JP4851220B2

JP4851220B2 - ワークフロー決定方法、ワークフロー決定システムおよびワークフロー決定プログラム

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Publication number: JP4851220B2
Application number: JP2006091530A
Authority: JP
Inventors: 隆軌毛利; 優佑花原
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2006-03-29
Filing date: 2006-03-29
Publication date: 2012-01-11
Anticipated expiration: 2026-03-29
Also published as: CN101046867A; JP2007265198A

Description

本発明は、ワークフローを決定するワークフロー決定方法、ワークフロー決定システムおよびワークフロー決定プログラムに関するものである。

従来から、電子文書を扱う業務の流れを管理するワークフローシステムが知られている。ワークフローシステムにおいては、ルートに従い審査者や承認者に自動的にタスクがまわり、審査・承認がなされる。ワークフローシステムとしては、審査者や認証者をユーザが選択することのできるシステムが知られている（例えば、「特許文献１」参照）。

特開２００５−１８２８１号公報

ただし、例えば、特許文献１にかかるシステムにおいては、審査者・承認者をユーザ一覧から選択し、入力する必要がある。ルートに対し組織のレベル情報から審査者・承認者を自動的に選択されるシステムも存在するが、組織情報に一部例外的なレベルが存在するときには対応することができない。また、ユーザごとに対応するレベルの審査者等が異なるためユーザからの指示が必要であった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、申請者からの指示を要することなく自動的に適切なワークフローにおけるルートを決定することのできるワークフロー決定方法、ワークフロー決定システムおよびワークフロー決定プログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、第１の発明は、ワークフロー決定方法であって、申請者を識別する識別情報を取得する申請者識別情報取得ステップと、ワークフローの対象となる申請内容を取得する申請内容取得ステップと、前記申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルと前記複数の確認者の確認順とを示す申請ルート枠を前記申請内容に対応付けて保持する申請ルート枠保持手段において、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定する申請ルート枠特定ステップと、前記申請者と前記確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持する組織情報保持手段が保持する前記組織情報に基づいて、前記申請ルート枠特定ステップにおいて特定された前記申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定する確認者特定ステップと、前記確認者特定ステップにおいて特定された確認者を含む申請ルートを作成する申請ルート作成ステップと、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容と、当該申請内容に対して前記申請ルート枠特定ステップにおいて特定された前記申請ルート枠とを対応付けて申請ルート枠履歴保持手段に格納する申請ルート枠格納ステップと、前記申請ルート作成ステップにおいて作成した前記申請ルートと前記申請者の前記識別情報とを対応付けて申請ルート履歴保持手段に格納する申請ルート格納ステップとを有し、前記申請ルート枠保持手段に、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容に対応する前記申請ルート枠が保持されていない場合に、前記申請ルート枠特定ステップでは、前記申請ルート枠履歴保持手段において前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定し、前記申請ルート枠格納ステップでは、特定された該申請ルート枠を該申請ルート枠履歴保持手段に格納し、前記組織情報に基づいて前記申請ルート枠に含まれるレベルに該当する確認者を特定できない場合に、前記確認者特定ステップでは、前記申請ルート履歴保持手段において前記申請者の前記識別情報に対応付けられている前記申請ルートにおいて同一のレベルに対応付けられている確認者を特定し、前記申請ルート格納ステップでは、特定された該確認者を含む該申請ルートを前記申請ルート履歴保持手段に格納することを特徴とする。

また、第２の発明は、ワークフロー決定方法であって、申請者を識別する識別情報を取得する申請者識別情報取得ステップと、ワークフローの対象となる申請内容を取得する申請内容取得ステップと、前記申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルを示す申請ルート枠を前記申請内容に対応付けて保持する申請ルート枠保持手段において、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定する申請ルート枠特定ステップと、前記申請者と前記確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持する組織情報保持手段が保持する前記組織情報に基づいて、前記申請ルート枠特定ステップにおいて特定された前記申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定する確認者特定ステップと、前記確認者特定ステップにおいて特定された確認者を含む申請ルートを作成する申請ルート作成ステップと、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容と、当該申請内容に対して前記申請ルート枠特定ステップにおいて特定された前記申請ルート枠とを対応付けて申請ルート枠履歴保持手段に格納する申請ルート枠格納ステップと、前記申請ルート作成ステップにおいて作成した前記申請ルートと前記申請者の前記識別情報とを対応付けて申請ルート履歴保持手段に格納する申請ルート格納ステップとを有し、前記申請ルート枠保持手段に、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容に対応する前記申請ルート枠が保持されていない場合に、前記申請ルート枠特定ステップでは、前記申請ルート枠履歴保持手段において前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定し、前記申請ルート枠格納ステップでは、特定された該申請ルート枠を該申請ルート枠履歴保持手段に格納し、前記組織情報に基づいて前記申請ルート枠に含まれるレベルに該当する確認者を特定できない場合に、前記確認者特定ステップでは、前記申請ルート履歴保持手段において前記申請者の前記識別情報に対応付けられている前記申請ルートにおいて同一のレベルに対応付けられている確認者を特定し、前記申請ルート格納ステップでは、特定された該確認者を含む該申請ルートを前記申請ルート履歴保持手段に格納することを特徴とする。

