JP4198218B2 - 合見積・発注方法及びシステム及び合見積・発注プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体 - Google Patents
合見積・発注方法及びシステム及び合見積・発注プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体 Download PDFInfo
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、合見積・発注方法及びシステム及び合見積・発注プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に係り、特に、１つの商談について、発注元から発注前に、予め複数の発注候補先に対して見積依頼を行い、複数の発注候補先から見積書を取得し、当該見積書を比較して、発注先を決定するための合見積・発注方法及びシステム及び合見積・発注プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に関する。
【０００２】
詳しくは、複数の発注候補先に対して１つの物件や商品等を発注する最に、発注元のコスト、納期、品質等の条件に基づいて評価し、条件を満足する見積情報を抽出し、さらに、査定を行なう合見積・発注方法及びシステム及び合見積・発注プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に関する。
【０００３】
【従来の技術】
図１３は、従来の合見積の方法を示す図である。同図において、依頼元Ａ社の発注依頼部署から、見積依頼、承認、発注処理等を行う購買部に対して発注依頼が発行されると、当該購買部では、依頼先となるＢ社、Ｃ社、Ｄ社に対しては、発注予定品目、発注個数、仕様、価格条件、納期、見積回答期限等を含む見積依頼書を郵送やファクシミリ通信により配送する。これにより、依頼先のＢ社、Ｃ社、Ｄ社の各社において、見積依頼書に基づいて見積回答書を同様に郵送やファクシミリ通信により依頼元のＡ社に返送する。
【０００４】
これにより、依頼元のＡ社の購買部では、依頼先から受け取った見積回答を検討して、発注要求との合致性、品質、最も安価な見積を出している依頼先等を検証して、該当するものであれば、当該見積回答書を発行した会社への発注承認を行い、発注処理を行う。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の合見積は、ファクシミリや郵送によりやり取りしているため、見積回答期限を設定していても、当該期限までに回答が出揃わなかったり、見積回答書の到着のタイミングがランダムであったり、見積回答書のフォーマットが各社独自のものであり、当該回答書の管理は、人手により依頼した品目等により管理する以外になく、統一的に管理することができないという問題がある。例えば、上記の例において、Ａ社から発行した見積依頼書の品名の順番とＢ社から返却された見積回答における品名の順番が入れ代わっていたり、数十社の依頼先に対して見積依頼を発行した場合には、その見積回答書の枚数及びフォーマットが当該依頼先の会社分あることになる。これを整理するには、発注品目（発注番号）毎、会社毎に表を作成して纏めたりする作業が必要となる。
【０００６】
本発明は、上記の点に鑑みなされたもので、上記従来の問題点を解決し、統一されたフォーマットで、容易に管理でき、見積評価が容易に行うことが可能であり、かつ、見積評価に従って、自動的に査定処理及び発注処理が可能な合見積・発注プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
第１の発明は、依頼元コンピュータと購買元コンピュータとを含むコンピュータシステムが行う合見積・発注方法であって、
前記依頼元コンピュータの送信手段が、発注依頼者の指示に基づき見積を依頼するための見積依頼情報を複数の取引先の計算機に対して送信する送信ステップと、
前記依頼元コンピュータの受信手段が、前記送信ステップで送信した前記見積依頼情報に対応する見積回答情報を受信する受信ステップと、
前記依頼元コンピュータの評価ポイント算出手段が、所定の金額、作業期間、ランクを含む所定の評価条件と、前記受信ステップで受信した前記見積回答情報の金額、作業期間、ランクとを比較し、各評価条件毎のポイントを格納した見積評価ポイント記憶手段を参照して、それぞれのポイントを集計する評価ポイント算出ステップと、
前記依頼元コンピュータのポイント評価手段が、前記評価ポイント算出ステップで集計されたポイントを比較して最もポイントが高い見積回答情報を発注先候補として抽出するポイント評価ステップと、
前記購買元コンピュータの査定手段が、自動査定不可会社，自動注文上限金額，自動査定不可業務種別を含む査定条件を格納した査定条件記憶手段を参照して、前記ポイント評価ステップで抽出した前記発注先候補が該査定条件を満たしているかを判定する査定ステップと、
前記購買元コンピュータの処理手段が、前記査定ステップで査定した結果、前記査定条件を満たした発注先候補については、該発注先候補の送信元を発注先として所定の注文処理を行い、該査定条件を満たさなかった発注先候補については、査定者に対してアラームを出力する処理ステップと、
を行う。
【０００８】
第２の発明は、評価ポイント算出ステップにおいて、
見積評価ポイント記憶手段を参照して、
見積回答情報の金額が評価条件の所定の金額より高い場合は所定の値を減算し、安い場合は所定の値を加算し、
見積回答情報の作業期間が評価条件の所定の期間より長い場合は所定の値を減算し、短い場合は所定の値を加算し、
見積回答情報のランクが評価条件の所定のランクより低い場合は所定の値を減算し、高い場合は所定の値を加算する。
【０００９】
第３の発明は、依頼元コンピュータと購買元コンピュータとを含むコンピュータシステムが行う合見積・発注システムであって、
前記依頼元コンピュータは、
発注依頼者の指示に基づき見積を依頼するための見積依頼情報を複数の取引先の計算機に対して送信する送信手段と、
前記送信手段で送信した前記見積依頼情報に対応する見積回答情報を受信する受信手段と、
所定の金額、作業期間、ランクを含む所定の評価条件と、前記受信手段で受信した前記見積回答情報の金額、作業期間、ランクとを比較し、前記見積評価ポイント記憶手段を参照して、それぞれのポイントを集計する評価ポイント算出手段と、
前記評価ポイント算出手段で集計されたポイントを比較して最もポイントが高い見積回答情報を発注先候補として抽出するポイント評価手段とを備え、
前記購買元コンピュータは、
自動査定不可会社，自動注文上限金額，自動査定不可業務種別を含む査定条件を格納した査定条件記憶手段を参照して、前記ポイント評価手段で抽出した前記発注先候補が該査定条件を満たしているかを判定する査定手段と、
前記査定手段で査定した結果、前記査定条件を満たした発注先候補については、該発注先候補の送信元を発注先として所定の注文処理を行い、該査定条件を満たさなかった発注先候補については、査定者に対してアラームを出力する処理手段とを備える。
【００１０】
第４の発明は、評価ポイント算出手段は、
見積評価ポイント記憶手段を参照して、
見積回答情報の金額が評価条件の所定の金額より高い場合は所定の値を減算し、安い場合は所定の値を加算する手段と、
見積回答情報の作業期間が評価条件の所定の期間より長い場合は所定の値を減算し、短い場合は所定の値を加算する手段と、
見積回答情報のランクが評価条件の所定のランクより低い場合は所定の値を減算し、高い場合は所定の値を加算する手段と、を含む。
【００１９】
上記の発明によれば、依頼元計算機において、複数の取引先計算機に対して見積を依頼するための見積依頼情報を自動的に生成して送信し、その見積依頼情報に対応する見積回答情報を取得することにより、取引先において新たなフォーマットで見積回答情報を生成することなく、単に送信された見積依頼書に設定されている項目に必要項目を入力すればよい。さらに、依頼元計算機では、受信した全ての見積回答情報に対して、所定の条件をみたしているかを判定し、単に安価なばかりでなく、作業時間等種々の条件を設定することにより、希望する物件、または、商品を発注することが可能となる。さらに、種々の条件を満たし、かつ最も評価の高い見積回答情報を抽出し、該見積回答情報を発注先候補として決定して、購買元計算機に転送する。発注に関する査定を行なう部門の計算機である購買元計算機において、発注先候補とされた見積回答情報が所定の査定条件を満たしているかを判定し、満たしている場合には、該見積回答情報の送信先を発注先として注文処理を行なうことにより、社内的に、見積条件のみを満たすのみならず、当該企業の立場における査定の諸条件を当てはめて、適当であると判断した発注先の物件や商品の発注を可能とする。
