JP4835315B2

JP4835315B2 - 文書管理装置

Info

Publication number: JP4835315B2
Application number: JP2006215132A
Authority: JP
Inventors: 勝彦松坂
Original assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc
Current assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc
Priority date: 2006-08-07
Filing date: 2006-08-07
Publication date: 2011-12-14
Anticipated expiration: 2026-08-07
Also published as: JP2008040845A

Description

この発明は、パーソナルコンピュータ等からなる文書管理装置に関する。

従来、無駄な重複印刷を抑制するために、ユーザが印刷ジョブを文書の更新情報（文書の版数、更新日時）と共に、ＭＦＰなどの印刷ディバイスに送信し、過去に同じ文書名で同版の印刷ジョブが送られたことがあれば、ユーザに再印刷することを確認し、確認が取れなければ印刷しないようにする技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。
特開２００１−７１５９３号公報

しかし、前記した従来公知のものは、ユーザが印刷ジョブを送信するまで、過去に印刷したか否かが分からないうえ、文書更新情報をわざわざ添付して送らなければならないという問題がある。

この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、印刷ジョブ送信前に印刷を行う必要性を確認できる文書管理装置を提供することを課題とする。

上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）管理対象文書に対して、「印刷後内容変更あり」、「印刷後内容変更なし」、あるいは「未印刷」の属性を関連付けて記憶する記憶手段と、表示手段と、前記表示手段に前記属性に応じた表示形態で各文書の表示を行わせる制御手段と、前記属性に基づいて印刷時の動作を設定可能な印刷動作設定手段と、を備え、前記印刷動作設定手段は、印刷指示された文書の属性が「印刷後内容変更なし」の場合には、前記印刷時の動作設定の選択肢に少なくとも再印刷禁止を含み、印刷指示された文書の属性が「印刷後内容変更あり」の場合には、前記印刷時の動作設定の選択肢に少なくとも、最終印刷後に変更されたページのみの印刷を含むことを特徴とする文書管理装置。
（２）管理対象文書に対して、「印刷後内容変更あり」、「印刷後内容変更なし」、あるいは「未印刷」の属性を関連付けて記憶する記憶手段と、表示手段と、前記表示手段に前記属性に応じた表示形態で各文書の表示を行わせる制御手段と、前記属性に基づいた印刷時の地紋を設定可能な地紋設定手段と、を備え、前記地紋設定手段は、前記属性が「未印刷」の場合は、印刷物に原本であることを示す地紋を印刷させ、前記属性が「印刷後内容変更なし」の場合は、印刷物に副本であることを示す地紋を印刷させ、前記属性が「印刷後内容変更あり」の場合は、印刷物に改版であることを示す地紋を印刷させることを特徴とする文書管理装置。
（３）前記表示形態は、文書のサムネイル上に属性に応じたアイコンを重ねて表示する形態である前項１または２に記載の文書管理装置。
（４）前記アイコンがクリックされた場合には、詳細印刷情報が表示手段に表示される前項３に記載の文書管理装置。
（５）前記詳細印刷情報には複数回分の印刷履歴が含まれ、一つの印刷履歴には少なくとも印刷日時、印刷デバイス、印刷設定、印刷目的、印刷後の保管場所が含まれている前項４に記載の文書管理装置。
（６）印刷指示された文書の属性が「印刷後内容変更なし」の場合には、前記印刷時の動作は、再印刷禁止の他、ユーザに対して再印刷確認画面の表示、トナーセーブモードで再印刷、モノクロで再印刷のうちの少なくとも一つを含む前項１に記載の文書管理装置。
（７）印刷指示された文書の属性が「印刷後内容変更あり」の場合には、前記印刷時の動作は、最終印刷後に変更されたページのみの印刷の他、ユーザに対して変更のないページの再印刷確認画面の表示を含む前項１に記載の文書管理装置。
（８）前記文書のサムネイルは、ページ単位で表示あるいは切り替え可能であり、前記アイコンはページ単位でも表示可能である前項３に記載の文書管理装置。
（９）前記ページによって前記属性が異なる場合、サムネイルがアクティブ状態となされていなければ、ページによって前記属性が異なっていることが分かるアイコン表示をし、アクティブ状態になっていれば、その表示ページの状態をアイコン表示する前項８に記載の文書管理装置。
（１０）前記記憶手段は印刷実行したときの設定情報を記憶し、文書の再印刷の際には、記憶している前回の印刷設定がデフォルトで設定される前項１に記載の文書管理装置。
（１１）ファイルに変更を加えて保存し、さらにファイルを閉じたとき、変更を加えられた範囲に過去に印刷したページが存在すれば、ユーザに対する確認画面が表示される前項１に記載の文書管理装置。
（１２）最後の印刷後に文書に変更が加えられた場合、その後指定期間が過ぎると、ユーザに対する再印刷の確認画面が表示される前項１に記載の文書管理装置。
（１３）文書が複製、分割、統合される場合に、各ページの前記属性を引き継ぐように指定することが可能な前項９に記載の文書管理装置。
（１４）紙出力した文書の紛失情報を印刷履歴１件単位で入力可能であり、全印刷履歴紛失で、該当文書の該当ページを「未印刷」の属性に設定するものとなされている前項５に記載の文書管理装置。
（１５）前記属性が「印刷後内容変更なし」の場合は、ユーザに再印刷する理由を確認する画面が表示され、紛失のためという回答の際は、原本であることを示す地紋を印刷させ、コピーが必要なためという回答の際には、何部目の副本であるかといういうことをカウントした上で、副本と部数の地紋を印刷させ、印刷設定を変更するためという回答の際には、別種の副本であることを示す地紋を印刷させる前項２に記載の文書管理装置。
（１６）前記文書がネットワーク上で共有されている場合には、前記属性に基づいたアクセス制御が可能となされている前項１〜１５のいずれかに記載の文書管理装置。

