JPH0926999A - 出張管理方法及びその装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 出張に伴う管理業務や金銭出納業務を簡易に
した出張管理方法及びその装置を提供する。 【構成】 出張者が操作するオンラインの端末装置１
と、出張者の所属長が操作するオンラインの端末装置２
と、労務担当者が操作するオンラインの端末装置３と、
会計担当者が操作するオンラインの端末装置４と、これ
らの端末装置１，２，３，４を接続したデータ処理装置
５と、データ処理装置５に接続した現金自動取引処理装
置（ＣＤ）６を備えた。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、出張に伴って発生する
各種業務を効率化する出張管理方法及びその装置に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、この種の発明としては、特公平６
−４０３３４号公報に記載のように、各社員毎に社内預
金口座及び仮払等の支払や精算を行う現金出納口座のフ
ァイルを有すると共に各口座に対する入出金データを入
力する入力装置を有するデータ処理装置と、前記社内預
金口座又は現金出納口座からの出金操作を受け付ける出
金操作受付手段、出金操作受付手段によって受け付けら
れた出金額とその口座に対応して必要な情報を表示する
表示手段及び前記出金額に従って現金を放出する現金処
理手段を有し、前記データ処理装置に接続される現金自
動取引処理装置とを備えた社内出納業務自動化システム
が知られている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来の技術において
は、出張仮払い伝票等の入力を出張者の所属部署ではな
い経理課で行い、しかも出張者が伝票に基づいて現金自
動取引処理装置（ＣＤ）を対話形式で操作しながら出金
しなければならず、手続きが煩雑であるという問題点を
有していた。

【０００４】本発明は、従来の技術が有するこのような
問題点に鑑みてなされたものであり、その目的とすると
ころは、出張に伴う管理業務や金銭出納業務の処理手続
を簡易且つ迅速にした出張管理方法及びその装置を提供
しようとするものである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決すべく請
求項１の出張管理方法は、出張申請の登録と、この出張
申請の登録内容を確認して承認する申請承認と、出張精
算申請の登録と、この出張精算申請の登録内容を確認し
て承認する精算申請承認とをデータ処理装置に接続した
オンライン端末装置のディスプレイ画面で入力処理する
と共に、前記データ処理装置に接続した現金自動取引処
理装置を用いて磁気ストライブなどの識別手段を有する
社員カードの挿入と暗証番号の入力により仮払金や精算
金などを出金するようにしたものである。

【０００６】また、請求項２の出張管理装置は、各個人
が出張申請の登録、出張精算申請の登録、出張申請の承
認や出張精算申請の承認などの入力操作を行うオンライ
ンの端末装置と、この端末装置を接続し出納情報に基づ
き各個人毎に仮払金や精算金を管理する現金出納口座フ
ァイルを有するデータ処理装置と、このデータ処理装置
に接続して磁気ストライブなどの識別手段を有する社員
カードの挿入と暗証番号の入力により仮払金や精算金な
どを出金する現金自動取引処理装置を備えたものであ
る。

【０００７】

【作用】請求項１の出張管理方法によれば、出張者本人
がデータ処理装置に接続された端末装置で出張申請及び
出張精算申請を登録すると、所属長が端末装置で出張申
請及び出張精算申請の登録内容を確認して承認する。そ
して、出張者本人がデータ処理装置に接続した現金自動
取引処理装置を用いて磁気ストライブなどの識別手段を
有する社員カードの挿入と暗証番号の入力を行えさえす
れば、仮払金や精算金などの現金を受取ることが出来
る。

【０００８】また、請求項２の出張管理装置によれば、
現金出納口座ファイルを有するデータ処理装置に接続さ
れたオンラインの端末装置で出張者本人が出張申請及び
出張精算申請の登録を行うと共に、所属長が出張申請及
び出張精算申請の登録内容を確認して承認する。そし
て、出張者本人がデータ処理装置に接続された現金自動
取引処理装置に識別手段を有する社員カードの挿入と暗
証番号の入力を行えさえすれば、仮払金や精算金などの
現金を受取ることが出来る。

