JP5112153B2 - 承認者選択方法、システム、装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、組織で扱う電子ファイル等の情報を管理、共有するためにファイル管理サーバ等の装置への登録をするための申請時に、承認者を選択する技術に関する。

一般に、企業等の所属部署間の関係においては、木構造として代表される組織の階層構造がある。組織にとって重要な電子ファイルを管理又は共有するためには、特定の業務のために申請又は承認が行われる。例えば特定の業務とは、組織内で発生した電子ファイルを他者と共有し、知識創造を促進する業務や、共有すべき電子ファイルを秘密情報として組織の管理策に基づいて適切に管理する業務などがある。或いは又、購買や販売などの組織では、取引案件、取引先及び取引金額などの業務のために申請又は承認などがある。

従来から知られている、特定の業務のために申請又は承認の処理には、以下のようなものがある。

１．代理承認
特定の業務のために申請又は承認の処理には、いわゆる“代理承認”の仕組みが知られている。代理承認とは、申請者に対して、予め定められた承認者がおり、その承認者（この場合、決裁者とも称される）が不在等の場合、予め決められた代理承認者が代わりの決裁を行う（例えば、特許文献１参照）。

２．過去の処理速度”などのデータに基づいて承認者を選択
特定の業務のために申請又は承認の処理には、“過去の処理速度”などのデータに基づいて承認者を選択し、決定する仕組みが知られている。過去の処理速度とは、特定の業務に関する処理担当者の在籍期間、過去の平均処理時期間、最終処理期限から当該処理の処理期間と処理有効期限を定めたものであり、“過去の処理速度”などのデータに基づいて承認者を決定するために、当該処理の処理期間と処理有効期限を超過するような場合に、代行担当者を申請又は承認の処理システムから自動的に検索し、処理担当者を変更する（例えば、特許文献２、３参照）。

３．不特定数の申請者及び承認者への申請内容の送信
特定の業務のために申請又は承認の処理には、申請者が承認者を特定することなく、申請内容を複数の申請者及び承認者に送信する仕組みが知られている。この送信内容には、承認者のみが復号化できるよう承認者の公開鍵で暗号化しておく。この申請内容を受けた適当な承認者は、自身のみが所有する秘密鍵を利用して、申請内容を復号し、承認判断処理を行う。適切な承認者以外は、申請内容を受信しても復号できず、承認判断処理を行うことができないようにする（例えば、特許文献４参照）。

４．申請内容の分類についての申請者による選択
特定の業務のために申請又は承認の処理には、申請内容（例えば、業務が購買であれば、１０００万円以上の取引とする内容など）の分類を申請者が適切に選択することが可能な仕組みが知られている。申請者が適切に選択した場合には、申請又は承認の処理システムに予め登録された承認者から、その内容の承認権限を持つ承認者を選択する（例えば、特許文献５、６参照）。

５．申請に係る文書カテゴリの情報の抽出と、抽出した情報に基づく申請又は承認フローの選択
特定の業務のために申請又は承認の処理には、申請者が作成した申請に係る文書を解析し、文書カテゴリを抽出し、抽出した文書カテゴリに対して予め定められた申請又は承認の処理システムにおける複数の承認フローのうち適切に選択された承認フローに従って承認処理を行う仕組みが考えられる。

６．申請者、組織情報を考慮した承認フローの決定
特定の業務のために申請又は承認の処理には、申請者の組織情報を利用して承認フローを決定する仕組みが知られている（例えば、特許文献７参照）。

特開２００２−０８３１０２号公報 特開２００５−０１８２８１号公報 特開２００６−０７９３８１号公報 特開２００５−０２５５７８号公報 特開２００２−０２４４９９号公報 特開２００２−０９９８７１号公報 特開２００６−１２６８９２号公報

従来から知られている、前述した特定の業務のために申請又は承認の処理には、以下のような問題がある。

「１．代理承認」及び「２．過去の処理速度”などのデータに基づいて承認者を選択」は、承認の遅延防止を目的とするものであるから、承認者の選択処理において申請する情報の分類に依存することはないが、情報共有の範囲を考慮した承認者の選択を行うように構成されておらず、組織構成の応じて柔軟に対応することができない。

「３．不特定数の申請者及び承認者への申請内容の送信」は、申請者によって申請内容の暗号化に用いる鍵を選択させる必要があり、申請文書の承認として所望される承認者によって鍵が異なり、どの鍵を用いるかが電子ファイルの分類にも依存するため、申請者がこの分類作業を行わなければならなくなる。また、申請承認に対して無関係な承認者に不要な申請が届いてしまうことにもなる。

「４．申請内容の分類についての申請者による選択」は、申請内容に関する情報の分類化を形式的に行うことが困難な場合に、申請者が適切な分類を選択することができないことが考慮されていない。

「５．申請に係る文書カテゴリの情報の抽出と、抽出した情報に基づく申請又は承認フローの選択」は、文書カテゴリを特定することができる情報が、文書内に明確に含まれていない場合、この方法を適用することができない。また、文書内のどの情報が文書カテゴリを決める情報であるのかを特定することは、極めて困難である。

「６．申請者、組織情報を考慮した承認フローの決定」は、申請情報を共有することを対象としていないため、アクセス許可の範囲を考慮した承認フローの決定が実現されていない。

即ち、組織内で発生した電子ファイルを他者と共有し、電子ファイル内の情報を有効活用する業務だけでなく、共有すべき電子ファイルを秘密情報として組織の管理策に基づいて適切に管理する業務にも適用することができる申請又は承認の処理であって、比較的形式的に申請内容を分類化して、各分類に対する承認者（この場合、決裁者）を決定する申請又は承認の処理を行う申請承認システムが望まれる。

しかしながら、このような申請承認システムを構築するには、以下に述べるような更なる課題がある。

まず、秘密情報として管理したい情報や、ある一定範囲の利用者間で共有したい情報、例えば研究・開発技術に関する情報、とりわけ内容が不完全・未完成な情報は、組織の管理情報として形式的に分類することは困難である。

また、秘密管理の観点に基づいた重要度合いや、共有することによる情報漏洩等の影響度合いなどを考慮して、分類化を形式的に定義することが困難である。

更に、組織外との情報共有は、適切な判断が必要となるのは当然であるが、組織内においても情報共有の範囲は、適切な判断が必要になる場合がある。このため、当該情報は、大雑把な分類化に基づいて、予め決められた承認者に委ねることとした場合、組織の長が承認者となる場合が多くなる。分類を大雑把にしか定義できず、即ち細分化が困難であるため、申請又は承認のフローが画一化し、承認者が固定的になるという問題がある。

一方で、不正競争防止法における営業秘密の要件の１つである秘匿性を考慮すると、共有範囲が組織内に閉じた情報であっても、その情報にアクセスすることができる利用者の範囲を限定しておく必要がある。このように、秘匿性を要する情報に対して、必要最小限の適切な利用者のみがアクセスすることができるようにするためには、当該情報へのアクセスを許可する利用者を適切に判断することができる仕組みが必要である。このような判断は、当該利用者全員に対して組織構造上、直上に位置する部署に所属する承認者が判断するような仕組みとすることが望ましい。

例えば、Ａ部署から登録申請されたファイルが、組織構造上並列関係にあるＡ部署とＢ部署との間での共有が要求されているとき、Ａ部署の上長が承認者となる場合、当該ファイルがＢ部署に渡ることの営業秘密上の影響を判断することができないことが生じうる。Ａ部署の上長は並列関係にあるＢ部署の業務活動を把握する職務（責務）を帯びていないため、正しく影響を判断するのは困難である。

この場合、Ａ部署とＢ部署の上位に位置するＣ部署の上長が承認者となれば、この承認者は、Ａ部署とＢ部署の双方の業務活動を把握する職務を帯びているため、適切な判断を下すことが期待でき、このような情報共有の範囲に対応した態様での申請又は承認フローを提供するシステムが望まれる。

従って、上述の問題を包括すると、以下の通りである。

１．従来技術における各特許文献にて開示されるシステムでは、組織で管理する情報について、申請者が登録申請するファイル等の情報を共有する利用者や所属部署の範囲に基づいて、秘密管理や情報漏洩対策上、適切な承認者を選択することができない。