前項（１）に記載の発明によれば、管理している文書に対して、「印刷後内容変更あり」、「印刷後内容変更なし」、あるいは「未印刷」の属性が関連付けて記憶手段に記憶され、属性に応じた表示形態で表示手段に表示される。つまり、印刷ジョブを送信する前に、属性に応じた表示形態から、「印刷後内容変更あり」、「印刷後内容変更なし」、あるいは「未印刷」を把握することができる。また、前記属性に基づいて文書の印刷時の動作を設定することができ、印刷指示した文書の属性が「印刷後内容変更なし」の場合には、少なくとも再印刷禁止を、印刷指示した文書の属性が「印刷後内容変更あり」の場合には、少なくとも最終印刷後に変更されたページのみの印刷を、選択できる。

前項（３）に記載の発明によれば、表示手段に表示された文書のサムネイル上に重ねて表示されたアイコンの違いから、前記「印刷後内容変更あり」、「印刷後内容変更なし」、あるいは「未印刷」を容易に判別可能となる。

前項（４）に記載の発明によれば、アイコンをクリックした際に表示手段の表示から詳細印刷情報を把握することができる。

前項（５）に記載の発明によれば、詳細印刷情報における一つの印刷履歴から、印刷日時、印刷デバイス、印刷設定、印刷目的、印刷後の保管場所を知ることができる。

前項（６）に記載の発明によれば、印刷指示した文書の属性が「印刷後内容変更なし」の場合には、再印刷禁止の他、ユーザに対して再印刷確認画面の表示、トナーセーブモードで再印刷、モノクロで再印刷のうちの少なくとも一つが設定される。

前項（７）に記載の発明によれば、印刷指示した文書の属性が「印刷後内容変更あり」の場合には、最終印刷後に変更されたページのみの印刷の他、ユーザに対して変更のないページの再印刷確認画面の表示が設定される。

前項（８）に記載の発明によれば、前記文書のサムネイルがぺージ単位で表示されるか、あるいは切り替え可能であり、前記アイコンは、ページ単位でも表示可能であるから、ページ毎にアイコンが変わることで、そのページの属性を知ることができる。

前項（９）に記載の発明によれば、文書のサムネイルがアクティブ状態となされていなければ、アイコン表示によりページによって前記属性が異なっていることが分かる。また、文書のサムネイルがアクティブ状態となっていれば、アイコン表示からその表示ページの状態、例えば、文書の印刷後の変更などが分かる。

前項（１０）に記載の発明によれば、文書を再印刷する際には、印刷実行したときに記憶された前回の印刷設定がデフォルトで設定されるから、再印刷する際の設定が簡単に行える。

