JP2003022352A - 出張管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 出張者自身には全く手間をかけず、出張者の
移動に伴って発生する旅費などの費用情報、行動情報
は、自動的に会社がオンラインで自動的に閲覧すること
ができ、しかも信憑性のある出張管理システムを提供す
ること。 【解決手段】 駅、ホテルなどの費用発生先である駅の
端末３、空港の端末４、ホテルの端末５など各端末から
費用の発生の都度、費用情報および関連情報を通信ネッ
トワーク１を介して配信し、この配信された費用情報お
よび関連情報を費用支払元のサーバ２０が受信し、受信
した費用情報および関連情報を社内のイントラネット２
２を介して社内上司および関係者に報告し、出張者の移
動状況を確認した後、精算する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、交通費や報告書な
どの精算書の作成を不要にした出張管理システムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】会社員が出張した場合には、交通費、宿
泊費、諸手当てなどの費用が発生する。これらの費用に
ついて、出張者は帰社後長時間をかけて出張報告書およ
び費用精算書を作成し、上長の承認、関連部署の承認を
得た後精算している。この出張が、国内であれば出張報
告書や費用精算書は比較的作成し易いが、海外出張とも
なると、出張報告書や費用精算書の作成に、数日をかけ
て作成している。

【０００３】従来、このような費用精算書の作成をペー
パレス化する提案が、例えば特開平１−２１４９７２号
公報に記載されている。この文献には、出張者が出張中
常に出張旅費精算器を携帯し、旅費が発生の都度この出
張旅費精算器に出張者が入力し、帰社後この出張旅費精
算器を会社に提出することにより、旅費精算を完了する
ことが記載されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、この提
案は、出張旅費精算器を携帯する必要があり、出張者の
移動中は書類などの荷物が多いいうえ、このような出張
旅費精算器の操作を出張中に出張者にさせることは、相
当の労力と移動時間を費やすことになる。多数の交通機
関を乗り継ぐ長距離出張や海外出張においては、乗り換
えの時間が実質的に長時間となってしまい、現実には実
現しにくい提案であった。さらに、出張者自身が出張旅
費精算器に入力するために信憑性に問題があり、例え空
出張などがあっても発見できない提案であった。

【０００５】本発明は上記点に対処してなされたもの
で、出張者自身には全く入力の手間をかけず、出張者の
移動に伴って発生する費用情報や行動情報は、自動的に
会社がオンラインで自動的に閲覧することができ、しか
も信憑性のある出張管理システムを提供することを目的
としたものである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は上記の目的を達
成するため、次の構成からなる出張管理システムを提供
するものである。

【０００７】すなわち、請求項１の出張管理システム
は、駅、ホテルなどの費用発生先から費用情報および行
動情報を通信ネットワークを介して費用発生先のサーバ
が配信し、この配信された費用情報および行動情報を費
用支払元のサーバが受信し移動状況を確認する自動移動
管理システムであって、前記費用支払元が発行した費用
支払元の暗証番号が入力されたカードにより購入した費
用情報および購入時間、購入場所などの行動情報をカー
ドの暗証番号に関連付けて費用発生先のコンピュータに
記憶する記憶手段と、前記費用発生先のサーバは前記通
信ネットワークを介して前記費用支払元に前記費用情報
および行動情報を配信する配信手段と、配信された前記
費用情報、行動情報およびカードの暗証番号を前記費用
支払元のサーバが前記通信ネットワークを介して受信す
る受信手段と、受信した前記費用情報、行動情報および
カードの暗証番号を前記費用支払元のコンピュータに前
記暗証番号に対応させて記憶する情報記憶手段と、前記
暗証番号に対応した前記費用情報および行動情報を読出
し処理する情報処理手段とを具備してなることを特徴と
する。

【０００８】請求項１の出張管理システムによれば、費
用発生先から費用情報および行動情報を配信し、受信し
た費用情報および行動情報からカード利用者の移動状況
を確認するので、カード利用者が報告書などを作成する
必要がなく、また第三者による通信回線を利用した報告
であるから、迅速、正確、信頼性の高い報告が得られ
る。

【０００９】請求項２の出張管理システムは請求項１記
載の出張管理システムにおいて、前記費用情報は購入対
象物および購入金額であることを特徴とする。

【００１０】請求項２の出張管理システムによれば、費
用情報が第三者から報告されるため迅速、正確、信頼性
の高い報告が得られる。請求項３の出張管理システムは
請求項１記載の出張管理システムにおいて、前記行動情
報が購入日および購入場所であることを特徴とする。

