JP2022062309A - 電子文書管理装置、画像形成装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】承認途中の電子文書を承認済の電子文書であると誤認してしまうことを防止する電子文書管理装置、画像形成装置及びプログラムを提供する。【解決手段】電子文書を管理する電子文書管理装置１０は、電子文書を取得する取得部１３２と、取得された電子文書の承認状況を管理するデータ管理部１３３と、電子文書の出力指示を受けた際に、承認状況に基づいて予め指定された全ての承認対象者の承認が完了している場合にのみ、全ての承認対象者の印影画像が付加された承認済電子文書の出力を許可し、全ての承認対象者のうち一部の承認が完了していない場合には、印影画像が付加された電子文書の出力を許可しない出力制御部１３４と、を備える。【選択図】図１

Description

本発明は、電子文書管理装置、画像形成装置及びプログラムに関する。

近年、インターネット等のネットワークの発展により、従来は紙媒体を用いて行われていた処理を、文書を電子化した電子文書を用いて行うことが増えている。この発展に伴い、ネットワーク上で電子文書が複数者間で回される際に、ある変更を本当にその者が行ったのか、また、閲覧者が変わる中で誰が承認を行ったのか、を容易に確認することができる電子印章を押印する情報処理装置が知られている（例えば、特許文献１参照）。

特開２００４－１４５６１８号公報

しかしながら、このような情報処理装置においては、承認途中の電子文書に対しても電子印章を押印するため、あるユーザが確認又は修正のために承認途中の電子文書を出力する際、承認を行った一部のユーザの電子印章が押印された状態で出力されてしまう。そのため、他のユーザが、当該出力された文書を、必要な電子印章が全て押印された正式版の文書であると誤認してしまい、必要な全ての承認を得ないまま作業が進行し、不要な手戻りによる作業が発生してしまう恐れがある。

本発明はかかる事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、承認途中の電子文書を承認済の電子文書であると誤認してしまうことを防止することができる電子文書管理装置、画像形成装置及びプログラムを提供することである。

上記課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、電子文書を管理する電子文書管理装置であって、
前記電子文書を取得する取得手段と、
取得された前記電子文書の承認状況を管理する管理手段と、
前記電子文書の出力指示を受けた際に、前記承認状況に基づいて予め指定された全ての承認対象者の承認が完了している場合にのみ、前記全ての承認対象者の印影画像が付加された承認済電子文書の出力を許可し、前記全ての承認対象者のうち一部の承認が完了していない場合には、印影画像が付加された電子文書の出力を許可しない許可手段と、
を備えることを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の電子文書管理装置であって、
予め指定された前記承認対象者の一部の承認が完了している場合に、前記電子文書に承認した前記承認対象者が一部であることが分かる承認画像を付加した一部承認電子文書を作成する作成手段を備え、
前記許可手段は、前記一部承認電子文書の出力を許可することを特徴とする。

請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の電子文書管理装置であって、
前記承認画像は、前記電子文書に承認した前記承認対象者の前記印影画像と異なる氏名の画像を含むことを特徴とする。

請求項４に記載の発明は、請求項２又は３に記載の電子文書管理装置であって、
前記承認画像は、前記電子文書に承認した前記承認対象者が承認を行った日時を示す画像を含むことを特徴とする。

請求項５に記載の発明は、請求項２から４のいずれか一項に記載の電子文書管理装置であって、
前記承認画像は、前記電子文書の承認欄に付加された前記印影画像とは異なる画像を含むことを特徴とする。

請求項６に記載の発明は、請求項２から５のいずれか一項に記載の電子文書管理装置であって、
前記作成手段は、前記一部承認電子文書が未承認であることを示すウォーターマークを前記一部承認電子文書に形成することを特徴とする。

請求項７に記載の発明は、請求項２から６のいずれか一項に記載の電子文書管理装置であって、
前記一部承認電子文書が出力された際、当該一部承認電子文書の作成者及び前記承認対象者のうち、予め定められた承認対象者に対して通知を行う通知手段を備えることを特徴とする。

