JP3935323B2 - 文書管理装置および文書管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、例えば電子ファイリングシステムなどのような画像データ、文書データの登録、管理、閲覧が可能な文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納された記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、インターネットの普及に伴い、電子メールを送受信するアプリケーションがよく使用されるようになってきている。電子メールを受け取るアプリケーションには受け取ったメールを使用者が読んだかどうかの状態を保持する機能が備えられている。また、最近のフォルダが階層構造になっている文書管理システムの中には文書ショートカットを保持するものがある。この文書ショートカットとは、文書を参照するためのリンクであり、フォルダのブラウジングを省いて直接目的の文書を参照するための機構である。このショートカットから文書を参照したかどうかの情報も文書を探し出す一つの指標にすることができる。
ところで、特開平８−６９６６号公報には、未読か既読かの管理を文書管理装置へ応用し、文書を見たかどうかの状態を文書属性の一部とすることで、文書一覧上で文書を探すための一指標とする文書一覧表示装置が記載されている。
なお、上記以外にもセクション単位で文書の未読・既読管理を行う方法も従来から利用されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、ショートカット先が参照されると初めてショートカット自体の未読・既読情報が更新され、同じ文書を指し示すショートカットは複数個作成されてしまい、その文書がすでに既読になっているにも関わらず、一部のショートカットは未読になっているという状態が発生する場合がある。
また、ユーザは、ショートカットによって文書が参照された時点、すなわち既読になった時点で該当する文書を削除したいものである。ユーザが未読の状態のときだけ存在させておきたいリンク、例えば未読フォルダの中には未読文書のショートカットが存在しているなどというようにすることが望まれている。
【０００４】
そこで、本発明の第１の目的は、ショートカットの未読・既読管理を行うことができる文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。
本発明の第２の目的は、一旦文書が参照された場合に、その文書を指し示しているすべてのショートカットの未読・既読状態も更新することができる文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。
本発明の第３の目的は、ショートカットの設定として参照時に削除することが指定されている場合、ショートカットそのものを削除することができる文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の発明では、受領した文書を当該文書の内容情報ごとに段階的にフォルダに分割して記憶する記憶手段と、前記記憶手段の各フォルダ内の文書が未読であるか既読であるかの未読／既読情報を付加する未読／既読情報付加手段と、前記記憶手段によって記憶される文書の参照、削除などの各種指示の入力を促す入力指示手段と、前記入力指示手段からリンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記記憶手段の該当する文書を直接開くショートカット機能により該当する文書を抽出する抽出手段と、前記抽出手段のショートカット機能によって抽出された文書をリンク先文書として表示する表示手段と、を備え、前記入力指示手段からリンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記未読／既読情報付加手段は、前記抽出手段により、抽出された文書を直接開くすべてのショートカットに対し、未読／既読情報の状態を変更することにより、前記第１および第２の目的を達成する。
【０００６】
請求項２記載の発明では、請求項１記載の発明において、前記表示手段は、前記未読／既読情報付加手段により変更された未読／既読の状態を表示することを特徴とする。
【０００７】
請求項３記載の発明では、受領した文書を当該文書の内容情報ごとに段階的にフォルダに分割して記憶する記憶機能と、前記記憶機能により記憶される各フォルダ内の文書が未読であるか既読であるかの未読／既読情報を付加する未読／既読情報付加機能と、前記記憶機能によって記憶される文書の参照、削除などの各種指示の入力を促す入力指示機能と、前記入力指示機能により、リンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記記憶機能により記憶された該当する文書を直接開くショートカット機能により該当する文書を抽出する抽出機能と、前記抽出機能のショートカット機能によって抽出された文書をリンク先文書として表示する表示機能と、前記入力指示機能からリンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記未読／既読情報付加機能は、前記抽出機能により抽出された文書を直接開くすべてのショートカットに対し、未読／既読情報の状態を変更させることと、をコンピュータに実現させるための文書管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体により、前記第１および第２の目的を達成する。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態について図１ないし図７を参照して詳細に説明する。