２．登録及び決裁の申請内容に関する情報の分類化を形式的に行うことが困難な場合、予め承認者を固定的に定めておくことでは、当該承認者に対して画一的に申請することになるという問題がある。

３．管理又は共有に対する承認権限の範囲は、ファイルの共有範囲を考慮するべきであり、ファイルが共有される範囲をカバーできる責任（権限）を有する者が承認者となることが組織的に望ましいが、これを考慮した承認者選択が実現されていない。

４．上記２の問題を解決するには、一般的に、組織のトップ、企業で言えば社長が全ての申請に対する承認者とすればよいが、画一化した申請又は承認フローとなるため、申請数の増加とともに承認待ち件数も増大し、申請から承認までの間に遅延が発生し、業務処理上のボトルネックが生じるため現実的ではない。

従って、本発明の目的は、これらの問題を解決した、組織におけるファイル登録申請時に当該申請に対して承認者を自動的に選択する承認者選択方法、システム及び装置を提供することにある。

本発明によれば、承認を要する登録申請情報の電子ファイルは、各組織における共有情報として、又は各組織の管理情報として位置付けられ、承認を所望する利用者によって当該登録申請対象のファイルに対してアクセスを許可する利用者の情報、及び／又は 該利用者の属する部署の範囲（アクセス許可範囲）の情報が設定されており、設定されたアクセス許可範囲に含まれる利用者の組織上の所属部署情報と組織構造情報とを用いて適切な承認者を自動的に選択するようにする。また、本発明の承認者選択システムにおいて、前記承認者、即ち前記アクセス許可範囲内に対して責任（承認権限）を持つ承認者が申請内容に対して承認判断が行われる。また、本発明の承認者選択システムにおいて、前記承認者の承認判断の判断結果に基づいて、ファイルが登録され、アクセス権が設定される。

即ち、本発明による承認者選択方法は、承認者選択装置によって、申請者端末から申請される所定の情報のファイルを通信して取得し、該ファイルについて承認する承認者を自動的に選択し、前記ファイルを該承認者によって利用される承認者端末に通知する方法であって、前記承認者選択装置が、組織に属する利用者とその所属部署を含む情報であるユーザ情報と、組織の部署間の関係を木構造で示す階層構造の情報である組織情報と、承認権限を有する承認者とその所属部署を含む情報である承認権限情報とを予め格納しておく情報格納部を備え、前記承認者選択装置の処理手順が、（ａ）前記申請者端末から、該ファイルを共有させる利用者及び／又は該利用者の属する部署の範囲を表す、複数の部署に該当するアクセス許可範囲情報を含む、前記ファイルの登録の申請情報を取得するステップと、（ｂ）前記組織情報、前記ユーザ情報、及び前記承認権限情報を用いて、前記申請情報に含まれるアクセス許可範囲情報から、該アクセス許可範囲に該当する全ての部署を特定し、前記階層構造において特定した全ての部署の同位以上にある共通の部署に所属する承認者を選択するステップと、（ｃ）前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知するステップと、（ｄ）前記承認者端末から該承認者によってファイルの登録を許可された旨を表す承認結果を受信して、当該ファイルを承認済みのファイルとして、前記情報格納部に格納するステップと、（ｅ）前記情報格納部に格納した承認済みのファイルに対して、前記アクセス許可範囲情報に基づく範囲内でアクセス権を設定するステップとを含むことを特徴とする。

また、本発明による承認者選択方法において、前記ステップ（ｂ）は、前記申請情報にファイルの分類を示す情報が含まれている場合、該情報に基づいた承認者を選択することを特徴とする。

また、本発明による承認者選択方法において、前記ステップ（ｂ）は、当該範囲内の部署と前記階層構造情報の部署とを対応付けた情報を生成するステップと、該情報を用いて、当該範囲に相当する全ての部署を子又は孫のノードとした場合の前記階層構造上、最も深い位置にある親又は祖先のノードを探索して決定するステップと、当該部署の範囲内の承認者を選択する際に、前記親又は祖先のノードに対応する部署に属する承認権限を有する承認者を選択するステップとを含むことを特徴とする。

また、本発明による承認者選択方法において、前記情報格納部が、予め承認者によって設定される特定の利用者及び部署間の範囲内にて、ファイル共有の登録申請が当該範囲内であれば、自動承認を許可することを示す自動承認ルール情報を格納しており、前記ステップ（ｃ）は、前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知する前に、取得した申請情報が自動承認ルール情報に適合するか否かを判定するステップと、前記自動承認ルール情報に適合すると判定した場合に、前記ファイルについて自動的に承認を許可するステップと、前記自動承認ルール情報に適合すると判定した場合以外に、前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知するステップとを含むことを特徴とする。

また、本発明による承認者選択方法において、前記情報格納部が、予め申請者又は承認者によって設定される特定の利用者及び部署間の承認権限の委譲を可能とする範囲内にてファイル共有する複数の承認者のうち、いずれか１人の選択承認を許可することを示す選択ルール情報を格納しており、前記ステップ（ｂ）は、前記アクセス許可範囲情報、及び／又は前記組織情報の内容が、当該選択ルール情報に適合するか否かを判定するステップと、前記選択ルール情報に適合すると判定した場合には、当該選択ルールに記述されている承認者を当該申請に対するファイルを承認すべき承認者として選択するステップとを含むことを特徴とする。

また、本発明による承認者選択方法において、前記ステップ（ｂ）は、最初に選択された承認者を一次承認者とし、当該一次承認者の属する部署に対して組織構造上の上位に位置する部署の承認者を二次承認者とし、これを繰り返すことにより複数の承認者からなるワークフローを生成するステップを含み、前記ステップ（ｃ）は、前記ファイルを、該ワークフローの順序に基づいた対応する承認者端末に通知するステップを含むことを特徴とする。

更に、本発明による承認者選択システムは、承認を要する情報を申請する申請者が用いる申請者端末と、申請者端末から申請される所定の情報のファイルを通信して取得し、該ファイルについて承認する承認者を自動的に選択し、前記ファイルを該承認者によって利用される承認者端末に通知する承認者選択装置を備える承認者選択システムであって、前記承認者選択装置が、組織に属する利用者とその所属部署を含む情報であるユーザ情報と、組織の部署間の関係を木構造で示す階層構造の情報である組織情報と、承認権限を有する承認者とその所属部署を含む情報である承認権限情報とを予め格納しておく情報格納部を備え、前記承認者選択装置が、前記申請者端末から、該ファイルを共有させる利用者及び／又は該利用者の属する部署の範囲を表す、複数の部署に該当するアクセス許可範囲情報を含む、前記ファイルの登録の申請情報を取得する手段と、前記組織情報、前記ユーザ情報、及び前記承認権限情報を用いて、前記申請情報に含まれるアクセス許可範囲情報から、該アクセス許可範囲に該当する全ての部署を特定し、前記階層構造において特定した全ての部署の同位以上にある共通の部署に所属する当該部署の範囲内の承認者を選択する手段と、前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知する手段と、前記承認者端末から該承認者によってファイルの登録を許可された旨を表す承認結果を受信して、当該ファイルを承認済みのファイルとして、前記情報格納部に格納する手段と、前記情報格納部に格納した承認済みのファイルに対して、前記アクセス許可範囲情報に基づく範囲内でアクセス権を設定する手段とを備えることを特徴とする。