請求項８に記載の発明は、電子文書を管理する電子文書管理装置であって、
前記電子文書を取得する取得手段と、
取得された前記電子文書の承認状況を管理する管理手段と、
前記電子文書をフルカラー画像となるように出力する指示を受けた際に、前記承認状況に基づいて予め指定された全ての承認対象者の承認が完了している場合にのみ、前記全ての承認対象者の印影画像が付加された承認済電子文書の出力を許可し、前記承認状況に基づいて予め指定された全ての前記承認対象者のうち一部の承認が完了していない場合に、承認した前記承認対象者の前記印影画像が付加された前記電子文書をモノクロ画像での出力を許可する許可手段と、
を備えることを特徴とする。

請求項９に記載の発明は、画像形成装置であって、
請求項１から８のいずれか一項に記載の電子文書管理装置と、
前記許可手段により許可された前記承認済電子文書を用紙に画像形成する画像形成部と、
を備えることを特徴とする。

請求項１０に記載の発明は、請求項９に記載の画像形成装置であって、
原稿をスキャンして前記電子文書を読み取る画像読取部を備え、
前記取得手段は、前記画像読取部で読み取られた前記電子文書を取得することを特徴とする。

請求項１１に記載の発明は、プログラムであって、
電子文書を管理する電子文書管理装置のコンピュータを、
前記電子文書を取得する取得手段、
取得された電子文書の承認状況を管理する管理手段、
前記電子文書の出力指示を受けた際に、前記承認状況に基づいて予め指定された全ての承認対象者の承認が完了している場合に、前記全ての承認対象者の印影画像が付加された承認済電子文書の出力を許可し、前記全ての承認対象者のうち一部の承認が完了していない場合には、印影画像が付加された電子文書の出力を許可しない許可手段、
として機能させる。

本発明の電子文書管理装置、画像形成装置及びプログラムによれば承認途中の電子文書を承認済の電子文書であると誤認してしまうことを防止することができる。

本実施形態に係る電子文書管理装置及び電子文書出力処理に係るその他装置のブロック図である。 本実施形態に係る電子文書出力処理を示すフローチャートである。 （ａ）は本実施形態に係る電子文書の一例であり、（ｂ）は本実施形態に係る承認済電子文書の一例である。 （ａ）～（ｅ）は承認画像が付加された承認欄の一例であり、（ｆ）はウォーターマークが形成された一部承認電子文書の一例である。 変形例に係る電子文書出力処理を示すフローチャートである。

［全体構成］
図１は、本実施形態に係る電子文書管理装置１０と、電子文書出力処理に係るその他装置を示すブロック図である。図１に示すように、電子文書管理装置１０は、端末装置２０及び画像形成装置３０と、互いにネットワークＮＷを介して接続しており、通信を行うことが可能である。

ネットワークＮＷは電子文書管理装置１０、端末装置２０及び画像形成装置３０を相互に接続する通信形態であれば良く、例えばインターネットやイントラネットが相当する。ネットワークＮＷに対する各装置の接続態様は、有線接続であっても良く、無線接続であっても良い。
なお、図１にはネットワークＮＷに接続する電子文書管理装置１０、端末装置２０及び画像形成装置３０を１台ずつ記載しているが、その数は任意で良い。また、ネットワークＮＷに接続する機器も、これらに限られない。

［電子文書管理装置］
電子文書管理装置１０は、例えばサーバコンピュータであって、通信部１１、記憶部１２及び制御部１３を備え、電子文書Ｄと、電子文書Ｄに係る承認情報と、電子文書Ｄに印影画像Ｓを付加した承認済電子文書ＡＤの出力許可とを主に管理する。電子文書管理装置１０がサーバコンピュータである場合、インターネットのクラウド上に設けられたクラウドサーバであっても、機器として実体を有するオンプレミスサーバであっても良い。

通信部１１は、通信用ＩＣ（Integrated Circuit）及び通信コネクタ等を有し、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol／Internet Protocol）等の各種の通信プロトコルを利用することで、ネットワークＮＷを介したネットワーク通信を行い、端末装置２０、画像形成装置３０及びその他のコンピュータ（図示省略）等、所望の相手先との間で各種のデータの授受を行う。

記憶部１２は、不揮発性の半導体メモリであるＲＯＭ（Read Only Memory））や不揮発性のストレージであるＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶装置により構成され、電子文書出力処理に係る各種のデータを記憶する。詳細には、記憶部１２にはデータベースが構築され、電子文書管理装置１０に登録された電子文書Ｄのファイルデータ並びに、電子文書Ｄの情報を管理する文書管理テーブル１２１、電子文書Ｄの承認対象者及び当該承認対象者の承認完了の有無（承認状況）や、承認完了している場合はその日時等の電子文書Ｄの承認情報と、電子文書Ｄの承認フローを管理する承認管理テーブル１２２及び各ユーザの印影画像Ｓを管理する印影管理テーブル１２３を備える。