前項（１１）に記載の発明によれば、変更が加えられた範囲に過去に印刷したページが存在すれば、例えば、変更があったページを再印刷するかなどをユーザに確認することができる。

前項（１２）に記載の発明によれば、最後の印刷後に文書に変更が加えられた場合には、指定期間が過ぎると、ユーザに再印刷の確認を行うことができる。

前項（１３）に記載の発明によれば、文書が複製、分割、統合された場合に、各ページの前記属性が引き継がれるから、それらの再印刷などを無駄なく行うことができる。

前項（１４）に記載の発明によれば、紙出力した文書の紛失情報が印刷履歴１件単位で入力可能であり、全印刷履歴紛失によって該当文書の該当ページに対して「未印刷」の属性が付与される。

前項（１５）に記載の発明によれば、前記属性が「印刷後内容変更なし」の場合は、ユーザに再印刷する理由を画面で確認し、紛失のためという回答の際は、原本であることを示す地紋を印刷させ、コピーが必要なためという回答の際には、何部目の副本であるかといういうことをカウントした上で、副本と部数の地紋を印刷させ、印刷設定を変更するためという回答の際には、別種の副本であることを示す地紋を印刷させることができる。

前項（１６）に記載の発明によれば、前記文書がネットワーク上で共有されている場合には、前記属性に基づいたアクセス制御が可能となされているから、例えば、属性が「未印刷」のファイルは、作成者のみがフルコントロール可能とし、それ以外のユーザーは閲覧禁止したり、あるいは、作成者が印刷した後には、作成者がその後変更を加えるまでは、作成者と同じグループのユーザと、それ以外のグループのユーザとは閲覧、印刷が許可される、といった制御が可能となる。

以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。

図１は、この発明の一実施形態に係る文書管理装置の概略構成図である。

図１において、この文書管理装置１は、例えばパーソナルコンピュータによって構成され、プリンタ２を備え、これら文書管理装置１とプリンタ２とは、ネットワーク３を介して接続されている。

文書管理装置１は、例えば、制御手段としてのＣＰＵ１０や記憶手段としてのハードディスク装置（ＨＤＤという）１３などを有する本体１１、キーボード１２、表示手段としてのディスプレイ１４などを備えている。

前記ＣＰＵ１０は、文書管理装置１の全体を統括的に制御するものであり、例えばＨＤＤ１３上にあるファイルを文書管理したり、ディスプレイ１４に各種の画面を表示させたり、ユーザが管理されている文書ファイルを指定するとともにプリンタ２を指定して印刷を指示すると、そのファイル及び印刷指示を含むプリンタジョブをプリンタ２に送信する。プリンタ２では、送信されてきた印刷ジョブを用紙Ｍに出力する。

前記文書管理装置１のディスプレイ１４には、図２に示すように、管理下にあるファイルのサムネイルＴを表示することができる。サムネイルＴ上では、印刷に関する以下の３つ属性について、アイコン表示で区別することができるようになっている。
（１）１つ目の属性「未印刷」
これまでに印刷されたことがないファイル、もしくはページに与えられる。この場合、図２の左に示すように、プリンタアイコンＰＩが表示されず、文書のサムネイルＴのみが表示される。
（２）２つ目の属性「印刷後内容変更なし」
これまでに印刷されたことがあり、その後内容に変更がないファイル、もしくはページに与えられる。この場合、図２の中央に示すように、文書のサムネイルＴ上にプリンタアイコンＰＩが表示される。
（３）３つ目の属性「印刷後内容変更あり」
これまでに印刷されたことがあり、かつその印刷後に変更が加えられているファイルもしくはページに与えられる。この場合、図２の右に示すように、鉛筆マークＰが付いたプリンタアイコンＰＩＰが表示される。

このように、各ファイル毎に「印刷後内容変更あり」、「印刷後内容変更なし」、あるいは「未印刷」の属性が、属性に応じた表示形態でディスプレイ１４に文書のサムネイル上に重ねてアイコン表示されるから、ユーザは印刷ジョブを送信する前に、属性に応じた表示形態から、「印刷後内容変更あり」、「印刷後内容変更なし」、あるいは「未印刷」を容易に把握することができる。