また、第３の発明は、ワークフロー決定システムであって、申請者を識別する識別情報を取得する申請者識別情報取得手段と、ワークフローの対象となる申請内容を取得する申請内容取得手段と、前記申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルと前記複数の確認者の確認順とを示す申請ルート枠を前記申請内容に対応付けて保持する申請ルート枠保持手段と、前記申請ルート枠保持手段において、前記申請内容取得手段が取得した前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定する申請ルート枠特定手段と、前記申請者と前記確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持する組織情報保持手段と、前記組織情報保持手段が保持する前記組織情報に基づいて、前記申請ルート枠特定手段が特定した前記申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定する確認者特定手段と、前記確認者特定手段が特定した確認者を含む申請ルートを作成する申請ルート作成手段と、前記申請内容取得手段において取得した前記申請内容と、当該申請内容に対して前記申請ルート枠特定手段において特定された前記申請ルート枠とを対応付けて格納する申請ルート枠履歴保持手段と、前記申請ルート作成手段において作成した前記申請ルートと前記申請者の前記識別情報とを対応付けて格納する申請ルート履歴保持手段とを備え、前記申請ルート枠特定手段では、前記申請ルート枠保持手段に、前記申請内容取得手段において取得した前記申請内容に対応する前記申請ルート枠が保持されていない場合に、前記申請ルート枠履歴保持手段において前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定し、特定された該申請ルート枠を該申請ルート枠履歴保持手段に格納し、前記確認者特定手段では、前記組織情報に基づいて前記申請ルート枠に含まれるレベルに該当する確認者を特定できない場合に、前記申請ルート履歴保持手段において前記申請者の前記識別情報に対応付けられている前記申請ルートにおいて同一のレベルに対応付けられている確認者を特定し、特定された該確認者を含む該申請ルートを前記申請ルート履歴保持手段に格納することを特徴とする。

また、第４の発明は、ワークフロー決定システムであって、申請者を識別する識別情報を取得する申請者識別情報取得手段と、ワークフローの対象となる申請内容を取得する申請内容取得手段と、前記申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルを示す申請ルート枠を前記申請内容に対応付けて保持する申請ルート枠保持手段と、前記申請ルート枠保持手段において、前記申請内容取得手段が取得した前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定する申請ルート枠特定手段と、前記申請者と前記確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持する組織情報保持手段と、前記組織情報保持手段が保持する前記組織情報に基づいて、前記申請ルート枠特定手段が特定した前記申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定する確認者特定手段と、前記確認者特定手段が特定した確認者を含む申請ルートを作成する申請ルート作成手段と、前記申請内容取得手段において取得した前記申請内容と、当該申請内容に対して前記申請ルート枠特定手段において特定された前記申請ルート枠とを対応付けて格納する申請ルート枠履歴保持手段と、前記申請ルート作成手段において作成した前記申請ルートと前記申請者の前記識別情報とを対応付けて格納する申請ルート履歴保持手段とを備え、前記申請ルート枠特定手段では、前記申請ルート枠保持手段に、前記申請内容取得手段において取得した前記申請内容に対応する前記申請ルート枠が保持されていない場合に、前記申請ルート枠履歴保持手段において前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定し、特定された該申請ルート枠を該申請ルート枠履歴保持手段に格納し、前記確認者特定手段では、前記組織情報に基づいて前記申請ルート枠に含まれるレベルに該当する確認者を特定できない場合に、前記申請ルート履歴保持手段において前記申請者の前記識別情報に対応付けられている前記申請ルートにおいて同一のレベルに対応付けられている確認者を特定し、特定された該確認者を含む該申請ルートを前記申請ルート履歴保持手段に格納することを特徴とする。

第１の発明によれば、申請者識別情報取得ステップにおいて、申請者を識別する識別情報を取得し、申請内容取得ステップにおいて、ワークフローの対象となる申請内容を取得し、申請ルート枠特定ステップにおいて、申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルと複数の確認者の確認順とを示す申請ルート枠を申請内容に対応付けて保持する申請ルート枠保持手段において、申請内容取得ステップにおいて取得した申請内容に対応付けられている申請ルート枠を特定し、確認者特定ステップにおいて、申請者と確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持する組織情報保持手段が保持する組織情報に基づいて、申請ルート枠特定ステップにおいて特定された申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定し、申請ルート作成ステップにおいて、確認者特定ステップにおいて特定された確認者を含む申請ルートを作成するので、申請者からの指示を要することなく各申請者に適した申請ルートを作成することができるという効果を奏する。

また、第２の発明によれば、申請者識別情報取得ステップにおいて、申請者を識別する識別情報を取得し、申請内容取得ステップにおいて、ワークフローの対象となる申請内容を取得し、申請ルート枠特定ステップにおいて、申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルを示す申請ルート枠を申請内容に対応付けて保持する申請ルート枠保持手段において、申請内容取得ステップにおいて取得した申請内容に対応付けられている申請ルート枠を特定し、確認者特定ステップにおいて、申請者と確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持する組織情報保持手段が保持する組織情報に基づいて、申請ルート枠特定ステップにおいて特定された申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定し、申請ルート作成ステップにおいて、確認者特定ステップにおいて特定された確認者を含む申請ルートを作成するので、申請者からの指示を要することなく各申請者に適した申請ルートを作成することができるという効果を奏する。

また、第３の発明によれば、申請者識別情報取得手段が、申請者を識別する識別情報を取得し、申請内容取得手段が、ワークフローの対象となる申請内容を取得し、申請ルート枠保持手段が、申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルと複数の確認者の確認順とを示す申請ルート枠を申請内容に対応付けて保持し、申請ルート枠特定手段が、申請ルート枠保持手段において、申請内容取得手段が取得した申請内容に対応付けられている申請ルート枠を特定し、組織情報保持手段が、申請者と確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持し、確認者特定手段が、組織情報保持手段が保持する組織情報に基づいて、申請ルート枠特定手段が特定した申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定し、申請ルート作成手段が、確認者特定手段が特定した確認者を含む申請ルートを作成するので、申請者からの指示を要することなく各申請者に適した申請ルートを作成することができるという効果を奏する。

