JPH07262187A - 自動索引作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 適切な索引データ（各索引ワードについて必
要なページ数のみが表記されている索引データ）の自動
的な作成を可能とする。 【構成】 索引候補管理手段２は、索引候補管理ファイ
ル３を使用して、索引候補ワードに関する管理を行う。
索引非作成指示処理手段４は、索引非作成指示のなされ
た文書群１中の索引候補ワードに対して、索引非作成識
別子を埋め込む。索引候補検索手段５は、索引候補管理
ファイル３の内容と文書群１中に埋め込まれた索引非作
成識別子とに基づき、検索結果データ６を出力する。索
引データ作成手段７は、索引候補検索手段５により出力
された検索結果データ６を用いて、索引データ８を作成
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書作成ソフトウェア
（ＤＴＰ（Ｄｅｓｋ Ｔｏｐ Ｐｕｂｌｉｓｈｉｎｇ）
ソフトウェア等）で作成された文書群（単数または複数
の文書）を対象に索引データを自動的に作成する自動索
引作成装置に関する。ここで、索引データとは、文書群
中に出現する重要なワード（索引ワード）の各々につい
て、表記文字列とページ数（索引ワードが当該文書群の
何ページ目に出現するかを示す情報）との対応情報を、
各索引ワードに関する一定の順序で有するデータ（例え
ば、図５参照）をいう。

【０００２】

【従来の技術】ＤＴＰ等の分野の進歩により、文書作成
ソフトウェアで多くの文書が作成されている。それに伴
い、文書作成ソフトウェアで作成された文書群に対する
索引データを自動的に作成する自動索引作成装置の必要
性が生じている。

【０００３】従来、この種の自動索引作成装置では、索
引候補ワード（索引ワードの候補として指定された文書
群中のワード）が指定され、その索引候補ワードが出現
する箇所の全てを対象として索引データ中の「ページ
数」（図５参照）が設定されていた。

【０００４】例えば、「特開平３−１０２５６５号公報
（文書作成装置）」で開示されている自動索引作成装置
は、文書メディア（磁気ディスク媒体等）に保存された
文書から予め指定されている文字列（表記文字列）を抽
出する抽出手段と、抽出手段により抽出された文字列に
対するページ（頁）数を算出するページ数算出手段と、
ページ数算出手段により算出されたページ数および上記
指定がなされた文字列を記憶する記憶手段と、記憶手段
に記憶された情報に基づいてソーティングを行い所定の
文書（上述の索引データに相当する）を生成する生成手
段とから構成され、指定された文字列（上述の索引候補
ワードに相当する）が出現する全ての箇所を示すページ
数を有する索引データを出力している（当該公報中の特
許請求の範囲における請求項（２）参照）。なお、この
公報に係る発明は、複数の文書に対する索引データを作
成する場合のページ数の算出の手法に着眼したものであ
る。

【０００５】一方、一般に、索引データ中の「ページ
数」には、索引候補ワードが出現する全ての箇所の中で
重要な（索引として挙げる意味のある）箇所のページ数
のみを表記したいという要請がある。

【０００６】従来、上記要請に応えるべく、各索引ワー
ドについて必要なページ数のみが表記されている索引デ
ータの作成を行うためには、自動索引作成装置により作
成された索引データにおける不要なページ数を、元の文
書の内容を確認しながら、当該索引データから人手によ
り削除する必要があった。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の自動索
引作成装置では、索引候補ワードが出現する全ての箇所
を示すページ数を有する索引データが作成されているの
で、各索引ワードについて必要なページ数のみが表記さ
れている索引データの作成を行う場合には、不要なペー
ジ数を元の文書の内容を確認しながら当該索引データか
ら削除する必要があり、余分かつ冗長な作業を行う必要
が生じ、索引データの作成における工数が増大するとい
う問題点があった。

【０００８】本発明の目的は、上述の点に鑑み、各索引
候補ワードの各出現箇所に対して個別的に索引非作成指
示または索引作成指示（各指示の内容については後述す
る）を指定することにより、適切な索引データ（各索引
ワードについて必要なページ数のみが表記されている索
引データ）の自動的な作成を可能とする自動索引作成装
置を提供することにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明の自動索引作成装
置は、文書作成ソフトウェアで作成された文書群に対す
る索引データを自動的に作成する自動索引作成装置にお
いて、索引候補管理ファイルを使用して索引候補ワード
に関する管理を行う索引候補管理手段と、索引非作成指
示がなされた文書群中の索引候補ワードに対して索引非
作成識別子を埋め込む索引非作成指示処理手段と、前記
索引候補管理手段により管理されている索引候補管理フ
ァイルの内容と前記索引非作成指示処理手段により文書
群中に埋め込まれた索引非作成識別子とに基づいて検索
結果データを出力する索引候補検索手段と、この索引候
補検索手段により出力された検索結果データを用いて索
引データを作成する索引データ作成手段とを有する。

