JPH09171505A - 文書作成支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 複数の定型文書例から、希望する文書例を効
率よく選択することができる文書作成支援装置を提供す
ること。 【解決手段】 文書例記憶部１には、予め作成された複
数の文書例が、構成要素単位毎の構成文に分けて記憶さ
れており、指示・選択部５から、文書例名の表示指示が
受け付けられると、文書例記憶部１に記憶された文書例
に対応した文書例名の一覧を表示部４の第１に表示領域
に表示し、文書例名の指示が受け付けられる度に、指示
された文書例名の予め定められた構成要素に対応した構
成文を表示部４の第２の表示領域に表示し、文書例名の
選択が受け付けられると、選択された文書例名に対応し
た文書例を文書例記憶部１から読み出して表示部４に表
示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ワードプロセッサ
等に用いられ、予め記憶されている複数の定型文書から
所望の文書を選択し、選択した文書に適宜修正を加えて
文書作成を行う文書作成支援装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、ワードプロセッサやパーソナルコ
ンピュータの普及により、職場等で情報処理装置を用い
た文書作成が行われている。作成される文書には、案内
文や通知文などのように文書構成および文書表現が定型
化しているいわゆる定型文書が多く含まれている。この
ため、文書作成時間の節約や文書作成の苦手な人のため
に、あらゆる場面を想定した多くの定型文書例が予め組
み込まれたワードプロセッサー等の文書作成支援装置が
提供されており、利用者は、その多くの定型文書例の中
から、所望の文書例を選択し、適当な修正を加えること
により文書作成を行っている。

【０００３】従来の文書作成支援装置における文書例選
択作業を以下に説明する。先ず、装置起動後に表示され
る、「旅行」、「見積り」、「お祝い」、「案内」…と
いった分類名の表示からなる分類名選択画面を見て、利
用者は、キーボード又はマウス等で、その中から分類名
を選択する。例えば、「旅行」を選択したとすると、画
面は、図１４に示すような、「ホテル予約」、「飛行機
予約」…といった文書例名からなる文書例選択画面に切
り換わり、利用者は、キーボードやマウス等で、その中
から、これから作成しようとする内容に最も近いと思わ
れる文書例名を選択する。すると、選択された文書例名
に対応した文書例が表示され、文書例選択作業が終了す
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ところで、従来の文書
作成支援装置では、多くの定型文書例を格納する関係
上、文書例選択画面には、いきおい似かよった文書例名
が多数表示されることとなり、利用者はその文書例名を
頼りに文書例を選択することとなるため、選択した文書
例が、希望するものとは異なっているといったことが頻
繁に生じた。異なっていた場合には、再び、分類名選択
操作からやり直さなければならず、この選択操作を何度
もやり直すのは、非常に効率が悪いといったことがあっ
た。

【０００５】本発明は、上記課題に鑑み、複数の定型文
書例から、希望する文書例を効率よく選択することがで
きる文書作成支援装置を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】この課題を解決するため
に本発明は、文書例名の表示指示が受け付けられると、
予め作成され、構成要素項目毎の構成文に分けて記憶さ
れた複数の文書例に対応した文書例名の一覧を表示手段
の第１の表示領域に表示し、文書例名の指示が受け付け
られる度に、指示された文書例名の予め定められた構成
要素項目に対応した構成文を表示手段の第２の表示領域
に表示し、文書例名の選択が受け付けられると、選択さ
れた文書例名に対応した文書例を表示手段に表示するよ
うに構成したものである。

【０００７】これにより、予め作成され記憶された複数
の文書例の選択が、その文書例名だけでなく、その構成
文も参照しながら行うことができるので、希望する文書
例を効率よく選択することができる。

【０００８】

【発明の実施の形態】請求項１記載の発明は、表示手段
に文書例を表示し、その文書例を適宜編集することによ
り文書を作成する文書作成支援装置であって、予め作成
された複数の文書例を、構成要素項目毎の構成文に分け
て、その文書例名と共に記憶した文書例記憶手段と、文
書例名の表示指示、文書例名の指示、文書例名の選択を
受け付ける指示・選択手段と、指示・選択手段が文書例
名の表示指示を受け付けると、表示手段の第１の表示領
域に、文書例記憶手段に記憶されている文書例に対応し
た文書例名の一覧表を表示させる第１の表示制御手段
と、指示・選択手段が文書例名の指示を受け付ける度
に、表示手段の第２の表示領域に、指示された文書例名
の予め定められた構成要素項目に対応した構成文を表示
させる第２の表示制御手段と、指示・選択手段が文書例
名の選択を受け付けると、選択された文書例名に対応し
た文書例を文書例記憶手段から読み出して、表示手段に
表示させる文書例表示制御手段とを備えているものであ
る。

