FR2818475A1 - Systeme de distribution selective de fichiers electroniques via une plate-forme d'acces commune - Google Patents

Abstract

L'invention concerne un système de distribution de documents ou d'informations électroniques à de multiples participants (A, B, C, D) à un site Web hébergeant un projet (3) à l'aide d'une plate-forme à comptes multiples et à administrateurs multiples d'un serveur (4). Grâce à ce système, chaque participant peut distribuer ses fichiers et/ ou données à tous les autres participants ou sélectivement à des participants sélectionnés. Chaque participant possède sa propre plate-forme reliée à toutes les autres plates-formes sur le serveur (4) et a son propre administrateur (5). En conservant une plate-forme discrète et sûre, chaque participant reçoit sa propre copie individuelle de fichiers et/ ou données électroniques à des fins de gestion, d'archivage et de circulation interne de documents.

Description

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La présente invention concerne un système permettant la distribution sélective de fichiers électroniques par l'intermédiaire d'une plate-forme Internet d'accès commune.

Dans tout projet de construction, il y a de nombreuses parties impliquées dans l'exécution de celui-ci, telles que le promoteur, l'architecte, l'ingénieur, le maître d'oeuvre, le sous-traitant désigné, le sous-traitant direct et le fournisseur. De tels projets génèrent inévitablement un énorme volume de documents, tels que des lettres, des dessins, des photographies et des instructions de chantier, entre autres. Des documents sont créés quotidiennement, des dessins sont révisés, des plans et des études sont modifiés, et ainsi de suite. Pour que le projet se déroule de manière régulière, il est vital que tous les documents et informations appropriés parviennent aux parties concernées.

Un projet de construction est par nature extrêmement dynamique et des changements ont lieu constamment tout au long de son déroulement. Toutes les modifications ou révisions, qu'elles soient majeures ou mineures, doivent être enregistrées et approuvées par toutes les parties concernées, car elles auront un impact sur les obligations contractuelles entre une ou plusieurs des parties. Il est donc vital de faire en sorte que toutes les révisions et instructions soient envoyées rapidement aux différentes parties pour leur permettre d'agir. Très souvent, il faut envoyer le même document ou la même instruction à de nombreuses sociétés qui sont parties prenantes au contrat, ainsi qu'à de multiples individus au sein de chaque société.

Préalablement à l'avènement d'Internet, les communications entre de multiples parties reposaient sur l'envoi de copies physiques des documents

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appropriés aux parties concernées. Ce système de diffusion et de distribution des informations pose des problèmes, tels que le classement d'un volume important de documents, la nécessité d'assurer un accès rapide à des informations à jour et de faire en sorte que tous les documents appropriés parviennent aux parties concernées, et toute la logistique que suppose la livraison d'une telle masse d'informations à différents endroits. D'autres inconvénients du système manuel de distribution de documents résident en ce que des documents sont souvent mal classés, égarés ou simplement perdus en transit.

Il n'est pas rare que les différentes parties intéressées à un projet soient situées dans des pays différents, de sorte que le problème de la distribution et de la circulation des documents est encore aggravé.

Souvent, les moyens habituels de distribution, tels que les télécopies et les coursiers, ne sont pas suffisamment satisfaisants ou pas assez rapides. Ainsi, par exemple, si la société qui élabore les dessins est basée outre-mer, le va-et-vient des dessins pour effectuer des révisions et des modifications peut poser des difficultés. Souvent, le seul moyen pratique pour envoyer ces dessins consiste à recourir au service d'un coursier. Ceci non seulement entraîne une escalade des coûts mais peut également ajouter aux retards de mise au point des dessins.

Ces problèmes logistiques ont, dans une certaine mesure, été résolus par l'avènement d'Internet. Le réseau Internet offre aux parties intéressées à un projet une plate-forme d'accès commune pour distribuer des informations et avoir accès à celles-ci. Ces plates-formes d'accès communes ont évolué en sites Web d'hébergement de projets qui, de manière

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caractéristique, sont des plates-formes à compte unique et à administrateur final unique.

Habituellement, dans ce type de plate-forme d'accès commune, le promoteur passe un contrat avec un prestataire de services qui fournit le logiciel et le matériel pour héberger le site Web du projet. Le prestataire de services attribue alors au promoteur un espace sur son serveur et installe le logiciel nécessaire pour permettre le téléchargement de documents vers et à partir du serveur et la gestion de ces documents. Le site est habituellement administré par une personne appartenant au personnel du promoteur et cette personne a l'entière responsabilité du maintien de l'intégrité du site.

