MXPA04008643A - Sistema, metodo y producto de programa de computadora para la administracion en linea de viajes y gastos. - Google Patents

Abstract

Un sistema de administracion en linea de viajes y gastos integra y automatiza el procedimiento para organizar, cambiar y contabilizar viajes que se hacen para el gobierno o grandes entidades corporativas. Un metodo en un sistema de computadora organiza viajes para organizaciones corporativas y gubernamentales grandes. El metodo puede incluir recibir una entrada de un cliente en un sitio de web en Internet; autenticar al cliente; recibir una seleccion de requerimientos de viaje del cliente; hacer arreglos iniciales de viaje para el cliente con base en la seleccion de los requerimientos de viaje; automaticamente generar una forma de autorizacion de viaje para el cliente con los arreglos iniciales de viaje; electronicamente enviar la forma de autorizacion de viaje a un aprobador; notificar electronicamente al cliente cuando el aprobador ha aprobado la forma de autorizacion de viaje, notificar a una agencia de viajes de la aprobacion de la forma de autorizacion de viaje, por lo que la agencia de viajes confirma los arreglos iniciales de viaje; y automaticamente actualizar electronicamente un sistema de contabilidad para el cliente.

Description

SISTEMA. METODO Y PRODUCTO DE PROGRAMA DE COMPUTADORA PARA LA ADMINISTRACIO EN LINEA DE VIAJES Y GASTOS REFERENCIA CRUZADA A SOLICITUDES RELACIONADAS Esta solicitud se refiere a una Solicitud de Patente Provisional de E.U.A., No. de Serie 60/, 361, 697, presentada el 6 de Marzo de 2002, por Sommers y otros, e intitulada "Sistema, Método y'Producto de Programa de Computadora Para la Configuración de Viajes En Línea", la cual es comúnmente asignada al apoderado de la presente invención y se incorpora aquí por referencia.

CAMPO DE LA INVENCION La presente invención se refiere en general a procedimientos de negocios automatizados, y más particularmente a la automatización del procedimiento y control de itinerarios de viaje, a partir de planeación pre-viaje a través de contabilización/auditoría post-viaje y publicación de la información de pago en sistemas de desembolso relevantes.

