JP2004054717A - 出張業務管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】出張の申請・承認などの事務手続き、交通機関・宿泊施設などの予約、および費用の仮払い・支払いなどの決済を纏めて処理し得る出張業務管理システムを提供する。
【解決手段】企業の従業員が出張する際に、当該企業から委託を受けて出張の申請・承認から費用決済までの一連の業務を行う出張業務管理システムであって、企業と委託を受けた出張業務管理代行業者との間で、出張者の申請を受け付けるとともにその承認を行い得る事務処理手段１Ａと、当該出張に関する交通機関および宿泊施設と出張業務管理代行業者との間で、交通機関および宿泊施設の予約を行い得る予約手段１Ｂと、当該出張に関する費用の決済手段１Ｃとを具備したもの。
【選択図】　　　図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、例えば企業の従業員が出張の申請・承認から費用の決済までを自動的に行い得る出張業務管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、企業における従業員の出張に伴う業務としては、出張の申請、承認などの社内手続きを行う社内手続きと、出張手当て、旅費、宿泊費などの費用支払い手続きとが存在しており、その他、出張者自身で行う交通機関、宿泊施設などの予約手続きがある。
【０００３】
従来、社内手続きについては代行機関が存在するとともに、交通機関、宿泊施設の予約代行機関が存在している。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上述したように、社内手続きおよび交通機関、宿泊施設の予約などについては、それぞれ代行機関が存在しているが、出張の申請、承認、および交通機関、宿泊施設などの予約、並びに費用の仮払い、決済などの全ての手続きを行う場合には、煩雑な事務処理、正確な決済処理を必要とし、各企業にとっては、非常に手間を要する、すなわち無駄な出費を余儀なくされているのが実情であった。
【０００５】
そこで、本発明は、出張の申請・承認などの事務手続き、交通機関・宿泊施設などの予約、および費用の仮払い・支払いなどの決済を纏めて処理し得る出張業務管理システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明の請求項１に係る出張業務管理システムは、企業の従業員が出張する際に、当該企業から委託を受けて出張の申請・承認から費用決済までの一連の業務を行う出張業務管理システムであって、
企業と委託を受けた出張業務管理代行業者との間で、出張者の申請を受け付けるとともにその承認を行い得る事務処理手段と、当該出張に関する交通機関および／または宿泊施設と上記出張業務管理代行業者との間で、交通機関および／または宿泊施設の予約を行い得る予約手段と、当該出張に関する費用の決済手段とを具備したものである。
【０００７】
また、本発明の請求項２に係る出張業務管理システムは、請求項１に係るシステムの事務処理手段に、出張の申請が行われた際に、当該出張者の承認者に対して承認用の電子メールを送信するメール送信手段を具備させたものである。
【０００８】
また、本発明の請求項３に係る出張業務管理システムは、請求項１または２に係るシステムにおいて、出張の申請時に行われた交通機関および／または宿泊施設の予約については仮予約とするとともに、承認者により承認が行われた後、本予約に変更するようにしたものである。
【０００９】
また、本発明の請求項４に係る出張業務管理システムは、請求項１乃至請求項３のいずれかに係るシステムにおいて、予約済案件の執行を行う際にＩＤ記憶媒体を使用し、且つこのＩＤ記憶媒体にクレジットカード用ＩＤを登録させるとともに、このクレジットカード用ＩＤに、承認された交通経路および／または宿泊施設にのみ使用し得る与信を与えるようにしたものである。
【００１０】
また、本発明の請求項５に係る出張業務管理システムは、請求項１乃至請求項３のいずれかに係るシステムにおいて、出張者が出張の申請により認められた金額の引き出しを行う際にＩＤ記憶媒体を使用し、且つこのＩＤ記憶媒体に金融機関にて使用し得るキャッシュカード用ＩＤを登録させるとともに、このキャッシュカード用ＩＤに対応付けられた金額の残高の範囲内での金額を引き出し得る与信を与えるようにしたものである。
【００１１】
また、本発明の請求項６に係る出張業務管理システムは、請求項１乃至請求項３のいずれかに係るシステムにおいて、決済手段により出張者の費用を各契約企業ごとに纏めて一括して請求するようにしたものである。
【００１２】