図３は、詳細印刷情報のダイアログボックス表示例を示す図である。

各ファイルのサムネイルＴ上でマウスを右クリックするなどして、印刷履歴の詳細の情報を呼び出すと、ディスプレイ１４には図３に示すようなダイアログボックスＤ１が表示される。ダイアログボックスＤ１中の右上のコンボボックスＣＢ（combo box:文字入力欄）からページ番号を指定すると、そのページの詳細印刷情報が表示される。

また、複数回印刷している場合は、印刷日時のコンボボックスから所望の印刷ジョブを選択することで、そのジョブに関する情報が表示される。

詳細印刷情報には、印刷したプリンタ名、印刷設定、印刷設定を反映したサムネイル、印刷目的、印刷後の保管場所、紛失情報が含まれている。このうち、印刷目的、印刷後の保管場所については過去にユーザ入力があったものを表示しており、このダイアログボックスＤ１で編集可能である。紛失情報については後述する。

図４は、印刷時の動作を設定する場合にディスプレイ１４に表示されるダイアログ表示例を示す図である。

図４の画面を用いて、ユーザは、印刷後に内容変更がないファイル、印刷後に内容変更があるファイルについて、印刷時の動作を設定することができる。

印刷後内容変更がない文書の印刷に関して、例えば、つぎの５項目のうちから選択できるようになっている。
（１）再印刷確認ダイアログボックスを表示、（２）印刷禁止、（３）トナーセーブモードで印刷、（４）モノクロで印刷、（５）通常通り
印刷後内容変更された文書の印刷に関して、例えば、つぎの３項目のうちから選択できるようになっている。
（１）変更のないページを再印刷するかどうかの確認ダイアログボックスを表示、（２）変更されたージのみ印刷、（３）通常通り
ユーザが所定の項目を選択後、「ＯＫ」ボタンを押すことにより、選択内容が確定される。「キャンセル」ボタンが押されると、このダイアログ表示画面がキャンセルされる。

図５は、印刷属性がページ毎に異なる場合において、文書ファイルのサムネイルの選択／非選択によって属性のアイコン表示が変わる状況を示す図である。

図５において、文書サムネイルＴが選択されていない場合、換言すれば文書サムネイルＴがアクティブでない状態（サムネイルＴにフォーカスが当たっていない状態）の場合は、図５の左のように、プリンタアイコンにクエスチョンマークＸが付加されたアイコンＰＩＸが表示され、ページによって前記属性が異なっていることが分かるアイコン表示がなされている。

文書サムネイルＴが選択されてアクティブになると（サムネイルＴにフォーカスが当たっている状態）、図５の中央のように、表示しているページの属性を表すアイコンが表示される。この例では、編集を示すエンピツＰが付加されたアイコンＰＩＰが表示され、このページに印刷後変更が加えられたことが示されている。

さらにページ送りをすると、表示しているページの属性を表すアイコンが表示されるため、異なる属性のページが表示される毎に、アイコンが変化する。

なお、図では表現していないが、もしこの後にサムネイルＴの選択を解除すると、再度クエスチョンマークＸ付きのプリンタ２のアイコンＰＩＸが表示される。

また、全ページにおいて印刷属性が共通であるならば、サムネイルＴが選択状態になくても、クエスチョンマークＸ付のアイコンＰＩＸは表示されず、共通している属性のアイコンＰＩやＰＩＰ等が表示される。

このように、各ページ単位で、「印刷後内容変更あり」、「印刷後内容変更なし」、あるいは「未印刷」の属性が、属性に応じた表示形態でディスプレイ１４に文書のサムネイル上に重ねてアイコン表示されるから、ユーザは印刷ジョブを送信する前に、属性に応じた表示形態から、そのページについて「印刷後内容変更あり」、「印刷後内容変更なし」、あるいは「未印刷」を容易に把握することができる。

図６は、ディスプレイ１４に表示された印刷ダイアログボックスの表示例を示す図である。

図６において、この印刷ダイアログボックスＤ３においては、左下に示すように、「以前の印刷設定で印刷」チェックボックスと、「印刷属性に応じた地紋を印刷する」チェックボックスがある。