【００１１】請求項３の出張管理システムによれば、購
入日や購入場所などの行動情報が送信されるので、カー
ド利用者の移動状況を確認することができる。

【００１２】請求項４の出張管理システムは請求項１記
載の出張管理システムにおいて、前記暗証番号は費用支
払元および出張者の暗証番号であることを特徴とする。

【００１３】請求項４の出張管理システムによれば、カ
ード利用者の暗証番号も入力されるため、カード利用者
名を自動的に特定することができ、組織的な移動管理を
自動的に行うことができる。さらに、暗証番号が入力さ
れた予め定められたカードにより購入し、購入先からカ
ード発行元に費用情報が自動的に通信回線を介して入手
されるので、出張者は現金を不要とし、精算書の作成も
必要なく、第三者機関からデータを入力するため信憑性
が高く、購入事実も確認できる。

【００１４】請求項５の出張管理システムは、交通費な
どの費用発生先から費用発生情報を通信ネットワークを
介して配信し、この配信された費用発生情報を費用支払
元が受信し精算する出張管理システムであって、費用支
払元および出張者の暗証番号が入力されたカードにより
購入した乗車券購入費用情報および乗車場所情報をカー
ドの暗証番号に関連付けて費用発生先のコンピュータに
記憶する記憶手段と、前記費用発生先から乗車券購入の
都度、前記乗車券購入費用情報および乗車場所情報を通
信ネットワークを介して費用支払元に配信する配信手段
と、配信された前記乗車券購入費用情報、乗車場所情報
およびカードの暗証番号を費用支払元が受信する受信手
段と、受信した前記乗車券購入費用情報，乗車場所情報
およびカードの暗証番号を費用支払元のコンピュータに
前記暗証番号に対応させて記憶する情報記憶手段と、前
記費用支払元のコンピュータから前記暗証番号に対応し
た前記乗車券購入費用情報および乗車場所情報を読出し
精算処理する情報処理手段とを具備してなることを特徴
とする。

【００１５】請求項５の出張管理システムによれば、費
用支払元の暗証番号が入力された予め定められたカード
により出張者が乗車券を購入し、購入先から費用支払元
に乗車券購入費用情報および乗車場所情報が自動的に通
信ネットワークを介して配信されるので、出張者は現金
を不要とし、出張報告書や精算書の作成も必要なく、第
三者機関からデータを入力するため信憑性が高く、購入
事実も確認できる。

【００１６】

【発明の実施の形態】次に、本発明の出張管理システム
の実施形態を図１乃至図６を参照して説明する。図１は
出張管理システムの構成を説明するためのシステム構成
図である。

【００１７】先ず、出張管理システムは、インターネッ
トの通信ネットワーク１を介して電車や飛行機、船など
の乗車券購入状態、ホテルの宿泊費発生状態などの費用
情報や行動情報を費用支払元で自動的に入手できるよう
にするシステムである。上記通信ネットワーク１は光Ｌ
ＡＮからなるシステムである。

【００１８】この通信ネットワーク１には、光ケーブ
ル、電線又は電話線２などを介して電車の駅の端末３、
空港の端末４、ホテルの端末５、会社の端末６、７カー
ド管理センター８などが接続されている。この実施例に
おいて、駅の端末３、空港の端末４、ホテルの端末５な
どは「費用発生先」であり、会社の端末６、７は「費用
支払元」である。

【００１９】駅の端末３はカードがセットされ正誤の判
定後、電車に乗車するための乗車券を発券し、この購入
金額、乗車年月日、乗車区間、発券駅名などの発券情報
の電気信号を出力する自動券売機１０と、この自動券売
機１０に接続され、この自動券売機１０の出力した費用
情報および行動情報を記憶、読出しの制御を行うパソコ
ン１１と、このパソコン１１の制御により発券情報デー
タベース２５を記憶するファイルと、発券情報を配信す
るサーバ１２とから構成されている。

【００２０】空港の端末４はカードがセットされ正誤の
判定後、飛行機に搭乗するための搭乗券を発券し、この
購入金額、搭乗年月日、搭乗区間、搭乗空港名などの発
券情報の電気信号を出力する自動券売機１３と、この自
動券売機１３に接続され、この自動券売機１３の出力し
た費用情報および行動情報を記憶、読出しの制御を行う
パソコン１４と、このパソコン１４の制御により発券情
報データベース２６を記憶するファイルと、発券情報を
配信するサーバ１５とから構成されている。