制御部１３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）及び各種の半導体メモリ（ＲＡＭ；Random Access Memory）等を備えるコンピュータシステムとして構成され、当該ＣＰＵにおいて、所定のプログラムを実行することによって、各種の処理部を実現する。詳細には、電子文書管理装置１０には所定のＯＳ（Operating System）が搭載され、複数のプログラムを当該ＯＳ上で実行することが可能であり、通信制御部１３１、取得部１３２、データ管理部１３３、出力制御部１３４及び画像付加部１３５を含む各種の処理部を実現する。なお、当該プログラムは、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等の可搬性を有する記録媒体、あるいはネットワークＮＷ等を介して電子文書管理装置１０にインストールされればよい。

通信制御部１３１は、通信部１１と協働して、端末装置２０及び画像形成装置３０等の外部機器との通信の制御を行う処理部である。

取得部１３２は、端末装置２０又は画像形成装置３０から電子文書管理装置１０に送信された電子文書Ｄを取得する取得処理を行う処理部であって、電子文書Ｄの取得手段として機能する。

データ管理部１３３は、記憶部１２への各種データの登録処理、あるいは記憶部１２からの各種データの取得処理を行う処理部であって、例えば、取得部１３２が取得した電子文書Ｄの文書管理テーブル１２１への登録や、承認管理テーブル１２２に登録された電子文書Ｄの承認情報の取得を行う、電子文書管理装置１０における管理手段として機能する。

出力制御部１３４は、承認済電子文書ＡＤの出力を許可するか否かの判断を行う処理部であって、電子文書管理装置１０における許可手段として機能する。具体的には、端末装置２０から電子文書Ｄの出力指示を受けた際に、データ管理部１３３が承認管理テーブル１２２から取得した電子文書Ｄの承認情報を参照して、予め指定された全ての承認対象者が承認完了している場合のみ、承認済電子文書ＡＤの出力を許可し、全ての承認対象者のうち一部の承認が完了していない場合には、印影画像Ｓが付加された電子文書Ｄの出力を許可しない。

なお、電子文書Ｄの承認対象者は、例えばユーザが電子文書Ｄの送信時に手動操作により指定するものであっても良い。あるいは、取得部１３２がテキストデータである電子文書Ｄを取得した際に、当該テキストデータから電子文書Ｄの種別（稟議書、請求書等）や、記載された金額等の情報を取得し、当該情報と予め設定された承認対象者テーブル（図示省略）に基づいて、データ管理部１３３によって自動的に指定されるものであっても良い。

画像付加部１３５は、電子文書Ｄに印影画像Ｓの付加を行う処理部であって、電子文書管理装置１０における作成手段として機能する。具体的には、出力制御部１３４による承認済電子文書ＡＤの出力許可指示を受けて、電子データである電子文書Ｄに、データ管理部１３３が印影管理テーブル１２３から取得した印影画像Ｓを付加し、承認済電子文書ＡＤの電子データを作成する。また、画像付加部１３５は、予め指定された承認対象者の一部の承認が完了している場合に、電子文書Ｄに、承認した承認対象者が一部であることが分かる承認画像Ｉを付加した一部承認電子文書ＰＤの電子データを作成する。

（端末装置）
端末装置２０は、例えば所定の場所に設置されたクライアントＰＣ（Personal Computer）や、各ユーザが持ち運び可能な、スマートフォン等の携帯端末のような、電子文書出力処理を行う各ユーザが所持して使用する装置である。端末装置２０には、電子文書管理装置１０へのリクエスト入力画面を表示させることができるアプリケーション又はＷｅｂブラウザがインストールされており、当該リクエスト入力画面より、ネットワークＮＷを介して、電子文書Ｄの登録処理、承認処理、出力指示等の各種操作を行う。

（画像形成装置）
画像形成装置３０は、電子文書管理装置１０の出力制御部１３４の許可に応じて用紙等の媒体上に電子文書Ｄ、一部承認電子文書ＰＤ又は承認済電子文書ＡＤを出力する装置であって、画像読取部３１、画像形成部３２、通信部３３、格納部３４、入出力部３５及び制御部３６等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。
具体的には、画像形成装置３０として、スキャン機能、コピー機能、ファクシミリ機能、メール機能、印刷出力機能を備えるＭＦＰ（Multi-Functional Peripheral）を例示するが、これに限られず、少なくとも印刷出力機能を備えるものであれば良い。