【００１０】また、本発明の自動索引作成装置は、文書
作成ソフトウェアで作成された文書群に対する索引デー
タを自動的に作成する自動索引作成装置において、索引
候補管理ファイルを使用して索引候補ワードに関する管
理を行う索引候補管理手段と、索引作成指示がなされた
文書群中の索引候補ワードに対して索引作成識別子を埋
め込む索引作成指示処理手段と、前記索引候補管理手段
により管理されている索引候補管理ファイルの内容と前
記索引作成指示処理手段により文書群中に埋め込まれた
索引作成識別子とに基づいて検索結果データを出力する
索引候補検索手段と、この索引候補検索手段により出力
された検索結果データを用いて索引データを作成する索
引データ作成手段とを有する。

【００１１】

【作用】本発明の自動索引作成装置では、索引候補管理
手段が索引候補管理ファイルを使用して索引候補ワード
に関する管理を行い、索引非作成指示処理手段が索引非
作成指示のなされた文書群中の索引候補ワードに対して
索引非作成識別子を埋め込み、索引候補検索手段が索引
候補管理手段により管理されている索引候補管理ファイ
ルの内容と索引非作成指示処理手段により文書群中に埋
め込まれた索引非作成識別子とに基づいて検索結果デー
タを出力し、索引データ作成手段が索引候補検索手段に
より出力された検索結果データを用いて索引データを作
成する。

【００１２】また、本発明の自動索引作成装置では、索
引候補管理手段が索引候補管理ファイルを使用して索引
候補ワードに関する管理を行い、索引作成指示処理手段
が索引作成指示のなされた文書群中の索引候補ワードに
対して索引作成識別子を埋め込み、索引候補検索手段が
索引候補管理手段により管理されている索引候補管理フ
ァイルの内容と索引作成指示処理手段により文書群中に
埋め込まれた索引作成識別子とに基づいて検索結果デー
タを出力し、索引データ作成手段が索引候補検索手段に
より出力された検索結果データを用いて索引データを作
成する。

【００１３】

【実施例】次に、本発明について図面を参照して詳細に
説明する。

【００１４】図１は、本発明の第１の実施例に係る自動
索引作成装置の構成を示すブロック図である。

【００１５】本実施例の自動索引作成装置は、文書作成
ソフトウェア（ＤＴＰソフトウェア等）で作成された文
書群１（ここでは、簡単のために、単数の文書であるも
のとして説明する）と、ユーザ（利用者）により指定さ
れた索引候補ワードの表記文字列および読みを索引候補
管理ファイル３によって管理する索引候補管理手段２
と、索引候補管理ファイル３と、索引非作成指示（索引
候補ワードの出現箇所の中で索引データ８中の「ページ
数」（図５参照）に表記する対象としたくない箇所を個
別的に示す指示）が指定された箇所の索引候補ワードの
前後に索引非作成識別子を埋め込む索引非作成指示処理
手段４と、文書群１に埋め込まれた索引非作成識別子お
よび索引候補管理ファイル３の内容に基づいて検索結果
データ６を作成し出力する索引候補検索手段５と、検索
結果データ６と、索引候補ワードの読みによる検索結果
データ６のソート処理を行い索引データ８を作成し出力
する索引データ作成手段７と、索引データ８とを含んで
構成されている。

【００１６】図２は、文書群１内のデータ（文書デー
タ）の一例を示す図である。

【００１７】図３は、索引候補管理ファイル３の一例を
示し、その構成を示す図である。索引候補管理ファイル
３は、ユーザにより指定された各索引候補ワードについ
て、索引候補表記文字列および索引候補読みという項目
からなるエントリを有している。

【００１８】図４は、検索結果データ６の一例を示し、
その構成を示す図である。検索結果データ６は、索引候
補表記文字列，索引候補読みおよび索引候補ページ数と
いう項目を有するエントリによって構成されている。

【００１９】図５は、索引データ８の一例を示し、その
構成を示す図である。索引データ８は、各索引ワードに
ついて、表記文字列と文書群１におけるページ数との対
応情報を、読みに関する五十音順で有している。

