在步骤S1903判断为要执行预览处理，则文档处理系统的装订应用程序104首先转换到使用所应用的虚拟记录的预览模式(步骤S2200)。这里，可以通过菜单或工具按钮来转换到预览模式，并且假定用户在UI屏幕上指定了该转换。接着，装订应用程序104判断是否对指示要预览的电子文档文件设置了虚拟记录(步骤S2201)。

其结果是，如果未设置虚拟记录，即如果未利用变量模板文件的上述导入处理(步骤S1902)设置虚拟记录(“否”)，则因为未对文档页的结构设置虚拟记录，因而该处理进入常规预览处理。然后，根据各页的绘制数据(文档数据304)生成预览图像，然后执行显示处理(步骤S2203)。另一方面，如果在步骤S2201判断为设置了虚拟记录(“是”)，则装订应用程序104将电子文档记录器102所创建的虚拟记录的总数代入常数N(步骤S2202)。然后，将已由用户指定的、要预览的虚拟记录编号代入变量n(步骤S2204)。

这里，判断在步骤S2204代入的记录编号是否超过了所设置的虚拟记录的范围(步骤S2205)。其结果是，如果判断为记录编号超过了该范围(“是”)，则处理返回步骤S2204，执行代入要预览的记录编号的处理。另一方面，如果判断为记录编号位于该范围内(“否”)，则作为显示控制装置的装订应用程序104读取文档数据304，生成第n个虚拟记录文档页的预览屏幕，并执行显示处理(步骤S2206)。然后，判断预览处理是否被终止(步骤S2207)。其结果是，如果预览处理未终止(“否”)，即重复预览处理，则处理返回步骤S2204，并执行上述处理。另一方面，如果判断为终止该预览处理(“是”)，即不重复执行预览处理，则处理退出预览模式，该流程图结束。

图23A、23B和23C示出当执行图19所示的流程图中的虚拟记录预览处理(步骤S1905)时显示的文档处理系统的UI屏幕的例子。

在图23A中，附图标记2300示出文档处理系统的装订应用程序104的主窗口。附图标记2301示出用于指定预览处理的组合框。利用该组合框2301，用户可以选择预览的种类。在主窗口2300中，可以设置常规的“文档预览”、“文档形式预览”等。通过用户利用该组合框2301选择“虚拟记录预览”，开始上述预览处理。可以从菜单等选择预览处理，而不使用组合框2301。

在图23A中，示出进行文档预览的结果。在预览区中，预览在文档处理系统中获得的全部文档页2302。因此，如果用户利用组合框2301指定了“文档预览”，则预览显示在电子文档文件中获得的全部记录作为文档页2302。

图23B示出在图19所示的流程图中的步骤S1905执行的、利用所应用的虚拟记录执行预览处理的结果。在图23B所示的屏幕上，利用组合框2301，用户指定“虚拟记录预览”。这里，虚拟记录设置部分2304提供在所设置的虚拟记录中选择应该预览哪个记录的功能。附图标记2305表示箭头按钮，用于移动要预览的虚拟记录。此外，附图标记2306示出正在预览的虚拟记录的记录号。附图标记2307表示列表，该列表示出布置在正被预览的虚拟记录中的页。

在图23B中，选择第一个记录作为虚拟记录，如记录号2306所示。因此，在树结构显示区中的列表2307中，显示第一个虚拟记录的页，在预览区中，读取第一个虚拟记录的文档页，显示对应于第一个虚拟记录的文档页的预览2308。

图23C示出当从图23B所示的屏幕状况改变虚拟记录设置部分内的记录号时显示的屏幕的例子。在图23C中，记录被变更为第二个记录，如记录号2309所示。因此，如列表2310所示，第二个虚拟记录的页结构显示为列表，在预览区中显示第二个虚拟记录的页的预览2311。

