JP6787591B2 - ボタン電話システム、業務作業時間記録方法および業務作業時間記録プログラム - Google Patents
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Description
本開示の目的は、前述のような事情に鑑みてなされたものであり、業務ごとの作業時間を記録する際における負荷の軽減を可能にするボタン電話システム、業務作業時間記録方法および業務作業時間記録プログラムを提供することにある。
交換機と1ないし複数の電話機とを接続した構成を有し、
前記交換機は、
各社員が使用する前記電話機の電話番号をそれぞれの社員に対応付けてあらかじめ登録した社員別電話番号テーブルと、
各社員が作業する各業務を指定する電話番号をそれぞれの業務に対応付けてあらかじめ登録した業務別電話番号テーブルと、
前記社員別電話番号テーブルに登録されている各社員の業務ごとの作業履歴をそれぞれの社員の作業履歴として業務履歴記録テーブルに記録する業務時間記録処理部と、
を備え、
前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対して発呼と切断とが行われると、
前記発呼と切断が行われた時刻を、前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つに対応する社員の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対応する業務の開始時刻として前記業務履歴記録テーブルに記録し、
前記開始時刻を記録した業務について、業務の終了を示す情報が記録されていない場合に、前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つとは別の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対して発呼と切断とが行われると、
前記開始時刻を記録した業務の終了を示す情報を記録するとともに、前記別の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号に対応する業務の開始時刻として前記業務履歴記録テーブルに記録する、
ことを特徴とする。
交換機と1ないし複数の電話機とを接続した構成からなるボタン電話システムにおいて、前記交換機が、各社員の業務ごとの作業履歴を記録する業務作業時間記録方法であって、
前記交換機は、
各社員が使用する前記電話機の電話番号をそれぞれの社員に対応付けて社員別電話番号テーブルにあらかじめ登録するステップと、
各社員が作業する各業務を指定する電話番号をそれぞれの業務に対応付けて業務別電話番号テーブルにあらかじめ登録するステップと、
前記社員別電話番号テーブルに登録されている各社員の業務ごとの作業履歴をそれぞれの社員の作業履歴として業務履歴記録テーブルに記録する業務時間記録処理ステップと、
前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対して発呼と切断とが行われると、
前記発呼と切断が行われた時刻を、前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つに対応する社員の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対応する業務の開始時刻として前記業務履歴記録テーブルに記録するステップと、
前記開始時刻を記録した業務について業務の終了を示す情報が記録されていない場合に、前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つとは別の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対して発呼と切断とが行われると、
前記開始時刻を記録した業務の終了を示す情報を記録するとともに、前記別の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号対応する業務の開始時刻として前記業務履歴記録テーブルに記録するステップと、を有する、
ことを特徴とする。
交換機と1ないし複数の電話機とを接続した構成からなるボタン電話システムにおいて、コンピュータを、前記交換機として機能させる、業務作業時間記録プログラムであって、
前記コンピュータは、
各社員が使用する前記電話機の電話番号をそれぞれの社員に対応付けて社員別電話番号テーブルにあらかじめ登録するステップと、
各社員が作業する各業務を指定する電話番号をそれぞれの業務に対応付けて業務別電話番号テーブルにあらかじめ登録するステップと、
前記社員別電話番号テーブルに登録されている各社員の業務ごとの作業履歴をそれぞれの社員の作業履歴として業務履歴記録テーブルに記録する業務時間記録処理ステップと、
前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対して発呼と切断とが行われると、
前記発呼と切断が行われた時刻を、前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つに対応する社員の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対応する業務の開始時刻として前記業務履歴記録テーブルに記録するステップと、
前記開始時刻を記録した業務について業務の終了を示す情報が記録されていない場合に、前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つとは別の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対して発呼と切断とが行われると、
