JP2004102935A

JP2004102935A - 文書管理システム、文書管理プログラム、及び記憶媒体

Info

Publication number: JP2004102935A
Application number: JP2002267338A
Authority: JP
Inventors: Akihiro Yamashita; 山下　晃弘
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2002-09-12
Filing date: 2002-09-12
Publication date: 2004-04-02

Abstract

【課題】過去のユーザ操作フローを全アクセスログより情報を収集して、次にユーザが行うと予想される処理をメニュー表示上で優先的に表示させることが可能な文書管理システムを提供する。
【解決手段】本文書管理サーバ１は、文書管理サーバの全体の制御を行う制御部１３と、通信ネットワークを介してクライアントコンピュータとデータ通信するためのネットワーク接続部１２と、文書の詳細情報を記憶するための文書情報記憶部１０と、文書の中の画像データをファイル単位で記憶する画像記憶部１１と、クライアント（ユーザ）がどのような文書にどのような操作を行ったか等のアクセスしたログを随時書き込み記憶しておくアクセスログ記憶部１４と、アクセスログを元に、前操作と後操作の操作ペアの回数を管理する操作フローログ記憶部１５と、システム共通の情報である非連続操作時間パラメータと対象アクセスログ期間を記憶するシステム情報記憶部１６を備えた構成である。
【選択図】　　　図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理システムに関し、さらに詳しくは、電子ファイリングシステムなどの画像を登録、管理、閲覧が可能な文書管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年の文書管理システムでは、アクセスログ（ユーザがアクセスした履歴情報）を保持しているものがあり、そのログは管理者によって様々な用途に使用されている。例えば、誰が文書を登録したのか、削除したのかなどを調べるためや、集計してアクセス傾向を調査するなどが一般的な用途である。
この文書管理システムの従来技術として、特開２０００−２９３４２３公報には、利用者がホームページにアクセスした時のアクセスログの解析や、メニュー項目のプライオリティの設定により、アクセス回数やプライオリティに応じてメニュー項目の順序や項目強調のための文字属性を変更し、常時、最適のメニューとなるよう自動的にホームページのメニューを更新し、管理者の負荷を軽減する技術について開示されている。これによると、ホームページのメニュー表示をユーザが使いやすくするために、アクセスログよりアクセス傾向を調べて、その傾向に従ってメニュー構成を更新することができるものである。
【特許文献１】特開２０００−２９３４２３公報
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、特開２０００−２９３４２３公報では、単にアクセス頻度が高い機能が優先されるため、文書管理システムにそのまま応用しても単純に過去一番使用した機能が見やすく、または指定しやすいところに出てくるだけであるために、ある程度の操作フローが決まっているユーザにとっては、あまり使い勝手のいいシステムとはいえない欠点があった。
本発明は、かかる課題に鑑み、過去のユーザ操作フローを全アクセスログより情報を収集して、次にユーザが行うと予想される処理をメニュー表示上で優先的に表示させることが可能な文書管理システムを提供することを目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明はかかる課題を解決するために、請求項１は、アクセスログを保持する文書管理システムにおいて、文書の詳細情報を記憶する文書情報記憶部と、前記文書中の画像データをファイル単位で記憶する画像記憶部と、クライアントがアクセスしたログを随時書き込み記憶するアクセスログ記憶部と、該アクセスログ記憶部に記憶されたアクセスログに基づいて前操作と後操作の操作ペアの回数を管理する操作フローログ記憶部と、システム共通の情報である非連続操作時間パラメータ及び対象アクセス期間を記憶するシステム情報記憶部と、通信ネットワークを介してネットワークに接続されているクライアントコンピュータとデータ通信するネットワーク接続部と、全体の制御を司る制御部と、を備えたことを特徴とする。