【００２０】図６は、索引候補検索手段５の処理を示す
流れ図である。この処理は、索引候補ワード抽出ステッ
プ１０１と、索引非作成識別子有無判定ステップ１０２
と、検索結果データ内エントリ有無判定ステップ１０３
と、検索結果データ内エントリ作成ステップ１０４と、
今回抽出箇所ページ数有無判定ステップ１０５と、検索
結果データ内エントリ更新ステップ１０６と、検索終了
判定ステップ１０７とからなる。ここで、ステップ１０
１，１０２，１０３，１０４，１０５および１０６の各
々が、請求項３記載の発明中の第１のステップ，第２の
ステップ，第３のステップ，第４のステップ，第５のス
テップおよび第６のステップの各々に相当する。

【００２１】次に、このように構成された本実施例の自
動索引作成装置の動作について説明する。ここでは、図
２〜図５中に示されている具体例を引用し、図６の流れ
図を参照することにより、この動作の説明を行う。

【００２２】第１に、索引候補管理手段２および索引非
作成指示処理手段４によって実現される動作について説
明する。

【００２３】ユーザは、索引候補管理手段２に対して、
文書群１に対する索引候補ワードを指定する。具体的に
は、各索引候補ワードの表記文字列と読みとをキーボー
ド（図示せず）等から入力する。

【００２４】索引候補管理手段２は、ユーザからの上述
の指定に基づいて、図３に示すような索引候補管理ファ
イル３を作成する。

【００２５】例えば、図２に示すような文書データを有
する文書群１に対して、“キーボード”および“マウ
ス”等が索引候補ワードとして指定された場合を考え
る。

【００２６】この場合には、索引候補管理手段２は、
「索引候補表記文字列」の項目に“キーボード”を有し
「索引候補読み」の項目に“きーぼーど”を有するエン
トリや、「索引候補表記文字列」の項目に“マウス”を
有し「索引候補読み」の項目に“まうす”を有するエン
トリ等を保持する索引候補ファイル３（図３参照）を作
成する。

【００２７】次に、ユーザは、索引非作成指示処理手段
４に対して、索引非作成指示を指定する。すなわち、文
書群１内の索引候補ワードの出現箇所の中で、索引デー
タ８中の「ページ数」に表記する対象としたくない箇所
を、索引非作成指示として指定する。

【００２８】この索引非作成指示の指定の態様として
は、例えば、画面にスクロールされながら表示される文
書データ中の各索引候補ワードの出現箇所に対してカー
ソルによる指定を行う態様が考えられる。また、その指
定に際しては、ユーザの便宜のために、索引候補管理フ
ァイル３で管理されている索引候補ワードを文書データ
中に明示的に示すこと（例えば、索引候補ワードに下線
を付して表示すること）等も適切な処理となるであろ
う。

【００２９】索引非作成指示処理手段４は、索引非作成
指示に基づいて、索引非作成識別子を文書群１中に埋め
込む。すなわち、索引非作成指示がなされた箇所の索引
候補ワードの前後に所定の識別子、ここでは“［ｉｎ
ｓ］”および“［ｉｎｅ］”（図２参照）を埋め込む。
なお、この識別子が図２に示すものに限られないことは
いうまでもない。

【００３０】例えば、図２の文書データ中の３行目から
４行目（「…。」や「（改頁）」という行も含めて行数
を数えている）にかけて出現する索引候補ワード“キー
ボード”の出現箇所に対し、索引非作成指示が指定され
た場合を考える。

【００３１】この場合には、索引非作成指示処理手段４
は、その箇所の索引候補ワード“キーボード”の前後
に、図２に示すように“［ｉｎｓ］”および“［ｉｎ
ｅ］”という索引非作成識別子を埋め込む。

【００３２】ここでは、図２の文書データ中の７行目の
“キーボード”，７行目の行尾の“マウス”，８行目の
“マウス”，１１行目の“マウス”，１２行目の２つの
“マウス”および１３行目の“マウス”の出現箇所に対
しても、同様の索引非作成指示が指定され、索引非作成
指示処理手段４によって同様の索引非作成識別子の埋込
みが行われるものとする（図２参照）。

【００３３】第２に、索引候補検索手段５および索引デ
ータ作成手段７によって実現される動作について説明す
る。

【００３４】ユーザは、索引候補管理手段２および索引
非作成指示処理手段４による上述のような処理（索引デ
ータ８の作成に関する準備段階の処理）が文書群１につ
いて全て完了した後に、索引データ８の作成を促す指定
を行う。

