JPH03105667A - 索引ページデータ自動作成処理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔概要〕 データ処理システムにおけるドキュ・メントの索引作或
にあたって，あらかじめ指定ｔた索引用語により．索引
ページデータを自動的に作成するようにした索引ファイ
ル作成による索引ページデータ自動作成処理方式に間し
， ドキュメントの索引作成の手作業を最小限にし，迅速に
索引ページデータを作或できるようにすることを目的と
し， 索引用語を入力し．索引用語が登録される索引ファイル
を作或・更新する索引ファイル作或・更新処理部と，索
引ファイルに登録された各索引用語について，本文デー
タファイルを検索し，索引用語の記載ページを抽出する
索引用語検索処理部と，索引用語の検索結果に基づいて
．索引ベージデータを持つ索引ページファイルを作成す
る索引ページデータ作或処理部とを備えるように構威す
る。

〔産業上の利用分野〕

本発明は，データ処理システムにおけるドキュメントの
索引作或にあたって，あらかじめ指定した索引用語によ
り９索引ページデータを自動的に作成するようにした索
引ファイル作成による索引ページデータ自動作成処理方
弐に関する。

電子化されたドキュメントの索引作成を効率化するため
に，索引ページデータの自動作或が要求されている。

〔従来の技術〕

日本語ワードプロセッサ等によって作成された文書につ
いて，索引を作成する場合，以前には，人間が，本文デ
ータから索引用語とその記載ぺ一ジを抽出し，索引用語
と記載ページの対応情報を持つ索引ベージデータを，通
常の文書編集と同様に，手作業により作成していた． 従来，この作業を軽減するために．本文データ中におい
て，索引用語ｌ個ずつの前後に，索引用語であることを
示す制御記号を入力させ，その制御記号をもとに，自動
的に索引用語を検索し，索引ページデータを作成する方
式が用いられている。

〔発明が解決しようとする課題〕

しかし，このような従来方式でも，本文データ中の索引
用語の前後に，いちいち制御記号を入力する必要がある
ため，制御記号の入力に時間がかかり．かつ，同じ用語
でも，本文データの異なるページに現れる場合には．そ
れぞれに制御記号を入力する必要があり，手作業に無駄
が多かった。

したがって．ドキュメントの索引作成が迅速にできず．
特に，検索性の良さが求められているマニュアルについ
て，索引を含めたレビューや査読ができず．マニュアル
の「分かりやすさ」を高められないなどという問題が生
じていた。

また，制御記号を本文データ中に埋め込むと，ｌ文字分
のスペースをとるため．画面上で文字ずれが生じて，テ
キストの表示が実際の印刷イメージと異なってくるとい
う問題もあった。

本発明は上記問題点の解決を図り，ドキュメントの索引
作成の手作業を最小限にし，迅速に索引ページデータを
作成できるようにすることを目的としている。

〔課題を解決するための手段〕

第１図は本発明の構戒例を示す。

処理装置ＩＯは，ＣＰＵおよびメモリを備えた装置であ
り，通常の汎用プロセッサ．専用のワードブロセノサま
たはワークステーションなどである。入出力装置として
，ディスプレイ１１およびキーボード１２を持つ。

索引ファイル作成・更新処理部１３は，ディスプレイ１
１およびキーボード１２を用いて，索引用語を入力し，
索引ファイル１日を作成・更新する処理を行う。索引フ
ァイル１８は．索引作成の対象となる索引用語が登録さ
れるファイルである。

索引用語検索処理部１４は，この例では，ページ抽出処
理部１５と定義文抽出処理部１６とを持つ。ページ抽出
処理部１５は，索引ファイ・ル１８に登録された各索引
用語について，本文データファイル１９を検索し，索引
用語の記載ページを抽出する。定義文抽出処理部ｌ６は
，索引用語が用いられている本文データの形式から，′
それが索引用語の定義文になっているかどうかを判別し
，索引用語の定義文を抽出する処理を行う。

索引ページデータ作成処理部１７は，索引用語検索処理
部１４による索引用語の検索結果に基づいて，各索引用
語がどのページに記載されているかを示す索引ベージデ
ータを持つ索引ページファイル２０を作成する。なお，
定義文抽出処理部１６が検出した索引用語の定義文を記
載したページについては，そのページ番号を．ゴシック
体等により，他のページ番号と区別するデータ編集を行
う。

〔作用〕

本発明では，人間が行う手作業は．ディスプレイｌ１お
よびキーボード１２によって，索引用語を入力するだけ
であり，本文データファイル１９について手を加えない
でも．索引ファイル１８に基づいて．自動的に索引ペー
ジファイル２０が作成されることになる。

索引ファイル１８は．本文データファイル１９と独立し
ているため，関連する内容を持つ他の本文データファイ
ルについても，同じ１つの索引ファイルｌ８を用いて．
索引ページファイル２０を自動作或することが可能であ
る． 〔実施例〕 第２図は本発明の一実施例処理フロー．１４３図は禾発
明の一実施例に係る索引ファイル作成・更新の例，第４
図は本発明の一実施例に係るページ抽出処理の例，第５
図は本発明の一実施例に係る定義文抽出処理の例，第６
図は本発明の一実施例により自動作成された索引ページ
の例を示す．本発明による索引ページデータ自動作成の
処理の流れは，例えば第２図に示すようになる．以下の
説明における■〜■は，第２図に示す処理■〜■に対応
する． ■　索引用語入力の指定により，索引用語入力画面を表
示し，索引用語と，そのソートのために使用する読みと
を入力する。

■　入力した索引用語情報により，索・引ファイルを作
成・更新する。この■〜■の処理は，次に述べる■以降
の処理と独立に行うことができる。

■　索引作成の指示により，本文データファイルを検索
し，索引ファイルに登録されている各索引用語の記載ペ
ージを抽出する。抽出した記載ページを索引ファイルに
おける各索引用語の欄に記入する。