アクセスログを保持する文書管理システムでは、そのアクセスログを有効に使用するために、本発明では、クライアントがアクセスしたログを順次記憶するアクセスログ記憶部と、そこからアクセスログの前操作と後操作を一組として操作フローログとして記憶する操作フローログ記憶部を設けたことが従来と異なるところである。
かかる発明によれば、アクセスログ記憶部と操作フローログ記憶部を設けたことにより、過去の操作手順を即座に参照することができる。
請求項２は、前記アクセスログ記憶部は、クライアントが操作を行った時間を記憶する操作時間記憶部と、操作したクライアント名を記憶するクライアント名記憶部と、当該クライアントが操作した内容を記憶する操作名記憶部と、どの文書に対して操作を行ったのかを示す操作対象記憶部と、を備え、前記クライアントからの操作が行われると前記各記憶部に順次該当する情報を記憶していくことを特徴とする。
アクセスログ記憶部には、操作に要した操作時間と、アクセスしたクライアント名と、そのクライアントが操作した操作名と、どの文書に対して操作を行ったのかを示す操作対象が記憶されている。当然これらの情報は時系列に記憶されているので、アクセスの履歴を時系列ごと、クライアントごと、或いは操作名ごとに分類することが容易である。
かかる発明によれば、アクセスログ記憶部には、操作時間と、クライアント名と、操作名と、操作対象が記憶されているので、アクセスの履歴を時系列ごと、クライアントごと、或いは操作名ごとに容易に分類することができる。
【０００５】
請求項３は、前記操作フローログ記憶部は、前記アクセスログ記憶部に記憶されたクライアント名を記憶するクライアント記憶部と、前記操作名記憶部を記憶順に読み込んだ際に最初の操作名を記憶する前操作記憶部と、次の操作名を記憶する後操作記憶部と、前記前操作記憶部及び後操作記憶部に記憶された操作名の全ての組合わせの出現頻度を計数する頻度記憶部と、を備え、アクセスしたクライアントが現在行っている操作の次に、過去にどのような操作を行ったかを知らせるために、前記頻度記憶部より現在行っている操作の次にどの操作を行ったのかの頻度を取得し、頻度が多い操作を優先的に表示させることを特徴とする。
本発明の最も特徴的な部分は、操作フローログ記憶部を設け、その構成をクライアントごとに前操作と後操作を一組としてペアリングし、そのペアリングの出現頻度をカウントするところにある。そして、アクセスしたクライアントが現在の操作の次に、過去にどのような操作を行ったかを出現頻度順に優先的に表示してクライアントに次の操作の指針を与える。
かかる発明によれば、次の操作の出現頻度順に表示されるので、メニューより操作項目を探す手間が少なくなり快適に操作することが可能になる。
請求項４は、前記操作フローログ記憶部は、クライアント情報毎に操作フローログを管理し、クライアントよりメニュー表示内容の取得要求を受けた場合、該クライアントのみのログ情報に基づいて頻度が多い操作を優先的に表示させることを特徴とする。
請求項１〜３の発明では、クライアント−サーバ系の文書管理システムにおいて、ユーザが複数存在し、その複数ユーザが各クライアントから並行して文書管理システムを操作した場合には、別のクライアント操作のログが交互に入り込む可能性があるために、必ずしもメニュー表示がうまくいかなくなる可能性があった。そこで、本発明では、クライアント毎に操作フローログを管理可能なようにして、複数クライアントからの操作時に支障がないようにする。
かかる発明によれば、クライアント−サーバ系の文書管理システムにおいて、クライアント毎に適切なメニュー表示を行うことができる。
【０００６】