【００２０】
また、上記の発明によれば、見積回答情報に対して、所定の条件を満たしているかを判定する際に、各条件毎に、条件を満たしている場合には評価ポイントに所定の数を加算し、満たしていない場合には、該評価ポイントから所定の数を減算し、最も評価ポイントの高い見積回答情報を発注先候補とすることで、公正な評価が可能となる。
【００２４】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の合見積システムの概要を示す。図１に示すシステムは、依頼元及び依頼先をマルチメディア等による計算機を用いた通信形態である。
○内の数字は、同図中の○内の数字の処理に対応する。
同図において、依頼元計算機１００から取引先計算機３００に対して見積依頼を発行する。このとき、依頼先として、４社あるため、４つの取引先計算機３００に対して送出することになる▲１▼。
【００２５】
次に、取引先計算機３００から見積回答を取得すると▲２▼、依頼元計算機１００において、見積回答毎に所定の評価ポイントによる評価を行い、適切なものを選択し▲３▼、当該会社に対して発注処理を行う▲４▼。
図２は、本発明のシステムの構成を示す。
同図に示す依頼元計算機１００は、入出力部１１０、見積依頼制御部１２０、見積依頼データ生成部１３０、見積評価部１４０、見積管理ファイル１５０、見積評価ファイル１６０、及び送受信部１８０より構成される。
【００２６】
入出力部１１０は、オペレータからの入力を受け付けると共に、ディスプレイ上に情報の表示を行う。
見積依頼制御部１２０は、生成された見積情報の読み出し、及び、見積情報を依頼先の計算機に送信する等の制御を行う。
見積依頼データ生成部１３０は、依頼先に送信するための見積依頼データを生成する。
【００２７】
見積評価部１４０は、取引先計算機３００から取得した見積回答情報に基づいて当該見積回答情報を比較し、評価する。
見積管理ファイル１５０は、生成された見積データを格納すると共に、依頼先から返却された見積データに対応する見積回答情報を保持する。図３は、本発明の見積管理ファイルの例を示す。当該見積管理ファイル１５０は、見積対象毎に一意に設定される見積管理番号、価格条件（金額）、期間、ＳＥランク、見積回答期限、業種種別等の見積管理項目と、見積依頼情報に対応する見積回答を設定する複数の依頼先項目から構成される。つまり、これらの各データは、見積管理番号に対応する１レコードに設定される。依頼先項目としては、例えば、会社コード、依頼済フラグ、金額、期間、ランク、回答日、種別、採否、ポイント等がある。
【００２８】
見積評価ファイル１６０は、見積評価部１４０が評価を行うための評価基準を格納する。図４は、本発明の見積評価ファイルの例を示す。同図に示す見積評価ファイル１６０は、見積評価を行う際の評価ポイント、例えば、金額に対する評価値であるポイント、作業期間に対する評価値のポイント、仕様に対するランクの評価値であるポイント等の項目がある。
【００２９】
送受信部１８０は、依頼先の計算機との通信を行う。
図５は、本発明の合見積の一連の処理概要を示すフローチャートである。
ステップ１） 依頼元の会社の計算機１００において、見積依頼処理として、入出力部１１０からの入力により、依頼先ａ社、ｂ社、ｃ社、ｄ社を指定し、当該依頼先に対して依頼する見積の内容を入力し、見積依頼データ生成部１３０において、見積依頼情報を生成し、見積管理ファイル１５０に格納する。さらに、見積依頼制御部１２０は、見積管理ファイル１５０に格納されている見積依頼データを読み出して、依頼先ａ社、ｂ社、ｃ社、ｄ社の計算機アドレス情報に基づいて、送受信部１８０を介して送信する。
【００３０】
ステップ２） これにより、取引先計算機３００では、依頼元計算機１００から受信した見積依頼データの指定の記入位置（入力位置）に必要事項（仕様条件、価格条件等）を入力して、見積回答データ情報を生成し、保持すると共に、依頼元計算機１００に送信する。
ステップ３） 依頼元計算機１００は、当該見積依頼データに対する見積回答データを取得すると、見積評価部１４０は、当該見積回答情報を見積管理ファイル１５０に書き込み、保持すると共に、計算機において、図４に示す方法により見積評価を行う。
【００３１】
ステップ４） ステップ３の見積評価部１４０による評価の結果を入出力部１１０のディスプレイに表示し、承認された場合には、ステップ５に移行し、承認されない場合には、ステップ３に移行し、再度見積回答を見直す、または、ステップ１に移行して再度見積依頼を行う。
ステップ５） ステップ４において、承認を受けた場合には、後述する方法で、購買元計算機における査定処理と注文処理を行う。
【００３２】
図６は、本発明の合見積の詳細な動作を示すフローチャートである。
ステップ１０１） 見積依頼制御部１２０は、見積管理ファイル１５０を読み込む。
ステップ１０２） 見積依頼制御部１２０は、読み込んだ見積管理ファイル１５０のレコードに見積依頼番号があるかを判定し、ある場合には、ステップ１０７に移行し、ない場合にはステップ１０３に移行する。
【００３３】
ステップ１０３） 見積依頼データ生成部１３０は、見積依頼番号を昇順に採番する。具体的には、読み込んだ最後のレコードの見積依頼番号が“１０”であれば、“１１”を設定する。
ステップ１０４） 見積依頼データ生成部１３０は、採番した番号によりレコードを生成し、見積管理ファイル１５０の最後のレコードに追加書き込みする。
【００３４】
ステップ１０５） 見積依頼制御部１２０は、読み込んだ見積管理ファイル１５０のデータを入出力部１１０のディスプレイに表示する。
ステップ１０６） 入出力部１１０から依頼作業内容、依頼会社、依頼作業形態、見積回答期限、作業期間等が入力される。
ステップ１０７） 見積依頼データ生成部１３０は、当該入力データを見積管理ファイル１５０に書き込んで、当該ファイル１５０を更新する。
【００３５】
ステップ１０８） 見積管理ファイル１５０の内容に基づいて、システムが配信する見積依頼を行う会社を１社ずつ抽出する。
ステップ１０９） ここで、全ての見積管理ファイル１５０に格納されている依頼対象の会社の抽出が完了すれば、見積依頼処理を終了する。
ステップ１１０） 見積依頼制御部１２０は、オペレータから抽出された会社に対して、当該会社の宛先に対して、送受信部１８０を介して配信する。
【００３６】
ステップ１１１） 見積管理ファイル１５０の依頼済フラグをセット（＝１）し、当該ファイル１５０を更新し、ステップ１０８に移行する。
次に、依頼先の会社から見積回答が所定の期日（回答期限）までに返却された場合における見積評価の処理について説明する。
図７は、本発明の見積評価処理を説明するためのフローチャートである。
【００３７】
ステップ２０１） 入出力部１１０から対象見積依頼番号を入力する。
ステップ２０２） 見積評価部１４０は、入出力部１１０から入力された対象見積依頼番号に基づいて見積管理ファイル１５０を読み込む。
ステップ２０３） 見積評価部１４０は、見積評価ファイル１６０を読み込む。
【００３８】
ステップ２０４） 全ての見積回答について評価処理が終了したかを判定し、終了した場合にはステップ２１１に移行する。
ステップ２０５） 読み出した見積管理ファイル１５０のレコードは、今回の依頼対象の回答であるかを判定する。今回の依頼対象のレコードである場合には、ステップ２０６に移行し、そうでない場合にはステップ２０３に移行する。
【００３９】
ステップ２０６） 見積評価部１４０において、見積評価処理を行う。まず、読み出した見積管理ファイル１５０のレコードの評価金額と見積回答の金額を比較して、見積回答の金額の方が高い場合には、金額のポイントを「−１」とし、安い場合には「＋１」とする。
ステップ２０７） 見積管理ファイル１５０のレコードの設定期間と見積回答の期間を比較して、見積回答の期間の方が長い場合には、作業期間のポイントを「−１」とし、、短い場合には「＋１」とする。
【００４０】