更に、本発明による承認者選択装置は、申請者端末から申請される所定の情報のファイルを通信して取得し、該ファイルについて承認する承認者を自動的に選択し、前記ファイルを該承認者によって利用される承認者端末に通知する承認者選択装置であって、組織に属する利用者とその所属部署を含む情報であるユーザ情報と、組織の部署間の関係を木構造で示す階層構造の情報である組織情報と、承認権限を有する承認者とその所属部署を含む情報である承認権限情報とを予め格納しておく情報格納部と、前記申請者端末から、該ファイルを共有させる利用者及び／又は該利用者の属する部署の範囲を表す、複数の部署に該当するアクセス許可範囲情報を含む、前記ファイルの登録の申請情報を取得する手段と、前記組織情報、前記ユーザ情報、及び前記承認権限情報を用いて、前記申請情報に含まれるアクセス許可範囲情報から、該アクセス許可範囲に該当する全ての部署を特定し、前記階層構造において特定した全ての部署の同位以上にある共通の部署に所属する当該部署の範囲内の承認者を選択する手段と、前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知する手段と、前記承認者端末から該承認者によってファイルの登録を許可された旨を表す承認結果を受信して、当該ファイルを承認済みのファイルとして、前記情報格納部に格納する手段と、前記情報格納部に格納した承認済みのファイルに対して、前記アクセス許可範囲情報に基づく範囲内でアクセス権を設定する手段とを備えることを特徴とする。更に、本発明によるプログラムは、申請者端末から申請される所定の情報のファイルを取得し、該ファイルについて承認する承認者を自動的に選択し、前記ファイルを該承認者によって利用される承認者端末に通知する承認者選択装置として機能するコンピュータに、組織に属する利用者とその所属部署を含む情報であるユーザ情報と、組織の部署間の関係を木構造で示す階層構造の情報である組織情報と、承認権限を有する承認者とその所属部署を含む情報である承認権限情報とを予め格納しておく情報格納ステップと、前記申請者端末から、該ファイルを共有させる利用者及び／又は該利用者の属する部署の範囲を表す、複数の部署に該当するアクセス許可範囲情報を含む、前記ファイルの登録の申請情報を取得するステップと、前記組織情報、前記ユーザ情報、及び前記承認権限情報を用いて、前記申請情報に含まれるアクセス許可範囲情報から、該アクセス許可範囲に該当する全ての部署を特定し、前記階層構造において特定した全ての部署の同位以上にある共通の部署に所属する承認者を選択するステップと、前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知するステップと、前記承認者端末から該承認者によってファイルの登録を許可された旨を表す承認結果を受信して、当該ファイルを承認済みのファイルとして、前記情報格納部に格納するステップと、前記情報格納部に格納した承認済みのファイルに対して、前記アクセス許可範囲情報に基づく範囲内でアクセス権を設定するステップと、を実行させることを特徴とする。

本発明によれば、共有することを目的の一つとした情報登録において、当該情報の内容を形式的に分類することが困難な場合、このような分類をすることなく、情報漏洩対策や秘密管理を考慮し、当該情報へのアクセスを許可させたい利用者を含む最小の組織における承認権限を有する利用者を承認者として選択することができ、業務効率と承認の責任の範囲においてバランスをとることができる処理が可能となる。

以下、本発明による実施例１の承認者選択システムを説明する。

［実施例１］
実施例１の承認者選択システムは、利用者が他者と共有のためファイル登録をする際に、登録を承認する承認者を自動的に選択し、承認判断を行う場合に好適なシステム例である。

まず、実施例１の承認者選択システムの説明において（他の実施例においても同様である）、“組織”とは、主に企業等の所属部署間の関係において階層構造、特に木構造が成り立つ場合を想定しているが、これに限定するものではなく、他にも、例えば、インターネット上のソーシャルネットワークサービスなどのコミュニティ、ユーザの間に上記と同様の関係がある場合の情報共有についても同様に適用することができる。

更に、実施例１の承認者選択システム（他の実施例も同様）では、ファイル情報の重要度や種別の識別を申請者が適切に行うことが従来では困難であったファイル登録を可能とし、承認権限を委譲することも可能にする。

また、“承認者”とは、木構造上において、アクセス許可範囲に対応する全てのノードの親又は祖先を云い、且つ、親又は祖先のノードが複数存在する場合には、木構造上の最も深い位置にある親又は祖先のノードを云う。特に、承認者が専用に用いる情報端末を、“承認者端末”と称する。

また、“申請者”とは、承認を要する情報を申請する者を云う。特に、申請者が専用に用いる情報端末を、“申請者端末”と称する。

また、“利用者”とは、申請者又は承認者だけでなく、情報の共有を所望する者を云い、“ユーザ”とも称する。特に、利用者が専用に用いる情報端末を、“利用者端末”と称する。

図１は、本発明による実施例１の承認者選択システムを示す図である。実施例１の承認者選択システムは、承認者選択装置１、申請者端末２及び承認者端末３から構成され、それぞれネットワーク（ＮＷ）４を介して相互通信可能に接続される。図２は、実施例１の承認者選択システムで扱う情報例を示す図である。

申請者端末２、承認者端末３及び承認者選択装置１をつなぐネットワーク例として、インターネットやイントラネット、無線回線や衛星回線や赤外線通信などがある。

申請者端末２、承認者端末３及び承認者選択装置１における通信手段の例として、例えば、申請者端末２及び承認者端末３の双方の利用者端末にＷＥＢブラウザを備え、承認者選択装置１は、各利用者端末のＷＥＢサーバが立ち上がっている場合に、ＨＴＴＰやＨＴＴＰＳによる通信で実現することができる。

承認者選択装置１を実現する例として、アクセス制御や情報開示制御機能を有するＤＢＭＳ（Ｄａｔａｂａｓｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｓｙｓｔｅｍ）やファイルシステムなどがある。

承認者選択装置１は、複数の承認者を管理するサーバとして機能するものであり、汎用のコンピュータで実現することもできる。承認者選択装置１は、情報通信部１１と、情報処理部１２と、情報格納部１３とを備える。情報処理部１２は、認証機能１２１と、申請機能１２２と、承認者選択機能１２３と、承認機能１２４と、アクセス権設定機能１２５とを有する。

情報格納部１３は、ユーザ情報１３１と、組織情報１３２と、承認権限情報１３３と、ファイル情報１３４と、アクセス許可情報１３５とを有する。

情報通信部１１は、申請者端末２及び承認者端末３との間で情報を送受信するインタフェースである。

認証機能１２１は、情報通信部１１を介して申請者端末２から受信した認証要求に基づく情報と、情報格納部１３から認証情報として抽出したユーザ情報１３１とを照合し、適合していた場合には、認証成功と判断し、不適合の場合には認証失敗と判断して、情報通信部１１を介して、この認証結果を申請者端末２に返信する。尚、認証機能１２１は、承認者端末３に対しても同様に、このようなログイン認証を行うことができる。尚、認証機能１２１の例として、パスワードなどの知識による認証、ＩＣカードなどの所有物による認証、生体情報などの属性の認証などがあり、これらのうち少なくとも１つ以上の組み合わせによる認証とすることができる。

申請機能１２２は、情報通信部１１を介して申請者端末２から受信したファイル登録申請要求に応答して、情報格納部１３から抽出したユーザ情報１３１を用いてアクセスを許可する範囲の設定に必要な申請フォームを生成し、情報通信部１１を介して申請者端末２に返信する（以下、設定申請要求と称する）。また、申請機能１２２は、情報通信部１１を介して申請者端末２から受信した、当該設定申請要求に応じて設定されたアクセス許可を許容する情報共有の利用者範囲の情報（以下、アクセス許可範囲情報と称する）を含む申請情報に応答して、当該申請情報に含まれるアクセス許可範囲情報を承認者選択機能１２３に送出するとともに、当該申請情報を一時情報として管理するために情報格納部１３のファイル情報１３４に格納する。

承認者選択機能１２３は、入力されたアクセス許可範囲情報と、情報格納部１３から抽出したユーザ情報１３１、組織情報１３２及び承認権限情報１３３を用いて、当該アクセス許可範囲情報（申請者の所属する部署の情報を含んでもよい）におけるアクセス許可範囲内の適切な承認者の情報を選択して決定し（以下、決定されたこの情報を被選択承認者情報と称する）、当該被選択承認者情報を承認機能１２４に送出する。より詳細な承認者選択機能１２３の動作は、図３を参照して後述する。