また、第４の発明によれば、申請者識別情報手段が申請者を識別する識別情報を取得し、申請内容取得手段が、ワークフローの対象となる申請内容を取得し、申請ルート枠保持手段が、申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルを示す申請ルート枠を申請内容に対応付けて保持し、申請ルート枠特定手段が、申請ルート枠保持手段において、申請内容取得手段が取得した申請内容に対応付けられている申請ルート枠を特定し、組織情報保持手段が、申請者と確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持し、確認者特定手段が、組織情報保持手段が保持する組織情報に基づいて、申請ルート枠特定手段が特定した申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定し、申請ルート作成手段が、確認者特定手段が特定した確認者を含む申請ルートを作成するので、申請者からの指示を要することなく各申請者に適した申請ルートを作成することができるという効果を奏する。

以下に添付図面を参照して、この発明にかかるワークフロー決定方法、ワークフロー決定システムおよびワークフロー決定プログラムの最良な実施の形態を詳細に説明する。

図１は、本発明の実施の形態にかかるワークフロー決定システム１０の機能構成を示すブロック図である。ワークフロー決定システム１０は、申請内容取得部１００と、申請ルート枠決定部１０２と、確認者決定部１０４と、申請ルート提示部１０６と、ワークフロー実行部１０８と、申請ルート枠データベース（ＤＢ）１２０と、組織ＤＢ１２２と、履歴ＤＢ１２４とを備えている。

申請内容取得部１００は、例えばクライアント端末２０など外部装置を介して申請者から申請内容を取得する。ここで、申請内容とは、予め定められた確認者による認証を経て処理されるものであり、例えば交通費精算や物品購入などがある。申請内容取得部１００は、例えば交通費精算、物品購入などその申請内容を特定するための情報を申請内容として取得する。さらに、申請内容取得部１００は、申請者を識別する申請者ＩＤを取得する。なお、申請者ＩＤは、クライアント端末２０に格納されており、申請内容取得部１００はクライアント端末２０に格納されている申請者ＩＤを取得してもよい。

申請ルート枠ＤＢ１２０は、申請内容と申請ルート枠とを対応付けて保持している。ここで、申請ルート枠について説明する。申請ルート枠とは、申請内容についてのワークフローのルートを示す情報である。本実施の形態にかかる申請ルートは、審査者による審査、承認者による承認などの確認者による確認処理を含んでいる。

図２−１および図２−２は、申請ルート枠を示す図である。申請ルート枠には、申請者による申請内容にかかるワークフローのルートが定められている。図２−１に示す申請ルート枠には、審査者による審査と承認者による承認が含まれている。すなわち、この順に審査および承認を行う処理であることを示している。図２−２に示す申請ルート枠には、２人の審査者による審査と１人の承認者による承認が含まれている。申請ルート枠は、申請内容ごとに定められている。

図３は、申請ルート枠ＤＢ１２０のデータ構成を模式的に示す図である。申請ルート枠には、申請内容の処理において確認が必要な確認者のレベルが含まれている。なお、本実施の形態においては、レベルとして役職が含まれている。図３に示す交通費精算の例においては、申請ルート枠には、審査者役職と、承認者役職とが含まれている。これは、審査者、承認者の順に確認される処理が申請ルートであることを示している。さらに審査者の役職が「係長」であり、承認者の役職が「課長」であることを示している。すなわち交通費精算は、「係長」という役職の審査者による審査を行い、その後「課長」という役職の承認者による承認を行うという処理が交通費精算の申請処理である。

また、物品購入に対応付けられている申請ルート枠には、２つの審査者役職と、１つの承認者役職とが含まれている。これは、審査者、審査者および承認者の順に確認される処理が申請ルートであることを示している。すなわち、「係長」という役職の審査者による審査を行い、次に「課長」という役職の審査者による審査を行い、最後に「部長」という役職の承認者による承認を行うという処理が物品購入の申請処理である。なお、申請ルートに含まれる確認者は、２人以上であってもよく、１人であってもよい。

以上のように、申請ルート枠ＤＢ１２０には、申請内容と申請ルート枠とが対応付けて保持されているので、申請内容に基づいて、申請ルート枠を特定することができる。具体的には、申請内容に対応する申請ルートと、このルートに含まれる審査者、承認者などの確認者の役職を特定することができる。

図４は、組織ＤＢ１２２のデータ構成を模式的に示す図である。組織ＤＢ１２２は、図４に示すように階層的な組織情報を保持している。図４に示す例では、第１グループおよび第２グループは第１技術部に属している。また、第１技術部は研究所に属している。このように、組織情報には、各部署の包含関係が示されている。

さらに各部署に所属する社員を識別する社員ＩＤが各部署に対応付けられている。図４においては、「Ａ」、「Ｂ」などが社員ＩＤである。さらに各社員の役職が社員ＩＤに対応付けられている。図４に示す例では、Ａさん、ＢさんおよびＣさんはいずれも第１グループに属している。Ａさんの役職は「課長」であり、Ｂさんの役職は「係長」である。

このように、組織情報は、各社員の所属部署を含み、さらに各部署間の階層的な関係を含んでいる。したがって、組織情報を参照することにより各社員の所属を特定することができる。

また、例えば、Ｃさんに対する「課長」はＡさんであるが、Ｄさんに対する「課長」は、Ｅさんである。このように、社員の所属により、社員に対する所定の役職にあたる社員が異なっている。図４においては、各社員の所属を特定することができるので、ある社員に対する上司の特定など社員間の関係の特定をすることができる。

再び説明を図１に戻す。申請ルート枠決定部１０２は、申請ルート枠を決定する。具体的には、申請ルート枠ＤＢ１２０において申請内容取得部１００が取得した申請内容に対応付けられている申請ルート枠を特定する。確認者決定部１０４は、申請ルート枠決定部１０２により決定された申請ルート枠に含まれる各確認者の役職に対応する具体的な社員を決定する。なお、このとき申請者の社員ＩＤすなわち申請者ＩＤを参照し、各申請者に対する所定の役職の社員を決定する。