上記構成によると、企業の従業員が出張する際に、出張業務管理代行業者が具備する事務処理手段および予約手段により、出張の申請・承認から交通機関・宿泊施設の予約を行うことができるとともに、予約済案件の執行についてはＩＤ記憶媒体にて行い、また出張に伴う費用の支払いについても、ＩＤ記憶媒体にて行い、しかもこの支払いについては決済手段を介して各契約企業に一括して請求するようにしているため、例えば出張の申請・承認、交通機関・宿泊施設の予約を出張者各個人が行うとともに、費用の決済について、各企業の経理担当者が個別案件ごとに行う場合に比べて、手間が減るとともに迅速に出張に関する処理を行うことができ、すなわち無駄な出費を抑えることができる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態に係る出張業務管理システムを、図１〜図１２に基づき説明する。
【００１４】
まず、当該出張業務管理システムが運用される全体構成について、図１に基づき概略的に説明する。
この出張業務管理システムは、出張業務管理代行会社が複数の企業と契約を行うとともに、それぞれ従業員の出張に際し、その出張の申請・承認などの事務手続き、および交通機関・宿泊施設などの予約手続き、並びに費用の仮払い・支払いなどの費用決済手続きの一連の業務管理を自動的に行うようにしたものであり、図１に示すように、少なくとも、出張業務管理代行業者１と、利用者である契約企業２、鉄道会社・航空会社などの交通機関３、ホテルなどの宿泊施設４、この宿泊施設４に対して予約を行う宿泊予約代行業者５、および銀行などの金融機関（ＡＴＭ，ＣＤなども含む概念である）６のサーバ、クレジットカードなどのＩＤ記憶媒体（後述する）の記憶情報読込み手段とが、インターネットなどの通信回線（以下の説明では、情報通信ネットワーク、共同利用型クレジットオンライン、現金自動支払い機等の共同利用ネットワークなど称している）７を介して接続されて、互いにデータの受け渡しを行い得るようにされている。
【００１５】
そして、このシステムには、仮想クレジットＩＤおよび仮想キャッシュＩＤのデータが登録（この語句に替えて「記録」と称してもよい、以下、同じ）されるＩＤ記憶媒体例えば個人ＩＤカード（電子カードともいう）が用いられるとともに、上記各機関、各施設などには、上記各手続きに関する処理を行うための各種サーバ、コンピュータ端末（以下、単に端末という）や、ＣＤ，ＡＴＭなどの現金自動支払い機（出金端末機ともいう）およびクレジット端末などの記憶情報読込み手段付き（ＩＤ読込み手段付き）端末などの各種装置が具備されており、従業員である出張者の予約サービスの利用や費用の引き出しについては、個人ＩＤカードにより記憶情報読込み手段付き端末を利用して行われる。
【００１６】
上記出張業務管理代行業者１側には、図２に示すように、契約企業（以下、単に企業と称する場合もある）２とこの契約企業２から委託を受けた出張業務管理代行業者１との間で、出張者の申請を受け付けるとともにその承認を行い得る事務処理手段１Ａと、当該出張に関する交通機関の予約および宿泊施設の予約を行い得る予約手段１Ｂと、当該出張に関する費用の決済手段１３とが具備されている。
【００１７】
そして、この出張業務管理代行業者１側には、上記各手段を構成するとともに各処理を行うための業務管理用サーバが具備されるとともに、この業務管理用サーバには、各種の処理を実行するためのプログラムの他に、各種データテーブルとして、少なくとも契約企業における従業員に関する個人情報を登録するための個人情報テーブルと、出張案件ごとの情報を登録する出張案件テーブルと、予約情報を登録する予約情報テーブルと、費用の支払い情報を登録する支払い情報テーブルと、雑費などの仮払い費用の情報を登録する仮払い情報テーブルとが具備されている。
【００１８】
上記個人情報テーブルは、図３に示すように、出張者個人を特定するための識別番号である「個人ＩＤ」、個人の名前である「姓名」、仮想クレジットカードの識別番号である「仮想クレジットＩＤ」、仮想キャッシュカードの識別番号である「仮想キャッシュＩＤ」、個人が属する企業名を表す「企業ＩＤ」、出張の承認を行う承認者を示す「管理者ＩＤ」（承認者ＩＤでもある）、個人ＩＤカードの「暗証番号」、出張の承認を行う権限を有するか否かを表す「承認権限」、経理の処理を行う権限を有するか否かを表す「経理権限」、出張の際に与えられる「手当てランク」、仮想キャッシュカードにて使用可能な金額を表す「残高」、「電子メールアドレス」などにより構成されている。なお、この個人情報テーブルには、残高を除いて、予め、各種データが登録される。
【００１９】
そして、この個人情報テーブル以外に、契約者マスターテーブル、出張手当マスターテーブルなどがある。契約者マスターテーブルには、契約企業に関するデータとして、企業ＩＤ、企業名、住所、連絡先、代表者、関与形態（サービスの提供、サービスの利用など）、銀行口座番号、費用の請求日（例えば、請求締め日）などが登録される。また、出張手当マスターテーブルには、企業ＩＤ、手当てランク、手当金額などが登録される。