【０００９】

【実施例】以下に本発明の実施例を添付図面に基づいて
説明する。ここで、図１は本発明に係る出張管理装置の
構成図、図２は出張申請時における処理手順のフローチ
ャート、図３は出張精算申請時における処理手順のフロ
ーチャートである。

【００１０】出張管理方法を実施するための出張管理装
置は、図１に示すように、出張者が操作するオンライン
の端末装置１と、出張者の所属長が操作するオンライン
の端末装置２と、労務担当者が操作するオンラインの端
末装置３と、会計担当者が操作するオンラインの端末装
置４と、これらの端末装置１，２，３，４を接続してオ
ンラインシステムを構成するデータ処理装置５と、デー
タ処理装置５に接続された現金自動取引処理装置（Ｃ
Ｄ）６を備えている。なお、端末装置１，２，３，４に
は、ディスプレイを備えたＰＣ（パーソナルコンピュー
タ）が用いられる。そして、端末装置１，２，３，４
は、互いに直接又はデータ処理装置５を介して接続され
ている。また、出張者と出張者の所属長が操作する端末
装置１，２は、１台にして共用化することも出来る。

【００１１】端末装置１では、出張者が出張申請の登録
や出張精算申請の登録などの入力操作を行う。端末装置
２では、出張者の所属長が出張申請や出張精算申請の内
容を確認し、承認の入力操作を行う。端末装置３では、
労務担当者が依頼のあった航空券や鉄道の乗車券などの
予約台帳を出力する。端末装置４では、会計担当者が出
納情報を入力する。

【００１２】データ処理装置５は、現金出納口座ファイ
ル７などの管理ファイルを有し、出納情報に基づき各個
人毎に仮払金や精算金などの管理や出張業務内容の管理
などを行うホストコンピュータとして機能する。

【００１３】現金自動取引処理装置（ＣＤ）６は、デー
タ処理装置５に接続され、社員カード８の挿入と暗証番
号の入力により仮払金や精算金などの現金を出金する。
社員カード８には、磁気ストライブなどの識別手段が施
されている。

【００１４】以上のように構成した出張管理装置による
出張管理方法について図１及び図２に示す出張管理業務
における処理手順のフローチャートにより説明する。出
張申請時においては、図２に示すように、先ず出張の３
日前迄に出張者本人が端末装置１のディスプレイ画面上
で出張申請を登録する（Ｓ１）。ここで、出張申請の登
録は、出張者の職番、予算（出発予定日、帰着予定日、
費用負担部門など）、日程（訪問先、日程、用件な
ど）、交通機関の予約（出発月日、帰着月日、空港名、
駅名など）などを端末装置１のディスプレイ画面上で入
力することによって行われる。

【００１５】次いで、出張者本人が出張申請の内容を端
末装置１でプリントアウトし、プリントアウトした出張
申請書を庶務経由で所属長へ提出する（Ｓ２）。する
と、申請当日に所属長は、提出された出張申請書につい
て内容を確認し、適正と判断すれば端末装置２のディス
プレイ画面上で承認の入力操作を行う（Ｓ３）。所属長
の承認により出張者が申請した仮払金の金額が現金出納
口座ファイル７に出張者の識別情報と共に格納される。

【００１６】所属長の承認を受けて、出張の１日前迄に
出張者本人が社内の現金自動取引処理装置（ＣＤ）６に
社員カード８を挿入し、暗証番号を入力しさえすれば、
現金出納口座ファイル７に格納されている承認された仮
払金を引出して受取ることが出来る（Ｓ４）。また、所
属長の承認を受けて、労務担当者が依頼のあった航空券
や鉄道の乗車券などの予約台帳を端末装置３を操作して
出力し、ファクシミリ又は電話で予約する（Ｓ５）。

【００１７】次いで、出張の１日前迄に庶務担当者が労
務担当者の手配した航空券や鉄道の乗車券などの引換証
を出張者本人へ渡す（Ｓ６）。なお、突発的な出張の場
合で、社内の現金自動取引処理装置（ＣＤ）６が稼働時
間外の場合には、会計部署から直接、又は庶務担当者を
介して出張者本人に仮払金が渡される。

