JP2005018281A - ワークフローサーバー、ワークフロー管理方法、プログラム、該プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】文書管理システムにおけワークフローシステムでの審査・承認作業に最適な審査者又は承認者を選択することで同作業をよりスムースに行う。
【解決手段】ネットワーク４を介して電子文書クライアント装置３と電子文書管理サーバー２とからなる電子文書管理システムとワークフローサーバー２を接続する。該ワークフローサーバー２は、上記電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を格納すると共に、審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータを取得し蓄積する。最適な審査者・承認者の選択は、審査者・承認者の過去の平均処理時間及び／又は処理予想時間に基づきユーザーが行うか又はワークフローサーバー２が自動的に選択する。
【選択図】 図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書ワークフローシステムの管理に関し、クライアント装置−サーバー型の共有電子文書管理システムに接続可能なワークフローサーバー、前記ワークフローシステムの管理方法、プログラム及び該プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ワークフローは電子文書を扱う業務の流れを意味するが、ここでいうワークフローシステムはその流れを自動化するシステムを指すことを前提に説明を行う。
ワークフローに関するソフトウエアは多数販売されており、勤怠入力や交通費清算システムなど、様々な分野で用いられている。多くのワークフローシステムに含まれる機能に「文書の審査・承認」機能がある。審査・承認について、特許文献ではないが、例えば富士ゼロックス社の「ＩＳＯ ＸＲＯＳＳ」（登録商標）では「Ｄｏｃｕ Ｗｏｒｋｓ」に登録した電子印を使用し承認印を押し、その文書を共有フォルダにいれる等で承認文書の受け渡しが可能となる。
また、共有文書を保管するシステムとして、本出願人のＲｉｄｏｃ（登録商標）システムがある。このシステムのサーバー側ソフトウエアとクライアント装置側ソフトウエアによるシステムでは、サーバー側で作成したキャビネットの中での文書登録・削除・移動、フォルダ作成・削除・移動等の操作をクライアント装置側で行うことができる。
また、フォルダ内に保管するものとして、実ファイルへのリンク（ショートカット）を用いることもできる。登録文書には「文書タイプ」と呼ばれるものを関連付けて管理しており、一般ユーザーは文書管理サーバーに登録されている「文書タイプ」を一つ選択し、文書タイプ内の「文書名」、「作成者名」等の各項目を入力し、文書に関連づける。
【０００３】
そしてこのＲｉｄｏｃシステムはツリービューを用いることにより、階層構造を容易に視覚的に認識可能であり、また、文書やフォルダに対する操作をＧＵＩ上で行える点に特徴がある。
図７はこの階層構造を視覚的に示した例を示したものである。即ちキャビネットＡにフォルダＡ、Ｂ、・・・が格納されており、かつ各フォルダＡ、Ｂ、・・・には文書Ａ、Ｂ、・・・が格納されている。また、各文書は文書タイプα、β・・・等の文書からなっている。
【０００４】
また、先行特許文献として、特開平１１−３０６２５３号公報及び特開平１１−３０６２５４号公報に記載されたものが知られている。
このシステムはオペレータがワークフロー設定を作業擬似完了機能などを用いて臨機応変に対応できる柔軟性を有しているが、電子文書の審査・承認を行う審査者・承認者の過去の情報を利用することにより、よりスムーズにワークフローを回そうというものではない。
【０００５】
以上のように、従来から審査・承認フローの途中において、審査・承認担当者の不在等によりフローが滞ってしまうことはよく起こり得ることであり、審査・承認フローでは、代理審査・承認を行うことが可能な人が存在することは一般的であるが、どの人に作業を依頼するのかに関して、静的に定められたものを用いるのが常であり、優先順位をシステムが判断することはなかった。
【０００６】
【特許文献１】
特開平１１−３０６２５３号公報
【特許文献２】
特開平１１−３０６２５４号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