打印处理

图24是详细示出在本发明实施例的文档处理系统中，利用所应用的虚拟记录进行打印处理(步骤S1907)的流程图。

首先，文档处理系统的装订应用程序104判断是否对应该执行打印处理的电子文档文件设置了虚拟记录(步骤S2400)。其结果是，如果判断为未设置该虚拟记录(“否”)，则处理进入常规打印处理(步骤S2401)，终止步骤S1907的处理。另一方面，如果判断为设置了虚拟记录(“是”)，则作为打印设置装置的装订应用程序104判断是否使用所设置的、所应用的虚拟记录进行打印(步骤S2402)。当进行打印时，通过用户发出指令，判断是否应用虚拟记录。下面参考图27和28来说明对打印输出执行应用要执行的虚拟记录的处理。

其结果是，如果不应用虚拟记录(“否”)，则该处理转换到常规打印处理(步骤S2401)，装订应用程序104读取对应于要打印的范围(整个文档、指定范围的章、或指定范围的页)的电子文档文件的文档页，与通用应用程序相同地使用电子文档假脱机析取程序105生成绘制数据，并通过OS(操作系统，未示出)将其输出到打印机驱动器106。

另一方面，如果要应用虚拟记录(“是”)，则首先将要打印的虚拟记录的总数代入常数N(步骤S2403)。可以根据图27和28所示的打印范围，适当改变要打印的虚拟记录的总数。该数量不超过为电子文档文件设置的虚拟记录的数量。

接着，将1代入变量n(步骤S2404)。然后，装订应用程序104读取第n个虚拟记录的文档页，利用电子文档假脱机析取程序105生成绘制数据，并通过OS将其输出到打印机驱动器106以执行打印处理(步骤S2405)。这里的打印处理是指通过对要打印的文档页应用打印形式设置来生成打印作业。因此，可以为每个虚拟记录生成打印作业。为每个虚拟记录生成的打印作业可以作为单独的打印作业发送到打印机。然而，在多个记录的情况下，生成多个打印作业。因此，通过由JL(作业语言)封装第一个作业和最后一个作业，可以生成一个大的打印作业。通过生成该一个大的打印作业，当取消打印时，容易识别作业。此外，不会出现不同打印作业插入(intervene)当前打印作业，因此还获得了更容易对打印物进行分类的效果。

传统上，可通过变量打印应用程序对每个数据库记录获得输出结果。然而，当将该输出数据导入到传统的文档处理系统时，所导入的输出数据的文档(电子文档文件)不具有数据库记录的概念，因此，传统的文档处理系统不能对每个数据库记录输出所导入的变量模板文件(传统上，所导入的电子文档文件中也不存在变量模板的概念)。然而，如上所述，在本发明的文档处理系统(文档处理装置)中，通过设置虚拟记录并执行每个虚拟记录的打印处理，可以实现对每个记录的操作(编辑或输出)。此外，在本实施例的文档处理系统中，可以对每个单独的单位改变打印形式设置，因此，也可以在对每个虚拟记录改变打印形式的同时执行打印处理。

在步骤S2405，当第n个记录的打印处理结束时，变量n递增(步骤S2406)。只要变量n低于常数N(在步骤S2407为“否”的情况下)，则处理返回到步骤S2405并重复上述打印处理。如果在步骤S2407变量n大于N，判断为全部虚拟记录的打印已结束(“是”)，则该流程图结束。

在图24所示的流程图中，示出了用于打印在文档处理系统中设置的全部虚拟记录的处理。然而，还可以使用户选择任意虚拟记录，以便仅打印所选择的记录。所选择的记录的打印处理不需要该流程图所示的处理之外的新处理，因此省略其说明。

另一导入处理

图25A和25B是详细示出根据本发明实施例的文档处理系统中的变量模板文件导入处理(步骤S1902)的另一个例子的流程图。图25A和25B所示的导入处理与上面利用图20说明的导入处理的不同之处在于前者具有进行控制以便不冗余地导入模板文件内的固定页的部分。即，模板文件仅被导入一次，并且对于每个记录获取要与该模板文件合并的可变数据。在实际的处理中，用户选择图20所示的导入处理或图25A和25B所示的导入处理中的任一个，以使文档处理系统执行处理。下面将利用图25A和25B所示的流程图来说明该导入处理的另一个例子。

首先，导入变量模板文件(步骤S2500)。接着，电子文档记录器102将基于要导入的变量模板文件为文档设置的打印记录的总数代入常数N(步骤S2501)。该打印记录的总数由电子文档记录器102计算，或者从如上所述的可变输出应用程序指定。然后，判断常数N是否是0(步骤S2502)。