請求項５は、前記操作フローログ記憶部は、操作フローログを管理する際に、前操作の操作時間と後操作の操作時間との間が所定の時間以上経過している場合には、前記前操作と後操作の組合わせを管理対象としないことを特徴とする。
請求項１〜３の文書管理システムにおいては、単に前の操作ログと後の操作ログのペアを並べて管理しているだけであった。しかし、前の操作ログとその次の操作ログが時間的に非常に離れている場合は、ユーザはいったん操作を終了していたり、文書管理システムを停止していたりする可能性が高いので、必ずしも次の操作としてふさわしい操作になるとは限らない。そこで、本発明では、前の操作ログとその次の操作ログが時間的に非常に離れている場合は、次操作の操作ログとしてふさわしくないものとして排除する。
かかる発明によれば、次の操作としてふさわしくないものが排除されるために、より適切なメニュー表示を行うことができる。
請求項６は、前記アクセスログ記憶部から取得したアクセスログを前記操作フローログ記憶部内でログ管理を行う場合に、対象となるアクセスログを限定して取得することを特徴とする。
あまりに過去のアクセスログは現状の操作フローに合わない可能性があるために、いつまでも古いログを参照すると、適切なメニュー表示を行えない可能性がある。また一括で操作フローログを更新する際には、対象のアクセスログの件数が多いとその更新に時間がかかってしまう問題もある。そこで、本発明では、対象とするアクセスログを限定することにより、最近の操作フローを表示メニューに反映することができる。
かかる発明によれば、対象とするアクセスログを限定するので、最近のアクセス傾向を反映した操作フローを行うことができ、しかも操作フローログの処理を一括で行う場合には、その処理時間を短縮することができる。
【０００７】
請求項７は、アクセスログを保持した文書管理システムにおいて、文書の詳細情報を記憶する文書情報記憶部と、前記文書中の画像データをファイル単位で記憶する画像記憶部と、クライアントがアクセスしたログを随時書き込み記憶するアクセスログ記憶部と、該アクセスログ記憶部に記憶されたアクセスログに基づいて複数の操作ペアの回数を管理する操作フローログ記憶部と、システム共通の情報である非連続操作時間パラメータ及び対象アクセス期間を記憶するシステム情報記憶部と、通信ネットワークを介してネットワークに接続されているクライアントコンピュータとデータ通信するネットワーク接続部と、全体の制御を司る制御部と、を備え、前記操作フローログ記憶部は、前記アクセスログ記憶部に記憶されたクライアント名を記憶するクライアント記憶部と、前記操作名記憶部を記憶順に読み込んだ際に最初の操作名から複数の操作名を記憶する複数操作記憶部と、前記複数作記憶部に記憶された操作名の組合わせの出現頻度を計数する複数頻度記憶部と、を備え、前記アクセスログ記憶部から取得したアクセスログを時系列に並べ、アクセスしたクライアントが現在行っている操作の次に、過去にどのような操作を行ったかを知らせるために、前記複数頻度記憶部より現在行っている操作の次にどの操作を行ったのかの頻度を取得し、頻度が多い操作を優先的にメニュー表示させることを特徴とする。
前記の文書管理システムにおいては、単に前の操作ログと後の操作ログのペアを並べて操作フローログを管理しているだけであった。このとき、ある操作に対する前の２つの操作ログが同じくらいのカウント数の場合は、次の予想される操作が操作の度に頻繁に変わる恐れがある。そこで、更に前の操作ログを考慮すればもっと次の予想される操作を決めやすくできる筈である。そこで、本発明では過去数回分の操作のログを保持し、ユーザがその直前までに行った操作を元に、操作ログから次にユーザが操作するであろう操作を優先的に表示することができる。
かかる発明によれば、更に前の操作ログを考慮に入れるので、よりユーザ操作に適応したメニュー表示を行うことができる。
請求項８は、請求項１乃至７のいずれか一項に記載の文書管理システム機能をコンピュータにより実現可能にプログラミングしたことを特徴とする。
前記請求項１〜７の機能は具体的にコンピュータにより実行される。そのためには、そのコンピュータのＯＳに合った形式でプログラミングする必要がある。