図１は、本実施の形態に係る文書管理装置の概略構成を示したブロック図である。図１に示したように文書管理装置は、制御部１、表示部２、コマンド入力部３、フォルダ情報記憶部４、文書情報記憶部５およびショートカット情報記憶部６を備えている。
制御部１は、ＣＰＵ（中央処理装置）、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）などからなるマイクロコンピュータを内蔵し、文書管理装置の全体の制御を行う。表示部２は、フォルダ、文書、ショートカット一覧画面の表示を行うＣＲＴなどのディスプレイ装置である。
【０００９】
コマンド入力部３は、各種作業のコマンド入力およびデータ入力を行うキーボードまたはマウスなどの入力装置である。
フォルダ情報記憶部４は、文書管理装置内のフォルダ情報を管理し、フォルダの階層構造等も含めて管理することができる記憶装置である。
文書情報記憶部５は、文書が所属している親フォルダの情報や詳細情報（未読・既読情報を含む）を記録する記憶装置である。
ショートカット情報記憶部６は、リンク先の文書の情報や詳細情報（未読・既読情報、既読時自動削除フラグを含む）を記録する記憶装置である。
【００１０】
図２は、フォルダ情報記憶部４のデータフォーマットの一例を示した図である。図２に示すようにフォルダ情報記憶部４には、フォルダＩＤと親フォルダＩＤとフォルダ名が格納されている。
図３は、文書情報記憶部５のデータフォーマットの一例を示した図である。図３に示すように文書情報記憶部５には、文書ＩＤと親フォルダＩＤと文書名と登録日と未読・既読情報が格納されている。
図４は、ショートカット情報記憶部６のデータフォーマットの一例を示した図である。図４に示すようにショートカット情報記憶部６には、ショートカットＩＤと親フォルダＩＤとリンク先文書ＩＤとショートカット名と未読・既読情報と既読時自動削除フラグが格納されている。
【００１１】
図５は、文書管理装置のフォルダ、文書、ショートカット一覧表示画面を示した図である。使用者は図５に示したような画面でショートカットを選択し、「リンク先を開く」ボタンを押下することで、リンク先の文書が表示され未読・既読状態を変更することができるようになっている。
【００１２】
次に、本実施の形態に係る文書管理装置によるショートカットの未読・既読情報の更新について説明する。
図６は、文書管理装置によるショートカットの未読・既読情報の更新処理の処理手順を示したフローチャートである。
文書の参照、または、ショートカットの「リンク先を開く」のどちらが選択されてるか判断する（ステップ６０）。ショートカットの「リンク先を開く」が選択された場合（ステップ６０；ショートカット）、選択されたショートカットのリンク先の文書ＩＤをショートカット情報記憶部６より取得する（ステップ６１）。
【００１３】
次に、ショートカット情報記憶６より参照された文書の文書ＩＤがリンク先文書ＩＤであるショートカットＩＤを検索する（ステップ６２）。検索の結果、ショートカットＩＤが表示された場合（ステップ６３；Ｎ）、検索されたすべてのショートカットに対して、未読・既読情報を既読に更新し（ステップ６４）、指定された文書ＩＤがリンク先文書ＩＤである次のショートカットＩＤを探して（ステップ６５）、全てのショートカットＩＤを検索して更新するまで更新処理を繰り返す。
一方、文書の参照が選択された場合（ステップ６０；文書）、ステップ６２〜６５の更新処理を実行する。
【００１４】
図７は、文書管理装置によるショートカットの削除処理の処理手順を示したフローチャートである。
文書の参照、または、ショートカットの「リンク先を開く」のどちらが選択されてるか判断する（ステップ７０）。ショートカットの「リンク先を開く」が選択された場合（ステップ７０；ショートカット）、選択されたショートカットのリンク先の文書ＩＤをショートカット情報記憶部６より取得する（ステップ７１）。次に、ショートカット情報記憶６より参照された文書の文書ＩＤがリンク先文書ＩＤであるショートカットＩＤを検索する（ステップ７２）。検索の結果、ショートカットＩＤが表示された場合（ステップ７３；Ｎ）、検索されたすべてのショートカットに対して、未読・既読情報を既読に変更し（ステップ７４）、指定された文書ＩＤがリンク先文書ＩＤである次のショートカットＩＤを探して（ステップ７５）、自動削除が設定されているかどうか確認する（ステップ７６）。
【００１５】
自動削除が設定されているか否かの確認は、ショートカット情報の既読時自動削除フラグが立っているかどうか確認するようになっている。自動削除が設定されている場合、すなわち自動削除フラグが立っている場合（ステップ７６；Ｙ）、ショートカットをショートカット情報記憶部６より削除し（ステップ７７）、全てのショートカットＩＤを検索して変更し、削除する処理を繰り返す。
一方、文書の参照が選択された場合（ステップ７０；文書）、ステップ７２〜７７の変更・削除処理を実行する。
【００１６】
本発明では、未読／既読情報付加手段は、ショートカットからリンク先文書を参照するとショートカット自体が未読から既読になり、実際の参照先の文書情報にアクセスしなくても文書を探し出すことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る文書管理装置の概略構成を示したブロック図である。
【図２】フォルダ情報記憶部のデータフォーマットの一例を示した図である。
【図３】文書情報記憶部のデータフォーマットの一例を示した図である。
【図４】ショートカット情報記憶部のデータフォーマットの一例を示した図である。
【図５】文書管理装置のフォルダ、文書、ショートカット一覧表示画面を示した図である。
【図６】文書管理装置によるショートカットの未読・既読情報の更新処理の処理手順を示したフローチャートである。
【図７】文書管理装置によるショートカットの削除処理の処理手順を示したフローチャートである。
【符号の説明】