【００２１】ホテルの端末５はカードがセットされ正誤
の判定後、宿泊許可書を発行し、宿泊金額、宿泊日、宿
泊日数、ホテル名などの発券情報の電気信号を出力する
宿泊手続機１６と、この宿泊手続機１６に接続され、こ
の宿泊手続機１６の出力した費用情報および行動情報を
記憶し、制御するパソコン１７と、このパソコン１７の
制御により発券情報の宿泊用データベース２７を記憶す
るファイルと、宿泊情報を配信するサーバ１８とから構
成されている。上記発券情報には金額などの費用情報と
利用日時、場所などの行動情報がある。

【００２２】会社の端末６、７aは費用発生先からの費
用情報および行動情報を通信ネットワーク１を介して受
信するサーバ２０と、サーバ２０に入力された費用情報
および行動情報を記憶し、社内の関係者にこれらの情報
を適時、配信制御するパソコン２１と、社内に設けられ
た通信網であるイントラネット２２と、このイントラネ
ット２２に通信可能に接続された各社員のパソコン２３
ａ、ｂ、ｃ…と、このパソコン２３ａ、ｂ、ｃ…の制御
により発券情報の費用・行動情報データベース４１が記
憶され読出されるファイルとから構成されている。すな
わち、会社の端末６が受信した上記費用情報および行動
情報はパスワードによって選択された社員のパソコン２
３に配信され、閲覧される。会社の端末７については、
会社の端末６と同様な構成で説明が重複するので図示を
省略している。

【００２３】カード管理センター８は、費用支払元であ
る会社の端末６、７の発行するカードの登録を受付け、
カード使用時に登録済みカードと照合して正誤を判定
し、要求により登録を抹消する機関である。

【００２４】この明細書において出張には、交通費など
の費用情報と、行先などの行動情報が発生するもので、
外出、派遣、出向なども含まれている。

【００２５】次に、このように構成された出張管理シス
テムにより出張者の費用の発生や移動の状態を管理する
方法を説明する。出張者の費用の発生や移動の状態は予
め定められたカードを使用することにより管理される。
このカードは、会社が発行するカードで、費用支払元の
暗証番号Ａ、出張者の暗証番号Ｂが入力され、これらの
情報がカード管理センター８に登録されたカードであ
る。このカードは例えばＩＣカード、磁気カードなど電
気信号に変換されて読取ることができるカードであれば
何れでもよい。出張者はこのカードを持参して移動す
る。

【００２６】出張者は上記カードを使用して駅の自動券
売機１０で乗車券を購入する。先ず、自動券売機１０は
カードに記憶された暗証番号Ａ、Ｂを読み取る。自動券
売機１０への暗証番号の入力は、通常の乗車券の発券と
区別して次の手順を経て発券する。自動券売機１０は、
直ちにサーバ１２、通信ネットワーク１を介して、カー
ド管理センター８に対し、カードの正誤判定依頼をす
る。カード管理センター８は、今自動券売機１０に挿入
されているカードの暗証番号と、予め登録された暗証番
号と照合し、一致する暗証番号があれば正券とし、一致
する暗証番号が無ければ誤券として判定し、通信ネット
ワーク１、サーバ１２を介して自動券売機１０に回答す
る。自動券売機１０は誤券の回答を受けたとき「取引終
了」を出力し、正券の回答を受けたとき例えば乗車区間
入力のメッセージをカード利用者に表示する。

【００２７】その後、出張者は自動券売機１０に乗車区
間として行先を入力する。自動券売機１０は入力された
乗車区間の料金、購入年月日、購入時刻、乗車区間、購
入駅名、などの図２に示すようなデータＡの電気信号を
出力し、乗車券を発券する。図２は駅の自動券売機１０
が１枚発券したときの出力信号の内容を説明するための
図である。パソコン１１又はサーバ１２はこのデータＡ
の電気信号を図２に示すような各暗証番号に関連付けて
形式化された乗車券用の発券情報データベース２５をフ
ァイルに記憶する。