画像読取部３１は、自動原稿搬送部（ＡＤＦ；Auto Document Feeder）、プラテンガラス、光学系等を備えて構成され、ＡＤＦ又はプラテンガラスに載置された原稿の片面又は両面の画像を光学系により読み取って、その反射光をラインイメージセンサによって読み取って画像信号を取得し、当該画像信号にＡ／Ｄ変換、シェーディング補正、圧縮等の処理を施すことで、当該原稿の画像データ（電子文書Ｄ）を得るスキャン機能を実現する。
画像形成部３２は、印刷出力対象の画像データに基づいて用紙等の各種の媒体に画像形成を行い、コピー機能及び印刷出力機能を実現する。

通信部３３は、ネットワーク通信等により電子文書管理装置１０や端末装置２０等の所望の相手先との間で各種のデータの授受を行うことで、各種の機能を実現する。例えば、他のファクシミリ装置（図示省略）との間でファクシミリ回線を経由して画像データを送受信するファクシミリ機能や、端末装置２０との間でネットワークＮＷを経由して電子メールにより画像データを送受信するメール機能を実現する。また、画像読取部３１で読み取った原稿の画像データを電子文書管理装置１０に送信することで、電子文書Ｄの登録処理を実現する。
格納部３４は、ＨＤＤ等の記憶装置で構成され、印刷出力指示に伴うプリントジョブのデータ等を保持する。

入出力部３５は、画像形成装置３０に対する入力を受け付ける操作入力部３５１と、各種情報の表示出力を行う表示出力部３５２とを備えている。表示出力部３５２は、透明電極を格子状に配置した感圧式のタッチパネルを備えるＬＣＤ（Liquid Crystal Display）又は有機ＥＬ（Electroluminescence）ディスプレイ等を備えて構成され、案内画面等の各種画面や、ジョブの実行に関するメッセージをユーザに提示し、タッチ操作用の操作ボタンの画像を表示すると共に、ユーザのタッチ操作を受け付け、入力操作を操作信号に変換して制御部３６に出力する。

制御部３６は、電子文書管理装置１０の制御部１３と略同様に、ＣＰＵ及び各種の半導体メモリを備え、搭載されたＯＳ上で所定のソフトウェアプログラムを実行することによって、入力制御部３６１、表示制御部３６２、通信制御部３６３、文字認識処理部３６４及び動作制御部３６５を含む各種の処理部を実現する。

入力制御部３６１は、操作入力部３５１と協働して、画像形成装置３０に対する操作入力を制御する処理部である。
表示制御部３６２は、表示出力部３５２における表示出力動作等を制御する処理部である。
通信制御部３６３は、通信部３３と協働して、外部機器との通信を制御する処理部である。
文字認識処理部３６４は、画像読取部３１と協働して、読み取られた原稿の画像データに対して文字認識処理を行い、テキストデータに変換する処理部である。
動作制御部３６５は、画像形成装置３０のスキャンジョブ、コピージョブ、印刷出力ジョブ、通信ジョブ等の各種ジョブの動作等を制御する処理部である。

［動作概要］
以下では、本実施形態に係る電子文書管理装置１０による電子文書出力処理の具体的な動作について、図２のフローチャートを参照して説明する。
本実施形態においては、端末装置２０を使用するユーザが、電子文書管理装置１０により電子文書Ｄの出力処理を実行する。本フローチャートは、例えばユーザが電子文書管理アプリケーションを起動するか、Ｗｅｂブラウザに本ワークフローを制御する電子文書管理装置１０のアドレスを入力し、ログイン認証を行うことで開始される。

初めにユーザは、端末装置２０に表示された電子文書管理画面において、出力したい電子文書Ｄを選択して出力指示を行い、電子文書管理装置１０は当該出力指示を受信する（ステップＳ１０１）。

電子文書Ｄは、例えば端末装置２０により作成され、電子文書管理装置１０に登録されたものでも良く、あるいは、用紙等の媒体上に形成された原稿を、画像形成装置３０の画像読取部３１によって画像データに、あるいは文字認識処理部３６４によってテキストデータに変換し、通信部３３によって電子文書管理装置１０に送信することで登録されたものでも良い。

