JP2000105771A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】文書あるいは複数の文書を直接包含するフォル
ダに対する承認処理の状態によって、第三者に対して文
書又はフォルダの可視化表示の範囲を変更し、文書の機
密保護の管理に要する労力を軽減する。 【解決手段】文書又はフォルダをグループ化して承認処
理を行うための論理的な仮想フォルダを設け、承認経路
と可視化表示する範囲の情報を設定し、仮想フォルダに
対する承認処理によって、仮想フォルダの構成要素であ
る文書又はフォルダの可視化表示の範囲を自動的に変更
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子的に作成した
文書をデータベースに登録し、複数のユーザに参照さ
れ、管理されるシステムにおいて、文書の承認処理及び
文書の機密保護の管理を容易にするための文書管理装置
に関わる。

【０００２】

【従来の技術】従来の方式は、特開平６−４５３０号公
報に記載のように文書の承認処理の状態によって、利用
者に対するアクセス権限のみを動的に変更させるという
ものであった。また特開平７−１９１９７５号公報に記
載のようにクラス分けした利用者に対して、文書あるい
は特定のフィールドを可視化表示するか否かも含めたア
クセス権を文書の登録時あるいは更新時に設定又は変更
するというものであった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術は、登録
された文書の承認処理の状態によって、その文書に対す
る第三者の参照、更新などのアクセス権を自動的に設定
することが可能ではあるが、それによって第三者に対す
る文書やフォルダの可視化表示の範囲を動的に変化させ
ていくことについては、考慮されていなかった。

【０００４】あるいは文書又は文書内のフィールドに対
する可視化表示の範囲を特定のユーザやグループに対し
て設定することは可能ではあるが、その設定は、文書の
登録者や更新者が設定するというものであり、承認処理
によって、その可視化範囲を動的に変化させていくとい
うものではなかった。

【０００５】データベースに登録して管理される文書
は、文書の処理の状態によっては、参照権がないユーザ
に対して、文書そのものあるいはフォルダも含めた複数
の文書を可視化表示する必要がない場合もあり、また大
量の文書が登録されている場合や多くのフォルダが何階
層も作成されている場合には、確定（承認済み）してい
る文書と未確定（未承認）の文書を混在して表示してし
まうと、ユーザに対して混乱を招く場合もある。

【０００６】本発明の目的は、承認処理を必要とする文
書又は複数の文書を直接包含するフォルダをグループ化
し処理するために論理的な仮想フォルダを設け、その仮
想フォルダに承認経路を設定することで、文書ごとある
いはフォルダごとの管理情報を設定する労力を軽減し、
承認処理のために必要な操作を簡略化することにある。

【０００７】さらに仮想フォルダに対する承認処理によ
って、その構成要素としてリンクされている文書又はフ
ォルダの可視化表示の範囲を変更できるようにし、文書
の機密保護の管理を適切かつ容易に行えるようにするこ
とである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに文書又はフォルダをグループ化して承認処理を行う
ための論理的な仮想フォルダを設ける。これにより、承
認処理の観点から文書又はフォルダをまとめて処理する
ことが可能となる。仮想フォルダには管理情報として承
認経路を設定し、承認処理の状態によって、仮想フォル
ダの可視化範囲を変更する条件部とアクション部を設け
る。これにより承認処理のための文書やフォルダごとの
設定が不要となる。

【０００９】さらに仮想フォルダの状態を監視する管理
情報制御部を設ける。この管理情報制御部では、仮想フ
ォルダの承認処理の状態を監視し、承認処理の状態によ
って可視化表示する範囲を変更する処理を行う。これに
より、承認処理によって、仮想フォルダの可視化表示の
範囲を変更し、さらにその構成要素である文書やフォル
ダの可視化表示の範囲を変更することが可能となる。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施例について
図面で説明する。

【００１１】図１は本発明による文書管理装置の構成例
を示したものである。本システムは処理装置１、文書ア
クセス装置２、文書アクセス制御部３、表示情報制御部
４、管理情報制御部５、管理情報設定部６、文書データ
ベース７、文書実体格納部８、管理情報格納部９、シス
テム管理データ１０、個別管理データ１１、仮想フォル
ダ１２により構成される。処理装置１は文書アクセス制
御部３と文書データベース７よりなる。

【００１２】文書アクセス制御部３は表示情報制御部
４、管理情報制御部５、管理情報設定部６を含み、文書
データベース７には、文書実体格納部８と管理情報格納
部９が含まれる。管理情報格納部９にはシステム管理デ
ータ１０、個別管理データ１１、仮想フォルダ１２が格
納される。