申請ルート提示部１０６は、申請ルートを提示する。ここで、申請ルートとは、申請ルート枠のそれぞれの役職に対し確認者決定部１０４により特定された確認者が埋め込まれたものである。申請ルートは、申請者が利用するクライアント端末の表示画面に表示する。そして、申請者により確認されると申請ルートは履歴ＤＢ１２４に格納される。ワークフロー実行部１０８は、申請者により確認された後、申請ルートにしたがいワークフローを実行する。

図５は、履歴ＤＢ１２４のデータ構成を模式的に示す図である。履歴ＤＢ１２４は、図５に示すように、申請内容と、申請者ＩＤと、申請ルートに含まれる審査者、承認者等の確認者の社員ＩＤと、各確認者の役職とを対応付けて保持している。

申請ルート枠決定部１０２はさらに履歴ＤＢ１２４に保持されている申請ルートの履歴を参照して、申請ルート枠を決定する。これにより、申請ルート枠ＤＢ１２０に申請内容に対応する申請ルート枠が保持されていない場合でも、履歴ＤＢ１２４を参照することにより適切な申請ルート枠を決定することができる。

確認者決定部１０４は、さらに履歴ＤＢ１２４に保持されている申請ルートの履歴を参照して、確認者を決定する。これにより、組織ＤＢ１２２に役職に対応する社員ＩＤが保持されていない場合でも、履歴ＤＢ１２４を参照することにより申請ルート枠に含めるべき適切な社員ＩＤを決定することができる。

図６は、ワークフロー決定システム１０によるワークフロー決定処理を示すフローチャートである。まず、申請内容取得部１００は、申請者から申請内容を取得する（ステップＳ１００）。このとき、あわせて申請者ＩＤを取得する（ステップＳ１０２）。次に、申請ルート枠決定部１０２は、申請内容取得部１００が取得した申請内容に基づいて、申請ルート枠を決定する（ステップＳ１０４）。

次に、確認者決定部１０４は、申請ルート枠決定部１０２により特定された申請ルート枠に含めるべき確認者を決定する（ステップＳ１０６）。次に、申請ルート提示部１０６は、申請ルートを申請者に提示する（ステップＳ１０８）。申請者からの変更指示がある場合には（ステップＳ１１０，Ｙｅｓ）、変更指示にしたがい申請ルートを変更する（ステップＳ１１２）。変更指示がない場合には（ステップＳ１１０，Ｎｏ）、ステップＳ１１４へ進む。次に、申請者により確認された申請ルートを履歴ＤＢ１２４に格納する（ステップＳ１１４）。次に、ワークフロー実行部１０８は、申請者により確認された申請ルートにしたがいワークフローを実行する（ステップＳ１１６）。以上で、ワークフロー決定処理が完了する。

図７は、図６に示す申請ルート枠決定処理（ステップ１０４）における詳細な処理を示すフローチャートである。申請ルート枠ＤＢ１２０に申請内容に対応付けられている申請ルート枠がある場合には（ステップＳ１２０，Ｙｅｓ）、ステップＳ１２２へ進む。

同一の申請内容に対し複数の申請ルート枠がある場合、すなわち申請ルート枠ＤＢ１２０において１つの申請内容に対応付けられている申請ルート枠が複数ある場合には（ステップＳ１２２，Ｙｅｓ）、さらに履歴ＤＢ１２４を参照する。履歴ＤＢ１２４に同一の申請者による同一の申請内容が格納されている場合には（ステップＳ１２４，Ｙｅｓ）、この履歴に格納されている申請ルート枠を選択する（ステップＳ１２６）。一方、申請ルート枠が１つの場合には（ステップＳ１２２，Ｎｏ）、この１つの申請ルート枠に特定する。

また、履歴ＤＢ１２４に同一の申請者による同一の申請内容が格納されていない場合には（ステップＳ１２４，Ｎｏ）、複数の申請ルート枠をクライアント端末２０の表示部に表示させる（ステップＳ１３０）。次に、申請者からの指示に基づいて、複数の申請ルート枠の中から所定の申請ルート枠を選択する（ステップＳ１３２）。具体的には、申請者により選択された申請ルート枠を選択する。

一方、申請ルート枠ＤＢ１２０に申請内容に対応付けられた申請ルート枠がない場合には（ステップＳ１２０，Ｎｏ）、さらに履歴ＤＢ１２４を参照する。履歴ＤＢ１２４において同一の申請内容に対応付けられている申請ルート枠を特定する（ステップＳ１３４）。以上で、申請ルート枠決定処理（ステップＳ１０４）が完了し、ステップＳ１０６へ進む。

図８は、図６に示す確認者決定処理（ステップＳ１０６）における詳細な処理を示すフローチャートである。まず、組織ＤＢ１２２を参照する。組織ＤＢ１２２に確認者決定部１０４により決定された申請ルート枠に含まれる各確認者の役職に対応する社員ＩＤが保持されており（ステップＳ１４０，Ｙｅｓ）、さらに確認者となるべき社員ＩＤが複数ある場合には（ステップＳ１４２，Ｙｅｓ）、さらに履歴ＤＢ１２４を参照する。履歴ＤＢ１２４において申請内容および申請者ＩＤが同一の申請ルートが保持されている場合には（ステップＳ１４４，Ｙｅｓ）、この履歴に含まれている社員ＩＤを確認者として選択する（ステップＳ１４６）。一方、ステップＳ１４２において確認者が複数存在しない場合には（ステップＳ１４２，Ｎｏ）、組織ＤＢ１２２により特定した確認者を申請ルート枠に含める確認者とする。

また、ステップＳ１４４において履歴が格納されていない場合には（ステップＳ１４４，Ｎｏ）、複数の確認者を申請者のクライアント端末２０の表示部に表示させ（ステップＳ１５０）、申請者からの指示に基づいて、確認者を選択する（ステップＳ１５２）。

