JP2008117265A - ドキュメント配布システム及びドキュメント配布方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 複数の相手方にドキュメントデータを配布する場合の労力の軽減を図ることができるドキュメント配布システムを提供する。
【解決手段】 利用者毎に設けられた、利用者が送受するドキュメントデータを格納するフォルダを有すると共に、ドキュメントの種類毎に、配布先の情報と、配布するときのドキュメントデータのファイル形式とを含む配布先データをテーブル形式で記憶する記憶部１６と、配布依頼のあったドキュメントデータについて、配布先データに基づいて配布先の利用者のファイル形式に変換する変換部１１と、配布先データに基づいて配布先のファイル形式で配布依頼のあったドキュメントデータを、記憶部１６の配布先の利用者用フォルダに記憶させることにより配布する配布部１２と、を具備する
【選択図】 図２

Description

本発明は、複数の利用者に対してドキュメントを配布するためのドキュメント配布システム及びドキュメント配布方法に関するものである。

一般に、ＣＡＤデータや文書データ等のドキュメントデータは、企業内では、設計部門から必要な部署、例えば製造部門、設備部門等に電子データの形で、或いはプロッタ等により出力した紙図面や紙文書の形で配布される。また、企業間においても、例えば部品メーカや組み立てメーカの間などで協調して製品を製造する関係にある場合、同様な配布が行なわれている。

また例えば、建設事業等、複数の会社（施工会社）が共同して建設工事を行なう場合がある。このような建設工事を行なう共同体では、各施工会社間のつながりは、一時的であり、他の建設工事を行なうときには、また別の共同体が組織される。

特開２００１−３２５３２６号公報

ところで、ドキュメントデータ、例えば図面データや設計データは統一されたファイル形式があるわけではなく、施工会社は様々なＣＡＤシステムやワードプロセッサ等のアプリケーションソフトを用いてドキュメントデータを作成している。これらのソフトで作成したドキュメントデータは配布元が配布先の施工会社で使用できるファイル形式に変換して、電子メールで、或いはフレキシブルディスク等の記録媒体に記録して配布している。このため、特に大量のドキュメントデータを多数の会社に配布しなければならない場合、配布の作業に多くの労力を必要としていた。

また、通常、設計変更は頻繁になされることが多く、その都度、設計データ等のドキュメントデータを配布する必要があり、ドキュメントの製作者は版管理（バージョン管理）も行なわなければならない。

また、アプリケーション・サービス・プロバイダ（以下、単にＡＳＰとも称する。）で、図面データ等のドキュメントデータを管理したり、ファイル形式を変換したりするサービスは行われ始めているが、単一の企業内で利用する場合が多い。複数の会社間に亘るサービスを行なう場合もあるが、この場合、データの格納領域を共同で使用することになるので、ドキュメントの配布元の担当者は、アクセスの管理を行って、セキュリティを確保する必要がある。このアクセス管理は煩雑な作業であるので、配布元の担当者にとって大きな負担となっている。したがって、従来のＡＳＰのサービスは、協業が短時間に限られる企業間、或いは関係が薄い企業間で使用するには適していなかった。

本発明は上記事情に基づいてなされたものであり、複数の相手方にドキュメントデータを配布するときの労力の軽減を図ることができるドキュメント配布システム及びドキュメント配布方法を提供することを目的とするものである。

上記の目的を達成するための請求項１記載の発明に係るドキュメント配布システムは、利用者毎に設けられた、利用者が配布するドキュメントデータを記憶する送信用記憶手段と、利用者毎に設けられた、利用者が受領するドキュメントデータを記憶する受信用記憶手段と、配布先の利用者毎に且つドキュメントデータの種類毎に配布するときのファイル形式を定めた配布先情報を記憶する配布先情報記憶手段と、前記配布するドキュメントデータのファイル形式を前記配布先情報に基づいて配布先の利用者のファイル形式に変換する変換手段と、前記配布するドキュメントデータを前記配布先情報に基づいて配布先の利用者のファイル形式で配布先の利用者の前記受信用記憶手段に記憶させることにより配布する配布手段と、を具備することを特徴とするものである。