ANTECEDENTES DE LA INVENCION Los procedimientos de negocios existentes para la configuración y contabilización de viajes para entidades gubernamentales o comerciales grandes es un trabajo intensivo, orientada en papel, y propensos a errores. Las Figuras 1A y 1B muestran un flujo de trabajo típico para la organización de viajes para viajeros del gobierno o grandes corporaciones bajo sistemas convencionales. Cuando un viajero recibe una asignación de un viaje en el paso 102, el viajero inicia una autorización de viaje de (TAF) 110, en base en los requerimiento de la misión, en forma de papel o electrónicamente, y contacta una agencia de viajes para hacer reservaciones (paso 104). El viajero puede opcionalmente obtener estimados de costo requeridos en TAF 110 de la agencia de viajes. Mientras el viajero prepara los estimados requeridos en TAF 110 de la agencia de viajes. Mientras el viajero prepara el TAF 110 y lo somete para aprobación a un oficinal de aprobación, tal como el administrador del proyecto en el paso 108, el agente de viajes verifica la disponibilidad del viaje en la forma deseada, tal como una aerolínea, tren, o renta de carro, con una base de datos electrónica en el paso 106. Una vez autorizado, el departamento de contabilidad manualmente o electrónicamente registra una obligación en el sistema de contabilidad en el paso 112. El viajero recibe una copia del TAF 114 autorizado en el paso 116 y después contacta a la agencia de viajes, la cual confirma todas las reservaciones en el paso 118. La confirmación genera un cargo a la tarjeta de crédito de la cuenta facturada individualmente del viajero (IBA) o a una cuenta facturada centralmente (CBA) u otro método de pago en el paso 122. Si el cargo es hecho a una CBA, una copia de TAF 124 aprobada es enviada a la agencia de viajes para conservarla para una reconciliación CBA en el paso 126. La confirmación también genera un itinerario en papel para el viajero 128 y un boleto (papel o electrónico) que es enviado al viajero en el paso 120. Mientras tanto, el viajero inicia su viaje, en el paso 130. La Figura 1B continúa la gráfica de flujo de la Figura 1A. Si son necesarios cambios al itinerario durante el período del viaje en la decisión 132, el viajero debe contactar a la agencia de viajes para organizar los cambios en el paso 134, el cual puede dar como resultado la creación de una corrección 138 al TFA original en el paso 136. Si nuevos arreglos de viaje dan como resultado un nuevo boletaje en el paso de decisión 140, una copia del TAF corregido 138 debe ser enviada a la agencia de viajes para uso en una futura reconciliación en el paso 142. Una vez que regresa del viaje en el paso 144, el viajero debe entonces llenar un reporte de gastos 148 para obtener el reembolso de los gatos de viaje permitidos, tales como alimentos, hoteles, estacionamiento, kilometraje, etc., en el paso 146. El reporte de gastos 148 también debe ser aprobado por un supervisor en el paso 150. Una vez aprobado, el reporte de gastos 154 es enviado a la actividad de pago para el cálculo de cuotas que dan como resultado la preparación del pago en el paso 152. El viajero entonces es reembolsado en el paso 156. La principal desventaja de este flujo es su ineficiencia y alto potencial en inexactitudes y errores. El procedimiento convencional de organizar un viaje es un trabajo intensivo, y el número de diferentes personas y agencias involucradas por lo general conduce a errores de comunicación. Otras desventajas incluyen es rastreo de papeles insuficiente e incompleto, el cual puede resultar en cargos perdidos u otros problemas de contabilidad, tales como reflejar datos de contabilidad erróneos. Las ineficiencias y los problemas con el rastreo de papeles usualmente significan que el viajero recibe los reembolsos mucho tiempo después de que se hicieron los cargos. Adicionalmente, el viajero depende del personal de soporte, el cual puede causar problemas cuando el personal de soporte no está disponible. Lo que se necesita es un método y un sistema mejorados que superen las ineficiencias de soluciones convencionales.

COMPENDIO DE LA INVENCION En una modalidad ilustrativa de la presente invención se describe un sistema, método y producto de programa de computadora para la organización de un viaje en línea. Una modalidad preferida de la presente invención cubre cambios en todas las facetas del procedimiento de negocios de la obtención de un viaje para el gobierno, incluyendo la planeación pre-viaje, financiamiento pre-viaje, reservaciones y aprobación del viaje automatizados, reembolso y reporte de los gastos post-viaje automatizados, aprobación y asignación de fondos.

La presente invención reúne las necesidades descritas anteriormente a través de la provisión de un método en un sistema de computadora para organizar un viaje para una corporación grande y organizaciones del gobierno. Un método de acuerdo con una modalidad de la presente invención puede comprender recibir un registro en el sistema del cliente en un sitio web en Internet; hacer las organizaciones iniciales del viaje para el cliente con base en la selección de los requerimientos del viaje; automáticamente generar una forma de autorización del viaje para el cliente con los arreglos del viaje inicial, electrónicamente enviar la forma de autorización del viaje a un supervisor; notificar al cliente electrónicamente cuando el supervisor ha aprobado la forma de autorización del viaje; notificar a la agencia de viajes de la aprobación de la forma de autorización del viaje con lo cual la agencia de viajes confirma los arreglos del viaje iniciales; y automáticamente actualizar un sistema de contabilidad electrónicamente para el cliente. Las características adicionales y ventajas de la invención, así como la estructura y la operación de varias modalidades de la invención, se describen en detalle a continuación con referencia a los dibujos que la acompañan.

DEFINICIONES Los ejemplos dados a continuación no pretenden ser exhaustivos, ni tampoco limitar el alcance de la invención.