かかる発明によれば、コンピュータのＯＳに合った形式でプログラミングするので、汎用のコンピュータで文書管理システム機能を実現することができる。
請求項９は、請求項８に記載の文書管理プログラムをコンピュータにより読み取り可能な形式で記憶したことを特徴とする。
かかる発明によれば、前記プログラムは可搬型のＦＤＤ、ＣＤに記憶しておけば、何処でもこのプログラムを実行することができる。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を図に示した実施形態を用いて詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配置などは特定的な記載がない限り、この発明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく単なる説明例に過ぎない。
図１は本発明の一実施形態に係る文書管理システムのネットワーク構成図である。複数のクライアントコンピュータ２〜４と、文書管理サーバ１がネットワーク５に接続されてデータ通信を行なえる構成である。
図２は本発明の一実施形態に係る文書管理システムの中の文書管理サーバ１の構成を示すブロック図である。本文書管理サーバ１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、およびＲＡＭ等からなるマイクロコンピュータを内蔵し、文書管理サーバの全体の制御を行う制御部１３と、通信ネットワークを介してネットワークに接続されているクライアントコンピュータとデータ通信するためのネットワーク接続部１２と、文書の詳細情報を記憶するための記憶装置であり、文書がフォルダ等で分類されている場合であれば、そのフォルダも記憶対象となる文書情報記憶部１０と、文書の中の画像データをファイル単位で記憶する画像記憶部１１と、クライアント（ユーザ）がどのような文書にどのような操作を行ったか等のアクセスしたログを随時書き込み記憶しておくアクセスログ記憶部１４と、アクセスログを元に、前操作と後操作の操作ペアの回数を管理する操作フローログ記憶部１５と、システム共通の情報である非連続操作時間パラメータと対象アクセスログ期間を記憶するシステム情報記憶部１６を備えた構成である。
図３は本発明の一実施形態に係る文書管理システムの中のクライアントコンピュータの構成を示すブロック図である。本クライアントコンピュータは、ＣＰＵ、ＲＯＭ、およびＲＡＭ等からなるマイクロコンピュータを内蔵し、クライアントコンピュータの全体の制御を行う制御部２１と、文書一覧画面の表示や操作メニューの表示等を行うＣＲＴなどの表示部は２２と、各種作業のコマンド入力およびデータ入力を行うキーボードまたはマウスなどのコマンド入力部２３と、通信ネットワークを介してネットワークに接続されている文書管理サーバとデータ通信するためのネットワーク接続部２０を備えた構成である。
【０００９】
図４に文書情報記憶部１０のデータフォーマット例を示す。文書情報記憶部１０には、各文書に固有に付加された文書ＩＤ３０と、フォルダ名３１と、文書名３２と、登録日３３と、更新日３４と、保管期限日３５のような文書管理上の詳細情報の他に、画像ファイル名３６等のコンテンツの情報を文書毎に保持している。このフォーマット例では全文書を一括管理し、各文書がどのフォルダに属しているかを文書の属性で関連付けしている。この例では、文書１、３、４はフォルダ名ＡＡＡに属し、文書名２はフォルダ名ＢＢＢに属している。またフォルダ単位でそのフォルダ内の文書を管理する方法もある。
図５にアクセスログ記憶部１４のデータフォーマット例を示す。アクセスログ記憶部１４には、操作を行った操作時間４０と、操作を行ったクライアントのクライアント名４１と、操作名とどの文書（またはフォルダ）に対して操作を行ったのかを示す操作対象４３を保持している。例えば、図５のＡ列を例にとれば、２００１年１月５日０時０分に、クライアント１がフォルダ名ＢＢＢに対してフォルダを作成したことが記憶される。当然図４のフォルダ名ＢＢＢの登録日には２００１年１月５日と記録される。
