JP4623635B2 - 社内情報管理システム - Google Patents

Description

本発明は社内に必要な情報を部門、役職を考慮して効率よく管理できる情報管理システムに関する。

従来、会社規程や特許・技術情報などの各種情報の中で、業務遂行上必要な情報は、担当者ごとに保管、管理されていた。このような状況において、組織異動があった場合などは、その部門、役職に新たに着任する人は前任者から業務を引き継ぎ必要な情報を把握する必要があった。しかしながら、このような引継ぎは効率が悪く、また必要な情報が必ずしも引き継がれる保証はない。これは本来、業務において必要な情報は、部門や役職などに付随すべきだが、個人任せ、即ち個人に付随した形で管理されているからであり、有益な情報を有する個人の退職や異動等に伴って情報が途切れる可能性がある。

ところで、組織に必要な情報を効率的に管理する技術として、たとえば、特許文献１では、所定の役職の歴代就任者の履歴一覧の提供、所定の役職の次期就任者の分析等を可能にする人物管理システムが提案されている。また、特許文献２では、多数の情報源から個人特性フィルター、時間フィルター、地域フィルターなど種々のフィルターを用いて携帯電話などの画面の大きさに制約のある端末にその個人に適した情報を効率的に表示するシステムが提案されている。また、特許文献３には、各種特許情報を不特定の関係者が利用でき、かつ、特許情報を利用した関係者が、その利用した特許情報に対して特定の評価を行った後には、その評価内容に対しては、特定の関係者しかアクセスできないようにしたシステムが記載されている。
特開２０００−３３９３７４号公報 特開２００２−３２４０７号公報 特開２００２−３４２４４７号公報

しかしながら、上記の従来の技術は、個人ごとの情報管理に留まるか、必要な能力や情報を持つ個人に関する情報の管理であるため、個人の退職等に伴う情報の中断の可能性がある。

本発明はかかる事情に鑑みてなされたものであり、個人に情報が蓄積されるのではなく、部門または役職ごとに必要とする情報を効率よく管理することのできる情報管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明に係わる情報管理システムは、カテゴリーごとに一または二以上のキーワードを関連付け、さらにキーワードごとに有効度データを関連付けて記憶するキーワードデータベースと、カテゴリー情報を入力して、該カテゴリーに関連付けられているキーワードをもとに情報を抽出する情報検索手段と、抽出された情報を表示する情報表示手段と、抽出された情報の各々に対して入力された評価データに基づいて、その情報に対応するキーワードの有効度データを更新する評価データ入力手段と、
有効度データに基づいてキーワードを更新するキーワード更新手段と、を備えたことを特徴とする。

本発明によれば、カテゴリーごとにキーワードと有効度データを関連付けて記憶し、カテゴリーを指定することによって、そのカテゴリーに含まれているキーワードを用いて情報を検索し、さらにその情報に対する評価をその情報を抽出したキーワードの有効度として管理するため、必要な情報そのものを管理するのに比べて記憶容量の削減を図ることができる。

また、そのキーワードによって新たに生まれる情報も検索でくるので、最新情報の収集にも役立つ。
好ましくは、カテゴリーには、部門または役職に対応して設けられたカテゴリーコードを用いる。特に、カテゴリーコードの一部として部門、役職コードを割り付けることによって、複雑な組織ごとの情報管理を効率よく行うことができる。

また、本発明に係わる情報管理システムでは、情報表示手段は情報表示用ブラウザに評価データ入力キーを表示し、評価データ入力手段は入力キーによって入力された評価データを用いることを特徴とする。情報表示用ブラウザを通して、評価データを入力することによって、情報ごとの評価データの入力が容易になる。特に評価データの入力によって、ブラウザを閉じるようにすれば、入力を確実に行うことができる。

本発明に係わる情報管理システムでは、さらに、有効度データは、プラス評価とマイナス評価を含み、キーワード更新手段は、所定回数以上評価データの入力のあったキーワードのうち、プラス評価が所定値以下であって、さらにマイナス評価が所定値以下のキーワードをカテゴリーから削除することを特徴とする。

プラス評価とマイナス評価に分けることによって、単に平均的な評価でキーワードを更新するのに比べて、一部の人に有効な情報を残すことが可能となる。また、一つのキーワードが評価の低い情報と評価の高い情報の両方を抽出する場合があり、低い評価の影響によって、高い評価の情報を抽出できるキーワードが削除されるのを防止することができる。