【００２８】図３は駅の自動券売機出力信号の処理系を
説明するためのシステム構成図である。すなわち、ＲＡ
Ｍ３１に記憶されている制御プログラムによりＣＰＵ３
２は、入・出力手段３３から入力される自動券売機１０
の発券情報を各社員毎に関連付けて形式化された発券情
報データベース２５をファイルに記憶し、読み出して表
示手段３４に表示する。即ち、発券情報データベース２
５は、自動券売機１０の発行した多数の会社の発券情報
が各社毎に関連付けて形式化されている。

【００２９】サーバ１２はこの発券情報データベース２
５の各暗証番号に対応するデータＡを、パソコン１１の
制御により出張者の所属する費用支払元である会社の端
末６のＡ社へ通信ネットワーク１を介して自動的に配信
する。この配信情報は、購入金額、請求書又は支払証明
書などの費用情報および購入年月日、時刻、乗車区間な
どの行動情報である。

【００３０】上記配信情報を受信した会社の端末６であ
るＡ社のサーバ２０は、図４に示すようにパソコン２
１、ＣＰＵ４２の制御により各暗証番号に関連付けて形
式化された費用・行動情報データーベース４１をファイ
ルに記憶する。図４は図１の費用支払元の受信信号処理
系を説明するためのシステム構成図である。すなわち、
ＲＡＭ４３に記憶されている制御プログラムによりＣＰ
Ｕ４２は、入・出力手段４４から入力される費用情報と
行動情報を各社員毎に関連付けて形式化された費用・行
動情報データベース４１をファイルに記憶し、必要に応
じて読み出して表示手段４５に表示する。

【００３１】サーバ２０は各社員毎に関連付けて記憶さ
れた費用・行動情報データベース４１ａ〜ｄを読出し、
イントラネット２２を介してそれぞれの関連部門や出張
者の管理者用パソコン２３に配信する。報告された出張
者の管理者はデータＡから出張者の安全、現在位置、移
動予定との比較検討などを行い、イントラネット２２を
介して承認したことをパソコン２１の管理者に回答す
る。

【００３２】この回答を受けた会社の端末６であるＡ社
の管理者は、費用情報に基づき駅の端末３への支払い手
続き又は精算手続きを行う。この支払い手続きは、電子
決済で行うことができる。

【００３３】同様に、出張者が、上記カードを使用して
空港の端末４の自動券売機１３で搭乗券を購入すると、
自動券売機１３は、暗証番号Ａ、Ｂを読み取る。自動券
売機１３は、直ちにサーバ１５、通信ネットワーク１を
介して、カード管理センター８に対し、カードの正誤判
定依頼をする。カード管理センター８は、今自動券売機
１３に挿入されているカードの正誤の判定を、予め登録
された暗証番号と照合し、一致する暗証番号があれば正
券とし、一致する暗証番号が無ければ誤券として判定
し、通信ネットワーク１、サーバ１２を介して自動券売
機１３に回答する。自動券売機１３は誤券の回答を受け
たとき「取引終了」を出力し、正券の回答を受けたとき
例えば乗車区間入力のメッセージをカード利用者に表示
する。

【００３４】その後、出張者が行先を入力すると、自動
券売機１３は料金、購入年月日、時刻、入力された搭乗
区間、空港名などの図５に示すようなデータＢの電気信
号を出力し、搭乗券を発行する。図５は図１の空港の自
動券売機出力信号の内容を説明するための説明図であ
る。空港のパソコン１４又はサーバ１５は、このデータ
Ｂのような各暗証番号に関連付けて形式化された搭乗券
用の発券情報データベース２６をファイルに記憶する。
この発券情報データベース２６を記憶する手順および発
券情報データベース２６は図３と同様であり説明が重複
するので図示およびその説明を省略する。

【００３５】サーバ１５はこの発券情報データベース２
６の各暗証番号に関連するデータＢを、暗証番号に対応
する出張者の所属する会社の端末６のＡ社へ自動的に配
信する。この配信情報は、図５に示すような購入金額の
費用情報および行動情報である。

【００３６】上記配信情報を受信した会社の端末６であ
るＡ社のサーバ２０は、ＣＰＵ４２の制御により図４に
示すように各暗証番号に関連づけて形式化された費用・
行動情報データーベース４１をファイルに記憶する。サ
ーバ１５は各出張者毎に関連付けて記憶された費用情報
および行動情報を、イントラネット２２を介して関連す
る部署および出張者の管理者用のパソコン２３に配信す
る。