【００１３】文書又はフォルダは文書アクセス装置２か
ら文書アクセス制御部３を通して文書データベース７内
の文書実体格納部８に格納される。文書又はフォルダの
属性情報は、文書アクセス制御部３内の管理情報設定部
６を通して管理情報格納部９内の個別管理データ１１に
格納される。表示情報制御部４は、文書又はフォルダを
階層化して表示する前に個別管理データ１１から属性情
報を取得し、アクセスしたユーザに対して文書及びフォ
ルダを可視化表示するか否かを判定して表示する制御部
である。

【００１４】ある文書あるいはフォルダをまとめて承認
処理を行う場合は、承認処理を行うための仮想フォルダ
を文書アクセス制御部３内の管理情報設定部６を通して
の管理情報格納部９内の仮想フォルダ１２に登録する。
仮想フォルダ１２の管理情報は、個別管理データ１１に
保存されるが、承認経路及び承認者はシステム管理デー
タ１０の情報をもとに決定される。

【００１５】図２から図５はシステム管理データ１０内
に定義されているテーブルである。図２はシステムを利
用できるユーザのＩＤとそのユーザの属するクラス又は
グループを登録してあるユーザ情報テーブルである。例
えば、ＵＳＥＲ００２が属するクラスは３−Ｃとなり、
ＵＳＥＲ００４が属しているのはクラスではなく、グル
ープ２となる。

【００１６】図３はグループ名とそのグループのクラス
名を定義した組織情報テーブルである。図３の例では会
社内の組織をグループとして分類し、職位によってグル
ープ内をクラス分けしている。

【００１７】図４はクラスあるいはグループの承認者の
ＩＤを定義している承認者テーブルであり、例えばクラ
ス１−Ｄに属しているユーザの承認者は、ＵＳＥＲ０２
５となる。

【００１８】図５は文書分類別承認経路定義テーブル
で、文書の種類によって承認経路を定義したテーブル
で、仮想フォルダ登録時に選択され、承認経路と承認者
が決定される。例えば、製品企画書の承認経路はクラス
２−Ｂの承認者−＞クラス２−Ａの承認者−＞グループ
２の承認者となる。

【００１９】図６は承認処理によって更新される個別管
理データ１１内の仮想フォルダの管理情報と仮想フォル
ダの構成要素である文書やフォルダの管理情報である。
仮想フォルダの管理情報に設定されている「可視化表示
の有無」や「可視表示範囲」などの一部の情報は構成要
素である文書やフォルダに継承されていることを示して
いる。

【００２０】図７は、仮想フォルダ登録時に図６の仮想
フォルダ内の管理情報が設定される処理過程を示した図
である。仮想フォルダ登録時には、まず登録したフォル
ダの文書分類ＩＤを文書分類別承認経路テーブルより取
得し、「文書分類ＩＤ」に設定する（１０１）。次にユ
ーザが選択した構成要素を仮想フォルダの「構成要素情
報」に設定する（１０２）。そして文書分類別承認経路
テーブルより各承認レベルのクラス名又はグループ名を
取得し、承認者テーブから、そのクラス又はグループの
承認者ＩＤを取得して、仮想フォルダの承認経路として
設定する（１０３）。このようにあらかじめ文書分類ご
とに定義されている情報を承認経路を決定する。またこ
の時点で「承認状態」はすべて未承認に初期化する（１
０４）。

【００２１】承認経路を設定していくと同時に「条件
部」には、可視化範囲を変更するための条件を設定し、
「アクション部」には、「条件部」の条件判定により、
変更する管理情報の項目名と更新する値、「可視化表示
の有無」の値と「可視化範囲」の値を設定する（１０
５）。デフォルトでは、承認によって可視化表示される
範囲は、承認者の下位クラス又は下位グループのユーザ
となる。

【００２２】また却下によって可視化表示される範囲は
仮想フォルダの登録者と構成要素の登録者となる。承認
者と承認経路はデフォルトの定義により設定されるが、
これらの設定を直接変更することも可能である。承認に
よって可視化表示するための情報の設定が終了したら、
最後に仮想フォルダの「可視化表示の有無」の値と「可
視化範囲」の値を初期化する（１０６）。デフォルトの
可視化表示の範囲は仮想フォルダの登録者と構成要素の
登録者となる。またこの情報は構成要素である文書やフ
ォルダにも継承されることになる。

【００２３】図８は承認処理によって可視化表示の範囲
を更新していく過程を示した図である。この過程は図６
の例に示してある仮想フォルダの管理情報の「承認状
態」によって「条件部」に記述されている条件を判定
し、「アクション部」に記述されている内容にもとづい
て、仮想フォルダの「可視化範囲」の値を更新する過程
となる。

【００２４】図１の管理情報制御部５では、仮想フォル
ダの承認経路の「承認状態」に設定されている値を参照
し、未承認の状態が残っているかをチェックする（２０
１）。未承認の状態が残っている場合は、「承認状態」
の値が変更されたかの判定を行う（２０２）。「承認状
態」の値が変更されていないと判定した場合は、未承認
レベルの「承認状態」の値が変更されるまで待つことに
なる。