【０００９】請求項１記載の発明によれば、文書例名の
表示指示が受け付けられると、予め作成され、構成要素
項目毎の構成文に分けて記憶された複数の文書例に対応
した文書例名の一覧が表示手段の第１の表示領域に表示
され、文書例名の指示が受け付けられる度に、指示され
た文書例名の予め定められた構成要素項目に対応した構
成文が表示手段の第２の表示領域に表示され、文書例名
の選択が受け付けられると、選択された文書例名に対応
した文書例が表示手段に表示される。

【００１０】請求項２記載の発明は、請求項１記載の発
明において、文書例記憶手段は、さらに、文書例毎にそ
の文書例の概要を表す文書概要を記憶しており、第２の
表示制御手段は、構成文に代えて、前記文書概要を表示
することとしたものである。請求項２記載の発明によれ
ば、文書例名の表示指示が受け付けられると、予め作成
され、その概要を表す文書概要と共に記憶された複数の
文書例に対応した文書例名の一覧が表示手段の第１の表
示領域に表示され、文書例名の指示が受け付けられる度
に、指示された文書例名に対応した文書概要が表示手段
の第２の表示領域に表示され、文書例名の選択が受け付
けられると、選択された文書例名に対応した文書例が表
示手段に表示される。

【００１１】請求項３記載の発明は、請求項１記載の発
明において、文書例記憶手段は、外国語による文書例を
記憶しており、前記文書例記憶手段に記憶された文書例
に対応した、母国語による文書例を文書例記憶手段と同
様の構成文単位に分けて記憶した母国語文書例記憶手段
と、指示・選択手段が文書例名の指示を受け付ける度
に、表示手段の第３の表示領域に、第２の表示領域に表
示される構成文に対応した、前記母国語文書例記憶手段
に記憶されている構成文を表示する第３の表示制御手段
とを備えているものである。

【００１２】請求項３記載の発明によれば、文書例名の
表示指示が受け付けられると、予め作成され、構成要素
項目毎の構成文に分けて記憶された複数の外国語による
文書例に対応した文書例名の一覧が表示手段の第１の表
示領域に表示され、文書例名の指示が受け付けられる度
に、指示された文書例名の予め定められた構成要素項目
に対応した構成文が表示手段の第２の表示領域に表示さ
れ、第２の表示領域に表示される構成文に対応した母国
語による構成文が表示手段の第３の表示領域に表示さ
れ、文書例名の選択が受け付けられると、選択された文
書例名に対応した文書例が表示手段に表示される。

【００１３】請求項４記載の発明は、請求項１記載の発
明において、文書例記憶手段は、外国語による文書例を
記憶しており、前記文書例記憶手段に記憶された文書例
に対応した、母国語による文書例を文書例記憶手段と同
様の構成文単位に分けて記憶した母国語文書例記憶手段
と、構成文の表示を外国語によるか母国語によるかを指
定する表示言語指定手段とを有し、第２の表示制御手段
は、表示言語指定手段で指定されている言語に対応した
構成文を表示することとしたものである。

【００１４】請求項４記載の発明によれば、文書例名の
表示指示が受け付けられると、予め作成され、構成要素
項目毎の構成文に分けて記憶された複数の外国語による
文書例に対応した文書例名の一覧が表示手段の第１の表
示領域に表示され、文書例名の指示が受け付けられる度
に、指示された文書例名の予め定められた構成要素項目
に対応した構成文が、外国語と母国語の内指定されてい
る言語で、表示手段の第２の表示領域に表示され、文書
例名の選択が受け付けられると、選択された文書例名に
対応した文書例が表示手段に表示される。

【００１５】以下、本発明の実施の形態について、図１
から図１３を用いて説明する。 （実施の形態１）図１は、本発明に係る文書作成支援装
置の実施の形態１の構成を示すブロック図である。本図
に示すように、本文書作成支援装置は、文書例記憶部
１、分類名・文書例名対応表記憶部２、主記憶部３、表
示部４、指示・選択部５、分類名一覧表作成部６、分類
名選択制御部７、文書例選択制御部８、文書例名・本文
一覧表作成部９、文書例読込部１０及び定型文書編集部
１１を備えている。

