JP2009140415A - ワークフローシステム - Google Patents

Abstract

【課題】承認ルートの登録量を低減するとともに、内部統制上問題なく承認ルートを設定することができるワークフローシステムを提供することである。
【解決手段】複数の構成員で構成される組織の業務の流れをコンピュータを用いて自動化するワークフローシステムにおいて、前記組織の複数の構成員をグループ化し、該グループ化した複数のグループのうち被承認グループと承認グループとの関係を登録する承認関係登録手段と、前記承認関係登録手段によって登録した承認関係に基づいて承認ルートを設定する承認ルート設定手段とを備えたことを特徴とする。
【選択図】図８

Description

本発明はワークフローシステムに関し、詳しくは、たとえばコンピュータを用いて業務を効率化するためのワークフローシステムに関する。

会社等の組織においては様々な業務が存在する。この業務の種類としては、たとえば、その会社等の顧客に対する業務である主たる業務のほか、従業員等の人事管理や福利厚生に関する業務、資材管理の業務など様々なものが存在する。最近では、この様々な業務の処理をコンピュータを用いて自動化し、業務を効率化するワークフローシステムが提供され始めている。

たとえば会社等では、その様々な業務に応じてそれを担当する部署が設けられており、従業員は、「結婚」、「出産」、「転勤」等（以下「イベント」という）で自身の環境が変わった場合（以下「イベントの発生」という）には、その変更、手続を行う業務の担当部署に対して申請書類（以下「伝票」、「帳票」ともいう）を提出する必要がある。また、申請書類を受理した担当部署ではそれに応じた手続を行う。

たとえば非特許文献１においては、従業員が会社の仕事で出張した場合にその旅費を精算する「附近地旅費精算書」を作成する業務の処理に関するワークフローシステムについて説明している。

宍戸周夫、杉山秋著、「Ｇｒｏｕｐｍａｘワークフロー」、初版、株式会社ＩＤＧコミュニケーションズ、１９９９年３月３０日、７４頁−１７７頁

ところで会社のような組織においては、組織を構成する各個人のそれぞれに関し、その組織内での所属関係を有している。これは、たとえば上司と部下といった指揮体制、監督体制で表される。

このような所属関係は、たとえばある人による会社に対する届出は、その人の上司がチェックした上で承認し、正式に受理される場合などで現れてくる。

ワークフローシステムでは、社員による申請、届出等を、自動的に、承認者（複数の人による承認が必要な場合もある）に回覧し、その後に社内処理担当部署に宛てて送ることが望ましく、このような場合、組織を構成する各個人ごとに、誰の承認が必要で、どの種類の書類は誰に宛てて回覧する必要があるのかの情報を承認ルート情報として保持しておく必要がある。

ところが、この承認ルート情報は、各個人ごとに異なる場合もあるし、その個人が提出する書類ごとに異なる場合もあり得る。こうなると、承認ルート情報のデータ量は大量なものであり、特に社員数が１００００人を超えるような会社においては、承認ルート情報は膨大なデータ量となってしまう。

ワークフローシステムでは、この膨大なデータ量の承認ルート情報が入力されなければ、上述の自動的な書類の回覧を実現することができないし、この膨大なデータ量の承認ルート情報をオペレータが手入力するとなると、膨大な工数がかかるとともに、データの入力ミスが発生するおそれも増大する。

ところが、非特許文献１に記載のような従来のワークフローシステムでは、この膨大なデータ量の承認ルート情報の入力については特に考慮されておらず、たとえば社員のそれぞれについてその社員のすべての上司についての情報を入力する必要があった。具体例としては、その社員の上司である係長は誰か、さらにその上司である課長は誰か、さらにその上司である部長は誰か、どの上司までの承認が必要であるかを、オペレータがワークフローシステムに入力、登録する必要があった。

このようにオペレータが全社員の承認ルートをワークフローシステムに入力、登録するような場合、大変な工数となってしまうため、社員のそれぞれが自身の承認ルートを入力し、登録することによって、工数がオペレータに集中してしまうことを防ぐことが考えられる。

