JP4132701B2 - 電子文書管理システム、電子文書管理方法、電子文書管理プログラムおよびこのプログラムを記録した記録媒体 - Google Patents
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Description
【発明の属する技術分野】
この発明は 文書の追加・削除・入れ替え等が頻繁に起こるような状況における電子文書管理システムに関する。
【0002】
【従来の技術】
従来技術として、たとえば、特開2000−259656号公報に記載の電子アルバム装置および電子アルバム作成方法並びに記録媒体では、あるディレクトリ(アルバム)内で管理されている画像データを、他のディレクトリへリンクさせることにより、ディレクトリの数が増大した場合のデバイス・スペースの省力化を図っている。
【0003】
また、たとえば、特開平7−84858号公報に記載の文書管理方法では、文書の構成情報を、オペレーティングシステムが提供するディレクトリ構造とは別に構成した情報ノードとリンクさせることにより、アプリケーションとの連携やユーザの任意な設定による文書分類を図っている。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら上記の従来技術ではいずれも、ディレクトリや情報ノードといった、分類の単位に対して文書のリンク情報を直接設定する必要がある。しかし、この方法では、新たにリンク情報に加えたい場合や、リンクされている文書を削除するといった場合に、リンク情報を持つディレクトリや情報ノードをその都度更新する必要があり、手間がとても煩雑となっていた。
【0005】
また、WindowsやMacOSやUnix等といったファイルシステム(オペレーティングシステム)には、ファイルの検索機能が存在する。ファイル検索機能では、ユーザから指定された検索条件に基づきシステム内の文書を検索し結果一覧をユーザに提示する、というものが一般的である。さらに、ユーザから指定された検索の履歴をある一定数保持しておき、ユーザが同じ検索をする場合には、検索条件の再入力をしなくても履歴から選択できるようにすることで煩雑さを無くす機能が実現されているものもある。
【0006】
しかし、これらの機能では、検索された文書とファイルシステム上で一覧として見えている文書とを、関連性のある文書として同じフォルダ下に配置することは困難である。ある文書が1つの検索結果に含まれ、かつ、その文書をあるフォルダ配下に配置したい場合は、実際にその文書をそのフォルダ配下に移動すればよい。しかし、同じ文書が2つ以上の検索結果に含まれ、かつ、それぞれの検索で取得された文書を別々のフォルダ下に配置したい場合があったとしても、文書の実体は1つしかないため、全てのフォルダに配置することはできない。
【0007】
本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、ユーザが検索フォルダを参照すると、ユーザのあらかじめ指定した検索条件に従って文書やフォルダを検索し、結果一覧をあたかもそのフォルダの配下に存在するかのように見せるため、ユーザが指定した条件に一致する文書やフォルダの追加や削除があった場合でも、リンクの追加等といった作業を必要としない、という利点を持つ文書管理システムを提供することを目的とする。
【0008】
また、検索された文書とファイルシステム上で一覧として見えている文書とを、関連性のある文書として同じフォルダ配下に混在して配置されているかのように見せることが可能であり、同じ文書を一覧上における複数の分類に所属させることが容易になる、という利点を持つ文書管理システムを提供することを目的とする。
【0009】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明の電子文書管理システムは、フォルダにより階層的な電子文書の登録や管理が可能で、かつ、検索条件を指定することにより文書やフォルダの検索が可能である電子文書管理システムにおいて、前記文書の識別用のIDと、当該文書が属するフォルダIDと、当該文書の記憶領域へのポインタとを保持する文書テーブルと、前記フォルダIDと、当該フォルダが検索対象のフォルダであるかを表すフラグと、検索条件の識別用のIDとを保持するフォルダテーブルと、前記文書やフォルダの検索の条件と、当該検索の条件である前記検索条件の識別用のIDとを保持する検索条件テーブルと、を記憶する記憶手段と、あらかじめ検索条件をフォルダに設定して前記検索条件テーブルに保持され、ユーザが当該フォルダを参照する場合に、前記検索条件テーブルに設定された検索条件に合った文書やフォルダを、前記検索条件テーブルに紐づけられている前記フォルダテーブルおよび前記文書テーブルを検索し、フォルダ及び文書の階層構造の表示と、前記検索条件別のフォルダ及び文書の階層構造とを表示させる制御手段と、を備えたことを特徴とする。