【００１６】文書例記憶部１は、ＲＯＭ、ハードディス
ク、ＣＤーＲＯＭ等から構成され、予め作成された定型
的な文書例を複数記憶している。各文書例は、文書例毎
に、図３に示すように、「挨拶」、「本文」…といった
一つのまとまった意味内容を形成する構成要素単位に分
けられて、その分類名、文書例名及びその文書例の内容
や使用用途が記された概要と共に記憶されている。な
お、本実施の形態では、その文書例の内容が最もよく表
れている構成要素を「本文」としている。

【００１７】分類名・文書例名対応表記憶部２は、ＲＯ
Ｍ、ハードディスク、ＣＤーＲＯＭ等から構成され、図
４に示すように、文書例記憶部１に記憶されている文書
例の文書例名をそれが属する分類名と対応づけて記憶し
ている。主記憶部３は、ＲＡＭ等で構成され、文書例記
憶部１や分類名・文書例名対応表記憶部２等から読み出
されたデータ等を一時的に記憶する。

【００１８】表示部４は、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ等
で構成され、主記憶部３に記憶されている内容等を表示
するところであり、表示部４には、分類名選択画面や文
書例名選択画面等が表示される。なお、表示部４の文書
例名選択画面は、その表示対象によって、図７に示すよ
うに、文書例名が表示される第１の表示領域７１と本文
部分が表示される第２の表示領域７２とメッセージ等が
表示されるメッセージ表示領域７３とに分けられる。

【００１９】指示・選択部５は、キーボード、マウス等
で構成され、表示部４に表示された分類名や文書例名の
指示や選択をオペレータから受け付ける。なお、本明細
書で、指示とは、分類名や文書例名を示しているカーソ
ルを移動させる操作を言い、選択とは、カーソルが示し
ている分類名や文書例名を確定して、次の動作に移行さ
せる為の操作を言う。

【００２０】分類名一覧表作成部６は、図示はしない
が、装置起動後に表示される作業メニュー画面におい
て、その内のメニュー項目の一つである「定型文書例選
択開始」項目が指示・選択部５を介してオペレータによ
って選択操作されると、分類名・文書例名対応表記憶部
２を参照して、分類名を一覧表として主記憶部３に記憶
させる。

【００２１】分類名選択制御部７は、主記憶部３に一覧
表として記憶された分類名を表示部４に表示させる。文
書例選択制御部８は、指示・選択部５で選択された分類
名に属する全ての文書例名を分類名・文書例名対応表記
憶部２から読み出して主記憶部３に記憶させたり、主記
憶部３に記憶されている文書例名を表示部４の第１の表
示領域に一覧表示させたり、主記憶部３に記憶されてい
る本文部分の内、カーソルで示されている文書例名に対
応した本文部分を第２の表示領域に表示させたりする。

【００２２】文書例名・本文一覧表作成部９は、主記憶
部３に記憶された各文書例名の本文部分を、文書例記憶
部１から読み出して、文書例名に対応付けて、文書例名
・本文一覧表として、主記憶部３に記憶させる。文書例
読込部１０は、指示・選択部５で選択された文書例名に
対応する文書例を文書例記憶部１から読み出して、表示
部４に表示させる。

【００２３】定型文書編集部１１は、表示部４に表示さ
れた文書例を修正、変更等の編集処理して保存するとこ
ろであり、図２に示すように、表示部４に表示された文
書例の修正、変更等をするため、オペレータが文字や数
字や記号等の入力を行う文章入力部１１１と、文章入力
部からの入力を受け付けて文書例の修正、変更等を行う
文書編集部１１２と、修正、変更等がなされた文書例の
保存処理を行う文書保存部１１３と修正、変更等がなさ
れた文書例を保存する文書記憶部１１４とから構成され
る。なお、文章入力部１１１にはキーボード、マウス
が、文書記憶部１１４にはハードディスク、フロッピー
ディスク等が使用される。