図６に操作フローログ記憶部１５のデータフォーマット例を示す。操作フローログ記憶部１５には、操作を行ったクライアントのクライアント名４５と、前の操作４６と後の操作４７のペアが操作数分だけ組み合わせがあり、その組み合わせでの現在までの頻度４８を保持している。この例での組合わせは、フォルダ作成、文書登録、文書名変更、画像ファイル変更の４項目の組合わせであり、４×４＝１６通りの組合わせがある。このフォーマット例では全クライアント分のログを一括管理しているが、クライアント毎に管理する方法もある。
図７にシステム情報記憶部１６のデータフォーマット例を示す。システム情報記憶部１６には、非連続操作時間パラメータ５０と対象アクセスログ期間５１の情報を保持している。
【００１０】
図８は操作数ｎ＝３の場合の操作フローログ記憶部のデータフォーマット例を示す図である。操作フローログ記憶部１５には操作を行ったクライアントのクライアント名５５と、１番目の操作を示す操作（１）５６と、２番目の操作を示す操作（２）５７と、３番目の操作を示す操作（３）５８のペアが操作数分だけ組み合わせがあり、その組み合わせでの現在までの頻度５９を保持している。この例での組合わせは、フォルダ作成、文書登録、文書名変更、画像ファイル変更の４項目の組合わせであり、４×４×４＝６４通りの組合わせがある。このフォーマット例では全クライアント分のログを一括管理しているが、クライアント毎に管理する方法もあるのは図６と同様である。
図９は、操作フローログの作成処理の処理フローを示すフローチャートである。本処理は一括で作成処理を行なうやり方であり、本処理をアクセスログにログを記述する度に行なう方法もあるが、その方法は割愛する。まず前操作バッファをクリアしてから（Ｓ１）、アクセスログの最初から順にアクセスログの情報を取得する（Ｓ２）。前操作バッファの状態を監視し（Ｓ３）、一番最初のアクセスログには前操作がないので更新処理はスキップし（ＹＥＳのルート）、操作名を前操作バッファに格納後（Ｓ５）に、次のアクセスログの情報を取得する（Ｓ６）。アクセスログが最後かを判断し（Ｓ７）、２回目以降は常に前操作が存在するので（Ｓ３でＮＯのルート）、前操作と取得したアクセスログの操作のペアに当てはまる頻度をインクリメントする（Ｓ４）。図５の例を使用すると、列Ａで最初のログの操作がフォルダ作成で、その次の操作が文書登録であるので、操作フローログの前操作がフォルダ作成で後操作が文書登録のエントリの頻度をインクリメントするということになる。これをすべてのアクセスログについて繰り返し行なうことで、操作フローログ情報が作成される。
【００１１】
図１０は、操作フローログから適切なメニュー表示を行う処理フローを示すフローチャートである。まず前提としては文書管理システムを使用している状態で、その直前に行なった操作名を常にバッファに保持しておく必要がある。そして、その次の操作を行なう場合のメニュー表示時の処理が本処理フローに相当する。最初に保持されている直前の操作を取得する（Ｓ１１）。操作が取得できない場合は（Ｓ１２でＹＥＳのルート）、まだ何も操作を行なっていないということなので、その場合は通常のメニュー表示を行なう（Ｓ１６）。Ｓ１２で直前の操作が取得できた場合は（Ｓ１２でＮＯのルート）操作フローログより、前操作が直前の操作でそれに対応する後操作と頻度の一覧を取得する（Ｓ１３）。その後、取得された操作一覧を頻度をキーにして並び替え（Ｓ１４）、その結果をメニューで表示することにより、頻度が高い順にメニューが表示される（Ｓ１５）。
図１１は、操作フローログの作成処理の処理フローを示すフローチャートである。この実施例ではクライアント−サーバ系の文書管理システムを想定しているが、アクセスログ情報内のクライアント情報を意識して処理を行なっている（Ｓ２４）以外は図９の処理フローと変わらないので、処理フローの詳細な説明は省略する。