【００２０】
上記出張案件テーブルは、図４に示すように、出張案件を識別するための「出張ＩＤ」、「個人ＩＤ」、出張の承認を行う承認者を示す「承認者ＩＤ」、出張に関する現在の状態を表す「ステータス」、発生費用の処理を行うための「費用処理コード」などが登録される。この出張案件テーブルにおける「出張ＩＤ」は自動的に発行され、「個人ＩＤ」については、出張案件の申し込み時に個人がアクセスし承認されたＩＤ（ログオン時のＩＤ）がそのまま登録され、「費用処理コード」については、出張者が入力したコードが登録され、「承認者ＩＤ」については、個人情報テーブルの当該申請者に係る「管理者ＩＤ」がコピーされ、「ステータス」については、当該システムがその時の状態に応じてその登録を変更する。
【００２１】
ところで、「ステータス」については、出張者が申請を行ってから交通機関３および宿泊予約代行業者５から（それぞれが有する予約システムから）の仮予約が完了した旨の通知がくるまでの状態を「仮予約待ち受け中」、仮予約が終了してから承認者が出張を承認するまでの状態を「承認待機中」、承認者により承認されてから仮予約が本予約になるまでの状態を「承認済み」、本予約になってから出張者が帰任して清算の登録を行うまでの状態を「執行待ち受け中」、清算の登録をしてから承認者がその清算を承認し登録するまでの状態を「清算承認待ち」、承認者が承認の登録をした状態を「清算承認済み」と称する。
【００２２】
上記予約情報テーブルは、図５に示すように、出張の際の予約単位ごと［交通機関ごと（正確には、チケットごと）、宿泊施設ごと］に自動的に付与される「予約ＩＤ」、「出張ＩＤ」、「個人ＩＤ」、交通機関・宿泊施設などの「提供企業ＩＤ」、「ステータス」、「識別コード」、「出発日時／チェックイン」、「到着日時／チェックアウト」、「仮予約日時」、「手当て」、「雑費」、「本予約期限」（キャンセルが可能な日時）、「警告予定日時」（この日時を過ぎると電子メールにより警告が行われる）などが登録される。
【００２３】
なお、「予約ＩＤ」は、交通機関、宿泊施設を予約した時に自動的に追加されるもので、「出張ＩＤ」と「個人ＩＤ」は出張案件テーブルからコピーされ、「提供企業ＩＤ」は予約システム（例えば、交通機関の予約システム、宿泊予約代行業者の予約システムなどがある）に基づき仮予約した提携先の交通機関、宿泊施設のＩＤで契約者マスターテーブルからコピーされる。また、「識別コード」は、その予約システムから送信される申請者が利用するサービス情報で、例えば交通機関（乗り物）であれば便名、宿泊施設であれば宿泊施設自身のＩＤなど利用サービスを特定し得る情報である。
【００２４】
また、「出発日時／チェックイン」および「到着日時／チェックアウト」は申請時の入力または予約先の予約システムから仮予約時に送信される情報が登録されるもので、勿論、交通機関／宿泊施設にそれぞれ対応している。「仮予約日時」は仮予約した日時が登録され、「手当て」は個人情報テーブルに登録された出張者の「手当てランク」に応じた金額（ランクに基づき出張マスターテーブルから求められる）に日程が考慮されたものが登録され、「雑費」は予約システムにはないサービスを出張時に利用すると予想される場合の金額が登録される。勿論、「手当て」と「雑費」とは同一の「出張ＩＤ」のレコードとして登録される。さらに、「手当て」および「雑費」として登録された金額は、当該出張が承認者によって承認された段階で上述の個人情報テーブルの「残高」の現在額に加算して再登録される。なお、「本予約期限」については、予約システムとの取り決めに基づくか、または仮予約時に送信されてくる本予約期限が登録される。また、「警告予定日時」については、承認者に承認期限が近いことを警告する時期を、仮予約日時と本予約日時との間で設定するもので、本予約期限の一定期間前として自動的に登録させるようにしてもよく、また申請者が入力するようにしてもよい。
【００２５】
さらに、「ステータス」については、仮予約終了後、承認の督促をする警告を実施するまでの状態を「仮予約済み（未警告）」、上記警告を実施後、本予約が確定するまでの状態を「仮予約済み（警告済み）」、承認されてから本予約が確定するまでの状態「本予約確定待ち」、本予約が確定してからサービスが利用（例えば、交通機関であれば発券、宿泊施設であればチェックイン）されるまでの状態を「予約確定」、上記サービスが利用されたことを示す「執行済み」、承認されなかったなどの事情により仮予約が本予約にならずに取り消された状態を示す「仮予約取消し」と称する。
【００２６】