【００２４】上記の構成からなる文書作成支援装置の動
作について、図５に示すフローチャートに従って説明す
る。装置起動後に表示されるメニュー画面（図示せず）
において、オペレータが、その内のメニュー項目の一つ
である「定型文書例選択開始」項目を選択操作すると、
分類名一覧表作成部６は、分類名・文書例名対応表記憶
部２を参照して、分類名を一覧表として主記憶部３に記
憶させ（ステップＳ１）、分類名選択制御部７は、主記
憶部３に記憶された分類名を表示部４に一覧表示させる
（ステップＳ２）。表示結果の一例を図６に示す。

【００２５】表示画面を見て、オペレータが、指示・選
択部５を通じて、「０１ 旅行」を選択したとすると
（ステップＳ３）、文書例選択制御部８は、分類名・文
書例名対応表記憶部２を参照して、選択された分類名
「旅行」に対応する文書例名を全て読み出して主記憶部
３に記憶させ（ステップＳ４）、文書例名・本文一覧表
作成部９は、記憶された文書例名毎に、対応する本文部
分を文書例記憶部１から読み出して、文書例名・本文一
覧表として、主記憶部３に記憶させ（ステップＳ５）、
文書例選択制御部８は、記憶された文書例名の一覧表を
表示部の第１の表示領域に、表示された文書例名一覧表
の先頭の文書例名「ホテル予約」に対応する本文部分
「さて、この度、北海道へ〜貴ホテルにお願い．．．」
を第２の表示領域に表示させ、カーソル７４を先頭の文
書例名に表示させる（ステップＳ６）。表示結果の一例
を図７に示す。

【００２６】ここで、表示画面を見て、オペレータが、
指示・選択部５を通じて、別の文書例名、例えば「飛行
機予約」を指示すると（ステップＳ７）、文書例選択制
御部８は、第２の表示領域に、それまでに表示されてい
た「ホテル予約」の本文部分に代えて、「飛行機予約」
の本文部分を表示させる（ステップＳ８）。上記の指示
操作は、文書例名の選択操作がなされるまで（ステップ
Ｓ９）することができ、指示操作がなされる度に（ステ
ップＳ７）、指示された文書例名に対応する本文部分
が、表示画面の第２の表示領域に表示される（ステップ
Ｓ８）。したがって、オペレータは、希望する内容を有
した文書例の選択を、文書例名だけで無くその内容の最
も良く表れている本文部分を参照しながら行うことがで
きることとなる。

【００２７】オペレータが、上記の指示操作を繰り返し
て、希望する文書例を見つけ出し、その文書例名の選択
操作をすると（ステップＳ９）、処理は、ステップＳ１
０に進み、文書例読込部１０は、選択された文書例名に
対応する文書例を、文書例記憶部１から読み出して、主
記憶部３に記憶させ、表示部４に表示させる。次に、オ
ペレータは、定型文書編集部１１を通じて、表示された
文書例に適宜修正等を加えた上（ステップＳ１１）、修
正された文書例を文書記憶部１１４に保存させる（ステ
ップＳ１２）。なお、表示された文書例の修正等とその
保存は、公知の技術を用いて実現できるので、その詳細
な説明については省略する。

【００２８】以上、実施の形態１に係る文書作成支援装
置によれば、文書例の選択を行う際に、文書例名だけで
はなくその本文部分も参照できるので、所望する文書例
を効率よく選択することができる。 （実施の形態２）実施の形態２では、外国語による文書
例の選択を効率よく行うことができるように工夫されて
いる。

【００２９】図８は、本実施の形態の文書作成支援装置
のブロック図である。この文書作成支援装置は、実施の
形態１の文書作成支援装置の構成に加え、さらに外国語
文書例記憶部１２を有し、文書例記憶手段１に代えて母
国語文書例記憶部１ａを、文書例名・本文一覧表作成部
９に代えて文書例名・本文対訳形式一覧表作成部９ａ
を、文書例選択制御部８に代えて文書例選択制御部８ａ
を、文書例読込部１０に代えて文書例読込部１０ａを有
している。その他の構成は、実施の形態１のものと基本
的に同様なので、実施の形態１と同符号を付し、その説
明については省略する。