図１２は、操作フローログから適切なメニュー表示を行なう処理フローを示すフローチャートである。この実施例においてもクライアント−サーバ系の文書管理システムを想定している。まずクライアント情報をサーバに送信し（Ｓ５１）、操作フローログより一覧を取得する際、取得対象をそのクライアントに限定する処理（Ｓ５４）を行なっている以外は図１０の処理フローと変わらないので、処理フローの詳細な説明は省略する。
【００１２】
図１３は、操作フローログの作成処理の処理フローを示すフローチャートである。まずシステム情報記憶部１６より非連続操作パラメータを取得する（Ｓ３１）。そして前操作バッファと前操作時間バッファをクリアしておく（Ｓ３２、３３）。その後、アクセスログの最初から順にアクセスログの情報を取得する（Ｓ３４）。前操作バッファの状態を監視し（Ｓ３５）、一番最初のアクセスログには前操作がないので更新処理をスキップするのは図９と同様である。そして操作名を前操作バッファに格納し（Ｓ４０）、操作時間を前操作時間バッファに格納後（Ｓ４１）に、次のアクセスログの情報を取得する（Ｓ４２）。２回目以降は前操作バッファに操作が存在するが（Ｓ３５でＮＯのルート）、前操作時間と現在参照しているアクセスログの操作時間の時間差を計算して（Ｓ３６）、それが非連続操作パラメータ以上間が開いている場合は（Ｓ３６でＹＥＳのルート）、前操作バッファを空に設定する（Ｓ３７）。そして前操作が空でない場合に限り（Ｓ３８でＮＯのルート）、前操作と取得したアクセスログの操作のペアに当てはまる頻度をインクリメントする（Ｓ３９）。よって、アクセスログの時系列上の並びで間が一定時間以上開いている操作のペアはカウントされなくなる。図５の例で言うと例えば５番目と６番目のペアは操作フローログにカウントされない。そして操作名を前操作バッファに格納し、操作時間を前操作時間バッファに格納後に次のアクセスログの情報を取得する。これをすべてのアクセスログについて繰り返し行なうことで、操作フローログ情報が作成される。
図１４は、操作フローログの作成処理の処理フローを示すフローチャートである。まずシステム情報記憶部より対象アクセスログ期間を取得する（Ｓ６１）。内部の処理自体は図９の実施例と同じだが、アクセスログに記述されている時間が対象アクセスログ期間内かどうかの判断を行なっており、その期間外のアクセスログに関しては処理しないようになっている。それ以外の処理については図９と同等であるため、詳細の説明は省略する。
【００１３】
図１５は、特にｎ＝３の場合の操作フローログの作成処理の処理フローを示すフローチャートである。なお本処理は一括で作成処理を行なうやり方である。まず前操作バッファ１と前操作バッファ２をクリアしてから（Ｓ７１）、アクセスログの最初から順にアクセスログの情報を取得する（Ｓ７１）。２番目のアクセスログには２つ前までの前操作がないので前操作バッファ２が空である場合は更新処理はスキップし（Ｓ７３でＹＥＳのルート）、操作名を前操作バッファに格納後に（Ｓ７５）、次のアクセスログの情報を取得する（Ｓ７６）。３回目以降は常に前操作が存在するので、前々操作と前操作と取得したアクセスログの操作のペアに当てはまる頻度をインクリメントする（Ｓ７４）。これをすべてのアクセスログについて繰り返し行なうことで、操作フローログ情報が作成される。なお、ｎが４以上になっても同じように拡張は可能である。
図１６は、特にｎ＝３の場合の操作フローログから適切なメニュー表示を行う処理フローを示すフローチャートである。まず前提としては文書管理システムを使用している状態で、その直前とさらにその前に行なった操作名を常にバッファに保持しておく必要がある。そして、その次の操作を行なう場合のメニュー表示時の処理が本処理フローに相当する。最初に保持されている直前とさらにその前の操作を取得する（Ｓ８１）。操作が取得できない場合は（Ｓ８２でＹＥＳのルート）、過去にまだ２回の操作を行なっていないということなので、その場合は通常のメニュー表示を行なう（Ｓ８６）。過去２回の操作が取得できた場合は（Ｓ８２でＮＯのルート）、操作フローログより、前操作が直前の操作かつ前々操作がそのさらに前の操作で、それに対応する後操作と頻度の一覧を取得する（Ｓ８３）。その後、取得された操作一覧を頻度をキーにして並び替え（Ｓ８４）、その結果をメニューで表示することにより、頻度が高い順にメニューが表示される（Ｓ８５）。なお、ｎが４以上になっても同じように拡張は可能である。