また、上記の目的を達成するための請求項７記載の発明に係るドキュメント配布方法は、配布先の利用者毎に且つドキュメントデータの種類毎に配布するときのファイル形式を定めた配布先情報を記憶する工程と、配布するドキュメントデータを前記配布先情報に基づいて配布先の利用者のファイル形式に変換する変換工程と、配布するドキュメントデータを前記配布先情報に基づいて配布先の利用者のファイル形式で、配布先の利用者の受信用記憶手段に記憶させることにより配布する配布工程と、を具備することを特徴とするものである。

請求項１記載の本発明によれば、変換手段と配布手段を備えることにより、配布元は作成したドキュメントデータを送信するだけ、そのドキュメントを、予め定めた複数の配布先に対して、指定したファイル形式で配布することができるので、複数の相手方にドキュメントデータを配布するときの労力の軽減を図ることができる。

請求項７記載の本発明によれば、変換工程と配布工程を備えることにより、配布元は作成したドキュメントデータを送信するだけ、そのドキュメントを、予め定めた複数の配布先に対して、指定したファイル形式で配布することができるので、複数の相手方にドキュメントデータを配布するときの労力の軽減を図ることができる。

以下に本発明の一実施形態について図面を参照して説明する。
［実施形態の構成］ 図１は本発明の一実施形態であるドキュメント配布システムの概略構成図である。図１に示すように、本実施形態のドキュメント配布システムは、アプリケーション・サービス・プロバイダ（以下、単にＡＳＰとも称する。）に設けられた、本システムのサービスを提供するＡＳＰ用コンピュータ１０と、複数の企業に設けられた、本システムのサービスを利用するための利用者用コンピュータ２０とがインターネット等のネットワークを介して接続されている。ＡＳＰ用コンピュータ１０は、ＣＡＤデータ等のドキュメントデータのファイル変換及びファイルの配布のサービスを行うためのものである。利用者用コンピュータ２０は、他社にドキュメントデータを送信したり、他社からのドキュメントデータを受信したりするものである。

図２は、ＡＳＰ用コンピュータ１０の概略機能ブロック図である。ＡＳＰ用コンピュータ１０は、ＣＡＤデータや文書データ等のドキュメントデータのファイル形式の変換を行う変換部１１と、ドキュメントデータを指定された配布先に指定されたファイル形式で配布する配布部１２と、配布部１２により配布を行なったときに配布先の会社の利用者用コンピュータ２０に配布したことを通知する通知部１３と、ドキュメントデータの版管理を行なうドキュメント管理部１４と、利用者のアクセス権を管理する利用者管理部１５と、各種のデータを記憶する記憶部１６と、変換部１１や配布部１２や通知部１３等の制御を行なう制御部１７と、を備えている。

記憶部１６は、各利用者毎に設けられた、利用者が配布するドキュメントデータを格納する送信用フォルダと、各利用者毎に設けられた、各利用者が受領するドキュメントデータを格納する受信用フォルダと、配布先の利用者毎に且つドキュメントデータの種類毎に、配布するときのファイル形式を定めた配布先テーブルとを記憶する。

変換部１１は、配布するドキュメントデータのファイル形式を配布先テーブルのデータに基づいて配布先の利用者のファイル形式に変換する。

配布部１２は、配布するドキュメントデータを、配布先テーブルのデータに基づいて、配布先の利用者のファイル形式で、配布先の利用者の受信用フォルダに記憶させることにより配布する。