端末装置２０から電子文書Ｄの出力指示を受信した出力制御部１３４は、データ管理部１３３に対して、当該電子文書Ｄの承認状況を承認管理テーブル１２２から取得するように指示し、当該取得した承認状況から、予め指定された全ての承認対象者の承認が完了しているかを判定する（ステップＳ１０２）。

予め指定された全ての承認対象者の承認が完了している場合（ステップＳ１０２；Ｙｅｓ）、出力制御部１３４は、図３（ａ）に示すような電子文書Ｄの承認欄Ｂ１、Ｂ２に、全ての承認対象者の印影画像Ｓ１、Ｓ２をそれぞれ付加した、図３（ｂ）に示すような承認済電子文書ＡＤの出力を許可し、作成手段である画像付加部１３５に承認済電子文書ＡＤを作成させる（ステップＳ１０３）。

承認済電子文書ＡＤを作成させた出力制御部１３４は、通信制御部１３１により、画像形成装置３０に対して、承認済電子文書ＡＤの出力指示を行う（ステップＳ１０４）。電子文書管理装置１０から承認済電子文書ＡＤと、当該承認済電子文書ＡＤの出力指示を受信した画像形成装置３０は、当該承認済電子文書ＡＤを出力し、電子文書出力処理を終了する（ステップＳ１１１）。

予め指定された全ての承認対象者の承認が完了していない場合（ステップＳ１０２；Ｎｏ）、出力制御部１３４は、更に、承認完了している承認対象者がいるかを判定する（ステップＳ１０５）。

予め指定された承認対象者が、いずれも承認完了していない場合（ステップＳ１０５；Ｎｏ）、出力制御部１３４は、電子文書Ｄに全ての承認対象者の印影画像Ｓが付加された承認済電子文書ＡＤの出力を許可せず、図３（ａ）に示すような、印影画像Ｓも承認画像Ｉも付加されていない電子文書Ｄの出力を許可し、通信制御部１３１により、通信部１１を通知手段として、当該電子文書Ｄの作成者及び承認対象者のうち、予め指定された承認対象者に対して、当該電子文書Ｄが出力されることの通知を行う（ステップＳ１０６）。
承認対象者への通知方法としては、例えば電子文書管理画面における通知や、予め登録された承認対象者のアドレスへのメール通知等、適宜公知の方法を用いることができる。

電子文書Ｄの出力通知を行った出力制御部１３４は、画像形成装置３０に対して、当該電子文書Ｄの出力指示を行う（ステップＳ１０７）。電子文書管理装置１０から電子文書Ｄと、当該電子文書Ｄの出力指示を受信した画像形成装置３０は、当該電子文書Ｄを出力し、電子文書出力処理を終了する（ステップＳ１１１）。

予め指定された承認対象者のうち、一部の承認対象者が承認完了している場合（ステップＳ１０５；Ｙｅｓ）、出力制御部１３４は、電子文書Ｄに全ての承認対象者の印影画像Ｓが付加された承認済電子文書ＡＤの出力を許可せず、電子文書Ｄに承認した承認対象者が一部であることが分かる承認画像Ｉが付加された一部承認電子文書ＰＤの出力を許可し、画像付加部１３５に当該一部承認電子文書ＰＤを作成させる（ステップＳ１０８）。

具体的には例えば、電子文書Ｄの承認対象者が「課長」と「部長」の２名であり、このうち「課長」のみが承認完了している場合、図４（ａ）に示すように、出力制御部１３４は画像付加部１３５に対して、電子文書Ｄの承認欄Ｂのうち、承認完了している承認対象者である「課長」の承認欄Ｂ２に、承認画像Ｉであるレ点が付加された一部承認電子文書ＰＤを作成させる。

承認画像Ｉは、図４（ａ）に示したようなレ点に限られず、例えば黒点や、図４（ｂ）に示すような承認対象者の承認日時の画像や、図４（ｃ）に示すような印影画像Ｓとは異なる承認対象者の氏名の画像、あるいは図４（ｄ）に示すような半分が欠けた印影画像や、図４（ｅ）に示すような一部が塗り潰された印影画像のように承認欄Ｂに付加される印影画像Ｓとは異なる画像であっても構わない。