図３で示したように、この文書管理装置では、複数回印刷した場合、それぞれの印刷設定を記憶している。「以前の印刷設定で印刷」チェックボックスをＯＮにすると、このチェックボックスの右にあるコンボボックスで選択された印刷日時に印刷された印刷設定を呼び出して自動的に設定する。初期設定に戻したければ、チェックボックスをＯＦＦにする。

「印刷属性に応じた地紋を印刷する」チェックボックスをＯＮにすると、初回印刷時は原本であることを表す地紋（例えば、「原本」）を印刷する。

２回目以降の印刷であって最後の印刷から変更がない場合は、副本であることと、何部目の副本であるかを表す地紋（例えば、「副本１−２」）を印刷する。

なお、「副本１−２」の二つの数字は、副本の種類と部数を表す。印刷設定を変更すると、副本の種類の番号が増えるようになっている。

２回目以降の印刷であって最後の印刷から変更がある場合は、改版であることを表す地紋（例えば、「改版」）を印刷する。

図７は、ディスプレイ１４に表示された再印刷確認のダイアログボックス表示例を示す図である。

図７のダイアログボックスＤ４において、再印刷の方法としては、つぎに３通りから、選択できるようになっている。

（１）変更のあったページのみを再印刷する、（２）全ページを再印刷する、（３）指定日数経過後に再確認
「実行」ボタンが押されることにより、指定された再印刷が実行される。再印刷を行わない場合はキャンセルボタンを押せばよい。

図８は、図７のダイアログボックスＤ４において「指定日数経過後に再確認」のボタンが押されたときの、指定期間が経過した場合の再印刷確認ダイアログボックスの表示例を示す図である。

図７のダイアログボックスＤ４において、「指定日数経過（例えば３日）後に再確認」にチェックを入れて選択すると、図８の再印刷確認のダイアログボックスＤ５に遷移する。

つまり、指定日数経過（例えば３日）後に再確認」にチェックを入れて選択し、文書管理装置を起動すると、該当ファイルを開かなくても、再印刷確認のダイアログボックスＤ５が表示される。再印刷の方法としては、図７の場合と同様に、つぎに３通りから、選択できるようになっている。

（１）変更のあったページのみを再印刷する、（２）全ページを再印刷する、（３）指定日数経過後に再確認
図９は、オプションとして設定可能な、属性の引継ぎのダイアログボックス表示例を示す図である。

図９のダイアログボックスＤ６において、ページの複製、ファイルの分割、ファイルの統合に関して、それぞれページの印刷属性を引き継ぐかリセットするかを選択して設定することができるようになっている。

図１０は、図３の詳細印刷情報のダイアログボックスＤ１で紛失チェックボックスが選択された場合に遷移する詳細印刷情報のダイアログボックス表示例を示す図である。

図３の詳細印刷情報ダイアログボックスＤ１において、紛失チェックボックスにチェックを入れてＯＮにすると、図１０の詳細印刷情報ダイアログボックスＤ１Ａに示すように、「保管場所」がグレーアウトする。

この紛失情報は、印刷ジョブ単位、ページ単位で記憶される。あるページの印刷ジョブがすべて紛失となれば、そのページは未印刷属性となる。

図１１は、地紋印刷のダイアログ表示例を示す図である。

図６の文書管理装置の印刷ダイアログボックスＤ３において、印刷時には地紋を印刷するかどうか指定できる。「印刷属性に応じた地紋を印刷する」にチェックを入れた場合、図１１に示すように、２度目以降の印刷であってかつ最後の印刷から変更されていないファイルに地紋を印刷しようとすると、なぜ再印刷を行うのかの理由（１）〜（３）を問うダイアログボックスＤ７が表示される。

（１）紛失のため、（２）コピーが必要なため、（３）印刷設定を変更するため
「紛失のため」と回答すると、原本用の地紋を印刷し、「コピーが必要なため」と回答すると、副本用の地紋と、何部目の副本であるかを表す地紋が印刷される。「印刷設定を変更するため」と回答すると、別種の副本であることを示す地紋（例えば、「副本２−１」）が印刷される。

ところで、この文書管理装置は、図１２〜図１４に示すように、共有ファイルサーバ１００上にインストールして実現し、複数のクライアント（ユーザ）コンピュータ２００・・・から共有することも可能である。