【００１４】
【発明の効果】
以上記載のごとく請求項１の発明によれば、アクセスログ記憶部と操作フローログ記憶部を設けたことにより、過去の操作手順を即座に参照することができる。
また請求項２では、アクセスログ記憶部には、操作時間と、クライアント名と、操作名と、操作対象が記憶されているので、アクセスの履歴を時系列ごと、クライアントごと、或いは操作名ごとに容易に分類することができる。
また請求項３では、次の操作の出現頻度順に表示されるので、メニューより操作項目を探す手間が少なくなり快適に操作することが可能になる。
また請求項４では、クライアント−サーバ系の文書管理システムにおいて、クライアント毎に適切なメニュー表示を行うことができる。
また請求項５では、次の操作としてふさわしくないものが排除されるために、より適切なメニュー表示を行うことができる。
また請求項６では、対象とするアクセスログを限定するので、最近のアクセス傾向を反映した操作フローを行うことができ、しかも操作フローログの処理を一括で行う場合には、その処理時間を短縮することができる。
また請求項７では、更に前の操作ログを考慮に入れるので、よりユーザ操作に適応したメニュー表示を行うことができる。
また請求項８では、コンピュータのＯＳに合った形式でプログラミングするので、汎用のコンピュータで文書管理システム機能を実現することができる。
また請求項９では、前記プログラムは可搬型のＦＤＤ、ＣＤに記憶しておけば、何処でもこのプログラムを実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る文書管理システムのネットワーク構成図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る文書管理システムの中の文書管理サーバの構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施形態に係る文書管理システムの中のクライアントコンピュータの構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の文書情報記憶部のデータフォーマット例を示す図である。
【図５】本発明のアクセスログ記憶部のデータフォーマット例を示す図である。
【図６】本発明の操作フローログ記憶部のデータフォーマット例を示す図である。
【図７】本発明のシステム情報記憶部のデータフォーマット例を示す図である。
【図８】本発明の操作数ｎ＝３の場合の操作フローログ記憶部のデータフォーマット例を示す図である。
【図９】本発明の操作フローログの作成処理のフローチャートである。
【図１０】本発明の操作フローログから適切なメニュー表示を行うフローチャートである。
【図１１】本発明の操作フローログの作成処理のフローチャートである。
【図１２】本発明の操作フローログから適切なメニュー表示を行なうフローチャートである。
【図１３】本発明の操作フローログの作成処理のフローチャートである。
【図１４】本発明の操作フローログの作成処理のフローチャートである。
【図１５】本発明の特にｎ＝３の場合の操作フローログの作成処理のフローチャートである。
【図１６】本発明の特にｎ＝３の場合の操作フローログから適切なメニュー表示を行うフローチャートである。
【符号の説明】
１　文書管理サーバ、１０　文書情報記憶部、１１　画像記憶部、１２　ネットワーク接続部、１３　制御部、１４　アクセスログ記憶部、１５　操作フローログ記憶部、１６　システム情報記憶部

Claims

アクセスログを保持する文書管理システムにおいて、
文書の詳細情報を記憶する文書情報記憶部と、前記文書中の画像データをファイル単位で記憶する画像記憶部と、クライアントがアクセスしたログを随時書き込み記憶するアクセスログ記憶部と、該アクセスログ記憶部に記憶されたアクセスログに基づいて前操作と後操作の操作ペアの回数を管理する操作フローログ記憶部と、システム共通の情報である非連続操作時間パラメータ及び対象アクセス期間を記憶するシステム情報記憶部と、通信ネットワークを介してネットワークに接続されているクライアントコンピュータとデータ通信するネットワーク接続部と、全体の制御を司る制御部と、を備えたことを特徴とする文書管理システム。