印影画像Ｓ及び承認画像Ｉの付加位置は、例えば、電子文書Ｄの登録者が当該電子文書Ｄの登録時に、あるいは、電子文書Ｄの承認対象者が当該電子文書Ｄの承認時に、任意の箇所を指定するものとすれば良い。また、データ管理部１３３が電子文書Ｄを文書管理テーブル１２１に登録する際に、当該電子文書Ｄの画像データ又はテキストデータから自動的に決定するものとしても構わない。そのため、承認画像Ｉの付加位置は承認欄Ｂ内に限られず、電子文書Ｄのヘッダー部やフッター部等の余白部分でも構わない。

また、一部承認電子文書ＰＤの作成に際して、承認画像Ｉの付加に加えて、図４（ｆ）に示すように、未承認の電子文書ＤであることがわかるウォーターマークＷを形成するようにしても構わない。

なお、いずれの承認画像Ｉを一部承認電子文書ＰＤに付加するか、あるいは、ウォーターマークＷを形成するか否かは、予め画像付加部１３５に設定されているが、ユーザが端末装置２０から任意に変更することができるようにしても構わない。
また、１つの一部承認電子文書ＰＤに付加する承認画像Ｉは一種類に限られず、承認完了している一部の承認対象者が複数人である場合は、承認対象者によって異なる承認画像Ｉを付加するようにしても構わない。

一部承認電子文書ＰＤを作成させた出力制御部１３４は、ステップＳ１０６と略同様に、予め指定された承認対象者に対して、一部承認電子文書ＰＤが出力されることの通知を行う（ステップＳ１０９）。

一部承認電子文書ＰＤの出力通知を行った出力制御部１３４は、画像形成装置３０に対して、当該一部承認電子文書ＰＤの出力指示を行う（ステップＳ１１０）。電子文書管理装置１０から一部承認電子文書ＰＤと、当該一部承認電子文書ＰＤの出力指示を受信した画像形成装置３０は、当該一部承認電子文書ＰＤを出力し、電子文書出力処理を終了する（ステップＳ１１１）。

［発明の効果］
以上のような動作によれば、電子文書Ｄを管理する電子文書管理装置１０は、電子文書Ｄを取得する取得手段１３２と、取得された電子文書Ｄの承認状況を管理する管理手段１３３と、電子文書Ｄの出力指示を受けた際に、承認状況に基づいて予め指定された全ての承認対象者の承認が完了している場合にのみ、全ての承認対象者の印影画像Ｓが付加された承認済電子文書ＡＤの出力を許可し、全ての承認対象者のうち一部の承認が完了していない場合には、印影画像Ｓが付加された電子文書Ｄの出力を許可しない許可手段１３４と、を備える。
したがって、承認途中の電子文書Ｄを承認済の電子文書Ｄであると誤認してしまうことを防止することができる。

また、電子文書管理装置１０は、予め指定された承認対象者の一部の承認が完了している場合に、電子文書Ｄに承認した承認対象者が一部であることが分かる承認画像Ｉを付加した一部承認電子文書ＰＤを作成する作成手段１３５を備え、許可手段１３４は、一部承認電子文書ＰＤの出力を許可する。
したがって、承認途中の電子文書Ｄを承認済の電子文書Ｄであると誤認してしまうことを防止しつつ、承認完了している一部の承認対象者が誰であるかを明らかにすることができる。

また、電子文書管理装置１０は、一部承認電子文書ＰＤが出力された際、一部承認電子文書ＰＤの作成者及び承認対象者のうち、予め定められた承認対象者に対して通知を行う通知手段１１を備える。
したがって、承認途中の電子文書Ｄを承認済の電子文書Ｄであると誤認される恐れをより小さくすることができる。

以上、本発明の実施形態にかかる電子文書管理装置１０を用いた電子文書出力処理について説明したが、本発明は上述した実施形態に限定されることなく、その発明の範囲内において種々の変形が可能であることはいうまでもない。

例えば、予め指定された承認対象者のうち、一部の承認対象者が承認完了しており、かつ、端末装置２０からフルカラー画像となるように出力する指示を受けている場合、一部の承認対象者の印影画像Ｓが付加された、モノクロ画像の電子文書Ｄを出力させるようにしても構わない。
以下、一部の承認対象者の印影画像Ｓが付加された、モノクロ画像の電子文書Ｄを出力する処理を含む変形例の動作について、図５のフローチャートを参照して説明する。
まず、ステップＳ２０１～Ｓ２０７の処理は、図２のステップＳ１０１～Ｓ１０７の処理と同様であるため、説明を省略する。

