KR20020038502A - 공통 액세스 플랫폼을 통한 전자 파일의 선택적 분배 - Google Patents

공통 액세스 플랫폼을 통한 전자 파일의 선택적 분배 Download PDF

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Abstract

각 관계자가 파일 및/또는 데이터를 모든 다른 관계자에게 분배하거나 선택된 관계자에게 파일 및/또는 데이터를 선택적으로 분배할 수 있도록 다수 계정, 다수 관리자 플랫폼을 사용하여 프로젝트 호스팅 웹사이트의 다수의 관계자들에게 전자 문서 및 정보를 분배하기 위한 시스템. 각 관계자는 서버 상의 모든 다른 플랫폼에 연결되며 각 관계자에 의해 자체 관리되고 프로젝트 작업 공간의 구성 성분으로서 존재하는 개개의 플랫폼을 구비한다. 개별적이며 안전한 플랫폼을 유지함으로써 각 관계자는 데이터 관리, 기록 보관 및 내부 배포용 전자 파일 및/또는 데이터의 자체 개별적인 복사본을 받는다.

Description

공통 액세스 플랫폼을 통한 전자 파일의 선택적 분배{SELECTIVE DISTRIBUTION OF ELECTRONIC FILES VIA A COMMON ACCESS PLATFORM}
본 발명은 공통 액세스 인터넷 기반 플랫폼을 통한 전자 파일의 선택적 분배 시스템에 관한 것이다.
어떤 건설 프로젝트에는 개발업자, 설계자, 기사, 주 계약자, 지명된 하청업자, 직속 하청업자, 공급업자 등 프로젝트 실행에 수반되는 무수한 관계자들이 존재한다. 이러한 프로젝트들은 증서, 도면, 사진, 현장 지시 등 막대한 양의 문서를 만들어낼 수밖에 없다. 문서들은 일일 단위로 작성되고, 도면들은 교정되며, 평면도 및 설계가 수정되는 등이다. 프로젝트가 순조롭게 진행되기 위해서는 모든 관련 문서 및 정보가 관련 부서에 도착하는 것이 매우 중요하다.
건설 프로젝트의 특성은 매우 동적이며 프로젝트 진행 내내 변경이 자주 일어난다. 중요하든 중요하지 않든 어떠한 변경이나 수정은 하나 이상의 부서간 계약상 책무에 영향을 주게 되기 때문에 모든 관련 부서에 보고되어 승인되어야 한다. 따라서, 실행을 위해 모든 수정 및 지시들이 즉시 다른 부서들에 확실하게 전달되는 것이 매우 중요하다. 계약에 관여하는 수많은 회사는 물론, 각 회사 내의 다수의 개인에게도 동일한 문서 또는 지시가 종종 전해져야 한다.
인터넷의 출현 이전에 다수의 부서간의 통신은 적절한 부서에 전달되는 관련 문서의 물리적인 복사에 의존했다. 이러한 정보의 보급 및 분배를 위한 시스템은 막대한 양의 문서의 파일링, 현재까지 정보로의 신속한 액세스 확보, 모든 관련 문서의 적절한 부서로의 도착 보장 및 이와 같이 막대한 양의 정보를 변하는 위치로 전달한 뒤의 완전한 로지스틱 등의 문제가 따른다. 또한, 문서의 분배를 위한 수동 시스템의 단점은 문서가 종종 잘못 정리되거나 잘못 놓이거나 단순히 수송중에 유실될 수 있다는 것이다.
프로젝트중인 다른 부서들이 다른 나라에 위치하여 문서의 분배 및 전달의 문제가 보다 악화되는 것은 보기 드문 일이 아니다. 흔히 팩스 및 특송 등의 일반적인 분배 수단은 충분히 신용할 수 없고 혹은 너무 느리다. 예를 들면 도면을 작성하는 회사가 해외에 기지를 두고 있다면 도면을 수정 및 변경하여 돌려보내거나 받기가 곤란해질 수 있다. 흔히 이러한 도면을 전달하는 유일한 실제적인 방법은 특송에 의해서이다. 이것은 단계적으로 비용이 상승할 뿐 아니라 도면 완성을 지연시킬 수 있다.