【００３７】報告された出張者の管理者はデータＢから
出張者の安全、現在位置、移動予定との比較検討などを
行い、イントラネット２２を介して承認したことをパソ
コン２１の管理者に回答する。この回答を受けた会社の
端末６のＡ社は、上記購入金額に基づき空港への支払い
手続き又は精算手続きを行う。支払い手続きは、電子決
済で行うことができる。

【００３８】同様に、出張者がホテルの端末５に宿泊す
る場合は、次の通りである。出張者は、上記カードを使
用してホテルの端末５のフロントで宿泊手続きをする。
フロントの担当者はホテルの端末５の宿泊手続機１６に
上記カードを挿入する。宿泊手続機１６は、挿入された
カードから暗証番号Ａ、暗証番号Ｂを読み取る。サーバ
１８は、直ちに暗証番号Ａ、Ｂを配信し、通信ネットワ
ーク１を介して、カード管理センター８に対し、カード
の正誤判定の依頼をする。

【００３９】カード管理センター８は、宿泊手続機１６
に挿入されているカードの正誤の判定を、予め登録され
た暗証番号と照合し、一致する暗証番号があれば正券と
し、一致する暗証番号が無ければ誤券として判定し、通
信ネットワーク１、サーバ１８を介して宿泊手続機１６
に回答する。宿泊手続機１６は誤券の回答を受けたとき
「取引終了」を出力し、正券の回答を受けたとき宿泊希
望条件の入力依頼をフロントの担当者に行う。

【００４０】出張者が宿泊日数、人数、室種などを依頼
すると、宿泊手続機１６は料金、購入年月日、時刻、宿
泊日数、ホテル名などの図６に示すようなデータＣの電
気信号を出力し、宿泊許可証を出張者に発行する。図６
は図１のホテルの自動手続機出力信号の内容を説明する
ための説明図である。パソコン１７はこの各暗証番号が
関連付けて形式化されたデータＣの宿泊用データベース
２７をファイルに記憶する。

【００４１】サーバ１８は宿泊用データベース２７の各
暗証番号に対応するデータＣを、出張者の所属する会社
の端末６のＡ社へ自動的に配信する。この配信情報は、
料金の費用情報および行動情報である。

【００４２】受信した会社の端末６であるＡ社のサーバ
２０は、ＣＰＵ４２の制御により図４に示すような各暗
証番号に関連づけて形式化された費用・行動情報データ
ーベース４１をファイルに記憶する。サーバ２０は各出
張者毎に関連付けて記憶された費用情報および行動情報
を、イントラネット２２を介して関連する部署や出張者
の管理者用パソコン２３に配信する。

【００４３】報告された出張者の管理者はデータＣから
出張者の安全、現在位置、移動予定との比較検討などを
行い、イントラネット２２を介して承認したことをパソ
コン２１の管理者に回答する。この回答を受けた会社の
端末６のＡ社は、費用情報に基づきホテルへの支払い手
続き又は精算手続きを行う。支払い手続きは、電子決済
で行うこともできる。

【００４４】上記駅の端末３、空港の端末４、ホテルの
端末５の各サーバ１２、１５、１８の発券情報データベ
ース２５、２６宿泊用データベース２７には、多数のカ
ード出張者を取扱うため、各出張者の暗証番号に関連付
けて図３に示すように形式化されている。空港の端末
４、ホテルの端末５用の発券情報データベース２６、宿
泊用データベース２７の図は、図３と同様な内容で重複
するので省略する。他方、受信側の各Ａ、Ｂ社の費用・
行動情報データベース４１には、各出張者の暗証番号に
関連付けて図４に示すように費用情報および行動情報が
形式化されている。即ち、各出張者毎のファイルが作成
されている。

【００４５】次に、他の実施形態を図７のフローチャー
トを参照して説明する。図１乃至図６と同一のものにつ
いては説明が重複するので同一符号を用いて説明し図示
を省略する。発生する費用を支払う会社は会社の暗証番
号Ａ、出張者の暗証番号Ｂをカード管理センター８に登
録し（ステップ５１）、入力したカードを発行する（ス
テップ５０）。出張者はこのカードを持参して移動たと
えば出張する。