承認機能１２４は、入力された被選択承認者情報を用いて、当該承認者の承認を依頼するための通知（以下、承認依頼通知と称する）を生成し、情報通信部１１を介して、承認依頼通知を当該承認者の承認者端末３に送信する。承認機能１２４は、承認者端末３から、当該承認者によって入力された承認依頼通知に応答された承認許可されたか否かを表す承認結果を、情報通信部１１を介して受信し、承認者によって承認許可された承認結果については当該承認結果の情報をアクセス権設定機能１５に送出するとともに、当該承認結果を正式情報として管理するためにファイル情報１３４に格納する。一方、承認者によって許可されなかった承認結果については、任意の態様でその旨を申請者端末２に通知するようにする。また、承認機能１２４は、情報通信部１１を介して承認者端末３から受信した承認依頼要求に応答して、情報格納部１３のファイル情報１３４を用いてアクセス許可範囲内の承認に必要な承認フォームを生成し、情報通信部１１を介して承認者端末３に返信する機能も有する。

アクセス権設定機能１２５は、当該承認者によって許可された承認結果を基点として、情報格納部１３におけるファイル情報１３４からアクセス権情報を抽出し、登録承認したファイルヘのアクセス制御の設定情報を生成し、情報格納部１３におけるアクセス許可情報１３５に書き込み、登録する。

ユーザ情報１３１は、利用者及び承認者の認証情報、属する部署情報、通知先の情報を含む（図２（ａ）参照）。

組織情報１３２は、組織内の部署間の関係を木構造で表現した情報である（図２（ｅ
）参照）。

承認権限情報１３３は、各部署における承認権限を有する承認者に関する情報である（図２（ｃ）参照）。

ファイル情報１３４は、登録の申請又は承認対象のファイルに関する情報である（図２（ｂ）参照）。

アクセス許可情報１３５は、承認されたファイルに対するアクセス制御を実行するための情報である（図２（ｄ）参照）。

申請者端末２は、情報通信部２１と、情報入出力部２２とを備える。情報通信部２１は、承認者選択装置１との間で情報を送受信するためのインタフェースである。情報入出力部２２は、承認者選択装置１に申請者本人の認証などのための情報を入力し、或いは又、受信した情報を表示するか、又は外部に出力する。申請者端末２は、ＰＣやＰＤＡ、携帯電話などの様々な機器とすることができる。

承認者端末３は、情報通信部３１と、情報入出力部３２とを備える。情報通信部３１は、承認者選択装置１との間で情報を送受信するためのインタフェースである。情報入出力部３２は、承認者選択装置１に承認者本人の認証などのための情報を入力し、或いは又、受信した情報を表示するか、又は外部に出力する。承認者端末３は、ＰＣやＰＤＡ、携帯電話などの様々な機器とすることができる。

次に、承認者選択機能１２３のより詳細な動作の説明を、図３を参照して説明する。図３は、承認者選択機能における承認者選択のフローを示す図である。

図３を参照するに、承認者選択機能１２３は、申請者端末２からの申請時に、申請者単位、及び／又は、部署単位で入力された登録するファイルヘのアクセス許可を許容する情報共有の利用者範囲の情報（前述した、アクセス許可範囲情報）を取得する（ステップＳ１１）。即ち、この申請者からの申請情報には、少なくとも利用者間で共有するために登録を所望するファイルに対して、アクセスを許可したい利用者又は部署に関する共有範囲情報が含まれている。このステップＳ１１で、承認者選択機能１２３は、情報格納部１３から抽出したユーザ情報１３１、組織情報１３２及び承認権限情報１３３を用いて、当該共有範囲の情報であるアクセス許可範囲情報に含まれる（即ち、アクセス許可範囲情報に対応する）利用者の属する部署を特定する。

次に、ステップＳ１２で、承認者選択機能１２３は、アクセス許可範囲情報に含まれる各々の利用者の所属部署、及び当該所属部署に対応する組織情報１３２（木構造）におけるノードを特定し、特定したノードに対してフラグを立てる（フラグＯＮと称する）。ここで、ノードとは、組織を木構造で表現した場合の各所属に対応するものである。この木構造は、例えば、後述する図６の組織情報のようにノード間の親子（孫、祖先を含む）関係を情報として組織情報１３２に保持することで特定可能である。

次に、承認者選択機能１２３は、ステップＳ１３でフラグＯＮの全てのノードが同一ノード上にあるか否かを確認しながら、ステップＳ１４で、木構造上の全フラグが同じ１つのノードに到達した場合は、ステップＳ１６に進み、そうでなければ、ステップＳ１５に進む。

ステップＳ１５で、承認者選択機能１２３は、最下層のフラグＯＮのノード（１つ以上）をＯＦＦにして、当該ノードの親ノードヘ移動し、当該親ノードのフラグをＯＮにして、ステップＳ１３に戻り、木構造上の全フラグが同じ１つのノードに到達するまでステップＳ１３〜Ｓ１５が繰り返される。

ステップＳ１６で、承認者選択機能１２３は、当該ノードに対応する部署を特定し、当該部署に属する承認権限を有する承認者を当該申請に対する承認者として選択する。ステップＳ１６において承認者が選択されると、木構造上の全フラグが同じ１つのノードに到達していることになり、即ち、当該ノードが、共有範囲を表すアクセス許可範囲情報に対応した、組織の権限として共有情報をカバーする部署であり、当該部署に在籍している承認権限を有する承認者が、アクセス許可範囲情報の範囲内の申請情報に対して承認判断を行うものとして、承認者の情報の選択が終了となる。

このように、当該範囲に相当する全ての部署を子や孫として持つ深さの点で最も深い位置にある親又は祖先を発見することができ、当該親又は祖先に対応する部署に所属する承認権限を有する承認者が選択され、承認者の情報として特定される。

次に、承認者の自動選択を実現する動作例を説明する。即ち、ファイルアクセス権の範囲のみから承認者を自動選択するように機能させるものであり、本システムにおける“原則ルール”と称する。

前述したように、実施例１の承認者選択システムにおいて、承認者は、承認者端末２を利用して、複数の利用者とファイルを共有するため、ファイル登録の申請を送信し、承認者選択装置１は、当該申請を受信して、申請内容のアクセス許可範囲情報に基づいて承認者を選択し、当該承認者に承認依頼を送信する。また、承認者は、承認者端末３を利用して、承認判断を承認者選択装置１に送信し、承認者選択装置１は、承認判断を利用して登録するファイルのアクセス権を情報格納部１３に格納して管理可能に設定する。この一連の動作について、図４及び図５を参照して更に詳細に説明する。

図４は、実施例１の承認者選択システムにおける申請又は承認のフローを示す図である。図５は、図４に対応する実施例１の承認者選択システムにおける申請又は承認のフローの詳細なフローを示す図である。

図４を参照するに、ステップＳ２１で、申請者端末２は、承認者選択装置１とのアクセスを確立済みとする。申請者は、申請者端末２の情報入出力部２２を利用して、本人認証情報を入力し、情報通信部２１を介して認証要求の情報を承認者選択装置１に送信する。次に、承認者選択装置１は、認証機能１２１によって、情報通信部１１を介して受信した当該情報と、情報格納部１３のユーザ情報１３１を用いて本人認証を行う。認証機能１２１は、認証成功すれば認証成功した旨を表す認証結果の情報を生成し、情報通信部１１を介して、申請者端末２に送信する（ステップＳ２２の“ｙｅｓ”）。尚、認証機能１２１は、認証失敗すれば（ステップＳ２２の“ｎｏ”）、認証失敗した旨を表す認証結果の情報を生成し、情報通信部１１を介して、申請者端末２に送信する（ステップＳ２３）。例えば、図５を参照するに、ログイン認証のために、承認者選択装置１は、申請者端末２に対してログイン画面を提供し（１００１）、該ログイン画面に基づいてＩＤ（個人識別情報）／ＰＷＤ（パスワード）の入力を要求し（１００２）、入力されたＩＤ／ＰＷＤに基づいて認証し（１００３）、認証に成功すればその旨をメニュー画面で通知する（１００４）。