【００３０】なお、本実施の形態では、母国語を日本
語、外国語を英語として、日本語を常用しているオペレ
ータが、あまり得意でない英語の文書を作成する場面を
想定した構成としている。外国語文書例記憶部１２は、
予め作成された定型的な、英語による文書例を複数記憶
している。各文書例は、実施の形態１の文書例記憶部１
と同様に、文書例毎に、図９（ａ）に示すように、「挨
拶」、「本文」…といった一つのまとまった意味内容を
形成する構成要素単位に分けられて、その分類名、文書
例名及びその文書例の内容や使用用途が記された日本語
による概要と共に記憶されている。構成要素の分け方は
分類によって定まっており、従って、異なった分類同士
ではその分け方は異なっている場合が多いが、どの分類
においても、その文書例の内容が最もよく表れている構
成要素を「本文」としている。

【００３１】母国語文書例記憶部１ａは、図９（ｂ）に
示すように、外国語文書例記憶部１２に記憶されている
文書例の日本語による訳文を、外国語文書例記憶部１２
と同じ構成単位に分けて、外国語文書例記憶部１２と同
じ分類名、文書例名と共に記憶している。文書例名・本
文対訳形式一覧表作成部９ａは、主記憶部３に記憶され
た各文書例名に対応する本文部分を、外国語文書例記憶
部１２及び母国語文書例記憶部１ａから読み出して、そ
の文書例名と対応付けて、文書例名・本文対訳形式一覧
表として、主記憶部３に記憶させる。

【００３２】文書例選択制御部８ａは、指示・選択部５
で選択された分類名に属する全ての文書例名を分類名・
文書例名対応表記憶部２から読み出して主記憶部３に記
憶させたり、主記憶部３に記憶されている文書例名を表
示部４の第１の表示領域に一覧表示させたり、図１０に
示すように、表示されている文書例名の内、カーソルで
示されている文書例名に対応した、日本語による本文部
分を第２の表示領域８２に、英語による本文部分を第３
の表示領域８３に表示させたりする。

【００３３】文書例読込部１０ａは、指示・選択部５で
選択された文書例名に対応する文書例を外国語文書例記
憶部１２から読み出して、表示部４に表示させる。上記
の構成からなる文書作成支援装置の動作であるが、実施
の形態１の文書作成支援装置の動作と、図５に示すフロ
ーチャートにおいて、下記するステップにおける下記す
る動作が異なる他は同様なので、その説明については省
略する。

【００３４】ステップＳ５において、本文部分を外国語
文書例記憶部及び母国語文書例記憶部の二つの記憶部か
ら読み出して主記憶部に記憶させる点。ステップＳ６に
おいて、表示する本文部分の内、図１０に示すように、
日本語の本文部分を第２の表示領域８２に、英語の本文
部分を第３の表示領域に表示させる点。

【００３５】ステップＳ８において、カーソルの移動に
応じて、第２の表示領域８２に表示されている日本語の
本文部分及び第３の表示領域に表示されている英語の本
文部分の表示を変更させる点。ステップＳ１０におい
て、選択された文書例名に対応する文書例を外国語文書
例記憶部１２から読み出して、主記憶部３に記憶させ、
表示部４に表示させる点。

【００３６】以上、実施の形態２の文書作成支援装置に
よれば、外国語（英語）による定型文書例の選択を行う
際に、文書例名だけではなくその本文部分（英語）が本
文部分の訳文（日本語）と一緒に参照できるので、外国
語（英語）があまり得意でないオペレータであっても、
所望する文書例を効率よく選択することができる。 （実施の形態３）実施の形態３では、実施の形態２に対
して、文書例名の選択の際に表示する本文部分を外国語
（英語）によるか母国語（日本語）によるかを択一的に
選択することができるように工夫されている。

【００３７】図１１は、本実施の形態の文書作成支援装
置のブロック図である。この文書作成支援装置は、実施
の形態２の文書作成支援装置の構成に加え、さらに表示
言語モード切換部１３を、主記憶部３において表示言語
判定フラグ３１を有し、文書例選択制御部８ｂに代えて
文書例選択制御部８ｃを有している。その他の構成は、
実施の形態２のものと基本的に同様なので、実施の形態
２と同符号を付し、その説明については省略する。