【００４６】出張者は乗車又は手続きする都度、このカ
ードを利用して自動券売機１０、１３、宿泊手続機１６
（以下自動券売機１０、１３、１６と略す）に挿入する
（ステップ５２）。自動券売機１０、１３、１６はカー
ドに記憶された会社の暗証番号Ａと、出張者の暗証番号
Ｂなどのカード情報を読取る（ステップ５３）。

【００４７】読み出された会社の暗証番号と出張者の暗
証番号について会社は、カード管理センター８に正誤判
定の問い合わせをする（ステップ５４）。カード管理セ
ンター８は誤カードと判定した場合はこのカードによる
取引を終了させ（ステップ５５）、正カードと判定した
場合、自動券売機１０、１３、１６は乗車区間又は宿泊
日数などの入力依頼のメッセージを表示する（ステップ
５６）。出張者は行先などの行動情報を自動券売機１
０、１３、１６に入力する（ステップ５７）と、費用発
生先のパソコン１１、１４、１７は上記行動情報を記憶
すると共に出張者の入力した費用情報および行動情報を
暗証番号に関連付けて夫々形式化された発券情報データ
ベース２５、２６宿泊用データベース２７をファイルに
記憶する（ステップ５８）。パソコン１１は入力された
行先駅名の料金がカードの許容金額以内の金額かどうか
の判定を行う（ステップ５９）。

【００４８】カードの許容金額以上のとき（ステップ６
０）、不正な取引と判定し発券禁止の命令を出力し（ス
テップ６１）、カードの許容金額以内のとき、正しい取
引きと判定する（ステップ６２）。このとき、各パソコ
ン１１、１４、１７および各サーバ１２、１５、１８
は、図２、５、６に示すような会社の端末６であるＡ社
の暗証番号と出張者の暗証番号と費用情報、行動情報を
関連付けてそれぞれ形式化された発券情報データベース
２５、２６、宿泊用データベース２７を再びファイルに
記憶する（ステップ６３）。その後、自動券売機１０、
１３、１６は乗車券（宿泊許可証）を発行する（ステッ
プ６４）。

【００４９】費用発生先のパソコン１１、１４、１７は
発券情報データベース２５、２６宿泊用データベース２
７の各ファイルから暗証番号に対応した情報を読み出し
（ステップ６５）、通信ネットワーク１を利用して、会
社に料金の費用情報および行動情報を配信する（ステッ
プ６６）。受信した会社のサーバ２０は会社であるパソ
コン２１のＣＰＵ４２の制御により各出張者の暗証番号
に関連付けて形式化された費用・行動情報データベース
４１をファイルに記憶する（ステップ６７）。

【００５０】ＣＰＵ４２は、各出張者毎に暗証番号に基
づく費用情報および行動情報を読み出し（ステップ６
８）、イントラネット２２を介して費用支払元各関連部
署に報告し（ステップ６９）、確認（ステップ７０）す
る。確認した会社は費用発生先に精算して終了する（ス
テップ７１）。このようなシステムによれば、出張者の
移動にともなって発生する費用情報および行動情報は、
自動的に上長に報告され、出張者が精算書や報告書の作
成は不要にすることができる。

【００５１】次に、出張精算システムの実施例を図８の
フローチャートを参照して説明する。図１乃至図７と同
一のものについては説明が重複するので同一符号を用い
て説明し図示を省略する。会社の端末６であるＡ社の社
員Ｘ氏が客先の会社の端末７であるＢ社に長期間出張し
て業務する実施例とする。会社の端末７のＢ社はＸ氏に
旅費交通費精算用カードを発行する（ステップ７５）。
このカードには会社の端末７であるＢ社の暗証番号とＸ
氏の暗証番号がカード管理センター８に登録され、記憶
される（ステップ７６）。Ｘ氏が会社の端末７のＢ社で
業務中出張する際、会社の端末７のＢ社はＸ氏に上記カ
ードの貸し出しする（ステップ７７）。Ｘ氏は乗車券を
入手するために、乗車駅の東京駅に行き自動券売機１０
にカードを挿入する（ステップ７８）。

【００５２】自動券売機１０はカードに記憶されている
会社の端末７のＢ社の暗証番号とＸ氏の暗証番号を読出
す（ステップ７９）。読み出された会社の暗証番号と出
張者の暗証番号はカード管理センター８に正誤判定の問
い合わせをする（ステップ８０）。カード管理センター
８は誤カードと判定した場合はこのカードによる取引を
終了させ（ステップ８１）、正カードと判定した場合は
自動券売機１０に乗車区間又は宿泊日数などの入力依頼
を表示する（ステップ８２）。