好ましくは、キーワードは重要度データを含み、キーワード更新手段は、当該重要度データに基づいて、キーワードの削除を禁止する。たとえば、重要度データをそのカテゴリーの管理者である組織長によって設定することにより、担当者の評価によって、重要な情報を抽出できるキーワードが削除されるのを防止することができる。

本発明に係わる情報管理システムでは、さらに、情報表示手段は、有効度データのプラス評価の高い順に検索された情報の一覧を表示することを特徴とする。
これにより、ユーザは、有効な情報に迅速かつ容易にアクセスすることができる。

また、本発明に関わる情報管理システムは、情報にアクセス権限データを関連付けて保存する手段を備え、ユーザの識別情報を入力して、情報検索手段によって抽出された情報のアクセス権限データをもとにユーザが抽出された情報にアクセスする権限があるか否かを判定して、アクセスする権限がある場合は、情報表示手段に当該情報を表示することを特徴とする。

アクセス権限については、情報に関連付けて保存することによって情報のセキュリティ管理を確実に行うことができる。

本発明によれば、部門または役職に必要なキーワードをシステムに登録しておき、情報検索時にこのキーワードをもとに情報を抽出することで情報検索者の属する部門または役職にとって有益な情報を効率よく管理することが可能になる。

以下、本発明の実施の形態を説明する。図１は本発明の実施の形態による情報管理システム、このシステムと通信を行う利用者端末、およびＷＥＢサーバの機能ブロック図である。

図１において、情報管理システム１は、社内ＬＡＮ６を介して利用者端末２と繋がっており、社内ＬＡＮはゲートウェイ４を介し、通信ネットワーク５と繋がっている。情報管理システム１は、社内ＬＡＮ（構内通信網）６、通信ネットワーク５を介してＷＥＢサーバ３と繋がっている。ここで、情報管理システム１は社内情報を管理する管理部門により管理、運営される。また、利用者端末２は管理部門が提供する情報を参照する利用者の一または二以上の利用者端末である。また、ＷＥＢサーバ３は事業者が情報を発信する一または二以上のＷＥＢサーバである。情報管理システム１は、通信ネットワーク４を介してデータの送受信を行うための送受信部１１、送受信部から受け取ったデータの処理を行う中央演算処理部１２、データを入力する入力部１３、データを出力する出力部１４、データを記憶するための記憶部１６から構成されている。

さらに、中央演算処理部１２は、送受信部１１との間でデータの受け渡しを行う送受信処理手段（機能）５１、入力部１３および出力部１４との間でデータの入出力処理を行う入出力処理手段（機能）５２、入力部１３を介して入力された利用者情報、特許情報、社内情報、組織情報に関する基本情報を登録する基本情報登録手段（機能）５３、キーワードを登録するキーワード登録手段（機能）５４、特許情報および、社内情報に関する情報を要求する情報要求手段（機能）５５、キーワードを抽出するキーワード抽出手段（機能）５６、キーワードに関連する情報を情報ＤＢ６３およびＷＥＢサーバ３から収集する情報検索手段（機能）５７、情報を表示する情報表示手段（機能）５８、表示された情報を評価する評価データ入力手段（機能）５９、登録したキーワードを更新するキーワード更新手段（機能）６０から構成される。
また、記憶部１６は、組織に関する情報を保存する組織（ＤＢ）６１、利用者に関する情報を保存する利用者データベース（ＤＢ）６２、特許に関する情報や社内規定などの情報を保存する情報データベース（ＤＢ）６３、キーワードに関する情報を保存するキーワード（ＤＢ）６４、キーワードを分類するカテゴリーに関する情報を保存するカテゴリーＤＢ６５を有している。

また、利用者端末２は、社内ＬＡＮ６を介してデータの送受信を行うための送受信部２１、送受信部２１からのデータの処理を行う中央演算処理部２２、中央演算処理部２２との間でデータの入出力を行う入力部２３と出力部２４から構成されている。

また、ＷＥＢサーバ３は、通信ネットワーク５を介してデータの送受信を行うための送受信部３１、送受信部３１からのデータの処理を行う中央演算処理部３２、中央演算処理部３２との間でデータの入出力を行う入力部３３と出力部３４、情報を保存する記憶部３６から構成されている。