利用者管理部１５は、許可を得た利用者のみが自己の送信用フォルダ及び受信用フォルダにアクセスすることができるように、且つ各利用者が他の利用者の送信用フォルダ及び受信用フォルダにアクセスすることできないようにアクセス権を管理する。本システムの利用を希望する利用者は、各社ごとに、予めＡＳＰ用コンピュータ１０に登録する。具体的には、ＡＳＰ用コンピュータが用意している所定の登録用フォームに必要事項を入力して、送信することにより、ＡＳＰ用コンピュータ１０からＩＤ番号が付与される。また、このときに、利用者は、パスワードを設定する。なお、一度、ＡＳＰ用コンピュータ１０に登録すれば、プロジェクト毎に登録を行なう必要はない。

次に、記憶部１６に記憶しているフォルダ及び配布先テーブルについて図を用いて説明する。図３は、記憶部を模式的に表わした図である。図３に示すように、記憶部１６には、利用者である企業毎に送信用フォルダと受信用フォルダとが格納されている。例えば、Ａ社用の送信用フォルダＡａと受信用フォルダＡｂ、Ｘ社用の送信用フォルダＸａと受信用フォルダＸｂ等が格納されている。

以下では、Ｘ社とＡ社とＢ社とＣ社とが共同して建設事業のプロジェクトＰ１を行う場合について説明する。図４（ａ）はＸ社の送信用フォルダＸａの詳細図であり、同図（ｂ）はＡ社の受信用フォルダＡｂの詳細図である。図４（ａ）のＸ社の送信用フォルダＸａには、Ａ社等との間で行っているプロジェクトＰ１用のフォルダの他に、他のプロジェクトＰ２、プロジェクトＰ３等のプロジェクト用フォルダが格納されている。また、送信用フォルダＸａのプロジェクトＰ１には、共同して行なう建設事業に必要な図面を配布するための図面用フォルダ３１、仕様書を配布するための仕様書用フォルダ３２、日報を配布するための日報用フォルダ３３、写真を配布するための写真用フォルダ３４等のフォルダが格納されている。Ａ社、Ｂ社及びＣ社の送信用フォルダにも、同様に、各社の送信用フォルダのプロジェクトＰ１用のフォルダに、図面用フォルダ、仕様書用フォルダ、日報用フォルダ及び写真用フォルダ等が格納されている。なお、各社の送信用フォルダの中身は、全て同じになる必要はない。例えば、Ｂ社がプロジェクトＰ１の写真データを送る必要がない場合には、Ｂ社の送信用フォルダには、写真用フォルダは設ける必要がない。

図４（ｂ）のＡ社の受信用フォルダＡｂには、Ｘ社等との間で行っているプロジェクトＰ１用のフォルダの他に、他のプロジェクトのフォルダも格納されている。また、受信用フォルダＡｂのプロジェクトＰ１用のフォルダＰ１には、共同して行なう建設事業に必要な図面の配布を受けるための図面用フォルダ４１、仕様書の配布を受けるための仕様書用フォルダ４２、日報の配布を受けるための日報用フォルダ４３、写真の配布を受けるための写真用フォルダ４４等のフォルダが格納されている。Ｘ社、Ｂ社及びＣ社の受信用フォルダにも、同様に、図面用フォルダ、仕様書用フォルダ、日報用フォルダ及び写真用フォルダ等が格納されている。なお、各社の受信用フォルダの中身は、全て同じになる必要はない。例えば、Ｘ社がプロジェクトＰ１の仕様書データを受信する必要がない場合には、Ｘ社のファイルの受信用フォルダには、仕様書用フォルダは設ける必要はない。

また、本実施形態では、各社とも、自社の送信用フォルダと受信用フォルダしかアクセスすることはできない。例え、ドキュメントの配布元であっても、配布先のフォルダにアクセスすることはできない。更に、本実施形態では、あるプロジェクトに参加している会社のうち、例えばＤ社はドキュメントデータを受信するだけで、ドキュメントデータを他社に発信する必要がない場合には、そのプロジェクトについてはＤ社のフォルダに送信用フォルダを作成しないように設定することも可能である。これにより、当該プロジェクトについては、Ｄ社はドキュメントデータを配布することができず、Ｄ社の担当者による不用意なドキュメントデータの修正・削除等を確実に防止することができる。