ステップ２０８） 回答がない場合には、ポイントを「−９９９」として評価対象から除外する。
ステップ２０９） 見積管理ファイル１５０のレコードの設定ＳＥランクと見積回答のランクを比較して、見積回答のランクの方が低い場合には、設定ランクのポイントを「−１」とし、、高い場合には「＋１」とする。
【００４１】
ステップ２１０） 見積評価部１４０は、評価ポイントの合計を会社別に編集し、ステップ２０３に移行して、次の見積回答データを読み込む。
ステップ２１１） 見積評価部１４０は、対象見積依頼番号に対応するすべての見積管理データを処理した場合には、それらのデータのうち、最も評価ポイントの高い会社に採用フラグをセット（＝１）する。
【００４２】
ステップ２１２） 採用フラグをセットした会社のデータを入出力部１１０のディスプレイ上に表示する。
ステップ２１３） 入出力部１１０から管理者による当該会社の採否判定を入力する。
ステップ２１４） 見積評価部１４０は、入力された採否判定を当該会社のレコードに書き込み、見積管理ファイル１５０を更新する。
【００４３】
ステップ２１５） ステップ２１３において、当該会社が発注先として採用された場合には、発注処理を行う。
次に、自動査定処理について説明する。
図８は、本発明の発注システムの概要を示す。
以下における○内の数字は、図８中の○内の数字と対応する。
【００４４】
査定は、依頼先からの見積回答により、前述の合見積を行い、依頼元において図７のステップ２１５により発注処理（発注依頼）が行われた際に、当該発注依頼に対して、同一発注会社の購買元（会社において、発注元と外部の取引先との間の発注等を管理する部門）において、当該発注依頼が適切なものであるかを判定するものである。
【００４５】
同図において、取引先から複数の見積回答を取得し、前述の依頼元計算機１００から、発注依頼として、査定対象データ１０１が購買元計算機２００に転送されると、購買元計算機２００において、自動査定処理を行う▲１▼。自動査定は、所定の見積条件や価格条件に基づいて、当該発注依頼がその条件を満たしているかを判定し、それらの条件を満たしている場合について、取引先に注文処理を行うものである▲２▼。また、査定の条件に合致していないものについては、アラームを上げ、人間による査定処理を行う▲３▼。
【００４６】
図９は、本発明の発注システムの構成を示す。
査定処理を行う購買元計算機２００は、入出力部２１０、発注依頼受付部２２０、査定部２３０、アラーム２４０、査定条件ファイル２５０、注文書作成部２６０、見積管理ファイル２７０、送受信部２８０より構成される。
入出力部２１０は、オペレータからの入力を受け付ける共に、データを表示する。
【００４７】
発注依頼受付部２２０は、依頼元計算機１００から見積管理ファイル１５０の情報を取得する。
査定部２３０は、見積管理ファイル２７０のデータに基づいて、査定条件ファイル２５０の査定条件に基づいて発注依頼の査定を行う。主な査定条件には、以下のようなものがある。
・新規注文物件であること：
・注文金額が所定金額以下であること：
・価格条件（単価等）が当社基準の範囲内であること：
・重要管理対象外の協力会社、または、商談でないこと：
・購買チェックのアラーム項目が１件もないこと：
アラーム２４０は、査定部２３０において、上記の条件を充足していない場合に起動されるもので、入出力部２１０のディスプレイ上にアラーム情報を表示したり、音声または、警告音処理等を行う。
【００４８】
査定条件ファイル２５０は、査定部２３０により参照され、上記の条件を保持する。図１０は、本発明の査定条件ファイルの例を示す。同図に示すように、当該ファイル２５０には、自動査定不可会社名、自動注文上限金額、自動査定不可業務種別等の各条件が設定されている。
注文書作成部２６０は、査定部２３０において注文可能であると判定された物件の注文書を生成する。
【００４９】
見積管理ファイル２７０は、依頼元計算機１００が有する見積管理ファイル１５０と同様の内容を格納する。
送受信部２８０は、注文書作成部２６０で作成された注文書を取引先計算機３００に送信すると共に、取引先計算機３００とのデータの授受等を行う。
図１１は、本発明の査定の一連の処理概要を示すフローチャートである。
【００５０】
ステップ１０） 依頼元計算機１００から取引先計算機３００に対して、前述の方法により見積依頼を行い、取引先計算機３００から見積回答を取得する。
ステップ１１） 依頼元計算機１００において前述の方法により合見積処理を行い、購買元計算機２００に対して発注依頼を行う。
ステップ１２） 購買元計算機２００は、発注依頼に対する諸条件による査定処理を行う。
【００５１】
ステップ１３） ステップ１２において自動注文条件に合致しない場合は、人手により査定処理を行う。
ステップ１４） 購買元計算機２００は、査定処理が終了し、発注可能な物件についての注文書作成を行い、当該注文書を取引先に送出する注文処理を行う。
図１２は、本発明の査定処理の詳細な動作を示すフローチャートである。
【００５２】
以下の説明において、予め発注依頼受付部２２０を介して、依頼元計算機１００から見積管理ファイル１５０と同様の情報が見積管理ファイル２７０に格納されているものとして説明する。
ステップ３０１） 査定部２３０は、査定条件ファイル２５０を読み込む。
ステップ３０２） 次に、査定部２３０は、見積管理ファイル２７０を読み込み、採否フラグがセット（＝１）のレコードを抽出する。
【００５３】
ステップ３０３） 査定部２３０は、査定条件ファイル２５０の条件として、まず、採否フラグがセットされているレコードの会社名が、自動査定が不可能な会社であるか否かを判定し、不可能な会社であれば、当該レコードについてアラーム２４０に通知し、アラームを上げる。
ステップ３０４） 査定部２３０は、次に、注文金額が所定金額内であるかを判定し、所定金額を超過しているものついては、当該レコードについてアラーム２４０に通知し、アラームを上げる。
【００５４】
ステップ３０５） 上記のような種々の査定条件に基づいて査定チェックを行った結果、アラームが発生した場合には、ステップ３０６に移行し、ない場合には、ステップ３０７に移行する。
ステップ３０６） アラームが発生した場合には、アラームが発生したレコードを見積管理ファイル２７０から抽出して、当該レコードの内容を入出力部２１０のディスプレイ上に表示し、管理者等の判断を促す。
【００５５】
ステップ３０７） 全ての査定チェックにおいて注文可能となった取引先、または、ステップ３０６において人間が判断した結果、注文許可が発行された取引先に対して、注文書作成部２６０は、該当する見積データを見積管理ファイル２７０から読み出して、注文書を作成する。
ステップ３０８） 送受信部２８０から注文書の宛先に作成された注文書を配信する。
【００５６】
【実施例】
以下に本発明の実施例を図面と共に説明する。
最初に合見積処理に関する例を図１の例を用いて説明する。
依頼元において、取引会社から依頼先の会社として、ａ社，ｂ社，ｃ社，ｄ社を選択する。
【００５７】
見積依頼データ生成部１３０は、見積管理ファイル１５０に当該見積依頼の情報として、見積番号“１０”、上限金額−１０００万円、依頼期間−３か月、ＳＥランク−ＳＥ、回答期限−９６年１０月３０日、業務種別−開発請負、依頼会社１の会社コード＝ａ、依頼会社２の会社コード＝ｂ，依頼会社３の会社コード＝ｃ、依頼会社４の会社コード＝ｄを設定する。
【００５８】
見積依頼制御部１２０は、設定された見積管理ファイル１５０を読み込んで、見積依頼データを見積依頼書のフォーマットに変換して、送受信部１８０を介して取引先計算機３００に送信する。この例では、ａ社，ｂ社，ｃ社，ｄ社の各計算機３００ａ、３００ｂ，３００ｃ，３００ｄに送信する。
次に、回答期限の９６年１０月３０日までに計算機３００ａ、３００ｂ，３００ｃからのみ見積回答があったものとする。
【００５９】
ここで、見積評価部１４０が送受信部１８０からそれらの見積回答を受け取ると、当該回答を見積管理ファイル１５０の各会社毎の項目に書き込む。図１の例において、ａ社からは、見積金額として９００万円、ｂ社からは７００万円、ｃ社からは８００万円との回答があり、見積回答が他の仕様条件、採算条件、作業期間等の諸条件を満たしているかを判定する。この例では、それらの条件は全て満たしているものとする。
【００６０】
これにより、見積評価部１４０は、金額の最も安価な見積を行ったｂ社を選択し、見積管理ファイル１５０の採否欄にフラグをセット（＝１）して、見積管理ファイル１５０を更新する。