其结果是，如果将0代入常数N，即如果要打印的数据库记录的数量是0(“是”)，则电子文档记录器102仅导入变量模板文件(步骤S2503)，并终止该导入处理。在这种情况下，不合并记录。当导入变量模板文件时，与在常规导入处理中相同，电子文档记录器102将变量模板内的固定绘制信息(对每个记录不改变的信息)转换为其自己的格式，对于电子文档文件的可变属性(图6中的可变项目7)，在假定要合并的可变数据的字段区是可变区时，写入可变区的大小和位置以及关于与数据库中的数据字段数据的链接的信息。然后，终止该处理。假定在从可变输出应用程序输出的文档中描述了关于与数据库中的字段数据的链接的信息。

另一方面，如果在步骤S2502判断为常数N不是0(“否”)，则电子文档记录器102将初始值1代入用于管理打印记录的变量n(步骤S2504)。然后，对每个记录执行该处理。

首先，第n个记录的导入处理，即执行第一个记录(步骤S2505)。然后，将该文档的页数代入常数M(步骤S2506)。此外，将1代入变量m(步骤S2507)。然后，对于第n个记录，在装订应用程序中创建“虚拟记录n”分段(步骤S2508)。

这里，判断第m页的文档内是否存在可变字段(步骤S2509)。可变字段是文本容器和图像容器的总名称(generic name)。不存在可变字段的情况意味着数据库记录的内容未布置在该页上，是具有对全部记录通用的布局的页。

因此，如果在步骤S2509判断为不存在可变字段(“是”)，则电子文档记录器102创建表示该页是固定页的固定页分段(步骤S2510)，并将一页(第m页)导入该分段(步骤S2511)。另一方面，如果在步骤S2509判断为存在可变字段(“否”)，则电子文档记录器102合并数据库记录，并将一页导入在步骤S2508中创建的“虚拟记录n”(步骤S2512)。通过该方式，电子文档记录器102还可以用作防止重复装置。

然后，在通过步骤S2511和2512结束第m页的导入处理后，变量m递增(步骤S2513)。然后，判断是否对第n个记录的全部页的处理已经结束(步骤S2514)。其结果是，如果未结束对全部页的处理(“否”)，则该处理返回步骤S2509，并重复上述处理。另一方面，如果已结束对全部页的处理(“是”)，则变量n递增(S2515)，并进一步判断对全部记录的处理是否已结束(步骤S2516)。

如果在步骤S2516判断为对全部记录的处理已结束(“是”)，则结束该流程图的处理。如果在步骤S2516判断为未结束对全部记录的处理(“否”)，则继续对第n个记录进行处理。首先，在装订应用程序中对第n个记录创建“虚拟记录n”分段(步骤S2517)。合并第n个记录的数据库记录，将文档导入在步骤S2517创建的“虚拟记录n”(步骤S2518)。

接着，检验在步骤S2518导入的文档内是否存在没有可变字段的页(步骤S2519)。其结果是，如果在步骤S2519发现没有可变字段的页(“是”)，则删除该页(步骤S2520)。然后，变量n递增(步骤S2521)，并判断对全部记录的处理是否已结束(步骤S2522)。如果在步骤S2518导入的文档内不存在没有可变字段的页(“否”)，则该处理进入步骤S2521。如果在步骤S2522判断为对全部记录的处理未结束(“否”)，则该处理返回步骤S2517并重复上述处理。如果判断为已经结束对全部记录的处理(“是”)，则结束该流程图。

图26A和26B示出作为执行变量模板导入处理的结果而获得的文档处理系统的UI屏幕的例子。该图示出用于说明防止重复固定页的导入处理的UI屏幕。特别是，图26A示出在不应用图25A和25B所示的流程图的处理的情况下执行导入时所显示的UI屏幕的例子，图26B示出当应用时UI屏幕的例子。

在图26A中，附图标记2600表示文档处理系统的主窗口。主窗口2600的结构如前所述。如图26A所示，附图标记2601表示的、每个虚拟记录的第四页是不存在可变字段的固定页。当应用设置有常规虚拟记录设置的导入处理时，该固定页被导入每个虚拟记录中。