Una "computadora" se refiere a cualquier aparato que es capaz de aceptar una entrada estructurada, procesar la entrada estructurada de cuerdo con las reglas prescritas, y producir resultados del procesamiento como salida. Ejemplos de una computadora incluyen: una super minicomputadora; una minicomputadora; una estación de trabajo; una microcomputadora; un servidor; una televisión interactiva; una combinación híbrida de una computadora y una televisión interactiva, un hardware específico de aplicación para emular una computadora y/o software. Una computadora puede tener un procesador individual o múltiples procesadores, el cual puede operar en paralelos y/o no en paralelo. Una computadora también se refiere a dos o más computadoras conectadas juntas a través de una red para transmitir o recibir información entre las computadoras. Un ejemplo de dicha computadora incluye un sistema de computadora distribuido para procesar información a través de computadoras enlazadas a través de una red. Un "medio legible por computadora" se refiere a cualquier dispositivo de almacenamiento utilizado para almacenar los datos accesibles a través de una computadora. Ejemplos de un medio legible por computadora incluyen: un disco duro magnético; un disco flexible; un disco óptico tal como un CD-ROM o un DVD; una cinta magnética; un chip de memoria; y una onda portadora utilizada para llevar los datos electrónicos legibles por computadora, tales como aquellos utilizados en la transmisión y recepción de correo electrónico o en el acceso a una red. "Software" se refiere a reglas prescritas para operar una computadora, Ejemplos de software incluyen: software; segmentos de código; instrucciones; programas de computadora; y lógica programada. Un "sistema de computadora" se refiere a un sistema que tiene una computadora, en donde la computadora comprende un medio legible por computadora modalizando un software para operar la computadora. Una "red" se refiere a un número de computadoras y dispositivos asociados que están conectados a través de facilidades de comunicación. Una red involucra conexiones permanentes tales como cables o conexiones temporales tales como aquellas hechas a través de un teléfono u otros enlaces de comunicación, incluyendo enlaces inalámbricos. Ejemplos de red incluyen; un Internet, tal como el Internet; una intranet; una red de área local (LAN), una red de área amplia (WAN); y una combinación de redes, tal como un Internet y una intranet.

BREVE DESCRIPCION DE LOS DIBUJOS Las características y ventajas anteriormente mencionadas y otras de la invención serán aparentes a partir de lo siguiente, una descripción más particular de una modalidad preferida de la invención, como se ilustra en los dibujos que la acompañan en donde números de referencia similares generalmente indican, una funcionalidad similar y/o estructuralmente elementos similares. Los dígitos más hacia la izquierda en el número de referencia correspondiente indican el dibujo en el cual un elemento primero aparece. Las Figuras 2A-2B muestran una modalidad ilustrativa de un flujo de trabajo para organizar un viaje del gobierno de acuerdo con la presente invención; y La Figura 3 describe una modalidad ilustrativa del sistema de la presente invención.