個人の処理能力の違いや、例え役職が同じでも出張がちな人とそうでない人がいること等を考慮すると、最適ルートを選ぶ際に依頼先に関する情報があった方が望ましい。また、フローシステムが最適な依頼先を選んでくれると更に望ましい。そこで、本発明の目的は、審査・承認作業のスピードの個人差や、不在度等の過去のデータを分析し活用することにより、ワークフローシステムにおいてフローがよりスムーズに流れるようにすることを可能とすることことである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、電子文書クライアント装置と電子文書管理サーバーとからなる電子文書管理システムと接続可能なワークフローサーバーあって、上記電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を格納する手段、審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータを取得し蓄積する手段を有することを特徴とするワークフローサーバである。
請求項２の発明は、請求項１に記載されたワークフローサーバにおいて、格納された審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータから、当該フロー種内で最適な審査者・承認者を選択する手段を有することを特徴とするワークフローサーバである。
請求項３の発明は、請求項１又２のいずれかに記載されたワークフローサーバー装置において、格納された審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータに基づき、審査・承認の処理速度が所定の速度に達していない審査者・管理者を抽出する手段、抽出された審査者・管理者に対する警告情報を出力する手段を備えたことを特徴とするワークフローサーバである。
請求項４の発明は、電子文書クライアント装置と電子文書管理サーバーとワークフローサーバーとからなるワークフローシステムにおけるワークフロー管理方法であって、上記電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を蓄積する工程、 審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータを取得して蓄積する工程、該蓄積された該データを基に、所定の処理速度を備えた審査者・承認者を選択する工程、を有することを特徴とするワークフローシステムの管理方法である。
請求項５の発明は、電子文書クライアント装置と電子文書管理サーバーとワークフローサーバーとからなるワークフローシステムで使用可能な電子文書管理サーバーを、上記電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を取得して保存させる手段、審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータを取得する手段、該データを蓄積させる手段、蓄積させた該データを基に審査者・承認者を抽出する手段、として機能させることを特徴とするプログラム。
請求項６の発明は、請求項５に記載されたプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体である。
【０００９】
【発明の実施の形態】
本発明の実施形態について図面を参照して説明する。
図１は本発明に係る電子文書管理システムの構成を概略的に示す図である。
本発明の電子文書管理システムは、共有文書データベース１ａを備えた文書管理サーバー（ドキュメントサーバ）１と、審査・承認情報データベース２ａを備えたワークフローサーバ２、及びクライアント装置３側の、例えばスキャナ３ａ、プリンタ３ｂ、クライアント装置ＰＣ３ｃ、及びサーバ側とクライアント装置側とを繋ぐネットワーク４からなっている。
ここで、電子文書管理システムは、電子文書管理サーバー１とネットワーク４を介して電子文書管理サーバー１にアクセスし電子文書管理サーバー１内の情報を参照、更新可能な電子文書クライアント装置３（３ａ〜３ｃ）と、ワークフローサーバー２とから構成されており、ワークフローサーバー２は、電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を格納することができる。
文書管理サーバ（ドキュメントサーバ）１は、フォルダとファイルの階層構造、ファイル情報を格納でき階層構造内の特定領域にアクセス制御をかけることができる。
【００１０】
以上の構成において、クライアント装置ＰＣ３Ｃは、ネットワーク４を介してデーターベース内に共有文書を保管しているドキュメントサーバー１へアクセスし、共有分書データベース１ａに格納されている共有文書の登録、削除、閲覧、審査・承認依頼などを行うことができる。
ワークフローサーバー２はデータベース２ａを備え、例えば、（１）審査・承認フローを流れる電子文書に関する情報、（２）フロー経路情報、（３）文書のフロー状態（審査・承認状態）情報、（４）過去の審査・承認状況の個人別データ等を保管する。
【００１１】
また、ワークフローサーバー２は制御部を持ち、（１）電子文書の審査・承認処理の実行、（２）格納されている審査者・承認者毎の審査・承認スピードに関するデータに基づき、ユーザーに審査者・承認者の個人別データ、つまり過去の平均処理時間や所要予想時間の算出等の処理を行い、その結果をネットワーク４を介してクライアント装置側に送る。