同时，在图26B中，假定导入与图26A相同的变量模板文件。这里，附图标记2602表示要被导入没有可变字段的固定页的分段。在图26B中，将固定页F1-1导入到“固定1”分段。附图标记2603表示固定页。由2601表示的固定页被导入“固定1”，并将其不重复地导入文档处理系统。

与虚拟记录进行组合的设置

图27示出根据本发明实施例用于指定在文档处理系统的装订应用程序104内组合虚拟记录和固定章的顺序的设置对话框的UI屏幕的例子。即，图27示出通过将被导入到不同分段的固定分段(下面称为“固定章”)的文档，或者将由应用程序创建的、已被独立于变量模板文件而导入到文档处理系统中的文档文件与虚拟记录内的文档进行组合以避免利用前述另一导入处理在虚拟记录之间的重复，来对预览或打印进行设置的UI屏幕的例子。通过从装订应用程序104的UI屏幕(图10)上的菜单中指定“打印格式(O)”，显示该UI屏幕。

在图27中，附图标记2700表示虚拟记录组合设置对话框的对话框。附图标记2701表示用于指定应该对每个虚拟记录执行预览或打印，而不执行虚拟记录和固定章的组合的输出的复选框。在该文档处理系统中，当选择复选框2701时，应用缺省值。

在图27中，附图标记2702表示用于指定利用虚拟记录和固定章的组合来执行预览或打印的复选框。如果选择该复选框2702，则下面说明的框2703～2708有效。

附图标记2703表示用于将在文档处理系统的装订应用程序104内设置的固定章显示为列表的框。附图标记2704表示用于将虚拟记录和固定章的组合的输出顺序显示为列表的框。框2704的列表中显示的项目是虚拟记录的页码(图27中的1-1、1-2等)以及固定章的章名称(图27中的(第一章)、封面、(第二章)、致谢等)。该列表中显示的项目是要预览和打印的项目。以从该列表的顶部开始的输出顺序排列各文档。

在图27中，附图标记2705表示用于改变框2704内的列表中各项目的顺序的按钮。通过选择项目并按下按钮2705中的任一个，用户可以改变该顺序。附图标记2706表示用于将来自框2703内的固定章的列表的固定章添加到框2704的组合顺序列表中的按钮。用户可以从固定章的列表中选择固定章，按下该按钮以将所选择的固定章添加到组合顺序列表中。

在图27中，附图标记2707表示用于删除组合顺序列表中的项目的按钮。利用按钮2707只能删除所添加的固定章。因此，不能删除虚拟记录的页。然而，通过使用在文档处理系统的装订应用程序104的预览屏幕上设置的页删除功能，可以删除虚拟记录的页。

附图标记2708表示复选按钮，用于指定对每个虚拟记录进行的打印设置应该用作要应用到打印的打印设置(例如，装订设置)。当选择复选按钮2708时，应用对每个虚拟记录进行的打印设置。然而，可以这样设置打印设置，以便根据与固定章的组合不能应用该打印设置。在这种情况下，应用对整个文档的打印设置。因为当管理文档结构时可以将虚拟记录看作虚拟章，因此可以对每个虚拟记录设置章属性(图5)。

附图标记2709是复选按钮，用于指定应该应用对整个文档的打印设置。当选择复选按钮2709时，利用对全部虚拟记录公用的打印设置来进行打印处理。附图标记2710表示用于反映应用的OK按钮，附图标记2711表示用于取消应用的取消按钮。通过按下该按钮中的任一个，反映或者取消应用，并关闭对话框。

用于指定虚拟记录的打印的对话框

图28示出打印对话框的UI屏幕的例子，该UI屏幕用于指定在根据本发明实施例的文档处理系统的装订应用程序内的虚拟记录打印处理。通过从装订应用程序104的UI屏幕(图10)上的菜单中指定“文件(F)”，并从所打开的菜单中指定“打印”，显示该UI屏幕。在图28所示的打印对话框中，还可以指定是否应用在上述图27所示的对话框中进行的虚拟记录和固定章的组合的设置。在本实施例中，对常规打印对话框添加这些功能。然而，可以单独提供这些功能。