【００３５】索引候補検索手段５は、この指定を契機と
して、次のような処理を行う（図６参照）。

【００３６】まず、上述のようにして索引非作成識別子
が埋め込まれた文書群１の先頭から逐次に、索引候補管
理ファイル３に格納されている索引候補ワードの検索を
行い、文書群１内の索引候補ワードを１つずつ発見し抽
出する（ステップ１０１）。

【００３７】次に、ステップ１０１で抽出した索引候補
ワードに対して索引非作成識別子（ここでは、図２中の
“ｉｎｓ”および“ｉｎｅ”）が埋め込まれているか否
かを判定する（ステップ１０２）。

【００３８】ステップ１０２で「索引非作成識別子が埋
め込まれている」と判定した場合には、その箇所の索引
候補ワードに関する索引の作成が不要であること（その
箇所を索引データ８中の「ページ数」に表記する必要が
ないこと）を認識し、ステップ１０７の検索終了判定に
制御を移す。

【００３９】ステップ１０２で「索引非作成識別子が埋
め込まれていない」と判定した場合には、当該索引候補
ワードに対応するエントリが検索結果データ６内にすで
に作成されているか否かを判定する（ステップ１０
３）。

【００４０】ステップ１０３で「当該索引候補ワードに
対応するエントリが検索結果データ６内に作成されてい
ない」と判定した場合には、当該索引候補ワードに対応
するエントリを検索結果データ６内に作成する（ステッ
プ１０４）。すなわち、「索引候補表記文字列」および
「索引候補読み」の項目に当該索引候補ワードの表記文
字列および読みを有するエントリを新たに作成し、その
エントリ中の「索引候補ページ数」の項目に今回の抽出
（ステップ１０１参照）に係るページ数（当該索引候補
ワードが抽出された箇所を示すページ数）を設定する。

【００４１】ステップ１０３で「当該索引候補ワードに
対応するエントリが検索結果データ６内に作成されてい
る」と判定した場合には、当該索引候補ワードに対応す
るエントリ中の「索引候補ページ数」の項目に今回の抽
出に係るページ数が存在するか否かを判定する（ステッ
プ１０５）。

【００４２】ステップ１０５で「当該エントリ中の「索
引候補ページ数」の項目に今回の抽出に係るページ数が
存在する」と判定した場合には、当該エントリの更新
（今回の抽出に係るページ数の追加）が不要であること
を認識し、ステップ１０７の検索終了判定に制御を移
す。

【００４３】ステップ１０５で「当該エントリ中の「索
引候補ページ数」の項目に今回の抽出に係るページ数が
存在しない」と判定した場合には、当該エントリ中の
「索引候補ページ数」の項目に今回の抽出に係るページ
数を追加する（当該エントリの更新を行う）（ステップ
１０６）。

【００４４】ステップ１０４またはステップ１０６の処
理が終了すると（ステップ１０２で「索引非作成識別子
が埋め込まれている」と判定した場合またはステップ１
０５で「当該エントリ中の「索引候補ページ数」の項目
に今回の抽出に係るページ数が存在する」と判定した場
合を含む）、文書群１における索引候補ワードの検索が
文書群１の最後の部分まで至っているか、すなわちステ
ップ１０１〜ステップ１０６に示す一連の処理を終了す
べきか否かを判定し（ステップ１０７）、ステップ１０
７で「終了すべき」と判定した場合には索引データ作成
手段７に制御を渡し、「終了すべきでない」と判定した
場合にはステップ１０１の処理に制御を戻す。

【００４５】索引データ作成手段７は、索引候補検索手
段５によって作成され出力された検索結果データ６に対
して、検索結果データ６内の各エントリ中の「索引候補
読み」の項目における読みによるソート処理を行い、図
５に示すような各索引ワードの表記文字列およびページ
数を有する索引データ８を作成し出力する。

【００４６】次に、上述の動作、特に索引候補検索手段
５によって実現される動作（図６に示す処理に係る動
作）を、具体的に説明する。なお、図２に示す文書デー
タの先頭箇所は、文書群１の５ページ目に存在すると仮
定する。また、“キーボード”および“マウス”という
索引候補ワードは文書群１において図２に示す文書デー
タで初めて出現するものとする。

【００４７】 まず、図６中のステップ１０１におい
て、図２中の２行目（上述のようにこの行は文書群１の
５ページ目に存在する）に索引候補ワード“キーボー
ド”が発見（抽出）された場合を考える。

【００４８】この索引候補ワード“キーボード”の前後
には“［ｉｎｓ］”および“［ｉｎｅ］”という索引非
作成識別子が埋め込まれていないので、ステップ１０２
の判定結果は「ＮＯ」となる。