【００１２】
図２は、審査・承認状況データを保持する「審査・承認状況データテーブル」の例を示す。ワークフローサーバー２において審査・承認状況データを個人別に保持する場合、図示するようなテーブルとして格納されている。
【００１３】
図３は情報提示ダイアログの１例を示している。 クライアント装置ＰＣの表示画面に各人の平均所要時間が表示される。
ユーザーは審査・承認依頼を出す際、ワークフローシステムはこの「審査・承認状況データテーブル」を参照することにより、選択可能審査・承認依頼先と過去の平均処理時間に基づく予想処理時間をユーザーへ提示することができる。
ユーザーは、情報提示ダイアログに表示された提示内容を基にしてどの人へ審査・承認依頼を出すかを選択することができる。
【００１４】
図４は警告ダイアログの例を示す。
処理に時間がかかる人への警告の例である。つまり、格納されている審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度（スピード）に関するデータに基づき、その処理速度が所定のレベルに達せず、審査・承認スピードの遅いと判断された審査者・管理者に対して警告を発することができる。
ここでは、例えば、「審査処理に時間がかかっています。スムーズに審査処理を行うようにして下さい。」と表示される。
このように、審査・承認処理に時間のかかる人へ警告を発することにより、審査・承認処理をスムーズに行うように促す。警告を発するタイミングは審査・承認者のシステムログイン時、審査・承認処理終了時等が考えられる。
【００１５】
ユーザーが審査・承認依頼を出す際、本ワークフローシステムは過去の審査・承認状況データを参照することにより、最適と思われる依頼先を自動的に選択して審査・承認依頼をかけることも可能である。
【００１６】
図６は本文書管理システムにおけるワークフローシステムのワークフローを示す図である。本実施形態の動作手順を図を参考にして説明する。
即ち、ユーザーが審査を申請する場合、ユーザーはクライアント装置ＰＣ画面から審査依頼者を選択し（Ｓ１０１）、審査を依頼する（Ｓ１０２）。ワークフローサーバ２は審査・承認情報データベース２ａ中の審査・承認状況データを読み出し、クライアント装置２の表示画面に表示する。ユーザーは画面表示された審査・承認状況データをチェックして（Ｓ１０３）、そのデータに基づき依頼先が最適化否かを判断する（Ｓ１０４）。依頼先が最適であると判断したときは（Ｓ１０４，ＹＥＳ）、審査を依頼する（Ｓ１０７）。また、依頼先が最適でないと判断したときは（Ｓ１０４，ＮＯ）、審査・承認処理データをクライアント装置ＰＣの表示画面に表示し（Ｓ１０５）、ユーザーは審査依頼をかけるか否かの判断を行う（Ｓ１０６）。
ここで、審査依頼を行うときは（Ｓ１０６、ＹＥＳ）、そのまま審査を依頼する（Ｓ１０７）。
審査を行ったときは（Ｓ１０８）、その審査者が当該審査処理に要した時間に基づき平均処理時間を算出し、審査・承認状況データベースの当該審査者についてのデータを更新し（Ｓ１０９）、処理を終了する。
なお、ステップＳ１０６において、審査依頼をかけないときは（Ｓ１０６、ＮＯ）、クライアント装置ＰＣの審査依頼者選択画面に戻る。
【００１７】
図７は本発明に係る電子管理システムにおけるワークフローシステムの第２の実施形態であるワークフローを示す図である。
この場合は、格納されている審査者・承認者毎の審査・承認の要処理時間（スピード）に関するデータに基づき、最適な処理速度を備えた審査・承認依頼先を自動的に決定（選択）する。即ちユーザーが判断することなく、サーバー側で全て処理を行う。
ユーザーがクライアント装置ＰＣの表示画面において、審査依頼を行うと（Ｓ２０２）、ワークフローサーバー２は審査・承認状況データベース２ａにアクセスして審査・承認状況データをチェックし（Ｓ２０３）、平均所要時間等のデータを基に最適な依頼先を選択し（Ｓ２０４）、審査依頼を行う（Ｓ２０５）。審査員は依頼に応じて審査を行うと（Ｓ２０７）、ワークフローサーバー２はその審査に要した平均処理時間を算出して審査・承認状況データベースの同データを更新し（Ｓ２０８）、処理を終了する。
【００１８】
本発明は、以上の処理手順をワークフローサーバー装置２に搭載したプログラムにより実行することができる。そのためのプログラムは、ワークフローサーバー装置２を、クライアント装置３及び電子文書管理サーバー（ドキュメントサーバー）１とからなる電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を取得して保存させる手段、審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータを取得する手段、該データを蓄積させる手段、蓄積させた該データを基に所定の処理速度の審査者・承認者を抽出する手段、として機能させるものである。