さらに、見積評価部１４０は、更新された見積管理ファイル１５０の情報を購買元計算機２００に転送する。
【００６１】
次に、本発明の査定処理に関する例を図８の例を用いて説明する。
依頼元計算機１００から購買元計算機２００にｂ社を採用会社とする内容が含まれた見積管理ファイル１５０の情報を転送すると、購買元計算機２００は、当該見積管理ファイル１５０の内容を自計算機の見積管理ファイル２７０に書き込む。
【００６２】
購買元計算機２００の査定部２３０は、まず、査定条件ファイル２５０を読み出して、査定するための条件を取得する。本実施例では、査定条件として設定されているものは、見積条件として、自動査定不可会社の欄に指定されている会社であるか、自動注文上限金額が１０００万円以内であるかをチェック項目とする。
【００６３】
査定部２３０は、見積管理ファイル２７０のレコードを読み出して、当該レコードの採否の欄にフラグが設定されている（＝１）レコードを抽出する。
抽出されたレコードは、ｂ社のものであるので、当該ｂ社の会社名が自動査定不可会社となっているかを判定する。この例では、査定不可会社として指定されていないため、次に、注文条件金額を超過していないかを判定する。ｂ社の見積金額は７００万円であるので、当該注文条件金額を超過していないので、査定部２３０は、注文が可能であると判定し、注文書作成部２６０に対して当該ｂ社に対する注文書を作成するように依頼する。
【００６４】
注文書作成部２６０は、ｂ社に対する注文書を作成し、送受信部２８０を介して配送する。
なお、上記の実施例では、依頼元計算機１００から購買元計算機２００に対して、発注依頼を転送する際に、見積管理ファイル１５０の全内容を転送し、購買元計算機２００において、当該見積管理ファイルを自計算機のファイル２７０に格納し、当該ファイル２７０を読み込んで、依頼先の候補となった査定対象を抽出するが、この例に限定されることなく、依頼元計算機１００から最終的に発注先候補とされたデータのみを転送するようにしてもよい。
【００６５】
また、本発明は、図２の構成に基づいて説明しているが、見積依頼制御部１２０、見積依頼データ生成部１３０、見積評価部１４０をプログラムとして構築し、当該依頼元計算機に接続されるディスク装置や、フロッピーディスクやＣＤ−ＲＯＭ等の可搬記憶媒体に格納しておき、本発明を適用する際にインストールすることにより汎用的な利用が可能である。
【００６６】
なお、本発明は、上記の実施例に限定されることなく、特許請求の範囲内において、評価条件、及び査定条件及び評価方法、査定方法については種々設定が可能である。
【００６７】
【発明の効果】
上記の発明によれば、取引先において新たなフォーマットで見積回答情報を生成することなく、依頼元計算機から単に送信された見積依頼書に設定されている項目に必要項目を入力して返却すればよいため、依頼元において、雑多なフォーマットにより見積回答を個別に検討する必要がない。
【００６８】
さらに、見積回答の評価についても、予め設定さている当該見積要件に対応する条件を用いて、見積回答と突き合わせることにより、単に安価なばかりでなく、作業時間等、依頼対象に対する精度についても評価することが可能となる。このため、妥協することなく希望する物件や商品を提供可能な取引先に発注することが可能となる。発注に関する査定を行う部門の計算機である購買元計算機において、先の合見積の処理により評価された発注先の情報について、当該企業で予め規定されている査定条件を満たしているかを判定することにより、社内的な見地で、適当であると判断した発注先の物件や商品の発注を可能とする。
【００６９】
また、上記の発明によれば、見積回答情報に対して、所定の条件を満たしているかを判定する際に、各条件毎に、条件を満たしている場合には、評価ポイントに所定の数を加算し、満たしていない場合には、該評価ポイントから所定の数を減算し、最終的に得られた最も評価ポイントの高い見積回答情報を発注先候補とすることで、構成な評価が可能となると共に、従来のように、人手に依らないため、評価処理に関する時間を短縮を図ることが可能である。
【００７０】
また、上記の発明によれば、見積依頼情報生成時に、１件の見積依頼要件に対して一意に設定される見積管理番号を付与した１レコードに見積依頼情報と複数の見積回答情報を対応付けて管理することにより、評価処理において、当該レコードのみを読み出せばよいため、アクセス回数が削減される。
また、上記の発明によれば、査定を行なう購買元計算機において、依頼元計算機で生成されたファイルを取得し、査定対象の１つのレコードを取得して査定処理を行うため、上記同様にアクセス回数が削減されると共に、それらの情報の管理が容易である。
【００７１】
また、上記の発明によれば、少なくとも、新規注文物件であること、注文金額が所定金額以下であること、価格条件が所定の範囲内であること、重要管理対象外の協力会社、または、商談でないこと、これらの条件においてすべての条件を満足している条件を、購買元計算機における査定条件とすることで、査定時において、当該企業の取引のポリシーを崩すことなく、注文処理が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の合見積システムの概要を示す図である。
【図２】本発明の合見積システムの構成図である。
【図３】本発明の見積管理ファイルの例である。
【図４】本発明の見積評価ファイルの例である。
【図５】本発明の合見積の一連の処理を示すフローチャートである。
【図６】本発明の合見積の詳細な動作を示すフローチャートである。
【図７】本発明の見積評価処理を説明するためのフローチャートである。
【図８】本発明の発注システムの概要を示す図である。
【図９】本発明の発注システムの構成図である。
【図１０】本発明の査定条件ファイルの例である。
【図１１】本発明の査定の一連の動作を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の査定処理の詳細な動作を示すフローチャートである。
【図１３】従来の合見積の方法を示す図である。
【符号の説明】
１００ 依頼元計算機
１１０ 入出力部
１２０ 見積依頼制御部
１３０ 見積依頼データ生成部
１４０ 見積評価部
１５０ 見積管理ファイル
１６０ 見積評価ファイル
１８０ 送受信部
２００ 購買元計算機
２１０ 入出力部
２２０ 発注依頼受付部
２３０ 査定部
２４０ アラーム
２５０ 査定条件ファイル
２６０ 注文書作成部
２８０ 送受信部
３００ 取引先計算機
【発明の属する技術分野】
本発明は、合見積・発注方法及びシステム及び合見積・発注プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に係り、特に、１つの商談について、発注元から発注前に、予め複数の発注候補先に対して見積依頼を行い、複数の発注候補先から見積書を取得し、当該見積書を比較して、発注先を決定するための合見積・発注方法及びシステム及び合見積・発注プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に関する。
【０００２】
詳しくは、複数の発注候補先に対して１つの物件や商品等を発注する最に、発注元のコスト、納期、品質等の条件に基づいて評価し、条件を満足する見積情報を抽出し、さらに、査定を行なう合見積・発注方法及びシステム及び合見積・発注プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に関する。
【０００３】
【従来の技術】
図１３は、従来の合見積の方法を示す図である。同図において、依頼元Ａ社の発注依頼部署から、見積依頼、承認、発注処理等を行う購買部に対して発注依頼が発行されると、当該購買部では、依頼先となるＢ社、Ｃ社、Ｄ社に対しては、発注予定品目、発注個数、仕様、価格条件、納期、見積回答期限等を含む見積依頼書を郵送やファクシミリ通信により配送する。これにより、依頼先のＢ社、Ｃ社、Ｄ社の各社において、見積依頼書に基づいて見積回答書を同様に郵送やファクシミリ通信により依頼元のＡ社に返送する。
【０００４】