予め指定された承認対象者のうち、一部の承認対象者が承認完了している場合（ステップＳ２０５；Ｙｅｓ）、出力制御部１３４は、更に、フルカラー画像となるように出力する指示を端末装置２０から受けているかを判定する（ステップＳ２０８）。

フルカラー画像となるように出力する指示を受けている場合（ステップＳ２０８；Ｙｅｓ）、出力制御部１３４は、承認完了した一部の承認対象者の印影画像Ｓが付加された、モノクロ画像の電子文書Ｄの出力を許可し、画像付加部１３５に当該電子文書Ｄを作成させる（ステップＳ２０９）。
当該電子文書Ｄを作成させた出力制御部１３４は、ステップＳ２０６と略同様に、予め指定された承認対象者に対して、当該電子文書Ｄが出力されることの通知を行う（ステップＳ２１０）。

電子文書Ｄの出力通知を行った出力制御部１３４は、画像形成装置３０に対して、作成した電子文書Ｄの出力指示を行う（ステップＳ２１１）。電子文書管理装置１０から電子文書Ｄと、当該電子文書Ｄの出力指示を受信した画像形成装置３０は、当該電子文書Ｄを出力し、電子文書出力処理を終了する（ステップＳ２１５）
以下、ステップＳ２１２～Ｓ２１４の処理は、図２のステップＳ１０８～Ｓ１１０の処理と略同様であるので、説明を省略する。

なお、ステップＳ２０９において、承認完了した一部の承認対象者の印影画像Ｓが付加されたモノクロ画像の電子文書Ｄを画像付加部１３５に作成させるとしたが、これに限られず、ステップＳ２０９においては、画像付加部１３５に、承認完了した一部の承認対象者の印影画像Ｓが付加された電子文書Ｄを作成させ、ステップＳ２１１においては、画像形成装置３０に対して、当該電子文書Ｄをモノクロ画像となるように出力するように指示するものとしても構わない。

また、ステップＳ１０４、Ｓ１０７、Ｓ１１０、Ｓ２０４、Ｓ２０７、Ｓ２１１及びＳ２１４においては、電子文書Ｄ、一部承認電子文書ＰＤ又は承認済電子文書ＡＤの出力指示を画像形成装置３０に対して行い、ステップＳ１１１及びＳ２１５においては、画像形成装置３０が印刷出力を行う場合を例示したが、これに限られず、「文書の出力」は、例えば端末装置２０のユーザが、電子文書管理装置１０から電子文書Ｄ、一部承認電子文書ＰＤ又は承認済電子文書ＡＤを取得し、当該端末装置２０の画面上に出力処理を行う場合を含む。

また、本実施形態においては、電子文書管理装置１０が、電子文書Ｄを取得する取得手段１３２と、取得された電子文書Ｄの承認状況を管理する管理手段１３３と、電子文書Ｄの出力指示を受けた際に、承認状況に基づいて予め指定された全ての承認対象者の承認が完了している場合に、全ての承認対象者の印影画像Ｓが付加された承認済電子文書ＡＤの出力を許可する許可手段１３４と、を備えるものとしたが、これに限られず、画像形成装置３０を、取得手段１３２、管理手段１３３及び許可手段１３４の機能を備えるものとしても構わない。

画像形成装置３０が、取得手段１３２、管理手段１３３及び許可手段１３４の機能を備える場合、取得手段１３２が画像読取部３１により原稿から電子文書Ｄの画像データを取得し、文字認識処理部３６４により当該画像データがテキストデータに変換された際に、管理手段１３３は、当該テキストデータと文書管理テーブル１２１に記憶されたデータとを照合し、例えば文書Ｎｏが一致するデータが存在する場合、許可手段１３４は、管理手段１３３に、承認管理テーブル１２２から、当該一致した電子文書Ｄの承認情報を取得させ、全ての承認対象者の承認が完了していない場合は、通信部３３の機能のうちメール機能及びファクシミリ機能を停止し、当該電子文書Ｄの画像データ及びテキストデータを外部機器に送信できないようにしても構わない。
このようにすることで、電子文書Ｄ又は一部承認電子文書ＰＤが、画像形成装置３０によって他のユーザに送信され、当該他のユーザに、取得した電子文書Ｄ又は一部承認電子文書ＰＤが承認済の電子文書Ｄであると誤認される恐れを小さくすることができる。