在图28中，附图标记2800表示打印对话框的对话框。附图标记2801表示用于指定要执行打印的输出装置的列表框。与常规打印对话框相同，在列表框内显示安装在文档处理系统中的打印机驱动器的列表，用户可以从其中选择任意打印机驱动器。附图标记2802表示用于对在列表框2801内指定的输出装置进行详细设置的按钮。附图标记2803表示用于指定要打印的文档的份数的组合框。打印与在该组合框2803中指定的数量相对应的文档份数。上面说明的部分与常规打印对话框的部分相同，因此省略其详细说明。

在图28中，附图标记2804表示复选框，用于指定是否执行带有所应用的虚拟记录的打印，这已经利用图27进行了上面。当选择该复选框2804时，执行对每个虚拟记录的打印。通过选择该复选框2804，利用电子文档假脱机析取程序105，根据在图27设置的组合顺序，装订应用程序104从电子文档文件中获取所需的页，并利用已知的技术将绘制数据输出到打印机驱动器106以执行打印处理。附图标记2806表示用于将全部虚拟记录设置为要打印的虚拟记录的复选按钮。通过选择该复选按钮2806，可以将包括在电子文档文件中的全部虚拟记录设置为要打印的虚拟记录。在根据本实施例的文档处理系统中，作为缺省值，该复选按钮2806被选择。

在图28中，附图标记2807表示用于仅将指定虚拟记录设置为要打印的虚拟记录的复选按钮。通过选择该复选按钮2807，可以仅将指定虚拟记录设置为要打印的虚拟记录。可以指定每个记录或规定。例如，在图28所示的例子中，指定“1-5”所示的范围，这意味着指定打印第一至第五个记录(由装订应用程序104管理的虚拟记录中的第一至第五个记录)。

此外，在图28中，附图标记2809表示如下区域，在该区域中，显示用于在打印对话框中输入每个设置项目的方法。附图标记2810表示用于使用已设置的打印设置来开始打印的OK按钮。附图标记2811是用于取消打印的取消按钮。通过按下OK按钮2810和取消按钮2811中的任一个，执行每个处理，并关闭该对话框。

与固定章的组合的预览处理

图29是示出根据本发明实施例对在文档处理系统的装订应用程序104内组合虚拟记录和固定章进行预览处理的流程图。

首先，利用所应用的虚拟记录，文档处理系统的装订应用程序104转换到预览模式(步骤S2900)。作为转换到预览模式的方法，可以通过菜单或利用工具按钮进行转换，而且可以在UI上指定该转换。接着，判断是否设置了虚拟记录(步骤S2901)。其结果是，如果未设置虚拟记录，即如果未通过变量模板文件的上述导入处理设置虚拟记录(“否”)，则因为未对文档页的结构设置虚拟记录，因而该处理进入常规预览处理(步骤S2903)，结束该处理。

另一方面，如果在步骤S2901判断为设置了虚拟记录(“是”)，则将所创建的虚拟记录的总数代入常数N(步骤S2902)。然后，将用户指定的、要预览的虚拟记录编号代入变量n(步骤S2904)。然后，判断所代入的记录编号是否超出所设置的虚拟记录的范围(步骤S2905)。其结果是，如果判断为该记录编号超出该范围(“是”)，则该处理返回步骤S2904，并执行代入要预览的记录编号的处理。

另一方面，如果在步骤S2905判断为该记录编号在该范围内(“否”)，则判断图27所示的UI屏幕上的“组合虚拟记录和固定章”复选框2702是否被选择(步骤S2906)。其结果是，如果判断为该复选框2702被选择，即如果判断为进行了组合设置(“是”)，则根据组合顺序将要组合的固定章合并到“虚拟记录n”(步骤S2907)。然后，预览“虚拟记录n”(步骤S2908)。如果在步骤S2906判断为未选择复选框2702(“否”)，则该处理进入步骤S2908。