１ 制御部
２ 表示部
３ コマンド入力部
４ フォルダ情報記憶部
５ 文書情報記憶部
６ ショートカット情報記憶部
【発明の属する技術分野】
本発明は、例えば電子ファイリングシステムなどのような画像データ、文書データの登録、管理、閲覧が可能な文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納された記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、インターネットの普及に伴い、電子メールを送受信するアプリケーションがよく使用されるようになってきている。電子メールを受け取るアプリケーションには受け取ったメールを使用者が読んだかどうかの状態を保持する機能が備えられている。また、最近のフォルダが階層構造になっている文書管理システムの中には文書ショートカットを保持するものがある。この文書ショートカットとは、文書を参照するためのリンクであり、フォルダのブラウジングを省いて直接目的の文書を参照するための機構である。このショートカットから文書を参照したかどうかの情報も文書を探し出す一つの指標にすることができる。
ところで、特開平８−６９６６号公報には、未読か既読かの管理を文書管理装置へ応用し、文書を見たかどうかの状態を文書属性の一部とすることで、文書一覧上で文書を探すための一指標とする文書一覧表示装置が記載されている。
なお、上記以外にもセクション単位で文書の未読・既読管理を行う方法も従来から利用されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、ショートカット先が参照されると初めてショートカット自体の未読・既読情報が更新され、同じ文書を指し示すショートカットは複数個作成されてしまい、その文書がすでに既読になっているにも関わらず、一部のショートカットは未読になっているという状態が発生する場合がある。
また、ユーザは、ショートカットによって文書が参照された時点、すなわち既読になった時点で該当する文書を削除したいものである。ユーザが未読の状態のときだけ存在させておきたいリンク、例えば未読フォルダの中には未読文書のショートカットが存在しているなどというようにすることが望まれている。
【０００４】
そこで、本発明の第１の目的は、ショートカットの未読・既読管理を行うことができる文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。
本発明の第２の目的は、一旦文書が参照された場合に、その文書を指し示しているすべてのショートカットの未読・既読状態も更新することができる文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。
本発明の第３の目的は、ショートカットの設定として参照時に削除することが指定されている場合、ショートカットそのものを削除することができる文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の発明では、受領した文書を当該文書の内容情報ごとに段階的にフォルダに分割して記憶する記憶手段と、前記記憶手段の各フォルダ内の文書が未読であるか既読であるかの未読／既読情報を付加する未読／既読情報付加手段と、前記記憶手段によって記憶される文書の参照、削除などの各種指示の入力を促す入力指示手段と、前記入力指示手段からリンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記記憶手段の該当する文書を直接開くショートカット機能により該当する文書を抽出する抽出手段と、前記抽出手段のショートカット機能によって抽出された文書をリンク先文書として表示する表示手段と、を備え、前記入力指示手段からリンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記未読／既読情報付加手段は、前記抽出手段により、抽出された文書を直接開くすべてのショートカットに対し、未読／既読情報の状態を変更することにより、前記第１および第２の目的を達成する。
【０００６】
請求項２記載の発明では、請求項１記載の発明において、前記表示手段は、前記未読／既読情報付加手段により変更された未読／既読の状態を表示することを特徴とする。
【０００７】
請求項３記載の発明では、受領した文書を当該文書の内容情報ごとに段階的にフォルダに分割して記憶する記憶機能と、前記記憶機能により記憶される各フォルダ内の文書が未読であるか既読であるかの未読／既読情報を付加する未読／既読情報付加機能と、前記記憶機能によって記憶される文書の参照、削除などの各種指示の入力を促す入力指示機能と、前記入力指示機能により、リンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記記憶機能により記憶された該当する文書を直接開くショートカット機能により該当する文書を抽出する抽出機能と、前記抽出機能のショートカット機能によって抽出された文書をリンク先文書として表示する表示機能と、前記入力指示機能からリンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記未読／既読情報付加機能は、前記抽出機能により抽出された文書を直接開くすべてのショートカットに対し、未読／既読情報の状態を変更させることと、をコンピュータに実現させるための文書管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体により、前記第１および第２の目的を達成する。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態について図１ないし図７を参照して詳細に説明する。