１０ 電子文書管理装置
１１ 通信部（通知手段）
１３２ 取得部（取得手段）
１３３ データ管理部（管理手段）
１３４ 出力制御部（許可手段）
１３５ 画像付加部（作成手段）
３０ 画像形成装置
３１ 画像読取部
３２ 画像形成部
Ｉ 承認画像
Ｗ ウォーターマーク
Ｓ１、Ｓ２ 印影画像
Ｄ 電子文書
ＡＤ 承認済電子文書
ＰＤ 一部承認電子文書

Claims (11)

1. 電子文書を管理する電子文書管理装置であって、
   前記電子文書を取得する取得手段と、
   取得された前記電子文書の承認状況を管理する管理手段と、
   前記電子文書の出力指示を受けた際に、前記承認状況に基づいて予め指定された全ての承認対象者の承認が完了している場合にのみ、前記全ての承認対象者の印影画像が付加された承認済電子文書の出力を許可し、前記全ての承認対象者のうち一部の承認が完了していない場合には、印影画像が付加された電子文書の出力を許可しない許可手段と、
   を備えることを特徴とする電子文書管理装置。
2. 予め指定された前記承認対象者の一部の承認が完了している場合に、前記電子文書に承認した前記承認対象者が一部であることが分かる承認画像を付加した一部承認電子文書を作成する作成手段を備え、
   前記許可手段は、前記一部承認電子文書の出力を許可することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置。
3. 前記承認画像は、前記電子文書に承認した前記承認対象者の前記印影画像と異なる氏名の画像を含むことを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理装置。
4. 前記承認画像は、前記電子文書に承認した前記承認対象者が承認を行った日時を示す画像を含むことを特徴とする請求項２又は３に記載の電子文書管理装置。
5. 前記承認画像は、前記電子文書の承認欄に付加された前記印影画像とは異なる画像を含むことを特徴とする請求項２から４のいずれか一項に記載の電子文書管理装置。
6. 前記作成手段は、前記一部承認電子文書が未承認であることを示すウォーターマークを前記一部承認電子文書に形成することを特徴とする請求項２から５のいずれか一項に記載の電子文書管理装置。
7. 前記一部承認電子文書が出力された際、当該一部承認電子文書の作成者及び前記承認対象者のうち、予め定められた承認対象者に対して通知を行う通知手段を備えることを特徴とする請求項２から６のいずれか一項に記載の電子文書管理装置。
8. 電子文書を管理する電子文書管理装置であって、
   前記電子文書を取得する取得手段と、
   取得された前記電子文書の承認状況を管理する管理手段と、
   前記電子文書をフルカラー画像となるように出力する指示を受けた際に、前記承認状況に基づいて予め指定された全ての承認対象者の承認が完了している場合にのみ、前記全ての承認対象者の印影画像が付加された承認済電子文書の出力を許可し、前記承認状況に基づいて予め指定された全ての前記承認対象者のうち一部の承認が完了していない場合に、承認した前記承認対象者の前記印影画像が付加された前記電子文書をモノクロ画像での出力を許可する許可手段と、
   を備えることを特徴とする電子文書管理装置。
9. 請求項１から８のいずれか一項に記載の電子文書管理装置と、
   前記許可手段により許可された前記承認済電子文書を用紙に画像形成する画像形成部と、
   を備えることを特徴とする画像形成装置。
10. 原稿をスキャンして前記電子文書を読み取る画像読取部を備え、
    前記取得手段は、前記画像読取部で読み取られた前記電子文書を取得することを特徴とする請求項９に記載の画像形成装置。
11. 電子文書を管理する電子文書管理装置のコンピュータを、
    前記電子文書を取得する取得手段、
    取得された電子文書の承認状況を管理する管理手段、
    前記電子文書の出力指示を受けた際に、前記承認状況に基づいて予め指定された全ての承認対象者の承認が完了している場合に、前記全ての承認対象者の印影画像が付加された承認済電子文書の出力を許可し、前記全ての承認対象者のうち一部の承認が完了していない場合には、印影画像が付加された電子文書の出力を許可しない許可手段、
    として機能させるプログラム。

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