【0010】
また、この発明の電子文書管理システムは、前記制御手段は、前記検索条件テーブルにあらかじめ設定した検索条件を変更可能とすることを特徴とする。
【0011】
また、この発明の電子文書管理方法は、フォルダにより階層的な電子文書の登録や管理が可能で、かつ、検索条件を指定することにより文書やフォルダの検索が可能である電子文書管理システムにおける電子文書管理方法において、前記文書の識別用のIDと、当該文書が属するフォルダIDと、当該文書の記憶領域へのポインタとを文書テーブルに保持させる工程と、前記フォルダIDと、当該フォルダが検索対象のフォルダであるかを表すフラグと、検索条件の識別用のIDとをフォルダテーブルに保持させる工程と、前記文書やフォルダの検索の条件と、当該検索の条件である前記検索条件の識別用のIDとを保持する検索条件テーブルと、を記憶手段に記憶させる工程と、制御手段により、あらかじめ検索条件をフォルダに設定して前記検索条件テーブルに保持され、ユーザが当該フォルダを参照する場合に、前記検索条件テーブルに設定された検索条件に合った文書やフォルダを、前記検索条件テーブルに紐づけられている前記フォルダテーブルおよび前記文書テーブルを検索し、フォルダ及び文書の階層構造の表示と、前記検索条件別のフォルダ及び文書の階層構造とを表示させる工程と、を含むことを特徴とする。また、この電子文書管理方法をコンピュータに実行させる電子文書管理プログラムと、電子文書管理プログラムを記録したコンピュータに読み取り可能な記録媒体を特徴とする。
【0012】
【発明の実施の形態】
以下に添付図面を参照して、この発明にかかる電子文書管理システム、電子文書管理方法、電子文書管理プログラムおよびこのプログラムを記録した記録媒体の好適な実施の形態について詳細に説明する。
【0013】
図1および2は、この発明の本実施の形態にかかる電子文書管理システムの構成を示す説明図である。図1において、電子文書管理システム100の入力部101は、ユーザからの文書やフォルダの一覧表示、検索フォルダ設定、文書やフォルダの検索等の要求を受け付ける部分であり、表示部102は、文書やフォルダの一覧を表示する部分であり、記憶部103は、電子文書や検索結果等を記憶する部分であり、制御部104は、指定されたフォルダの配下にあるフォルダや文書を表示部で表示させるために必要な情報を記憶部から取得したり、入力部から入力されたりフォルダに設定される検索条件と一致する文書を記憶部から取得したりする部分である。本発明は、以上のような構成を持つシステムであればどのようなシステムでも適用可能である。
【0014】
また、図2に示すように、記憶部103は、文書テーブル201と、フォルダテーブル202と、検索条件テーブル203とを備えている。
【0015】
(各テーブルのデータ構造)
文書テーブル201は、電子文書管理システム内で文書を一意に識別するID(以下では文書IDと記述する)、その文書がどのフォルダの配下に存在するかを表すフォルダのID値(以下では親フォルダIDと記述する)を含んだ、文書に関する情報を保持するテーブルである。表1に文書テーブルの例を示す。
【0016】
【表1】
【0017】
ただし、「内容記憶領域へのポインタ」とは、文書の実データが保存されている記憶領域へのポインタであり、この値を利用して制御部は文書の実データを取得可能であるとする。
【0018】
フォルダテーブル202は、電子文書管理システム内でフォルダを一意に識別するID(以下ではフォルダIDと記述する)、検索フォルダとして指定されているかどうかを表すフラグ(以下では検索フォルダフラグと記述する)、指定されている検索条件を検索条件テーブル(後述)内で識別するID(以下では検索条件IDと記述する)を含んだ、フォルダに関する情報を保持するテーブルである。表2にフォルダテーブルの例を示す。
【0019】
【表2】
【0020】
ただし、検索条件IDが「0000」である場合には、検索条件テーブルに対応するレコードがないことを表し、親フォルダがNULLである場合には、親フォルダが存在しないことを表す。
【0021】
また、検索条件テーブル203は、検索条件IDと検索条件を対応づけたテーブルである。以下に検索条件テーブルの例を表3に示す。