【００４９】また、この時点では索引候補ワード“キー
ボード”に対応する検索結果データ６内のエントリはま
だ作成されていないので、ステップ１０３の判定結果は
「ＮＯ」となる。

【００５０】したがって、この場合には、「索引候補表
記文字列」および「索引候補読み」の各項目に“キーボ
ード”および“きーぼーど”を有するエントリが検索結
果データ６内に作成され、そのエントリ中の「索引候補
ページ数」の項目に“５”が設定される（ステップ１０
４参照）。

【００５１】 次に、ステップ１０１において、図２
中の３行目（文書群１の５ページ目において先のの
“キーボード”が存在する行の次の行）の行頭に索引候
補ワード“キーボード”が発見された場合を考える。

【００５２】この索引候補ワード“キーボード”の前後
には“［ｉｎｓ］”および“［ｉｎｅ］”という索引非
作成識別子が埋め込まれていないので、ステップ１０２
の判定結果は「ＮＯ」となる。

【００５３】また、この時点では索引候補ワード“キー
ボード”に対応する検索結果データ６内のエントリはす
でに作成されているので（参照）、ステップ１０３の
判定結果は「ＹＥＳ」となる。

【００５４】さらに、検索結果データ６内の当該エント
リ（「索引候補表記文字列」が“キーボード”であるエ
ントリ）中の「索引候補ページ数」の項目にはすでに今
回の抽出に係るページ数“５”が存在するので、ステッ
プ１０５の判定結果は「ＹＥＳ」となる。

【００５５】したがって、この場合には、ステップ１０
４のエントリの作成処理およびステップ１０５のエント
リの更新処理のいずれについても、行われることがな
い。

【００５６】 次に、ステップ１０１において、図２
中の３行目の行尾に、索引候補ワード“キーボード”が
発見された場合を考える。

【００５７】この索引候補ワード“キーボード”の前後
には“［ｉｎｓ］”および“［ｉｎｅ］”という索引非
作成識別子が埋め込まれているので、ステップ１０２の
判定結果は「ＹＥＳ」となる。

【００５８】したがって、この場合には、ステップ１０
４のエントリの作成処理およびステップ１０５のエント
リの更新処理のいずれについても、行われることがな
い。

【００５９】 続いて、文書群１の６ページ目を対象
にした検索が行われ、ステップ１０１において、図２中
の６行目（文書群１の６ページ目の１行目）に索引候補
ワード“マウス”が発見された場合を考える。

【００６０】この索引候補ワード“マウス”の前後には
“［ｉｎｓ］”および“［ｉｎｅ］”という索引非作成
識別子が埋め込まれていないので、ステップ１０２の判
定結果は「ＮＯ」となる。

【００６１】また、この時点では索引候補ワード“マウ
ス”に関する検索結果データ６内のエントリはまだ作成
されていないので、ステップ１０３の判定結果は「Ｎ
Ｏ」となる。

【００６２】したがって、この場合には、検索結果デー
タ６内の「索引候補表記文字列」および「索引候補読
み」の各項目に“マウス”および“まうす”を有するエ
ントリが作成され、そのエントリ中の「索引候補ページ
数」の項目に“６”が設定される（ステップ１０４参
照）。

【００６３】 最後に、同様の処理が継続されて文書
群１の７ページ目を対象に処理が行われ、ステップ１０
１において、文書群１の７ページ目の１行目に“マウ
ス”が発見された場合を考える。

【００６４】この索引候補ワード“マウス”の前後には
“［ｉｎｓ］”および“［ｉｎｅ］”という索引非作成
識別子が埋め込まれていないので、ステップ１０２の判
定結果は「ＮＯ」となる。

【００６５】また、この時点では索引候補ワード“マウ
ス”に関する検索結果データ６内のエントリはすでに作
成されているので（参照）、ステップ１０３の判定結
果は「ＹＥＳ」となる。

【００６６】さらに、検索結果データ６内の当該エント
リ（「索引候補表記文字列」が“マウス”であるエント
リ）中の「索引候補ページ数」の項目には今回の抽出に
係るページ数“７”が存在しないので、ステップ１０５
の判定結果は「ＮＯ」となる。

【００６７】したがって、この場合には、当該エントリ
中の「索引候補ページ数」の項目に“７”が追加される
形で当該エントリの更新が行われる（ステップ１０６参
照）。

【００６８】以上のような処理によって、各索引候補ワ
ードに関して索引非作成指示が行われた箇所以外の箇所
を示すページ数が表記された索引データ８を自動的に作
成することができるようになる。