【００３８】表示言語判定フラグ３１は、本文部分の表
示すべき言語の種類の情報を保持するところであり、フ
ラグがオンされた状態は英語で、オフされた状態は日本
語で表示すべきであることを示す。なお、装置起動時に
は、表示言語判定フラグ３１のフラグはオンされる。表
示言語モード切換部１３は、指示・選択部５からの指示
により、表示言語判定フラグ３１のフラグの状態をオン
からオフまたはオフからオンへと変更させる。図１３に
示す文書例選択画面のように英語が指示されている状態
（英語ボタン１３４が網かけされている状態）で、オペ
レータが、指示・選択部５を通じて日本語ボタン１３５
を指示したとすると、表示言語モード切換部１３は、表
示言語判定フラグ３１のフラグをオフさせ、逆に、日本
語が指示されている状態（日本語ボタン１３５が網かけ
されている状態）で、英語ボタン１３４が指示される
と、表示言語判定フラグ３１のフラグをオンさせる。な
お、英語ボタン１３４と日本語ボタン１３５とを合わせ
て、表示言語指定ボタンと呼ぶ。

【００３９】文書例選択制御部８ｃは、指示・選択部５
で選択された分類名に属する全ての文書例名を分類名・
文書例名対応表記憶部２から読み出して主記憶部３に記
憶させたり、図１３に示すように、主記憶部３に記憶さ
れている文書例名を表示部４の第１の表示領域１３１に
一覧表示させたり、主記憶部３に記憶されている本文部
分の内、カーソルで示されている文書例名に対応した本
文部分であって、表示言語判定フラグ３１で示される言
語の種類に応じた本文部分を表示部４の第２の表示領域
１３２に表示させたり、指示・選択部５で指示された方
の表示言語指定ボタンを網かけ表示に変更したりする。

【００４０】上記の構成からなる文書作成支援装置の動
作について、図１２に示すフローチャートに従って説明
するが、ステップＳ３１〜Ｓ３５までの処理は、実施の
形態２のステップＳ１〜Ｓ５までの処理と同様なので、
その説明については省略する。要は、ステップＳ３５が
終了した時点で、オペレータが選択した分類名に属する
全ての文書例名とその文書例名に対応した英語及び日本
語の本文部分とが一覧表として主記憶部３に記憶されて
いるのである。なお、ここでは、オペレータは分類名と
して「０１ 旅行」を選択したものとする。

【００４１】ステップＳ３５の処理が終了すると、つづ
いて、処理は、ステップＳ３６に進み、文書例選択制御
部８ｃは、主記憶部３に記憶されている文書例名を、図
１３に示すように、表示部４の表示画面の第１の表示領
域１３１に一覧表示させ、表示されている先頭の文書例
名に対応する本文部分を第２の表示領域に表示させる。
本文部分の表示が英語によるか日本語によるかは、表示
言語判定フラグ３１のフラグ状態から判断されるが、装
置起動時に、フラグはオンされている関係上、このとき
は、英語による表示がなされる。

【００４２】ここで、表示画面を見て、オペレータが、
指示・選択部５を通じて、別の文書例名、たとえば「観
光予約」を指示したとすると（ステップＳ３７）、文書
例選択制御部８ｃは、表示言語判定フラグ３１のフラグ
状態を参照し（ステップＳ３８）、フラグオン状態であ
れば英語の、フラグオフ状態であれば日本語の、指示さ
れた文書例名「観光予約」に対応した本文部分を主記憶
部３から読み出して、表示部４の第２の表示領域１３２
に表示させる（ステップＳ３９、Ｓ４０）。

【００４３】また、オペレータが、指示・選択部５を通
じて、網かけ表示のされていない方の表示言語指定ボタ
ンを指示したとすると（ステップＳ４１）、表示言語モ
ード切換部１３は、言語判定フラグ３１の状態を変更す
る（オン→オフ又はオフ→オン）（ステップＳ４２）と
共に、文書例選択制御部８ｃへ表示切り換え指示を行う
（ステップＳ４３）。表示切り換え指示を受けた文書例
選択制御部８ｃは、第２の表示領域１３２の本文部分の
表示を、それまで英語の本文部分が表示されていた場合
は日本語の本文部分に、日本語の本文部分が表示されて
いた場合は英語の本文部分に切り換えると共に、指示さ
れた方の表示言語指定ボタンを網かけ表示に変更し、そ
れまで網かけ表示されていた表示言語指定ボタンの網か
けを解除させる（ステップＳ４４）。