次に、上記の構成を有する情報管理システム１の動作を説明する。
［情報登録段階］
<基本情報登録処理>
まず、情報管理システム１のシステム管理者は組織に関する情報の登録を行う。入力部１３から入力された組織に関する情報は基本情報登録手段５３により組織ＤＢ６１へ登録される。

図２は組織ＤＢのデータ構成例である。この図において、部門を識別する部門ＩＤと部門名、これに関連付けられた役職識別のための役職ＩＤと役職名、役職ＩＤと役職名に関連付けられた利用者を識別するための利用者ＩＤが保存されている。システム管理者は次に、利用者に関する情報の登録を行う。入力部１３から入力された利用者に関する情報は基本情報登録手段５３により利用者ＤＢ６２へ登録される。

図３は利用者ＤＢのデータ構成例である。この図において、利用者を識別する利用者ＩＤと、これに関連付けられた利用者名、ふりがな、メールアドレス、パスワードなどの情報が保存されている。システム管理者は組織情報、利用者情報の登録を行うと利用者へ提供する為の特許情報や社内情報の登録を行う。入力部１３から入力された特許や社内規定に関する情報は基本情報登録手段５３により情報ＤＢ６３へ登録される。図４は、情報ＤＢ６３のデータ構成例である。情報ごとにその識別情報（ＩＤ）が付され、またアクセス権限レベルが設定されており、その情報にアクセスできる個人ないしグループを選択できるようになっている。

次に、システム管理者は入力部１３からカテゴリーに関する情報を入力することによりカテゴリーの登録を行う。入力部１３から入力されたカテゴリーに関する情報は基本情報登録手段５３によりカテゴリーＤＢ６５へ登録される。

図５はカテゴリーＤＢのデータ構成例である。この図において、カテゴリーコードに関連付けられたカテゴリーが記憶されている。このカテゴリーコードとカテゴリーは組織ＤＢ６１の部門ＩＤと役職ＩＤに関連付けられている。このため部門および役職を指定することでカテゴリーを絞り込むことができる。

本実施の形態では組織ＤＢ６１は複数の部門から構成され、それぞれの部門コードは複数の役職ＩＤと役職名から構成されることとしたが、部門と役職にそれぞれ２桁のコードを持たせ、部門と役職を４桁のコードで表すこととしても良い。

<キーワード登録処理>
システム管理者は、情報管理システム１の入力部１３よりキーワードを入力することでキーワードの登録を行う。システム管理者が入力部１３からキーワードを入力することでキーワードの登録を行う。この時、キーワード登録手段５４によりカテゴリーＤＢ６５に登録されているカテゴリーコードとカテゴリーが抽出され一覧表示される。システム管理者は表示されたカテゴリーの一覧から、カテゴリーを選択し、キーワードを登録する。選択されたカテゴリーのカテゴリーコードは当該キーワードのカテゴリーコードとしてキーワード情報とともにキーワードＤＢ６４へ記憶される。

図６はキーワードＤＢ６４のデータ構成例である。この図において、各キーワードはキーワードの属するカテゴリーのカテゴリーコードとキーワード、このキーワードが何回参照されたかを表す参照回数、このキーワードがどのくらい有効かを表す有効度、このキーワードがどのくらい重要かをあらわす重要度、このキーワードの記憶先である情報の記憶先である記憶先１、記憶先２・・・などの情報から構成されている。

［情報検索段階］
システム管理者が組織情報、利用者情報、特許情報、社内情報、などの基本情報の登録を終えると、利用者は利用者端末２により情報管理システム１へアクセスすることで情報を得ることができる。

<情報要求処理>
まず、利用者は利用者端末２により情報管理システム１へアクセスする。次に、利用者はＩＤを入力する。ＩＤが入力されると情報要求手段５５により情報要求が受け付けられ、カテゴリーＤＢ６５内に保存されているカテゴリーが表示される。利用者は利用者端末２の出力部２４へ表示されたカテゴリーから検索を行いたい情報のカテゴリーを選択する。