図５は、記憶部に記憶されている配布先テーブルを説明するための図である。図５に示す配布先テーブル（配布先情報）は、プロジェクト毎に作成される。各プロジェクトの配布先テーブルには、配布先の会社毎に且つドキュメントの種類毎にドキュメントデータを配布するときのファイル形式が記述されている。ＡＳＰ用コンピュータ１０が配布するドキュメントデータは、必要に応じてこの配布先テーブルに記述されたファイル形式に変換して、各社に配布される。ここで、ドキュメントの種類というのは、図面、仕様書、日報、写真等のように、ドキュメントの内容に応じて区分したものである。図５はドキュメントの種類の一例を示すものであって、本発明は、これに限定されるものではなく、例えば、仕様書と日報を同一の種類としてもよい。

図５では、Ａ社に対しては、図面ドキュメントはtiff形式で、仕様書ドキュメントはrtf形式で、日報ドキュメントはpdf形式で、写真ドキュメントはjpeg形式で配布することが記述されている。この配布先テーブルは、例えば各プロジェクトがスタートするときに、例えばそのプロジェクトの代表会社が予め記憶部１６に記憶して登録しておく。なお、配布先テーブルは、そのプロジェクトの代表会社等の権限を有する者であれば、登録後でもファイル形式の変更や配布先の会社の追加変更等を行なうことができる。

ところで、ファイル変換は、次のようなケースで必要となる。各企業では、図面ドキュメントや文書ドキュメント等を作成するときに、各社毎に必要に応じて異なる市販のアプリケーションソフトを使用している場合が多い。これらの市販のアプリケーションソフトで作成した図面や文書は、そのソフト独自のファイル形式で記憶される。したがって、ある会社で作成した図面を他社で見る場合、同じソフトをもっていなければ、配布元或いは配布先でファイル変換を行う必要がある。また、例えば契約書のような文書ドキュメントについては、配布先でこの文書の内容を変更されたくない場合がある。このような場合、配布元では文書を自由に修正できるファイル形式を使用し、配布するときには、文章の修正が不可能なファイル形式に変換する必要がある。

［実施形態の動作］ 次に、本実施形態のドキュメント配布システムの処理手順について説明する。予め、本実施形態のドキュメント配布システムを利用する会社は、各社毎に本システムによるサービスの提供を受けるための登録を行い、ＩＤ番号を取得し、パスワートを設定しておく。本システムに登録していない第三者は、本システムのＡＳＰ用コンピュータ１０にアクセスすることはできない。これにより、第三者の不正なアクセスによって、ドキュメントデータが漏洩するのを確実に防ぐことができ、セキュリティの向上を図ることができる。

ここでは、Ｘ社によって、既に図５に示すプロジェクトＰ１の配布先テーブルが記憶部１６に格納されているものとする。この配布先テーブルに基づいて、ＡＳＰ用コンピュータ１０は、プロジェクトＰ１に参加している各社、本実施形態の場合、Ａ社、Ｂ社、Ｃ社及びＸ社のフォルダ内にプロジェクトＰ１用の送信用フォルダ及び受信用フォルダを作成する。なお、この送信用フォルダや受信用フォルダの作成は、実際にドキュメントの配布を行なう際に、作成するようにしてもよい。

図６は、本実施形態のドキュメント配布システムの処理手順を示す図である。ＡＳＰ用コンピュータ１０は、所定時間毎に、この処理を実行する。ステップＳ１では、各社の送信用フォルダを点検し、新たに格納された新ドキュメントデータがないかをチェックする。今、Ｘ社がプロジェクトＰ１の新図面ドキュメントを送信用フォルダＸａに格納していたとする。すると、ＡＳＰ用コンピュータ１０は、これを検出し、ステップＳ２に移行してドキュメントの版管理（バージョン管理）を行なう。まず、新図面ドキュメントデータの属性データ或いは、このドキュメントのファイル名からドキュメントの種類及びバージョン情報のデータを取得する。次に、これらの取得したデータに基づいて、Ｘ社の送信フォルダのプロジェクトＰ１用のフォルダの図面フォルダの中に、この新図面ドキュメントと同じ名前の図面ドキュメントがあるか否かを判断し、同じ名前の図面ドキュメントがなければ、この新図面ドキュメントのバージョンを１に設定する。