しかしながら、社員が自分自身で承認ルートを入力するものであると、自分にとって都合のよい承認ルートを入力してしまう虞もあり、米国のＳＯＸ法を参考にして日本でも法制化された内部統制やコンプライアンスの観点からも望ましくない。

本発明は上記の点にかんがみてなされたもので、承認ルートの登録量を低減するとともに、内部統制上問題なく承認ルートを設定することができるワークフローシステムを提供することを目的とする。

本発明は上記の目的を達成するために、複数の構成員で構成される組織の業務の流れをコンピュータを用いて自動化するワークフローシステムにおいて、前記組織の複数の構成員をグループ化し、該グループ化した複数のグループのうち被承認グループと承認グループとの関係を登録する承認関係登録手段と、前記承認関係登録手段によって登録した承認関係に基づいて承認ルートを設定する承認ルート設定手段とを備えたことを特徴とする。

また本発明は、請求項１に記載の発明において、前記承認ルート設定手段が、前記被承認グループ被承認者によって前記承認グループのうちの一人を選択して承認ルートを設定することを特徴とする。

また本発明は、請求項１または２に記載の発明において、前記組織の複数の構成員のグループ化が、承認に関する同等の権限を有する構成員同士をグループ化するものであることを特徴とする。

また本発明は、複数の構成員で構成される組織の業務の流れを自動化するためにコンピュータで動作するワークフロープログラムにおいて、コンピュータを、前記組織の複数の構成員をグループ化し、該グループ化した複数のグループのうち被承認グループと承認グループとの関係を登録する承認関係登録手段として、また、前記承認関係登録手段によって登録した承認関係に基づいて承認ルートを設定する承認ルート設定手段として機能させるプログラムを備えたことを特徴とする。

本発明によれば、承認ルートの登録量を低減するとともに、内部統制上問題なく承認ルートを設定することができるワークフローシステムを提供することができる。

すなわち、本発明のワークフローシステムでは、社員個々に承認ルートを登録するのではなく、社員をグループ化し、被承認グループと承認グループとの関係を登録すればよいので、承認ルートの登録量を低減することができ、また、各社員は自身に対する承認グループのメンバーの中から承認者を選択するようにしたので、承認グループのメンバーを内部統制上問題のないメンバーにしておけばよく、内部統制上問題のない承認ルートを形成することができる。

以下、本発明による実施の形態について図面を参照して説明する。

図１は、本発明によるワークフローシステムの一実施の形態の構成を示すブロック図である。

このワークフローシステムは、会社の業務を自動化するシステムであって、たとえば、会社の従業員すなわち社員のそれぞれにおいて発生するイベントを会社で管理する必要がある場合、そのイベントの発生に伴う会社で必要な処理をコンピュータを用いて行うものであり、具体的には、社員が作成した届出等を予め定めた承認者のすべてに回覧して承認を受けた上で、最終的に会社内の担当部署に提出するものである。

図１に示すように、本実施の形態のワークフローシステムは、サーバーコンピュータ１とパソコン３とパソコン４とをネットワーク２で接続して構成される。

なお、本実施の形態のワークフローシステムは図１のようなネットワーク構成を採用しているが、本発明はこれに限られるものではなく、スタンドアロンで動作するコンピュータにおいて処理実行するものであってもかまわない。

図１において、ネットワーク２は、たとえばイーサネット（登録商標）やトークンリング等のＬＡＮやそのほかインターネットなど、また有線、無線を問わず、また通信プロトコルも問わず、どのようなネットワークでもかまわない。ネットワーク２に接続された各装置のそれぞれには、予めネットワーク上のアドレスが設定されており、各装置はこのアドレスによって識別され、ネットワーク２に接続された他の装置との通信を行う。