De manière caractéristique, ces sites d'hébergement de projets permettent à toutes les parties d'accéder à la même copie unique d'un document. Ainsi, si l'une des parties souhaite fournir des instructions ou envoyer un document aux autres parties, elle télécharge le fichier correspondant en format électronique vers le serveur.

Une fois que le fichier se trouve sur le serveur, il est alors disponible pour toutes les parties ayant l'habilitation de sécurité nécessaire pour ce projet, à ce niveau. Ainsi, grâce à la fourniture d'un accès commun, toutes les parties peuvent avoir accès aux mêmes informations.

De tels systèmes permettent aux parties de distribuer et de diffuser des informations et des documents beaucoup plus rapidement et efficacement, quel que soit l'endroit où elles sont situées physiquement. Par conséquent, tous les dessins techniques peuvent par exemple être téléchargés vers la plate-forme d'accès commune sur le serveur, pour permettre ensuite aux architectes de réviser et de modifier les dessins, si nécessaire, puis de

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télécharger les révisions vers le serveur en un temps très court, comparativement à la méthode manuelle antérieure à Internet.

Ce système fonctionne bien en théorie en ce sens qu'il permet à toutes les parties d'avoir accès aux mêmes informations par l'intermédiaire d'un point d'accès unique. Dans la réalité, toutefois, il existe des problèmes pratiques inhérents à ce système. La vertu du système de plate-forme d'accès commune pour la distribution d'informations constitue également son principal inconvénient en ce sens que potentiellement toutes les parties ont accès aux informations qui sont téléchargées vers le serveur.

Dans ces types de plates-formes, l'une des parties a habituellement la responsabilité suprême de l'administration de l'accès à la plate-forme.

Invariablement, l'administrateur est un membre du personnel de l'une des sociétés participantes. Cette partie a donc l'accès à toutes les informations disponibles sur le serveur et la maîtrise de ces informations, qu'elle soit habilitée ou non à cet effet.

Les différentes parties intéressées à un projet peuvent, pour des raisons légales, contractuelles, de confidentialité, ou autres, ne pas souhaiter divulguer certaines ou la totalité de leurs informations aux autres parties du projet. Par exemple, le maître d'oeuvre peut souhaiter communiquer avec ses soustraitants sans que le client/architecte ait connaissance ou soit au courant de cette communication.

En outre, le système de classement des documents doit être standardisé pour toutes les parties, ce qui laisse peu de liberté à chaque partie pour réaliser une gestion personnalisée des documents au sein de chaque société.

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Dans ces conditions, une plate-forme ouverte permettant à toutes les parties d'avoir accès à toutes les informations concernant un projet a pour effet de dissuader les parties d'utiliser la plate-forme ouverte.

La présente invention a pour but de remédier à ces inconvénients de la plate-forme ouverte en offrant aux différentes parties la possibilité de faire circuler sélectivement des documents et des informations confidentielles en format électronique à l'aide d'une plate-forme ouverte sur le réseau Internet.

Pour atteindre ce but et selon l'un des aspects de la présente invention, il est proposé un système permettant la distribution de documents ou d'informations électroniques sous la forme de fichiers et/ou données à de multiples participants à un site d'hébergement d'un projet sur le réseau Internet, à l'aide d'une plate-forme à comptes multiples et à administrateurs multiples maintenue opérationnelle sur un serveur géré et administré par un administrateur qui supervise l'ensemble du serveur, le système étant caractérisé en ce qu'un émetteur peut distribuer ses fichiers et/ou données à tous les participants du projet ou sélectivement à des participants sélectionnés de ce projet.

De préférence, chaque participant est équipé de sa propre plate-forme discrète sur le serveur, chaque plate-forme individuelle pouvant être reliée aux autres plates-formes du serveur, et chaque participant individuel pouvant contrôler un accès à sa propre plate-forme sur le serveur grâce à son propre administrateur qui est indépendant de l'administrateur supervisant le serveur.

Conformément à une caractéristique particulière de la présente invention, chaque participant peut

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télécharger des fichiers et/ou données électroniques à partir de son propre ordinateur et/ou peut directement entrer des données et les télécharger vers tous les participants du projet en adressant et en envoyant les fichiers et/ou données à tous les participants.