また、同じ名前の図面ドキュメントが既に格納されていれば、その格納されている図面ドキュメントのバージョン情報を取得し、その取得したバージョン情報からアップしたバージョン情報を、新図面ドキュメントのバージョン情報とする設定を行なう。このようにしてＡＳＰ用コンピュータ１０によってバージョン情報が管理された新図面ドキュメントは、Ｘ社の送信用フォルダのプロジェクトＰ１の図面用フォルダ３１に格納される。

ステップＳ３では、この新図面ドキュメントを図５に示す配布先テーブルを参照して、ファイル変換して、各社に配布する。例えば、Ｘ社が送ってきたgif形式の新たな図面ドキュメントを、Ａ社にはtiff形式にファイル変換してＡ社の受信用フォルダのプロジェクトＰ１用のフォルダの図面フォルダ４１に格納する。また、Ｂ社にも、tiff形式にファイル変換してＢ社の受信用フォルダのプロジェクトＰ１用の図面フォルダに格納する。また、Ｃ社には、jpeg形式にファイル変換して、Ｃ社の受信用フォルダのプロジェクトＰ１用の図面フォルダに格納する。このようにして、ＡＳＰ用コンピュータ１０は、新図面ドキュメントを、配布先テーブルに基づいて必要に応じて各社のファイル形式に変換して、各社のファイル形式で各社の受信用フォルダに記憶させることにより、配布を行なう。なお、必要に応じてとしているのは、ファイル変換をする必要がない場合があるからである。例えば、配布先テーブルで、ある配布先の会社の図面ドキュメントのファイル形式がgif形式となっている場合には、かかる会社には、Ｘ社から配布を依頼されたgif形式の図面ドキュメントをファイル変換することなく、配布できるからである。

ステップＳ４では、ステップＳ３で新図面ドキュメントが配布された各社に対して、電子メール等を用いて配布がなされたことを通知する。この通知により配布先の企業の担当者は、Ｘ社から新図面ドキュメントが配布されたことを知ることができる。なお、ステップＳ１の判断で、新たなドキュメントがないと判断したときには、ステップＳ５に移行して、他の処理を行ってこの処理を終了する。以上で、図６に示す処理を終了する。

ＡＳＰ用コンピュータから通知を受けた会社の担当者は、新図面ドキュメントが各社の受信用フォルダに格納されたことを知ることができる。通知を受けた各社のプロジェクトＰ１の担当者は、各社の利用者用コンピュータ２０を用いてＡＳＰ用コンピュータ１０の記憶部１６の自社の受信用フォルダにアクセスして、新図面ドキュメントを受領する。なお、本実施形態でドキュメントデータを電子メールで送付せずに、通知した各社のコンピュータからＡＳＰ用コンピュータにアクセスさせるようにしたのは、電子メールの形式でドキュメントデータを送るとセキュリティの面で問題が発生する可能性があるからである。また、各社の担当者は、ＡＳＰ用コンピュータ１０の自社の受信用ファイルにアクセスしたときに、全てのバージョンのドキュメントデータを閲覧することができるように設定してもよいし、最新のバージョンのみのドキュメントデータを閲覧することができるように設定してもよい。更に、各社毎に、閲覧の仕方が異なるように設定することも可能である。最新バージョンだけでなく、旧バージョンのドキュメントデータを残しておくことにより、各社の担当者が最新バージョンのドキュメントと旧バージョンのドキュメントの違いを知りたいときに、直ちに両バージョンのドキュメントを閲覧できるので使い勝手が向上する。