上記支払い情報テーブルは、図６に示すように、支払い内容を示す「明細ＩＤ」、「出張ＩＤ」、「請求先企業ＩＤ」、「支払先企業ＩＤ」、「識別コード」（便名など）、「金額」、「ステータス」、「支払予定日」、「請求予定日」などが登録される。
【００２７】
このテーブルは、仮予約がなされた際に提携している各予約システムから送信されてくる金額等の決済の際に使用するものである。したがって、「請求先企業」と「支払先企業」とが異なっている場合には、同じ出張に対して複数のレコードが存在することになる。
【００２８】
「明細ＩＤ」は追加登録ごとに自動発行され、「出張ＩＤ」は予約に利用された「出張ＩＤ」がコピーされる。「請求先企業ＩＤ」は出張者が所属する「企業ＩＤ」が個人情報テーブルからコピーされ、「支払先企業ＩＤ」は予約されたサービスを提供した「企業ＩＤ」（予約情報テーブルの「提供企業ＩＤ」）が登録され、「識別コード」も予約情報テーブルからコピーされる。「金額」は予約時に予約システムから送信される金額が登録される。「支払予定日」は支払い先企業へ支払う予定日が、「請求予定日」には請求先企業に請求する予定日が登録され、これらは各企業との取り決めによるが、契約者マスターテーブルに登録された請求日と支払日の情報がそれぞれ参照される。これらの日付は、例えば出張者が予約サービスを利用したとき（予約情報テーブルのステータスが「執行済み」になったときであるもある）を基準にした何時間後、何日後と定めてもよい。
【００２９】
また、「ステータス」については、出張者が予約サービスを利用するまで（予約情報テーブルのステータスが「執行済み」になるまで）の状態を「執行待ち」、出張者が予約サービスを利用してから支払先企業へ支払うまでの状態を「執行済み」、請求先企業に代わりに支払った金額の受け取り（決済）が完了した状態を「決済完了」と称する。
【００３０】
また、上記支払い金額情報テーブルは、提携金融機関におけるＣＤ，ＡＴＭなどの出金端末機を利用して個人情報テーブルの「残高」を限度とした出金が行われた情報が登録される。基本的には、支払い情報テーブルと同じであるが、「出張ＩＤ」を「個人ＩＤ」に読み替え、出金端末機において出張者の個人ＩＤカードから読み取った仮想キャッシュカードＩＤに基づき、出金端末機から管轄の金融機関を通じて本サービスのシステムに与信の問い合わせ（残高の有無）があると与信（残高）を返し、利用実績（日時、金融機関ＩＤ、出金端末機ＩＤ、出金金額）が同経路で報告されると、レコードを追加登録し利用者の「個人ＩＤ」が登録されるとともに「請求先企業ＩＤ」に利用者の個人情報テーブルにある「企業ＩＤ」が登録される。また、「支払先企業ＩＤ」、「識別コード」（この場合、利用端末ＩＤ）、「金額」が登録される。「支払予定日」と「請求予定日」は利用日時を基準として定められる。なお、ステータスは、支払い情報テーブルにて説明した「執行待ち」がないことを除き、同じである。
【００３１】
次に、従業員の出張から費用決済までの全体の流れについて説明する。
この全体の流れの説明を行う際に、より具体的な構成例を示している図７および処理の流れを示した図８〜図１２に基づき説明する。なお、図７においては、図１の構成にて示した部材番号とは別個に、新たな部材番号を付しており、この新たな部材番号を用いて説明する。
【００３２】
全体の流れとしては、出張の申請から予約を行うまでの流れと、出張者がチケットなどを受け取る際の流れと、出張者が宿泊施設に泊まる際の流れと、出張者が現金の引き出しを行う際の流れと（後者の３つの流れは、予約済案件を執行する流れでもある）があり、以下、詳しく説明する。
（１）出張の申請から予約を行うまでの流れを図８に基づき説明する。
【００３３】
図８は、契約企業２０の従業員が出張の申請を行い、管理者（承認者）が承認して出張案件が確定するまでの過程において、従業員の出張に伴う事務手続きを代行するサービス（以下、本サービスと言う）を用いて、交通機関３０および宿泊施設５０を予約する際のステップを示したものである。
【００３４】
出張予定者が、自分の端末機から例えば情報通信ネットワーク７０を介して出張業務管理代行業者のサーバ１１０にアクセスして、その入力画面にて、出張目的、出張先、出張日程、費用処理コードなどの所定のデータを入力すると、交通機関および宿泊施設の予約画面が起動し、出張者は上記で入力した出張先および出張日程に対して、条件の修正および／または追加を行い旅程案を、すなわち検索条件を作成する（Ｓ１０１）。
【００３５】
本サービスのサーバ１１０は、上記の検索条件を受け付けると、出張予定者が指定した条件に合う交通機関３０および宿泊施設５０に関する予約サービスを選択して、空席および空室情報を要求する（Ｓ１０２）。
【００３６】
上記要求に対して、交通機関３０および宿泊予約代行業者４０の予約サービスが返す情報を、出張予定者の旅程に合わせて編集し（Ｓ１０３）、出張予定者の端末に返す。