【0022】
【表3】
【0023】
この実施例では、これらのデータ構造がデータベースによって構築されているものとし、文書やフォルダの検索にSQLが利用可能であるものとする。従って、表3中の検索条件は全てSQL文により実現可能である。以下に、検索条件IDが001の検索条件(SQL文)の例を記述する。
【0024】
SELECT * FROM 文書テーブル
WHERE 名前 LIKE ’%A%’
【0025】
(検索フォルダ設定処理)
検索フォルダを新規作成、通常のフォルダを検索フォルダに変更、もしくは検索フォルダの検索条件を変更する処理は下記のようになる。図3に示したフローチャートに基づいて説明する。
【0026】
▲1▼:検索フォルダを新規作成する場合(ステップS1:Yes)は、フォルダテーブルに新規フォルダレコードを追加する(ステップS2)。
【0027】
▲2▼:フォルダIDの値が、▲1▼で新規作成したフォルダもしくは設定変更を要求されたフォルダのフォルダIDと一致するフォルダテーブル内のレコードを取得し(ステップS3)、検索フォルダフラグの値を更新する(ステップS4)。
【0028】
▲3▼:▲2▼で取得したフォルダテーブルのレコードの検索条件IDが0000である場合(ステップS6:Yes)、つまり今まで検索条件が指定されていない場合には、検索条件テーブルに新規検索条件レコードを追加し(ステップS7)、その検索条件IDでフォルダレコードを更新する(ステップS8)。
【0029】
▲4▼:▲3▼で取得したフォルダレコードの検索条件IDとID値が一致する検索条件テーブル内のレコードを取得し(ステップS9)、検索条件の値を更新する(ステップS10)。
【0030】
(フォルダ配下の文書およびフォルダ一覧取得処理)
フォルダの配下に存在する文書およびフォルダ一覧を取得する処理は下記のようになる。図4に示したフローチャートに基づいて説明する。
【0031】
▲1▼:親フォルダIDの値が、文書一覧取得を要求された検索フォルダのフォルダIDと一致する文書テーブル内のレコード一覧およびフォルダテーブルのレコード一覧を取得する(ステップS11)。
【0032】
▲2▼:文書一覧取得を要求された検索フォルダIDと一致するフォルダテーブル内のレコードを取得する(ステップS12)。
【0033】
▲3▼:検索フォルダフラグがTRUEである場合(ステップS13:Yes)には、レコードから検索条件IDを取得し(ステップS14)、そのID値と一致する検索条件内のレコードを取得する(ステップS15)。
【0034】
▲4▼:▲3▼で取得したレコード中の検索条件を基に文書テーブルおよびフォルダテーブル内を検索し、結果として取得された文書およびフォルダのレコード一覧を取得する(ステップS16)。
【0035】
また、表1から3で記述したレコードが登録されている場合、各フォルダの配下にある文書とフォルダ一覧は図5に示すようになる。
【0036】
上記の文書のうち、斜体文字で示しているのが、検索フォルダの機能によって取得された一覧である。”プロジェクトA”フォルダには、本来”企画書”フォルダの配下に存在するはずの”企画書A”文書が配下にあるかのように見える。また、”プロジェクトB”フォルダでは、検索フォルダの機能によって取得された”企画書B”、”機能仕様書B”、”設計仕様書B−1”、”設計仕様書B−2”の4つの文書と、実際に配下に存在する”11月作成”フォルダを同時に一覧として取得することが可能である。
【0037】
以上説明したように、本実施の形態によれば、ユーザが検索フォルダを参照すると、ユーザのあらかじめ指定した検索条件に従って文書やフォルダを検索し、結果一覧をあたかもそのフォルダの配下に存在するかのように見せるため、ユーザが指定した条件に一致する文書やフォルダの追加や削除があった場合でも、リンクの追加等といった作業を必要としない、という利点を持つ。
【0038】
また、本実施の形態によれば、一度設定した検索条件を後で変更することが可能であり、ユーザの取得したい文書一覧の条件が変わった場合への対応も容易であるというという利点を持つ。
【0039】
さらに、本実施の形態によれば、検索された文書とファイルシステム上で一覧として見えている文書とを、関連性のある文書として同じフォルダ配下に混在して配置されているかのように見せることが可能であり、同じ文書を一覧上における複数の分類に所属させることが容易になる、という利点を持つ。