DESCRIPCION DETALLADA DE LA INVENCION Las modalidades preferidas de la invención se discuten en detalle a continuación. Ya que las modalidades ilustrativas específicas se discuten, se deberá entender que esto se hace solamente para propósitos de ilustración. Uno con experiencia en la técnica relevante reconocerá que otros componentes y configuraciones pueden ser utilizados sin apartarse del espíritu y alcance de la invención. Las Figuras 2A-2B muestran una modalidad ilustrativa de un flujo de trabajo para organizar un viaje del gobierno o un viaje de una entidad comercial grande de acuerdo con la presente invención. Un viajero recibe una asignación de viaje en el paso 202 y se registra en el sistema del Sistema de Administración de Viajes y Gastos en línea (TEMS) de la presente invención en el paso 204. Cuando el usuario define los requerimientos del viaje, el TEMS en línea genera un TAF en el paso 208. El TEMS en línea también interactúa con una base de datos electrónica de información del viaje en el paso 206 y dirige al viajero a una herramienta de reservaciones en linea en el paso 210. El TEMS en línea entonces actualiza TAF con estimados de costo en tiempo real en el paso 212 y envía el TAF actualizado, incluyendo un itinerario de viaje, a un supervisor para la aprobación electrónica en el paso 214. Después de la aprobación, cualquier información de aprobación de TAF para la reconciliación es electrónicamente enviada al Centro de Administración de Viajes (TMC), el cual tiene acceso al sistema de reservación, así como la confirmación para el boletaje en el paso 216. Adicionalmente, las actualizaciones del sistema de contabilidad son electrónicamente enrutadas para las obligaciones del viaje en el paso 218. El viajero es notificado electrónicamente de la aprobación de TAF en el paso 220. El viajero entonces inicia el viaje en el paso 222. En la Figura 2B, si los planes del viaje cambian en el paso 222, el viajero genera ajustes a la autorización del viaje aprobado, paso 224. Si los cambios pueden ser hechos electrónicamente a través de TEMS en línea, paso 226, el viajero hace los cambios a la reservación electrónicamente, paso 228. Por el contrario, el viajero puede contactar TMC para organizar los cambios necesarios, paso 230, y un consultor de viajes hace los cambios en el paso 232. Si no se necesitan cambios, o cuando el viaje ha terminado, el viajero regresa al paso 234. El viajero actualiza la autorización del viaje original, entonces captura los daos de los gastos de viaje, tales como, alimentos, gasolina, y costos de hotel, en TEMS en línea en el paso 236. El TEMS en línea automáticamente genera un reporte de gastos electrónico en el paso 238. El reporte de gastos enseguida es sometido electrónicamente a un supervisor para aprobación en el paso 240. Una vez aprobado, el reporte de gastos es sometido electrónicamente al sistema de reembolso para procesamiento en el paso 242. Finalmente el viajero es reembolsado en el paso 244. Como se ilustra, el procedimiento para organizar, cambiar y aprobar el viaje y el reembolso prosigue enteramente de manera electrónica. No se necesita generar papeles, reduciendo la posibilidad de pérdida de formas. Al utilizar entradas y transmisiones de datos electrónicos reduce enormemente el potencial de error humano en los gastos reportados, lo cual a su vez reduce el tiempo necesario para corregir errores. Los viajeros también pueden ser reembolsados más rápidamente, y los datos contables pueden estar más a la fecha, debido a la eficiencia mejorada del procedimiento. La Figura 3 ilustra una modalidad ilustrativa del sistema de la presente invención. El sistema está compuesto del servidor TEMS en línea 302, el cual puede estar conectado a través de una red 304 a una o más bases de datos de información de viajes 308 y a un sistema de reservaciones en línea 306. La Agencia de Confirmación 310 puede interconectarse con una o más bases de datos de información de viajes 308. Además, el servidor del sistema 302 puede proveer acceso remoto 312, por ejemplo, en la forma de acceso a Internet a través de una red. El servidor del sistema 302 también puede estar conectado al Internet 314. El viajero puede registrarse en el sistema desde una computador cliente del viajero 316, la cual puede estar conectada a una red de la compañía 322, la cual a su vez está conectada al Internet 314. El sistema financiero 318 y el supervisor 320 también están conectados a la red de la compañía 322. En una modalidad ilustrativa, la presente invención puede comprender un Sistema de Administración de Viajes y Gastos en línea automatizado. Los controles, parámetros y requerimientos reguladores de la organización de viajes pueden estar configurados al nivel del cliente. La presente invención puede proveer al viajero medios para generar autorizaciones de* viaje, organizaciones de reservaciones de viajes, obtener aprobaciones, someter gastos actuales y recibir el reembolso electrónicamente. Durante el procedimiento de autorización pre-viaje, la presente invención puede permitir aprobaciones multinivel personalizadas, proveer estimados de "deberá costar", y abanderar datos de excepción. Durante el procedimiento de reembolso post-viaje, los viajeros pueden actualizar itinerarios originales, capturar gastos actuales y electrónicamente enrutar reportes de gastos a los oficiales de aprobación apropiados. Después de la aprobación, los reportes de gastos son enrutados en base a los parámetros de auditoría personalizados a un auditor en línea, abanderando excepciones reguladoras. La presente