これにより、依頼元のＡ社の購買部では、依頼先から受け取った見積回答を検討して、発注要求との合致性、品質、最も安価な見積を出している依頼先等を検証して、該当するものであれば、当該見積回答書を発行した会社への発注承認を行い、発注処理を行う。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の合見積は、ファクシミリや郵送によりやり取りしているため、見積回答期限を設定していても、当該期限までに回答が出揃わなかったり、見積回答書の到着のタイミングがランダムであったり、見積回答書のフォーマットが各社独自のものであり、当該回答書の管理は、人手により依頼した品目等により管理する以外になく、統一的に管理することができないという問題がある。例えば、上記の例において、Ａ社から発行した見積依頼書の品名の順番とＢ社から返却された見積回答における品名の順番が入れ代わっていたり、数十社の依頼先に対して見積依頼を発行した場合には、その見積回答書の枚数及びフォーマットが当該依頼先の会社分あることになる。これを整理するには、発注品目（発注番号）毎、会社毎に表を作成して纏めたりする作業が必要となる。
【０００６】
本発明は、上記の点に鑑みなされたもので、上記従来の問題点を解決し、統一されたフォーマットで、容易に管理でき、見積評価が容易に行うことが可能であり、かつ、見積評価に従って、自動的に査定処理及び発注処理が可能な合見積・発注プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
第１の発明は、依頼元コンピュータと購買元コンピュータとを含むコンピュータシステムが行う合見積・発注方法であって、
前記依頼元コンピュータの送信手段が、発注依頼者の指示に基づき見積を依頼するための見積依頼情報を複数の取引先の計算機に対して送信する送信ステップと、
前記依頼元コンピュータの受信手段が、前記送信ステップで送信した前記見積依頼情報に対応する見積回答情報を受信する受信ステップと、
前記依頼元コンピュータの評価ポイント算出手段が、所定の金額、作業期間、ランクを含む所定の評価条件と、前記受信ステップで受信した前記見積回答情報の金額、作業期間、ランクとを比較し、各評価条件毎のポイントを格納した見積評価ポイント記憶手段を参照して、それぞれのポイントを集計する評価ポイント算出ステップと、
前記依頼元コンピュータのポイント評価手段が、前記評価ポイント算出ステップで集計されたポイントを比較して最もポイントが高い見積回答情報を発注先候補として抽出するポイント評価ステップと、
前記購買元コンピュータの査定手段が、自動査定不可会社，自動注文上限金額，自動査定不可業務種別を含む査定条件を格納した査定条件記憶手段を参照して、前記ポイント評価ステップで抽出した前記発注先候補が該査定条件を満たしているかを判定する査定ステップと、
前記購買元コンピュータの処理手段が、前記査定ステップで査定した結果、前記査定条件を満たした発注先候補については、該発注先候補の送信元を発注先として所定の注文処理を行い、該査定条件を満たさなかった発注先候補については、査定者に対してアラームを出力する処理ステップと、
を行う。
【０００８】
第２の発明は、評価ポイント算出ステップにおいて、
見積評価ポイント記憶手段を参照して、
見積回答情報の金額が評価条件の所定の金額より高い場合は所定の値を減算し、安い場合は所定の値を加算し、
見積回答情報の作業期間が評価条件の所定の期間より長い場合は所定の値を減算し、短い場合は所定の値を加算し、
見積回答情報のランクが評価条件の所定のランクより低い場合は所定の値を減算し、高い場合は所定の値を加算する。
【０００９】
第３の発明は、依頼元コンピュータと購買元コンピュータとを含むコンピュータシステムが行う合見積・発注システムであって、
前記依頼元コンピュータは、
発注依頼者の指示に基づき見積を依頼するための見積依頼情報を複数の取引先の計算機に対して送信する送信手段と、
前記送信手段で送信した前記見積依頼情報に対応する見積回答情報を受信する受信手段と、
所定の金額、作業期間、ランクを含む所定の評価条件と、前記受信手段で受信した前記見積回答情報の金額、作業期間、ランクとを比較し、前記見積評価ポイント記憶手段を参照して、それぞれのポイントを集計する評価ポイント算出手段と、
前記評価ポイント算出手段で集計されたポイントを比較して最もポイントが高い見積回答情報を発注先候補として抽出するポイント評価手段とを備え、
前記購買元コンピュータは、
自動査定不可会社，自動注文上限金額，自動査定不可業務種別を含む査定条件を格納した査定条件記憶手段を参照して、前記ポイント評価手段で抽出した前記発注先候補が該査定条件を満たしているかを判定する査定手段と、
前記査定手段で査定した結果、前記査定条件を満たした発注先候補については、該発注先候補の送信元を発注先として所定の注文処理を行い、該査定条件を満たさなかった発注先候補については、査定者に対してアラームを出力する処理手段とを備える。
【００１０】
第４の発明は、評価ポイント算出手段は、
見積評価ポイント記憶手段を参照して、
見積回答情報の金額が評価条件の所定の金額より高い場合は所定の値を減算し、安い場合は所定の値を加算する手段と、
見積回答情報の作業期間が評価条件の所定の期間より長い場合は所定の値を減算し、短い場合は所定の値を加算する手段と、
見積回答情報のランクが評価条件の所定のランクより低い場合は所定の値を減算し、高い場合は所定の値を加算する手段と、を含む。
【００１９】
上記の発明によれば、依頼元計算機において、複数の取引先計算機に対して見積を依頼するための見積依頼情報を自動的に生成して送信し、その見積依頼情報に対応する見積回答情報を取得することにより、取引先において新たなフォーマットで見積回答情報を生成することなく、単に送信された見積依頼書に設定されている項目に必要項目を入力すればよい。さらに、依頼元計算機では、受信した全ての見積回答情報に対して、所定の条件をみたしているかを判定し、単に安価なばかりでなく、作業時間等種々の条件を設定することにより、希望する物件、または、商品を発注することが可能となる。さらに、種々の条件を満たし、かつ最も評価の高い見積回答情報を抽出し、該見積回答情報を発注先候補として決定して、購買元計算機に転送する。発注に関する査定を行なう部門の計算機である購買元計算機において、発注先候補とされた見積回答情報が所定の査定条件を満たしているかを判定し、満たしている場合には、該見積回答情報の送信先を発注先として注文処理を行なうことにより、社内的に、見積条件のみを満たすのみならず、当該企業の立場における査定の諸条件を当てはめて、適当であると判断した発注先の物件や商品の発注を可能とする。
【００２０】
また、上記の発明によれば、見積回答情報に対して、所定の条件を満たしているかを判定する際に、各条件毎に、条件を満たしている場合には評価ポイントに所定の数を加算し、満たしていない場合には、該評価ポイントから所定の数を減算し、最も評価ポイントの高い見積回答情報を発注先候補とすることで、公正な評価が可能となる。
【００２４】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の合見積システムの概要を示す。図１に示すシステムは、依頼元及び依頼先をマルチメディア等による計算機を用いた通信形態である。
○内の数字は、同図中の○内の数字の処理に対応する。
同図において、依頼元計算機１００から取引先計算機３００に対して見積依頼を発行する。このとき、依頼先として、４社あるため、４つの取引先計算機３００に対して送出することになる▲１▼。
【００２５】
次に、取引先計算機３００から見積回答を取得すると▲２▼、依頼元計算機１００において、見積回答毎に所定の評価ポイントによる評価を行い、適切なものを選択し▲３▼、当該会社に対して発注処理を行う▲４▼。
図２は、本発明のシステムの構成を示す。
同図に示す依頼元計算機１００は、入出力部１１０、見積依頼制御部１２０、見積依頼データ生成部１３０、見積評価部１４０、見積管理ファイル１５０、見積評価ファイル１６０、及び送受信部１８０より構成される。
【００２６】
入出力部１１０は、オペレータからの入力を受け付けると共に、ディスプレイ上に情報の表示を行う。
見積依頼制御部１２０は、生成された見積情報の読み出し、及び、見積情報を依頼先の計算機に送信する等の制御を行う。
見積依頼データ生成部１３０は、依頼先に送信するための見積依頼データを生成する。
【００２７】
見積評価部１４０は、取引先計算機３００から取得した見積回答情報に基づいて当該見積回答情報を比較し、評価する。