Conformément à une autre caractéristique particulière de l'invention, chaque participant peut télécharger des fichiers et/ou données électroniques à partir de son propre ordinateur et/ou peut directement entrer des données et les télécharger vers des participants sélectionnés en adressant et en envoyant les fichiers et/ou données uniquement à ces participants sélectionnés.

De préférence, chaque participant sélectionné par l'émetteur reçoit sa propre copie du fichier qui est inaccessible à tous les autres participants du projet ayant accès au serveur, pour qu'ainsi le participant puisse exploiter librement le fichier reçu.

La présente invention propose donc un système de distribution sélective de fichiers électroniques via une plate-forme d'accès commune, permettant à un utilisateur d'utiliser une plate-forme sur le réseau Internet, tout en ayant l'assurance que seules des parties sélectionnées peuvent avoir accès à ses fichiers. Le système permettant la distribution sélective d'informations et de documents entre les différentes parties nécessite la création d'une plateforme à comptes multiples et à administrateurs multiples. Dans un tel système, une plate-forme individuelle est créée pour chaque participant à l'entreprise, plate-forme individuelle qui est autoadministrée et qui existe en tant qu'élément constitutif de l'espace de travail d'un projet.

Dans ce système, les documents qui doivent être mis à la disposition de toutes les parties sont

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automatiquement téléchargés sur la plate-forme de chaque société, tandis que les documents qui doivent être distribués sélectivement sont dirigés uniquement vers les plates-formes constitutives de l'espace de travail du projet qui sont spécifiées par l'émetteur. En maintenant opérationnelle une plate-forme sûre et discrète, chaque participant au projet possède sa propre copie individuelle des données à des fins de gestion, d'archivage et de circulation interne des documents, par opposition à un seul fichier de données commun qui n'est disponible que par l'intermédiaire d'une plate-forme d'accès commune.

En conservant une circulation interne au sein de sa propre plate-forme discrète, l'utilisateur peut s'assurer que tous les commentaires/informations en retour reçus en relation avec des données particulières ne sont pas disponibles pour tous les autres utilisateurs, comme ils le seraient sur une plate-forme ouverte. L'utilisateur peut donc préserver la confidentialité de tous les commentaires internes.

Ainsi, par exemple, si une société A souhaite envoyer un document à une société B et à une société C, mais pas à une société D, elle télécharge alors les données vers le serveur en spécifiant les sociétés B et C comme destinataires. Les données sont ensuite dirigées uniquement vers la plate-forme correspondant à chacune des sociétés B et C. De cette manière, une distribution sélective des données peut être obtenue.

Par conséquent, ce système facilite et encourage l'utilisation par les parties des plates-formes d'accès communes pour distribuer sélectivement des fichiers, des comptes rendus et d'autres documents ouverts et confidentiels, tels que des informations relatives à un projet.

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Un mode de fonctionnement du système va maintenant être décrit.

Le système de distribution sélective de fichiers électroniques nécessite la création d'un serveur auquel toutes les parties peuvent accéder. Sur le serveur, il est prévu des moyens permettant à chaque société participante individuelle de créer et de maintenir opérationnelle sa propre plate-forme, c'est-à-dire son propre espace distinct sur le serveur. Cette plateforme est contrôlée exclusivement par le propre administrateur de la société. Seul l'administrateur a accès à tous les documents détenus par cette société au sein de sa plate-forme. Il est par conséquent possible d'établir sur un serveur un système à comptes multiples et à administrateurs multiples qui offre à chaque titulaire d'un compte un espace discret sur le serveur, un accès à cet espace étant sous le contrôle exclusif du propre administrateur de cette société, qui est indépendant d'un administrateur global supervisant le serveur.

La partie qui crée ou établit l'espace sur le serveur fournit à toutes les parties un identifiant de projet commun qui sert de lien entre les multiples plates-formes discrètes travaillant au sein du même espace de travail de projet commun.

Pour permettre une gestion efficace des documents, le serveur peut être équipé d'outils de base permettant une gestion et un classement des documents d'une manière uniforme pour l'ensemble du projet. Les documents peuvent par conséquent être téléchargés vers le serveur d'une manière uniforme, pour qu'ainsi toutes les parties puissent localiser facilement les documents pertinents.