이러한 논리적인 문제들은 인터넷의 출현으로 어느 정도까지는 처리되었다. 인터넷은 정보를 분배하고 액세스하기 위해 프로젝트의 부서들에게 공통 액세스 플랫폼을 제공하였다. 이러한 공통 액세스 플랫폼은 프로젝트 호스팅형 웹사이트에서 전개되었으며 일반적으로 단일 계정, 단일 최종 관리자 플랫폼이다.
이러한 종류의 공통 액세스 플랫폼에서는 일반적으로 개발자는 소프트웨어 및 하드웨어를 제공하는 서비스 제공자와 계약을 하여 프로젝트 웹사이트를 호스팅 한다. 서비스 제공자는 개발자에게 서버 상에 공간을 할당하고 필요한 소프트웨어를 설치하여 문서가 서버에서 업로드 및 다운로드 되어 관리될 수 있게 한다. 사이트는 대개 개발자로부터의 사람에 의해 관리되고, 이 사람은 사이트의 완전성 보전을 위한 총괄적인 책임을 갖게 된다.
일반적으로 이러한 프로젝트 호스팅 사이트는 모든 부서가 동일한 문서의 단일 복사본에 액세스하는 것을 허용한다. 따라서, 한 부서가 다른 부서에 어떤 지시를 하거나 문서를 보내길 원한다면 관련 파일을 전자 형식으로 서버에 업로드하게 된다. 파일이 서버 상에 있으면 그 프로젝트에 필요한 보안 허가를 받은 모든 부서가 그 레벨에서 이용할 수 있다. 이와 같이 공통 액세스를 제공함으로써 모든 부서가 동일한 정보에 액세스하는 것이 가능하다.
이러한 시스템은 부서들이 물리적으로 위치한 장소에 관계없이 부서들이 보다 바르고 보다 효율적으로 정보와 문서를 분배 및 전달할 수 있게 하였다. 그러므로, 예컨대 모든 공학 도면들이 서버 상의 공통 액세스 플랫폼으로 업로드될 수 있어, 필요에 따라 설계자들이 도면을 교정 및 수정하여 수정본을 인터넷 이전의 수동적인 방법에 비해 순식간에 서버에 업로드할 수 있게 한다.
이 시스템은 모든 부서들이 단일 액세스 포인트를 통해 동일한 정보에 액세스 할 수 있게 한다는 점에서 이론상으로는 잘 작동한다. 그러나 실제로 이러한 시스템에는 실질적인 문제들이 있다. 정보의 분배를 위한 공통 액세스 플랫폼의 장점은 잠재적으로 모든 부서들이 서버에 업로드되는 정보에 액세스한다는 주요 단점이기도 하다.
이러한 형태의 플랫폼에는 보통 플랫폼으로의 액세스 관리에 대해 최종 책임을 맡는 한 부서가 있다. 늘, 관리자는 참여 회사 중 한 회사의 직원이 될 것이다. 따라서 이 부서는 그 정보에 권리가 있는지 없는지에 상관없이 서버 상의 모든 정보에 액세스하여 모든 정보를 제어하게 된다.
프로젝트의 다른 부서들은 법률상, 계약상, 기밀상 또는 그 밖의 이유로 정보의 일부 또는 전부를 프로젝트의 다른 부서에 공개하고 싶어하지 않을 수도 있다. 예를 들어, 주 계약자는 클라이언트/설계자가 알지 못하거나 비밀리에 관여하지 않게 하여 그들의 하청업자와 연락하고 싶어할 수도 있다. 또한, 문서 파일링 시스템은 각 부서가 회사별로 관례의 문서 관리를 행할 여지를 주지 않게 모든 부서에 대해 표준화되어야 한다.
이러한 상황에서 모든 부서가 프로젝트에 관련된 모든 정보에 액세스하는 것을 허용하는 개방 플랫폼은 이러한 개방 플랫폼을 사용하는 부서의 생산성 향상을 저해하는 역할을 한다.
본 발명은 여러 부서가 문서 및 기밀 정보를 인터넷상의 개방 플랫폼을 이용하여 전자 형식으로 선택적으로 배포할 수 있게 함으로써 개방 플랫폼이 갖는 이러한 단점을 극복하기 위한 것이다.
도 1은 단일 계정, 단일 관리자에 의한 대표적인 공통 액세스 플랫폼 프로젝트 호스팅 웹사이트의 순서도이다.