見積管理ファイル１５０は、生成された見積データを格納すると共に、依頼先から返却された見積データに対応する見積回答情報を保持する。図３は、本発明の見積管理ファイルの例を示す。当該見積管理ファイル１５０は、見積対象毎に一意に設定される見積管理番号、価格条件（金額）、期間、ＳＥランク、見積回答期限、業種種別等の見積管理項目と、見積依頼情報に対応する見積回答を設定する複数の依頼先項目から構成される。つまり、これらの各データは、見積管理番号に対応する１レコードに設定される。依頼先項目としては、例えば、会社コード、依頼済フラグ、金額、期間、ランク、回答日、種別、採否、ポイント等がある。
【００２８】
見積評価ファイル１６０は、見積評価部１４０が評価を行うための評価基準を格納する。図４は、本発明の見積評価ファイルの例を示す。同図に示す見積評価ファイル１６０は、見積評価を行う際の評価ポイント、例えば、金額に対する評価値であるポイント、作業期間に対する評価値のポイント、仕様に対するランクの評価値であるポイント等の項目がある。
【００２９】
送受信部１８０は、依頼先の計算機との通信を行う。
図５は、本発明の合見積の一連の処理概要を示すフローチャートである。
ステップ１） 依頼元の会社の計算機１００において、見積依頼処理として、入出力部１１０からの入力により、依頼先ａ社、ｂ社、ｃ社、ｄ社を指定し、当該依頼先に対して依頼する見積の内容を入力し、見積依頼データ生成部１３０において、見積依頼情報を生成し、見積管理ファイル１５０に格納する。さらに、見積依頼制御部１２０は、見積管理ファイル１５０に格納されている見積依頼データを読み出して、依頼先ａ社、ｂ社、ｃ社、ｄ社の計算機アドレス情報に基づいて、送受信部１８０を介して送信する。
【００３０】
ステップ２） これにより、取引先計算機３００では、依頼元計算機１００から受信した見積依頼データの指定の記入位置（入力位置）に必要事項（仕様条件、価格条件等）を入力して、見積回答データ情報を生成し、保持すると共に、依頼元計算機１００に送信する。
ステップ３） 依頼元計算機１００は、当該見積依頼データに対する見積回答データを取得すると、見積評価部１４０は、当該見積回答情報を見積管理ファイル１５０に書き込み、保持すると共に、計算機において、図４に示す方法により見積評価を行う。
【００３１】
ステップ４） ステップ３の見積評価部１４０による評価の結果を入出力部１１０のディスプレイに表示し、承認された場合には、ステップ５に移行し、承認されない場合には、ステップ３に移行し、再度見積回答を見直す、または、ステップ１に移行して再度見積依頼を行う。
ステップ５） ステップ４において、承認を受けた場合には、後述する方法で、購買元計算機における査定処理と注文処理を行う。
【００３２】
図６は、本発明の合見積の詳細な動作を示すフローチャートである。
ステップ１０１） 見積依頼制御部１２０は、見積管理ファイル１５０を読み込む。
ステップ１０２） 見積依頼制御部１２０は、読み込んだ見積管理ファイル１５０のレコードに見積依頼番号があるかを判定し、ある場合には、ステップ１０７に移行し、ない場合にはステップ１０３に移行する。
【００３３】
ステップ１０３） 見積依頼データ生成部１３０は、見積依頼番号を昇順に採番する。具体的には、読み込んだ最後のレコードの見積依頼番号が“１０”であれば、“１１”を設定する。
ステップ１０４） 見積依頼データ生成部１３０は、採番した番号によりレコードを生成し、見積管理ファイル１５０の最後のレコードに追加書き込みする。
【００３４】
ステップ１０５） 見積依頼制御部１２０は、読み込んだ見積管理ファイル１５０のデータを入出力部１１０のディスプレイに表示する。
ステップ１０６） 入出力部１１０から依頼作業内容、依頼会社、依頼作業形態、見積回答期限、作業期間等が入力される。
ステップ１０７） 見積依頼データ生成部１３０は、当該入力データを見積管理ファイル１５０に書き込んで、当該ファイル１５０を更新する。
【００３５】
ステップ１０８） 見積管理ファイル１５０の内容に基づいて、システムが配信する見積依頼を行う会社を１社ずつ抽出する。
ステップ１０９） ここで、全ての見積管理ファイル１５０に格納されている依頼対象の会社の抽出が完了すれば、見積依頼処理を終了する。
ステップ１１０） 見積依頼制御部１２０は、オペレータから抽出された会社に対して、当該会社の宛先に対して、送受信部１８０を介して配信する。
【００３６】
ステップ１１１） 見積管理ファイル１５０の依頼済フラグをセット（＝１）し、当該ファイル１５０を更新し、ステップ１０８に移行する。
次に、依頼先の会社から見積回答が所定の期日（回答期限）までに返却された場合における見積評価の処理について説明する。
図７は、本発明の見積評価処理を説明するためのフローチャートである。
【００３７】
ステップ２０１） 入出力部１１０から対象見積依頼番号を入力する。
ステップ２０２） 見積評価部１４０は、入出力部１１０から入力された対象見積依頼番号に基づいて見積管理ファイル１５０を読み込む。
ステップ２０３） 見積評価部１４０は、見積評価ファイル１６０を読み込む。
【００３８】
ステップ２０４） 全ての見積回答について評価処理が終了したかを判定し、終了した場合にはステップ２１１に移行する。
ステップ２０５） 読み出した見積管理ファイル１５０のレコードは、今回の依頼対象の回答であるかを判定する。今回の依頼対象のレコードである場合には、ステップ２０６に移行し、そうでない場合にはステップ２０３に移行する。
【００３９】
ステップ２０６） 見積評価部１４０において、見積評価処理を行う。まず、読み出した見積管理ファイル１５０のレコードの評価金額と見積回答の金額を比較して、見積回答の金額の方が高い場合には、金額のポイントを「−１」とし、安い場合には「＋１」とする。
ステップ２０７） 見積管理ファイル１５０のレコードの設定期間と見積回答の期間を比較して、見積回答の期間の方が長い場合には、作業期間のポイントを「−１」とし、、短い場合には「＋１」とする。
【００４０】
ステップ２０８） 回答がない場合には、ポイントを「−９９９」として評価対象から除外する。
ステップ２０９） 見積管理ファイル１５０のレコードの設定ＳＥランクと見積回答のランクを比較して、見積回答のランクの方が低い場合には、設定ランクのポイントを「−１」とし、、高い場合には「＋１」とする。
【００４１】
ステップ２１０） 見積評価部１４０は、評価ポイントの合計を会社別に編集し、ステップ２０３に移行して、次の見積回答データを読み込む。
ステップ２１１） 見積評価部１４０は、対象見積依頼番号に対応するすべての見積管理データを処理した場合には、それらのデータのうち、最も評価ポイントの高い会社に採用フラグをセット（＝１）する。
【００４２】
ステップ２１２） 採用フラグをセットした会社のデータを入出力部１１０のディスプレイ上に表示する。
ステップ２１３） 入出力部１１０から管理者による当該会社の採否判定を入力する。
ステップ２１４） 見積評価部１４０は、入力された採否判定を当該会社のレコードに書き込み、見積管理ファイル１５０を更新する。
【００４３】
ステップ２１５） ステップ２１３において、当該会社が発注先として採用された場合には、発注処理を行う。
次に、自動査定処理について説明する。
図８は、本発明の発注システムの概要を示す。
以下における○内の数字は、図８中の○内の数字と対応する。
【００４４】
査定は、依頼先からの見積回答により、前述の合見積を行い、依頼元において図７のステップ２１５により発注処理（発注依頼）が行われた際に、当該発注依頼に対して、同一発注会社の購買元（会社において、発注元と外部の取引先との間の発注等を管理する部門）において、当該発注依頼が適切なものであるかを判定するものである。
【００４５】
同図において、取引先から複数の見積回答を取得し、前述の依頼元計算機１００から、発注依頼として、査定対象データ１０１が購買元計算機２００に転送されると、購買元計算機２００において、自動査定処理を行う▲１▼。自動査定は、所定の見積条件や価格条件に基づいて、当該発注依頼がその条件を満たしているかを判定し、それらの条件を満たしている場合について、取引先に注文処理を行うものである▲２▼。また、査定の条件に合致していないものについては、アラームを上げ、人間による査定処理を行う▲３▼。
【００４６】
図９は、本発明の発注システムの構成を示す。