一方、組織ＤＢ１２２に確認者の役職に対応する社員ＩＤが保持されていない場合には（ステップＳ１４０，Ｎｏ）、履歴ＤＢ１２４において同一の申請者ＩＤに対応付けられている申請ルート中の同一の役職に対応する社員ＩＤを確認者として決定する（ステップＳ１５４）。以上で確認者決定処理（ステップＳ１０６）が完了し、ステップＳ１０８へ進む。

以上のように、実施の形態にかかるワークフロー決定システム１０によれば、申請内容から申請ルート枠を特定し、組織ＤＢ１２２により各申請者に対する確認者を特定するので、処理量を増加させることなく適切な申請ルートを自動的に決定することができる。

以上の処理をより具体的に説明する。例えば、図４のＣさん申請者で、申請内容が交通費精算である場合には、図３の最上段の申請ルート枠が決定される。すなわち、審査者、承認者による確認が申請ルートとなる。さらに、審査者の役職が「係長」なので、図４の組織情報に基づいて、Ｃさんに対する「係長」、すなわちＣさんと同じ第１グループに所属する「係長」であるＢさんが審査者として特定される。同様に、承認者は、Ｃさんに対する「課長」であるＡさんが審査者として特定される。

こうして審査者Ｂさん、承認者Ａさんによる確認処理が申請ルートとして決定される。こうして決定されると、図５に示すように申請ルート枠とこの申請ルート枠に含まれる各確認者の社員ＩＤとが申請内容および申請者に対応付けて履歴として格納される。

図９は、実施の形態にかかるワークフロー決定システム１０のハードウェア構成を示す図である。ワークフロー決定システム１０は、ハードウェア構成として、ワークフロー決定システム１０におけるワークフロー決定処理を実行するワークフロー決定プログラムなどが格納されているＲＯＭ５２と、ＲＯＭ５２内のプログラムに従ってワークフロー決定システム１０の各部を制御するＣＰＵ５１と、ワークフロー決定システム１０の制御に必要な種々のデータを記憶するＲＡＭ５３と、ネットワークに接続して通信を行う通信Ｉ／Ｆ５７と、各部を接続するバス６２とを備えている。

先に述べたワークフロー決定システム１０におけるワークフロー決定プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フロッピー（Ｒ）ディスク（ＦＤ）、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供されてもよい。

この場合には、ワークフロー決定プログラムは、ワークフロー決定システム１０において上記記録媒体から読み出して実行することにより主記憶装置上にロードされ、上記ソフトウェア構成で説明した各部が主記憶装置上に生成されるようになっている。

また、本実施の形態のワークフロー決定プログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。

以上、本発明を実施の形態を用いて説明したが、上記実施の形態に多様な変更または改良を加えることができる。

図１０は、第１の変更例にかかるワークフロー決定システム１０の申請ルート枠ＤＢ１２０を示す図である。物品購入という同一の申請内容であっても、その金額に応じて申請ルートが異なる場合がある。この場合には、図１０に示すように同一の申請内容であっても金額ごとに異なる申請内容として扱うこととする。この場合には、申請内容として、物品購入という情報の他に金額を示す情報を取得する。そして、申請内容と金額とに基づいて、申請ルート枠を決定する。このように、申請内容を細分化することにより、多様な申請ルートに対応することができる。

図１１は、第２の変更例にかかるワークフロー決定システム１０の履歴ＤＢ１２４を示す図である。第２の変更例においても、第１の変更例と同様に、物品購入という申請内容の他例えば金額など申請内容に関連する申請関連情報を取得する。そして、この申請関連情報を申請内容、申請ルートとともに履歴として履歴ＤＢ１２４に格納する。そして、次に、申請者から物品購入という申請内容が指定され、さらに金額が指定された場合には、履歴ＤＢ１２４を参照し、対応する申請内容および金額に対応付けられている申請ルート枠を特定する。このように、履歴を参照することにより適切な申請ルート枠を推測することができる。

図１２は、第３の変更例にかかるワークフロー決定システム１０の申請ルート枠ＤＢ１２０を示す図である。第３の変更例としては、申請内容が同一であっても、申請者の役職に応じて申請ルート枠を異ならせてもよい。この場合には、申請ルート枠ＤＢ１２０は、申請者役職を申請内容にさらに対応付けて保持する。そして、申請ルート枠決定部１０２は、申請内容と申請者役職とに基づいて、申請ルート枠を特定する。

この場合、申請内容取得部１００が取得した申請者ＩＤと組織ＤＢ１２２とに基づいて、申請者役職を特定する。また、他の例としては、申請者役職もクライアント端末２０から取得してよい。これにより、申請者毎に申請ルート枠が異なる場合にも適切な申請ルート枠を特定することができる。

さらに、この場合には、履歴ＤＢ１２４は、申請内容とともに申請者役職をさらに格納する。図１３は、第３の変更例にかかる履歴ＤＢ１２４のデータ構成を示す図である。このように履歴ＤＢ１２４は申請者役職も格納するので、履歴ＤＢ１２４を参照し申請内容と申請者役職とに基づいて、適切な申請ルートを決定することができる。また、各役職に対応する適切な確認者を決定することができる。

また、第４の変更例としては、例えば図３に示す最上段の交通費精算の申請ルート枠に含まれる役職と申請者役職とに基づいて申請ルート枠を決定してもよい。例えば、申請者役職がない場合には、図３に示すように「係長」を審査者とした審査、次いで「課長」を承認者とした承認という申請ルートが設定される。

そして、申請者が申請ルート枠における審査者役職に対応する場合、すなわち申請者の役職が「係長」である場合には、審査者「係長」による審査を省略し、次の承認者「課長」による承認以降の申請ルート枠をこの申請者に対する申請ルート枠として決定してもよい。