Lorsqu'un utilisateur souhaite télécharger des informations vers le serveur, il sélectionne tout

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d'abord les fichiers qu'il souhaite télécharger à partir de ses propres fichiers numériques ou d'autres sources extérieures, telles qu'une caméra numérique ou un scanneur. L'utilisateur sélectionne ensuite les parties auxquelles le document doit être envoyé, à partir de sa propre liste de diffusion ou de la liste de diffusion fournie par le promoteur, en spécifiant soit un destinataire unique soit des destinataires multiples. Une fois qu'il a'sélectionné les destinataires, l'utilisateur peut alors télécharger les fichiers vers le serveur. Un attribut de fichier peut être affecté au fichier en cours de téléchargement pour qu'il puisse être consulté facilement et localisé grâce à un moteur de recherche du système.

Au niveau du serveur, le fichier est diffusé conformément à la liste de diffusion choisie par la source ou l'émetteur du fichier. Chaque destinataire individuel reçoit tout d'abord dans sa fenêtre"Quoi de neuf"un message l'informant de la réception du fichier. En outre, le fichier va être dirigé vers une boîte de réception prédéfinie contenue dans le système de classement de la société. Le fichier va rester dans la boîte de réception jusqu'au moment où tous les destinataires spécifiés l'auront ouvert, moment avant lequel le fichier ne peut pas être déplacé, supprimé, modifié ou archivé.

Une fois qu'il a été ouvert par tous les destinataires, le fichier peut être exploité par les utilisateurs bénéficiant des droits d'accès nécessaires. Ainsi, par exemple, si un fichier a été diffusé aux sociétés A, B et D, une fois qu'il a été ouvert par les destinataires de la société A, il peut être stocké par la société A de n'importe quelle manière jugée appropriée par cette dernière.

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Les utilisateurs peuvent également procéder à une diffusion interne du fichier au sein de l'entité proprement dite, et définir des critères de temps pour le traitement de ce fichier. Ainsi, par exemple, un fichier peut être diffusé en interne avec des instructions demandant aux destinataires de fournir des commentaires dans un délai prédéfini.

En ce qui concerne la circulation interne de fichiers qui ont été reçus d'autres parties, l'utilisateur sélectionne les fichiers à partir de ceux qui ont été téléchargés vers le système, puis sélectionne les destinataires. Dans ce cas, les destinataires sont des gens faisant partie de la société. Des groupes d'utilisateurs peuvent être définis pour que, dans le cas de diffusions régulières, il ne soit pas nécessaire d'effectuer séparément à chaque fois une sélection des mêmes utilisateurs multiples. La circulation peut être faite pour informer seulement, auquel cas aucune réponse n'est nécessaire, ou pour suite à donner, auquel cas un délai de réponse est fixé par l'émetteur. Un message peut être envoyé en même temps que le fichier pour fournir des instructions au destinataire. Les commentaires/informations en retour reçus sont conservés au sein du propre système discret de l'utilisateur sur sa plate-forme et les autres utilisateurs ne peuvent pas y avoir accès. Par conséquent, la confidentialité de tous les commentaires/retours d'informations internes peut être garantie.

Chaque utilisateur a accès à un journal de circulation interne séparé qui conserve des enregistrements de la circulation initiale des documents émis ou reçus ainsi que de toutes les réponses connexes consécutives, ou de leur circulation ultérieure, pour permettre de consigner et de contrôler

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l'historique de la circulation. Si des réponses ne sont pas reçues dans le délai initial fixé, un message est transmis simultanément, par l'intermédiaire de la fonction"Quoi de neuf"à l'émetteur et au destinataire, pour les en informer et ce message continuera à être transmis quotidiennement jusqu'à ce qu'une réponse soit envoyée. Il est ainsi possible de s'assurer que toutes les parties concernées au sein d'une organisation reçoivent le document et y donnent suite d'une manière efficace et en temps voulu.

Ceci évite à l'émetteur d'avoir à envoyer le document ou les données à de multiples destinataires en plus du téléchargement du document/des données vers le serveur.

En sélectionnant les destinataires auxquels un fichier doit être envoyé, l'utilisateur peut contrôler qui a accès aux informations et, par conséquent, réaliser une diffusion sélective par l'intermédiaire d'une plate-forme d'accès commune.

Ce qui précède, ainsi que d'autres buts, caractéristiques et avantages de la présente invention, ressortira plus clairement de la description détaillée suivante d'un mode de réalisation donnée à titre d'exemple nullement limitatif en référence aux dessins annexés dans lesquels : la figure 1 est un organigramme d'un site Web d'hébergement de projet à plate-forme d'accès commune classique, du type à compte unique et à administrateur unique ; et la figure 2 est un organigramme d'un site Web d'hébergement de projet à plate-forme du type à comptes multiples et à administrateurs multiples, selon la présente invention.