図１は、本実施の形態に係る文書管理装置の概略構成を示したブロック図である。図１に示したように文書管理装置は、制御部１、表示部２、コマンド入力部３、フォルダ情報記憶部４、文書情報記憶部５およびショートカット情報記憶部６を備えている。
制御部１は、ＣＰＵ（中央処理装置）、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）などからなるマイクロコンピュータを内蔵し、文書管理装置の全体の制御を行う。表示部２は、フォルダ、文書、ショートカット一覧画面の表示を行うＣＲＴなどのディスプレイ装置である。
【０００９】
コマンド入力部３は、各種作業のコマンド入力およびデータ入力を行うキーボードまたはマウスなどの入力装置である。
フォルダ情報記憶部４は、文書管理装置内のフォルダ情報を管理し、フォルダの階層構造等も含めて管理することができる記憶装置である。
文書情報記憶部５は、文書が所属している親フォルダの情報や詳細情報（未読・既読情報を含む）を記録する記憶装置である。
ショートカット情報記憶部６は、リンク先の文書の情報や詳細情報（未読・既読情報、既読時自動削除フラグを含む）を記録する記憶装置である。
【００１０】
図２は、フォルダ情報記憶部４のデータフォーマットの一例を示した図である。図２に示すようにフォルダ情報記憶部４には、フォルダＩＤと親フォルダＩＤとフォルダ名が格納されている。
図３は、文書情報記憶部５のデータフォーマットの一例を示した図である。図３に示すように文書情報記憶部５には、文書ＩＤと親フォルダＩＤと文書名と登録日と未読・既読情報が格納されている。
図４は、ショートカット情報記憶部６のデータフォーマットの一例を示した図である。図４に示すようにショートカット情報記憶部６には、ショートカットＩＤと親フォルダＩＤとリンク先文書ＩＤとショートカット名と未読・既読情報と既読時自動削除フラグが格納されている。
【００１１】
図５は、文書管理装置のフォルダ、文書、ショートカット一覧表示画面を示した図である。使用者は図５に示したような画面でショートカットを選択し、「リンク先を開く」ボタンを押下することで、リンク先の文書が表示され未読・既読状態を変更することができるようになっている。
【００１２】
次に、本実施の形態に係る文書管理装置によるショートカットの未読・既読情報の更新について説明する。
図６は、文書管理装置によるショートカットの未読・既読情報の更新処理の処理手順を示したフローチャートである。
文書の参照、または、ショートカットの「リンク先を開く」のどちらが選択されてるか判断する（ステップ６０）。ショートカットの「リンク先を開く」が選択された場合（ステップ６０；ショートカット）、選択されたショートカットのリンク先の文書ＩＤをショートカット情報記憶部６より取得する（ステップ６１）。
【００１３】
次に、ショートカット情報記憶６より参照された文書の文書ＩＤがリンク先文書ＩＤであるショートカットＩＤを検索する（ステップ６２）。検索の結果、ショートカットＩＤが表示された場合（ステップ６３；Ｎ）、検索されたすべてのショートカットに対して、未読・既読情報を既読に更新し（ステップ６４）、指定された文書ＩＤがリンク先文書ＩＤである次のショートカットＩＤを探して（ステップ６５）、全てのショートカットＩＤを検索して更新するまで更新処理を繰り返す。
一方、文書の参照が選択された場合（ステップ６０；文書）、ステップ６２〜６５の更新処理を実行する。
【００１４】
図７は、文書管理装置によるショートカットの削除処理の処理手順を示したフローチャートである。
文書の参照、または、ショートカットの「リンク先を開く」のどちらが選択されてるか判断する（ステップ７０）。ショートカットの「リンク先を開く」が選択された場合（ステップ７０；ショートカット）、選択されたショートカットのリンク先の文書ＩＤをショートカット情報記憶部６より取得する（ステップ７１）。次に、ショートカット情報記憶６より参照された文書の文書ＩＤがリンク先文書ＩＤであるショートカットＩＤを検索する（ステップ７２）。検索の結果、ショートカットＩＤが表示された場合（ステップ７３；Ｎ）、検索されたすべてのショートカットに対して、未読・既読情報を既読に変更し（ステップ７４）、指定された文書ＩＤがリンク先文書ＩＤである次のショートカットＩＤを探して（ステップ７５）、自動削除が設定されているかどうか確認する（ステップ７６）。
【００１５】
自動削除が設定されているか否かの確認は、ショートカット情報の既読時自動削除フラグが立っているかどうか確認するようになっている。自動削除が設定されている場合、すなわち自動削除フラグが立っている場合（ステップ７６；Ｙ）、ショートカットをショートカット情報記憶部６より削除し（ステップ７７）、全てのショートカットＩＤを検索して変更し、削除する処理を繰り返す。
一方、文書の参照が選択された場合（ステップ７０；文書）、ステップ７２〜７７の変更・削除処理を実行する。
【００１６】
本発明では、未読／既読情報付加手段は、ショートカットからリンク先文書を参照するとショートカット自体が未読から既読になり、実際の参照先の文書情報にアクセスしなくても文書を探し出すことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る文書管理装置の概略構成を示したブロック図である。
【図２】フォルダ情報記憶部のデータフォーマットの一例を示した図である。
【図３】文書情報記憶部のデータフォーマットの一例を示した図である。
【図４】ショートカット情報記憶部のデータフォーマットの一例を示した図である。
【図５】文書管理装置のフォルダ、文書、ショートカット一覧表示画面を示した図である。
【図６】文書管理装置によるショートカットの未読・既読情報の更新処理の処理手順を示したフローチャートである。
【図７】文書管理装置によるショートカットの削除処理の処理手順を示したフローチャートである。
【符号の説明】
１ 制御部