前記アクセスログ記憶部は、クライアントが操作を行った時間を記憶する操作時間記憶部と、操作したクライアント名を記憶するクライアント名記憶部と、当該クライアントが操作した内容を記憶する操作名記憶部と、どの文書に対して操作を行ったのかを示す操作対象記憶部と、を備え、
前記クライアントからの操作が行われると前記各記憶部に順次該当する情報を記憶していくことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
前記操作フローログ記憶部は、前記アクセスログ記憶部に記憶されたクライアント名を記憶するクライアント記憶部と、前記操作名記憶部を記憶順に読み込んだ際に最初の操作名を記憶する前操作記憶部と、次の操作名を記憶する後操作記憶部と、前記前操作記憶部及び後操作記憶部に記憶された操作名の全ての組合わせの出現頻度を計数する頻度記憶部と、を備え、
アクセスしたクライアントが現在行っている操作の次に、過去にどのような操作を行ったかを知らせるために、前記頻度記憶部より現在行っている操作の次にどの操作を行ったのかの頻度を取得し、頻度が多い操作を優先的に表示させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
前記操作フローログ記憶部は、クライアント情報毎に操作フローログを管理し、クライアントよりメニュー表示内容の取得要求を受けた場合、当該クライアントのみのログ情報に基づいて頻度が多い操作を優先的に表示させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
前記操作フローログ記憶部は、操作フローログを管理する際に、前操作の操作時間と後操作の操作時間との間が所定の時間以上経過している場合には、前記前操作と後操作の組合わせを管理対象としないことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
前記アクセスログ記憶部から取得したアクセスログを前記操作フローログ記憶部内でログ管理を行う場合に、対象となるアクセスログを限定して取得することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
アクセスログを保持する文書管理システムにおいて、
文書の詳細情報を記憶する文書情報記憶部と、前記文書中の画像データをファイル単位で記憶する画像記憶部と、クライアントがアクセスしたログを随時書き込み記憶するアクセスログ記憶部と、該アクセスログ記憶部に記憶されたアクセスログに基づいて複数の操作ペアの回数を管理する操作フローログ記憶部と、システム共通の情報である非連続操作時間パラメータ及び対象アクセス期間を記憶するシステム情報記憶部と、通信ネットワークを介してネットワークに接続されているクライアントコンピュータとデータ通信するネットワーク接続部と、全体の制御を司る制御部と、を備え、
前記操作フローログ記憶部は、前記アクセスログ記憶部に記憶されたクライアント名を記憶するクライアント記憶部と、前記操作名記憶部を記憶順に読み込んだ際に最初の操作名から複数の操作名を記憶する複数操作記憶部と、前記複数作記憶部に記憶された操作名の組合わせの出現頻度を計数する複数頻度記憶部と、を備え、
前記アクセスログ記憶部から取得したアクセスログを時系列に並べ、アクセスしたクライアントが現在行っている操作の次に、過去にどのような操作を行ったかを知らせるために、前記複数頻度記憶部より現在行っている操作の次にどの操作を行ったのかの頻度を取得し、頻度が多い操作を優先的に表示させることを特徴とする文書管理システム。
請求項１乃至７のいずれか一項に記載の文書管理システム機能をコンピュータにより実現可能にプログラミングしたことを特徴とする文書管理プログラム。
請求項８に記載の文書管理プログラムをコンピュータにより読み取り可能な形式で記憶したことを特徴とする記憶媒体。