【００４４】上記した文書例名及び表示言語指定ボタン
の指示操作は、文書例名の選択操作がなされるまで（ス
テップＳ４５）することができ、文書例名の指示操作が
なされる度に（ステップＳ３７）、指示された文書例名
に対応する本文部分が、そのときの表示言語判定フラグ
３１のフラグ状態に応じた言語で（ステップＳ３８）、
表示画面の第２の表示領域に表示される（ステップＳ３
９、Ｓ４０）。また、表示言語指定ボタンの指示操作が
なされる度に（ステップＳ４１）、本文部分の表示が、
日本語から英語または英語から日本語と切り換えられ
る。したがって、オペレータは、外国語（英語）による
定型文書例の選択が、文書例名とその本文部分（英語）
だけでなく、適宜本文部分の訳文（日本語）も参照しな
がら行うことができることとなる。

【００４５】オペレータが、上記の指示操作を繰り返し
て、希望する文書例を見つけ出し、その文書例名の選択
操作を行ったとすると（ステップＳ４５）、処理は、ス
テップＳ４６に進み、文書例読込部１０ａは、選択され
た文書例名に対応する文書例を、外国語文書例記憶部１
２から読み出して、主記憶部３に記憶させ、表示部４に
表示させる。

【００４６】次に、オペレータは、定型文書編集部１１
を通じて、表示された文書例に適宜修正等を加えた上
（ステップＳ４７）、修正された文書例を文書記憶部１
１４に保存させる（ステップＳ４８）。なお、表示され
た文書例の修正等とその保存は、公知の技術を用いて実
現できるので、その詳細な説明については省略する。以
上、実施の形態３の文書作成支援装置によれば、外国語
（英語）による定型文書例の選択を行う際に、文書例名
だけではなくその本文部分（英語）が参照でき、しか
も、その本文部分の訳文（日本語）も適宜参照できるの
で、外国語（英語）があまり得意でないオペレータであ
っても、所望する文書例を効率よく選択することができ
る。

【００４７】以上、本発明を実施の形態に基づいて説明
したが、本発明は上記実施の形態に限定されないのは勿
論である。即ち、以下のような構成にしてもよい。 （１）実施の形態１〜３では、文書例を「挨拶」、「本
文」…といった構成要素に分けているが、分け方はこれ
に限らない。定型文書の種別、例えば、旅行、見積り、
お祝い、案内といった種別（分類）に応じて、適宜その
分け方を変更してもよい。なお、分類間で異なった分け
方とした場合は、分類毎に、文書例選択画面で表示する
構成要素を予め設定しておけばよい。 （２）実施の形態１〜３では、文書例選択画面で表示す
る構成要素を「本文」としたが、これに限らず、「挨
拶」、「概要」等としてもよい。 （３）実施の形態２〜３では、母国語文書例記憶部に日
本語による文書例を、外国語文書例記憶部に英語による
文書例を記憶しているが、その組み合わせはこれに限る
ものではない。例えば、英語を常用しているオペレータ
が、あまり得意でないフランス語による文書作成を行う
ようなときには、母国語文書例記憶部に英語による文書
例を、外国語文書例記憶部にフランス語による文書例を
記憶させればよい。

【００４８】

【発明の効果】以上のように請求項１記載の発明によれ
ば、文書例名の指示を受け付けると、指示された文書例
名の予め定められた構成要素項目に対応した構成文が表
示される関係上、文書例の選択が、その文書例名のみな
らず、その構成文も参照しながら行えることとなる為、
希望する文書例を効率よく選択することができる。

【００４９】請求項２記載の発明によれば、文書例名の
指示を受け付けると、指示された文書例名に対応した文
書概要が表示される関係上、文書例の選択が、その文書
例名のみならず、その文書概要も参照しながら行えるこ
ととなる為、希望する文書例を効率よく選択することが
できる。請求項３記載の発明によれば、外国語による文
書例の選択が、その文書例名のみならず、その構成文と
その構成文の母国語による表示とを同時に参照しながら
行えることとなる為、外国語が不得意なオペレータであ
っても、希望する文書例を効率よく選択することができ
る。

【００５０】請求項４記載の発明によれば、外国語によ
る文書例の選択が、その文書例名のみならず、その構成
文とその構成文の母国語による表示とを参照しながら行
えることとなる為、外国語が不得意なオペレータであっ
ても、希望する文書例を効率よく選択することができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施の形態１に係る文書作成支援装置の構成を
示すブロック図である。