【００３７】
出張予定者が、提示された案の全てを受け入れなかった場合は、検索条件の変更を促し、出張予定者が受け入れるまで繰り返す。
出張予定者が、指示された案を受け入れて、いずれかを指定すると、本サービスのサーバ１１０は、予約ＩＤを付加して、指定された交通機関３０および宿泊予約代行業者４０の予約サービスに対して仮予約を通知する（Ｓ１０４）。
【００３８】
仮予約が終了すると、本サービスは、出張予定者に予め関連付けられた管理者に対して本出張案件を承認するよう電子メールで通知した後（Ｓ１０５）、待機状態に入る。
【００３９】
仮予約が成立した後、仮予約した交通機関３０および宿泊予約代行業者４０の予約サービスとの取り決めた期限（タイムアウト時間）に達しても、本出張案件の管理者が承認しなかった場合は、出張予定者および管理者宛てに電子メールで警告を発信し、さらに一定時間経過しても承認されない場合は、仮予約を行った上記交通機関３０および宿泊予約代行業者４０の予約サービスに対して、仮予約の取消を通知する（Ｓ１０６）。
【００４０】
本出張案件が承認されると、仮予約を行った交通機関３０および宿泊予約代行業者４０の予約サービスに対して、出張案件が確定し本予約となったことを通知する（Ｓ１０７）。そして、これと同時に、「手当て」および「雑費」が、個人情報テーブルの「残高」の現在額に加算されて再登録が行われる。
【００４１】
上記各ステップにおいて、本サービスが管理するデータベースのステータスが適宜更新される。
（２）出張者が交通機関のチケットを受け取るまでの流れを、図９に基づき説明する。
【００４２】
図９は、契約企業２０の出張者が、予約した交通機関に赴いて、チケットの発券を受ける際のステップを示したものである。
出張者が、個人ＩＤカード２０１を交通機関３０の窓口に提示すると、交通機関の窓口担当者は、共同利用型クレジットオンライン７２に繋がったクレジットカード端末３０１に個人ＩＤカード２０１を挿入し、与信情報の照会を行う（Ｓ２０１）。
【００４３】
この共同利用型クレジットオンライン７２を介して、交通機関３０から照会を受けると、本サービスのサーバ１１０は、仮想クレジットカードＩＤ（Ｔ１０２）を用いて、個人情報テーブル（Ｔ１０）を検索し、個人ＩＤ（Ｔ１０１）を特定する。
【００４４】
さらに、個人ＩＤカード２０１を提示した出張者の個人ＩＤ（Ｔ３０１）と照会を求めた交通機関の提供企業ＩＤ（Ｔ３０２）をキーとして、予約情報テーブル（Ｔ３０）を検索し、この個人ＩＤを持つ利用者が当該交通機関を予約しているかどうかを調べて、予約データが存在する場合は与信ありを回答し、予約されていなければ、与信が与えられていない旨を回答する（Ｓ２０２）。
【００４５】
当該個人ＩＤを持つ利用者に与信が与えられると、交通機関のクレジットカード端末３０１は、この個人ＩＤで予約されている案件の予約番号を問い合わせ、本サービスのサーバ１１０は個人ＩＤ（Ｔ３０１）と提供企業ＩＤ（Ｔ３０２）を用いて、予約情報テーブル（Ｔ３０）を検索し、合致したデータの識別コード（Ｔ３０３）を返す（Ｓ２０３）。なお、識別コードは、当該交通機関における予約コードまたは予約を識別し得るコード名である。
【００４６】
交通機関の窓口担当者は、クレジットカード端末３０１に表示される識別コードを元に、自社の予約データベース３２０を検索し、該当するチケットを発券し、預かった個人ＩＤカード２０１を返却する。なお、個人ＩＤカードの提示から、発券、カード返却に至るステップは、自動発券機を用いて処理を行っても良い。
【００４７】
交通機関３０での発券が終わると、クレジットカード端末３０１から、処理終了信号が発信され、本信号を受信した本サービスのサーバ１１０は、当該予約が実行されて発券されたものとして、その費用を買掛金データとして支払情報テーブル（Ｔ４０）に登録する（Ｓ２０４）。
【００４８】
そして、買掛金データとして登録された費用は、交通機関と本サービスとの取り決めた期間ごとに集計されて、一括して決済される。
（３）出張者が宿泊施設に赴きチェックインする際の流れを、図１０に基づき説明する。
【００４９】
図１０は、契約企業２０の出張者が予約した宿泊施設に赴いて、チェックインおよび支払いを行う際のステップを示したものである。
出張者が、個人ＩＤカード２０１を宿泊施設５０のフロントに提示すると、宿泊施設５０の担当者は、共同利用型クレジットオンライン７２に繋がったクレジットカード端末５０１に個人ＩＤカード２０１を挿入し、与信情報の照会を行う（Ｓ３０１）。
【００５０】
共同利用型クレジットオンライン７２を介して、宿泊施設５０から照会を受けると、本サービスのサーバ１１０は、仮想クレジットカードＩＤ（Ｔ１０２）を用いて、個人情報テーブル（Ｔ１０）を検索し、個人ＩＤ（Ｔ１０１）を特定する。