査定処理を行う購買元計算機２００は、入出力部２１０、発注依頼受付部２２０、査定部２３０、アラーム２４０、査定条件ファイル２５０、注文書作成部２６０、見積管理ファイル２７０、送受信部２８０より構成される。
入出力部２１０は、オペレータからの入力を受け付ける共に、データを表示する。
【００４７】
発注依頼受付部２２０は、依頼元計算機１００から見積管理ファイル１５０の情報を取得する。
査定部２３０は、見積管理ファイル２７０のデータに基づいて、査定条件ファイル２５０の査定条件に基づいて発注依頼の査定を行う。主な査定条件には、以下のようなものがある。
・新規注文物件であること：
・注文金額が所定金額以下であること：
・価格条件（単価等）が当社基準の範囲内であること：
・重要管理対象外の協力会社、または、商談でないこと：
・購買チェックのアラーム項目が１件もないこと：
アラーム２４０は、査定部２３０において、上記の条件を充足していない場合に起動されるもので、入出力部２１０のディスプレイ上にアラーム情報を表示したり、音声または、警告音処理等を行う。
【００４８】
査定条件ファイル２５０は、査定部２３０により参照され、上記の条件を保持する。図１０は、本発明の査定条件ファイルの例を示す。同図に示すように、当該ファイル２５０には、自動査定不可会社名、自動注文上限金額、自動査定不可業務種別等の各条件が設定されている。
注文書作成部２６０は、査定部２３０において注文可能であると判定された物件の注文書を生成する。
【００４９】
見積管理ファイル２７０は、依頼元計算機１００が有する見積管理ファイル１５０と同様の内容を格納する。
送受信部２８０は、注文書作成部２６０で作成された注文書を取引先計算機３００に送信すると共に、取引先計算機３００とのデータの授受等を行う。
図１１は、本発明の査定の一連の処理概要を示すフローチャートである。
【００５０】
ステップ１０） 依頼元計算機１００から取引先計算機３００に対して、前述の方法により見積依頼を行い、取引先計算機３００から見積回答を取得する。
ステップ１１） 依頼元計算機１００において前述の方法により合見積処理を行い、購買元計算機２００に対して発注依頼を行う。
ステップ１２） 購買元計算機２００は、発注依頼に対する諸条件による査定処理を行う。
【００５１】
ステップ１３） ステップ１２において自動注文条件に合致しない場合は、人手により査定処理を行う。
ステップ１４） 購買元計算機２００は、査定処理が終了し、発注可能な物件についての注文書作成を行い、当該注文書を取引先に送出する注文処理を行う。
図１２は、本発明の査定処理の詳細な動作を示すフローチャートである。
【００５２】
以下の説明において、予め発注依頼受付部２２０を介して、依頼元計算機１００から見積管理ファイル１５０と同様の情報が見積管理ファイル２７０に格納されているものとして説明する。
ステップ３０１） 査定部２３０は、査定条件ファイル２５０を読み込む。
ステップ３０２） 次に、査定部２３０は、見積管理ファイル２７０を読み込み、採否フラグがセット（＝１）のレコードを抽出する。
【００５３】
ステップ３０３） 査定部２３０は、査定条件ファイル２５０の条件として、まず、採否フラグがセットされているレコードの会社名が、自動査定が不可能な会社であるか否かを判定し、不可能な会社であれば、当該レコードについてアラーム２４０に通知し、アラームを上げる。
ステップ３０４） 査定部２３０は、次に、注文金額が所定金額内であるかを判定し、所定金額を超過しているものついては、当該レコードについてアラーム２４０に通知し、アラームを上げる。
【００５４】
ステップ３０５） 上記のような種々の査定条件に基づいて査定チェックを行った結果、アラームが発生した場合には、ステップ３０６に移行し、ない場合には、ステップ３０７に移行する。
ステップ３０６） アラームが発生した場合には、アラームが発生したレコードを見積管理ファイル２７０から抽出して、当該レコードの内容を入出力部２１０のディスプレイ上に表示し、管理者等の判断を促す。
【００５５】
ステップ３０７） 全ての査定チェックにおいて注文可能となった取引先、または、ステップ３０６において人間が判断した結果、注文許可が発行された取引先に対して、注文書作成部２６０は、該当する見積データを見積管理ファイル２７０から読み出して、注文書を作成する。
ステップ３０８） 送受信部２８０から注文書の宛先に作成された注文書を配信する。
【００５６】
【実施例】
以下に本発明の実施例を図面と共に説明する。
最初に合見積処理に関する例を図１の例を用いて説明する。
依頼元において、取引会社から依頼先の会社として、ａ社，ｂ社，ｃ社，ｄ社を選択する。
【００５７】
見積依頼データ生成部１３０は、見積管理ファイル１５０に当該見積依頼の情報として、見積番号“１０”、上限金額−１０００万円、依頼期間−３か月、ＳＥランク−ＳＥ、回答期限−９６年１０月３０日、業務種別−開発請負、依頼会社１の会社コード＝ａ、依頼会社２の会社コード＝ｂ，依頼会社３の会社コード＝ｃ、依頼会社４の会社コード＝ｄを設定する。
【００５８】
見積依頼制御部１２０は、設定された見積管理ファイル１５０を読み込んで、見積依頼データを見積依頼書のフォーマットに変換して、送受信部１８０を介して取引先計算機３００に送信する。この例では、ａ社，ｂ社，ｃ社，ｄ社の各計算機３００ａ、３００ｂ，３００ｃ，３００ｄに送信する。
次に、回答期限の９６年１０月３０日までに計算機３００ａ、３００ｂ，３００ｃからのみ見積回答があったものとする。
【００５９】
ここで、見積評価部１４０が送受信部１８０からそれらの見積回答を受け取ると、当該回答を見積管理ファイル１５０の各会社毎の項目に書き込む。図１の例において、ａ社からは、見積金額として９００万円、ｂ社からは７００万円、ｃ社からは８００万円との回答があり、見積回答が他の仕様条件、採算条件、作業期間等の諸条件を満たしているかを判定する。この例では、それらの条件は全て満たしているものとする。
【００６０】
これにより、見積評価部１４０は、金額の最も安価な見積を行ったｂ社を選択し、見積管理ファイル１５０の採否欄にフラグをセット（＝１）して、見積管理ファイル１５０を更新する。
さらに、見積評価部１４０は、更新された見積管理ファイル１５０の情報を購買元計算機２００に転送する。
【００６１】
次に、本発明の査定処理に関する例を図８の例を用いて説明する。
依頼元計算機１００から購買元計算機２００にｂ社を採用会社とする内容が含まれた見積管理ファイル１５０の情報を転送すると、購買元計算機２００は、当該見積管理ファイル１５０の内容を自計算機の見積管理ファイル２７０に書き込む。
【００６２】
購買元計算機２００の査定部２３０は、まず、査定条件ファイル２５０を読み出して、査定するための条件を取得する。本実施例では、査定条件として設定されているものは、見積条件として、自動査定不可会社の欄に指定されている会社であるか、自動注文上限金額が１０００万円以内であるかをチェック項目とする。
【００６３】
査定部２３０は、見積管理ファイル２７０のレコードを読み出して、当該レコードの採否の欄にフラグが設定されている（＝１）レコードを抽出する。
抽出されたレコードは、ｂ社のものであるので、当該ｂ社の会社名が自動査定不可会社となっているかを判定する。この例では、査定不可会社として指定されていないため、次に、注文条件金額を超過していないかを判定する。ｂ社の見積金額は７００万円であるので、当該注文条件金額を超過していないので、査定部２３０は、注文が可能であると判定し、注文書作成部２６０に対して当該ｂ社に対する注文書を作成するように依頼する。
【００６４】
注文書作成部２６０は、ｂ社に対する注文書を作成し、送受信部２８０を介して配送する。
なお、上記の実施例では、依頼元計算機１００から購買元計算機２００に対して、発注依頼を転送する際に、見積管理ファイル１５０の全内容を転送し、購買元計算機２００において、当該見積管理ファイルを自計算機のファイル２７０に格納し、当該ファイル２７０を読み込んで、依頼先の候補となった査定対象を抽出するが、この例に限定されることなく、依頼元計算機１００から最終的に発注先候補とされたデータのみを転送するようにしてもよい。
【００６５】
また、本発明は、図２の構成に基づいて説明しているが、見積依頼制御部１２０、見積依頼データ生成部１３０、見積評価部１４０をプログラムとして構築し、当該依頼元計算機に接続されるディスク装置や、フロッピーディスクやＣＤ−ＲＯＭ等の可搬記憶媒体に格納しておき、本発明を適用する際にインストールすることにより汎用的な利用が可能である。