次に、認証結果が成功である場合に、ステップＳ２４で、申請者は、申請者端末２の情報入出力部２２を利用して、ファイル登録申請要求（即ち、承認者選択装置１に対するファイルの登録申請用の申請フォームを要求するための情報）を入力し、情報通信部２１を介して承認者選択装置１に送信する。承認者選択装置１は、申請機能１２２により、情報通信部１１を介して受信したファイル登録申請要求と情報格納部１３のユーザ情報１３１とを用いて、ファイル登録の申請フォームを作成し、情報通信部１１を介して設定申請要求として申請者端末２に送信する。設定申請要求を受信した申請者端末２は、情報入出力部２２により、情報通信部２１を介して受信した設定申請要求の当該申請フォームを図示しないディスプレイに表示する。これにより、申請者は、この申請フォームを確認し、情報入出力部２２によって、少なくとも登録したいファイルとアクセス許可範囲に関する情報を当該申請フォームに従って入力し、申請情報を作成することができる。

申請者端末２は、作成された申請情報を、情報通信部２１を介して承認者選択装置１に送信する。承認者選択装置１は、申請機能１２２により、情報通信部１１を介して受信した当該申請情報を、承認前の一時情報として情報格納部１３のファイル情報１３４に格納し、当該申請情報に含まれるアクセス許可範囲情報を承認者選択機能１２３に送出する。例えば、図５を参照するに、承認者選択装置１は、申請者端末２から申請に係るファイル登録要求を受けると（１００５）、申請フォームとして申請内容要求を返信し（１００６）、承認者選択に必要な、アクセス許可をさせたい利用者群の申請内容を含むアクセス許可範囲情報を取得する（１００７）。

ステップＳ２５で、承認者選択装置１は、承認者選択機能１２３により、入力された当該アクセス許可範囲情報、情報格納部１３の組織情報１３２及び承認権限情報１３３を用いて、アクセス許可範囲内の承認者を選択し決定する（図３参照）。次に、承認者選択装置１は、被選択承認者情報を承認機能１２４に送出する。例えば、図５を参照するに、承認者選択装置１は、取得したアクセス許可をさせたい利用者群の申請内容を含むアクセス許可範囲情報からアクセス許可範囲内の承認者を選択し（１００８）、必要に応じて申請受理通知を申請者端末２に返信する（１００９）。

次に、承認者選択装置１は、承認機能１２４によって、入力された被選択承認者情報を用いて、承認依頼通知を生成し、情報通信部１１を介して、承認依頼通知を当該承認者の承認者端末３に送信する。承認者端末３は、情報通信部３１を介して当該承認依頼通知を受信し、情報入出力部３２により図示しないディスプレイに表示する。これにより、承認者は、表示された承認依頼通知の情報を確認することができ、承認者選択装置１とのアクセスを確立し、承認者本人認証を行う（この動作は、ステップＳ２１の申請者本人認証と同様である）。例えば、図５を参照するに、承認者選択装置１は、承認者端末３に対して、申請に係るファイルの承認依頼を通知し（１０１０）、ログイン認証のために、承認者端末３に対してログイン画面を提供して、該ログイン画面に基づいてＩＤ（個人識別情報）／ＰＷＤ（パスワード）の入力を要求し（１０１１）、入力されたＩＤ／ＰＷＤに基づいて認証し（１０１２）、認証に成功すればその旨をメニュー画面で通知する（１０１３）。

次に、ステップＳ２６で、承認者は、認証結果が成功である場合に、承認者端末３の情報入出力部３２を利用して、承認依頼要求（即ち、申請に係るファイルの承認用の承認フォームを要求するための情報）を入力し、情報通信部３１を介して承認者選択装置１に送信する。承認者選択装置１は、承認機能１２４により、情報通信部１１を介して受信した承認依頼要求と情報格納部１３のファイル情報１３４とを用いて、申請に係るファイルの承認に必要な承認フォームを生成し、情報通信部１１を介して承認者端末３に返信する。

承認者端末３は、情報通信部３１を介して当該承認フォームを受信し、情報入出力部３２により当該承認フォームの情報を図示しないディスプレイに表示する。これにより、承認者は、当該承認フォームの情報を確認し、情報入出力部３２によって承認するか否かを表す承認結果を入力し、情報通信部３１を介して承認者選択装置１に送信することができる。承認者選択装置１は、承認機能１２４により、情報通信部１１を介して受信した承認結果の内容を判別し、承認許可を示す承認結果である場合には、当該承認結果の情報をアクセス権設定機能１２５に送出し、且つ、一時情報であった情報格納部１３のファイル情報１３４を正式情報として変更し、格納して管理する（ステップＳ２７の“ｙｅｓ”）。

一方、承認者によって承認許可されなかった承認結果については（ステップＳ２７の“ｎｏ”）、任意の態様でその旨を申請者端末２に通知するようにし、一時情報であった情報格納部１３のファイル情報１３４のままとして再度の申請処理を要求するか、又は当該ファイル情報を廃棄する（ステップＳ２８）。例えば、図５を参照するに、承認者選択装置１は、承認者端末３から当該ファイルの承認要求を受けると（１０１４）、申請依頼に係る情報を含む承認フォームを返信し（１０１５）、承認結果を取得する（１０１６）。

次に、ステップＳ２９で、承認者選択装置１は、アクセス権設定機能１２５により、承認許可を表す承認結果と、情報格納部１３のファイル情報１３４（正式情報）におけるアクセス権情報とを用いて、承認されたファイルヘのアクセス制御の設定情報を生成し、情報格納部のアクセス許可情報１３５に格納し、登録する。例えば、図５を参照するに、承認者選択装置１は、承認者端末３から当該ファイルの承認（即ち利用許可）する承認結果を受けると、許可された承認済みファイルヘのアクセス制御の設定情報を生成し、情報格納部のアクセス許可情報１３５に設定し（１０１７）、申請完了通知を申請者端末２に送信する（１０１８）。

ここで、承認者選択装置１の申請機能１２２は、登録のために申請されたファイルの内容が、所定のカテゴリで分別することが可能であるか否かを判断し、所定のカテゴリで分別することが可能であると判断した場合に、当該申請情報にカテゴリ情報を追加する機能を更に有することもできる。例えば、未完成の特許関連情報や開発関連情報などのファイルについて、それぞれのカテゴリ毎の承認者を予め設定しておくことで、承認者選択機能１２３により、それぞれのカテゴリに対応した承認者の選択を行うようにする。具体的には、同一部署に２人の承認者を規定し、一方の承認者は特許関連情報の共有申請に対する承認者とし、他方の承認者は、開発関連情報の申請に対する承認者とする情報を含む分類情報として、申請情報にファイルの分類を示す情報が含まれている場合、該情報に基づいた承認者を選択するようにすることもできる。

更に、最初に選択された承認者を一次承認者とし、当該一次承認者の属する部署に対して組織構造上の上位に位置する部署の承認者を二次承認者とし、これを繰り返すことによりワークフローを生成してもよい。具体的には、承認者選択機能１２３は、最初に選択された承認者を一次承認者とし、当該一次承認者の属する部署に対して組織構造上の上位に位置する部署の承認者を二次承認者とし、これを繰り返すことにより複数の承認者からなるワークフローを生成し、承認機能１２４は、前記ファイルを、該ワークフローの順序に基づいた対応する承認者端末に通知するようにする。

このように、申請者（情報登録者）は、情報（ファイル）の承認を得る前に、当該情報のアクセス許可（開示）範囲を設定しておき、この情報へのアクセス要求があった場合に、承認者選択装置１が、アクセス許可範囲、及び組織情報に基づく組織の構造（権限構造）から、当該情報へのアクセス許可を与えるか否かを判断すべき承認者を自動選択して、当該承認者に許可申請を要請するようにすることで、組織間での情報開示範囲を適切に保つことができる。

実施例１の承認者選択システムによれば、申請者は、ファイル登録時に、ファイルの共有範囲を設定するだけでよく、ファイルの内容に関する分類を自ら入力したり、選択したりすることなく、或いは又、承認者の情報を入力したり、選択したりすることなく、ファイル共有する利用者の範囲に対して適切な承認者を自動的に選択し、承認依頼を当該承認者に通知することができるようになる。

また、実施例１の承認者選択システムによれば、登録したいファイルの内容等に基づく分類が困難で、どの承認者に承認の依頼をすればよいかの判断に困る時に特に有効である。更に、申請者は、ファイル共有を目的として登録するので、ファイル共有する利用者の範囲を明示的に特定することができ、申請の時点で滞ることもない。