<キーワード抽出処理>
利用者がカテゴリーを選択するとキーワード抽出手段５６が起動され、選択されたカテゴリーのカテゴリーコードをカテゴリーＤＢ６４から抽出される。抽出されたカテゴリーコードをもとにキーワードＤＢ６４から抽出されたカテゴリーコードをもつ全てのキーワードを抽出する。本実施例ではキーワードＤＢからキーワードを抽出することとしたがキーワードＤＢにキーワードの検索式を登録しておき、キーワードの検索式を抽出することとしても良い。

<情報検索処理>
キーワード抽出手段５６によりキーワードが抽出されると情報検索手段５７が起動される。抽出されたキーワードに関連付けられた情報の記憶先をキーワードＤＢ６４から抽出する。次に、情報要求手段５５で入力された利用者ＩＤをもとに組織ＤＢ６１から役職ＩＤを抽出する。キーワードとアクセス権限レベルをもとに情報を抽出する。そして、抽出された情報を情報表示手段５８へ送信する。

次に、図７を用いて情報検索手段５７の処理手順を詳述する。まず、キーワード抽出手段５６により抽出したキーワードを受信する（Ｓ１０１）。次に、ステップＳ１０１で受信したキーワードに関連付けられた情報格納先を抽出し、一次領域へ保存する（Ｓ１０２）。次に、情報要求処理段階で入力された利用者ＩＤをもとに組織ＤＢ６１から役職ＩＤを抽出して（Ｓ１０３）、ステップＳ１０３で抽出した役職をもとに情報ＤＢ６３内のアクセス権限・役職対応テーブルから当該利用者のアクセス権限レベルを抽出する（Ｓ１０４）。図８は、アクセス権限・役職対応テーブルの一例である。役職ごとにアクセス権限レベルが設定されている。

その後、ステップＳ１０２で一次領域に保存された情報格納先は情報ＤＢ６３内か否かの判定を行う（Ｓ１０５）。判定の結果、情報格納先が情報ＤＢ６３内にない場合は、キーワード抽出手段５６により抽出したキーワードとステップＳ１０２により抽出したアクセス権限レベルをもとにＷＥＢサーバ３の記憶部３６内の情報を抽出する（Ｓ１０７）。

一方、情報格納先が情報ＤＢ６３内である場合は、キーワード抽出手段５６により抽出したキーワードとステップＳ１０２により抽出したアクセス権限レベルをもとに情報ＤＢ６３内の情報を抽出する（Ｓ１０６）。そしてステップＳ１０６またはステップＳ１０７で、抽出した情報を情報表示手段５８へ送信する（Ｓ１０８）。

<情報表示処理>
情報検索手段５７により抽出された情報は情報表示手段５８により利用者端末２の出力部２４へ一覧表示される。

［情報評価段階］
<情報評価処理>
利用者は一覧表示された情報から目的の情報を選択し、情報の表示を行う。利用者は表示された情報を参照した後、情報が利用者にとってどのくらい有効であるか「大」、「中」、「小」、の有効度あらわすチェックボックスにチェックを入れ当該キーワードの評価を行う。

図９は情報表示画面の画面図である。この図において利用者が参照した情報とその情報の有効度を評価する「大」、「中」、「小」、などのチェックボックスが表示されている。利用者は情報の評価を行い、「閉じる」ボタンを押し、情報表示画面を閉じる。情報表示画面が閉じられると、情報表示画面で入力された有効度は評価データ入力手段５９により評価の入力受け付けが行われる。入力された有効度はキーワード更新手段６０によりキーワードＤＢ６４内の当該キーワード情報の閲覧回数が更新され、重要度の更新が行われる。入力された有効度は図１０に例示する有効度とポイントを関連付けた有効度ポイントテーブルが参照され当該ポイントが情報管理システム１の記憶部１６へ保存される。

記憶部１６へ保存されたポイントは当該情報の閲覧回数で按分されキーワード更新手段６０により有効度が再更新される。有効度の再更新により有効度が予め設定された所定値より低いと判定されたキーワードは情報管理システム１の出力部１４に出力される。出力されたキーワードはシステム管理者により必要に応じて削除・更新される。

以上説明したように、本実施の形態によれば、部門および役職ごとに設定したキーワードを用いて情報を検索するため部門や役職に関する情報の管理を効率よく行うことができる。

また、キーワードによる情報抽出結果を利用者が評価を行い、評価結果により有効でないとされたキーワードは情報システム管理者により更新されるため利用者にとってより有効な情報を抽出することが可能なキーワードだけが保存される。これにより利用者の所属する部門や役職にとって有益な情報を検索することができる。