その際、印刷に関する前記属性に応じたアクセス制御を行うことができる。

この例では、例えば図１２に示すように、未印刷のファイルは、作成者のみがフルコントロール可能であり、それ以外のユーザーは閲覧することすら許されない設定となされている（閲覧禁止）。

ただし、作成者が印刷を行った場合、作成者がその後変更を加えるまでは、図１３に示すように、作成者と同じグループのユーザと、それ以外のグループのユーザとは閲覧、印刷が許可される設定となされている。

しかし、作成者が変更を加えた後は、図１４に示すように、作成者と同じグループのメンバーは閲覧だけが可能であるが、それ以外のグループのユーザーは閲覧禁止とするといったアクセス制御が可能である。

つぎに、文書管理装置による動作処理の流れを図１５に示すフローチャートを参照して説明する。

図１５において、ステップＳ１では、文書管理装置に文書を登録し、ステップＳ２では、その文書に「未印刷」の属性を与えてから、ステップＳ３では、印刷されたか否かを判断する。

印刷された場合（ステップＳ３でＹＥＳ）、ステップＳ４では、「印刷後内容変更なし」の属性を与え、ステップＳ５に進み、印刷されてない場合は（ステップＳ３でＮＯ）、ステップＳ２に戻る。

ステップＳ５では、編集されたか否かを判断し、編集されていない場合（ステップＳ５でＮＯ）、ステップＳ４に戻る。編集された場合（ステップＳ５でＹＥＳ）、ステップＳ６では、「印刷後内容変更あり」の属性を与えてから、ステップＳ７に進む。

ステップＳ７では、紛失情報が入力された否かを判断し、紛失情報が入力された場合（ステップＳ７でＹＥＳ）、ステップＳ２に戻る。紛失情報が入力されてない場合（ステップＳ７でＮＯ）、ステップＳ８に進む。

ステップＳ８では、印刷されたか否かを判断し、印刷されてない場合（ステップＳ８でＮＯ）、ステップＳ７に戻る。印刷されている場合（ステップＳ８でＹＥＳ）、ステップＳ４に戻る。

この発明の一実施形態に係る文書管理装置を示す概略構成図である。管理下にある文書ファイルのサムネイルと３つの属性のアイコン表示例の説明図である。詳細印刷情報のダイアログボックス表示例を示す図である。印刷時の動作のダイアログボックス表示例を示す図である。印刷属性がページ毎に異なる場合において、文書ファイルのサムネイルの選択／非選択によって属性のアイコン表示が変わる状況を示す図である。印刷ダイアログボックス表示例を示す図である。再印刷確認のダイアログボックス表示例を示す図である。再印刷確認から指定期間が経過した場合の、再印刷確認のダイアログボックス表示例を示す図である。属性の引継ぎのダイアログボックス表示例を示す図である。図３の詳細印刷情報のダイアログボックス表示例において、紛失チェックボックスがＯＮされた場合に遷移した詳細印刷情報のダイアログボックス表示例を示す図である。地紋印刷のダイアログボックス表示例を示す図である。複数のユーザコンピュータが共有ファイルサーバを介してファイルを共有する場合、「未印刷」の属性に応じたアクセス制御例の説明図である。複数のユーザコンピュータが共有ファイルサーバを介してファイルを共有する場合、「印刷後内容変更なし」の属性に応じたアクセス制御例の説明図である。複数のユーザコンピュータが共有ファイルサーバを介してファイルを共有する場合、「印刷後内容変更あり」の属性に応じたアクセス制御例の説明図である。文書管理装置の動作処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１文書管理装置
１０ＣＰＵ（制御手段）
１３ハードディスク装置（記憶部）
１４ディスプレイ（表示手段）
Ｄ１，Ｄ１Ａ詳細印刷情報
Ｄ４，Ｄ５再印刷確認画面
Ｔサムネイル
ＰＩ，ＰＩＰ，ＰＩＸアイコン