また、実施例１の承認者選択システムによれば、組織構造、つまり権限（責任）の大きさの階層構造に基づいて承認者を自動的に選択するため、情報漏洩対策や秘密管理の観点で、適切な承認者選択が可能である。

次に、本発明による実施例２の承認者選択システムを説明する。尚、実施例１と同様な要素には同一の参照番号を付している。

［実施例２］
実施例２の承認者選択システムの構成要素は、図１に示す実施例１と同様であるが、承認機能１２４が承認条件の自動判定機能を更に有する点で相違する。従って、実施例２の説明において、同様な構成要素及び機能の説明は、省略する。

実施例２の承認者選択システムにおける承認機能１２４は、承認者によって予め設定された自動承認のための条件を表す自動承認ルール情報に基づいて、当該自動承認ルール情報に適合する場合には、該当する申請に対して自動承認するように機能し、該当しない申請に対しては、実施例１と同様に申請内容を承認者に確認させるように承認依頼通知を行うように機能する。

本実施例では、予め承認者が自身の責任の範囲内、即ち自身の所属部署ノードの子又は孫ノードに相当する部署の利用者のみがファイル共有範囲である場合の申請に対して、自動的に承認するよう設定する例を説明する。尚、選択範囲は、１人でも１部署でも複数部署でもよい。

本実施例の実現にあたり、自動承認ルール情報が、情報格納部１３内に予め格納されている。

自動承認ルール情報は、予め承認者によって設定される特定の利用者及び部署間の範囲内において、ファイル共有の登録申請が当該範囲内であれば、自動承認を許可することを示す情報である。自動承認されないファイルとは、実施例１の説明のように、承認者が承認依頼を受信し、承認者がその内容を確認し、承認判断の結果を下す必要がある場合であり、従って各々の承認者が自動承認ルール情報を承認者選択装置１に設定する。尚、自動承認ルール情報を設定できる承認者は、複数でもよく、組織を管理する責任ある別の者でもよい。

図６は、実施例２の承認者選択システムにおける申請又は承認のフローを示す図であり、図７は、図６に対応する実施例２の承認者選択システムにおける申請又は承認のフローの詳細なフローを示す図である。また、図８は、本発明による実施例の承認者選択システムにおける木構造の具体例を示す図である。

尚、自動承認ルール情報として、例えば、図８に示すように代表的な組織の木構造（社、部、課、係）が構築されているとする。図８の木構造は、最下層の係に位置するｘさん（１１０）が属するＡ部（１０３）と、ｙさん（１１１）が属するＢ１課（１０６）の直接の上位ノードのＢ部（１０４）との親ノードである社Ｔ（１０１）は、子ノードのＣ部（１０５）や社に位置する組織外のノード１０２からも申請に対する承認要求がなされる構造である。ここで、Ｃ部（１０５）は、Ｃ１課（１０７）、Ｃ２課（１０８）、及びＣ３課（１０９）から承認要求がなされ、Ｃ３課（１０９）は、Ｃ３ａ係（１１２）、Ｃ３ｂ係（１１３）及びＣ３ｃ係（１１０）から承認要求がなされ、Ｃ３ｃ係（１１０）は、ａさん（１１５）、ｂさん（１１６）、ｃさん（１１７）及びｄさん（１１８）から承認要求がなされる。また、図８では、ファイル共有させたい利用者群の所属と、承認者の所属組織をそれぞれ○及び△で示すように、２種類例示している。

図８に示すような木構造の場合に、図１０（ａ）に例示するように、自動承認ルール情報が「Ｃ部の承認者は、ファイル共有範囲がＣ１課の配下の社員のみの場合のファイル登録申請に対して、自動的に承認する（自動承認範囲１）。又は、ファイル共有範囲がＣ３ａ係とＣ３課の配下の社員のみの場合のファイル登録申請に対して、自動的に承認する（自動承認範囲２）。」と規定されているとする。

図６を参照するに、ステップＳ２１〜Ｓ２５は、実施例１と同様であり説明を省略する。即ち、ステップＳ２５で、承認者選択装置１は、承認者選択機能１２３により、入力された当該アクセス許可範囲情報、情報格納部１３の組織情報１３２及び承認権限情報１３３を用いて、アクセス許可範囲内の承認者を選択し決定しており（図３参照）、承認者選択装置１は、被選択承認者情報を承認機能１２４に送出している。

ステップＳ２５ａで、承認者選択装置１は、承認機能１２４により、情報格納部１３に格納されている自動承認ルール情報を取得し、被選択承認者情報の承認者に設定されている自動承認ルールを抽出する。尚、この自動承認ルールの抽出は、承認者選択機能１２３により、アクセス許可範囲内の承認者を選択とともに行って、承認機能１２４に情報を送出するようにしてもよい。

ステップＳ２５ｂで、承認者選択装置１は、承認機能１２４により、被選択承認者情報の承認者にルールが設定されているか否かを判定し、設定されていなければ、ステップＳ２６ａに進み、承認者が個々に承認判断する処理となる。ステップＳ２６ａ〜Ｓ２９ａの処理は、実施例１における図４のステップＳ２６〜Ｓ２９と同様であり、その説明を省略する。

一方、ステップＳ２５ｂにて、承認者選択装置１は、承認機能１２４により、被選択承認者情報の承認者にルールが設定されていると判定した場合には、ステップＳ２６ｂに進む。ステップＳ２６ｂで、承認者選択装置１は、承認機能１２４により、登録申請されているファイル共有範囲が当該ルールに適合するか否かを判定する。判定の結果が適合であった場合は、登録申請は、承認を自動的に許可し（ステップＳ２７ｂの“ｙｅｓ”）、承認許可情報をアクセス権設定機能１２５に送出する（ステップＳ２９ｂ）。一方、ステップＳ２６ｂにおける判定の結果が不適合であった場合は（ステップＳ２７ｂの“ｎｏ”）、承認機能１２４は、承認を不許可として、不許可情報を、情報通信部１１を介して申請者端末２及び承認者端末３に送信する（ステップＳ２８ｂ）。

この時、判定の結果が不適合であった場合の別の例として、ステップＳ２６ａに進めるようにすることも可能である。自動承認ルール情報を設定して許可又は不許可となる結果に応じて、承認者が事後的に承認処理の内容を確認することできるようにしてもよい（図７の「事後的確認」参照）。例えば、図７を参照するに、図５と相違する点のみを説明するが、承認者選択装置１は、承認機能１２４により、自動承認ルールチェックを行い（１１０２）、自動承認が適用ＯＫである場合には、自動承認処理を実行し（１１０３）、ファイルアクセス権を設定し（１１０４）、承認者端末３に対しては承認完了通知を行い（１１０５）、申請者端末２に対しては申請完了通知を行う（１０１８）。

更に、図７において、「事後的確認」として、承認者選択装置１は、承認者端末３に対して、事後的確認のために、承認者端末３に対してログイン画面を提供して、該ログイン画面に基づいてＩＤ（個人識別情報）／ＰＷＤ（パスワード）の入力を要求し（１１０６）、入力されたＩＤ／ＰＷＤに基づいて認証し（１１０７）、認証に成功すればその旨をメニュー画面で通知する（１１０８）。これにより、承認者は、承認者端末３を利用して、該メニュー画面に基づいて事後的確認を入力させてもよい（１１０９）。

実施例２の承認選択システムにおける自動承認を、図８を参照して例示すると以下のようになる。
（例１）「ファイル共有範囲をＣ３ｃ係のａさんとＣ１課所属の社員全員」として登録申請した場合、承認者はＣ部の中の承認権限を有する承認者が選択される。
（例２）「ファイル共有範囲をＢ部配下のｙさんと組織外の企業等」として登録申請した場合、承認者は、組織のトップ（Ｔ）の中の承認権限を有する承認者が選択される。