本発明の第１の実施の形態に係わる情報管理システムの機能ブロック図である。 図１の組織ＤＢのデータ構成例である。 図１の利用者ＤＢのデータ構成例である。 図１の情報ＤＢのデータ構成例である。 図１のカテゴリーＤＢのデータ構成例である。 図１のキーワードＤＢのデータ構成例である。 図１の情報検索手段の処理手順を示すフローチャートである。 アクセス権限・役職対応テーブルである。 検索結果評価画面を表す画面図である。 有効度・ポイントテーブルのデータ構成例である。

符号の説明

１ 情報管理システム
２ 顧客端末
３ ＷＥＢサーバ
４ ゲートウェイ
５ 通信ネットワーク
６ 社内ＬＡＮ
１１ ２１ ３１ 送受信部
１２ ２２ ３２ 中央演算処理部
１３ ２３ ３３ 入力部
１４ ２４ ３４ 出力部
１６ ３６ 記憶部
５１ 送受信処理手段
５２ 入出力処理手段
５３ 基本情報登録手段
５４ キーワード登録手段
５５ 情報要求手段
５６ キーワード抽出手段
５７ 情報検索手段
５８ 情報表示手段
５９ 評価データ入力手段
６０ キーワード更新手段
６１ 組織（データベース）ＤＢ
６２ 利用者（データベース）ＤＢ
６３ 情報（データベース）ＤＢ
６４ キーワード（データベース）ＤＢ
６５ カテゴリー（データベース）ＤＢ

Claims (2)

1. 社内ＬＡＮを介して利用者端末と接続し、社内情報を部門または役職ごとに管理する社内情報管理システムであって、
   利用者ＩＤと、該利用者ＩＤに関連付けられた利用者名と、を含む利用者データベースと、
   部門ＩＤと、該部門ＩＤに関連付けられた役職ＩＤと、該役職ＩＤに関連付けられた前記利用者ＩＤと、を含む組織データベースと、
   予め登録されたキーワードと、キーワードの属するカテゴリーのカテゴリーコードと、キーワードの有効度データと、キーワードの重要度データと、キーワードに関連付けられた情報の記憶先と、を含むキーワードデータベースと、
   前記部門ＩＤと、前記役職ＩＤと、前記カテゴリーコードと、を互いに関連付けて保存するカテゴリーデータベースと、
   役職ＩＤごとにアクセス権限レベルを設定したアクセス権限・役職対応テーブルと、
   前記利用者端末を介して利用者によって選択されたカテゴリーのカテゴリーコードを前記カテゴリーデータベースから抽出し、抽出されたカテゴリーコードをもとに前記キーワードデータベースから該カテゴリーコードを有するキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
   前記キーワードデータベースから、前記キーワード抽出手段により抽出されたキーワードに関連付けられている情報の記憶先を抽出し、抽出した記憶先から情報を取得し、次に利用者ＩＤをもとに前記組織データベースから役職ＩＤを抽出し、抽出した役職ＩＤをもとに前記アクセス権限・役職対応テーブルからアクセス権限を抽出し、抽出したアクセス権限レベルに基づいて利用者が前記取得された情報にアクセスする権限があるか否かを判定して、アクセスする権限がある場合は、情報表示手段へ前記取得された情報を送る情報検索手段と、
   前記情報検索手段から送られてきた情報を前記利用者端末の情報表示用ブラウザに表示する一方、当該情報の評価データを入力するための入力キーを表示する前記情報表示手段と、
   前記入力キーによって入力された評価データに基づいて、当該情報の取得に用いられたキーワードの有効度データを更新する評価データ入力手段と、
   前記有効度データは、前記評価データ入力キーにより入力されるプラス評価とマイナス評価を含み、所定回数以上評価データの入力のあったキーワードのうち、プラス評価が所定値以下であって、さらにマイナス評価が所定値以下のキーワードをカテゴリーから削除するキーワード更新手段と、
   を備え、
   前記キーワード更新手段は、前記キーワードデータベースの前記重要度データに基づいて、キーワードの削除を禁止することを特徴とする社内情報管理システム。
2. 前記情報表示手段は、前記有効度データのプラス評価の高い順に検索された情報の一覧を表示することを特徴とする請求項１に記載の社内情報管理システム。

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