En référence à la figure 1, dans le cas de la plate-forme de type à compte unique et à administrateur

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unique de l'art antérieur, le promoteur crée un site 1 sur une plate-forme de projet commune qui peut être fournie par un tiers. L'ensemble du site est administré par un administrateur unique 2 qui exerce un contrôle de sécurité suprême sur tous les participants au projet et qui est responsable de l'intégrité de l'ensemble du site. Toutes les parties intéressées au projet ont accès au site, c'est-à-dire à un ensemble commun unique de documents et peuvent télécharger des données vers et à partir de la plate-forme. L'administrateur contrôle qui a accès à quelles données et décide si ces données peuvent être modifiées et/ou supprimées.

En référence à la figure 2, dans le cas de la plate-forme de type à comptes multiples et à administrateurs multiples selon l'invention, le promoteur crée un projet 3. Les différentes parties ou sociétés A, B, C et D intéressées au projet passent alors un contrat avec un prestataire de services et un espace propre est attribué à chacune sur un serveur 4.

Chaque société peut ensuite nommer son propre administrateur 5 pour administrer son site. Plus précisément, si la société A souhaite envoyer certaines données à la société B et à la société C, elle sélectionne alors les données qui doivent être envoyées à partir de ses propres fichiers, puis les télécharge pour le compte des sociétés B et C sur le serveur 4. Une fois que les données ont été reçues par les deux sociétés B et C, celles-ci sont alors libres de les exploiter comme bon leur semble. La société D, pour sa part, ne reçoit pas les données et n'est donc pas informée du contenu de celles-ci.

Chacune des parties intéressées au projet peut donc conserver des informations confidentielles vis-à-vis de toutes les autres parties, sur sa propre plate-forme,

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et avoir un contrôle absolu de qui a accès à ses données.

Bien que la description précédente ait porté sur un mode de réalisation particulier de la présente invention, celle-ci n'est bien entendu pas limitée à l'exemple spécifique décrit et illustré ici et l'homme de l'art comprendra aisément qu'il est possible d'y apporter de nombreuses variantes et modifications sans pour autant sortir du cadre de l'invention. A cet égard, il faut noter que l'exemple de l'industrie de la construction n'a été choisi que pour illustrer la méthodologie employée. Le système de distribution de fichiers sélective décrit ici peut être appliqué à n'importe quelle industrie ou activité dans laquelle plusieurs parties sont impliquées.

Claims (5)

REVENDICATIONS

1. Système permettant la distribution de documents ou d'informations électroniques sous la forme de fichiers et/ou données à de multiples participants (A, B, C, D) à un site hébergeant un projet (3) sur le réseau Internet à l'aide d'une plate-forme à comptes multiples et administrateurs multiples maintenue opérationnelle sur un serveur (4) géré et administré par un administrateur qui supervise l'ensemble du serveur, le système étant caractérisé en ce qu'il comprend des moyens pour permettre à un émetteur de distribuer ses fichiers et/ou données à tous les participants au projet ou sélectivement à des participants sélectionnés du projet.

2. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce qu'il comprend une plate-forme discrète sur le serveur (4) propre à chaque participant (A, B, C, D), et en ce que chaque plate-forme individuelle peut être reliée à d'autres plates-formes sur le serveur afin que chaque participant individuel puisse contrôler un accès à sa propre plate-forme sur le serveur à l'aide de son propre administrateur (5) qui est indépendant de l'administrateur supervisant le serveur.

3. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens pour permettre à chaque participant (A, B, C, D) de télécharger des fichiers et/ou données électroniques à partir de son propre ordinateur et/ou d'entrer directement des données et les télécharger vers tous les participants au projet (3), en adressant et en envoyant les fichiers et/ou données à tous les participants.

4. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens pour permettre à chaque participant (A, B, C, D) de télécharger des fichiers et/ou données électroniques à partir de son propre

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ordinateur et/ou d'entrer directement des données et les télécharger vers des participants sélectionnés, en adressant et en envoyant les fichiers et/ou données uniquement aux participants sélectionnés.

5. Système selon la revendication 3, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens pour permettre à chaque participant (A, B, C, D) sélectionné par l'émetteur de recevoir sa propre copie du fichier qui est inaccessible à tous les autres participants au projet (3) ayant accès au serveur (4), le participant pouvant ainsi exploiter librement le fichier reçu.