尚、組織外の別の団体であっても、例えば下請企業などの場合は、組織の或る部署の配下に位置付けてもよい。

実施例２によれば、ファイル共有の範囲が予め設定されたルールの範囲内であれば自動的に承認処理するので、実施例１の効果に加えて、承認者不在時や申請の過多による承認処理の遅延の問題を解決することができるようになる。

次に、本発明による実施例３の承認者選択システムを説明する。尚、実施例１と同様な要素には同一の参照番号を付している。

［実施例３］
実施例２の承認者選択システムの構成要素は、図１に示す実施例１と同様であるが、承認者選択機能１２３が、実施例１の原則ルールだけでなく、事前に組織の了承を得た上で、承認権限を委譲し、その上で承認者を選択するとする新たな選択ルール情報に基づいて承認者を自動選択する機能を更に有する点で相違する。従って、実施例３の説明において、同様な構成要素及び機能の説明は省略する。

本実施例の実現にあたり、原則ルール及び選択ルールの情報が、情報格納部１３内に予め格納されている。

原則ルールは、組織構造情報と共有範囲だけで承認者を選択するものであり、実施例１で説明したものと同様である。

選択ルールは、ある条件を満足する申請は、原則ルールとは異なり、予め決められた人を承認者として選択する。このような選択ルールは、組織的に責任がある利用者が設定することができる。

図８に示すような木構造の場合に、図１０（ｂ）に例示するように、選択ルール情報が「（例１）：Ｂ１課とＣ１課は、多<の業務を協業しているため、両課配下の社員の間でファイル共有は、頻繁に起こる。組織的にこのことが認められているため、この両課の間のファイル共有は、原則ルールでは社長の承認を得ることとなっていたが、申請元である社員の課の課長を承認者とすることで、社長による承認を不要として、効率化を図る。（例２）:Ｃ３ｃ係のａさんを窓口として、組織外のＳ社と協業しており、組織的にこのことが認められている。ａさんとＳ社配下の社員との間でファイル共有する場合か、又はａさんが申請元となりファイル共有する場合、特定の形態をとることによって、社長による承認を不要として効率化を図る」ことを目的として規定されていることを想定する。

ここで、特定の形態とは以下の３つの態様として例示する。
（１）Ｃ３ｃ係の係長を承認者としてもよい。
（２）Ｃ３課の課長を承認者としてもよい。
（３）Ｃ３ｃ係の係長を一次承認者とし、社長を二次承認者としてもよい。

図９は、実施例３の承認者選択システムにおける申請又は承認のフローを示す図である。図９において、ステップＳ２１〜Ｓ２４は、実施例１における図４のものと同様であり、その説明を省略する。ステップＳ２４ａで、実施例３の承認者選択装置１は、承認者選択機能１２３により、実施例１で説明した原則ルールに基づいて、入力された当該アクセス許可範囲情報、情報格納部１３の組織情報１３２及び承認権限情報１３３を用いて、アクセス許可範囲内の承認者を選択し決定する前に、情報格納部１３の選択ルール情報をも取得し、ルール設定の有無をチェックする。選択ルール情報にルールが設定されていなければ（ステップＳ２４ｂの“ｎｏ”）、ステップＳ２５ｃに進む。ステップＳ２５ｃ〜ステップＳ２９ｃの処理は、実施例１における図４のステップＳ２５〜ステップＳ２９と同様であり、その説明は省略する。

選択ルール情報にルールが設定されている場合（ステップＳ２４ｂの“ｙｅｓ”）、実施例３の承認者選択装置１は、入力された当該アクセス許可範囲情報、及び／又は情報格納部１３の組織情報１３２の内容が、当該選択ルールに適合するか否かを判定する（ステップＳ２４ｃ）。適合していなければ（ステップＳ２４ｄの“ｎｏ”）、ステップＳ２５ｃに進む。適合していれば（ステップＳ２４ｄの“ｙｅｓ”）、原則ルールに関わらず、当該選択ルールに記述されている承認者を当該申請に対するファイルを承認すべき承認者として選択し、この被選択承認者情報を承認機能１２４に送出する。

次に、ステップＳ２６ｄに進む。ステップＳ２６ｄ〜ステップＳ２９ｄの処理は、実施例１における図４のステップＳ２６〜ステップＳ２９と同様であり、その説明は省略する。

このように、実施例３の申請者選択システムによれば、事前に協業することが分かっている場合に、ファイル共有が頻繁に起こる利用者、及び／又は、部署の間でのファイル登録の承認者を設定しておくことにより、組織において承認権限の委譲が可能な範囲内で、業務効率を考慮した承認処理を行うことが可能となる。

前述した各実施例において、承認者選択装置１は、コンピュータにより実現することができる。承認者選択装置１として構成するコンピュータは、前述した各処理を実現させるために、情報処理部１２を中央演算処理装置（ＣＰＵ）の制御によって実現でき、情報格納部１３を少なくとも１つ以上のメモリとして構成することができる。

更に、承認者選択装置１としてコンピュータを機能させるために、メモリの所定の領域にＣＰＵで実行させるためのプログラムを格納することができる。また、前述した各処理を実現させるために必要とされるデータを、メモリに一時的、又は恒久的に格納することもできる。このようなメモリは、コンピュータ内部のＲＯＭ、ＲＡＭ又はハードディスクなどで構成させることができ、或いは又、外部記憶装置（例えば、外付けハードディスク）を用いて構成させることもできる。

前述した実施例では、説明の便宜のために、各手段を個別の手段として説明したが、適宜組み合わせて、又は１つの制御手段で構成することができることは明らかである。例えば、申請者と承認者、或いは又、申請者端末と承認者端末を個別のものとして説明したが、ある情報に対して申請者である者が、別の情報に対して承認者となることもあり、或いは又、ある情報に対して申請者端末として用いる端末が、別の情報に対して承認者端末ともなりうることは明らかである。従って、本発明は、前述した実施例に限定されるものではなく、その主旨を逸脱しない範囲において種々変更可能である。

本発明により、情報の共有と秘匿性のバランスを保ちながら、組織間における申請及び承認のフローを自動的に行うか、又は支援するシステムが提供されるため、組織間情報通信するあらゆる用途に有用である。

本発明による実施例１の承認者選択システムを示す図である。 本発明による実施例１の承認者選択システムで扱う情報例を示す図である。 本発明による実施例１の承認者選択システムにおける承認者選択機能における承認者選択のフローを示す図である。 本発明による実施例１の承認者選択システムにおける申請又は承認のフローを示す図である。 図４に対応する本発明による実施例１の承認者選択システムにおける申請又は承認のフローの詳細なフローを示す図である。 本発明による実施例２の承認者選択システムにおける申請又は承認のフローを示す図である。 図６に対応する本発明による実施例２の承認者選択システムにおける申請又は承認のフローの詳細なフローを示す図である。 本発明による実施例の承認者選択システムにおける木構造の具体例を示す図である。 本発明による実施例３の承認者選択システムにおける申請又は承認のフローを示す図である。 本発明による実施例の承認者選択システムにおける自動承認ルール及び選択ルール情報の具体例を示す図である。

符号の説明

１ 承認者選択装置
２ 申請者端末
３ 承認者端末
１１ 情報通信部
１２ 情報処理部
１３ 情報格納部
２１ 情報通信部
２２ 情報入出力部
３１ 情報通信部
３２ 情報入出力部
１２１ 認証機能
１２２ 申請機能
１２３ 承認者選択機能
１２４ 承認機能
１２５ アクセス権設定機能
１３１ ユーザ情報
１３２ 組織情報
１３３ 承認権限情報
１３４ ファイル情報
１３５ アクセス許可情報

Claims (9)