invención puede ser una aplicación de Internet utilizando conectividad abierta y puede permitir un acceso al usuario multinivel, protegida con una contraseña, controlado por la administración del sistema. La guía reguladora puede ser provista en línea junto con los pagos de los reembolsos. La presente invención puede proveer un pago óptimo a la tarjeta de crédito del viajero. Además, la presente invención puede automatizar las interfases para llevar a cabo la validación de los fondos, monitoreo del presupuesto, registrar la obligación, y datos de pago de distribución a los sistemas financieros del cliente. Una ventaja de la modalidad anteriormente descrita de la presente invención es que elimina casi toda la inversión en la parte del usuario final, debido al uso de tecnología de navegación en Internet existente, y proporciona una herramienta superior para controlar egresos de viajes a través de los reportes personalizados, de acuerdo con varias reglas del Gobierno de los Estados Unidos. En particular, la presente invención puede cumplir con las Regulaciones de Viaje Federales (FTR), el Programa de Mejoramiento de la Administración Financiera Común (JFMIP), Regulación de Viaje Común (JTR), Regulación de Viaje Federal Común (JFTR), y con la Solicitud del Gobierno de los Estados Unidos para Proposiciones (RFP), acceso y retención de datos, y datos de la tarjeta de crédito del viajero precargadas para validación. Además, la presente invención puede ser hecha para cumplir con las políticas de viaje y regulaciones de cualquier entidad comercial. Un sistema de acuerdo con la presente invención puede comprender los siguientes módulos ilustrativos: administración del sistema; administración del perfil de viajero; reservaciones; viajes en el continente de los Estados Unidos (COUNS) y viajes fuera del continente de los Estados Unidos (OCONUS); autorización del viaje; aprobación de la autorización de la orden de viaje; reporte de gastos; aprobación del reporte de gastos de viaje; gastos de viaje locales/misceláneos; aprobación de los gatos de viaje locales/misceláneos; auditoría; administración de tarjetas de crédito y débito; y reportes. El módulo de la administración del sistema puede proporcionar al personal de la administración la habilidad para definir organizaciones, por ejemplo, como clientes mayores o menores, y definir políticas y parámetros de negocios de la organización, agregar usuarios y definir sus papeles, y monitorear y mantener las bases de datos del sistema. El módulo de la administración del sistema también puede proveer personal de escritorio de ayuda con una herramienta para asistir usuarios individuales en una forma rápida y eficiente. Los usuarios principales del módulo de la administración del sistema pueden ser programadores y personal de escritorio de ayuda. El módulo de administración del perfil de viajero es principalmente utilizado para permitir a los usuarios almacenar información de viaje general y de pagos seguros junto con las preferencias de viajes que se utilizan para la creación de un viaje. Los usuarios principales del módulo de la administración del perfil del viajero incluyen a todos los usuarios del sistema incluyendo, por ejemplo, el viajero, colaboradores alternos, supervisores, auditores y coordinadores de tarjeta de crédito. El propósito principal del módulo de reservaciones puede ser permitir a los usuarios hacer sus propias reservaciones según definido en la autorización de viajes tal como reservaciones de aerolínea, coche y hotel, por ejemplo. El módulo de reservaciones, por ejemplo, puede ser utilizado principalmente por los viajeros o colaboradores designados que capturan solicitudes de autorización de viaje. El módulo de autorización del viaje puede ser utilizado principalmente para proveer a los usuarios la habilidad de capturar requerimientos de viaje específicos dando como resultado una autorización de viaje, crear reservaciones individuales, y rastrear el estado desde la iniciación de la solicitud a través de la aprobación. Los usuarios principales del módulo de autorización de viaje pueden incluir, por ejemplo, viajeros o colaboradores delegados que capturan requerimientos y procesamiento del viaje según la solicitud de autorización para el viaje. El módulo de aprobación de la autorización de la orden del viaje proporciona a los usuarios definidos como supervisores la habilidad de aprobar, revisar o cancelar autorizaciones de viajes. Este módulo despliega todas las autorizaciones de viaje pendientes para incluir la fecha de salida, el número de orden, nombre del viajero, destino, y estado de la orden. El sistema puede permitir varios tipos de niveles de aprobación. Los usuarios a diferentes niveles de aprobación pueden tener acceso a o tener control sobre diferentes aspectos del sistema. El usuario principal del módulo de aprobación de autorización de la orden de viaje puede incluir usuarios definidos como oficiales supervisores con respecto al tipo y al nivel . El módulo del reporte de gastos puede ser utilizado principalmente para proveer a los usuarios la habilidad de archivar reportes de gastos identificando los gastos actuales incurridos. Los reportes de gastos son electrónicamente enrutados a través de los niveles de aprobación apropiados identificados por la organización del viajero, y a través de auditoría para la actividad del pago con el fin de que el reembolso sea procesado. Los usuarios principales del módulo del reporte de gastos . pueden incluir viajeros o colaboradores delegados que capturan los datos de gastos de viaje.