図１では示していないが、ネットワーク２に接続された各装置からの指示によって帳票等を印刷可能なプリンタをネットワーク２上に設けてもよい。

図２は、図１に示したサーバーコンピュータ１の構成を示すブロック図である。

サーバーコンピュータ１は、図１に示したネットワーク２とのインタフェースであるネットワーク接続手段１４と、サーバーコンピュータ１全体の動作を制御するＣＰＵやＭＰＵなどの制御手段１１と、操作者がサーバーコンピュータ１に対する操作、指示等を入力したり、サーバーコンピュータ１がユーザに対して様々な情報を表示したり出力する入出力手段１２と、サーバーコンピュータ１の動作に必要なプログラムおよびパラメータ等を記憶する記憶手段１３とを有して構成される。入出力手段１２としては、たとえば、入力のためにキーボードやマウス等が用いられ、出力のためにディスプレイ装置等が用いられる。

図３は、図１に示したパソコン３の構成を示すブロック図である。

図１に示したパソコン３および４は、本実施の形態に関わる基本構成は同様であるので、ここでは代表してパソコン３について説明する。

パソコン３は、図１に示したネットワーク２とのインタフェースであるネットワーク接続手段３４と、パソコン３全体の動作を制御するＣＰＵやＭＰＵなどの制御手段３１と、ユーザがパソコン３に対する操作、指示等を入力したり、パソコン３がユーザに対して様々な情報を表示したり出力する入出力手段３２と、パソコン３の動作に必要なプログラムおよびパラメータ等を記憶する記憶手段３３とを有して構成される。入出力手段３２としては、たとえば、入力のためにキーボードやマウス等が用いられ、出力のためにディスプレイ装置等が用いられる。

次に、本実施の形態の動作について説明する。

本実施の形態のワークフローシステムでは、まず、利用するに当たっての事前登録を行う。この登録処理について以下に説明する。

図４は、承認ルートに関する事前登録を行う登録処理のフローチャートを示す図である。

会社の組織は、上司、部下といった縦の関係のほかに、課長同士などといった同等の職制からなる横の関係も存在する。この同等の職制の人には社内で同等の権限が与えられ、たとえば総務部の下に総務課と人事課が設けられているような場合、総務課の社員の伝票の承認が急務であって総務課長が不在の場合、在席の人事課長によって承認を行う場合もある。

そこで本実施の形態のワークフローシステムでは、この横の関係に着目し、承認に関する同等の権限を有する社員同士をグループ化し、各グループと他のグループとの間で承認、被承認の関係を構築する。なお、本実施の形態では、グループ間の承認、被承認の関係をステージで表し、所定のグループのメンバーによる申請の承認を最初に行う社員によって構成されるグループを第１ステージに登録し、次に承認する社員によって構成されるグループを第２ステージに登録し、次に承認する社員によって構成されるグループを第３ステージに登録し、順に、最終承認者によって構成されるグループを最終ステージに登録する。

この社員のグループ化、ステージ登録は、さまざまな方法で行うことができ、結果として社員のグループ化、ステージ登録がされればよく、いかなる方法で行ってもよい。図４では、この方法の一例について説明する。

図４のステップ（Ｓ１０１）では、操作者はたとえばパソコン３を操作して、所定のグループに対してのステージ登録を行う。すなわち、この所定のグループに属するメンバーによる申請の承認を行うべき人が、最初の承認者から最終承認者まで何人必要であるかによって、第１ステージから最終ステージまでの間に何ステージ必要であるかを登録する。

次に、ステップ（Ｓ１０２）では、ステップ（Ｓ１０１）で登録した各ステージのメンバーを登録する。すなわち、そのステージの承認者となるべき社員を各ステージに登録し、社員のグループ化を行う。

以上の登録は、たとえばサーバーコンピュータ１の記憶手段１３に対して行われる。

図７は会社の組織の一例を示す図であり、図８は、本実施の形態のワークフローシステムにおいて、図７に示した組織の承認ルート登録結果を示す図である。

図７の例では、統合ソフト開発部の下に第一開発部と第二開発部とが設けられ、第一開発部の下に１部と２部が設けられ、第二開発部の下に３部と４部が設けられている。統合ソフト開発部の長はＫ部長であり、第一開発部の長はＩ部長であり、第二開発部の長はＪ部長であり、１部の長はＥ次長であり、２部の長はＦ次長であり、３部の長はＧ次長であり、４部の長はＨ次長である。また、Ａ君は１部に所属し、Ｂ君は２部に所属し、Ｃ君は３部に所属し、Ｄ君は４部に所属している。