【0040】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ユーザが検索フォルダを参照すると、ユーザのあらかじめ指定した検索条件に従って文書やフォルダを検索し、結果一覧をあたかもそのフォルダの配下に存在するかのように見せるため、ユーザが指定した条件に一致する文書やフォルダの追加や削除があった場合でも、リンクの追加等といった作業を必要としない、という利点を持つ電子文書管理システムが得られるという効果を奏する。
【0041】
また、本発明によれば、検索された文書とファイルシステム上で一覧として見えている文書とを、関連性のある文書として同じフォルダ配下に混在して配置されているかのように見せることが可能であり、同じ文書を一覧上における複数の分類に所属させることが容易になる、という利点を持つ電子文書管理システムが得られるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図1】この発明の実施の形態にかかる電子文書管理システムの構成を示す説明図である。
【図2】この発明の実施の形態にかかる電子文書管理システムの別の構成を示す説明図である。
【図3】この発明の実施の形態にかかる電子文書管理システムの検索フォルダ設定の流れを示すフローチャートである。
【図4】この発明の実施の形態にかかる電子文書管理システムのフォルダ配下の文書およびフォルダ一覧取得情報の流れを示すフローチャートである。
【図5】この発明の実施の形態にかかる電子文書管理システムの表示部における表示例を示す説明図である。
【符号の説明】
100 電子文書管理システム
101 入力部
102 表示部
103 記憶部
104 制御部
201 文書テーブル
202 フォルダテーブル
203 検索条件テーブル
Claims (5)
- フォルダにより階層的な電子文書の登録や管理が可能で、かつ、検索条件を指定することにより文書やフォルダの検索が可能である電子文書管理システムにおいて、
前記文書の識別用のIDと、当該文書が属するフォルダIDと、当該文書の記憶領域へのポインタとを保持する文書テーブルと、
前記フォルダIDと、当該フォルダが検索対象のフォルダであるかを表すフラグと、検索条件の識別用のIDとを保持するフォルダテーブルと、
前記文書やフォルダの検索の条件と、当該検索の条件である前記検索条件の識別用のIDとを保持する検索条件テーブルと、を記憶する記憶手段と、
あらかじめ検索条件をフォルダに設定して前記検索条件テーブルに保持され、ユーザが当該フォルダを参照する場合に、前記検索条件テーブルに設定された検索条件に合った文書やフォルダを、前記検索条件テーブルに紐づけられている前記フォルダテーブルおよび前記文書テーブルを検索し、フォルダ及び文書の階層構造の表示と、前記検索条件別のフォルダ及び文書の階層構造とを表示させる制御手段と、
を備えたことを特徴とする電子文書管理システム。 - 前記制御手段は、前記検索条件テーブルにあらかじめ設定した検索条件を変更可能とすることを特徴とする請求項1に記載の電子文書管理システム。
- フォルダにより階層的な電子文書の登録や管理が可能で、かつ、検索条件を指定することにより文書やフォルダの検索が可能である電子文書管理システムにおける電子文書管理方法において、
前記文書の識別用のIDと、当該文書が属するフォルダIDと、当該文書の記憶領域へのポインタとを文書テーブルに保持させる工程と、
前記フォルダIDと、当該フォルダが検索対象のフォルダであるかを表すフラグと、検索条件の識別用のIDとをフォルダテーブルに保持させる工程と、
前記文書やフォルダの検索の条件と、当該検索の条件である前記検索条件の識別用のIDとを保持する検索条件テーブルと、を記憶手段に記憶させる工程と、
制御手段により、あらかじめ検索条件をフォルダに設定して前記検索条件テーブルに保持され、ユーザが当該フォルダを参照する場合に、前記検索条件テーブルに設定された検索条件に合った文書やフォルダを、前記検索条件テーブルに紐づけられている前記フォルダテーブルおよび前記文書テーブルを検索し、フォルダ及び文書の階層構造の表示と、前記検索条件別のフォルダ及び文書の階層構造とを表示させる工程と、
を含むことを特徴とする電子文書管理方法。 - 請求項3に記載の電子文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
- 請求項4に記載の電子文書管理プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータに読み取り可能な記録媒体。
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