【００５１】
さらに、個人ＩＤカード２０１を提示した出張者の個人ＩＤ（Ｔ３０１）と照会を求めた宿泊施設の企業ＩＤを識別コード（Ｔ３０２）に読み替えて、両者をキーとして、予約情報テーブル（Ｔ３０）を検索し、この個人ＩＤを持つ利用者が当該宿泊施設を予約しているかどうかを調べ、予約データが存在する場合は、与信ありを回答し、予約されていなければ、与信が与えられていない旨を回答する（Ｓ３０２）。
【００５２】
上記によって当該個人ＩＤを持つ利用者に与信が与えられると、宿泊予約代行業者４０の予約サービスにおけるデータベース４２０を検索するか（Ｓ３０３）、または事前に宿泊予約代行業者４０から事前に通知された情報と照合を行うかのいずれかの方法で予約内容を確認した上で、チェックイン手続きを行って、個人ＩＤカード２０１を返却する。
【００５３】
宿泊施設５０でのチェックイン手続きが終わると、フロント担当者は、宿泊予約代行業者４０との取り決めに従って、当該予約が実行されたことを通知し、通知を受けた宿泊予約代行業者４０は、それを本サービスに通知する。
【００５４】
予約が実行されたことを示す通知を受け取った本サービスは、その費用を買掛金データとして支払情報テーブル（Ｔ４０）に登録する（Ｓ３０４）。
買掛金データとして登録された費用は、宿泊予約代行業者４０と、本サービスとの取り決めた期間ごとに集計し、一括して決済される。なお、宿泊施設５０と宿泊予約代行業者４０との間の決済は、両者の取り決めに従って決済される。
（４）出張者が手当てを引き出す際の流れを、図１１に基づき説明する。
【００５５】
図１１は、契約企業２０の出張者が、金融機関６０等に設置されたキャッシュコーナーに赴いて、支給された手当を出金する際のステップを示したものである。
【００５６】
出張者が、個人ＩＤカード２０１をキャッシュコーナーのＣＤ・ＡＴＭなどの現金自動支払い機６０１に挿入して暗証番号を入力すると、現金自動支払い機６０１は現金自動支払い機等の共同利用ネットワーク７３を介して、当該ＣＤ・ＡＴＭを管理する金融機関６０から本サービスのサーバ１１０に対して預金者としての口座照会を行う（Ｓ４０１）。
【００５７】
金融機関６０から照会を受けると、本サービスのサーバ１１０は、仮想キャッシュカードＩＤ（Ｔ１０３）を用いて、個人情報テーブル（Ｔ１０）を検索し、登録の有無（カードと暗証番号の有効性）を回答する（Ｓ４０２）。
【００５８】
さらに、現金自動支払い機６０１からの残高照会に対して、個人情報テーブルの該当者の残高を返す。現金自動支払い機６０１は、残高を上回らない範囲の金額であれば出金を認め、そうでない場合は出金を認めない（Ｓ４０３）。
【００５９】
この個人ＩＤカード２０１が無効と判定された場合、または利用者が出金を終えた場合は、個人ＩＤカード２０１を返却する。
現金自動支払い機６０１での出金が終わると、当該金融機関６０から出金情報が送信されるので、本サービスのサーバ１１０は、出金が実行されたものとして、その金額を買掛金データとして支払情報テーブル（Ｔ４０）を登録する（Ｓ４０４）。
【００６０】
買掛金データとして登録された費用は、当該金融機関６０と本サービスとの間で、現金自動支払い機等の共同利用ネットワーク７３の利用規約に基づいて、決済手段により別途決済される。
【００６１】
すなわち、上記（２）〜（４）の流れにおいて、出張者が本出張業務管理システムの利用による予約済案件や認められた金額の引出し等のサービスを利用（執行）することにより発生した債務を、決済手段により、交通機関、宿泊施設、金融機関の債権者に対して代行することにより、清算処理が行われるとともに、当該代行により清算した出張者の費用が各契約企業ごとに纏められて一括して請求が行われる。
【００６２】
次に、全体の流れを、図１２に基づき説明する。
図１２は、一つの出張案件について、契約企業２０、交通機関３０および宿泊予約代行業者４０からの通知を得て、本サービスで行うデータベース１２０の更新のステップを示したものである。
【００６３】
出張予定者が出張申請を行い、同時に交通経路および宿泊施設の仮予約を行うと、この出張案件に対して新たな出張案件ＩＤを発行して、出張案件テーブル（Ｔ２０）に、仮予約待ち受け中のステータス（Ｔ２０１）を付して新規登録をした後（Ｓ５０１）、仮予約を通知した上で、当該交通機関３０および宿泊予約代行業者４０からの仮予約設定通知を待ち受ける。
【００６４】
そして、交通機関３０および宿泊予約代行業者４０から仮予約設定通知を受け取ると、その仮予約について、仮予約済みのステータス（Ｔ３０３）を付して予約情報テーブル（Ｔ３０）に登録する（Ｓ５０２）。本処理は、仮予約要求を送出した交通機関３０および宿泊予約代行業者４０の全てから仮予約設定通知を受信するまで繰り返す。
【００６５】