1. 承認者選択装置によって、申請者端末から申請される所定の情報のファイルを取得し、該ファイルについて承認する承認者を自動的に選択し、前記ファイルを該承認者によって利用される承認者端末に通知する方法であって、
   前記承認者選択装置が、組織に属する利用者とその所属部署を含む情報であるユーザ情報と、組織の部署間の関係を木構造で示す階層構造の情報である組織情報と、承認権限を有する承認者とその所属部署を含む情報である承認権限情報とを予め格納しておく情報格納部を備え、
   前記承認者選択装置の処理手順が、
   （ａ）前記申請者端末から、該ファイルを共有させる利用者及び／又は該利用者の属する部署の範囲を表す、複数の部署に該当するアクセス許可範囲情報を含む、前記ファイルの登録の申請情報を取得するステップと、
   （ｂ）前記組織情報、前記ユーザ情報、及び前記承認権限情報を用いて、前記申請情報に含まれるアクセス許可範囲情報から、該アクセス許可範囲に該当する全ての部署を特定し、前記階層構造において特定した全ての部署の同位以上にある共通の部署に所属する承認者を選択するステップと、
   （ｃ）前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知するステップと、
   （ｄ）前記承認者端末から該承認者によってファイルの登録を許可された旨を表す承認結果を受信して、当該ファイルを承認済みのファイルとして、前記情報格納部に格納するステップと、
   （ｅ）前記情報格納部に格納した承認済みのファイルに対して、前記アクセス許可範囲情報に基づく範囲内でアクセス権を設定するステップと、
   を含むことを特徴とする承認者選択方法。
2. 前記ステップ（ｂ）は、前記申請情報にファイルの分類を示す情報が含まれている場合、該情報に基づいた承認者を選択することを特徴とする、請求項１に記載の承認者選択方法。
3. 前記ステップ（ｂ）は、
   当該範囲内の部署と前記階層構造情報の部署とを対応付けた情報を生成するステップと、
   該情報を用いて、当該範囲に相当する全ての部署を子又は孫のノードとした場合の前記階層構造上、最も深い位置にある親又は祖先のノードを探索して決定するステップと、
   当該部署の範囲内の承認者を選択する際に、前記親又は祖先のノードに対応する部署に属する承認権限を有する承認者を選択するステップとを含むことを特徴とする、請求項１又は２に記載の承認者選択方法。
4. 前記情報格納部が、予め承認者によって設定される特定の利用者及び部署間の範囲内にて、ファイル共有の登録申請が当該範囲内であれば、自動承認を許可することを示す自動承認ルール情報を格納しており、
   前記ステップ（ｃ）は、
   前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知する前に、取得した申請情報が自動承認ルール情報に適合するか否かを判定するステップと、
   前記自動承認ルール情報に適合すると判定した場合に、前記ファイルについて自動的に承認を許可するステップと、
   前記自動承認ルール情報に適合すると判定した場合以外に、前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知するステップと、
   を含むことを特徴とする、請求項１〜３のいずれか一項に記載の承認者選択方法。
5. 前記情報格納部が、予め申請者又は承認者によって設定される特定の利用者及び部署間の承認権限の委譲を可能とする範囲内にてファイル共有する複数の承認者のうち、いずれか１人の選択承認を許可することを示す選択ルール情報を格納しており、
   前記ステップ（ｂ）は、
   前記アクセス許可範囲情報、及び／又は前記組織情報の内容が、当該選択ルール情報に適合するか否かを判定するステップと、
   前記選択ルール情報に適合すると判定した場合には、当該選択ルールに記述されている承認者を当該申請に対するファイルを承認すべき承認者として選択するステップと、
   を含むことを特徴とする、請求項１〜４のいずれか一項に記載の承認者選択方法。
6. 前記ステップ（ｂ）は、
   最初に選択された承認者を一次承認者とし、当該一次承認者の属する部署に対して組織構造上の上位に位置する部署の承認者を二次承認者とし、これを繰り返すことにより複数の承認者からなるワークフローを生成するステップを含み、
   前記ステップ（ｃ）は、前記ファイルを、該ワークフローの順序に基づいた対応する承認者端末に通知するステップを含むことを特徴とする、請求項１〜５のいずれか一項に記載の承認者選択方法。
7. 承認を要する情報を申請する申請者が用いる申請者端末と、申請者端末から申請される所定の情報のファイルを取得し、該ファイルについて承認する承認者を自動的に選択し、前記ファイルを該承認者によって利用される承認者端末に通知する承認者選択装置を備える承認者選択システムであって、
   前記承認者選択装置が、組織に属する利用者とその所属部署を含む情報であるユーザ情報と、組織の部署間の関係を木構造で示す階層構造の情報である組織情報と、承認権限を有する承認者とその所属部署を含む情報である承認権限情報とを予め格納しておく情報格納部を備え、
   前記承認者選択装置が、
   前記申請者端末から、該ファイルを共有させる利用者及び／又は該利用者の属する部署の範囲を表す、複数の部署に該当するアクセス許可範囲情報を含む、前記ファイルの登録の申請情報を取得する手段と、
   前記組織情報、前記ユーザ情報、及び前記承認権限情報を用いて、前記申請情報に含まれるアクセス許可範囲情報から、該アクセス許可範囲に該当する全ての部署を特定し、前記階層構造において特定した全ての部署の同位以上にある共通の部署に所属する当該部署の範囲内の承認者を選択する手段と、
   前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知する手段と、
   前記承認者端末から該承認者によってファイルの登録を許可された旨を表す承認結果を受信して、当該ファイルを承認済みのファイルとして、前記情報格納部に格納する手段と、
   前記情報格納部に格納した承認済みのファイルに対して、前記アクセス許可範囲情報に基づく範囲内でアクセス権を設定する手段とを備えることを特徴とする、承認者選択システム。
8. 申請者端末から申請される所定の情報のファイルを取得し、該ファイルについて承認する承認者を自動的に選択し、前記ファイルを該承認者によって利用される承認者端末に通知する承認者選択装置であって、
   組織に属する利用者とその所属部署を含む情報であるユーザ情報と、組織の部署間の関係を木構造で示す階層構造の情報である組織情報と、承認権限を有する承認者とその所属部署を含む情報である承認権限情報とを予め格納しておく情報格納部と、
   前記申請者端末から、該ファイルを共有させる利用者及び／又は該利用者の属する部署の範囲を表す、複数の部署に該当するアクセス許可範囲情報を含む、前記ファイルの登録の申請情報を取得する手段と、
   前記組織情報、前記ユーザ情報、及び前記承認権限情報を用いて、前記申請情報に含まれるアクセス許可範囲情報から、該アクセス許可範囲に該当する全ての部署を特定し、前記階層構造において特定した全ての部署の同位以上にある共通の部署に所属する当該部署の範囲内の承認者を選択する手段と、
   前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知する手段と、
   前記承認者端末から該承認者によってファイルの登録を許可された旨を表す承認結果を受信して、当該ファイルを承認済みのファイルとして、前記情報格納部に格納する手段と、
   前記情報格納部に格納した承認済みのファイルに対して、前記アクセス許可範囲情報に基づく範囲内でアクセス権を設定する手段とを備えることを特徴とする承認者選択装置。
9. 申請者端末から申請される所定の情報のファイルを取得し、該ファイルについて承認する承認者を自動的に選択し、前記ファイルを該承認者によって利用される承認者端末に通知する承認者選択装置として機能するコンピュータに、
   組織に属する利用者とその所属部署を含む情報であるユーザ情報と、組織の部署間の関係を木構造で示す階層構造の情報である組織情報と、承認権限を有する承認者とその所属部署を含む情報である承認権限情報とを予め格納しておく情報格納ステップと、
   前記申請者端末から、該ファイルを共有させる利用者及び／又は該利用者の属する部署の範囲を表す、複数の部署に該当するアクセス許可範囲情報を含む、前記ファイルの登録の申請情報を取得するステップと、
   前記組織情報、前記ユーザ情報、及び前記承認権限情報を用いて、前記申請情報に含まれるアクセス許可範囲情報から、該アクセス許可範囲に該当する全ての部署を特定し、前記階層構造において特定した全ての部署の同位以上にある共通の部署に所属する承認者を選択するステップと、
   前記ファイルを当該選択した承認者が利用する承認者端末に通知するステップと、
   前記承認者端末から該承認者によってファイルの登録を許可された旨を表す承認結果を受信して、当該ファイルを承認済みのファイルとして、前記情報格納部に格納するステップと、
   前記情報格納部に格納した承認済みのファイルに対して、前記アクセス許可範囲情報に基づく範囲内でアクセス権を設定するステップと、
   を実行させるためのプログラム。

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