在步骤S2908进行预览后，判断是终止还是继续预览(步骤S2909)。其结果是，如果判断为不终止预览，而是再次执行预览(“否”)，则该处理返回步骤S2904，继续上述处理。另一方面，如果判断为终止预览(“是”)，则终止该流程图的处理。

图30示出图29的流程图所示的预览虚拟记录和固定章的组合的UI屏幕的例子。在图30所示的UI屏幕上，附图标记3001表示用于选择虚拟记录预览的组合框。通过在组合框3001内选择“虚拟记录预览”，可以进行反映虚拟记录的预览。反映虚拟记录的预览如前所述。

在图30中，附图标记3002表示示出虚拟记录中的页结构的列表结构。附图标记3003表示示出固定章中的页结构的列表结构。此外，附图标记3004表示虚拟记录中的页的预览显示。附图标记3005表示固定章中的页的预览显示。在图30中，假定组合顺序是：(固定1)、1-1、1-2、1-3和(固定2)。因此，将要在预览区中显示的文档页的顺序改变为所设置的顺序。

与固定章的组合的打印处理

图31是示出根据本发明实施例在文档处理系统中对虚拟记录和固定章的组合进行打印处理的流程图。

首先，文档处理系统判断是否设置了虚拟记录(步骤S3100)。其结果是，如果判断为未设置虚拟记录(“否”)，则该处理进入常规打印处理(步骤S3102)，结束该打印处理。另一方面，如果判断为设置了虚拟记录(“是”)，则判断是否执行带有所应用的虚拟记录的打印(步骤S3101)。当进行打印时，通过用户给出指令来判断是否应用虚拟记录。

其结果是，如果未应用虚拟记录(“否”)，则该处理进入常规打印处理(步骤S3102)。另一方面，如果应用虚拟记录(“是”)，则将所设置的虚拟记录的总数代入常数N(步骤S3103)。接着，将1代入变量n(步骤S3104)。然后，判断在图28所示的打印对话框中是否选择了复选按钮2805“应用组合设置”(步骤S3105)。

其结果是，如果选择了复选框2805(“是”)，则将要组合的固定章合并到“虚拟记录n”以生成文档(步骤S3106)。然后，对在步骤S3106创建的第n个虚拟记录执行打印处理(步骤S3107)。另一方面，如果判断为未选择复选框2805(“否”)，则执行上述虚拟记录打印处理。因此，跳过步骤S3106的合并处理，该处理进入步骤S3107，执行第n个虚拟记录的打印处理。

在步骤S3107第n个虚拟记录的打印处理结束后，变量n递增(步骤S3108)，判断对全部记录打印处理是否已结束(步骤S3109)。其结果是，如果对全部记录的打印处理未结束(“否”)，则该处理返回步骤S3105，重复上述处理。另一方面，如果对全部记录的打印处理结束(“是”)，则结束该流程图所示的处理。

手动设置虚拟记录

图32示出根据本发明实施例在文档处理系统中用于示出手动设置虚拟记录的UI屏幕的例子。即，除了利用上述导入处理自动设置虚拟记录之外，用户还可以利用图32所示的UI屏幕任意设置虚拟记录。

在图32中，附图标记3200表示文档处理系统的主窗口。附图标记3201表示显示所导入的电子文档文件的文档结构的列表。附图标记3202表示示出用户所选择的文档页的范围的矩形框。附图标记3203表示鼠标指针。附图标记3204表示通过右击鼠标等显示的弹出式菜单。附图标记3205表示弹出式菜单的常规项目。附图标记3206表示弹出式菜单中的“设置为虚拟记录”项目。下面将说明用户利用这些来手动设置虚拟记录的方法。

利用鼠标指针3203，用户任意选择要设置为虚拟记录的所导入的文档文件。这里，通过鼠标点击来进行选择。如果要选择多个页，则通过利用鼠标形成的矩形来包围文档页，或者通过在按下键盘按键的同时点击鼠标，来进行该选择。然后，通过在选择文档页的同时，从通过鼠标右击显示的弹出式菜单3204中选择“设置为虚拟记录”3206，可以将目标页设置为虚拟记录。