El módulo de aprobación del reporte de gastos de viaje permite a los usuarios definidos como supervisores aprobar o revisar los reportes de gastos. Una vez que el viajero ha completado el viaje y actualizado el reporte de gastos con gastos de viaje, fechas y modos de viaje válidos, el reporte de gastos es electrónicamente enviado a un supervisor designado para revisión. Este sistema es el mismo para todos los niveles de aprobación. Los usuarios principales del módulo de aprobación del reporte de gastos de viaje pueden incluir, por ejemplo, usuarios definidos como supervisores sin considerar el nivel. El propósito principal del módulo de gastos de viaje locales/misceláneos puede ser para proveer a los usuarios medios para archivar el reembolso de gastos de transporte incurridos que conducen negocios oficiales en el área local se su estación de deberes oficiales o para gastos misceláneos incurridos mientras de conducen negocios oficiales ya sea en TDY o en área local. Los viajeros o colaboradores delegados capturan los gastos de viaje locales, por ejemplo, pueden ser los usuarios principales del módulo de gastos de viaje locales/misceláneos. El módulo de aprobación de gastos de viaje locales/misceláneos puede ser principalmente utilizado, por ejemplo, para proveer a un usuario definido como un viajero local aprobación oficial a medios para aprobar o revisar reportes de gastos de viaje locales. Una vez que el viajero ha completado el viaje y capturado los gastos, el reporte de gastos de viaje locales es electrónicamente enviado a un supervisor designado para revisión. Este sistema es el mismo para todos los niveles de aprobación. Los usuarios principales de módulo de aprobación de gastos de viaje locales/misceláneos pueden ser usuarios definidos como supervisores de viajes locales independientemente del nivel. El propósito principal del módulo de auditoría puede ser para proveer a un usuario designado la habilidad de auditar pagarés aprobados tanto de pre-pago como post-pago, identificando la razón seleccionada para auditarlos según definido por los parámetros de auditoría establecidos. Los usuarios principales del módulo de auditoría pueden ser auditores designados en un lugar de pago al cliente, por ejemplo. El módulo de la administración de deudas de tarjeta de crédito puede ser principalmente utilizado, por ejemplo, para proveer a un coordinador del programa de la agencia (APC) la habilidad de monitorear las operaciones diarias del Programa de Cargo a Tarjeta de Viajes del Gobierno. Cada APC mantiene una lista actualizada de todos los tarjetahabientes actuales y cuentas para incluir información tal como nombres de cuentas, números de cuentas, direcciones, números telefónicos, por ejemplo. El módulo de administración de deudas de tarjeta de crédito también permite a APC suspender y/o cancelar cuentas delincuentes y generar notificaciones a los tarjetahabientes y su cadena de comando. Los usuarios principales del módulo de administración de deudas de tarjeta de crédito puede ser personal APC del Gobierno designado por un comandante o director de la actividad. El propósito principal del módulo de reportes puede ser proveer a los usuarios una herramienta para recuperar bits de información contenida en elementos de datos y desplegar los datos en un formato en forma de reporte dependiendo del tipo de usuario (es decir, viajero, supervisor, administrador de clientes, auditor, coordinador de tarjetas, o administrador del sistema, por ejemplo). Los usuarios principales del módulo de reportes pueden incluir, por ejemplo, viajeros, supervisores, administradores de clientes, auditores, coordinadores de tarjetas, y administradores del sistema. En otra modalidad ilustrativa, la presente invención es un nuevo grupo de software de aplicación, interfases del sistema, y tecnología de bases de datos que permite una solución completa total. En otra modalidad ilustrativa, la presente invención puede utilizar el Internet como el medio de distribución para todos los servicios, de esta manera permitiendo la adopción de las nuevas tecnologías, tales como, por ejemplo, tecnologías inalámbricas. A diferencia de los servicios de organización de viajes en Internet en línea actuales que no pueden interactuar con la infraestructura de la contabilidad y aprobación del usuario, la presente invención puede proveer un Sistema de Administración de Viajes y Gastos en línea total al usuario. En una modalidad ilustrativa de la presente invención, la interfase entre el sistema de reservaciones en línea y la invención puede ser ¡mplementada a través del equipo del desarrollo del software (SDK) del cliente del lenguaje de marcación extensible (XML) llamado planeador de viajes. La aplicación del planeador de viajes genera archivos XML basados en las búsquedas del localizador del recurso uniforme (URL) enviadas a la base de datos electrónica de la información del viaje. Ya que varias modalidades de la presente invención han sido descritas anteriormente, se deberá entender que han sido presentadas a manera 'de ejemplo solamente, y no limitación. De esta forma, la amplitud y el alcance de la presente invención no deberá estar limitada por cualquiera de las modalidades ilustrativas anteriormente descritas, sino más bien deberán están definidas solamente de acuerdo con las siguientes reivindicaciones y sus equivalentes.