また、第５の変更例としては、申請ルート枠ＤＢ１２０に申請内容に対応する複数の申請ルート枠が保持されている場合には、複数の申請ルート枠それぞれに対する確認者を特定し、これにより作成された複数の申請ルートを申請ルート候補としてクライアント端末２０に表示してもよい。そして、申請者からの指示に基づいて、所定の申請ルートを特定すればよい。

図１４は、第６の変更例にかかるワークフロー決定システム１０の全体構成を示す図である。このように実施の形態にかかるワークフロー決定システム１０はネットワークを介して接続された複数の装置により実現されてもよい。本例にかかるワークフロー決定システム１０は、ワークフロー装置１３０と、組織情報管理装置１４０と、履歴管理装置１５０とを備えている。

ワークフロー装置１３０は、申請ルート枠ＤＢ１２０を有し、さらに申請ルート枠ＤＢ１２０を管理する申請ルート枠管理モジュール１３２と、ワークフローの実行を管理するワークフロー管理モジュール１３４と、ワークフローの内容を格納する申請情報ＤＢ１３６とを有している。組織情報管理装置１４０は、組織ＤＢ１２２を有し、さらに組織ＤＢ１２２を管理する組織管理モジュール１４２を有している。履歴管理装置１５０は、履歴ＤＢ１２４を有し、さらに履歴ＤＢ１２４を管理する履歴管理モジュール１５２を有している。実施の形態にかかるワークフロー決定システム１０の申請内容取得部１００、申請ルート枠決定部１０２、確認者決定部１０４、申請ルート提示部１０６およびワークフロー実行部１０８の処理は、ワークフロー装置１３０の申請ルート枠管理モジュール１３２およびワークフロー管理モジュール１３４により行われる。

実施の形態にかかるワークフロー決定システム１０の機能構成を示すブロック図である。申請ルート枠を示す図である。申請ルート枠を示す図である。申請ルート枠ＤＢ１２０のデータ構成を模式的に示す図である。組織ＤＢ１２２のデータ構成を模式的に示す図である。履歴ＤＢ１２４のデータ構成を模式的に示す図である。ワークフロー決定システム１０によるワークフロー決定処理を示すフローチャートである。図６に示す申請ルート枠決定処理（ステップ１０４）における詳細な処理を示すフローチャートである。図６に示す確認者決定処理（ステップＳ１０６）における詳細な処理を示すフローチャートである。実施の形態１にかかるワークフロー決定システム１０のハードウェア構成を示す図である。第１の変更例にかかるワークフロー決定システム１０の申請ルート枠ＤＢ１２０を示す図である。第２の変更例にかかるワークフロー決定システム１０の履歴ＤＢ１２４を示す図である。第３の変更例にかかるワークフロー決定システム１０の申請ルート枠ＤＢ１２０を示す図である。第３の変更例にかかる履歴ＤＢ１２４のデータ構成を示す図である。第６の変更例にかかるワークフロー決定システム１０の全体構成を示す図である。

符号の説明

１０ワークフロー決定システム
２０クライアント端末
５１ＣＰＵ
５２ＲＯＭ
５３ＲＡＭ
５７通信I／Ｆ
６２バス
１００申請内容取得部
１０２申請ルート枠決定部
１０４確認者決定部
１０６申請ルート提示部
１０８ワークフロー実行部
１２０申請ルート枠ＤＢ
１２２組織ＤＢ
１２４履歴ＤＢ
１３０ワークフロー装置
１３２申請ルート枠管理モジュール
１３４ワークフロー管理モジュール
１３６申請情報ＤＢ
１４０組織情報管理装置
１４２組織管理モジュール
１５０履歴管理装置
１５２履歴管理モジュール