【００６９】図７は、本発明の第２の実施例に係る自動
索引作成装置の構成を示すブロック図である。

【００７０】本実施例の自動索引作成装置は、文書作成
ソフトウェア（ＤＴＰソフトウェア等）で作成された文
書群１（ここでは、簡単のために、単数の文書であるも
のとして説明する）と、ユーザにより指定された索引候
補ワードの表記文字列および読みを索引候補管理ファイ
ル３によって管理する索引候補管理手段２と、索引候補
管理ファイル３と、索引作成指示（索引候補ワードの出
現箇所の中で索引データ８中の「ページ数」（図５参
照）に表記する対象としたい箇所を個別的に示す指示）
が指定された箇所の索引候補ワードの前後に索引作成識
別子を埋め込む索引作成指示処理手段４′と、文書群１
に埋め込まれた索引作成識別子および索引候補管理ファ
イル３の内容に基づいて検索結果データ６を作成し出力
する索引候補検索手段５′と、検索結果データ６と、索
引候補ワードの読みによる検索結果データ６のソート処
理を行い索引データ８を作成し出力する索引データ作成
手段７と、索引データ８とを含んで構成されている。な
お、第１の実施例と同様の構成要素については、同一の
符号を使用している。

【００７１】図８は、文書群１内のデータ（文書デー
タ）の一例を示す図である。この文書データは、図２の
文書データと同一のものであるが、埋め込まれている識
別子（索引作成識別子）が図２中の識別子（索引非作成
識別子）とは相違している。

【００７２】図９は、索引候補検索手段５′の処理を示
す流れ図である。この処理は、索引候補ワード抽出ステ
ップ１０１と、索引作成識別子有無判定ステップ１０
２′と、検索結果データ内エントリ有無判定ステップ１
０３と、検索結果データ内エントリ作成ステップ１０４
と、今回抽出箇所ページ数有無判定ステップ１０５と、
検索結果データ内エントリ更新ステップ１０６と、検索
終了判定ステップ１０７とからなる。なお、第１の実施
例における図６中のステップと同様のステップについて
は、同一の符号を使用している。図９の流れ図で図６の
流れ図と異なっているステップは、索引作成識別子有無
判定ステップ１０２′（図６中の索引非作成識別子有無
判定ステップ１０２に対応する）のみである。ここで、
ステップ１０１，１０２′，１０３，１０４，１０５お
よび１０６の各々が、請求項４記載の発明中の第１のス
テップ，第２のステップ，第３のステップ，第４のステ
ップ，第５のステップおよび第６のステップの各々に相
当する。

【００７３】次に、このように構成された本実施例（第
２の実施例）の自動索引作成装置の動作について説明す
る。本実施例の動作は、第１の実施例の動作と共通する
点が多いので、ここでは、本実施例に特徴的な動作につ
いてのみ説明する。

【００７４】 ユーザは、索引候補管理手段２による
索引候補管理ファイル３への索引候補ワードに関する情
報の設定の後に、索引作成指示処理手段４′に対して索
引作成指示を行う。すなわち、文書群１内の索引候補ワ
ードの出現箇所の中で、索引データ８中の「ページ数」
に表記する対象としたい箇所を、索引作成指示として指
定する。

【００７５】この索引作成指示の指定の態様は、第１の
実施例における索引非作成指示の指定の態様と同様のも
のが考えられる。

【００７６】索引作成指示処理手段４′は、索引作成指
示に基づいて、索引作成識別子を文書群１中に埋め込
む。すなわち、索引作成指示がなされた箇所の索引候補
ワードの前後に所定の識別子、ここでは“［ｉｓ］”お
よび“［ｉｅ］”（図８参照）を埋め込む。なお、この
識別子が図８に示すものに限られないことはいうまでも
ない。また、図８に示すように索引作成識別子が埋め込
まれた場合には、この文書データに関しては、第１の実
施例で図２に示すように索引非作成識別子が埋め込まれ
た場合と同様の索引データ８が作成されることになる。

【００７７】 索引候補検索手段５′は、図９に示す
処理の過程で、図６中のステップ１０２の「ステップ１
０１で抽出した索引候補ワードに対して索引非作成識別
子が埋め込まれているか否か」の判定の代わりに、ステ
ップ１０２′の「ステップ１０１で抽出した索引候補ワ
ードに対して索引作成識別子が埋め込まれていないかど
うか」の判定を行う。すなわち、ステップ１０１で抽出
された索引候補ワードに対して索引作成識別子が埋め込
まれいることが、当該索引候補ワードに対応するエント
リの作成処理（ステップ１０４参照）または更新処理
（ステップ１０６参照）を行う条件となる。