全ての交通機関３０および宿泊予約代行業者４０から仮予約設定通知を受け取って、予約情報テーブル（Ｔ３０）への登録が終了すると、この予約案件に関する出張案件テーブル（Ｔ２０）のレコードについて、ステータスＴ２０１を承認待機中に変更する（Ｓ５０３）。
【００６６】
出張案件テーブル（Ｔ２０）のレコードが仮予約済みになると、出張予定者およびその管理者宛てに承認要請の電子メールを送出して待機状態に入り、承認がなされると、この予約案件に関する出張案件テーブル（Ｔ２０）のレコードについて、ステータス（Ｔ２０１）を承認済みに変更し、予約情報テーブル（Ｔ３０）の当該予約案件に関する全てのレコードについて、ステータス（Ｔ３０３）を本予約確定待ちに変更する（Ｓ５０４）。
【００６７】
上記ステータスを更新して、予約確定通知を交通機関３０および宿泊予約代行業者４０に送出した後、この交通機関３０および宿泊予約代行業者４０からの予約確定通知を待ち受け、確認通知および設定料金通知を受け取る。
【００６８】
上記通知を受け取ると、予約情報テーブル（Ｔ３０）の当該予約案件に関するレコードについて、ステータス（Ｔ３０３）を予約確定変更し（Ｓ５０５）、通知された料金を付して支払情報テーブル（Ｔ４０）に登録する（Ｓ５０６）。なお、支払情報テーブル（Ｔ４０）における請求先企業ＩＤ（Ｔ４０１）は出張予定者の所属企業であり、支払先企業（ＩＤ４０２）は利用する交通機関３０および宿泊予約代行業者４０の企業コードであり、識別コード（Ｔ４０３）は予約情報テーブル（Ｔ３０）の識別コード（Ｔ３０３）と同じく、支払先企業における便名などの識別コードである。この場合、支払情報テーブル（Ｔ４０）のレコードに付されるステータス（Ｔ４０５）は、執行待ちに設定される。
【００６９】
上記処理は、予約を行った全ての交通機関３０および宿泊予約代行業者４０について繰り返され、終了すると、出張案件テーブル（Ｔ２０）の当該レコードのステータス（Ｔ２０１）が、執行待ちに変更される（Ｓ５０７）。なお、この際、出張案件について出張予定者に支給される手当額については、支払先企業ＩＤを未知として支払情報テーブル（Ｔ４０）に登録される。
【００７０】
出張予定者が、予約した交通機関３０で発券を受けたか、または宿泊施設５０にチェックインしたかいずれかの通知を受信すると、予約情報テーブル（Ｔ３０）の当該レコードのステータス（Ｔ３０３）を執行済みに変更し、支払情報テーブル（Ｔ４０）のステータス（Ｔ４０５）を支払済みに変更する（Ｓ５０８）。なお、この処理は、各交通機関および宿泊施設について発券またはチェックインの都度、個別に行われる。
【００７１】
出張者が帰任後、清算を行い、その清算が承認されると、出張案件テーブル（Ｔ２０）の当該レコードのステータス（Ｔ２０１）が完了に変更され、予約情報テーブル（Ｔ３０）および支払情報テーブル（Ｔ４０）中の当該出張案件に関するレコード全てにロックが掛けられ、以後の変更ができなくなる。
【００７２】
上記各ステップにおいて、仮予約された交通機関または宿泊施設について、管理者が承認しなかった場合、出張予定者自身が取り消した場合、予約を行ったが実際には利用しなかった場合、利用内容が予約したものとは異なった場合などの処理については、それぞれ個別の取り決めに従って、例外処理が行われる。
【００７３】
このように、企業の従業員が出張する際に、出張業務管理代行業者が具備する事務処理手段および予約手段により、出張の申請・承認から交通機関・宿泊施設の予約を行うことができるとともに、出張に伴う費用については、電子カード（個人ＩＤカード）を用いて支払いを行い、しかもこの支払いについては決済手段を介して各契約企業に一括して請求するようにしているため、従来、出張の申請・承認、交通機関・宿泊施設の予約を出張者各個人が行うとともに、費用の決済については、各企業の経理担当者が出張案件ごとに行っていた場合に比べて、迅速に出張に関する処理を行うことができ、すなわち無駄な出費を抑えることができる。
【００７４】
なお、上記実施の形態において手段として説明したものは、各処理を実行するためのコンピュータ装置、通信機器、インターネット用ブラウザ、電子メールソフトウエア（メール送信手段でもある）、それぞれの処理を実行するソフトウエア（プログラム）、金融機関との間で決済処理を行う金融決済処理ソフトウエア（プログラム）が具備されている。
【００７５】
また、上記実施の形態においては、ＩＤ記憶媒体の一例として、個人ＩＤカード（電子カード）を示したが、ＩＤデータが入力手段により自動読み込みが可能な記憶媒体であればどのようなものでもよく、例えば電気的、磁気的、その他の記憶手法であってもよく、その形状についても、カード形状に限定されるものでもなく、どのような形状であってもよい。
【００７６】