Claims (1)

1. «1 20 REIVINDICACIONES 1. Un método en un sistema de computadora para arreglar un viaje para organizaciones gubernamentales o corporativas grandes 5 que comprende: recibir un registro en el sistema del cliente en un sitio web en I nternet; autentificar dicho cliente; recibir una selección de requerimientos del viaje de dicho 0 cliente; hacer arreglos del viaje iniciales para dicho cliente en base a dicha selección de requerimientos del viaje; automáticamente generar una forma da autorización del viaje para dicho cliente con dichos arreglos del viaje iniciales; 5 electrónicamente enviar dicha forma de autorización del viaje a un supervisor; notificar a dicho cliente electrónicamente cuando dicho supervisor ha aprobado dicha forma de autorización; notificar a una agencia de viajes de la aprobación de dicha 0 forma de autorización del viaje después de lo cual dicha agencia de viajes lleva a cabo el cumplimiento de la reservación; y automáticamente actualizar el sistema financiero electrónicamente para dicho cliente. 2. El método de acuerdo con la reivindicación 1, que además 5 comprende: aceptar datos de gastos mediante dicho cliente una vez que regrese del viaje; generar un reporte de gastos electrónico de dicha captura del cliente; someter dicho reporte de gastos para aprobación a través de un supervisor; enviar dicho reporte de gastos a dicho sistema financiero para reembolso; y reembolsar a dicho cliente dichos gastos. 3. El método de acuerdo con la reivindicación 1, que comprende además: cambiar los planes del viaje utilizando el sistema. 4. El método de acuerdo con la reivindicación 1, en donde dicho paso de hacer arreglos del viaje iniciales para dicho cliente en base a dicha selección de requerimientos del viaje comprende conectar a dicho cliente con una herramienta de reservaciones en línea. 5. Un sistema para arreglar un viaje para organizaciones corporativas grandes o gubernamentales que comprende: un servidor del sistema, que comprende una computadora conectada al Internet; software operativo para arreglar el viaje en operación en dicho servidor del sistema; un sistema de reservaciones en línea conectado a dicho servidor del sistema a través de una primera red; una base de datos de información del viaje accesible a partir de dicho servidor del sistema a través de por lo menos una de dichas primera red y una segunda red; por lo menos una computadora cliente conectada a por lo menos uno del Internet y una red de compañía y capaz de registrar en el sistema de dicho software operativo para arreglar el viaje; y un sistema financiero electrónico conectado a dicha red de la compañía. 6. Un producto de programa de computadora adaptado para ser almacenado en un medio legible por computadora y siendo operable para arreglar el viaje para organizaciones corporativas grandes y gubernamentales, el producto de programa de computadora comprende: una interfase de usuario para recibir un registro en el sistema del cliente y proveer acceso a una base de datos del sistema; un módulo de administración del sistema para proveer al -personal administrativo una habilidad para definir por lo menos una de las organizaciones y políticas de negocios de la organización, agregar usuarios y definir papeles de los usuarios, y para monitorear y mantener la base de datos del sistema; un módulo de administración del perfil del viajero para permitir a los usuarios almacenar por lo menos uno de información del viaje general de un viajero, información de pago segura de un viajero, y preferencias de viaje de un viajero en la base de datos del sistema; un módulo de reservaciones para permitir a los usuarios