【００５３】出張者Ｘ氏は行先、区間などの行動情報を
入力する（ステップ８３）と、費用発生先のパソコン１
１は、上記行動情報を記憶すると共に出張者Ｘ氏の入力
した行先駅名が会社の端末７であるＢ社の暗証番号とＸ
氏の暗証番号に関連付けて形式化された発券情報データ
ベース２５をファイルに記憶する（ステップ８４）。費
用発生先のパソコン１１は入力された行先駅名の料金が
カードの許容金額以内の金額かどうかの判定を行う（ス
テップ８５）。

【００５４】カードの許容金額以上のとき（ステップ８
６）、不正な取引と判定し発券禁止の命令を出力する
（ステップ８７）。カードの許容金額以内のとき、正し
い取引きと判定する（ステップ８８）。このとき、費用
発生先のパソコン１１およびサーバ１２は図２〜４に示
すような会社の端末７であるＢ社の暗証番号と出張者Ｘ
氏の暗証番号と費用情報、行動情報を関連付けて発券情
報データベース２５に記憶する（ステップ８９）。その
後、自動券売機１０は乗車券を発行する（ステップ９
０）。

【００５５】費用発生先のサーバ１２は発券情報データ
ベース２５の記憶されたファイルから各暗証番号に対応
した情報を読み出し（ステップ９１）、通信ネットワー
ク１を利用して、会社の端末７のＢ社に費用情報および
行動情報を配信する（ステップ９２）。受信した会社の
端末７のＢ社は、Ｘ氏の費用情報や行動情報を会社の端
末７であるＢ社のコンピュータの費用・行動情報データ
ベース４１用のファイルに記憶する。必要に応じて、Ｂ
社の費用・行動情報データベース４１の記憶されたファ
イルから費用情報や行動情報を読出し、Ｂ社内のイント
ラネット２２を介してＸ氏の出張先上司など関係部署に
配信し確認する。確認した出張先上司はイントラネット
２２を介してパソコン２１の管理者に承認したことを回
答する。パソコン２１の管理者は、この確認後、Ｂ社が
東京駅に精算する（ステップ９３）。

【００５６】その後、会社の端末７のＢ社は通信ネット
ワーク１を介して会社の端末６のＡ社に出張者Ｘ氏の立
替費用情報を行動情報を添付して請求する（ステップ９
４）。この費用情報および行動情報は、Ａ社の費用・行
動情報データベース４１用のファイルに記憶し、出張者
Ｘ氏の上長および関係部門にＡ社内のイントラネット２
２を介して配信し報告する（ステップ９５）。報告を受
けた上長は、報告内容から出張者Ｘ氏の出張報告書の一
つとして勤務管理を行うことができる。

【００５７】上長から承認の回答を得たのち会社の端末
６のＡ社は、会社の端末７のＢ社に対して精算手続きを
行う（ステップ９６）。このような手順で、飛行機の搭
乗や、ホテルの宿泊などの精算・報告プロセスについて
も自動的に実行することができる。このような精算・報
告プロセスは出張者に全く精算書や報告書作成の手数を
かけずに、自動的に精算・報告がオンタイムで、しかも
ペーパレスで行われることになる。さらに、精算だけで
なく、出張が正しく行われている管理情報も読み取ら
れ、厳しい管理と信憑性の高い勤務管理を実行すること
ができる。

【００５８】上記実施例では、費用発生元から費用支払
先のＢ社に自動的に費用情報および行動情報を送信した
例について説明したが、次のようにＢ社から費用発生元
に費用情報および行動情報の有無の問い合わせをしても
よい。例えば、Ｂ社は通信ネットワーク１を通じて上記
東京駅のコンピュータパソコン１１にＢ社の暗証番号に
対応した情報の有無を問い合わせする。この要求を受信
した東京駅のコンピュータのＣＰＵ３２は発券情報デー
タベース２５の記憶されたファイルにＢ社の暗証番号に
対応した情報が記憶されているかどうかを調査し、有り
の場合、駅の端末３の東京駅からＢ社に通信ネットワー
ク１を介して暗証番号、費用情報、行動情報を送信し、
無しの場合、無しの情報を送信する。

【００５９】上記実施例では、会社の社員が出張する例
について説明したが、出張であれば役所、学校、病院な
どの職員の出張など何れでもよいことは説明するまでも
ないことである。