■　また．本文データファイルを検索し．索引用語が現
れた文が，その索引用語の定義文になっているかどうか
を調べ，定義文になっていれば．その記載ページを索引
ファイルに記す。なお，処理■と処理■は，一回の本文
データファイルの検索で，同時に実行してもよい． ■　次に，索引ページデータを作成するために．索引フ
ァイルの索引用語を．読みに従って．例えば五十音順に
ソートする． ■　索引ファイルのデータから．各索引用語がどのペー
ジに記載されているかを示す索引ページデータを作成す
る．このとき．索引用語の定義文を記載しているページ
の番号は．ゴシック体や太字などにより．他のページ番
号と区別する態様とする． 次に，具体例に従って．本発明の実施例を説明する。

索引ファイルの作成・更新では．例えば第３図に示すよ
うな索引用語入力画面を用いる．ディスプレイ１１およ
びキーボード１２を使用し．本客データから抽出したい
索引用語とその読みとを入力する．なお，Ｗｉ面分割に
より．本文データを参照しながら索引用語を入力できる
ようにしてもよい。また．表示させた本文データ中の用
語を．カーソルで指示することにより，索引用語を入力
できるようにしてもよい。

この索引用語と読みの入力により．第３図に示す索引フ
ァイルｌ８が作成される．ここでは．索引用語として「
キーボード」と「検索」の用語が登録された状態を示し
ている．バイナリで用語長，読み長も設定される．ペー
ジ番号のフィールドは，後で行う検索の結果を記入する
フィールドである．一第４図は，本文データファイルを
検，索し，索引用語の記載ページを，索引ファイル１８
にセットする様子を示している。

ここでは，５ページ目の本文データＰ５に，索引ファイ
ルｌ８中に登録されている「キーボードｊと「検索」の
索引用語の記載があり，１００ページ目の本文データＰ
ＩＯＯに．「検索」の記載がある。したがって，索引フ
ァイル１８における「キーボード」の欄に，ページ番号
ｒ０００５」を記入し，「検索」の欄に，ページ番号ｒ
　０００５　Ｊとｒ０１００，を記入する． 本実施例では．特に索引用語についての定義文の自動抽
出も行うようになっている．例えば，「である」調の本
文データの場合．用語の定義文は，通常，「○○とは，
・・・・・・・・・である．」という形で記述される．
すなわち．索引用語がある文において．索引用語の直後
に『とは」があり．最後に「である．」があれば，その
文は定義文であると自動的に判断し，そのページ番号を
他のページ番号と区別する。

第５図は，その定義文抽出処理の例を示している。

本文データＰ５では，「検索」の索引用語が，「検索と
は，・・・・である。」の定義文の形で現れている。そ
こで，索引ファイル１８における「検索」についての出
現ページ番号ｒ０００５，に，定義文フラグを立てる。

第５図の例では，ページ番号の先頭を定義文フラグとし
て表し，　　’１．０四，としている。なお，実際には
，ページ番号をパイナリデー夕で表し，その先頭の１ビ
ットを定義文フラグとしている。

索引用語についてのページの抽出と．定義文の抽出が終
了したならば．実際に文書に付加される形の索引ベージ
データの作成に移る。

そのため，索引ファイル１８中の索引用語を，読み順に
従ってソートする．なお．このソートは，索引ファイル
エ８の作成・更新時に，あらかじめ行っておくようにし
てもよい．そして，索引ファイル１８中の索引用語とペ
ージ番号とから，索引ページを，文書データに組み換え
る。

第６図は，以上のようにして作成さ、れた索引ページを
，実際に印刷したイメージを示している。

ここでは，和文の例を挙げたが，英文等についても，同
様に索引ページの作成が可能である。この場合は，索引
用語の並びは，アルファベット順となる。

〔発明の効果〕

以上説明したように，本発明によれば，ドキュメントの
索引作成の手作業を最小限にし，簡易・迅速に索引を作
成できるようになる。特に，検索性の良さが求められて
いるマニュアル等についての索引を含めたレビューや査
読を，簡単に行うことができるようになるので，分かり
やすいマニュアルの作成に寄与するところが大きい。

【図面の簡単な説明】

第Ｉ図は本発明の構戒例， 第２図は本発明の一実施例処理フロー 第３図は本発明の一実施例に係る索引ファイル作成・更
新の例， 第４図は本発明の一実施例に係るページ抽出処理の例， 第５図は本発明の一実施例に係る定義文抽出処理の例， 第６図は本発明の一実施例により自動作成された索引ペ
ージの例を示す。 図中．１０は処理装置．１１はディスブ，レイ，１２は
キーボード，１３は索引ファイル作成・更新処理部，１
４は索引用語検索処理部，１５はページ抽出処理部，１
６は定義文抽出処理部，１７は索引ページデータ作成処
理部，１８は索引ファイル，１９は本文データファイル
，２０は索引ページファイルを表す。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 本文データファイル（１９）に格納された本文データに
   ついて、索引を作成するデータ処理システムにおいて、 索引用語を入力し、索引用語が登録される索引ファイル
   （１８）を作成・更新する索引ファイル作成・更新処理
   部（１３）と、 索引ファイル（１８）に登録された各索引用語について
   、本文データファイル（１９）を検索し、索引用語の記
   載ページを抽出する索引用語検索処理部（１４）と、 索引用語の検索結果に基づいて、索引ページデータを持
   つ索引ページファイル（２０）を作成する索引ページデ
   ータ作成処理部（１７）とを備えたことを特徴とする索
   引ページデータ自動作成処理方式。