【００２５】承認者によって「承認状態」の値が更新さ
れると、条件部に設定してある承認済み又は却下済みか
の判定に進むことになる（２０３）。「承認状態」の値
が却下済みの場合は、却下済みレベルでの可視化範囲の
情報を「アクション部」より取得し（２０４）、仮想フ
ォルダの「可視化範囲」の値を更新する（２０６）。
「承認状態」の値が承認済みの場合は、承認済みレベル
での可視化範囲の情報を「アクション部」より取得し
（２０５）、仮想フォルダの「可視化範囲」の値を更新
する（２０６）。

【００２６】この更新された値は仮想フォルダの構成要
素である文書又はフォルダに継承され、文書及びフォル
ダの可視化範囲も変更される（２０７）。値を更新した
あと、制御を（２０１）に戻し、未承認の状態が残って
いる間、処理を繰り返す。そしてすべて承認済みになっ
たら処理を終了する。

【００２７】本実施例では、承認処理によって第三者に
対する可視化表示の範囲を更新する処理を例として挙げ
ているが、仮想フォルダの管理情報の条件部に他の条件
を設定し、その条件判定により他の管理情報の値を変化
させることも可能である。

【００２８】このように本実施例によれば、承認処理を
行うための論理的な仮想フォルダに承認経路と承認によ
って可視化表示する範囲を設定し、仮想フォルダに対し
て承認処理を行うことにより、仮想フォルダの構成要素
である文書やフォルダの可視化表示の範囲を変更するこ
とが可能となる。

【００２９】

【発明の効果】本発明によれば、文書又はフォルダをグ
ループ化して承認処理を行うために論理的な仮想フォル
ダを設け、その仮想フォルダに承認経路及び承認によっ
て可視化表示する範囲を設定して包括的に管理を行うこ
とが可能なので、文書ごとあるいは物理的なフォルダご
とに管理情報を設定する労力を軽減することができる。
また、仮想フォルダに対する承認処理によってその構成
要素としてリンクされている文書及びフォルダの可視化
表示の範囲を変更することが可能なので、管理情報を更
新する労力を軽減することができ、文書の機密保護の管
理を適切かつ容易に行うことができるという効果があ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による文書管理装置の構成例を示した図
である。

【図２】ユーザのＩＤとそのユーザが属するクラス又は
グループを登録したテーブルの例を示した図である。

【図３】グループ名とそのグループ内のクラス名を定義
したテーブルの例を示した図である。

【図４】クラス又はグループの承認者のＩＤを登録した
テーブルの例を示した図である。

【図５】文書分類別に承認経路を定義したテーブルの例
を示した図である。

【図６】承認処理によって可視化表示する範囲を変更す
るための仮想フォルダの管理情報と構成要素の管理情報
の例を示した図である。

【図７】仮想フォルダ登録時に管理情報として文書分類
と承認経路及び承認によって可視化表示する範囲を設定
する処理過程を示したフローチャートである。

【図８】承認処理によって可視化表示の範囲を更新する
処理過程を示したフローチャートである。

【符号の説明】

１…処理装置、 ２…文書アクセス装置、 ３…文
書アクセス制御部、４…表示情報制御部、 ５…管理情
報制御部、６…管理情報設定部、７…文書データベー
ス、８…文書実体格納部、９…管理情報格納部、１０…
システム管理データ、 １１…個別管理データ、１２
…仮想フォルダ。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】電子的に作成した文書をコンピュータ上の
   データベースに登録し管理するシステムにおいて、文書
   あるいは複数の文書を直接包含するフォルダに対する間
   接的な承認処理によって、文書あるいはフォルダの可視
   化表示の範囲を動的に変化させることを特徴とする文書
   管理装置。
2. 【請求項２】データベースに登録してある文書又はフォ
   ルダを特定のユーザに対して可視化表示していく手段と
   して、承認処理の対象となる文書又はフォルダをグルー
   プ化して管理するための論理的な仮想フォルダを設けた
   ことを特徴とする文書管理装置。
3. 【請求項３】承認処理によって特定のユーザに対して可
   視化表示する範囲を変更する手段として、前記仮想フォ
   ルダに承認経路の情報と承認処理の結果によって可視化
   表示する範囲を変更する条件部とアクション部を備えた
   ことを特徴とする文書管理装置。
4. 【請求項４】文書あるいは複数の文書を直接包含するフ
   ォルダに対して間接的に承認処理を行う手段として、前
   記仮想フォルダに対する承認処理によって、仮想フォル
   ダの管理情報を変更し、その構成要素としてリンクされ
   ている文書又はフォルダの管理情報を変更することを特
   徴とする文書管理装置。