【００６６】
なお、本発明は、上記の実施例に限定されることなく、特許請求の範囲内において、評価条件、及び査定条件及び評価方法、査定方法については種々設定が可能である。
【００６７】
【発明の効果】
上記の発明によれば、取引先において新たなフォーマットで見積回答情報を生成することなく、依頼元計算機から単に送信された見積依頼書に設定されている項目に必要項目を入力して返却すればよいため、依頼元において、雑多なフォーマットにより見積回答を個別に検討する必要がない。
【００６８】
さらに、見積回答の評価についても、予め設定さている当該見積要件に対応する条件を用いて、見積回答と突き合わせることにより、単に安価なばかりでなく、作業時間等、依頼対象に対する精度についても評価することが可能となる。このため、妥協することなく希望する物件や商品を提供可能な取引先に発注することが可能となる。発注に関する査定を行う部門の計算機である購買元計算機において、先の合見積の処理により評価された発注先の情報について、当該企業で予め規定されている査定条件を満たしているかを判定することにより、社内的な見地で、適当であると判断した発注先の物件や商品の発注を可能とする。
【００６９】
また、上記の発明によれば、見積回答情報に対して、所定の条件を満たしているかを判定する際に、各条件毎に、条件を満たしている場合には、評価ポイントに所定の数を加算し、満たしていない場合には、該評価ポイントから所定の数を減算し、最終的に得られた最も評価ポイントの高い見積回答情報を発注先候補とすることで、構成な評価が可能となると共に、従来のように、人手に依らないため、評価処理に関する時間を短縮を図ることが可能である。
【００７０】
また、上記の発明によれば、見積依頼情報生成時に、１件の見積依頼要件に対して一意に設定される見積管理番号を付与した１レコードに見積依頼情報と複数の見積回答情報を対応付けて管理することにより、評価処理において、当該レコードのみを読み出せばよいため、アクセス回数が削減される。
また、上記の発明によれば、査定を行なう購買元計算機において、依頼元計算機で生成されたファイルを取得し、査定対象の１つのレコードを取得して査定処理を行うため、上記同様にアクセス回数が削減されると共に、それらの情報の管理が容易である。
【００７１】
また、上記の発明によれば、少なくとも、新規注文物件であること、注文金額が所定金額以下であること、価格条件が所定の範囲内であること、重要管理対象外の協力会社、または、商談でないこと、これらの条件においてすべての条件を満足している条件を、購買元計算機における査定条件とすることで、査定時において、当該企業の取引のポリシーを崩すことなく、注文処理が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の合見積システムの概要を示す図である。
【図２】本発明の合見積システムの構成図である。
【図３】本発明の見積管理ファイルの例である。
【図４】本発明の見積評価ファイルの例である。
【図５】本発明の合見積の一連の処理を示すフローチャートである。
【図６】本発明の合見積の詳細な動作を示すフローチャートである。
【図７】本発明の見積評価処理を説明するためのフローチャートである。
【図８】本発明の発注システムの概要を示す図である。
【図９】本発明の発注システムの構成図である。
【図１０】本発明の査定条件ファイルの例である。
【図１１】本発明の査定の一連の動作を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の査定処理の詳細な動作を示すフローチャートである。
【図１３】従来の合見積の方法を示す図である。
【符号の説明】
１００ 依頼元計算機
１１０ 入出力部
１２０ 見積依頼制御部
１３０ 見積依頼データ生成部
１４０ 見積評価部
１５０ 見積管理ファイル
１６０ 見積評価ファイル
１８０ 送受信部
２００ 購買元計算機
２１０ 入出力部
２２０ 発注依頼受付部
２３０ 査定部
２４０ アラーム
２５０ 査定条件ファイル
２６０ 注文書作成部
２８０ 送受信部
３００ 取引先計算機
Claims (4)
- 依頼元コンピュータと購買元コンピュータとを含むコンピュータシステムが行う合見積・発注方法であって、
前記依頼元コンピュータの送信手段が、発注依頼者の指示に基づき見積を依頼するための見積依頼情報を複数の取引先の計算機に対して送信する送信ステップと、
前記依頼元コンピュータの受信手段が、前記送信ステップで送信した前記見積依頼情報に対応する見積回答情報を受信する受信ステップと、
前記依頼元コンピュータの評価ポイント算出手段が、所定の金額、作業期間、ランクを含む所定の評価条件と、前記受信ステップで受信した前記見積回答情報の金額、作業期間、ランクとを比較し、各評価条件毎のポイントを格納した見積評価ポイント記憶手段を参照して、それぞれのポイントを集計する評価ポイント算出ステップと、
前記依頼元コンピュータのポイント評価手段が、前記評価ポイント算出ステップで集計されたポイントを比較して最もポイントが高い見積回答情報を発注先候補として抽出するポイント評価ステップと、
前記購買元コンピュータの査定手段が、自動査定不可会社，自動注文上限金額，自動査定不可業務種別を含む査定条件を格納した査定条件記憶手段を参照して、前記ポイント評価ステップで抽出した前記発注先候補が該査定条件を満たしているかを判定する査定ステップと、
前記購買元コンピュータの処理手段が、前記査定ステップで査定した結果、前記査定条件を満たした発注先候補については、該発注先候補の送信元を発注先として所定の注文処理を行い、該査定条件を満たさなかった発注先候補については、査定者に対してアラームを出力する処理ステップと、
を行うことを特徴とする合見積・発注方法。 - 前記評価ポイント算出ステップは、
前記見積評価ポイント記憶手段を参照して、
前記見積回答情報の金額が前記評価条件の所定の金額より高い場合は所定の値を減算し、安い場合は所定の値を加算し、
前記見積回答情報の作業期間が前記評価条件の所定の期間より長い場合は所定の値を減算し、短い場合は所定の値を加算し、
前記見積回答情報のランクが前記評価条件の所定のランクより低い場合は所定の値を減算し、高い場合は所定の値を加算する
請求項１記載の合見積・発注方法。 - 依頼元コンピュータと購買元コンピュータとを含むコンピュータシステムが行う合見積・発注システムであって、
前記依頼元コンピュータは、
発注依頼者の指示に基づき見積を依頼するための見積依頼情報を複数の取引先の計算機に対して送信する送信手段と、
前記送信手段で送信した前記見積依頼情報に対応する見積回答情報を受信する受信手段と、
所定の金額、作業期間、ランクを含む所定の評価条件と、前記受信手段で受信した前記見積回答情報の金額、作業期間、ランクとを比較し、前記見積評価ポイント記憶手段を参照して、それぞれのポイントを集計する評価ポイント算出手段と、
前記評価ポイント算出手段で集計されたポイントを比較して最もポイントが高い見積回答情報を発注先候補として抽出するポイント評価手段とを備え、
前記購買元コンピュータは、
自動査定不可会社，自動注文上限金額，自動査定不可業務種別を含む査定条件を格納した査定条件記憶手段を参照して、前記ポイント評価手段で抽出した前記発注先候補が該査定条件を満たしているかを判定する査定手段と、
前記査定手段で査定した結果、前記査定条件を満たした発注先候補については、該発注先候補の送信元を発注先として所定の注文処理を行い、該査定条件を満たさなかった発注先候補については、査定者に対してアラームを出力する処理手段とを備える
ことを特徴とする合見積・発注システム。 - 前記評価ポイント算出手段は、
前記見積評価ポイント記憶手段を参照して、
前記見積回答情報の金額が前記評価条件の所定の金額より高い場合は所定の値を減算し、安い場合は所定の値を加算する手段と、
前記見積回答情報の作業期間が前記評価条件の所定の期間より長い場合は所定の値を減算し、短い場合は所定の値を加算する手段と、
前記見積回答情報のランクが前記評価条件の所定のランクより低い場合は所定の値を減算し、高い場合は所定の値を加算する手段と、
を含む請求項３記載の合見積・発注システム。
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