ところで、上記実施の形態においては、交通機関および宿泊施設の両方を予約する場合について説明したが、勿論、いずれか一方だけを予約する場合でもよい。また、出張業務管理代行業者が管理する予約システムを、交通機関については当該交通機関側の予約システムを利用するとともに宿泊施設については宿泊予約代行業者の予約システムを利用したが、例えば交通機関および宿泊施設の予約を行う旅行代理店の予約システムを用いることもできる。
【００７７】
【発明の効果】
以上のように、本発明に係る出張業務管理システムによると、企業の従業員が出張する際に、出張業務管理代行業者が具備する事務処理手段および予約手段により、出張の申請・承認から交通機関・宿泊施設の予約を行うことができるとともに、出張に伴う費用については、電子カードを用いて支払いを行い、しかもこの支払いについては決済手段を介して各契約企業に一括して請求するようにしているため、従来、出張の申請・承認、交通機関・宿泊施設の予約を出張者各個人が行うとともに、費用の決済については、各企業の経理担当者が行っていた場合に比べて、迅速に出張に関する処理を行うことができ、すなわち無駄な出費を抑えることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る出張業務管理システムの概略全体構成を示すブロック図である。
【図２】同出張業務管理システムを構成する主な手段を示すブロック図である。
【図３】同出張業務管理システムにおける個人情報テーブルの内容を示す図である。
【図４】同出張業務管理システムにおける出張案件テーブルの内容を示す図である。
【図５】同出張業務管理システムにおける予約情報テーブルの内容を示す図である。
【図６】同出張業務管理システムにおける支払い情報テーブルの内容を示す図である。
【図７】同出張業務管理システムの具体例に係る概略全体構成を示す図である。
【図８】同具体例に係る処理の流れを説明する図である。
【図９】同具体例に係る処理の流れを説明する図である。
【図１０】同具体例に係る処理の流れを説明する図である。
【図１１】同具体例に係る処理の流れを説明する図である。
【図１２】同具体例に係る全体の処理の流れを説明する図である。
【符号の説明】
１　　　出張業務管理代行業者
１Ａ　　事務処理手段
１Ｂ　　予約手段
１Ｃ　　決済手段
２　　　契約企業
３　　　交通機関
４　　　宿泊施設
５　　　宿泊予約代行業者
６　　　金融機関
７　　　通信回線

Claims (6)

1. 企業の従業員が出張する際に、当該企業から委託を受けて出張の申請・承認から費用決済までの一連の業務を行う出張業務管理システムであって、
   企業と委託を受けた出張業務管理代行業者との間で、出張者の申請を受け付けるとともにその承認を行い得る事務処理手段と、
   当該出張に関する交通機関および／または宿泊施設と上記出張業務管理代行業者との間で、交通機関および／または宿泊施設の予約を行い得る予約手段と、
   当該出張に関する費用の決済手段とを具備したことを特徴とする出張業務管理システム。
2. 事務処理手段に、出張の申請が行われた際に、当該出張者の承認者に対して承認用の電子メールを送信するメール送信手段を具備させたことを特徴とする請求項１に記載の出張業務管理システム。
3. 出張の申請時に行われた交通機関および／または宿泊施設の予約については仮予約とするとともに、承認者により承認が行われた後、本予約に変更することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の出張業務管理システム。
4. 予約済案件の執行を行う際にＩＤ記憶媒体を使用し、且つこのＩＤ記憶媒体にクレジットカード用ＩＤを登録させるとともに、このクレジットカード用ＩＤに、承認された交通経路および／または宿泊施設にのみ使用し得る与信を与えることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の出張業務管理システム。
5. 出張者が出張の申請により認められた金額の引き出しを行う際にＩＤ記憶媒体を使用し、且つこのＩＤ記憶媒体に、金融機関にて使用し得るキャッシュカード用ＩＤを登録させるとともに、このキャッシュカード用ＩＤに対応付けられた金額の残高の範囲内での金額を引き出し得る与信を与えることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の出張業務管理システム。
6. 決済手段により出張者の費用を各契約企業ごとに纏めて一括して請求するようにしたことを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれかに記載の出張業務管理システム。

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