Claims

管理対象文書に対して、「印刷後内容変更あり」、「印刷後内容変更なし」、あるいは「未印刷」の属性を関連付けて記憶する記憶手段と、
表示手段と、
前記表示手段に前記属性に応じた表示形態で各文書の表示を行わせる制御手段と、
前記属性に基づいて印刷時の動作を設定可能な印刷動作設定手段と、
を備え、
前記印刷動作設定手段は、
印刷指示された文書の属性が「印刷後内容変更なし」の場合には、前記印刷時の動作設定の選択肢に少なくとも再印刷禁止を含み、
印刷指示された文書の属性が「印刷後内容変更あり」の場合には、前記印刷時の動作設定の選択肢に少なくとも、最終印刷後に変更されたページのみの印刷を含む
ことを特徴とする文書管理装置。
管理対象文書に対して、「印刷後内容変更あり」、「印刷後内容変更なし」、あるいは「未印刷」の属性を関連付けて記憶する記憶手段と、
表示手段と、
前記表示手段に前記属性に応じた表示形態で各文書の表示を行わせる制御手段と、
前記属性に基づいた印刷時の地紋を設定可能な地紋設定手段と、
を備え、
前記地紋設定手段は、
前記属性が「未印刷」の場合は、印刷物に原本であることを示す地紋を印刷させ、
前記属性が「印刷後内容変更なし」の場合は、印刷物に副本であることを示す地紋を印刷させ、
前記属性が「印刷後内容変更あり」の場合は、印刷物に改版であることを示す地紋を印刷させる
ことを特徴とする文書管理装置。
前記表示形態は、文書のサムネイル上に属性に応じたアイコンを重ねて表示する形態である請求項１または２に記載の文書管理装置。
前記アイコンがクリックされた場合には、詳細印刷情報が表示手段に表示される請求項３に記載の文書管理装置。
前記詳細印刷情報には複数回分の印刷履歴が含まれ、一つの印刷履歴には少なくとも印刷日時、印刷デバイス、印刷設定、印刷目的、印刷後の保管場所が含まれている請求項４に記載の文書管理装置。
印刷指示された文書の属性が「印刷後内容変更なし」の場合には、前記印刷時の動作は、再印刷禁止の他、ユーザに対して再印刷確認画面の表示、トナーセーブモードで再印刷、モノクロで再印刷のうちの少なくとも一つを含む請求項１に記載の文書管理装置。
印刷指示された文書の属性が「印刷後内容変更あり」の場合には、前記印刷時の動作は、最終印刷後に変更されたページのみの印刷の他、ユーザに対して変更のないページの再印刷確認画面の表示を含む請求項１に記載の文書管理装置。
前記文書のサムネイルは、ページ単位で表示あるいは切り替え可能であり、前記アイコンはページ単位でも表示可能である請求項３に記載の文書管理装置。
前記ページによって前記属性が異なる場合、サムネイルがアクティブ状態となされていなければ、ページによって前記属性が異なっていることが分かるアイコン表示をし、アクティブ状態になっていれば、その表示ページの状態をアイコン表示する請求項８に記載の文書管理装置。
前記記憶手段は印刷実行したときの設定情報を記憶し、文書の再印刷の際には、記憶している前回の印刷設定がデフォルトで設定される請求項１に記載の文書管理装置。
ファイルに変更を加えて保存し、さらにファイルを閉じたとき、変更を加えられた範囲に過去に印刷したページが存在すれば、ユーザに対する確認画面が表示される請求項１に記載の文書管理装置。
最後の印刷後に文書に変更が加えられた場合、その後指定期間が過ぎると、ユーザに対する再印刷の確認画面が表示される請求項１に記載の文書管理装置。
文書が複製、分割、統合される場合に、各ページの前記属性を引き継ぐように指定することが可能な請求項９に記載の文書管理装置。
紙出力した文書の紛失情報を印刷履歴１件単位で入力可能であり、全印刷履歴紛失で、該当文書の該当ページを「未印刷」の属性に設定するものとなされている請求項５に記載の文書管理装置。
前記属性が「印刷後内容変更なし」の場合は、ユーザに再印刷する理由を確認する画面が表示され、紛失のためという回答の際は、原本であることを示す地紋を印刷させ、コピーが必要なためという回答の際には、何部目の副本であるかといういうことをカウントした上で、副本と部数の地紋を印刷させ、印刷設定を変更するためという回答の際には、別種の副本であることを示す地紋を印刷させる請求項２に記載の文書管理装置。
前記文書がネットワーク上で共有されている場合には、前記属性に基づいたアクセス制御が可能となされている請求項１〜１５のいずれかに記載の文書管理装置。