たとえばＡ君はＥ次長の直属の部下であり、Ｅ次長の承認を受ける立場である。しかし、Ｅ次長が不在などの場合、Ｅ次長と同等の権限を有するＦ次長、Ｇ次長、Ｈ次長のうちのいずれかの承認を受けることも、社内で許可されているものとする。Ｂ君、Ｃ君、Ｄ君も同様である。

また、たとえばＥ次長は、Ｉ部長の直属の部下であり、次の承認はＩ部長が行うものである。しかし、Ｉ部長が不在などの場合、Ｉ部長と同等の権限を有するＪ部長の承認を受けることも、社内で許可されているものとする。Ｆ次長、Ｇ次長、Ｈ次長も同様である。

このような組織形態の承認ルートを本実施の形態のワークフローシステムに登録すると、図８のようになる。すなわち、Ａ君、Ｂ君、Ｃ君およびＤ君が申請者としてグループ化され、このグループに対するステージは、第１ステージ、第２ステージおよび最終ステージの３つが用意され、第１ステージとしては、Ｅ次長、Ｆ次長、Ｇ次長およびＨ次長がグループ化され、第２ステージとしてはＩ部長およびＪ部長がグループ化され、最終ステージにはＫ部長がグループ化される。

続いて、本実施の形態のワークフローシステムにおいて、申請を承認ルートに乗せる処理について説明する。

本実施の形態のワークフローシステムは、ワークフローに係るアプリケーションプログラムをサーバーコンピュータ１やパソコン３等において起動させ、その際、図５に示したようなイベント処理に基づいて処理を実行して実現される。

図４の処理で登録された承認ルート情報は、上述のように、たとえばサーバーコンピュータ１の記憶手段１３に記憶しておくものとする。

また、ここでは、ワークフローとして、社員が自身についてのイベントの発生を会社に届け出る必要が生じた場合の処理を例にとって説明する。

図５は、図１に示したワークフローシステムの動作のフローチャートを示す図である。

図５のフローチャートは、社員がイベントの発生にともなってその申請を会社に行う際の処理を本実施の形態のワークフローシステムによって行う場合の処理の流れを示す図である。

パソコン３および４は社員のそれぞれが操作するパソコンであるとし、以下では、パソコン３を操作する社員が自身についてのイベントの発生を会社に届け出る場合について説明する。

まず、自身についてのイベントの発生を会社に届け出る必要が生じた社員は、パソコン３の入出力手段３２を操作し、イベントの入力を行う（Ｂ−１）。このステップ（Ｂ−１）では、たとえば、その社員が発生したイベントの名称を入力する。イベントの名称としては、「結婚」、「転勤」、「出産」、「葬儀」等が挙げられる。このようなイベント名を社員すなわちパソコン３の操作者が入力する際には、直接文字入力してもよいが、入出力手段３２においてイベント名の選択肢を表示し、そこから操作者が該当するイベント名を選択入力するようにしてもよい。

パソコン３の制御手段３１では、入出力手段３２によって入力されたイベント名を認識し、そのイベントの種類を判断する（Ｂ−２）。ここで、イベントの種類の判断とは、たとえばステップ（Ｂ−１）において、操作者がイベントの名称を直接に文字入力するような構成を採用した場合に、発生したイベントが「結婚」であるときに「結婚」と入力せずにたとえば「入籍」と入力したような場合に今回入力されたイベントが「結婚」であると判断するというものである。これは、たとえば、「結婚」といったイベント名に対応付けてそれを表す類似の単語であるたとえば「入籍」等をたとえば記憶手段３３に予め記憶しておき、制御手段３１がこの対応付けに基づいて、操作者による入力が示すイベント名を求めることによって実現可能である。この対応付けはたとえばＲＤＢ（リレーショナルデータベース）によって記憶しておくことができる。