도 2는 다수 계정, 다수의 관리자 플랫폼 프로젝트 호스팅 웹사이트의 순서도이다.
<도면의 주요부분에 대한 부호의 설명>
1 사이트2 관리자
3 프로젝트4 서버
5 관리자
본 발명은 공통 액세스 플랫폼을 통한 전자 파일의 선택적인 분배 방법에 관한 것이며, 이것에 의해 사용자는 인터넷 기반 플랫폼을 사용할 수 있는 동시에 파일이 선택적인 부서에 의해서만 액세스될 수 있도록 할 수 있다. 여러 부서간의 정보 및 문서의 선택적인 분배를 가능하게 하는 시스템은 다수 계정, 다수 관리자 플랫폼의 개설을 필요로 한다. 이러한 시스템에서는 자체 관리되며 프로젝트 작업 공간의 구성 요소로서 존재하는 각 벤처 관계자마다 개개의 플랫폼이 개설된다.
이러한 시스템에서 모든 부서에 이용 가능하게 되는 문서들은 각 회사의 플랫폼에 자동으로 업로드되지만, 선택적으로 분배되어야 하는 문서들은 송신자에 의해 지정된 프로젝트 작업 공간의 다른 구성 요소 플랫폼으로만 보내진다. 보안을 유지함으로써 프로젝트의 각 참여자의 개별 플랫폼은 공통 액세스 플랫폼을 통해서만 이용 가능한 하나의 공통 데이터 파일과 달리 문서 관리, 기록 및 내부 배포상의 이유로 자신의 개별적인 데이터 복사본을 소지하게 된다.
사용자 소유 개별 플랫폼 내에서 내부 배포를 보전함으로써 사용자는 개방 플랫폼 상에 있을 때 어떤 특정 데이터에 대해 수신한 어떠한 코멘트/피드백이 다른 어떤 사용자에게는 확실히 유효하지 않게 할 수 있다. 따라서, 사용자는 모든 내부 코멘트에 대하여 기밀성을 유지할 수 있다.
예컨대 회사 A가 회사 D를 제외하고 회사 B, C에 문서를 보내길 원한다면 수령인으로서 회사 B, C를 지정한 서버에 데이터를 업로드하게 된다. 그러면 데이터는 회사 B, C의 플랫폼으로만 전달된다. 이와 같이 데이터의 선택적인 분배가 달성될 수 있다. 이 시스템은 부서들이 개방 및 기밀 파일, 보고서 및 그 밖의 프로젝트 관련 정보의 선택적인 분배를 위한 공통 액세스 플랫폼을 이용하는 것을 용이하게 하고 촉진시킨다.
전자 파일의 선택적 분배를 위한 시스템은 모든 부서들이 액세스할 수 있는 서버의 개설을 필요로 한다. 각 개개의 참여 회사의 플랫폼, 즉, 서버상의 각 회사의 개별적인 공간을 개설하고 유지하기 위해 각 회사의 시설이 서버에 마련된다. 이 플랫폼은 그 회사의 자체 관리자에 의해서만 제어된다. 관리자만이 회사 자체 플랫폼 내에서 그 회사에 의해 다뤄지는 모든 문서에 액세스한다. 따라서, 각 계정 소유자에게 서버 상에 개별적인 공간을 제공하는 서버 상에 다수 계정, 다수 관리자 시스템이 설치될 수 있고, 이 공간으로의 액세스는 서버를 감시하는 어떤 총괄적인 관리자에 관계없이 그 회사 자체의 관리자의 독점적인 제어 하에 있다.
서버 공간을 개설하거나 초기화하는 부서는 같은 공통 액세스 프로젝트 워크 스테이션 내에서 동작하는 다수의 개별적인 플랫폼 사이를 연결하는 역할을 하는공통 프로젝트 식별자를 모든 부서에 제공한다.
문서의 효율적인 관리를 위해 서버는 문서들이 전체 프로젝트에 대해 동일한 방식으로 관리 및 정리될 수 있게 하는 기본 도구를 구비할 수 있다. 따라서, 문서들이 동일한 방식으로 서버에 업로드될 수 있어 모든 부서들이 관련 문서들을 쉽게 찾아낼 수 있다.