colocar sus reservaciones; un módulo de autorización de viajes para proveer al usuario una habilidad para capturar requerimientos de viaje específicos, a través de una interfase de usuario, dando como resultado una autorización del viaje, crear reservaciones individuales, y rastrear un estado de cada orden a partir de la iniciación a través de la aprobación; y un módulo de aprobación de la autorización de la orden de viaje para proveer a un usuario autorizado una habilidad de por lo menos una aprobación de la autorización de viaje, revisar la autorización de viaje, y cancelar la autorización de viaje, en donde el módulo de aprobación de la autorización de la orden de viaje despliega todas las autorizaciones de viaje pendientes incluyendo el tiempo de salida, número de orden, nombre del viajero, destino y estado de la orden. 7. El producto de programa de computadora de acuerdo con la reivindicación 6, que comprende además: un módulo del reporte de gastos para proveer a por lo menos uno de un viajero y un usuario autorizado la habilidad de archivar reportes de gastos identificando los gastos incurridos y siendo electrónicamente enrutado a través de niveles apropiados de aprobación y a través de un módulo de auditoría. 8. El producto de programa de computadora de acuerdo con la reivindicación 7, que comprende además: un módulo de aprobación del reporte de gastos de viaje para permitir a un usuario autorizado a por lo menos uno de aprobar el reporte de gastos y revisar el reporte de gastos. 9. El producto de programa de computadora de acuerdo con la reivindicación 6, que comprende además: un módulo de gastos de viaje local para proveer al viajero y a otros usuarios autorizados una habilidad para archivar un reporte de gastos de viaje local para reembolso de los gastos incurridos durante la conducción de negocios oficiales dentro de un área local predeterminada. 10. El producto de programa de computadora de acuerdo con la reivindicación 9, que comprende además: un módulo de aprobación de gastos de viaje local para proporcionar a un oficial de aprobación autorizado medios para por lo menos aprobar uno del reporte de gastos de viaje local y revisar el reporte de gastos de viaje local, en donde el reporte de gastos de viaje local es enviado al oficial de aprobación autorizado a través de medios electrónicos. 11. El producto de programa de computadora de acuerdo con la reivindicación 7, que comprende además: un módulo de auditoría para proveer a un usuario designado la habilidad de auditar reportes de gastos aprobados, en donde el módulo de auditaría permite al usuario designado capturar una razón para seleccionar el reporte de gastos que va a ser auditado. 12. El producto de programa de computadora de acuerdo con la reivindicación 6, que comprende además: un módulo de administración de deudas de tarjeta de crédito para proporcionar al usuario una habilidad para monitorear operaciones de la base de datos del sistema incluyendo por lo menos una de un nombre de cuenta del viajero, un número de cuenta del viajero, una dirección del viajero, y un número telefónico del viajero. 13. El producto de programa de computadora de acuerdo con la reivindicación 6, que comprende además: un módulo de reportes para proveer al usuario medios para recuperar bits de información contenida en los elementos de datos y para desplegar los datos en un formato en forma de reporte. 14. El producto de programa de computadora de acuerdo con la reivindicación 6, en donde el módulo de reservaciones permite a los usuarios reservar por lo menos una de una reservación de aerolínea, una reservación de coche, y una reservación de hotel.