２ 表示部
３ コマンド入力部
４ フォルダ情報記憶部
５ 文書情報記憶部
６ ショートカット情報記憶部
Claims (3)
- 受領した文書を当該文書の内容情報ごとに段階的にフォルダに分割して記憶する記憶手段と、
前記記憶手段の各フォルダ内の文書が未読であるか既読であるかの未読／既読情報を付加する未読／既読情報付加手段と、
前記記憶手段によって記憶される文書の参照、削除などの各種指示の入力を促す入力指示手段と、
前記入力指示手段からリンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記記憶手段の該当する文書を直接開くショートカット機能により該当する文書を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段のショートカット機能によって抽出された文書をリンク先文書として表示する表示手段と、を備え、
前記入力指示手段からリンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記未読／既読情報付加手段は、前記抽出手段により、抽出された文書を直接開くすべてのショートカットに対し、未読／既読情報の状態を変更することを特徴とする文書管理装置。 - 前記表示手段は、前記未読／既読情報付加手段により変更された未読／既読の状態を表示することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
- 受領した文書を当該文書の内容情報ごとに段階的にフォルダに分割して記憶する記憶機能と、
前記記憶機能により記憶される各フォルダ内の文書が未読であるか既読であるかの未読／既読情報を付加する未読／既読情報付加機能と、
前記記憶機能によって記憶される文書の参照、削除などの各種指示の入力を促す入力指示機能と、
前記入力指示機能により、リンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記記憶機能により記憶された該当する文書を直接開くショートカット機能により該当する文書を抽出する抽出機能と、
前記抽出機能のショートカット機能によって抽出された文書をリンク先文書として表示する表示機能と、
前記入力指示機能からリンク先を開く旨の指示が入力された場合、前記未読／既読情報付加機能は、前記抽出機能により抽出された文書を直接開くすべてのショートカットに対し、未読／既読情報の状態を変更させることと、をコンピュータに実現させるための文書管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001070379A JP3935323B2 (ja) | 2001-03-13 | 2001-03-13 | 文書管理装置および文書管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001070379A JP3935323B2 (ja) | 2001-03-13 | 2001-03-13 | 文書管理装置および文書管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002269077A JP2002269077A (ja) | 2002-09-20 |
| JP3935323B2 true JP3935323B2 (ja) | 2007-06-20 |
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ID=18928262
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
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|---|---|
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|---|---|---|---|---|
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| JP7014008B2 (ja) | 2018-03-29 | 2022-02-01 | 株式会社リコー | 情報処理システム、情報処理装置 |
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2001
- 2001-03-13 JP JP2001070379A patent/JP3935323B2/ja not_active Expired - Fee Related
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|---|---|
| JP2002269077A (ja) | 2002-09-20 |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
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| A521 | Written amendment |
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| A131 | Notification of reasons for refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131 Effective date: 20061204 |
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| A521 | Written amendment |
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