【００７８】本実施例の自動索引作成装置によると、索
引非作成指示の指定数よりも索引作成指示の指定数の方
が少なくなるであろう文書群１に対しては、第１の実施
例の自動索引作成装置による場合と比較して、指定のた
めの工数を削減することができる。逆にいうと、索引非
作成指示の指定数よりも索引作成指示の指定数の方が多
くなるであろう文書群１に対しては、第１の実施例の自
動索引作成装置による方が、第２の実施例の自動索引作
成装置によるよりも、指定のための工数を削減すること
ができる。

【００７９】なお、上述の第１の実施例および第２の実
施例においては、便宜上文書群１が単数の文書からなる
場合について述べたが、文書群１がその字義通りに複数
の文書からなる場合にも本発明を適用できることはいう
までもない。その場合には、図６および図９中のステッ
プ１０４〜ステップ１０６で取り扱われる「ページ数」
は文書群１における通算のページ数が該当することにな
る（通算のページ数が算出された上で当該ステップの処
理等が行われる）。

【００８０】ところで、請求項１および請求項２の記載
に関連して、本発明はさらに次の態様をとりうる。

【００８１】 一の索引候補ワード群については索引
非作成指示を許容し、他の索引候補ワード群については
索引作成指示を許容し、それらの指示に基づいて文書群
１中に索引非作成識別子および索引作成識別子を埋め込
み、当該一の索引候補ワード群については図６に示すよ
うな処理で検索結果データ６を作成し、当該他の索引候
補ワード群については図９に示すような処理で検索結果
データ６を作成し、両方の検索結果データ６を対象にし
てソート処理を行って索引データ８を作成する。この態
様によると、索引非作成指示および索引作成指示の両指
示のうちで指定数が少ない方を索引候補ワード毎に選択
することができ、それらの指示の指定のための工数の削
減に益がもたらされる。

【００８２】 索引候補管理手段２による索引候補ワ
ードに関する管理を各索引候補ワードの表記文字列のみ
の管理によって実現する。この場合には、索引データ作
成手段７によるソート処理は、表記文字列によるソート
処理となる。

【００８３】 索引非作成指示処理手段４または索引
作成指示処理手段４′による文書群１中の索引候補ワー
ドに対する索引非作成識別子または索引作成識別子の埋
込みを、上述の第１の実施例または第２の実施例におけ
るような「索引候補ワードの前後への埋込み」以外の態
様で行う。例えば、ある索引候補ワードの表記文字列を
先頭部分に含む他の索引候補ワードが存在しない文書群
１にあっては、索引候補ワードの前にのみ索引非作成識
別子または索引作成識別子を埋め込むことも可能とな
る。

【００８４】

【発明の効果】以上説明したように本発明は、文書作成
ソフトウェアで作成された文書群を対象に索引データを
作成する場合に、各索引候補ワードの各出現箇所に対し
て個別的に索引非作成指示を指定することにより、適切
な索引データ（各索引ワードについて必要なページ数の
みが表記されている索引データ）の自動的な作成が可能
になり、適切な索引データを作成するための人手による
索引データの修正が不要になるという効果を有する。

【００８５】なお、索引非作成指示の指定の代わりに索
引作成指示の指定を許容することにより、索引データ中
の「ページ数」に表記する対象とならない索引候補ワー
ドの出現箇所が多い文書群にあっては、指定（索引非作
成指示または索引作成指示の指定）に必要な工数を削減
することができるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施例に係る自動索引作成装置
の構成を示すブロック図である。