また、当該プログラムの記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＣＤ−ＲＷ＋、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、ＭＯ、ハードディスク等のコンピュータ読取可能な任意の記録媒体を挙げることができる。
【００１９】
【発明の効果】
請求項１、４に対応する効果：審査・承認スピードに関する情報を管理できると共に、審査・承認スピードに関する情報を提示することにより、より望ましい依頼先を選択しやすくする。
請求項２に対応する作用効果：フロー種別内で最適であろう審査者・承認者を自動で選択することにより、ユーザー側は審査者・承認者を選ぶ必要がなくなり、処理が早く終わるであろう審査者・承認者を選ぶことができる。
また、審査・承認者の審査・承認スピード結果はフィードバックしてデータベースに反映されるため、特定の審査・承認者に負荷がかかり過ぎて処理スピードが落ちた場合等には、他の審査・承認者にジョブを割り当てることで処理の効率化を図ることができる。
請求項３に対応する効果：審査者・承認者に作業スピードの改善を促すことができる。
請求項５に対応する効果：文書管理システムと接続された任意のワークフローサーバーにおいて、本発明に係るワークフロー管理を容易に実行することができる。
請求項６に対応する効果：本発明のワークフロー管理のためのプログラムを容易に提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書管理システムの構成を概略的に示した図である。
【図２】審査・承認状況データを保持する審査・承認状況テーブルの１例を示す図である。
【図３】クライアント装置における情報提示ダイアログの１例を示す図である。
【図４】クライアント装置における警告ダイアログの１例を示す図である。
【図５】文書管理システムにおけるワークフローシステムのワークフローを説明するためのフロー図である。
【図６】文書管理システムにおけるワークフローシステムの他のワークフローを説明するためのフロー図である。
【図７】従来の電子文書管理システムにおけるキャビネット内の階層構造を示す図である。
【符号の説明】
１…ドキュメントサーバー、２…ワークフローサーバー、３…クライアント装置、４…ネットワーク。

Claims (6)

1. 電子文書クライアント装置と電子文書管理サーバーとからなる電子文書管理システムと接続可能なワークフローサーバーあって、
   上記電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を格納する手段、審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータを取得し蓄積する手段を有することを特徴とするワークフローサーバ。
2. 請求項１に記載されたワークフローサーバにおいて、格納された審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータから、当該フロー種内で最適な審査者・承認者を選択する手段を有することを特徴とするワークフローサーバ。
3. 請求項１又２のいずれかに記載されたワークフローサーバー装置において、
   格納された審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータに基づき、審査・承認の処理速度が所定の速度に達していない審査者・管理者を抽出する手段、抽出された審査者・管理者に対する警告情報を出力する手段を備えたことを特徴とするワークフローサーバ。
4. 電子文書クライアント装置と電子文書管理サーバーとワークフローサーバーとからなるワークフローシステムにおけるワークフロー管理方法であって、
   上記電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を蓄積する工程、
   審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータを取得して蓄積する工程、該蓄積された該データを基に、所定の処理速度を備えた審査者・承認者を選択する工程、を有することを特徴とするワークフローシステムの管理方法。
5. 電子文書クライアント装置と電子文書管理サーバーとワークフローサーバーとからなるワークフローシステムで使用可能な電子文書管理サーバーを、
   上記電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報を取得して保存させる手段、審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータを取得する手段、該データを蓄積させる手段、蓄積させた該データを基に所定の処理速度の審査者・承認者を抽出する手段、として機能させることを特徴とするプログラム。
6. 請求項５に記載されたプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。

Images