Claims

申請者を識別する識別情報を取得する申請者識別情報取得ステップと、
ワークフローの対象となる申請内容を取得する申請内容取得ステップと、
前記申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルと前記複数の確認者の確認順とを示す申請ルート枠を前記申請内容に対応付けて保持する申請ルート枠保持手段において、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定する申請ルート枠特定ステップと、
前記申請者と前記確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持する組織情報保持手段が保持する前記組織情報に基づいて、前記申請ルート枠特定ステップにおいて特定された前記申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定する確認者特定ステップと、
前記確認者特定ステップにおいて特定された確認者を含む申請ルートを作成する申請ルート作成ステップと、
前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容と、当該申請内容に対して前記申請ルート枠特定ステップにおいて特定された前記申請ルート枠とを対応付けて申請ルート枠履歴保持手段に格納する申請ルート枠格納ステップと、
前記申請ルート作成ステップにおいて作成した前記申請ルートと前記申請者の前記識別情報とを対応付けて申請ルート履歴保持手段に格納する申請ルート格納ステップと
を有し、
前記申請ルート枠保持手段に、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容に対応する前記申請ルート枠が保持されていない場合に、前記申請ルート枠特定ステップでは、前記申請ルート枠履歴保持手段において前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定し、前記申請ルート枠格納ステップでは、特定された該申請ルート枠を該申請ルート枠履歴保持手段に格納し、
前記組織情報に基づいて前記申請ルート枠に含まれるレベルに該当する確認者を特定できない場合に、前記確認者特定ステップでは、前記申請ルート履歴保持手段において前記申請者の前記識別情報に対応付けられている前記申請ルートにおいて同一のレベルに対応付けられている確認者を特定し、前記申請ルート格納ステップでは、特定された該確認者を含む該申請ルートを前記申請ルート履歴保持手段に格納する
ことを特徴とするワークフロー決定方法。
前記組織情報は、各人の識別情報に対応付けられた各人の所属先をさらに含み、
前記確認者特定ステップでは、前記申請者の識別情報に基づいて、前記申請者の所属先を特定し、当該所属先における各レベルに該当する確認者を特定することを特徴とする請求項１に記載のワークフロー決定方法。
前記組織情報は、所属先の間の階層的な関係を示す情報であって、
前記確認者特定ステップでは、階層的な関係に基づいて、各レベルに該当する確認者を特定することを特徴とする請求項１または２に記載のワークフロー決定方法。
前記申請ルート枠特定ステップでは、前記申請ルート枠履歴保持手段において、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定することを特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載のワークフロー決定方法。
前記申請ルート枠格納ステップでは、前記申請者の前記識別情報を前記申請ルート枠に対応付けてさらに前記申請ルート枠履歴保持手段に格納し、
前記申請ルート枠特定ステップでは、前記申請ルート履歴保持手段において、前記申請者識別情報取得ステップにおいて取得した前記申請者の前記識別情報と前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容とに対応付けられている前記申請ルート枠を特定することを特徴とする請求項４に記載のワークフロー決定方法。
前記申請ルート枠保持手段において前記申請内容に複数の前記申請ルート枠が対応付けられている場合に、当該複数の申請ルート枠それぞれに対応する確認者を含む複数の申請ルートを作成する申請ルート候補作成ステップと、
前記複数の申請ルートを提示する申請ルート提示ステップと
をさらに有し、
前記申請ルート作成ステップでは、前記申請者からの指示に基づいて、前記申請ルート提示ステップにおいて提示した前記申請ルートのうち所定の申請ルートを特定することを特徴とする請求項４または５に記載のワークフロー決定方法。
前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容に関する申請関連情報を取得する申請関連情報取得ステップをさらに有し、
前記ルート枠格納ステップでは、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請関連情報を前記申請内容および当該申請内容に対して特定された前記申請ルート枠に対応付けてさらに前記申請ルート枠履歴保持手段に格納し、
前記申請ルート枠特定ステップでは、前記申請ルート枠履歴保持手段に前記申請関連情報取得ステップにおいて取得した前記申請関連情報が保持されている場合に、当該申請関連情報に対応付けられている前記申請ルート枠を特定することを特徴とする請求項４から６のいずれか一項に記載のワークフロー決定方法。
前記申請ルート枠保持手段が前記申請内容に対応付けて複数の前記申請ルート枠を保持している場合に、複数の申請ルート枠を前記申請者に提示する申請ルート枠提示ステップをさらに有し、
前記申請ルート枠特定ステップは、前記申請者からの指示に基づいて、前記申請ルート枠提示ステップにおいて提示した前記申請ルート枠のうち所定の申請ルート枠を特定することを特徴とする請求項１から７のいずれか一項に記載のワークフロー決定方法。
前記申請ルート枠保持手段は、前記申請者のレベルを前記申請内容および前記申請ルート枠に対応付けてさらに保持し、
前記申請者の前記識別情報と前記組織情報とに基づいて、前記申請者のレベルを特定するレベル特定ステップをさらに有し、
前記申請ルート枠特定ステップは、前記申請ルート枠保持手段において、前記レベル特定ステップにおいて特定した前記申請者のレベルと、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容とに対応付けられている前記申請ルート枠を特定することを特徴とする請求項１から８のいずれか一項に記載のワークフロー決定方法。
前記申請者の前記識別情報と前記組織情報とに基づいて、前記申請者のレベルを特定するレベル特定ステップをさらに有し、
前記申請ルート枠特定ステップでは、特定した前記申請ルート枠に含まれるレベルが、前記レベル特定ステップにおいて特定した前記申請者のレベルと一致する場合には、当該レベルより前の確認順の確認者を削除した新たな申請ルート枠を特定することを特徴とする請求項１から９のいずれか一項に記載のワークフロー決定方法。
前記申請ルート格納ステップは、前記申請ルート作成ステップにおいて作成した前記申請ルートであって、前記申請ルート枠と前記確認者とを含む前記申請ルートと、前記申請者の前記識別情報とを対応付けて保持する申請ルート履歴保持手段に、前記申請者識別情報取得ステップにおいて取得した前記申請者の識別情報と、当該申請者による申請内容に基づいて前記申請ルート作成ステップにおいて作成された前記申請ルートとを前記申請ルート履歴保持手段に格納し、
前記申請ルート作成ステップでは、前記申請ルート履歴保持手段において、前記申請者の前記識別情報取得ステップにおいて取得した前記申請者の前記識別情報に対応付けられている前記申請ルートを作成することを特徴とする請求項１から１０のいずれか一項に記載のワークフロー決定方法。
前記確認者特定ステップでは、前記申請ルート枠特定ステップにおいて特定した前記申請ルート枠に含まれるレベルに対する確認者として、前記申請ルート履歴保持手段において前記申請者の前記識別情報に対応付けられている前記申請ルート中の同一のレベルに対応する確認者を特定することを特徴とする請求項１から１１のいずれか一項に記載のワークフロー決定方法。