【００１８】出張精算申請時においては、図３に示すよ
うに、先ず帰着１日以内に出張者本人が端末装置１で出
張精算申請を登録する（Ｓ１１）。ここで、出張精算申
請の登録では、出張者の職番を入力し、訪問先、日程、
用件などが申請時と比べて変更になっていないかを確認
し、変更があれば訂正する。また、出発日時、帰着日
時、空港名、駅名、交通費、などを入力する。宿泊費、
日当等は出発日時、帰着日時等の情報から自動計算され
る。

【００１９】次いで、出張者本人が出張精算申請の内容
を端末装置１でプリントアウトし、プリントアウトした
出張精算申請書を庶務経由で所属長へ提出する（Ｓ１
２）。また、出張者本人が領収書を庶務経由で労務へ提
出し、不使用の回数券等を返却する（Ｓ１３）。

【００２０】すると、申請当日に所属長は、提出された
出張精算申請書について内容を確認し、適正と判断すれ
ば端末装置２で承認の入力操作を行う（Ｓ１４）。所属
長の承認により出張者が精算申請した精算金の金額が現
金出納口座ファイル７に出張者の識別情報と共に格納さ
れる。

【００２１】所属長の承認を受けて、プラス精算の場合
は、出張者本人が社内の現金自動取引処理装置（ＣＤ）
５に社員カード８を挿入し、暗証番号を入力しさえすれ
ば、現金出納口座ファイル７に格納されている承認され
た精算金を引出して受取ることが出来る（Ｓ１５）。な
お、１０００円以下の端数は、翌月の給与に振込まれ
る。また、マイナス精算の場合は、相当する現金を会計
部署に戻す。

【００２２】また、後処理として、会計部署では、突発
的な出張の場合で、会計部署から直接、又は庶務担当者
を介して出張者本人に渡した仮払金に関する出納情報を
端末装置４で入力する。

【００２３】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、出
張者本人がオンラインの端末装置のディスプレイ画面上
で出張申請及び出張精算申請の登録を行い、出張者の所
属長が同じくオンラインの端末装置のディスプレイ画面
上で出張者の申請に対する承認を行うので、伝票が不要
となり出張管理業務の効率化、簡便化が図れる。また、
現金自動取引処理装置に社員カードを挿入し、暗証番号
を入力しさえすれば、承認された仮払金を現金自動取引
処理装置を対話形式で操作することなく受取ることが出
来るので、操作性が向上する。更に、端末装置のディス
プレイ画面上で航空券や鉄道の乗車券などの予約依頼が
出来るので、航空券等の予約手続の迅速化が図れる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る出張管理装置の構成図

【図２】出張申請時における処理手順のフローチャート

【図３】出張精算申請時における処理手順のフローチャ
ート

【符号の説明】

１，２，３，４…端末装置、５…データ処理装置、６…
現金自動取引処理装置（ＣＤ）、７…現金出納口座ファ
イル、８…社員カード。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 出張申請の登録と、この出張申請の登録
   内容を確認して承認する申請承認と、出張精算申請の登
   録と、この出張精算申請の登録内容を確認して承認する
   精算申請承認とをデータ処理装置に接続したオンライン
   端末装置のディスプレイ画面で入力処理すると共に、前
   記データ処理装置に接続した現金自動取引処理装置を用
   いて磁気ストライブなどの識別手段を有する社員カード
   の挿入と暗証番号の入力により仮払金や精算金などを出
   金するようにしたことを特徴とする出張管理方法。
2. 【請求項２】 各個人が出張申請の登録、出張精算申請
   の登録、出張申請の承認や出張精算申請の承認などの入
   力操作を行うオンラインの端末装置と、この端末装置を
   接続し出納情報に基づき各個人毎に仮払金や精算金を管
   理する現金出納口座ファイルを有するデータ処理装置
   と、このデータ処理装置に接続して磁気ストライブなど
   の識別手段を有する社員カードの挿入と暗証番号の入力
   により仮払金や精算金などを出金する現金自動取引処理
   装置を備えたことを特徴とする出張管理装置。