前記開始時刻を記録した業務の終了を示す情報を記録するとともに、前記別の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号に対応する業務の開始時刻として前記業務履歴記録テーブルに記録するステップと、を実行する、
ことを特徴とする。
本発明の実施形態の説明に先立って、本発明の特徴についてその概要をまず説明する。本発明は、交換機と1ないし複数のIP電話機とがLANにより接続されるボタン電話システムに、企業における各社員の業務ごとの作業時間を記録して記録する仕組みを組み込むことを主要な特徴とするものである。すなわち、本発明は、各社員が出社時にIP電話機にログインした以降において、各社員は、業務ごとに作業を開始する都度、該IP電話機を操作すれば、交換機が各業務ごとの作業時間を自動的に記録していき、各社員が退社時に該IP電話機のログオフを行うことにより作業時間の記録を終了するということを主要な特徴としている。なお、ここでは、企業の社員を対象にして説明しているが、本発明は、業務ごとの作業時間を記録する対象となる作業者が存在する場所であれば、企業に限らず、店舗や事務所等如何なる場所においても利用することができることは言うまでもない。
次に、本発明に係るボタン電話システムの構成の一例を、図1を参照しながら詳細に説明する。図1は、本発明に係るボタン電話システムのシステム構成の一例を示すシステム構成図である。
次に、図1に示したボタン電話システム100の動作の一例について、各社員の業務作業時間を記録する場合を例にとって、図6のシーケンスチャートを参照しながら詳細に説明する。図6は、図1に示したボタン電話システム100の動作の一例を示すシーケンスチャートである。図6のシーケンスチャートは、業務作業時間の収集対象の社員Aが使用するIP電話機20(内線電話番号‘201’)と交換機10との間の制御情報のやり取りの一例を示している。
上述したように、本実施形態のボタン電話システムの交換機は、社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対して発呼と切断とが行われると、前記発呼と切断が行われた時刻を、前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つに対応する社員の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対応する業務の開始時刻として前記業務履歴記録テーブルに記録し、前記開始時刻を記録した業務について、作業時間が記録されていない場合に、即ち、業務の終了を示す情報が記録されていない場合に、前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つとは別の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対して発呼と切断とが行われると、前記開始時刻を記録した業務の前記開始時刻からカウントした時間を作業時間として記録する、即ち、業務の終了を示す情報を記録するとともに、前記別の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号に対応する業務の開始時刻として前記業務履歴記録テーブルに記録する。なお、発呼の時刻の秒表示と切断の時刻の秒表示とに差がある場合は、2つのいずれかを、業務の開始時刻とし、業務の終了時刻とする。
また、本実施形態においては、1ないし複数のIP電話機20、21…を接続する交換機10を用いた構成のボタン電話システム100の場合について説明したが、ボタン電話システム100として、1ないし複数のボタン電話機を接続するボタン電話装置を用いる構成としても良い。ただし、ボタン電話機の場合は、IP電話機とは異なり、ログイン操作により出社、ログオフ操作により退社のようなログイン・ログオフ操作を行うことができない。したがって、ボタン電話機を用いる場合には、出社および退社を意味する電話番号を新たに業務別電話番号として用意して、出社や退社を意味する当該電話番号の仮想の電話機に対して呼出信号の送信後に切断する動作(呼出&切断動作)を行うようにすることが必要になる。
以上に詳細に説明したように、本実施形態においては、各ユーザ(社員)は、各ユーザ(社員)が使用する電話機を用いて、業務用としてあらかじめ割り付けた業務別電話番号をダイヤル操作することによって、交換機10において当該ユーザ(社員)の業務履歴を自動的に記録することができるので、以下のような効果が得られる。
前述した実施形態の図6のシーケンスチャートにおいては、業務の作業時間を記録する対象の社員Aが、交換機10にLAN30を介して接続されているIP電話機20(すなわち内線電話機)を用いて、交換機10に対して業務の開始を通知する場合について例示したが、本発明はかかる場合に限るものではない。例えば、業務の作業時間を収集する対象の社員が外出先や自宅からでも交換機10に対して業務の開始を通知することも可能である。
なお、携帯電話機や自宅の電話機から、作業時間を記録する場合には、ログイン操作およびログオフ操作は不要とするとしたが、ログイン操作およびログオフ操作に対応する内線電話番号を業務別電話番号として定め、これらを入力するよういしても良い。