［実施形態の効果］ 上記の本実施形態によれば、予め配布先テーブルを作成して登録しておくことにより、各社の担当者は作成した新図面ドキュメントをＡＳＰ用コンピュータの自社の送信用フォルダに送信するだけで、プロジェクトＰ１に参加している他の各社に対して、各社のファイル形式で作成した新図面ドキュメントを配布することができる。

また、本実施形態のシステムは、単にドキュメントを配布する機能を有するだけでなく、ドキュメントのファイル形式の変換機能、バージョン管理機能の他に、複数の会社が共同で行なうプロジェクトのドキュメントデータの格納庫としての機能も有する。

また、従来は、プロジェクトに参加している会社が他の会社のデータを見ることができないように、ドキュメントの配布元がプロジェクトごとに、ドキュメントの配布先の会社のＩＤを発行する必要があった。しかしながら、本実施形態によれば、本システムに参加する会社のＩＤは本システム側（ＡＳＰ用コンピュータ）で発行するので、ドキュメントの配布元がドキュメントを配布するためのＩＤ管理を行なう必要はなくなる。したがって、特に、協業が短時間に限られる企業間のプロジェクト、或いは関係が薄い企業間のプロジェクトでドキュメントデータを配布する場合に、ドキュメントの配布元がこのプロジェクトのための煩雑なＩＤの設定作業を行なう必要がなくなり、本システムを利用するメリットが大きくなる。

また、上記の本実施形態によれば、ドキュメントデータの配布を受けた会社がドキュメントデータの内容を更新して、更新後のドキュメントデータを他社に配布することも可能である。すなわち、本実施形態によれば、同一のプロジェクトに参加しているどの会社も、他の会社に対して、ドキュメントの配布を行なうことができる。さらに、本実施形態のシステムに登録している会社は、複数の異なる会社のプロジェクトに参加することも可能である。新たなプロジェクトに参加した場合、例えば配布用テーブルが登録された際に、既にもっている送信用フォルダと受信用フォルダの中に、自動的に新たなプロジェクト用のフォルダが作成される。この場合、既に本システムからＩＤを取得しているので、再度、ＩＤを取得する必要はない。

さらに、上記の本実施形態によれば、各社は、各社の送信用フォルダと受信用フォルダしかアクセスすることができず、他社のフォルダにアクセスすることはできない。例え、ドキュメントの配布元の会社であっても、配布先の会社のフォルダを見ることはできない。これにより、従来の方法に比べて、セキュリティの向上を図ることができる。

［他の実施形態］ 尚、本発明は上記の実施形態に限定されるものではなく、その要旨の範囲内において種々の変形が可能である。例えば、上記の実施形態では、送信用フォルダと受信用フォルダとを別個にもうけた場合について説明したが、送信用フォルダと受信用フォルダとを一つのフォルダ（送受信用フォルダ）としてもよい。

また、上記の実施形態では、配布先情報のデータを記憶部に配布先テーブルの形式で格納したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば各送信用フォルダやプロジェクト用のフォルダ等の中にファイル形式で配布先情報を格納するようにしてもよい。

また、上記の実施形態では、ＡＳＰ用コンピュータが所定時間ごとに、図６の処理を実行する場合について説明したが、ファイル形式の変換及びドキュメントの配布は、ＡＳＰ用コンピュータが新たなドキュメントデータを受信したときに、図６の処理を実行するようにしてもよい。この場合、図６のステップＳ１の処理は省略可能である。

また、上記の実施形態では、ＡＳＰ用コンピュータがドキュメントのバージョン管理を行なう場合について説明したが、ドキュメントのバージョン管理はドキュメントの作成者が行なうようにしてもよい。

さらに、上記の実施形態では、配布が行なわれたときに、ＡＳＰ用コンピュータから利用者用コンピュータに通知する場合について説明したが、この通知の代わりに、利用者用コンピュータ側から定期的に利用者のフォルダを閲覧させて、配布されたドキュメントデータを受領するようにしてもよい。