서버에 정보를 업로드하길 원하는 어떤 사용자는 우선 자신의 디지털 파일이나 디지털 카메라 또는 스캐너 등의 다른 외부 소스로부터 업로드하길 원하는 파일을 선택한다. 그리고 사용자는 단일 수령인인지 다수의 수령인인지를 지정하여 자신의 분배 리스트 또는 개발자에 의해 제공된 분배 리스트 내에서 문서가 전달되어야 하는 부서를 선택한다. 수령인이 선택되면 사용자는 파일을 서버에 업로드할 수 있다. 업로드되는 파일에 파일 속성이 할당되어 파일을 쉽게 참조할 수 있는 것은 물론, 시스템 검색 엔진을 통해 찾아질 수도 있다.
서버에서 소스 또는 파일의 전달자에 의해 선택된 분배 리스트에 따라 파일이 분배된다. 각 개개의 수령인은 우선 그들에게 수신된 파일을 알려주는 "What's New" 창에서 메시지를 받는다. 따라서, 파일은 회사의 파일링 시스템 내에 포함된 미리 정해진 박스 안으로 전달된다. 파일은 모든 지정된 수령인들이 파일을 열 때까지 박스 안에 있게 되며, 그 전에 파일은 이동, 삭제, 수정, 기록될 수 없다.
모든 수령인들에 의해 파일이 열리면 필요한 액세스 권리를 갖는 사용자에 의해 파일이 관리될 수 있다. 따라서, 예컨대 회사 A, B, D로 파일이 분배되어 일단 회사 A의 수령인이 파일을 열었다면, 파일은 회사 A에 의해 적합하다고 보는 어떠한 방식으로도 저장될 수 있다.
사용자는 또한 파일을 개체 그 자체 내에서 내부적으로 분배할 수도 있고 그 파일의 취급을 위한 시간 판정 기준을 설정할 수도 있다. 따라서, 예컨대, 수령인들이 소정의 시간 제한 내에서 코멘트를 제공하는 지시에 의해 내부적으로 파일이 분배될 수도 있다.
다른 부서로부터 수신된 어떤 파일의 내부 배포를 위해 사용자는 시스템에 업로드된 파일들 중에서 파일을 선택한 다음 수령인들을 선택한다. 이 경우 수령인들은 회사 내부 사람들이 된다. 일정한 분배에 대한 동일한 다수의 사용자들의 선택이 각각의 경우마다 개별적으로 행해질 필요가 없도록 사용자 그룹이 정의될 수 있다. 응답이 필요 없거나 송신자에 의해 응답 시간 제한이 설정되도록 작용하는 정보에 대해서만 배포가 행해질 수 있다. 지시를 위한 파일과 함께 메시지가 수령인에게 전달될 수도 있다. 수신한 어떤 코멘트/피드백도 플랫폼 상의 사용자 자신의 개별 시스템 내에서 보전되고 어떤 다른 사용자들이 액세스하는 데 이용될 수 없다. 따라서 모든 내부 코멘트/피드백은 기밀성이 보장될 수 있다.
각 사용자는 이어서 연결된 응답과 함께 전달되거나 수신된 최초의 배포 또는 뒤따른 배포의 기록을 보전하는 개별적인 내부 배포 로그에 액세스하여 배포의 이력을 기록 및 감시할 수 있게 한다. 응답이 최초 시간 제한 설정 내에 수신되지 않아야 한다면 송신지 및 수령지에서 동시에 메시지가 발생되어 이를 What's New 기능을 통해 통보하고 응답이 전달될 때까지 매일 계속한다. 이와 같이 조직 내의 모든 관련 부서들이 효과적이며 시기 적절한 방식으로 확실하게 문서를 받아 실행할 수 있다.
이것은 송신자가 문서나 데이터를 서버에 업로드하는 것 외에도 문서나 데이터를 다수에 전달할 필요성을 피하게 한다.
파일이 전달되어야 하는 수령인을 선택함으로써 사용자는 누가 그 정보에 액세스하는지를 제어할 수 있기 때문에 사용자는 공통 액세스 플랫폼을 통한 선택적인 분배를 달성할 수 있다.