前記確認者特定ステップでは、前記組織情報保持手段から前記申請ルート枠に含まれる所定のレベルに対し複数の確認者を特定した場合に、前記複数の確認者のうち前記申請ルート履歴保持手段において前記申請者の前記識別情報に対応付けられている前記申請ルート中の同一のレベルに対応付けられている確認者を、前記所定のレベルに対する確認者として特定することを特徴とする請求項１２に記載のワークフロー決定方法。
前記確認者特定ステップにおいて前記組織情報保持手段から前記申請ルート枠に含まれる所定のレベルに対し複数の確認者を特定した場合に、特定された複数の確認者を提示する確認者提示ステップをさらに有し、
前記確認者特定ステップでは、前記申請者からの指示に基づいて、前記確認者提示ステップにおいて提示した複数の確認者のうち所定の確認者を特定することを特徴とする請求項１から１３のいずれか一項に記載のワークフロー決定方法。
申請者を識別する識別情報を取得する申請者識別情報取得ステップと、
ワークフローの対象となる申請内容を取得する申請内容取得ステップと、
前記申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルを示す申請ルート枠を前記申請内容に対応付けて保持する申請ルート枠保持手段において、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定する申請ルート枠特定ステップと、
前記申請者と前記確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持する組織情報保持手段が保持する前記組織情報に基づいて、前記申請ルート枠特定ステップにおいて特定された前記申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定する確認者特定ステップと、
前記確認者特定ステップにおいて特定された確認者を含む申請ルートを作成する申請ルート作成ステップと、
前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容と、当該申請内容に対して前記申請ルート枠特定ステップにおいて特定された前記申請ルート枠とを対応付けて申請ルート枠履歴保持手段に格納する申請ルート枠格納ステップと、
前記申請ルート作成ステップにおいて作成した前記申請ルートと前記申請者の前記識別情報とを対応付けて申請ルート履歴保持手段に格納する申請ルート格納ステップと
を有し、
前記申請ルート枠保持手段に、前記申請内容取得ステップにおいて取得した前記申請内容に対応する前記申請ルート枠が保持されていない場合に、前記申請ルート枠特定ステップでは、前記申請ルート枠履歴保持手段において前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定し、前記申請ルート枠格納ステップでは、特定された該申請ルート枠を該申請ルート枠履歴保持手段に格納し、
前記組織情報に基づいて前記申請ルート枠に含まれるレベルに該当する確認者を特定できない場合に、前記確認者特定ステップでは、前記申請ルート履歴保持手段において前記申請者の前記識別情報に対応付けられている前記申請ルートにおいて同一のレベルに対応付けられている確認者を特定し、前記申請ルート格納ステップでは、特定された該確認者を含む該申請ルートを前記申請ルート履歴保持手段に格納する
ことを特徴とするワークフロー決定方法。
申請者を識別する識別情報を取得する申請者識別情報取得手段と、
ワークフローの対象となる申請内容を取得する申請内容取得手段と、
前記申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルと前記複数の確認者の確認順とを示す申請ルート枠を前記申請内容に対応付けて保持する申請ルート枠保持手段と、
前記申請ルート枠保持手段において、前記申請内容取得手段が取得した前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定する申請ルート枠特定手段と、
前記申請者と前記確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持する組織情報保持手段と、
前記組織情報保持手段が保持する前記組織情報に基づいて、前記申請ルート枠特定手段が特定した前記申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定する確認者特定手段と、
前記確認者特定手段が特定した確認者を含む申請ルートを作成する申請ルート作成手段と、
前記申請内容取得手段において取得した前記申請内容と、当該申請内容に対して前記申請ルート枠特定手段において特定された前記申請ルート枠とを対応付けて格納する申請ルート枠履歴保持手段と、
前記申請ルート作成手段において作成した前記申請ルートと前記申請者の前記識別情報とを対応付けて格納する申請ルート履歴保持手段と
を備え、
前記申請ルート枠特定手段では、
前記申請ルート枠保持手段に、前記申請内容取得手段において取得した前記申請内容に対応する前記申請ルート枠が保持されていない場合に、前記申請ルート枠履歴保持手段において前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定し、特定された該申請ルート枠を該申請ルート枠履歴保持手段に格納し、
前記確認者特定手段では、
前記組織情報に基づいて前記申請ルート枠に含まれるレベルに該当する確認者を特定できない場合に、前記申請ルート履歴保持手段において前記申請者の前記識別情報に対応付けられている前記申請ルートにおいて同一のレベルに対応付けられている確認者を特定し、特定された該確認者を含む該申請ルートを前記申請ルート履歴保持手段に格納する
ことを特徴とするワークフロー決定システム。
申請者を識別する識別情報を取得する申請者識別情報取得手段と、
ワークフローの対象となる申請内容を取得する申請内容取得手段と、
前記申請内容を確認すべき複数の確認者それぞれのレベルを示す申請ルート枠を前記申請内容に対応付けて保持する申請ルート枠保持手段と、
前記申請ルート枠保持手段において、前記申請内容取得手段が取得した前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定する申請ルート枠特定手段と、
前記申請者と前記確認者とを含む各人の識別情報とレベルとが対応付けられた組織情報を保持する組織情報保持手段と、
前記組織情報保持手段が保持する前記組織情報に基づいて、前記申請ルート枠特定手段が特定した前記申請ルート枠に含まれる各レベルに該当する確認者を特定する確認者特定手段と、
前記確認者特定手段が特定した確認者を含む申請ルートを作成する申請ルート作成手段と、
前記申請内容取得手段において取得した前記申請内容と、当該申請内容に対して前記申請ルート枠特定手段において特定された前記申請ルート枠とを対応付けて格納する申請ルート枠履歴保持手段と、
前記申請ルート作成手段において作成した前記申請ルートと前記申請者の前記識別情報とを対応付けて格納する申請ルート履歴保持手段と
を備え、
前記申請ルート枠特定手段では、
前記申請ルート枠保持手段に、前記申請内容取得手段において取得した前記申請内容に対応する前記申請ルート枠が保持されていない場合に、前記申請ルート枠履歴保持手段において前記申請内容に対応付けられている前記申請ルート枠を特定し、特定された該申請ルート枠を該申請ルート枠履歴保持手段に格納し、
前記確認者特定手段では、
前記組織情報に基づいて前記申請ルート枠に含まれるレベルに該当する確認者を特定できない場合に、前記申請ルート履歴保持手段において前記申請者の前記識別情報に対応付けられている前記申請ルートにおいて同一のレベルに対応付けられている確認者を特定し、特定された該確認者を含む該申請ルートを前記申請ルート履歴保持手段に格納する
ことを特徴とするワークフロー決定システム。
請求項１から１５のいずれか一項に記載のワークフロー決定方法をコンピュータに実行させることを特徴とするワークフロー決定プログラム。