【図２】実施の形態１〜３の定型文書編集部の構成を示
すブロック図である。

【図３】実施の形態１の文書例記憶部の記憶内容の一例
を示す図である。

【図４】実施の形態１〜３の分類名・文書例名対応表記
憶部の記憶内容の一例を示す図でる。

【図５】実施の形態１の処理手順を示すフローチャート
である。

【図６】実施の形態１〜３における分類名選択画面の一
例を示す図である。

【図７】実施の形態１における文書例名選択画面の一例
を示す図である。

【図８】実施の形態２に係る文書作成支援装置の構成を
示すブロック図である。

【図９】（ａ）は、実施の形態２、３の母国語文書例記
憶部の記憶内容の一例を示す図である。（ｂ）は、実施
の形態２、３の外国語文書例記憶部の記憶内容の一例を
示す図である。

【図１０】実施の形態２における文書例名選択画面の一
例を示す図である。

【図１１】実施の形態３に係る文書作成支援装置の構成
を示すブロック図である。

【図１２】実施の形態３の処理手順を示すフローチャー
トである。

【図１３】実施の形態３における文書例名選択画面の一
例を示す図である。

【図１４】従来の文書作成支援装置における文書例選択
画面を示す図である。

【符号の説明】

１ 文書例記憶部 ２ 分類名選択制御部 ３ 主記憶部 ４ 表示部 ５ 指示・選択部 ６ 分類名一覧表作成部 ７ 分類名選択制御部 ８ 文書例選択制御部 ９ 文書例名・本文一覧表作成部 １０ 文書例読込部 １１ 定型文書編集部 １ａ 母国語文書例記憶部 ８ａ 文書例選択制御部 ９ａ 文書例名・本文対訳形式一覧表作成部 １０ａ 文書例読込部 １２ 外国語文書例記憶部 ８ｃ 文書例選択制御部 ３１ 表示言語判定フラグ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 表示手段に文書例を表示し、その文書例
   を適宜編集することにより文書を作成する文書作成支援
   装置であって、 予め作成された複数の文書例を、構成要素項目毎の構成
   文に分けて、その文書例名と共に記憶した文書例記憶手
   段と、 文書例名の表示指示、文書例名の指示、文書例名の選択
   を受け付ける指示・選択手段と、 指示・選択手段が文書例名の表示指示を受け付けると、
   表示手段の第１の表示領域に、文書例記憶手段に記憶さ
   れている文書例に対応した文書例名の一覧表を表示させ
   る第１の表示制御手段と、 指示・選択手段が文書例名の指示を受け付ける度に、表
   示手段の第２の表示領域に、指示された文書例名の予め
   定められた構成要素項目に対応した構成文を表示させる
   第２の表示制御手段と、 指示・選択手段が文書例名の選択を受け付けると、選択
   された文書例名に対応した文書例を文書例記憶手段から
   読み出して、表示手段に表示させる文書例表示制御手段
   とを備えていることを特徴とする文書作成支援装置。
2. 【請求項２】 前記文書例記憶手段は、さらに、文書例
   毎にその文書例の概要を表す文書概要を記憶しており、 前記第２の表示制御手段は、構成文に代えて、前記文書
   概要を表示することを特徴とする請求項１記載の文書作
   成支援装置。
3. 【請求項３】 前記文書例記憶手段は、外国語による文
   書例を記憶しており、 前記文書例記憶手段に記憶された文書例に対応した、母
   国語による文書例を文書例記憶手段と同様の構成文単位
   に分けて記憶した母国語文書例記憶手段と、 指示・選択手段が文書例名の指示を受け付ける度に、表
   示手段の第３の表示領域に、第２の表示領域に表示され
   る構成文に対応した、前記母国語文書例記憶手段に記憶
   されている構成文を表示する第３の表示制御手段とを備
   えていることを特徴とする請求項１記載の文書作成支援
   装置。
4. 【請求項４】 前記文書例記憶手段は、外国語による文
   書例を記憶しており、 前記文書例記憶手段に記憶された文書例に対応した、母
   国語による文書例を文書例記憶手段と同様の構成文単位
   に分けて記憶した母国語文書例記憶手段と、 構成文の表示を外国語によるか母国語によるかを指定す
   る表示言語指定手段とを有し、 前記第２の表示制御手段は、表示言語指定手段で指定さ
   れている言語に対応した構成文を表示することを特徴と
   する請求項１記載の文書作成支援装置。