なお、イベント名と類似の単語との対応付けはサーバーコンピュータ１の記憶手段１３に記憶しておき、このイベントの種類を判断する処理はサーバーコンピュータ１の制御手段１１にて行うようにしてもよい。

また、ステップ（Ｓ２０１）においてイベント名の選択肢を表示し、そこから操作者が該当するイベント名を選択入力するようにした場合には、ステップ（Ｓ２０２）におけるイベントの種類を判断する処理は不要となる。

ステップ（Ｓ２０２）の後、今回操作者によって入力されたイベント名が認識できたならば、そのイベント名のイベントが発生したときに会社に対して提出する必要が生じる可能性のある帳票等の種類を求める（Ｓ２０３）。

このステップ（Ｓ２０３）の処理は、今回操作者によって入力されたイベント名に予め対応付けて記憶手段１３に記憶してあるものを記憶手段１３から読み出してくるようにすればよい。

このようにして必要となる帳票等が取得できたならば、その帳票等の入力項目等のフォーマット（様式）をたとえば記憶手段３３や記憶手段１３から取得する。

必要となる可能性のある帳票等の情報（その帳票等のフォーマット（様式））を取得したパソコン３の制御手段３１では、その情報を入出力手段３２によって操作者すなわち申請者に提示し、操作者はこれに応じて、入出力手段３２によって各帳票等のフォーマットの各項目に対して該当事項を入力する（Ｓ２０４）。

以上のようにして各必要帳票等の各項目の入力が完了した後、操作者は、必要に応じて、自身が入力した各帳票等を図示しないプリンタによって印刷することができる。これは、制御手段３１による制御の下、ネットワーク接続手段３４およびネットワーク２を介して図示しないプリンタに対して印刷データすなわち帳票等のデータを送信することによって実現できる。

操作者すなわち申請者がパソコン３の入出力手段３２によって各帳票等の各項目に対する入力を完了したならば、パソコン３の制御手段３１は、ステップ（Ｓ２０４）の入力内容を、ネットワーク接続手段３４およびネットワーク２を介してサーバーコンピュータ１に対して送信する。

このパソコン３から送信された、操作者による各帳票等の入力内容を、ネットワーク２およびネットワーク接続手段１４を介して受信したサーバーコンピュータ１の制御手段１１では伝票承認処理を行う（Ｓ２０５）。

図６は、図５のステップ（Ｓ２０５）の伝票承認処理のフローチャートを示す図である。

制御手段１１では、記憶手段１３に予め記憶した承認ルート情報を読出し（Ｓ３０１）、その承認ルート情報に基づき、図８に示した第１ステージに登録してある社員の一覧を申請者が操作するパソコン３に提示する。これを受けた申請者は提示された一覧の中から承認を受けたい社員を選択し（図８の例ではＥ次長、Ｆ次長、Ｇ次長、Ｈ次長の中から一人を選択し）、サーバーコンピュータ１に通知する（Ｓ３０２）。

この一覧の中からの選択結果を受けたサーバーコンピュータ１では、申請者による各帳票等の入力内容を、選択された承認者に対して転送する（Ｓ３０３）。

選択された承認者が承認を行うと、次の承認者がある場合すなわち次のステージがある場合には（Ｓ３０４）、次のステージに登録してある社員の一覧を提示し、これを受けた社員は提示された一覧の中から承認を受けたい社員を選択する（図８の例ではＩ部長、Ｊ部長のどちらか一人を選択する）（Ｓ３０２）。この選択結果を受けたサーバーコンピュータ１では、申請者による各帳票等の入力内容を、選択された承認者に対して転送する（Ｓ３０３）。

この処理を繰り返し、次の承認者がなくなった場合すなわち最終ステージの承認が完了した場合には、たとえば記憶手段１３に予め記憶してある帳票等の種類ごとの送付先（たとえば、ある種類の帳票は総務部に送付する、別のある種類の帳票は経理部に送付する、さらに別のある帳票は人事部および総務部に送付する、など）を読み出し、それに基づいて、パソコン３から受信した各帳票等の操作者による入力内容のそれぞれを、会社の各組織、各部署の担当者に対して送信する（Ｓ３０５）。