【００６０】

【発明の効果】この発明によれば、出張者自身には全く
手間をかけず、出張者の移動に伴って発生する旅費など
の費用は、自動的に費用支払元がオンタイムで自動的に
閲覧し、確認することができ、しかも費用発生先からの
情報であるから信憑性のある出張精算システムを得るこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の出張管理システムの実施形態を説明す
るためのシステム構成図。

【図２】図１の乗車券を購入した実施例において自動券
売機が出力したデータの内容を説明するための説明図。

【図３】図２の駅の自動券売機出力信号の処理系を説明
するためのシステム構成図。

【図４】図１の費用支払元の受信信号処理系を説明する
ためのシステム構成図。

【図５】図１の空港の自動券売機出力信号を説明するた
めの説明図。

【図６】図１のホテルの自動手続機出力信号を説明する
ための説明図。

【図７】図１の他の実施形態を説明するためのフローチ
ャート。

【図８】図５の他の実施形態を説明するためのフローチ
ャート。

【符号の説明】

１…通信ネットワーク、２…電話線、３…駅の端末、４
…空港の端末、５…ホテルの端末、６，７…会社の端
末、８…カード管理センター、１０，１３…自動券売
機、１６…宿泊手続機、１１，１４，１７，２１，２３
…パソコン、１２，１５、１８、２０…サーバ、２２…
イントラネット、２５，２６，２７，４１…データベー
ス、３３，４４…入・出力手段、３４，４５…表示手
段、３２，４２…ＣＰＵ、３１，４３…ＲＡＭ。

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 駅、ホテルなどの費用発生先から費用情
   報および行動情報を通信ネットワークを介して費用発生
   先のサーバが配信し、この配信された費用情報および行
   動情報を費用支払元のサーバが受信し移動状況を確認す
   る自動移動管理システムであって、 前記費用支払元が発行した費用支払元の暗証番号が入力
   されたカードにより購入した費用情報および購入時間、
   購入場所などの行動情報をカードの暗証番号に関連付け
   て費用発生先のコンピュータに記憶する記憶手段と、 前記費用発生先のサーバは前記通信ネットワークを介し
   て前記費用支払元に前記費用情報および行動情報を配信
   する配信手段と、 配信された前記費用情報、行動情報およびカードの暗証
   番号を前記費用支払元のサーバが前記通信ネットワーク
   を介して受信する受信手段と、 受信した前記費用情報、行動情報およびカードの暗証番
   号を前記費用支払元のコンピュータに前記暗証番号に対
   応させて記憶する情報記憶手段と、 前記暗証番号に対応した前記費用情報および行動情報を
   読出し処理する情報処理手段とを具備してなることを特
   徴とする出張管理システム。
2. 【請求項２】 前記費用情報は購入対象物および購入金
   額であることを特徴とする請求項１記載の出張管理シス
   テム。
3. 【請求項３】 前記行動情報は購入日および購入場所で
   あることを特徴とする請求項１記載の出張管理システ
   ム。
4. 【請求項４】 前記暗証番号は費用支払元および出張者
   の暗証番号であることを特徴とする請求項１記載の出張
   管理システム。
5. 【請求項５】 駅、ホテルなどの費用発生先から費用発
   生情報を通信ネットワークを介して配信し、この配信さ
   れた費用発生情報を費用支払元が受信し精算する出張管
   理システムであって、 前記費用支払元および出張者の暗証番号が入力されたカ
   ードにより購入した乗車券購入費用情報および乗車場所
   情報をカードの暗証番号に関連付けて費用発生先のコン
   ピュータに記憶する記憶手段と、 前記費用発生先から乗車券購入の都度、前記乗車券購入
   費用情報および乗車場所情報を通信ネットワークを介し
   て会社に配信する配信手段と、 配信された前記乗車券購入費用情報、乗車場所情報およ
   びカードの暗証番号を前記費用支払元が受信する受信手
   段と、 受信した前記乗車券購入費用情報，乗車場所情報および
   カードの暗証番号を前記費用支払元のコンピュータに前
   記暗証番号に対応させて記憶する情報記憶手段と、 前記費用支払元のコンピュータから前記暗証番号に対応
   した前記乗車券購入費用情報および乗車場所情報を読出
   し精算処理する情報処理手段とを具備してなることを特
   徴とする出張管理システム。