前述した実施形態においては、図3(A)の業務別電話番号テーブル104aにあらかじめ登録する業務別電話番号すなわち業務履歴の記録を指示する業務別電話番号(業務に対応付けた内線電話番号や外線電話番号)は、実装されていない仮想の電話機の電話番号を用いる場合について示したが、本発明は、かかる場合に限るものではない。すなわち、例えば、図8の業務別電話番号テーブル104a1に示すように、実際に存在している電話機の電話番号を、業務別電話番号としてあらかじめ登録しておき、該業務別電話番号テーブル104a1に登録されている特定の電話機との間で通話を行った通話履歴を、業務履歴として業務履歴記録テーブル104cに記録していくことも可能である。
上述したように、本実施形態のボタン電話システムの交換機は、前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対して発呼が行われて呼が成立すると、前記呼が成立した時刻を、前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つに対応する社員の前記業務別電話番号テーブルに登録されている電話番号の1つに対応する業務の開始時刻として前記業務履歴記録テーブルに記録し、前記呼が切断されると、当該通話の通話時間を取得して、前記開始時刻を記録した業務の作業時間として前記業務履歴記録テーブルに記録する。
例えば、上述の実施形態においては、業務を開始する時にタイマを起動し、当該業務の作業を終了する時にタイマのカウント値を読み出して、当該業務の作業時間を業務履歴記録テーブルに記録しているが、業務の開始時刻と終了時刻とから当該業務の作業時間を算出して業務履歴記録テーブルに記録するようにしても良い。また、業務履歴記録テーブルには、単に業務の終了時刻を記録するようにしても良い。業務の終了時刻の記録は、業務の終了を示す情報である。この場合、業務履歴記録テーブルの記録を外部装置に出力し、外部装置で業務履歴記録テーブルの記録にある業務の開始時刻と終了時刻とから当該業務の作業時間を算出する。
また、上述の実施形態においては、業務履歴記録テーブルに複数の社員について記録しているが、社員ごとに別々に業務履歴記録テーブルを設けるようにしても良い。
20 IP電話機
21 IP電話機
22 IP電話機
25 内線電話機
26 内線電話機
27 電話機
30 LAN
100 ボタン電話システム
101 中央制御装置
102 通信インタフェース
103 処理装置
103a 業務時間記録処理部
104 メモリ
104a 業務別電話番号テーブル
104a1 業務別電話番号テーブル
104b 社員別電話番号テーブル
104c 業務履歴記録テーブル
201 中央制御装置
202 通信インタフェース
203 処理装置
204 メモリ
205 ファンクションボタン
Claims (8)
- 交換機と1または複数の電話機とを接続した構成を有し、
前記交換機は、
各社員が使用する前記電話機の電話番号を、それぞれの社員に対応付けてあらかじめ登録した社員別電話番号テーブルと、
各社員が作業する各業務を指定する、前記交換機に登録されている内線番号である電話番号を、それぞれの業務に対応付けてあらかじめ登録した業務別電話番号テーブルと、
前記社員別電話番号テーブルに登録されている各社員の業務ごとの作業履歴を、それぞれの社員の作業履歴として業務履歴記録テーブルに記録する業務時間記録処理部と、
を備え、
前記社員別電話番号テーブルに電話番号が登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている前記電話番号の1つに対して発呼と切断とが行われると、前記発呼と切断が行われた時刻を、発呼元の電話機の電話番号に対応する社員の、前記業務別電話番号テーブルに登録されている前記電話番号に対応する業務の開始時刻として、前記業務履歴記録テーブルに記録し、
前記開始時刻を記録した業務の作業時間が記録されていない場合において、前記発呼元の電話機から、前記業務別電話番号テーブルに登録されている別の前記電話番号に対して発呼と切断とが行われると、前記開始時刻を記録した業務の作業時間を記録するとともに、前記発呼または切断が行われた時刻を、前記別の電話番号に対応する業務の開始時刻として前記業務履歴記録テーブルに記録し、
業務の終了及び休憩に対応付けられた内線番号を前記業務別電話番号テーブルに記録し、
前記開始時刻を記録した業務の作業時間が記録されていない場合において、前記発呼元の電話機から、前記業務の終了及び休憩に対応付けられた内線番号に対して発呼及び切断が行われると、前記開始時刻を記録した業務の作業時間を前記業務履歴記録テーブルに記録する
ことを特徴とするボタン電話システム。 - 前記交換機は、
前記社員別電話番号テーブルに電話番号が登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている前記電話番号の1つに対して発呼が行われて呼が成立すると、
前記呼が成立した時刻を、前記発呼元の電話機の電話番号に対応する社員の、前記業務別電話番号テーブルに登録されている前記電話番号に対応する業務の開始時刻として、前記業務履歴記録テーブルに記録し、
前記呼が切断されると、前記開始時刻を記録した業務の作業時間を前記業務履歴記録テーブルに記録する、
ことを特徴とする請求項1に記載のボタン電話システム。 - 前記交換機は、
前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機の1つに対してログイン操作が行われると、
前記業務時間記録処理部による前記業務履歴記録テーブルに対する記録動作を許可する状態に設定し、
電話機に対してログオフ操作が行われると、前記業務時間記録処理部による前記業務履歴記録テーブルに対する記録動作を不許可の状態に設定する、