以上説明したように、本発明のドキュメント配布システムによれば、配布元は作成したドキュメントデータを送信するだけ、そのドキュメントを、予め定めた複数の配布先に対して、指定したファイル形式で配布することができるので、複数の相手方にドキュメントデータを配布するときの労力の軽減を図ることができる。したがって、本発明は、複数の利用者に対してドキュメントを配布するためのドキュメント配布システムに適用することができる。

本発明の一実施形態であるドキュメント配布システムの概略構成図である。 ＡＳＰ用コンピュータ１０の概略機能ブロック図である。 記憶部を模式的に表わした図である。 （ａ）はＸ社の送信用フォルダＸａの詳細図であり、（ｂ）はＡ社の受信用フォルダＡｂの詳細図である。 記憶部に記憶されている配布先テーブルを説明するための図である。 本実施形態のドキュメント配布システムの処理手順を示す図である。

符号の説明

１０：ＡＳＰ用コンピュータ、 １１：変換部、 １２：配布部
１３：通知部、 １４：ドキュメント管理部、 １５：利用者管理部、
１６：記憶部、 １７：制御部、 ２０：利用者用コンピュータ、

Claims (8)

1. 利用者毎に設けられた、利用者が配布するドキュメントデータを記憶する送信用記憶手段と、
   利用者毎に設けられた、利用者が受領するドキュメントデータを記憶する受信用記憶手段と、
   配布先の利用者毎に且つドキュメントデータの種類毎に配布するときのファイル形式を定めた配布先情報を記憶する配布先情報記憶手段と、
   前記配布するドキュメントデータのファイル形式を前記配布先情報に基づいて、配布先の利用者のファイル形式に変換する変換手段と、
   前記配布するドキュメントデータを前記配布先情報に基づいて、配布先の利用者のファイル形式で、配布先の利用者の前記受信用記憶手段に記憶させることにより配布する配布手段と、
   を具備することを特徴とするドキュメント配布システム。
2. 前記配布手段によりドキュメントデータの配布がなされたときに、配布先の利用者のコンピュータに対してドキュメントデータの配布があったことを通知する通知手段を具備することを特徴とする請求項１記載のドキュメント配布システム。
3. 許可を得た利用者のみが自己の前記送信用記憶手段及び前記受信用記憶手段にアクセスすることができるように、且つ各利用者が他の利用者の前記送信用記憶手段及び前記受信用記憶手段にアクセスすることができないように、アクセス権を管理する利用者管理手段を具備することを特徴とする請求項１又は２記載のドキュメント配布システム。
4. 前記ドキュメントデータの版管理を行なうドキュメント管理手段を具備することを特徴とする請求項１、２又は３記載のドキュメント配布システム。
5. 前記ドキュメントデータはプロジェクト毎に異なるフォルダに格納し、さらにドキュメントデータの種類ごとに異なるフォルダに格納することを特徴とする請求項１、２、３又は４記載のドキュメント配布システム。
6. 前記ドキュメントデータは、ＣＡＤデータ、画像データ及び文書データを含むものであることを特徴とする請求項１、２、３、４又は５記載のドキュメント配布システム。
7. 配布先の利用者毎に且つドキュメントデータの種類毎に配布するときのファイル形式を定めた配布先情報を記憶する工程と、
   配布するドキュメントデータを前記配布先情報に基づいて、配布先の利用者のファイル形式に変換する変換工程と、
   配布するドキュメントデータを前記配布先情報に基づいて、配布先の利用者のファイル形式で、配布先の利用者の受信用記憶手段に記憶させることにより配布する配布工程と、
   を具備することを特徴とするドキュメント配布方法。
8. 前記配布工程によりドキュメントデータの配布がなされたときに、配布先の利用者のコンピュータに対してドキュメントデータの配布があったことを通知する通知工程を具備することを特徴とする請求項７記載のドキュメント配布方法。

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