上述の各送信、転送は、ネットワーク２にＳＭＴＰ等のプロトコルを有するメールサーバーを備え（サーバーコンピュータ１が兼ねてもよい）、会社の各組織、各部署の担当者や各社員にメールアドレスを設定し、そのメールアドレス宛てに送信するようにしてもよいし、また、ネットワーク２に接続した複数のパソコンのそれぞれごとに所有者すなわち操作者を定めておき、ある人宛ての送信物はその人のパソコンに対して直接送信するようにしてもよい。また、そのほか、サーバーコンピュータ１の記憶手段１３に会社の各組織、各部署の担当者や各社員用のボックス（記憶領域）を設け、ある人宛ての送信物はその人のボックスに記憶するようにして、各部署の担当者や各社員は各自のボックス内をたとえば自身のパソコンからリモート操作で参照して自身宛ての送信物を得るようにしてもよい。

このようにすることによって、各帳票等を正しい宛先に確実に送信することができる。

図５に戻り、サーバーコンピュータ１から、帳票等を受け取った会社の各組織、各部署の担当者では、各帳票等ごとに必要な、会社ごとに決められた手続を行う（交通費変更の実施等）（Ｓ２０６）。このとき、会社の各組織、各部署の担当者は、必要に応じて、受信した各帳票等を図示しないプリンタによって印刷することができる。これは、担当者が操作するパソコンの制御手段（パソコン３の制御手段３１に相当）による制御の下、ネットワーク接続手段（パソコン３のネットワーク接続手段３４に相当）およびネットワーク２を介して図示しないプリンタに対して印刷データすなわち帳票等のデータを送信することによって実現できる。

本発明によるワークフローシステムの一実施の形態の構成を示すブロック図である。 図１に示したサーバーコンピュータ１の構成を示すブロック図である。 図１に示したパソコン３の構成を示すブロック図である。 承認ルートに関する事前登録を行う登録処理のフローチャートを示す図である。 図１に示したワークフローシステムの動作のフローチャートを示す図である。 図５のステップ（Ｓ２０５）の伝票承認処理のフローチャートを示す図である。 会社の組織の一例を示す図である。 本実施の形態のワークフローシステムにおいて、図７に示した組織の承認ルート登録結果を示す図である。

符号の説明

１ サーバーコンピュータ
２ ネットワーク
３ パソコン
４ パソコン
１１ 制御手段
１２ 入出力手段
１３ 記憶手段
１４ ネットワーク接続手段
３１ 制御手段
３２ 入出力手段
３３ 記憶手段
３４ ネットワーク接続手段

Claims (4)

1. 複数の構成員で構成される組織の業務の流れをコンピュータを用いて自動化するワークフローシステムにおいて、
   前記組織の複数の構成員をグループ化し、該グループ化した複数のグループのうち被承認グループと承認グループとの関係を登録する承認関係登録手段と、
   前記承認関係登録手段によって登録した承認関係に基づいて承認ルートを設定する承認ルート設定手段と
   を備えたことを特徴とするワークフローシステム。
2. 前記承認ルート設定手段が、前記被承認グループ被承認者によって前記承認グループのうちの一人を選択して承認ルートを設定する
   ことを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
3. 前記組織の複数の構成員のグループ化が、承認に関する同等の権限を有する構成員同士をグループ化するものであることを特徴とする請求項１または２に記載のワークフローシステム。
4. 複数の構成員で構成される組織の業務の流れを自動化するためにコンピュータで動作するワークフロープログラムにおいて、
   コンピュータを、前記組織の複数の構成員をグループ化し、該グループ化した複数のグループのうち被承認グループと承認グループとの関係を登録する承認関係登録手段として、また、前記承認関係登録手段によって登録した承認関係に基づいて承認ルートを設定する承認ルート設定手段として機能させるプログラム
   を備えたことを特徴とするワークフロープログラム。

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