【図２】図１中の文書群中の文書データの一例を示す図
である。

【図３】図１または図７中の索引候補管理ファイルの一
例を示す図である。

【図４】図１または図７中の検索結果データの一例を示
す図である。

【図５】図１または図７中の索引データの一例を示す図
である。

【図６】図１中の索引候補検索手段の処理を示す流れ図
である。

【図７】本発明の第２の実施例に係る自動索引作成装置
の構成を示すブロック図である。

【図８】図７中の文書群中の文書データの一例を示す図
である。

【図９】図７中の索引候補検索手段の処理を示す流れ図
である。

【符号の説明】

１ 文書群 ２ 索引候補管理手段 ３ 索引候補管理ファイル ４ 索引非作成指示処理手段 ４′ 索引作成指示処理手段 ５，５′ 索引候補検索手段 ６ 検索結果データ ７ 索引データ作成手段 ８ 索引データ １０１ 索引候補ワード抽出ステップ １０２ 索引非作成識別子有無判定ステップ １０２′ 索引作成識別子有無判定ステップ １０３ 検索結果データ内エントリ有無判定ステップ １０４ 検索結果データ内エントリ作成ステップ １０５ 今回抽出箇所ページ数有無判定ステップ １０６ 検索結果データ内エントリ更新ステップ １０７ 検索終了判定ステップ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書作成ソフトウェアで作成された文書
   群に対する索引データを自動的に作成する自動索引作成
   装置において、 索引候補管理ファイルを使用して索引候補ワードに関す
   る管理を行う索引候補管理手段と、 索引非作成指示がなされた文書群中の索引候補ワードに
   対して索引非作成識別子を埋め込む索引非作成指示処理
   手段と、 前記索引候補管理手段により管理されている索引候補管
   理ファイルの内容と前記索引非作成指示処理手段により
   文書群中に埋め込まれた索引非作成識別子とに基づいて
   検索結果データを出力する索引候補検索手段と、 この索引候補検索手段により出力された検索結果データ
   を用いて索引データを作成する索引データ作成手段とを
   有することを特徴とする自動索引作成装置。
2. 【請求項２】 文書作成ソフトウェアで作成された文書
   群に対する索引データを自動的に作成する自動索引作成
   装置において、 索引候補管理ファイルを使用して索引候補ワードに関す
   る管理を行う索引候補管理手段と、 索引作成指示がなされた文書群中の索引候補ワードに対
   して索引作成識別子を埋め込む索引作成指示処理手段
   と、 前記索引候補管理手段により管理されている索引候補管
   理ファイルの内容と前記索引作成指示処理手段により文
   書群中に埋め込まれた索引作成識別子とに基づいて検索
   結果データを出力する索引候補検索手段と、 この索引候補検索手段により出力された検索結果データ
   を用いて索引データを作成する索引データ作成手段とを
   有することを特徴とする自動索引作成装置。
3. 【請求項３】 前記索引候補検索手段が、 文書群から逐次に索引候補ワードを抽出する第１のステ
   ップと、 この第１のステップで抽出された索引候補ワードに対し
   て索引非作成識別子が埋め込まれているか否かを判定す
   る第２のステップと、 この第２のステップで「埋め込まれていない」と判定し
   た場合にのみ、当該索引候補ワードに対応するエントリ
   が検索結果データ内に存在するか否かを判定する第３の
   ステップと、 この第３のステップで「当該エントリが存在しない」と
   判定した場合に、当該索引候補ワードに対応するエント
   リを検索結果データ内に作成し、当該エントリ中に当該
   索引候補ワードが抽出された箇所を示すページ数を設定
   する第４のステップと、 前記第３のステップで「当該エントリが存在する」と判
   定した場合に、当該エントリ中に当該索引候補ワードが
   抽出された箇所を示すページ数が設定されているか否か
   を判定する第５のステップと、 この第５のステップで「当該ページ数が設定されていな
   い」と判定した場合に、当該エントリ中に当該索引候補
   ワードが抽出された箇所を示すページ数を設定する第６
   のステップとを含む処理を行うことを特徴とする請求項
   １記載の自動索引作成装置。
4. 【請求項４】 前記索引候補検索手段が、 文書群から逐次に索引候補ワードを抽出する第１のステ
   ップと、 この第１のステップで抽出された索引候補ワードに対し
   て索引作成識別子が埋め込まれているか否かを判定する
   第２のステップと、 この第２のステップで「埋め込まれている」と判定した
   場合にのみ、当該索引候補ワードに対応するエントリが
   検索結果データ内に存在するか否かを判定する第３のス
   テップと、 この第３のステップで「当該エントリが存在しない」と
   判定した場合に、当該索引候補ワードに対応するエント
   リを検索結果データ内に作成し、当該エントリ中に当該
   索引候補ワードが抽出された箇所を示すページ数を設定
   する第４のステップと、 前記第３のステップで「当該エントリが存在する」と判
   定した場合に、当該エントリ中に当該索引候補ワードが
   抽出された箇所を示すページ数が設定されているか否か
   を判定する第５のステップと、 この第５のステップで「当該ページ数が設定されていな
   い」と判定した場合に、当該エントリ中に当該索引候補
   ワードが抽出された箇所を示すページ数を設定する第６
   のステップとを含む処理を行うことを特徴とする請求項
   ２記載の自動索引作成装置。