ことを特徴とする請求項1または2に記載のボタン電話システム。 - 前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機は、前記業務別電話番号テーブルに登録されている前記電話番号を登録する複数のファンクションボタンを備え、
いずれかの前記ファンクションボタンが操作されると、該ファンクションボタンに登録されている電話番号に対し発呼と切断が行われる、
ことを特徴とする請求項1〜3のいずれか1項に記載のボタン電話システム。 - 前記社員別電話番号テーブルに登録されている電話機は、前記交換機に内線接続されている内線電話機、または、外線を介して接続される電話機である、
ことを特徴とする請求項1〜4のいずれか1項に記載のボタン電話システム。 - 交換機と1または複数の電話機とを接続した構成からなるボタン電話システムにおいて、前記交換機が、各社員の業務ごとの作業履歴を記録する業務作業時間記録方法であって、
前記交換機は、
各社員が使用する前記電話機の電話番号を、それぞれの社員に対応付けて社員別電話番号テーブルにあらかじめ登録するステップと、
各社員が作業する各業務を指定する、前記交換機に登録されている内線番号である電話番号を、それぞれの業務に対応付けて業務別電話番号テーブルにあらかじめ登録するステップと、
前記社員別電話番号テーブルに登録されている各社員の業務ごとの作業履歴を、それぞれの社員の作業履歴として業務履歴記録テーブルに記録する業務時間記録処理ステップと、
前記社員別電話番号テーブルに電話番号が登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている前記電話番号の1つに対して発呼と切断とが行われると、前記発呼と切断が行われた時刻を、発呼元の電話機の電話番号に対応する社員の、前記業務別電話番号テーブルに登録されている前記電話番号に対応する業務の開始時刻として、前記業務履歴記録テーブルに記録するステップと、
前記開始時刻を記録した業務作業時間が記録されていない場合において、前記発呼元の電話機から、前記業務別電話番号テーブルに登録されている別の前記電話番号に対して発呼と切断とが行われると、前記開始時刻を記録した業務の作業時間を記録するとともに、前記発呼または切断が行われた時刻を、前記別の電話番号に対応する業務の開始時刻として、前記業務履歴記録テーブルに記録するステップと、
業務の終了及び休憩に対応付けられた内線番号を前記業務別電話番号テーブルにあらかじめ登録するステップと、
前記開始時刻を記録した業務の作業時間が記録されていない場合において、前記発呼元の電話機から、前記業務の終了及び休憩に対応付けられた内線番号に対して発呼及び切断が行われると、前記開始時刻を記録した業務の作業時間を前記業務履歴記録テーブルに記録するステップと
を有する、
ことを特徴とする業務作業時間記録方法。 - 前記交換機は、
前記社員別電話番号テーブルに電話番号が登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている前記電話番号の1つに対して発呼が行われて呼が成立すると、
前記呼が成立した時刻を、前記発呼元の電話機の電話番号に対応する社員の、前記業務別電話番号テーブルに登録されている前記電話番号の1つに対応する業務の開始時刻として、前記業務履歴記録テーブルに記録し、
前記呼が切断されると、前記開始時刻を記録した業務の作業時間を前記業務履歴記録テーブルに記録するステップ、をさらに有する
ことを特徴とする請求項6に記載の業務作業時間記録方法。 - 交換機と1または複数の電話機とを接続した構成からなるボタン電話システムにおいて、コンピュータを、前記交換機として機能させる、業務作業時間記録プログラムであって、
前記コンピュータは、
各社員が使用する前記電話機の電話番号を、それぞれの社員に対応付けて社員別電話番号テーブルにあらかじめ登録するステップと、
各社員が作業する各業務を指定する、前記交換機に登録されている内線番号である電話番号を、それぞれの業務に対応付けて業務別電話番号テーブルにあらかじめ登録するステップと、
前記社員別電話番号テーブルに登録されている各社員の業務ごとの作業履歴を、それぞれの社員の作業履歴として業務履歴記録テーブルに記録する業務時間記録処理ステップと、
前記社員別電話番号テーブルに電話番号が登録されている電話機の1つから、前記業務別電話番号テーブルに登録されている前記電話番号の1つに対して発呼と切断とが行われると、前記発呼と切断が行われた時刻を、発呼元の電話機の電話番号に対応する社員の、前記業務別電話番号テーブルに登録されている前記電話番号に対応する業務の開始時刻として、前記業務履歴記録テーブルに記録するステップと、
前記開始時刻を記録した業務の作業時間が記録されていない場合において、前記発呼元の電話機から、前記業務別電話番号テーブルに登録されている別の前記電話番号に対して発呼と切断とが行われると、前記開始時刻を記録した業務の作業時間を記録するとともに、前記発呼または切断が行われた時刻を、前記別の電話番号に対応する業務の開始時刻として前記業務履歴記録テーブルに記録するステップと、
業務の終了及び休憩に対応付けられた内線番号を前記業務別電話番号テーブルにあらかじめ登録するステップと、
前記開始時刻を記録した業務の作業時間が記録されていない場合において、前記発呼元の電話機から、前記業務の終了及び休憩に対応付けられた内線番号に対して発呼及び切断が行われると、前記開始時刻を記録した業務の作業時間を前記業務履歴記録テーブルに記録するステップと
を実行することを特徴とする業務作業時間記録プログラム。
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