如上所述，在专门进行打印设置的文档处理系统中，本实施例可以对由具有所引入的记录的概念的变量打印系统所创建的模板文件进行编辑。此外，通过自动防止获取重复的页，可以防止不必要的页获取。此外，通过根据虚拟记录进行预览/打印、根据虚拟记录进行打印设置、以及预览/打印与固定页的组合，能利用所添加的文档处理系统的打印功能来输出变量模板。

由于可以认为在上述方法中设置的虚拟记录与在前述导入处理中设置的虚拟记录相同，因此可以将它们应用到预览和打印与固定页的组合。由于可以对能导入到文档处理系统中的通用应用程序的文档文件手动进行设置，因此，可以对以通用应用程序格式从变量打印应用程序输出的电子文件等设置虚拟记录。

其它实施例

将详细说明实施例例子。然而，例如，本发明可以利用系统、装置、方法、程序、存储介质(记录介质)等的实施例方面实现本发明。具体地说，本发明可以应用于利用多个装置配置的系统，或者应用于利用多个装置配置的装置。

还包括通过直接或者远程将用于实现上述实施例的功能的软件程序(在本实施例中，程序对应于附图所示的流程图)送到系统或者装置，然后，利用该系统或者装置的计算机读取并执行供给的程序代码，实现本发明的情况。

因此，将程序代码本身安装在计算机上，以利用计算机实现本发明的功能和处理。因此，该程序代码本身也可以实现本发明。即，本发明包括用于实现本发明的功能和处理的计算机程序本身。

在这种情况下，程序可以是目标代码、解释器要执行的程序、要送到OS的脚本数据等形式的。

作为用于提供该程序的记录介质，例如，包括floppy^盘、硬盘、光盘、磁光盘、MO、CD-ROM、CD-R、CD-RW、磁带、非易失性存储卡、ROM、DVD(DVD-ROM和DVD-R)等。

此外，作为用于提供程序的方法，也可以通过利用客户机计算机的浏览器连接到因特网网页，然后，将本发明的计算机程序或者包括自动安装功能的压缩文件从该网页下载到例如硬盘的记录介质，可以提供该程序。还可以将构成本发明的程序的程序代码分割为多个文件，以便从分别不同网页下载每个文件。即，允许多个用户下载用于利用计算机实现本发明的功能和处理的WWW服务器也包括在本发明内。

此外，还可以对本发明的程序进行加密，将它们存储在例如CD-ROM的存储介质内，然后，对用户分发该CD-ROM，以允许满足预定条件的用户通过因特网从网页下载用于解密的密钥信息，利用该密钥信息执行加密程序，将它们安装在计算机上，然后，实现它们。

此外，除了利用执行读取的程序的计算机实现上述实施例的功能的情况外，利用运行在计算机上、根据该程序的指令实现部分或者全部实际处理的OS等也可以实现上述实施例的功能。

此外，通过利用CPU根据从记录介质读取的并写入设置在功能扩展板或者功能扩展单元上的存储器内的程序指令执行部分或者全部实际处理，也可以实现上述实施例的功能，该CPU可以设置在插入计算机内的功能扩展板上，或者连接到该计算机的功能扩展单元上。

如上所述，根据本发明，当在将文档转换为特定格式后，根据变量打印系统创建的模板文件获取该文档时，可以以引入记录概念，而且优选对源记录概念的单元执行操作的格式构造该文档。

由于在不脱离本发明的精神和范围的情况下，可以做出本发明的很多明显不同的实施例，因此应当理解，除由所附权利要求书限定之外，本发明不局限于具体实施例。

Claims (14)

1.一种文档处理装置，用于生成电子文档数据，在该电子文档数据中，指定的可变数据被放置在指定区域中；该文档处理装置包括：

判断装置，用于当指示导入文档文件以将该文档文件转换为电子文档数据时，判断该被指示导入的文档文件是否是指定的可变数据的各记录被输入到指定区域中的可变输出数据；

暂时性设置装置，用于当该判断装置判断为该被指示导入的文档文件是可变输出数据时，暂时性地为各记录创建分段，以将要导入的该可变输出数据分割为各记录；以及

获取装置，用于通过将该可变输出数据分割为由该暂时性设置装置为其暂时性地创建了该分段的记录来获取该可变输出数据，以生成为其设置了该分段的电子文档数据。

2.根据权利要求1所述的文档处理装置，其特征在于，该获取装置包括分配装置，该分配装置用于将可变数据分配到在该可变输出数据的模板数据中指定的区域，该获取装置获取其中分配了该可变数据的该可变输出数据作为该电子文档文件。