<동작 방법>
단일 계정 단일 관리자형 플랫폼에서 개발자는 제3 부서 제공자에 의해 제공될 수 있는 플랫폼 상에 사이트(1)를 개설한다. 사이트 전체는 전체 사이트의 보전에 대한 책임을 맡게 되는 단일 관리자(2)에 의해 관리된다. 프로젝트의 모든 부서들은 그 사이트에 액세스하여 데이터를 플랫폼에서 업로드 및 다운로드 할 수 있다. 관리자는 누가 어떤 데이터에 액세스하는지와 이 데이터가 수정되거나 삭제될 수 있는지의 제어를 유지한다.
다수 계정 다수 관리자형 플랫폼에서 개발자는 프로젝트(3)에 착수한다. 프로젝트의 여러 부서들은 서비스 제공자와 계약을 하고 서버(4) 상에 자신의 공간을 할당받는다. 각 회사는 그 회사의 사이트를 관리할 자체 관리자(5)를 지명한다. 회사 A가 회사 B와 회사 C에 특정 데이터를 보내길 원한다면, 자신의 파일 중에 송신될 데이터를 선택하여 서버(4) 상의 회사 B와 회사 C에 대한 계정에 업로드한다. 회사 B와 회사 C에 의해 데이터가 수신되면 그 회사들이 적합하다고 할 때 데이터교환이 자유로워진다. 회사 D는 데이터를 수신하지 않기 때문에 데이터의 내용을 알지 못하게 된다.
프로젝트의 각 부서는 프로젝트의 모든 다른 부서들과 개별적으로 자체 플랫폼 상에 정보를 지닐 수 있고 누가 그 데이터에 액세스하는지를 완전히 제어할 수 있다.
여기에 개시된 선택적 파일 분배 방법은 다수의 부서들이 연루된 어떤 산업에도 적용될 수 있다. 여기서 건설업의 사용은 단지 사용 방법론의 일례일 뿐이며 예시의 용도로만 사용된다.
본 발명에 의하면, 공통 액세스 플랫폼을 통한 개방 및 기밀 파일, 보고서 및 그 밖의 프로젝트 관련 정보의 선택적인 분배가 가능해진다.

Claims (5)

  1. 서버 상에서 유지되며 전체 서버를 감독하는 관리자에 의해 서버가 처리 및 관리되는 다수 계정, 다수 관리자 플랫폼을 이용하여 인터넷을 통해 프로젝트 호스팅 사이트에서 전자 문서 또는 정보를 파일 및/또는 데이터의 형태로 다수의 관계자에게 분배하는 시스템으로서, 송신자는 상기 파일 및/또는 데이터를 상기 프로젝트의 모든 관계자에게 분배하거나 상기 프로젝트에서 선택된 관계자에게 파일 및/또는 데이터를 선택적으로 분배할 수 있는 전자 파일 분배 시스템.
  2. 제1항에 있어서,
    각 관계자는 상기 서버 상에 자신의 개별적인 플랫폼을 마련하고, 이러한 각각의 개별적인 플랫폼은 상기 서버 상의 다른 플랫폼에 연결될 수 있으며, 각 개별적인 관계자는 상기 서버를 감독하는 관리자와 상관없는 자체 관리자에 의해 상기 서버 상의 자신의 플랫폼으로의 액세스를 제어할 수 있는 전자 파일 분배 시스템.
  3. 제1항에 있어서,
    어떤 관계자가 자신의 컴퓨터로부터 전자 파일 및/또는 데이터를 업로드하거나 또는 상기 파일 및/또는 데이터를 모든 관계자에게 지정하여 전송함으로써 데이터를 프로젝트의 모든 관계자에 직접 입력 및 업로드할 수 있는 전자 파일 분배 시스템.
  4. 제1항에 있어서,
    어떤 관계자가 자신의 컴퓨터로부터 전자 파일 및/또는 데이터를 업로드하거나 또는 상기 파일 및/또는 데이터를 선택된 관계자에게만 지정하여 전송함으로써 데이터를 선택된 관계자에 직접 입력 및 업로드할 수 있는 전자 파일 분배 시스템.
  5. 제3항에 있어서,
    상기 송신자에 의해 선택된 각 관계자는 상기 서버에 액세스하는 상기 프로젝트의 어떤 다른 관계자에 의해서는 액세스가 불가능한 파일의 자체 복사본을 수신하고, 그것에 의해 상기 관계자는 상기 수신한 파일을 자유롭게 거래할 수 있는 전자 파일 분배 시스템.
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