3.根据权利要求1所述的文档处理装置，其特征在于，如果指示导入如下可变数据，则通过接收从可变输出应用程序输出的可变输出命令，该判断装置判断出该文档文件是可变输出数据，其中在所述可变数据中，指定的可变数据被分配到由该可变输出应用程序指定的区域。

4.根据权利要求1所述的文档处理装置，其特征在于，该文档处理装置还包括打印设置装置，该打印设置装置用于对已由该暂时性设置装置为其暂时性地创建了分段的每个记录进行单独的打印设置；以及

发出由该打印设置装置为每个记录进行了该单独的打印设置的打印作业。

5.根据权利要求1所述的文档处理装置，其特征在于，该文档处理装置还包括显示控制装置，该显示控制装置用于单独地预览显示已由该暂时性设置装置为其暂时性地创建了该分段的该电子文档文件的每个记录。

6.根据权利要求5所述的文档处理装置，其特征在于，该文档处理装置还包括操作装置，该操作装置用于通过操作由该暂时性设置装置暂时性地设置的该分段，来操作由该显示控制装置显示的该电子文档文件的打印页。

7.根据权利要求1所述的文档处理装置，其特征在于，该文档处理装置还包括防止重复装置，该防止重复装置用于执行防止重复处理，以便全部记录公用的模板页不被该获取装置为每个记录冗余地获取到该可变输出数据中。

8.一种文档处理方法，用于生成电子文档数据，在该电子文档数据中，指定的可变数据被放置在指定区域中；该文档处理方法包括：

判断步骤，用于当指示导入文档文件以将该文档文件转换为电子文档数据时，判断该被指示导入的文档文件是否是指定的可变数据的各记录被输入到指定区域中的可变输出数据；

暂时性设置步骤，用于当该判断步骤判断为该被指示导入的文档文件是可变输出数据时，暂时性地为各记录创建分段，以将要导入的该可变输出数据分割为各记录；以及

获取步骤，用于通过将该可变输出数据分割为由该暂时性设置步骤为其暂时性地创建了该分段的记录来获取该可变输出数据，以生成为其设置了该分段的电子文档数据。

9.根据权利要求8所述的文档处理方法，其特征在于，该获取步骤包括分配步骤，该分配步骤用于将可变数据分配到在该可变输出数据的模板数据中指定的区域，该获取步骤获取其中分配了该可变数据的该可变输出数据作为该电子文档文件。

10.根据权利要求8所述的文档处理方法，其特征在于，如果指示导入如下可变数据，则通过接收从可变输出应用程序输出的可变输出命令，该判断步骤判断出该文档文件是可变输出数据，其中在所述可变数据中，指定的可变数据被分配到由该可变输出应用程序指定的区域。

11.根据权利要求8所述的文档处理方法，其特征在于，该文档处理方法还包括打印设置步骤，该打印设置步骤用于对已由该暂时性设置步骤为其暂时性地创建了分段的每个记录进行单独的打印设置；以及

发出由该打印设置步骤为每个记录进行了该单独的打印设置的打印作业。

12.根据权利要求8所述的文档处理方法，其特征在于，该文档处理方法还包括显示控制步骤，该显示控制步骤用于在显示屏幕上单独地预览显示已由该暂时性设置步骤为其暂时性地创建了该分段的该电子文档文件的每个记录。

13.根据权利要求12所述的文档处理方法，其特征在于，该文档处理方法还包括操作步骤，该操作步骤用于通过操作由该暂时性设置步骤暂时性地设置的该分段，来操作由该显示控制步骤显示的该电子文档文件的打印页。

14.根据权利要求8所述的文档处理方法，其特征在于，该文档处理方法还包括防止重复步骤，该防止重复步骤用于执行防止重复处理，以便全部记录公用的模板页不被该获取步骤为每个记录冗余地获取到该可变输出数据中。

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